Administração Simples e Para Todos

O A e o Z (das organizações)

2013-02-20T09:45:00.000-08:00

Atualmente, muitas fontes nos mostram que o empreendedorismo está em constante crescimento no Brasil, basta fazermos uma simples pesquisa nos meios de comunicação.

Aparentemente, um simples e ingênuo raciocínio nos leva a imaginar que os melhores negócios estão na área de comercio de produtos, visto que é muito mais fácil definirmos seus preços de venda com base em seu custo unitário direto.

Porém, em muitos casos as empresas são abertas com muito esforço, o ponto é escolhido a dedo, o público fica entusiasmado com seu produto e tudo parece deslanchar em pouco tempo. Que ótimo!

Passam-se alguns meses, ou até mesmo alguns poucos anos e como que num passe de mágica incrível, o negócio vai por água abaixo! Todo o planejamento que foi feito nas madrugadas a fio, embaixo do chuveiro, nas conversas com familiares, nas incríveis propagandas em churrascos com amigos ou nas mesas de bar, parece ser inalcançável.

As três perguntas mais comuns são:

Como posso vender tanto, e mesmo assim não ganhar dinheiro?
Como pode meu faturamento ser tão bom, mas minhas contas bancárias estarem sempre negativas?
Onde foi que eu errei?

Em muitos casos, os gestores se preocupam e gastam seus esforços apenas com as vendas, o que é óbvio, pois como obterão lucros sem venderem os seus produtos?

O fato é que a plena lucratividade não está apenas relacionada às vendas. E não seria errado afirmar que a lucratividade está relacionada com os “custos”. Isso mesmo! Os custos podem indicar quais serão os seus lucros.

Os preços de venda normalmente são nivelados com o mercado, ou seja, você não pode vender o mesmo produto mais caro que seu concorrente. Isso provavelmente seria um marketing oposto, e seus potenciais clientes amariam seu concorrente.

Os custos, são os melhores indicadores dos seus lucros futuros desde que haja ferramentas que proporcionem ao gestor a cara visão da rentabilidade de cada produto.

A rentabilidade irá indicar o posicionamento e a estratégia de seu negócio no mercado.

Digo isto, pois atualmente há uma grande competitividade no mercado e a gestão dos custos torna-se altamente relevante para as tomadas de decisões em uma empresa. Assim, o conhecimento dos custos passa a ser de vital importância para se saber, dado o preço, a rentabilidade do produto, ou se não for rentável , se é possível a redução de seus custos.

Surge, então, um problema para ser solucionado:

Como conhecer a potencialidade de cada produto vendido, visto que, é o mercado quem dita as regras?

Publicarei em etapas ~~(afinal, também preciso dormir)~~ , formas de custeio de produtos e formação de preços.

Obviamente, falaremos de simples exemplos, e talvez não se aplique às grandes empresas, devido à grandeza de suas operações. O nosso principal objetivo é demonstrar que é possível determinar o quanto a empresa irá lucrar com base em sua estrutura operacional e quais produtos contribuem mais para a boa saúde do negócio.

To be continued.....\o/

Rubens Souza

Tempo...

2011-02-03T10:43:00.000-08:00

Como todos já perceberam, faz algum tempo que não posto nada.
Como diz um dito popular: "Muitas vezes é necessário darmos um passo para trás, para darmos dois passos para frente", resolvi dar um tempo, organizar umas idéias e no momento certo voltar a compartilhá-las com vocês.
Agradeço a compreensão de todos, e logo logo voltaremos a compartilhar informações e conhecimento.

Obrigado.

Nos Pilares do SCRUM

2010-11-29T16:20:00.000-08:00

Recentemente, tive a oportunidade de conhecer uma metodologia de organização de processos muito interessante, chamado de SCRUM.
Scrum não é um processo prescribente, ou seja, ele não descreve o que fazer em cada situação. Ele é usado para trabalhos complexos nos quais é impossível predizer tudo o que irá ocorer.
O Scrum, na forma como o conhecemos hoje, está quase completando 20 anos de existência. Partiu de idéias e experiências da dupla Takeuchi e Nonaka. Mas adquiriu corpo e alma nos trabalhos e escritos pioneiros de Ken Schwaber e Jeff Sutherland. Ganhou trilha e impulso para omainstream com a publicação do Manifesto Ágil. Dentre diversas propostas de métodos e processos ágeis, o Scrum se destaca por ser o único que se preocupa exclusivamente com os aspectos gerenciais de um projeto.
Surpreendente é o fato de algumas grandes empresas também apostarem no Scrum. Inclusive empresas de ramos que têm péssima fama de serem conservadoras e burocráticas - pelo menos no que se refere à TI - como bancos e seguradoras. Entre tudo o que é sinalizado em movimentações deste tipo, parece nítida uma grande insatisfação com processos, padrões e metodologias utilizados até então.
Para esclarecer, existem três pilares que sustentam qualquer implementação de controle de processos empíricos, como o Scrum:

O PRIMEIRO PILAR É A TRANSPARÊNCIA: A transparência garante que aspectos do processo que afetam o resultado devem ser visíveis para aqueles que gerenciam os resultados.

Esses aspectos não apenas devem ser transparentes, mas também o que está sendo visto deve ser conhecido. Isto é, quando alguém que inspeciona um processo acredita que algo está pronto, isso deve ser equivalente à definição de pronto utilizada.

O SEGUNDO PILAR É A INSPEÇÃO: Os diversos aspectos do processo devem ser inspecionados com uma frequência suficiente para que variações inaceitáveis no processo

possam ser detectadas. A frequência da inspeção deve levar em consideração que qualquer processo é modificado pelo próprio ato da inspeção. O problema acontece quando a frequência de inspeção necessária excede a tolerância do processo à inspeção. Os outros fatores são a habilidade e a aplicação das pessoas em inspecionar os resultados do trabalho.

O TERCEIRO PILAR É A ADAPTAÇÃO: Se o inspetor determinar, a partir da inspeção, que um ou mais aspectos do processo estão fora dos limites aceitáveis e que o produto resultante

será inaceitável, ele deverá ajustar o processo ou o material sendo processado. Esse ajuste deve ser feito o mais rápido possível para minimizar desvios posteriores.

Existem três pontos para inspeção e adaptação em Scrum. A Reunião Diária é utilizada para inspecionar o progresso em direção à Meta da Sprint e para realizar adaptações que otimizem o valor do próximo dia de trabalho. Além disso, as reuniões de Revisão da Sprint e de Planejamento da Sprint são utilizadas para inspecionar o progresso em direção à Meta da Release e para fazer as adaptações que otimizem o valor da próxima Sprint. Finalmente, a Retrospectiva da Sprint é utilizada para revisar a Sprint passada e definir que adaptações tornarão a próxima Sprint mais produtiva, recompensadora e gratificante.

Creio que apesar de um pouco antiga, esta metodologia é extremamente oportuna, pois garante a qualidade nos controles e na definição de prazos.

Só não podemos nos esquecer que como todo processo, precisa ser implementado e entendido por todos, senão a desorganização irá prevalecer.

Parara um abrangimento maior, poderá consultar a série publicada sobre Scrum pelo professor Paulo Vasconcelos no site http://www.pfvasconcellos.eti.br

Rubens Souza.

Líderes, Chefes e Cia Ltda

2010-11-18T18:17:00.000-08:00

O assunto do momento é a disputa conceitual entre ser líder ou ser chefe.

Afinal, do que as organizações necessitam? Líderes ou Chefes?

Primeiramente, precisamos diferenciar os papéis, pois apesar de se complementarem, não podemos confundir chefia com liderança.

Geralmente a imagem que temos de chefia é de uma pessoa séria, organizada, exigente e que busca atingir seu alvo, bater as metas e colher bons resultados.

Para que isso ocorra, é necessário muito planejamento e esforço na condução dos fatos, para derrubar as barreiras e obter o reconhecimento. Só que neste processo, pode ocorrer muito desgaste por parte dos subordinados, por se sentirem totalmente pressionados a mostrarem resultados rápidos e muitas vezes sem reconhecimento moral ou financeiro.

Já se foi o tempo da revolução industrial, onde os trabalhadores eram literalmente "explorados" por seus chefes, trabalhando horas à fio para ganharem uma pequena quantia em dinheiro. Hoje em dia, apesar de o mercado de trabalho ser concorrido, existem muitas oportunidades e ofertas de emprego, dificultando a vida daqueles que dependem de uma equipe para o crescimento de uma empresa, forçando os chefes atuais a mudarem seu comportamento e serem admirados por seus subordinados.

Com isso surge uma característica que todos os chefes devem começar a se preocupar em desenvolver, que é a liderança.

Quando falamos em líder, lembramos de seguidores. Isto nos mostra a necessidade de o chefe ser exemplar, e assim conseguir "seguidores", ou seja, admiradores do seu trabalho e pessoas que gostem de exercer determinada função sob sua supervisão.

Um líder motiva os funcionários a produzirem mais e de forma natural, mostrando que o trabalho tem um significado e um objetivo bem claro.

Um líder trabalha junto, resolve problemas e treina seus subordinados para serem futuros líderes.

Em nenhum momento falamos que chefes não são necessários, mas vimos que a chefia acompanhada de liderança só tende a melhorar o desempenho interno da empresa.

Com certeza se conseguirmos desenvolver as duas características teremos muito sucesso em desenvolver um trabalho mais satisfatório, com resultados mais evidentes e acima de tudo com pessoas motivadas.

Rubens Souza

As Sete Fases de um Projeto

2010-11-06T10:18:00.000-07:00

Estava pesquisando algumas coisas sobre gerenciamento de projetos na Internet e encontrei uma matéria muito interessante no blog: http://gpnapratica.wordpress.com e gostaria de compartilhar com vocês.

Ela é intitulada, "As sete fases de um projeto" escrito por Max Gehringer.

As sete fases de um projeto – by Max Gehringer

A mais perfeita definição das sete fases de qualquer projeto nasceu na Universidade de Ohio, nos Estados Unidos, na década de 1950. De lá para cá, praticamente nada mudou.

A primeira fase é a do supremo entusiasmo. Durante essa fase, parece que tudo vai dar certo. Todas as perguntas são rapidamente respondidas. E todos os que não acreditam no projeto são prontamente ridicularizados.

A segunda fase é a da relativa dúvida. Durante essa fase, algumas coisas parecem que não vão dar tão certo. O custo dá a impressão de que será um pouco mais alto que o planejado e o tempo de execução um pouco mais longo do que o previsto no cronograma.

A terceira fase é a da aparente confusão. Nessa fase, o projeto inicial é revisto refeito ou simplesmente abandonado.

Mas, se ele prosseguir, virá a quarta fase, a da indicação dos suspeitos. Nessa fase, o número de relatórios começa a aumentar vertiginosamente, com um único objetivo: salvar a própria pele. Eu tinha um chefe que me dizia: “O mais importante em qualquer projeto é a gente culpar alguém antes que alguém nos culpe”.

A quinta fase é a da punição dos inocentes. Aqueles que, em vez de escrever relatórios, ficaram tentando salvar o projeto.

A sexta fase é a do elogio aos omissos. Nessa fase, quem não participou do projeto fica com a glória, apenas por não ter embarcado numa canoa furada.

E a sétima e última fase é a das lições aprendidas. Nessa fase, são definidas claramente as normas para que qualquer projeto, dali em diante, não acabe sendo dirigido por um grupo de incompetentes ou inconseqüentes.

Pouco tempo depois dessa reunião, os envolvidos nela vão cometer seu único erro. Eles irão propor um novo projeto. Que, obviamente, será recebido com supremo entusiasmo.

Interessante notar que o Max Gehringer possui uma vasta experiência na área de gestão, atuando como líder e consultor para a resolução de diversos tipos de problemas. E ele nos disse a mais pura realidade, para lidarmos com projetos é necessário muito sangue frio e acima de tudo ter uma boa estrutura para suportar as críticas e as barreiras que irão surgir.

Uma documentação impecável é indispensável, pois ela é uma excelente base para o sucesso do projeto.

Outra solução é ter bem definido no escopo quais são as pessoas responsáveis e quais as tarefas destas pessoas, pois como o próprio artigo acima diz, é muito fácil as pessoas entrarem em confusão.

Sabemos que quem lida com projetos, enfrenta ínumeras situações específicas, passam algumas noites sem dormir, enfrentam todos os tipos de resistências. Porém, é muito gratificante ver um projeto crescendo e acima de tudo sendo realizado.

Rubens Souza

As difíceis tarefas do Administrador: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar

2010-11-01T10:03:00.000-07:00

Primeiramente, precisamos reconhecer quem dentro de uma organização exerce o papel de administrador.

Muita gente acha que Administradores são aqueles que têm alguma responsabilidade de supervisão ou gerencia. Quem pensa desta forma está completamente enganado.

Muitas pessoas de nível operacional podem ser consideradas administradoras, desde que tenham alguma função bem definida e bem objetiva dentro da empresa.

Toda a pessoa que tem relacionamento direto ou indireto com os resultados da empresa deve ter em sua cabeceira as quatro principais funções do administrador.

O Planejamento é a condição de prever situações futuras com base na situação real.

Infelizmente muitas empresas vão à falência por falta de planejamento. Ou ela não teve a capacidade de prever os custos futuros ou não avaliou o impacto que seu produto iria ter no mercado.

Um bom planejamento inclui muitas pesquisas, e acima de tudo um forte equilíbrio entre otimismo (empolgação) e pessimismo (realismo).

Com um bom planejamento em mãos, teremos a capacidade de cumprir a segunda obrigação, que é a organização.

Um bom administrador deve ser organizado e acima de tudo saber organizar.

Quando dependemos de pessoas para realizar um projeto, a organização do papel e das atividades de cada um será essencial para a sua plena realização. Deve ser bem estipulado os prazos e o feedback que cada um deverá prestar.

Com isto organizado entra a nossa terceira atribuição, e como ela é difícil.

Dirigir na administração significa dirigir pessoas. Literalmente, agora entra as habilidades com o relacionamento interpessoal.

O administrador é o principal responsável por deixar bem claro as funções de cada um, não permitindo que as pessoas entrem em conflito por não terem as suas tarefas bem claras.

Esta direção é a condução das pessoas para a realização de um projeto ou o andamento de um departamento, e podemos ter certeza que a empresa vai crescer muito se esta direção for bem elaborada e executada.

Por fim, podemos falar do Controle.

Controlar nada mais é que a supervisão de todas as tarefas para se obter um resultado.

Podem-se usar pessoas para lhe auxiliar nestes controles.

Isto inclui a elaboração de relatórios, possibilitando a visualização e a comprovação dos resultados obtidos na operação.

Muitas empresas utilizam softwares para a automatização destas funções, facilitando a elaboração de relatórios e melhorando os processos administrativos.

Qualquer funcionário dentro de uma empresa pode se habilitar para exercer estas funções administrativas, tudo é uma questão de postura.

Se você pensa desta forma, com certeza será um futuro líder de sucesso.

Caso contrário, sinto-lhe dizer que o cenário profissional não é mais como antigamente onde as pessoas só faziam o que lhes mandavam e com isso ficavam 40 anos na mesma empresa exercendo a mesma função.

Hoje em dia é necessário empenho para realizar todas as funções, mesmo que seja apenas para o controle de suas rotinas diárias.

Rubens Souza

Preludium....

2010-10-30T12:20:00.000-07:00

A informação move o mundo, o mundo não para, a tecnologia avança, as crianças crescem, os adultos ensinam, a cabeça pensa, o coração envelhece, o conhecimento só aumenta.

Segundo a sua teoria, o conhecimento é infinito. Isso mesmo, nosso cérebro cabe uma infinidade de coisas.

Podemos conhecer sobre determinada área ou determinado assunto, mas nunca saberemos tudo sobre todas as áreas e todos os assuntos.

O objetivo deste blog é inicialmente trocar informações da área administrativa e transmitir o pouco que pude aprender em minha vida profissional.

Seria mais um blog de auto-ajuda? Talvez, mas este não é o único objetivo.

Sabemos que cada administrador enfrenta uma situação e uma condição diferente, sendo que cada caso é um caso, não existindo uma regra para a resolução de questões decisivas.

Toda a decisão impacta em algo positivo, ou em algo negativo (conforme a Terceira lei de Newton), resultando em uma experiência.

Seria justo guardarmos todas as nossas experiências para nós e não compartilharmos com ninguém?

Como vimos, o mundo gira e as coisas acontecem e resultam em grande progresso da inteligência humana. Isto se dá, pelas pesquisas, decisões, resultados (bons ou ruins) e acima de tudo pela troca de experiências.

Guardo com muito carinho, uma frase que Mario Sérgio Cortella menciona em seu livro "Qual é a tua obra?". Ele diz: "Não nascemos prontos, também não somos inéditos, mas tampouco somos ilhas." Esta frase representa muito bem a necessidade que temos de trocar informações, e aumentarmos cada vez mais o nosso conhecimento por meio de aprendizado.

Portanto meus queridos leitores, abro mais este canal de troca de informações na internet aceitando todos os tipos de críticas, sugestões, dúvidas e elogios. Com isso espero poder ajudar aqueles que necessitam de informações e acima de tudo aprender muito com todos vocês.

Obrigado.

Rubens Souza