Atecna Gestión Documental

Más allá del XML. Cómo la nueva factura electrónica B2B cambiará la gestión de tu empresa

Carmen Lacabe — Wed, 27 May 2026 08:45:51 +0000

La factura electrónica ya no consiste solo en “generar un XML”

Muchas empresas en España todavía creen que adaptarse a la factura electrónica obligatoria será tan sencillo como actualizar el ERP para exportar un XML.

Pero la realidad es otra.

La nueva normativa de factura electrónica B2B, impulsada por la Ley Crea y Crece, transformará la forma en la que las empresas gestionan sus procesos administrativos, financieros y comerciales.

La factura dejará de ser un documento estático para convertirse en un sistema conectado, automatizado y trazable.

Y esto tiene una consecuencia clara, muchos ERP tradicionales podrían quedarse cortos.

El PDF deja de ser una factura electrónica válida

Uno de los cambios más importantes es que el PDF pierde protagonismo.

En el nuevo modelo de factura electrónica entre empresas, el documento válido será un fichero estructurado que se procesa automáticamente por otros sistemas.

Los formatos que marcarán el nuevo estándar serán:

El PDF podrá seguir utilizándose como copia visual, pero ya no será la factura oficial dentro del proceso comercial B2B.

¿Qué significa esto para las empresas?

Que enviar facturas por correo electrónico ya no será suficiente para cumplir la normativa. Las empresas necesitarán plataformas capaces de:

La factura electrónica ahora tiene “vida propia”

En esta nueva era, el proceso no termina cuando la factura electrónica se envía. A partir de ahora, las empresas deberán comunicar diferentes estados durante todo el ciclo de vida de la factura.

Entre ellos:

Este cambio responde a uno de los grandes objetivos de la Administración, controlar la morosidad comercial y mejorar la transparencia en los pagos entre empresas.

Factura electrónica y Ley Antifraude: dos normativas conectadas

Muchas organizaciones siguen tratando la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude como proyectos independientes, pero ambas normativas están directamente relacionadas.

Para que una factura electrónica sea válida, el sistema debe garantizar:

Esto significa que no basta con almacenar archivos.

Tu empresa debe ser capaz de demostrar:

¿Sabes cómo te afectan estas dos normativas?

En esta infografía te mostramos las diferencias y qué aspectos debes tener en cuenta para cumplir con ellas.

Por qué muchos ERP no están preparados para la nueva factura electrónica B2B

Aquí es donde muchas empresas descubrirán que su software actual no está preparado para todo lo que viene.

Porque el reto ya no es generar un fichero. El reto es gestionar correctamente todo el ecosistema alrededor de la factura electrónica. Por ejemplo:

Validaciones más complejas

No basta con que el XML esté “bien escrito”. La factura deberá cumplir reglas fiscales y de negocio mucho más avanzadas para evitar rechazos o incidencias.

Interoperabilidad real

Los sistemas tendrán que comunicarse entre plataformas privadas y soluciones públicas de forma transparente. Esto implica estándares, conexiones y trazabilidad que muchos ERP todavía no contemplan.

Conservación probatoria

No se trata solo de almacenar documentos. Será necesario conservar evidencias digitales durante años y garantizar su validez ante posibles revisiones o auditorías.

De obligación legal a oportunidad estratégica

Aunque muchas empresas están viendo la factura electrónica como una carga, la realidad es que es una oportunidad para tu empresa.

Porque bien implementada permite:

Las organizaciones que entiendan esto antes no solo cumplirán la normativa, también estarán mejor preparadas para trabajar en un entorno más conectado, automatizado y digital.

Y ahí ya no hablamos solo de facturación.

Hablamos de competitividad.

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Las empresas navarras analizan cómo convertir la factura electrónica en una oportunidad de transformación

Carmen Lacabe — Mon, 04 May 2026 10:32:11 +0000

La factura electrónica ya tiene calendario marcado y las empresas son cada vez más conscientes de que el cambio va mucho más allá de cumplir con una nueva obligación legal.

Con este objetivo, cerca de 60 empresas participaron en una jornada organizada junto a ARPA Abogados Consultores para analizar el impacto real de la factura electrónica y cómo afrontar esta transición de forma estratégica.

Durante la sesión se repasaron los plazos previstos por la normativa junto con los cambios que trae:

Sin embargo, una de las principales conclusiones del encuentro fue que la factura electrónica no debe entenderse únicamente como un requisito legal, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia y transformar los procesos administrativos.

A lo largo de la jornada se insistió en una idea clave: emitir facturas electrónicas no convierte automáticamente a una empresa en una organización más eficiente.

Para que el cambio aporte valor real, es necesario trabajar previamente en aspectos como:

La revisión y organización de los procesos internos.
La automatización de las tareas relacionadas con cuentas por pagar y cobrar.
La trazabilidad y el control de la información.
La integración de la documentación y los datos en un único flujo de trabajo.

Las personas asistentes pudieron compartir inquietudes, experiencias y retos comunes en un contexto en el que muchas empresas todavía se encuentran en fases iniciales de adaptación.

Además, durante la jornada se puso sobre la mesa cómo una implantación precipitada o enfocada únicamente en el cumplimiento normativo puede generar más carga administrativa, duplicidades y errores.

En cambio, las organizaciones que empiezan a prepararse con tiempo tienen más capacidad para optimizar recursos, reducir tareas manuales y mejorar la toma de decisiones.

La sesión contó con la participación de ARPA Abogados Consultores, que aportó su visión sobre el contexto normativo y los próximos pasos que deberán dar las empresas en los próximos años.

El encuentro dejó una reflexión compartida entre muchas de las empresas participantes: la tecnología es una herramienta clave para avanzar, pero la verdadera transformación depende de la capacidad de anticiparse y actuar a tiempo.

|Guia| Prepara tu empresa para la facturación electrónica

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Atecna en DocuWorld 2026

Carmen Lacabe — Thu, 30 Apr 2026 06:45:47 +0000

Los días 22 y 23 de abril, Berlín acogió una nueva edición de DocuWorld EMEA 2026. Un evento que, año tras año, se consolida como punto de encuentro clave para quienes formamos parte del ecosistema de partners de DocuWare.

Este año giraba en torno a una idea clara: “Delivering the Future”. Y lo cierto es que se ha notado. Lo que hace no tanto sonaba a futuro, ahora empieza a formar parte del día a día.

En representación de Atecna, nuestros atecnícolas Gorka Lacunza y Jaime Urtasun vivieron de primera mano dos días intensos de aprendizaje, conexión y visión estratégica.

De hablar de futuro… a verlo en marcha

En 2024 y 2025 ya se hablaba mucho de inteligencia artificial y automatización. Este año, la inteligencia artificial ya forma parte real de la gestión documental y del día a día.

Esto se traduce en avances concretos como:

En resumen, soluciones que ya se pueden empezar a usar para hacer el día a día más sencillo.

Formación práctica para aplicar

DocuWorld sigue siendo un espacio para ver hacia dónde va el sector, pero también, cada vez más, para aterrizarlo.

Las sesiones han estado muy enfocadas a algo sencillo:

Ideas claras y aplicables que ya estamos deseando llevar a nuestros proyectos.

Reconocimientos que nos impulsan

DocuWorld también fue el momento para celebrar los logros conseguidos:

Customer Service Champion

Un reconocimiento que no va de volumen ni de cifras. Va de cómo trabajas. De estar cuando hace falta, responder a tiempo y acompañar de verdad a cada cliente.

Diamond Club Members.

Reconoce el crecimiento, pero no como algo aislado. Es la consecuencia de hacer bien lo básico: generar confianza, construir relaciones a largo plazo y aportar valor de forma constante

Estos reconocimientos son reflejo del trabajo que hay detrás y del compromiso con nuestros clientes.

Seguimos avanzando

DocuWorld 2026 nos deja una idea clara. La gestión documental está evolucionando rápido, y la inteligencia artificial ya forma parte del presente.

En Atecna, seguimos muy de cerca estos avances para aplicarlos de forma práctica y con un objetivo sencillo, hacer más fácil el trabajo de las personas y ayudar a las empresas a ser más eficientes.

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Publicado el borrador de la orden ministerial de facturación electrónica. Lo que necesitas saber

Carmen Lacabe — Fri, 17 Apr 2026 07:51:13 +0000

El Ministerio de Hacienda ha publicado el borrador de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica. Un paso clave dentro del desarrollo de la factura electrónica obligatoria en España.

La Orden Ministerial era la pieza del puzzle que faltaba para entender cómo va a funcionar realmente este nuevo sistema en el día a día. Y sí, ahora ya podemos aterrizar qué implica para tu empresa.

Más detalle, pero mismo rumbo

La dirección no cambia. Seguimos avanzando hacia un sistema de factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.

Lo que hace esta orden es bajar a detalle:

Un sistema donde todas las facturas pasan por el mismo punto

Se confirma uno de los puntos clave: la solución pública de la AEAT será el eje del sistema.

Todas las facturas electrónicas deberán acabar registradas en este entorno, independientemente de la herramienta utilizada. En el caso de utilizar una solución privada, tendrás que enviar una copia fiel de cada factura a la AEAT en el momento de su emisión.

Esto implica que tus sistemas deben estar preparados para hacerlo de forma automática y sin errores.

Más control sobre lo que pasa después de la factura

Otro punto que se concreta es la gestión de los estados. A partir de ahora, habrá que informar sobre:

Esto permitirá tener una visión mucho más real de los plazos de pago entre empresas.

Más exigencia en el día a día

En este nuevo modelo de facturación:

Pequeños detalles… que en la práctica cambian bastante la operativa.

¿Qué implica esto para tu empresa?

Más allá de la norma, este nuevo sistema implica que los procesos manuales tienen cada vez menos encaje.

La necesidad de automatizar, integrar y controlar bien la información ya no es opcional.

Una oportunidad para hacerlo mejor

La solución pública permitirá cumplir con la normativa. Pero no necesariamente simplificar el trabajo.

Por eso, muchas empresas están aprovechando este momento para:

No solo para adaptarse, sino para trabajar mejor.

Fechas clave

Entrada en vigor: 1 de octubre de 2026

A partir de ahí, empiezan los plazos para adaptarse.

En resumen

No es un cambio inesperado. Es la confirmación de lo que ya veníamos viendo… pero con reglas mucho más claras.

Empieza a prepararte para el cambio con criterio.

|Guia| Prepara tu empresa para la facturación electrónica

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La factura electrónica da un paso más, aprobado el Real Decreto

Carmen Lacabe — Wed, 25 Mar 2026 07:44:45 +0000

La factura electrónica sigue avanzando y ya no es solo una idea de futuro. Ahora si, es un cambio que está cada vez más cerca.

El Gobierno ha aprobado el Real Decreto que regula la factura electrónica en las relaciones entre empresas y profesionales. Un paso clave dentro del proceso impulsado por la Ley Crea y Crece para digitalizar la gestión de facturas en el entorno B2B.

¿Qué implica este avance?

Este movimiento, confirma que el cambio ya está en marcha.

La forma en la que muchas empresas gestionan hoy su facturación (con PDFs, correos o incluso Excel) tiene los días contados. La factura electrónica pasará a ser el estándar, con procesos más estructurados y mayor control.

No es solo una obligación. También es una oportunidad para:

Entonces, ¿cuándo entra en vigor?

Aquí viene lo importante.

Aunque el Real Decreto ya ha sido aprobado, todavía falta la orden ministerial que definirá los detalles técnicos y marcará el inicio de la cuenta atrás.

Se espera que esta orden se publique antes del 1 de julio.

A partir de ese momento, comenzarán los plazos para que empresas y profesionales se adapten.

¿Qué deberías hacer ahora?

Aunque aún no haya fechas definitivas, el mensaje es claro, es momento de prepararse.

Esperar al último momento puede traducirse en prisas, errores y malas decisiones. En cambio, anticiparse permite hacer una transición más tranquila y aprovechar mejor la oportunidad para revisar y optimizar procesos.

Porque esto no va solo de cumplir una norma. Va de trabajar mejor.

|Guia| Prepara tu empresa para la facturación electrónica

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La facturación electrónica no es solo cosa de España, Europa también cambia las reglas

Carmen Lacabe — Tue, 17 Mar 2026 09:31:47 +0000

Si tienes una empresa o trabajas como profesional, probablemente ya hayas oído hablar de la factura electrónica obligatoria en España.

La Ley Crea y Crece ya dejó claro que las empresas y autónomos tendrán que usar factura electrónica en sus operaciones. Ahora el Gobierno está avanzando en el reglamento que definirá cómo se aplicará en la práctica.

Pero hay algo que muchas organizaciones todavía no tienen en cuenta.

Este cambio no está pasando solo en España.

En muchos países europeos se están implantando sistemas similares. Y si tu empresa trabaja con clientes o proveedores de otros países, es muy probable que estas normativas también acaben afectando a tu forma de facturar.

Qué cambia con la Ley Crea y Crece y la factura electrónica obligatoria

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, introdujo una medida importante: la factura electrónica será obligatoria en las operaciones entre empresas y profesionales.

Es decir, cuando factures a otra empresa o a una persona autónoma, tendrás que hacerlo en formato electrónico.

El objetivo es claro:

Para que esta obligación pueda aplicarse, todavía falta que se apruebe el reglamento que detallará cómo funcionará el sistema.

Ese reglamento es el Real Decreto que actualmente está en tramitación.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España

Aunque todavía no hay una fecha definitiva, lo que se ha planteado hasta ahora es una implantación progresiva.

El calendario sería así:

Si tu empresa factura a otras empresas o profesionales, lo más probable es que este cambio te afecte antes o después.

Por eso muchas organizaciones ya están empezando a revisar cómo gestionan sus facturas y si sus herramientas actuales están preparadas.

Lo que quizá no estás teniendo en cuenta. Europa también está cambiando

Cuando se habla de factura electrónica, muchas empresas piensan solo en la normativa española.

Pero si tu empresa trabaja con clientes o proveedores en otros países europeos, la realidad es que las normas de esos países también pueden influir en cómo tienes que facturar.

En los últimos años, varios países han avanzado mucho en este terreno:

Italia ya tiene factura electrónica obligatoria entre empresas.
Francia, obligación de e-factura B2B para grandes/medianas empresas desde 1 de septiembre de 2026; pymes después, hacia 2027.
Polonia, obligatoria para transacciones B2B a través del sistema nacional KSeF (Krajowy System e-Faktur) desde el 1 de febrero de 2026.
Alemania, a partir de enero de 2027, exigirá que las empresas con una facturación anual superior a 800.000 € emitan facturas en un formato electrónico estructurado, alineado con la norma europea EN 16931.

Todos estos cambios tienen un objetivo común. Digitalizar y mejorar el control de las relaciones comerciales.

|Infografía| Factura electrónica en Europa

Ley Crea y Crece, ¿cómo te afecta si trabajas con clientes o proveedores de fuera de España?

Por qué una normativa de otro país puede acabar afectándote

Puede parecer que una normativa francesa o italiana no tiene nada que ver con tu empresa si estás en España.

Pero si vendes productos o servicios a empresas de esos países, o trabajas con proveedores internacionales, es posible que tengas que adaptarte a sus sistemas de facturación electrónica.

Por ejemplo, una empresa española que trabaje con empresas en Francia podría tener que adaptarse a su sistema cuando entre en funcionamiento.

Por eso cada vez es más importante ver la factura electrónica no solo como una obligación legal en España, sino como parte de un cambio más amplio en las relaciones comerciales europeas.

ViDA: el cambio que prepara Europa para la factura electrónica

Además de lo que está pasando en cada país, la Unión Europea está preparando un cambio todavía mayor.

Se trata de ViDA (VAT in the Digital Age), una iniciativa que busca modernizar el sistema del IVA, combatir el fraude fiscal y reducir las cargas administrativas en toda Europa.

Entre otras cosas, plantea:

Si este proyecto avanza como está previsto, las empresas que operamos en Europa tendremos que trabajar en un entorno cada vez más digital y conectado.

La pregunta ya no es si llegará este cambio

Todo apunta a que la factura electrónica estructurada será el formato habitual en las relaciones comerciales entre empresas en Europa.

Y si tu empresa trabaja con otras empresas, es muy probable que este cambio acabe formando parte de tu día a día.

Por eso muchas organizaciones ya han empezando a prepararse.

Porque más allá de cumplir con una normativa, la factura electrónica puede convertirse en una oportunidad para tu empresa: procesos más ágiles, un intercambio de información más seguro y una gestión de facturas mucho más eficiente.

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Chester Digital Stories con Ignacio Ugalde «Tenemos que ser excelentes en la gestión, pero con corazón»

Carmen Lacabe — Tue, 03 Mar 2026 08:04:59 +0000

¡Nuevo Chester Digital Stories!

Ignacio Ugalde, Presidente de ANEL y Director de Recursos Humanos y Asuntos Jurídicos en Tafalla Iron Foundry, ha sido nuestro primer invitado del año. Nos sentamos a hablar de economía social y de lo que implica en el día a día.

Una conversación cercana y muy inspiradora sobre otra forma de hacer empresa que no solo es posible, también funciona.

¡Dale al play!

En este Chester hablamos de:

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Cómo prepararte para la facturación electrónica antes de implantar una solución.

Carmen Lacabe — Mon, 23 Feb 2026 12:48:09 +0000

La facturación electrónica no es solo un requisito legal. Es un cambio que impacta directamente en los procesos administrativos, el control financiero y la organización interna.

Muchas empresas empiezan buscando un software de facturación electrónica. Pero antes de implantar una herramienta, hay una pregunta clave que conviene hacerse:

¿Tienes claro cómo funciona hoy tu proceso de facturación?

Uno de los errores más comunes

Cuando una empresa decide adaptarse a la normativa, suele centrarse en comparar soluciones tecnológicas. Sin embargo, si el proceso actual presenta desorden o falta de definición, la herramienta no lo soluciona. Lo hace visible.

Canales de entrada múltiples, aprobaciones poco claras, incidencias sin circuito definido o dependencia de personas concretas son señales habituales de que el proceso necesita revisión previa.

Revisión y mejora de procesos. El paso previo imprescindible

Antes de implantar un software de facturación electrónica conviene revisar tres aspectos clave:

Cuando estos puntos están definidos, la implantación tecnológica es más ágil y el cumplimiento normativo deja de generar tensión interna.

Cómo prepararse para la Ley Crea y Crece sin improvisar

La Ley Crea y Crece impulsa la facturación electrónica entre empresas. La pregunta no es si tendrás que adaptarte, sino cómo quieres hacerlo.

Las organizaciones que revisan su proceso antes de implantar una solución reducen errores, evitan bloqueos y llegan al cambio con más tranquilidad. Por eso hemos preparado una guía práctica para ayudarte a revisar tu situación antes de elegir herramienta.

Guía práctica para revisar tu proceso antes de implantar

Si quieres preparar tu empresa antes de elegir herramienta, esta guía es para ti. Un documento práctico para analizar procesos y detectar prioridades.

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Doble reconocimiento que habla de cómo trabajamos

Carmen Lacabe — Wed, 04 Feb 2026 12:57:17 +0000

Queremos compartir una noticia que nos hace especial ilusión.

Atecna ha sido reconocida por DocuWare con dos de sus principales galardones:

Dos reconocimientos que ponen en valor algo muy concreto: nuestra forma de trabajar y de acompañar a las personas y empresas que confían en nosotros.

Customer Service Champions, cuatro años haciendo lo importante

El reconocimiento Customer Service Champion premia a los partners que destacan por la calidad de la atención al cliente.

Para nosotros, este galardón significa una cosa muy clara: estar ahí cuando hace falta. Escuchar, responder, buscar soluciones y acompañar cuando surgen dudas o retos forma parte de nuestro día a día.

Recibir este reconocimiento por cuarto año consecutivo confirma que ese esfuerzo constante tiene sentido y genera confianza.

Diamond Club: un reconocimiento al recorrido y a la confianza

Además, este año damos un paso más al entrar a formar parte del Diamond Club de DocuWare, un reconocimiento reservado a partners con una trayectoria sólida y una relación de confianza mantenida en el tiempo.

Más allá de cifras, este reconocimiento pone en valor algo clave; proyectos que funcionan, que crecen con el paso del tiempo y una colaboración constante con las organizaciones que confían en nosotros.

Después de 27 años como partner, formar parte del Diamond Club refleja ese recorrido compartido y la apuesta por soluciones que evolucionan junto a cada empresa.

Más allá de los premios

Estos reconocimientos no hablan solo de títulos.

Hablan de personas implicadas, de trabajo en equipo, de colaboración y de hacer las cosas con cuidado y responsabilidad.

También hablan de quienes confían en Atecna: clientes que preguntan, que exigen, que colaboran y que nos ayudan a mejorar cada día. Y, por supuesto, de todas las personas del equipo, cuya implicación y cercanía hacen posible que cada proyecto salga adelante como debe.

Miramos al futuro con el mismo compromiso de siempre: no conformarnos, seguir aprendiendo y acompañar cada proyecto con cercanía y responsabilidad.

Gracias por formar parte de este camino.

¡Vamos a por más éxitos juntos!

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Digitalizar la memoria histórica: conservar el pasado para transformar el futuro

Carmen Lacabe — Tue, 03 Feb 2026 08:27:12 +0000

¿Qué pasaría si dentro de 50 años nadie recordara lo que fuimos?

No por olvido voluntario, sino porque los documentos que guardaban esas historias ya no existen.

Cada día, sin hacer ruido, el paso del tiempo borra páginas, desgasta letras, rompe papeles.

Y con ellos, desaparecen partes importantes de lo que fuimos.

En los archivos de muchas instituciones, administraciones y empresas descansan documentos con décadas (incluso siglos) de historia; actas fundacionales, expedientes, contratos, publicaciones internas, libros de registro, fotografías, planos…

Muchos de ellos no están digitalizados ni catalogados correctamente.

Sin un plan de conservación, corren el riesgo de perderse para siempre. La tinta se desvanece. El papel se vuelve frágil. El acceso es limitado.

Y lo que fue testigo de decisiones clave, de hitos históricos o del día a día de una organización, comienza a borrarse sin dejar rastro.

¿Estamos a tiempo?

Sí, pero el tiempo es un factor crítico.

En archivos municipales, universidades, fundaciones, corporaciones o instituciones públicas, miles de documentos esperan ser rescatados.

La pérdida no es solo física. Es también una pérdida de identidad, de memoria, de transparencia y de valor social.

La digitalización como estrategia para cuidar lo que importa

Digitalizar no es solo escanear. Es proteger. Es cuidar. Es asegurarse de que lo que una vez se escribió, firmó o registró, no se pierda con el tiempo.

Cuando una institución decide digitalizar su fondo documental, no solo está ganando en eficiencia. Está tomando una decisión responsable con su propia historia, su presente y su futuro.

Dar ese paso implica:

Conservar documentos valiosos sin poner en riesgo los originales.
Facilitar el acceso a la información, tanto dentro como fuera de la organización.
Organizar y gestionar mejor un volumen creciente de archivos físicos y digitales.
Cumplir con normativas de transparencia, trazabilidad y preservación.
Poner en valor el legado institucional como parte activa de la memoria colectiva.

Hoy, la tecnología nos permite abordar grandes volúmenes de documentación de forma ágil y segura; con equipos especializados, procesos respetuosos con cada documento y resultados que no solo preservan, sino que dan nueva vida a los archivos.

El archivo digital resultante no es solo una copia, es una versión más accesible, más consultable y más protegida de nuestra historia.

Cada documento que se digitaliza (un archivo de prensa, un acta, un expediente, un libro…) es una parte del pasado que decidimos proteger para que siga teniendo sentido en el futuro.

¿Tienes entre manos memoria histórica que quieres conservar?

¿Gestionas archivos que crecen y se vuelven cada vez más difíciles de consultar?
¿Sabes que hay documentos valiosos, pero no están digitalizados ni protegidos?
¿Te preocupa que el tiempo borre parte de la historia de tu organización?

La digitalización es ese primer paso.

Y cuanto antes lo des, mejor lo estarás cuidando.

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