Sistem Informasi & Teknologi Informasi

Belajar SAP FI/CO (Financial and Controlling)

2012-01-29T20:27:00.000-08:00

Dari milis komtek, semoga bermanfaat:

Pada dunia accounting, systems pelaporan pada dasarnya dibedakan menjadi 2 bagian besar; management accounting dan financial accounting. kedua nya mempunyai objective yang berbeda dan cara pengukuran dan standard yang berbeda.

Management accounting (controlling) itu deal dengan systems performance, pengukuran seberapa efektif suatu systems. Standardnya ditentukan sendiri oleh user, terserah bagaimana user menghitung dan
men-set up standardnya, bisa berbeda2 antara satu company dengan company yang lain.

Sedangkan financial accounting, adalah systems pelaporan keuangan yang nantinya akan diberikan kepada pihak ketiga. Kalo di sini, standardnya udah di tentukan, jadi bakalan sama cara penghitungannya di semua company.

Financial accounting sebagai alat komunikasi antar data keuangan/aktivitas perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan data-data/aktivitas tersebut. Setiap perusahaan mempunyai Financial report yang bertujuan menyediakan informasi yang menyangkut posisi, keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna informasi dalam pengambilan keputusan secara ekonomi. Financial report harus disiapkan secara periodik untuk pihak-pihak yang
berkepentingan antara lain, masyarakat dan pemerintah, pemasok dan kreditur, pemilik, manajer perusahaan, investor, pelanggan dan karyawan.Kreditur menggunakan data keuangan untuk mengevaluasi
kemampuan perusahaan dalam membayar kembali hutang dan bunganya. Pemilik perusahaan menggunakan data keuangan perusahaan untuk menaksir kondisi keuangan perusahaan dan memutuskan apakah sahamnya
dijual atau ditahan. Sedangkan manajemen perusahaan memperhatikan dan memenuhi segala peraturan penyusunan laporan keuangan.

Sistem aplikasi SAP terdiri dari sejumlah modul yang terintegrasi penuh, dan menjangkau seluruh aspek dalam manajemen bisnis. Sistem SAP dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat dari
organisasi komersial maupun non-komersial yang menginginkan tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam berusaha

Modul-modul Financial dan Controlling yang terdapat didalam SAP sbb:

1. FI-Financial Accounting, Modul bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal.Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2. CO-Controlling, Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional: Pengendalian capital investment, Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan
pembayaran, Pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area, Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3. IM-Investment Management, Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4. EC-Enterprise Controlling, Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal berikut: Kondisi keuangan perusahaan-
Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, Investasi, Maintenance dari aset perusahaan, Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance, Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti
struktur produksi, struktur biaya, financial accounting dan profitability analysis.

5.TR-Treasury, Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

MSY
Pusat Studi ERP Indonesia
http://www.ERPweaver.com
http://belajar-fico.blogspot.com/

Rantai Nilai

2011-12-20T00:44:00.000-08:00

Rantai nilai didefinisikan sebagai sekumpulan aktivitas bisnis dimana di setiap tahapan/langkah dalam aktivitas bisnis tersebut menambahkan nilai/value atau kemanfaatan terhadap barang dan jasa organisasi yang bersangkutan. Banyak orang menggunakan analisa rantai nilai yang pada awalnya diusulkan oleh Michael Porter. Porter menggambarkan bahwa setiap perusahaan adalah kumpulan aktivitas yang difungsikan untuk mendesain, menghasilkan, memasarkan, mengeluarkan, dan menunjuang produk yang dihasilkannya.

Porter menyajikan 2 jenis aktivitas dalam rantai nilai, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.

Aktivitas utama adalah semua aktivitas yang menciptakan nilai/kemanfaatan bagi para pelanggan dan menyajikan sesuatu yang bisa menunjukkan keistimewaan organisasi di hadapan pasar. Aktivitas utama ini dipandang sebagai aktivitas yang sangat penting dalam menjalankan bisnis.

Aktivitas pendukung adalah aktivitas yang memberikan fasilitasi untuk mencapai aktivitas utama.

Margin adalah selisih antara total value dan harga yang dikeluarkan dalam melaksakan semua aktivitas nilai tersebut.

Yang dikategorikan Porter sebagai aktivitas nilai utama adalah:

- Inbound logistics: aktivitas yang terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan mendistribusikan input ke barang atau jasa

- Operations: aktivitas yang terkait dengan pengolahan input menjadi barang atau jasa

- Outbound logistics: aktivitas yang terkait dengan mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan barang atau jasa yang dihasilkan

- Marketing and Sales (Pemasaran dan Penjualan): aktivitas yang berkaitan dengan bagaimana para pelanggan bisa membeli barang dan bagaimana mempengaruhi mereka untuk membeli

- Service/layanan: aktivitas yang berkaitan dengan menyediakan layanan untuk meningkatkan atau menjaga nilai dari barang atau jasa yang dihasilkan.

Sedangkan yang dikategorikan Porter sebagai aktivitas nilai pendukung adalah:

- Procurement: adalah bagian yang menjalankan fungsi sebagau pembelian atau pengadaan input/bahan baku ke perusahaan

- Technology development: skill/keahlian, prosedur, atau teknologi yang dilekatkan ke dalam proses-proses yang dimaksudkan untuk meningkatkan barang, layanan, dan/atau proses.

- Human resource management: aktivitas yang berfungsi dalam perekrutan, penyewaan, pelatihan, pengembangan tenaga kerja/karyawan

- Firm infrastructure: aktivitas yang memberi dukungan ke seluruh rantai nilai (misalnya, urusan/bagian umum, perencanaan, keuangan, legal/hukum/lawyer, urusan yang berkaitan dengan pemerintah, manajemen yang berkualitas)

REA dan Analisa Rantai Nilai (Ch. 10)

2011-12-18T00:18:00.000-08:00

Keuntungan kompetitif bagi perusahaan-perusahaan yang mengadopsi pendekatan REA adalah sangat terlihat dari perspektif rantai nilai. Hal tersebut adalah aktivitas-aktivitas yang memiliki nilai atau kemafaatan terhadap berbagai produk dan layanan perusahaan. Untuk tetap kompetitif, organisasi harus membedakan antara berbagai aktivitas bisnis, dengan membuat prioritas berdasarkan nilainya dalam mencapai tujuan organisasi. Ini berarti kemampuan beradaptasi dan responsif terhadap segala perubahan yang terjadi dalam lingkungan organisasi, termasuk hubungan dengan para supplier, para pelanggan, dan berbagai entitas eksternal lainnya yang mempengaruhi kinerja. Para pengambil keputusan yang modern memerlukan siatem informasi yang membantu mereka melihat melebihi semua operasi internal mereka hingga ke operasi internal para mitra bisnis.

Satu pendekatan yang diadopsi untuk maksud ini dikenal sebagai analisa rantai nilai (value chain analysis). Analisis ini membedakan antara aktivitas utama dan aktivitas pendukung: aktivitas utama adalah yang membuat nilai; sedangkan aktivitas pendukung adalah yang membantu pencapaian aktivitas utama. Dengan menerapkan analisa rantai nilai, suatu organisasi bisa melihat melebihi dirinya sendiri dan memaksimalkan kemampuannya untuk menciptakan nilai, contohnya, dengan menyatukan berbagai kebutuhan para pelanggannya ke dalam berbagai produknya atau dengan mengakomodasi fleksibilitas para suppliernya dalam menjadwalkan produksinya.

Sistem informasi tradisional tidak cocok untuk menunjang berbagai aktivitas rantai nilai. Organisasi-organisasi yang telah menerapkan analisa rantai nilai pada umumnya telah melakukannya diluar sistem informasi akuntansi tradisional dengan memberikan informasi seperti itu secara terpisah kepada para pembuat keputusan. Seringkali, hal ini melibatkab pembuatan berbagai sistem informasi yang terpisah-pisah, yang menghasilkan data redundancy, concurrency data, dan berbagai masalah integrasi sistem. Sebagai kerangka sistem informasi tunggal yang memiliki kemampuan menangkap data yang generic dan halus, REA bisa mengatasi masalah-masalah tersebut dan mampu memberikan keuntungan-keuntungan seperti berikut.

Pendekatan REA dalam memodelkan proses-proses bisnis membantu para manajer berfokus pada berbagai elemen kunci dari economic events dan mengidentifikasi berbagai aktivitas yang tidak menambahkan nilai yang bisa dihilangkan dari operasi. Dengan meningkatkan efisiensi operasional masing-masing department kemudian akan menghasilkan kelebihan kapasitas yang bisa diarahkan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Penyimpanan baik data keuangan maupun nonkeuangan dalam database bersama mengurangi kebutuhan untuk pengumpulan data, penyimpanan data, dan prosedur pemeliharaan data.
Dengan menyimpan data keuangan dan nonkeuangan mengenai berbagai aktivitas bisnis dalam bentuk yang rinci memungkinkan jangkauan keputusan manajemen yang lebih luas dengan cara mendukung berbagai pandangan pengguna.
Model REA memberikan data yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat bagi para manajer. Hal ini berarti akan menjadikan layanan pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang berkualitas lebih baik, dan proses produksi yang lebih fleksibel.

Kompromi REA dalam praktik

Keuntungan-keuntungan efisiensi operasional, integrasi sistem, dan analisa rantai nilai telah menarik perhatian REA sebagai model teoritis bagi desain system dan database. Namun demikian, karena masalah praktis, banyak organisasi besar seringkali membuat kompromi terhadap model REA untuk berbagai maksud sistem pelaporan dalam laporan keuangan. Meskipun dimungkinkan untuk mengekstrak informasi keuangan tradisional dari data event (seperti yang diilustrasikan pada gambar 10-13), namun dengan melakukan hal ini dari jutaan record event bisa jadi hal yang problematis. Sebaliknya, banyak perusahaan yang mengimplementasikan model REA membuat database event untuk operasi, perencanaan, dan pengendalian dan tetap mempertahankan sistem general ledger tradisional secara terpisah dibelakang layar untuk keperluan pelaporan keuangan. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning, yang didiskusikan di bab berikutnya, memberikan contoh keberhasilan integrasi antara desain database tradisional dan database event-base ke dalam satu sistem tunggal.

Ringkasan

Bab ini mempelajari model REA sebagai sarana dalam menetukan dan mendesain sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pengguna dalam organisasi. Dimulai dengan mendefinisikan elemen-elemen kunci pada REA. Model dasarnya menerapkan bentuk unique dari diagram ER yang disebut diagram REA, yang terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) dan sekumpulan asosiasi yang menghungkan mereka. Aturan dalam membuat satu diagram REA kemudian dijelaskan dan dilustrasikan secara rinci.

Masing-masing event pada diagram REA dihubungkan setidaknya dengan satu resource dan dengan dua agents. Aspek penting dalam model tersebut adalah konsep dualitas ekonomi yang menetapkan bahwa setiap economic event harus dicerminkan dengan economic event yang terasosiasi pada arah yang berlawanan. Dual event ini terdiri dari aktivitas memberi dan menerima dalam pertukaran/transaksi ekonomi.

Bab ini berlanjut dengan memberikan ilustrasi pembuatan database REA pada satu perusahaan hipotetis dengan mengikuti berbagai proces yang disebut pemodelan pandangan. Langkah-langkah ini adalah: (1) mengidentifikasi event yang dimodelkan; (2) mengidentifikasi resource yang diubah oleh events; (3) mengidentifikasi agents yang terkait dalam events; dan (4) menentukan asosiasi dan kardinalitas antar entitas. Hasil dari proses ini adalah satu diagram REA untuk satu fungsi organisasi saja.

Bagian berikutnya pada bab ini menjelaskan bagaimana beberapa diagram REA (siklus pendapatan, pembelian, pembayaran, dan payroll) diintegrasikan ke dalam model yang berskala global atau enterprise. Model enterprise kemudian diimplementasikan ke dalam struktur database relasional dan kemudian membuat berbagai pandangan pengguna. Proses integrasi pandangan terdiri dari tiga langkah: (1) mengkonsolidasikan/menggabungkan masing-masing model; (2) mendefinisikan primary key, foreign key, dan atribut-atribut; dan (3) membuat database fisik dan membuat pandangan pengguna.

Bab ini ditutup dengan diskusi mengenai bagaimana pemodelan REA mampu meningkatkan keuntungan kompetitif dengan memungkinakan manajemen berfokus pada aktivitas-aktivitas yang memiliki nilai tambah pada operasi mereka. Namun demikian, demi maksud-maksud pelaporan dalam laporan keuangan, banyak perusahaan mengkompromikan model REA dengan mempertahan sistem general ledger tradisional.

Integrasi pandangan: membuat model REA skala enterprise (Ch. 10)

2011-12-18T00:12:00.000-08:00

Proses pemodelan pandangan yang dijelaskan pada bagian sebelumnya menghasilkan model REA individual siklus pendapatan (revenue cycle) di Apex Supply. Bagian ini menjelaskan bagaimana berbagai diagram REA, yang masing-masing dibuat secara terpisah dalam proses pemodelannya sendiri, diintegrasikan menjadi satu model tunggal yang global atau skala enterprise. Bagian ini selanjutnya menjelaskan bagaimana model enterprise diimplementasikan kedalam database relasional dan pandangan pengguna yang sudah dibuat. Proses integrasi pandangan meliputi tiga langkah dasar:

1.    Menyatukan model-model individual
2.    Mendefinisikan primary key, foreign key, dan atribut-atribut.
3.    Membuat database fisik dan membuat pandangan pengguna

Langkah 1. Menggabungkan model-model individual

Karena Apex adalah perusahaan grosir yang tidak memiliki berbagai fasilitas produksi, konsolidasi modelnya akan terdiri dari model siklus revenue (pendapatan) yang telah dibuat sebelumnya (gambar 10-8) dan model siklus expenditure (pengeluaran) untuk pembelian/pembayaran dan payroll seperti yang digambarkan pada gambar 10-10 dan gambar 10-11 secara berurutan. Penjelasan singkat mengenai resources, events, agents, dan kardinalitas untuk dua model siklus expenditure diberikan selanjutnya.

Prosedur pembelian dan pembayaran uang/cash

Gambar 10-10 menunjukkan tiga entitas event pada sistem pembelian dan pembayaran uang di Apex. Yang pertama, entitas Order Product/Memesan Barang, adalah support event yang tidak secara langsung meningkatkan entitas inventori/persediaan (resource). Setelah mengetahui adanya kebutuhan untuk inventory/persediaan, yang habis terjual ke pelanggan (siklus revenue), karyawan bagian pembelian (agent internal) memilih supplier (agent eksternal) dan membuat pesanan. Tindakan ini bukan merupakan suatu economic event, tetapi merupakan sebuah komitmen untuk membeli. Link dari entitas event ke entitas Inventory/Persediaan menunjukkan bahwa catatan akan disesuaikan untuk menunjukkan bahwa item-item yang ditanyakan sedang dipesan.

Namun demikian, jumlah kuantitas yang tersedia tidak akan meningkat untuk saat ini. Informasi ‘sedang-di-pesan’ akan mencegah item-item supaya secara tak sengaja dipesan lagi dan akan membantu karyawan customer service dalam menyarankan para pelanggan mengenai status inventory/persediaan dan tanggal jatuh tempo untuk item-item yang kehabisan stock. Asosiasi 1:M antara Supplier dan Order Product/Memesan Barang menunjukkan bahwa setiap pesanan hanya berlanjut ke satu supplier dan bahwa supplier tertentu mungkin telah menerima pesanan sebanyak nol (zero) atau banyak (many) kali selama periode tersebut.

Entitas event kedua adalah Receive Product/Menerima Barang, yang merupakan economic event yang menyebabkan perubahan pada resource. Ini adalah bagian parohan ‘menerima’ dari pertukaran/transaksi dan menambah jumlah inventori/persediaan. Barang-barang diterima dari supplier dan karyawan bagian penerimaan memprosesnya. Aktivitas ini meliputi menghitung, menginspeksi, memindahkan barang ke gudang, dan mengupdate catatan inventory/persediaan. Kardinalitas 0,1 pada asosiasi antara entitas Order Product/Memesan Barang dan entitas Receive Product/Menerima Barang menyiratkan bahwa kapanpun sebuah pesanan bisa ada (kejadian Order Product/Memesan Barang) yang belum diterima (tidak ada kejadian Menerima Barang).

Event ketiga yang disajikan pada diagram tersebut adalah Disburse Cash/Membayar Uang. Ini adalah economic event yang termasuk bagian sisi ‘memberi’ dari suatu pertukaran/transaksi ekonomi. Dalam kasus ini berarti akan menyebabkan resource Cash/Uang berkurang. Asosiasi 1:M dengan entitas Supplier menyiratkan bahwa setiap pembayaran hanya dibuat untuk satu supplier, setiap supplier mungkin menerima pembayaran sebanyak nol (zero) atau banyak (many) kali selama periode tersebut. Asosiasi 1:M antara Disburse Cash/Membayar Uang dan Receive Product/Menerima Barang menyiratkan bahwa setiap penerimaan barang dibayar secara penuh (bukan pembayaran parsial/bertahap), tetapi banyak pembayaran bisa saja dikombinasikan dan dibayarkan kedalam satu pembayaran tunggal untuk mengurangi proses menuliskan check.

Perhatikan bahwa asosiasi M:M terjadi antara entitas Order Product/Memesan Barang dan entitas Inventory/Persediaan dan antara entitas Receive Product/Menerima Barang dan entitas Inventory/Persediaan. Ini berarti bahwa pesanan yang dibuat ke supplier dan barang yang diterima dari mereka bisa berisi satu atau banyak item. Dari sisi yang sebaliknya, asosiasi-asosiasi ini menandakan bahwa setiap item inventory/persediaan mungkin dipesan dan diterima sebanyak nol (zero) atau banyak (many) kali pada periode tersebut. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, setiap asosiasi M:M perlu diselesaikan dengan menambahkan entitas penghubung. Tabel-tabel yang berfungsi sebagai entitas-entitas penghubung nantinya akan dibuat di database, tetapi entitas-entitas tersebut tidak akan dimasukkan pada diagram REA. Harap diingat juga bahwa agent internal disajikan pada diagram REA adalah entitas-entitas yang terpisah. Ini dilakukan untuk menjelaskan peranan mereka masing-masing secara lebih jelas. Dalam kenyataannya, agent-agent ini adalah instance/objek dari entitas Employee/Karyawan dan akan disatukan kedalam satu tabel Employee/Karyawan pada database akhir nanti.

Prosedur Payroll

Diagram REA pada gambar 10-11 menggambarkan model data untuk prosedur payroll di Apex Supply. Model ini hanya terdiri dari dua economic events. Get Time/Mendapatkan Waktu dan Disburse Cash/Membayar Uang. Event Get Time/Mendapatkan Waktu adalah bagian sisi menerima dari pertukaran/transaksi ekonomi. Ini melibatkan pekerja (agent internal) yang memberikan waktunya, yang disajikan oleh resource Jasa Karyawan. Supervisor (agent eksternal) mengasumsikan pengendalian resource. Berbeda dengan resource ekonomi yang tangible seperti uang dan inventori/persediaan, waktu tidak memiliki element aliran barang dan tidak bisa disimpan. Event Get Time/Mendapatkan Waktu menambah jumlah waktu, dan berbagai event kinerja pekerjaan secara bersamaan mengurangi jumlah waktu. Di bagian depan bab ini, resource Jasa Karyawan telah didiskusikan sebagai resource yang memungkinkan untuk dimodelkan pada database Apex Supply. Pada situasi dimana jasa karyawan dilacak secara langsung ke barang yang dihasilkan atau jasa yang diberikan ke klien (seperti, konsultasi, jasa hukum, atau akuntansi publik), adalah masuk akal untuk memodelkan resource semacam ini. Karena Apex tidak melacak waktu karyawan untuk aktivitas-aktivitas seperti pelanggan individu yang dilayani atau pesanan-pesanan yang ditangani, memindahkan entitas ini ke tabel database fisik tidak ada gunanya. Namun demikian, untuk menjaga konsistensi dengan konvensi pemodelan REA bahwa setiap event harus terhubung ke satu resource, Jasa Karyawan (Employee Services) dimasukkan pada gambar 10-11 sebagai resource yang diarsir (garis titik-titik). Ini tidak akan dimodelkan pada diagram REA skala enterprise.

Event Get Time/Mendapatkan Waktu menangkap instance/objek karyawan yang memberikan waktu hariannya melalui mekanisme pencatatan waktu seperti time-clock elektronik. Bagi karawayan yang bergaji tetap, proses pencatatan waktu mungkin bisa secara sederhana melibatkan alur waktu. Kardinalitas nol (zero) pada asosiasi antara entitas Get Time/Mendapatkan Waktu dan entitas Pekerja dan entitas Supervisor mencerminkan kemungkinan bahwa beberapa karyawan mungkin tidak mengontribusikan waktunya selama periode tersebut. Ini terjadi contohnya adalah karyawan baru atau karyawan yang cuti karena sakit.

Event Disburse Cash/Membayar Uang adalah bagian sisi memberi dalam pertukaran/transaksi ekonomi. Aktivitas ini meliputi membagikan uang/cash ke karyawan (saat ini menjadi agent eksternal) atas jasa yang diberikannya. Karyawan bagian payroll (agent internal) terlibat dalam event ini, yang mengurangi resource uang/cash. Aosiasi antara event Disburse Cash/Membayar Uang dan event Get Time/Mendapatkan Waktu mencerminkan selisih waktu antara waktu yang diberikan karyawan dan pembayaran yang diterimanya, karena mereka pada umumnya tidak dibayar harian. Pada umumnya, karyawan bekerja selama seminggu, dua minggu, atau bahkan sebulan sebelum dibayar. Karena itu, kardinalitas 1,M pada sisi Get Time/Mendapatkan Waktu dari asosiasi tersebut menyiratkan bahwa setidaknya satu atau mungkin banyak instance Get Time/Mendapatkan Waktu akan terjadi untuk setiap instance Disburse Cash/Membayar Uang. Kardinalitas 0,1 pada sisi Disburse Cash/Membayar Uang dari asosiasi tersebut menyiratkan bahwa pada waktu tertentu (pertengahan minggu), instance Get Time/MendapatkanWaktu akan ada yang belum dibayar. Namun, setiap instance Get Time/Mendapatkan Waktu hanya dibayar sekali.

Menggabungkan diagram-diagram REA individual

Dengan diagram-diagram REA individu yang telah dibuat dan dijelaskan, saat ini kita siap menyatukan semua diagram menjadi satu diagram tunggal berskala enterprise (lihat gambar 10-12). Dengan membalikkan diagram-diagram siklus expenditure/pengeluaran seperti dipantulkan dalam cermin, resource umum inventory/persediaan dan Uang/Cash berpusat di tengah. Keduanya diapit oleh dua konstelasi event, yang menambahkan dan menguranginya. Para agent membentuk konstelasi pada pinggiran diagram.

Untuk menyederhanakan diagram, entitas-entitas event, agent, dan resource yang redundant disatukan menjadi satu entitas tunggal bila memungkinkan. Contohnya, event Disburse Cash / Membayar Uang, yang merupakan elemen penting pada prosedur Payroll dan Pembayaran Pembelian/Cash untuk Apex Supply disajikan hanya sekali di dalam model yang telah disatukan. Selain itu, entitas-entitas Uang/Cash dan Inventory/Persediaan hanya disajikan sekali saja pada diagram yang telah disatukan. Untuk mempertahankan perspektif peranan-peranan yang dimainkan oleh para agent internal, mereka disajikan sebagai entitas-entitas individu daripada disajikan secara kolektif sebagai karyawan. Terakhir, untuk menghindari garis-garis yang menyilang pada asosiasi antar entitas, agent Supplier dan Pelanggan dimunculkan lebih dari satu kali pada diagram tersebut.

Langkah 2. Mendefinisikan Primary Key, Foreign Key, dan Atribut

Dengan model data yang sudah dibuat, kita sekarang siap untuk mendesain tabel-tabel database relasional. Ini antara lain dengan menetukan primary key, menugaskan foreign key, dan mendefiniskan atribut-atribut tabel. Satu tabel akan dibuat untuk setiap entitas yang valid pada diagram REA yang sudah terintegrasi pada gambar 10-12. Ini akan memerlukan 18 tabel yang dijelaskan dibawah:

-    10 agent internal yang disajikan pada gambar 10-12 akan disatukan menjadi satu tabel Employee/Karyawan.
-    Dua agent eksternal (Pelanggan dan Supplier) masing-masing akan memerlukan table tersendiri.
-    Dua resource Inventory/Persediaan dan Uang/Cash masing-masing akan menjadi satu tabel.
-    Delapan event masing-masing akan memerlukan tabel sendiri.
-    Lima relasi M:M yang disajikan pada diagram masing-masing akan memerlukan tabel penghubung.

Aturan untuk primary key dan atribut. Tabel 10-1 menyajikan 18 tabel pada database Apex disertai dengan primary key, foreign key, dan atribut. Penentuan primary key dan atribut berasal dari pemahaman terhadap tujuan tabel yang dihasilkan dari analisa rinci dari kebutuhan pengguna. Desainer database harus memilih primary key yang secara logic dan unique mendefinisikan atribut-atribut nonkey pada tabel. Dalam beberapa hal, hal ini dicapai dengan kode sekuensial sederhana seperti Nomor Invoice, Nomor Check, atau Nomor Purchase Order. Pada beberapa situasi yang lain, block codes, group codes, alphabetic codes, dan mnemonic codes adalah lebih baik. Kita telah mempelajari keunggulan dan kelemahan berbagai teknik pengkodean secara detil pada bab 8.

Beberapa jenis atribut tabel adalah umum bagi semua organisasi dan bisa diturunkan dari pengertian umum. Beberapa jenis atribut lain adalah bersifat unique terhadap aplikasi tertentu dan bisa diturunkan dari analisa rinci dan menyeluruh terhadap pandangan pengguna. Namun, setiap atribut yang diberikan ke suatu tabel harus muncul baik secara langsung atau tidak langsung (nilai yang sudah diperhitungkan) pada satu atau lebih pandangan pengguna. Bila ada data yang disimpan pada suatu tabel tidak digunakan dalam suatu dokumen, report, atau penghitungan yang digunakan untuk laporan, maka tidak ada gunanya dan tidak perlu menjadi bagian dari database.

Aturan untuk foreign key. Derajat asosiasi antar tabel (yaitu, 1:1, 1:M, atau M:M) menentukan bagaimana foreign key diberikan. Kita telah mempelajari aturan-aturan untuk pemberian key untuk menghubungkan tabel pada bab 9, yang secara singkat di-review pada bagian ini.

Key pada asosiasi 1:1. Dalam asosiasi 1:1, salah satu sisi dari asosiasi tersebut pada umumnya akan memiliki kardinalitas minimum nol (zero). Ketika hal ini terjadi, primary key dari tabel yang kardinalitasnya 1,1 sebaiknya ditanamkan sebagai foreign key pada tabel yang kardinalitasnya 0,1. Bila aturan ini dibalik akan menghasilkan struktur tabel dimana tabel yang kardinalitasnya 1,1 berisi instance foreign key yang nilainya null (blank). Meskipun penghubung semacam ini akan tetap berhasil, namun tabel seperti ini adalah desain tabel yang buruk yang bisa menyebabkan inefisiensi dan berpotensi menyebabkan error. Namun demikian, dengan menaati aturan tadi semua nilai foreign key pada tabel yang kardinalitasnya 0,1 (dari asosiasi tersebut) tidak akan null. Contohnya, kita bisa lihat dari tabel 10-1 bahwa primary key untuk tabel Verify Availability/Memverifikasi Ketersediaan (Nomor Permintaan) ditetapkan sebagai foreign key ke tabel Take Order/Menangani Pesanan.

Key pada asosiasi 1:M. Dimana ada asosiasi 1:M dianatara tabel-tabel tersebut, primary key pada sisi 1 ditanamkan pada tabel yang M. contohnya, primary key tabel Employee (Employee Number) ditetapkan sebagai foreign key ke tabel-tabel Verify Availability, Take Order, dan Ship Product.

Key pada asosiasi M:M. tabel-tabel pada asosiasi M:M tidak bisa menerima foreign key yang ditanamkan dari tabel yang ter-relasi. Sebaliknya, desainer database harus membuat tabel baru yang berfungsi sebagai penghubung yang berisi dari kedua tabel foreign key. Dengan membuat satu tabel penghubung diantara tabel-tabel asli, asosiasi M:M diubah menjadi dua buah asosiasi yang 1:M (lihat gambar 10-9). Tabel penghubung sekarang bisa menerima primary key dari tabel-tabel tersebut pada sisi 1 dari dua asosiasi baru tersebut. Proses ini menghasilkan key komposit (key gabungan/kombinasi) yang bertindak sebagai primary key untuk mendefinisikan atribut-atribut (bila ada) pada tabel penghubung. Masing-masing komponen dari key komposit juga bertindak sebagai foreign key untuk menempatkan record-record yang terkait pada tabel-tabel yang terelasi. Lima tabel penghubung disajikan pada tabel 10-1: Inventori-Verify Link, Inventory-Order Link, Inventory-Ship Link, Ord-Prod-Inven Link, dan Rec-Prod-Inven Link.

Normalisasi Tabel. Penempatan primary key dan atribut-atribut pada tabel-tabel relasional harus selalu mengikuti aturan normalisasi yang telah dibahas pada bab 9. Harap diingat bahwa tabel-tabel yang dinormalisasi dengan tidak baik akan mengalami gejala-gejala operasional buruk yang biasa disebut sebagai anomali, termasuk anomali untuk update, anomali untuk insert dan anomali delete. Satu atau lebih dari anomali-anomali ini akan ada pada tabel-tabel yang tidak dinormalisasi hingga yang sudah dinormalisasi sampai level 3 (3NF). Anomali-anomali ini disebabkan oleh problem-problem struktural di dalam tabel yang disebut sevagai repeating groups (bagian yang berulang), partial dependencies (ketergantungan sebagian), dan transitive dependencies (ketergantungan transitif). Normalisasi melibatkan proses mengidentifikasi dan memindahkan secara sistematis berbagai macam ketergantungan ini dari tabel-tabel yang sedang di-review. Tabel-tabel pada 3NF akan bebas anomali dan akan memenuhi dua kondisi berikut:

1. Semua atribut nonkey akan secara sepenuhnya dan secara unique bergantung pada (yang telah didefiniskan oleh) primary key.
2. Tidak ada satupun atribut-atribut yang nonkey akan bergantung pada (yang telah didefinisikan oleh) atribut-atribut nonkey lainnya.

Tabel-tabel database pada tabel 10-1 adalah 3NF, tetapi hanya berisi atribut-atribut minimal. Harap diingat bahwa database tidaklah statis. Ketika kebutuhan pengguna berubah dan berbagai pandangan pengguna tambahan diperlukan, atribut-atribut tambahan dan barangkali tabel-tabel tambahan mungkin perlu dimasukkan ke database. Penambahan-penambahan ini harus mengikuti aturan-aturan normalisasi untuk menjaga integritas struktural tabel-tabel dan menghindari berbagai anomali. Untuk pelajaran mengenai anomali, dependency, dan normalisasi yang lebih lengkap, silahkan me-review bagian-bagian pada bab 9 dan appendixnya.

Langkah 3. Membuat Database Fisik dan Membuat Pandangan Pengguna

Pada titik ini, desainer database sudah siap membuat tabel-tabel relasional fisik berdasarkan deskripsi pada tabel 10-1. setelah tabel-tabel dibuat, beberapa diantaranya harus diisi dengan data. Tabel-tabel resource dan agent harus diinisialiasi dengan nilai-nilai data tertentu seperti kuantitas inventory yang tersedia, nama dan alamat pelanggan, dan data karyawan. System yang baru akan mulai berjalan dengan nilai-nilai awal ini untuk atribut-atribut dari tabel-tabel tersebut. Sebaliknya, tabel-tabel events dimulai dengan data yang kosong dan akan diisi melalui berbagai aktivitas proses transaksi aktual.

Database yang dihasilkan seharusnya cukup kaya dalam membantu kebutuhan informasi semua pengguna system yang sedang dimodelkan. Hal ini termasuk kebutuhan para akuntan, para personel operasi, dan manajemen. Reports, layar komputer, dan berbagai dokumen yang meliputi berbagai pandangan/tampulan diturunkan dari berbagai perintah SQL (structured query language) yang mengakses ke berbagai tabel yang telah dinormalisasi pada database. Pada bagian ini, kami menyajikan berbagai contoh reports yang dihasilkan dari berbagai tabel event.

Menghasilkan laporan keuangan dan berbagai laporan akuntansi yang lain. Pada system tradisional, laporan keuangan biasanya disiapkan dari akun-akun general ledger yang nilainya diturunkan dari jurnal voucher. Namun, berbagai artifak akunting seperti jurnal, ledgers, dan doublen-entry accounting, bukanlah entitas pada model REA. Sebaliknya, mekanisme akuntansi tradisional tersebut direproduksi dari berbagai tabel event. Untuk mengilustrasikan, gambar 10-3 menyajikan struktur untuk beberapa tabel relasional pada database Apex. Struktur tabel tersebut berkaitan dengan tabel-tabel yang ada pada tabel 10-1, tetapi beberapa atribut tidak dipakai untuk menyederhanakan gambar tersebut.

Gambar tersebut menunjukkan bagaimana angka-angka akuntansi laporan keuangan bisa dikonstruksi dari data event yang mendasari. Perhitungannya adalah seperti berikut:

    Total Sales = jumlah dari atribut Invoice Amount pada tabel Ship Product untuk semua item yang sudah dikirim pada atau sebelum tanggal penutupan akhir tahun.
    Accounnts Receivable = Total Sales dikurangi jumlah dari atribut Amount pada tabel Receive Cash untuk semua remittance yang diterima pada atau sebelum tanggal penutupan akhir tahun.
    Cost of Goods Sold = jumlah dari Quantity yang terjual pada tabel penghubung Inventory-Ship yang dikalikan dengan atribut Unit Cost pada tabel Inventory.
    Inventory = atribut Quantity On Hand yang dikalikan dengan atribut Unit Cost pada tabel Inventory.

Angka-angka akuntansi yang diekstrak dengan cara ini dari tabel-tabel REA bisa digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan, balance sheets, dan bahkan journal entrys seperti diilustrasikan dengan laoran jirnal voucher pada gambar 10-14.

Menghasilkan laporan manajemen dari tabel-tabel REA. Tujuan kunci REA adalah menciptakan database yang memiliki kemampuan untuk menunjang berbagai pandangan pengguna. Bagian ini mengilustrasikan berbagai contoh laporan untuk pengguna non-akuntansi yang bisa dihasilkan Apex Supply dari database mereka. Gambar 10-15 menggambarkan laporan status inventory yang akan digunakan oleh karyawan pembelian mereka. Laporan ini mengidentifikasi item-item yang harus dipesan dan suppliernya masing-masing. Data untuk laporan ini berasal dari tabel Inventory dan tabel Supplier pada tabel 10-1. gambar 10-16 adalah laporan aktivitas penjualan yang diatur berdasarkan pelanggan dan produk, yang akan digunakan oleh manajer penjualan. Laporan tersebut dikontruksi dari data pada tabel Customer, tabel Ship Product, tabel penghubung Inventory-Ship, dan tabel Iventory.gambar 10-17 adalah laporan atas pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan. Maksud dari laporan ini adalah melacak pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan untuk dibandingkan dengan penjualan aktualnya. Laporan ini menunjukkan berapa banyak waktu diluangkan untuk setiap pertanyaan oleh pelanggan dan apakah itu menyebabkan penjualan atau tidak. Tabel-tabel Customer, Verify Availability, Inventory-Verify Link, Inventory, dan Take Order menyediakan data untuk laporan tersebut.

Membuat model REA (Ch. 10)

2011-12-17T23:37:00.000-08:00

Dalam bab sebelumnya, kita telah menunjukkan proses pemodelan pandangan (tampilan), dimana database designer mengidentifikasi dan memodelkan sekumpulan data yang diperlukan oleh masing-masing pengguna untuk mengambil keputusan atau melakukan tugasnya. Hasil dari proses ini adalah diagram ER yang menggambarkan model data pengguna. Pendekatan REA menggunakan pemodelan semantik untuk membuat diagram REA, yang dalam bebarapa hal mirip dengan diagram ER, tetapi dalam beberapa hal lain sangat berbeda. Sebelum kita membahas pemodelan REA, kita perlu mempelajari perbedaan-perbedaan ini.

Perbedaan antara diagram ER dan REA

Diagram ER dan REA sevara visual berbeda sangat signifikan. Entitas-entitas pada diagram ER hanya terdiri dari satu klas saja (tidak ada penggolongan), dan kedekatan antar entitas ditentukan oleh kardinalitasnya dan oleh apa yang secara visual diagramnya mudah dibaca. Namun dalam diagram REA, entitas-entitas dibagi kedalam tiga klas (resources, events, agents) dan konstelasi dalam diagram tersebut diatur oleh klas. Pengaturan ini seperti yang digambarkan dalam gambar 10-4. Harap diingat bahwa selama integrasi pandangan/tampilan (yang akan dipelajari nanti), konstelasi entitas mungkin perlu diubah. Namun demikian, sebagai piranti untuk desain dalam fase pemodelan pandangan, kesepakatan untuk penyusunan konstelasi tetap diikuti seperti biasa.

Perbedaan kedua dari diagram ER dan REA adalah tentang urutan events (aktivitas/transaksi). Diagram ER menyajikan gambaran statis terhadap fenomena bisnis yang mendasari. Hubungan antar data ditunjukkan melalui kardinalitas dan asosiasi, tetapi urutan aktivitas yang menentukan kardinalitas dan asosiasi tidak disajikan secara jelas. Namun demikian, diagram REA secara khas diatur dari atas ke bawah dalam konstelasi yang berfokus pada urutan aktivitas. Keuntungannya adalah bahwa selama pengembangan sistem, manajemen dan pengguna lain yang nonteknis lebih bagus dalam memahami diagram REA.

Perbedaan ketiga diagram ER dan REA berkenaan dengan kesepakatan penamaan entitas. Dalam diagram ER, nama-nama entitas selalu disajikan dalam bentuk kata benda tunggal. Pemodelan REA menerapkan aturan ini ketika memberi nama untuk entitas-entitas resource dan agent. Namun, untuk entitas-entitas event diberikan nama-nama berupa kata kerja seperti Menjual Barang, Mengambil Pesanan, atau Menerima Uang. Karena itu pembaca harus cermat supaya tidak bingung antara entitas event dengan suatu proses. Entitas-entitas event pada diagram REA menyajikan dan menggambarkan tabel-tabel database yang akan menyimpan data suatu proses, tetapi entitas-entitas tersebut tidak sedang menyajikan atau menjelaskan proses-proses itu sendiri.

Pemodelan pandangan: membuat satu diagram REA individual

Bagian ini menyajikan proses pemodelan pandangan untuk membuat diagram REA. Prosesnya meliputi langkah-langkah berikut ini:
1.    Identifikasi entitas-entitas event
2.    Identifikasi entitas-entitas resource
3.    Identifikasi entitas-entitas agent
4.    Menentukan asosiasi dan kardinalitas antar entitas

Prosedur tersebut dilakukan pada setiap fungsi organisasi yang sedang dimodelkan. Hasilnya adalah kumpulan dari diagram REA individu. Proses pemodelan kemudian selesai setelah fase integrasi pandangan (dijelaskan nanti) dimana semua model individu disatukan ke dalam satu model global tunggal. Untuk mengilustrasikan pemodelan pandangan REA, kita akan menggunakan deskripsi sederhana dari proses siklus revenue. Berikut adalah fitur-fitur kuncinya:

Apex Supply Company adalah grosir barang-barang listrik di pusat kota Philadelphia yang menjual ke para pengecer listrik. Dia memiliki inventori sekitar 10.000 item. Pelanggan memesan melalui phone dan membeli secara kredit melalui konektivitas line-of-credit yang sudah di set sebelumnya dengan Apex. Transaksi secara umum melibatkan pelanggan yang mengontak department customer services terlebih dahulu untuk memverifikasi ketersediaan dan mengecek harga item yang dicari. Bila pelanggan memutuskan untuk membeli, dia kemudian dihubungkan ke agent/karyawan penjualan yang menangani pemesanan tersebut. Karyawan bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang ke pelanggan melalui jasa pengantaran umum (common carrier). Karyawan bagian penagihan mencatat penjualan di jurnal penjualan, menyiapkan invoice, dan mengirimkannya ke pelanggan yang diberu waktu selama 30 hari untuk membayar. Karyawan bagian piutang (AR) juga menerima copy invoice tersebut dan mencatat di ledger piutang (AR ledger). Berikutnya (dalam 30 hari) pelanggan mengirimkan check dan remittance advice ke Apex. Karyawan bagian penerimaan uang menerima check, mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan uang, dan mengupdate akun kas/uang. Remittance advice kemudian diteruskan ke karyawan bagian piutang (AR), yang mengupdate (mengurangi) piutang pelanggan

Langkah 1. Identifikasi entitas-entitas event

Langkah pertama dalam mengembangkan model REA adalah melakukan identifikasi entitas-entitas event pada fungsi yang sedang dimodelkan. Events pada contoh siklus revenue tersebut bisa diidentifikasi melalui tindakan/aktivitas yang memiliki nilai tambah (added-value) yang diambil oleh para karyawan Apex. Entitas-entitas ini adalah Memverifikasi Ketersediaan (Verify Availability), Menangani Pesanan (Take Order), Mengirim Barang (Ship Product), dan Menerima Uang (Receive Cash). Suatu model REA setidaknya harus meliputi dua economic events yang terdiri dari aktivitas give dan receive yang mengurangi dan menambah economic resources dalam pertukaran/transaksi. Selain itu, mungkin saja melibatkan support events, yang tidak mengubah reources secara langsung. Berikutnya kita akan meneliti setiap event yang diidentifikasi di atas untuk menentukan apakah diklasifikasikan sebagai economic event atau support event.

Verify Avalilability / Memverifikasi Ketersediaan. Event Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan adalah support event karena tidak secara langsung menambah atau mengurangi resource. Keputusan untuk menambahkan entitas ini ke dalam model akan tergantung pada kebutuhan manager akan informasi yang berkaitan dengan pertanyaan pelanggan. Informasi seperti ini bisa membantu untuk menentukan item-item inventory mana saja yang paling sering diinginkan oleh pelanggan. Mungkin saja hal itu berbeda dengan apa yang dijual Apex ke pelanggannya. Contohnya, analisa terhadap berbagai pertanyaan yang tidak menghasilkan pemesanan mungkin menunjukkan bahwa pelanggan hanya sedang ingin tahu saja, dan mendapatkan harga yang lebih baik dari para pesaing Apex. Karena itu kita akan asumsikan bahwa Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan adalah aktivitas yang memiliki nilai tambah (added-value) yang harus dimodelkan pada diagram REA.

Take Order / Menangani Pesanan. Tergantung dengan keadaan, Take Order / Menangani Pesanan bisa merupakan economic event atau bisa juga support event. Menangani suatu pesanan pada umumnya hanya melibatkan komitmen pada bagian penjual untuk menjual barang ke pelanggan. Hal ini mungkin saja bahkan melibatkan penyesuaian (pengurangan) inventori yang tersedia untuk penjualan untuk mencegah barang tersebut dijual atau yang telah dijanjikan ke pelanggan yang lain. Namun, komitmen ini tidak menyebabkan pengurangan inventori secara riil dan bukan merupakan pertukaran/transaksi ekonomi. Terlebih lagi, bila kemudian klien membatalkan pesanan sebelum barang dikirim, maka tidak ada pertukaran/transaksi ekonomi yang terjadi. Sebaliknya, bila menangani suatu pesanan menyebabkan pembeli mengeluarkan resource untuk mendapatkan atau membuat produk atas permintaan pelanggan, maka economic event telang berlangsung. Untuk keperluan maksud dalam contoh ini, kita akan mengasumsikan bahwa tidak ada efek-efek ekonomi yang diturunkan dari event Take Order / Menangani Pesanan dan karena itu ini adalah support event.

Ship Product / Mengirimkan Barang. Ship Product / Mengirimkan Barang adalah economic event. ini adalah bagian give dari pertukaran/transaksi ekonomi dan mengurangi inventory resource secara langsung.

Receive Cash / Menerima Uang. Serupa dengan di atas, Receive Cash / Menerima Uang adalah economic event. Ini adalah bagian receive daro pertukaran/transaksi uang menambah resource uang.

Jenis-jenis entitas yang tidak valid. Pemodelan REA berfokus pada value chain events (aktivitas-aktivitas rantai nilai). Ini adalah berbagai aktivitas yang menggunakan uang/cash untuk mendapatkan resources seperti peralatan, bahan baku, pekerja dan kemudian menggunakan resources tersebut untuk mendapatkan revenue baru. Pekerjaan-pekerjaan pembukuan seperti mencatat penjualan ke dalam jurnal dan menetapkan piutang (AR) bukan merupakan aktivitas-aktivitas rantai nilai. Hal-hal tersebut adalah jenis-jenis entitas yang invalid dan seharusnya tidak dimasukkan dalam diagram REA.

Aturan dasar dalam REA adalah penolakan terhadap berbagai artifak akuntansi, seperti jurnal, ledger, dan double-entry bookkeeping. Menangkap berbagai data transaksi secara cukup detil akan membantu proses akuntansi tradisional. Contohnya, piutang adalah selisih antara penjualan ke pelanggan dan uang yang diterima dalam pembayaran. Karena itu, menganalisa data yang berkaitan dengan event Ship Product / Mengirimkan Barang (penjualan) dan Receive Cash / Menerima Uang bisa melegakan kebutuhan informasi yang terkait dengan fungsi-fungsi piutang dan penagihan yang digambarkan dalam kasus Apex di atas.

Setelah entitas-entitas event yang valid diidentifikasi dan diklasifikasikan baik economic event maupun support event, entitas-entitas tersebut diletakkan pada diagram REA. Kesepakatan REA adalah mengatur entitas-entitas tersebit sesuai urutan kejadian dari atas ke bawah. Gambar 10-5 menyajikan empat event di atas secara urut kejadian.

Langkah 2. Identifikasi entitas-entiras resource

Langkah berikutnya dalam membuat diagram REA adalah mengidentifikasi resources yang terkait dengan events yang sudah dipilih untuk dimodelkan. Setiap economic event dalam satu model REA harus dihubungkan minimal dengan satu antitas resource yang nilai ekonominya akan berkurang atau bertambah akibat event tersebut. Support events juga terkait dengan resources tetapi tidak menimbulkan perubahan nilai resource.

Ada orang yang mungkin berargumen secara teori bahwa semua tindakan karyawan, termasuk support events seperti Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan atau Take Order / Menangani Pesanan, menggunakan resource yang disebut Jasa Karyawan. Dalam kanyataannya, resource ini naik ketika karyawan memberikan layanannya ke organisasi dan secara bersamaan menurun ketika layanan tersebut diterapkan dalam kinerja pekerjaan. Dalam situasi dimana Jasa Karyawan dilacak hingga ke project atau produk khusus, entitas ini akan memberikan data yang bermanfaat dan seharusnya dimasukkan ke dalam model REA. Karena kita menganggap bahwa ini bukan kasus untuk Apex Supply, Jasa Karyawan tidak akan dimodelkan disini.

Dalam siklus pendapatan (revenue cycle) Apex, economic events hanya mengubah dua resources. Event Ship Product / Mengirim Barang mengurangi resource inventory dan event Receive Cash / Menerima Uang menambah resource uang/cash. Support events Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan dan Take Order / Menangani Pesanan juga terasosiasi dengan inventory, tetapi tidak mengubahnya. Resource dan entitas-entitas event yang terkait disajikan dalam Gambar 10-6.

Langkah 3. Identifikasi entitas-entitas agent

Setiap entitas economic events pada diagram REA terasosiasi minimal dengan dua entitas agent. Satu agent internal dan yang lain adalah agent eksternal. Agent eksternal yang terkait dengan semua empat event pada kasus Apex adalah Pelanggan. Selain itu, empat agent internal yang terkait dengan empat event tersebut:
1.    karyawan customer service, yang terlibat dalam event Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan.
2.    karyawan sales represtative (penjualan), yang terlibat dalam event Take Order / Menangani Pesanan.
3.    karyawan pengiriman (shipping clerk), yang terlibat dalam event Ship Product / Mengirim Barang.
4.    karyawan penerima uasng/cash, yang terlibat dalam event Receive Cash / Menerima Uang.

Harap diingat bahwa setiap agent internal ini pada kenyataannya adalah instance/objek dari jenis entitas Employee / Karyawan. Untuk keperluan ilustrasi pada diagram REA, kita mengidentifikasikan instance dari Employee / Karyawan (contohnya, Sales Representative atau Karyawan Pengiriman) sebagai entitas terpisah. Namun demikian, database yang muncul dari model ini pada akhirnya akan menerapkan tabel tunggal Employee / Karyawan, dan setiap instance yang ditunjukkan dalam model tersebut akan menjadi baris/record dalam tabel tersebut. Gambar 10-6 mengilustrasikan hubungan antara events dan agent-agent eksternal dan internal dalam kasus Apex.

Langkah 4. Menetukan asosiasi dan kardinalitas antar entitas.

Pada bab 9 kita mempelajari secara detil topik mengenai asosiasi dan kardinalitas entitas. Bagian ini mengandaikan bahwa kita sudah paham dengan topik tersebut yang hanya akan direview secara singkat.

Asosiasi adalah sifat dasar dari hubungan antar entitas, seperti yang disajikan oleh garis yang diberi label yang menghubungkan antar entitas tersebut. Kardinalitas (derajat aosiasi antar entitas) menjelaskan banyaknya kejadian yang mungkin terjadi dalam satu entitas yang terkait dengan satu kejadian tunggal dalam entitas yang berhubungan tersebut. Empat bentuk dasar kardinalitas yang mungkin ada: zero or one (0,1), one and only one (1,1), zero or many (0,M), and one or many (1,M).

Gambar 10-7 menyajikan tiga metode alternatif untuk menyajikan kardinalitas pada diagram REA. Alternatif 1 menyajikan metode notasi cakar ayam seperti yang telah dipelajari dalam bab 9. Contoh tersebut menjelaskan bahwa satu kejadian (record) tunggal pada entitas A terasosiasi dengan kejadian zero atau many pada entitas B. Jadi kardinalitas minimum yang mungkin terjadi adalah zero dan yang tertinggi adalah many. Dengan melihat arah yang lain, notasinya menyatakan bahwa satu kejadian tunggal pada entitas B terasosiasi dengan satu dan hanya satu kejadian pada entitas A. Terkadang kardinalitas bawah dan atas secara eksplisit ditulis diatas garis asosiasi antar entitas asperti yang ditunjukkan pada alternatif 2 pada gambar tersebut. Versi pendek tentang kardinalitas ditunjukkan sebagai alternatif 3, yang hanya menunjukkan kardinalitas atas dan menganggap kardinalitas bawah adalah zero. Kardinalitas atas untuk setiap entitas mendefinisikan keseluruhan asosiasi. Contohnya, entitas-entitas pada gambar 10-7 dikatakan memiliki asosiasi 1:M. asosiasi lain yang mungkin adalah 1:1 dan M:M.

Gambar 10-8 menyajikan model data untuk Apex yang telah direvisi. Perhatikan bahwa gambar itu sudah disederhanakan supaya lebih enak dibaca dengan menghilangkan instance yang redundant dari entitas-entitas Employee / Karyawan dan Inventory yang digambarkan pada gambar 10-6. Selain itu, gambar 10-8 menunjukkan aosiasi dan kardinalitas antar entitas dengan menggunakan metode notasi cakar ayam. Kardinalitas mencerminkan business rules (aturan bisnis) yang berlaku untuk organisasi tertentu. Terkadang aturan tersebut sangat jelas dan sama bagi semua organisasi. Contohnya, kardinalitas normal antara entitas Customer / Pelanggan dan Take Order / Menerima Pesanan adalah 1,1 dan 0,M. Ini berarti bahwa pelanggan tertentu bisa saja membuat pesanan sebanyak nol (zero) atau banyak (many) selama periode penjualan dan bahwa setiap pemesanan hanya untuk satu pelanggan. Asosiasi antar entitas ini adalah 1:M dan tidak pernah jadi 1:1 karena ini akan berarti bahwa organisasi membatasi setiap pelanggan hanya boleh membuat satu pesanan saja, yang berarti tidak logis. Asosiasi antar entitas event dan agents internal mengikuti pola yang sama. Organisasi menghendaki karyawan-karyawannya terlibat dalam banyak events, tidak hanya satu saja. Kebanyakan kardinalitas pada gambar 10-8 mencerminkan aturan yang cukup jelas. Beberapa hal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut akan disajikan berikutnya.

Kardinalitas antara entitas-entitas Verify Availability / Menverifikasi Ketersediaan dan Take Order / Menangani Pesanan. Setiap kejadian dari entitas Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan adalah hasil dari pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan. Namun, kita ketahui dari deskripsi kasus tersebut bahwa tidak semua pertanyaan berlanjut menjadi pesanan pelanggan. Sebaliknya, kita akan menyederhanakan asumsi ini bahwa setiap kejadian Take Order / Menangani Pesanan adalah hasil dari suatu pertanyaan. Karena itu kardinalitas pada sisi Take Order / Menangani Pesanan dari hubungan tersebut adalah 0,1. Sedangkan pada sisi Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan adalah 1,1.

Kardinalitas antara entitas-entitas Take Order / Menangani Pesanan dan Ship Product / Mengirimkan Barang. Kardinalitas 0,1 pada sisi Ship Product / Mengirimkan Barang dari relasi ini mencerminkan adanya selisih waktu antara pesanan ketika ditangani dengan dikrimkan. Ketika penjualan tidak diproses dengan cepat, kita mengasumsikan bahwa ada pesanan (kejadian Take Order / Menangani Pesanan) yang belum dikirimkan (tidak ada kejadian Ship Product / Mengirimkan Barang). Selanjutnya, pesanan yang dibatalkan sebelum dikirimkan tidak akan menyebabkan pencatatan Ship Product / Mengirimkan Barang.

Kardinalitas antara entitas-entitas Ship Product / Mengirimkan Barang dan Receive Cash / Menerima Uang. Istilah bisnis untuk perdagangan dan kebijakan pembayaran sangatlah beragam. Banyak perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit kepada pelanggan seringkali menerima pembayaran parsial (sebagian-sebagian) selama beberapa waktu. Hal ini akan menyebabkan banyak kejadian untuk penerimaan uang/cash untuk satu kejadian pengiriman. Sebaliknya, banyak perusahaan yang pelanggannya adalah organisasi bisnis biasanya menghendaki pembayaran penuh ketika jatuh tempo. Namun demikian, para pelanggan bisnis bisa saja menyatukan banyak invoice pada satu pembayaran uang/cash untuk mengurangi menuliskan check. Karena perusahaan Apex ini adalah grosir yang melayani para pelanggan bisnis, kita akan mengasumsikan bahwa piutang dibayarkan secara penuh (bukan pembayaran secara parsial) dan bahwa para pelanggan Apex bisa saja membayar untuk banyak pengiriman dengan satu kali penerimaan uang/cash saja. Kardinalitas dalam gambar 10-8 mencerminkan aturan bisnis ini.

Kardinalitas antara entitas-entitas Cash / Uang dan Receive Cash / Menerima Uang. Resource uang/cash dari organisasi terdiri dari beberapa akun yang berbeda, seperti akun general operating, payroll imprest account, petty cash (uang kecil), dan seterusnya. Semua itu disatukan ke dalam satu akun tunggal untuk pelaporan keuangan, tetapi digunakan dan dilacak secara terpisah. Kardinalitas yang digambarkan dalam hubungan ini menunjukkan bahwa uang/cash diterima dari banyak pelanggan dan didepositokan menjadi satu akun.

Asosiasi many-to-many. Model pada gambar 10-8 menggambarkan tiga contoh asosiasi M:M. Yang pertama adalah antara antitas-entitas Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan dan Inventory / Persediaan. Kardinalitas 1,M ada pada sisi Inventory (Persediaan) dan kardinalitas 0,M terletak sisi Verify Availability / Memverifikasi Ketersediaan. Hal ini menunjukkan bahwa permintaan pelanggan tertentu melibatkan satu atau banyak item inventory (persediaan), dan setiap item mungkin telah ditanyakan sebanyak nol (zero) atau banyak kali pada periode tersebut. Asosiasi M:M yang kedua ada antara entitas-entitas Take Order / Menangani Pesanan dan Inventory (Persediaan). Kardinalitas 1,M ada pada sisi Inventory (Persediaan) dan kardinalitas 0,M pada sisi Take Order / Menangani Pesanan. Ini berarti bahwa pesanan tertentu bisa berisi satu atau banyak item inventory (persediaan) yang berbeda dan bahwa suatu item tertentu bisa saja tidak pernah dipesan sama sekali (barangkali produk baru) atau mungkin telah dipesan banyak kali selama periode tersebut. Situasi yang mirip ada antara entitas-entitas Ship Product / Mengirimkan Barang dan Inventory / Persediaan. Pada masing-masing kasus ini kardinalitas atas dari M menciptakan asosiasi M:M, yang kita ketahui dari bab 9 bahwa hal ini harus mengalami penyesuaian. Situasi ini adalah hasil dari data yang berulang yang perlu dinormalkan sebelum mengimplementasikan model tersebut ke database relasional. Solusinya adalah dengan membuat tiga tabel penghubung yang berisi primary key dari tabel-tabel yang terasosiasi. Tabel-tabel penghubung ini juga akan berisi detil-detil yang berkaitan dengan item-item yang ditanyakan, pesanan-pesanan yang ditangani, dan barang-barang yang dikirim.

Ketika memodelkan diagram-diagram ER tradisional, seringkali dirasa nyaman untuk menyertakan tabel-tabel penghubung ke dalam model (seperti pada bab 9) sehinggan secara erat mencerminkan database yang sebenarnya. Namun demikian, dengan penyertaan tabel-tabel penghubung pada diagram REA menyebabkan konflik dengan aturan bahwa entitas event harus terhubung dengan setidaknya satu resource dan setidaknya dua entitas agent. Gambar 10-9 menunjukkan bagaimana sebagian diagram REA Apex akan muncul ketika tabel-tabel penghubung dimasukkan. Meskipun tabel-tabel penghubung adalah persyaratan teknis untuk menerapkan asosiasi M:M pada database relasional, tabel-tabel penghubung tersebut bukanlah persyaratan teknis untuk memodelkan database. Dengan memasukkan tabel penghubung ke dalam diagram REA akan mengganggu integritas visualnya dan hanya menambahkan sedikit saja pemahaman seseorang terhadap model konseptual. Akhirnya, pada proses implementasi, desainer database akan membuat tabel-tabel penghubung. Memang, database tidak akan berfungsi tanpa adanya tabel-tabel penghubung tersebut. Namun demikian, untuk maksud proses penggambaran diagram REA, tabel-tabel penghubung hanya perlu ditunjukkan melalui asosiasi M:M.

Model REA (Ch. 10)

2011-12-17T23:17:00.000-08:00

Model REA adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, events, dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan/keterkaitan diantara ketiganya. Tidak seperti dalam sistem akuntansi tradisional, sistem REA membolehkan baik data akuntansi dan nonakuntansi untuk diidentifikasi, diambil, dan disimpan dalam database yang terpusat. Dengan database ini, tampilan/sudut-pandang pengguna bisa dibuat untuk memenuhi kebutuhan para pengguna dalam organisasi tersebut. Model REA bisa diimplementasikan dalam arsitektur database relasional maupun object-oriented. Untuk maksud pembelajaran dalam bab ini, kita akan mengasumsikan menggunakan database relasional karena ini adalah arsitektur yang lebih umum digunakan bagi aplikasi bisnis.

Gambar 10-1 menyajikan model REA dasar, yang merupakan versi khas dari diagram ER yang terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) yang disertai dengan sekelompok asosiasi yang menghubungkan ketiganya. Mulai dari sini, kita akan mengacu ke salah satu teknik dokumentasi, yaitu diagram REA. Konvensi untuk menggambarkan asosiasi, pemberian kardinalitas, dan normalisasi table seperti yang telah didiskusikan dalam bab 9 untuk diagram ER tradisional juga diterapkan ke diagram REA.

Elemen-elemen model REA

Resources. Yang dimaksud dengan economic resources adalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan. Resources digunakan dalam pertukaran ekonomi dengan para partner bisnis entah mengalami kenaikan atau penurunan akibat pertukaran tersebut.

Events. Pemodelan REA mencakup dua kelas/golongan events. Economic events dan support events. Yang dimaksud dengan economic events adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow) pada gambar 10-1. Hal itu disebabkan oleh berbagai macam aktivitas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari pelanggan, dan pembelian bahan baku dari vendor. Economic events adalah elemen sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap.

Support events (tidak ditunjukkan dalam gambar 10-1) mencakup pengendalian (control), perencanaan, dan berbagai aktivitas manajemen yang terkait dengan economic events, tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. Contoh support events adalah (1) menentukan ketersediaan inventori untuk pelanggan sebelum melakukan penjualan, (2) melakukan verifikasi terhadap informasi pendukung (dengan melakukan pencocokan tiga dokumen/three-way-match) sebelum melakukan pembayaran ke vendor, dan (3) melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.

Agents. Economic agents adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam economic events dan support events. Mereka adalah pihak-pihak baik di dalam maupun di luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau menolak dalam transaksi economic resources. Masing-masing economic event terkait dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam pertukaran/transaksi tersebut. Peran masing-masing agent internal dan eksternal dengab pihak luar biasanya terlihat jelas. Contohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. Namun, untuk transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau konvensi dalam pemodelan REA adalah menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. Contohnya, dalam proses pemindahan produk dari work-in-process ke inventory barang jadi, maka karyawan bagian work-in-process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian inventory barang jadi. Jadi karyawan yang menyerahkankendali dan mengurangi resources (dalam hal ini karyawan bagian work-in-process) adalah internal agent sedangkan karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource (dalam hal ini adalah karyawan bagian inventory barang jadi) adalah eksternal agent.

Agent internal dan eksternal juga terlibat dalam support events, namun jenis pertukaran/transaksi yang terjadi adalah transaksi/pertukaran informasi dan bukan economic resources. Contohnya, pelanggan (agent eksternal ) yang mengecek harga produk menerima informasi dari karyawan penjualan (internal agent), yang menyerahkan informasi. Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh para karyawannya.

Dualitas. Fitur semantik REA diturunkan dari komponen-komponen dalam transaksi ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents memberikan resource kepada yang lain dan dengan cara menukar resource yang lain sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic events, yang disajikan melalui asosiasi dualitas seperti yang ditunjukkan gambar 10-1. Dengan kata lain, setiap satu economic event selalu dicerminkan oleh satu economic event yang terkait dalam arah yang berlawanan. Gambar 10-2 menunjukkan perluasan model REA dasar untuk menggambarkan koneksi diantara dual events tersebut: give event dan receive event (aktivitas memberi dan aktivitas menerima). Dari sudut pandang fungsi organisasi yang dimodelkan, separuh bagian yang memberi adalah yang mengalami pengurangan economic resources, seperti yang disajikan oleh aliran arah keluar. Separuh bagian yang menerima mengalami peningkatan economic resources seperti yang disajikan oleh aliran kedalam. Gambar 10-3 menyajikan beberapa contoh aktivitas memberi dan menerima karena hal-hal tersebut terkait dengan revenue/pendapatan, expenditure/pengeluaran, dan siklus konversi. Perlu dicatat bahwa suatu economic exchange tidak memerlukan events dualitas untuk terjadi secara serempak. Contohnya, inventory langsung berkurang akibat penjualan ke seorang pelanggan, tetapi uang mungkin tidak langsung bertambah karena remittance dari pelanggan baru datang setelah beberapa minggu setelahnya. Model REA mengakomodasi transaksi berbasis kredit dan selisih waktu yang terkait dengan model pembayaran tersebut, namun tidak menerapkan mekanisme tradisional seperti ledger utang dan piutang dalam akuntansi untuk aktivitas-aktivitas tersebut. Pada kenyataannya, REA tidak memerlukan semua artifak akuntansi termasuk jurnal, ledgers, dan double-entry bookkeeping. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, fenomena ekonomi seharusnya ditangkap dalam bentuk yang sangat rinci dan sesuai dengan kebutuhan berbagai macam pengguna. Karena itu untuk mencerminkan aspek-aspek economic events yang relevan, data bisnis harusnya tidak boleh terformat atau sengaja dibatasi. Jurnal, ledger, dan double-entry bookkeeping adalah mekanisme tradisional untuk memformat dan memindahkan data akuntansi, tetapi mereka bukanlah komponen yang penting dalam database akuntansi. Sistem REA menangkap inti dari apa yang dilakukan dan dipertanggungjawabkan oleh para akuntan dengan cara memodelkan fenomena ekonomi yang mendasarinya secara langsung. Organisasi yang menerapkan REA kemudian bisa menghasilkan laporan keuangan, jurnal, ledgers, dan laporan double-entry accounting secara langsung dari tabel-tabel database melalui pandangan (tampilan) pengguna. Kita akan menunjukkan bagaimana hal ini dilakukan nanti dalam bab ini.

Pendekatan REA pada Pemodelan Database (Ch 10)

2011-12-17T23:06:00.000-08:00

Bab ini mempelajari tentang model REA (resources, events, agents) sebagai sarana untuk menentukan dan mendesain sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pengguna dalam suatu organisasi. Bab ini terdiri dari tiga bagian utama. Bagian pertama akan memperkenalkan tentang pendekatan REA dan berbagai pendapat yang terkait dengan permasalahan umum di seputar akuntansi tradisional yang bisa dipecahkan dengan pendekatan REA.

Model dasar REA terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) dan sekumpulan asosiasi yang menghubungkan entitas-entitas tersebut. Resources adalah segala hal (barang) yang memiliki nilai ekonomi dan merupakan objek dari pertukaran/transaksi (secara ekonomi) dengan para rekan bisnis/dagang. Events dalam REA terdiri dari dua kelompok umum: economic events atau aktivitas ekonomi dan support events atau aktivitas pendukung. Yang dimaksud dengan economic events adalah yang mempunyai efek terhadap perubahan resources (entah peningkatan/penambahan atau penurunan/pengurangan). Sedangkan support events adalah yang terkait dengan pengendalian (kontrol), perencanaan, dan berbagai aktivitas manajerial yang terkait dengan economic events namun tidak secara langsung berefek pada perubahan resources. Agents adalah orang-orang atau organisasi baik di dalam maupun di luar organisasi yang berpartisipasi dalam suatu economic event. Satu fitur kunci dalam REA adalah adanya konsep dualitas ekonomi. Setiap economic event atau aktivitas ekonomi selalu dicerminkan oleh satu event yang lain dalam arah yang berlawanan. Kedua aktivitas tersebut adalah aktivitas memberi dan aktivitas menerima dalam suatu aktivitas pertukaran ekonomi.

Bagian kedua menyajikan berbagai tahapan proses dalam membuat model REA. Fokus dalam pembahasan disini adalah memodelkan satu pandangan (tampilan) dari keseluruhan database. Tahapan-tahapan ini mencakup: (1) mengidentifikasi berbagai entitas events/aktivitas yang akan dimodelkan, (2) mengidentifikasi berbagai entitas resources yang mengalami perubahan yang diakibatkan oleh events, (3) mengidentifikasi berbagai entitas agents yang terlibat dalam events, dan (4) menentukan asosiasi dan kardinalitas di antara entitas-entitas tersebut.

Bagian ketiga dan terakhir adalah menyajikan proses integrasi berbagai pandangan (tampilan) dari semua bagian dalam organisasi, dimana beberapa diagram REA yang dibuat secara mandiri dan per-bagian disatukan ke dalam model REA tunggal yang mencakup satu perusahaan. Langkah-langkah untuk melakukan integrasi berbagai pandangan (tampilan) dari tiap-tiap bagian ini adalah: (1) mengkonsolidasikan semua model individual/parsial; (2) mendefinisikan primary key, foreign key, dan berbagai atribut; dan (3) mengkonstruksi database fisik dan membuat pandangan/tampilan pengguna. Bagian ini menyimpulkan dengan suatu diskusi mengenai keuntungan REA dalam mencapai keunggulan kompetitif.

Pendekatan REA

Inti dari philosofi database adalah adanya pemahaman bahwa data perusahaan harus menunjang kebutuhan informasi semua pengguna dalam organisasi tersebut. Karena itu satu aspek penting dalam pemodelan data adalah membuat suatu model yang diyakini mencerminkan realitas organisasi. Hal ini bukanlah hal yang mudah dicapai ketika berbagai macam orang dalam organisasi melihat dan menggunakan data yang sama dengan cara yang berbeda.

Dari bab 9 kita ingat bahwa pandangan (tampilan) pengguna adalah sekumpulan data yang dibutuhkan oleh pengguna tertentu untuk mencapai pekerjaan-pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Contohnya, pandangan (tampilan) bagi karyawan bagian general ledger akan memerlukan chart of accounts (daftar kode akun transaksi) organisasi, namun tidak memerlukan data transaksi detilnya. Pandangan (tampilan) untuk manajer penjualan mungkin memerlukan data penjualan pelanggan secara detil yang sudah dikelompokkan berdasarkan produk, area penjualan, dan tenaga/karyawan penjualnya. pandangan (tampilan) untuk manajer produksi mungkin akan memerlukan inventori barang jadi yang tersedia, kapasitas proses manufaktur yang tersedia, dan lead time dari vendor.

Masalah muncul dalam menyatukan berbagai kebutuhan yang beragam ini ketika satu pandangan (tampilan) yang tidak pas untuk berbagai maksud dan tujuan yang luas mendominasi proses pengumpulan, peringkasan, penyimpanan dan pelaporan transaksi dan berbagai data sumber daya. Profesi akuntansi sudah lama dikritik karena hanya berfokus pada peran yang terlalu sempit dalam informasi akuntansi. Saat ini banyak peneliti yang mendorong profesi akuntansi untuk mengalihkan fokus dari masalah debit, kredit, double-entry accounting, dan GAAP untuk lebih maju dengan memberikan informasi yang bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan dan membantu organisasi untukmengidentifikasi dan mengendalikan risiko bisnis.

Para manajer modern memerlukan baik informasi financial maupun nonfinancial dalam format dan tingkat-tingkat yang terpadu dimana hal ini pada umumnya tidak bisa diberikan oleh sistem akuntansi tradisional yang bebrbasis GAAP. Jawaban dari berbagai organisasi terhadap dominansi informasi akuntansi yang berpandangan (tampilan) tunggal adalah dengan membuat berbagai sistem informasi yang terpisah untuk menunjang tiap-tiap pandangan (tampilan) pengguna. Hal ini menyebabkan organisasi memiliki banyak sistem informasi yang secara fungsional tidak saling terkoneksi. Seringkali data yang telah dimasukkan ke suatu sistem dimasukkan lagi ke sistem-sistem yang lain. Dengan begitu banyaknya duplikasi data, persoalan mengenai akurasi dan kekinian data memunculkan masalah yang serius.

Kekhawatiran semacam itu telah menyebabkan sejumlah peneliti database untuk mengembangkan model semantik atau framework untuk mendesain sistem informasi akuntansi yang mendukung penerapan berbagai sudut pandang pengguna. Model sematik akan menangkap makna operasional dari data pengguna dan memberikan deskripsi yang singkat mengenai hal tersebut. Satu contoh semacam itu, yang sangat penting bagi akuntansi, adalah model REA. Pada tahun 1982, REA pada awalnya diusulkan sebagai kerangka teoritis untuk akuntansi. Namun, sejak saat itu, REA mendapatkan perhatian yang besar sebagai alternatif praktis terhadap sistem akuntansi tradisional.

Siklus Konversi - Kesimpulan (CH. 7)

2011-11-29T23:12:00.001-08:00

Bab ini mempelajari siklus konversi, dimana perusahaan mengubah semua jenis sumber daya input (bahan baku, pekerja, dan modal) menjadi produk dan jasa yang siap dipasarkan. Tujuannya adalah untuk mencermati lingkungan manufaktur yang selalu berubah pada dunia bisnis modern dan untuk menunjukkan bagaimana menyerukan perubahan dari bentuk-bentuk tradisional organisasi bisnis dan berbagai aktivitasnya menuju ke cara menjalankan bisnis yang berkelas-dunia. Kita telah melihat bagaimana perusahaan-perusahaan yang sedang berusaha mencapai status kelas-dunia harus mengejar filosofi manufaktur ramping.

Kunci sukses dalam menerapkan manufaktur ramping adalah dengan melibatkan perubahan organisasi fisik dalam berbagai fasilitas produksi dan penerapan teknologi-teknologi terotomatisasi. Kita juga telah menelaah bahwa untuk mencapai manufaktur ramping memerlukan suatu perpindahan dari teknik-teknik pembiayaan standar. Dalam menanggapi berbagai kekurangan metode-metode dalam akuntansi tradisional, perusahaan yang menerapkan manufaktur ramping menerapkan model-model akuntansi alternatif seperti pembiayaan berbasis aktivitas (ABC, activities based accounting) dan akuntansi aliran nilai (value stream accounting). Bab ini ditutup dengan pembahasan mengenai tiga sistem informasi yang biasanya terkait dengan manufaktur ramping: (1) MRP (material requirements planning), (2) MRP II (manufacturing resources planning), dan ERP (enterprise resource planning).

Siklus Konversi - Sistem informasi yang menunjang manufaktur ramping (Information systems that support lean manufacturing) (Ch. 7)

2011-11-29T07:36:00.001-08:00

Pada bagian ini kita mendiskusikan berbagai sistem informasi yang secara umum terkait dengan sistem manufaktur ramping dan perusahaan kelas-dunia. Diskusi ini akan dimulai dengan review tentang MRP (materials requirements planning). Seperti yang terkandung dalam namanya, MRP hanya terbatas untuk difokuskan dan diarahkan untuk menentukan berapa banyak bahan baku yang diperlukan untuk memenuhi order dalam proses produksi. Berikutnya kita akan mereview tentang MRP II (manufacturing resources planning). Sistem ini adalah hasil evolusi dari MRP dan mengintegrasikan fungsionalitas tambahan dalam proses manufaktur, termasuk penjualan, marketing, dan akuntansi. Terakhir kita akan mempelajari beberapa fitur kunci dalam sistem ERP (enterprise resources planning). ERP adalah langkah berikutnya dari sistem MRP II dengan cara mengintegrasikan semua fungsi-fungsi bisnis ke dalam sekumpulan inti aplikasi yang menggunakan database yang sama.

MRP (material requirement planning)

MRP adalah sistem perencanaan produksi dan sistem kontrol yang terotomatisasi yang digunakan untuk membantu manajemen inventori. Tujuan-tujuan operasionalnya adalah untuk:

Menjamin bahwa bahan baku mencukupi selama proses produksi
Mempertahankan inventori yang tersedia dengan tingkat terendah yang masih mungkin
Menghasilkan jadwal pembelian dan jadwal produksi dan informasi-informasi lain yang diperlukan untuk mengontrol produksi.

Gambar 7-23 menggambarkan fitur-fitur inti dari sistem MRP. Tergantung dari proses manufaktur yang berlangsung, input-input ke sistem MRP meliputi penjualan, prediksi penjualan, inventori barang jadi yang tersedia, bahan baku yang tersedia, dan bill of materials. MRP adalah metode penghitungan yang diarahkan untuk menetukan barapa banyak bahan baku yang diperlukan dan kapan harus dipesan untuk memenuhi order proses produksi. Dengan membandingkan inventori barang jadi yang tersedia dengan tingkat kebutuhan (berdasarkan prediksi penjualan), MRP menghitung permintaan produksi total maupun kebutuhan masing-masing kelompok produk. Dari sini, kemudian BOM akan menghasilkan daftar bahan baku yang diperlukan untuk produksi, yang dibandingkan dengan bahan baku yang tersedia. Selisihnya adalah yang harus dipesan dari vendor. Output utama dari sistem MRP adalah permintaan pembelian bahan baku yang diteruskan ke sistem pembelian. Disamping itu output yang lain bisa berupa jadwal produksi, laporan manajemen, dokumen produksi sehari-hari seperti work orders dan move ticket.

MRP II (manufacturing resource planning)

MRP II adalah kelanjutan dari MRP yang berevolusi melampui batas-batas manejemen inventori. Ini adalah suatu sistem sekaligus suatu filosofi untuk menyatukan berbagai aktivitas manufaktur. MRP II mengintegrasikan proses manufaktur produk, proses engineering produk, pemrosesan order penjualan, proses billling pelanggan, sumber daya manusia, dan fungsi-fungsi akuntansi terkait. Gambar 7-24 menunjukkan integrasi fungsional pada lingkungan MRP II. Sistem MRP II akan menghasilkan BOM untuk suatu produk, kemudian menyesuaikan produksi produk tersebut ke dalam jadwal produksi induk, kemudian menghasilkan suatu rencana penurunan volume kapasitas secara kasar berdasarkan ketersediaan mesin dan pekerja, mendesain rencana volume kapasitas akhir, dan mengelola bahan baku dan inventori barang jadi. Selain itu MRP II akan menghasilkan rencana permintaan material yang kemudian akan menjadwal pengiriman baha baku secara JIT (just-in-time) atau tepat waktu. Proses pemesanan bahan baku harus dikoordinasikan dengan proses manufaktur untuk menghidari pemborosan waktu (datang terlalu awal) sambil memastikan bahwa bila terjadi kondisi kehabisan stok tidak akan menggangu proses produksi. Perusahaan-perusahaan manufaktur menyadari betapa besarnya manfaat dari sistem MRP II yang sangat terintegrasi. Hal ini antara lain:

Layanan kepada pelanggan yang semakin bertambah baik
Investasi untuk inventori semakin berkurang
Produktivitas yang meningkat
Cash flow yang semakin baik
Membantu mencapai tujuan jangka panjang yang strategis
Membantu mengelola perubahan (contohnya, pengembangan produk baru atau pengembangan produk khusus bagi pelanggan atau oleh vendor)
Fleksibilitas dalam proses produksi

ERP (senterprise resource planning)

Dalam beberapa tahun terakhir MRP II telah berkembang menjadi paket software yang besar yang disebut sistem ERP. ERP mengintegrasikan berbagai department dan fungsi dari seluruh perusahaan ke dalam satu sistem aplikasi terintegrasi yang terhubung ke satu database tunggal. Hal ini memungkinkan berbagai department berbagi informasi dan berkomuikasi satu sama lain. Suatu sistem ERP terdiri dari banyak modul dengan fungsi-fungsi tertentu yang mencerminkan praktik-praktik terbaik dalam dunia industri. Didesain untuk berinteraksi dengan modul-modul lain (seperti, piutang, utang, pembelian, dll), paket software komersial ini mendukung kebutuhan informasi seluruh organisasi, tidak hanya dalam fungsi manufaktur. ERP mampu menghitung berbagai permintaan sumber daya yang diperlukan, menjadwal produksi, mengelola perubahan yang terjadi pada konfigurasi produk, memungkinkan perubahan produk yang terencana untuk masa mendatang, dan memantau proses di lantai produksi. Selain itu ERP juga menyediakan interface untuk entry order, penerimaan uang, pengadaan barang, dan fungsi pengeluaran uang yang disertai dengan kemampuan pelaporan majerial dan keuangan.

Perusahaan yang ‘lean manufacturing’ akan memiliki sistem ERP yang memiliki kemampuan untuk komunikasi eksternal dengan para pelanggan dan supplier melalui EDI (electronic data interchange). Link untuk komunikasi EDI (melalui internet atau koneksi langsung) akan memungkinkan perusahaan secara elektronis menerima order penjualan dan penerimaan uang dari pelanggan, mengirim faktur/invoices kepada pelanggan, mengirim order pembelian ke vendor, menerima faktur/invoices dari vendor dan membayarnya, serta mengirim dan menerima dokumen-dokumen pengiriman. EDI adalah elemen inti dari banyak sistem ecommerce. Kita akan tinjau lagi topik penting ini dalam bab 12.

Kemiripan dalam fungsionalitas antara ERP dan MRP II cukup jelas. Beberapa berpendapat bahwa sangat sedikit perbedaan fungsional yang riil diantara kedua konsep tersebut. Memang kemiripan yang paling terlihat adalah ketika membandingkan antara MRP II yang top-end dengan package ERP yang low-end. Namun demikian, perbedaan utama adalah bahwa ERP telah berkembang diluar pasar manufaktur dan menjadi sistem piliham diantara berbagai perusahaan non-manufaktur. Di sisi lain, golongan orang-orang yang sinis berpendapat bahwa dengan mengubah label MRP II menjadi ERP memungkinkan para vendor perangkat lunak untuk menjual package MRP II ke perusahaan-perusahaan non-manufaktur.

Pasar ERP selama bertahun-tahun hanya terbatas untuk perusahaan-perusahaan besar dengan tingkat kompleksitas proses bisnis yang tinggi dan harga yang mahal dan didominasi oleh beberapa vendor perangkat lunak seperti SAP, J.D. Edwards, Oracle, dan PeopleSoft. Dalam beberapa tahun terakhir pasar ini telah dikembangkan dengan sangat pesat dengan masuknya banyak vendor kecil yang menargetkan pelanggan dengan perusahaan menengah ke bawah dengan harga yang lebih murah dan dengan sistem ERP yang lebih mudah untuk diimplementasikan. Pentingnya tentang fenomena ERP ini maka kita akan membahasnya dalam bagian yang terpisah dan diluar scope bab ini. Karena itu dalam bab 11, kita akan mempelajari sistem ERP dan topik-topik yang terkait, termasuk SCM (supply chain management) dan data warehousing.

Siklus Konversi - Akuntansi aliran nilai (Value Stream Accounting) (Ch. 7)

2011-11-29T07:33:00.001-08:00

Kerumitan ABC menyebabkan banyak perusahaan meninggalkan metode ini untuk mendukung model akuntansi yang lebih sederhana yang disebut value stream accounting (akuntasi aliran nilai). Akuntansi aliran nilai menghitung beiaya lebih berdasarkan aliran nilai daripada berdasarkan department atau akitivitas, seperti tergambar dalam gambar 7-21.

Perhatikan bahwa aliran-aliran nilai melintasi garis-garis department dan fungsional untuk memasukkan biaya-biaya yang terkait dengan marketing, biaya penjualan, desain produk, engineering, pembelian material, distribusi, dll. Aspek penting dalam mengimplementasikan akuntasi aliran nilai adalah dengan cara mendefinisikan keluarga produk (klasifikasi rumpun produk). Banyak perusahaan memprodukasi produk lebih dari satu tetapi tidak mengelompokkan produk-produk tersebut ke dalam suatu keluarga produk tertentu. Keluarga produk akan terbagi berdasarkan proses yang sama mulai dari menempatkan order hingga ke megirimkan produk ke pelanggan. Gambar 7-22 menggambarkan bagaimana berbagai macam produk dikelompokkan ke dalam keluarga-keluarga produk.

Akuntansi aliran nilai meliputi semua biaya yang terkait dengan keluarga produknya, tetapi tidak membedakan antara biaya langsung dan biaya yang tak langsung. Biaya bahan baku dihitung berdasarkan berapa banyak material yang dibeli untuk suatu aliran nilai bukan dengan melacak input bahan baku terhadap produk tertentu. Jadi jumlah total biaya material dalam sistem aliran nilai adalah jumlah segala sesuatu yang dibeli selama periode tertentu. Pendekatan akuntansi yang lebih sederhana ini berhasil karena bahan baku dan inventori WIP yang tersedia dijaga dalam level yang rendah, mungkin hanya persediaan untuk satu atau dua hari saja. Pendekatan ini tidak akan berhasil dalam lingkungan manufaktur tradisional dimana inventori tersedia untuk beberapa bulan dan bisa saja berlanjut dari satu periode ke periode berikutnya.

Biaya pekerja yang pekerjaannya berada dalam aliran nilai juga ikut dimasukkan apakah mereka adalah pekerja yang mendesain, membuat, atau yang memindahkan produk dari satu sel ke sel berikutnya. Biaya pekerja tidak dialokasikan ke masing-masing produk seperti cara lama (waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas tertentu). Sebaliknya, jumlah upah dan benefit yang dibayarkan ke semua karyawan yang berada di dalam aliran nilai dibebankan ke aliran tersebut. Pekerja yang bersifat support seperti karyawan bagian perawatan mesin, perencanaan produksi, dan penjualan juga dimasukkan. Karena itu jika memungkinkan satu pekerja dipekerjakan untuk satu aliran nila saja, daripada harus membagi waktu mereka ke dalam beberapa aliran-aliran yang berbeda-beda.

Biasanya satu-satunya biaya yang dialokasikan dalam aliran nilai adalah beban biaya per foot persegi (1 foot = 0,304 m) untuk penggunaan fasilitas produksi dalam satu aliran nilai. Alokasi ini meliputi biaya sewa dan perawatan gedung. Logikanya adalah untuk meningkatkan efisiensi dengan mendorong para anggota tim dalam suatu aliran nilai untuk meminimalkan ruang yang digunakan penegrjaan suatu aliran nilai tertentu. Biaya lain-lain yang berasal dari luar aliran nilai, yang tidak dapat dikontrol oleh kelompok aliran nilai, tidak dilekatkan ke keluarga produk. Jadi tidak akan ada usaha yang bisa dibuat untuk menyerap biaya-biaya fasilitas produksi. Sementara biaya lain-lain perusahaan harus dihitung, dan itu tidak dialokasikan ke aliran-aliran nilai.

Siklus Konversi - Pembiayaan berbasis aktivitas (activity-based costing - ABC) (Ch. 7)

2011-11-29T07:31:00.001-08:00

Banyak perusahaan ‘manufaktur ramping’ mencari solusi terhadap berbagai problem di atas melalui model akuntansi yang disebut pembiayaan berbasis aktivitas (activity-based accounting atau ABC). ABC adalah metode yang mengalokasikan biaya ke produk dan layanan untuk memfasilitasi perencanaan dan pengendalian yang lebih baik. Hal ini dicapai dengan membebankan biaya ke activitas-aktivitas berdasarkan penggunaan berbagai sumber daya dan membebankan biaya ke objek-objek biaya berdasarkan penggunaan aktivitasnya. Istilah-istilah tersebut didefinisikan seperti berikut:

Activitas menggambarkan pekerjaan yang dilakukan di suatu perusahaan. Menyiapkan order pembelian, menyiapkan produk untuk pengiriman, atau mengoperasikan mesin bubut adalah contoh-contoh aktivitas.

Objek biaya adalah alasan untuk melakukan aktivitas. Ini antara lain meliputi produk, layanan, vendor, dan pelanggan. Contoh, pekerjaan menyiapkan order penjualan (aktivitas) dilakukan karena pelanggan (objek biaya) ingin membuat order.

Asumsi-asumsi yang mendasari ABC sangat berlawanan dengan asumsi-asumsi pada akuntansi biaya standard. Akuntansi tradisional mengasumsikan bahwa produk menyebabkan biaya. ABC mengasumsikan bahwa aktivitas menyebabkan biaya dan produk (dan berbagai objek biaya yang lain) menciptakan kebutuhan untuk aktivitas.

Tahap pertama dalam mengimplementasikan pendekatan ABC adalah menentukan biaya aktivitas. Biaya aktivitas kemudian dibebankan ke objek biaya yang terkait melalui suatu activity driver. Faktor ini mengukur konsumsi aktivitas melalui objek biaya. Contoh, bila mengebor lubang dalam suatu plat baja adalah aktivitas, jumlah lubang adalah activity driver.

Sistem akuntansi tradisional seringkali menggunakan hanya satu activity driver. Contoh, biaya-biaya overhead, yang dikumpulkan dalam satu pool biaya tunggal, dialokasikan ke produk berdasarkan jam kerja pekerja. Perusahaan yang menggunakan ABC bisa saja memiliki puluhan pool biaya aktivitas, yang masing-masing memiliki activity drivernya sendiri. Gambar 7-20 memberi gambaran alokasi biaya-biaya overhead ke produk dengan metode ABC.

Keuntungan dari ABC

ABC memungkinkan para manajer untuk mengalokasikan biaya ke berbagai aktivitas dan produk secara lebih akurat dibandingkan model pembiayaan standard. Beberapa keuntungan yang ditawarkan adalah:

Pembiayaan terhadap produk/layanan, pelanggan, dan channel distribusi lebih akurat.
Mengidentifikasi berbagai produk dan pelanggan yang paling menguntungkan dan yang paling merugikan.
Melacak biaya-biaya aktivitas dan proses secara akurat.
Memperlengkapi para manajer dengan kecerdasan biaya untuk mendorong perbaikan yang berkelanjutan.
Mempermudah pemasaran yang lebih baik.
Mengidentifikasi pemborosan dan berbagai aktivitas yang tidak menambah value.

Kerugian dari ABC

ABC telah lama dikritik karena terlalu memakan waktu dan rumit untuk berbagai terapan praktis selama periode yang berkelanjutan. Pekerjaan mengidentifikasi berbagai biaya aktivitas bisa jadi adalah suatu usaha yang tidak sekali jadi dan kemudian dilupakan. Karena produk dan proses selalu berubah demikian pula berbagai biaya aktivitas yang terkait. Bila tidak ada sumber-sumber daya yang menjaga akurasi berbagai biaya aktivitas, pembebanan biaya menjadi tidak akurat. Para kritikus menuduh bahwa bukannya mendorong perbaikan yang berkelanjutan, ABC justru menciptakan birokrasi yang kompleks di dalam organisasi yang bertentangan dengan filosofi lean manufacturing yang menyederhanakan proses dan menghilangkan pemborosan.

Siklus Konversi - Akuntansi dalam lingkungan manufaktur ramping (lean manufacturing) (Ch. 7)

2011-11-29T07:28:00.001-08:00

Lingkungan lean manufacturing mengakibatkan implikasi yang mendalam bagi akuntansi. Informasi dalam lingkungan tradisional yang dilakukan dengan teknik-teknik akuntansi konvensional tidak bisa lagi membantu kebutuhan prusahaan-perusahaan yang ramping. Perusahaan-perusahaan tersebut perlu adanya metode-metode akuntansi yang baru dan informasi yang baru sehingga:

Menyajikan hal-hal yang penting kepada para pelanggan (seperti kualitas dan layanan).
Mengidentifikasi produk-produk yang menguntungkan.
Mengidentifikasi pelanggan-pelanggan menguntungkan.
Mengidentifikasi berbagai peluang untuk perbaikan dalam pengerjaan dan produk.
Mendorong penerapan semua aktivitas dan proses yang memiliki nilai tambah di dalam organisasi dan mengidentifikasi berbagai aktivitas dan proses yang tidak menambahkan nilai apapun.
Membantu berbagai pengguna secara efiesien dengan penyediaan informasi finansial maupun informasi nonfinansial.

Pada bagian ini kita akan mempelajari sifat dasar berbagai perubahan akuntansi yang sedang berlangsung. Diskusi akan membahas berbagai masalah yang terkait dengan akuntansi biaya standard dan menguraikan dua pendekatan alternatif: (1) activity-based costing (pembiayaan berbasis aktivitas) dan (2) value stream accounting (akuntansi berbasis aliran nilai).

Apa yang salah dengan informasi akuntansi tradisional?

Teknik-teknik yang digunakan dalam pembiayaan standard tradisional menekankan kinerja keuangan daripada kinerja proses manufaktur. Teknik-teknik dan konvensi-konvensi yang digunakan dalam proses manufaktur tradisional tidak mendukung tujuan-tujuan dalam perusahaan yang menerapkan lean manufacturing. Berikut adalah kekurangan-kekurangan yang paling umum disebutkan dalam sistem akuntansi standard.

Alokasi biaya tidak akurat. Asumsi dalam pembiayaan standard adalah bahwa semua biaya tambahan perlu dialokasikan ke produk dan semua biaya tambahan tersebut secara langsung terkait dengan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menghasilkan produk. Konsekwensi dari otomatisasi adalah restrukturisasi pola biaya proses manufaktur. Gambar 7-19 menunjukkan perubahan hubungan antara pekerja, material, dan biaya tambahan pada level otomatisasi yang berbeda-beda. Dalam lingkungan manufaktur tradisional, pekerja adalah komponen yang jauh lebih besar dibandingkan dengan lingkungan CIM untuk biaya proses manufaktur total. Sebaliknya biaya tambahan adalah elemen biaya yang jauh lebih signifikan dalam proses manufaktur yang otomatis. Dengan menerapkan pembiayaan standard akan mengakibatkan distorsi biaya produk dalam lingkungan manufaktur ramping, yang pada akhirnya menyebabkan beberapa produk kelihatan lebih mahal dan yang lain kelihatan lebih murah dibandingkan dengan kenyataannya. Keputusan yang buruk berkaitan dengan penentuan harga, valuasi, dan profitabilitas bisa saja terjadi.

Mendorong perilaku yang bertentangan dengan prinsip lean (nonlean behavior). Pembiayaan standard mendorong perilaku yang ‘nonlean’ dalam pengerjaan. Pengukuran kinerja utama yang digunakan dalam pembiayaan standard adalah efisiensi individu para pekerja produksi, pemanfaatan yang efektif terhadap perlengkapan manufaktur, dan berapa biaya tambahan yang diserap oleh produksi. Selain itu, pembiayaan standard menyembunyikan pemborosan dalam alokasi biaya tambahan dan menjadi sulit untuk dideteksi. Untuk meningkatkan ukuran-ukuran kinerja individual para pekerja, manajemen dan karyawan cenderung untuk menghasilkan tumpukan produksi yang besar dan membuat inventori. Semangat yang sudah terbangun seperti ini berlawanan dengan manufaktur ramping (lean manufacturing).

Jeda waktu (time lag). Data dalam pembiayaan standar yang digunakan untuk pelaporan terhadap manajemen secara alamiah adalah data historis. Data yang tertinggal dan tidak real-time dibandingkan dengan berbagai aktivitas manufaktur adalah berdasarkan asumsi bahwa pengendalian atau kontrol bisa diterapkan setelah adanya kejadian untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. Namun demikian, dalam setting ‘lean’, manajer produksi perlu informasi cepat mengenai penyimpangan yang tidak normal. Para manajer harus tahu secara real time mengenai mesin atau robot yang rusak. Informasi yang ada setelah kejadian adalah terlalu kadaluwarsa.

Orientasi keuangan (financial orientasi). Data akuntansi menggunakan dolar sebagai ukuran standar untuk membandingkan berbagai item yang sedang dievaluasi. Banyak keputusan yang terkait dengan fungsi-fungsi produksi atau proses, yang terkait dengan peningkatan kualitas produk, dan yang terkait dengan penyingkatan waktu pengiriman, tidak bisa dipenuhi dengan baik oleh informasi keuangan yang dihasilkan melalui teknik-teknik biaya standard. Memang, memaksakan data-data tersebut ke dalam ukuran keuangan bisa mendistorsi masalah dan mendorong keputusan yang buruk.

Siklus Konversi - Berbagai macam teknik dan teknologi yang digunakan dalam lean manufacturing (Ch. 7)

2011-11-29T07:18:00.001-08:00

Konsumen modern menginginkan produk yang berkualitas, mereka menginginkannya secara cepat, dan menginginkan berbagai macam pilihan. Profil kebutuhan konsumen semacam ini menyebabkan konflik mendasar bagi perusahaan-perusahaan tradisional, yang memiliki orientasi tidak fleksibel dan membuat mereka tidak efektif dalam lingkungan semacam ini. Sebaliknya perusahaan-perusahaan ‘lean’ (kelas-dunia) memenuhi tantangan konsumerisme modern dengan menjalankan fleksibilitas proses manufaktur. Bagian ini akan mempelajari teknik-teknik dan teknologi yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan ‘lean manufacturing’ guna mencapai fleksibilitas proses manufaktur.

Reorganisasi terhadap unit-unit fasilitas produksi

Unit-unit fasilitas manufaktur tradisional cenderung berubah secara perlahan-lahan dan sedikit demi sedikit selama bertahun-tahun mirip dengan rangkaian aktivitas seperti gerakan meng-ular. Barang-barang bergerak kesana kemari melalui lantai penjualan, naik ke lantai atas dan turun ke lantai bawah melalui berbagai department yang berbeda-beda. Gambar 7-14 menyajikan layout pabrik tradisional. Ketidakefisiensian yang diturunkan dalam layout seperti ini menambah biaya pengelolaan, waktu pengerjaan, dan bahkan inventori dalam proses manufaktur. Selain itu, karena aktivitas produksi biasanya diatur menurut garis fungsionalnya, struktur semacam ini cenderung menciptakan kepicikan diantara para karyawan, yang bisa menyebabkan mentalitas ‘kami dibanding/dan mereka’, yang berlawanan dengan team attitude.

Unit-unit fasilitas yang jauh lebih sederhana yang mendorong proses manufaktur yang fleksibel disajikan dalam gambar 7-15. Sistem produksi yang fleksibel diatur menjadi aliran aktivitas yang mengalir dengan mulus. Mesin-mesin yang dikendalikan oleh komputer, robot-robot, dan pekerjaan-pekerjaan manual yang berada dalam aliran tersebut dikelompokkan bersama secara fisik kedalam unit-unit pabrik yang disebut sel-sel. Pengaturan seperti ini akan memperpendek jarak fisik antara berbagai macam aktivitas yang akhirnya mengurangi waktu untuk setup dan pengerjaan, biaya untuk penanganan, dan inventori-inventori yang mengalir melalui berbagai unit fasilitas.

Otomatisasi proses manufaktur

Otomatisasi adalah jantung dari filosofi lean manufacturing. Dengan mengganti pekerja buruh dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitasm dan meningkatkan fleksibilitas. Namun demikian penerapan otomatisasi sangat bervariasi diantara berbagai perusahaan manufaktur. Gambar 7-16 memberikan gambaran otomatisasi sebagai rangkaian kesatuan dari model manufaktur tradisional pada satu sisi dan model CIM (computer-integrated manufacturing) secara penuh pada sisi yang lain.

Proses manufaktur tradisional

Lingkungan manufaktur tradisional terdiri dari berbagai macam mesin, masing-masing dikendalikan oleh satu orang operator. Karena mesin-mesin tersebut memerlukan waktu setup yang lama, biaya setup harus diserap oleh proses produksi berjalan. Mesin-mesin dan para operator diatur berdasarkan departemen-departemen fungsionalnya, seperti milling (bagian penggilingan), grinding (bagian pengasahan), dan welding (bagian pengelasan). Proses yang sedang berjalan mengikuti rute yang berputar-putar melalui proses-proses pengerjaan yang berbeda-beda di pabrik.

Kepulauan teknologi (Islands of technology)

Kepulauan teknologi menggambarkan suatu lingkungan dimana otomatisasi modern ada dalam bentuk pulau-pulau yang berdiri sendiri dalam setting tradisional. Pulau-pulau teknologi tersebut menerapkan mesin-mesin CNC (computer numerical controlled) yang dapat melakukan berbagai macam pengerjaan dengan sedikit keterlibatan manusia. Mesin-mesin CNC berisi program-program komputer untuk semua bagian yang diproduksi menggunakan mesin. Dalam konfigurasi CNC, manusia masih melakukan setup mesin. Meskipun demikian, keuntungan terpenting terhadap penggunaan teknologi CNC adalah bahwa waktu (dan biaya) untuk setup untuk mengubah satu jenis pengerjaan ke pengerjaan yang lain menjadi sangat kecil.

Manufaktur yang terintegrasi dengan komputer (Computer-integrated manufacturing)

CIM (computer-integrated manufacturing) adalah suatu lingkungan yang terotomatisasi secara penuh dengan tujuan menghilangkan berbagai aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. Unit fasilitas CIM menggunakan sekelompok sel-sel teknologi yang terdiri dari berbagai macam jenis mesin-mesin CNC untuk memproduksi seluruh bagian mulai dari awal hingga akhir dalam satu lokasi. Selain mesin-mesin CNC, proses juga menerapkan sistem penyimpanan dan pengambilan yang otomatis dan robotika. CIM menunjang manufaktur yang flesibel dengan memberikan produk berkualitas tinggi dengan proses pembuatan yang lebih cepat, siklus produksi yang lebih singkat, biaya produksi yang berkurang, dan waktu pengeluaran yang lebih cepat. Gambar 7-17 menyajikan lingkungan CIM dan menunjukkan hubungan antara berbagai macam teknologi yang diterapkan.

Sistem penyimpanan dan pengambilan yang otomatis (Automated Storage and Retrieval Systems - AS/RS).

Banyak perusahaan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas dengan menggantikan forklift-forklift tradisional dan operator manusia dengan sistem penyimpanan dan pengambilan terotomatisasi (AS/RS). AS/RS adalah sistem conveyor yang mengangkut bahan mentah dari tempat penyimpanan ke lantai produksi dan barang jadi ke gudang penyimpanan. Keuntungan operasional teknologi AS/RS dibandingkan sistem manual antara lain adalah pengurangan kesalahan, pengendalian inventori yang lebih baik, biaya penyimpanan yang lebih kecil.

Robotika (Robotics)

Robot-robot yang digunakan dalam proses manufaktur diprogram untuk melakukan tugas-tugas khusus secara berulang-ulang dengan tingkat presisi yang tinggi dan banyak digunakan di pabrik-pabrik untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan seperti mengelas dan mengeling. Mereka sangat bermanfaat di lingkungan yang mengandung bahaya atau untuk untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang monoton dan berbahaya yang cenderung menyebabkan kecelakaan.

CAD (Computer-Aided Design)

Para engineer menggunakan CAD untuk mendesain produk yang lebih baik dengan lebih cepat. Pemanfaatan CAD meningkatkan produktivitas para engineer, meningkatkan akurasi dengan cara mengotomatisasi pekerjaan-pekerjaan desain yang berulang, dan mendorong perusahaan menjadi lebih responsif terhadap kebutuhan pasar. Desain produk telah di-revolusi dengan penerapan teknologi CAD yang pertama kali diterapkan di industri pesawat terbang pada awal 1960an.

Teknologi CAD sangat mempersingkat selisih waktu antara desain awal dan desain akhir. Hal ini mendorong perusahaan untuk menyesuaikan produksi secara cepat terhadap perubahan kebutuhan pasar. Hal ini juga memudahkan perusahaan untuk merespon permintaan pelanggan terhadap produk spesifik tertentu. Teknologi dalam sistem CAD biasanya memiliki interface yang tersambung ke jaringan komunikasi eksternal sehingga perusahaan bisa berbagi spesifikasi desain produknya dengan para vendor dan pelanggan. Link komunikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk menerima spesifikasi desain produk secara elektronis dari para pelanggan dan supplier untuk direview. Sistem CAD yang canggih mampu mendesain produk dan sekaligus memprosesnya secara serentak. Begitulah, dengan bantuan sistem CAD manajemen bisa mengevaluasi kelayakan produk secara teknis dan menentukan manufakturabilitasnya.

CAM (Computer-Aided Manufacturing)

CAM adalah penggunaan komputer untuk membantu proses manufaktur. CAM berfokus untuk pengontrolan proses manufaktur fisik. Output dari sistem CAD (lihat gambar 7-17) menjadi input dalam sistem CAM. Desain CAD diubah oleh CAM menjadi serangkaian proses pengerjaan seperti drilling, turning, atau milling yang dikerjakan oleh mesin-mesin CNC. Sistem CAM memonitor dan mengontrol proses produksi dan urutan produk lewat sel-sel. Keuntungan dengan menerapkan teknologi CAM antara lain produktivitas proses yang lebih baik, prediksi waktu dan biaya yang lebih baik, proses monitoring yang lebih baik, kualitas proses yang lebih baik, waktu setup yang lebih singkat, biaya pekerja menjadi berkurang.

Value Stream Mapping

Adalah aktivitas yang menjadi bagia proses produksi perusahaan baik yang penting atau tidak penting. Aktivitas yang penting adalah yang memiliki nilai; aktivitas yang tidak penting aalah yang tidak bernilai dan harus dihilangkan. Value stream suatu perusahaan adalah semua tahap dalam proses yang penting dalam menghasilkan produk. Inilah proses-proses dimana pada akhirnya pelanggan bersedia membeli. Contohnya, balancing setiap roda mobil dalam bagian produksi adalah sesuatu yang penting karena pelanggan menuntut mobil yang dikendarai dengan mulus dan bersedia membayar balancing tersebut.

Perusahaan-perusahaan yang ingin menjadi perusahaan lean manufacturing seringkali menerapkan alat bantu yang disebut VSM (value stream map) untuk menggambarkan secara visual proses bisnis mereka untuk mengidentifikasi aspek-aspek yang tidak berguna dan harus dihilangkan. VSM mengidentifikasi semua tindakan untuk menyelesaikan suatu produk (entah batch/sekelompok atau item tunggal), disertai dengan informasi kunci mengenai tindakan yang diambil. Informasi tertentu akan bervariasi menurut proses yang sedang direview, tetapi boleh dimasukkan total jam kerjanya, lama overtimenya, siklus waktu untuk menyelesaikan suatu tugas, dan tingkat kesalahannya. Gambar 7-18 menyajikan VSM dari proses produksi mulai dari suatu order diterima hingga ke pengiriman produk ke pelanggan. Di setiap tahap proses, VSM merinci jumlah overtimenya, staffing-nya, semua shift pekerjaan, lamanya proses, dan tingkat kesalahan dalam melaksanakan tugas. VSM menyajikan waktu total yang diperlukan untuk setiap langkah proses dan waktu yang diperlukan untuk perpindahan antar tahap dan mengidentifikasi jenis-jenis waktu yang diluangkan diantara setiap tahap seperti waktu yang diperlukan untuk penumpukan/pengelompokan barang yang sudah selesai dalam satu tahap, waktu transitnya, dan waktu antrian untuk masuk ke suatu tahap berikutnya.

VSM dalam gambar 7-18 menyingkapkan bahwa waktu produksi yang banyak terbuang adalah waktu perpindahan antar proses. Secara khusus waktu transit bahan baku dari gudang ke sel produksi memberikan kontribusi yang besar terhadap siklus waktu secara keseluruhan. Dan juga, bagian pengiriman kelihatan tidak efisien dan boros dengan 16% angka overtime dan 7% angka kesalahan. Untuk mengurangi waktu siklus total, barangkali jarak antara gudang dan sel produksi bisa diperpendek. Angka overtime dari bagian pengiriman bisa disebabkan adanya situasi bottleneck. Angka kesalahan yang tinggi bisa jadi disebabkan oleh kesalahan-kesalahan di bagian pengambilan order di hulu yang kemudian dilewatkan melalui bagian-bagian hilir.

Beberapa tool VSM komersial mampu menyajikan baik peta kondisi yang sedang berlangsung dan peta status kedepan yang menggambarkan proses yang lebih ramping (leaner) dengan menghilangkan sebagian besar pemborosan. Dengan peta situasi kedepan ini, langkah-langkah tindakan bisa diidentifikasi untuk menghilangkan berbagai aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah di dalam proses. Dengan begitu VSM yang menggambarkan keadaan kedepan adalah dasar dari rencana implementasi yang ramping (lean). VSM akan sangat berhasil untuk proses-proses dengan volume yang tinggi dan sangat fokus dimana manfaat riilnya diturunkan karena mengefisienkan proses-proses yang berulang bahkan hanya dengan pengurangan sedikit waktu saja. Teknik ini tidak terlalu efektif untuk menghilangkan pemborosan bila volume prosesnya rendah dimana para pekerja seringkali berpinda-pindah dalam melakukan banyak pekerjaan.

Siklus Konversi - Perusahaan kelas dunia dan manufaktur ramping (lean manufacturing) (Ch. 7)

2011-11-29T07:14:00.001-08:00

Siklus konversi tradisional yang digambarkan dalam bagian sebelumnya menyajikan berapa banyak perusahaan manufaktur yang beroperasi saat ini. Namun demikian, selama lebih dari tiga dekade belakangan ini, kebutuhan konsumen menuntut suatu proses yang lebih cepat, siklus hidup produk yang lebih pendek, dan kompetisi global mengakibatkan perubahan aturan pasar yang cukup radikal. Sebagai upaya untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, banyak perusahaan mulai berbenah untuk menjalankan bisnis dengan cara yang sama sekali berbeda. Istilah ‘kelas-dunia’ menjadikan era yang modern dalam dunia bisnis. Usaha mencapai status kelas-dunia adalah suatu perjalanan tanpa tujuan karena hal itu akan memerlukan inovasi yang berkelanjutan dan penyempurnaan yang kontinyu. Survey baru-baru ini terhadap para eksekutif perusahaan mengungkapkan bahwa mereka mengatakan akan mengejar prinsip-prinsip yang akan membawa perusahaan mereka ke status kelas-dunia. Namun demikian kaum skeptis berpendapat bahwa hanya sebanyak 10 atau 20 perden dari perusahaan-perusahaan tersebut yang benar-benar di jalur yang benar.

Apakah yang dimaksud perusahaan kelas-dunia?

Fitur-fitur berikut adalah yang mencirikan perusahaan kelas-dunia:

· Perusahaan kelas-dunia harus mempertahankan kelincahan strategis dan mampu menghidupkan sesuatu yang kecil. Manajemen puncak harus secara dekat menyadari kebutuhan pelanggan dan tidak kaku dan anti terhadap perubahan paradigma.

· Perusahaan kelas-dunia harus memotivasi dan memperlakukan karyawan seperti menghargai aset-aset. Untuk mengaktivasikan talenta setiap orang, keputusan harus didorong hingga ke level terbawah organisasi. Hasilnya adalah struktur organisasi yang datar dan responsif.

· Perusahaan kelas-dunia harus memenuhi kebutuhan para pelanggannya secara menguntungkan. Tujuannya tidak hanya untuk memuaskan para pelanggan, tetapi juga untuk menyenangkan mereka secara positif. Hal ini bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan satu kali dan kemudian dilupakan begitu saja. Dengan para kompetitor yang selalu agresif mencari cara-cara baru untuk meningkatkan market share, perusahaan kelas-dunia harus terus menyenangkan para pelanggannya.

· Filosofi memberi kepuasan terhadap pelanggan memasuki perusahaan kelas-dunia. Semua aktivitasnya, mulai dari pembelian bahan baku hingga menjual barang jadi, membentuk suatu rantai pelanggan. Setiap aktivitas diarahkan untuk melayani pelanggannya, yang merupakan aktivitas berikutnya dalam suatu proses. Pelanggan yang membayar terakhir adalah posisi yang terakhir dalam rantai tersebut.

· Terakhir, perusahaan manufaktur yang mencapai status kelas-dunia melakukan hal tersebut dengan mengikuti filosofi manufaktur ramping (lean manufacturing). Hal ini berarti melakukan lebih banyak dengan upaya yang lebih sedikit (efisien), menghilangkan pemborosan, dan mengurangi waktu siklus produksi.

Bagian berikut menelaah prinsip-prinsip manufaktur ramping (lean manufacturing). Sisanya adalah menelaah teknik-teknik, teknologi, prosedur akuntansi, dan sistem informasi yang memungkinkan hal tersebut.

Prinsip-prinsip lean manufacturing

Lean manufacturing berevolusi dari Toyota Production System (TPS), yang berdasarkan model produksi just-in-time (tepat-waktu). Pendekatan proses manufaktur ini berlawanan dengan proses manufaktur tradisional yang biasanya berdasarkan level inventori bahan baku yang tinggi, kapasitas produksi yang besar, pemborosan dan ketidak-efisiensian proses. Tujuan dari lean production adalah untuk mencapai efisiensi dan keefektifan yang semakin baik di semua hal, termasuk desain produk, interaksi dengan supplier, pengerjaan di pabrik, manajemen pegawai, dan hubungan dengan pelanggan. Lean berarti mendapatkan produk yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan kuantitas yang tepat, dan secara bersamaan meminimalkan pemborosan dan menjaga supaya tetap flexible. Bagian terbesar dari kunci kesuksesan terletak pada pemahaman para karyawan dan penyatuan dengan prinsip-prinsip lean manufacturing. Memang, aspek-aspek kultural dari filosofi ini sama pentingnya dengan mesin-mesin, metodologi yang diterapkan. Prinsip-prinsip berikut adalak ciri dari lean manufacturing.

Pull processing. Produk dihasilkan berdasarkan kebutuhan konsumen, bukan didorong karena jumlah pasokan dalam produksi. Dalam pendekatan lean, inventori datang dari vendor dalam jumlah yang kecil dan bisa beberapa kali dalam sehari, supaya benar-benar tepat waktu ketika masuk proses produksi. Tidak seperti dalam proses tradisional, lean tidak membuat tumpukan inventori barang-barang setengah jadi yang mengakibatkan bottlenecks/kemacetan.

Perfect quality (kualitas yang sempurna). Keberhasilan model pull processing memerlukan kesempurnaan mulai dari bahan baku, work-in-process, dan inventori barang jadi. Kualitas yang buruk mengakibatkan biaya yang sangat mahal bagi perusahaan. Pertimbangkan akan biaya sisa produksi, pengerjaan ulang, penundaan penjadwalan, inventori ekstra untuk mengganti bagian-bagian yang rusak, klaim garansi, dan layanan di lapangan. Dalam lingkungan proses manufaktur tradisional, biaya-biaya tersebut disajikan antara 25 hingga 35 persen dari total biaya produksi. Dengan begitu, kualitas adalah dasar utama bagia perusahaan-perusahaan kelas-dunia untuk berkompetisi. Kualitas sudah berhenti menjadi kompensasi atas harga. Konsumen menuntut kualitas dan mencari produk berkualitas dengan harga terendah.

Waste minimization (pengurangan pemborosan). Semua aktivitas yang tidak menambahkan nilai dan memaksimalkan penggunaan berbagai sumber daya yang langka harus dihilangkan. Pemborosan meliputi aspek-aspek keuangan, pegawai, inventori, dan aset-aset tetap. Berikut adalah contoh-contoh berbagai macam pemborosan dalam lingkungan tradisional yang akan diminimalkan oleh lean manufacturing.

Overproduksi, yaitu menghasilkan jumlah produksi melebih dari yang diperlukan dan/atau memproduksi lebih cepat daripada yang diperlukan.
Pengangkutan barang-barang lebih jauh daripada yang minimal diperlukan
Bottlenecks/kemacetan barang-barang yang menunggu untuk dipindahkan ke tahap produksi berikutnya.
Karyawan yang menganggur menunggu bekerja karena adanya bottlenecks dalam produksi.
Pergerakan karyawan yang tidak efisien karena harus berjalan lebih dari yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas-tugas.
Kepingan-kepingan teknologi yang disebabkan karena berbagai macam proses yang berdiri sendiri yang tidak terkait dengan proses-proses dari hulu maupun yang ke hilir.
Kerusakan produksi yang memerlukan usaha untuk inspeksi dan/atau perbaikan yang seharusnya tidak perlu.
Bahaya dan resiko terhadap keselamatan kerja yang menyebabkan kecelakaan dan jam kerja yang hilang dan biaya-biaya yang terkait (pengobatan, rumah sakit, dsb).

Inventory reduction (pengurangan inventori). Ciri dari perusahaan lean manufacturing adalah kesuksesannya dalam pengurangan inventori. Perusahaan yang seperti itu akan mengalami turnover inventori tahunan 100 kali per tahun. Sementara perusahaan lain mengadakan inventori mingguan atau bahkan bulanan, perusahaan lean manufacturing hanya memiliki beberapa hari atau bahkan hanya beberapa jam saja inventori yang tersedia. Tiga masalah umum berikut ini menjelaskan mengapa pengurangan inventori begitu penting.

Inventori berarti biaya atau uang. Hal tersebut adalah suatu investasi dalam bentuk bahan baku, pekerja, dan overhead (ongkos-ongkos tambahan) yang tidak dapat direalisasikan hingga terjual. Inventori juga berarti biaya tersembunyi. Karena harus dipindah-pindahkan dalam pabrik. Harus diurus, disimpan, dan dihitung. Selain itu, inventori juga kehilangan nilai karena menjadi usang.
Inventori juga menyamarkan beberapa masalah produksi. Bottlenecks dan ketidakseimbangan kapasitas dalam proses manufaktur menyebabkan inventori yang sedang dalam proses menjadi titik-titik kemacetan. Inventori juga menyebabkan order para pelanggan dan produksi tidak sinkron.
Kesediaan dalam menjaga inventori bisa menyebabkan overproduksi. Karena berbagai batasan biaya, perusahaan cenderung untuk menghasilkan inventori dalam jumlah besar untuk memanfaatkan alokasi biaya dan menciptakan image efisiensi. Biaya yang sebenarnya dari aktivitas yang tak terlalu bermanfaat ini tersembunyi dalam inventori yang berlebih.

Production flexibility (fleksibiltas produksi). Prosedur setup mesin yang lama akan menyebabkan penundaan dalam produksi dan mendorong overproduksi. Perusahaan yang ‘lean’ berusaha untuk mengurangi waktu untuk setup mesin hingga minimum, sehingga memungkinkan produksi produk yang lebih beragam dengan lebih cepat, tanpa mengorbankan efisiensi pada jumlah produksi yang lebih rendah.

Established supplier relations (menciptakan hubungan dengan supplier). Perusahaan yang lean manufacturing harus menciptakan hubungan yang koperatif dengan vendor. Pengiriman yang terlambat, bahan baku yang rusak, atau order yang salah akan menghentikan proses produksi karena model produksi ini tidak membolehkan adanya cadangan inventori.

Team attitude (sikap dalam tim). Lean manufacturing sangat bergantung dengan sikap tim dan semua karyawan yang terlibat dalam proses. Hal ini meliputi semua orang di bagian pembelian, penerimaan barang, proses manufaktur, pengiriman – semua orang. Semua karyawan harus waspada terhadap berbagai masalah yang mengancam aliran proses pengerjaan dalam satu lini produksi. Lean manufacturing memerlukan quality control yang konstan beserta kewenangan mengambil tindakan yang cepat. Ketika Toyota pertama kali memperkenalkan TPS, karyawan bagian produksi memiliki kewenangan untuk menghentikan proses ketika menemukan sesuatu yang cacat/rusak. Pada hari-hari pertama produksi seringkali dihentikan untuk memberi perhatian pada masalah. Apakah disebabkan oleh bagian yang rusak dari vendor atau disebabkan oleh mesin rusak, masalah harus ditangani dengan benar sehingga tidak terjadi lagi. Setelah periode penyesuaian, proses akhirnya menjadi stabil.

Siklus Konversi - Pengendalian-pengendalian dalam lingkungan tradisional (Ch. 7)

2011-11-29T07:10:00.001-08:00

Mari kita ingat kembali dari bab-bab sebelumnya tentang 6 kelompok umum dari aktivitas pengendalian internal: otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi, pengendalian/pembatasan akses, catatan-catatan akuntansi, dan verifikasi independen. Pengendalian khusus untuk diterapkan dalam siklus konversi dirangkum dalam tabel 7-1 dan dijelaskan lebih jauh seperti di bawah.

Otorisasi transaksi

Dibawah ini adalah menjelaskan prosedur otorisasi transaksi di siklus konversi.

Di lingkungan proses manufaktur tradisional, perencanaan dan pengendalian produksi memberikan otorisasi aktivitas produksi melalui urutan kerja formal. Dokumen tersebut mencerminkan berbagai persyaratan produksi yang merupakan selisih antara kebutuhan yang diharapkan (berdasarkan prediksi penjualan) dan inventori barang jadi yang tersedia.
Move ticktets yang ditandatangani oleh supervisor di setiap work center memberikan otorisasi terhadap aktivitas-aktivitas setiap batch/kelompok dan untuk proses perpindahan produk di setiap work centers.
Permintaan terhadap material dan permintaan tambahan material memnerikan otorisasi penjaga material untuk mengeluarkan material ke work centers.

Pemisahan tugas

Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk memisahkan tugas antara orang yang memberikan otorisasi transaksi dan yang memproses transaksi. Hasilnya, department perencanaan dan pengendalian produksi secara organisasi dipisahkan dengan work centers.

Satu tujuan lain adalah memisahkan antara yang menjaga catatan dan yang menjaga aset. Contohnya adalah:

Pengendalian inventori (inventory control) menjaga catatan akuntansi untuk inventori bahan baku dan barang jadi. Aktivitas tersebut dipisahkan dari ruang penyimpanan bahan baku dan gudang penyimpanan barang jadi dimana fungsinya adalah menjaga aset-aset tersebut.
Mirip dengan di atas, fungsi akuntansi biaya untuk WIP dipisahkan dengan work centers dalam proses produksi.

Terakhir, untuk menjaga independensi fungsi GL dalam tahap verifikasi, department GL harus terpisah dengan department-department yang menjaga akun-akun subsidiary. Karena itu, department GL secara organisasi dipisahkan dari department pengendalian inventori dan department akuntansi biaya.

Supervisi

Prosedur supervisi yang berlaku pada siklus konversi:

Para supervisor di work center mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi. Hal ini untuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dikeluarkan dari gudang digunakan untuk produksi dan bahwa jumlah yang terbuang harus seminimal mungkin. Time cards dan job tickets karyawan juga harus di periksa akurasinya.
Para supervisor juga mengawasi dan meninjau aktivitas-aktivitas supaya tepat waktu. Hal ini akan meningkatkan akurasi time cards dan job tickets karyawan.

Pengendalian akses

Siklus konversi memungkinkan adanya akses ke aset baik secara langsung maupun tidak langsung.

Akses langsung ke aset. Sifat dasar barang fisik dan dan proses produksi berpengaruh pada jenis pengendalian akses yang diperlukan.

Perusahaan seringkali membatasi akses ke tempat-tempat yang sensitif seperti ruang penyimpanan material, work centers produksi, dan gudang penyimpanan barang jadi. Metode yang digunakan untuk pengontrola antara lain meliputi identifikasi tanda pengenal, petugas penjaga (satpam), peralatan pemantau (kamera), dan berbagai macam peralatan sensor elektronik dan alarm.
Penerapan biaya-biaya standard memberikan suatu jenis kontrol akses. Dengan menetapkan kuantitas material dan tenaga kerja yang diberi wewenang untuk setiap produk, maka perusahaan membatasi akses tak berwenang terhadap berbagai macam sumber daya tersebut. Untuk mengajukan tambahan kuantitas perlu adanya otorisasi dan dokumen formal.

Akses tak langsung ke aset. Aset, seperti cash dan inventori, bisa dimanipulasi melalui berbagai dokumen-dokumen yang mengaturnya. Di dalam siklus konversi, yang termasuk dokumen-dokumen penting adalah material requisitions (dokumen untuk permintaan bahan baku), excess materials requisitions (dokumen untuk meminta tambahan bahan baku), dan time cards karyawan. Metode untuk mengontrol yang juga bisa membantu jejak audit adalah penerapan dokumen yang bernomor urut.

Catatan akuntansi

Seperti yang kita ketahui dalam bab-bab sebelumnya, tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk menyusun jejak audir untuk setiap transaksi. Di dalam siklus konversi, hal ini dicapai dengan penggunaan dokumen-dokumen work orders, cost sheets, move tickets, job tickets, material requisitions, WIP file, dan file inventori barang jadi. Dengan memberi nomor urut dokumen-dokumen sumber dan mereferensikannya ke catatan-catatan WIP, perusahaan dapat melacak balik setiap item inventori barang jadi ke proses produksinya hingga ke sumber asalnya. Hal ini penting untuk mendeteksi adanya kesalahan dalam produksi dan penjagaan data, menemukan batch/kelompok material yang hilang dalam proses produksi, dan untuk melakukan audit secara periodik.

Verifikasi independen

Langkah-langkah verifikasi dalam siklus konversi adalah sbb:

Department akuntansi biaya melakukan pencocokan penggunaan material dan pekerja yang diambil dari dokumen-dokumen material requisitions dan job tickets terhadap standard yang sudah ditetapkan. Karyawan bagian akuntansi biaya kemudian bisa mengidentifikasi adanya perbedaan terhadap standard yang telah ditetapkan, yang secara formal dilaporkan sebagai varians. Dalam lingkungan proses manufaktur tradisional, varians yang sudah dihitung merupakan sumber data yang penting bagi management reporting system (MRS).
Department GL juga melakukan fungsi verifikasi dengan melakukan pengecekan perpindahan produk-produk dari WIP ke FG. Hal ini dilakukan dengan mencocokkan jurnal vouchers dari department akuntansi biaya dengan ringkasan subsidiary ledger untuk inventori dari department inventory control (pengendalian inventori).
Terakhir, secara periodik para auditor internal dan eksternal melakukan verifikasi bahan baku dan barang jadi yang tersedia melalui hitungan secara manual. Kemudian mencocokkan kuantitas riil tersebut dengan catatan inventori dan membuat penyesuaian terhadap catatan inventori bila diperlukan.

Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam akuntansi biaya (Ch. 7)

2011-11-29T07:07:00.001-08:00

Aktivitas-aktivitas akuntansi biaya dalam siklus konversi mencatat efek-efek finansial yang diakibatkan oleh aktivitas-aktivitas yang terjadi selama proses produksi. Gambar 7-13 memperlihatkan aliran data dan aktivitas informasi dalam akuntansi biaya pada umumnya. Proses akuntansi biaya untuk satu putaran tertentu dalam produksi diawali ketika department perencanaan dan pengendalian memberikan copy dokumen work order ke department akuntansi biaya. Ini menandai awal aktivitas produksi yang menyebabkan adanya catatan baru untuk diinputkan ke file work-in-process (WIP), yang sekaligus merupakan subsidiary ledger untuk catatan kendali WIP dalam General Ledger.

Ketika material-material dan para pekerja sedang dalam proses produksi, berbagai dokumen yang menggambarkan berbagai aktivitas tersebut mengalir ke department akuntansi biaya. Departemen pengendali inventori (Inventory control) mengirim beberapa copy dokumen material requisition (dokumen untuk permintaan material), excess materials requisitions (dokumen untuk permintaan material tambahan diluar standard), dan materials returns (dokumen untuk mengembalikan material yang berlebih). Semua work centers yang terlibat menyerahkan job tickets dan move tickets yang sudah selesai. Berbagai macam dokumen tersebut dan disertai dengan dokumen standard (berisi biaya standard), memungkinkan akuntansi biaya untuk mengupdate catatan-catatan WIP yang terkait biaya standard untuk pekerja, material, dan biaya tambahan atas proses manufaktur (Manufacturing overhead/MOH). Berbagai penyimpangan terhadap penggunaan standard akan dicatat untuk menghasilkan berbagai macam varian penggunaan material, pekerja, dan MOH).

Dengan adanya penerimaan move ticket terakhir untuk batch/group tertentu menandakan berakhirnya proses produksi dan pemindahan produk dari WIP ke inventori barang jadi. Pada tahap ini akuntansi biaya menutup catatan WIP. Secara periodik, informasi berisi ringkasan mengenai biaya (debit) ke WIP, pemotongan (credit) ke WIP, dan berbagai variansinya dicatat ke voucher jurnal dan dikirim ke department general ledger (GL) untuk posting sebagai catatan pengendalian.

Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam batch production (Ch. 7)

2011-11-29T06:55:00.001-08:00

Flowchart pada gambar 7-9 memberikan gambaran fisik dalam sistem batch processing. Flowchart tersebut menjelaskan fungsi-fungsi (departement) organisasi yang terlibat, tugas-tugas yang dilakukan dalam setiap fungsi, dan dokumen-dokumen yang memicu atau dihasilkan dari tiap-tiap tugas. Untuk menekankan aliran-aliran fisik dalam proses, dokumen-dokumen yang disajikan dalam gambar 7-9 adalah hardcopy. Namun demikian banyak organisasi saat ini membuat perpindahan data secara digital melalui sistem komputer yang menggunakan layar komputer untuk data entry atau bar code untuk melakukan scanning. Pada bagian ini, kita menguji tiga dari empat proses siklus konversi yang digambarkan dalam DFD pada gambar 7-2. Mengenai prosedure-prosedur akuntansi biaya didiskusikan nanti.

Perencanaan produksi dan pengendalian. Pertama kita mempelajari perencanaan produksi dan fungsi pengendalian. Ini terdiri dari dua aktivitas utama: (1) menentukan material dan permintaan kebutuhan dalam pengerjaan proses dan (2) penjadwalan produksi.

Permintaan pengerjaan dan material. Permintaan bahan baku untuk setiap batch produk tertentu adalah selisih antara apa yang dibutuhkan dengan apa yang tersedia di inventori bahan baku. Informasi ini didapatkan dari analisa inventori yang tersedia, prediksi penjualan, spesifikasi engineering (jika ada), dan BOM. Hasil dari aktivitas ini adalah pembuatan (dokumen) permintaan pembelian untuk tambahan bahan baku. Prosedur untuk menyiapkan order pembelian dan mendapatkan inventori sama seperti yang sudah dijelaskan dalam bab 5. Kebutuhan pengerjaan untuk setiap batch melibatkan aktivitas-aktivitas manufaktur dan/atau assembly yang akan diterapkan terhadap produk yang sedang dibuat. Hal ini ditentukan dengan melihat spesifikasi-spesifikasi dalam route sheet.

Penjadwalan produksi. Aktivitas kedua dalam perencanaan dan fungsi pengendalian adalah penjadwalan produksi. Jadwal induk untuk setiap giliran produksi mengoordinasikan produksi dari banyak batch yang berbeda-beda. Jadwal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti batasan waktu, ukuran batch, dan spesifikasi-spesifikasi yang diturunkan dari BOMs dan route sheets. Tugas penjadwalan juga menghasilkan dokumen-dokumen: work orders, move tickets, dan material requisitions untuk setiap batch yang sedang dalam giliran proses produksi. Satu buah copy dari masing-masing work order disampaikan ke bagian akuntansi biaya (cost accounting) untuk menetapkan catatan/akun work-in-process yang baru untuk setiap batch. Dokumen-dokumen work orders, move tickets, dan materials requisitions mengikuti proses produksi and mengalir melalui berbagai work center seperti yang ada dalam route sheet. Untuk menyederhanakan flowchart pada gambar 7-9, hanya satu work center yang digambarkan.

Work centers (pusat-pusat kerja) dan penyimpanan material. Proses produksi yang sebenarnya terjadi adalah dimulai ketika pekerja mendapatkan bahan baku dari tempat penyimpanan material yang ditukarkan dengan dokumen permintaan material (materials requisitions). Material-material tersebut dan proses pengerjaan dengan mesin dan buruh yang ditugaskan dalam mengerjakan produk tersebut diatur menurut dokumen work order (dokumen yang mengatur urutan pekerjaan). Ketika tugas sudah selesai untuk satu work center tertentu, seorang supervisor atau orang yang diberi wewenang menandatangani dokumen move ticket, yang berarti batch bisa diproses lebih lanjut ke work center berikutnya. Sebagai bukti bahwa satu tahapan produksi sudah selesai, satu buah copy move ticket disampaikan ke bagian perencanaan produksi dan pengendalian untuk mengupdate file open work order. Setelah menerima dokumen move ticket yang terakhir, status file open work order di tutup atau di update statusnya menjadi closed yang artinya dinyatakan selesai. Barang jadi yang disertai dengan satu copy dokumen work order dikirim ke bagian gudang untuk barang jadi. Selain itu, satu copy dari work order juga dikirim ke bagian pengendalian inventori (inventory control) untuk mengupdate catatan inventori barang jadi.

Work centers juga berperan penting dalam mencatat biaya atas waktu yang digunakan buruh/karyawan. Tugas ini ditangani oleh supervisor work center yang pada setiap akhir minggu menyampaikan time cards dan job tickets dari setiap karyawan ke department payroll dan department akuntansi biaya.

Pengendalian inventori (inventori control). Fungsi pengendalian inventori terdiri dari tiga aktivitas utama. Pertama, memberikan perencanaan produksi dan pengendalian dengan laporan status atas barang jadi dan inventori bahan baku. Kedua, fungsi pengendalian inventori secara kontinu terlibat dalam mengupdate catatan inventori bahan baku dari dokumen permintaan material (material requisition), dokumen untuk permintaan material tambahan, dan dokumen untuk pengembalian kelebihan material (return tickets). Terakhir, setelah menerima work order dari work center yang terakhir, pengendalian inventori mencatat produksi yang sudah selesai dengan mengupdate catatan inventori barang jadi.

Tujuan pengendalian inventori adalah untuk meminimalkan biaya inventori total sambil memastikan bahwa inventori mencukupi untuk kebutuhan saat ini. Pemodelan tentang inventori yang biasa digunakan untuk mencapai tujuan tersebut bisa membantu menjawab dua pertanyaan mendasar ini:

Kapan inventori harus dibeli?
Berapa banyak inventori harus dibeli?

Pemodelan inventori yang biasa dipakai adalah model economic order quantity (EOQ). Namun, model ini lebih berdasarkan asumsi yang sederhana dan barangkali tidak mencerminkan realitas ekonomi. Asumsi-asumsinya adalah:

Kebutuhan terhadap produk adalah konstan dan bisa diketahui dengan pasti
Lead time – selisih waktu antara ketika membuat pemesanan terhadap inventori yang akan dibeli dan waktu kedatangannya - bisa diketahui dan konstan.
Semua inventori yang dipesan tiba tepat waktu.
Biaya total ketika membuat pemesanan pertahun adalah turun ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya pemesanan meliputi biaya menyiapkan dokumen, mengontak vendor-vendor, memroses penerimaan inventori, menjaga akun-akun vendor, dan menuliskan cek.
Biaya total menyimpan inventori pertahun adalah naik ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya ini meliputi biaya opportunity dari dana-dana yang diinvestasikan, biaya penyimpanan, pajak property, dan asuransi.
Tidak ada diskon terhadap kuantitas. Karena itu harga pembelian inventori total selama setahun adalah konstan.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya inventori total. Paramater penting dalam model ini adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Gambar 7-10 menggambarkan hubungan antara biaya-biaya ini dan kuantitas pemesanan. Ketika kuantitas pemesanan meningkat, jumlah aktivitas pemesanan menurun, menyebabkan biaya pemesanan total tahunan menurun. Namun demikian, ketika kuantitas pemesanan meningkat, inventori rata-rata yang tersedia menjadi meningkat, menyebabkan biaya total penyimpanan inventori tahunan meningkat. Karena harga pembelian total adalah konstan (asumsi 6), kita meminimalkan biaya inventori total dengan meminimalkan biaya total penyimpanan dan biaya total pemesanan. Kurva biaya total terkecil adalah irisan antara kurva biaya pemesanan dan kurva biaya penyimpanan. Inilah yang disebut dengan EOQ.

Persamaan berikut adalah yang biasa digunakan untuk menentukan EOQ:

Dimana: Q = economic order quantity (kuantitas pemesanan ekonomis)

D = kebutuhan tahunan dalam satuan unit

S = biaya tetap untuk membuat setiap pemesanan

H = biaya penyimpanan per unit setiap tahun

Sebagai ilustrasi dari pemodelan di atas, kita lihat contoh berikut:

Sebuah perusahaan memiliki kebutuhan tahunan 2000 unit, biaya pemesanan per unit adalah $12, dan biaya penyimpanan adalah 40 cent. Dengan menggunakan nilai-nilai tersebut, kita akan menghitung EOQ sbb:

Sekarang kita sudah tahu berapa kuantitas yang harus dibeli, kemudian pertanyaan kedua adalah adalah: kapan kita harus membeli?

Titik pemesanan inventori (reorder point / ROP) biasanya ditunjukkan sbb:

ROP = I x d

Dimana: I = lead time

d = kebutuhan harian (kebutuhan total/jumlah hari kerja)

Dalam model yang sederhana, baik I dan d asumsinya adalah diketahui dengan pasti dan konstan. Contohnya, jika:

d = 5 unit dan

I = 8 hari, maka

ROP = 40 unit.

Asumsi-asumsi dalam EOQ menghasilkan pola pemakaian inventori berbentuk gigi seperti dalam dambar 7-11. Nilai-nilai untuk Q dan ROP dihitung terpisah untuk masing-masing jenis item inventori.setiap klai inventori berkurang karena adanya penjualan atau karena digunakan dalam proses produksi, kuantitas baru yang tersedia (QQH) selalu dibandingkan dengan ROP nya. Ketika QOH = ROP, maka pemesanan sejumlah Q harus segera dibuat. Dalam contoh ini, ketika inventori berkurang hingga sampai 40 unit, maka perusahaan harus memesan 346 unit.

Jika parameter-paremeter d dan I stabil, maka perusahaan pasti menerima inventori yang dipesan tepat ketika persediaan mencapai nol. Namun demikian, bila salah satu parameter tidak bisa dipastikan stabil, maka inventori tambahan yang disebut safety stock (persediaan cadangan) harus ditambahkan ke reorder point untuk mengantisipasi kehabisan inventori. Gambar 7-12 memperlihatkan adanya tambahan 10 unit untuk persediaan cadangan supaya perusahaan tetap berjalan melalui lead-time yang bervariasi antara 8 hingga 10 hari. Titik pemesanan ulang terhadap inventori baru adalah 50 unit. Kehabisan stock akan mengakibatkan kehilangan penjualan atau back-orders. Back-order adalah order pelanggan yang tidak bisa dipenuhi karena kehabisan stock dan akan tetap takterpenuhi sampai perusahaan menerima penambahan stock.

Bila penggunaan inventori perusahaan menggunakan asumsi-asumsi model EOQ, maka pemodelan-pemodelan yang lebih canggih seperti back-order quantity model dan production quantity model bisa diterapkan. Namun demikian, diskusi mengenai model-model tersebut diluar lingkup pelajaran kita.

Siklus Konversi - Sistem Batch Processing (Ch. 7)

2011-11-29T06:42:00.001-08:00

DFD pada gambar 7-2 menyajikan overview konseptual mengenai sistem batch processing yang terdiri dari empat proses dasar: merencanakan dan mengendalikan produksi, melakukan aktivitas-aktivitas produksi, menjaga pengendalian inventori, dan melakukan akuntansi biaya. Seperti pada bab-bab sebelumnya, diskusi mengenai sistem konseptual adalah bersifat netral terhadap teknologi. Tugas-tugas dalam bagian ini bisa dilkaukan baik secara manual maupun secara komputerisasi.
Gambar tersebut juga menggambarkan aliran informasi primer (dokumen-dokumen) yang mengintegrasikan semua aktivitas-aktivitas tadi dan menghubungkannya ke sistem-sistem dan siklus-siklus yang lain. Selain itu, berbagai macam jenis dokumen tersebut juga dianggap netral terhadap teknologi dan bisa berupa hardcopy maupun digital. Kita mulai pelajaran kita mengenai batch processing dengan mereview maksud dan isi dari berbagai macam dokumen tadi.

Dokumen-dokumen dalam sistem batch processing

Suatu proses manufaktur seperti terlihat dalam gambar 7-2, bisa dipicu oleh order penjualan dari siklus pendapatan atau oleh prediksi penjualan yang diberikan oleh sistem marketing. Dalam diskusi ini kita akan mengambil contoh yang kedua. Prediksi penjualan menunjukkan kebutuhan barang jadi yang diharapkan oleh perusahaan dalam rentang waktu tertentu. Pada beberapa perusahaan, marketing bisa saja memberikan prediksi kebutuhan produk tahunan. Beberapa perusahaan dengan penjualan musiman, prediksi biasanya untuk perioda waktu yang lebih pendek (tiga bulanan atau bulanan) dan bisa direvisi seiring dengan kondisi ekonomi.
Production schedule (jadwal produksi) adalah rencana formal dan wewenang untuk memulai produksi. Dokumen tersebut menjelaskan produk-produk tertentu yang akan dibuat, jumlah yang akan diproduksi dalam setiap batch (kelompok), dan tabel waktu mulai dari awal hingga selesai produksi. Gambar 7-3 adalah contoh dari jadwal produksi.
Bill of materials (BOM), contohnya adalah seperti pada gambar 7-4, yaitu menentukan jenis dan kuantitas bahan mentah dan subassembly yang digunakan untuk memproduksi satu unit barang jadi. Permintaan bahan mentah untuk keseluruhan dalam satu batch ditentukan dengan cara mengalikan BOM dengan jumlah item dalam satu batch.
Route sheet, seperti dicontohkan dalam gambar 7-5, menunjukkan jalur produksi yang harus diikuti oleh produk dalam batch tertentu selama proses manufaktur/produksi. Secara konseptual mirip dengan BOM. Dimana BOM mengatur permintaan material/bahan baku, sementara route sheet mengatur urutan pengerjaan (machining atau assembly) dan waktu standard yang dialokasikan untuk setiap tugas.
Work order (atau production order – urutan pekerjaan atau urutan produksi) diturunkan dari BOM dan route sheet untuk mengatur material dan proses produksi (machining, assembly, dsb) pada setiap batch. Dokumen-dokumen ini, bersama dengan move tickets (dijelaskan berikutnya), mengawali proses manufaktur dalam departemen produksi. Gambar 7-6 adalah contoh work order.

Move ticket, seperti ditunjukkan dalam gambar 7-7, mencatat pekerjaan yang dilakukan di setiap work center dan memberikan kewenangan perpindahan aktivitas atau batch dari satu work center ke berikutnya.
Materials requisition memberikan kewenangan ke penjaga barang/material untuk mengeluarkan material (dan subassembly) ke individu atau ke work center dalam proses produksi. Dokumen ini biasanya hanya menentukan kuantitas standard. Permintaan material yang melebihi standard perlu dokumen permintaan yang terpisah yang bisa diidentifikasi secara eksplisit sebagai permintaan material berlebih. Hal ini akan memungkinkan pengendalian yang lebih ketat selama proses produksi dengan menekankan adanya penggunaan material yang berlebih. Dalam beberapa kasus proses produksi jumlah material yang digunakan kurang dari jumlah standard. Ketika ini terjadi, work center mengembalikan material yang tidak digunakan ke ruang penyimpanan material disertai dengan dokumen pengembalian material (material return ticket). Gambar 7-8 memberikan gambaran format untuk ketiga maksud tersebut.

Siklus Konversi - Lingkungan manufaktur tradisional (Ch. 7)

2011-11-29T06:36:00.001-08:00

Siklus konversi terdiri dari aktivitas-aktivitas fisik dan informasi yang terkait dengan proses manufaktur produk-produk yang akan dijual. Context-level DFD pada gambar 7-1 menggambarkan peran sentral siklus konversi dan interaksinya dengan siklus bisnis yang lain. Produksi dipicu oleh order pelanggan dari siklus pendapatan dan/atau oleh prediksi penjualan dari marketing. Input-input tersebut digunakan untuk menetapkan target produksi dan menyiapkan rencana produksi yang digunakan untuk mengendalikan aktivitas produksi.

Permintaan pembelian bahan mentah yang digunakan untuk mencapai tujuan produksi dikirim ke prosedur pembelian (dalam siklus pengeluaran) yang digunakan untuk menyiapkan pesanan pembelian ke vendor-vendor. Buruh/tenaga kerja dihubungkan ke sistem payroll (siklus pengeluaran) untuk proses penggajian. Biaya-biaya proses manufaktur yang terkait dengan antara proses produksi dan barang jadi di teruskan ke sistem pelaporan keuangan dan general ledger.

Bergantung pada jenis produk yang di proses, suatu perusahaan akan menerapkan salah satu dari metode produksi berikut:

Continuous processing, membuat produk yang sejenis melalui serangkaian prosedur standar yang terus menerus. Semen dan petrokimia dihasilkan dari metode manufaktur jenis ini. Pada umumnya, dengan pendekatan ini perusahaan-perusahaan mencoba menjaga persediaan barang jadi sesuai dengan kebutuhan penjualan yang diharapkan. Perkiraan penjualan dengan kaitan dengan tingkat persediaan yang ada saat ini akan memicu proses ini.
Make-to-order processing, membuat produk-produk yang berlainan dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta pelanggan. Proses ini lebih dipicu oleh order penjualan dibandingkan dengan tingkat persediaan yang berkurang.
Batch processing, menghasilkan kelompok produk yang berlainan. Masing-masing item dalam satu kelompok harus sama dan memerlukan bahan baku dan proses pengerjaan yang sama. Untuk pembiayaan setup dan perulangan dalam setiap menjalankan batch/kelompok produk, jumlah item dalam suatu kelompok cenderung besar. Ini adalah metode yang sangat umum dalam produksi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang seperti mobil, peralatan rumah tangga, barang-barang dalam kaleng, ban mobil, buku-buku sekolah. Diskusi dalam bab ini akan berbasis pada lingkungan batch processing.

Siklus Konversi (Ch 7)

2011-11-29T06:33:00.001-08:00

Siklus konversi adalah proses mengubah semua sumber daya input, seperti bahan mentah, tenaga kerja, pengeluaran-pengeluaran tambahan (seperti listrik, air, sewa gedung, pajak) menjadi barang jadi atau jasa yang siap dijual. Siklus konversi secara konsep pasti ada di semua organisasi, baik organisasi yang tergolong dalam industri jasa atau industri retail. Namun demikian yang paling terlihat jelas adalah dalam industri manufaktur, dimana akan kita bahas dalam bab ini. Kita mulai dengan review terhadap model produksi batch tradisional, yang terdiri dari empat proses dasar: (1) merencanakan dan mengontrol produksi, (2) melaksanakan pengerjaan produksi, (3) menjaga/mempertahankan kontrol inventori/persediaan, dan (4) melaksanakan pengerjaan akuntansi biaya.
Diskusi ini akan berfokus pada aktivitas-aktivitas, dokumen-dokumen, dan pengendalian yang berkaitan dengan proses-proses tradisional tersebut. Diskusi kemudian akan membahas teknik-teknik dan teknologi manufaktur perusahan-perusahaan kelas dunia. Banyak perusahaan yang mengejar status ‘kelas-dunia’ menganut philosophy ‘lean manufacturing’ (manufaktur ramping). Pendekatan ini berasal dan berevolusi dari Toyota Production System (TPS). Tujuan dari lean manufacturing adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektiveness dalam desain produk, interaksi dengan supplier, proses pengerjaan pabrik, manajemen karyawan, dan relasi terhadap pelanggan. Kunci sukses terhadap lean manufacturing adalah tercapainya fleksibilitas dalam proses manufaktur yang melibatkan organisasi fisik dari fasilitas-fasilitas produksi dan penerapan teknologi yang otomatis, termasuk mesin-mesin CNC (computer numerical controlled), CIM (computer-integrated manufacturing), AS/RS (automated storage and retrieval systems), robotika, CAD (computer-aided design), CAM (computer-aided manufacturing). Diskusi kemudian membahas tentang penerapan teknik-teknik standar akuntansi biaya dalam lingkungan yang sangat terotomastis. Dua alternatif model akuntnasi yang didiskusikan adalah: (1) ABC (activity-based costing) dan (2) value stream accounting. Bab ini akan ditutup dengan diskusi mengenai sistem informasi yang pada umumnya terkait dengan perusahaan-perusahaan ‘kelas-dunia’ dan yang menerapkan lean manufacturing. Sistem MRP (Materials Requirements Planning) biasanya digunakan untuk menentukan berapa banyak bahan mentah yang perlu diisikan untuk proses produksi. MRP berevolusi menjadi MRP II dengan mengintegrasikan fungsi-fungsi tambahan dalam proses manufaktur seperti, penjualan, marketing, dan akuntansi. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mengambil MRP II sebagai dasar untuk melangkah lebih jauh lagi dengan cara mengintegrasikan semua aspek bisnis ke dalam kumpulan aplikasi inti yang menggunakan database yang sama.

4shared.com

2011-11-03T02:33:00.000-07:00

Mungkin selama ini diantara kita cuma mengenal 4shared.com adalah sebagai situs berbagi file MP3.
Untungnya, 4shared.com tidak hanya memiliki fitur tersebut tetapi juga merupakan tempat berbagi video seperti halnya situs youtube.com. Bedanya video di 4shared.com ini bisa didownload langsung, sementara kalau di youtube.com hanya bisa ditonton di tempat dan jikalaupun mau download harus memiliki trik-trik yang lebih spesifik, misalnya melalui situs keepvid.com.

4shared.com ternyata juga memiliki banyak video-video terbaru yang bisa didownload. Adapun cara download video 4shared sangatlah gampang. Cukup dengan mencari file video di situs 4shared.com terlebih dahulu, setelah mendapatkan hasil pencarian, maka video yang hendak di download sudah bisa didownload langsung ke PC atau komputer kita.

Adapun tahapan-tahapan mencari video di 4shared.com adalah sebagai berikut ini:

Kunjungi 4shared.com
Pada kolom pencarian yang sudah disedikan ketikkan video yang hendak didownload, misalnya "miyabi" lalu tekan enter atau tekan tombol "Pencarian".
Setelah halaman hasil pencarian muncul, misalnya file-file video, mp3, gambar dan lain sebagainya. Untuk mencari lebih spesifik mengenai keberadaan video di 4shared.com ini, maka hal yang harus dilakukan berikutnya adalah memilih tab "video" yang berada dibawah kolom pencarian.
Setelah tab "Video" dipilih maka seketika akan muncul berbagai video dengan judul yang sesuai dengan kata yang diketikkan. Disini kita bisa kembali membuat berbagai pilihan, yaitu menentukan ukuran file video yang terdiri dari ukuran minimal dan ukuran maximal.
Kalau hasil pencarian sudah sesuai dengan keinginan kita, maka sekarang video di 4shared.com sudah bisa didownload langsung dengan cara mengklik link salah satu file yang kita inginkan.

Ingin mencari software di 4shared.com dengan cepat?

Bila anda ingin mencari software yang ada di 4shared.com, maka salah satu cara cepat untuk bisa memperolehnya dapat dilakukan dengan cara mudah sebagai berikut ini:

Kunjungi situs google.com
Pada bagian kolom search di google silahkan ketikkan "site:4shared.com software" tanpa tanda kutip
Selamat mencoba...

Kesulitan mengakses 4shared.com?
Mungkin ada beberapa di antara pengguna internet yang tidak bisa membuka situs 4shared.com, maka untuk mengatasi hal tersebut bisa dilakukan sedikit modifikasi dengan mengganti DNS internet anda.

Adapun tahapan mengganti DNS bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Buka Windows Explorer

2. Klik Kanan Pada bagian "My Network Places"

3. Pilih "Properties"

4. Klik 2x pada bagian "Local Area Conection"

5. Kemudian klik 2x pada bagian "Internet Protocol (TCP/IP)

6. Pilih Bagian "Use the following DNS server Addresses"

Pada bagian "Preferred DNS server isikan "8.8.8.8" tanpa tanda kutip.
Pada bagian Alternate DNS Server isikan "8.8.4.4" tanpa tanda kutip.

7. Klik "OK" untuk menyelesaikan proses setting DNS.

Ps: DNS yang digunakan disini adalah DNS gratis yang disediakan oleh Google

sumber: http://karodalnet.blogspot.com/2011/06/4shared-video-download-video-4shared.html

Blogspot support mobile version templates

2011-09-12T03:00:00.000-07:00

Akhirnya yang ditunggu-tunggu tiba. Css (cascading style sheet) untuk themes atau look and feel tampilan blogspot sekarang sudah support versi mobile. Bagi para pengguna blogspot fitur ini tentu sangat menyenangkan dan semakin memotivasi para pengguna blogspot untuk semakin aktif 'ngeblog'.
Supaya bisa diakses dengan mobile devices dengan tampilan 'mobile' yang dilakukan cukup mudah. Masuk ke setting dan kemudian set 'Yes' untuk pilihan template 'support mobile'. Just that simple! Seperti terlihat dalam gambar di samping kiri. Kemudian cobala hakses melalui handphone Anda. Contohnya adalah seperti gambar di atas dari tampilan blog ini (http://beritati.blogspot.com). Selamat mencoba.

Viva blogspot, google, dan blogger!

Situs E-Banking Bank Mandiri Expired

2011-09-06T01:20:00.000-07:00

Situs Bank Mandiri, yang merupakan salah satu situs terbesar dalam implementasi IT untuk mendukung operasi perbankan nya, cukup mengejutkan hari ini karena situs e-bankingnya di www.bankmandiri.co.id sempat non aktif yang disebabkan masalah yang sangat sepele. Situs www.bankmandiri.co.id sempat tidak aktif hari ini (06/09/2011) sampai dengan jam 15.00 hanya karena masalah nama domain yang habis masa berlakunya (expired).

Sebenarnya bila suatu domain menggunakan akhiran .co.id habis masa berlakunya cukup mengurus perpanjangan dengan membayar 100.000/tahun. Sangat murah apalagi untuk ukuran korporasi sebesar Bank Mandiri. Dan lagi, bila masa aktif domain akan habis, pihak pengelola .co.id dalam hal ini PANDI (Pengelola Nama Domain Internet Indonesia) akan mengirimkan notifikasi beberapa kali melalui email ke pihak admin pemilik situs.

Untuk mengurus perpanjangan nama domain pun tidaklah sulit. Cukup membayar biaya perpanjangan dan memberikan konfirmasi pembayaran. Bahkan biasanya, setelah melakukan pembayaran, sistem di PANDI juga secara otomastis mengirimkan pemberitahuan bahwa domain sudah diperpanjang. Belum tahu persis mengenai penyebab kadaluwarsanya nama domain www.bankmandiri.co.id. Namun berdasarkan pengalaman hal ini kemungkinan besar disebabkan kelalaian administrasi dari pihak Bank Mandiri.

A big name doesn't mean perfection!

Sekilas Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)

2011-08-10T22:07:00.000-07:00

Contoh flowchart dansymbol-symbolnya

Flowcharting (1st documentation tool):

Alternatif untuk dokumentasi narative yang panjang (who, what, when, where of the system)
Lebih fokus ke physical aspek dari proses dan aliran informasi dibandingkan dengan konseptual aspek
Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan sistem informasi atau hanya sebagian saja. Keseluruhan sistem terdiri dari input, proses manual/komputer, output.
Output bisa dibagikan ke para pengguna untuk membantu pengambilan keputusan atau bisa juga digunakan untuk input dalam proses selanjutnya.
Berbagai macam jenis flowcharts adalah seperti berikut:

Systems Flowcharts : menggambarkan keseluruhan konfigurasi sistem, termasuk dokumen, aliran data, dan proses suatu sistem.
Document/procedure flowcharts: menggambarkan pembuatan dokumen, aliran, dan tujuan dokumen di dalam sistem dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan di dalamnya.
Hardware flowcharts: menggambarkan konfigurasi hardware suatu sistem
Program flowcharts: menggambarkan logika dan tahap-tahap pemrosesan program komputer

Flowcharts bisa digambarkan dengan manual atau banyak software-software template untuk flowchart yang murah bahkan free

Elemen dasar dari systems/document flowcharts

Document flowcharts terdiri dari 3 element grafik sederhana yang digabungkan untuk menyajikan berbagai macam jenis proses dan aliran informasi fisik (contoh flowchart dan symbolnya lihat gambar di atas):

Symbols
Flow lines
Areas of responsibility

Symbol dan metode flowchart sangat bervariasi di berbagai organisasi dan profesi.
Tidak ada simbol-symbol dan prinsip-prinsip flowchart yang diterima secara umum. Hanya mengacu ke yang paling banyak digunakan.

Konvensi penyusunan flowchart:
- Dari kiri ke kanan, atas ke bawah
- Semua dokumen harus memiliki asal dan akhir

Simbol permanent file
Simbol exit dari sistem
Simbol connector
Bila tidak/belum ada tujuan akhir, harus disertakan simbol annotation untuk menunjukkan bahwa masih ada penyelidikan lebih lanjut.

- Flowcharts harus tetap terjaga rapi

Flowchart adalah tool untuk design dan analytical. Namun kadang terlalu banyak detil akan mengurangi kemampuan komunikasi atau keterbacaannya. Panduan simplenya:

Tempatkan areas of responsibility yang paling sering bertukaran untuk saling berdekatan supaya menghindari arah panah yang panjang
Masukkan narasi penjelasan hanya di dalam symbol
Hindari narasi untuk menjelaskan yang sudah digambarkan dalam flowchart itu sendiri

- Pastikan bahwa progress dokumen adalah jelas.
- Pastikan bahwa flowchart benar-benar lengkap: menyajikan setiap input, proses, output, dan storage.

Elemen dasar hardware and program flowcharts

Simbol yang digunakan sama, namun lebih digunakan untuk menyajikan berbagai macam hardware komputer seperti printer, magnetic tape, tape drive, disk, disk drive, dll.

Contoh DFD dan symbol-symbol nya

DFD (2nd Documentation tool)
- Lebih memberikan aliran data secara konseptual (bukan aliran fisik data seperti di flowcharts). DFD mengabaikan unit-unit organisasi, komputer dimana data diproses, dan media dimana data disimpan
- Perpindahan data antar departments/kantor dalam tidak perlu ditampilkan.
- Ada 4 jenis DFD (Contoh DFD dan symbol-symbolnya lihat gambar disamping):

DFD dari physical system yang sedang digunakan
DFD dari logical system yang sedang digunakan
DFD dari logical system yang baru atau diusulkan
DFD physical system yang baru atau disulkan

- Baik logical dan physical diagram menggunakan symbol yang sama. Logical diagrams menggambarkan aliran data konseptual tanpa referensi apapun ke karakteristik fisik sistem. Physical diagrams, sebaliknya, memasukkan label yang menggambarkan atribut2 fisik sistem, seperti pekerja/agent, job titles, nama departement, nama/deskripsi teknologi yang digunakan untuk memroses dan menyimpan data.

DFD Symbols

DFD meliputi 4 simbol: proses, sources/sinks, data stores, data flow lines

Aturan umum:
1. Semua proses harus memiliki nama yang unik. Bila dua flow lines memiliki label yang sama, maka harus mengacu ke aliran data yang sama atau data store yang sama.
2. Input ke suatu proses harus berbeda dengan output proses
3. Satu DFD tunggal harus tidak lebih dari sekitar tujuh proses.

Proses:
4. Tidak ada proses yang hanya memiliki outputs. (Ini berarti bahwa proses tersebut tidak membuat informasi dari manapun).
5. Tidak ada proses yang hanya memiliki inputs. (black hole).
6. Suatu proses harus memiliki label kata kerja.

Data Store:
7. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu data store ke data store yang lain. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
8. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu source ke suatu data store. Data harus dipindahkan oleh suatu proses yang menerima data dari source tersebut dan menempatkannya ke data store.
9. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari data store ke suatu sink. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
10. Data store label haruslah kata benda.

Source/Sink:
11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari source ke sink, harus dipindah oleh suatu proses. Bila data mengalir secara langsung dari source ke sink dan tidak melibatkan proses apapun, maka itu adalah diluar scope dan tidak ditunjukkan di sistem DFD
12. Source/sink harus berlabel kata benda.

Data Flow:
13. Suatu data flow hanya memiliki satu arah diantara simbol. Bisa jadi dua arah antara proses dan data store untuk menunjukkan suatu read dan update. Untuk menunjukkan read dan update, harus digambar dua panah berbeda karena dua tahap (read and update) yang terjadi pada waktu yang terpisah.
14. Fork berarti bahwa data yang benar-benar sama berasal dari lokasi yang sama ke proses dua atau lebih proses atau data stores atau source/sink yang berbeda. (ini biasanya menunjukkan copy yang berbeda dari dokumen yang sama ke lokasi yangberbeda)
15. Join berarti data yang sama dari dua atau lebih proses, data store, source/sink yang berbeda ke lokasi yang sama.
16. Suatu data flow tidak boleh kembali secara langsung ke proses yang baru saja ditinggalkan. Harus ada setidaknya satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan suatu data flow, dan mengembalikan data flow awal ke proses asalnya.
17. Data flow menuju ke data store berarti update (delete, add, or change).

Tingkatan DFD:
Context Diagram

DFD dibagi menjadi beberapa level untuk mempertahankan size dan kompleksitasnya manageable
Context Diagram adalah tingkatan yang tertinggi dari DFD.
Sistem yang masih diinvestigasi lebih lanjut diientifikasi dalam simbol proses di tengah yang diberi label 0.

Level DFD berikutnya

Level berikutnya di bawah context diagram adalah DFD tingkat 0 dan hanya menggambarkan proses sistem yang sangat high level.
Setiap proses dari level 0 mungkin bisa dibagi lagi menjadi beberapa proses yang lebih detil di level DFD berikutnya.
Proses pen-detil-an ini biasanya disebut sebagai decomposition. Proses decomposition hingga level yang terendah biasanya disebut sebagai DFD primitive.
Setiap proses di level 0 diberi label angka secara berurutan dan diikuti dengan .0. misalnya DFD level 0 mempunyai empat proses maka labelnya adalah 1.0, 2.0, 3.0, dan 4.0. .0 menunjukkan proses level 0.
Andaikan ingin menunjukkan lebih detil lagi tentang proses di level 0, maka DFD nya adalah level 1. Proses penamaannya adalah 1.1, 1.2, dst. Angka pertama mengacu ke angka proses di level 0 dan angka kedua mengacu ke angka proses level 1 yang ditetapkan.
Bila masih ingin didetilkan lagi dari DFD level 1, maka DFD nya adalah level 2. Penamaan labelnya adalah 1.1.1, 1.1.2,1.1.3,dst.
Bila ke DFD level 3 penamaan labelnya menjadi 1.1.2.1, 1.1.2.2, 1.1.2.3, dst.

Flowchart VS DFD

Flowchart lebih cenderung menggambarkan karakteristik fisik sistem sementara DFD tidak mempedulikan atribut-atribut fisik sistem.

10 Pekerjaan IT Idaman dengan Gaji Tinggi

2011-05-17T20:13:00.000-07:00

SAP Consultant adalah IT Job dengan Gaji paling tinggi dan paling di idamkan

Sesuai survey Yoh Index Technology yang dilansir detikinet,

berikut daftar rata-rata Gaji PERJAM 10 bidang IT di dunia:

- SAP Functional Consultant - $75.09 (Senilai dengan Rp.750.000 PERJAM)

- Data Warehouse Architect - $69.03

- Customer Relationship Management (CRM) Project Manager - $62.01

- Hardware/Firmware engineer - $59.34

- Project Manager - $57.07

- Oracle Database Administrator - $55.82

- .NET Developer - $45.77

- Data Manager - $45.06

- Senior Scientist - $43.76

- Clinical Research Associate - $38.52

Sebagai tambahan informasi untuk Gaji rata-rata SAP Consultant di Indonesia

lebih kecil dari survey diatas, tapi tetap paling tinggi dibandingkan gaji bidang IT lainnya

yaitu $200/Mandays atau Rp.2 Juta Perhari.

Perhitungan gaji berbeda-beda tergantung kebijakan tiap perusahaan, data ini diperoleh dari

Univ.Bina Nusantara dan salah satu customer softbasic yang telah berhasil mendapatkan $200/Mandays.

Semoga informasi ini memberi pencerahan bagi anda untuk segera berkarir di dunia SAP...

milis komtek