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Cómo crear un reporte usando Visual Basic

2009-04-12T19:00:00.000-07:00

Para crear reportes en Visual Basic vamos a crear primero el Data Environment (Entorno de Datos) el cual es una herramienta para crear reportes tal como Crystal Reports o Access.

Creando el Data Environment
a) Haz clic en el botón Project de la barra de herramientas.
b) Haz clic en Add Data Environment
c) Y se abrirá el Data Environment mostrando el nombre del proyecto en su barra de título.

d) En la ventana aparece un pequeño icono de un reporte al cual puedes cambiarle el nombre fácilmente seleccionándolo y modificando su propiedad (Name) por otro como Reportes, etc.
e) Más abajo se puede ver otro objeto con una clavija eléctrica llamado Connection1 al cual también puedes cambiarle el nombre modificando su propiedad (Name) por otro como Alumnos, Maestros, etc.

f) Ahora haz clic con el botón derecho del ratón sobre la Connection1 y haz clic en Properties...
g) Y aparecerá la caja Propiedades de vínculo de datos, haz clic en la opción Conexión.

h) Haz clic en: Usar la cadena de conexión y haz clic en Generar.
i) Y aparecerá la caja Seleccionar origen de datos, haz clic en la opción Origen de datos de equipo.

j) Selecciona el tipo de base de datos en donde se creó la base de datos, en nuestro caso MS Access Database y haz doble clic ahí.
k) Y aparecerá la caja Conexión, haz clic en el botón Base de datos...

l) Y aparecerá la caja Seleccionar base de datos, localiza la carpeta en donde se halla tu base de datos, selecciónala y haz clic en Aceptar.

m) Enseguida se vuelve a mostrar la caja Conexión también haz clic en Aceptar.
n) Y se mostrará la caja Propiedades de vínculo de datos, mostrando en la caja de texto Cadena de conexión bajo Usar la cadena de conexión la ruta de la base de datos que hemos conectado, para finalizar la conexión haz clic en Aceptar.

o) Y volveremos al Entorno de Datos.

Opciones del menú

2009-04-11T19:00:00.000-07:00

Programando las opciones del menú
Ahora programaremos en Visual Basic las opciones del menú Movimientos para eso abre el menú y haz doble clic en cada una de las opciones del menú, las opciones son:
a) Nuevo, el cual servirá para crear nuevos registros en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub nuevo_Click ()
Data1.Recordset.AddNew
End Sub
b) Guardar, el cual servirá para guardar los nuevos registros en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub guardar_Click()
Data1.UpdateRecord
Data1.Refresh
End Sub
c) Buscar, el cual servirá para buscar un registro determinado en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub buscar_Click()
Dim r As Long
r = InputBox("Introduce la Matrícula que Buscas")
Data1.Recordset.FindFirst "Matrícula=" & r
End Sub
Nota: aquí declaramos una variable (r) que representará el número del registro que estemos buscando, y creamos una caja para introducir el número del registro en cuestión.
d) Eliminar, el cual servirá para eliminar un registro determinado de la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub Eliminar_Click()
If MsgBox("Quieres Eliminar la Matrícula" & Text1, 16 + 4) = 6 Then
Data1.Recordset.Delete
Data1.Refresh
Text1.SetFocus
End If
End Sub
Nota: aquí creamos una caja de mensaje para confirmar la eliminación del registro.

Ahora corre tu programa con F5 dirígete al formulario y ahora podrás agregar, guardar, buscar y eliminar registros de la base de datos de Access mediante Visual Basic.

Menú

2009-04-10T18:59:00.000-07:00

Creando un Menú
En el formulario crea un menú llamado Movimientos con las siguientes opciones:

a) Ya que hayas detenido la ejecución del programa, haz clic con el botón derecho del ratón sobre el formulario y aparecerá el Menu Editor.

b) En Caption introduce el nombre (que se mostrará en el formulario) del menú.
c) En Name introduce el nombre que utilizará Visual Basic.
d) Haz clic en el botón Next para crear otro del menú.
e) Haz clic en el botón con la flecha hacia la derecha y aparecerán tres puntos suspensivos, lo cual indica que el siguiente renglón será una opción del menú.
f) En Shortcut selecciona la combinación de teclas que se podrán usar para activar la opción de menú correspondiente.
g) Repite los pasos para crear cada opción del menú.

La conexión de base de datos

2009-04-09T18:59:00.000-07:00

Iniciando la conexión con la base de datos

Conectando el control Data
a) Selecciona el control Data y modifica sus propiedades como sigue:
b) DatabaseName: localiza la carpeta del proyecto y selecciona la base de datos en donde se halla la tabla.
c) RecordSource: selecciona el nombre de la tabla cuyos campos se mostrarán en el formulario.

Conectando las cajas de texto
a) Selecciona una de las cajas de texto y modifica sus propiedades como sigue:
b) DataSource: selecciona Data1.
c) DataField: selecciona el nombre del campo de la tabla, que se mostrará en la caja de texto.
d) Repite los pasos con cada caja de texto del formulario y ejecuta el programa con F5.
e) En el formulario que conectaste a la base de datos, al hacer clic en el botón de avance del control Data se mostrarán los registros de la tabla.

Formularios

2009-04-08T18:58:00.000-07:00

Preparando los formularios
En un formulario de Visual Basic crea etiquetas que correspondan con los nombres de los campos de una de las tablas, cajas de texto para mostrar el contenido de los campos y un control Data, repite los pasos para cada tabla que tengas en tu base de datos.

Tablas

2009-04-07T18:56:00.000-07:00

Introduciendo la información en las tablas

a) Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las tablas de la base de datos.
b) Haz clic en Open y se mostrará la caja Dynaset con el nombre de la tabla.

c) Haz clic en Add para empezar a introducir la información en la Tabla y aparecerá la caja Dynaset, introduce la información y cuando termines de introducir información el la última caja de texto, haz clic en Update, repite los pasos para cada registro de la Tabla.

d) Repite los pasos para introducir información para cada tabla de la base de datos.

Base de datos

2009-04-06T08:54:00.000-07:00

Creación de la base de datos (tablas)
a) Haz clic con el botón derecho del ratón en Propiedades y haz clic en New Table
b) En Table Structure, Table Name: escribe el nombre de la tabla y haz clic en Add Field.
c) En Add Field, Name: escribe el nombre del campo
d) En Type: selecciona el tipo de datos que contendrá el campo
e) En Size: selecciona la cantidad de caracteres que tendrá el campo y haz clic en OK.
f) Repite los pasos para cada campo que tendrá la tabla y al terminar haz clic en Close.
g) Repite los pasos para cada tabla que tendrá la base de datos.
h) Cuando cada tabla esté terminada haz clic en el botón Build the Table y la tabla la podrás ver el VisData (Visual Data Manager).

Access y Visual Basic

2009-04-05T18:52:00.000-07:00

Inicio de Visual Basic

a) Haz clic en el botón Inicio, señala Todos los programas.
b) Haz clic en Microsoft Visual Studio 6.0, Microsoft Visual Basic 6.0.

Inicio del Proyecto

a) Crea una carpeta que será exclusiva para contener los componentes del proyecto.
b) Crea los formularios que consideres conveniente, con sus botones, menús, etc.

Inicio de la base de datos

a) Haz clic en el botón Add-Ins de la barra de herramientas.
b) Haz clic en Visual Data Manager...
c) Y se abrirá el VisData (Visual Data Manager).
d) Haz clic en File, New, Microsoft Access, Version 7.0 MDB...

e) En Select Microsoft Access Data Base to Create, Guardar en, selecciona la misma carpeta del proyecto, en Nombre: escribe un nombre que identifique la base de datos y haz clic en Guardar.

f) Ahora aparece nuevamente VisData (Visual Data Manager) mostrando en la barra
de título ruta de la base de datos.

Conceptos básicos de Access 2007

2008-11-24T14:05:00.000-08:00

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

	Campos
	Código	Nombre	Apellidos	Dirección	C.P.
Registro 1	1	Luis	Grande Lilos	C/ Germanías, 23	46723
Registro 2	2	Marta	Fran Dardeno	C/ Mayor, 34	46625
Registro 3	3	Francisco	Juan López	C/ Valle, 56	46625
Registro 4	4	María	Huesca Buevo	C/ Franciscano, 67	46521

Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas.

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros.

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos.

Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

Compaginar dos sesiones

2008-11-23T16:05:00.000-08:00

Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access 2007.

1 Se supone que la sesión con el curso está abierta.

2 Abrir la sesión de Access 2007.

3 Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla.

4 Elegir la opción Mosaico vertical.

Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:

5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado, basta hacer clic con el ratón para pasar de la una a la otra.

Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de la ventana del navegador o en el de Access .

Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botón correspondiente a la sesión en la barra de tareas en la última línea de la pantalla.

Las barras de Access 2007

2008-11-22T13:12:00.000-08:00

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

La pantalla inicial de Access 2007

2008-11-22T12:30:00.000-08:00

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Arrancar y cerrar Access 2007

2008-11-21T12:02:00.000-08:00

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access

Selección de los informes a imprimir

2008-11-21T11:40:00.000-08:00

En papel.- Algunas bases de datos pueden contener centenares de informes, por lo cual existe la posibilidad de simplificar la elección seleccionando los que se imprimen más a menudo de una ventana de diálogo personalizada (del tipo pop-up condicionado o propiedad emergente condicionada).

El usuario puede seleccionar un informe de la ventana de diálogo y hacer clic sobre un botón de comando para imprimirlo.

La ventana de diálogo podrá disponer de:

-Un grupo de opciones, un cuadro de resumen o un cuadro combinado donde se encuentra la lista de los informes.

-Una serie de botones de comando, cada uno de los cuales lleva por título el nombre de un informe

Imprimir un informe a partir de una macro

2008-11-18T23:10:00.000-08:00

Creando una macro que imprima un informe será posible ejecutar esta opción haciendo clic sobre el botón de un formulario. Para imprimir un informe existe la posibilidad de utilizar la acción "Abrir informe" o "Imprimir".

-Abrir informe: cuando se quiere limitar la cantidad de informes a imprimir, dispone de argumentos que se pueden utilizar para especificar el informe a abrir, la vista en que desea abrirlo

-Imprimir: para establecer las operaciones de impresión. Consiste en especificar el intervalo de páginas, el número de copias y la calidad de la impresión deseados.

Usar un botón de comando para imprimir un informe.- Para imprimir un informe es necesario escribir unas macro que use la acción "Abrir informe" o "Imprimir" y después especificar la macro como predefinida de la propiedad "En clic" del botón de comando. La acción "Abririnforme" dispone de la condición "Where" que se usa para seleccionar los informes a imprimir. Vemos paso a paso:

-Hacer clic en el botón nuevo en la ventana Base de datos para crear una macro

-Arrastrar el informe a imprimir de la ventana de la base de datos a una fila "Acción" de la ventana macro. La acción "Abririnforme" se añadirá a la macro y el correspondiente argumento "Vista" se establecerá a "Vista preliminar". Si se desea imprimir enseguida existe la posibilidad de modificar este predefinido en "Imprimir".

Uso de macros con los formularios

2008-11-17T20:38:00.000-08:00

Cuando se utiliza un formulario, ciertas operaciones ejecutadas en el mismo (cambio de un informe a otro, doble clic sobre el control...) son reconocidas por Access como eventos. A cada evento le corresponde una propiedad evento. Existe la posibilidad de usar el generador de macros para crear una macro y establecer las propiedades de eventos automáticamente.

Botón de los comandos para abrir un formulario.- Existen dos procedimientos, vemos.

Primer procedimiento:

-En vista diseño de un formulario, hacer clic en la herramienta Botón de comando, después de haber seleccionado el asistente, y luego en el formulario en el punto en donde se desea insertar el mismo botón.

-Hacer clic en el botón con la tecla derecha y en la tabla de propiedades escoger el cuadro al cual se desea vincular la acción (por ejemplo En clic)

-Abrir el generador de macros haciendo clic a la derecha del cuadro

-En la ventana Guardar como que aparece, teclear el nombre de la macro y elegir Aceptar

-Introducir las acciones que la macro deberá ejecutar y después elegir Cerrar del menú Archivo

Segundo procedimiento:

Mientras se utiliza un formulario, existe la posibilidad de hacer clic en el botón de comando para abrir otro formulario. Para hacerlo, se usa la acción "AbrirFormulario", que dispone de argumentos que se pueden utilizar para especificar el formulario a abrir, el conjunto de informes que se quieren ver y otros aspectos de la ventana del formulario. Para llevar a cabo está acción, se debe:

-En la ventana macro, crear una nueva macro

-Arrastrar el formulario que se desea abrir de la ventana Base de datos hasta la fila "Acción" de la ventana macro

-Guardar la macro

Uso de las condiciones en las macros

2008-11-16T18:24:00.000-08:00

En ciertos casos existe la posibilidad de ejecutar una acción de una macro únicamente en los casos en que se verifica cierta condición, es decir, una expresión que sea verificada o no y que dirigirá la macro hasta cierta dirección. Estas condiciones se encuentran en la columna "Condición" de la ventana macro.

Para agregar una condición debemos:

-Hacer clic, en la ventana macro, en el botón condiciones

-En la columna "Condición" que aparece, introducir una expresión condicional

-En la columna "Acción", introducir la acción a ejecutar en el caso en que el valor de las condiciones sea verdadero.

Búsqueda de problemas en la ejecución de las macros.- Existe la posibilidad de utilizar dos características que facilitan la individualización de los problemas relativos a las macros. Vemos su ejecución paso a paso:

-Abrir la macro en vista diseño

-Elegir el icono paso a paso de la barra de herramientas

-Ejecutar la macro según un único procedimiento

-Elegir el botón paso a paso para ejecutar la operación visualizada en la ventana de diálogo.

Si la acción depende de una condición que tiene un valor falso, en este caso no se ejecutará.
Ventana de diálogo Acción no ejecutada:
Cuando aparece el mensaje de error de una macro, escogiendo Aceptar verá la ventana de diálogo Acción no ejecutada (la misma de la macro paso a paso) con el único botón disponible, el de Detener.

Macros en Access

2008-11-16T17:00:00.000-08:00

Uso de las macro.- Una macro ejecuta automáticamente una o más operaciones repetidas, cada una de las cuales recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una lista de acciones utilizables para la creación de una macro. Las macros sirven para:

-Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los datos que hay vinculados entre ambas

-Buscar los informes

-Automatizar las transferencias de datos

Crear un macro.- Para ello debemos:

-En la ventana Base de datos, hacer clic sobre el botón correspondiente

-Hacer clic en el botón Nuevo: se abre una ventana Macro cuya parte superior se usa para la inserción de las acciones (también se pueden introducir comentarios). Los argumentos de una acción se encuentran en la parte inferior de la ventana.

Para agregar una acción se pueden utilizar dos métodos: Seleccionar la acción deseada de la lista de acciones que aparece haciendo clic en la columna Acciones y después sobre la flecha hacia la derecha. En la parte inferior, Argumentos de acción, indicaremos en la voz Nombre del formulario, el nombre del formulario que deseamos abrir con la macro. Arrastrando un objeto, como por ejemplo un formulario, de la ventana de la Base de datos hasta la ventana macro de la columna Acción.

Establecer argumentos.- La mayoría de las acciones disponen de argumentos que aportan informaciones posteriores sobre la modalidad de ejecución, especificando los objetos o datos a utilizar. Por ejemplo, la acción Abrir tabla dispone del argumento "Nombre de la tabla" que indica la tabla que debe ser abierta (en caso que se arrastre la tabla, el argumento se agrega automáticamente).

Realización de una copia de seguridad.- Se puede utilizar el comando Guardar como del menú Archivo, pero si se sale sin guardar los cambios, le preguntará si desea ejecutar esta acción antes de salir.

Ejecutar un macro.- Existe la posibilidad de ejecutar una macro de la ventana macro haciendo clic sobre el icono Ejecutar, o bien en la ventana Base de datos, haciendo clic sobre el botón Ejecutar.

Filtrar los datos

2008-11-12T20:51:00.000-08:00

Ir al grano.- Se recurre a la operación de filtración cuando se desean eliminar muchos informes, de tal modo que aparezcan sólo aquellos que nos interesan. Para aplicar un filtro podemos recurrir a dos métodos:

Filtro por selección: es el método más sencillo para realizar filtraciones, pero antes de usarlo se debe localizar en la tabla un ejemplo del valor que debe encontrarse en los informes filtrados. Para ello:

-Elegir el campo que contenga un ejemplo del valor que debe encontrarse en todos los informes filtrados.

-Seleccionar eventualmente sólo una parte de la voz del campo (por ejemplo, en el campo Apellidos, seleccionar la letra B si deseamos todos los informes que empiezan por esa letra)

-Hacer click en el botón filtro para selección.

Filtro para formulario: es un método más potente respecto del anterior en cuanto que permite la inserción de expresiones lógicas para localizar informes. Vemos:

-Abrir el formulario en Vista hoja de datos y hacer click sobre el botón de Filtro formulario

-Aparece un formulario en blanco con una única fila de informes. Hacer click en el campo en el cual deseamos vincular un criterio (también se puede usar menor de... mayor de...)

Uso de expresiones en los informes

2008-11-12T20:27:00.000-08:00

Manejo de expresiones.- Las expresiones permiten realizar cálculos matemáticos y administrar valores de texto, por ejemplo, combinando dos o más campos para formar un único valor. Para llevar a cabo esta operación, como en el caso de las fichas, se deberá:

-Hacer click en la herramienta cuadro de texto.

-Hacer click en el interior del informe

-Hacer click dentro del cuadro y escribir la expresión adecuada (por ejemplo, =[Precio]*1,1 para obtener un precio al 10 por ciento)

La expresión también se puede introducir en la tabla de propiedades en Crear control directamente o bien activando el Generador de expresiones. Para insertar un número de página es suficiente con insertar un cuadro de texto con la expresión =Página en el encabezado o en el pie de página.

Diseño de un informe

2008-11-11T20:47:00.000-08:00

Diseño de un informe.- Puede suceder, después de haber creado un informe con el asistente, que surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, así como también para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayoría de los informes creados y pueden utilizarse para los títulos y demás.

Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, números de teléfono... Vinculando las propiedades se puede modificar el tamaño o el aspecto de los cuadros los datos que contengan. Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "Sí", se pueden regular verticalmente las dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).

Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autónomos para visualizar los valores Sí/No. Así, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un campo de control, hacer click con la tecla derecha en el símbolo de control y en Crear control insertar la inscripción =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecerán con el signo carácter superior únicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto, cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea que aparezcan en el informe.

Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo más funcional, ordenándolo, por ejemplo, por orden alfabético. El tipo de orden se encuentra en la ventana Ordenar y agrupar. Para ello se debe:

-Abrir el informe en Vista diseño.

-Elegir ordenar y agrupar en del menú Ver.

-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).

Insertar objetos diversos

2008-11-10T19:20:00.002-08:00

Añadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de información creada a partir de una aplicación para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un formulario, éste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario únicamente memoriza la posición del archivo objeto y visualiza una representación del objeto vinculado.

Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista diseño, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el campo de imágenes y después sobre el comando Objeto del menú Insertar. En la ventana que se abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicación que desea usar para diseñar (para regresar a Access, hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el diseño en el directorio donde está guardado.

El diseño se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el formulario). El tamaño de la ventana puede regularse en Vista diseño actuando sobre los cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no vinculado.

Insertar gráficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para gráficos. Para llevar esto a cabo se debe:

-Después de hacer click sobre el botón Nuevo, luego elegir el Asistente para Gráficos.

-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.

Además, existe la posibilidad de realizar un gráfico de un formulario ya diseñado eligiendo Insertar gráfico.

Uso de expresiones

2008-11-10T19:20:00.001-08:00

Las expresiones se usan para ver informaciones que no pueden ser obtenidas diariamente de la base de datos. Por ejemplo, para calcular el precio descontado a un producto se puede insertar un cuadro de texto que multiplica el campo Precio unitario por un determinado valor (por ejemplo, 0,75 para un descuento del 25 por ciento).

Los caminos para introducir una expresión.- Existen dos vías posibles para ello. Veamos:

-Usar un cuadro de texto donde se escribe directamente la expresión precedida por el signo de igual e incluyendo el nombre del campo entre corchetes.

-Introducir la expresión en la tabla de propiedades en la voz Origen de controles.

-Usar de nuevo la tabla de propiedades sirviéndose en este caso del generador de expresiones (siempre de Origen de controles)

Combinar valores de texto.- Si desea ver al mismo tiempo los valores de dos o más campos existe la posibilidad de combinarlos utilizando una expresión apta. Por ejemplo, para combinar Dirección, Ciudad y Capital, ya presentes en tres campos distintos, se puede emplear la siguiente expresión: =[Dirección] & "," & [Ciudad] & "" [Capital] (el signo & sirve para combinar dos o más controles).

Uso de los botones de comando: sombreado

2008-11-10T19:14:00.000-08:00

Sombreado.- Para crear un efecto de sombreado se debe:

-Elegir la herramienta rectángulo y diseñarlo.

-Sobreponerlo al control y cambiarle el tamaño de manera que sea ligeramente más grande.

-Colorearlo y disponerlo en un segundo plano.

-Desactivar el comando Cuadrícula del menú Ver. Seleccionar el control y situarlo en la posición deseada.

Selección de un grupo de opciones.- Un grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas: el de un formulario está constituido por una serie de cuadros de control, botones de opciones o botones de alternar incluidos en un marco con una etiqueta vinculada. Para crearlo se puede recurrir al Asistente.

Crear con el asistente.- Para ello, deberemos:

-Hacer click sobre la herramienta Asistente para controles.

-Hacer click en Grupo de opciones en el cuadro de herramientas.

-Hacer click en el formulario en el punto en el cual se desea situar el ángulo superior izquierdo.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abre inmediatamente.

-Activar con la tecla derecha la tabla de propiedades y en la voz Origen controles, insertar el nombre del campo.

Crear sin el asistente.- Vamos a seguir los siguientes pasos:

-Deseleccionar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Grupo de opciones

-Crear el grupo haciendo click sobre el formulario, o bien, si se desea unirlo a un campo, seleccionarlo y arrastrarlo hasta éste.

-Hacer click sobre la herramienta botón de alternar, cuadro de controles o botón de opciones.

-Desplazarse por el interior del grupo y hacer click para insertar el control (repetir los pasos 4 y 5 para todos los controles a insertar)

-Abrir la tabla de propiedades y escribir el nombre del campo en origen de control.

-Hacer click sobre cada control e insertar el texto deseado. Para tener los controles a la misma distancia en vertical u horizontal, seleccionarlos sin la etiqueta y teclear Espacio Vertical u Horizontal del menú Formato y después Espacio igual.

Uso de los botones de comando

2008-11-06T17:13:00.000-08:00

El botón de comando se utiliza para acelerar una operación (apertura de un formulario, desplazamiento entre informes, etc.), para lo cual se precisa escribir una macro o un procedimiento de evento de Access Basic. Podemos utilizar los botones predefinidos realizables con el asistente o bien los podemos diseñar nosotros mismos.

Crear un botón de comando con el asistente.- Para ello deberemos:

-Elegir el botón Asistente para controles si no se encuentra ya activado.

-Hacer click en el formulario en el punto en el que se desea situar el ángulo superior izquierdo del botón y arrastrar a los tamaños deseados.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abrirá inmediatamente (elegir entre insertar un título o una imagen).

Cambiando a Vista formulario se puede verificar si la posición del botón es la deseada o, si no, se puede modificar regresando a Vista diseño.

Crear un botón sin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:

-Desactivar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Botón de comando

-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ángulo superior izquierdo del control y arrastrar.

-Hacer click en el interior del botón y teclear el nombre que deseamos asignarle.

-Hacer click con la tecla derecha en el interior del botón y elegir Generar evento>Generador de macros y escoger la columna Acciones de la función que debe desarrollar la macro.

Existe la posibilidad de asignar un título al botón operando a través de la tabla de propiedades (Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de imágenes).

Añadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la capacidad de evidenciar las informaciones más importantes y en la simplificación en la introducción de datos. Para tal fin, algunos retoques gráficos podrían mejorar estos dos aspectos (de todos modos, debemos tener en cuenta que si el formulario debe imprimirse es contraproducente el uso de colores y efectos tridimenensionales), así como también puede recurrirse al uso de elementos gráficos tales como rectángulos, efectos tridimensionales, sombreados, etc.