Creando citas de forma inteligente

Una de las cosas que queríamos mejorar en esta versión era la creación de contenido. Por ello la creación citas en tu Intranet será muy sencilla: un simple click en el cajetín de composición (ese mismo que usas para escribir comentarios, adjuntar archivos, etc) y se abrirán las opciones de edición de la cita. ¿Más fácil imposible?

Por supuesto podrás seguir creando citas en el calendario con un click en él. Eso no cambia

3 Usos del calendario interno de tu empresa

• Reuniones: A partir de ahora basta con crear una cita profesional en tu calendario y adjuntar al equipo para que todos puedan verla en vuestro calendario común.
• Festivos y vacaciones: Qué tal si tenéis un espacio privado donde publicar los días festivos de vuestra empresa y las vacaciones de sus miembros para poder organizaros estos días libres.
• Turnos: Saber quién estará en qué sitio en una empresa es esencial. Con el calendario de vuestra Intranet será pan comido.

Si se os ocurren más usos para esta nueva funcionalidad no dudéis en decírnosla

Esto ha sido todo por hoy tooleanos. Esperamos que os haya gustado el avance y recordad que podéis seguirnos en Twitter con el hashtag #tooleaV3 o en nuestro Facebook.

No os vamos a adelantar todas las badges aún (ya nos conocéis como nos gusta el misterio), pero sí os podemos adelantar una muy especial, su nombre: Unbeatable

No será fácil que consigáis esta badge… necesitaréis hacer méritos en vuestra empresa recibiendo puntos “well done” de vuestros compañeros en tareas y comentarios, pero no una sola semana sino 4 consecutivas. Sí, habéis oído bien, tenéis que ser 4 semanas consecutivas el profesional de vuestra empresa con más “well dones” para obtener la badge Unbeatable. ¿Lo conseguiréis?

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Hoy os hablaremos de una pequeña-gran mejora que hemos aplicado a los proyectos (antes llamados grupos de trabajo): La creación de hashtags y filtro de contenido con los mismos.

Siguiendo el modelo de Twitter hemos aplicado a la composición de comentarios el caso #término con el cual cualquier usuario de un proyecto podrá crear un filtro para un determinado tema. Así si por ejemplo queremos hablar de los planos de un determinado proyecto bastará con incluir el hashtag #planos cuando estemos enviando el comentario. Una vez hecho esto verás a la izquierda todos los temas que se tratan en dicho proyecto, pudiendo hacer click sobre ellos y filtrando así el contenido de tu timeline.

Además de lo anterior también hemos aplicado este filtro a los propios comentarios. Así al hacer click sobre un hashtag dentro del timeline también filtrarás.

Otra utilidad que hemos incluido es el orden de los filtros y contador de uso, es decir, cuántas veces se ha repetido ese hashtag y en base a eso cuán importante es. Así tenemos ordenados por prioridad aquello de lo que más se está hablando en el proyecto.

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Marissa Mayer, CEO de Yahoo! no quiere que sus programadores trabajen desde casa. Recientemente hizo unas declaraciones en este sentido. Pero ¿Tiene razón “La Mayer” al hacer esta declaración? Vayamos por partes.

Muchas veces tendemos a pensar que informalizar el ambiente de trabajo y todo lo relacionado con nuestro puesto tiene beneficios en materia de productividad, pero no tenemos en cuenta ciertos problemas derivados de la falta de contacto entre los profesionales.

La semana pasada los amigos de Emprendepymes publicaban una completa infografía de Socialcast sobre cómo ha evolucionado el trabajo en equipo a lo largo de los años. Aquí la tenéis:

Y es que de la colaboración surge en su mayoría en la oficina y, aunque gran parte de nuestro trabajo lo realizamos de forma individual, el contacto con los compañeros nos hace descubrir nuevas formas de hacer las cosas, enfoques y pensamientos que también favorecen la productividad.

Si, amigos, este artículo terminará abogando por lo políticamente correcto, contestando a aquello de ¿Trabajo desde casa si o no? con un “Depende”. Tengamos en cuenta las características del equipo, el tipo de trabajo y el contacto con el cliente pero no olvidemos que pasar tiempo con nuestros compañeros nos hará también más productivos.

Podríamos hablar de un modelo mixto como solución, como hace Google, en el que parte de las horas pueden ser trabajadas desde casa y otras en la oficina, pero no caigamos en comparaciones con empresas que disponen de muchísimos más recursos y medios para hacer un seguimiento muy fiable de la productividad.

Un buen cuadro de mandos

José Sánchez es uno de los profesionales que más sabe sobre cuadros de mando y medición de los objetivos empresariales. En la primera Charla de No More Suits adaptó en sólo 20 min. el modelo canvas al famoso cuadro de mandos. Aquí tenéis la PRESENTACIÓN

Aplicar esta metodología nos ayudará, entre otras cosas, a medir la rentabilidad en el puesto de trabajo de nuestros empleados, pudiendo tener datos reales y fiables con los que decidir qué tiempo (o no) trabajar desde casa.

Lo dicho amigos. Trabajar desde casa o no “DEPENDE” de muchos factores. Nuestro consejo: aplicar metodologías como el cuadro de mando que os ayuden a tomar esta decisión y por supuesto tened siempre presentes que debe no debe ser una decisión inamovible, sino adaptarse a la consecución de unos objetivos.

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En los últimos meses habéis creado miles de tareas en Toolea. En base a eso hemos ido aprendiendo cómo mejorar sus funcionalidades y usabilidad. Así es cómo simples tareas se han convertido en tareas inteligentes. Y es que la creación, seguimiento y finalización de tareas será tan lógica que todo el proceso será realmente “Smart”

¿En qué mejorará la creación de tareas?

En #tooleaV3 hemos mejorado el momento y la forma de crear una tarea. A partir de ahora podrás crearlas desde cualquier cajetín de conversaciones. Hemos implementado un sistema de creación con el cual simplemente escribiendo ciertos términos estarás creando una tareas, enviándola a un contacto o grupo de contactos, asociándola a un proyecto… Suena bien, no?

Seguimiento fácil, no te compliques

Cuanto más sencillo sea el seguimiento de una tarea, bien sea individual o con varios compañeros, enviada o recibida, mucho más productividad para el trabajo que concierne. Por ello en #tooleaV3 podrás ver en todo momento cuáles son las tareas que han cambiado de estado o se han creado recientemente y en las que estás involucrado. Pero no sólo esto; en cada área accederás a la información que necesites, no tendrás porqué ir a un espacio genérico. Así en la Intranet de tu empresa verás las tareas asociadas a ella, en cada proyecto lo mismo, etc.

Finalización de tareas: time tracking mejorado

El famoso time tracking que a tantos nos trae de cabeza… Ayy si hubiésemos terminado aquella tarea que nos envió nuestro jefe a tiempo. Si, puede parecer que #tooleaV3 hace función de “chivato” en algunos casos pero nada más lejos de la realidad: os ayudamos a ser más productivos. Somos buenos, lo prometemos.

Con esta nueva versión también se verá mejorado el time tracking, posibilitando un control total de vuestras tareas enviadas y recibidas.

Seguiremos avanzando novedades de #tooleaV3 No dudéis en preguntarnos aquello que queráis saber, proponernos nuevas utilidades y, si os ha gustado el post, recomendarlo en Facebook y Twitter

• Filtros automáticos y personalizados para cada contacto, es decir, si un usuario es miembro de vuestra área de clientes será “cliente” por defecto, aunque por supuesto podréis customizar estos filtros como queráis, añadir los vuestros, borrarlos, editarlos…
• Envío de mensajes desde contactos: Bastará con hacer click en el icono de comentarios para enviar un mensaje privado a ese contacto. Así de simple, sin tener que ir al perfil e interactuar desde allí.
• Tareas y Eventos: Sí, será posible enviar tareas y citas en el calendario rápidamente desde “contactos”. Tratamos de seguir el mismo sistema de interacción para todas las funcionalidades. De esta forma los usuarios no tendréis que molestaros perdiendo el tiempo saltando
• Más info: Tooltips útiles. Cada vez que paséis por encima de un contacto podréis ver la información de esa persona: Cuál es su puesto, en qué empresa trabaja, etc. Así os ahorraréis clicks a su perfil si la información que buscáis está en esa misma pantalla.

Esta vez no os traemos captura de pantalla para mantener un poco el misterio… venga vale… aquí tenéis un wireframe para que “cotilleéis” las nuevas funcionalidades

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¿Qué son las badges de Toolea?

Las badges o medallas de Toolea son recompensas puntuales que fomentarán que los usuarios realicen acciones dentro de la plataforma. Estas acciones siempre irán asociadas a la productividad y el trabajo, ya sea con compañeros de trabajo, clientes, proveedores o de forma individual.

Los usuarios recibirán badges al realizar ciertas acciones o conjuntos de ellas, siendo éstas visibles externamente con el objetivo de reconocer el trabajo realizado.

Algunas badges

• Ommm: Termina TODAS tus tareas (necesitas tener más de 5 tareas)
• Go viral: Los miembros de tu empresa tienen, al menos, 5 proyectos con profesionales externos.

Como veis el objetivo siempre es incentivar el trabajo por lo que cada badge no sólo recompensa al usuario que se esfuerza sino que supone un aliciente para la compañía en la que trabaja.

Habrá muchas más ventajas a la hora de usar la gamificación de Toolea. Pero dejad que os sorprendamos dentro de poco con el lanzamiento.

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¿Qué mejoras supondrán los proyectos respecto de los grupos de trabajo?

• Llegan los “well done”: valora el trabajo de tus compañeros de proyecto y siéntete valorado. Con cada well done enviarás puntos de productividad. El feedback recibido por parte de las empresas que ya han probado esta funcionalidad no podía ser mejor, por ello hemos decidido incluirlo en los proyectos, esos espacios privados en los que cualquier profesional podrá participar, ya sea miembro de tu empresa, cliente, proveedor…
• Customiza tus proyectos: Por fin podrás añadir fotos personalizadas a tus proyectos. De esta forma podrás identificar rápidamente y de un vistazo aquel en el que estabas trabajando internamente o con un determinado proveedor. Rápido y fácil, así es #tooleaV3
• Tooltips sobre los usuarios: Siguiendo el formato de Facebook o Google Plus, un resumen de la información del usuario será accesible cuando pases con tu ratón sobre su nombre. Pero lejos de quedarnos en mostrar este resumen hemos decidido incluir ciertas acciones como, por ejemplo, añadir a contactos. ¿Útil verdad?
• Filtros: ¿Echabais de menos añadir hashtags a vuestras conversaciones en proyectos como hacéis en la Intranet? “No problemo” En #tooleaV3 será posible

Captura de los proyectos en Toolea

Y es que, #tooleaV3 rocks!!!!

Recordad que podéis seguir todas las novedades de la próxima version en el hashtag #tooleaV3 y si queréis preguntarnos cualquier cosa o sugerirnos alguna funcionalidad o cambio podéis hacerlo en Facebook y Twitter

Como sabéis, estamos preparando la #tooleaV3 , que va a significar un gran cambio tanto de imagen, como de funcionalidad. Esto, por fin, me ha dado la oportunidad de repasar mi trabajo y optimizarlo, oportunidad que por otra parte no siempre se nos da a los informáticos. Aquí os dejo una de las optimizaciones que más se notarán en materia de usabilidad.

Mejorando la consulta

Una de las cosas que he querido mejorar es la carga de los comentarios. En un principio se planteó de forma sencilla, mostrando los comentarios principales y a su vez obteniendo los hilos generados (respuestas). Con el paso del tiempo y con el rápido crecimiento de Toolea se fueron añadiendo datos nuevos, los cuales se agregaron de la misma manera que los comentarios de respuesta. Por ejemplo, por cada comentario había una función que devolvía los comentarios de respuesta y los archivos, comentarios y “well done”, etc. Esto me obligó a hacer macroconsultas en varias tablas, lo que supone un engorro en practicidad, mantenimiento, etc. Imaginad hacer cualquier cambio: hay que revisar muchísimos sitios y a su vez el tiempo de carga se ve afectado.

Tras muchas vueltas y noches en vela, he decidido dividir esa carga en partes, con lo cual, se obtienen todos los datos por separado y una vez que los devuelve los mostramos. La mejora es más que evidente, tanto en consumo como para el usuario. Los tiempos ahora son mucho menores (hasta 7 veces menos), el código es mucho más claro y limpio y la facilidad de manejo brutal. Ahora si quiero añadir datos, solo tengo que encontrar el lugar adecuado, y ese cambio se verá reflejado en todos los casos a los que puedo acceder.

Cambiando la BBDD

Además de la consulta he tratado de optimizar aún más el código. Esto pasaba por un cambio necesario de mysql a mysqli_. Tened en cuenta que en un futuro será eliminado. He querido adelantarme, no porque mysql_ pronto estará obsoleto, sino porque las funciones de mysqli_ son mucho más rápidas.

Pensando más en el usuario: usabilidad a tope

¿Un botón para acceder a publicaciones anteriores? No estamos en los 90, así que he decidido eliminar el click y hacerlo algo más usable. Si bajáis el scroll hasta abajo… puede suceder algo simpático y dinámico! Como podéis ver en las capturas el cambio supone una estructuración nueva de como se obtienen los datos, como se manejan y como se muestran, ademas de la optimización de las consultas realizadas.

Espero que os resulte útil si estáis planteando la estructura de soluciones que manejen muchos datos y/o tengan un crecimiento rápido de éstos. Si tenéis sugerencias o me queréis hacer llegar alguna mejora somos todo oídos en Twitter con el hashtag #elenahazunpost y #tooleaV3.

Esta era una de las necesidades que nos habíais trasladado vosotros, los usuarios de la plataforma, quienes la hacéis crecer día a día. A continuación os resumimos qué supone este responsive design:

• Visualización adaptada del contenido: Dependiendo del tipo de dispositivo, Toolea adaptará de una forma u otra los comentarios, iconos, elementos clickables como “Responder” o “Well Done”. De esta forma trabajar con la plataforma será muy sencillo.
• Creación de contenido adaptada: Los cajetines de creación de comentarios tendrán una versión orientada al tamaño de pantalla del dispositivo desde el que abras tooleaV3
• Menús conjuntos: Para poder acceder a los menús dadas las limitaciones de espacio de ciertas pantallas los menús pasarán a ser iconos en los que hacer click que desplegarán opciones.
• A lo largo: Pues eso, para determinados dispositivos la versión accesible de #tooleaV3 será la que véis a la derecha. ¿Bonita, verdad?

¿Queréis saber más? No seáis impacientes chic@s, dejad algo para el próximo post

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