1. Optimering af dine udgifter

Når du selv står for bogføringen, har du et langt bedre overblik over hvor din virksomhed bruger sine penge. Hvis du gør det til en del af din hverdag at skabe dig et overblik over din virksomheds økonomi, vil du kunne optimere dine udgifter langt bedre. Du vil blive bedre til at tage de rigtige økonimiske beslutninger.

2. Optimering af dine indtægter

På samme måde vil dit daglige arbejde med bogføringen give dig et godt billede af hvor virksomhedens indtægter stammer fra. Er der nogle af dine kunder der giver decideret underskud og måske andre, som du burde bruge mere tid på? Der er ofte en økonomisk, og ikke mindst tidsmæssig, gevinst ved at rydde op i sine kunder. Fyr dem hvis de er for dyre, og koncentrer dig om de gode kunder i stedet.

3. Markant økonomisk besparelse

Ved at du selv påtager dig det “slavearbejde” som det til tider kan være at taste bilag ind i dit bogføringsprogram, sparer du selvfølgelig en del timer hos din bogholder eller revisor. Nogle vil argumentere imod at bruge din tid på andre ting end din kerneforretning. Det er til en vis grad korrekt, men gevinsterne ved det ekstra arbejde er rigtig store, og vil tit opveje dette.

Det er klart at du ikke kan fortsætte med at bogføre alt selv, og slet ikke hvis du har en virksomhed i rivende vækst. Så skal du selvfølgelig koncentrere dig mere og mere om din kerneforretning, men i de tidlige faser kan det altså bidrage med uvurderlig viden, som kan bruges til at optimere processerne i din forretning.

1. Luk din revisor eller bogholder ind

Hvis du benytter en online tjeneste til at håndtere din virksomheds bogholderi, er det meget let at give din revisor adgang. Når regnskabets time er kommet, er det blot at give vedkommende et login og med det samme har han eller hun adgang til alle de posteringer og transaktioner du har lavet for perioden. Mange programmer giver mulighed for at vedhæfte bilaget for en postering online, sådan at dig eller din revisor altid har adgang til dette. Du skal dog huske at forhøre dig om hvorvidt din revisor eller bogholder arbejder med det program du ønsker at benytte. Mange bogholdere anbefaler deres kunder at benytte et bestemt online bogføringsprogram, hvor de typisk har en form for samarbejdsaftale.

2. Bogføring hvor som helst, når som helst

Med en online tilgang til dit bogholderi, er du ikke afhængig af nogen bestemt arbejdsplads. Du kan uafhængigt af computer, styresystem eller lokation tilgå dine oplysninger. Alt hvad du har brug for er en internetforbindelse og en computer, tablet eller mobiltelefon.

3. Sikkerhed

Ja, det kan måske lyde underligt at dine data skulle være bedre sikret i et online system, men det er de rent faktisk hvis du selv tager nogle forholdsregler. Med et gammeldags bogføringsprogram skulle du selv huske på at tage backup af dine data. Hvis din computer blev stjålet, eller dit kontor brændte ned, var dit bogholderi væk – med mindre du altså havde en (opdateret) kopi et andet sted. Når du benytter en online tjeneste til din bogføring er du altid sikret en backup – og hvis du vil være på den sikre side kan du selv downloade en lokal backup en gang i mellem. Udover dette skal du selvfølgelig være varsom med hvor og hvordan du logger ind på dit system. Du må selvfølgelig aldrig gemme dine koder på andres computere – men det burde være almindelig sund fornuft.

Bogføring på nettet er kommet for at blive, og ikke uden grund.

En hjælpende hånd

De fleste selvstændige bogfører mere af nød end af lyst (trods den uvurdelige viden man får af at styre den daglige økonomi selv). Derfor er det vigtigt at dit bogføringsprogram er lavet i et fornuftigt sammenspil med dansk lovgivning, og at det hjælper dig med at registrere dine bilag og fakturere på en fornuftig måde, uden at du selv er ekspert i de gældende regler. Programmet skal hjælpe dig med at registrere dine posteringer på de rigtige konti, sådan at det er let for en eventuel revisor at afslutte dit regnskab ved årets slutning.

Overskuelighed

Brugervenligheden er vigtig for at du ikke kører sur i bogføringen. Opbygningen af programmet skal være logisk, og der skal gerne være mulighed for en vis tilpasning, sådan at du kan fjerne forstyrende elementer, som ikke vedrører din virksomhed. I den forbindelse er det nødvendigt at du prøver nogle forskellige programmer og føler efter hvad du bedst kan lide.

Kontoplan

Kontoplanen er rygraden i dit bogholderi. Derfor er det rigtig vigtigt at dit regnskabsprogram er bygget rundt om en fornuftig kontoplan. I nogle programmer skal du selv planlægge din kontoplan, i andre er det gjort fra starten af. Der er fordele og ulemper ved begge dele, men vigtigst af alt, er at du kan finde rundt i den selv.

Fakturering

Dit liv blivere lettere hvis du kan skrive dine faktura direkte i dit bogføringsprogram. På den måde bliver de nemlig bogført med det samme, og du kan nemt afstemme dem, lave kreditnotaer eller rette dem. Nogle programmer kommer som standard med faktureringsmodul, andre har det som tilvalg.

Support

Support er vigtigt, da der helt sikker vil komme et tidspunkt hvor du ikke kan finde ud af dit program. Det er altid en god idé at teste supporten, inden du bestemmer dig endeligt for en løsning. Hvad er svartiden og hvor flinke er de til at hjælpe? En anden mulighed er at vælge et populært program med mange brugere. På den måde kan du næsten altid finde nogle på Internettet, der har haft samme problem som dig.

Lagerstyring

Dette gælder kun for virksomheder, der rent faktisk opererer med et lager. Gør din virksomhed dette, vil du blive glad for at du kan styre dit lager løbende med at du bogfører. Hos mange udbydere, skal lagermodulet tilkøbes, da det langt fra er alle virksomheder der har brug for det.

Det vigtigeste er råd er nok at prøve nogle forskellige løsninger. Det bogføringsprogram du vælger, skal føles naturligt og passende i forhold til din virksomheds behov. Hvis du driver en lille konsulentvirksomhed er det nok spild af tid at sætte dig ind i et kæmpe stykke software, men du skal selvfølgelig huske at tænke på at din virksomhed kan vokse med tiden.