Je werkt de hele dag aan wat zich maar aandient: een plotseling telefoontje van Suzan of je die bijeenkomst van morgen wilt overnemen. 

Je bent geneigd overal direct op in te springen. Flexibiliteit is je bijnaam tenslotte. Reuze vermoeiend is het wel, al dat brandjes blussen.

Er is een slimmere manier. Die heeft alles met slim uitstellen te maken. Dadelijk in de ontknoping lees je alles ;-) Vooralsnog kijken we even mee met Kees. Hij heeft wat perikelen rond de online aankoop van een stuk software.

Kees heeft online een software pakket van een Amerikaans bedrijf aangeschaft. Die is natuurlijk betaald met creditcard, dat was de enige mogelijkheid. En krijgt dan een overzicht in $$, zonder VAT (BTW). Hoe zet hij die factuur nou in zijn boekhouding? Wanneer je ook maar een beetje bent zoals ondernemer Kees zoek je dat meteen online uit. Maar bedenk eens hoe lang dat duurt. 5 minuten of …anderhalf uur? Eerlijk gezegd bibber je al bij de gedachte aan al die online fora. Waar jij doorheen moet struinen, en waar wel ongetwijfeld het antwoord staat. Alleen de vraag is: waar. Nog belangrijker: wanneer zie jij dag? Is dat slim gebruik maken van je beperkte werktijd? Eh, nee dus.

Exit Kees (bedankt tot zover!). Handiger is dit te laten bezinken. Een à la minute oplossing is tenslotte niet nodig. Maak een notitie in je actiesysteem “Zoek uit hoe BTW m.b.t. software XYZ te verrekenen”. Je zult zien dat je komende week in gesprek raakt met iemand die je zó het antwoord geeft. Scheelt jouw een hoop gegoogle.

Of bedenkt dat het inschakelen van een boekhouder nóg slimmer is. Die heeft er zogezegd voor gestudeerd. Dat scheelt jou nóg meer uitzoektijd. Meer tijd om je aan de echt belangrijke zaken in je bedrijf te wijden dus.

Maak vaker pas op de plaats. Klussen tijdelijk parkeren, en de nieuwe situatie even te laten bezinken levert je bijna altijd een hoop tijd op. En voorkomt je een hoop hoofdbrekens.

Heb je alleen een TODO-lijst waar je al je nieuwe acties op zet, dan zal bovenstaande je never-nooit lukken. Zo’n lijst slibt dicht (ja, toch!?) met klussen die helemaal niet aansluiten bij jouw dagelijkse realiteit. Al snel zit je vol “werk” dat anderen je gevraagd hebben. En omdat je daar niet zelf over nagedacht hebt, voer je andermans agenda uit. Wat strategische reflectie is daarom hard nodig. Daarná ga je alsnog met de JUISTE dingen aan de slag.

Gelukkig weet je als lezer van mijn artikelen precies hoe je zo’n systeem opzet. Nieuw hier? Welkom dan ;-) Vergeet in dat geval zeker niet mijn ebook te lezen, “in 5 stappen de chaos in je werk onder controle”. Dat leidt je stap voor stap door dat proces heen.

Zorg dus dat je van die overvolle TODO-lijst afkomt. Dat is echt niet onmogelijk. Niet door dat ding bij het oud papier te knikkeren – al is dat misschien niet eens zo gek. Begin eens je hoofd leeg te krijgen (dat gaat het aardig met deze oefening).

Lees natuurlijk ook het boek “Getting Things Done” van David Allen wanneer je dat nog niet deed.

NIEUW!

Over dat boek gesproken: veel mensen blijken dat ongelezen(!) in de boekenkast te hebben liggen. Tijdgebrek? Heel typisch in ieder geval want deze methode levert je zoveel op. Meer dan alleen extra tijd. Laat mij je daarom in 1.5 uur de essentie van het boek uitleggen via een online powersessie. Dit is een splinternieuw programma dat ik vanaf vandaag aanbied. Wees er snel bij wanneer je jezelf de tijd van het doorlezen van het boek wilt besparen. In deze vorm bied ik dit programma namelijk slechts tijdelijk aan.

Wanneer was het ook alweer slim een klus uit te stellen?

Hou die 2-minuten regel in ere: verschijnt iets op je radar dat gedaan moet worden? Wanneer het minder dan 2 minuten kost dan doe je het direct. Dan ben je er namelijk meteen van af. En hoef je ook niet meer bij te houden dat je het nog moet doen.

Kost het meer dan 2 minuten dan is strategisch uitstellen de slimste optie. Denk aan het voorbeeld met het uitzoekwerk rond de online aanschaf.

Wat je dit gaat opleveren is dat je niet de hele dag voor de voet op aan het werken bent. Je denkt eerst na over het werk dat op je afkomt en doet daarna alleen wat je echt wilt. Je gaat hiermee het niveau van ‘brandjes blussen’ ontstijgen en wordt zo dus een effectieve zelfstandige werk. Dat brengt je verder richting jouw doelen en dromen.

Het is mijn heilige overtuiging dat je beter je sterke kanten nóg beter maakt…ergens ECHT GOED in worden maakt je veel waardevoller dan ergens GOED GENOEG in worden. Met dat laatste blijf je steken in de middelmaat. Er zijn tenslotte al zoveel mensen goed genoeg in [gewenste vaardigheid]. Je bereikt er niets mee met veel pijn en moeite die vaardigheid ook te ontwikkelen.

Toch houden we elkaar hier flink mee bezig. Je competenties verbeteren…. in de praktijk betekent dat vooral een arme medewerkster die samen met haar manager bedenkt waar ze nog niet zo goed in is. Om daar vervolgens een jaar moeizaam vooruitgang in te boeken. Ik ben medeschuldig trouwens: in loondienst deed ik er samen met mijn managers ook zonder nadenken aan mee. Laten we stoppen met het gemiddelde een klein stukje op te hogen. Draai het om: ontdek in welke vaardigheden je al goed bent, en bouw die verder uit. Dat is waar je het verschil mee gaat maken. Dat is ook waar je je WOW momenten gaat scoren.

Er is één uitzondering: wanneer jouw slechte eigenschappen onder een bepaald niveau liggen, zul je er wel degelijk aan moeten werken. Zit je in een verkoopfunctie, dan is er een minimum aan luistervaardigheid en overtuigingskracht nodig, anders maak je nooit een deal. In de regel voel je zelf wel aan of je onder dit minimum zit. Je zou dit de “ondermaatse zone” kunnen noemen. Hard aan werken, anders werken ze tegen je. Gelukkig: er zijn maar weinig mensen die meerdere ondermaatse eigenschappen hebben.

Mensen hangen voortdurend aan je lippen en pakken als vanzelf al jouw suggesties op? Ontwikkel dán je leiderschapsvaardigheden nog verder. Niet wanneer je je het in je hoofd gehaald hebt manager te worden omdat dat nu eenmaal zo hoort. Je werkt er hopelijk niet naartoe manager te worden omdat dat beter betaalt ..toch?

Fact of life: er zullen altijd anderen zijn beter zijn in [X] dan jij. Als [X] van ultiem belang is voor een opdracht, worden die anderen altijd verkozen boven jou. En je kunt maar beter ergens in uitblinken: een redelijk goede coach, een aardige trainer, een gewone tekstschrijver? Geen idee waarom ik zo iemand in zou huren. Zorg dat je PRECIES die business coach wordt die ik op dit moment nodig heb. Wordt de boekhouder die mij WEL begrijpt. Creëer het product dat ik nu wil aanschaffen. Leer mij – jouw doelgroep – eerst kennen. Dat maakt het een stuk eenvoudiger producten en diensten te ontwikkelen die naadloos bij die doelgroep aansluiten.

Wat kan helpen is jezelf de volgende vragen eens te stellen:

• Wat zijn de dingen die je in de regel goed afrondt? Dat geeft een indicatie waar je al goed in bent.
• Op welke plekken of onder welke omstandigheden kom je tot je beste ideeën? Creëer meer van die situaties.

CONCLUSIE: bouw je sterke kanten uit, daarin zit jouw meerwaarde. Vroeger hadden we meer arbeiders nodig in de fabriek die hetzelfde konden. Lopendebandwerk:meer mensen, meer output. Tegenwoordig is dit totaal anders. Iedereen is specialist. Juist daarin voeg je waarde toe.

Eens, oneens? Je bijdrage is van belang, en hieronder van harte welkom!

bron foto slapende man

• Wavii.com

Wavii (nog in beta, invite-only, heb nog 3 invites over, first-come-first-serve) is een splinternieuwe manier om nieuws rondom je favoriete onderwerpen te volgen. Het mooie is de sociale kant hiervan: door je te verbinden met andere gebruikers kun je elkaars interesses zien. Zo kom je op nieuwe interessante nieuwskanalen uit. Andersom kun je ook aan je volgers laten weten wat jij interessant vindt. Vooralsnog zijn de onderwerpen volledig gericht op sociale media en de tech-sector. Het concept is echter veelbelovend. Heel benieuwd hoe deze dienst zich gaat ontwikkelen.

• Subfeeds

Veel sites, vooral de grote blogs en nieuwssites, bieden naast een hoofdfeed met alle berichten subfeeds aan per onderwerp. Kijk eens bij nu.nl dan zie je subfeeds voor algemeen, economie, sport e.d. Kijk trouwens goed rond, want soms zijn er meer subfeeds dan op het eerste gezicht lijkt. Bij nu.nl bijvoorbeeld zijn binnen de hoofdcategorieën vaak nog meer feeds beschikbaar. Bijvoorbeeld ‘Internet’, ‘Games’ en ‘Gadgets’ binnen het grotere ‘Tech’. Zo kun je heel  nauwkeurig zelf bepalen wat je wilt volgen. Een abonnement neem je meestal door op het oranje RSS-icoon te klikken. Daarvan zie je in het plaatje een voorbeeld.

• Pocket (voorheen Read It Later)

Deze dienst maakt het mogelijk vanuit je browser een pagina op te slaan om later te bekijken. Je legt hiermee een leeslijst aan die je later rustig kunt nalezen. Dat kan direct via de website, maar via een app op je mobiele device. Het nieuwe Pocket is veel visueler ingesteld dan het vroegere ReadItLater. Met name het lezen op mobiele apparaten is hierdoor een stuk overzichtelijker geworden. De ruimte is hier te kort, maar vaak kun je vanuit je RSS-lezer direct naar Pocket opslaan. Bijvoorbeeld door via ifttt (lees wat ifttt ook al weer is) gesterde items in Google Reader direct naar Pocket te sturen (met dit ifttt recept).

• Wees selectief

Het klinkt voor de hand liggend: niet alles lezen wat er op je afkomt. Jouw tijd is kostbaar: tijdens een uur RSS-feeds lezen had je ook iets anders kunnen doen. Beschouw je het lezen als werk dan is het zaak dat je niet de hele dag in je RSS-lezer verblijft. Doe je dit in “privé-tijd, dan trouwens ook niet ;-)
Bedenk daarom of de feed waarvan je op het punt staat een abonnement te nemen, jouw toekomstige tijd wel waard is. Bij twijfel, beter niet doen.

Nog enkele oplossingen voor techneuten

• Feed43.com

Feed43 is een tekst-gebaseerde manier om eigen feeds te bouwen op websites die die niet zelf aanbieden. Het gaat hier om website die wel nieuwe content aanbieden maar zonder feed. Erg lastig, want om te zien of op deze sites nieuwe content verschijnt, moet je er zelf naartoe. Véél te tijdrovend. Zolang de nieuwe content volgens een vast patroon aan de pagina toegevoegd wordt (meestal is dat het geval), kun je met Feed43 een feed bouwen. Die feed voeg je vervolgens toe aan je favoriete RSS-lezer. Wordt de pagina dan bijgewerkt: voilà, een update in je RSS-lezer.

• Yahoo Pipes

Vergeleken met Feed43 is Yahoo Pipes een meer visuele manier om feeds te bouwen. Het is nog steeds een tool die vooral technisch ingestelde mensen zal aanspreken, maar er komt minder ‘handwerk’ bij kijken. De mogelijkheden zijn vergaand en krachtig: vanuit bestaande informatiebronnen kun je nieuwe, volledig naar jouw wens ingerichte, nieuwe bronnen produceren. Je maakt hierbij gebruik van talloze mogelijkheden als string-manipulatie, reguliere expressies en zelfs het benaderen van informatiebronnen als een database – via een SQL-achtige taal, YQL …ik zei toch al dat dit voor technneuten is ;-). Lees bijvoorbeeld hoe je een eigen feed samenstelt van alleen maar goed nieuws – weg met al die negatieve berichten!

Tot zover. Natuurlijk zijn er meer mogelijkheden dan deze. De bedoeling is vooral je aan het denken te zetten over je eigen informatiegedrag en tijdsbesteding op het web. Jouw zakelijke tijd is beperkt, en die wil je dan ook zo goed effectief mogelijk inzetten. Neem wanneer je je feeds doorneemt je eigen uurtarief eens in gedachte. Bedenk dan of de tijd die je besteedt aan het volgen van zakelijk nieuws jouw aandacht ook echt waard is? Niet alles hoeft per sé gelezen te worden.

Ik ben benieuwd naar jouw persoonlijke tips om je RSS-feeds in bedwang te houden. Deel ze gerust hieronder!

Gisteren was ik aanwezig op de Dag van de Ondernemer 2012. Een mooie dag met boeiende sprekers en dito toevallige ontmoetingen.

Het gaat tijdens de WvdO natuurlijk veel over medewerkers binnen jouw organisatie. Toch voelde ik me er als zelfstandige (Zonder Personeel dus…) prima thuis. Veel principes, bijvoorbeeld over het motiveren van je medewerkers van Huub, zijn namelijk prima naar mijzelf te vertalen. Al was het maar om te ervaren dat sommige vroegere werkgevers duidelijk een kans gemist hebben door Huub niet in huis te hebben gehaald ;-)

Rode lijn voor mijzelf tijdens de WvdO is de oproep om lol te hebben en te houden in je werk. Bij alle sprekers kwam die lol in hun eigen werk duidelijk naar voren. Voor mij erg herkenbaar: Het betekende dat ik twee jaar terug uit volle overtuiging mijn baan opgezegd heb om te kiezen voor mijn eigen eenmans onderneming, omringd door een zwerm van mede-zelfstandigen. Een onderneming met als leidraad: “drukbezette zelfstandige werkers een blijvend lege inbox en grip op hun planning geven, zodat ze met meer plezier hun werk doen en (weer) toekomen aan hun eigen plannen”. Die leidraad is in de loop van de tijd herhaaldelijk veranderd tot wat het nu is. Het laat mij zien of ik me met de juiste dingen bezighoudt. Vaak dient zich iets leuks aan (nieuw idee, mogelijke samenwerking) terwijl een blik op de missie zegt: niet doen. Heel inzichtelijk. Kan trouwens 2 dingen betekenen: ofwel onmiddellijk stoppen, ofwel de leidraad is aan verandering toe. Beide zijn prima.

Ik denk lekker door. Denk je met me mee over wat jou motiveert, wat je gaande houdt in je werk? Jouw leidraad is hieronder van harte welkom. En kom volgend jaar met me meen aar de WvdO, die wordt vast en zeker weer georganiseerd!

Herken je dat?  Iets groots en moois doemt op aan de horizon. En toch blijft de actie uit.

Hoe kan dan nou? Je krijgt toch ontzettend veel energie van het idee alleen al? Je visualiseert je suf, want dat schijnt alles vanzelf te laten gaan. Lovende artikelen in de krant over jouw ontdekking van dat gat in de markt trekken aan je geestesoog voorbij. Roem! Erkenning! En daar stopt het. Ondertussen houd je je vooral met je administratie bezig. Ga je naar weer een netwerkbijeenkomst. Artikel schrijven omdat dat nu eenmaal afgesproken is. En natuurlijk online bijblijven, want je vakgebied veroudert waar je bijstaat. Meteen weer een reden om een paar uur doelloos rond te surfen.

Waarschijnlijk is jouw idee te groot om nu direct iets concreets mee te doen. Die lovende kritieken komen later heus wel. Vooralsnog zul je kleine stapjes moeten zetten op weg naar je doel. Lao Tse had het echt wel bij het goede eind: die reis van 1000 mijl begint pas als je de eerste stap zet. Mijmeren over hoe het 1000 mijl verderop uitziet brengt je geen stap verder – niet als grap bedoeld.

Of je behoort tot de mensen die lastig van de ene op de andere taak overgaan. Snel last van een schuldgevoel wanneer je iets belangrijks uitstelt? Voel je je onzeker door dat gebrek aan actie? Professor Timothy Pychyl van de Procrastination Research Group aan de Carlton University in Ottawa, Canada en expert in uitstelgedrag heeft een mooi advies voor jou: probeer het en ga eenvoudigweg 10 minuten starten met de taak. De kans is groot dat je snel in de juiste toestand raakt en zin krijgt om door te gaan. Geen zin? Dan stop je gewoon, want dat heb je jezelf beloofd. Waarschijnlijk ga je toch door.

Concreet nu: je hebt intussen vast iets in je hoofd wat je BIJZONDER GRAAG voor elkaar krijgt en waar je maar niet aan begint? Zo niet, denk er dan even over na, dan plopt er wel iets op. Kom ik zo bij je terug.

….

Iets bedacht? Dan gaan we aan de slag: deel je project op in kleine stapjes. Bedenk alles wat er gedaan moet worden om dit project, deze klus, tot een goed eind te brengen. Schrijf alle concrete acties die je nu kunt bedenken op papier. De werkelijkheid blijkt vaak anders, daar houden we nu geen rekening mee. Dan zou je namelijk nooit in actie komen.

Kijk die lijst eens door. Welk van die stapjes zou je meteen kunnen doen, zonder voorbereiding? Doe die dan zodra je dit artikel gelezen hebt. Of zodra je er tijd voor kunt vrijmaken. Kies nu een actie die je die vandaag nog gaat afronden. Niet uitstellen omdat je het te druk hebt, da’s een drogreden. Mij kun je voor de gek houden, jezelf niet ;-)

Zelf liet ik jaren terug dingen gewoon over me heenkomen (“go with the flow”). En zeker privé dingen als vakantie. Mijn vakantie plannen? Het is toch geen zakenreis! Gevolg: allerlei dingen bleven liggen, werden steeds uitgesteld, en tenslotte gebeurde er sowieso veel te weinig. En wat moest gebeuren werd uiteindelijk alsnog urgent. Heeft me een hoop onnodige stress opgeleverd, kan ik je zeggen!

Ga vanaf nu eens veel meer in die kleine stapjes denken. Stapjes op de weg naar het eindresultaat. Ook dan kun je dingen gewoon over je heen laten komen. Te vaak staren we ons blind op een voorgenomen doel. Terwijl die ene aanpassing het oorspronkelijke idee veel sterker maakt. Gelukkig heb je tevoren het nodige denkwerk verricht en dingen uit je hoofd, in een systeem gezet (link naar mijn gratis ebook dat je precies dat proces uitlegt). Juist dat denkwerk maakt je flexibel en stelt je in staat plannen zonder stress aan te passen. Wél go with the flow, níet zomaar wat doen.

KLAAR…??

Je hebt met deze kleine stap …een eerste belangrijke stap richting voltooiing van je droomproject gezet. Gefeliciteerd! Natuurlijk ben je er nog niet, daar is meer voor nodig. Is ook een ongoing proces. Graag help ik je om dit proces te versnellen. Toevallig heb ik er mijn specialiteit van gemaakt je grip op je planning te geven. Dit levert je minstens 2 dingen op: (1) je wordt een stuk productiever dus krijgt meer gedaan. En (2) veel meer overzicht in je werk, en daardoor rust in je hoofd. Neem eens contact op dan kijken we of en hoe ik jou kan helpen. Van harte welkom!

Ook van harte welkom ben je om hieronder je ultieme tip te delen: hoe zorg jij er nu voor dat je projecten WEL goed lopen?

bron afbeeldingen sunset procrastination meter vakantie

Op vakantie wil je ontspannen. Met planning heeft dat helemaal niets te maken. Trouwens, het duurt nog maanden voor je weggaat, dus er is toch geen haast. Of toch? Inderdaad: nu is voorbereiding nog niet dringend. Straks wel, over enkele maanden, omdat we dan nog steeds niet weten waar we heen willen. Herkenbaar? Hak je planning in stukjes. Kies uit die stukjes vervolgens iets dat meteen gedaan kan worden: besluit bijvoorbeeld met je reisgenoten waar je heen zult gaan. De overige acties volgen daar vanzelf uit.

Trein, auto of vliegtuig? Hotel, camping of B&B? Stad of platteland, bergen of strand? Eerst de locatie, dan volgt de rest vanzelf. Doe steeds iets kleins en overzichtelijks en je gaat veel relaxter op vakantie. Het lijkt tegenstrijdig vakantie als project te zien, en toch is het bijzonder slim. De vakantie zelf is ontspannen bezig zijn op de plek en de manier van jouw keuze. Voordat je zover bent heb je echter het nodige te doen: plannen, overleg, afspraken maken, op onderzoek uitgaan, een boeking doen. Het lijkt wel op werk …en dat is het ook. Splits het project “plan aankomende vakantie” daarom op in stukjes, net als op je werk. Je vakantie zelf wordt zeker weten een stuk meer ontspannen.

Zelf liet ik voorheen die vakantie ook zo lekker organisch over me heenkomen. Net als de klussen die in huis en tuin gedaan moesten worden. Al die leuke dingen die we wilden doen. En die minder leuke die gewoon gedaan moesten worden. Plannen was voor op het werk, thuis liet ik dat los. Met als gevolg dat er van alles bleef liggen. Wat weer tot onnodige stress leidde. Een fikse verspilling van energie! Zorg daarom dat ook je acties in de privé sfeer in een betrouwbaar extern systeem terecht komen (begin van serie die uitlegt hoe je dat voor elkaar krijgt).

KLAAR…??

Je hebt met deze kleine stap …een eerste belangrijke stap richting een fijne vakantie gezet. Gefeliciteerd! Natuurlijk ben je er nog niet, dat snap je ook wel. Behalve die vakantieplanning heb je nog meer projecten lopen. Veel meer. Graag help ik je om dit proces te versnellen. Toevallig heb ik er mijn specialiteit van gemaakt je grip op je planning te geven. Neem eens contact op dan kijken we of en hoe ik jou kan helpen. Van harte welkom.

—

Bron foto palmboom

Hoe plan jij je vakantie: organisch of gestructureerd? Laat het hieronder weten, je bijdrage wordt zeer gewaardeerd!

Het lijkt zo mooi, information at your fingertips. Toch is die bekende Engelstalige quote vaak een blessing in disguise.

Gelukkig zijn er allerlei hulpmiddelen om ons voor deze informatie-verzamel-woede te behoeden. Denk aan:

1. regels (zo genoemd in o.a. Outlook) of filters (o.a. GMail) in je mailbox die zorgen dat alleen echt belangrijke mails in je inbox terecht komen. Of door…
2. het volgen van de juiste mensen op Twitter of Facebook. Mensen die interessante links delen en schrijven over waar juist jij in geïnteresseerd bent. Mensen die jij hoog acht. De meeste mensen vinden het gewoon leuk allerlei informatie te delen. Jij kunt daar je voordeel mee doen. Mits je op jouw beurt teruggeeft, dat houdt de boel in balans. En als laatste voorbeeld…
3. je hoofd. Je brein filtert voortdurend de voor jou interessante informatie. Wat is belangrijk, wat is onzin. Stelregel daarbij is dat wat je vaker onder ogen krijgt beter onthouden wordt. Dat is vrijwel zeker ook de informatie die voor jou belangrijk is. De rest verdwijnt als vanzelf in de vergetelheid. Gelukkig maar.

JIJ MAG, NEE MOET KIEZEN

Hoe vaak verzamel je informatie zonder vooropgezet doel? We denken “Wie weet waar dat in de toekomst goed voor is”. Terwijl het van geen kant aansluit bij onze interessegebieden. Je besteedt veel tijd aan een archief dat uiteindelijk veel op het internet zelf gaat lijken. Wat het nut daarvan is? Ik zou het niet weten. Weten is trouwens 1, doen is 2: ook bij mij slaat af en toe de digitale verzamelwoede toe. Moet ik mezelf vermanend toespreken. Gelukkig lukt het door mijn doelen en dromen als vertrekpunt te nemen vaak snel weer op het juiste spoor te komen. Inderdaad, waarom mijn kostbare tijd verspillen?

Op je brein na kies je zelf welke hulpmiddelen jij inzet. Zonder gaat er niet iets ernstig mis ofzo. Je wordt niet gek vanwege teveel informatie. We lijken zelfs beschermd te worden tegen het nemen van de verkeerde beslissing door teveel informatie. Zomaar zonder plan informatie tot je nemen legt wel een onredelijk beslag op je tijd. En da’s erg jammer, want die tijd krijg je slechts 1 maal.

Hoeveel kost jij per uur? Met een gemiddeld uurtarief in Nederland van € 70 kost zo’n artikel van 5 minuten je al snel € 5,83. Dit artikel ook, maar dat gaat je véél opleveren ;-) Het mooie namelijk is dat je al je tot hier bent gekomen. Nu leg ik de bal dan ook bij jou.. Je hebt je tijdsinvestering al gedaan (gefeliciteerd!) en verdient die alleen terug wanneer je er echt mee aan de slag gaat. Gelukkig zijn we er bijna.

MAAK DUS JE KEUZES, WEES KRITISCH

Hoeveel tijd besteed jij dagelijks aan het zoeken en daarna opslaan naar informatie? Meer dan je misschien beseft. En hoe vaak raadpleeg je die informatie later nog? Minder dan je waarschijnlijk beseft. Zit hier een groot verschil, dan verspil je tijd. Dan ben je aan het hamsteren zonder doel. Omdat het kan. En omdat er blijkbaar geen opdrachtgevers achter je broek zitten om je op te jagen. Wees dus kritisch, verzamel alleen in je eigen vakgebied, en verzamel alleen als het echt nodig is.

Af en toe op informatie dieet is heel heilzaam! Niet per se stoppen met verzamelen, dat heeft wel degelijk nut. Doe dat wel alleen met informatie die aan jouw huidige projecten en doelen bijdraagt. De rest kun je meestal zo op Google of in je vakarchief opzoeken.

Je moet echt regelmatig op zoek naar informatie, voor je werk? Heel kort: stel inpiratieblokken in van 15 of 30 minuten. zet die eierwekker. En stop als de bel gaat.

—
bron foto hamster brein

Ben jij een echte hamster met volle wangzakken, of juist heel selectief? Deel jouw ultieme verzamel- en bespaartips hieronder in de comments

"It's not about timemanagement..."

Geweldige quote, zojuist gespot op Twitter. Jeffrey Gitomer? Nog nooit van gehoord eerlijk gezegd (blijkt een verkoopgoeroe te zijn). Zijn uitspraak is des te krachtiger. Tijd laat zich niet managen. Het kan tijd werkelijk niet schelen wat jij er mee doet, die verstrijkt gewoon. De enige die besluit welke invulling ze aan haar tijd geeft ben jij zelf!

Kijkend naar de Engelse quote zie ik “invest” versus “spend“, twee compleet verschillende en zelfs tegenstrijdige werelden:

• Invest – Wijs omgaan met je tijd is investeren in zaken die belangrijk voor je zijn. Carriére, geld, familie, kinderen, plezier in het leven hebben
• Spend… tja, dan denk ik aan verspillen. Aan je dagen uitzitten in een doelloze baan op een saai kantoor. Been there, done that. Niet doen! Voor wie wil zijn er genoeg mooie uitdagingen te ontdekken. Zolang je je niet gek laat maken door de crisis natuurlijk…

's Avonds uitgeput op de bank...?

Hoe ga jij met je tijd om? Werk je geforceerd en hard door om dat extra uurtje uit je dag te persen – om ‘s avonds helemaal afgedraaid op de bank te zitten? Of werk en leef je vanuit je doelen en waarden: bij alles wat je doet bepalen of het bijdraagt aan waar jij zelf naartoe wilt. Of het je energie geeft. En ik heb het natuurlijk niet over je lummeltijd – twitteren na gedane arbeid, een mooi boek lezen, (kort) TV kijken.

Een richlijn. Geeft iets geen energie dan draagt het niet bij aan je doelen. Doe dat dan alleen als je er echt niet onderuit komt. Omdat het moet: van belangrijke anderen, van je klant, van de Belastingdienst. Teveel van dat soort taken? Dan is het hoog tijd voor verandering van je werkzaamheden, of om meer uit te gaan besteden.

Misschien realiseerde je het niet, maar een methode als Getting Things Done (GTD) is bij uitstek geschikt om boven timemanagement uit te stijgen. Naast een systeem van slimme lijsten stelt GTD je in staat acties aan doelen, verantwoordelijkheden en je missie te koppelen. Zodat je precies ziet of je je tijd aan voor jou waardevolle zaken besteedt. Neem zeker even contact op als je meer wilt weten.  Graag vertel ik je hoe GTD ook jou op weg helpt. Welkom!

Welkom ook is jouw bijdrage hieronder. Wat zijn jouw tips en truuks om boven timemanagement uit te stijgen? Laat het weten zodat we allemaal kunnen profiteren van jouw mooie inzichten ;-)

—
Afbeelding moeie hond bron

Heb jij een TODO lijst die je dagelijks bekijkt? En kom je daar een beetje doorheen?

Het punt met zo’n lijst is dat de toekomst onvoorspelbaar is. Taken vervallen, we willen een andere aanpak volgen, er komt iets bij, gaat iets af. Toch blijf je je wanhopig aan je TODO’s vastklampen, het is tenslotte je enige leidraad in de waan van de dag. Geen idee waar ik het over heb: gefeliciteerd! Geloof me, ik kom ze veelvuldig tegen tijdens trainingen, overvolle lijsten waar je bijna eng van wordt.

Volgens mij – en vooral volgens David Allen ;-) – is het slimmer naar andere zaken te kijken om te bepalen wat je vandaag, wat je nu het beste kunt doen. Kortweg zijn dat:

1. Energie
2. Context of situatie
3. Tijd

1. ENERGIE

Voor welke taken heb je nu de energie om ze te doen? We zijn zo geïndoctrineerd gewend te werken van 9-5, en dan maar te doen wat er op ons pad komt. Terwijl ons dagritme daar meestal volkomen tegenin gaat! Het blijkt dat veel mensen in de avond op hun best zijn. Anderen juist weer in de (vroege) ochtend. Zorg dat je juist op die momenten de dingen doet die veel energie, inspanning, creativiteit en denkwerk kosten. Dan kun je op je mindere momenten “low-energy” taken uitvoeren. Nieuwe toner bestellen, facturen uitsturen. En wees eerlijk  je weet tevoren bijna altijd dat “bonnen 4e kwartaal invoeren” low-energy is en “nieuw artikel schrijven” of “design voor website klant XYZ maken” veel energie vergt. In een goed actiesysteem voer je dat gewoon in tegelijk met het toevoegen van deze taak. Daardoor kun je later eenvoudig een lijst oproepen van dergelijke taken.

2. TIJD

Gebruik maken van de beschikbare tijd is belangrijk om slim je taken uit te voeren. Stel dat je een half uur hebt, dan is het niet handig iets te doen dat waarschijnlijk een uur gaat kosten. Zonder nadenken over hoeveel tijd iets kost doe je waarschijnlijk dat waar je het meest zin in hebt. Om morgen dezelfde taak grotendeels nog een keer te moeten doen – je moest helaas halverwege stoppen om de trein te halen. Door tevoren een inschatting te maken, hoe ruw ook, kun je de beschikbare tijd slimmer gebruiken. En ik weet hoe lastig het is om een goede inschatting te maken van die tijd. Heeft me jaren gekost, en ik zit er nog steeds vaak naast. Nobody is perfect ;-)

3. CONTEXT

Waar ben je nu. Lees je dit artikel onderweg in de trein? Of ‘s avonds op je werkkamer? Die beide locaties zijn contexten of situaties die van nature een beperking met zich meebrengen. In de trein is het lastig de administratie doen. ‘s Avonds thuis wordt het lastig klanten na te bellen (andere tijdzones uitgezonderd). Wat is er daarom slimmer dan je acties te groeperen naar de context waar je in verkeert? In de context “Stad” kun je spullen kopen die alleen daar, en niet in de buurtsuper, verkrijgbaar zijn. De context “Telefoon” is bij uitstek geschikt voor alle telefoontjes die je nog te doen hebt. Zowel zakelijk als privé natuurlijk. En wat dacht je van contexten als “Partner”, “Klant A”, “Onderweg”. Zowel mensen als fysieke locaties zijn prima contexten. Creëer zoveel contexten als je wilt, zolang het voor jou maar werkt. Zit je bijna nooit in de auto, en wil je dan vooral op de weg letten, dan is “Auto” geen context voor jou.

Door dit gouden trio te laten bepalen wat mijn Eerstvolgende Actie is, kan ik bijna zonder start/einddatums werken. Dit geeft ontzettend veel rust: je bent niet steeds aan het heroverwegen of je iets vandaag zult doen of morgen. Je lijsten worden niet automatisch te lang. Loop door je actielijst heen en maak eenvoudig een Energie-Context-Tijd afweging wat je nu gaat doen.

Wanneer je dit nog nooit gedaan denk je nu dat je zo belangrijke dingen gaat missen. Dit blijkt in de praktijk ontzettend mee te vallen. De crux zit hem in het bijhouden van je systeem. Is je actelijst op orde, dan heb je zelf al keuzes gemaakt wat je binnenkort wilt doen. Het is alleen een kwestie van de juiste energie en context bereiken en dan gaan.

Hulp nodig bij het inrichten van een slim actiesysteem? Stappen zetten richting effectiever werken? Ik kan je daarmee helpen. Via (online) begeleiding kan ik je heel snel naar een lege inbox, grip op je agenda, en overzicht over je acties geven. Kijk rond op deze website voor meer informatie of neem direct contact op (zie hieronder voor de mogelijkheden.

—

En: wat is jouw manier om orde in de chaos te houden? Je bent van harte uitgenodigd je gouden tip hieronder met ons te delen.

Zet tijdens je werk je e-mail uit. Nee niet die notificatie van nieuwe mail, gewoon uit dat hele Outlook of Mail ding. Tijdens mijn trainingen vraag ik hier vaak na. Steevast heeft van de deelnemers tweederde of meer de hele dag het e-mail programma aanstaan. Jij ook? Je wordt dan voortdurend afgeleid van je echte werk. Feitelijk ben je dan verslaafd aan nieuwe prikkels, aan “nieuws”. Zo krijg je niks gedaan, of houd je hooguit jezelf voor de gek dat dat wel zo is. Uitzetten, zorg dat je een goede planning hebt en aan de slag met die Eerstvolgende Acties!

Bedenk een dag van tevoren wat morgen je Big Rocks zijn, dat wat nu jouw onverdeelde aandacht nodig heeft. Schrijf ze op, en begin je dag daarmee. Ja, nog voordat je mail gaat lezen en gaat Facebooken inderdaad. Beloon jezelf daarna met een welverdiende pauze. Breng die vooral Facebookend door zo je wilt.

Blijf niet de hele dag achter je bureau zitten. Informatiewerk is intensief. Een onderbreking hier en daar zorgt dat je de rest van de tijd wel productief bezig bent. Je hoeft niemand een rad voor ogen te draaien dat je het druk hebt. Toch?

Vul je dag niet tot de nok toe. Dit geldt zowel voor vergaderingen als TODO’s. Wanneer je teveel van jezelf verlangt raak je gefrustreerd. In de praktijk haal je je planning niet, en van teveel vergadertijd is ook nog nooit iemand wijzer geworden

Bedenk bij alles wat je doet: draagt dit bij aan wat ik later wil bereiken? Dat kan zijn: betere opdrachten krijgen, met fijnere klanten te maken hebben, meer leuke dingen met mijn kinderen doen. Het maakt niet uit wat je doelen zijn, dit is voor ieder anders. Wanneer wat je vandaag doet niet aan je doelen bijdraagt, ben je vandaag dus alleen brandjes aan het blussen. Reuze vermoeiend, toch.

Stop een uur of meer voor je wilt slapen met werken. Computer uit, iPad en smartphone aan de kant. TV(!) uit. Ga ontspannen, loop een stukje om – ook als je geen hond hebt. Lees een boek. Voldoende ontspannen nachtrust is ontzettend belangrijk om goed werk te kunnen leveren, en een gezellige metgezel te kunnen zijn. Bezuinig hier niet op!

Wanneer je een nieuw programma gaat gebruiken om effectiever te werken (bijvoorbeeld een digitaal actiesysteem): prima. Zorg wel dat je deze goed leert kennen. Anders ben je als de hobbyist met een hamer die denkt dat alles een spijker is.

WIE IS ARJAN?

Arjan geeft als productiviteitsexpert training en begeleiding aan drukbezette zelfstandigen en professionals in zelfstandige functies. In korte tijd kan ook jij effectiever gaan werken. Stel je voor dat je mailbox wél altijd leeg is, je precies weet wat je wilt en moet doen. En je daardoor rust in je hoofd op de koop toe krijgt. Eindelijk… Meer weten? Kijk hoe Arjan jou kan helpen.