Uma das ferramentas mais simples e práticas para a gestão de processos em uma organização são as listas de verificação (ou “checklists”).

Em muitas indústrias, as listas de verificação são a base para toda a estrutura de trabalho.  Pense, por exemplo, na aviação.   Cada profissional passa por uma série de itens que devem ser verificados antes de um vôo acontecer.  Isto vai desde o funcionário que cuida das listas de passageiros até o piloto, passando pelas equipes de manutenção.

Listas de verificação servem como um lembrete resumido de todos os pontos que devem ser avaliados em uma determinada operação.   O objetivo não é detalhar cada processo, e sim servir como guia para o profissional.

O fato é que por mais experiente que seja o profissional, ele nunca deve depender de sua memória para seguir uma sequência de passos.  Ao mesmo tempo, ele pode não querer carregar consigo um manual completo de procedimentos.  A lista de verificação é o equilíbrio entre estes dois fatos, e garante de que não estão sendo usados “atalhos” no processo e que a empresa possui seus procedimentos sob controle.

A seguir estão algumas dicas para criar boas listas de verificação.

Treinamento É Fundamental

Listas de verificação são apenas uma versão resumida de um processo mais detalhado.  Se o profissional não possui um treinamento intensivo naqueles procedimentos, as listas de verificação podem levar a erros.  No começo da atividade de um profissional em um processo, a lista de verificação nunca deve ser usada como fonte única de referência, e deve-se continuar investindo no treinamento até que a exatidão e repetitividade do processo estejam garantidos.

Use Descrições Curtas

O objetivo de uma lista de verificação não é ser um manual de processos.  A idéia é exatamente evitar que seja necessário passar por um manual completo a cada operação.   A descrição de cada ponto de verificação deve ser o suficientemente curta para deixar a lista compacta, e o suficientemente detalhada para que o profissional saiba exatamente do que se trata.  Um profissional bem treinado deve saber executar o processo com base na descrição do ponto de verificação.

A Lista Deve Ser Abrangente

A partir do momento em que se usam listas de verificação, todas as atividades relacionadas ao processo devem ser incluídas, inclusive as mais bobas e óbvias.  Subentende-se que o profissional não terá que depender de sua memória.  Portanto, crise listas abrangentes e detalhistas que realmente facilitem a vida do responsável pelo processo.

Pense na Melhoria Contínua

Ainda que você trabalhe com processos que não são relacionadas à segurança (como na aviação), tenha um sistema para armazenar o histórico de processos executados com as listas de verificação, assim como para extrair informações importantes que permitam a melhoria contínua da organização.

Os mercados e a economia são cíclicos.   Em outras palavras, cada país, região e indústria possuem seus momentos de alta e baixa, algumas vezes em sincronia, outras de forma descasada.  Isto vale tanto a nível macroeconômico quanto a nível microeconômico.

O mundo vive um momento de forte crise econômica, e com isto grande parte dos mercados mundiais está em uma intensa baixa.   Isto não quer dizer que todos os segmentos e setores estejam nesta situação. Vamos ao exemplo do setor de mineração.

O preço da maior parte das commodities de mineração despencou desde o início da crise.  O ferro e o níquel, por exemplo, tiveram quedas superiores a 50%.  Vários outros minérios passam por esta situação, afetando empresas, empregos e países.   Fora deste padrão, temos o ouro, que está em um ótimo momento, já que é anticíclico.  Enquanto empresas de mineração de todo o mundo sofrem com a crise, os mineradores de ouro estão obtendo ótimos lucros.

Estas situações podem ser encontradas em qualquer mercado.  Mesmo que a economia e o setor como um todo estejam em alta ou baixa, não quer dizer que não existam exceções.

As empresas devem preparar uma estratégia específica para cada situação.  Esta estratégia será diferente para cada empresa, em função de sua situação da empresa.  ”Ir com a manada” é a pior decisão que um gestor pode tomar.  Por exemplo, uma empresa que acumulou um bom caixa durante a alta do mercado, pode aproveitar a crise para realizar investimentos a preços mais baixos, obtendo lucros maiores quando houver a recuperação.

Para avaliar como sua empresa está, ela deve ser comparada com a economia como um todo, com o setor em que atua e com os concorrentes diretos.  Se sua empresa estiver crescendo, talvez isso não seja uma boa notícia, especialmente se seus concorrentes estiverem crescendo a um ritmo mais acelerado.  Da mesma forma, em alguns mercados, as empresas que conseguem se manter estáveis estão comemorando.

O gestor deve desenvolver na empresa um processo sistemático de análise da situação de sua empresa. Devem ser criados indicadores (métricas) que permitam a comparação em cada caso, e que ajudem na tomada de decisão e na definição de estratégias para lidar com cada situação.

A discussão do fato de muitas empresas considerarem o treinamento um custo ao invés de investimento não é nova. Qualquer bom gestor ou profissional de RH dirá que cada centavo gasto na melhoria das habilidades dos funcionários trará resultados maiores para a empresa.

Ainda assim, temos que encarar que para muitas empresas o treinamento é realmente um custo, e não um treinamento.  Se não há uma medição clara e objetiva dos resultados que a empresa está obtendo com o treinamento das equipes, será difícil considerá-lo um investimento.

O ideal é que treinamento e capacitação não sejam ações isoladas.  Tudo deve estar interligado em um programa bem planejado, e associado a métricas que mostrem o retorno sobre este investimento.

Por exemplo, se treinamos funcionários para serem gestores, precisamos ver se diminuímos as contratações externas e estamos dando promoções internas.  Se treinamos operários, temos que ver o índice de qualidade e produtividade melhorando.

Obviamente o assunto é um pouco mais complexo.  Muitas vezes é difícil medir que outros fatores estão afetando uma métrica, além do treinamento.  Complexo, mas não impossível.  Os departamentos de RH não devem entrar em uma zona de conforto na qual não precisam prestar contas claras sobre os resultados de sua alocação de recursos.   Com esforço, planejamento e boa vontade, sempre é possível associar estas ações a resultados.

O treinamento que gera resultados reais passa a ser um diferencial competitivo para uma organização.  Não só porque fatores como produtividade e qualidade serão melhores, mas os próprios funcionários se sentirão motivados e irão ter um vínculo mais forte com a empresa, já que sentem na pele que o investimento em seu desenvolvimento é sério.

Sempre que possível, o retorno sobre o investimento em treinamento deve ser calculado em termos financeiros.   Se um treinamento para uma equipe de produção reduzirá os defeitos em uma etapa do processo em 1%, não fica difícil medir quanto este 1% representa em gastos para a empresa, e assim podemos comparar investimento x retorno.  Mesmo quando não se trate de questões técnicas (ex. um treinamento de liderança), deve-se tentar estimar o retorno financeiro obtido.

Um sinal de que a empresa enxerga o treinamento como custo é quando o desenvolvimento dos profissionais é sempre deixado em segundo plano porque “não há tempo”.  Se uma organização não consegue compreender que o tempo de treinamento é essencial para sua melhoria, provavelmente será ultrapassada pela concorrência.

Todos pensamos que é muito importante ser uma pessoa interessante, com boas histórias para contar, cultura geral, experiência e empatia.

Sim, isso é realmente é um fator crucial para seu networking.

No entanto, você já parou para pensar que tão importante quanto ser INTERESSANTE é ser INTERESSADO?

Não me refiro a interessado no sentido de ser interesseiro (ou agir somente em função dos interessantes próprios).  Estou falando sobre mostrar uma atenção sincera e autêntica sobre as outras pessoas, e não querer ser sempre o centro das atenções.

Muitas vezes não estamos interessados, e não é por mal.   Nos deixamos levar pela conversa, e acabamos querendo falar mais do que ouvir.  Sem que notemos o que estamos fazendo, nos surpreendemos quando a outra pessoa perde interesse na conversa.

Temos que trabalhar em nossa inteligência emocional para estarmos conscientes das situações que vivenciamos e administrar nossa comunicação.

Todos já passamos pela situação de estar conversando com alguém que só quer falar de si mesmo.  Em pouco tempo começamos a pensar que a pessoa é arrogante, egocêntrica ou simplesmente “mala”.   O fato, no entanto, é que todos fazemos o mesmo em alguns momentos, e simplesmente não percebemos.  

Seguem algumas breves dicas para administrar seu equilibrio interessante/interessado:

Estabeleça limites mentais:  acostume-se a colocar um bloqueio mental para que você não fale mais do que um certo período sem que o outro interaja.  Isto pode ser conseguido com um pouco de prática.

Faça perguntas:  fazer perguntas inteligentes mostra que você está atento e quer saber mais.  Também ajuda a motivar pessoas introvertidas a falar mais.

Ajuste sua linguagem corporal:  seu corpo diz mais do que sua boca.  De nada serve falar que está interessado se você não estabelece contato visual adequado e mantém uma postura interessada.

Controle seu conhecimento:  quando sabemos muito sobre um tema temos a tendência de querer falar mais, interromper e corrigir os demais.  Há que avaliar bem se a interferência no tema realmente irá trazer um benefício para a conversa e para o relacionamento ou se você somente quer aparecer.

Seja natural:  nada pior que estar conversando com uma pessoa que está claramente fingindo interesse mas não vê a hora de sair dali.

Ser interessado É ser interessante.

Acabei de concluir a leitura do livro “Como Criar uma Marca que vai Enlouquecer a Concorrência”, de Jonathan Baskin.  Pessoalmente, foi uma obra que vai muito em linha com o que penso:  desenvolver uma marca não é sair espalhando mensagens inspiradoras, e sim dar uma boa experiência ao cliente/consumidor.

Para ilustrar um pouco do que Jonathan Baskin fala no livro, vou dar dois exemplos brasileiros:

A TIM tem o slogan “Você, Sem Fronteiras” (era “Viver Sem Fronteiras”, se não me engano).   Vemos na televisão anúncios no horário nobre mostrando pessoas felizes falando ao celular em diversas situações do dia a dia.  No entanto, quando quis ativar um pacote de dados para minha linha, tive que ligar 7 vezes para finalmente falar com um atendente que conseguiu encontrar o plano que eu queria.

A Azul (da qual não me lembro o slogan) está fazendo propaganda de seus assentos mais espaçosos, ônibus com Wi-Fi, fuga do trânsito da Marginal, entre outros benefícios.  Eu tenho uma forte intenção de voar com eles para experimentar os serviços no curto prazo.

O que o livro nos diz em relação a estes exemplos é que o investimento somente na imagem da marca, sem que esteja acompanhada da satisfação do cliente, é dinheiro jogado fora.   De que serve que eu me lembre do slogan da TIM se eu não vou comprar um celular para me sentir “sem fronteiras”?  A experiência negativa REAL que tive com o atendimento telefônico supera em várias ordens de grandeza a imagem ABSTRATA que eles querem transmitir.   No caso da Azul, o branding está oferecendo uma experiência real, a qual, se comprovada, pode me tornar um cliente fiel à empresa.

Outro aspecto que gostei é a presença do tema internet ao longo de todo o livro.   Basking mostra claramente como a mídia online, e em especial a mídia social, reforça esta “fraqueza” da marca como um ativo isolado da empresa.  Por mais que as empresas invistam em tentar gravar uma mensagem na cabeça dos clientes, uma simples busca no Google pode trazer informações péssimas sobre seus produtos e serviços, e aí não há cenas bonitas na televisão que salvem a marca.

O livro é bastante completo, conta um pouco da história do branding e não poupa críticas aos profissionais de marketing que se sentem alheios à realidade operacional da empresa e tratam a marca como algo acima de todas as coisas.  Baskin reforça que a marca deve dar retorno sobre o investimento feito nela (claro e mensurável), e não ser aquele ícone abstrato que não precisa ser medido.

O autor recheia o conteúdo com bons exemplos, mostrando claramente a influência da experiência do cliente sobre a marca, as ligações sociais que a afetam, a importância de medir resultados objetivamente e como se desenvolve o boca a boca em seu benefício.

Recomendado!

Temas para discussão nos comentários: Você já leu o livro?  O que achou?  O que pensa da forma como muitas empresas tratam sua marca, sem ligação com uma boa experiência dos clientes?

Neste programa, Fabiano Caxito traz um especial sobre empreendedorismo, com a participação de Francisco Albuquerque e Renato Berton.

Alguns dos temas tratados:

• Trajetória de Steve Jobs, fundador da Apple.
• Marketing de baixo custo e alto impacto.
• Boca a Boca e efeito multiplicador.
• Fazer o que se gosta.
• Como reverter um negócio em dificuldades através de um plano de negócios.
• Empreendedorismo corporativo (intraempreendedorismo).

Como evolui o conhecimento de uma pessoa?  Por quais etapas passa o aprendizado?

Lendo o blog Project Management 4 Kids, vi um conceito muito simples e interessante que mostra como devemos evoluir nosso conhecimento, e porque não devemos ser egoístas com o ativo intelectual que possuímos.  Vou explicar aqui o conceito, adaptado a como eu vejo esta evolução.

Basicamente, a aquisição de conhecimento tem 3 fases principais:

Aprendizado

Fase na qual o conhecimento é adquirido através do estudo da teoria, seja através de livros, cursos, terceiros ou qualquer outra fonte de referência.   Nesta etapa da aquisição de conhecimento, ainda há pouca aplicação prática dos conceitos.

Aplicação

A segunda fase da aquisição de conhecimento é aquela na qual a teoria aprendida é aplicada na prática.  Nesta etapa, a pessoa passa a entender como a teoria funciona no mundo real, e como obter resultados concretos de sua aplicação.

Compartilhamento

Finalmente, a pessoa que domina a teoria e suas aplicações práticas, passa a compartilhar o conhecimento com outros, seja através de aulas formais, produção de artigos e livros, publicação de blogs, etc.

No contexto destas fases, é importante ressaltar que cada uma, isoladamente, é limitada. Em outras palavras, uma pessoa pode se debruçar por anos em livros sobre um tema específico, mas a partir de um certo ponto seu conhecimento não evoluirá, já que não está aplicando os conceitos na prática.

Da mesma forma, um profissional com décadas de experiência pode ter um avançado conhecimento sobre determinado tema, mas ainda assim seu conhecimento só evoluirá se ele começar a compartilhá-lo.  Resumindo, para o melhor aproveitamento do conhecimento, a sequência de fases deve ser seguida.

Por isso, compartilhar conhecimento vai muito além do fato de ser egoísta ou não.   A estrutura mental que você precisa desenvolver para ensinar um determinado tema a outra pessoa lhe ajuda a reforçar os conceitos e evoluir ainda mais seu conhecimento.

Podemos simular também o aproveitamento de cada fase com o seguinte gráfico:

Este gráfico mostra que o grau de conhecimento tende a estancar depois de um certo tempo se a pessoa não passa para a próxima fase, e que é importante saber o momento para saltar de fase.  Também nos diz que, mesmo que a prioridade seja reduzida, as primeiras fazes não somem - por exemplo, mesmo um profissional muito experiente que compartilha seu conhecimento deve continuar aprendendo coisas novas da teoria.

Como profissionais devemos colocar cada área de conhecimento que queremos dominar em um ponto nestas curvas, para saber onde devemos concentrar os esforços.  O ideal é não pular fases, e se sabemos aonde estamos, conseguiremos definir um plano de aquisição de conhecimento que seja mais produtivo.

Quando você está pesquisando empresas para contratar um serviço, que tipo de informação busca?  Você fica olhando o mínimo detalhe da ficha da empresa ou quer ter uma idéia geral do escopo de serviços e ver os casos de sucesso e projetos realizados?  Imagino que seja a segunda hipótese.

Então, quando você prepara seu currículo, porque não usa o mesmo conceito?

Tenho recebido currículos para 2 vagas em um projeto que estou liderando, e a grande maioria é extensa e cheia de detalhes.  Cada etapa da vida profissional (às vezes até pessoal) é rebuscada, como se o candidato quisesse trocar a qualidade pela quantidade.

Claro que na maioria dos casos a intenção é boa, mas o resultado provavelmente o melhor, e sabem porque?  Porque quem examina o currículo nunca tem tempo de olhar todos estes detalhes.

Ao selecionar candidatos a uma vaga, quase sempre é feita uma pré-seleção, na qual 90% dos candidatos são descartados - e esta pré-seleção normalmente é feita de forma rápida, passando o olho rapidamente pelos currículos para identificar bons candidatos.

Voltando ao que comentei no começo do artigo, o candidato deve preparar um currículo mais compacto, que destaque claramente os pontos fortes e os casos de sucesso em sua carreira.   Pense como uma empresa, e prepare um portfólio que convença o avaliador a “comprar” seus serviços.

Os detalhes de sua carreira, se necessários, serão solicitados depois.  Não se preocupe com isso.  Na fase inicial de avaliação, os únicos objetivos bde seu currículo (ou portfólio) devem ser:

• mostrar que seu perfil é adequado para a vaga
• destacar momentos de sucesso de sua carreira

Acredite… com isto você já está acima de grande parte dos demais candidatos.

Neste programa, Fabiano Caxito traz dicas e orientações sobre Gestão de Carreira, Produtividade, Comportamento Profissional, entre outros temas.

Para estrear a parceria, iniciamos com o programa de 03/04/2009, sobre Planejamento de Carreira, que teve a participação de Francisco Albuquerque.   Nesta edição eles falam sobre equilibrio emocional, a pirâmide de Maslow, motivação e recolocação na carreira.

Espero que gostem!

Não importa se você é funcionário de uma empresa, empreendedor, consultor independente ou profissional liberal - a criação de uma marca pessoal é fundamental para se destacar no segmento em que você atua.

O profissional deve se ver como uma empresa:  o “produto” (seus pontos fortes) devem que ser comprados por “clientes” (chefes, colegas, etc.).

O primeiro passo é definir sua marca pessoal.  Anote em um papel as respostas para as seguintes perguntas:

• Quais são seus pontos fortes?
• Quais são os valores que você defende?
• Quais qualidades e fatores o diferenciam dos outros?
• Que objetivos possui na vida e na carreira?
• Qual é sua personalidade?

Escrever estas respostas não é tão simples quanto parece.  Por isso, não tenha pressa.  Depois de fazer os primeiros rascunhos, verá que vai querer fazer ajustes na informação.  Tome seu tempo, pois este é um exercício simples mas eficaz de auto-conhecimento.

O segundo passo é decorar sua marca pessoal.   É claro que você conseguirá se lembrar do que escreveu, mas o ideal é que tenha tudo na ponta da língua.  Porque?  Porque você frequentemente enfrentará situações nas quais precisa pensar e agir rapidamente, e não pode se esquecer da exata imagem que quer transmitir.

O terceiro passo é divulgar e colocar em prática sua marca pessoal.  Esta etapa pode ser dividida em três:

1. Assegurar que seu nome está associado a sua marca pessoal.   Revise seu currículo, seu cadastro em redes sociais, seu blog, e até sua ficha do clube.  Dentro do possível, faça as adaptações necessárias para que sua marca pessoal esteja refletida em todos os lugares aonde seu nome aparece.
2. Mudar seu comportamento.   É aqui que entra a importância do segundo passo - decorar a marca pessoal.   Seu comportamento e relacionamento com TODOS a seu redor devem refletir a marca pessoal que você definiu.  O objetivo final é que, quando outros falem sobre você, acabem definindo-o da mesma forma que você detalhou no primeiro passo.
3. Buscar exposição.  Agora que você tem uma marca pessoal bem definida, associada a seu nome e refletida por seu comportamento, busque oportunidades para aparecer ainda mais com esta marca.  Trata-se de explorar aquelas ocasiões nas quais sua marca pessoal será reforçada e trará benefícios a terceiros.

Finalmente, saiba que ter uma marca pessoal bem definida traz vários benefícios:

• Facilita o networking, já que seus contatos se sentem mais à vontade quando sabem o tipo de pessoal com o qual estão lidando.
• Oportunidades:  quando suas características são bem conhecidas, é muito mais fácil para que terceiros associem seu perfil a uma oportunidade de negócio ou emprego.
• Qualidade nos relacionamentos profissionais.  Ter uma marca pessoal clara irá atrair outros profissionais que possuem afinidade com seu perfil.

Continuando o tema inovação, em Março foi publicado um ranking mundial de inovação, preparado pelo Boston Consulting Group.

O ranking considera aspectos de entrada (que incentivam a inovação) e de saída (resultados da inovação):

Aspectos de Entrada:

• Política fiscal
• Política do governo em relação à inovação
• Ambiente de inovação no país

Aspectos de Saída:

• Patentes
• Transferência de Tecnologia
• Outros resultados de pesquisa e desenvolvimento
• Desempenho de negócios (produtividade dos trabalhadores e retorno sobre investimentos)
• Impacto da inovação para a migração de empresas
• Crescimento econômico

Considerando apenas os 20 países com maiores PIB no mundo, adivinhem em que posição o Brasil ficou?

Isso mesmo:  vigésimo!

No ranking que considera todos os países do mundo, estamos na 72a posição.

Apesar do resultado não me surpreender, fica uma sensação ruim de como o Brasil acaba ficando para trás ao invés de recuperar terreno.  Se nossa economia está melhorando, teríamos que estar investindo mais em inovação, e competindo de igual para igual com outros países do nosso porte.

Ah, se é consolo para alguém, estamos à frente da Argentina!  rsrs…

Vejam o ranking completo dos 20 maiores países:

Posição	País
1	Coréia do Sul
2	Estados Unidos
3	Japão
4	Suécia
5	Holanda
6	Canada
7	Reino Unido
8	Alemanha
9	França
10	Australia
11	Espanha
12	Bélgica
13	China
14	Italia
15	India
16	Russia
17	Mexico
18	Turquia
19	Indonesia
20	Brazil

A presença ou não da inovação de uma empresa é fator principalmente dos incentivos e obstáculos que se colocam para que os funcionários gerem novas idéias.

Claro que temos pessoas mais e menos inovadoras, mas criando o ambiente adequado na organização, o fluxo de inovação virá até daqueles menos criativos.

Existem diversas formas de criar e bloquear iniciativas de inovação, e a seguir listo algumas delas para que você possa avaliar como sua empresa está se comportando neste quesito:

Incentivando a Inovação:

• Reconheça as iniciativas da equipe, dando elas certo ou não.
• Inovações que gerem resultados para a empresa devem ser premiadas (financeiramente ou com algumas alternativas, mas com algo que realmente seja valorizado pela equipe).
• Devem existir sistemas e/ou processos que sistematizem o processo de inovação - captura de idéias, controle de implementação e medição de resultados.
• Quando a inovação não vem naturalmente, ela deve ser solicitada e delegada.  Mesmo que não seja a situação ideal, criar a responsabilidade pela inovação pode ajudar a “sacudir” os neurônios da equipe para gerar novas idéias.
• Cada inovação deve ter seu dono.   Somente com o sentimento de propriedade, os indivíduos ou a equipe realmente se dedicarão a fazer a idéia funcionar.

Obstruindo a Inovação

• Simplesmente ignore as idéias.   Esta é a forma mais simples de garantir que ninguém mais tentará criar algo novo na empresa.
• Atropele a inovação da equipe.  Quando uma idéia está sendo desenvolvida e um gestor chega mudando tudo, ela perde o sentido e a equipe se sentirá desmotivada.
• Lei do mais forte.  É só completar a seguinte frase:  “Não dará certo porque _______ “.
• Deixe a bagunça dominar.  Sem uma disciplina para o debate das idéias, tomada de decisão e implementação de inovação, somente se gastará tempo, energia e dinheiro sem resultados.
• Delegue o processo de desenvolvimento da inovação a terceiros que não participaram da criação da idéia.
• Crie desculpas para explicar que não há recursos para premiar aqueles cujas idéias tragam resultados reais para a empresa.

Avaliando os pontos acima, sua empresa está criando ou destruindo o processo de inovação?  A organização que não está criando sempre algo novo, certamente está sendo engolida pela concorrência.   Com a forte competição dos mercados, ficar parado é o mesmo que andar para trás.

É comum perceber que há alguma dificuldade de muitos profissionais e líderes em compreender o conceito de motivação e como motivar as pessoas.   Claro que o tema não é simples, somos seres humanos, cada um com suas características, atitudes e preferências.   Na realidade, motivação pode ser um assunto extremamente complexo.

Esta complexidade pode ser reduzida quando levamos o conceito de motivação a seu nível mais básico.  Uma explicação crua e simples pode ser o ponto de partida para aprender a mudar o comportamento das pessoas.  Portanto, é isso que vou fazer neste artigo:  tratar da base que está por trás de duas questões:  o que é motivação, e como motivar pessoas.

O Que É Motivação?

Motivação pode ser definida como o fato que gera um movimento.

Isto é tudo que você precisa saber sobre o que é motivação…. mas podemos completar o conceito com alguns exemplos:

• Se a pessoa está com fome (o fato), ela se move para conseguir comida.
• Se a pessoa quer mais dinheiro para sua família (o fato), ela se move para trabalhar mais ou crescer na carreira.
• Se a pessoa quer prejudicar um colega (o fato), ela se move para criar fofocas e sabotar seu trabalho.

Há que entender que motivação não é algo que uma pessoa tem ou não.  Todos temos desejos e necessidades (os fatos), portanto existe a motivação…  o que não está presente muitas vezes são as condições para que a pessoa se movimente em direção a estes fatos.

Como Motivar Pessoas ?

No primeiro item, definimos que motivação é um fato que gera um movimento.  Motivar, portanto, é inventivar as pessoas a executarem ações.  A ação pode ser entendida através de uma fórmula simples:

Ação = Motivação - Obstáculos

Quando uma pessoa deseja algo, sempre há obstáculos para atingir suas metas.  A fórmula acima diz que motivar (causar a ação) só acontece quando a motivação é maior que os obstáculos.   A partir disso, chegamos a duas possíveis formas de motivar:

• Aumentando a motivação (ou seja, o fato desejado pela pessoa)
• Reduzindo os obstáculos

Um exemplo prático

Vamos novamente a um exemplo:   você deseja que sua equipe trabalhe durante o final de semana para completar um projeto importante, e precisa motivá-la para que a produtividade e qualidade não desabem.

Para que você consiga esta ação (trabalho produtivo e de qualidade durante o final de semana), há que aumentar a motivação ou reduzir os obstáculos.   Você poderia gerar uma lista com possíveis motivações e obstáculos, com alternativas para mudá-los.  Por exemplo:

Motivações:

• Retorno financeiro:  um bônus se o projeto concluir no prazo com a qualidade desejada.
• Reconhecimento:  uma carta sua para o diretor da empresa ressaltando o esforço e dedicação da equipe
• Benefícios:  a promessa de enviar a equipe a um treinamento após a conclusão do projeto.
• Manutenção do emprego:  ameaçar demitir quem não compareça e entregue resultados (é um péssimo caminho, mas não deixa de ser um motivador).

Obstáculos:

• Cansaço físico:  oferecer um day spa a cada membro da equipe após concluir o projeto
• Distância da Família:  assegurar 3 dias de descanso em casa após a entrega do projeto
• Ausência de transporte da empresa no final de semana:  permitir que todos peguem um taxi até a empresa no dia

Vejam que os conceitos são realmente simples, mas não deixem se enganar pela simplicidade.  O exercício de definir motivadores e obstáculos, com atitudes para cada um, com o objetivo de gerar ações de sua equipe, pode ser muito desafiador.  Por isso mesmo você não pode se perder nas duas idéias mais básicas:  o que é motivação e como motivar alguém.

Seria cômico se não fosse trágico…

Os profissionais que se concentram somente no desenvolvimento do aspecto técnico de seu trabalho podem perder muitas oportunidades de crescimento.   O conhecimento específico de sua área de atuação é primordial para o sucesso, no entanto sem a inteligência emocional este conhecimento tem seu valor reduzido a cinzas.

O profissional ideal é aquele que consegue equilibrar o conhecimento específico de sua área com comportamentos e atitudes que o aproximem de seus colegas, superiores e subordinados.

Inteligência emocional não é nenhum conceito complexo de psicologia.   São aspectos simples, que certamente serão familiares a você, mas que você normalmente não está pensando neles no trabalho, já que está muito ocupado resolvendo problemas…

Veja os principais pilares da inteligência emocional:

1. Autoconhecimento: Você deve conhecer seus pontos fortes e fracos.  Seus pontos fortes devem ser aproveitados, e os fracos mitigados.

2. Autocontrole: agir por impulso nem sempre leva aos melhores resultados.   Todos já passamos por situações nas quais tomamos certas atitudes, e depois com mais calma nos arrependemos e pensamos “como pude fazer aquilo”.   Aprender a pensar antes de agir é uma das chaves para conseguir o que se quer.

3. Motivação: a automotivação é uma característica comum dos profissionais de sucesso.  Trata-se de buscar atingir e superar os objetivos com iniciativa própria, sem se deixar abalar por qualquer tropeço no caminho.

4. Empatia: Conseguir se identificar com outras pessoas aproxima relacionamentos.  Você deve se colocar no papel dos outros antes de julgá-los, e trabalhar sempre na solução dos problemas, e não no crescimento das divergências.

5. Habilidades Sociais: Com que frequência você consegue estabelecer uma conversa com colegas, clientes e fornecedores sem que seja exclusivamente voltada ao trabalho?   Como você trabalha seu networking no mercado em que atua?    Quantas pessoas em seu círculo de relacionamento profissional você considera realmente amigos?

Uma das dificuldades em desenvolver a inteligência emocional é que as empresas costumam ter a preferência por treinamentos específicos da função, em detrimento de atividades que desenvolvem os aspectos emocionais do profissional.    Claro que muitas empresas, especialmente as maiores e mais estruturadas, possuem um “cardápio” de treinamento amplo que inclui tanto aspectos técnicos quanto emocionais.  No entanto, esta certamente não é a regra.

O profissional não deve ficar passivo aguardando que a empresa o ajude a desenvolver estas habilidades.   Diversifique sua leitura diária para incluir livros/artigos sobre os 5 aspectos que listei acima, e adote ações concretas que o levem a uma melhor interação com aqueles à sua volta.  Garanto que será tão importante para sua carreira quanto seu conhecimento técnico.

O sucesso, quando mal administrado, pode ser um dos maiores bloqueios para o crescimento de um profissional ou uma empresa.

Pense no seguinte:  o sucesso é somente uma medida relativa ao passado, e não é um indicador de que o mesmo continuará acontecendo no futuro.  Em outras palavras, ter sucesso significa que as ações e atitudes do profissional ou empresa foram corretos até aquele momento em função das circunstâncias do passado.   Se estas circunstâncias mudam, a mesma formula que gerou o sucesso pode levar ao fracasso.

O profissional de sucesso deve constantemente monitorar o ambiente externo para garantir que suas ações serão sempre modificadas às novas realidades.   Ele deve se manter atualizado, com os sentidos abertos, pronto para receber feedback e idéias, e nunca se deixar levar pela arrogância do sucesso.

Não é difícil encontrar situações nas quais o sucesso “cegou” o profissional e empresa e estragou seu futuro.  É comum ver nas empresas profissionais em altas posições que cresceram rapidamente na carreira, mas agora se amarram a fórmulas e estilos de gestão ultrapassados, e mais atrapalham do que ajudam a equipe.

Também é fácil citar casos de empresas que não souberam administrar seu sucesso.  Vejam a General Motors.  A que uma vez foi a maior empresa do mundo, ficou para trás em termos de design, tecnologia e técnicas de gestão e produção, e agora beira a falência.

Para esta questão não tenho uma lista de dicas e sugestões.   As questões que os bem-sucedidos devem se responder são:

• o que eu fiz para obter o sucesso de hoje, garantirá meu sucesso no futuro?
• quais atitudes e estratégias devem ser mantidas?
• quais atitudes de estratégias não servem mais?
• quais novas habilidades e conhecimentos devo adquirir para continuar bem-sucedido?

A consultoria especializada em ética Covalence, de Genebra (Suiça), lançou seu ranking anual de ética das multinacionais.

Este ranking cobriu 541 empresas de todo o mundo, e foi criado a partir da quantificação de dados qualitativos, classificados seguindo 45 critérios como:

• padrões da mão de obra
• gerenciamento de lixo e rejeitos
• utilidade social do produto
• política de direitos humanos
• impacto ambiental da produção
• patrocínios sociais
• informações para os consumidores
• inovação ecológica
• presença internacional
• demissões
• risco ambiental do produto
• política anticorrupção

Trata-se de uma medidor de como as multinacionais são vistas no campo ético. Os detalhes do ranking podem ser vistos nesta página.

Destaques brasileiros:

• A Petrobrás ocupa a 1a posição no setor “Petróleo e Gás” e a 38a no ranking geral… nada mal!
• A Vale ocupa a 8a posição no setor “Recursos Básicos” e a 201a no ranking geral.

As 10 multinacionais mais éticas do mundo:

1. HSBC
2. Intel
3. Unilever
4. Marks & Spencer
5. Xerox
6. Alcoa
7. Rio Tinto
8. General Electric
9. Dell Computer
10. DuPont

Grande parte das empresas do ranking tem presença no Brasil.  Se a sua consta da lista, divulgue este ranking internamente para incentivar ações éticas e compreender a posição da organização no mercado.

Leia também:

• Sua Empresa é Má?
• 7 Princípios para a Ética nos Negócios

Anunciar mais do que você consegue entregar é um caminho certo para decepcionar seus clientes e queimar sua imagem. Não há sensação pior para o cliente do que adquirir um produto com altas expectativas e depois perceber que não era nada daquilo que ele imaginava.

Isto não vale somente para produtos “físicos”, mas também produtos de informação. Vejam esta notícia em destaque que acabou de aparecer no UOL:

Primeiro pensei:  Nossa!  Será que foi grave?   Daí cliquei na notícia…

• O tal “acidente aéreo” foi apenas um toque da asa da aeronave no prédio enquanto ela manobrava
• O representante de Alonso disse que o piloto nem sequer estava na aeronave!

Como consumidor do conteúdo UOL, me senti tratado como idiota, e este veículo de comunicação caiu em meu conceito.

É fácil para os gestores e profissionais de marketing se deixarem levar pela tentação de falar mais sobe seu produto ou serviço do que realmente podem oferecer.   Isto até pode gerar a primeira venda, mas não criará consumidores fiéis e muito menos reforçará a marca da empresa.  No longo prazo, um desastre.

Avalie como sua empresa se comunica com seus consumidores.  A regra básica é que a satisfação do cliente consiste em que ele tenha boas expectativas sobre seu produto, e estas expectativas sejam superadas.  Nada de sensacionalismo, exageros ou falsas promessas…  destaque as vantagens e benefícios que ele irá obter, mas sempre com realismo.

Todos já lemos inúmeros artigos, reportagens e livros sobre a globalização.   Já não há muita novidade no fato das empresas e mercados estarem se integrando em um único ecosistema de negócios global.   O que nem sempre vemos é a ação dos profissionais para se adaptarem a esta “nova” realidade.

Por isso, faço a você a pergunta:  Você é um Profissional Global?

O profissional global é valorizado pelo mercado de trabalho, oferece um diferencial de valor agregado para as empresas e consegue aproveitar as maiores oportunidades de crescimento.

Agora, ser um profissional global não quer dizer que você tenha que trabalhar em uma grande multinacional e ter rodado o mundo.   Você pode se globalizar mesmo que trabalhe em uma pequena empresa no interior focada no mercado local.   A questão não é aonde você está, e sim a atitude que adota.  Seguem algumas idéias e sugestões para se tornar um profissional global:

1. Falar Inglês

Ter ao menos um conhecimento avançado do idioma inglês é uma condição obrigatória.   O mundo se comunica neste idioma, e se você não consegue fazer o mesmo, está fora do jogo.  Claro, em certas situações outros idiomas podem ser mais úteis, mas nenhuma outra língua está sequer perto de ter a mesma abrangência que o inglês em todo o mundo.

Recentemente divulguei uma vaga de Gerente de Projetos Jr. para um projeto que estou desenvolvendo com uma empresa estrangeira, para a qual era mandatório ter inglês fluente.  Dos 20-30 currículos recebidos nos primeiros dias, somente 7 declaravam ter inglês avançado ou fluente.  Ou seja, mais de um terço dos candidatos foi automáticamente desclassificado por não falar inglês.  O simples fato de dominar a língua multiplica as oportunidades para os profissionais.

Na Índia, por exemplo, a grande maioria dos profissionais possui ao menos um inglês avançado.  O idioma é ensinado às crianças em todas as escolas, e é muito comum vê-los se comunicando em inglês entre eles (o que acaba sendo uma solução para um país com dezenas de línguas oficiais).  Por esta e outras razões tantas multinacionais terceirizam parte de suas atividades de suporte e desenvolvimento na Índia.

2. Ler Publicações Internacionais

Globalizar seu conhecimento se trata de muito mais do que ler a seção internacional de seu jornal local.  A internet nos permite ter acesso a informações de todos os cantos do mundo, e explorar estes diferentes pontos de vista amplia a cultura do profissional global e fará diferença em seus relacionamentos profissionais.

Devore livros, sites, blogs, revistas e podcasts de diversas partes do mundo.   Faça um bom mix entre temas específicos de sua área e assuntos mais amplos.  Um vendedor, por exemplo, pode encontrar extenso material sobre técnicas de vendas, formação de preços e atendimento que multiplicarão suas ferramentas de negócio.

3. Participar de Redes Sociais Internacionais

Entre, participe e colabore ativamente em redes sociais internacionais que tratem dos temas de sua área.  Pessoalmente gosto muito do LinkedIn, mas existem outras que podem se encaixar melhor com seu perfil e atividade.

Evite qualquer tipo de comunicação em português, para que possa se aproximar das comunidades globais de profissionais, que podem lhe trazer informações extremamente valiosas e gerar oportunidades que você sequer imaginava que existiam.

4. Aprofunde sua Cultura Geral

Profissionais globais podem ser especialistas, mas sempre devem possuir uma visão ampla do que acontece no mundo.  Ao participar das comunidades globais (dentro ou fora da internet), você não pode ficar marcado como uma pessoa ignorante nos acontecimentos internacionais.   Lembre-se que networking vai muito além de discutir aspectos específicos de sua área.  Ser uma pessoa sociável e capaz de ter uma boa conversa sobre qualquer tema ajudará a abrir portas.

Esta é a estratégia mais arriscada, mas também a que pode dar uma reviravolta na negociação.  Ao mesmo tempo, para quem gosta de emoções corporativas, certamente esta é a mais divertida.

O termo técnico que usei, “Chutar o Pau da Barraca”, é aquilo mesmo que conhecemos:  tomar uma atitude radical e não esperada que mude o rumo das conversas.

Alguns exemplos de uso desta estratégia:

• Se levantar da mesa e ir embora dizendo que os termos estão inaceitáveis.
• Oferecer uma contraproposta agressiva, válida somente para fechamento imediato.
• Fazer um verdadeiro dramalhão mexicano quanto às condições oferecidas pela outra parte.

Obviamente, para que as ações acima possam ser consideradas realmente radicais, devem vir acompanhadas de uma boa dose de postura teatral.

Quando usar esta estratégia:

• em negociações praticamente perdidas
• quando perder o negócio não significará uma grande crise para sua empresa
• para quebrar um nó na negociação
• quando você se sentir muito corajoso e quiser algo para contar a seus colegas

Problemas e cuidados ao usar esta estratégia:

• Sua postura pode parecer muito forçada, e você ficará com cara de bobo quando os outros ignorarem sua atitude.
• Não exagere na loucura…  este fato pode se espalhar pelo mercado e talvez você não queira rumores sobre você divulgados por aí.
• Não existe volta atrás…  se a estratégia não der certo, não tente mostrar que estava só “brincando”.  Sua moral na negociação desaparecerá.

Você ou algum conhecido seu já chutou o pau da barraca em uma negociação?

O tema negociação é bastante complexo. Negociadores experientes conhecem inúmeras técnicas, posturas, ferramentas, atitudes e estratégias para atingir seus objetivos.  Ao mesmo tempo, se você conhece estas técnicas e vê seu “adversário” na negociação usando uma delas, pode expor sua postura e causar uma mudança no rumo da negociação.

Vamos supor que você esteja negociando com duas pessoas que estão usando a estratégia “mocinho e bandido” (se você não conhece esta estratégia, a explicarei no próximo artigo).   No momento em que estas posturas fiquem muito evidentes, você pode dizer com um sorriso sarcástico: “vamos lá, vocês não vão fazer o papel de mocinho e bandido comigo, vão?”.

O efeito desta afirmação pode ser variado, dependendo do perfil dos negociadores.   Em um ambiente mais amigável, eles podem simplesmente rir e amenizar a postura.   Alguns até ficariam com vergonha de continuar com aquela estratégia.  Ao mesmo tempo, pensarão que você tem experiência em negociação, e começarão a enxegar o processo de negociação de uma forma diferente.

Psicologicamente isto é muito importante.  Negociar é um jogo mental, de posturas e atitudes.  Se o adversário tema impressão de que você é experiente e não é afetado por estratégias básicas de negociação, tenderá a ceder mais e reduzir suas próprias expectativas.

Claro que tudo não é tão simples assim.   Como em qualquer jogo, nada está combinado com o adversário.   Alguns cuidados devem ser tomados ao expor o adversário na negociação:

1. Você deve achar o momento adequado para expor a estratégia do aversário. Caso você se precipite, corre o risco de interpretar incorretamente a postura do outro, e você ficará com a desagradável sensação de ter falado besteira.  Ao mesmo tempo, se demorar demais pode ter deixado passar a oportunidade de mudar pontos importantes da negociação.

2. Se o adversário é muito experiente, não se deixará afetar por seus comentários. Ele simplesmente ignorará ou reagirá agressivamente ao que você disse, inclusive se mostrando ofendido.   Neste jogo psicológico, ele pode dar a volta por cima ao ter a estratégia de negociação exposta.

3. Nem sempre vale a pena expor a estratégia do adversário. Se você já sabe como o outro está agindo, pode usar isto a seu favor durante a negociação.   Se ele mudar a estratégia devido a seus comentários, talvez sua nova postura seja ainda mais difícil de contornar.

Lembre-se que você também deve estar pronto para ter sua estratégia exposta.  Os mesmos 3 itens que acabo de citar também valem se você estiver do outro lado da mesa.

Em um processo de negociação, chamamos de ancoragem a estratégia de colocar na mesa uma proposta bastante otimista, até um pouco além do limite que normalmente você esperaria obter.

O objetivo de ancorar uma proposta é criar uma expectativa de resultados, e trazer a negociação mais perto de valores bons para você.   Como a maioria das estratégias de negociação, trata-se de um jogo psicológico, que normalmente é vencido por aqueles que conseguem estabelecer bases e tendências para seu lado (mesmo em uma negociação ganha-ganha).

Vamos supor que você esteja negociando um lote de seu produto que vale em torno de 1.000.   Para você qualquer valor acima de R$ 900 é aceitável neste caso.  Portanto, poderia iniciar a negociação colocando uma proposta “âncora” de 1.050.   Mesmo com a evolução da negociação poderia ser fechado um valor bastante acima dos R$ 900 aceitáveis.  O mesmo conceito se aplica para o lado comprador.

Como podem ver, o conceito é muito simples, mas sua aplicação tem algumas armadilhas.

Primeiro, o valor da ancoragem deve ser muito bem estudado.  Um chute pode jogar sua oportunidade pelo ralo.   Não se trata de colocar um valor absurdamente bom para você, e sim um número que apesar de agressivo, não está fora das práticas de mercado.   Um exagero pode simplesmente afastar a outra parte, que não o verá como um negociador sério.

Já tive a oportunidade de estar presente em reuniões na qual uma das partes simplesmente se recusou a iniciar a conversa devido a exageros na proposta colocada na mesa.

Segundo, ao usar a ancoragem você deve estar pronto para ceder um pouco durante o processo de negociação, já que sabe que seu número está muito otimista.   No entanto, ao ceder deve-se seguir um processo gradual e natural.  Mudar seus números rápidamente dará a impressão de que você estava apenas blefando, enquanto mantê-los por muito tempo pode levar a outra parte a desistir.

Outro ponto importante que deve ser considerado é que temos a tendência de esperar que o outro lado faça uma oferta primeiro, com o objetivo adaptar sua estratégia de negociação.  Se você está pensando em usar a alavancagem, talvez este não seja o melhor caminho, já que poderão usar a mesma estratégia contra você, dificultando o andamento da negociação ou iniciando a conversa a uma distância muito grande de seu alvo.

Um dos principais fatores de motivação para os colaboradores de uma empresa é a possibilidade de crescimento profissional.   Por crescimento, me refiro a todos os aspectos:  em responsabilidade, em influência dentro da organização e em salário.

Para medir a quantidade de oportunidades de crescimento que a empresa oferece a sua equipe, uma boa métrica a ser usada é o indicador de promoções na equipe.  Não existe uma forma única de fazer esta medição, mas sugiro algo bastante simples:

Total de promoções na equipe em um ano / Total de funcionários na equipe

Isto dará uma medida da porcentagem de funcionários que subiram no organograma da empresa.

Para avaliar está métrica, podem ser usadas as seguintes dimensões:

1. Determinar a métrica a nível de setor, de unidade de negócios e de empresa.  Isto ajudará a identificar discrepâncias entre diversas áreas da empresa.
2. Comparar a evolução da métrica ao longo do tempo.  A empresa está dando mais ou menos oportunidades de crescimento a seus colaboradores?

Um ponto importante que deve ser lembrado é que, como qualquer outra métrica, este indicador não pode andar sozinho.  Analisá-lo por si só pode levar a conclusões errôneas sobre a real situação da organização.

Por exemplo, outras métricas que poderiam ser avaliadas em conjunto:

• Promoções causadas por demissões:  se alguns membros da equipe estão sendo promovidos somente porque seus chefes foram demitidos, isto não é um bom sinal.
• Vagas preenchidas por contratações externas:  as oportunidades podem estar sendo criadas, mas se são preenchidas por profissionais de fora da organização, pode haver um problema no desenvolvimento de talentos da empresa.

Finalmente, lembre-se que a promoção é somente um dos aspectos que motivam a equipe.  Outras métricas devem ser usadas para visualizar adequadamente a situação de desenvolvimento dos funcionários.

Todos nós já cometemos alguma gafe por e-mail.  Mesmo que não nos tenha acontecido nenhum caso grave, certamente já passamos pela situação de nos arrependermos de ter enviado uma mensagem.

Estas gafes podem acontecer tanto por engano quanto por falta de atenção.  Em certos casos, a raiva ou irritação nos faz dizer coisas que depois nos arrependemos.

Para reduzir o risco de ter que preparar explicações, seguem 7 dicas práticas ao escrever seus e-mails:

1) Somente preencha os e-mails dos destinatários após terminar a mensagem. Com isto você eliminará grande parte das gafes, desde aquele clique involuntário em “Enviar” até textos não revisados.   Esta é a regra mais básica e importante ao escrever e-mails.

2) Se está respondendo a uma mensagem, apague os destinatários até terminar a mensagem. Eu tenho o costume de recortar os emails de todos os destinatários e colá-los no corpo do e-mail enquanto escrevo o texto.  Ao finalizar tudo, faço o processo inverso.   Sim, dá um pouco de trabalho, especialmente se você responde muitos e-mails todos os dias.  No entanto, vale a pena fazer isso pelo menos com mensagens mais críticas.

3) Leia todo o texto após finalizar a mensagem, depois releia-o… na dúvida, leia novamente. Novamente, vale o bom senso.  Ninguém vai perder tempo rebuscando detalhes em cada e-mail.  No entanto, não envie nada antes de ter certeza de que o contexto é exatamente aquele que você quer transmitir.

4) Conheça bem o conteúdo dos anexos. Cada arquivo enviado é parte do e-mail, e deve receber o mesmo cuidado em sua verificação que o próprio corpo do texto… em muitos casos é até mais importante do que a mensagem em si.  Além disso, devem ser consideradas questões de confidencialidade nas organizações antes de enviar qualquer anexo.

5) Evite fazer e-mails aos poucos. Sempre que possível, comece uma mensagem e não vá para outra tarefa até enviar o e-mail.  Este é um princípio básico anti-procrastinação que também o ajuda a preparar mensagens com maior velocidade e qualidade.

6) Sempre tenha a cabeça fria antes de enviar uma mensagem. Em momentos de stress e nervosismo, temos a tendência de responder rapidamente aquilo que está na ponta da língua.  Na grande maioria das vezes, este é um erro que trará mais problemas do que soluções para todas as partes.   Se sua cabeça está quente, aguarde o tempo necessário para se acalmar e pensar bem na situação antes de enviar a mensagem.

7) Saiba com quem está falando. Conhecer a posição e o perfil de todos os destinatários do e-mail é uma boa prática para evitar gafes.  Ajuste sua forma de comunicação para cada público diferente.

Uma orientação adequada por parte do líder e de RH podem transformar o novo membro da equipe em uma estrela da organização, enquanto jogá-lo na fogueira sem guiá-lo pode gerar desânimo e baixa produtividade.

No ano passado escrevi um artigo sobre como começar uma contratação com o pé direito. Aquele artigo falava sobre as primeiras informações que devem ser comunicadas a um novo funcionário. O que vou discutir agora vai mais além, se trata de como organizar as atividades nos primeiros meses do funcionário para que ele se adapte o melhor possível à nova atividade.

O líder deve ter a consciência que existe um período de adaptação no qual as atividades do funcionário devem se dividir entre o aprendizado e a execução de tarefas do dia a dia. Um erro é tentar fazê-lo “produzir” o quanto antes, quando o foco deveria estar em sua adaptação à empresa.

Não existe um período exato que esta adaptação deve durar, já que o aprendizado pode ser mais rápido ou lento conforme as características da função e do funcionário. No entanto, como regra geral pode-se adotar 90 dias como um período “especial” no qual as atividades não devem estar totalmente focadas na produção diária.

Para que esta adaptação seja feita adequadamente, as seguintes dicas podem ajudar:

Crie um Plano

O novo funcionário deve saber claramente o que ele deve aprender, com quais processos deve ser familiarizar, quem deve conhecer e o que deve estudar. A criação deste plano de aprendizado servirá como um mapa que o guiará nos meandros da empresa.

Seja Específico

O plano deve ser 100% claro em relação ao que o novo funcionário deve conhecer e fazer em seu período de adaptação. Nada de “Saber como o almoxarifado funciona”. Seja mais específico, com algo como “Conversar com o João Silva, Gerente de Almoxarifado, para conhecer os processos A, B e C, além de obter uma visão geral do almoxarifado”. Isto facilitará a vida de todos.

Os Resultados Esperados devem ser Explícitos

Não deixe o funcionário tentando adivinhar o que se espera dele nesta fase inicial. Seja bastante direto e explícito ao descrever no plano quais são os resultados esperados por parte do funcionário. O fato dele se sentir um pouco desorientado no começo não quer dizer que ele terá baixo desempenho, e não custa dar um apoio extra para começar.

Exponha o Plano a RH e a seus Superiores

Enquanto o departamento de Recursos Humanos deve conhecer o plano de aprendizado do novo funcionário, seus superiores devem ter a consciência que você está priorizado os resultados de longo prazo, e não os de curtíssimo prazo.

Faça uma Avaliação Intermediária

Não espere o final do período de 90 dias para avaliar os resultados. Faça uma análise depois de 45 dias para garantir que o processo está no caminho certo. Se necessário, faça ajustes e reforce premissas e expectativas. Não é tarde para melhorar ainda mais o processo de aprendizado.

E mais importante…

Encare esta fase inicial como a oportunidade de integrar o funcionário rapidamente na empresa. A pressão e a cobrança por resultados terão seu momento, mas a necessidade de curto prazo do líder não pode substituir a necessidade de desempenho de longo prazo do novo colaborador.

Vemos por todos lados artigos sobre os males da procrastinação e dicas sobre como evitar esta atitude que atrasa nossa carreira e nossos negócios.

No entanto, temos que encarar a realidade: há certos momentos nos quais realmente nosso corpo e nossa mente se recusam a executar as tarefas que definimos como prioritárias. Por mais que lutemos, não há café ou Red Bull que nos force a realizar o trabalho corretamente.

Claro, somos humanos, e não máquinas que conseguem estar o tempo todo ligadas e funcionando em níveis constantes. Portanto, se você está passando por uma situação destas, a solução é simples: PROCRASTINE!

Já que você não vai fazer sua tarefa principal, listo a seguir algumas idéias de como aproveitar bem seu tempo de procrastinação:

Descansar a Mente

Pare de trabalhar, vá deitar um pouco (se tiver aonde), saia para uma caminhada, leia algo não relacionado a sua atividade profissional. Talvez a procrastinação esteja sendo gerada por um desgaste físico-mental. Este descanso é na verdade a melhor atitude para voltar à ativa com a energia necessária para a melhor produtividade.

Pensar em Projetos com Paciência

Você deve ter vários projetos pessoais e profissionais que planeja realizar, ou tem alguma idéia que não conseguiu desenvolver. Quebre seu ritmo do dia a dia e concentre-se no desenvolvimento de idéias, de preferência bloqueando qualquer interferência externa, e verá como este tempo “perdido” pode se tornar o primeiro passo de iniciativas muito boas.

Organizar a Bagunça

Se você é como a maioria dos profissionais, tem muita coisa para colocar em ordem. E-mails, papéis, arquivos, gavetas, sua mala… talvez todos mereçam um pouco de sua atenção. Aproveite estes momentos de baixa produtividade para organizar algumas coisas e deixe os de alta produtividade para momentos mais importantes.

Aprender

Navegue um pouco na internet, leia alguns artigos sobre sua profissão, participe de algumas redes sociais de sua área e termine aquele livro que começou há tanto tempo. Aprenda enquanto refresca sua mente para a próxima maratona de atividades.

Contatos e Networking

Telefone para um amigo ou colega, escreva alguns e-mails para contatos profissionais, vá almoçar com alguém. Já que não vai produzir muito mesmo, nada como reforçar seu networking.

Somente tenha cuidado em não tornar isto uma regra. A procrastinação é natural e pode ser bem aproveitada, mas isso não deve ser usado como desculpa cada vez que você quer fugir de suas responsabilidades principais.

Portanto, na dose certa, Viva a Procrastinação!!

Junto com onda de consultores, parece aumentar também a insatisfação com os resultados obtidos. Isto muitas vezes é culpa da falta de preparo do consultor, mas o problema também pode ter sido gerado pela empresa, que não se fez a pergunta: preciso mesmo de um consultor?

A partir do momento que temos consultores para tudo, aumenta a dificuldade em determinar quando um é necessário. Portanto, antes de pensar em contratar terceiros para resolver alguma situação, deve-se ter muito claro qual é o objetivo que a empresa busca.

Somente a partir deste objetivo, claro e direto, pode-se avaliar a necessidade real de um consultor. Não cometa o engano de chamar um consultor sem ter um objetivo, já que este normalmente encontrará algo para resolver… isto não quer dizer que você está sendo enganado , quer dizer que não é necessariamente o problema que você realmente quer resolver.

Dito isto, a contratação de um consultor pode ser feita por uma das seguintes razões:

1. Velocidade: sua empresa poderia tratar da situação, mas não com a mesma velocidade que um terceiro mais experiente.
2. Conhecimento: sua empresa simplesmente não tem o know-how para lidar com a situação.
3. Credibilidade: o trabalho de sua empresa pode precisar de uma validação no mercado, e a avaliação ou ajuda de um consultor experiente pode dar mais segurança a parceiros, clientes e investidores.
4. Custos: mesmo que sua empresa possa realizar o trabalho sozinha, um consultor poderia realizá-la por um custo mais baixo. Isto é especialmente válido quando são atividades esporádicas, fora do core business da empresa.

Consultores podem ser um milagre ou um desastre. A partir do momento que a empresa contratante define claramente o resultado desejado (objetivo) e que tipo de ajuda precisa (a razão), multiplica suas chances de um final feliz.

Não devemos torcer para que as pessoas cometam erros (talvez a exceção seriam seus concorrentes), mas quando algo dá errado com outros, além de ajudá-los temos a oportunidade de adquirir conhecimento sem sofrer diretamente o impacto da situação. Quem diz “isto nunca aconteceria comigo” fecha sua mente e aumenta as possibilidades de que comente erros semelhantes ou piores.

Este tipo de observação em relação a colegas, chefes, subordinados, clientes, fornecedores e concorrentes, pode se transformar em uma melhoria em sua atuação ou na de sua empresa.

Minha recomendação é que se adote a prática de responder a 4 perguntas sempre que você notar que um erro foi cometido e que você poderia passar pela mesma situação algum dia:

1. Porque o erro foi cometido? Pense em quais foram as circunstâncias que levaram a pessoa ou empresa a se enganar. Avalie decisões erradas, mudanças no ambiente externo, falta de atenção a certos detalhes, etc.
2. Porque você ainda não cometeu o mesmo erro? Se estas mesmas circunstâncias afetam sua atividade, descubra o que fez de diferente para não cometer o erro. Caso as circunstâncias sejam muito diferentes das que você vive, não poderia ter cometido o erro da mesma forma em sua situação?
3. Quais fatores levariam você a cometer erro semelhante? Exponha o que pode acontecer em seu ambiente que o levaria a cometer o mesmo erro.
4. Como se proteger para que você não cometa o erro no futuro? Defina ações que reduzam a probabilidade de que você siga caminho semelhante à pessoa que errou.

Apesar das perguntas serem simples, as respostas podem ser bastante complexas. Isto é devido a uma tendência que temos de adotar como certa a primeira resposta que parece fazer sentido. Neste tipo de exercício, a verdade pode estar mais oculta do que gostaríamos, e vale a pena explorar diversas possibilidades.

Tente fazer isso em sua profissão (e até em sua vida pessoal), e note como você irá adquirir novas perspectivas e mais conhecimento através da observação.

Todos estes dados possuem um valor imenso para a organização… desde que se transformem em informações. A partir deste ponto, podem ser um grande diferencial na melhoria de processos, ações de marketing e estratégia empresarial.

O detalhe aqui é muitas vezes os dados possuem uma complexidade muito maior do que um gráfico de Pizza ou de barras pode oferecer. A boa notícia é que a tecnologia evoluiu a um ponto no qual qualquer indivíduo ou empresa pode ter acesso a ferramentas mais avançadas e robustas de transformação de dados em informações.

Veja os seguintes exemplos:

Distribuição da ajuda externa dos Estados Unidos entre 1946 e 2005. Mostra como evoluiu a ajuda externa americana, por país, ao longo do tempo. O tamanho da faixa corresponde ao tamanho da ajuda. Podemos ver que a partir da década de 70 houve uma forte migração do percentual da ajuda do Vietnam para Israel. Outra observação interessante é a ajuda que a Russia começou a receber na década de 90, após o fim do comunismo.

Algumas aplicações corporativas: composição dos custos da empresa ao longo do tempo, participação nas vendas para os principais clientes, participação de mercado as empresas de um setor.

Aprovação de George Bush. Mostra a variação de sua popularidade ao longo do tempo, mostrando fatos importantes de seu mandato. Esta relação ajuda a entender fatores importantes que podem ter afetado a tendência dos valores.

Algumas aplicações corporativas: visualização de tendências de mercado cíclicas, compreensão de fatores que afetam crescimento ou queda de vendas, análise do efeito de promoções em vendas.

Newsmap. Mostra as notícias mais publicadas por assunto e país.

Algumas aplicações corporativas: acompanhamento das notícias de mercado. Talvez não hajam muitas aplicações inicialmente, mas é muito interessante.

Distribuição da população dos Estados Unidos. Gráfico que mostra detalhes da distribuição e densidade populacional americana.

Algumas aplicações corporativas: distribuição de vendas e clientes, análise da concorrência.

Estas são apenas algumas das inovações existentes na visualização de dados. Existem dezenas outras que podem se aplicar ou não a sua realidade empresarial. O que tento mostrar é que há muita vida além dos gráficos Excel, que podem não só ajudar a identificar detalhes importantes como também chamar mais atenção dos stakeholders da organização.

Vou pesquisar o tema mais a fundo e fazer periodicamente textos específicos sobre alguns métodos de visualização, tradicionais ou não. Espero com isso contribuir com idéias aplicáveis em sua profissão.

Certamente você já participou de muitas reuniões formais em sua carreira. Nestas reuniões há uma pauta definida, é gerada uma minuta e as decisões são formalizadas. Quando lideradas e coordenadas corretamente, há uma sensação de eficiência e produtividade.

Você já parou para pensar se suas reuniões informais e outros encontros profissionais geram a mesma qualidade de resultados? Se gasta tempo desnecessário? Alguns problemas que podem ocorrer e minar sua produtividade nestas situações são:

• Esquecimento de pontos importantes
• Perda de foco na reunião ou conversa
• Falta de preparo do(s) participante(s) para os temas discutidos
• Pontos de vistas excessivamente diferentes
• Expectativas divergentes sobre qual deve ser o resultado da reunião
• Disponibilidade de tempo de algum participante

Uma prática que ajuda a otimizar as reuniões e encontros profissionais mais curtos e informais é o envio de e-mails preparatórios. Isto nada mais é do que uma simples mensagem com o seguinte conteúdo:

• Pontos que serão tratados
• Expectativa de disponibilidade de informações sobre os temas
• Tempo disponível para a ocasião
• Validar os pontos acima com os outros participantes

Esta mensagem deve ser bastante breve e objetiva, e não deve ser o início da discussão dos temas da reunião. O envio deste e-mail preparatório ajudará a tornar o encontro muito mais ágil e produtivo, e pode tornar seu dia a dia mais eficiente com clientes, fornecedores, colegas e até em seus encontros de networking.Leve uma cópia do e-mail para estas reuniões e encontros, já que servirá de guia e base para a conversa.

Eu adotei esta prática recentemente, e tem se mostrado bastante útil. São poucos minutos gastos para escrever um e-mail que pode gerar uma grande economia de tempo no encontro.

Dito isto, deve-se ter alguns cuidados ao adotar esta prática:

• A idéia é usar esta ferramenta para otimizar reuniões curtas, conversas de negócios e outros eventos que não demandam uma formalização mais tradicional. Não a use se você só quer tirar uma dúvida com o colega do andar de baixo… já que lhe dará a imagem de um chato burocrático.
• Não ache que esta prática resolve a comunicação em reuniões mais detalhadas e formais, que muitas vezes demandam um registro e distribuição mais adequados das informações.
• Seja flexível. Esta prática serve para agilizar suas atividades, não para guiar sua vida. Deixe espaço para conversas fora do escopo inicial, já que são nelas que muitas vezes surgem as melhores idéias.