Управление временем, тайм менеджмент и семинары по личной эффективности для руководителей

Хорошо высыпаться важнее, чем хорошо питаться

kapusta — Sun, 20 May 2012 10:03:07 +0000

Для того, чтобы доказать правдивость этого утверждения, давайте представим, что Вы решили почти ничего не есть целую неделю. Как Вы будете чувствовать себя по прошествии семи дней? Наверняка будете голодны, возможно, почувствуете небольшое недомогание и, скорее всего, похудеете, но в основном с Вами все будет нормально. А теперь представим, что Вы лишили себя сна на неделю. Последствия будут плачевными. Спустя несколько дней с того момента, как Вы перестали спать, организм почти не будет в состоянии функционировать. Напомню, что согласно списку Международной Амнистии лишение сна считается одним из видов пытки.

Этот факт хорошо иллюстрирует цитата бывшего премьер-министра Израиля Бегина Менахема, который написал в своих мемуарах «Белые ночи» о том, как в тюрьме КГБ его пытали лишением сна: «Мысли заключенного, которого допрашивают, начинают путаться, будто в тумане. Его сила духа угасает, ноги уже не держат, единственное желание овладевает им – желание поспать. Каждый, кто испытывал это желание, знает, что ни голод, ни жажда не сравнятся с этим».

Так почему же в современном мире сон – это то, чем мы готовы пожертвовать ради того, чтобы успевать больше? Мы живем в обществе, в котором существует миф о том, что, если спать на час меньше, то можно этот час использовать в целях личной продуктивности. На самом деле исследования показали, что даже незначительное урезание времени сна негативно сказывается и на нашем здоровье, и на нашем настроении, и на нашей эффективности в плане работы.

Постает вопрос, что же означает спать достаточно? Сколько это часов в день? Был проведен эксперимент, во время которого подопытные были помещены в окружение без окон и часов. Их просили ложиться спать тогда, когда они будут чувствовать усталость и спать столько, сколько будет нужно организму для восстановления. Опыт показал, что 95 процентов людей нуждаются в длительности сна от семи до восьми часов. Еще 2,5 процента спали больше 8 часов. Это означает, что всего 2,5 процента могут высыпаться за менее, чем 7 часов сна.

Я часто спрашиваю своих слушателей, кто из них спал менее 7 часов в день за последнюю неделю, оказывается, что почти все. Это распространенное явление на сегодняшний день. Есть, конечно, исключения, например, великие музыканты. В известном исследовании великих скрипачей Андерса Эриксона приводится информация о том, что они спят по 8,5 часов в сутки, включая 20-30 минут короткого дневного сна. Сами скрипачи заявляют о том, что на втором месте после постоянных тренировок у них стоит сон, как непременный атрибут на пути к успеху.

Сам я тоже решил уделять большее внимание своему режиму сна. Теперь я стараюсь спать не менее восьми часов в сутки, даже когда нахожусь в разъездах. Я заметил очень положительные изменения: за пять-шесть часов я успеваю выложиться на все сто и сделать запланированную работу, в то время, как раньше за восемь часов я делал 60 процентов о того, что было нужно.

Когда я достаточно сплю, мне легче работать, контролировать мои эмоции, что положительно сказывается на отношениях с окружающими меня людьми.

Как улучшить качество сна и увеличить его продолжительность:

1. Нужно ложиться спать раньше и в то же самое время. Это очевидно, но мы далеко не всегда придерживаемся этого правила, которое на самом деле играет одну из ключевых ролей в улучшении качества сна.

2. Начните готовить себя ко сну как минимум за 45 минут до того, как ложитесь в постель. Вы никогда нормально не уснете, если будете выполнять какую-либо работу непосредственно перед сном. Придумайте себе приятный ритуал, например, выпивать чашечку травяного чая или слушать музыку, чтобы расслабиться.

3. Запишите все невыполненные задания, о которых Вы думали вечером. Если Вы будете держать их в памяти, они не дадут нормально уснуть, да и сон будет напряженным и неспокойным. Пусть они останутся на бумаге до следующего дня.

Источник материала:

http://www.huffingtonpost.com

рейтинг

Против мультитаскинга

kapusta — Tue, 15 May 2012 14:53:08 +0000

Исследования показали, что от 25% до 50% работников чувствуют себя подавленными от большого количества работы или заявляют, что часто не справляются с ней. Это не зависит от того, сколько часов в день работает человек. Чувство подавленности и перегруженности вызывает пресловутый мультитаскинг, то есть наше стремление делать несколько вещей одновременно.

Современные технологии дают нам возможность быть постоянно в курсе событий на работе, новые девайсы позволяют всегда быть в зоне доступа, соответственно, наша работа постоянно с нами, где бы мы ни были.

Давайте на чистоту: Вы отвечаете на электронные письма во время телефонных разговоров? А часто ли приносите с собой ноутбук на совещание, якобы для того, чтобы делать записи, а сами ищите что-то в Интернете? А обедаете Вы тоже за рабочим столом?

Все это снижает Вашу продуктивность! Да-да, многозадачность не сработала, сама идея хороша, но утопична. Если мы не концентрируемся полностью на выполнение одного задания, и к тому же еще отвлекаемся на другое, то нам нужно как минимум 25% больше времени для завершения работы, чем если бы мы целиком и полностью посвятили себя решению одной задачи.

К тому же стоит отметить, что, когда человек занят чем-то, он тратит на это свой запас энергии, который не безграничен. Я это знаю по собственному опыту: если я принимаюсь за работу с текстом и выделяю при этом себе определенное количество времени на это, а потом делаю перерыв на отдых от работы, то быстрее и эффективнее выполняю нужные мне задания.

Советы, которые могут помочь менеджерам более эффективно организовать работу подчиненных:

1. Установите четкий график совещаний. Посвящайте митингам 45 минут, а не час или больше. Так у Ваших подчиненных будет время обсудить после него отдельные детали или продумать результаты собрания. Начинайте совещание и заканчивайте его в четко установленное время, а также очень важно, чтобы во время обсуждения все аппараты были выключены, чтоб ничего не отвлекало участников от разговора.

2. Перестаньте требовать сиюминутных результатов. Это очень накаляет обстановку и мешает нормальной работе сотрудников. Также не стоит требовать моментальных ответов на письма. В экстренных и неотложных ситуациях можно позвонить, но не злоупотребляйте этим.

3. Следите за тем, чтобы сотрудники имели полноценные перерывы во время рабочего дня. Это крайне необходимо для восстановления сил. Предлагайте занятия по йоге или медитации, пешие прогулки или же выделите специальную комнату, в которой можно отдохнуть или вздремнуть.

Общие советы для каждого из нас:

1. Беритесь за выполнение основного задания с самого утра. Уделите этому от 60 до 90 минут, на протяжении которых Вы целиком и полностью будете заниматься только одним делом. Постарайтесь сделать так, чтоб Вам никто и ничто не мешало. По прошествии установленного времени, оторвитесь от работы и отдохните.

2. Создайте четкий график выполнения задач, в котором будет установлен достаточный период времени не только для выполнения заданий, но и для внесения креативных доработок или стратегических изменений. Если Вы не будете иметь в распоряжении достаточно времени, то постоянная спешка будет негативно влиять и на Вашу продуктивность, и на Ваше самочувствие. Также важно спланировать место обдумывания задач, чтобы ничто не ограничивало и не мешало Вам.

3. Отдыхайте регулярно и по-настоящему. Под последним утверждением я имею в виду отдых, при котором Вы совершенно не занимаетесь и никак не думаете о работе. Желательно, чтобы это было как минимум два раза в год. Это очень важно, даже если Вы возьмете 2-3 дня после выходных, это поможет восстановить силы для дальнейшей работы.

Таким образом, действуйте по принципу: работаете над чем-то – посвящайте себя одному делу целиком и полностью. Отдыхаете – только полноценно и вдали от работы. Чередуйте! Это поможет Вам выйти из состояния постоянной спешки и перегруженности.

Источник материала:

http://blogs.hbr.org

рейтинг

Больше денег, меньше счастья

kapusta — Mon, 07 May 2012 08:34:22 +0000

Недавние исследования показали, что деньги снижают нашу способность радоваться жизни. Для начала небольшая цитата из статьи в Scientific American's: «Деньги не могут купить ни любовь, ни счастье, поклонение богатству наносит больше вреда для здоровья, чем пользы, а материалисты по своей природе мелочные и несчастливые. Все говорит о том, что зеленые банкноты переживают не лучшие свои времена. Климат рецессивной экономики усилил негативное влияние денег и на тех, кто зарабатывает миллионы, и на тех, кто сидит на низких зарплатах».

Богатые люди зачастую имеют плохую репутацию. Конечно же, это не относится к таким филантропам, как Уоррен Баффетт или же Билл Гейтс, которые тратят миллиарды на то, чтобы сделать этот мир лучше. Такие богатые люди, к сожалению, исключение. Общая тенденция показывает, что американские семьи, зарабатывающие в год более 300 тысяч долларов, тратят на благотворительность не больше 4% от своих доходов. Такая статистика, в принципе, не вызывает особого удивления, стоит только вспомнить исследования, проведенные университетом Миннесоты в лице психолога Кэтлин Вос и ее коллег, которое доказало, что одним только своим видом долларовые купюры делают людей мене щедрыми и более высокомерными и эгоцентричными.

Еще один красноречивый пример для доказательства факта негативного влияния денег на нашу способность наслаждаться жизнью – результаты первого исследования Джорди Куадбака, которые показали, что богатство не только дает нам возможность приобретения многих вещей, но и, как следствие этого, негативно влияет на нашу способность радоваться от этих приобретений.

Второе исследование Джорди Куадбака и его коллег дало еще более занимательные результаты. Участникам опыта из кампуса университета Британской Колумбии нужно было дегустировать шоколад. Но перед этим им предлагали заполнить небольшой вопросник: половине участников дали бланки, которые содержали изображение канадских долларов (которое, якобы, не имеет ничего общего с экспериментом), а второй половине предоставили анкеты с нейтральным изображением.

Несмотря на то, что на изображение не нужно было обращать особого внимание и, возможно, участники только лишь взглянули разок на него, но эффект от увиденного был значительный. Те, кто наблюдал картинку с долларом, намного меньше времени провели, наслаждаясь шоколадом, чем те, у кого картинка была нейтральной.

Как же объяснить такой результат? Исследователи приходят к выводу о том, что богатство, с одной стороны, дает нам возможность получить лучшее, что предлагает современная жизнь, но, с другой стороны, мы одновременно теряем способность радоваться мелочам. Очень часто бывает так, что после того, как мы уже можем себе позволить наслаждаться прекрасным французским вином, летать на личном самолете, есть фуа-гра, мы тем самым перестаем получать удовольствие от тех вещей, которые ранее делали нас счастливыми, например, чашечка кофе с друзьями или солнечный день после недели дождей.

Хотя, нельзя опровергать и другое объяснение результатам команды Куадбака: возможно, вид банкноты пробуждает в нас чувство отвращения (благодаря своей ассоциации с жадностью или же бактериями на ней) или же возвращает нас к мысли о наших денежных проблемах. Все это вызывает у нас отвращение, тревогу или беспокойство, что, в свою очередь, негативно сказывается на нашем аппетите, как в эксперименте с поеданием плитки шоколада.

Я бы от себя добавил, что тут дело еще вот в чем: чем больше у нас денег, тем выше поднимается наша планка по отношению к вещам, которыми мы владеем, к нашему окружению, быту. Поэтому-то мы уже не можем получить удовольствие от ночевки в спальнике в кругу друзей или от еды в обычном ресторане, так как привычка есть в шикарных ресторанах или комфортный быт нам этого уже не позволяет.

К сожалению, повышение планки ведет не только к тому, что мы перестаем ценить простые вещи, но и к тому, что начинаем потреблять больше ресурсов, истощая тем самым планету, тратить больше, чем зарабатываем, влезая тем самым в долги, покупать вещи, которые нам не по карману.

Я задался вопросом, насколько, все же, богатые люди могут научиться извлекать из траты денег максимальное удовольствие, и пришел к выводу, что деньги очень даже могут сделать людей счастливыми. Только необходимо стараться выжимать как можно больше пользы и удовольствия от трат. Существует несколько полезных советов, которые помогают это осуществить, например:

· тратить деньги на то, что помогает нам развиваться как личности (уроки игры на гитаре, инвестиции в интересный проект), на укрепление межличностных связей (обеды с коллегами, путешествия с друзьями), на социальные нужды (все виды благотворительности);

· раскошеливаться на интересные виды времяпрепровождения (скалолазные экспедиции, винные семейные дегустации), то есть на то, что оставит после себя приятные воспоминания. Это намного лучше, чем материальные ценности;

· тратить деньги на приятные мелочи (доставка цветов любимым или же звонки заграницу друзьям);

· не жалеть денег на что-то, что требует от нас дополнительных усилий или на то, что нужно достаточно долго ждать (событие, концерт, путешествие), а также стараться смаковать время ожидания приятного события.

Мы можем получать больше удовольствия от жизни, тратя деньги на что-то, что по-настоящему доставляет радость, что вызывает улыбку на лице наших близких, но еще больше удовольствия мы начнем получать, когда перестанем сравнивать себя с другими. Старайтесь получить максимум наслаждения от концерта или театрального представления, не думая о том, что у Вашего соседа на это шоу лучше места, чем у Вас.

Необходимо понимать, что деньги еще как могут сделать нас счастливыми, нужно только не попадать в «денежные» ловушки на пути к своему счастью.

«Тот, кто говорит, что за деньги счастье не купишь, просто не умеет их правильно тратить», – гласит реклама Лексуса. Только мы сами можем выбирать, хотим ли мы быть счастливыми или нет, только мы можем быть либо вечно неудовлетворенными владельцами каких-то материальных благ, либо же в наших силах использовать деньги, как механизм улучшения собственного здоровья и благосостояния.

рейтинг

Сила привычки

kapusta — Thu, 26 Apr 2012 15:23:16 +0000

Обратите внимание на то, как готовятся великие спортсмены или актеры перед выступлением. Они тренируются каждый день, что входит в их привычку. Ведь привычки очень важны для нас. Нужно тренироваться не только перед игрой, важно усиленно заниматься не только перед выступлением. Для результата необходим ежедневный труд. Это правило работает не только для спортсменов, актеров и т.д., а для каждого из нас. Привычки помогают не только и не столько добиться результата, но и чувствовать себя более счастливыми и в семье, и на работе, они помогают нам в воспитании детей и в наших каждодневных заботах.

С физиологической точки зрения, за формирование привычек и за выполнение уже автоматизированных действий отвечают определенные участки мозга, которые находятся в более старой (с точки зрения эволюции этого органа) его части. Относительно молодые зоны (опять-таки с эволюционной точки зрения), имеется в виду кора и подкорка, отвечают за те действия, которые требуют волевого усилия и контроля. Следовательно неавтоматизированные действия требуют затраты большого количества энергии.

Поэтому у мозга есть план «Б»: обращаться в те зоны, которые отвечают за формирование и воспроизведение привычных действий. Эти же зоны контролируют наше дыхание, глотание и т.д., то есть те действия, которые мы выполняем, что называется, на автомате.

Тут имеет место такой механизм: как только мы вырабатываем привычку, она переходит в разряд тех действий, что выполняются почти неосознанно, без волевого контроля. Если Вы хотите детальнее познакомиться с этим механизмом, то советую почитать книгу Майкла Фелпса «Сила привычки» (Michael Phelps «The Power of Habit»).

Это означает, что, когда мы чересчур уставшие, особенно это касается родителей, мы выполняем необходимый минимум действий по инерции. Вот именно это меня и заставило задуматься о том, что привычки являются важным фактором для счастья.

Ежедневные действия помогают нам поддерживать определенный уровень комфорта жизни. Мы каждый день выполняем одни и те же действия утром, перед сном, завозим детей в школу, ходим на работу. Все это часто выполняется почти на автомате.

Но это совсем не значит, что привычки создают нам возможность неосознанно двигаться по жизни, выполняя по инерции определенные действия. Я хочу подвести Вас к мысли о том, что мы можем уделять внимания тому, что делаем, прислушиваться к себе, к своим ощущениям, без оценочных суждений «хорошо» или «плохо», и именно тогда мы можем почувствовать себя счастливее, уменьшить стресс от современного темпа жизни. Как же сделать так, чтобы мы могли уделять внимание привычным, казалось бы, действиям?

Давайте рассмотрим пример нашего дыхания. Это автоматизированный процесс, мы не думаем каждый раз о том, что нужно вдохнуть, а потом выдохнуть и снова вдохнуть. Но когда мы стараемся прислушаться к своему дыханию, во время медитации или других практик, это здорово помогает нам расслабиться и уменьшить негативное влияние стресса на организм.

Можем еще рассмотреть привычку мыть посуду после ужина. Можно это делать на автомате, а можно иногда обращать внимание на то, как льется вода по рукам, стараться ценить то, что у нас есть еда и посуда, с которой ее удобно и приятно употреблять. Как только действие становиться автоматизированным, когда нам уже не нужно думать, что и как делать, мы намного проще можем уделять внимание простым вещам, стараться находить в них радость и быть благодарными.

Привычки – очень важный компонент, когда речь идет о человеческом счастье. Одно дело – знать, что делать, чтобы быть счастливым (или чтобы вырастить счастливых детей, чтобы создать счастливый брак), другое дело притворять эти знания в жизнь. Вы же уже много наслышаны, например, о том, что физическая активность, медитации или употребление овощей полезны для здоровья? Но часто ли Вы это делаете? Возможно, дело именно в привычке? В ее наличии или отсутствии.

Подумайте, какие привычки могут сделать Вас счастливее.

рейтинг

Как создать офис дома?

kapusta — Fri, 20 Apr 2012 08:37:39 +0000

В современном мире становится все популярнее работать на дому. Но для того, чтобы создать комфортный офис дома, который бы позволял продуктивно трудиться, необходимо учитывать несколько важных моментов. Мы проанализировали те факторы, которые чаще всего отвлекают нас именно в таких условиях, те, которые могут снижать эффективность нашей работы и вывели несколько полезных советов, как максимально создать идеальные условия на рабочем месте в собственном доме:

1. Доступ к ресурсам. Для работы нам всем часто необходимо иметь под рукой определенные документы, папки, планы, бумагу, канцелярские принадлежности и т.д. Главная задача состоит в том, чтобы все эти важные для работы ресурсы не валялись на рабочем месте в хаотичном порядке, а были расставлены по определенным местам, к которым есть удобный доступ. Сам же рабочий стол должен оставаться чистым, это очень важно, так как именно порядок на столе мотивирует нас продуктивно трудиться.

2. Удобная мебель. Очень важно, чтобы стол, за которым мы работаем, был удобным и комфортным, чтобы стул имел эргономичный дизайн и хорошо поддерживал поясничный отдел. Все это помогает нам максимально сохранить здоровое положение тела во время работы за столом или за компьютером и, соответственно, избежать в дальнейшем проблем с позвоночником и шеей. Пусть Вы потратите на обустройство рабочего места время и деньги, но зато потом эти инвестиции в себя положительно скажутся на Вашей личной продуктивности.

3. Дополнительный монитор. Если Ваша работа связана с компьютером, то стоит серьезно задуматься над покупкой второго монитора. На первый взгляд это кажется излишним, но часто очень удобно использовать два монитора, особенно если Вам нужно иметь перед глазами две открытые странички одновременно.

4. Выгода от компактности. Маленький офис на дому может быть продуктивнее, чем обычный, так как мы можем организовать доступ ко всем необходимым аппаратам таким образом, чтобы нам было очень удобно пользоваться и компьютером, и телефоном, и факсом, не отходя от рабочего места.

5. Список дел. Речь идет о плане заданий как мелких, так и долгосрочных. Этот список должен быть всегда перед глазами, на доске и листе бумаги возле стола, например, чтоб в любой момент можно было понимать, какие задачи на данном этапе приоритетнее для выполнения. Также данный список служит хорошим мотиватором, так как напоминает о том, что нужно сфокусироваться на работе, а не отвлекаться. Обязательно вычеркивайте из списка выполненные задания, это очень стимулирует для дальнейшей деятельности.

Принимая во внимания все особенности окружения, можно и нужно создать свой самый продуктивный офис на дому для комфортной и эффективной работы.

рейтинг

Что выбрать для нового iPad 2?

kapusta — Wed, 13 Jul 2011 18:18:49 +0000

Последнее время повсеместно обсуждаются достоинства нового iPad 2, хотя я бы не сказал, что он очень сильно отличается от своего предшественника. Но, несомненно, на данный момент это лучший планшет на рынке. Тем более что его объемы продаж это подтверждают.

iPad - это очень удобная вещь, помогающая планировать выполнения заданий, пересматривать необходимую документацию, в общем, это то, что поможет каждому улучшить показатели личной эффективности. Сейчас я бы хотел представить Вам обзор полезных приложений для данного планшета.

GTD-приложения

Toodledo

Toodledo для iPad в принципе практически то же веб-приложение для личной эффективности, только, конечно, подогнанное для работы с планшетом. Хорошее приложение, быстрая синхронизация, легкий доступ к работе с данными.

Things

Считается одним из лучших GTD-приложений для iPad, iPhone и Mac.

Данное приложение тоже достаточно удобное в использовании, хотя и недешевое. Но знающие люди говорят, что оно того стоит.

Omnifocus

Этот помощник по праву считается самым лучшим приложение для личной эффективности для iOS и MacOSX. Сам Дэвид Аллен сделал свой весомый вклад в разработку Omnifocus. Лучшая функция этого приложения – координация выполнения задач с учетом Вашего местонахождения. И так как это премиум класс, цена, соответственно, тоже премиум.

Todo

Это прекрасное приложение для работы с задачами, которое имеет функцию синхронизации с веб-приложением Todo или с Toodledo онлайн. Todo очень удобен, так как дает пользователю ощущение, будто он работает с привычным бумажным блокнотом, а не с iPad.Также есть опция выбора фона и вида приложения, что придает ему шарм.

PocketInformantHD

Данное приложение достаточно хорошо себя зарекомендовало уже тогда, когда его начали использовать для WindowsMobile. Оно позволяет планировать список заданий, вносить любые необходимые изменения, а также имеет функцию синхронизации с Toodledo и даже с Outlook.

Создание заметок и документов

iWorkSuite

Мы имеет дело с удобным приложением, выпущенным специально для iPad. С его помощью можно создавать и редактировать документы, которые содержат таблицы, формулы и т.д.

Evernote

Он очень практичен, позволяет работать с заметками. Я себе даже не представляю, как бы я справлялся со своими проектами без этого чудесного приложения.

Simplenote

Само название говорит за себя: простой в использовании для создания заметок. Позволяет создавать сколько угодно записей, а также имеет функцию синхронизации заметок с веб-приложением.

Catch Notes

Очень похож на предыдущее приложение, только вдобавок есть функция маркировки и объединения заметок.

Documents To Go

Если Вы не хотите покупать достаточно дорогой iWorksuite, но Вам все же необходимо приложение для редактирования документов, то лучше варианта не придумаешь. DocsToGo хорошо себя зарекомендовал на рынке. Это достойное приложение за сравнительно небольшие деньги.

Приложения с различными функциями

Stock Calendar and Contacts

Мы имеем дело с лучшим приложением, которое позволяет работать с контактами и календарем. Оно прекрасно подходит для iOS. Это значит, что и взаимодействует с другими приложениями Вашего iPad.

Dropbox

Я и многие другие пользователи считают, чтоDropbox может полностью изменить Ваше представление о работе с файлами и их хранении. Dropbox для iPad пользуется всеми возможностями сенсорного экрана, с его помощью можно просматривать документы, фото, медиа файлы.

Mindnode

Я очень люблю карты интеллекта, если Вас они тоже интересуют, тогда Mindnode Вам понравится. Это приложения для создания карт интеллекта для iOS. На сенсорном экране их намного удобнее создавать, чем на обычном компьютере с использованием мышки.

Goodreader

Первое приложения, которое я купил для своего iPad, было именно Goodreader. С его помощью я читаю и просматриваю обычные документы и документы в формате PDF. Лучшего вложения пяти долларов я в своей жизни не делал. Плюс ко всему Goodreader синхронизируется со многими другими полезными приложениями (Dropbox, Sugarsync, Box.net, GoogleDocs и т.д.).

Выбирайте то, что Вам больше нравится.

http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-best-productivity-apps-for-your-shiny-new-ipad.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+LifeHack+%28lifehack.org%29

Источник материала:

http://www.lifehack.org

http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-best-productivity-apps-for-your-shiny-new-ipad.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+LifeHack+%28lifehack.org%29

рейтинг

Умное приложение для Вашей личной эффективности

kapusta — Thu, 07 Jul 2011 14:39:18 +0000

Мой опыт использования различных приложений для личной эффективности показал, что при выборе «электронного помощника» нужно всегда руководствоваться двумя правилами:

1. Правило влюбленности.

Приложение должно Вам нравиться. Лучше всего, если это будет «любовь с первого клика». Если в первые пять минут работы с приложением что-то Вас не устраивает, то практически нет шансов для дальнейшего продуктивного сотрудничества. Ищите то приложение, с которым приятно и комфортно работать именно Вам.

2. Правило мобильности.

Выбирайте то приложение, которое можете использовать повсеместно. Благо, за последнее время появилось множество устройств, помогающих нам в работе и в личной жизни. Поэтому приложения для личной эффективности должны быть установлены и на Вашем смартфоне, и на лэптопе, и на планшете и т.д..

Приложений для личной эффективности (или GTD-приложений) очень много, и не существует объективно лучшего, то есть такого, который бы идеально подходил каждому человеку. Выбирайте сами, что Вам больше нравится. Я лишь хочу немного поразмышлять на тему, насколько полезное приложение выпустил 6Wunderkinder. Данная программа заинтересовала меня, так как она является легким в использовании межплатформенным менеджером для решения задач. А значит подходит для Windows, OSX, iOS (iPadи iPhone), а также для Android. И вдобавок имеет опцию синхронизации данных, что очень удобно в использовании различных устройств. Встречайте: Wunderlist! Теперь давайте разберем, что же такого хорошего несет в себе эта новинка.

Упрощенный менеджер задач

В Wunderlist мне больше всего нравится то, что он очень прост в использовании. В нем нет привычных для нас папочек, подзадач и всего остального. С Wunderlist Вы сами создаете список контекстов GTD, то есть группируете задания по собственной классификации. Ваши задания на выбор могут иметь даты, напоминания, примечания и т.д. Вы можете вносить изменения в списки, или же переносить задания из одной группы в другую. Также он дает возможность видеть все задачи, которые нужно срочно выполнить, которые уже выполнены, задания на сегодня, на завтра, на любую дату или без установленной даты.

Синхронизация

Wunderlist помогает очень быстро синхронизировать задания. Это удобно при работе с несколькими устройствами, на которых уставлены GTD-приложения. Иногда, правда, возникают заминки при работе с мобильными версиями для Androidи iOS. Если я удаляю какое-то задания из списка или помечаю его как выполненное, бывают заминки в обновлении данных при синхронизации. Выходом из этого положения является его перезагрузка. Ничего смертельного, но иногда неприятно.

Другие свойства

Есть возможность распечатать Ваш список заданий или отослать его по email коллегам и друзьям. Прекрасным дополнением является фоновый рисунок на выбор.

Межплатформное приложение – это прекрасно, как ни крути

И это действительно так. Для меня, то есть для человека, который использует одновременно множество устройств и, соответственно, разных платформ, это приложение помогает синхронизировать данные без особых проблем. У Wunderlist есть достаточно функций, чтобы можно было говорить о том, что это новое на рынке GTD-приложение, которое поможет повысить личную эффективность многих людей.

За и против

Теперь все по полочкам. Начнем с преимуществ:

Межплатформное приложение. Можно устанавливать на Windows, OSX, web, Android, iOS.
Быстрая синхронизация данных.
Прекрасный фон.
Легкий в использовании менеджер задач.
Опции поиска, электронной рассылки и печати.
Неоспоримый бонус – это бесплатное приложение.

Недостатки:
Возникающие иногда проблемы с синхронизацией с мобильными устройствами.
Нет опций для подзадач.
Нет опции установки даты старта или повторения даты для задач.
Не использует опцию координирования выполнения задач с месторасположения (в мобильных версиях).

рейтинг

Иногда самое верное решение – это передумать

kapusta — Fri, 01 Jul 2011 11:20:24 +0000

Каждый наш день состоит из мелочей, которые определяют то, как мы живем. И мы постоянно меняем относительно них свои решения. Например, сначала нам захотелось на ужин сандвичи, но потом мы передумали и решили взять пиццу. Вот еще один пример: обычно мы всегда пьем капучино, но сегодня нам захотелось латте.

Это, казалось бы, мелкие детали, и нам кажется, что здесь не играет особой роли то, что мы часто меняем свои решения. Но когда наступает момент решений поважнее, таких как наши карьерные планы, наши жизненные ценности и так далее, мы достаточно редко передумываем, а то и вовсе этого не делаем.

И часто это даже и к лучшему, постоянство наших взглядов придает нам уверенности в себе и чувство стабильности. Но иногда менять решение просто необходимо. И даже если Вам придется идти против задуманного, даже если Вам нужно будет отойти от намеченных планов, о которых Вы уже поведали друзьям, родственникам, коллегам.

Я сейчас приведу для примера три ситуации, в которых не только можно, но даже нужно изменять свое решение.

1. Когда что-то не соответствует Вашим ожиданиям.

Иногда нам идея кажется хорошей, но на деле мы понимаем, что для нас она неприемлема. Приведу пример из своей жизни: когда я учился в колледже, я думал, что мне нравится офисная работа, так как я прошел практику на летних каникулах, которая меня весьма вдохновила. Но потом, когда я начал постоянно работать в офисе, я пришел к выводу, что это не для меня. Тогда, будучи студентом, мне эта работа нравилась, так как я прекрасно понимал, что она временная.

Я думаю, у многих были подобные ситуации на работе или в личной жизни. И здесь самое верное решение – это передумать.

2. Когда Вы переросли идею.

Думаю, что Вы, как и я, в подростковом возрасте или студентом, придерживались определенных взглядов и вырабатывали для себя систему ценностей. Например, касательно политических убеждений, религии, отношений и т.д.

Но большинство из нас перерастает эти юношеские убеждения. Но не всегда это проходит гладко. Мы растем, мы учимся, получаем опыт, развиваемся, и наши принципы тоже меняются вместе с нами. Нужно брать на себя смелость признать это. Только тот факт, что Вы десять лет назад были в чем-то уверенны на сто процентов, не означает, что Вы должны придерживаться этой линии всю свою жизнь.

3. Когда мир вокруг меняется.

Мы живем в эпоху перемен. Десять лет назад Интернет был скорее диковинкой, роскошью, а не чем-то привычным. Сейчас мы постоянно имеем к нему доступ не только дома и на работе, но и в кафе, ресторанах, и остальных публичных местах. И поэтому это нормально, что некоторые наши представления и идеи должны меняться, идти в ногу со временем. Мы должны интересоваться новинками в той сфере, в которой мы проявляем большую активность на данный момент.

Будьте открытыми к изменениям. Ваши решения зависят только от Вас.

http://www.thechangeblog.com/its-okay-to-change-your-mind/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+TheChangeBlog+%28The+Change+Blog%29

Источник материала:

http://www.thechangeblog.com

http://www.thechangeblog.com/its-okay-to-change-your-mind/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+TheChangeBlog+%28The+Change+Blog%29

рейтинг

Личная эффективность: программа максимум и минимум. Что выбрать?

kapusta — Tue, 28 Jun 2011 09:23:32 +0000

Если Вы не новичок в этом деле, то, наверное, уже многое читали и думали на эту тему. Каждый, кто хочет работать над улучшением личной эффективности, выбирает для себя программы и приложения, которые помогают достичь результата.

Есть приверженцы так называемой «программы минимум», то есть те, кому ближе использовать минимум приложений и программ, достаточных для достижения целей. Ну и, конечно, в другом лагере находятся фанаты «программы максимум», которая предоставляет множество функций для решения каждой отдельно взятой задачи тайм-менеджмента. Давайте детальнее рассмотрим каждую из этих программ.

Программа минимум

Я очень часто слышал жалобы от людей, которые только начинают знакомиться с приложениями для организации личного времени, что в них так много функций, что трудно разобраться, как ими пользоваться. Например, такое приложение, как Toodledo, на первый взгляд кажется очень сложным в использовании. Хотя Toodledo можно назвать одним из лучших приложений для организации времени. Но сам факт того, что в нем очень много функций, отпугивает пользователей. Намного легче в использовании показал себя Remember the Milk. Он не имеет столько функций, как Toodledo, но прост и приятен в использовании. И оба достаточно эффективны, если наловчиться в их управлении. Главный смысл в том, что если в приложении чересчур много функций, то это может сбить с толку. Становится непонятно, как именно использовать его, чтоб все правильно спланировать.

Приложения с минимальным набором функций последнее время набирают популярности. Из приложений «программы минимум» можно назвать такие, как Simplenote, Ta-daList, SimpleGTD, pen and paper и Remember the Milk.

Программа максимум

Но не всех устаивает минимальный набор функций. Некоторые предпочитают иметь в своем распоряжении множество опций для каждого отдельного случая и задания.

Когда мистер Дэвид Аллен, создатель популярного метода управления временем Getting Things Done (GTD), консультирует по вопросам личной продуктивности, то часто цитирует известную фразу Альберта Эйнштейна: «Сделай настолько просто, насколько это возможно, но не проще». С одной стороны, эта фраза опять возвращает нас к минимальному набору функций, но, с другой стороны, для того, чтобы управлять такими сложными задачами, как планирование проектов, управление электронной почтой и т.д., нужно иметь в своем распоряжении достаточное количество разнообразных приложений. Здесь я еще раз упомяну такое приложение, как Toodledo, так как оно имеет массу разных инструментов и может стать хорошим помощником в Вашем стремлении повысить личную продуктивность.

Сейчас я пользуюсь OmniFocus, хотя это и достаточно дорогое приложение, но мне нравится. В нем я нашел функцию, которая помогает скоординировать выполнение заданий с Вашим местом нахождения. На первый взгляд, это может показаться модным, но совершенно непрактичным инструментом. Но я на собственном опыте убедился, что это достаточно удобно для меня, так как я часто путешествую во время рабочего дня. И постоянно могу проверить с помощью приложения в моем iPhone, какое задание рациональнее всего выполнить, учитывая мое местонахождение.Также среди хороших приложений их разряда «программы максимум» модно назвать:OmniFocus, Evernote, Toodledo, Outlook, и OneNote.

Так что же лучше?

Меньше всего я хочу рассуждать здесь, какие приложения лучше. И «программа максимум», и «программа минимум» достойны внимания и по-своему эффективны. Я лишь хочу привести небольшие рекомендации, которые помогут в выборе приложения для тайм-менеджмента.

1. Программа должна нравиться. Если она не нравится, то какой бы хорошей она не была, результата Вы не добьетесь. Поэтому следует выбирать то, что по душе именно Вам.

2. Ни одна из программ или приложений не сделает Вас более продуктивным. Это можете сделать только Вы сами. Приложения лишь помогают в этом, не более того.

3. Идеальной программы не существует. Не было и никогда не будет идеальной программы для личного тайм-менеджмента. Так что перестаньте искать идеал, найдите то, что больше всего нравится Вам.

4. Создайте список функций, которые нужны Вам в программе для управления личным временем. Сопоставьте свои требования с существующими приложениями, и выбирайте на здоровье то, что лучше всего подходит.

5. Постоянство. Нашли, что искали? Прекрасно! Теперь смело пользуйтесь приложением, не оглядываясь на новинки, которые выходят. Так Вы рассеете свое внимание, это непродуктивно.

Желаю Вам найти своего «помощника».

http://www.lifehack.org/articles/productivity/minimal-vs-maximal-productivity-tools.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+LifeHack+%28lifehack.org%29

Источник материала:

http://www.lifehack.org

http://www.lifehack.org/articles/productivity/minimal-vs-maximal-productivity-tools.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+LifeHack+%28lifehack.org%29

рейтинг

Уловки известных людей для повышения личной эффективности

kapusta — Thu, 23 Jun 2011 13:40:55 +0000

Часто великие мира сего имеют в своем арсенале достаточно причудливыепривычки, которые помогают им эффективнее работать и достигать еще больших высот. Хотя все эти их трюки и уловки, скорее всего, не подойдут именно Вам, но все же они смогут натолкнуть Вас на идею о том, как именно стимулировать себя для более эффективной работы. Давайте разберем на примерах.

Писатели

1. Пристрастие к карточкам для записей. Владимир Набоков использовал карточки разного размера для того, чтобы упорядочивать сцены в своих произведениях. Это позволяло ему экспериментировать с распределением эпизодов в нужном порядке перед тем, как выпускать в свет очередное свое творение.

2.Медленно и уверенно. Стивен Кинг поделился своим секретом: он старается писать 10 страниц ежедневно. Его пример показывает приемы для поддержания хорошего уровня личной эффективности в современном мире, так как мы все знаем, что он один из самых продуктивных и успешных писателей Америки на сегодняшний день.

3. Ранняя пташка. Такие писательницы, как Мэри Хиггинс Кларк и Сильвия Плат начинают свою творческую деятельность в 5 и даже в 4 утра. У обеих есть маленькие дети, поэтому эти ранние часы - единственная их возможность продолжать заниматься своим любимым делом. Писатель Дэнисон Хэтч в начале своей карьеры заставлял себя писать всего по 500 слов в день. На данный момент он продал уже три своих романа.

4. Вдохновение от любимой книги. Некоторые писатели вдохновляются с помощью любимого произведения. Сомерсет Моэм, например, перечитывал произведение Вольтера «Кандид» перед началом работы над своим собственным творением. Вилла Катер черпала вдохновение в Библии.

5. Импульс. В бизнесе, если у Вас появилась хорошая идея, Вы должны как можно быстрее стараться воплотить ее в жизнь и, таким образом, опередить своих конкурентов. По словами Билла Гейтса, "когда Вам приходит в голову отличная идея, сразу же начинайте действовать".

6. Индивидуальный подход. Большой бизнес всегда будет пытаться задавить малый. Чтобы этого не случилось, пускайте в ход Ваш главный козырь - хорошие отношения с коллективом. Большие корпорации безличные. То есть чаще всего их не особо волнуют условия работы и жизнь их работников. В противоположность такому подходу, маленькие компании могут создавать очень благоприятный рабочий климат для своих сотрудников. А те, в свою очередь, будут гордиться своей компанией и болеть за общее дело (Сэр Ричард Брэнсон).

7. Много работать. Как это ни банально прозвучит, но это правда. Бэн Франклин, например, был известен среди своих товарищей тем, что работал постоянно внеурочные часы. Тем самым он добился успеха своего печатного дела. Каждое утро он спрашивал себя «Что хорошего я могу сделать сегодня?» и каждый вечер он требовал сам от себя отчет о проделанной работе.

Мудрецы и артисты

8. Из крайности в крайность. Архитектор Бернард Чуми избегает застоя в творчестве с помощью двух экстремальных приемов: он либо работает в бешеном темпе даже через силу, либо совершенно ничего не делает. По его мнению, иногда нужно оставить мозг в покое для того, чтобы смочь потом эффективно двигаться дальше.

9. Заставлять себя концентрироваться. Греческий оратор Демосфен заставлял себя концентрироваться на написании своих речей тем, что сбривал себе половину волос на голове. С таким нелепым видом он точно не мог выйти на улицу, и таким образом полностью концентрировался на работе. Преследуя такую же цель, Виктор Гюго просил своего слугу прятать от него одежду.

10. Не спускать глаз с конкурентов. Известный драматург Генрик Ибсен работал за столом, который украшал портрет его конкурента драматурга Августа Стриндберга.

11. Кофеин. В этом деле главное – не переусердствовать. Математик Пол Эрдёш использовал кофеин последние 25 лет своей жизни для того, чтобы трудится на благо науки по 19 часов в день. Он верил в то, что математика можно сравнить с машиной, которая перерабатывает кофеин в теоремы.

12. Выпускать пар. Кинг Отто, король Баварии с 1886 по 1913, каждое утро застреливал одного крестьянина. К счастью, оба его помощника были добрыми людьми: один всегда заряжал ружье короля холостыми патронами, а другой переодевался в крестьянина и разыгрывал смерть после выстрела. Стрелять людей, конечно, не наш метод, но недооценивать влияние хорошего стресса на продуктивность не стоит.

Эти трюки и приемы, конечно же, не могу идеально подойти Вам и Вашему бизнесу, но они точно Вам помогут в следующий раз, когда Вы застрянете на каком-нибудь проекте, и когда Вы в очередной раз будете нуждаться во вдохновении.