Waarom doen we eigenlijk mee?

Te vaak wordt die vraag overgeslagen. Terwijl het een cruciale is.

Meedoen aanbesteding ja of nee? Het is een strategische keuze

Niet meedoen voelt soms als geen optie. Je organisatie is stevig verbonden met het werkgebied, de mensen, de keten. Maar een aanbesteding is geen loyaliteitsverklaring. Het is een nieuwe opdracht, met nieuwe voorwaarden.

Wie zonder goede analyse inschrijft, neemt risico’s: verlieslatende tarieven, knelpunten in de uitvoering, of simpelweg geen gunning.

Analyse aanbesteding = slim voorbereiden

Een scherpe analyse van de aanbesteding laat zien:

• Wat de gemeente écht vraagt
• Of de opdracht past bij je visie, praktijk en kostprijs
• Of samenwerking nodig is
• En of je überhaupt kunt en wilt winnen

Een slimme vraag in de nota van inlichtingen kan meer opleveren dan een hele pitch.

Strategisch inschrijven aanbesteding = regie pakken

Stel jezelf en je team deze vragen:

• Passen de eisen bij wie wij zijn?
• Zijn de tarieven realistisch?
• Wat vraagt dit van onze organisatie, mensen en partners?
• Kunnen we het waarmaken – zonder onszelf tekort te doen?

En durf te concluderen: we doen mee – of juist niet.

Niet meedoen kan de beste beslissing zijn.
Het is geen opgave, maar een teken van kracht.

Meer weten over analyse en strategie bij een aanbesteding zorg en welzijn?

Volg het 3-daagse trainingsprogramma Zorg en Welzijn of neem contact op met Astrid Buis.

Meedoen aan een aanbesteding zorg en welzijn? Begin met kiezen op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Wanneer we spreken over de gunfactor in het sociaal domein of de zorgverkoop, horen we geregeld: “Het gaat toch om het op te leveren document en ons akkoord op de bijkomende voorwaarden?”

Natuurlijk is het belangrijk om een goede weergave van de (innovatieve) diensten te geven, tijdig de juiste documenten aan te leveren en akkoord te geven op de bijkomende voorwaarden.

Ook de gunfactor speelt altijd (on)bewust een rol.

Zijn jullie bekend bij de gemeente, het zorgkantoor of de zorgverzekeraar? Zo ja, welk beeld is er over de zorg en diensten die worden geleverd. Het imago van de organisatie bij de (toekomstige) opdrachtgever is altijd van belang bij de beoordeling. Weet de opdrachtgever eigenlijk wel wie jullie echt zijn en wat jullie doen?

Zeven tips voor het verhogen van de gunfactor bij aanbestedingen in het sociaal domein en de zorgverkoop:

1. Lever kwaliteit en geef inzicht in de resultaten. Dit is niet alleen belangrijk voor het verwerven van een opdracht, maar ook voor de kwaliteitsbeleving van de cliënt en medewerkers. Sta eens stil bij de resultaten van de diensten die jullie leveren. Want hoe mooi is het bijvoorbeeld als een klant nieuwe mensen leert kennen, weer naar buiten gaat en met minder zorg langer thuis blijft wonen. Deel de resultaten en successen!;
2. Passie voor zorg en welzijn is zeker niet stoffig. Wees er trots op en laat je enthousiasme zien;
3. Luister en wees nieuwsgierig. Waar zitten de uitdagingen van de gemeente, het zorgkantoor of de zorgverzekeraar. Weet wat er speelt. Lees en luister wat de ‘echte’ vraag is, maak contact en speel in op de uitdagingen die er spelen;
4. Blijf trouw aan jezelf. Soms past een bepaalde vraag of opdracht niet bij jullie organisatie. Maak duidelijk waarom jullie deze keer niet meedoen, dat geeft bij een volgende aanbesteding vertrouwen als je wel mee doet om de opdracht te verkrijgen;
5. Waardeer je opdrachtgevers in hun aandeel en inzet om de zorg en/of welzijn daadwerkelijk voor elkaar te krijgen; 
6. Geef inzicht en wees transparant over jullie kostprijzen. Maak duidelijk waar jouw prijs op gebaseerd is;
7. Zeker in de gemeentelijke aanbestedingen wordt steeds vaker gevraagd, waarom bent u de beste? Spreek nooit slecht over de concurrentie, maar formuleer de eigen kwaliteit en kracht bondig en duidelijk.

Wel: Wij komen op de afgesproken tijd en hanteren een bandbreedte van 10 minuten voor het afgesproken tijdstip.

Niet: Onze concurrenten komen niet op tijd en geven alleen aan welk dagdeel zij komen.

Meer leren over Wmo en jeugdwet aanbestedingen? Kom naar de training. Klik voor meer informatie.

Voor advies omtrent aanbestedingen of subsidieaanvragen, neem contact op met Priscilla van der Poel.

7 tips voor het verhogen van de gunfactor bij aanbestedingen op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

*AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze wet is sinds 25 mei 2018 van kracht.

Het antwoord is heel duidelijk:

‘De AVG gaat altijd voor op de bepalingen de overeenkomst, ook als deze overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend door jullie bestuurder.’

Het beschermen van de persoonsgegevens conform de wettelijke bepalingen uit de AVG gaat boven de bepalingen in het contract.
Dit is ook van toepassing bij een (materiële) controle. Het nakomen van de verplichtingen uit de AVG zijn zwaarwegender dan de eisen van de financier/ opdrachtgever. Een contractuele verplichting tot medewerking aan een controle gaat dus niet boven jullie verplichtingen tot geheimhouding op grond van de AVG. 

Meningsverschillen

Indien er meningsverschillen zijn, dan kunnen deze uiteindelijk voorgelegd worden aan de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens. Zover hoeft het meestal niet te komen.
Deskundig advies vragen en een overleg op basis van argumenten is afdoende.

De AVG is ook van toepassing voor het aanleveren van persoonsgegevens bij de aanbestedingsprocedures van de gemeenten en/of de zorgverkoop.

Heb jij vragen of iets ‘mag’?

Neem gerust contact op!

Neem contact via info@buisadvies.nl of bel direct met Astrid Buis 06-51603085

Meer lezen overlezen de AVG: lees hier verder op Wikipedia

Wat weegt zwaarder de AVG of de overeenkomst? op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

DOEN! Basistraining Aanbesteden: KLIK HIER!

Aanbesteden in het Sociaal Domein en Zorgverkoop beladen begrippen.

Zorgverkoop en aanbesteden in het sociaal domein, we kunnen er (nog) niet omheen. In de zorg is ‘verkopen’ een beladen woord. Waar per persoon en organisatie heel verschillende beelden bij zijn ontwikkeld. Ook op de titel van dit blog komen straks heel verschillende reacties van tegenzin over verkopen in zorg en welzijn tot aan enthousiasme over de kansen. En een open deur, beiden zijn waar.

Hoe en vanuit welk perspectief je het ook bekijkt: realisering van mooie plannen in het sociaal domein en de zorg vraagt om overtuigingskracht. De (toekomstige) opdrachtgever moet waarde gaan en blijven hechten aan de plannen die jullie willen verwezenlijken..

Deze keer drie tips voor de ordening en vormgeving van een voorstel in de aanbesteding.

Vooraf aan de tips. Leef je in! Wie zitten er in de beoordelingscommissie? En hoeveel inschrijvingen moeten zij wel niet lezen, beoordelen, bespreken en vergelijken. Maak het deze commissie gewoon zo makkelijk mogelijk.

Drie tips Zorgverkoop en verkoop Sociaal Domein:

• Worden er punten toegekend per onderdeel? Zorg er dan voor dat alle informatie voor het betreffende onderdeel bij elkaar staat. Niets is zo vervelend voor een beoordelaar als steeds zoeken en verzamelen op de verschillende pagina’s van de inschrijving. Punten toekennen wordt zo onnodig complex gemaakt. Laat je dus niet verleiden door je enthousiasme om het verhaal in de eigen volgorde aan te houden. Volg het stramien van de aanbestedende dienst.
• Gebruik paginanummers in het voorstel. Wanneer de beoordelingscommissie overleg heeft en men niet makkelijk kan verwijzen naar teksten en pagina’s in jullie voorstel, ontstaat er irritatie en dit gaat ten koste van de gunfactor.
• Is er sprake van een invulformulier. Zorg dat jullie tekst en die van de aanbestedende dienst duidelijk te onderscheiden is. Bijvoorbeeld: maak je eigen tekst cursief of geef deze een andere (goed kopieerbare) kleur.

Wil jij meer weten en leren over het maken van een aanbesteding of een voorstel?

Doe mee aan de Basistraining aanbesteden. KLIK HIER

Of neem dan contact met mij op over de mogelijkheden: Astrid.Buis@buisadvies.nl, 06-516 030 85.

Aanbesteden in het sociaal domein en Zorgverkoop: 3 Tips op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Veel gemeenten en zorgaanbieders vragen bij ons om uitleg en training. De komende tijd publiceren wij meerdere blogs over BVP of prestatie-inkoop. Dus geef je op voor onze nieuwsbrief dan mis je niks. http://www.buisadvies.nl

Bij Best Value Procurement of Prestatie-inkoop komt het er op neer dat de opdrachtgever zoveel mogelijk toegevoegde waarde wil inkopen voor het beschikbare budget. De inschrijvers krijgen veel mogelijkheden voor eigen inbreng en eigen aanpak.

Kort gezegd:

Meer ruimte voor eigen oplossingen van de inschrijver, doordat gemeenten minder vooraf vastleggen in het aanbestedingsdocument.

Hierdoor krijgen inschrijvers kansen om op kwaliteit en innovatie de aanbesteding gegund te krijgen. Want bij Prestatie-inkoop is er veel ruimte om op kwaliteit het verschil te maken.

Met Best Value Procurement of Prestatie-inkoop ontstaat een verschuiving. Van ‘controleren en beheersen’ naar ‘eerste initiatief en leiding bij de opdrachtnemer’. Want de opdrachtgever faciliteert en de opdrachtnemer neemt het initiatief en het voortouw.

In deze procedure staan centraal

• de expertise van de opdrachtnemer;
• het transparant maken van de behaalde resultaten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Aantoonbare resultaten steeds belangrijker

Dit betekent wel dat een opdrachtgever moet ‘durven’ loslaten, zodat de opdrachtnemer kan gaan waarmaken wat er beloofd is. Aantoonbare resultaten en KPI’s zijn hierin belangrijk.

De beste inschrijver heeft veel kennis van de opdracht. Benut kansen en kent de risico’s. In het plan van aanpak geeft hij aan hoe hij de doelen en resultaten haalt.

Veel gemeenten kopen nu al in met vormen van prestatie-inkoop en/of passen elementen toe. Nog veel meer gemeenten hebben plannen hiertoe. Dit past in de trend dat gemeenten, sturen op de transformatie van het Sociaal Domein. Zodat maatwerkaanbieders in de Jeugdwet en de Wmo de mogelijkheden van de Sociale Basis verder gaan uitbouwen en benutten.

Volgende keer:

Hoe werkt Prestatie-inkoop. Deel 2.

Willen jullie meer weten over de inschrijving (organiseren)? Neem contact met ons op voor meer informatie.

© Gebaseerd op input vanuit www.pianoo.nl

Prestatie-inkoop of Best Value Procurement. Deel 1 op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Voor het gezamenlijk inschrijven op aanbesteding zijn verschillende mogelijkheden. Soms zijn het de geschiktheidseisen van de aanbestedende dienst waardoor jouw organisatie niet alleen aan de voorwaarden kan voldoen. Zodoende is een partnerschap noodzakelijk. Een andere keer is de samenwerking jullie eigen wens. Bijvoorbeeld omdat de inschrijving er door de samenwerking beter van wordt. Waardoor je meer kans maakt op de gunning.

Wanneer doe je een beroep op de draagkracht van een onderneming?

Naar aanleiding van het UEA formulier zijn er veel vragen over de technische draagkracht. Wat is dat? Als jouw organisatie niet zelfstandig aan de geschiktheidseisen van de aanbestedende dienst kan voldoen, dan doe je (mogelijk) een beroep op een andere organisatie.

Vaak gaat dit over de geschiktheidseisen:

• financiële en economische draagkracht;
• technische bekwaamheid;
• beroepsbekwaamheid.

Welke mogelijkheden zijn er:

• Zelfstandig inschrijven als hoofdaannemer al dan niet met onderaannemer(s). Maar zonder dat je een beroep doet op technische draagkracht;
• Zelfstandig inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s) waarbij je een  een beroep doet op technische draagkracht. Als de hoofdaannemer een beroep doet op de draagkracht van een onderaannemer, dan voldoet hij daarmee hij alsnog aan de geschiktheidseisen.
• Je vormt een combinatie. En schrijft gezamenlijk als hoofdaannemer in. Doorgaans zijn de hoofdaannemers allen hoofdelijk aansprakelijk voor het totaal van de opdracht. Een van de partijen is penvoerder naar de aanbestedende dienst en daarmee contactpersoon voor de opdracht. Het penvoerderschap zegt niets over de hiërarchische verhoudingen in het samenwerkingsverband.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Interesse in onze e-learning over de verschillende aspecten van het UEA? Dat kan, wij horen het graag!

Geschiktheidseisen. Over hoofdaannemers, combinaties en onderaannemers op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Aanbesteden in de Wmo komt snel ter sprake als jouw organisatie Wmo -diensten levert. Of dat wil gaan doen. Immers ook dit werk moet betaald worden. Bekostiging voor de levering van huishoudelijke hulp, begeleiding en dagbesteding en algemene voorzieningen (Welzijn).

Voor de betaling van diensten in het Sociaal Domein zijn diverse mogelijkheden:

• Inschrijven op aanbesteden in de Wmo en Jeugdwet. Waarna de gemeente een samenwerkingsovereenkomst met de gegunde organisaties afsluit..
• De organisatie gaat een algemene subsidierelatie met de gemeente aan. Klik hier als je meer wilt lezen over het verschil tussen een subsidie en een aanbesteding?
• De aanbieder factureert direct aan uw cliënten en zij betalen de rekening, al dan niet gecompenseerd uit een Wmo-Pgb (=Persoonsgebonden budget).

De visie van de gemeenten op de uitvoering van de Wmo en de rol die zij daarin als opdrachtgever wil gaan vervullen, bepalen welke mogelijkheden er voor de bekostiging zijn.

Aanbesteden in de Wmo en Jeugdwet

Voor het gunnen van een overheidsopdracht zijn wetgeving en regels opgesteld. Zodat de opdrachtverstrekking transparant, objectief, eerlijk en proportioneel verloopt. De laatste twee begrippen betekenen dat alle aanbieders gelijk moeten worden behandeld en dat de eisen die aan de aanbieders worden gesteld, zich in redelijkheid tot de omvang en aard van de opdracht verhouden.

Wanneer is er sprake van een overheidsopdracht? De wet- en regelgeving is van kracht bij het afsluiten van een overeenkomt met prestatie-afspraken en facturering op basis van die afspraken.

Er zijn regels op Europees en landelijk niveau, maar ook heeft de gemeente vaak een eigen inkoopbeleid. De aard en de omvang van de opdracht bepalen meestal welke regels in welke mate van toepassing zijn.

Verlicht regime voor maatschappelijke diensten

Voor maatschappelijke diensten zijn de regels minder strikt dan bijvoorbeeld voor de inkoop van de schoonmaak van het stadhuis of de aanleg van een nieuwe weg. Het Europees aanbesteden van Maatschappelijke Diensten kent eigenlijk maar 2 harde eisen:

1. De in te kopen dienst moet zo worden omschreven dat er geen dienstverleners worden bevoordeeld. Bijvoorbeeld: In het bestek eisen, dat de inschrijver in straat X op huisnummer Y gevestigd moet zijn is niet toegestaan. Uitsluiting op onredelijke gronden mag niet. De eis is dan discriminatoir.
2. De gemeente moet de overeenkomst nadat deze gesloten is op EU-niveau publiceren.

Willen jullie meer weten over de inschrijving (organiseren)? Neem contact met ons op voor meer informatie.

.

Aanbesteden in de Wmo en Jeugdwet op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Kennis staat ook hier aan de basis van invloed en succes.

Doordat je de basisprincipes van het aanbesteden kent. Ga je effectiever samenwerken met de gemeente. Bovendien weet je ook wat er te doen staat op het moment dat het inschrijven op de aanbesteding van start gaat.

Komend najaar en het daarop volgend voorjaar staan er veel aanbestedingen op stapel

Er waait een nieuwe wind. Namelijk de komst van meer aanbestedingen, waarop je als organisatie onderscheidend moet inschrijven. Waardoor steeds vaker alleen onderscheidende inschrijvers voor een contract in aanmerking komen. Immers er wordt nu al naar voren gebracht dat gemeenten met minder aanbieders willen gaan werken. Deze trend vertaalt zich naar een ander inkoopproces. Samengevat, het is van cruciaal belang om hier op voorbereid te zijn.

Ter illustratie, wat je gaat leren:

• de basisprincipes van het aanbesteden;
• wat een nota van inlichtingen is;
• hoe het werkt bij de gemeente;
• aanknopingspunten voor bezwaar maken herkennen.

Deelnemers van de eerdere edities zijn enthousiast (8,7):
• Tijdens de training direct mijn UEA formulier goed ingevuld;
• Fijn dat zorgen rondom de aanbesteding weggenomen werden;
• Prettig om direct toepasbare tools te krijgen;
• De trainers hebben expertise en praktijkkennis.

Ook goede voornemens?

Geef je dan op voor de Basistraining Aanbesteden Wmo en Jeugdwet. Aanmelden

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Basistraining aanbesteden Wmo en Jeugdwet. Wat heb jij daaraan? op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

De gunfactor bouwen is vooral werken aan vertrouwen. Waarschijnlijk klinkt het volgende tegenstrijdig, maar vertrouwen op zich is geen gespreksonderwerp. Want vertrouwen wordt opgebouwd of juist afgebroken door gedrag, acties en bedoelingen. Aantoonbare kwaliteit is prioriteit nummer één bij het bouwen aan vertrouwen en daarmee aan de gunfactor.

Gunfactor en vertrouwen gaan over kennis, kwaliteit en luisteren

Loyaliteit, afspraken nakomen, respect, van elkaar leren, transparantie en duidelijkheid zijn nodig om vertrouwen positief te ‘laden’. Ontbreekt het vertrouwen, dan is er wantrouwen. Zo kom je met elkaar in een negatieve spiraal terecht. Zonder deze gunfactor ontstaan er samenwerkingen met onnodige controles, roddel en ander energieverlies. 

Verkeerde aannames zetten de boel op slot

Wantrouwen blokkeert de effectieve samenwerking en het halen van resultaten. Hierdoor blijven we vastzitten in onze eigen denkbeelden en komen we niet vooruit. Bijvoorbeeld:

De aanbieders vinden al het werk hoogspecialistisch, maar eigenlijk willen zij gewoon het hoogste tarief declareren.

De gemeente luistert niet en zijn alleen uit op zo laag mogelijke kosten. Ze willen gewoon niet betalen.

Gelijkertijd zijn we bij de inkoop in het sociaal domein een groeiend verlangen naar verandering. De onderliggende wens om op basis van vertrouwen met elkaar aan het werk te zijn en te gaan komt steeds vaker ter sprake. Door het opbouwen van vertrouwen wordt er weer veel mogelijk. Daardoor zijn we in staat om het uitgeholde begrip ‘strategisch partnerschap’ nu wel te vullen met waarden, slagkracht en oplossend vermogen.

De gunfactor werkt twee kanten op

De stap maken van organisatie op basis van wantrouwen naar werken en uitwisselen vanuit vertrouwen. Dit vraagt om leiderschap en integriteit bij opdrachtnemers en opdrachtgevers. En dat begint met een gesprek over kwaliteit, ambitie en resultaten die je samen wilt halen.

Geef elkaar de gunfactor…

Gezamenlijkheid geeft effectief en snel resultaat. Willen jullie als aanbieders en gemeente nu echt gaan samenwerken? Dan is het leren kennen van elkaars kwaliteiten,en intenties de beste start. Bouw die gezamenlijke ambitie en verbinding nu echt op en ga in een goed georganiseerd gesprek. Geef elkaar de gunfactor! Dit is de basis voor een werkende strategie in jullie gemeente.

Organiseer eens gesprekken over vertrouwen en verandering in het sociaal domein. Nodig de gemeente en andere belanghebbenden uit. Zo creëert jouw organisatie een vertrekpunt en leggen jullie een basis om echt samen aan het werk te gaan. Resultaten boeken bij de inkoop in het sociaal domein begint niet bij het afvinken van elkaars checklist en strikte verantwoordingseisen. Succes in het sociaal domein start met een goed gesprek en gezamenlijke ambitie. Wij organiseren en ondersteunen deze gesprekken graag!

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Gunfactor: Zonder vertrouwen, geen succes! op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.

Training op 3 september: Hoe organiseer je als inschrijver de training en het contractbeheer?

Wat is er eigenlijk afgesproken?

Contractbeheer aanbesteden is een logisch vervolg. De inschrijving is gegund, maar wat is er eigenlijk afgesproken en wat moet er gaan gebeuren? Ongestructureerd en slecht gefaciliteerd contractbeheer aanbesteden. Een veel gehoorde klacht bij:

• het primaire proces
• het managementteam
• de afdelingen Finance, Kwaliteit en HR

Het aanbestedingsresultaat vraagt om een overdracht

De implementatie van het contractbeheer bij het aanbesteden vraagt om een gedegen overdracht. Overdracht van de afspraken uit de afgesloten overeenkomst naar de rest van de organisatie. Werk bij het contractbeheer voorkeur met een checklist.

Contractbeheer aanbesteden vooraf en gelijktijdig oppakken

De implementatie van de consequenties voor de organisatie begint al vooraf aan het indienen van de inschrijving.

Is er in de analyse van het aanbestedingsdocument al een check gedaan op de haalbaarheid? Zijn de betrokkenen meegenomen in de realisering van de eisen van de opdrachtgever? Is er onderhandeld bij de vragenrondes over eisen en registratiesystemen die niet passen of beter kunnen.

Juist ook bij gemeenten een punt van aandacht

Ook bij de gemeenten zien we regelmatig dat het monitoren, registreren en factureren niet tijdig op orde is. Hier liggen velen kansen en mogelijkheden voor verbetering. Er zijn goede software oplossingen en koppelmogelijkheden, maar die moet je dan wel met elkaar organiseren.

Het contractbeheer vraagt om aandacht en overdracht. Het klinkt als een open deur. Toch blijft deze deur vaak nog gesloten. Leg je oor maar eens te luisteren. Bijvoorbeeld bij de financiële administratie of de ICT’ers van de gemeenten en de aanbieders.

Gratis hand-out contractbeheer aanbesteden

Ter ondersteuning van deze overdracht ontwikkelden wij een hand-out. Deze is binnenkort gratis beschikbaar voor (nieuwe) lezers van onze nieuwsbrief. Geef je op voor onze nieuwsbrief (rechts bovenaan de pagina) op onze website.

Bij de BUIS nieuwsbrief van juli 2020 krijgen alle bestaande lezers de hand-out gratis aangeboden.

Kan jij daar niet op wachten mail ons dan op info@buisadvies.nl en wij sturen de hand-out dan direct naar je op.

Naar de training: leren organiseren van de aanbesteding?

Er zijn weer plaatsen op de trainingen: Hoe organiseer je als inschrijver een WMO en Jeugdwet aanbesteding

Gelijk naar de driedaagse training Zorg en Welzijn? Klik hier

Neem contact op met Astrid Buis 06-516 030 85 of astrid@buisadvies.nl

Contractbeheer aanbesteden: organiseren en evalueren op BUIS Advies - samenwerken aan betere zorg, welzijn en participatie.