Objectives of the meetings:

-       Create an open atmosphere to give constructive feedback for each others actions.

-       People will be aware both what they are good at and their personal development points.

-       Personal development comes goal oriented, and it is supported by the team.

-       Team actively creates cohesive way of working together by getting to know everybody’s personalities and development points and taking them into account in every day life.

1. Preparations

• Agree about the meeting, reserve enough time for it and make sure that everybody comes with right expectations: to give and get feedback.
• Make sure that there’s no disturbance during the meeting: it easily breaks the atmosphere.

2. Introduction

• Start with informal discussion by asking how people are doing, what has happened lately etc.
• Explain the purpose and flow of the meeting.

3. Written feedback

• Everybody writes feedback for themselves + for everybody else in the meeting

i.      2 points of positive feedback
ii.      1-3 points of constructive feedback

4. Giving and receiving

• Someone starts giving feedback to himself/herself
• Others give feedback to the person on their turn

i.      The person who feedback is given, can ask clarifying questions but he/she should be encouraged not to start explaining or defending him/herself

• Handle one person at a time and give everybody the opportunity to get and give feedback in turn

5. Short feelings round

• Ask if anyone still has something to ask about the feedback they were given or if there were something they didn’t understand
• It’s important that everything is clear for everybody so that discussions are not continued after the meeting

6. How to improve

• Everybody thinks 1-3 points for what they want to improve in their actions in the future. Participants also mention 1 positive attribute they want to keep.
• Share and think together how you can help and support each other in the development.

7. Ending the meeting

• Reserve some time for chitchat, a cup of coffee or something else not feedback related to the end to finish the meeting in nice way.
• Book next meeting

Receiving Feedback

Listen!

Don’t defend yourself but make sure you understand the feedback right and take it as it is!

Accept the emotions!

Learn!

Agree together of future action!

Giving Feedback

Problems often tend to end up in blaming games – whose fault was this and that?

Problems are analyzed, but it really doesn’t help much. Instead of working with problems, turn them into goals! Goals are meant to be reached, and it is far more motivating for people.

This means that in feedback you should talk about goals and objectives instead of problems.

Often it is needed to deliver criticism. When people act in ways that we find harmful, we must be able to tell them about it. Unfortunately, there’s always the risk that feedback won’t be received. However, there are easy principles to make feedback more constructive.

Principles of constructive feedback

Criticism becomes constructive feedback, when your attitude is as follows:

• In essence people try to change their behavior, if they understand what are the effects of their behavior and what they are expected.
• People don’t act wrong because they are like that (e.g. stupid, selfish, lazy, mean…) but because they don’t know how to, understand or remember to act in a better way.
• There’s a huge difference how the feedback is delivered: constructive helps to change; hurtful feedback just makes things worse.
• People are mostly aware what they do poorly or wrong, but they don’t know how do to it right.
• People often find themselves new & better ways to act, if they are just given a chance.

Have you noticed behavior in people that affects the team? Why does he/she act like that? Have thought if he/she is even aware of it him/herself, and that he/she would like to develop him/herself in that issue if just got support?

Many things in our behavior is unconscious, or even if know our behavior we may not be aware of their effects on the surrounding environment. Work is often very intensive, and people in the team get to see each others reactions and actions pretty close during the time working together. This gives us a unique opportunity to see our behavior and its’ effects through team mates eyes, and learn from it!

Still, the opportunity must be taken into active use – the learning from the team experience does not happen by itself. Giving and receiving feedback is something that is not necessarily natural for everybody, but here is a perfect opportunity to practice it. When feedback is given in the right way, it makes people be more aware of their personal strengths and weaknesses and gives them opportunity to develop personally.

This article is created to help you in utilizing this opportunity for our personal development. The post represents principles for constructive feedback and tells what is important in giving and getting feedback. It also contains an outline for the feedback meetings that are good to be held to give the needed space for the feedback.

Wie reagieren Sie wenn Ihnen jemand Ihr Portemonnaie stehlen möchte?
Sie wehren sich und versuchen zu verhindern, dass Ihnen Ihr Geld gestohlen wird. Wie reagieren Sie, wenn Ihnen jemand Ihre Zeit stiehlt? Sei es, indem er Sie bei Meetings regelmäßig mit langatmigen Erläuterungen langweilt, oder sei es, indem er immer wieder Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch ablegt, die er selbst erledigen müsste und mit etwas Nachdenken auch könnte. Vermutlich reagieren Sie dann viel geduldiger, selbst wenn Sie innerlich laut fluchen. Dabei stiehlt Ihnen Ihr Kollege ein viel kostbareres Gut, denn:

Geld können wir vermehren, unsere Lebenszeit können wir jedoch nicht beliebig verlängern.

Entsprechend sorg- und sparsam – jedoch nicht knauserig – sollten Sie mit dem knappen Gut (Lebens-)„Zeit“ umgehen. Nicht nur im Kontakt mit anderen, sondern auch im Umgang mit sich selbst. Denn einer unserer größten Feinde beim effektiven Umgang mit unserer Zeit ist unsere „Aufschieberitis“. Sei es, weil wir die Reaktion unserer Umwelt fürchten oder weil es uns schwer fällt, uns von unseren liebgewonnenen Verhaltensmustern zu verabschieden.

Deshalb mein Tipp für Sie:
Lernen Sie folgenden Satz auswendig, und sagen Sie ihn sich täglich nach dem Aufstehen vor:
Heute beginnt der erste Tag vom Rest meines Lebens.

Oder: Hängen Sie sich diesen Spruch neben Ihren Badezimmerspiegel oder über Ihren Schreibtisch.

Übung: Heute beginnt der Rest meines Lebens

Fällt es Ihnen schwer, Vorsätze umzusetzen? Dann praktizieren Sie folgende Übung: Nehmen Sie einen Zollstock, und brechen Sie ihn bei der Zahl 82 ab. Stellen Sie sich vor, jede Zahl auf dem Zollstock entspricht einem Ihrer Lebensjahre. Legen Sie Ihren Daumen auf die Zahl, die Ihrem jetzigen Alter entspricht. Betrachten Sie dann das Stück links Ihres Daumens. Es zeigt Ihre Vergangenheit an, die nicht mehr zu ändern ist. Betrachten Sie nun das Stück rechts Ihres Daumens. Diese Lebenszeit liegt (statistisch gesehen) noch vor Ihnen. Unendlich ist diese Zeitspanne nicht, auch wenn sie Ihnen im Alltag so erscheint. Es lohnt sich deshalb, jetzt damit zu beginnen, Ihr Leben entsprechend Ihren Wünschen zu gestalten. „Denn heute ist der erste Tag vom Rest Ihres Lebens.“ Es liegt in Ihrer Hand!

Unseren beruflichen und unseren privaten Alltag lassen wir uns oft von „dringlichen“ Aufgaben diktieren.
Dringend müssen wir noch einkaufen!
Dringend müssen wir noch einen Kunden anrufen (weil er so laut schreit) . . .
Dadurch geraten oft die wirklich wichtigen Dinge, die uns im Leben voranbringen oder unsere Lebens-Balance sicherstellen, ins Hintertreffen. Schnell wird dann der Theaterbesuch mit dem Lebenspartner abgesagt, denn es gibt Dringenderes zu tun. Schnell wird dann das Einarbeiten des neuen Mitarbeiters verschoben, denn der Kunde muss heute noch das Angebot haben. Die Folge: Vor lauter dringlichen Dingen haben wir nie Zeit für die wichtigen Dinge. Bis wir eines Tages vor einem Scherbenhaufen stehen.

Deshalb mein Tipp für Sie:
Analysieren Sie bei jeder Aufgabe genau, was ist . . .

• wichtig und dringlich (A-Aufgabe) – Erledigen Sie dies sofort.
• wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgabe) – Definieren Sie, wann dies wer erledigt.
• dringend, aber nicht wichtig (C-Aufgabe) – Delegieren Sie diese Aufgabe, sofern möglich.
• nicht dringend und nicht wichtig – Diese Aufgabe sollte in den „Papierkorb“.

Noch ein Zusatz-Tipp:
Die wirklich wichtigen Dinge sind meist nie dringend, doch irgendwann ist es für ihre Erledigung zu spät. Es ist nie dringend, dass Sie mit Ihrem Sohn oder Ihrer Tochter spielen oder sich Zeit für Ihren Lebenspartner/Ihre Freunde nehmen. Doch irgendwann ist Ihr Kind erwachsen bzw. Ihr Lebenspartner/Ihr Freund sucht das Weite, weil sie sich entfremdet haben. Es ist nie dringend, dass Sie sich weiterbilden, doch irgendwann sind Sie nicht mehr up-to-date und finden eine Kündigung im Briefkasten.

siehe auch: Eisenhower-Prinzip

Eine Geschichte: Ein Mann begegnet einem Waldarbeiter, der mit einer stumpfen Säge einen Ast klein sägen möchte. Schwitzend und fluchend arbeitet dieser vor sich hin, ohne seinem Ziel wesentlich näher zu kommen. „Wäre es nicht sinnvoller, wenn Sie zuerst die Säge schärfen?“, fragt daraufhin der Spaziergänger. „Dafür habe ich keine Zeit“, antwortet der Waldarbeiter.

Ähnlich verhalten wir uns oft in unserem Leben. Wir arbeiten wild vor uns hin, ohne uns vorab zu überlegen, was uns wirklich vorwärts bringt. Viel sinnvoller wäre es, vorab zu überlegen:
Was bringt uns wirklich weiter?
Wo müssen wir anpacken, dass sich 80 Prozent unserer Probleme lösen?

Ein ähnliches Verhalten zeigen wir oft bei unserem Erfolgsstreben. Krampfhaft versuchen wir unsere Schwächen zu bekämpfen, statt unsere Stärken zu ermitteln und diese gezielt auszubauen. Dies wäre sinnvoller und effektiver, denn:

Sie werden lediglich durchschnittlich, wenn Sie Ihre Stärken zugunsten Ihrer Schwächen vernachlässigen.
Sie werden unweigerlich demotiviert, wenn Sie sich stets mit Ihren Schwächen beschäftigen.

Deshalb mein Tipp:
Versuchen Sie mit Ihren Schwächen – soweit möglich – zu leben, und bauen Sie statt dessen Ihre Stärken aus. Dann werden Sie nicht nur selbstbewusster und zufriedener, sondern kommen auch Ihrem Ziel schneller nahe.

Die einzelnen Lebensphasen stellen unterschiedliche Anforderungen an uns. So verschiebt sich beim Berufseinstieg unsere Lebensbalance automatisch in Richtung der Dimension „Arbeit/Leistung“. Ebenso verlagert sich unser Lebensschwerpunkt, wenn sich zum Beispiel Nachwuchs einstellt, automatisch in Richtung „Familie/Soziales“. Dies ist normal und sinnvoll – solange keine Lebensdimension dauerhaft überbetont wird. Diese Gefahr besteht stets. Schnell verstricken wir uns nämlich in scheinbare Sachzwänge, wenn wir keine Prioritäten setzen. Dann stapeln sich bald „Lebenshüte“ auf unserem Kopf, für die wir uns nie bewusst entschieden haben. Unter anderem, weil es vielen von uns schwer fällt, „Nein!“ zu sagen.

Deshalb mein Tipp für Sie:

Planen Sie pro-aktiv. Das heißt: Vereinbaren Sie regelmäßig Termine mit sich selbst, bei denen Sie sich fragen:

• Was will ich wirklich?
• Was sind meine beruflichen, privaten und persönlichen Ziele?

Übung: Meine beruflichen und persönlichen Schlüsselaufgaben

Stellen Sie sich die Frage:

• Was will und muss ich in der nächsten Zeit beruflich wie privat tun, um erfolgreich zu sein?
• Was ist aus heutiger Sicht die wichtigste Aufgabe?
• Was würde mir am schnellsten helfen, meinem Leitbild näher zu kommen?
• Worauf will ich mich in den nächsten 18 bis 36 Monaten konzentrieren?

Wer bedauert auf dem Sterbebett, dass er nicht mehr Zeit im Büro verbrachte?
Vermutlich niemand.

Trotzdem gestalten viele Personen ihr Leben so, als sei die Arbeit der einzige Lebenszweck. Die Folge: Irgendwann stellt sich Ihnen die Sinnfrage. Spätestens dann, wenn Sie zum Beispiel mit einem Herzinfarkt zusammenbrechen oder erschreckt registrieren: Nicht nur mein Lebenspartner hat mich verlassen; auch meine Freunde kann ich an weniger als einem Finger abzählen. Dann fallen Sie in ein tiefes Loch.

Mit diesem Phänomen kämpfen immer mehr Männer und Frauen. Nicht zufällig ziert der Begriff „Burn-out“ jedes Wirtschaftsmagazin und träumt manch Manager vom „Berufsausstieg mit 50“. Doch ist die Berufsarbeit so schlimm, dass man sie mit 50 ein für allemal beenden muss? Sie kann es sein, wenn die vier Lebensbereiche „Leistung/Beruf“, „Familie/Kontakte“, „Gesundheit“ und „Sinn“ nicht in einer gesunden Balance stehen. Diese vier Lebensbereiche stehen in einer wechselseitigen Abhängigkeit. Wenn wir für eine längere Zeitspanne den Bereich „Leistung/Beruf“ überbetonen, vernachlässigen wir automatisch die Bereiche „Gesundheit“ und „Familie/Kontakte“. Hierdurch sinkt auf Dauer auch unsere Leistungskraft. Sie sinkt auch, wenn wir auf Dauer ohne klare Wertvorstellungen vor uns
hin arbeiten.
Deshalb gilt:

Der Schlüssel zum langfristigen Erfolg und zu mehr Lebensglück liegt in der Balance zwischen den vier Lebensbereichen „Leistung/Beruf“, „Familie/Kontakte“, „Gesundheit“ und „Sinn“.

Mein Tipp für Sie:
Finden Sie für sich Ihre persönliche Wohlfühl-Balance.

Übung: Persönliche Lebens-Balance
Nehmen wir einmal an, die Summe aller vier Lebensbereiche betrage 100 Prozent. Versetzen Sie sich jetzt gedanklich in Ihre derzeitige Lebenssituation, d.h., betrachten Sie nicht die Wunsch-, sondern die tatsächliche Ist-Situation:

Wie viel Prozent Ihrer aktiven Zeit (= „Wachzeit“, d.h. etwa ein Drittel
„Schlafzeit“ bleibt unberücksichtigt), Ihrer Energie und Priorität widmen
Sie dem Bereich Arbeit und Leistung?

• Wie viel Prozent investieren Sie in den Bereich Körper und Gesundheit?

• Wie viel Prozent widmen Sie dem Bereich Kontakte und private Beziehungen?

• Zu wie viel Prozent beschäftigen Sie sich mit dem Bereich Sinn- und Zukunftsfragen?

Teilen Sie die 100 Prozent möglichst spontan und schnell auf die vier Lebensbereiche auf. Je länger Sie tüfteln und überlegen, desto unwirklicher wird das Ergebnis!

In ihrem Berufs- und Privatleben haben Sie zahlreiche Rollen, in denen Sie Verantwortung tragen. So sind Sie in Ihrem Beruf zum Beispiel Verkaufsleiter, Führungskraft, strategischer Vordenker, Mitarbeiter, Kollege, Ratgeber, Projektleiter, Referent und Verbandsfunktionär. Und in Ihrem Privatleben? Dort sind Sie beispielsweise zugleich Ehemann/-frau, Vater/Mutter, Sohn/Tochter, Freund/Freundin, Vereins-/Kirchenmitglied, Hobby-Koch, Vermieter und Nachbar. All diese Rollen, die ich als „Lebenshüte“ bezeichne, stellen Anforderungen an Sie. Daraus resultieren unsere wirklichen Zeitprobleme:
Wir tragen meist zu viele Hüte auf dem Kopf bzw. haben zu viele Rollen.

Deshalb mein Tipp für Sie:

Reduzieren Sie die Zahl der “Lebenshüte”, die Sie tragen.

Dies ist recht einfach. Viele Lebenshüte lassen wir uns im Laufe des Lebens nämlich einfach überstülpen. Wir haben uns für sie – anders als zum Beispiel für unsere Rolle als Vater/Mutter oder Ehe-/Lebenspartner – nicht bewusst entschieden. Diese übergestülpten Rollen müssen wir abstreifen, wenn wir wieder mehr Zeit für uns gewinnen und unsere Leistung in einem Bereich verbessern möchten, denn:

Wer nach oben will, muss Ballast abstreifen.

Übung: Meine Lebenshüte, meine Lebensrollen

Denken Sie über alle Hüte, die Sie mit sich herumtragen, und die Schlüsselrollen in ihrem Leben nach. Überlegen Sie dabei:

• Wer ist von mir abhängig?
• Von wem bin ich abhängig?

Schreiben Sie diese Lebenrollen auf. Bewerten Sie Ihre Hüte und Rollen mit „Smileys“.
Sind die Hüte für Sie eher mit angenehmen Gefühlen oder mit unangenehmen Gefühlen verbunden? Setzen Sie sich insbesondere mit den unangenehmen Rollen auseinander, und fragen Sie sich, ob Sie sich weiter mit diesen Hüten belasten sollten.
Falls erforderlich, reduzieren Sie jetzt Ihre Lebenshüte auf maximal sieben. Im Zweifelsfall fragen Sie sich:

• Will ich diese Rolle, diesen Lebenshut überhaupt wirklich?
• Was würde passieren, wenn ich darauf verzichten und ganz einfach loslassen würde?

Bei Bedarf können Sie auch mehrere Rollen zusammenfassen, zum Beispiel zusätzliche familiäre Verpflichtungen als Sohn oder Tochter, Enkel, Cousin, Onkel, Tante zu einer Rolle „Verwandtschaft“.

Visualisieren Sie sich jetzt ihre Rollen auf einem Blatt Papier. Schreiben Sie ihren Namen in die Mitte des Blattes und ihre gewählten Rollen außen darum. Das ist wer Sie in den unterschiedlichen Lebenssituationen zu sein bereit sind.