Ist die Wall eingerichtet, sind alle aufgefordert, sich an der Diskussion zur Konferenz zu beteiligen.
Räumliche Distanzen spielen dabei keine Rolle mehr. Auch Personen, die nicht vor Ort sind, können sich aus der Ferne in das Geschehen einklinken.
Wertvolle Zusatzinformationen, Praxistipps oder Anregungen –  im Laufe einer Konferenz lässt sich dann meist so einiges auf der Wall finden.
Was aber passiert, wenn mitten in einem Vortrag plötzlich Gelächter ausbricht, weil ein witziger Tweet auftaucht oder auf einmal Spam-Accounts das Hashtag kapern und relevante Kommentare von der Wall verdrängen? Insbesondere Letzteres ist leider keine Seltenheit.
In solchen Fällen ist es dem Redner nahezu unmöglich, die Aufmerksamkeit des Publikums wieder auf sich und den Vortrag zu lenken. Die Sozialforscherin Danah Boyd berichtet in ihrem Blog von einem derartigen Vorfall. Ihr Vortrag endete in einem persönlichen Desaster, weil sie die Reaktionen des Publikums in Bezug auf die für sie nicht sichtbare Twitterwall nicht deuten konnte.

Um solche Szenarien für Ihre Konferenz auszuschließen, möchten wir Ihnen einige Tipps für den erfolgreichen Einsatz von Twitterwalls an die Hand geben:

1. Moderieren Sie Ihre Twitterwall.

Eine moderierte Wall gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Tweets veröffentlicht werden.
Tweets, die keinen Beitrag zur Diskussion leisten, werden gefiltert und erscheinen nicht auf der Wall. Mit Hilfe der entsprechenden Funktionen kann der Moderator entweder die Tweets auswählen, die von der Wall ausgeschlossen werden sollen oder explizit Tweets heraussuchen, die letztlich angezeigt werden.
Achtung: Kostenlose Tools bieten oftmals keine Moderationsfunktion. Deshalb unbedingt vorher austesten!
Eine moderierte Twitterwall wirkt nicht nur aufgeräumter, sondern erfüllt ihren eigentlichen Zweck für die Konferenz-Teilnehmer auch viel besser: Eine Veranstaltung durch zusätzliche Beiträge lebendiger zu gestalten und das Publikum aktiv agieren zu lassen.

2. Kommunizieren Sie klare Richtlinien an alle Teilnehmer.

Stellen Sie im Vorfeld der Konferenz einige Regeln für die Kommunikation via Twitterwall auf.
Weisen Sie etwa darauf hin, dass Sie Wert auf einen respektvollen Ton legen. Beleidigende, diskriminierende und einer sachlichen Diskussion nicht förderliche Tweets werden nicht veröffentlicht. Gleiches sollte für Tweets gelten, die die Absicht verfolgen, die Twitterwall als Werbefläche zu nutzen.
Teilen Sie diese Richtlinien allen mit, beispielsweise über Ihre Konferenzwebsite.
Dort sollte auch das offizielle Hashtag für Ihre Konferenz zu finden sein.

3. Sorgen Sie dafür, dass die Twitterwall für alle sichtbar ist.

Befindet sich nur eine Wall auf dem Podium und im Rücken der Redner oder Diskutierenden, wird diese ihren Zweck nur schwer erfüllen können. Niemand möchte sich während seines Vortrags ständig umdrehen müssen, um zu sehen, ob neue Tweets angekommen sind, auf die eingegangen werden sollte.
Als günstiger erweist es sich daher, zusätzliche Bildschirme auf der Bühne aufzustellen, die es den Referenten erleichtern, die Tweets zu verfolgen. Alternativ bietet sich die Platzierung der Wall an einer Seitenwand an.

4. Setzen Sie die Wall sparsam ein.

Der Einsatz einer Twitterwall birgt stets die Gefahr, dass sich das Publikum eher auf die Tweets als auf den eigentlichen Vortrag konzentriert.
Ist die Wall sehr prominent im Raum platziert, fallen die Blicke der Zuhörer ganz automatisch ständig darauf. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Publikum überfordert wird, ist zudem bei einer dauerhaft präsenten Wall sehr hoch. So soll gleichzeitig das Geschehen auf der Bühne verfolgt, auf eingehende Tweets geachtet und getweetet werden.
Da sich die Referenten bei Einzelvorträgen meist sehr ausführlich auf ihre Präsentationen vorbereiten, wäre es schade, wenn stattdessen die Twitterwall im Fokus des allgemeinen Interesses stünde. Daher ist es ratsam, während eines Einzelvortrags zunächst auf eine Wall zu verzichten und diese allenfalls am Ende für Fragen zu verwenden.
Hingegen liefern Tweets bei Podiumsdiskussionen und Workshops oftmals über den gesamten Verlauf der Veranstaltung hinweg nützlichen Input in Echtzeit, weshalb sich das Aufstellen einer Wall hier besonders lohnt.
Informieren Sie die Personen auf der Bühne aber in jedem Fall schon vorher, dass es eine Twitterwall geben wird, damit diese sich darauf einstellen können.
Des Weiteren empfiehlt sich eine Twitterwall als dekoratives Element für das Foyer oder den Loungebereich. Eine Moderation der Tweets ist hierbei nicht unbedingt notwendig.

5. Kreieren Sie eine Social Wall.

Vielleicht hat nicht jeder, der an Ihrer Konferenz teilnimmt, einen Twitter-Account. Und vielleicht lassen sich Meinungen zu Ihrer Konferenz nicht nur bei Twitter finden. Aber vielleicht ist es eine Überlegung wert, beides zu verbinden.
Räumen Sie auch allen Twitterlosen Platz auf der Wall ein. Viele Tools erlauben die Verknüpfung mit weiteren Plattformen wie etwa Facebook, Instagram oder Flickr.
Auch hier gilt: Informieren Sie sich vorab, was die einzelnen Tools bieten und überlegen Sie, in welchen Netzwerken sich die Teilnehmer Ihrer Konferenz bewegen.

Zu kleine Namensschilder können für die Teilnehmer einer Konferenz schnell zu einem großen Problem werden. Sind die Informationen auf dem Badge nicht zu erkennen, kann dies einige Besucher davon abhalten, mit anderen ins Gespräch zu kommen. Ist etwa einem Teilnehmer der Name eines Bekannten entfallen, sollte ein kurzer Blick ausreichen, um dem Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen. Auch aus einiger Entfernung müssen die Namen noch gut lesbar sein.
Adrian Segar schlägt in seinem viel diskutierten Blogartikel zum Thema Badges daher für horizontale Schilder eine Größe von 10,16 cm x 7,62 cm vor, während solche mit vertikaler Ausrichtung mindestens 10,16 cm x 15,24 cm groß sein sollten.

2. Was muss auf das Badge?

Am allerwichtigsten auf einem Namensschild: der Name.
Platzieren Sie also den Namen prominent auf dem Badge.

In der nächsten Zeile sollte die Firma oder Institution, der der Teilnehmer angehört, zu finden sein.
Auch das Konferenzlogo darf nicht fehlen, gerade, wenn noch andere Veranstaltungen in den gleichen Örtlichkeiten stattfinden.
Es erweist sich ferner als nützlich, die Rolle der Namensschild-Träger zu vermerken. So ist für jeden sofort ersichtlich, wer bei der Konferenz beispielsweise als Organisator, Helfer, Besucher, Sprecher oder Session-Moderator fungiert.

Die Rückseite des Badges kann für den Konferenzablaufplan genutzt werden. So wissen die Teilnehmer zu jeder Zeit, wann sie wo sein müssen und wie viel Zeit sie noch haben, ohne ständig einen Plan heraussuchen zu müssen.

Als Dienstleister sind wir für unsere Kunden auch bei Konferenzen vor Ort und kümmern uns im Vorfeld um die Erstellung der Namensschilder. Wir haben die Namensschilder beidseitig mit den Personendaten bedruckt, sodass bei versehentlichem Umdrehen der Schilder der Name trotzdem zu lesen war. Die Teilnehmer begrüßten dieses Vorgehen mit Lob: „Endlich hat da mal jemand dran gedacht.“
Der Konferenzplan muss dabei nicht zu kurz kommen: Dieser kann entweder zwischen zwei Namensschildern eingefügt und bei Bedarf herausgezogen werden oder Bestandteil einer etwas anspruchsvolleren Booklet-Lösung sein.
Alternativ kann eine Konferenz-App genutzt werden, um sich über den Ablauf zu informieren. Diese Methode hat gegenüber einer gedruckten Version den Vorteil, dass der Plan auch bei kurzfristigen Änderungen stets aktuell zur Verfügung steht.

Um die Nützlichkeit des Badges für den Teilnehmer zu erhöhen, bietet es sich außerdem an, wichtige Telefonnummern zu vermerken: Wer kann bei Problemen kontaktiert werden? Unter welcher Nummer ist ein Taxi zu erreichen?

Als Zusatzinformation können optional Twitternamen durchaus sinnvoll sein. Diese erleichtern es den Konferenzteilnehmern, miteinander in Kontakt zu treten und zu bleiben. Besonders bei Konferenzen mit einem Bezug zu Social Media darf davon ausgegangen werden, dass viele Teilnehmer bei Twitter zu finden sind und der Wunsch besteht, sich auch online mit Gleichgesinnten zu vernetzen.

Insgesamt lässt sich aber festhalten, dass nicht zu viele Informationen auf dem Badge abgebildet werden sollten, da dieses sonst schnell zu überladen wirken könnte. Ein Foto ist etwa nur dann sinnvoll, wenn ausschließlich geladene Gäste Zutritt zu einer Veranstaltung haben sollen.

3. Ansprechend gestalten – aber wie?

Wie bereits weiter oben bemerkt, sollte der Name groß genug geschrieben sein, sodass er auch von weitem noch lesbar ist. Gehen Sie auf Nummer sicher und testen Sie das vorher aus. Stellen Sie fest, dass manche Namen zu lang sind, verringern Sie die Schriftgröße nicht generell, sondern nehmen lediglich eine Anpassung der einzelnen Namensschilder vor.

Bei der Wahl der Schriftart sollte einer serifenlosen Schrift aufgrund der besseren Lesbarkeit aus der Ferne der Vorzug gegeben werden. Von ausgefallenen Schriftarten ist abzuraten.

Es empfiehlt sich, den Vornamen in der ersten Zeile zu positionieren, während der Nachname in der zweiten Zeile steht.
Je nach Art der Konferenz kann der Vorname größer als der Nachname geschrieben werden. Ist die Anrede mit Vornamen allerdings nicht üblich, könnten sich viele Teilnehmer weniger damit einverstanden fühlen, eine halbe Einladung zum Duzen mit sich herumzutragen.

Die zweitwichtigste Information auf dem Namensschild ist die Firma oder Institution des Teilnehmers, die in einer etwas kleineren Schriftgröße unterhalb des Namens platziert werden sollte. Am besten ist es, für die Firma eine andere Farbe zu verwenden, um diese noch deutlicher vom Namen abgrenzen zu können. Daneben trägt eine horizontale Linie zwischen Name und Firma zu einer eindeutigen Unterscheidung bei.

Die Rolle des Teilnehmers können Sie am Ende des Namensschildes etwas kleiner platzieren. Noch besser ist es aber, wenn Sie mit Farben arbeiten.
Generell lassen sich Farben und Symbole verwenden, um zu kennzeichnen, ob der Teilnehmer nur einen bestimmten Konferenztag oder die gesamte Veranstaltung gebucht hat, welchen Workshop er besucht usw. Das schafft vor allem bei internationalen Konferenzen eine gewisse Sprachunabhängigkeit und ist optisch schneller erfassbar.

4. Aufkleber, Clips oder doch lieber Schlüsselbänder?

Ist das Namensschild gestaltet, gilt es im nächsten Schritt zu überlegen, wie dieses von den Teilnehmern getragen werden soll.
Besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen sind Aufkleber nicht zu empfehlen, da diese am nächsten Tag nicht erneut auf die Kleidung geklebt werden können. Außerdem besteht stets die Gefahr, dass die Aufkleber auf manchen Stoffen nicht haften bleiben.
Derartige Probleme gibt es bei Anstecknadeln zwar nicht, jedoch lassen sich diese nicht immer leicht befestigen oder entfernen und sehen darüber hinaus nicht sehr niveauvoll aus.
Clips eignen sich auch nur bedingt. Nicht jeder Konferenzteilnehmer hat an seiner Kleidung eine Tasche, um einen solchen zu befestigen.
Eine Lösung hierfür wären magnetische Clips, die zwar etwas teurer sind, sich aber schnell und unkompliziert an jeder Stelle anbringen lassen. Allerdings birgt diese Methode eine Gefahr: Wird der Magnetclip etwa zusammen mit einem Smartphone oder einer Kreditkarte mit Magnetstreifen in einer Tasche aufbewahrt, kann dies möglicherweise dazu führen, dass der Clip diese dauerhaft beschädigt.

Am besten geeignet sind daher Schlüsselbänder. Diese lassen sich schnell umhängen und wieder abnehmen. Der Einsatz verschiedenfarbiger Bänder kann zudem dabei helfen, die Rollen der Teilnehmer noch besser abzubilden.
Zu tief hängende Schlüsselbänder könnten jedoch von manchen Teilnehmern als unangenehm empfunden werden, weil sie andere veranlassen, auf Problemzonen zu schauen. Abhilfe schafft hier die längenverstellbare Version.

5. Der Umwelt zuliebe

Möchten sie Plastikhüllen für die Namensschilder nutzen, ist es ratsam, diese für die nächste Konferenz erneut zu verwenden. Somit sparen Sie Geld und schonen zusätzlich die Umwelt.
Bitten Sie die Teilnehmer einfach, die Hüllen am Ende der Konferenz abzugeben oder sammeln sie diese ein.
Wer noch umweltbewusster handeln möchte, verwendet überdies Namensschilder aus Recycling-Material.

1. Display Important Data (Deadlines) Easily Visible

When does registration close? What is the latest you can buy early bird tickets? Don’t forget to provide important deadlines. Keep the overview up to date when dates are being deferred. Position the most important dates easily visible on the front page of your conference website.

2. Present Your Conference with a Video

A few-minute long presentation video offers lots of possibilities to capture the attention of interested parties. Present the topic, the organizers, and the conference location. Use the power of images to overcome mental and geographical distances. Get closer and help people identify with your event.
Watch the following conference trailers to get an idea of how that could work:

IGC 2012:

ICWRER 2013:

3. Social Media

If social media plays a major part in your concept, you might at least link to the profiles you’re using (e.g. Facebook, Google+, Twitter). Incorporate news into your conference website.

4. Backers and Partners

Keep some space on your website available for your backers’ and partners’ presentations, which of course will be appreciated. Link to their websites as well.

5.  Make the Essential Registration and Submission Processes Available on Your Website

Whether registration, abstract submission, or reviewing – all of these processes should take place online and hence be incorporated into your conference website. That’s comfortable and coherent for the attendees and saves you a lot of effort in regards to managing registrations or abstracts. A conference management software like Converia affords the opportunity to create all registration processes as well as the conference website seamlessly.

Registration and Attendance

6. Introducing the Conference Location (Photos, Conference Rooms, Technical Equipment)

Introduce the conference location. Your attendees might want to get an idea of where their journey is going to take them. Describe where the location is situated: Is it centrally or rather remotely located? How can one get there (local public transport, train, car, plane)? Attendees will also be interested to learn how to get from the conference to their accommodations. Refer to the accessibility as well as technological conditions such as the availability of Wi-Fi.

Rhein-Mosel-Hall in Koblenz.

7. Information for Conference Attendees

International attendees will need information before they can actually attend the conference:

• airports and their attainability
• visa system and requirements for invitation letters
• information from the foreign office
• information on climate and weather during the conference period

Don’t forget to refer to the conference location’s cultural and social peculiarities such as local habits, taxi fares, tipping rules, different kinds of restaurants and their distribution, currency, acceptance of credit cards, and local public transport. If you can’t provide that information, refer to other websites like TripAdvisor, yelp or Guide Michelin for French-speaking attendees.

8. Overnight Accommodation

The majority of the attendees will come from outside the local area. It is therefore absolutely necessary to provide them with an overview of all hotels and rates. Special conditions for conference attendees are favorable. Especially in places of touristic interests you might want to suggest that it’s better to book hotel rooms well in advance. Optionally, you can also integrate Google Maps and mark the conference location as well as all accommodations. This will allow users to directly plan the route via your conference website.

Google Maps allows you to mark the conference location as well as hotels.

9. Explaining Registration

Registering for a conference can be quite complex. You should explain, therefore, what the user can expect. A step-by-step guide can prove helpful and should contain explanations for the following:

• available methods of payment
• prices
• offered member/student/etc. discounts, and for whom they are applicable
• periods of discount phases (e.g. early bird)

10. Reviews and Impressions

Tell the curious about how your previous conferences were going. Tell them what it was like and what there was to experience. Show it! A video of the conference would be the final touch. Here’s another tip: Use a social photo platform like Flickr or Picasa to upload your pictures. This also enables attendees to contribute their own photos.

Flickr gallery

Your scientific program

11. Guidelines for Abstracts and Manuscripts

Set rules and guidelines for submitted abstracts and make them public. This saves both you and the submitters a great amount of work and trouble. Provide sample and template documents. Moreover, you might want to offer information on the exact procedure of the abstract submission process.

12. Introducing the Conference Committee

Your committee will consist of well-known people in your field. Use this as a marketing factor for your conference and advertise your organizers’ reputation.

13. Conference Program as PDF File and Interactive Overview on Your Website

Converia’s interactive session plan.

It’s worthwhile to upload the (finalized) conference program both as a PDF file and in form of an interactive planner to your conference website. Converia offers a component that lets you easily create an interactive session plan. Many of the attendees will print it in order to highlight their preferred sessions and also to make notes. In addition, the PDF is particularly well-suited for smartphones and tablets. Due to the fact that the Converia mobile app is being specially adapted for your conference you can provide essential information and inform the attendees at all times about changes in the program.

The Converia app for your conference attendees.

Our Final Tip

14. Frequently Asked Questions?

Never assume that your conference website is completed! Until your conference actually takes place you’ll get asked numerous and usually similar questions. Reply to meaningful frequently asked questions on your website. Creating an extra FAQ segment is less recommended. Though being the most comfortable way for you as the organizer, a FAQ makes it difficult for the attendees to get all the important information needed on a particular topic at a glance. Hence it’s best to include each answer to frequently asked questions into a suitable section on your conference website.

Die „Echtzeit“-Entstehung eines visuellen Eindrucks einer Diskussion oder eine Rede.
Wenn der Graphic Recorder wirklich aufmerksam zuhört, dann visualisiert das Graphic Recording das Entstehen einer kollektiven Intelligenz. Die Entstehung kann man in der Zeichnung selbst visuell erkennen und die Entwicklungsphasen der Diskussion nachvollziehen.

2. Eignet sich Graphic Recording eher für weiche, etwa geisteswissenschaftliche, oder harte, z. B. naturwissenschaftliche Fakten?

Graphic Recording eignet sich für alle Themen! Ich habe Graphic Recording sowohl für Naturwissenschaftler (Prof. Dr. Ernst von Weizsäcker) als auch für Geisteswissenschaftler (Prof. Dr. Dr. Andreas Kruse) gemacht. Allerdings ist die Form des Kommunizierens solcher Fachexperten unterschiedlich. Dann nimmt die Fähigkeit gut und aufmerksam zuzuhören eine besondere Bedeutung an.

Graphic Recording ist eine wertvolle Ergänzung für Konferenzen (z. B. Vorträge, Podiumsdiskussionen) und Großgruppen-Veranstaltungen (z. B. World Cafés). Allerdings kann Graphic Recording ebenfalls sehr sinnvoll für kleinere Diskussionsrunden (Strategiesitzungen, Team-Meetings, Fokusgruppen usw.) eingesetzt werden.

3. Welchen Mehrwert hat Graphic Recording für den Auftraggeber?

Graphic Recording erlaubt uns, die Inhalte einer Diskussion aus einer ganz anderen Perspektive zu betrachten. Mit dem zunehmenden Wunsch, Kreativität und Innovation zu fördern, sollte Graphic Recording in viel mehr Situationen eingesetzt werden. Mit der einzigartigen Integration von Formen, Farben und Wörtern werden beide Seiten unseres Gehirns angesprochen. Die meisten Meetings sind eher sachlich und analytisch geplant. Der Einsatz von Graphic Recording bringt eine andere Dimension in den Raum: das Kreative, Intuitive und Künstlerische. Wenn ein Meeting mit einem Graphic Recording begleitet wird, dann ist diese Gehirnhälfte bzw. Denkweise im Raum präsent.
Während einer Konferenz oder einem Meeting betrachten die Teilnehmer das Entstehen des Bildes. Diese Betrachtung fördert ein neues Denken, das die Entwicklung neuer Verbindungen und Ideen im Zuschauer ermöglicht.

4. Wie wird das Ergebnis zur Konferenz kommuniziert? Wird das Ganze eventuell durch einen Moderator erläutert?

Wie ein Graphic Recording genutzt wird, um die Ergebnisse einer Konferenz zu vermitteln, ist sehr unterschiedlich. Manchmal wird das Graphic Recording als visuelle Unterstützung für eine Zusammenfassung einer Podiumsdiskussion oder einer Konferenz genutzt. Die Zeichnungen sind in den Konferenzhallen aufgehängt, um den Teilnehmern die Chance zu geben, sich diese näher anzuschauen. Öfters werden Fotos gemacht und an alle Teilnehmer der Konferenz geschickt. Ein Kunde hat ein Mauspad von meiner Zeichnung als Erinnerungsstück machen lassen! Letztendlich ist die Art und Weise, wie eine Graphic-Recording-Zeichnung genutzt wird vom Bedarf der Kommunikation bestimmt. Es gibt viele Wege, diese visuellen Zusammenfassungen nach der Veranstaltung als zusätzliches Kommunikationsformat zu nutzen.

5. Was passiert mit den Graphic Records nach der Veranstaltung? Werden diese publiziert, auf welche Art?

Die originale Zeichnung gehört dem Veranstalter. Manchmal sind die Zeichnungen gerahmt und in Organisationen oder Unternehmen an der Wand aufgehängt. Ich nehme digitale Fotos von allen meinen Graphic Recordings für mein virtuelles Portfolio auf. Diese hoch aufgelösten Aufnahmen ermöglichen, dass die Zeichnungen per PDF verschickt oder in Publikationen – Artikeln, Newslettern, Webseiten, Blogs – oder z. B. als Mauspad, Screensaver, Banner usw. reproduziert werden können.

6. Gibt es auch digitale Ansätze für Graphic Recording, beispielsweise mit Tablets. Wie stehen Sie dazu?

Ich bin ein großer Befürworter für das „live“ Graphic Recording, wo das Bild vor den Augen der Teilnehmer einer Konferenz entsteht. Ich glaube, dass ein solcher Prozess eine besondere Anziehungs- und Inspirationskraft hat. Es gibt viele Kollegen, die Tablets und andere digitale Medien für Graphic Recording nutzen. Es ist nur eine andere technische Methode, die Ideen festzuhalten. Mit Hilfe von Videokameras können solche entstehenden Bilder auf Großleinwänden oder Flatscreens projiziert werden.

Ich finde, das wahre Potential von digitalen Medien liegt in der Förderung des visuellen Denkens aller Teilnehmer einer Veranstaltung. Letztendlich können alle Teilnehmer einer Veranstaltung Graphic recording nutzen, um das Besprochene zu visualisieren und für sich selbst zu strukturieren, ob man dafür ein Tablet oder ein Blatt Papier nutzt, ist jedem selbst überlassen.

7. Wie sind Sie dazu gekommen?

Ich bin bei einer Konferenz der Gründer des World Cafés in Kalifornien gewesen. Es gab eine Dame – Susan Kelly – die im Raum zeichnete. Niemand hat ihre Rolle bei der Konferenz vorgestellt. Ich betrachtete Susans Arbeit mit großer Faszination. Das ist immer die erste Reaktion auf die erste Begegnung mit Graphic Recording! In der Pause ging ich zu Susan und fragte sie, was sie da machte. Ihre Antwort war: mein erster Graphic Recording Workshop mit einer der besten Graphic Recorders der Welt!

Monate später bin ich nach Kalifornien zurückgeflogen. Ich absolvierte einen Meisterkurs bei Susan. Seitdem genieße ich jede Gelegenheit, Graphic Recording allein – oder mit anderen – zu praktizieren. Es ist einfach eine tolle Arbeit, die viel Spaß macht!

Wir danken Pat Munro ganz herzlich für die ausführliche Beantwortung unserer Fragen zum Thema Graphic Recording. Ihr Know-How als Moderatorin und Simultanzeichnerin (Graphic Recorder) für Planungstreffen, Vorträge und Konferenzen ist europaweit nachgefragt. Pat Munro ist Mitbegründerin von WORLD CAFÉ EUROPE e.V. (www.worldcafe-europe.net) und Koautorin des Buches „Wegweiser Evaluation“ (oekom Verlag).Das visuelle Portfolio von Pat Munro finden Sie hier: http://www.flickr.com/photos/36938917@N02/

1. Wichtige Daten (Deadlines) gut sichtbar darstellen

Wann endet die Registrierung? Bis wann können noch Early-Bird-Tickets gebucht werden? Vergessen Sie nicht, wichtige Deadlines bereitzustellen. Halten Sie die Übersicht aktuell, wenn sich Termine verschieben. Positionieren Sie die wichtigsten Termine gut sichtbar auf der Startseite Ihrer Konferenz-Website.

2. Präsentieren Sie Ihre Konferenz mit einem Video

In einem Präsentationsvideo haben Sie in ein paar Minuten viele Möglichkeiten, Interessierten Ihre Konferenz schmackhaft zu machen. Präsentieren Sie das Thema, die Organisatoren, den Konferenzort. Nutzen Sie die Macht der Bilder, um gedankliche und räumliche Distanz zu überwinden und bauen Sie Nähe und eine Identifikation mit der Veranstaltung auf. Hier eine Auswahl:

IGC 2012:

ICWRER 2013:

3. Social Media

Wenn Social Media in Ihrem Konzept eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie zumindest auf die genutzten Profilseiten (z. B. Facebook, Google+, Twitter) verweisen. Integrieren Sie die Neuigkeiten auch in Ihre Konferenz-Website.

4. Sponsoren und Partner

Halten Sie auf der Website Platz für die Präsentation Ihrer Sponsoren und Partner bereit, diese werden dies natürlich zu schätzen wissen. Verlinken Sie auch die Websites.

5. Bieten Sie alle wichtigen Registrierungs- und Einreichungsprozesse auf Ihrer Konferenz-Website an

Ob Teilnehmer-Anmeldung, Abstract-Submission oder Reviewing, all diese Vorgänge sollten online, integriert in Ihrer Konferenz-Website stattfinden. Das ist für den Teilnehmer komfortabel und stimmig und spart Ihnen als Veranstalter erheblich Aufwand bei der Verwaltung eingegangener Anmeldungen oder Abstracts. Eine Konferenz-Management-Software wie Converia bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Anmeldeprozesse und die Konferenzwebsite komfortabel aus einem Guss zu erstellen.

Registrierung und Teilnahme

6. Konferenzort vorstellen (Fotos, Konferenzräume, technische Ausstattung)

Stellen Sie den Konferenzort vor. Ihre Teilnehmer werden sich ein Bild davon machen wollen, wohin sie sich demnächst auf Reise begeben. Beschreiben Sie die Lage des Konferenzortes – liegt er im Zentrum oder eher am Rand, und wie ist er erreichbar (per ÖPNV, Bahn, Auto, Flugzeug). Teilnehmer werden auch sehr daran interessiert sein, wie Sie von der Konferenz zu ihren Übernachtungsmöglichkeiten kommen. Weisen Sie auf Barrierefreiheit und andere verschiedene technische Gegebenheiten hin, z. B. die Verfügbarkeit von WLAN.

Rhein-Mosel-Halle, Koblenz.

7. Information für internationale Konferenzteilnehmer

Internationale Teilnehmer werden verschiedene Informationen benötigen, bevor Sie an Ihrer Konferenz teilnehmen können:

• Flughäfen und deren Erreichbarkeit
• Visaregularien und Voraussetzungen für Einladungsschreiben
• Infos vom Auswärtigen Amt
• Infos zu Klima und Witterung während des Konferenz-Zeitraums

Vergessen Sie auch nicht, auf kulturelle und gesellschaftliche Eigenheiten des Konferenzortes hinzuweisen, z. B. örtliche Gepflogenheiten, Taxipreise, Regeln für Trinkgelder, Art und Verbreitung von Restaurants, Währung, Akzeptanz von Kreditkarten und ÖPNV. Wenn Sie diese Informationen nicht bereitstellen können, verweisen Sie auf Websites entsprechender Anbieter, z. B. TripAdvisor, yelp, LonelyPlanet oder für französischsprachige Teilnehmer Guide Michelin.

 8. Übernachtung

Der Großteil Ihrer Besucher wird von außerhalb kommen. Bieten Sie daher unbedingt eine Liste von Hotels und deren Kosten an. Vorteilhaft sind natürlich Sonderkonditionen für Konferenzteilnehmer. In touristisch interessanten Orten sollten Sie darauf hinweisen, dass die Hotelbuchung rechtzeitig vorgenommen werden sollte. Optional können Sie auch Google Maps einbinden und neben der Markierung des Konferenzortes die Übernachtungsmöglichkeiten hervorheben. So können Nutzer direkt eine Routenplanung über Ihre Konferenz-Website vornehmen.

Mit Google Maps können Sie Veranstaltungsort und Hotels markieren.

9. Registrierung erläutern

Die Registrierung zu einer Konferenz kann aufwändig sein. Erläutern Sie daher, was den Nutzer erwartet und bieten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an.

• verfügbare Zahlungsarten
• Preise
• angebotene Mitglieds-/Studenten-/usw. Ermäßigungen
• Zeiträume von Rabattphasen (z. B. Early Bird)

10. Rückblicke und Impressionen vergangener Konferenzen

Erzählen Sie den Neugierigen, wie Ihre bisherigen Konferenzen verliefen. Berichten Sie, wie es war, was es zu erleben gab. Und zeigen Sie es! Ein Video von der Konferenz selbst wäre natürlich ein Punkt auf dem i. Tipp: Speichern Sie Ihre Fotos in einem Social-Photo-Dienst wie Flickr oder Picasa. So können auch Ihre Teilnehmer eigene Fotos beisteuern.

Flickr-Galerie

Ihr wissenschaftliches Programm

11. Richtlinien für Abstracts und Manuskripte

Setzen Sie Regeln und Richtlinien für eingereichte Beiträge auf und teilen Sie diese mit. Das erspart den Einsendern und Ihnen Arbeit und Ärger. Bieten Sie optimalerweise entsprechende Beispiel- und Vorlagendokumente zum Download an. Außerdem können Sie noch einmal Informationen zum genauen Ablauf des Beitragseinreichungsprozesses anbieten.

12. Konferenzkomitee vorstellen

Ihr Komitee wird aus bekannten Persönlichkeiten aus Ihrem Fachbereich bestehen. Nutzen Sie dies als Marketing-Faktor für Ihre Konferenz und werben Sie mit der Reputation ihrer Organisatoren.

13. Konferenzprogramm als PDF und interaktiver Übersicht auf Ihrer Website

Der interaktive Session-Plan von Converia.

Es lohnt sich, das (fertige) Konferenzprogramm sowohl als PDF-Datei als auch in einem interaktiven Planer auf Ihrer Konferenz-Website anzubieten. Converia bietet eine Komponente, mit der Sie sehr einfach einen interaktiven Session-Plan erstellen können. Viele Ihrer Konferenzteilnehmer werden sich diesen ausdrucken und die bevorzugten Sessions markieren und Notizen vermerken. Außerdem bietet sich das PDF auch prima für Smartphones oder Tablets an.  Mit der speziell für Ihre Konferenz angepassten mobilen Converia Teilnehmer-App können Sie alle wichtigen Informationen anbieten und die Teilnehmer vor Ort jederzeit über Änderungen des Tagungsprogramms informieren.

Die Converia-App für Ihre Teilnehmer vor Ort.

Unser Schlusstipp

14. Frequently Asked Questions?

Nehmen Sie nie an, Ihre Konferenz-Website sei fertig! Bis Ihre Konferenz tatsächlich stattfindet werden Sie zahlreiche, oft ähnliche Fragen erreichen. Arbeiten Sie Antworten auf sinnvolle, häufig gestellte Fragen an einer passenden Stelle auf Ihrer Website ein. Dabei ist es weniger zu empfehlen, alles in einem Bereich (etwa „Häufig gestellte Fragen“ oder „FAQ“) abzulegen. Dies ist zwar für Sie als Veranstalter der einfachste Weg, erschwert es dem Teilnehmer aber, alle wichtigen Informationen zu einem speziellen Thema auf einen Blick zu erhalten. Arbeiten Sie also am besten alle Antworten zu häufig gestellten Fragen immer gleich im thematisch passenden Bereich Ihrer Website ein.

• Grundüberlegungen zu Ihrem Call for Papers
• Welche Informationen sollte ein Call for Papers enthalten?
• Wie veröffentlichen Sie Ihren Call for Papers?
• Welche Anforderungen an Ihr Call for Papers sollten Sie definieren und kommunizieren?

Die Checklisten können Sie als Teil unserer kontinuierlich wachsenden Materialsammlung zur Konferenzplanung herunterladen.

Der Link zum Download wird an die unten eingegebene E-Mail-Adresse versendet.

Breakout Session

Kleine Teilnehmergruppen diskutieren relativ kurze Vorträge oder Workshops zu einem bestimmten Aspekt des Konferenzthemas. Da Interaktion motiviert, werden immer häufiger, auch in klassischen Konferenzmodellen, Zeitfenster für mehrere parallel stattfindende Breakout Sessions vorgehalten.

Bar Camp

Im Gegensatz zur Breakout Session, welche auch im Rahmen einer herkömmlich durchgeführten Konferenz eingebunden sein kann, verfolgt das Bar Camp einen wirklich revolutionären Ansatz und nennt sich selber gern „Unkonferenz“.

Das Bar Camp fand ursprünglich Anwendung in der IT-Welt. Hier traf man sich über ein Wochenende, übernachtete in Zelten (Camp > Camping), diskutierte verschiedene Fragen und schloss das Wochenende mit konkreten Ergebnissen ab.

Open Space

Alle in diesem Artikel vorgestellten alternativen Konferenzmodelle sind eine Form der  Großgruppenmoderation. Da jede Konferenzform, egal wie alternativ, einer gewissen Organisation bedarf, möchten wir von dem recht locker organisierten Bar Camp weitergehen zu Open Space und Ihnen anhand dieses Konferenzmodels aufzeigen, wie sich ein solch neuer Ansatz einer Konferenz in der Praxis umsetzen lässt.

Am Anfang sitzen alle in einem Kreis, bei mehr als 50 Teilnehmenden in konzentrischen Kreisen. Nach einer knappen Einführung in die Grundsätze, können diejenigen, die ein Anliegen schildern wollen, in die Mitte des Kreises gehen. Diese Themen werden an der sogenannten Dokuwand – eine Art Pinnwand – veröffentlicht, die Teilnehmer tragen sich nun bei den Themen ein, bei denen sie mitwirken möchten.

Ist die sogenannte Marktphase vorbei, beginnen die Gruppen, sich selbstorganisiert mit ihren Anliegen zu beschäftigen. Sie teilen sich ihre Zeit und Pausen selbst ein. Jede Gruppe fasst tageweise ihre Ergebnisse, Ideen und Beschlüsse zusammen und veröffentlicht diese für alle Teilnehmer an der Dokuwand.

Zum Schluss bekommen die Teilnehmer eine komplette Dokumentation der Ergebnisse aller Gruppen und entwickeln abschließend gemeinsam entsprechende Handlungsschritte.

World Cafe

An dieser Stelle möchten wir Patricia Munro, Executive Board Member des World Cafés Europe (www.worldcafe.eu), zitieren: „Das Herzstück des World Café-Dialogprozesses bilden inspirierende Fragen, vorbehaltloses Zuhören und intensive Gespräche. Im Verlauf aufeinander folgender Gesprächsrunden werden mehrmals die Sitzplätze getauscht, so dass sich die Zusammensetzung der Tische immer wieder verändert und Ideen und Sichtweisen weitergetragen werden. Auf diese Weise erlangt das Verständnis der Gruppe neue Dimensionen und für jeden Teilnehmer tun sich neue Blickwinkel auf. Aus dieser Bewegung von Menschen und Ideen entsteht eine kollektive Kreativität, eine Art gemeinsames Kraftfeld. Neue Möglichkeiten werden sondiert, innovative Ansätze tauchen auf, Ideen werden geboren. Dies erzeugt und fördert die intrinsische Motivation, neue Gedanken in die Tat umzusetzen.“

Hier können Sie ein World Café in Aktion erleben (Dauer ca. 1 Minute):
World Café auf YouTube

Fish Bowl

Bei einer Fishbowl werden ein innerer und ein äußerer Stuhlkreis aufgebaut. Wenn sich ein Teilnehmer aus dem Außenkreis (Zuhörerschaft) an der Diskussion beteiligen will, dann muss er/sie sich entweder auf einen freien Stuhl im Innenkreis (Diskutanten) setzen oder stellt sich hinter einen Stuhl. Diese Person auf dem Stuhl darf ihren Gedanken noch zu Ende formulieren und muss anschließend den Kreis verlassen. Die andere Person nimmt dann diesen Platz ein. Dadurch ergibt sich eine Selbstregulation hinsichtlich gewisser „Vielredner“ oder „Wichtigtuer“.

Fazit

Die beschriebenen Konferenzmodelle finden erst nach und nach Zugang in die Welt der wissenschaftlichen Konferenzen, doch werden Sie immer mehr für die Lösungssuche firmeninterner Prozesse genutzt. Die Vorteile der oben beschriebenen Methoden liegen klar auf der Hand:

• das gemeinsame Gespräch wird gefördert
• alle Teilnehmer handeln selbstverantwortlich
• Handlungspläne werden erarbeitet und verabredet. Im besten Falle kommt ein Gefühl der Selbstverantwortung und des „Anpackens“ in Gang, welches sich auf den kompletten Arbeitsalltag auswirkt.

Unser Dank gilt:

www.worldcafe.eu
Für Erläuterungen zum World Café sowie das Bild für diesen Beitrag.

www.boscop.org
Hier findet man brillante Erklärungen sowie etliche Beispiele & Vorlagen.

• Nachbuchungen: Teilnehmer können ab sofort selbst ihre bestehende Buchung erweitern.
• Französisch: Das gesamte Frontend ist ab sofort in französischer Sprache verfügbar.
• Nachweispflichtige Teilnehmergruppen: Verfolgen Sie nachgereichte Studenten- oder Mitgliedsnachweise ab sofort auch ganz einfach in Converia.
• Im- und Export-Schnittstellen: Vereinfachen die Einrichtung von Veranstaltungen und erleichtern das Archivieren und Weiterverarbeiten der mit Converia verwalteten Informationen.

Was Converia 1.2 sonst noch an neuen Features bereit hält, zeigen wir Ihnen gerne persönlich. Schreiben Sie dafür einfach eine E-Mail an info@converia.de.

Die Vorlagendatei stellen wir Ihnen als Teil unserer kontinuierlich wachsenden Materialsammlung zur Konferenzvorbereitung im .zip-Format zur Verfügung. Den Download-Link senden wir Ihnen unmittelbar an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Weitere wertvolle Hinweise zur Zeitplanung finden Sie auch in unserem Artikel zur Deadline-Planung.

Das Organisationsteam der Konferenz hat sich im Vorfeld über den Weg der Beitragseinreichung, die  Themenschwerpunkte und die möglichen Formen der späteren Präsentation verständigt.

Die spätere Verfahrensweise zur Auswahl geeigneter Beiträge ist für potenzielle Autoren zu diesem Zeitpunkt bereits von Bedeutung. Sollte zum Beispiel ein mehrstufiger Einreichungsprozess (Abstract- mit anschließender Manuskripteinreichung) vorgesehen sein, so sollten deren Anforderungen, Termine und Zeiträume, im Call for Papers kommuniziert werden.

Der maximale Umfang der Arbeit kann begrenzt und auch die Verwendung von Formatvorlagen kann vorgegeben sein. Gerade bei einer späteren Veröffentlichung der Beiträge in einem Tagungsband oder in der Fachpresse setzen diese Vorgaben den Grundstein für eine einheitliche Veröffentlichung aller Beiträge.

All diese Eckdaten werden im Rahmen des Call for Papers klar definiert und veröffentlicht. Zeitgleich sollten spätestens jetzt die Web-Adresse und ein Ansprechpartner für eventuelle Autorenfragen genannt werden.