Arkistoyhdistyksen perinteisen marraskuun seminaarin aiheena oli tänä vuonna muistitieto. Mielenkiintoisia esitelmiä, mutta kuulijoita ehkä vähemmän kuin jonain muina vuosina. Yksi syy voi olla se, ettei meillä mielletä organisaatioiden arkistonhoitajien tehtäväksi dokumentoida tapahtumia keräämällä muistitietoa, kuten joissain muissa maissa.

Vuoden arkistoteko myönnettiin Berndt von Frenckellille (kuvassa vas.) ja Päivi Hovi-Wasastjernalle (äär. oik.) Frenckellin kirjapainon arkiston pelastamisesta ja luovuttamisesta Elinkeinoelämän keskusarkistoon. Kunniamaininnan sai arkiston eläkkeelle jäänyt johtaja Matti Lakio elämäntyöstään. Lämpimät onnittelut kaikille!

Kanavassa (6/2009) Kimmo Rentola kirjoittaa:

“Monista keskeisistä asioista suojelupoliisin arkistossa näkyy vain vähän riitettä. – - Papereiden puute ei merkitse sitä, etteikö suojelupoliisissa olisi oltu asioista selvillä ja jopa kirjattu niitä. Kaikki paperit eivät vain koskaan päätyneet arkistoon, mitä vastavakoilun pitkäaikainen päällikkö Arvi Koli valitti viraston käyttöön laatimissaan muistelmissa. Eläkkeelle lähtiessä omaa operatiivista jäämistöä oli tapana hävittää. Parhaat jäämistöt arkistoon on saatu niiltä, jotka eivät ehtineet putsata työpöytäänsä ja kaappejaan, vaan kuolivat äkillisesti työnsä ääreen, kuten Alpo Neuvonen 1986.”

Aikaisemmin virkamiehet toimivat viranomaisen asiakirjojen kanssa miten lystäsivät, toivottavasti eivät enää. Kaarlo Wirilander kertoo matrikkelissaan, että 1800-luvun armeijan papereita tuhosivat ennen kaikkea sotilaat itse:

“Militäärinen arkistopieteetin vajavaisuus runteli sangen tuhoavasti ja täysin umpimähkäisesti [asiakirja]sarjoja – - Tämä autonomian ajan asiakirjamakulointi perustui yhä jatkuneeseen vanhaan katsomustapaan – - että virkapaperit olivat kuten virat ja virkatulotkin virkamiesten henkilökohtaista yksityisomaisuutta. Paperilla oli jo vanhastaan ollut kovaa kysyntää ampumatarvikepajoissa, joten kannatti siis hyvinkin kaupata patruunaverstaaseen ‘kansallisen sotaväen’ historiaa.”

Tutkijalle koko organisaation nopea loppu voi olla eduksi. Erään historian professorin mukaan paras arkisto jää, jos organisaatio katoaa niin vikkelään ettei se ehdi papereitaan hävittää ja seuraajakin on niihin vailla mielenkiintoa.

Tällainen on Suomessa Kenraalikuvernöörinkanslian arkisto. 15. maaliskuuta 1917 kenraalikuvernööri Seyn lähetti Pietariin viestin, jossa hän kertoi kaiken olevan maassa rauhallista. Seuraavana päivänä hänet saatettiin itse vangittuna Pietarin junaan vartijan huutaessa “guljai sabak” (kävele, koira!). Arkisto unohtui Kansallisarkiston holviin, koska tsaarinvalta oli ollutta ja mennyttä. Se ei edes kärsinyt vallanvaihdossa mitenkään, vaikka muuten venäläisiä asiakirjoja kärrättiin paperitehtaisiin ja ajettiin maakuoppiin.

Samassa Kanavan numerossa on toinenkin arkistoja sivuava kirjoitus. Timo Vihavainen kirjoittaa, että kulttuurin jatkuva kehitys edellyttää “jokaiselta sukupolvelta ensin vanhan kulttuuriperinnön omaksumista,  mikä tapahtuu vain elämän mittaisella työllä”. Historian osalta edellytykset tälle ovat heikkenemässä, kun venäjää ja ruotsia ei enää osata.

Pomo tulee ovellesi ja sanoo pirun olevan irti. Ulkopuoliset ovat pääsemässä hajulle asioista, joiden ei tulisi olla olemassa. Sinun on heti hävitettävä asiakirjat, muuten asiasta koituu pomolle ja organisaatiolle paljon harmia. — Mitä teet?

Ongelma on eettinen, jos lainsäädäntö ei estä asiakirjojen hävittämistä. Asiakirjahallinnan ammattilaisella on tässä tilanteessa suuri rooli. Hänen tehtävänsä on edistää sitä, että asiakirjoja voidaan käyttää vastuiden ja toiminnan todentamiseen. Voidaan väittää, että asiakirja-ammattilainen on samassa asemassa kuin tilintarkastaja, oikeusistuin tai oikeusasiamies. Osallistuminen asiakirjojen hävittämiseen tällä tavoin olisi siis ehdottomasti väärin.

Eettisesti oikea toiminta ei kuitenkaan ole aina helpoin tie. Chris Hurley kirjoittaa teoksessa “Archives – Recordkeeping in Society”, että asiakirja-ammattilaisen tuskin voi odottaa asettuvan poikkiteloin oman yhteiskunnallisen, poliittisen, sosiaalisen ja organisatorisen ympäristönsä kanssa, jos ei ole tuotu julki ammatillisia periaatteita, joihin hän voi vedota.

Oikein toimiminen vaatii huomattavaa moraalista rohkeutta, jos vaakalaudalla ovat työura, toimeentulo ja sosiaaliset suhteet. Siksi kyse ei pitäisi ollakaan yksilön hullunrohkeudesta järjestelmää vastaan, vaan niin vahvoista yhteisesti sovituista pelisäännöistä, että ne ylittävät yksittäisen tapauksen rajat. Toisin sanoen esimerkkitilanteessa pomolle voi sanoa ”ei”, jos on yleisesti tiedossa, että alan ammattilainen ei suostuessaan toimisi eettisesti, ja lisäksi ammattikunta on edustajansa tukena konfliktitilanteessa.

Onko meillä Suomessa ammattikuntana tällaista eettistä selkänojaa? En ole siitä varma.  Arkistopäivillä v. 2006 julkistettiin arkisto- ja asiakirjahallinnon eettiset ohjeet, mutta ne lienevät saatavilla vain arkistolaitoksen julkaisemassa oppikirjassa ja siksi aika vaikeasti löydettävissä. En ole myöskään huomannut, että etiikasta puhuttaisiin. Suomalaiset ammattilaiset eivät varmaan hyväksy epäeettistä toimintaa sen enempää kuin muutkaan, mutta ammattiin ei ilmeisesti heidän mielestään sisälly erityistä eettistä aspektia.

Sen sijaan meillä kyllä puhutaan lakien noudattamisesta. Kuten jokainen tietää, mikä on lainmukaista, ei aina ole moraalisesti oikein. On myös ammatillisesti arveluttavaa korostaa pelkästään lakia ja unohtaa moraali. Professiota ei ole olemassa ilman etiikkaa. Lakimiestä ei arvosteta siksi, että hän tuntee pykälät: häntä arvostetaan, koska hän käyttää tietojaan palvellakseen yhteistä hyvää; oikeuden toteutumista.

Asiakirjahallinnon ammattilaisenkin täytyy tuntea oman alueensa lainsäädäntö erittäin hyvin, mutta ilman eettistä aspektia se näyttää mekaaniselta soveltamiselta. Sille, mikä nähdään asiakirjahallinnan päämääräksi, voidaan antaa erilaisia muotoiluja: demokraattisen valvonnan toteutuminen, oikeuksien turvaaminen, vapaa tiedonkulku, tutkimuksen edistäminen, kulttuuriperinnän vaaliminen, yhteisön muistin rakentuminen, yksilön identiteetti jne.  Näistä yksi tai useampi voidaan valita asiakirjahallinnan edistämäksi yhteiseksi hyväksi, mutta tärkeintä on, olemmeko me ammattikuntana tavoitteisiin sitoutuneita, ja jos olemme, miten tuomme sitoutumisen esille.

Luulen, että monet alalla eivät ymmärrä eettisten sääntöjen merkitystä. Säännöillä luodaan yksimielisyyttä oikeista toimintatavoista. Ei ole itsestään selvää, että meillä on sama käsitys siitä, mikä on oikea toimintatapa. Erilaisia näkemyksiä siitä voi olla olemassa. Ehkä esimerkkitilanteessa pitäisikin asettaa organisaation etu etusijalle? Eettiset säännöt auttavat ratkaisemaan tällaisia ongelmia.

Samalla säännöt ovat myös julistus ulkopuoliselle maailmalle; ne kertovat, mitä asiakirjahallinnan ammattilaisilta voi odottaa, mihin ammattikunta pyrkii. Ne muodostavat sopimuksen ammattikunnan ja yhteiskunnan välillä. Yksittäisen ammattilaisen toiminnalle ne ovat selkänoja ja lupaus tuesta.

Ammattietiikan kehittyminen on tärkeä osa profession rakentumista. Asiakirjahallinnan ammattilaiset kaipaavat suurempaa yhteiskunnallista arvostusta. Sitä voi saada, jos yhteiskunta voi luottaa siihen, että ammattikunnalla on korkeatasoista osaamista, jota se käyttää yhteiseksi hyväksi. Ensimmäinen askel tällä tiellä on se, että itse nähdään rooli sen mukaisena, korostetaan sitä ja toimitaan vastaavasti.

Vaihtoehtona on se, ettei tehdä mitään.  Muualta on ikäviä esimerkkejä asiakirjoihin liittyvistä skandaaleista. Lähes kymmenen vuotta sitten eräs sveitsiläispankki jäi kiinni sellaisten asiakirjojen tuhoamisesta, jotka liittyivät juutalaisten sota-aikana pankkiin tallettamaan omaisuuteen. Asiakirjahallinnan kannalta oli erityisen kiusallista, että asian teki julkiseksi yövartija, ei arkistonhoitaja.

Australiasta on lisää esimerkkejä siitä, miten käy, kun etiikkaan ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Takavuosina siellä oli parikin asiakirjaskandaalia. Toisessa hävitettiin poliittisesti kiusallisia asiakirjoja — arkistonhoitajan suostumuksella. Asiakirjat olisivat ilmeisesti paljastaneet valtion huostaanottamiin lapsiin kohdistuneita väärinkäytöksiä. Arkistonhoitaja nähtävästi toimi väärin, mutta ammattiyhteisö otti asiaa kantaa asiaan vasta pitkän ajan kuluttua, silloinkin vastentahtoisesti ja epäyhtenäisenä. Tämä tuskin loi ulospäin kuvaa ammattikunnasta, jolla on selkeät eettiset pelisäännöt ja halu valvoa niiden noudattamista.

Chris Hurley oli itse osapuolena toisessa tapauksessa, jossa hänet vaiennettiin viranomaisten hävitettäessä luvatta asiakirjoja. Hurleyn mukaan molemmat ovat esimerkkejä ammattiyhteisön epäonnistumisesta. Molemmissa ammattiyhteisö petti heti alkuun ammattilaiset, kun se ei ollut määritellyt hyväksyttävää toimintatapaa. Hurley on huolissaan paitsi sääntöjen puutteesta, myös puuttuvista valvontamekanismeista.

Olematta liian pessimistinen voi ennustaa, että meilläkin tulee vielä ilmi skandaaleja, jossa asiakirjoja on hävitetty epäeettisin perustein. Jos tällöin ammattilaiset ovat olleet hiljaa, tai peräti osallistuneet prosessiin, olemme aliarvostuksemme ansainneet.

(Julk. Faili 3/2009, s. 18–19)

Meillä ei taideta hirveästi välittää siitä, mitä käyttäjät — tarkoitettiinpa sillä organisaatioita tai yksittäisiä työntekijöitä — oikein asiakirjoilta ja asiakirjajärjestelmiltä haluavat. Ainakin ns. käyttäjänäkökulmaa korostetaan vähän.

Muualla asia on toisin. Olen eroa miettinyt ja ehkä siitä jotain ymmärtänytkin. Asiakirjahallinnan toimintamekanismit näyttävät olevan anglosaksisissa maissa sellaisia, ettei mikään onnistu, jolleivat tavalliset käyttäjät ymmärrä ja hyväksy esim. asiakirjojen luokitusjärjestelmää. Meillä tilanne on osin toinen. Asiakirjahallinnon ammattilaiset (kuten kirjaajat) ovat tiukemmin satulassa. Muiden osana on tulla viedyksi ja vikistä. Silti minusta meilläkin pitäisi enemmän kiinnittää huomiota siihen, miltä asiat näyttävät maallikosta, jolle asiakirjahallinto ei ole leipälaji ja joka vain haluaa saada työnsä tehdyksi.

Tämä on taas tullut mieleen kuntien AMSien yhteydessä. Alkusyksystä pyysimme kunnista arkistonmuodostussuunnitelmia tutkimuskäyttöön. Aika monesta saimmekin ainakin jotain materiaalia  (kiitos vastanneille!). Aineiston perusteella on vaikea sanoa, mikä on AMSien alkuperäinen käytettävyys —  kyse voi olla tulosteesta käyttäjäystävällisyydestään huippuluokkaa olevasta järjestelmästä — mutta pelkäänpä, että usein AMS on organisaatiossakin juuri sitä, mitä se on meille toimitettuna: paksu, hankalasti käytettävä puntta paperia, suunnaton Word-teksti tai joukko Excel-taulukoita, täynnä omituisia lyhenteitä.

Periaatteessa AMSin kuitenkin tulisi olla jokaisen organisaatiossa toimivan työkalu, josta tämä voi todeta, miten hänen tulee asiakirjojen kanssa toimia. AMSin jopa kuvitellaan olevan esim. uusien työntekijöiden perehdyttämisväline.

Olisi mielenkiintoista tietää, kuinka paljon tällä visiolla on tekemistä todellisuuden kanssa. Kunnista tulleet kommentit viittaavat siihen, että kovin vähän: todellisuudessa AMSia käyttää vain arkistonhoitaja. Jos tämä pitää paikkansa, voi kysyä, miten hyvin AMSilla silloin päästään niihin päämääriin, jotka sille on asetettu. Tässä on tutkimuksen paikka. Toinen tutkimuksen paikka olisi tutkia AMSien käytettävyyttä ja sitä miten sitä voitaisiin parantaa.

Jälleen huomaa, että elämme jaetussa todellisuudessa. Tällä en tarkoita tässä jakajille yhteistä todellisuutta vaan sellaista, jossa toinen puolisko ei edes tiedä toisen olevan olemassa.

Toisessa puoliskossa asiakirjat ovat organisaation ja yhteiskunnan tärkeä voimavara. Kaikki tehtävien hoidossa syntyvä ja käytetty informaatio on “asiakirjallista”.

Toisesta puoliskosta on peräisin teos, jossa tarkastellaan strategista tietohallintoa eri näkökulmista 600 sivun verran kahdenkymmenen oppineen kirjoittajan voimin.  Kirja on arvostettu ja käytössä tenttikirjanakin. Hakemistossa ei kuitenkaan ole termiä archives. Records mainitaan kerran ja — arvasitte oikein — kyse on äänilevyteollisuudesta.

Palaan vielä edellisen merkinnän aiheeseen: ehkä kyse on sittenkin suuren maan ongelmista. Toista suurta maata edustava kirjoittaja (amerikkalainen) nimittäin toteaa, että “tutkijat pitävät alkuperäislähteiden löytämistä yhtenä tutkimuksen haastavimmista vaiheista”. Kirjoitus on vuodelta 2002, joten se on internetin aikakaudelta, ei kovin vanha.Itse parikymmentä vuotta alalla työskennelleenä en ole koskaan tullut ajatelleeksi, että asiakirjojen löytäminen olisi Suomessa näin vaikeaa. Mutta onko niin täälläkin? Tutkimusten mukaan arkistoammattilaiset yleensä yliarvioivat käyttäjien osaamista. Käyttäjän kohtaaminen arkistojen ja arkistoammattilaisten kanssa ei ole niin tuskaton kuin ammattilaiset ehkä luulevat.

Venäjänkielen taitoiset voivat käydä katsomassa Venäjän arkistot -sivuston vieraskirjaa. En tiedä, mikä suuressa maassa mättää – tai ehkä ei mätä mitään: arkistoja on kenties vain paljon ja ihmiset ovat tietämättömiä. Joka tapauksessa minusta on jotenkin järkyttävää nähdä vieraskirjaan kirjoitetut vetoomukset. “Auttakaa, etsin äitini sukulaisia”, “auttakaa, etsin palkkatietoja”, “etsin isoisäni hautapaikkaa”, “etsin listaa leirillä 339 kuolleista”, “pyydän lähettämään tiedot eläkettä varten”, jne. Tällaista se on, kun yhteiskunnan muisti ei toimi.

Tänään vietettiin laitoksen uuden tutkimuskeskuksen avajaisia ja paljastettiin samalla tutkimuskeskuksen nimi: TRIM – Tampere Research Center for Information and Media. Tutkimuskeskuksen alku tuskin voisi olla parempi: Akatemialta ja Tekesiltä on saatu rahoitusta 1,2 miljoonaa euroa. Haussa ei ollut mukana asiakirjahallinnan projekteja.

Rehtori Kaija Holli kehui puheessaan käynnin uudella laitoksella olleen positiivinen kokemus. Itselläni on myös kaikesta hyvä kutku,vaikka ollaan vasta alussa. Entisen hypermedialaboratorion kulttuuri ja toimintatavat ovat sopivan epäsopivia entisen informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa. Hyperissä on esimerkiksi tehty enemmän soveltavaa tutkimusta. Kun kyseessä on aito synergiaetujen etsintä pelkän hallinnon yhdistämisen sijasta, tulos ei ole veret seisauttava; se päinvastoin panee ne paremmin kiertämään.

Opiskelijoita on huolettanut, miten käy kirjastoalan ammatillisten opintojen, kun myös interaktiivinen media integroidaan samaan laitokseen. Murhe on tietääkseni aiheeton. Kun tutkimusryhmät on nyt muotoiltu uudelleen, asiakirjahallinta sisältyy RIMEen (Research Group on Information and Media Practices). Sen kuvauksesta puuttuvat lähes kokonaan ammattitermit (vain “asiakirjahallinto” mainitaan ohimennen viitattaessa aikaisempaan tutkimusryhmään), mutten ole tuntenut tästä hetkeäkään huolta. Koska asiakirjoihin ja niiden hallintaan liittyvät ominaispiirteet eivät ole sanahelinää, ne eivät katoa, jos kysymykset muotoillaan toisella tavalla. Sanavalinnat ovat tietoisia, koska ne auttavat näkemään yhteyksiä, ei vain eroja.

Kuvassa ollaan nauttimassa tarjoilua uuden tutkimuskeskuksen tiloissa Pinni A:n 5. kerroksessa, siis kerros informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen yläpuolella.

Luen tutkielmaa, jossa kirjoittaja toteaa asiakirjan käsitteen olevan arvolatautunut: asiakirjan ja asiakirjallisen tiedon määritelmät asettavat vaatimuksia niin asiakirjojen hallinnalle kuin koko asiakirjallisuuden käsitteen käytölle.  Sitä vastoin dokumenttienhallinnan viitekehys tarjoaa ikään kuin neutraalimman näkökulman arkisto- ja asiakirjahallinnolle keskeisiin ilmiöihin. Erilaisten informaatiosisällön kantajien (dokumenttien) hallintaa voidaan tarkastella ilman asiakirjahallinnolle tyypillistä käsitteistöä ja välineistöä, varsinkin kun ne tässä tapauksessa ovat käytännölle jossain määrin vieraita. Kirjoittaja myös huomauttaa, että asiakirjallisen statuksen puuttuminen ei tee dokumentista asiakirjaa vähäarvoisempaa organisaation toiminnalle.

Hän on aivan oikeassa. Tässä on minusta ongelma. Asiakirjahallinnan fokus on autenttisissa, eheissä ja luotettavissa asiakirjoissa, mutta organisaatioille tärkeä informaatio voi olla jotain arkipäiväisempää. Se löytyy dokumentinhallinnasta, sisällönhallintajärjestelmistä, kovalevyiltä, intranetista ja sähköposteista. Mitä sanottavaa asiakirjahallinnolla on näistä? Mikä on asiakirjahallinnon merkitys, jos sillä ei ole ihmisten päivittäiseen tiedonhallintaan ratkaisuja?

Tuntuu siltä, että organisaatioissa vietetään arki dokumentinhallintajärjestelmien yms. parissa, mutta silloin tällöin vedetään pyhävaatteet niskaan ja mennään tekemään ns. virallinen asiakirja. Kuten pynttäytyminen usein, tämä ei kaikkia viehätä ja tuntuu turhalta ja vaivalloiselta.

Ennen tällaista eroa ei ollut. Paperi oli asiakirja ilman sen kummempia mutinoita. Jos joku vain vaivautui riipustamaan jotain paperille, asiakirja syntyi “orgaanisesti toiminnassa” (kuten klassisten arkistoteoreetikkojen teesi kuului).  Nyt sitä varten pitää usein käyttää erityistä järjestelmää. Jotenkin pitäisi päästä lähemmäksi tätä aikaa, jolloin ihmiset vain toimivat ja asiakirjoja syntyi.

– Mikä se Kansallisarkisto on?

– Siellä on paljon kansakunnan papereita.

– Onko niissä papereissa totuus?

– Ainakin niissä on paljon komeita leimoja.

– Miksi niitä sitten tutkitaan, jos niissä ei ole totuutta?

– Kansallisarkiston ulkopuolella ei ole edes papereita.

(Jari Tervo: Ohrana)