Casi Organizado - Dinámicas de Gestión del Tiempo de manera práctica

Definiendo las áreas de trabajo

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 31 Aug 2010 07:30:00 +0000

De vez en cuando, pierdo la imagen de en qué estoy trabajando. Sencillamente... me pierdo. Me dedico a completar tareas, sin saber claramente hacia dónde me llevan.

Eso me ha pasado esta semana.

Y cuando ocurre eso, lo que necesito es pararme, coger un rotulador y ponerme a dibujar en una pizarra :-)

Lo que intento hacer es un listado de las tareas que tengo de manera gráfica. Las agrupo, las borro, las re-formulo y al final consigo terminar con 4 ó 5 areas de trabajo principales.

Algunas de las que aparecen ya las tenía, y otras son nuevas. Algunas veces me doy cuenta de que tareas que antes tenía asociadas a un area ahora lo son a otra distinta. Y otras veces, me doy cuenta de que antes tenía un area tan grande que tengo que dividir en dos.

A partir de este momento, le asigno a cada area un número y un código de 2 ó 3 letras que me permite etiquetar cada tarea. De esta forma, cuando me pierdo y los árboles no me dejan ver el bosque, puedo situarme de nuevo con poco esfuerzo. De hecho, no trabajo en ninguna tarea que no tenga una de esas etiquetas.

Hoy me quedo con estas:

3 - SD: Servicio SisDesk

4 - SRM: Proyecto SRM

5 - WMA: Servicio WMA/CMA

6 - SNG: Proyecto Sing Deploy

7 - WEB: Aplicaciones Web 2.0 en Internet

Los números son heredados de otras areas. Nunca deberían de salirte más de 8. ¿Por qué? Porque si necesitamos un listado con más de 10 es que no hemos agrupado bien, y siempre hay que reservar dos areas especiales:

1 - IND: Para tareas independientes

9 - PER: Para tareas personales

Nota: Originalmente publicado en mi blog personal.

Un nuevo comienzo

noreply@blogger.com (David D.) — Wed, 25 Aug 2010 16:30:00 +0000

Hace ya bastante tiempo que empecé este blog... Con él he aprendido gran cantidad de cosas...Y esta semana... repasando mis fuentes RSS que tenía olvidadas me he encontrado que todavía aparezco por los rankings del Canasto me ha hecho acordarme de este blog que he olvidado debido a alguna que otra crisis de la que he podido salir.

El caso es que El canasto me ha hecho pensar (lo cual siempre agradezco mucho) y he comprobado que todavía tengo visitas todos los días de usuarios que desean mejorar un poco cada día en su gestión del tiempo.

Así que oficialmente, queda re-abierto este blog con nuevo contenido.

Gracias por estar ahí

David D.
http://www.daviddiego.com

Mejora la autodisciplina con metas diarías y récords: Joe´s goals

noreply@blogger.com (David D.) — Thu, 15 Jan 2009 12:30:00 +0000

¿Eres de esos que se mira al espejo del ascensor por la mañana y piensa... "Mañana subiré las escaleras"? ¿O quizá presumes con tus compañeros de trabajo... "Llevo 4 días limpiando la mesa de papeles cuando me voy a casa"? Seguro que no te importaría poder decir... "Diez días sin picar entre horas" ¿O tal vez te gustaría poder decir... "Desde hace 3 meses, todos los fines de semana encuentro un rato para mis hobbies"?

¿Cuál es tu motivación para conseguir un objetivo? Si en tu caso es el afán de superación, el ir batiendo records y sentirte orgulloso de tus logros, tengo algo que quizá te interese.

Os presento una herramienta que puede ayudarnos a buscar motivación. Joe's goals nos permite fijar objetivos diarios e ir poniendo muescas cada vez que los hacemos (tanto positivas como negativas). Es realmente fácil de usar, y el hecho de que está en inglés no creo que represente ningún problema.

Yo ya he empezado. Aquí está mi gráfico:

Regalando libros

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 07 Oct 2008 13:03:00 +0000

Mira que hace tiempo que no escribo (debido a que llevo un año de miles de dificultades tontas) pero es que la iniciativa de mi colega (si me permites llamarte así) Óscar me ha encantado:

¡¡Regalar libros!!

¡Me encanta! ¡Muy organizado! :-)

Óscar: ¡Aunque haga tiempo que no escribo sigo leyendote!

Reglas para autoarchivar correos

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 11 Dec 2007 12:30:00 +0000

Hace poco he puesto en marcha una regla que me vacía la bandeja de entrada de correos que no necesito leer. Son correos de los que tengo que estar informado, pero que realmente no tengo que contestar. La verdad es que los identifico rápido usando el formato condicional, pero hay algunos que directamente archivo, ya que vienen de buzones automáticos.

Lo he resuelto de esta forma:

1.- He creado una carpeta de correos donde archivar estos elementos (en mi caso se llama Autoarhivado).

2.- He creado una carpeta de contactos.

3.- He creado una regla para mover a la carpeta indicada los mensajes que vengan de cualquiera de las personas de esa lista de contactos.

Lo que hago es añadir a la lista de contactos las direcciones de e-mail de esos buzones automáticos que me mandan correos. Cuando detecto otro correo que puede ser "autoarchivado", añado el remitente a la lista de contactos que he creado.

Ahora esos correos ya no se quedan en la bandeja de entrada, si no que van directamente a la carpeta de Autoarchivado. Luego una vez al día o cuando veo que sube mucho en número de mensajes sin leer en esa carpeta los echo un vistazo rápido y los archivo de verdad.

¿Qué os parece? En mi caso me ayuda bastante (y más todavía, ya que he creado 3 listas de esas para autoarchivar 3 tipos distintos de correos)... Después de estar 3 días sin mirar el correo tengo casi tantos mensajes autoarchivados como no, así que he tardado la mitad de tiempo en revisar el buzón de correo... !No está mal!

Crea vistas de tareas en Outlook para ayudarte a recopilar información

noreply@blogger.com (David D.) — Thu, 09 Aug 2007 08:00:00 +0000

Hace dos meses, en esta etapa de trabajo que he tenido de apagafuegos decidí que iba a poner fecha límite a todas mis tareas. Esto es muy fácil de decir, pero no tan fácil de hacer ya que la autodisciplina no es algo que se consiga de la noche al día. Con un sencillo cambio en Outlook, he conseguido cumplir esta regla.

Antes tenía un post-it que me recordaba qué campos tenía que rellenar cuando escribía una tarea nueva. Sin embargo, esto no es muy eficaz, ya que sólo me sirve cuando estoy en el escritorio, y además cuando añado una rápidamente para que no se me olvide no me estoy a rellenar esos campos... Precisamente por eso, corro el riesgo de que esas tareas queden olvidadas (como te contaba hace unos días).

La solución que he encontrado es crear vistas de la carpeta de tareas que me indiquen qué campos tengo que rellenar.

Pasos a seguir:

1.- Lo primero vamos a editar las vistas de la carpeta de Tareas. Para ello vamos al menú "Vista" / "Ordenar por" / "Vista actual" / "Definir Vistas"

2.- En la ventana que aparece, hacemos una copia de una vista que ya tengamos y le damos nombre. Un consejo es activar la casilla de la parte inferior, con lo que sólo veremos las vistas que nosotros hemos creado, y no las que vienen con Outlook de fábrica (en su mayoría inútiles)

3.- Le damos un nombre a la vista adecuado. En mi caso he puesto "Pon fecha límite a estas areas"

4.- Ahora revisaremos el filtro usado en la vista. Para ello pulsamos en el botón indicado.

5.- En la ventana de edición de filtros, vamos a la opción de opciones avanzadas.

6.- En la parte inferior, escogemos "Fecha límite" y "No existe". Luego pulsamos en Añadir a la lista.

7.- Con esto conseguiremos tener en única vista todas las tareas a las que les falta la fecha límite. Lo mejor es crear una vista por cada campo obligatorio que nos autoimpongamos. De esta forma, antes de empezar a priorizar las tareas, revisamos cada una de estas vistas y sin tener que pensar demasiado, hacemos simplemente lo que nos dice... "Poner fecha límite a esas tareas". Cuando la vista esté vacía significará que todas nuestras tareas tienen fecha límite.

En resumen:

Outlook puede ayudarnos en la tarea de organizarnos, pero para eso hay que dedicar un poco de tiempo a decirle cómo. Ólvidate de la configuración de Outlook por defecto y pierde el miedo a borrar cosas que no necesites. Oculta las vistas que no uses y crea nuevas que te sean realmente útiles. Hoy hemos creado una vista que nos recuerda que tenemos que completar información en las tareas, algo necesario para poder priorizarlas, pero podemos crearlas para cualquier otra rutina que hagamos a diario.

Apagafuegos... sobreviendo a las tareas del día a día

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 11 Jun 2007 11:00:00 +0000

Hay rachas en que me veo trabajar como un apagafuegos. Es decir, sólo puedo trabajar en lo que realmente hay que hacer ya para que no vayan a peor.

Alguien llama... "¿Que necesitan el documento ya?"... Pues apago el fuego rápido y les mando el documento ya... Luego otro llama y dice "Estoy bloqueado porque no han decidido cómo hacer el informe"... Pues dejo en lo que estoy y localizo al teléfono a la persona que tiene que decidir... y demás. Ante esta situación, las tareas, planificaciones y prioridades que pudieras tener desaparecen, abrumados por el día a día.

Todo lo último parece lo más importante y lo más urgente. Vamos, un LIFO ( last in, first out) para los que lo entiendan ;-) Sin embargo, esa percepción no es real, y puede que tengas tareas importantes sin fecha límite que se pierdan entre tantos fuegos.

Ahora estoy en una racha de esas... y acabo de tomar una decisión para que este modo de trabajar me ayude. A partir de ahora, voy a poner una fecha de vencimiento a todas las tareas nuevas. De esta forma, aunque me vuelva a encontrar en una racha de estas, no se me va a olvidar una tarea sin fecha entre tanta tarea con fecha límite.

¿Vosotros os habéis encontrado en situaciones similares? Decidme que sí, y así me sentiré menos solo en estos días inciertos ;-)

Ahorrando tiempo al automatizar tareas repetitivas en el Outlook

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 21 May 2007 11:00:00 +0000

Yo tengo una teoría (llámame loco si quieres), pero es "que las tareas de máquinas, las tienen que hacer las máquinas". Es decir, si tienes que marcar un correo como leido y archivarlo 50 veces al día, más te vale que le enseñes a una máquina a hacerlo... o estarás malgastando tu tiempo.

Con esta finalidad, se inventaron las macros de teclas

He trabajado con macros de programas (Excel, Outlook, etc.), con código (Visual Basic, C#, etc.), con programas comerciales (MacroMagic) y con programas gratuitos. Ahora, estoy usando (y cada vez más) una pequeña maravilla llamada AutoHotKey

Bájatelo e instálalo sin miedo. El interfaz y el aspecto es un poco raro, pero merece la pena. Aquí te voy a explicar un pequeño ejemplo para que te vayas familiarizando con lo que se puede hacer, para en el futuro ampliarlo de manera práctica en otras tareas (archivar correos, crear tareas, etc).

Una vez que lo tengas instalado, ve al menú de inicio y busca el programa "AutoHotKey"

La primera vez que lo ejecutes, te aparecerá el block de notas con un texto (como ves es una especie de lenguaje de programación).

Borra el texto que te marco en la captura y pega este que te indico, guarda y ejecuta el programa otra vez.

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Calculadora
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#NumLock::
IfWinExist, Calculator,,,
{
WinActivate
}
else
{
Run, %windir%\System32\calc.exe
}
Return
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Notepad
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#Capslock::
Run, %windir%\System32\Notepad.exe
Return

Esto lo que hace es que cada vez que pulses la tecla de Windows y el "Bloq Mayús" se te abra un nuevo block de notas, y con la tecla de Windows y el "Bloq Num" te aparezca la calculadora.
Para ello tienes que tener ejecutado el AutoHotKey, con lo que te aparecera una H en fondo verde en al lado del reloj. Lo mejor es que crees un acceso directo al programa en el grupo Inicio (o Startup en Inglés).

Esto es sólo un ejemplo de lo que se puede hacer. Puedes tener más ejemplos e información en el blog de mi colega Francisco, "Ordenando mi entropía". Tambien estoy preparando otro artículo con algún ejemplo que sirve para aplicar en la vida diaria con Outlook

Un saludo

Urgente, Importante y Necesario

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 15 May 2007 11:00:00 +0000

Leyendo un artículo de un colega y sus comentarios, me ha venido a la cabeza una reflexión sobre las prioridades. Aquí hablan de lo importante, lo urgente y lo necesario.

Es interesante esta nueva dimensión para priorizar tareas. La verdad es que hasta ahora nunca he necesitado usarla en la organización de mi trabajo diario, pero eso no quiere decir que no sea útil o práctico.

Os cuento mi caso: En mis tareas diarias, sólo apunto lo necesario. Es decir, me hago la pregunta... "Esta tarea... ¿Es necesario que se haga?" Si es que sí, lo apunto. Si es que no, no lo apunto y lo olvido.
En cambio, en un proyecto en el que estoy trabajando, hemos tenido que priorizar las funcionalidades usando estos términos ingleses que se pueden traducir al castellano y que representan una escala de necesidad:

Must - Funcionalidad que tiene que estar presente
Should - Funcionalidad que debería estar presente
Could - Funcionalidad que podría estar presente
Nice to have - Sería bonito si lo tubieramos

En resumen:
Los métodos son herramientas, si las herramientas que estás usando te son ineficaces, busca nuevas y adaptalas a tus necesidades. Escoge qué preguntas vas a hacerte para priorizar tus tareas (¿Es urgente?, ¿Es importate?, ¿Es necesario?)

Cómo gestionar el trabajo cuando hay varios jefes

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 07 May 2007 07:00:00 +0000

Buenos días:

En mi trabajo tengo que gestionar varios proyectos u objetivos distintos a lo largo del día, semana o mes. Ya hemos hablado de que tenemos varias áreas de trabajo. Eso no es ninguna novedad. Pero de lo que hablo aquí es de cuando tenemos que dar cuentas a distintos jefes.

En mi empresa es muy común ;-)

Puede que tengas 7 áreas de trabajo y sólo un jefe que te gestiona todas, o puede que tengas 3 áreas de trabajo con un jefe distinto cada una. En mi caso son 7 áreas y 3 jefes o 4, dependiendo la época del año ¿Qué os parece? Esta experiencia me ha llevado a formular la teoría de...

"La teoría de los jefes casi contentos"

Esta teoría es muy sencilla... Dice que no puedes tener a todos tus jefes contentos al tiempo, y que a cada momento tienes que decidir a qué jefe quieres ver más contento contigo y a qué jefe vas a decepcionar un poco y tener menos contento. Parándote a pensar en cuál de tus jefes tienes menos contento te ayudará a detectar posibles problemas por falta de atención (por olvidarte de las áreas de trabajo de uno de ellos) y a repartir el tiempo dedicado a cada uno de manera equitativa. Además, esta teoría simplifica mucho la tarea de decidir ante un conflicto, ya que siempre hay una escala entre los jefes... siempre hay uno al que quieres tener más contento que a los demás, etc.

¿Qué os parece? Se admiten sugerencias.

Autodisciplina... listo para el cambio de hábito

noreply@blogger.com (David D.) — Wed, 25 Apr 2007 11:00:00 +0000

Todos tenemos nuestros hábitos... Algunos buenos y otros malos... A veces perdemos unos y ganamos otros sin darnos cuenta... Pero... ¿Cómo incorporar nuevos?

Muy fácil... con Autodisciplina... Sí, ya se lo que estáis pensando... Pero creo que he tengo un método para conseguirla.

Yo pensaba... Ja, ja... Autodisciplina... Si yo tubiera autodisciplina, no estaría este blog sin entradas durante un año como ha estado ;-) Sin embargo voy a intentarlo (una vez más)

En nuestra búsqueda de ser casi organizados, debemos cambiar nuestros hábitos, mediante autodisciplina.

Al documentarme, he encontrado un artículo que nos comenta que para cultivar nuestra autodisciplina debemos tener confianza, autoestima, practicar diferentes disciplinas mentales, valorar los sacrificios, fijarnos en los pequeños detalles,... ¡Qué bonito! Sin embargo, eso no me parece demasiado práctico. Despues de todo es lo que siempre intento en año nuevo

Tambien he encontrado este otro que encaja mejor conmigo. Aquí dice que para cambiar nuestros hábitos debemos fijarnos un objetivo personal y lanzarse a lograrlo. Si al final no lo conseguimos, puede que sea porque el objetivo no era tan importante para nosotros y hemos preferido (subconsientemente) vivir sin lograrlo.

¿Qué os parece? Yo, para empezar, me he puesto un objetivo personal... Y ya os contaré si consigo cambiar mis hábitos.

En resumen:
La autodisciplina no es un fin, es un medio para conseguir un fin.
Primero, fijate el objetivo. Si el objetivo está bien fijado, la autodisciplina llegará sóla.

¿Qué correos son para mi?

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 04 Apr 2006 11:00:00 +0000

Ya hemos hablado del problema que es recibir muchos correos. Ahora os propongo un método muy sencillo para distinguir rápidamente qué correos no requieren nuestra atención directa.

La idea es marcar de alguna forma qué correos nos afectan directamente y cuáles podemos leer de forma rápida. Para ello vamos a distinguir los correos en tres grupos:

los que son directamente para nosotros: con lo que seguramente tendremos que contestarlos o realizar una tarea
los correos en los que estamos en copia (CC): con lo que simplemente debemos darnos por enterados y no es necesario que contestemos
los correos que nos llegan porque estamos en una lista de distribución: con lo que la responsabilidad de atenderle se reparte entre un grupo de gente.

Para ello, vamos a distinguirlos de manera gráfica usando Outlook 2003 siguiendo estos pasos:

1.- Vamos al menú "View" / "Arrange By" / "Current View" / "Customize Current View"

2.- En la ventana que aparece, seleccionamos "Automatic Formatting"

3.- Por defecto aparecen las reglas que marcan los correos según están leidos o no, según su importancia, etc. Vamos a añadir 3 nuevas reglas que nos cambien el color de los correos según:

Nosotros estamos en el campo "Para" ("To:"): mostramos el mensaje en formato normal (por defecto con letra negra)
Nosotros estamos en el campo "Copia" ("CC:"): mostramos el mensaje en otro color que destaque poco (yo he escogido verde)
No estamos ni en el campo "Para" ni en el "Copia" (estamos en una lista de distribución): ponemos el mensaje en un color que destaque muy poco (yo he escogido gris)

En las siguientes pantallas os muestro cómo se llama cada regla, qué color escogo y qué condición pongo. Atentos tambien al orden en que aparecen las reglas en la lista, ya que es importante porque se aplican en orden. Tambien tened en cuenta que cuando pongais la regla "Otros" os pedirá confirmación, ya que tal y como está pensado el sistema, se aplicará a todos los mensajes que no se vean afectados por ninguna regla anterior (que es precisamente lo que queremos)

Regla que se aplica a los correos destinados directamente a nosotros (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica a los correos en los que estamos en copia (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica al resto de correos (pulsar en la imagen para agrandar):

Este truco es una demostración de que el ordenador tiene que ayudarnos a organizarnos. Si hay tareas que nos roban tiempo, tenemos que buscar cómo simplificarlas. Despues de todo, el trabajo de máquinas lo deberían hacer las máquinas, ¿no?

Cómo enfrentarse a un buzón lleno... ¡¡¡Demostración!!!

noreply@blogger.com (David D.) — Thu, 23 Mar 2006 12:00:00 +0000

Hola a todos:

Para que veáis que no soy de esos de "Haz lo que digo, no lo que hago", os voy a contar mi experiencia personal aplicando el método que os he propuesto. Es decir, qué estoy haciendo desde que llegué al trabajo esta mañana.

Para empezar, os diré que he estado de viaje 2 días en los que no he podido leer el correo. Con lo cual, tengo más de 100 mensajes en mi bandeja de entrada sin leer.

Lo que hago es ordenar los correos por conversación y fecha, leyendo sólo los que son significativos, y voy decidiendo qué hacer con la conversación completa.

Si no tengo que hacer nada con ellos, casi sin leerlos los archivo.
Si tengo que contestarlos y lo puedo hacer en el mismo momento sin despistarme y sin consultar nada más, lo hago (por ejemplo, decir con quién tienen que contactar para más información, o contestar un "Sí" o un "No") y luego lo archivo.
Si tengo que contestarlos o hacer algo con ellos que me va a llevar tiempo, creo una tarea para ello, lo añado como adjunto a la tarea y luego archivo el mensaje de la bandeja de entrada.

El objetivo de este trabajo es vaciar la "Bandeja de entrada" y materializar los correos en tareas. Así conseguiremos más limpieza (con lo que nos agobiará menos) y estaremos seguros de que lo que quede en el buzón será porque todavía no lo hemos mirado (nos ahorrará tiempo de revisión).

Conclusión:

Hemos transformado más de 100 mensajes sin leer en 21 tareas nuevas.
De estas tareas, algunas serán muy costosas, pero otras son muy cortas, y se pueden hacer en 10 minutos
Estas tareas pueden priorizarse, programarse y tacharse (cuando se vayan haciendo)
Nuestro buzón está vacio, con lo que podemos presumir de ello y creeran que somos "completamente organizados", en vez de "casi organizados" ;-)

¿Qué os parece?

Otra vez me he quedado sin tiempo... ¿cómo lo soluciono?

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 20 Mar 2006 12:20:00 +0000

Seguro que alguna vez habéis tenido que pensar algo como esto... "¿Ya es jueves? Pues tenía que hacer un informe esta semana y ya no me da tiempo" ...o quizá... "Sólo quedan 10 minutos para salir del trabajo y todavía no he mandado el fax" ...o alguna vez incluso... "Estamos a 30 de Noviembre y no he terminado el informe anual... y teniendo en cuenta las fiestas y las vacaciones de Diciembre no se cómo voy a localizar a toda la gente que necesito contactar". En resumen, tenías mucho tiempo para hacer una tarea, pero te acuerdas de ella sólo cuando no te queda tiempo para hacerla bien.

Una causa para esta "falta de tiempo" puede ser que no priorizamos bien nuestras tareas, pero de eso ya hemos hablado y ya hablaremos. Por otro lado, otra causa puede ser que estamos usando escalas temporales inapropiadas.

Me explico... Para las personas el tiempo es un conjunto que se repite... años, meses, semanas... Eso es evidente, ¿verdad? Lo que quizá no es tan evidente es que tenemos que usar las unidades temporales adecuadas a nuestras tareas, y planificar la tarea para ese conjunto de tiempo.

Un ejemplo...

Si tengo que hacer un informe esta semana, el lunes tendré que ver cuánto tiempo necesitaré y cuándo voy a hacerlo: "¿qué día tendré más tiempo?", "¿Qué días voy a tener visitas?", etc.
Si tengo que mandar un fax hoy, tendré que planearme cuándo lo voy a hacer: "¿Quizá cuando vaya a tomar el café?", "¿Antes de comer?", etc.
Si tengo que hacer un informe anual, tendré que sentarme en Enero y ver cuáles serán los mejores meses para hacer la reunión: "En Agosto todo el mundo está de vacaciones", "Diciembre no puedes contar con él", etc.

Evidente... ¿no? ¿Pues porqué no lo hacemos? ;-) Yo voy a intentar solucionarlo a partir de hoy.

En resumen:
Si te quedas sin tiempo para hacer tus tareas, revisa qué unidades temporales usas para planificarte. En vez de pensar qué voy a hacer ahora, tienes que pensar... ¿Qué voy a hacer hoy? ¿Qué voy a hacer esta semana? ¿Qué voy a hacer este año?

Que no se te olvide ninguna tarea

noreply@blogger.com (David D.) — Fri, 17 Mar 2006 12:00:00 +0000

Yo soy un desastre en muchos aspectos, pero uno de los peores es mi memoria. Soy fatal para recordar los nombres, las caras, los aniversarios, lo que me dijiste ayer sobre a dónde te vas de vacaciones, si tenías hijos o no, o cualquier otra cosa que me digan de palabra. ¿Qué le vamos a hacer? ¡Pues intentar mejorar! que es para lo que estamos aquí, tú y yo.

De todos los problemas de memoria que sufrimos los "casi organizados" uno muy importante es el recordar las tareas pequeñas. Esa cosa que te dicen en dos minutos, entre telefonazo y visita, y que son tan sencillas que te parece que no tienen importancia, es muy fácil que si no lo apuntas se te olvide.

Hace tiempo, usaba post-it amarillos pequeños en los que escribia esas pequeñas tareas... como grabar un CD y mandárselo a un cliente. Pero al final tenía el monitor, el escritorio y la corchera todo lleno de ellos... Malo, porque daba imagen de desorganización y al final era una plaga. Me agobiaba el ver tantos y no saber por dónde empezar (faltaba dar prioridades a cada post-it).

Luego probé un programa gratuito de ordenador que sustituía a los post-it. Así me quité los papelitos de encima de la mesa, pero tenía la desventaja de que sólo lo podía ver en mi ordenador. No lo podía llevar en el PDA, ni al portatil, ni ordenarlos, ni nada de nada. La única ventaja era quitarlos de encima de la mesa, pero no tenía ningún otro valor añadido.

El método más efectivo que he encontrado (ya os diré si algún día cambio de habito) es apuntarlo como una nueva tarea de Outlook. Incluso la cosa más pequeña (hacer fotocopias de una revista, por ejemplo) lo apunto. Puede parecer exagerado, pero es práctico porque no se te olvida nada. Además... da mucho gusto ir tachando mini tareas como esas que se hacen en 5 minutos. :-)

Usando el método o revisándo el método

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 14 Mar 2006 11:53:00 +0000

Leyendo un libro sobre programación esta mañana he leido un consejo que me pareció se podía aplicar a este tema tambien. ¿Y por qué? Porque como programador lo he vivido muchas veces y, curiosamente, cuando me organizo tambien, y con peores consecuencias incluso.

Cuando modificamos un programa de ordenador ya hecho, hay dos tareas (de entre otras muchas) que se pueden hacer y que nos interesan en este caso:

Añadir funcionalidad nueva al código: El objetivo es la funcionalidad.
Mejorar la legibilidad del código: El objetivo es el código en si.

Muchas veces, los programadores nos ponemos con la primera y nos ponemos a pensar en la segunda sin darnos cuenta... "esta función está bien, pero sería mejor si se llamara tal", o "voy a cambiar esta variable en parámetro, aunque tenga que modificar las 15 llamadas que hago", etc. El caso es que al final estás atrapado en una serie de cambios que te complican la vida y te hacen perder tiempo. Por ello, el artículo planteaba que cuando un programador se sienta delante del código, tiene que decidir a priori a cuál de estas tareas se va a dedicar y olvidar la otra.

El mismo principio se puede aplicar cuando estamos organizándonos. Os va a pasar (lo digo por experiencia) que cuando estéis aplicando un método de orgranización (escoger qué tarea hacer, archivando los correos, marcando el calendario con categorías, etc. ), os surgan nuevas ideas para optimizarlo. Sin embargo, si nos ponemos directamente a aplicar esas ideas, seguramente no consigamos ni lo uno ni lo otro. Es mejor apuntarlo para otro rato dedicarnos únicamente a mejorar el método.

En resumen... Si estás aplicando un método para trabajar y te das cuenta de que es mejorable... ¡Enhorabuena! Reservarte un tiempo para aplicar esas mejoras con calma y tranquilidad. Te saldrá mejor lo que estás haciendo ahora, y te saldrá mejor lo que hagas luego.

"Así me lo aprendí yo"... como "casi organizado"

Usando la lista de áreas de trabajo

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 13 Mar 2006 08:15:00 +0000

Hace tiempo os comenté que lo primero que hay que hacer es una lista de áreas de trabajo. Espero que la hayais hecho, porque os va a hacer falta para llegar a ser "casi organizados".

¿Por qué es importante esta lista? Porque va a servir de esqueleto de todas las estructuras organizativas que hagamos, tanto para las tareas, como para el calendario, incluso para los papeles que tengamos encima de la mesa.

Como ya os he comentado, hay que coger lápiz y papel y hacerla de verdad. No vale el tenerla en la mente sólo. Hay que materializarla y empezar a usarla en cuanto podamos.

Un truco para hacerla es preparar una lista con todas las tareas que hacemos, y luego ir agrupándolas según los criterios que nos parezcan adecuados hasta conseguir 6 ó 7 areas de trabajo.

Recuerda que en nuestra lista de áreas de trabajo tiene que haber cabida para nuestra vida privada y ¡todavía nos tiene que sobrar sitio! (por si nos vienen nuevas áreas)

Por último, tienes que saber que esta lista está viva. A lo largo del año puede que haya áreas que desaparezcan o que se añadan o fusionen. Ten en cuenta que esta lista nos tiene que ayudar, y si un día nos damos cuenta de que no se ajusta a la realidad, lo más sencillo es volver a hacerla. Después de todo sólo somos "casi organizados" y usamos listas "casi perfectas"

Bandeja de entrada ordenada por fecha y conversación

noreply@blogger.com (David D.) — Fri, 10 Mar 2006 08:39:00 +0000

Yo siempre he usado la bandeja de entrada del Outlook con los mensajes entrantes ordenados por fecha, de forma que aparecieran los mensajes más recientes arriba. Sin embargo, de un tiempo a esta parte he descubierto en Outlook 2003 un orden mejor que por fecha, sin el cual ya no puedo vivir: "Ordenar por Conversación".

Para activarlo, teneis que ir al menú "Ver" / "Ordenar por" / "Conversación"

Este tipo de orden agrupa los mensajes según su asunto en forma de árbol, de forma que se ven los mensajes como si fuera un foro, por orden y en diferentes ramas dependiendo de quién haya respondido a qué mensaje.

Esto nos permite ver el órden lógico de respuestas, hacer operaciones con todos los mensajes al tiempo y demás ventajas similares.

Y lo mejor de todo... sigue ordenando por fecha los mensajes, con las conversaciones más recientes en la parte superior de la lista. De esta forma cuando llega un mensaje nuevo a una de las conversaciones, el grupo de mensajes se desplaza a la parte superior.

Espero que os sea útil esta nueva forma de ver los mensajes... ¿Qué método usas tú para ordenar los mensajes?

¡¡¡Socorro!!! ¡¡¡No se qué hacer!!!

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 06 Mar 2006 09:34:00 +0000

Hay veces que nos quedamos bloqueados y no sabemos qué hacer a continuación. Tenemos muchas cosas en la cabeza, hay muchas cosas que no pueden esperar, estás pensando en la reunión de mañana y en la que has tenido hace un momento, y no sabes si pasar a limpio las notas de la reunión pasada, o prepararte la que viene, o... o irte a buscar un café

Ufff... Seguro que te ha pasado alguna vez

Este tipo de bloqueos son normales. Lo importante es que los identifiquemos y no nos dejemos atrapar por ellos. Para superarlos, lo mejor es volver a nuestra lista de tareas, y ver qué nos toca hacer según la prioridad que les hayamos dado. En caso de que tengamos la necesidad de hacer algo que no está en la lista, hay que añadirlo y priorizarlo con el resto de tareas. Así estaremos seguros de que eso que vamos a hacer es realmente urgente e importante, y no nos estamos dejando llevar por la prisa momentanea.

En resumidas cuentas... si no sabes que tarea hacer... ¡ponte a hacer una lista de tareas!

Preparando el parte de trabajo

noreply@blogger.com (David D.) — Wed, 01 Mar 2006 07:53:00 +0000

Yo, como mucha gente, tengo que rellenar un parte de trabajo a final de mes para decir en qué proyectos he trabajado. De esta forma, la empresa sabe a quién debe facturar mis horas, o qué proyecto está llevando más tiempo de lo normal, o demás información "casi-interesante" ;-)

El caso es que lo podría rellenar cada día, o cada viernes... ¡pero no! Me es imposible. Sólo lo relleno el último día a última hora. Tengo que empezar a recapitular. Hacer memoria. Hacer que encajen los días. Y demás aprietos que seguro muchos conoceis.

Hoy es día 1 de mes, y me he propuesto llevar el control diario sobre en qué proyectos trabajo de forma disciplinada. Pero como la aplicación del "parte" es muy pesada de usar, voy a usar algo que tengo siempre abierto y me es muy fácil de usar: el calendario del Outlook.

La idea es marcar en mi calendario de Outlook con citas ficticias en que he ido empleando el tiempo del día. Así, por ejemplo ahora son las 9:00 de la mañana. Pues voy a crear una cita para hoy de 8 a 9 que diga "Revisar correo". Dicho así parece una tontería, pero lo importante es que todo mi tiempo que normalmente aparece vacío (porque no tengo reuniones) esté marcado y diciendo qué he hecho. Así a final de mes podré recapitular y de forma sencilla hacer una estimación real de en qué he trabajado.

A lo largo de este mes os iré diciendo qué tal voy y cómo lo hago, con trucos para que luego nos sea más fácil recuperar la información. La verdad es que juego con ventaja, porque este método ya lo he empleado otras veces con éxito, aunque al final lo abandoné por que soy muy perezoso. Al fin y al cabo, sólo soy "casi organizado"

Y vosotros... ¿cómo rellenais el parte en vuestro trabajo?

Saturación de correo electrónico

noreply@blogger.com (David D.) — Tue, 28 Feb 2006 09:20:00 +0000

¿Te ves saturado de correo electrónico? No hablo de spam, ni de phishing, ni cosas parecidas, si no de correo de trabajo. Ese correo electrónico que de verdad tienes en tu bandeja de entrada y tienes que leer. Para que os hagais una idea de mi situación recibo aproximadamente unos 60 correos electrónicos al día, algunos son importantes, otros urgentes y otros ni lo uno ni lo otro.

Hay quien lo ordena meticulasamente en carpetas por temas, pero luego cuesta encontrarlos, y lleva mucho tiempo clasificarlo. Tambien hay que lo borra todo nada más leerlo y no guarda nada. Os cuento la opción que he decidido y me funciona bastante bien:

Para empezar, no borro nada. Lo guardo todo por si lo necesito en el futuro (y muchas veces lo he necesitado)
Archivo los mensajes que no necesito en tres carpetas: Una para correos de trabajo, otro para correos personales y otra para correos con chistes ;-)
Para buscar un correo que necesito antiguo, uso un motor de búsqueda, como google desktop, o Lookup

¿Qué método usais vosotros?

Traduciendo prioridades a Outlook

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 27 Feb 2006 10:57:00 +0000

Hemos hablado de lo que es urgente e importante, sólo urgente, sólo importante y ni urgente ni importante. Esto son 4 niveles de prioridad, pero en Outlook sólo tenemos prioridad alta, normal y baja. ¿Qué hacer?

Mi consejo es hacer una traducción así:

Lo importante y urgente... poner prioridad ALTA
Lo urgente... poner prioridad NORMAL
Lo importante... poner prioridad BAJA
Lo que no es ni importante ni urgente... ¿De verdad tienes que apuntarlo? ;-) Ponerlo en una lista aparte

El objetivo es tener nuestra lista ordenada, incluso aunque para ello tengamos que poner las cosas importantes con "prioridad baja". Curioso ¿no? Pero bueno... este es el método para tenerlo ordenado y estar "casi-organizado". ¿Qué os parece?

¿Urgente? ¿Importante?

noreply@blogger.com (David D.) — Wed, 22 Feb 2006 11:43:00 +0000

Hablando de prioridades, estamos acostumbrados a marcar las tareas como de prioridad alta, normal o baja... ¿Alguien me puede decir qué es prioridad normal? Es un poco subjetivo, ¿no creeis? Por ello hay otros métodos para identificar la prioridad de las cosas.

Un método muy extendido y bastante efectivo es el de importante y urgente. Según este método, por cada tarea de nuestra lista tenemos que contestar estas preguntas:

¿Es importante?
¿Es urgente?

Hay que contestar de manera objetiva y rápida. Con un simple Sí o No. Nada de medias tintas. Una vez hecho esto, podemos ordenar las tareas así:

Tareas importantes y urgentes
Tareas urgentes
Tareas importantes
Tareas ni importantes ni urgentes.

Parece sencillo, ¿no? En realidad lo es. La única dificultad es que tenemos que ser capaces de abstraernos y mirar cada tarea por separado y cada pregunta por separado.

Hay quien dice que hay que hacer lo importante antes que lo urgente... ¿tú que crees?

Prioridades, prioridades, prioridades...

noreply@blogger.com (David D.) — Mon, 20 Feb 2006 11:16:00 +0000

Según la RAE, prioridad es: "Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden." Efectivamente, asignar una prioridad u otra a una tarea nos tiene que servir para saber qué hay que hacer antes, y qué hay que hacer despues.

El resultado de priorizar nuestras tareas, es tener una lista de tareas ordenadas, de forma que cuando no sepamos qué hacer, cogamos la lista y empecemos a resolverlas empezando por la primera y acabando por la última.

El método más sencillo es el que nos propone Outlook por defecto: Alta, Normal, Baja.

- Así que... ya tenemos una lista de tareas priorizadas... pero... de entre las tareas de prioridad Alta... ¿Cuál hacemos antes?
- ¡Qué tontería! -puede que pienses. Sin embargo es importante, ya que tenemos que estar seguros de que el orden que aparece es el bueno.

Si nos ponemos a hacer la primera tarea y tenemos la sensación de que deberíamos haber hecho otra que está más abajo antes... puede que estén ocurriendo varias cosas:

que sólo nos pase una vez, o con cosas sin importancia: En este caso, olvídalo. Vas bien. Sigue con tu método y lo irás perfeccionando poco a poco.
que nuestro umbral de importancia "Alta" sea demasiado bajo, y pongamos como "Alta" tareas que realmente no son tan "Alta" como otras que son realmente "Muy Alta": En este caso quizá deberías volver a priorizar tus tareas teniendo en cuenta este baremo, y ser menos alarmista con las tareas.
que necesitemos usar otra clasificación paralela, que nos permita decidir qué tareas de prioridad Alta son más importante hacer para nosotros: En este caso, inventante otra columna que represente el área de trabajo, o el cliente, o incluso si lo puedes hacer sólo o no, que te permita decidir qué hacer primero. Una opción muy útil a veces es la fecha en que se creó la tarea, para empezar con las más antiguas primero.
que no se te de bien esto de priorizar (como a todos): En este caso, no te preocupes. No se tomó Zamora en una hora. Al menos has hecho una lista y la has priorizado. Eso es más de lo que ha hecho mucha gente que se lamenta por no ser "casi organizados" y no hacen nada para solucionarlo. Sigue intentandolo. Poco a poco irás mejorando tu visión de tu propio trabajo y acertarás más.

En resumen, recuerda que una tarea tiene importancia "Alta" sólo porque hay que hacerla antes de cualquier otra de importancia "Normal", y las de importancia "Normal" hay que hacerlas antes de las de importancia "Baja".

Sencillo, ¿no? Ja ;-) Espero comentarios con vuestras experiencias

¿Cuántas cosas distintas puedes manejar al tiempo?

noreply@blogger.com (David D.) — Fri, 17 Feb 2006 20:53:00 +0000

Los humanos tenemos límites. Eso es incuestionable. Y un "Casi Organizado" tambien.

Para empezar, sólo podemos tener en la mente como mucho 8 ó 9 areas de trabajo distintas. ¿No me crees? ¿No te ha pasado alguna vez que estás centrado en 2 ó 3 cosas durante una semana y de improviso te viene a la mente otra cosa que se te había olvidado?

Claro que sí. Seguro que te ha ocurrido. Eso es por lo que comentaba hace un momento.

Lo primero que debemos hacer es identificar estas áreas. ¡Haz una lista! Te va a ser muy útil para tu organización. Tampoco intentes hacerla perfecta. Tener una lista "casi perfecta" es mejor que tener una "no lista" ;-)

Esta lista hay que guardarla como oro en paño. A medida que nos organicemos mejor, la iremos perfeccionando, añadiendo o quitando areas, o fusionando o separándolas.

Puede que estés pensando que tú en tu trabajo eres "mono-tarea" y esta lista no te sirve. Tú sólo trabajas en un área. Y cuando acabas con ella pasas a otra y punto. Aún así te recomiendo que la hagas porque al menos tendrá dos entradas:
- Trabajo
- Privado

No te olvides que tu vida privada tambien es un area de tu vida. ¡De hecho puede que necesites varias areas personales! Una para la familia, otra para la peña de futbol en la que estás, otra para tu hobby...