Se constatou que 59% dos projetos ligados a mudanças organizacionais falham, e isso se deve principalmente à resistência das pessoas, conforme responderam 60% dos entrevistados. Por isso, é importante o envolvimento de todos os funcionários, como destaca a IBM. Porém, 83% dos CEOs entrevistados acreditam em mudanças relevantes em suas organizações (em 2006 a taxa era de 65%).

Com base nessas informações, a IBM identificou quatro fatores comuns que distinguem os maiores desafions em projetos:

• É preciso conhecer os desafios envolvidos na empresa;
• É importante gerenciar a mudança de forma estruturada e organizada;
• Todos os funcionários devem contribuir;
• É preciso investir com estratégia.

Este evento representa a oportunidade de obter respostas quanto ao momento que estamos vivenciando da economia global, e ajudará a refletir e avaliar os novos paradigmas e seus impactos no presente e futuro dos negócios.

A Cryo Technologies estará participando da feira “Conhecimento da Gestão” como patrocinadora nos dias 20 e 21 de julho, e convida a todos para conhecer nossas soluções em Gerenciamento de Processos de Negócio.

Destacamos que a entrada para a feira é livre, e seu horário de funcionamento é das 08h às 18h.

Maiores informações pelo site.

• Gerenciamento de Processos como uma base poderosa: Nesta abordagem o gestor de processo define a eplica as normas relativas à concepção e gestão dos processos.
• Um Gestor principal entre muitos gestores: Um gestor é escolhido como responsável pelo processo inteiro, mesmo que somente uma parte seja realmente executada por sua divisão. O ponto forte é que o grupo responsável pela concepção e execução do processo possui um líder para atuar na resolução de problemas e decisões. Porém, podem ocorrer conflitos e impasses.
• Funcionários como proprietários dos processos: Segundo os autores, esta abordagem é proveniente do Grupo de Excelência em Processos. Essas pessoas são responsáveis pela concepção, e os atores mantém suas responsabilidades sobre o desempenho. Como vantagem pode-se identificar a divisão de responsabilidades, mas este também pode ser uma desvantagem quando as causas do desempenho do processo não podem ser analisadas separadamente em concepção e desempenho.
• Processo definido funcionalmente: Os processos possuem fronteiras onde começam e terminam as funções. Estes são fáceis de serem mapeados, porém não condizem com a idéia de gestão de processos.
• A Governança: Uma equipe de altos executivos possuem a tarefa de supervisionar o desempenho dos processos em grande escala.

Além da descrição dessas abordagens os autores apresentam um conjunto de princípios, que segundo eles deve orientar qualquer organização. Para conferir acesse o artigo publicado no site BPTrends.

A seguir, é apresentada uma lista de elementos de escopo, identificada pelo autor:

• O Contexto (Negócio e Estratégia): Necessidades e viabilidade. Identificar riscos, problemas e limitações. Deve existir, pelo menos, algumas metas departamentais;
• Objetivos: Objetivos do projeto atual documentados;
• Fraquezas, oportunidades e necessidades: Estes são os aspectos de que o projeto se destina a corrigir ou melhorar;
• Visão Operacional: Como as coisas devem parecer ser e operar?
• Capacidades: O que o sistema deve fazer?
• Fronteiras do Sistema: Onde exatamente o sistema começa e termina;
• Áres Impactadas: Quais são os processos afetados, unidades organizacionais e funções? Esses impactos são importantes para revelar uma visão global;
• Medidas: É preciso quantificar os resultados para que o grau de sucesso seja avaliado;
• Princípios, Limitações, Pressupostos e Fatores Críticos de Sucesso: Quadro com princípios e opções, limitações e soluções alternativas;
• Riscos, Problemas e Soluções Estratégicas;
• Interessados: Identificar partes interessadas, que devem ser bem informadas sobre a proposta e o impacto do projeto sobre elas.

Mais informações estão disponíveis no artigo, publicado no site BPMInstitute.org.

As organizações são envolvidas por inúmeros processos, porém existem alguns mais críticos, que representam diferencial competitivo e são especificos, e outros que podemos encontrar em diferentes empresas, independente do ramo em que atuam. Esses últimos são também importantes, pois se não forem conhecidos e gerenciados podem representar custos financeiros, de recursos e de tempo. A implementação de BPM para esses, pode ser facilitada com a utilização de templates.

Templates de Processos são modelos propostos para posteriormente serem adaptados e instanciados em contextos específicos. Estes devem envolver as melhoras práticas que se tenha descoberto no decurso de automatizar diversos processos.

Com eles, pode-se reduzir custos com serviços associados à definição e desenvolvimento do processo, além de se beneficiar com experiências anteriores; O desenho de processos pode apresentar estas melhores práticas, e algumas alterações podem ser feitas facilmente quando o template é flexível para se adaptar a diferentes situações; E facilita o aperfeiçoamento do processo, pois através de um modelo, é possível analisar o processo e descobrir pontos onde ele pode ser melhorado.

Qual a sua opinião à respeito? Como templates de processos poderíam beneficiar sua empresa?

Se o desenho do processo original coincide com o comportamento das pessoas, então torna-se relativamente fácil fazer as mudanças necessárias. Por exemplo, se é preciso substituir uma pessoa por outra para realizar uma determinada tarefa.

Ou seja, se ajustado para processos humanos,permitirá mudanças que normalmente se encontra em organizações humanas.

O artigo é Process Language, Agility, and Fitness.

Para que a automação de processos seja possível, é essencial que este esteja formalmente definido, ou seja,com uma documentação básica para a fase inicial do projeto. Essa documentação contém a definição de atividades, autores, documentos de entrada e saída, integração de todos os níveis e regras.

Porém, ao definir o processo, pode-se descobrir que este encontra-se totalmente desorganizado e com baixo nível de maturidade. Para esses casos o processo de modelagem usando notação BPM e mapeamento das informações com os participantes do processo são muito importantes. Treinamento envolvendo líderes do projeto e participantes no processo também contribui para o sucesso do desenvolvimento do projeto.

Se a empresa já possui processos com nível de maturidade adequado para automação, esses treinamentos podem ser destinados a mostrar os benefícios do processos de automação e levantar necessidades para alcançar o melhor modelo de processo.

Segundo o autor, a adequada formalização do processo a ser automatizado, e o conhecimento pelos níveis superiores, participantes do processo e consultores, contribui grandemente para assegurar o sucesso no desenvolvimento e execução do projeto de automação.

Brian Stucky, em seu artigo “BDM, Governance, and a Center of Excellence”, diz que mesmo com esforços em encontrar métodos para empregar Gestão de Decisão de Negócios, há ainda um grande problema que gera ineficiência e falta de agilidade: a separação entre o lado técnico e o lado de negócios cultivado pelas empresas.

Essa separação não pode existir, já que para garantir uma gestão adequada é preciso utilizar de forma inteligente e coerente as melhores práticas, metodologias e tecnologias. O desenvolvimento de um Centro de Excelência pode garantir isso:

• Centro de Excelência pode ser definido, segundo Forrester, como uma nomeação formal de conhecimentos e experiências, com o objetivo de proporcionar conhecimentos técnicos e apoio a projetos;
• Pode ser composto tanto por recursos técnicos e de negócios;
• Precisa ter suporte dos mais altos níveis da organização;
• Deve orientar quanto a novos projetos e dar retorno dos resultados;

Em análise realizada por Forrester,as empresas que tinham empreendido projetos de BPM, consideraram que o Centro de Excelência excedeu significativamente os objetivos.

Para ler mais acesse o artigo publicado no site BPMInstitute.org.

• Top – Down (De cima para baixo): Um conceito global é conhecido antes de trabalhar os detalhes. O processo de inovação pode ser resultado de intensa investigação com foco em encontrar a essência ou um conceito claro de aplicação.

  Sua vantagem é a simplicidade e clareza de visão, porém aspectos importantes podem ser ignorados.

• Bottom Up(De baixo para cima): Enfrenta os problemas como partes antes do todo.

  Sua força é a profundidade de exploração, mas pode tornar-se muito complexo.

  Segundo o autor, o melhor seria utilizar as duas abordagens, tendo como resultado um processo de duas fases. Primeiro a definição de um plano estrutural, e após lançar a inovação de cima para baixo em toda a estrutura para obtenção de um sistema.

O artigo está publicado no site BPMInstitute.org.