Tính toán chi phí mỗi khách hàng tiềm năng (CPL) là bước đầu tiên để kiểm soát chi tiêu tiếp thị và duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường. Bằng cách đo lường số tiền bạn bỏ ra để thu hút sự quan tâm của một khách hàng tiềm năng, bạn có thể đưa ra những lựa chọn thông minh hơn về việc đầu tư tiền vào đâu. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ chiến lược về CPL, từ đó xây dựng một hệ thống bán hàng hiệu quả hơn.

Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL): Hãy cùng định nghĩa nó

Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL), đôi khi còn được gọi là chi phí trên mỗi lần thu hút khách hàng (CPA), thể hiện tổng số tiền bạn chi ra để có được một khách hàng tiềm năng đã thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Đối với một công ty khởi nghiệp, mỗi đô la đều quan trọng, vì vậy việc biết chính xác cần bao nhiêu tiền để thuyết phục ai đó điền vào biểu mẫu hoặc đăng ký nhận bản tin là rất quan trọng cho kế hoạch dài hạn.

Khi theo dõi CPL (Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng) như một trong những chỉ số hiệu suất chính (KPI), bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về những chiến dịch nào đang hiệu quả và những chiến dịch nào đang tiêu tốn ngân sách tiếp thị. Điều quan trọng không chỉ là số lượng khách hàng truy cập, mà còn là chi phí bạn phải trả cho mỗi khách hàng đó. Sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp bạn sắp xếp các số liệu này một cách có hệ thống để theo dõi toàn bộ hành trình từ lần nhấp chuột đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch.

Không nên nhầm lẫn với:

• chi phí thu hút khách hàng (CAC)
• chi phí mỗi lần nhấp chuột (CPC)
• chi phí trên mỗi hành động (CPA)
• chi phí trên mỗi lượt hiển thị (CPM)

Cách tính CPL của bạn

Chúng ta hãy cùng xem xét các phép tính. 

Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL) = Tổng chi phí tiếp thị ÷ Số lượng khách hàng tiềm năng thu được

Việc tính toán tổng chi phí tiếp thị của bạn bắt đầu bằng việc xem xét chi phí quảng cáo trả phí, chi phí truyền thông xã hội và bất kỳ phần mềm đăng ký nào được sử dụng để tiếp cận khách hàng. Đối với một công ty đang phát triển, những chi phí này có thể bao gồm mọi thứ từ quảng cáo trên công cụ tìm kiếm đến thời gian mà nhóm của bạn dành để tạo nội dung. Bằng cách cộng tổng các con số này, bạn có thể thấy được cái giá của những nỗ lực tăng trưởng của mình.

Sau khi có tổng chi phí, bạn chia con số đó cho số người đã chia sẻ thông tin liên hệ với bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một tiêu chuẩn để so sánh với dữ liệu lịch sử hoặc tiêu chuẩn ngành. Hầu hết các doanh nghiệp nhận thấy chi phí của họ biến động theo mùa hoặc nền tảng cụ thể mà họ đang sử dụng cho quảng cáo.

Việc phân tích chi tiết theo từng kênh sẽ giúp bạn thấy rõ ngân sách của mình được sử dụng hiệu quả nhất ở đâu. Bạn có thể nhận thấy rằng tiếp thị qua email có chi phí thấp hơn nhiều so với quảng cáo trả phí trên mạng xã hội, cho phép bạn chuyển hướng chiến lược sang những kênh sinh lời hơn. Theo dõi những chi tiết này trong hệ thống CRM đảm bảo rằng bạn không chỉ phỏng đoán về hiệu quả hoạt động mà đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Vì sao chất lượng khách hàng tiềm năng quan trọng hơn số lượng

Giá thấp là một lựa chọn tuyệt vời, nhưng nếu những khách hàng tiềm năng đó không bao giờ mua gì, thì khoản đầu tư của bạn vẫn bị mất. Tốt hơn hết là trả nhiều hơn một chút cho người sẵn sàng mua hàng, thay vì trả rất ít cho người sẽ không bao giờ trở thành khách hàng. Việc tiếp cận khách hàng chất lượng cao tập trung vào việc tiếp cận đúng đối tượng chứ không chỉ đơn thuần là tiếp cận càng nhiều người càng tốt.

• Tỷ lệ chốt đơn cao hơn: Một số lượng nhỏ khách hàng tiềm năng chất lượng cao, phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn, có khả năng chuyển đổi thành khách hàng trả tiền cao hơn nhiều so với một lượng lớn khách hàng tiềm năng không đủ điều kiện. Điều này có nghĩa là ít thời gian bán hàng bị lãng phí hơn.
• Tối đa hóa lợi tức đầu tư với ngân sách hạn chế: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách tiếp thị hạn chế. Tập trung vào chất lượng đảm bảo mỗi đô la chi ra đều tiếp cận được khách hàng tiềm năng thực sự có nhu cầu và ý định mua hàng, tối đa hóa lợi tức đầu tư (ROI).
• Giảm chi phí chu kỳ bán hàng: Nhân viên bán hàng dành ít thời gian hơn cho việc chăm sóc, giáo dục và sàng lọc khách hàng tiềm năng không phù hợp. Khách hàng tiềm năng chất lượng cao sẽ gần như sẵn sàng mua hàng hơn, dẫn đến chu kỳ bán hàng nhanh hơn, hiệu quả hơn và do đó ít tốn kém hơn.
• Phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn: Khối lượng công việc lớn đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn (thời gian, nhân viên, dung lượng hệ thống CRM) để quản lý. Việc tập trung vào chất lượng cho phép các nhóm nhỏ dồn năng lượng vào những cơ hội triển vọng nhất, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và nâng cao năng suất.
• Tăng giá trị vòng đời khách hàng (CLV): Khách hàng tiềm năng phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có nhiều khả năng trở thành khách hàng trung thành, hài lòng lâu dài, từ đó tăng CLV tổng thể và góp phần vào sự tăng trưởng ổn định, bền vững.

Các chiến lược để tối ưu hóa ngân sách tiếp cận cộng đồng của bạn

Giảm chi phí đòi hỏi sự kết hợp giữa nội dung sáng tạo và nhắm mục tiêu thông minh. Bạn có thể giảm chi tiêu bằng cách tinh chỉnh phân khúc đối tượng để quảng cáo của bạn chỉ hiển thị cho những người thực sự cần sản phẩm/dịch vụ bạn đang bán. Điều này giúp bạn tránh phải trả tiền cho những lượt nhấp chuột từ những người chỉ đang xem lướt qua hoặc không phù hợp với hồ sơ khách hàng của bạn.

Thử nghiệm A/B cho trang đích và nội dung quảng cáo là một cách hiệu quả khác để tối ưu hóa ngân sách của bạn. Bằng cách thử nghiệm các tiêu đề hoặc hình ảnh khác nhau, bạn có thể tìm ra sự kết hợp khuyến khích nhiều người đăng ký nhất. Những thay đổi nhỏ trong tỷ lệ chuyển đổi có thể dẫn đến giảm đáng kể chi phí tổng thể theo thời gian.

Đầu tư vào tiếp cận tự nhiên thông qua các bài đăng blog hữu ích hoặc tương tác cộng đồng cũng giúp cân bằng chi phí quảng cáo trả phí. Khi mọi người tìm thấy doanh nghiệp của bạn thông qua tìm kiếm hoặc giới thiệu, chi phí để thu hút họ thường thấp hơn nhiều so với quảng cáo truyền thống. Kết hợp những nỗ lực tiếp cận tự nhiên này với chiến lược quảng cáo trả phí sẽ tạo ra một hệ sinh thái lành mạnh cho dữ liệu CRM của bạn phát triển.

Kết nối CPL với bộ phận bán hàng và tiếp thị

Đối với nhiều công ty, sự thiếu kết nối giữa những người tìm kiếm khách hàng tiềm năng và những người chốt giao dịch dẫn đến chi phí cao. Nếu bộ phận marketing tập trung vào số lượng và bộ phận bán hàng tập trung vào doanh thu, họ có thể đang làm việc trái ngược nhau. Việc điều chỉnh hai nhóm này theo một mục tiêu chung giúp đảm bảo mọi người đều đang nỗ lực giảm chi phí kinh doanh.

Các cuộc họp định kỳ để xem xét dữ liệu trong hệ thống CRM có thể giúp bạn phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình. Nếu một chiến dịch cụ thể thu hút được rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng không mang lại doanh số bán hàng nào, đã đến lúc bạn cần điều chỉnh chiến lược. 

Việc chia sẻ thông tin chi tiết giữa các bộ phận cũng giúp đội ngũ dịch vụ của bạn chuẩn bị cho các loại câu hỏi mà khách hàng mới có thể đặt ra. Khi mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều được cung cấp thông tin từ cùng một nguồn dữ liệu, bạn có thể mang đến trải nghiệm liền mạch, từ đó xây dựng lòng tin. Lòng tin này dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn, giúp giảm chi phí cho các hoạt động tiếp cận khách hàng.

Ví dụ về KPI chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng

Để quản lý và tối ưu hóa chi tiêu tiếp thị một cách hiệu quả, việc theo dõi CPL trên nhiều kênh và chiến dịch khác nhau là điều quan trọng đối với bất kỳ đội ngũ nào, bất kể quy mô.

Dưới đây là một số ví dụ về CPL (Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng) được sử dụng làm KPI: 

• Theo kênh: CPL (Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng) thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nguồn. Ví dụ, tìm kiếm trả phí thường có CPL cao hơn (khoảng 33 đô la) nhưng tạo ra khách hàng tiềm năng có ý định mua hàng cao, trong khi tiếp thị qua email có CPL rất thấp (7 đô la) từ những người đăng ký hiện có. Nhìn chung, CPL trung bình được dùng làm chuẩn (17 đô la).
• Theo chiến dịch: Các chiến dịch được đo lường dựa trên CPL mục tiêu (ví dụ: 20 đô la). Một chiến dịch như “Ra mắt sản phẩm quý 1” với CPL là 15 đô la được coi là thành công, trong khi “Nhóm quảng cáo tiếp thị lại” với CPL là 25 đô la cho thấy cần xem xét và điều chỉnh.
• So sánh hiệu suất: Việc theo dõi CPL nên so sánh hiệu suất hiện tại với dữ liệu lịch sử và một CPL mục tiêu đã được xác định.

Sử dụng CPL của bạn để dự đoán sự tăng trưởng trong tương lai

Khi đã nắm rõ các chỉ số hiện tại, bạn có thể bắt đầu dự đoán sự tăng trưởng trong tương lai. Nếu biết rằng việc chi tiêu một số tiền nhất định sẽ mang lại một số lượng khách hàng cụ thể, bạn có thể lập kế hoạch tự tin hơn, giúp đảm bảo nguồn vốn hoặc mở rộng sang các thị trường mới.

Báo cáo chi tiết cho phép bạn thấy được xu hướng trong nhiều tháng và nhiều năm, giúp bạn hiểu được giá trị lâu dài của các nỗ lực tiếp thị. Bạn có thể thấy rằng một số khách hàng tiềm năng mất nhiều thời gian để quyết định nhưng cuối cùng lại trở thành những người ủng hộ trung thành nhất của bạn. Theo dõi những mối quan hệ lâu dài này giúp bạn thấy được tác động thực sự của khoản chi tiêu ban đầu.

Tìm ra chi phí mỗi khách hàng tiềm năng phù hợp, với các công cụ thích hợp

Nắm vững chi phí mỗi khách hàng tiềm năng (CPL) không chỉ đơn thuần là vấn đề con số; mà còn là việc hiểu rõ khả năng phát triển của doanh nghiệp bạn. Khi bạn biết cần làm gì để tìm được khách hàng mới, bạn có thể đưa ra những quyết định táo bạo cho tương lai. Bằng cách sử dụng các công cụ phù hợp và tập trung vào chất lượng, bạn có thể xây dựng một mô hình bền vững kéo dài nhiều năm. Hãy tiếp tục thử nghiệm, tiếp tục học hỏi và luôn đặt dữ liệu làm trọng tâm trong mọi hoạt động của bạn.

Với trọng tâm là đặt đúng câu hỏi và chủ động lắng nghe câu trả lời, phương pháp bán hàng SPIN là một khuôn khổ tư vấn giúp bạn xây dựng mối liên kết sâu sắc hơn với khách hàng và cung cấp các giải pháp tốt hơn. 

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu phương pháp bán hàng SPIN và cách sử dụng nó để thúc đẩy các cuộc hội thoại bán hàng thành công hơn cho tổ chức của bạn.

SPIN đang bán gì?

Phương pháp bán hàng SPIN xuất phát từ cuốn sách cùng tên năm 1988 của Neil Rackham. Đó là một cách tiếp cận tư vấn trong bán hàng được xây dựng dựa trên bốn yếu tố chính — tình huống, vấn đề, hệ quả và lợi ích thu được — giúp nhân viên bán hàng hiểu khách hàng sâu sắc hơn và đóng vai trò là cố vấn đáng tin cậy.

Phương pháp SPIN bao gồm việc đặt một chuỗi các câu hỏi có mục đích và mở để giúp bạn hiểu rõ hơn tình hình hiện tại của khách hàng và xác định nhu cầu của họ. Sau đó, bạn có thể cung cấp giải pháp phù hợp giúp họ vượt qua trở ngại và đạt được mục tiêu.

Phương thức bán hàng SPIN hoạt động như thế nào?

Phương pháp bán hàng SPIN sử dụng khung câu hỏi bốn giai đoạn dựa trên tâm lý học xã hội và hành vi. Phương pháp này khuyến khích nhân viên bán hàng biến khách hàng tiềm năng thành nhân vật chính bằng cách tránh các chiến thuật bán hàng áp đặt và cách tiếp cận hung hăng có thể khiến người mua bỏ đi.

Bốn giai đoạn của phương pháp bán hàng SPIN là gì?

Hãy cùng xem xét bốn giai đoạn của phương pháp SPIN và mục đích của chúng.

Giai đoạn 1: Tình huống

Mục tiêu của giai đoạn xác định tình huống là thu thập thông tin. Bạn cần hiểu tình trạng hiện tại của khách hàng tiềm năng: cách thức hoạt động của họ, những công cụ họ sử dụng và những yếu tố nào đang ảnh hưởng đến tổ chức và ngành nghề của họ. Sau khi đã có được cái nhìn tổng quan về bối cảnh tổ chức, bạn có thể đi sâu hơn vào các hoạt động hàng ngày của khách hàng tiềm năng. 

Giai đoạn 2: Vấn đề

Giai đoạn xác định vấn đề nhằm mục đích làm rõ những thách thức, khó khăn và sự thất vọng của khách hàng tiềm năng. Sau đó, bạn sử dụng thông tin này để định vị sản phẩm hoặc dịch vụ của mình như một giải pháp. Ví dụ, nếu khách hàng tiềm năng nêu lên những lo ngại về an ninh mạng và tuân thủ quy định, bạn có thể nhấn mạnh những tính năng này như những điểm bán hàng nổi bật của giải pháp điện toán đám mây của mình. Bằng cách đặt những câu hỏi thăm dò, bạn giúp khách hàng tiềm năng nhận ra những vấn đề hiện tại của họ và khám phá ra những vấn đề khác mà họ thậm chí chưa từng nghĩ đến — tất cả đều có thể được giải quyết bằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Giai đoạn 3: Ý nghĩa

Trong giai đoạn nhận định tác động, mục tiêu của bạn là hướng dẫn khách hàng tiềm năng xác định những ảnh hưởng và kết quả của cách thức làm việc hiện tại của họ. Tôi nhận thấy rằng giai đoạn này đôi khi bao gồm cả việc tư vấn và giáo dục. Khách hàng tiềm năng không phải lúc nào cũng hiểu được hiện trạng đang ảnh hưởng đến công ty họ như thế nào. Ví dụ, họ có thể tin rằng cần 200 giờ để giải quyết một vụ rò rỉ dữ liệu, trong khi thực tế thời gian đó ngắn hơn nhiều nếu sử dụng đúng công cụ.

Giai đoạn 4: Nhu cầu – lợi ích

Khi bạn đã thu thập được tất cả thông tin có thể về nhu cầu của khách hàng tiềm năng, bạn có thể cung cấp cho họ một giải pháp — hay nói cách khác là đáp ứng được nhu cầu đó. Tôi thích coi giai đoạn này là thời điểm mà khách hàng tiềm năng tự thuyết phục bản thân mua giải pháp của bạn. Nếu bạn đã cấu trúc cuộc trò chuyện theo cách mà lựa chọn hợp lý và hiển nhiên là mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, bạn đã thành công trong việc loại bỏ khả năng bị phản đối. Ở giai đoạn này, khách hàng tiềm năng sẽ cảm thấy cuộc sống của họ sẽ được cải thiện đáng kể một khi họ bắt đầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Phương pháp bán hàng SPIN mang lại những lợi ích gì?

Những nhân viên bán hàng áp dụng phương pháp bán hàng SPIN có thể nâng cao hiệu quả bán hàng của mình. Bằng cách hiểu rõ những thách thức và nhu cầu của khách hàng ngay từ giai đoạn đầu của quy trình bán hàng, người bán hàng có thể sàng lọc khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn và tập trung vào những khách hàng tiềm năng chất lượng cao. Điều này giúp rút ngắn chu kỳ bán hàng và dẫn đến nhiều giao dịch thành công hơn. 

Dưới đây là một số lợi ích bổ sung khi áp dụng phương pháp bán hàng SPIN trong nhóm của bạn.

• Được chứng minh bằng nghiên cứu: Phương pháp bán hàng SPIN đã chứng minh được sức bền bỉ của nó. Khung phương pháp này được hỗ trợ bởi nghiên cứu quan sát và phân tích hành vi bán hàng của người sáng lập Neil Rackham. Tác giả kiêm chuyên gia này đã nghiên cứu hơn 35.000 cuộc gọi bán hàng trong suốt 12 năm.
• Có thể đo lường: SPIN cung cấp một phương pháp có thể lặp lại giúp người bán tiếp cận khách hàng tiềm năng. Cách tiếp cận theo công thức này giúp các nhà lãnh đạo bán hàng so sánh chính xác hiệu suất của các nhân viên bán hàng giữa các nhóm. Họ có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu, đồng thời cung cấp đào tạo và hỗ trợ bán hàng có mục tiêu cho từng giai đoạn của SPIN.
• Hiệu quả: SPIN cung cấp phương pháp bán hàng lấy khách hàng làm trung tâm, cho phép bạn nhanh chóng xác định vấn đề và cung cấp giải pháp chỉ với một vài câu hỏi. Lòng tin có thể được thiết lập sớm, và mối quan hệ giữa khách hàng tiềm năng và người bán hàng phát triển nhanh chóng.

Làm thế nào để áp dụng phương pháp bán hàng SPIN vào quy trình bán hàng?

Việc áp dụng phương pháp bán hàng SPIN vào quy trình bán hàng của bạn bao gồm một loạt các bước đơn giản được thiết kế để thúc đẩy giao dịch tiến triển. 

Dưới đây là các bước để triển khai phương pháp bán hàng SPIN vào quy trình bán hàng của bạn: 

1. Lên kế hoạch cho các câu hỏi SPIN. Trước mỗi cuộc gọi bán hàng, hãy hướng dẫn nhân viên bán hàng cách chuẩn bị các câu hỏi SPIN mở theo bốn giai đoạn.
2. Phác thảo các phương pháp tốt nhất. Lập danh sách các phương pháp tốt nhất cho các cuộc hội thoại SPIN, chẳng hạn như lắng nghe tích cực, và những lỗi cần tránh, như nói quá nhanh. 
3. Ghi lại các kết quả đầu ra. Xác định cách nhóm của bạn sẽ theo dõi các kết quả bán hàng của SPIN và cách bạn sẽ sử dụng chúng để trích xuất thông tin chi tiết. 
4. Phát triển kỹ năng thông qua đào tạo. Sử dụng các phương pháp đào tạo khác nhau và biến nó thành một quá trình học tập liên tục dựa trên kết quả.

Khi áp dụng phương pháp bán hàng SPIN, hãy thử những mẹo sau để đạt được thành công: 

• Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi: Có một bài tập tôi thường dùng với các nhân viên bán hàng để giúp họ phát triển khả năng đặt câu hỏi mở. Tôi khuyên họ nên luyện tập kỹ năng đặt câu hỏi trong các cuộc trò chuyện hàng ngày với bạn bè và gia đình. Bằng cách luyện tập với những người mà họ cảm thấy thoải mái, họ có thể xây dựng được khả năng đặt những câu hỏi mang tính gợi mở.
• Hãy rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động: Mặt khác của việc đặt câu hỏi là lắng nghe câu trả lời. Hãy chú ý đến những gì khách hàng tiềm năng nói để bạn có thể phản hồi và sử dụng thông tin đó để đặt câu hỏi tiếp theo. Tôi thích ghi chú để theo dõi sát sao các câu hỏi của mình và sử dụng trí tuệ hội thoại để tạo bản tóm tắt các cuộc gọi thoại và video.
• Luyện tập cùng nhóm của bạn: Thực hiện các tình huống bán hàng giả định, trong đó nhóm của bạn thực hành phương pháp bán hàng SPIN. Đóng vai khách hàng tiềm năng và yêu cầu nhân viên bán hàng đặt câu hỏi SPIN cho bạn. Cung cấp phản hồi và hướng dẫn về hiệu suất của họ để họ có thể áp dụng những gì đã học vào các cuộc gọi bán hàng trong tương lai.

Ví dụ về các câu hỏi bán hàng SPIN cần hỏi

Hãy chuẩn bị các câu hỏi bán hàng SPIN của bạn bằng cách sử dụng phần mềm CRM tích hợp trí tuệ nhân tạo để nghiên cứu khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn khác nhau, thu thập thông tin cạnh tranh và xu hướng ngành. Tóm tắt và xem lại các tương tác với khách hàng trước đây, bao gồm các cuộc gọi, cuộc họp và email, để định hình câu hỏi của bạn và giúp bạn nói chuyện một cách am hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng tiềm năng.

Dưới đây là một số câu hỏi ví dụ cho từng giai đoạn của phương pháp bán hàng SPIN: 

Tình huống

• Bạn làm thế nào để thực hiện X nhằm đạt được Y?
• Bạn đang sử dụng những công cụ nào để giải quyết những thách thức của xu hướng X?
• Bạn có kế hoạch gì để mở rộng lượng khách hàng?
• Bạn có thể cho tôi biết về các quy trình hiện tại của bạn để đạt được mục tiêu X không?
• Những ưu tiên của bạn trong năm nay là gì và tại sao chúng lại quan trọng? 

Vấn đề

• Việc thực hiện X tốn bao nhiêu thời gian đối với nhóm của bạn?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không giải quyết được vấn đề X?
• Ai sẽ bị ảnh hưởng nếu có sự cố xảy ra với quy trình X?
• Những rào cản nào đang ngăn cản bạn triển khai giải pháp X?
• Hệ thống X của bạn có bao giờ gặp sự cố không? Điều gì sẽ xảy ra khi đó?

Ý nghĩa

• Bạn có cho rằng X đang cản trở sự phát triển của công ty bạn không? Tại sao có hoặc tại sao không?
• Liệu vấn đề với công cụ X đã từng dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội hoặc không đạt được mục tiêu nào chưa? Nếu có, thì như thế nào?
• Quá trình X đã từng gặp lỗi chưa? Hậu quả là gì?
• Nếu bạn có thêm thời gian, nguồn lực và ngân sách, bạn sẽ sử dụng chúng như thế nào?
• Vấn đề bạn gặp phải với X đã từng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng chưa? Ảnh hưởng theo những cách nào? 

Cần phải trả

• Việc giải quyết vấn đề X sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn?
• Việc giải quyết các thách thức X sẽ giúp tổ chức của bạn thực hiện X, Y và Z như thế nào?
• Việc thực hiện quy trình X có mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn không? Tại sao hoặc tại sao không?
• Bạn nghĩ việc triển khai giải pháp X sẽ giúp ích như thế nào cho nhóm của bạn? Và cho khách hàng của bạn?
• Nếu bạn triển khai giải pháp X, nó sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn trong năm tới?

Hãy tạo dấu ấn riêng của bạn trong việc bán hàng SPIN

Hãy sử dụng phương pháp bán hàng SPIN để xây dựng và củng cố mối quan hệ với khách hàng, đồng thời tìm hiểu sâu hơn về cách bạn có thể giúp khách hàng tiềm năng giải quyết những thách thức của họ. Bằng cách tuân theo khuôn khổ và thực hành các kỹ thuật, bạn sẽ có thể đặt đúng câu hỏi và nhận được những câu trả lời có ý nghĩa, từ đó thúc đẩy hiệu quả bán hàng của bạn.

Tin vui là việc thiết lập quy trình thu thập và xử lý phản hồi của khách hàng không nhất thiết phải khó khăn. Với các công cụ phù hợp và chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể xây dựng một hệ thống mang lại những thông tin chi tiết giá trị trực tiếp cho đội ngũ của mình. Dưới đây là một số mẹo đơn giản, dễ thực hiện về vòng phản hồi của khách hàng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức.

Vòng phản hồi của khách hàng là gì? 

Vòng phản hồi khách hàng là một hệ thống cho phép doanh nghiệp liên tục thu thập, phân tích và hành động dựa trên ý kiến ​​đóng góp của khách hàng, sau đó truyền đạt những thay đổi đó trở lại cho khách hàng. Nó tạo ra một mạch khép kín, nơi những hiểu biết từ khách hàng dẫn trực tiếp đến việc cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm khách hàng.

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp nhỏ bán cốc cà phê thủ công trực tuyến. Dưới đây là một vài ví dụ nhanh về cách thức thu thập phản hồi của khách hàng: 

• Thu thập: Nhóm thêm một khảo sát gồm một câu hỏi vào email xác nhận đơn hàng: “Quá trình thanh toán dễ dàng như thế nào? (1-5 sao).”
• Phân tích và hành động: Nhóm nhận thấy một xu hướng: 40% khách hàng đánh giá trang thanh toán 3 sao trở xuống, với nhiều người để lại bình luận về các tùy chọn vận chuyển khó hiểu. Nhóm ngay lập tức đơn giản hóa trang vận chuyển để chỉ hiển thị ba tùy chọn rõ ràng.
• Giao tiếp: Một tuần sau, nhóm sẽ gửi email theo dõi cho những khách hàng đã cung cấp phản hồi ban đầu, với nội dung: “Cảm ơn phản hồi của bạn! Chúng tôi đã lắng nghe và đã đơn giản hóa các tùy chọn vận chuyển để giúp quá trình thanh toán nhanh hơn.”

Quy trình nhanh chóng và đơn giản này là một vòng phản hồi hoàn chỉnh, chứng minh cách một nhóm nhỏ có thể sử dụng ý kiến ​​đóng góp của khách hàng để cải thiện nhanh chóng và có ý nghĩa.

Lên chiến lược thu thập phản hồi của bạn

Hiểu rõ cần hỏi gì và khi nào nên hỏi là bước đầu tiên để tạo ra một vòng phản hồi khách hàng hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp đang phát triển, điều quan trọng không phải là gửi một cuộc khảo sát hàng loạt cho tất cả mọi người mà là đặt đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin một cách chiến lược sẽ đảm bảo bạn thu được thông tin có tính liên quan cao mà không làm quá tải đội ngũ của bạn hoặc khách hàng.

Hãy chọn thời điểm thích hợp để hỏi: 

• Sau khi bán hàng: Ngay sau khi khách hàng mua hàng, hãy gửi một email ngắn gọn để hỏi ý kiến ​​phản hồi về quy trình thanh toán và mua hàng. Điều này giúp bạn cải thiện trải nghiệm thương mại điện tử của mình ngay lập tức.
• Sau khi tương tác dịch vụ: Sau khi vấn đề hỗ trợ được giải quyết, hãy gửi một khảo sát ngắn gọn về trải nghiệm dịch vụ. Điều này rất quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của bạn.
• Trong quá trình sử dụng sản phẩm: Nếu bạn cung cấp dịch vụ đăng ký hoặc ứng dụng, hãy sử dụng các lời nhắc trong ứng dụng để hỏi người dùng về các tính năng cụ thể mà họ đang sử dụng.

Chọn những công cụ đơn giản, hiệu quả

Dưới đây là một số công cụ bạn có thể sử dụng để tích hợp các vòng phản hồi này vào quy trình làm việc của mình: 

Các trang web đánh giá: Chủ động theo dõi và phản hồi các đánh giá trên các trang web như Google, Yelp hoặc các diễn đàn chuyên ngành. Điều này cho thấy bạn coi trọng ý kiến ​​của họ, dù tích cực hay tiêu cực.

Khảo sát qua email và ứng dụng: Sử dụng các công cụ khảo sát tích hợp với hệ thống hiện có của bạn để gửi các câu hỏi ngắn gọn, trực tiếp. Mục tiêu là thu thập phản hồi trong vòng chưa đầy 60 giây.

Theo dõi mạng xã hội: Hãy chú ý đến các bình luận, đề cập và tin nhắn trên các nền tảng nơi khách hàng của bạn nói về thương hiệu của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để nắm bắt phản hồi chân thực, không bị tác động từ bên ngoài.

Hoàn thiện chu trình: biến dữ liệu thành hành động

Giá trị thực sự của vòng phản hồi khách hàng nằm ở việc bạn làm gì với thông tin đó. Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa, thách thức thường là thiếu thời gian và nguồn lực để xử lý và hành động dựa trên dữ liệu này một cách nhanh chóng. Sử dụng công nghệ phù hợp giúp kết nối trực tiếp phản hồi với các nhóm có thể thực hiện những thay đổi cần thiết.

Tập trung hóa phản hồi bằng CRM

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ của bạn tổ chức và xử lý phản hồi của khách hàng. Thay vì để lại nhận xét rải rác trên các bảng tính hoặc hộp thư email, CRM giúp tập trung mọi thứ vào một nơi. Các đội ngũ bán hàng, tiếp thị và dịch vụ của bạn đều có thể xem những gì một khách hàng cụ thể đã nói, giúp cho mọi tương tác trong tương lai đều được thông tin đầy đủ hơn.

• Gắn thẻ và ưu tiên phản hồi: Sau khi thu thập, hãy gắn thẻ cho từng phản hồi theo chủ đề — ví dụ như “trang web khó sử dụng”, “giao hàng chậm trễ” hoặc “yêu cầu tính năng”. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận thấy xu hướng.
• Phân công phản hồi cho một nhóm: Thiết lập cảnh báo tự động để các khiếu nại về dịch vụ được chuyển đến nhóm dịch vụ, và các yêu cầu về sản phẩm được chuyển đến nhóm sản phẩm hoặc nhóm bán hàng. Điều này giúp tránh việc thông tin chi tiết bị thất lạc trong hộp thư chung.
• Theo dõi sự cải tiến: Sử dụng hệ thống CRM của bạn để liên kết phản hồi với dự án hoặc hành động đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Đây là cách bạn đo lường tác động thực sự của vòng phản hồi khách hàng.

Thông báo lại những thay đổi cho khách hàng của bạn

Bước cuối cùng, và thường bị bỏ qua, trong quy trình là cho khách hàng biết rằng bạn đã lắng nghe họ. Một lời hồi đáp nhỏ, mang tính cá nhân hóa có thể xây dựng lòng trung thành đáng kể của khách hàng.

• Phản hồi cá nhân: Đối với những khách hàng đã cung cấp phản hồi chi tiết hoặc mang tính xây dựng, hãy liên hệ trực tiếp để cảm ơn họ và giải thích về sự thay đổi bạn đã thực hiện hoặc dự định thực hiện.
• Thông báo chung: Đối với những thay đổi lớn dựa trên phản hồi của người dùng, hãy thông báo về sự cải tiến đó trong một bản cập nhật email ngắn gọn hoặc một bài đăng trên mạng xã hội. Khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao việc biết rằng ý kiến ​​của họ đã dẫn đến một sự thay đổi tích cực.
• Thể hiện sự tiến bộ, không chỉ là sự hoàn hảo : Ngay cả khi bạn không thể thực hiện thay đổi được đề xuất ngay lập tức, hãy cho khách hàng biết rằng điều đó nằm trong kế hoạch phát triển của bạn. Điều này xây dựng lòng tin và khuyến khích sự tham gia trong tương lai.

Hãy tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho quy trình phản hồi của bạn.

Các doanh nghiệp nhỏ hoạt động với quy mô tinh gọn, và việc sàng lọc thủ công hàng trăm bình luận hoặc phản hồi khảo sát thường là điều bất khả thi. Đây là lúc tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) trở thành những đối tác mạnh mẽ trong việc quản lý vòng phản hồi khách hàng của bạn. Những công cụ thông minh này cho phép đội ngũ nhỏ của bạn xử lý lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và trích xuất những thông tin quan trọng nhất.

Tự động hóa quy trình thu thập

Tự động hóa đảm bảo hệ thống phản hồi của bạn luôn hoạt động, ngay cả khi bạn đang bận rộn điều hành công việc kinh doanh.

• Khảo sát tự động: Thiết lập CRM của bạn để tự động gửi khảo sát 24 giờ sau khi khách hàng thực hiện một tương tác quan trọng, chẳng hạn như giao sản phẩm hoặc giải quyết vấn đề qua trò chuyện hỗ trợ. 
• Định tuyến dữ liệu: Sử dụng quy trình làm việc tự động để chuyển tiếp mọi phản hồi được gắn thẻ “quan trọng” trực tiếp đến bảng điều khiển của nhóm quản lý, đảm bảo họ nắm được các vấn đề cấp bách trong thời gian thực. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho đội ngũ doanh nghiệp nhỏ của bạn và ngăn ngừa khủng hoảng.
• Tích hợp trên nhiều nền tảng: Đảm bảo các nền tảng bán hàng, dịch vụ và tiếp thị của bạn chia sẻ dữ liệu phản hồi một cách liền mạch. Cách tiếp cận dữ liệu thống nhất, được quản lý thông qua một hệ thống dữ liệu duy nhất, giúp toàn bộ doanh nghiệp của bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.

Để nổi bật, các đội ngũ bán hàng hiệu quả cao dựa vào một quy trình bán hàng bài bản. Bằng cách tiếp cận khách hàng một cách có cấu trúc hơn, quy trình bán hàng giúp nhân viên bán hàng cải thiện khả năng tiếp cận, tối ưu hóa các chiến dịch và cuối cùng là thúc đẩy doanh số bán hàng cao hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của chu trình bán hàng, cách tạo ra chu trình bán hàng cho doanh nghiệp của bạn và một số ví dụ để truyền cảm hứng cho bạn.

Những điểm chính cần lưu ý từ bài viết về nhịp độ bán hàng

Một quy trình bán hàng bài bản giúp loại bỏ phỏng đoán bằng cách cung cấp một lộ trình lặp lại gồm các điểm tiếp xúc đa kênh, giúp thương hiệu của bạn luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các chuỗi thao tác này, các nhóm có thể duy trì chất lượng cá nhân hóa cao ở quy mô lớn, đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng nào và tỷ lệ chuyển đổi luôn ổn định.

Chu trình bán hàng là gì?

Dưới đây là định nghĩa ngắn gọn về chu trình bán hàng: Một chuỗi các hoạt động và điểm tiếp xúc bán hàng được xác định trước, trải đều trong các khoảng thời gian nhất định, mà nhân viên bán hàng sử dụng để liên hệ với khách hàng tiềm năng.

Những điểm tiếp xúc đó có thể bao gồm thời điểm và tần suất bạn:

• Khách hàng tiềm năng qua email
• Gọi điện (ví dụ: để theo dõi tình hình)
• Tương tác với khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội (ví dụ: nhắn tin trên LinkedIn)
• Hãy gửi thư trực tiếp cho họ (ví dụ: thiệp chúc mừng ngày lễ).
• Tin nhắn tiềm năng
• Tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp với khách hàng tiềm năng

Trên thực tế, chu kỳ bán hàng thay đổi đáng kể tùy thuộc vào các yếu tố như ngành nghề, đối tượng khách hàng mục tiêu và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Điều quan trọng là tìm ra chu kỳ phù hợp với tình huống cụ thể của bạn và mang lại kết quả tốt nhất.

Ví dụ, một quy trình bán hàng cơ bản có thể là:

• Ngày 1: Gửi email giới thiệu công ty và giải pháp của bạn.
• Ngày 3: Cuộc gọi điện thoại theo dõi
• Ngày 5: Gửi yêu cầu kết nối trên LinkedIn kèm tin nhắn cá nhân hóa.
• Ngày 8: Email thứ hai
• Ngày thứ 10: Cuộc gọi điện thoại thứ hai

Quy trình bán hàng thường bao gồm các chi tiết bổ sung cho từng bước, xác định định dạng và phương pháp tiếp cận. Ví dụ, email có thể bao gồm văn bản thuần túy hoặc video cá nhân hóa, trong khi các điểm tiếp xúc trên mạng xã hội có thể đa dạng từ bình luận bài đăng đến gửi tin nhắn trực tiếp.

Một quy trình bán hàng hiệu quả cung cấp lộ trình cho cách thức và thời điểm đội ngũ bán hàng tương tác với khách hàng tiềm năng, mang lại tính dự đoán và trật tự cho quy trình bán hàng của bạn.

Lợi ích của việc triển khai chu kỳ bán hàng

Bằng cách đảm bảo liên lạc thường xuyên và nhất quán với khách hàng tiềm năng vào thời điểm tối ưu và thông qua các kênh phù hợp, quy trình bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc đưa khách hàng tiềm năng tiến triển qua quy trình bán hàng.

Một quy trình bán hàng được thực hiện đúng cách là công cụ thiết yếu cho bất kỳ đội ngũ bán hàng nào.

Tăng hiệu quả bán hàng

Các đội ngũ bán hàng có rất nhiều yêu cầu về thời gian; trong báo cáo Tình hình Bán hàng và Tiếp thị mới nhất của Pipedrive, chỉ có 54% người được hỏi cho biết họ dành phần lớn thời gian trong ngày để bán hàng.

Thay vì dành thời gian hạn chế của mình để quyết định khi nào và bằng cách nào liên hệ với từng khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng nên tuân theo một lịch trình đã được xác định trước. Khi giảm bớt một quyết định phải đưa ra, nhân viên bán hàng có thể tập trung vào các hoạt động tương tác cao hơn như xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch.

Ví dụ, thay vì băn khoăn liệu bây giờ có phải là thời điểm thích hợp để gọi lại hay còn quá sớm, một nhân viên bán hàng với lịch trình gọi điện định sẵn sẽ biết rằng họ nên gọi điện vào ngày thứ hai và ngày thứ năm.

Tỷ lệ chuyển đổi được cải thiện

Số liệu thống kê bán hàng cho thấy ngay cả một nhân viên bán hàng xuất sắc nhất cũng cần năm lần tiếp xúc để đặt lịch hẹn hoặc chốt đơn hàng. Khách hàng tiềm năng của bạn đang phải đối mặt với những thách thức, sự xao nhãng và vấn đề. Sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không phải lúc nào cũng là ưu tiên hàng đầu của họ.

Bằng cách tương tác thường xuyên, bạn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng vào đúng thời điểm và tâm lý phù hợp để họ đưa ra quyết định mua hàng. Theo dõi là một phần thiết yếu của quy trình bán hàng và một lịch trình bán hàng chiến lược đảm bảo công ty của bạn luôn được khách hàng nhớ đến.

Mặt khác, nếu không có một quy trình bán hàng được xác định rõ ràng, những cơ hội như vậy sẽ mất nhiều thời gian hơn để chốt hoặc thậm chí có thể bị bỏ lỡ hoàn toàn.

Trải nghiệm khách hàng nhất quán

Mọi người có xu hướng mua hàng từ người mà họ quen biết và tin tưởng hơn là từ người lạ, nghiên cứu của Adobe cho thấy 71% người tiêu dùng mua nhiều hơn từ các thương hiệu mà họ tin tưởng.

Một trong những cách để xây dựng lòng tin là thông qua sự nhất quán. Một quy trình bán hàng đều đặn đảm bảo mọi khách hàng tiềm năng đều nhận được cùng một mức độ quan tâm và phục vụ, bất kể ai trong đội ngũ bán hàng của bạn đang liên hệ với họ.

Ví dụ, quy trình bán hàng của bạn có thể bao gồm việc gửi email cá nhân hóa sau mỗi cuộc gọi bán hàng, cảm ơn khách hàng tiềm năng đã dành thời gian. Bạn cũng có thể đảm bảo mỗi điểm tiếp xúc đều mang lại giá trị hữu hình để mọi khách hàng tiềm năng đều có trải nghiệm tích cực như nhau.

Tuy nhiên, trải nghiệm nhất quán không chỉ tốt cho khách hàng. Một quy trình bán hàng tiêu chuẩn hóa, trong đó mọi tương tác đều tuân theo cùng một trình tự có cấu trúc, giúp việc theo dõi hiệu quả của đội ngũ bán hàng dễ dàng hơn.

Tính nhất quán cung cấp một bộ dữ liệu rõ ràng, đáng tin cậy mà bạn có thể phân tích để hiểu điều gì đang hiệu quả và điều gì không, cho phép bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng của mình.

Khả năng mở rộng

Đối với các đội ngũ bán hàng đang phát triển, việc có một quy trình bán hàng nhất quán và được xác định rõ ràng là một cách tuyệt vời để đào tạo các nhân viên bán hàng mới. Bạn có thể nhanh chóng giúp nhân viên mới nắm bắt công việc, tăng sự tự tin và giảm thiểu sự nhầm lẫn tiềm ẩn. Khi mọi người cùng tuân theo một quy trình đã được chứng minh, bạn sẽ duy trì chất lượng tương tác với khách hàng và thúc đẩy tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên bán hàng.

Một quy trình bán hàng có khả năng mở rộng cũng có nghĩa là bạn có thể quản lý số lượng khách hàng tiềm năng lớn hơn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn, quy trình bán hàng sẽ đóng vai trò như một hệ thống có tổ chức để quản lý các mối quan hệ này xuyên suốt quy trình bán hàng và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ ai.

5 bước để tạo ra một chu kỳ bán hàng

Mặc dù quy trình bán hàng có thể đơn giản, nhưng việc tạo ra một chuỗi bán hàng hiệu quả đòi hỏi cách tiếp cận chu đáo và kế hoạch chiến lược.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể xây dựng một quy trình bán hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh riêng của mình, sau đó điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

1. Xác định đối tượng mục tiêu của bạn

Trước khi có thể thiết kế quy trình bán hàng, bạn cần hiểu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.

Ví dụ, bạn đang tiếp cận các CEO của các công ty lớn, các nhà quản lý tại các doanh nghiệp cỡ trung hay chủ sở hữu của các công ty khởi nghiệp nhỏ? Mỗi người ra quyết định sẽ có những sở thích và thời gian giao tiếp khác nhau, điều mà bạn nên phản ánh trong quy trình bán hàng của mình.

Hãy đảm bảo bạn đã xây dựng hồ sơ khách hàng lý tưởng với đầy đủ thông tin cần thiết để tạo ra quy trình bán hàng phù hợp, bao gồm:

• Vị trí trong công ty
• Trách nhiệm
• Quy mô công ty
• Sở thích và mục tiêu
• Những khó khăn và thách thức
• Mô hình mua hàng
• Hành vi trực tuyến (bao gồm bất kỳ nền tảng nào mà họ hoạt động)

2. Xác định trình tự các điểm tiếp xúc của bạn

Tiếp theo, hãy sử dụng những gì bạn biết về khách hàng tiềm năng để xác định những điểm tiếp xúc nào sẽ mang lại kết quả tốt nhất.

Ví dụ, một CEO bận rộn có thể thích nhận email hoặc tin nhắn LinkedIn ngắn gọn, trong khi chủ doanh nghiệp nhỏ lại đánh giá cao một cuộc gọi điện thoại cá nhân.

Sau lần liên lạc đầu tiên, hãy xác định cách hiệu quả nhất để tiếp tục liên lạc.

Lấy ví dụ về vị CEO bận rộn, bạn có thể bắt đầu bằng một email giới thiệu, tiếp theo là cuộc gọi điện thoại và tin nhắn trên LinkedIn. Bằng cách sử dụng chiến lược bán hàng đa kênh, bạn có thể đáp ứng các sở thích khác nhau và tăng cơ hội thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng.

3. Thiết lập thời gian của bạn

Khi thiết lập quy trình bán hàng lần đầu tiên, việc xác định số lần liên hệ phù hợp và thời gian chờ giữa các lần tiếp xúc là một trong những thách thức lớn nhất bạn sẽ phải đối mặt.

Nếu bạn liên hệ lại quá nhanh, bạn có nguy cơ làm phiền khách hàng tiềm năng. Chờ quá lâu, khách hàng tiềm năng có thể quên bạn và lời đề nghị của bạn trong khi người khác nhanh tay giành lấy đơn hàng.

Cuối cùng, điều đó sẽ phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn. Một số khách hàng tiềm năng phản hồi tốt hơn với chuỗi thông tin được gửi cách quãng, trong khi bạn có thể cần một cách tiếp cận tập trung hơn đối với các tổ chức có nhịp độ nhanh hơn.

Nguyên tắc chung là bắt đầu bằng việc liên lạc thường xuyên hơn và dần dần kéo dài khoảng thời gian giữa các lần liên lạc nếu khách hàng tiềm năng không phản hồi. Điều đó có thể có nghĩa là ba lần liên lạc khác nhau trong ngày đầu tiên (có thể là một cuộc gọi điện thoại, một cuộc gặp mặt và một email theo dõi) nhưng sau đó sẽ giãn cách các lần liên lạc tiếp theo vài ngày hoặc hơn.

4. Soạn thảo nội dung tin nhắn của bạn

Để mang lại trải nghiệm khách hàng nhất quán, bạn cần có thông điệp nhất quán. Ít nhất, bạn nên biết mình hy vọng đạt được điều gì ở mỗi điểm tiếp xúc.

Khi bạn mở rộng quy mô hoạt động và phân khúc đối tượng khách hàng, bạn có thể sử dụng các mẫu email hiệu quả và kịch bản gọi điện chào hàng để truyền tải thông điệp một cách cụ thể hơn.

Thông điệp của bạn cần phải tính đến kênh giao tiếp và giai đoạn của quy trình bán hàng. Ví dụ, email đầu tiên có thể giới thiệu về công ty và các giải pháp của bạn, trong khi cuộc gọi tiếp theo có thể đi sâu hơn vào cách sản phẩm của bạn có thể giải quyết vấn đề của khách hàng tiềm năng.

5. Kiểm tra, giám sát và tối ưu hóa

Việc tạo ra một quy trình bán hàng hiệu quả không phải là một nhiệm vụ chỉ làm một lần là xong. Triển khai một quy trình mới chỉ là bước khởi đầu. Hãy theo dõi sát sao kết quả và sẵn sàng điều chỉnh quy trình khi cần thiết.

Ví dụ, nếu bạn nhận được tỷ lệ tương tác thấp khi sử dụng các điểm tiếp xúc trên mạng xã hội so với các bước khác trong quy trình bán hàng của mình, hãy thay thế chúng bằng một kênh khác. Nếu nhiều khách hàng tiềm năng rời bỏ khi điểm tiếp xúc đầu tiên là email, hãy thử thay đổi thứ tự các bước.

Hãy theo dõi các chỉ số liên quan như:

• Các chỉ số tương tác: Theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ phản hồi cho từng điểm tiếp xúc.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Đo lường số lượng khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực sự thông qua quy trình bán hàng.
• Tỷ lệ khách hàng bỏ đi: Xác định các vấn đề tiềm ẩn bằng cách theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng bỏ đi ở mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng của bạn.
• Độ dài chu kỳ bán hàng: Đánh giá tác động của nhịp độ bán hàng đến thời gian trung bình mà một khách hàng tiềm năng cần để trải qua toàn bộ quy trình bán hàng.
• Chi phí thu hút khách hàng (CAC): Tính toán chi phí trung bình để thu hút một khách hàng thông qua quy trình bán hàng của bạn.
• Doanh thu: Đo lường tổng doanh thu bạn có thể thu được từ các khách hàng tiềm năng đã trải qua quy trình bán hàng của bạn.

Bạn cũng nên xem xét mọi phản hồi định tính, cả từ đội ngũ bán hàng và khách hàng tiềm năng.

Ví dụ, bạn nhận được những phản hồi như thế nào? Nhân viên bán hàng của bạn có nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn khi họ kết nối trên LinkedIn trước khi gọi điện không? Bạn có chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng chất lượng cao phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) hơn khi bạn cung cấp một nguồn tài liệu hữu ích trong lần tiếp xúc đầu tiên không?

Hãy tận dụng cơ hội này để so sánh hiệu quả làm việc của từng nhân viên bán hàng trong quy trình bán hàng của bạn và xác định các chiến lược bán hàng nổi bật hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Nếu quy trình bán hàng nhìn chung mang lại kết quả tích cực nhưng một hoặc hai nhân viên gặp khó khăn trong việc lặp lại thành công đó, họ có thể cần được đào tạo hoặc huấn luyện thêm.

Các phương pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng để thúc đẩy kết quả.

Việc xác định rõ quy trình bán hàng là bước đầu tốt, nhưng các chiến lược và chiến thuật đúng đắn có thể đưa nó lên một tầm cao mới. Bằng cách tuân theo những phương pháp tốt nhất này, quy trình bán hàng của bạn sẽ có nhiều khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự hơn.

Cá nhân hóa tin nhắn của bạn

Hãy sử dụng những nghiên cứu bạn đã thực hiện và điều chỉnh cách giao tiếp sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của khách hàng tiềm năng. Việc đề cập đến tên khách hàng tiềm năng hoặc tên công ty của họ trong các điểm tiếp xúc là một bước khởi đầu, nhưng bạn sẽ nổi bật hơn nếu đi sâu hơn. Để thu hút sự chú ý của khán giả, sự phù hợp là chìa khóa. Bạn cần cá nhân hóa thông điệp của mình sao cho phù hợp với mục tiêu và vấn đề hiện tại của họ.

Ví dụ, giả sử bạn đang liên hệ với một giám đốc marketing trong ngành công nghệ. Thông điệp của bạn nên đề cập đến những thách thức đặc thù của họ, chẳng hạn như làm sao để bắt kịp những tiến bộ công nghệ nhanh chóng.

Tương tự, nếu khách hàng tiềm năng của bạn là giám đốc bán hàng đang cố gắng mở rộng quy mô một đội ngũ xuất sắc, bạn có thể nhấn mạnh cách giải pháp của mình có thể nâng cao năng suất hoặc tối ưu hóa quy trình của họ.

Hãy biết khi nào cần thay đổi nhịp độ của bạn.

Chu trình bán hàng của bạn không bao giờ nên cố định. Thay vào đó, hãy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chu trình dựa trên hành vi của khách hàng tiềm năng, thay đổi kênh giao tiếp, thông điệp và thời điểm dựa trên phản hồi của họ.

Ngoài ra, những thay đổi trong bối cảnh thị trường hoặc trong ngành của khách hàng tiềm năng có thể đồng nghĩa với việc bạn cần phải điều chỉnh một số yếu tố.

Ví dụ, sự chuyển đổi sang làm việc từ xa đã thay đổi cách thức tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng. Các kênh kỹ thuật số thường trở nên hiệu quả hơn so với các cuộc gọi điện thoại truyền thống khi tiếp cận khách hàng tiềm năng. Những doanh nghiệp thích ứng và sử dụng nhiều email, mạng xã hội và hội thảo trực tuyến hơn đã có vị thế tốt hơn để tận dụng sự thay đổi này.

Tương tự, sự gia tăng đột ngột về cạnh tranh có thể là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần thay đổi chiến lược. Nhiều đối thủ cạnh tranh hơn đồng nghĩa với việc khách hàng tiềm năng của bạn có thể nhận được nhiều sự tiếp cận hơn trên các kênh khác nhau. Do đó, bạn có thể cần tăng tần suất tương tác, tập trung vào các kênh mà đối thủ cạnh tranh không hoạt động nhiều hoặc nhấn mạnh sự khác biệt trong thông điệp của mình.

Cuối cùng, hãy theo dõi những tiến bộ công nghệ và các công cụ bán hàng mới. Chúng có thể cung cấp các kênh hoặc phương pháp mới để bạn tích hợp vào quy trình bán hàng của mình, cho phép bạn kết nối với khách hàng tiềm năng theo những cách sáng tạo và giành được lợi thế người tiên phong.

Nâng cao hiệu quả bằng tự động hóa

Về bản chất, quy trình bán hàng là một kế hoạch, một chuỗi các bước và hướng dẫn mà nhân viên bán hàng của bạn cần tuân theo. Để đạt được kết quả như mong muốn, bạn cần đảm bảo mỗi bước đều được thực hiện đúng thời điểm cho mỗi khách hàng tiềm năng.

Bằng cách tự động hóa một số khâu trong quy trình bán hàng, bạn có thể đảm bảo việc theo dõi khách hàng nhất quán và kịp thời, cho phép đội ngũ bán hàng tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng mối quan hệ và ít hơn vào các nhiệm vụ hành chính.

Với các hệ thống CRM , công cụ tự động hóa tiếp thị và tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể tự động gửi email theo dõi, lên lịch cuộc gọi và ghi lại các tương tác theo định kỳ trong chu trình bán hàng của mình.

Ví dụ, sau email giới thiệu, bạn có thể tự động hóa email nhắc nhở nếu không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định. Tương tự, hệ thống có thể nhắc nhở nhân viên bán hàng gọi điện sau một số ngày nhất định.

Hãy tập trung vào chất lượng hơn là số lượng

Với sức mạnh của tự động hóa, người ta dễ bị cuốn hút bởi việc chỉ xem quy trình bán hàng như một trò chơi về số lượng. Tuy nhiên, mục tiêu của một quy trình bán hàng hiệu quả không phải là dồn dập gửi càng nhiều email bán hàng càng tốt cho khách hàng tiềm năng. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc cung cấp những tương tác chất lượng, mang lại giá trị cho khách hàng tiềm năng.

Điều đó có thể bao gồm việc chia sẻ một bài báo liên quan, cung cấp giải pháp cho vấn đề họ đang gặp phải hoặc đưa ra lời khuyên hữu ích.

Ví dụ, nếu một khách hàng tiềm năng vừa ra mắt sản phẩm mới, một điểm tiếp xúc chất lượng có thể là một email chúc mừng họ về sự kiện ra mắt sản phẩm và đưa ra một số lời khuyên hữu ích về việc quảng bá sản phẩm.

Cũng như cá nhân hóa, một quy trình bán hàng chất lượng cao phụ thuộc vào nghiên cứu chất lượng cao. Khi bạn biết điều gì quan trọng nhất đối với khách hàng tiềm năng, việc điều chỉnh quy trình bán hàng để đáp ứng những nhu cầu đó sẽ dễ dàng hơn.

Áp dụng những phương pháp tốt nhất này vào quy trình bán hàng sẽ giúp bạn tăng cơ hội đạt được mục tiêu doanh số và mang lại trải nghiệm thú vị và cá nhân hóa hơn cho khách hàng tiềm năng. Với sự kiên nhẫn, bền bỉ và liên tục cải tiến, bạn có thể tạo ra một quy trình bán hàng mang lại kết quả ấn tượng.

Ví dụ về chu trình bán hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao

Việc cố gắng tạo ra quy trình bán hàng hiệu quả nhất cho đội ngũ của bạn đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Trong những trường hợp này, việc có sẵn các mẫu quy trình bán hàng làm nền tảng sẽ rất hữu ích.

Khi xem xét các ví dụ này, hãy suy nghĩ xem ví dụ nào phù hợp nhất với đối tượng mục tiêu của bạn và cách bạn có thể điều chỉnh chúng dựa trên những gì bạn biết về giải pháp và chu kỳ bán hàng của mình.

1. Quy trình bán hàng B2B truyền thống

Quy trình bán hàng này phù hợp với các doanh nghiệp nhắm đến các ngành công nghiệp truyền thống, nơi người ra quyết định thích giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.

• Ngày 1: Cuộc gọi điện thoại đầu tiên
• Ngày 2: Gửi email tiếp theo để đặt lịch hẹn gặp mặt.
• Ngày 4: Lần gọi điện thứ hai
• Ngày 7: Tin nhắn video cá nhân được gửi qua email.
• Ngày thứ 10: Lần gọi điện thứ ba
• Ngày 14: Email theo dõi cuối cùng

2. Nhịp điệu của thế hệ kỹ thuật số

Phương pháp bán hàng này lý tưởng để nhắm mục tiêu vào các khách hàng tiềm năng am hiểu công nghệ hoặc làm việc trong các ngành kỹ thuật số, tập trung vào các kênh kỹ thuật số, đặc biệt là mạng xã hội.

• Ngày 1: Gửi yêu cầu kết nối trên LinkedIn kèm tin nhắn cá nhân hóa.
• Ngày 3: Gửi email tiếp theo giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Ngày 5: Tương tác với nội dung của khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội
• Ngày 7: Chia sẻ nội dung hữu ích qua email (ví dụ: báo cáo hoặc infographic)
• Ngày 10: Bản giới thiệu ngắn gọn được cá nhân hóa sẽ được gửi qua tin nhắn trực tiếp hoặc LinkedIn InMail.
• Ngày 14: Email theo dõi cuối cùng

3. Nhịp điệu kết hợp

Quy trình bán hàng này kết hợp các điểm tiếp xúc truyền thống và kỹ thuật số, mang đến một cách tiếp cận cân bằng phù hợp cho việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong nhiều ngành nghề khác nhau.

• Ngày 1: Gửi email giới thiệu ban đầu về công ty và sản phẩm của bạn.
• Ngày 2: Gọi điện thoại lại nếu không nhận được phản hồi
• Ngày 4: Gửi yêu cầu kết nối trên LinkedIn kèm tin nhắn cá nhân hóa.
• Ngày 6: Lần gửi email thứ hai với thông tin sản phẩm chi tiết hơn.
• Ngày 8: Lần gọi điện thứ hai
• Ngày 11: Tương tác với nội dung của khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội
• Ngày 14: Email cuối cùng cung cấp bản demo hoặc tư vấn.

4. Nhịp độ cường độ cao

Phù hợp với các doanh nghiệp có chu kỳ bán hàng ngắn hoặc các sản phẩm/dịch vụ cần bán gấp, nhịp độ tiếp thị cường độ cao này nhằm mục đích giữ cho thương hiệu của bạn luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng tiềm năng.

• Ngày 1: Email giới thiệu
• Ngày 1: Cuộc gọi điện thoại theo dõi
• Ngày 2: Gửi yêu cầu kết nối trên LinkedIn kèm tin nhắn cá nhân hóa.
• Ngày 3: Lần gọi điện thứ hai
• Ngày 4: Email bổ sung giá trị tiếp theo
• Ngày 5: Nhắn tin trực tiếp hoặc InMail trên LinkedIn
• Ngày 7: Lần gọi điện thứ ba
• Ngày 8: Email theo dõi cuối cùng

5. Nhịp điệu tập trung vào giá trị

Mặc dù mọi quy trình bán hàng đều nên mang lại giá trị nào đó cho khách hàng tiềm năng, quy trình bán hàng inbound này tập trung mạnh vào các cuộc trò chuyện có giá trị cao trong một khoảng thời gian dài hơn. Điều đó làm cho nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp bán các giải pháp đắt tiền hoặc phức tạp, nơi việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và vượt qua các phản đối bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quy trình bán hàng.

• Ngày 1: Email giới thiệu nêu bật giá trị độc đáo mà giải pháp của bạn mang lại.
• Ngày 3: Gọi điện thoại tiếp theo để giải thích thêm hoặc tư vấn miễn phí nếu không nhận được phản hồi.
• Ngày 7: Gửi email chia sẻ nội dung có liên quan (ví dụ: nghiên cứu điển hình, báo cáo chuyên đề hoặc hướng dẫn chi tiết)
• Ngày 14: Lần gọi điện thứ hai, đề nghị thảo luận về nội dung đã gửi trước đó và cách nó liên quan đến những thách thức kinh doanh của họ.
• Ngày 21: Gửi yêu cầu kết nối trên LinkedIn kèm tin nhắn cá nhân hóa liên quan đến sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp và nội dung bạn chia sẻ.
• Ngày 28: Email cuối cùng cung cấp bản demo cá nhân hóa hoặc cuộc họp tư vấn để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của họ.

Mỗi quy trình bán hàng này đều hiệu quả khi được sử dụng trong bối cảnh phù hợp. Chìa khóa thành công là điều chỉnh quy trình bán hàng cho phù hợp với sở thích và nhu cầu của khách hàng tiềm năng, kiên trì và mang lại giá trị ở mỗi lần tiếp xúc.

Lời kết

Mặc dù tính linh hoạt và sáng tạo chắc chắn là một phần quan trọng của quy trình bán hàng, nhưng một nhịp điệu bán hàng sẽ tạo ra một khuôn mẫu lặp đi lặp lại, nhất quán, đóng vai trò là nền tảng cho việc tiếp cận khách hàng của bạn.

Khi đã tìm ra quy trình bán hàng phù hợp, hãy tiếp tục thử nghiệm để cải thiện nó. Điều đó có thể bao gồm thay đổi số lượng điểm tiếp xúc, khoảng thời gian giữa chúng, kênh, nội dung hoặc thậm chí thêm một quy trình hoàn toàn mới cho một phân khúc khách hàng khác.

Bằng cách liên tục đo lường kết quả và tối ưu hóa các chiến dịch, bạn có thể tiếp tục tận hưởng những lợi ích từ chu kỳ bán hàng của mình hiện tại và trong tương lai.

Bộ phận bán hàng sử dụng hệ thống CRM. Bộ phận marketing lập báo cáo từ một nền tảng khác. Bộ phận tài chính xây dựng dự báo từ các bảng tính đã xuất. Trước khi bắt đầu bất kỳ phân tích thực sự nào, cần phải có người đối chiếu các con số.

Tự động hóa quy trình dữ liệu khắc phục vấn đề này bằng cách tự động di chuyển và làm sạch dữ liệu giữa các hệ thống. Bảng điều khiển phản ánh hoạt động theo thời gian thực. Dự báo trở nên chính xác hơn. Các nhóm hành động nhanh hơn và tự tin hơn.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu tự động hóa đường dẫn dữ liệu là gì, tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như cách triển khai các giải pháp tự động hóa dữ liệu từng bước một.

Những điểm chính cần lưu ý về tự động hóa đường dẫn dữ liệu

• Loại bỏ việc xuất dữ liệu thủ công và chỉnh sửa bằng bảng tính nhờ đồng bộ hóa nhiều nguồn dữ liệu trong thời gian thực.
• Cải thiện dự báo và tốc độ phản hồi bằng cách tự động hóa quy trình định tuyến khách hàng tiềm năng, cập nhật giao dịch và báo cáo.
• Xây dựng hệ thống tự động hóa dựa trên nền tảng CRM có cấu trúc, nơi dữ liệu quy trình bán hàng sạch sẽ cung cấp sức mạnh cho bảng điều khiển và khả năng hiển thị thông tin.

Lợi ích của việc tự động hóa quy trình dữ liệu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tự động hóa đường dẫn dữ liệu là quá trình tự động di chuyển, làm sạch và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống.

Nó giúp cải thiện việc quản lý dữ liệu và giảm bớt công việc thủ công.

Do đó, báo cáo của bạn luôn phản ánh hoạt động theo thời gian thực. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều đó có nghĩa là ít thời gian hơn để sửa bảng tính và nhiều thời gian hơn để chốt giao dịch.

Thay vì phải xuất và làm sạch dữ liệu CRM mỗi thứ Sáu, báo cáo sẽ được cập nhật tự động. Bộ phận bán hàng, tiếp thị và tài chính đều thấy chính xác các con số cùng một lúc.

Việc cập nhật thủ công tạo ra lỗi và sự nhầm lẫn trước các cuộc họp xem xét dự báo và họp hội đồng quản trị. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, những công việc đó sẽ tốn nhiều thời gian hơn mỗi tuần.

Tự động hóa kết nối các hệ thống của bạn và chuẩn hóa dữ liệu trước khi hiển thị trên bảng điều khiển. Dự báo phản ánh hoạt động thực tế của quy trình bán hàng. Báo cáo trở nên nhất quán hơn.

Tác động có thể đo lường được của các khoảng trống trong quá trình hội nhập

Các hệ thống không kết nối gây tốn thời gian và tiền bạc.

Các nhóm kinh doanh dành hàng giờ mỗi tuần để xuất dữ liệu CRM và đối chiếu báo cáo. Bộ phận marketing thường gặp khó khăn trong việc liên kết các chiến dịch với các giao dịch đã hoàn tất. Trước khi các nhà lãnh đạo có thể quyết định ngân sách, cần phải có người kiểm tra lại các con số.

Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng dữ liệu cũng tăng lên. Khối lượng công việc cũng tăng theo.

Theo báo cáo Tình hình bán hàng của Salesforce, nhân viên bán hàng chỉ dành khoảng 28% thời gian để thực sự bán hàng. Phần lớn thời gian trong tuần của họ dành cho các công việc hành chính, chẳng hạn như nhập dữ liệu và cập nhật CRM.

Tự động hóa kết nối các hệ thống và giữ cho dữ liệu được đồng bộ. Tác động đến hoạt động kinh doanh là rõ rệt.

Những lợi ích chính của việc tự động hóa quy trình dữ liệu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm:

• Khả năng dự đoán doanh thu dựa trên các dự báo chính xác và cập nhật.
• Đưa ra quyết định nhanh hơn nhờ bảng điều khiển được đồng bộ hóa.
• Giảm thiểu lỗi báo cáo nhờ giảm số lần xuất dữ liệu thủ công và chỉnh sửa bảng tính.
• Cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các bộ phận bán hàng, tiếp thị và tài chính.
• Giảm chi phí hoạt động bằng cách giảm thiểu việc xử lý và đối chiếu dữ liệu lặp đi lặp lại.
• Dự báo tối ưu dựa trên dữ liệu đường ống đáng tin cậy.

Tự động hóa biến các hệ thống rời rạc thành một cỗ máy tạo doanh thu phối hợp nhịp nhàng. Nó cũng khôi phục niềm tin vào các con số thúc đẩy tăng trưởng.

5 thành phần cốt lõi của quy trình tự động hóa

Mỗi quy trình xử lý dữ liệu tự động hiện đại đều có năm lớp cốt lõi.

1. Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu là bước mà dữ liệu thô được đưa vào hệ sinh thái của bạn từ:

• Hồ sơ CRM
• Nền tảng tự động hóa tiếp thị
• Hệ thống hỗ trợ khách hàng
• Phần mềm tài chính

Nếu không có tự động hóa, giai đoạn này phụ thuộc vào các thao tác thủ công. Với tự động hóa, dữ liệu mới sẽ được cập nhật liên tục và có thể dự đoán được.

2. Sự biến đổi

Thành phần cốt lõi tiếp theo của tự động hóa đường dẫn dữ liệu là chuyển đổi dữ liệu.

Các tập dữ liệu thô thường chứa dữ liệu trùng lặp, lỗi định dạng hoặc thông tin không đầy đủ. Quá trình chuyển đổi chuẩn hóa và làm sạch thông tin trước khi đưa vào các công cụ báo cáo. Nó cũng đưa dữ liệu vào một lược đồ nhất quán.

Khi lớp dữ liệu này không nhất quán, bảng điều khiển và dự báo sẽ chứa lỗi.

Nhiều quy trình xử lý dữ liệu tự động dựa trên các quy trình ETL (Trích xuất, Chuyển đổi, Tải). Các công cụ ETL (còn được gọi là “ELT”):

• Trích xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu
• Chuẩn hóa và làm sạch nó.
• Tải dữ liệu vào các kho dữ liệu tập trung.

Kho dữ liệu tích hợp các công cụ kinh doanh thông minh và nền tảng phân tích.

Một số doanh nghiệp tải dữ liệu đã được xử lý vào các kho dữ liệu tập trung. Các công cụ trực quan hóa như Microsoft Power BI hoặc Tableau biến các tập dữ liệu thô đó thành bảng điều khiển và báo cáo.

3. Điều phối

Quá trình điều phối xác định thời điểm cập nhật diễn ra và những yếu tố nào kích hoạt chúng.

Một giao dịch chuyển sang giai đoạn mới trong hệ thống CRM có thể tự động cập nhật dự báo doanh thu. Việc gửi biểu mẫu có thể tạo ngay lập tức một bản ghi liên hệ mới. Các công cụ điều phối đảm bảo các mối liên hệ này luôn được đồng bộ hóa.

4. Giám sát

Các hệ thống cần được giám sát để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru và không cần sự can thiệp thủ công.

Ngay cả các hệ thống tự động cũng cần sự giám sát và khả năng quan sát dữ liệu. Các lỗi tích hợp hoặc đồng bộ hóa chậm trễ phải được phát hiện nhanh chóng để tránh báo cáo không chính xác.

Các yêu cầu giám sát có thể khác nhau giữa môi trường điện toán đám mây và môi trường tại chỗ. Ví dụ, các nền tảng như Microsoft Azure cung cấp các công cụ giám sát tích hợp để theo dõi hiệu suất và phát hiện lỗi đồng bộ hóa.

5. Kích hoạt

Trong giai đoạn kích hoạt, dữ liệu tinh gọn được cung cấp cho bảng điều khiển, công cụ dự báo và nền tảng phân tích dữ liệu. Giai đoạn này biến thông tin thành những hiểu biết sâu sắc. Sau khi được kích hoạt, dữ liệu tự động trở thành xương sống của quá trình ra quyết định.

Trong một số môi trường, truyền dữ liệu cho phép dòng chảy thông tin liên tục thay vì xử lý theo lô. Ví dụ, một thiết bị IoT trong kho có thể truyền dữ liệu sử dụng theo thời gian thực, cung cấp dữ liệu cho bảng điều khiển ngay lập tức.

Nhìn chung, các thành phần này tạo ra các quy trình tự động hoạt động liên tục thay vì phản ứng thụ động.

Các trường hợp sử dụng thực tế của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cho tự động hóa đường dẫn dữ liệu

Giá trị của tự động hóa trở nên rõ ràng khi nó được kết nối trực tiếp với quy trình tạo doanh thu.

Ví dụ, hãy xem xét sự phối hợp giữa bộ phận bán hàng và tiếp thị:

• Trước khi tự động hóa: Khách hàng tiềm năng được xuất và tải lên CRM thủ công. Một số khách hàng tiềm năng phải chờ đợi nhiều ngày để được liên hệ lại. Dữ liệu chiến dịch không phải lúc nào cũng được chuyển tiếp, vì vậy bộ phận bán hàng không thể biết điều gì đã dẫn đến yêu cầu. Bộ phận marketing gặp khó khăn trong việc kết nối các chiến dịch với các giao dịch đã hoàn tất.
• Sau khi tự động hóa: Khách hàng tiềm năng được đồng bộ ngay lập tức vào CRM kèm theo ngữ cảnh chiến dịch. Quá trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và phân công nhiệm vụ diễn ra tự động. Nhân viên bán hàng phản hồi nhanh hơn.

Dự báo doanh thu là một vấn đề khó khăn phổ biến khác:

• Trước khi tự động hóa: Ban lãnh đạo xem xét các dự báo dựa trên dữ liệu xuất từ ​​CRM tuần trước. Các con số không khớp nhau giữa các báo cáo. Ai đó phải dành thời gian kiểm tra lại các giai đoạn giao dịch trước khi cuộc họp bắt đầu. Niềm tin vào các dự báo giảm sút.
• Sau khi tự động hóa: Dữ liệu CRM được cập nhật lên bảng điều khiển theo thời gian thực. Các cập nhật về giai đoạn giao dịch được phản ánh ngay lập tức trong dự báo doanh thu. Quyết định được đưa ra nhanh hơn, giảm thiểu những bất ngờ vào cuối tháng.

Báo cáo vòng đời khách hàng thường cho thấy những lỗ hổng giữa các nhóm:

• Trước khi tự động hóa: Bộ phận Marketing theo dõi mức độ tương tác bằng một công cụ duy nhất. Bộ phận Bán hàng quản lý các giao dịch trong CRM. Bộ phận Hỗ trợ theo dõi việc gia hạn hợp đồng ở một nơi khác. Để hiểu đầy đủ hành trình của khách hàng, cần có người xuất dữ liệu và tổng hợp chúng thủ công. Việc chuẩn bị báo cáo mất nhiều ngày.
• Sau khi tự động hóa: Dữ liệu tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ được đồng bộ hóa tự động vào một giao diện duy nhất. Ban lãnh đạo có thể ngay lập tức thấy được việc thu hút khách hàng mới ảnh hưởng đến việc giữ chân khách hàng hiện có và mở rộng thị trường như thế nào. Kết quả là quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ hơn và quyết định được đưa ra nhanh chóng hơn.

Phân tích hiệu suất là một điểm gây khó khăn phổ biến khác:

• Trước khi tự động hóa: Cuối mỗi tháng, ai đó phải thu thập dữ liệu từ nhiều công cụ khác nhau và hợp nhất chúng vào một bảng tính. Công thức bị lỗi. Số liệu không khớp. Việc lập báo cáo mất hàng giờ hoặc thậm chí cả ngày.
• Sau khi tự động hóa: Dữ liệu được chuyển trực tiếp vào bảng điều khiển mà không cần tổng hợp thủ công. Báo cáo tự động cập nhật khi có hoạt động mới. Lãnh đạo dành ít thời gian hơn để sửa lỗi công thức và nhiều thời gian hơn để tối ưu hóa hiệu suất và điều chỉnh chiến lược.

Cách triển khai tự động hóa đường dẫn dữ liệu (khung hướng dẫn từng bước)

Hãy làm theo các bước sau để triển khai tự động hóa quy trình dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn.

Bước 1: Lập sơ đồ luồng dữ liệu hiện tại của bạn

Ghi lại nguồn gốc dữ liệu (CRM, tiếp thị, hỗ trợ, tài chính) và điểm đến cuối cùng (bảng điều khiển, báo cáo, bảng tính). Ghi nhận mọi bước chuyển giao dữ liệu.

Việc lập sơ đồ các luồng này cho thấy bạn cần tinh giản báo cáo và tối ưu hóa việc di chuyển dữ liệu ở đâu.

Bước 2: Xác định các điểm tiếp xúc và điểm gián đoạn thao tác thủ công

Xác định nơi mọi người xuất file CSV, sao chép/dán các trường dữ liệu, đối chiếu bảng tính hoặc “sửa” dữ liệu trước khi lập báo cáo. Ghi chú lại những nơi thường xuất hiện sự không nhất quán và dữ liệu trùng lặp.

Hãy chú ý kỹ đến thời điểm cần chỉnh sửa dữ liệu thủ công trước khi chia sẻ báo cáo. Các bước thủ công này làm chậm tiến độ công việc của nhóm và tăng nguy cơ xảy ra lỗi do con người.

Bước 3: Ưu tiên các quy trình làm việc tạo ra doanh thu trước tiên.

Hãy chọn những trường hợp sử dụng có tác động trực tiếp đến tăng trưởng, chẳng hạn như tốc độ định tuyến khách hàng tiềm năng, tính hiệu quả của quy trình giao dịch và độ chính xác của dự báo. Bắt đầu với quy trình làm việc tạo ra tác động kinh doanh rõ rệt nhất.

Hãy tập trung vào các quy trình ảnh hưởng đến doanh thu ngay hôm nay. Cải thiện thời gian phản hồi hoặc tối ưu hóa các giai đoạn giao dịch sẽ mang lại kết quả rõ rệt một cách nhanh chóng.

Bước 4: Chọn giải pháp tự động hóa dữ liệu phù hợp với hệ thống của bạn.

Hãy đánh giá các công cụ tự động hóa dựa trên khả năng kết nối của chúng với hệ thống CRM và các hệ thống cốt lõi của bạn. Tìm kiếm các tích hợp gốc mạnh mẽ, các trình kết nối đáng tin cậy và quyền truy cập API để bạn có thể mở rộng quy mô các sáng kiến.

Hãy xem xét liệu hệ thống của bạn dựa trên điện toán đám mây, điện toán đám mây gốc hay hệ thống tại chỗ. Chọn các công cụ phù hợp với cơ sở hạ tầng hiện có và cho phép mở rộng quy mô. Một số nhóm sử dụng các công cụ mã nguồn mở để linh hoạt, trong khi những nhóm khác dựa vào các nền tảng được quản lý.

Việc tích hợp dựa trên API là rất cần thiết, vì chúng giúp đồng bộ hóa dữ liệu khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Bước 5: Khởi chạy một quy trình tự động hóa có tác động cao

Triển khai một quy trình duy nhất từ ​​đầu đến cuối. Giữ phạm vi dự án ngắn gọn để có thể nhanh chóng xác nhận độ chính xác, khả năng áp dụng và lợi tức đầu tư (ROI).

Hãy chọn một quy trình làm việc có tác động rõ ràng đến doanh thu và tự động hóa nó từ đầu đến cuối. Việc triển khai tập trung giúp dễ dàng đo lường ROI trước khi mở rộng sang các quy trình khác.

Bước 6: Thêm các quy tắc giám sát và chất lượng dữ liệu

Thiết lập cảnh báo cho việc xử lý lỗi, đồng bộ hóa thất bại, các trường bị thiếu và các bất thường. Xác định các quy tắc chuyển đổi để chuẩn hóa và loại bỏ dữ liệu trùng lặp nhằm đảm bảo tính nhất quán của báo cáo.

Phân công người chịu trách nhiệm giám sát để ai đó có thể xem xét các cảnh báo và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Các quy tắc chất lượng dữ liệu rõ ràng và kiểm tra thường xuyên đảm bảo các lỗi nhỏ không phát triển thành các vấn đề báo cáo lớn hơn.

Bước 7: Phân công quyền sở hữu và quản trị

Xác định ai là người chịu trách nhiệm quản lý quy trình, ai phê duyệt các thay đổi và cách giải quyết vấn đề. Trách nhiệm rõ ràng giúp đảm bảo tính đáng tin cậy của hệ thống tự động hóa theo thời gian.

Ghi chép rõ ràng quyền sở hữu tài liệu để việc cập nhật và sửa lỗi không bị trì hoãn. Việc xem xét thường xuyên hiệu suất của quy trình và các yêu cầu thay đổi giúp ngăn ngừa các sự cố âm thầm và đảm bảo các hệ thống tự động hóa hoạt động trơn tru.

Bước 8: Mở rộng dần dần dựa trên kết quả

Khi quy trình đầu tiên đã ổn định và mang lại lợi nhuận đầu tư, hãy nhân rộng phương pháp này cho quy trình tiếp theo có tác động lớn nhất.

Đo lường kết quả từ lần triển khai đầu tiên trước khi mở rộng. Sử dụng những hiểu biết đó để cải thiện phương pháp của bạn, sau đó áp dụng cấu trúc tương tự cho quy trình làm việc quan trọng tiếp theo mang lại doanh thu.

Đo lường hiệu quả đầu tư (ROI) từ tự động hóa quy trình

Tự động hóa mang lại hiệu quả tiết kiệm chi phí ngay lập tức. Theo thời gian, nó cải thiện độ chính xác của dự báo và hiệu quả doanh thu tổng thể.

Dưới đây là cách tự động hóa quy trình dữ liệu mang lại tác động tài chính và hoạt động có thể đo lường được cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Những kết quả này sẽ tích lũy theo thời gian. Khi dữ liệu trở nên đáng tin cậy hơn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ tiết kiệm được tiền và dự báo với độ tin cậy cao hơn.

Các quy trình xử lý dữ liệu sạch cũng giúp cho các sáng kiến ​​học máy trở nên khả thi. Việc chấm điểm khách hàng tiềm năng dự đoán và dự báo tỷ lệ khách hàng rời bỏ cần dữ liệu chính xác và cập nhật. Nếu dữ liệu CRM không nhất quán hoặc không đầy đủ, các mô hình đó sẽ không hoạt động hiệu quả.

Thông tin chi tiết đó hỗ trợ việc chấm điểm khách hàng tiềm năng dự đoán, dự báo tỷ lệ khách hàng rời bỏ và dự báo doanh thu chính xác hơn.

Lời kết

Tự động hóa quy trình dữ liệu giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động dựa trên dữ liệu chính xác, thời gian thực. Báo cáo luôn được cập nhật. Dự báo được cải thiện. Các nhóm dành ít thời gian hơn để sửa chữa bảng tính và nhiều thời gian hơn để thúc đẩy doanh thu.

Hãy bắt đầu bằng việc tự động hóa một quy trình làm việc có tác động lớn trong quý này, sau đó mở rộng dần từ đó.

Vậy làm thế nào để bạn có thể đảm bảo độ chính xác của dự báo?

Một điểm khởi đầu tốt là hiểu rõ tổng doanh số và doanh thu của bạn, bao gồm việc theo dõi doanh số gộp và doanh số thuần.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần, cũng như cách tính toán doanh thu bán hàng và doanh thu thuần để tạo ra dự báo bán hàng chính xác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các công thức, nêu bật sự khác biệt giữa chúng và chỉ cho bạn cách xác định các vấn đề hoặc cơ hội trong quy trình bán hàng.

Những điểm chính cần lưu ý về doanh thu gộp so với doanh thu thuần

• Doanh thu gộp là tổng giá trị của tất cả các giao dịch bán hàng trước khi trừ đi các khoản như chiết khấu, hàng trả lại và giảm giá.
• Doanh thu thuần thể hiện doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản khấu trừ, giúp chỉ số này hữu ích hơn trong việc đánh giá hiệu quả bán hàng.
• Việc so sánh doanh thu gộp và doanh thu thuần giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiểu được nhu cầu, theo dõi lợi nhuận và đánh giá sức khỏe tài chính của công ty.

Doanh thu gộp và doanh thu thuần khác nhau như thế nào?

Trước khi tìm hiểu cách tính doanh thu gộp và doanh thu thuần, điều quan trọng là phải hiểu các chỉ số bán hàng này là gì và sự khác biệt giữa chúng.

“Doanh thu gộp” là gì?

Định nghĩa doanh thu gộp: Doanh thu gộp là tổng giá trị của tất cả các giao dịch bán hàng trước khi áp dụng bất kỳ khoản khấu trừ nào.

Doanh thu gộp tập trung vào tổng hoạt động bán hàng phát sinh từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định, không tính đến hàng trả lại, chiết khấu hoặc giảm giá.

“Doanh thu thuần” là gì?

Định nghĩa doanh thu thuần: Doanh thu thuần là doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản khấu trừ từ tổng doanh thu.

Doanh thu thuần tập trung vào doanh thu thực tế mà công ty giữ lại sau khi trừ đi các khoản hoàn trả, chiết khấu và giảm giá làm giảm giá trị doanh thu ban đầu.

Doanh thu gộp và doanh thu thuần khác nhau ở điểm nào?

Khi nói đến câu hỏi: “Doanh thu thuần khác với doanh thu gộp như thế nào?”, điểm khác biệt chính nằm ở cách mỗi chỉ số phản ánh doanh thu.

Các khoản khấu trừ làm giảm giá trị bán hàng ban đầu. Do đó, doanh thu thuần thường thấp hơn doanh thu gộp , có nghĩa là doanh thu thuần phản ánh chính xác hơn tổng doanh thu của công ty bạn.

Vì sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên theo dõi doanh thu gộp và doanh thu thuần

Các chủ doanh nghiệp nhỏ nên theo dõi cả doanh thu gộp và doanh thu thuần, vì mỗi chỉ số cung cấp những thông tin khác nhau về hiệu quả hoạt động của công ty.

• Các phép tính doanh thu gộp giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và cách tạo ra doanh thu.
• Tính toán doanh thu thuần giúp ta có cái nhìn rõ ràng hơn về khả năng sinh lời của công ty.

Việc xem xét cả hai chỉ số doanh số cùng nhau giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính của công ty và đưa ra những quyết định tài chính thông minh hơn.

Tính toán doanh thu gộp so với doanh thu thuần

Giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần – và lý do tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần theo dõi cả hai – hãy cùng xem cách tính toán các chỉ số này.

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc làm rõ các công thức tính toán doanh thu gộp và doanh thu thuần.

Cách tính doanh thu gộp

Doanh thu gộp là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng mà không trừ bất kỳ khoản khấu trừ nào. Hiểu rõ sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu gộp cũng rất quan trọng, vì doanh thu gộp bao gồm các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền bản quyền và lãi suất.

Để tính doanh thu gộp, chỉ cần nhân số lượng sản phẩm đã bán với giá bán mỗi sản phẩm. Ví dụ, nếu bạn bán được 200 sản phẩm trong quý 1 và giá bán mỗi sản phẩm là 40 đô la, thì doanh thu gộp (hay còn gọi là lợi nhuận gộp) của bạn trong quý đó là 8.000 đô la.

Công thức tính doanh thu gộp:

Doanh thu gộp = Số lượng sản phẩm (giá bán gộp) x Giá/chi phí đơn vị

Cách tính doanh thu thuần

Doanh thu thuần, được định nghĩa là tổng doanh thu gộp trừ đi bất kỳ khoản khấu trừ nào – chẳng hạn như chiết khấu, hàng trả lại và các khoản giảm giá – bao gồm các chi tiết mà chúng ta sẽ xem xét sau. Doanh thu thuần càng gần với doanh thu gộp, tỷ suất lợi nhuận càng cao. Dưới đây là công thức tính doanh thu thuần trong kế toán và tài chính:

Công thức tính doanh thu thuần:

Doanh thu thuần = Doanh thu gộp – các khoản khấu trừ (ví dụ: chiết khấu, hàng trả lại và phụ cấp)

Vì tất cả các khoản khấu trừ đều phải được thực hiện hồi tố, nên bạn chỉ có thể tính toán doanh thu thuần vào cuối kỳ bán hàng.

Doanh thu gộp so với doanh thu thuần

Cách cộng doanh thu gộp và doanh thu thuần trên báo cáo kết quả kinh doanh

Tổng doanh thu/doanh số và lợi nhuận ròng/doanh số xuất hiện trong báo cáo tài chính của bạn, cụ thể là dòng đầu tiên trên báo cáo kết quả kinh doanh của công ty (còn được gọi là báo cáo lãi lỗ).

Một doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách công bố doanh thu gộp (thường được gọi là lợi nhuận gộp hoặc tổng doanh thu gộp), sau đó liệt kê các khoản giảm trừ doanh thu khác nhau thành các mục riêng biệt (đó là doanh thu thuần).

Một số công ty khác bỏ qua việc ghi rõ doanh thu gộp và các khoản khấu trừ, chỉ đơn giản liệt kê thu nhập ròng hoặc doanh thu thuần. Việc bỏ sót này đặt ra câu hỏi: doanh thu hàng năm là doanh thu gộp hay doanh thu ròng?

Hiểu rõ sự khác biệt này là điều vô cùng quan trọng để lập báo cáo tài chính chính xác.

Nếu các khoản khấu trừ không xuất hiện trên báo cáo thu nhập, bạn sẽ tìm thấy chúng trong các tài khoản đối ứng của công ty (một tài khoản được sử dụng trong sổ cái chung để bù trừ số dư của một tài khoản liên quan).

Tùy thuộc vào hệ thống kế toán của bạn, hàng trả lại, chiết khấu hoặc phụ cấp cũng có thể xuất hiện dưới dạng các bút toán bù trừ ảnh hưởng đến các khoản ghi nợ và ghi có liên quan trong sổ cái chung.

Khi báo cáo thu nhập hoàn tất, bạn có thể sử dụng thông tin này để tính thuế bán hàng và định hướng hoạt động bán hàng trong tương lai.

Các khoản khấu trừ được tính vào phương trình như thế nào?

Có ba loại khoản khấu trừ cụ thể cần xem xét khi so sánh doanh thu gộp và doanh thu thuần: chiết khấu, hàng trả lại và giảm giá.

Doanh thu gộp bao gồm tất cả các khoản khấu trừ này, trong khi doanh thu thuần là doanh thu gộp của công ty trừ đi ba khoản khấu trừ đó.

Chúng ta hãy cùng xem xét chi tiết từng loại khoản khấu trừ.

1. Giảm giá

Các khoản chiết khấu bán hàng áp dụng cho bất kỳ khoản chiết khấu thanh toán sớm nào được cung cấp cho khách hàng khi họ thanh toán hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ, công ty của bạn có thể gửi cho khách hàng hóa đơn trị giá 10.000 đô la, thanh toán trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên, bạn có thể giảm giá 1% nếu họ thanh toán trong vòng 10 ngày (ưu đãi này được gọi là chiết khấu 1/10 net 30).

Trong trường hợp đó, khách hàng sẽ chỉ phải trả 9.900 đô la, được giảm giá 100 đô la nếu thanh toán sớm trong thời gian đó.

Các điều khoản cụ thể của chiết khấu có thể khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, nhưng ý tưởng chung là tạo ra kết quả đôi bên cùng có lợi. Người bán nhận được tiền thanh toán hóa đơn nhanh hơn, giúp họ duy trì dòng tiền lành mạnh, còn khách hàng không phải trả toàn bộ giá bán.

Trong ngữ cảnh này, “chiết khấu bán hàng” không đề cập đến các chương trình khuyến mãi, giảm giá khuyến mãi hoặc hoàn tiền và các ưu đãi theo mùa; nó chỉ áp dụng cho chiết khấu khi thanh toán sớm.

2. Trả lại hàng

Chính sách hoàn trả hàng cho phép khách hàng trả lại sản phẩm để được hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần trong một khoảng thời gian nhất định.

Từ hàng hóa bị hư hỏng đến giao hàng chậm trễ, khách hàng có thể quyết định trả lại sản phẩm vì nhiều lý do khác nhau, và miễn là phù hợp với thỏa thuận trả hàng của bạn, họ có thể yêu cầu hoàn tiền.

Hàng trả lại là một khoản chi phí bạn cần tính đến khi tính toán doanh thu thuần.

Sau khi đơn hàng được trả lại, tiền hoàn trả sẽ được ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bất kể bạn có thể bán lại những mặt hàng đó hay không, khoản tiền hoàn trả cần được trừ vào doanh thu gộp và thu nhập gộp của bạn.

3. Phụ cấp

Nếu sản phẩm được giao sau giao dịch mua bán có những lỗi nhỏ nhưng vẫn sử dụng được, người bán và người mua có thể thỏa thuận một giải pháp dung hòa, được gọi là khoản giảm giá.

Thay vì yêu cầu khách hàng trả lại hàng, người bán có thể đề xuất hoàn lại một phần tiền so với hóa đơn đã thanh toán. Khoản giảm giá này sau đó sẽ được ghi nhận là khoản chiết khấu.

4 lợi ích của việc nắm rõ doanh thu gộp và doanh thu thuần

Hãy cùng xem xét một số lợi ích có được khi hiểu và phân tích doanh thu gộp và doanh thu ròng của bạn.

1. Tránh sử dụng số liệu gây hiểu nhầm

Việc tính toán cả hai con số sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về doanh số thực tế của mình.

Mặc dù việc dựa vào doanh thu gộp để đánh giá hiệu quả hoạt động có vẻ hấp dẫn (vì nó luôn bằng hoặc cao hơn doanh thu thuần), nhưng điều này có thể gây hiểu lầm. Nếu bạn phải hoàn tiền cho hầu hết các giao dịch đó, điều đó có nghĩa là bạn đang không sử dụng số liệu doanh thu chính xác để dự báo.

Đây là lúc việc xem xét doanh thu thuần cùng với doanh thu gộp trở nên hữu ích.

Doanh thu gộp cho phép bạn đo lường tổng doanh thu mà đội ngũ bán hàng của bạn tạo ra , trong khi doanh thu thuần là thước đo tốt hơn về hiệu suất, chiến thuật bán hàng và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Bằng cách kết hợp cả hai, bạn sẽ có được cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả bán hàng hiện tại. Nhờ đó, bạn có thể lập ra các dự báo bán hàng dựa trên thông tin đầy đủ và mang tính chiến lược .

2. Đưa ra những quyết định tốt hơn

Phân tích doanh thu gộp và doanh thu thuần giúp định hướng quá trình ra quyết định của bạn bằng cách cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc thực tế về hiệu quả bán hàng, từ đó bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và chiến lược.

Ví dụ, một phần quan trọng của dự báo doanh số là thiết lập ngân sách thực tế. Dựa trên doanh thu gộp và doanh thu ròng, bạn có thể biết nên phân bổ chi tiêu vào đâu, phân bổ bao nhiêu và những khoản chi tiêu nào có thể không cần thiết.

Nó cũng có thể cung cấp thông tin hữu ích cho việc đưa ra quyết định về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Nếu doanh thu gộp của bạn cao nhưng doanh thu thuần cho thấy một trong những sản phẩm của bạn đang bị trả lại nhiều hơn bình thường, bạn có thể sử dụng thông tin này để xác định vấn đề. Sau đó, bạn có thể thực hiện những thay đổi để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của mình.
3. Tiến hành phân tích cạnh tranh

Bên cạnh việc phản ánh tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, doanh thu thuần và doanh thu gộp cũng có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn để phân tích cạnh tranh.

Hãy so sánh số liệu của bạn với đối thủ cạnh tranh để xem bạn đang hoạt động như thế nào trên thị trường và xác định các cơ hội mới cũng như các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình bán hàng hiện tại.

Ví dụ, nếu doanh thu thuần của bạn thấp hơn đáng kể so với đối thủ cạnh tranh, đó là lý do cần phải điều tra. Bạn có thể cần điều chỉnh giá cả, sửa đổi tính năng sản phẩm hoặc nâng cấp chất lượng sản phẩm để giành lợi thế cạnh tranh.

Ngược lại, nếu doanh thu thuần của bạn luôn cao hơn so với đối thủ cạnh tranh, điều đó cho thấy bạn đang làm đúng hướng. Nhờ vậy, bạn có thể tự tin tập trung vào thế mạnh của mình và đưa ra những quyết định kinh doanh thông minh cho tương lai.

4. Tạo động lực cho đội ngũ bán hàng của bạn

Nếu bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần trên toàn công ty, theo nhóm và từng cá nhân, bạn có thể đo lường và phân tích chính xác hiệu suất bán hàng, đồng thời đặt ra các mục tiêu thúc đẩy đội ngũ bán hàng tập trung vào đúng mục tiêu.

Ví dụ, nếu bạn phân tích kỹ hơn về nhân viên bán hàng xuất sắc nhất của mình và phát hiện ra rằng doanh thu gộp của họ bị giảm đi một nửa khi tính đến doanh thu ròng, thì có lẽ các giao dịch của họ không có giá trị như vẻ ngoài.

Bạn có thể sử dụng các chỉ số này để giúp định hướng nhân viên bán hàng và cả nhóm đi đúng hướng. Bạn có thể kết hợp chỉ số KPI doanh thu gộp đã đặt ra với các chỉ số KPI về khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và khả năng chốt đơn cao nhất.

Việc tập trung vào các chỉ số KPI này buộc các nhân viên bán hàng của bạn phải tập trung vào cả những giao dịch có ngân sách lớn và chất lượng cao, từ đó thúc đẩy họ ưu tiên cả những giao dịch lớn và những giao dịch có giá trị cao như nhau.
Cách sử dụng doanh thu thuần so với doanh thu gộp để xác định (và khắc phục) các thách thức

Hiểu rõ sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết khi doanh thu không đạt kế hoạch.

Ví dụ, nếu khoảng cách giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần đang giảm, thì tỷ lệ khấu trừ cũng đang giảm. Nói cách khác, quy trình bán hàng của bạn đang hoạt động tốt.

Mặt khác, nếu khoảng cách giữa hai yếu tố này ngày càng tăng, thì có điều gì đó không ổn. Bạn sẽ phải tiến hành điều tra để tìm ra nguyên nhân.

Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự chênh lệch ngày càng lớn giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần, cùng với lời khuyên để đưa doanh thu của bạn trở lại đúng hướng.

Chiết khấu thanh toán sớm đang ảnh hưởng đến doanh thu

Doanh thu thuần cho bạn biết có bao nhiêu khách hàng đang sử dụng chiết khấu thanh toán sớm. Nếu các khoản chiết khấu này tăng lên, điều đó có nghĩa là ngày càng nhiều khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn.

Thanh toán sớm giúp doanh nghiệp có dòng tiền lành mạnh, nhưng nếu mức chiết khấu quá cao hoặc quá nhiều khách hàng sử dụng ưu đãi này, nó có thể ảnh hưởng đến doanh thu cuối cùng.

Trong trường hợp này, hãy xem xét lại các điều khoản thanh toán sớm. Bạn có thể bắt đầu từ đây:

• Nếu tỷ lệ chiết khấu quá cao, hãy giảm nó xuống. Mức giảm chính xác sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy hãy tính toán xem bạn cần giảm bao nhiêu so với tỷ lệ chiết khấu dựa trên tác động mà nó đã mang lại cho doanh số bán hàng của bạn.
• Hãy điều chỉnh chính sách giảm giá cho khách hàng thanh toán sớm sao cho phù hợp với đối thủ. Phân tích đối thủ để xem vị trí của bạn như thế nào. Bạn có thể cần giảm mức chiết khấu dành cho khách hàng thanh toán sớm. Nhưng nếu bạn đang giảm 10% và đối thủ giảm 5%, bạn có thể giảm xuống 7% để giảm thiểu tổn thất doanh thu và vẫn vượt trội hơn đối thủ.
• Đưa ra khung thời gian thanh toán sớm ngắn hơn để giảm số lượng người dùng . Ví dụ, nếu bạn giảm thời gian từ 30 ngày xuống còn 14 ngày, khả năng khách hàng hoàn tất thanh toán đúng hạn sẽ thấp hơn. Bạn vẫn có thể cung cấp cùng mức chiết khấu trong khi giảm áp lực lên doanh thu tổng thể.

Số lượng sản phẩm trả lại của bạn đang ngày càng tăng

Doanh thu gộp của bạn có thể trông rất ấn tượng, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn nhận được nhiều hàng trả lại, doanh thu thuần sẽ phản ánh điều đó.

Đối với đội ngũ bán hàng, mối lo ngại lớn nhất là liệu sản phẩm có bị trả lại vì không đáp ứng yêu cầu của người mua hay không.

Vấn đề này có thể có nghĩa là sản phẩm của bạn cần được thiết kế lại, hoặc quy trình bán hàng của bạn đang nhắm đến sai đối tượng. Trong trường hợp này, hãy xem xét lại hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn để đảm bảo bạn đang tiếp cận đúng người.

Bạn đang cho phép quá nhiều khoản phụ cấp

Việc liên tục đưa ra các khoản giảm giá không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của bạn mà còn có thể khiến việc dự báo doanh số bán hàng trong tương lai trở nên khó khăn hơn.

Hãy xem xét lại lý do đằng sau các khoản trợ cấp và xem liệu bạn có thể tìm ra điểm chung nào không.

Ví dụ, nếu 80% số tiền bồi thường là do chậm trễ vận chuyển, bạn biết cần phải tìm đến đâu để khắc phục vấn đề.

Lưu ý: Khi đánh giá hiệu quả kinh doanh, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa doanh thu gộp so với doanh số bán hàng và doanh thu so với doanh số bán hàng gộp.

– Doanh thu gộp thể hiện tổng thu nhập mà doanh nghiệp tạo ra.

– Doanh số bán hàng đề cập đến doanh thu thu được từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.

– Cả doanh thu và doanh số bán hàng gộp đều thể hiện tổng thu nhập thu được từ bán hàng. Tuy nhiên, doanh thu có thể được tính sau khi trừ đi bất kỳ khoản hàng trả lại, chiết khấu hoặc giảm giá nào.

Việc theo dõi và phân tích chính xác các chỉ số này có thể giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực cần cải thiện, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và đưa ra các quyết định sáng suốt để thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận.

Lời kết

Mặc dù doanh thu gộp và doanh thu thuần có thể quen thuộc hơn với kế toán và nhà đầu tư, nhưng việc hiểu ý nghĩa của chúng vẫn rất quan trọng đối với người bán hàng hoặc quản lý bán hàng.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa doanh thu gộp và doanh thu thuần, cũng như theo dõi sự thay đổi của các con số theo thời gian, sẽ giúp bạn nhận ra những yếu tố đang cản trở doanh số bán hàng và xem xét lại các quy trình để cải thiện hiệu suất trên toàn doanh nghiệp, bao gồm cả quy trình bán hàng.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc tổ chức các hoạt động bán hàng, gắn kết đội ngũ theo đuổi các mục tiêu rõ ràng và thúc đẩy các giao dịch một cách nhất quán trong quy trình bán hàng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng quản lý bán hàng để đạt được kết quả tốt hơn. Tìm hiểu về tác động của nó đến quy trình bán hàng và cách công nghệ phù hợp có thể cải thiện việc quản lý bán hàng của bạn.

Những điểm chính cần ghi nhớ trong quản lý bán hàng

• Quản lý bán hàng giúp tổ chức đội ngũ và quy trình một cách hiệu quả, đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ từ giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến khi hoàn tất.
• Quản lý bán hàng tốt giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn và mang đến cho khách hàng trải nghiệm nhất quán, chuyên nghiệp.
• Nếu thiếu quản lý bán hàng, rất dễ bị mất dấu các giao dịch – việc theo dõi hoạt động và điều chỉnh quy trình giúp duy trì dòng chảy giao dịch và mang lại kết quả tốt hơn.

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng (hay quản lý kinh doanh) bao gồm việc phát triển một đội ngũ bán hàng có năng lực, tổ chức các hoạt động bán hàng và áp dụng các kỹ thuật bán hàng cho phép doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh thu của mình.

Bí quyết để thúc đẩy doanh số trong bất kỳ ngành nào nằm ở quy trình quản lý bán hàng chính xác. Ví dụ, việc thiết lập quy trình bán hàng giúp đội ngũ của bạn theo dõi khách hàng tiềm năng từ lần liên hệ đầu tiên cho đến khi chốt đơn, nhờ đó mọi người đều biết cần tập trung vào điều gì tiếp theo.

Một người quản lý bán hàng giỏi có thể dẫn dắt nỗ lực này và truyền cảm hứng cho toàn bộ bộ phận bán hàng.

Khi bạn đã hiểu rõ quy trình bán hàng và cách theo dõi chúng, bạn có thể xác định sớm các vấn đề, huấn luyện bán hàng và có cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về những nhiệm vụ mà nhóm nên tập trung vào để tăng doanh số.

3 khía cạnh chính của quản lý bán hàng

Hiểu rõ các khía cạnh quan trọng của quản lý bán hàng giúp bạn tổ chức chiến lược bán hàng, hỗ trợ đội ngũ bán hàng và tạo ra lộ trình nhất quán hơn để chốt giao dịch.

Có ba loại ô dù cần quản lý trong quy trình bán hàng:

• Hoạt động bán hàng
• Chiến lược bán hàng
• Phân tích doanh số

Quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, nhưng đây là những điểm khởi đầu. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về từng điểm bên dưới.

1. Hoạt động bán hàng: xây dựng đội ngũ

Bộ phận vận hành bán hàng tập trung vào việc xây dựng cấu trúc, quy trình và hệ thống hỗ trợ giúp đội ngũ bán hàng thành công.

Cốt lõi của nỗ lực đó là tạo ra một đội ngũ mạnh mẽ, được hỗ trợ tốt, có thể liên tục kết nối sản phẩm của bạn với đúng khách hàng.

Dưới đây là một số cách để nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ bán hàng của bạn:

• Hãy tập trung vào việc hỗ trợ bán hàng. Các thành viên đội ngũ bán hàng cần có nguồn lực để phát triển thay vì chỉ là những cỗ máy kiếm tiền.

Ưu tiên đào tạo. Đào tạo nhân tài mới và phát triển kỹ năng của họ ngay từ khi bắt đầu công việc, bất kể kinh nghiệm bán hàng và chứng chỉ bán hàng của họ. Đào tạo họ hiểu sâu về sản phẩm của bạn và đại diện cho thương hiệu một cách hiệu quả để họ có thể tự tin trả lời câu hỏi và xây dựng lòng tin với khách hàng tiềm năng.

• Khuyến khích sự hợp tác. Đội ngũ bán hàng mà bạn quản lý phải làm việc như những cá nhân trong một đơn vị hợp tác. Cách tiếp cận này sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng thành tích cho đội ngũ bán hàng cũng như toàn công ty.
• Đặt mục tiêu thực tế. Giao cho nhóm của bạn những mục tiêu bán hàng đầy tham vọng nhưng khả thi. Việc đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp sẽ giúp bạn chuẩn bị cho họ thành công.

Dưới đây là một số cách để đặt ra những mục tiêu thực tế nhưng vẫn đầy tham vọng:

• Đặt mục tiêu phát triển kinh doanh cho từng hoạt động bán hàng.
• Phân công khu vực quản lý cho các thành viên trong nhóm.
• Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu doanh số.

Các quản lý bán hàng cũng nên hỗ trợ nhóm trong suốt quá trình bán hàng, đảm bảo họ vẫn đang đi đúng hướng và động viên họ khi cần thiết.

Hãy suy ngẫm về những trải nghiệm đã thúc đẩy bạn trong suốt sự nghiệp và sử dụng chúng để truyền cảm hứng và động viên đội ngũ bán hàng của mình. Mặt khác, đừng quên chia sẻ những thất vọng và thất bại của bạn, giải thích cách bạn vượt qua những thử thách đó và hỗ trợ họ trong những giai đoạn khó khăn.

2. Chiến lược bán hàng: xác định quy trình bán hàng

Chiến lược bán hàng bao gồm việc xác định một quy trình bán hàng rõ ràng, để đội ngũ của bạn biết chính xác cách dẫn dắt khách hàng tiềm năng từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch một cách nhất quán và có thể lặp lại.

Mỗi doanh nghiệp đều có một chu kỳ bán hàng. Chuỗi các nhiệm vụ này giúp sản phẩm của công ty đến tay người dùng. Một quy trình bán hàng, hay phễu bán hàng, giúp việc tổ chức các nhiệm vụ này và hoàn tất giao dịch trở nên dễ dàng hơn.

Quy trình bán hàng là một công cụ trực quan để theo dõi khách hàng tiềm năng khi họ trải qua các giai đoạn khác nhau của hành trình mua hàng. Nó giúp nhân viên bán hàng tổ chức công việc của họ theo từng giai đoạn, từ tạo khách hàng tiềm năng đến liên hệ đầu tiên và chốt giao dịch.

3. Phân tích doanh số: báo cáo

Việc lập báo cáo giúp bạn hiểu rõ chiến lược quản lý bán hàng hiện tại ảnh hưởng đến sự thành công của công ty như thế nào và làm thế nào bạn có thể cải thiện nỗ lực của mình – bằng cách tuyển thêm nhân viên bán hàng hoặc phân bổ lại nhiệm vụ.

Báo cáo bán hàng hiệu quả bao gồm việc sử dụng các chỉ số bán hàng hoặc các chỉ báo định lượng cho thấy hiệu quả hoạt động của từng khía cạnh trong hoạt động bán hàng và liệu bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa.

Đo lường bốn chỉ số này bằng phễu bán hàng tiêu chuẩn:

1. Số lượng giao dịch
2. Quy mô giao dịch trung bình trong phễu bán hàng của bạn
3. Tỷ lệ chốt giao dịch, hay tỷ lệ phần trăm trung bình các giao dịch thành công.
4. Tốc độ bán hàng, hay thời gian trung bình của một giao dịch trước khi hoàn tất.

Việc thu thập dữ liệu bán hàng này sẽ giúp bạn tìm được khách hàng lý tưởng. Bạn sẽ thấy loại khách hàng nào hoàn tất quy trình nhanh nhất và ai chi tiêu nhiều nhất.

Phần mềm CRM hoặc công cụ quản lý bán hàng sẽ giúp bạn thu thập thông tin này vào các báo cáo và bảng điều khiển, tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng của bạn.

5 bước của quy trình quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng hiệu quả là một quá trình liên tục bao gồm việc hướng dẫn đội ngũ, theo dõi hiệu suất và cải thiện kết quả theo thời gian.

Quá trình này có thể được chia thành năm bước sau.

1. Lập kế hoạch chiến lược bán hàng và mục tiêu doanh số.

Mọi quy trình quản lý bán hàng hiệu quả đều bắt đầu bằng một kế hoạch rõ ràng, xác định mục tiêu mà nhóm của bạn đang hướng tới và cách thức họ sẽ đạt được mục tiêu đó.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này thường có nghĩa là đặt ra các mục tiêu doanh thu thực tế, xác định các phân khúc khách hàng có giá trị nhất và quyết định các kênh mà nhóm của bạn sẽ sử dụng để tiếp cận họ.

Ví dụ, bạn có thể tập trung vào các khách hàng tiềm năng đến từ các chiến lược tiếp thị, hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng chủ động hoặc sự giới thiệu từ khách hàng hiện có.

Giai đoạn lập kế hoạch này cũng là nơi các nhà lãnh đạo bán hàng thiết lập cấu trúc và quy trình bán hàng mà nhóm sẽ tuân theo. Điều đó bao gồm việc xác định các giai đoạn trong quy trình bán hàng, phân công khu vực hoặc ngành nghề cho nhân viên bán hàng và quyết định cách sàng lọc khách hàng tiềm năng trước khi họ tiến xa hơn trong quy trình.

Nếu thiếu bước này, hoạt động bán hàng thường trở nên thụ động. Với bước này, đội ngũ bán hàng sẽ có định hướng rõ ràng và hiểu chính xác thành công được định nghĩa như thế nào.

2. Thực hiện quy trình bán hàng và tiếp cận khách hàng tiềm năng

Khi chiến lược đã được thiết lập, đội ngũ bán hàng có thể chủ động làm việc với khách hàng tiềm năng và tập trung vào các cơ hội thúc đẩy doanh thu.

Việc thực hiện bao gồm các hoạt động bán hàng hàng ngày như:

• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
• Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
• Thực hiện các buổi trình diễn sản phẩm
• Gửi đề xuất bán hàng
• Đàm phán thỏa thuận

Mỗi hoạt động đều giúp khách hàng tiềm năng tiến gần hơn đến bước mua hàng.

Đối với các đội ngũ bán hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ, tính nhất quán đặc biệt quan trọng. Mỗi khách hàng tiềm năng nên tuân theo cùng một quy trình để không bỏ sót bất kỳ giao dịch nào. Hãy lập văn bản quy trình bán hàng có thể lặp lại, từ lần liên hệ đầu tiên đến khi ký kết hợp đồng.

3. Giám sát quản lý hiệu suất và hoạt động của quy trình bán hàng

Trách nhiệm quản lý bán hàng bao gồm việc theo dõi sát sao quy trình bán hàng để phát hiện bất kỳ điểm nghẽn nào, xem tiến độ giao dịch và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.

Ở giai đoạn này, các nhà quản lý theo dõi các chỉ số bán hàng quan trọng như:

• Số lượng giao dịch đang trong quá trình xử lý
• Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn
• Độ dài chu kỳ bán hàng
• Giá trị giao dịch trung bình
• Doanh thu so với mục tiêu

Việc theo dõi các chỉ số này giúp các nhà lãnh đạo hiểu liệu nhóm có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. Nó cũng giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề từ sớm.

Ví dụ, nếu các thương vụ liên tục bị đình trệ trong giai đoạn đề xuất, vấn đề có thể nằm ở giá cả, định vị hoặc chất lượng đề xuất. Nếu lượng khách hàng tiềm năng ít, nhóm có thể cần tăng cường hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

4. Điều chỉnh chiến thuật và cải thiện quy trình bán hàng

Khi đã đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình bán hàng, hãy điều chỉnh để khắc phục những điểm yếu và tiếp tục thúc đẩy các giao dịch tiến triển.

Môi trường bán hàng liên tục thay đổi. Nhu cầu của khách hàng phát triển, đối thủ cạnh tranh tung ra các sản phẩm mới và thị trường dịch chuyển, vì vậy các nhà quản lý bán hàng cần thường xuyên tinh chỉnh phương pháp tiếp cận của mình.

Các điều chỉnh có thể bao gồm:

• Cập nhật thông điệp bán hàng dựa trên dữ liệu và phản hồi của khách hàng.
• Hoàn thiện tiêu chí lựa chọn khách hàng tiềm năng
• Cải thiện mẫu đề xuất hoặc cấu trúc giá cả
• Cung cấp thêm đào tạo cho nhân viên bán hàng.

Những cải tiến nhỏ ở giai đoạn này có thể tạo ra tác động lớn đến hiệu suất. Ngay cả những sự gia tăng khiêm tốn về tỷ lệ chuyển đổi hoặc quy mô giao dịch cũng có thể thúc đẩy doanh thu đáng kể theo thời gian.

Bước này đảm bảo quy trình bán hàng vẫn hiệu quả, cạnh tranh và phù hợp với kỳ vọng của khách hàng.

5. Lặp lại và mở rộng quy mô những gì hiệu quả

Chìa khóa để quản lý bán hàng thành công là coi đó như một chu kỳ liên tục bằng cách sử dụng những gì hiệu quả, xây dựng dựa trên những thành công đã đạt được và tinh chỉnh chiến lược để tăng trưởng kết quả theo thời gian.

Từ đây, bạn có thể xác định các phân khúc khách hàng sinh lợi nhất, tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực mang lại hiệu quả cao nhất và rút ngắn chu kỳ bán hàng để chốt giao dịch nhanh hơn.

Việc tập trung vào những gì hiệu quả sẽ giúp nhóm có được lộ trình rõ ràng để nhân rộng những phương pháp đó trên toàn doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thời gian và nguồn lực hạn chế, quy trình lặp lại này giúp tập trung nỗ lực vào các chiến lược thực sự mang lại kết quả mà không làm phân tán quá nhiều nhân lực của nhóm.

Ai được hưởng lợi từ quản lý bán hàng?

Quản lý bán hàng hiệu quả giúp các nhà quản lý phát hiện vấn đề từ sớm và hỗ trợ khi cần thiết, hướng dẫn nhân viên bán hàng nên tập trung vào điều gì tiếp theo và mang đến cho khách hàng trải nghiệm nhất quán và chuyên nghiệp hơn.

Chúng ta hãy cùng xem xét kỹ hơn về các bên liên quan này.

Quản lý bán hàng

Giám đốc bán hàng điều hành đội ngũ bán hàng của tổ chức, giám sát các quy trình và thường chịu trách nhiệm về phát triển nhân tài và lãnh đạo.

Sự rõ ràng và phạm vi bao quát là yếu tố thiết yếu đối với các nhà quản lý bán hàng, những người thường giám sát việc lập kế hoạch và thực hiện các mục tiêu toàn công ty.

Việc sở hữu một quy trình quản lý hiệu quả cho phép họ thúc đẩy tổ chức bán hàng tiến lên. Họ sẽ có tầm nhìn rõ ràng hơn về vị trí của mình so với đối thủ cạnh tranh và biết cách duy trì vị trí dẫn đầu.

Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng đại diện cho công ty và liên hệ với khách hàng tiềm năng trực tiếp, qua điện thoại hoặc trực tuyến. Nhân viên bán hàng thường báo cáo và làm việc chặt chẽ với quản lý bán hàng để đạt được mục tiêu hiệu quả công việc.

Mục tiêu chính của nhân viên bán hàng là duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận và tăng lợi nhuận cho công ty.

Nhân viên bán hàng sẽ tự tin hơn và được chú ý nhiều hơn nhờ quản lý bán hàng hiệu quả. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy cân nhắc đầu tư vào đào tạo bán hàng cho mọi thành viên trong nhóm – điều này sẽ mang lại lợi ích lâu dài.

Khách hàng

Khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt hơn và mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn nhiều hơn nếu họ trải qua một quy trình quản lý bán hàng hiệu quả.

Họ thậm chí có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình trên các trang mạng xã hội như LinkedIn, cung cấp thêm bằng chứng để giúp các khách hàng tiềm năng khác chuyển đổi thành khách hàng thực sự.

Một công ty bán hàng xuất sắc có thể tự tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công nếu tất cả các yếu tố này phối hợp nhịp nhàng với nhau.

Các phương pháp quản lý bán hàng tốt nhất

Các phương pháp quản lý bán hàng hiệu quả nhất tập trung vào việc giúp công việc của đội ngũ bán hàng trở nên dễ dàng hơn, tối ưu hóa quy trình bán hàng và sử dụng các công cụ giúp đẩy nhanh tiến độ giao dịch.

Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất bạn có thể áp dụng để duy trì hiệu quả quy trình bán hàng.

Sử dụng các công cụ tăng năng suất

Các nhà lãnh đạo bán hàng và nhân viên bán hàng bận rộn có thể sử dụng nhiều ứng dụng năng suất để tối ưu hóa việc quản lý giao dịch và chốt giao dịch.

Đây là những công cụ giúp tinh giản quy trình hoặc đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc phức tạp. Ví dụ bao gồm:

• Các nền tảng giao tiếp (ví dụ: Slack và Microsoft Teams)
• Các công cụ quản lý dự án (ví dụ: Asana, Trello, ClickUp và Any.do)
• Các ứng dụng ghi chú và quản lý thời gian (ví dụ: Evernote)
• Các công cụ hỗ trợ viết bài (ví dụ: Grammarly)
• Các ứng dụng quản lý tài liệu (ví dụ: Scanner Pro)

Tạo nội dung tiếp thị

Các quản lý bán hàng có thể phát triển các tài liệu tiếp thị nội dung nhằm tạo ra giá trị xung quanh các sản phẩm hoặc dịch vụ mới của họ, giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn đối với nhân viên bán hàng.

Nội dung có thể thuyết phục và trấn an khách hàng tiềm năng về dịch vụ của bạn, đặc biệt nếu nó giải quyết được một vấn đề mà họ đang gặp phải.

Việc có một đội ngũ nội dung nội bộ trong công ty đảm bảo rằng những người sáng tạo nội dung hiểu rõ sản phẩm và giá trị của nó đối với khách hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thuê ngoài việc tạo nội dung từ một người làm tự do hoặc một công ty nếu bạn chưa sẵn sàng tuyển dụng toàn thời gian.

Nội dung chất lượng cao có khả năng thúc đẩy người tiêu dùng tiến xa hơn trong chu kỳ bán hàng so với chỉ riêng người bán hàng. Nội dung cung cấp thông tin hữu ích thường giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến người mua tiềm năng – đặc biệt khi nó xuất hiện ở vị trí cao trên trang kết quả tìm kiếm (SERP), nơi nhiều người mua bắt đầu hành trình của họ.

Tại sao nên sử dụng công nghệ để quản lý mối quan hệ khách hàng?

Một quy trình bán hàng được tổ chức bài bản giúp bạn hiểu rõ quy trình quản lý bán hàng, làm nổi bật các cơ hội hiện có và dự báo doanh thu trong những tháng tới.

Trong khi một số người lựa chọn sử dụng bảng tính Excel và giấy ghi chú, một công cụ CRM bán hàng sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan chính xác hơn về các nguồn lực hiện có và xác định các yếu tố then chốt cho sự thành công bán hàng trong tương lai của công ty bạn.

Trước khi mua giải pháp CRM, hãy trả lời những câu hỏi sau để đảm bảo bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất cho đội ngũ của mình:

• Giao diện có dễ học và dễ sử dụng không?
• Tôi có thể tùy chỉnh hệ thống CRM để phù hợp với nhu cầu của mình không?
• Nền tảng này có đầy đủ các tính năng chúng ta cần không?
• Có tích hợp đa nền tảng không?
• Phần mềm sẽ thông báo cho tôi khi nào cần thực hiện thao tác, và những thông báo đó sẽ được gửi ngay lập tức hay theo định kỳ?

• Hệ thống này có cung cấp dự báo và báo cáo doanh số chính xác không?
• Phần mềm CRM này có tương thích với thiết bị di động không, và tôi có thể truy cập nó từ bất cứ đâu không?

Lời kết

Thành công trong quản lý bán hàng đòi hỏi sự chăm chỉ và kiến ​​thức về vận hành, chiến lược và phân tích. Trở thành người quản lý bán hàng giỏi nhất cũng có nghĩa là sử dụng công nghệ phù hợp – bắt đầu từ hệ thống CRM của bạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu mục tiêu kinh doanh tốt nhất là gì, các loại mục tiêu kinh doanh là gì, tại sao chúng lại quan trọng và các bước thiết yếu để thiết lập mục tiêu thúc đẩy tăng trưởng.

Mục tiêu kinh doanh là gì?

Mục tiêu kinh doanh là những kết quả mà một công ty muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng có thể là những mục tiêu cấp cao, như mục tiêu của Amazon là “trở thành công ty lấy khách hàng làm trung tâm nhất trên Trái đất” hoặc những mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được như “giảm 25% số lượng khiếu nại của khách hàng trong quý này”.

Những mục tiêu kinh doanh tốt nhất thuộc hai loại sau:

• Các mục tiêu kinh doanh dài hạn , kéo dài nhiều năm và thể hiện tầm nhìn rộng hơn cũng như định hướng chiến lược của công ty.
• Các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn tập trung vào khung thời gian từ vài tháng đến một năm và bao gồm các lĩnh vực cụ thể như mục tiêu tài chính, sáng kiến ​​chiến lược và cải tiến hoạt động.

Các công ty thường duy trì nhiều mục tiêu kinh doanh ngắn hạn nhằm hỗ trợ mục tiêu dài hạn.

Tại sao mục tiêu kinh doanh lại quan trọng?

Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp thúc đẩy kế hoạch kinh doanh của bạn tiến lên. Dưới đây là cách chúng tác động đến các khía cạnh khác nhau của công ty bạn.

Chúng hướng dẫn quá trình ra quyết định

Các nhóm luôn phải đối mặt với những lựa chọn về việc nên dành thời gian và nguồn lực vào đâu. Mục tiêu kinh doanh giúp việc đưa ra quyết định dễ dàng hơn bằng cách cung cấp các tiêu chí để đánh giá các lựa chọn. Bạn có thể đánh giá mọi cơ hội bằng cách tự hỏi: “Liệu điều này có giúp chúng ta đạt được mục tiêu không?”

Ví dụ, giả sử mục tiêu của bạn là “tăng trưởng khách hàng doanh nghiệp lên 30%”. Trong trường hợp đó, đội ngũ bán hàng của bạn có thể ưu tiên các khách hàng lớn hơn các doanh nghiệp nhỏ hoặc tập trung vào việc tuyển dụng các thành viên mới có kinh nghiệm làm việc với khách hàng doanh nghiệp.

Chúng đưa ra một tiêu chuẩn rõ ràng cho sự thành công

Nếu không có mục tiêu đo lường được, việc theo dõi tiến độ sẽ rất khó khăn. Mục tiêu cung cấp cho bạn những con số cụ thể và đích đến rõ ràng. Bạn sẽ biết thành công trông như thế nào và có thể nhanh chóng nhận ra khi nào cần điều chỉnh chiến lược.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là giảm thời gian chờ đợi của khách hàng xuống dưới hai phút trước khi kết thúc quý 4, bạn có thể dễ dàng đo lường thời gian chờ đợi hiện tại và xem những thay đổi ảnh hưởng đến con số này như thế nào.

Họ điều phối các bộ phận theo một tầm nhìn chung

Các nhóm khác nhau thường có những ưu tiên trái ngược nhau, có thể kéo công ty của bạn theo nhiều hướng khác nhau. Mục tiêu kinh doanh mang lại cho mọi người một đích đến chung để cùng nhau hướng tới, nhờ đó mỗi bộ phận có thể phối hợp công việc của mình để đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ, giả sử mục tiêu của bạn là trở thành sản phẩm dễ sử dụng nhất trên thị trường. Trong trường hợp đó, nhóm thiết kế của bạn có thể đơn giản hóa các tính năng, bộ phận hỗ trợ có thể tạo ra các tài liệu hướng dẫn tốt hơn và bộ phận tiếp thị có thể tập trung vào các thông điệp về sự đơn giản và dễ sử dụng.

Họ khuyến khích trách nhiệm giải trình

Nếu không có mục tiêu, các nhiệm vụ rất dễ bị bỏ sót. Mục tiêu giúp bạn phân công trách nhiệm cụ thể và thời hạn cho các nhóm hoặc cá nhân. Mọi người đều biết mình cần phải hoàn thành những gì và khi nào.

Ví dụ, nếu mỗi thành viên trong đội ngũ bán hàng đặt mục tiêu lên lịch 20 buổi giới thiệu sản phẩm chất lượng mỗi tháng, họ có thể theo dõi tiến độ hàng ngày và người quản lý có thể xác định sớm những người cần hỗ trợ.

Các khuôn khổ để thiết lập mục tiêu kinh doanh

Có nhiều khuôn khổ khác nhau giúp bạn thiết lập mục tiêu kinh doanh, mỗi khuôn khổ có cấu trúc riêng để tạo và theo dõi mục tiêu.

Không có một phương pháp nào phù hợp cho tất cả mọi trường hợp khi thiết lập mục tiêu kinh doanh tốt nhất. Các khuôn khổ khác nhau phù hợp với các nhu cầu kinh doanh, quy mô công ty và tình huống khác nhau.

Dưới đây là các framework được sử dụng rộng rãi nhất và cách chúng hoạt động. Chúng tôi cũng sẽ giải thích mỗi framework phù hợp nhất với mục đích nào và khi nào nên tránh sử dụng nó.

SMART

Mục tiêu SMART biến những ý định mơ hồ thành mục tiêu có thể hành động bằng cách làm cho chúng Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Phù hợp và Có thời hạn.

Thay vì đặt mục tiêu “phát triển kinh doanh”, bạn có thể đặt mục tiêu bán hàng như “thu hút 50 khách hàng doanh nghiệp mới trong quý 3”.

Mỗi yếu tố đều có mục đích riêng:

• Cụ thể làm rõ những gì bạn sẽ đạt được.
• “Có thể đo lường” cho biết cách bạn sẽ theo dõi tiến độ.
• Khả thi đảm bảo tính thực tế.
• Relevan t xác nhận rằng điều đó quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn
• Việc đặt ra thời hạn tạo ra sự cấp bách.

Mục tiêu kinh doanh SMART giúp làm rõ trọng tâm và đảm bảo bạn có thể theo dõi tiến độ, bất kể mô hình kinh doanh của bạn là gì. Tuy nhiên, chúng không phải là lựa chọn tốt nhất trong mọi trường hợp.

Dưới đây là thời điểm nên sử dụng mục tiêu SMART và thời điểm nên sử dụng mô hình khác.

Mục tiêu và Kết quả chính (OKR)

OKR kết hợp mục tiêu xác định hướng đi với các kết quả chính để đo lường tiến độ.

Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể là trở thành nhà cung cấp đáng tin cậy nhất trên thị trường, với các kết quả chính như 95% sự hài lòng của khách hàng, 98% thời gian hoạt động và thời gian phản hồi dưới một giờ.

Hầu hết các công ty đặt ra OKR theo quý và hướng đến việc đạt được khoảng 70% mỗi kết quả chính. Việc đặt mục tiêu 70% khuyến khích các nhóm đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng mà không cảm thấy nản lòng nếu không đạt được trọn vẹn.

OKR có thể là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn thích đặt mục tiêu cao và cảm thấy thoải mái khi biết rằng bạn khó có thể đạt được điểm số hoàn hảo.

Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard – BSC)

BSC đảm bảo các công ty không chỉ tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh duy nhất bằng cách điều chỉnh quản lý chiến lược trên bốn khía cạnh quan trọng:

1. Hiệu quả tài chính
2. Sự hài lòng của khách hàng
3. Quy trình nội bộ
4. Học hỏi/phát triển

Mỗi lĩnh vực đều có mục tiêu và chỉ số riêng. Ví dụ, bạn có thể theo dõi tỷ suất lợi nhuận (tài chính), các chỉ số dịch vụ khách hàng (khách hàng), thời gian giao hàng (quy trình) và tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo của nhân viên (học tập).

Việc theo dõi nhiều khu vực bằng BSC có thể đảm bảo mọi người cùng hướng đến một mục tiêu chung.

Những Mục Tiêu Lớn Lao, Táo Bạo (BHAG – Big Hairy Audacious Goals)

BHAG là những mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng, dài hạn, định hình hướng đi cuối cùng của công ty bạn.

Trong khi các mục tiêu khác của bạn nên khả thi trong thời gian ngắn, BHAGs lại hướng đến những mục tiêu vượt xa tiêu chuẩn thông thường, hướng đến những điều tưởng chừng như bất khả thi, chẳng hạn như mục tiêu của Microsoft là đặt máy tính “trên mọi bàn làm việc và trong mọi gia đình”.

Những mục tiêu này thường kéo dài hơn 10 năm và truyền cảm hứng cho các nhóm suy nghĩ vượt ra ngoài những cải tiến nhỏ, đồng thời vẫn đủ cụ thể để định hướng chiến lược kinh doanh.

Nếu bạn đã có một doanh nghiệp ổn định và muốn đạt được thành công lớn hơn, thì BHAG (Mục tiêu lớn đầy tham vọng) có thể là lựa chọn phù hợp.

Quản lý theo mục tiêu (MBO)

MBO nhấn mạnh việc thiết lập mục tiêu hợp tác. Thay vì nhận các mục tiêu do ban quản lý đưa ra, các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau xác định các mục tiêu hiệu suất.

Ví dụ, nếu công ty đặt mục tiêu cải thiện hiệu quả, người lãnh đạo nhóm có thể cam kết “triển khai phần mềm quản lý dự án mới vào quý 3 và giảm thời gian họp xuống 30%”.

Việc cho phép nhân viên đóng góp vào các mục tiêu có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách giúp họ tham gia tích cực hơn và có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với công việc của mình.

Hướng dẫn từng bước thiết lập mục tiêu kinh doanh

Việc thiết lập các mục tiêu kinh doanh hiệu quả đòi hỏi một phương pháp tiếp cận có hệ thống. Dưới đây là sáu bước quan trọng để tạo ra và thực hiện các mục tiêu thúc đẩy sự tiến bộ.

1. Xác định tầm nhìn dài hạn của bạn

Nếu thiếu tầm nhìn rõ ràng, việc lập kế hoạch chiến lược thường bị sa lầy vào việc phản ứng trước những thách thức trước mắt thay vì xây dựng cho tương lai.

Tầm nhìn của bạn hoạt động song hành với tuyên ngôn sứ mệnh, giá trị cốt lõi và mục tiêu của công ty.

Sứ mệnh định nghĩa lý do tồn tại của bạn, giá trị cốt lõi định hướng hoạt động, và tầm nhìn là đích đến của công ty bạn trong 5 đến 10 năm tới. Cùng nhau, những yếu tố này đảm bảo mọi cấp độ trong doanh nghiệp của bạn đều hướng đến cùng một mục tiêu.

Để xác định tầm nhìn dài hạn của bạn, hãy bắt đầu bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Bạn muốn đạt được vị thế thị trường nào?
• Bạn sẽ mang lại giá trị gì cho khách hàng?
• Bạn muốn doanh nghiệp của mình phát triển đến quy mô như thế nào?
• Điều gì sẽ làm cho công ty của bạn trở nên khác biệt?

Tầm nhìn của bạn cần đủ tham vọng để truyền cảm hứng hành động, nhưng cũng phải tập trung vào kết quả (những gì bạn muốn đạt được) hơn là quy trình (cách thức đạt được điều đó).

Ví dụ, một phần mềm họp trực tuyến có thể đặt ra tầm nhìn như sau: “trở thành công cụ cộng tác từ xa hàng đầu cho các nhóm công nghệ trên khắp Bắc Mỹ”. Mục tiêu tập trung vào kết quả hơn là liệt kê những cải tiến như “chất lượng video tốt hơn” hay “nhiều tính năng hơn”.

2. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện

Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn cần nhận diện những trở ngại đang cản đường. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là điểm khởi đầu tuyệt vời. Hãy theo dõi những con số quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn:

• Các chỉ số doanh thu. Bao gồm tốc độ tăng trưởng, chi phí thu hút khách hàng (CAC) và giá trị vòng đời khách hàng.
• Các chỉ số khách hàng. Bao gồm tỷ lệ khách hàng rời bỏ/giữ chân, điểm hài lòng và tỷ lệ mua hàng lặp lại.
• Các chỉ số hoạt động. Bao gồm mức độ năng suất, tỷ lệ lỗi và thời gian giao hàng.
• Các chỉ số tài chính. Bao gồm tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền và khả năng sinh lời theo từng sản phẩm.

Kết hợp dữ liệu định lượng này với phản hồi định tính để có được bức tranh toàn diện. Nghiên cứu các khảo sát khách hàng và các đề cập trên mạng xã hội, đồng thời phân tích báo cáo về các giao dịch bị hủy trong hệ thống CRM của bạn.

Nếu cùng một vấn đề được đề cập lặp đi lặp lại, điều đó chứng tỏ bạn đã phát hiện ra một điểm yếu cần khắc phục.

Các nhóm của bạn có thể hoàn thiện những mảnh ghép cuối cùng của bức tranh. Hãy tạo ra các kênh an toàn để phản hồi trung thực và khuyến khích mọi người chia sẻ những hiểu biết của họ. Thông thường, họ sẽ tiết lộ lý do đằng sau những con số mà bạn đang thấy.

Những cơ hội quý giá nhất thường nằm ở điểm giao nhau của nhiều dữ liệu (ví dụ như khi khiếu nại của khách hàng trùng khớp với các chỉ số yếu và phản hồi từ nhóm). Hãy chọn hai hoặc ba lĩnh vực trọng điểm mà việc cải thiện sẽ mang lại tác động lớn nhất.

3. Biến tầm nhìn của bạn thành những mục tiêu có thể hành động được

Sau khi xác định được những lĩnh vực cần cải thiện, bạn có thể chuyển những hiểu biết đó thành các mục tiêu cụ thể bằng cách sử dụng khuôn khổ thiết lập mục tiêu mà bạn đã chọn.

Hãy tưởng tượng phần mềm họp trực tuyến lựa chọn khung SMART vì nó cung cấp một phương pháp có cấu trúc để giải quyết các thách thức hiệu suất cụ thể của họ, đặc biệt khi họ cần các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để cải thiện việc thu hút khách hàng và tích hợp sản phẩm.

Hãy nhớ rằng các khuôn khổ là công cụ, không phải quy tắc. Hãy điều chỉnh chúng để phục vụ nhu cầu kinh doanh của bạn thay vì để chúng hạn chế tư duy của bạn. Khuôn khổ tốt nhất giúp nhóm của bạn hiểu được mục tiêu và cách đạt được chúng.

4. Chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu ngắn hạn

Những mục tiêu lớn thường khiến người ta cảm thấy choáng ngợp, khó biết bắt đầu từ đâu và duy trì động lực. Chia nhỏ chúng thành các mục tiêu ngắn hạn hơn sẽ tạo ra điểm khởi đầu rõ ràng và giúp theo dõi tiến độ, từ đó giúp các nhóm luôn giữ vững động lực.

Hãy bắt đầu bằng cách đặt ra mục tiêu đầu tiên, mục tiêu này nên tham vọng nhưng có thể đạt được trong vòng ba tháng. Sau đó, chia nhỏ mục tiêu đó thành hai hoặc ba mục tiêu nhỏ hơn có thời hạn cụ thể để thúc đẩy tiến độ hướng tới mục tiêu chính.

Mỗi mục tiêu cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng về việc thúc đẩy tiến độ, các tiêu chí thành công cụ thể và thời hạn hoàn thành.

1. Xác định và loại bỏ 20% kênh tiếp thị có hiệu quả thấp nhất dựa trên ROI, phân bổ lại ngân sách cho các kênh hoạt động hiệu quả nhất trước ngày 15 tháng 2.
2. Ra mắt hệ thống chấm điểm khách hàng tiềm năng tự động, đánh dấu những khách hàng tiềm năng có xác suất chuyển đổi >40% để ưu tiên theo dõi trước ngày 1 tháng 3.
3. Tạo bảng điều khiển theo dõi thời gian thực tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn của phễu bán hàng , kèm theo cảnh báo nếu bất kỳ giai đoạn nào giảm xuống dưới tỷ lệ mục tiêu trước ngày 28 tháng 2.

Thiết lập các cuộc họp đánh giá tiến độ hàng tuần cho từng mục tiêu. Thành công đòi hỏi sự sở hữu và trách nhiệm rõ ràng. Phân công một người cụ thể chịu trách nhiệm thúc đẩy từng mục tiêu thay vì giao cho cả nhóm hoặc phòng ban.

Gặp gỡ từng chủ đầu tư ngay từ đầu để làm rõ kỳ vọng và đảm bảo họ có mọi thứ cần thiết để thành công.

5. Thống nhất đội nhóm hướng đến các mục tiêu chung

Khi chia sẻ những mục tiêu kinh doanh quan trọng nhất với đội ngũ của mình, hãy giải thích lý do đằng sau mỗi mục tiêu. Cho thấy việc đạt được những mục tiêu này mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, chứ không chỉ riêng công ty.

Khoản tiết kiệm này có thể cho phép bộ phận kỹ thuật tuyển thêm hai lập trình viên để xây dựng các tính năng được yêu cầu nhanh hơn, bộ phận hỗ trợ khách hàng mở rộng đội ngũ để giảm thời gian phản hồi và bộ phận bán hàng đầu tư vào các công cụ và đào tạo tốt hơn. Chia sẻ những lợi ích này với các nhóm giúp họ dễ dàng tham gia và duy trì động lực để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.

Để xây dựng và duy trì sự đồng thuận trong toàn bộ tổ chức, hãy tập trung vào bốn yếu tố chính:

1. Giao tiếp rõ ràng. Ghi lại mục tiêu bằng ngôn ngữ đơn giản, liên kết với công việc của từng nhóm. Chuyển đổi mục tiêu doanh thu thành mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng đối với nhóm hỗ trợ hoặc các cột mốc sản phẩm đối với nhóm phát triển.
2. Đảm bảo tính minh bạch liên tục. Biến mục tiêu thành một phần công việc hàng ngày thông qua bảng điều khiển trực quan ở những khu vực chung, các phần dành riêng trong các cuộc họp nhóm và theo dõi tiến độ trong các công cụ dự án mà mọi người sử dụng.
3. Mở rộng đối thoại. Lên lịch các cuộc họp riêng và thảo luận nhóm thường xuyên tập trung vào mục tiêu. Tạo các kênh phản hồi ẩn danh để nêu lên những mối quan ngại và ý tưởng có thể không được đề cập trong các cuộc họp nhóm.
4. Quyền sở hữu chủ động. Hãy để các nhóm tham gia thiết lập mục tiêu của riêng họ, cung cấp cho họ ngân sách và khuyến khích họ thử nghiệm các phương pháp khác nhau để đạt được mục tiêu.

Việc thống nhất mục tiêu là một quá trình liên tục, chứ không phải là một thông báo duy nhất. Giao tiếp thường xuyên và theo dõi tiến độ rõ ràng sẽ duy trì động lực và giúp mọi người cùng hướng đến một mục tiêu chung.

6. Xây dựng hệ thống theo dõi tiến độ

Việc theo dõi thường xuyên giúp bạn xác nhận những gì đang hoạt động hiệu quả và phát hiện vấn đề sớm.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định các chỉ số quan trọng đối với từng loại mục tiêu:

• Các mục tiêu ngắn hạn cần các chỉ số chi tiết như tỷ lệ đăng ký, hiệu suất chiến dịch và điểm chất lượng khách hàng tiềm năng.
• Các mục tiêu hàng tháng theo dõi các xu hướng tổng quan hơn như chi phí thu hút khách hàng (CAC), lợi tức đầu tư kênh (channel ROI) và tỷ lệ chuyển đổi.
• Các mục tiêu chiến lược tập trung vào các chỉ số tăng trưởng như thị phần, giá trị trọn đời của khách hàng và lợi nhuận.

Kết nối các chỉ số này với các công cụ hiện có của bạn. Hầu hết các nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm quản lý dự án và công cụ phân tích đều cung cấp kết nối API hoặc tích hợp sẵn.

Trong ví dụ của chúng tôi, công ty phần mềm họp trực tuyến có thể tự động hóa việc theo dõi chi phí thu hút khách hàng (CAC) thông qua các bảng điều khiển được kết nối.

Bộ phận Marketing xem xét hiệu quả chiến dịch hàng tuần để nắm bắt những thay đổi đáng kể về hiệu quả của từng kênh, bộ phận Bán hàng phân tích xu hướng chất lượng khách hàng tiềm năng hai tuần một lần để tinh chỉnh hệ thống chấm điểm của họ, và bộ phận Tài chính tính toán chi phí thu hút khách hàng (CAC) theo từng kênh hàng tháng để định hướng các quyết định ngân sách.

Khi các số liệu cho thấy bạn đang đi chệch hướng, hãy kiềm chế sự thôi thúc muốn tiếp tục áp dụng cùng một phương pháp. Xem xét lại các giả định ban đầu bằng cách trò chuyện với khách hàng và các đội ngũ tuyến đầu, đồng thời tiến hành các thử nghiệm nhỏ để xác thực các phương pháp mới trước khi thực hiện những thay đổi lớn.

Con đường dẫn đến mục tiêu của bạn thường khác với những gì bạn mong đợi. Chìa khóa là giữ thái độ linh hoạt trong phương pháp nhưng vẫn kiên định với đích đến.

Lời kết

Quy trình thiết lập mục tiêu tốt nhất là sự cân bằng giữa tham vọng và khả năng đạt được, giúp các nhóm gắn kết xung quanh các mục tiêu thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Sáu bước này – từ việc xác định tầm nhìn đến việc triển khai hệ thống theo dõi – tạo ra một lộ trình dẫn đến thành công.

Việc đặt mục tiêu hiệu quả nhất khi được thực hiện liên tục, chứ không phải là một kế hoạch hàng năm. Hãy xác định hướng đi, đo lường tiến độ và điều chỉnh dựa trên những gì bạn học được. Hệ thống CRM của bạn có thể giúp tự động hóa phần lớn công việc này thông qua các bảng điều khiển và cảnh báo tùy chỉnh.

Hệ thống phù hợp sẽ thay thế việc phỏng đoán khi không biết chính xác những nỗ lực nào đang thực sự mang lại doanh thu mới. Nó kết nối mọi giai đoạn trong hành trình của khách hàng, từ lần tiếp xúc đầu tiên đến giai đoạn tạo nguồn khách hàng tiềm năng và giao dịch thành công.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các lựa chọn tốt nhất dành cho các đội ngũ doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách chọn một lựa chọn phù hợp dựa trên mô hình bán hàng của bạn và những gì cần theo dõi để đảm bảo hiệu quả của các nỗ lực thu hút khách hàng luôn được thể hiện rõ ràng.

Những điểm chính cần lưu ý từ các giải pháp thu hút khách hàng

• Các giải pháp thu hút khách hàng là những công cụ và dịch vụ kết nối hoạt động thu hút khách hàng với việc thực hiện bán hàng và tạo ra doanh thu.
• Lợi ích lớn nhất là có cái nhìn rõ ràng hơn về những yếu tố thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận, chứ không chỉ đơn thuần là số lượng khách hàng tiềm năng.
• Sự đánh đổi chính xảy ra khi các giải pháp bổ sung chức năng báo cáo mà không cải thiện việc theo dõi, trách nhiệm hoặc tỷ lệ chuyển đổi.

Vì sao các nhóm tìm kiếm giải pháp thu hút khách hàng?

Các giải pháp thu hút khách hàng là những công cụ, hệ thống và dịch vụ giúp các nhóm thu hút, sàng lọc và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng mới, có trả phí – đồng thời cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và lòng trung thành của khách hàng hiện có.

Các nhóm bắt đầu tìm kiếm chúng khi chi tiêu tăng và hoạt động bán hàng có vẻ khả quan, nhưng không rõ những nỗ lực nào thực sự đang thúc đẩy việc kinh doanh mới.

Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên áp lực phải áp dụng một quy trình thu hút khách hàng rõ ràng.

Chi phí leo thang khiến việc đảm bảo tính minh bạch trở thành điều không thể thiếu.

Chi phí thu hút khách hàng (CAC) đối với các công ty B2B đang trong giai đoạn tăng trưởng đã tăng 40-60% từ năm 2023 đến năm 2025, do các quy định về quyền riêng tư nghiêm ngặt hơn, sự cạnh tranh gia tăng và sự phân bổ không chính xác trên các hành trình tương tác đa điểm chạm.

Các công ty SaaS thuộc nhóm cuối bảng hiện đang chi 2,82 đô la cho bán hàng và tiếp thị để thu về chỉ 1 đô la doanh thu mới hàng năm.

Chi phí thu hút khách hàng (CAC) cũng thay đổi đáng kể tùy theo ngành nghề và loại khách hàng. Các nhóm dịch vụ doanh nghiệp có thể thấy mức trung bình là 585 đô la, trong khi ngành xây dựng ở mức gần 610 đô la và quản lý dự án lên tới 891 đô la.

Những chỉ số này cho thấy chi phí thu hút khách hàng có thể nhanh chóng làm giảm lợi nhuận như thế nào nếu tỷ lệ chuyển đổi suy yếu, chu kỳ bán hàng kéo dài hoặc tỷ lệ khách hàng rời bỏ tăng lên.

Khi chi phí tăng mạnh như vậy, việc nắm rõ kênh và chiến dịch thu hút khách hàng nào đang tạo ra nguồn khách hàng tiềm năng chất lượng sẽ chuyển từ yếu tố “nên có” thành yếu tố “thiết yếu”.

Sự cố thực sự xảy ra sau khi có khách hàng tiềm năng

Việc không đồng bộ các chỉ số KPI giữa bộ phận marketing và bán hàng khiến gần một nửa số khách hàng tiềm năng bị loại bỏ vì chất lượng thấp trước khi được xử lý đúng cách, ngay cả khi nhiều khách hàng tiềm năng trong số đó có thể là những cơ hội chất lượng cao.

Trong khi đó, các nhóm lại đo lường hoạt động như số cuộc gọi đã thực hiện, số cuộc họp đã đặt và số biểu mẫu đã điền thay vì kết quả như tạo lập nguồn khách hàng tiềm năng, đóng góp doanh thu và giữ chân khách hàng. Hầu hết các chiến lược thu hút khách hàng đều thất bại chính ở điểm này.

Việc tạo ra sự quan tâm chỉ có giá trị khi sự quan tâm đó được chuyển hóa thành một quy trình bán hàng bài bản, giúp xác định cơ hội và chốt giao dịch. Các giải pháp thu hút khách hàng giúp thu hẹp khoảng cách này.

Các loại giải pháp thu hút khách hàng

Hầu hết các giải pháp thu hút khách hàng đều thuộc một vài loại chính.

Hầu hết các nhóm sử dụng nhiều kênh và hệ thống khác nhau cùng lúc thay vì chỉ dựa vào một phương pháp duy nhất.

Ví dụ, câu chuyện thành công của RevenueCat cho thấy cách một chiến lược thu hút khách hàng B2B kết hợp nội dung nhắm mục tiêu với định tuyến tự động đã dẫn đến việc tăng 30% số lượng yêu cầu dùng thử và tăng 75% tỷ lệ chuyển đổi từ các tài khoản ưu tiên.

Các công cụ dưới đây giúp sự kết hợp đó hoạt động hiệu quả trong thực tế.

Cách lựa chọn giải pháp thu hút khách hàng phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp thu hút khách hàng cần phải phù hợp với hệ thống thu hút khách hàng và chiến lược tiếp thị của bạn, sao cho phù hợp với cách thức mua hàng của đối tượng mục tiêu và cách thức tạo ra doanh thu thực tế trong doanh nghiệp.

Đối với nhiều công ty B2B tập trung vào phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí thu hút khách hàng nằm ở mức vài trăm đô la. Trong các lĩnh vực chú trọng vào phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), chi phí này có thể dao động từ 600 đến 900 đô la tùy thuộc vào ngành nghề.

Vì các chỉ số CAC (Chi phí thu hút khách hàng) thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào ngành và loại người mua, câu hỏi đặt ra không phải là công cụ nào phù hợp nhất, mà là hệ thống hiện tại của bạn có đáp ứng được mức độ phức tạp của nhóm bạn hay không.

Lựa chọn dựa trên quy mô công ty và giai đoạn phát triển

Hệ thống mua sắm cần phải phát triển song song với sự phát triển của đội ngũ vì rủi ro, chi phí và thách thức phối hợp thay đổi ở mỗi giai đoạn.

1. Các nhóm ở giai đoạn đầu

Trong các nhóm rất nhỏ, thường có ít hơn 10 người trong bộ phận bán hàng và tiếp thị, hạn chế lớn nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ là sự rõ ràng, vì việc khách hàng tiềm năng bị thất lạc trong hộp thư đến hoặc bảng tính tạo ra rủi ro chính.

Một hệ thống CRM đơn giản, tập trung vào việc thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng, thường là điểm khởi đầu tốt hơn để xây dựng cơ sở khách hàng.

2. Phát triển đội ngũ

Khi quy mô đội ngũ mở rộng lên từ 10 đến 40 người, việc tuyển dụng bắt đầu trở nên tốn kém. Các chỉ số chuẩn trong ngành cho thấy chi phí tuyển dụng đang tăng lên ở nhiều phân khúc B2B.

Khi chi phí CAC lên tới hàng trăm đô la, ngay cả những rò rỉ nhỏ trong quá trình theo dõi cũng trở nên tốn kém.

Ở giai đoạn này, các nhóm cần có quy tắc định tuyến rõ ràng, KPI chung, bảng điều khiển hiệu suất và theo dõi tự động. Trọng tâm chuyển từ việc tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn sang cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trên mỗi khách hàng tiềm năng.

3. Các đội bóng tầm trung

Khi số lượng thành viên trong nhóm doanh thu vượt quá khoảng 40 người, áp lực phối hợp và cạnh tranh trở nên chiếm ưu thế.

Chi phí thu hút khách hàng đã tăng 40-60% trong những năm gần đây đối với các nhóm B2B đang trong giai đoạn tăng trưởng, điều này làm thay đổi các tiêu chí ra quyết định.

Các nhóm kinh doanh tầm trung nên đánh giá thời gian hoàn vốn, các kênh do đối tác dẫn dắt, khả năng tận dụng tự động hóa và độ sâu của báo cáo. Các mô hình lai kết hợp CRM, chương trình giới thiệu, tự động hóa, tiếp thị chủ động, hội thảo trực tuyến và quan hệ đối tác thường mang lại hiệu quả tốt hơn so với các chiến lược đơn kênh.

Lựa chọn dựa trên mô hình bán hàng và xu hướng

Hiểu rõ chân dung người mua và cách thức mua hàng của các phân khúc khách hàng khác nhau là nền tảng để lựa chọn phương pháp thu hút khách hàng phù hợp.

Cơ chế tạo doanh thu nên chi phối hệ thống thu hút khách hàng của bạn vì cách thức dòng tiền luân chuyển trong công ty quyết định điều gì thực sự tạo ra đòn bẩy. Ví dụ:

Các mô hình bán hàng khác nhau đòi hỏi các hệ thống thu hút khách hàng khác nhau. Các đội ngũ bán hàng cần tốc độ và kỷ luật theo dõi, trong khi các đội ngũ sản phẩm cần theo dõi hoạt động và các yếu tố kích hoạt hành vi.

Lựa chọn dựa trên chi phí so với giá trị

Giải pháp thu hút khách hàng phù hợp giúp cải thiện tính nhất quán trong tỷ lệ chuyển đổi, xây dựng lòng trung thành của khách hàng, giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi và rút ngắn thời gian hoàn vốn, chứ không chỉ đơn thuần là chi phí ban đầu.

Thời gian hoàn vốn (thời gian cần thiết để thu hồi chi phí thu hút khách hàng) quan trọng hơn chi phí mỗi khách hàng tiềm năng vì những khách hàng tiềm năng giá rẻ mà không chuyển đổi thành khách hàng thực tế có thể âm thầm làm tăng chi phí bán hàng về sau.

Các kênh chi phí thấp có vẻ hiệu quả khi tạo ra lưu lượng truy cập, nhưng nếu khách hàng tiềm năng không được sàng lọc, định tuyến đúng cách hoặc theo dõi nhanh chóng, tỷ lệ chuyển đổi sẽ giảm và thời gian hoàn vốn sẽ kéo dài.

Hãy xem xét giải pháp đó có phù hợp với chân dung khách hàng mục tiêu và hành trình mua hàng của bạn hay không. Trước khi quyết định chọn một giải pháp, hãy đánh giá xem liệu nó có:

• Giảm thiểu thất thoát. Hãy tìm kiếm các giải pháp giúp cải thiện thời gian phản hồi, tính nhất quán trong chuyển đổi và định tuyến khách hàng tiềm năng chất lượng cao thông qua định tuyến tự động, quyền sở hữu rõ ràng và nhắc nhở theo dõi.
• Đảm bảo tính ứng dụng. Chọn các công cụ mà các nhóm thực sự sẽ sử dụng. Một chiến lược CRM rõ ràng giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu khó khăn do đào tạo chuyên sâu. Tính ứng dụng quan trọng hơn tính năng.
• Theo dõi thời gian hoàn vốn. Thời gian hoàn vốn cho thấy bạn thu hồi chi phí thu hút khách hàng nhanh như thế nào. Các giải pháp cung cấp thông tin minh bạch về chỉ số này giúp bạn tối ưu hóa chi tiêu và cải thiện thời gian hoàn vốn.
• Mở rộng quy mô mà không làm tăng gánh nặng quản lý. Các công cụ nên tiết kiệm thời gian khi khối lượng công việc tăng lên, chứ không phải tạo ra sự hỗn loạn. Tự động hóa và quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý giúp việc thu thập dữ liệu có thể mở rộng.
• Làm rõ tiến trình từng giai đoạn và đóng góp doanh thu. Các giải pháp kết nối nguồn khách hàng tiềm năng với giai đoạn giao dịch và doanh thu đã chốt giúp loại bỏ phỏng đoán trong việc phân bổ và thống nhất giữa bộ phận marketing và bán hàng về ý nghĩa của “khách hàng tiềm năng đủ điều kiện”.

Một giải pháp được coi là hợp lý khi nó cải thiện tính nhất quán trong chuyển đổi và tốc độ hoàn vốn, chứ không chỉ đơn giản là khi nó giảm chi phí ban đầu. Để hiểu tại sao những yếu tố này lại quan trọng, bạn cần xem xét điều gì xảy ra sau khi khách hàng tiềm năng tham gia vào hệ thống.

Làm thế nào để đo lường hiệu quả thu hút khách hàng và liên hệ nó với doanh thu?

Việc thu hút khách hàng chỉ tạo ra giá trị kinh doanh khi nó tạo ra nguồn khách hàng tiềm năng chất lượng và doanh thu thực tế. Mối liên hệ giữa việc thu hút khách hàng và doanh thu phụ thuộc vào việc theo dõi các chỉ số phù hợp và xây dựng các hệ thống dựa trên dữ liệu để đảm bảo dữ liệu thu hút khách hàng được chuyển đến hoạt động bán hàng.

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có sẵn các công cụ cần thiết để đo lường quy trình thu hút khách hàng. Nếu hệ thống CRM của bạn ghi nhận nguồn khách hàng tiềm năng, theo dõi tiến trình từng giai đoạn và ghi lại doanh thu từ các giao dịch đã hoàn tất, bạn đã có nền tảng cho việc báo cáo thực tiễn.

Các chỉ số chính cần theo dõi

Hãy tập trung vào những yếu tố liên kết hoạt động thu hút khách hàng với kết quả doanh thu và giá trị vòng đời khách hàng. Các chỉ số này cũng ảnh hưởng đến việc giữ chân khách hàng bằng cách giúp các nhóm tập trung vào các mối quan hệ có giá trị cao.

1. Chi phí thu hút khách hàng (CAC)

Chỉ số này đo lường số tiền bạn chi ra để có được một khách hàng trả tiền và cần xác định rõ “chi phí thu hút khách hàng” bao gồm những gì ngay từ đầu để đảm bảo tính nhất quán.

2. Tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn

Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn (từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng đủ điều kiện, từ khách hàng đủ điều kiện thành cơ hội và từ cơ hội thành công). Sự thất thoát doanh thu giữa các giai đoạn là nơi tiềm năng doanh thu bị mất đi, nhưng một mô hình phễu chuyển đổi đơn giản sẽ giúp dễ dàng phát hiện điều này.

3. Thời gian hoàn vốn

Thời gian hoàn vốn cho thấy bạn thu hồi chi phí thu hút khách hàng nhanh như thế nào. Nó giúp các nhóm cân bằng đầu tư giữa việc thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện có, cũng như dự đoán giá trị vòng đời của khách hàng để lập kế hoạch đầu tư tốt hơn. Nếu bạn không thể đo lường điều này, bạn không thể tối ưu hóa nó.

4. Đóng góp của nguồn vào quy trình

Kết nối nguồn khách hàng tiềm năng với giai đoạn giao dịch và doanh thu đã chốt trong hệ thống CRM của bạn, sử dụng báo cáo khách hàng tiềm năng nhất quán để theo dõi hành trình khách hàng trên mọi điểm tiếp xúc. Xác định rõ kênh thu hút khách hàng và chiến dịch tiếp thị qua email nào tạo ra cơ hội đủ điều kiện.

Dưới đây là cách tính CAC và thời gian hoàn vốn:

Ví dụ, nếu một nhóm chi 30.000 đô la trong một tháng và chốt được 40 khách hàng mới, thì chi phí thu hút khách hàng (CAC) là 750 đô la. Nếu mỗi khách hàng tạo ra 250 đô la mỗi tháng, thời gian hoàn vốn là ba tháng.

Thiết lập hệ thống phân tích đơn giản mà không cần đội ngũ chuyên gia dữ liệu.

Để đo lường khả năng tiếp thu mà không cần đến sự hỗ trợ kỹ thuật, hãy bắt đầu với những nguyên tắc cơ bản dưới đây.

1. Tập trung hóa việc thu thập khách hàng tiềm năng

Mọi biểu mẫu, đăng ký hội thảo trực tuyến hay yêu cầu từ chatbot đều nên được chuyển hướng vào hệ thống CRM của bạn. Việc sử dụng song song nhiều bảng tính sẽ tạo ra những điểm mù.

2. Phân công quyền sở hữu ngay từ đầu

Mỗi giao dịch cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng và hành động tiếp theo được xác định. Nếu không, các khách hàng tiềm năng sẽ bị bỏ phí.

3. Xác định tiêu chí giai đoạn trước khi phát sinh tranh chấp.

Quy trình bán hàng cần phản ánh các tiêu chuẩn đủ điều kiện đã được thống nhất. Khi bộ phận marketing và bán hàng sử dụng các định nghĩa khác nhau về “khách hàng tiềm năng đủ điều kiện”, đội ngũ bán hàng sẽ loại bỏ tới 45% khách hàng tiềm năng vì cho rằng chất lượng thấp trước khi tiến hành theo dõi đúng cách.

4. Xây dựng tầm nhìn cơ bản

Bảng điều khiển đơn giản hiển thị khách hàng tiềm năng theo nguồn, giao dịch theo giai đoạn và doanh thu chốt được mỗi kỳ cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động được.

Từ cấu trúc đó, bạn có thể tạo ra doanh thu theo nguồn, tỷ lệ chuyển đổi theo từng giai đoạn, hiệu quả tiếp thị qua email, độ dài chu kỳ bán hàng và giá trị kênh bán hàng theo từng kênh.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Việc triển khai thu hút khách hàng tiềm năng thường thất bại sau khi khách hàng tiềm năng được đưa vào hệ thống chứ không phải trước đó. Các mô hình phổ biến bao gồm:

• Các khách hàng tiềm năng đến mà không có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Việc tự động chuyển tiếp đến người đại diện được chỉ định giúp ngăn ngừa tình trạng cơ hội bị bỏ phí.
• Các chỉ số tập trung vào hoạt động hơn là kết quả. Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra, hiệu quả tiếp thị qua email và đóng góp doanh thu, chứ không chỉ là số cuộc họp được đặt hoặc lưu lượng truy cập.
• Các công cụ rời rạc. Khi CRM, nền tảng quảng cáo và hệ thống báo cáo hoạt động độc lập, việc phân tích hiệu quả quảng cáo trở nên khó đoán. Hãy tập trung dữ liệu vào một hệ thống duy nhất.

Hãy tập trung vào việc duy trì quyền sở hữu nhất quán, tiến trình phát triển có thể đo lường được và sự minh bạch rõ ràng từ nguồn khách hàng tiềm năng đến doanh thu thực tế.

Lời kết

Khoảng cách giữa chi phí thu hút khách hàng và sự minh bạch về doanh thu được thu hẹp khi nguồn khách hàng tiềm năng, giai đoạn trong quy trình bán hàng và giao dịch đã hoàn tất được kết nối trong một giải pháp thu hút khách hàng duy nhất, nơi mà việc thực hiện được hiển thị và có trách nhiệm giải trình.

Sự minh bạch đó làm thay đổi các ưu tiên. Các nhóm chuyển từ việc đo lường hoạt động sang đánh giá tiến độ, từ theo dõi khối lượng sang tính toán tỷ lệ chuyển đổi và từ việc hy vọng việc theo dõi đã diễn ra sang việc biết chắc chắn rằng nó đã diễn ra.

Nhân viên bán hàng cần đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau trong suốt ngày làm việc, đồng thời phải thể hiện dịch vụ khách hàng hoàn hảo đối với mọi khách hàng.

Bạn có thể tìm kiếm và tuyển dụng những nhân viên lý tưởng bằng cách yêu cầu 11 kỹ năng cần thiết cho vị trí nhân viên bán hàng trong quá trình tuyển dụng. Sau khi đọc hướng dẫn này, chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng sẽ hiểu rõ hơn về những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên bán hàng và cách cải thiện chúng.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Kỹ năng của nhân viên bán hàng kết hợp các kỹ năng mềm như giao tiếp và chăm sóc khách hàng với các kỹ năng cứng như kiến ​​thức sản phẩm và khả năng sử dụng công nghệ để thúc đẩy doanh số.
• Việc củng cố những kỹ năng này sẽ dẫn đến mối quan hệ khách hàng tốt hơn và hiệu quả hoạt động được cải thiện.
• Các nhà bán lẻ thường phải đối mặt với kết quả không ổn định và nhân viên quá tải, nhưng việc đào tạo bài bản và các kỹ thuật bán hàng rõ ràng giúp nhân viên ưu tiên khách hàng và tự tin làm việc dưới áp lực.

Những kỹ năng cần thiết nhất của một nhân viên bán hàng là gì?

Những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên bán hàng cần có là sự kết hợp giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, bao gồm kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng và kiến ​​thức về sản phẩm.

Dưới đây là danh sách đầy đủ 11 kỹ năng quan trọng mà ứng viên cần tìm kiếm khi tuyển dụng nhân viên bán hàng. Các nhân viên bán hàng có thể sử dụng danh sách này như một hướng dẫn về các kỹ năng bán hàng cần ưu tiên khi xây dựng sơ yếu lý lịch của mình.

1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp giúp nhân viên bán hàng truyền đạt giá trị một cách rõ ràng, nhanh chóng tạo dựng mối quan hệ tốt và nắm bắt nhu cầu của khách hàng.

Loại: Kỹ năng mềm.

Nhân viên bán hàng là tuyến đầu tiếp xúc với khách hàng của một thương hiệu bán lẻ. Họ cần truyền đạt thông tin sản phẩm quan trọng một cách rõ ràng, chào hỏi khách hàng và giỏi giao tiếp xã giao. Điều này có nghĩa là kỹ năng giao tiếp bằng lời nói là một kỹ năng hàng đầu cần được phát triển.

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, lắng nghe tích cực cũng là yếu tố then chốt để hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Cách duy nhất để nhân viên bán hàng có thể vượt trội hơn nữa là hiểu được nhu cầu của khách hàng ở nhiều cấp độ. Để làm được điều này, nhân viên bán hàng cũng phải phát triển kỹ năng lắng nghe của mình.

Khả năng sử dụng thành thạo một ngôn ngữ khác có thể là một cách tuyệt vời để bắt chuyện với khách hàng đa ngôn ngữ. Nếu bạn sống ở khu vực có sử dụng ngôn ngữ thứ hai, hãy khuyến khích nhân viên của bạn thực hành kỹ năng ngôn ngữ của họ.

Các kỹ năng liên quan cần có trong sơ yếu lý lịch dành cho nhân viên bán hàng:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng xã hội
• Kỹ năng mềm

Kỹ năng giao tiếp tốt là nền tảng cho sự tin tưởng, tương tác suôn sẻ hơn và tỷ lệ chuyển đổi cao hơn tại cửa hàng.

2. Kỹ năng phục vụ khách hàng

Kỹ năng chăm sóc khách hàng biến những giao dịch thông thường thành những trải nghiệm cá nhân hóa, từ đó tăng cường lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy việc mua hàng lặp lại.

Loại: Kỹ năng mềm.

Sự khác biệt giữa kỹ năng giao tiếp và kỹ năng chăm sóc khách hàng nằm ở sự kết hợp giữa khả năng thấu cảm và kiến ​​thức về sản phẩm.

Dưới đây là hai ví dụ:

1. Việc nhân viên bán hàng Sam có thể thuộc lòng chính sách đổi trả hàng trong vòng hai tuần của công ty cho thấy kỹ năng giao tiếp tuyệt vời của anh ấy.
2. Mặt khác, nếu nhân viên bán hàng Taylor nói với khách hàng điều tương tự nhưng đồng thời đưa ra lời khuyên phù hợp về chuyến công tác kéo dài một tháng sắp tới mà họ đã thảo luận trước đó, điều đó cho thấy kỹ năng chăm sóc khách hàng xuất sắc.

Kỹ năng chăm sóc khách hàng bao gồm nhiều kỹ năng giao tiếp khéo léo mà người bán hàng cần biết cách sử dụng và sử dụng đúng lúc. Biết khi nào cần lắng nghe, dự đoán thắc mắc của khách hàng, xoa dịu những khách hàng khó tính hoặc giải quyết vấn đề của khách hàng đều là một phần của bộ kỹ năng này.

Các kỹ năng liên quan cần có trong sơ yếu lý lịch dành cho nhân viên bán hàng:

• Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
• Kỹ năng giải quyết xung đột
• Kỹ năng xã hội
• Tính cách
• Kỹ năng tổng đài
• Sự đồng cảm

Khi kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt, khách hàng sẽ cảm thấy được thấu hiểu, được trân trọng và tự tin hơn trong quyết định mua hàng của mình.

3. Kỹ năng bán hàng và tiếp thị

Kỹ năng bán hàng và tiếp thị giúp nhân viên chủ động hướng dẫn khách hàng mua hàng, đồng thời củng cố sự hiện diện thương hiệu tổng thể của cửa hàng.

Loại: Kỹ năng mềm.

Tiếp thị và bán hàng luôn song hành với nhau. Thông thường, nhân viên được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tiếp thị ngay tại khu vực bán hàng, chẳng hạn như trưng bày sản phẩm, lắp đặt biển hiệu hoặc sắp xếp cửa sổ cửa hàng.

Những kỹ năng bán lẻ này không có nghĩa là họ phải trở thành một người bán hàng hay gây áp lực. Thay vào đó, đó là về bán hàng dựa trên mối quan hệ. Nhân viên cần biết cách tác động đến khách hàng để dẫn dắt họ một cách suôn sẻ qua các giai đoạn của quá trình mua hàng.

Với một số người, kỹ năng này đến một cách tự nhiên, trong khi những người khác có thể cần được đào tạo, có kịch bản hoặc chỉ cần sự động viên đơn giản.

Các kỹ năng liên quan đến vị trí nhân viên bán hàng ( nên ghi vào sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc) :

• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng trưng bày sản phẩm
• Chú trọng đến từng chi tiết

Nhờ sự kết hợp của các kỹ năng này, doanh số bán hàng sẽ tăng cao hơn, thương hiệu được nhận diện mạnh mẽ hơn và hiệu suất bán hàng ổn định hơn.

4. Kỹ năng làm nhiều việc cùng lúc

Kỹ năng làm nhiều việc cùng lúc giúp nhân viên bán hàng có thể quản lý nhiều nhiệm vụ khác nhau mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Loại: Kỹ năng mềm.

Ngay cả khi không bận rộn, nhân viên bán hàng vẫn phải làm vô số việc trong môi trường bán lẻ. Họ cần phải cực kỳ hiệu quả trong việc xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Các nhiệm vụ có thể bao gồm duy trì mức tồn kho, xử lý hàng trả lại, trưng bày sản phẩm mới, quản lý quầy thu ngân và dọn dẹp sau khi khách hàng rời đi. Nghe có vẻ nhiều việc. Tin tốt là có một cách đơn giản để luôn biết cách ưu tiên các nhiệm vụ: hãy đặt khách hàng lên hàng đầu.

Tất nhiên, có thể xảy ra trường hợp hai hoặc nhiều khách hàng cùng tranh giành sự chú ý của một nhân viên bán hàng, trong khi nhân viên đó đang trên đường đi lấy một món hàng từ phía sau và mang tiền thối lại cho máy tính tiền. Đó là một tình huống khó xử, đặc biệt là ở những cửa hàng thiếu nhân viên.

Một người không thể có mặt ở nhiều nơi cùng một lúc. Đây là lúc kỹ năng giao tiếp của họ trở nên hữu ích: đã đến lúc cần phải thông báo cho khách hàng biết mỗi yêu cầu sẽ được thực hiện như thế nào.

Các cụm từ liên quan thường dùng trong sơ yếu lý lịch và mô tả công việc của nhân viên bán hàng :

• Kỹ năng tổ chức
• Kỹ năng quản lý dự án
• Kỹ năng tư duy phản biện
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc hiệu quả giúp hoạt động vận hành trơn tru đồng thời đảm bảo khách hàng không bao giờ cảm thấy bị bỏ rơi.

5. Team player

Tinh thần làm việc nhóm giúp nhân viên bán hàng duy trì chất lượng dịch vụ ngay cả trong giờ cao điểm.

Loại: Kỹ năng mềm.

Các cửa hàng bán lẻ thường rất bận rộn, vì vậy khả năng thích ứng là rất quan trọng. Tinh thần đồng đội là một kỹ năng thiết yếu đối với nhân viên bán hàng. Điều này có nghĩa là luôn giúp đỡ lẫn nhau.

Các cầu thủ đồng đội có thể thể hiện bản thân theo nhiều cách khác nhau:

• Giúp đỡ đồng nghiệp khi công việc bận rộn
• Hoàn thành công việc một cách kỹ lưỡng ở mỗi trạm để đồng nghiệp không phải làm thêm việc.
• Sẵn sàng hỗ trợ ngay cả sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• Can thiệp kịp thời khi tình huống có nguy cơ leo thang với khách hàng.
• Nhận thấy một nhân viên đang quá tải và giúp họ giảm bớt gánh nặng công việc.
• Thái độ thân thiện, tích cực đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì tinh thần đồng đội cũng như giao tiếp và chào đón khách hàng.

Các cụm từ liên quan đến sơ yếu lý lịch nhân viên bán hàng:

• Làm việc nhóm
• Đáng tin cậy
• Đáng tin cậy
• Linh hoạt

Tinh thần làm việc nhóm mạnh mẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định, tinh thần làm việc tốt hơn và khả năng thích ứng cao hơn với môi trường bán hàng.

6. Chú trọng đến từng chi tiết

Chú trọng đến từng chi tiết giúp bảo vệ doanh thu, củng cố hình ảnh thương hiệu và giảm thiểu những sai sót tốn kém.

Loại: Kỹ năng mềm.

Nhân viên bán hàng cần phải luôn luôn quan sát tỉ mỉ. Cho dù đó là sắp xếp sản phẩm theo xu hướng mới nhất hay chú ý đến yêu cầu của khách hàng, sự chú ý đến từng chi tiết là một kỹ năng cần thiết ở mọi nơi.

Tính tỉ mỉ cũng rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hàng ngày không xảy ra lỗi của hệ thống POS (điểm bán hàng) và máy quẹt thẻ tín dụng. Bạn không thể để doanh nghiệp của mình thua lỗ chỉ vì sự lơ đãng.

Các cụm từ liên quan đến sơ yếu lý lịch nhân viên bán hàng:

• Tỉ mỉ
• Quan sát
• Kỹ lưỡng
• Chu đáo
• Đúng giờ
• Kịp thời

Những nhân viên chú trọng đến từng chi tiết giúp giảm thiểu sai sót và tạo nên trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp, chu đáo.

7. Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo giúp nhân viên bán hàng chủ động và duy trì sự kiểm soát trong những thời điểm áp lực cao.

Loại: Kỹ năng mềm.

Kỹ năng lãnh đạo rất hữu ích cho bất kỳ vị trí bán hàng nào, cho dù bạn là nhân viên bán hàng cấp thấp hay đại diện bán hàng cấp cao hơn. Nhân viên bán hàng được kỳ vọng sẽ đảm nhận vai trò quản lý cửa hàng trong một số trường hợp.

Giả sử người quản lý ra ngoài một lát. Cửa hàng đột nhiên trở nên rất đông khách. Tùy thuộc vào văn hóa nội bộ của công ty, một nhân viên có năng lực có thể đứng ra điều phối luồng khách hàng và phân công nhiệm vụ cho các đồng nghiệp khác.

Đồng thời, kỹ năng lãnh đạo không phải lúc nào cũng thể hiện qua quyền lực, mà thường được phát triển qua nhiều năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, thể hiện tinh thần trách nhiệm là một dấu hiệu cho thấy tiềm năng quản lý trong tương lai.

Nỗ lực vượt trội là một dấu hiệu tốt. Nếu một nhân viên bán hàng được giao nhiệm vụ trưng bày dòng sản phẩm mới cố gắng hết sức để vượt quá mong đợi, họ có thể sẵn sàng đảm nhận vị trí lãnh đạo trong tương lai gần.

Các cụm từ liên quan nên thêm vào phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của nhân viên bán hàng:

• Kỹ năng quản lý và quản lý dự án
• Kỹ năng ủy quyền
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược
• Kỹ năng đàm phán bán hàng
• Kỹ năng đào tạo/hướng dẫn/huấn luyện
• Kỹ năng tuyển dụng
• Kỹ năng giải quyết xung đột
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
• Trách nhiệm giải trình

Những cộng sự có kỹ năng lãnh đạo sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động của cửa hàng và thể hiện sự sẵn sàng cho những thăng tiến trong tương lai.

8. Kiến thức về sản phẩm

Kiến thức về sản phẩm giúp xây dựng uy tín, tăng cơ hội bán thêm sản phẩm và bảo vệ danh tiếng thương hiệu.

Loại: Kỹ năng cứng.

Việc tỏ ra thiếu hiểu biết trước mặt khách hàng rất đáng xấu hổ và có thể gây tổn hại lâu dài đến danh tiếng thương hiệu. Bạn có thể chủ động giải quyết vấn đề bằng cách triển khai chương trình đào tạo toàn diện (và đào tạo lại) cho mọi nhân viên.

Kiến thức về sản phẩm cũng là một phần không thể thiếu trong chiến lược bán hàng của cửa hàng.

Nếu khách hàng đang tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, đó là cơ hội bán thêm sản phẩm bằng cách giới thiệu các sản phẩm bổ sung, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng. Một gợi ý như vậy chỉ có thể thành công nếu bạn hiểu rõ các tính năng của sản phẩm và quản lý hàng tồn kho của cửa hàng.

Những điều cần tìm hoặc bổ sung vào sơ yếu lý lịch của nhân viên bán hàng:

• Đề cập đến tên sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm cụ thể của thương hiệu bán lẻ.
• Đề cập đến các thuộc tính của sản phẩm
• Đề cập đến những thành tựu liên quan đến kiến ​​thức về sản phẩm (ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng của cửa hàng lên 13% bằng cách giải thích lợi ích của tự động hóa cho khách hàng.”)

Kiến thức sản phẩm chuyên sâu giúp nhân viên bán hàng tự tin hơn và tăng giá trị đơn hàng trung bình.

9. Kiến thức chuyên ngành

Kiến thức chuyên sâu về ngành giúp nhân viên bán hàng trở thành những cố vấn đáng tin cậy chứ không chỉ đơn thuần là người nhận đơn đặt hàng.

Loại: Kỹ năng cứng.

Kiến thức toàn diện về ngành bán lẻ là một trong những kỹ năng bị đánh giá thấp nhất của nhân viên bán hàng. Ví dụ, một nhân viên bán hàng am hiểu về các xu hướng thời trang mới nhất và có thể phối đồ cho khách hàng là một tài sản quý giá.

Một nhân viên bán hàng vừa am hiểu sản phẩm vừa nhiệt tình sẽ có cơ hội thuyết phục khách hàng cao hơn.

Các cụm từ liên quan nhấn mạnh kiến ​​thức chuyên ngành:

• Nhận thức về xu hướng ngành
• Kiến thức thị trường
• Nhận thức cạnh tranh

Kiến thức chuyên môn trong ngành giúp nâng cao uy tín và hỗ trợ các cộng sự hướng dẫn khách hàng đưa ra những quyết định mua hàng thông minh hơn.

10. Kỹ năng toán học cơ bản

Kỹ năng toán học cơ bản đảm bảo giao dịch chính xác và ngăn ngừa thất thoát doanh thu tại quầy thu ngân.

Loại: Kỹ năng cứng.

Nhân viên bán hàng không cần phải là nhà toán học. Tuy nhiên, một vài kỹ năng cơ bản (mà hầu hết những người có bằng tốt nghiệp trung học đều có) là cần thiết để vận hành máy tính tiền, xử lý tiền mặt và trả lại tiền thừa.

Các bước cơ bản cần biết bao gồm:

• Phép cộng
• Phép trừ
• Tỷ lệ phần trăm

Ngoài quầy bán hàng, cũng có thể có một số tình huống liên quan đến toán học. Nhân viên bán hàng có thể cần giúp khách hàng cộng nhiều mã giảm giá, tính toán kích thước sản phẩm hoặc cung cấp thông tin về thuế suất.

Các cụm từ liên quan đến sơ yếu lý lịch nhân viên bán hàng:

• Kỹ năng tính toán
• Kỹ năng hệ thống bán hàng (POS)
• Kỹ năng xử lý thanh toán

Kỹ năng tính toán vững chắc giúp các giao dịch bán hàng chính xác, hiệu quả và không xảy ra lỗi.

11. Kỹ năng công nghệ cơ bản

Kỹ năng công nghệ cơ bản giúp nhân viên bán hàng sử dụng thành thạo các công cụ bán lẻ hiện đại và tự tin trả lời các câu hỏi liên quan đến công nghệ của khách hàng.

Loại: Kỹ năng cứng.

Máy tính tiền không còn là thiết bị duy nhất trong cửa hàng nữa. Hiện nay có iPad, điện thoại thông minh của nhân viên được trang bị chức năng quét mã vạch và thậm chí cả công nghệ thực tế ảo (VR) để hỗ trợ khách hàng tiềm năng trong quá trình mua sắm.

Công nghệ thực tế ảo (VR) có thể chưa xuất hiện ở mọi địa điểm bán lẻ. Tuy nhiên, vẫn có những kiến ​​thức công nghệ hữu ích xoay quanh các công nghệ thông minh hiện có. Đây đang ngày càng trở thành một trong những kỹ năng được săn đón nhất đối với nhân viên bán hàng.

Ví dụ, khách hàng có thể đặt những câu hỏi sau:

Các chuyên viên bán hàng cần biết cách trả lời những câu hỏi này một cách hiệu quả để xây dựng lòng tin và chốt được nhiều giao dịch hơn.

Các từ khóa liên quan đến sơ yếu lý lịch nhân viên bán hàng:

• Kỹ năng máy tính
• Am hiểu công nghệ
• Kỹ năng sử dụng điện thoại thông minh
• Kỹ năng mạng xã hội

Các cộng sự am hiểu công nghệ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra trải nghiệm khách hàng đa kênh mượt mà hơn.

Lời kết

Hiểu rõ những kỹ năng của nhân viên bán hàng sẽ giúp các nhà tuyển dụng dễ dàng tìm ra ứng viên phù hợp và đào tạo đội ngũ bán hàng của mình.

Đối với nhân viên bán hàng, việc hiểu rõ những kỹ năng này giúp họ xây dựng hồ sơ xin việc hoàn hảo và xác định những kỹ năng cần thiết để tăng doanh thu và đạt được mục tiêu bán hàng.