Bosco di Ciliegi использует «Первую Форму» уже около 10 лет, постепенно добавляя и развивая процессы. Заявки на ремонт, уборку и прочие подобные работы оформляются в компании через обращения в Единую диспетчерскую службу. В месяц поступает от 600 до 1200 заявок. В «Первой Форме» этот процесс реализован уже более 6 лет.

Чуть больше года назад в процесс были внесены изменения – теперь по завершении задачи заказчик оценивает результат работы исполнителей, и эта оценка привязана к системе мотивации сотрудников (влияет на премиальную часть зарплаты). Кроме оценок, для каждого исполнителя учитывается количество выполненных задач и были ли они выполнены в срок. В конце каждого месяца сводные данные выгружаются и передаются для расчета оплаты труда.

Карточка заявки в Единую диспетчерскую службу.

Оценка выполненной заявки.

С точки зрения автоматизации такое изменение процесса потребовало минимальных доработок. Результат оказался наглядным и полезным как сотрудникам, так и руководству.

Что удалось улучшить:

• Качество работы. Исполнители стали более заинтересованно относиться к выполнению каждой заявки, понимая, что каждая полученная оценка или нарушение срока напрямую повлияет на размер премии. В результате за прошедший год качество работы обслуживающих подразделений заметно выросло – это отметили сотрудники, которые обращаются в Единую диспетчерскую службу.
• Взаимопонимание. Раньше часть задач передавалась как устное распоряжение или просьба. Иногда про них забывали, иногда оказывалось, что запрос был неправильно понят, и потом ни заказчик, ни исполнитель не могли доказать свою правоту. Сейчас в системе регистрируются абсолютно все заявки. Даже если срочная задача ставится устно «на ходу», позже заказчик или сам исполнитель обязательно регистрирует ее в системе, потому что для заказчика это возможность зафиксировать свои требования и дать оценку выполнению, а для сотрудника – учет его трудозатрат. Если в процессе выполнения заявки возникают вопросы, они обсуждаются в комментариях к задаче, это помогает быстро найти общий язык и избежать конфликтов.
• Аналитика. Руководитель подразделения теперь обладает полной информацией и по качеству работы каждого из своих сотрудников, и по их загрузке. Например, если количество поступающих заявок постоянно растет – это может стать обоснованием для расширения штата. Анализ заявок помогает выделить типичные проблемы и выстроить процессы так, чтобы не устранять проблемы, а не допускать их появления.

Техника SMART направлена на то, чтобы все стратегические цели претворялись в жизнь, т.е. приводили к конкретным результатам, а результаты работы точно соответствовали поставленным целям. Для этого каждая цель должна соответствовать критериям:

Specific — конкретная.

Measurable — измеримая.

Attainable — достижимая.

Relevant — адекватная, уместная, совместимая с общей стратегией.

Time bound — ограниченная по времени.

В системе «Первая Форма» эта техника используется при постановке задач/поручений: задача имеет короткую и понятную формулировку, срок и исполнителей*.

*Для отдельных категорий задач выполнимость оценивается также с помощью функционала управления ресурсами – отбора сотрудников подходящей квалификации, оценки их текущей загрузки и планирования трудозатрат.

Выполнение задачи оценивается либо по достижению заданных показателей (которые указываются в дополнительных параметрах задачи), либо подтверждается экспертами – заказчиком задачи или руководителями подразделений – с помощью электронной подписи.

Практическая реализация SMART-подхода

Одним из клиентов «Первой Формы», внедривших у себя технику SMART-целей, стал IEK group, производитель и поставщик электротехнической продукции под торговой маркой IEK. Продукцию IEK устанавливают при строительстве крупных жилых и промышленных объектов, школ, больниц, при реконструкции архитектурных памятников и работах на жизненно важных объектах городской инфраструктуры. В активе компании – около 7 тыс. наименований изделий, востребованных в России, Европе и Восточной Азии.

Успех IEK – результат активной жизненной позиции и постоянных улучшений. Одной из таких инициатив стало внедрение SMART-подхода на верхнем, стратегическом уровне управления.

Вначале в компании была внедрена практика проведения регулярных совещаний топ-менеджеров, на которых формулировались SMART-цели, ставились поручения на подразделения и оценивались результаты. Для этого был автоматизирован типовой процесс планирования совещаний, постановки поручений и контроля их выполнения. Такой процесс есть в «Первой Форме» в преднастроенном виде, он легко тиражируется на любую инсталляцию системы и идеально подошел под задачи IEK. Участниками процесса стали топ-менеджеры холдинга, руководители департаментов и региональных предприятий, всего около 50 человек.

Каждое совещание посвящено обсуждению определенного круга вопросов:

• корпоративное управление – совершенствование бизнес-процессов, оптимизация оргструктуры;
• развитие производства и поддержка продаж – новая продукция, поставщики, каналы сбыта;
• развитие ИТ – потребности подразделений в автоматизации, интеграции, обеспечении безопасности данных;
• решение оперативных задач – разбор договоров, рекламаций, аренда складских помещений и пр.

Благодаря такому тематическому разделению экономится время руководителей – на совещание приглашаются только те, кто непосредственно вовлечен в обсуждаемые вопросы. Сами обсуждения стали более сфокусированными и продуктивными.

При подготовке очередного совещания незавершенные поручения, поставленные на прошлых совещаниях, автоматически включаются в повестку – это обеспечивает сквозной контроль каждой задачи вплоть до завершения и не позволяет задачам забыться или затеряться.

Карточка совещания с прошлыми и новыми поручениями.

По мере работы над задачей исполнитель проставляет % выполнения и вписывает промежуточные результаты – так заказчик может следить за ходом работы.

Карточка поручения.

Если заказчик и исполнитель задачи находятся в разных подразделениях, включается механизм двойного согласования: на этапе постановки задачи заказчик проверяет точность формулировки, а на этапе завершения – достижение поставленной цели. Свое согласие он подтверждает электронной подписью. Ключевые задачи берутся под контроль генеральным директором – без его акцепта такая задача не может быть завершена и отправляется на доработку. При приближении срока исполнителю отправляются напоминания, а если срок превышен – уведомляется заказчик задачи.

Развитие подхода

Со временем инструменты постановки и контроля выполнения задач стали использоваться не только в привязке к совещаниям, но и в коммерческих и производственных процессах. Новыми пользователями системы стали руководители подразделений – им ставятся задачи на квартал, а выполнение отслеживается с помощью специально разработанного отчета. В нем рассчитывается процент выполнения по каждой задаче, а также средние показатели по сотруднику, отделу и предприятию. Эти показатели учитываются при расчете квартальных премий.

Пользователи IEK отмечают удобство встроенных инструментов «Первой Формы», с помощью которых сотрудникам легко следить за своими задачами, а руководителям – за задачами подчиненных. Если у пользователя есть просроченные задачи, в системе постоянно горит индикатор, напоминающий о них.

Индикаторы запрошенных подписей, непрочитанных комментариев, просроченных задач.

Во всех списках просроченные задачи выделяются красным цветом, что сразу привлекает к ним внимание. Каждый вечер исполнителям и руководителям подразделений на почту отправляется сводка о просроченных задачах, неотвеченных вопросах и подписях, ожидающих резолюции.

Новый способ интеграции

Раньше в «Первой Форме» была возможность публиковать SQL View, что использовалось для выгрузки наборов данных, отобранных по определенным критериям. Эти данные можно было загружать, например, в Excel, чтобы анализировать и визуализировать. В новой версии системы возможность публикации объектов получила новое развитие — теперь публиковать можно не только SQL View, но также и пакеты действий (смарт-пакеты). Поэтому в режиме администрирования раздел «Опубликованные SQL View» («Прочее — Системные настройки») переименован в «Публикации«. В будущем планируется добавить возможность публикации и других объектов «Первой Формы» — порталов, отчетов, иерархий, планировщиков.

Опубликованные пакеты действий поддерживают GET и POST запросы. Внешние системы могут вызвать заранее подготовленный и опубликованный смарт-пакет, чтобы:

• получить актуальные данные из «Первой Формы» — например, значения ДП в определенной задаче,
• выполнить какие-то действия в «Первой Форме» (например, создать пользователя или задачу, выполнить переход по маршруту и т.п.).

Таким образом, вы можете разработать собственный, кастомный API для «Первой Формы», решающий ваши конкретные задачи. Для этого достаточно создать и опубликовать набор пакетов действий.

В скором времени мы планируем дополнить документацию «Первой Формы» примерами и бизнес-кейсами, использующими публикацию пакетов действий.

Редизайн некоторых компонентов интерфейса

Как мы рассказывали в октябре на встрече с клиентами, мы готовим масштабное обновление пользовательского интерфейса «Первой Формы». Пока мы сделали небольшой редизайн отдельных ДП.

Дизайн ДП Lookup

Старый дизайн:

Новый дизайн:

Дизайн ДП «Дата» и «Дата и время»

Пустые ДП отображаются теперь в виде иконки-карандаша. По клику на него открывается окно выбора даты/времени

Для изменения ДП также отображается иконка-карандаш:

Дизайн ДП «Выпадающий список» и Lookup в представлении «Выпадающий список»

Новый дизайн:

Напомним, что не так давно был полностью переработан дизайн ДП «Таблица». Вы можете продолжать использовать старый дизайн, а можете переключиться на новый. Выбор старого/нового дизайна выполняется отдельно для каждого ДП «Таблица».

Блок вложенных файлов

В карточке задачи появилась возможность сворачивать/разворачивать блок вложений, по аналогии с блоком ресурсов и другими блоками. Ссылки для основных действий с вложенными файлами вынесены в блок.

Администраторам

Синхронизация с Exchange

В Общих настройках приложения в блоке «Интеграция с Exchange» добавлен параметр «Не синхронизировать события старше … дней«. Этот параметр учитывается только при событийной синхронизации. Все события, дата окончания которых отстоит от текущей даты больше чем на указанное количество дней, исключаются из синхронизации – любые изменения таких событий в «Первой Форме» или в Exchange сохраняются только в той системе, где они были произведены. По умолчанию устанавливается глубина синхронизации в 30 дней. Если указано значение 0, то в синхронизации всегда участвуют все события.

Также добавлен параметр «Количество неудачных попыток» — если количество неудачных попыток синхронизации для конкретного пользователя превысило максимальное количество, установленное в настройках приложения, этот пользователь исключается из синхронизации календаря. Администратор может сбросить счетчик неудачных попыток синхронизации для конкретного пользователя в Профиле пользователя, на вкладке «Сервис», в блоке «Синхронизация с Exchange».  Ошибки при синхронизации могут возникать, например, если почтовый ящик пользователя недоступен или переполнен.

Синхронизация выполняется только для пользователей, обладающих лицензией «Первой Формы». Для пользователей без лицензии календарь не синхронизируется, даже если в Профиле пользователя на вкладке «Сервис» установлен флажок «Синхронизировать календарь с Exchange».

Полный список доработок и исправленных ошибок с номерами задач и сборок:

Новое в 1F Chat для iOS

• Расширено описание запрошенных подписей в задаче и журнале подписей.
• Добавлена возможность копирования/вставки телефона в номеронабирателе.
• Внешние ссылки теперь открываются в более удобном браузере с режимом «для чтения» (без верхней панели).
• В левое меню добавлен раздел «История» – в нем можно найти все задачи, которые недавно открывались с iPhone.
• Для шаблонов голосования и опросов появилась возможность гибкой настройки права голоса и видимости результатов.
• Если на главной странице приложения есть ссылка на задачу, она открывается в модальном окне.
• При сохранении задачи после редактирования проверяется заполненность и изменение значений полей.
• Интерфейс доработан под семейство iPhone X (ввод комментариев и поиск задач).
• Улучшен интерфейс при внесении «прочих ресурсов» в блоке «Ресурсы».

Новое в 1F Chat для Android

• Добавлена RSS ленты новостей.
• Реализована поддержка динамических шаблонов для формы постановки и редактирования задачи.
• Исправлено отображение web-отчетов.
• Для новостей в уведомлении отображается промо-картинка.
• При отображении нескольких непрочитанных уведомлений на комментарии отводится 9 строк. Не поместившиеся длинные строки сокращаются через многоточие.

Очередная встреча состоится 25 октября (четверг) в 17:00, в нашем офисе около м. Таганская: ул. Земляной вал д.68/18, стр.3. Длительность встречи — 2 часа.

Приглашаем руководителей подразделений, бизнес-аналитиков, ИТ-специалистов и всех желающих ознакомиться с новыми возможностями «Первой Формы». Встречу будет проводить Алексей Осипов из отдела Продуктового маркетинга. Также будут участвовать специалисты по внедрению, технической поддержке и документированию.

В программе встречи:

• рассказ о новых возможностях «Первой Формы»,
• ближайшие планы развития системы,
• демонстрация функционала портальных блоков Smart HTML,
• ответы на вопросы.

P.S. Мы давно не проводили встречи и не можем точно спланировать количество желающих. Ждем ваших откликов и постараемся подобрать аудиторию, которая вместит всех!
Зарегистрированным участникам мы вышлем подтверждение.

Просим вас ответить на четыре коротких вопроса, которые помогут нам лучше подготовить встречу:
Зарегистрироваться