The CareCompany blogs

Adresetiketten met CiviCRM

Johan Beckers — Mon, 07 Nov 2011 09:53:41 +0000

Met CiviCRM kan je heel eenvoudig adresetiketten aanmaken wanneer je een mailing wil doen naar je contacten. Je kan kiezen om voor alle contacten of een bepaald deel hiervan adresetiketten aan te maken.

Het volstaat om via de zoekfunctie de juiste contacten te selecteren, het juiste etiket formaat te kiezen en als resultaat krijg je netjes een PDF document met daarin al je geadresseerden.

De wijze waarop het etiket samengesteld wordt kan je bepalen in de instellingen van CiviCRM. Deze opmaak geldt vervolgens voor alle etiketten die je aanmaakt. De opmaak van de etiketten gebeurd met behulp van tokens.

Zo geeft volgende opmaak:

{contact.addressee}
{contact.street_address}
{contact.postal_code}{ }{contact.city}

Dit als resultaat:

The CareCompany 
Schopstraat 29
 3540 Herk-de-Stad 

De invulling van de token:
{contact.addressee}
kan je voor ieder contact zelf bepalen wanneer je een nieuw contact aanmaakt of wijzigt in CiviCRM.
Dit doe je in het tabblad “communicatie voorkeuren”. 

Standaard bestaat deze waarde uit de tokens:

{contact.individual_prefix}{ } {contact.first_name}{ }{contact.middle_name}{ }{contact.last_name}{ }{contact.individual_suffix}
voor indivuele personen en

{contact.organization_name}
voor organisaties.

Wanneer je echter een import doet van nieuwe contacten dan zal je merken dat de waarde voor {contact.addressee} leeg is. Gebruiken we bovenstaand voorbeeld dan krijgen we na een import van nieuwe contacten voor deze specifieke contacten enkel het adres te zien maar niet de naam van de geadresseerde.

De achterliggende oorzaak hiervan is het feit dat tijdens een import er geen waarde bepaald wordt voor de opmaak van de geadresseerde. Wanneer je slechts een handvol contacten geimporteerd hebt kan je dit eenvoudig manueel aanpassen door de betreffende contacten te bewerken en een formaat te kiezen. Heb je echter een hele lijst nieuwe contacten geïmporteerd dan kan dit een frustrerende en tijdrovende taak zijn.

Gelukkig is er een kleine omweg in de vorm van een specifiek script voorzien waarmee je eenvoudig voor alle contacten de waarde voor de velden “E-mail begroeting”, “Brief begroeting” als “Geadresseerde” kan vastleggen.  

Om dit script uit te voeren surf je naar deze URL:
http://<drupal_root>/sites/all/modules/civicrm/bin/UpdateGreeting.php?ct=Individual&gt=postal_greeting&name=<username>&pass=<password>&key=<sitekey>

Je merkt dat er diverse parameters in deze URL opgenomen zijn.

“CT” is een verplichte parameter waarmee je vastlegt voor welke contacttypes je een update wil doen. Mogelijke waarden zijn “Individual” voor individuele personen, “Organization” voor organisaties en “Household” voor contacten van het type huishoudens.
“GT” is ook een verplichte parameter. Hiermee bepaal je welk formaat je wil aanpassen. Mogelijke waarden zijn “email_greeting” voor de begroeting die in mailings via e-mail gebruikt worden, “postal_greeting” voor de begroeting in brieven die via de post verzonden worden of “addressee” voor de naam van de persoon of organisatie die op adresetiketten gebruikt wordt.
“ID” is een optionele parameter. Wanneer er verschillende mogelijkheden bestaan voor een formaat van begroeting of adres kan je hiermee aangeven welk formaat je wenst te gebruiken. Gebruik je deze parameter niet bij het uitvoeren van het script dan wordt het standaard formaat gebruikt.

Verder kan je in de opbouw van de URL nog 3 parameters terugvinden:

name=<username>:  “<username>” vervang je door de gebruikersnaam van een beheerder binnen CiviCRM. 
pass=<password>: “<password” vervang je door het bijhorende wachtwoord van de betreffende beheerder
key=<sitekey>: “<sitekey>” vervang je door de correcte waarde die je kan terugvinden in het bestand “civicrm.settings.php” in de map “sites/default” van je installatie.

Denk er aan wanneer je bovenstaand scenario wenst toe te passen. 
Neem eerst een backup van je database en voer het script eerst uit op een testinstallatie. 
Wanneer hier alles correct verloopt kan je het script uitvoeren op de database die door je organisatie in gebruik is.

 Maar vergeet nooit dé gouden regel: backup, backup, backup !!

Een kwalitatieve mailinglijst opbouwen

Johan Beckers — Sun, 09 Oct 2011 08:55:34 +0000

De basis van een geslaagde e-mail campagne is een kwalitatieve abonneelijst. Wanneer je jouw abonneelijst geleidelijk aan laat groeien en deze abonnees hebben hun toestemming gegeven via het “double opt-in” principe dan krijgt je lijst een onschatbare waarde. Deze mensen hebben immers aangegeven interesse te hebben voor jouw boodschap en hierdoor zal ook de respons op je mailings verhogen.

Zorg voor toestemming

Het is gewoon een slecht idee om mensen te mailen wanneer deze geen interesse hebben in jouw organisatie. Het zorgt voor een stijgende kostprijs van je e-mail campagnes en het resultaat zal beduidend lager liggen. Deze ontvangers verwijzen je mailing naar de prullenmand zonder je boodschap te lezen en erger, je loopt het risico heel wat spamklachten te ontvangen met alle nare gevolgen. Het is daarom een goed idee om het “opt-in” principe te hanteren, niet enkel op je website maar ook wanneer je bv. off-line e-mailadressen verzamelt.

Via je website

Wanneer je via je website bezoekers wil laten aanmelden voor je mailings, vermeld dan duidelijk wat ze mogen verwachten van jou. Welke inhoud zal je hun voorschotelen? Hoe vaak zal je hun mailen? Welke voordelen krijgen ze wanneer ze hun aanmelden? De mogelijkheid tot aanmelden plaats je op iedere pagina van je website maar voorkom het opdringen van een formulier.

Double opt-in

Het “opt-in” principe staat eenvoudig voor het feit dat iemand zijn e-mailadres aan jou toevertrouwd om hem regelmatig een mailing te verzenden. Het is het tegenovergestelde van het verzenden van ongevraagde e-mail (spam). Het double opt-in principe gaat om het feit dat iemand zich aanmeldt voor je mailing en zij een e-mail ter bevestiging ontvangen met hierin een link die zij moeten aanklikken. Pas vanaf dat ogenblik, wanneer zij expliciet hun toestemming gegeven hebben, zullen zij toegevoegd worden aan je mailinglijst. Het is steeds een goed idee dit “double opt-in” principe te gebruiken. Zo krijg je reeds meteen de kans om een e-mail in jouw huisstijl in hun mailbox te krijgen. Je hebt een eerste persoonlijk contact nog voor zij hun aanmelding bevestigen. Herhaal in deze e-mail beknopt de voordelen die abonnees krijgen wanneer zij zich inschrijven op je mailinglijst. Vraag bijvoorbeeld ook om het e-mailadres dat als afzender voor jouw mailings gebruikt wordt toe te voegen aan hun contacten. Zo voorkom je dat je door hun lokale e-mailprogramma als spam aanzien wordt en verhoogt je kans weer om hun in de toekomst te bereiken.

Het meest belangrijke voordeel van dit opt-in principe voor jou als verzender is dat je zeker weet dat het e-mailadres bestaat. Je voorkomt een initiële mailing naar onbestaande e-mailadressen en moet dus ook geen onnodige kosten doen.

Voorkom aangekochte lijsten

Sommige bedrijven hebben een lucratieve handel opgezet in de verkoop van contactgegevens en e-mailadressen. Zelfs nationale postverwerkingsbedrijven voegen dit als een aparte commerciële tak toe aan hun werking. Het kan soms verleidelijk zijn wanneer je start met een lege abonneelijst. Voor een vaak klein bedrag beschik je meteen over een duizendtal e-mailadressen. Maar daar blijft het dan ook bij. Je kan wel contactgegevens kopen, je kan echter geen trouwe abonnees/leden/klanten kopen. Het zal dan ook niet lang duren vooraleer je als notoire spammer door het leven gaat.

Je abonneelijst laten aangroeien

Statistieken tonen aan dat een gemiddelde lijst met abonnees jaarlijks met ongeveer 30% kan aangroeien. Dit gebeurd echter niet terwijl jij in je luie stoel zit. Je zal steeds moeten nadenken over innovatieve manieren om mensen te overtuigen waarom ze zich zouden moeten aanmelden voor jouw e-mail lijst.
Hier zijn enkele voorbeelden die je kan gebruiken:

Geef een “geschenk”

Dit is altijd een goede manier om mensen over de brug te halen. Mensen weten dat hun gegevens en e-mailadres kostbaar zijn dus laat hun weten dat je er iets voor over hebt. Geef hun in ruil een kleinigheid dat gerelateerd is met jouw organisatie. Een gratis boek, een promotiecode die gebruikt kan worden in je online winkel, … . Zorg er echter steeds voor dat wat je in ruil geeft in functie van je organisatie staat en niet té kostbaar is. Anders loop je het risico dat mensen zich enkel aanmelden om dit geschenk te ontvangen zonder dat ze echt interesse in jou hebben. Deze mensen zullen zich, eens ze hun voordeel gehaald hebben, zich vlugger afmelden waardoor heel je proces een maat voor niets was.

Sociale netwerksites

Sociale netwerksites lenen zich uitstekend tot ‘virale marketing’. Wanneer je jouw e-mail campagnes integreert met sociale media dan kan je al snel nieuwe abonnees bereiken die je anders zou mislopen. Zorg er voor dat je de nodige “social media” links toevoegt aan je mailings waarmee je ontvangers eenvoudig jouw mailing kunnen delen binnen hun sociale netwerken.

Samenwerking met anderen

Wellicht ken je andere organisaties waar je een nauwe band mee hebt of goed mee samenwerkt? Je kan uiteraard geen lijsten met e-mailadressen uitwisselen, maar je kan wel ruimte in elkaars mailing uitwisselen. Zo krijgen beide organisaties de kans op zichtbaarheid voor een nieuw publiek.

Wat zeg ik in mijn e-mails?

Johan Beckers — Tue, 13 Sep 2011 22:00:00 +0000

Wanneer je de overweging maakt om te starten met e-mail marketing dan stel je jezelf al vlug de vraag: “Wat ga ik schrijven?”. Voornamelijk wanneer je past start met een elektronische nieuwsbrief is de verleiding groot om vlug wat te schrijven en een mailing de deur uit te sturen, ook al weet je dat het voor je ontvanger heel eenvoudig is om op de link “afmelden” te klikken. Langs de andere kant, wanneer je een duidelijk beeld hebt van de informatie die je ontvangers wensen te lezen en je hebt een duidelijk plan om deze informatie over te brengen dan halen zowel jijzelf als je ontvangers hier voordeel uit.

Een goede manier om te starten is zorgen dat je een duidelijk schema hebt, zowel voor het tijdstip van verzending (wekelijks? tweewekelijks? maandelijks?) als van de inhoud waarover je wil schrijven. Dit helpt je om alert te blijven. Plan herinneringen in je agenda zodat je niet op het moment zelf nog aan een tekst moet beginnen. Wanneer je enkele thema’s vastlegt en deze in je achterhoofd houdt dan zal je al vlug op onverwachte momenten inspiratie vinden. Zo kan een plantenkwekerij bijvoorbeeld bij de start van ieder seizoen een email verzenden rond taken in de tuin voor dat seizoen. Een natuurvereniging kan een mailing doen met aandachtspunten in de natuur.

De informatie die je opneemt in je mailing zou een mengeling van verkopen, informeren en amusement moeten zijn. Hou dit in het achterhoofd wanneer je de inhoud van jouw mailing aanmaakt. Om je creatieve geest aan te wakkeren geven we jou hier enkele voorbeelden:

Gratis tips en advies doen het altijd goed. Om in het voorbeeld van de plantenkwekerij te blijven: stuur een mailing met tips hoe je bepaalde planten moet verzorgen of snoeien om een betere bloei te verkrijgen.
Educatieve mailings die de kennis van de ontvanger vergroten hebben een grote impact. De natuurvereniging kan bijvoorbeeld een serie van 3 mailings verzenden waarin zij je bijbrengen hoe je tijdens een wandeling bepaalde planten kan determineren.
Voeg een promotie toe aan je mailing. Het draait niet allemaal rond “verkopen” maar speciale aanbiedingen doen het altijd goed. Zeker wanneer je jouw mailing personaliseert en de ontvanger de indruk krijgt dat deze promotie specifiek voor hem of haar is. Zorg er ook voor dat de aanbieding relevant is ten opzichte van de inhoud van je mailing. De plantenkwekerij kan naar aanleiding van de tip rond het snoeien van planten een aanbieding doen waarbij de snoeischaren in promotie staan. De natuurvereniging kan een aanbieding voor een lidmaatschap doen om zo via het ledenblad of ledengedeelte van de website nog meer kennis te vergaren.
Identificeer de problemen van je doelpubliek en biedt concrete oplossingen aan.
Wees menselijk. E-mail is een persoonlijk medium. Je hoeft dus geen angst te hebben om persoonlijk te worden in je mailings, maar hou het professioneel. Er is een verschil tussen persoonlijk of familiair worden.

Ontvangers van je mailing houden ook van een neutrale aanpak. Het is niet absoluut een must om telkens naar je eigen website te linken. Misschien is er wel een website waar een bespreking van je organisatie te lezen is of heeft een partner van jou iets te melden? Het kan geen kwaad om deze externe bronnen te vermelden.

Het heeft ook geen zin om inhoud over te nemen. Wanneer bepaalde informatie reeds op je website staat heeft het geen zin deze inhoud volledig over te nemen. Wijs de mensen op het bestaan van specifieke inhoud op je website en reik hun een link aan naar de informatie. Loop je op een gegeven ogenblik toch tegen een inspiratieloos moment aan, vraag dan collega’s of zij een idee hebben. Misschien hebben zij binnen hun specifieke verantwoordelijkheden ook wel een boodschap om over te brengen.

Een goede e-mail opstellen is spijtig genoeg niet eenvoudig. Het vraagt tijd en inspanning en vaak stel je jouw verwachtingen te hoog. Niet iedere mailcampagne veroorzaakt meteen een hoger omzetcijfer of een stijging van een ledenaantal. Wel kan je bij iedere mailcampagne werken aan het opbouwen van je reputatie en geloofwaardigheid, werk je aan de loyaliteit van je ontvangers en bouw je aan sterke relaties door het aanbieden van kwalitatieve informatie.

E-mail marketing, zowel voor commerciële als non-profit organisaties werkt enkel wanneer je zelf overtuigd bent en er met hart en ziel voor gaat. Daarnaast moet je weten wat je ontvangers willen lezen. Weet je dit niet meteen dan kan een enquete bij je ontvangers je op de goede weg zetten.

De meest belangrijke regel om te onthouden: verzend enkel een mailing wanneer je écht wat te vertellen hebt, niet omdat het maandag is en “je altijd op maandag een mailing verzend”.

Lees meer over het aanmaken van een goede mailcampagne: E-mail marketing blunders

Hoe maak je zo snel mogelijk een einde aan je e-mail campagnes

Johan Beckers — Fri, 12 Aug 2011 22:00:00 +0000

Onlangs kwam ik een leuke presentatie tegen die ik jullie niet wil onthouden.
Heb je een hekel aan e-mail campagnes? Dan kan je hier alle tips op een rijtje vinden om er snel een einde aan te maken. Weliswaar voorbeelden uit de commerciële sector maar eenvoudig door te trekken naar de non-profit!
Plezier verzekerd.
Hier kan je de presentatie terugvinden: http://slidesha.re/nUKQot

Zorgen dat je uit de spamfilters blijft

Johan Beckers — Wed, 10 Aug 2011 22:00:00 +0000

Spam is niet enkel een groot probleem voor iedereen met een e-mailadres. Ook voor mensen die beroepsmatig regelmatig naar een groot aantal ontvangers mailings verzend is spam een, weliswaar onrechtstreeks, regelrecht probleem. 80% van alle e-mails die dagelijks verzonden worden blijken spam mails te zijn.

Het zal je dan niet verwonderen dat ISP’s (Internet Service providers) en individuele gebruikers alles in het werk stellen om er voor te zorgen dat zo weinig mogelijk spam hun kan bereiken.
Dit heeft als resultaat dat het vaak ook moeilijker wordt om je eigen, legitieme e-mails op de plaats van bestemming te krijgen.

Ook makers van e-mail programma’s zoals Outlook, Thunderbird en webmail clients zoals Hotmail, Gmail zorgen dat er in het programma eenvoudige middelen aanwezig zijn om e-mail als spam te bestempelen. Gebruikers van e-mail programma’s weten deze functies ook meer en meer te gebruiken. Dit betekend dat we alles in het werk moeten stellen om er voor te zorgen dat je e-mails niet als spam beschouwd worden.

Zelf kan je tal van maatregelen nemen om er voor te zorgen dat je e-mails warm ontvangen worden door je abonnees en zij jou niet als afzender van spam beschouwen.

Maatregelen die wij nemen om je uit spamfilters te houden

Een goede reputatie opbouwen

Internet Service Providers hebben een broertje dood aan spam. Zij hebben liever niet dat de postbussen van hun klanten (mensen zoals jij en ik met een internet abonnement en e-mail adres) vollopen met spam. Om dit te voorkomen nemen zij tal van maatregelen. Krachtige spamfilters gaan ieder bericht dat voorbij komt beoordelen. Zij doen dit niet enkel door naar de inhoud of de onderwerpregel te kijken, ook in de achtergrond spelen heel wat technische factoren mee. Zo kijken zij bijvoorbeeld ook naar het systeem waarmee een e-mail verzonden wordt.

Een “email service provider” stelt zijn systemen ter beschikking van de ‘klanten’ die met hem samenwerken. Ook al worden de mailings van deze klanten verzonden door de systemen van de email service provider, toch lijkt het er op dat deze e-mails door de klant zelf verzonden zijn. Er zijn een aantal technische redenen waarom dit helpt bij de aflevering van jouw berichten maar in essentie komt het neer op het herkend worden als legitieme email marketeers die een boodschap in plaats van spam willen overbrengen en dit zorgt er op zijn beurt weer voor dat jouw mails minder kans hebben om terecht te komen in spamfilters.

Automatische “unsubscribes”

Dubbele e-mailadressen worden automatisch uit je lijsten gefilterd. Dit voorkomt dat ontvangers die dubbel in je lijst zouden terecht komen je mailings ook dubbel gaan ontvangen en je kans om aanzien te worden als spammer zou stijgen. Iedere mail die door onze systemen verzonden wordt bevat een “enkelvoudige unsubscribe” link. Dit wil zeggen dat iedere ontvanger met een eenvoudige muisklik zich kan uitschrijven uit je mailinglist. Iedereen die zich uitschrijft op je mailinglist, samen met e-mailadressen die niet blijken te bestaan, worden toegevoegd aan een “zwarte lijst”. E-mailadressen die zich in deze zwarte lijst bevinden zullen geen e-mails meer kunnen ontvangen. Wanneer iemand zich uitschrijft en nadien via het “double opt-in” principe weer inschrijft wordt uiteraard uit deze zwarte lijst gehaald en zal weer opnieuw jouw mailings ontvangen.
Deze manier van werken zorgt er voor dat de verzendkosten voor jou laag blijven, je lijsten netjes opgekuist worden en internet service providers gelukkig blijven.

Feedback van ISP’s.

Dankzij een direct feedback systeem met grote aanbieders van e-mail clients zoals Gmail, Hotmail, … kunnen wij meteen detecteren wanneer een ontvanger je mail als “spam” aanduidt. Wanneer een ontvanger je mail als spam bestempeld gebeuren er twee dingen:

De ontvanger die je mail als spam beschouwd wordt meteen verwijdert uit je lijst. Dit betekend dat je deze ontvanger niet meer kan opnemen in je mailings.
De spammelding wordt opgenomen in je rapporten.

De wijze waarop je e-mailadressen verkrijgt

In tegenstelling tot vele anderen gaan wij heel serieus om met e-mailadressen. En we eisen hetzelfde van mensen die met ons willen samenwerken. Daarom zal je bij een import van e-mailadressen ook moeten bevestigen dat je de e-mailadressen die je wil importeren op een ‘legale’ wijze verkregen hebt. Met andere woorden: de mensen aan wie de e-mailadressen toebehoren hebben expliciet aangegeven dat ze jouw mailings wensen te ontvangen. We geven eveneens advies over het verzamelen van gegevens van (mogelijke) abonnees en hoe je kwalitatieve mailinglijsten kan opbouwen. Het is voor jezelf immers veel interessanter wanneer je een kleine lijst van gemotiveerde ontvangers hebt dan een grote lijst met ‘verzamelde’ e-mailadressen van mensen die totaal geen interesse hebben in jouw boodschap.

Door het opbouwen van een goede reputatie en relatie met je ontvangers verhoog je aanzienlijk de kans dat je mailings niet in een spamfilter terecht komt. Wil je meer informatie of heb je hulp nodig bij het opbouwen van een kwalitatieve mailinglijst? Neem dan even contact met ons op. We staan altijd klaar om een handje toe te steken.

E-mail marketing blunders

Johan Beckers — Mon, 25 Jul 2011 22:00:00 +0000

Je e-mail mag een prachtige vormgeving hebben, vaak sluipen er kleine fouten in de inhoud die het effect van je e-mail campagne drastisch omlaag haalt. Wil je de meest voorkomende vergissingen voorkomen? Lees dan even verder, we zetten ze voor jou op een rij.

Onherkenbaar “From” en “Reply-to” adres

Wanneer je door het raam kijkt zodra de deurbel gaat zal je enthousiasme om de deur te openen veel groter zijn wanneer je de persoon aan de deur kent. Hetzelfde geldt voor e-mail.
Het eerste dat je ontvangers zien wanneer ze een e-mail van jou ontvangen is de naam die je als afzender gebruikt. In tweede instantie zien ze het e-mail adres dat je als afzender gebruikt. Het is daarom belangrijk dat je zowel voor de naam als het e-mail adres iets gebruikt dat herkenbaar is en dat de mensen aanspreekt. Hoe vaak ontvang je zelf niet een e-mail waarvan de afzender enkel bestaat uit de term “Info”. Je moet dan al naar het afzender adres kijken om te weten van wie de e-mail komt. Wanneer je jezelf dus in de mailbox van je ontvangers plaatst, zorg er dan voor dat je jezelf meteen correct voorstelt door een juiste naam en e-mailadres als afzender te gebruiken.

Saaie onderwerpregels

Je onderwerpregel gaat in grote mate bepalen of iemand je e-mail al dan niet zal openen/lezen.
Zorg er in je onderwerpregel voor dat je bezoeker uitgenodigd wordt je e-mail te lezen door een aantrekkelijke boodschap. Wil je bijvoorbeeld een aanbieding aankondigen, dan kan je in de onderwerpregel reeds starten met die aanbieding. Voorkom echter dat je onderwerpregel gaat schreeuwen of te agressief wordt. Wanneer je té creatief of té prikkelend uit de hoek komt dan gaan je mails als vlug op spam lijken. Zorg voor een onderwerpregel die “recht-toe-recht-aan” is en creëer een verwachting bij je ontvanger. Een verwachting die nieuwsgierigheid aanwakkert en er voor zorgt dat je ontvanger je mail zal openen en lezen.

Slecht geschreven inhoud

Soms kom je wel eens in de verleiding om op het laatste moment nog vlug een mailing te verzenden of een mailing te verzenden waarin je in één lange tekst alles verteld wat je te zeggen hebt, vaak zelfs zonder de mogelijkheid om door te klikken naar je website voor meer informatie.

Een goede mailing die je ontvangers aanspoort om verder te lezen is opgesteld in korte paragrafen waar je voldoende over nagedacht hebt. Je schrijft korte inleidingen die je ontvangers uitnodigt om door te klikken naar je website waar ze het volledige artikel kunnen lezen. Wanneer je je mailing schrijft, stel je dan in de plaats van je ontvangers. Vertrekt vanuit de gedachte: “Wat willen mijn abonnees lezen” en niet “Wat wil ik hun vertellen/opdringen”.

Een “poging” tot personalisatie

Personalisatie van je mailings is een bewezen manier om de response op je mailings te doen stijgen wanneer dit goed gedaan wordt. Al te vaak loopt het reeds mis bij de begroeting in je e-mail.
Het is daarom uitermate belangrijk dat je op een correcte wijze je gegevens verzameld en beheert wil je tot een correcte personalisatie in je e-mails komen.

Denk er ook aan dat personalisatie verder gaat dan een “Beste Jan” of “Beste Ingrid”.
Je bezit vaak een schat aan informatie over je ontvangers. De laatste producten die zij kochten, de datum waarop zij lid geworden zijn, vorige mailings die zij gedeeld hebben binnen hun sociale netwerk, … . Dit is allemaal informatie die je kan gebruiken bij de personalisatie van je e-mails en die de response op je mailings kunnen verhogen. Maar zoals altijd: overdaad schaadt!

“Call to Action” of doorklik links in je mailings

Een “Call-to-Action” is een middel waarbij je jouw abonnees uitnodigt een actie te ondernemen. In een e-mail is dit vaak het doorklikken naar je website. Op een website kan dit het invullen van een formulier of de aankoop van een product zijn. Een Call-to-Action is een bewezen manier en term die aangeeft dat je graag wil dat iemand ‘iets’ doet voor jou.

Iedere e-mail zou een Call-to-Action moeten bevatten en liefst meer en creatiever dan enkel “Klik hier” of “Lees verder”. Computergebruikers – en dus ook jouw abonnees – doen niets anders dan klikken. Link zoveel mogelijk tekst en afbeeldingen naar relevante informatie op je website zonder jezelf op te dringen. Gebruik een gestructureerde Call-to-Action die mensen op een leuke manier uitnodigt en waarbij ze het gevoel krijgen iets te missen wanneer ze niet doorklikken. Probeer je Call-to-Action ook in de tijd te limiteren. Dit maakt dat je ontvangers vlugger geneigd zijn meteen door te klikken in plaats van dit even uit te stellen. Hier is uitstel wel degelijk afstel.

Test je mailing. Test eens opnieuw, en dan nog een keertje

Het opstellen van een goede mailing is één ding, nagaan of je mailing wel werkt is een ander.
Typfouten kunnen zich vaak op een nare wijze verstoppen. Zelf ben je vaak zolang met een tekst bezig dat je kleine foutjes niet meer ziet. Laat daarom je mailing eens nalezen door een collega.

Is je mailing opgesteld conform de technische richtlijnen zodat je e-mail op alle platformen en in zo veel mogelijk e-mailprogramma’s juist wordt weergegeven? De tijd dat iedereen enkel MS Windows en MS Outlook gebruikt ligt immers ver achter ons. Denk ook aan de vele gebruikers van OS X, Linux en e-mail programma’s als Thunderbird, Apple Mail, … . Een e-mail die niet juist wordt weergegeven kent slechts één richting: de prullenmand.

Werken je Call-to-Actions allemaal. De meest eenvoudige link in je tekst die niet werkt kan een doodloper zijn. Worden je afbeeldingen allemaal correct weergegeven en heb je een duidelijke omschrijving voorzien voor iedere afbeelding? Wanneer je een promocode voorziet in je mailing heb je dan even nagegaan of deze promocode ook werkt in je online systemen?

Kortom: een e-mail campagne is meer dan enkel het verzenden van een e-mail. Wil je het goed doen dan komt er heel wat voorbereidend werk bij kijken. De investering van tijd en werk die je steekt in een goede mailing zal echter snel zijn vruchten afwerpen wanneer je de response op je mailing ziet stijgen.

Waar begin je met je e-mail campagne?

Johan Beckers — Fri, 22 Jul 2011 22:00:00 +0000

Een kersverse weblog, een blanco pagina en de intentie om regelmatig een nieuw artikel te schrijven dat de interesse kan wekken bij iedereen die betrokken is bij e-mail marketing. Je denkt aan een eenvoudige klus te beginnen maar al snel blijkt dat die klus toch niet zo eenvoudig zal zijn.

In de periode dat we werkzaam zijn binnen de non-profit sector hebben we al vlug geleerd dat e-mail een krachtig instrument is om een organisatie te ondersteunen. Niet enkel intern als communicatiemiddel maar voornamelijk naar de achterban van een organisatie. Contact onderhouden met (toekomstige) leden, vrijwilligers, donateurs, … .
Maar ook met mensen die buiten een bezoek aan je website totaal geen band hebben met je organisatie.

Afhankelijk van het doel dat je wil bereiken kan je e-mail inschakelen om dit doel te ondersteunen.
Wil je nieuwe leden werven? Of wil je bestaande leden uitnodigen hun lidmaatschap te hernieuwen? Verkoop je producten om je werking te ondersteunen en wil je de verkoopcijfers de hoogte in doen gaan? Of zet je een bepaalde actie op touw die je met e-mail wil ondersteunen, bijvoorbeeld een petitie?
De manier waarop je een e-mail campagne opbouwt zal ook het uiteindelijke resultaat bepalen. Wil je een lid overhalen zijn lidmaatschap te vernieuwen, dan ga je in je e-mail een beknopte opsomming doen van de behaalde resultaten van je vereniging dankzij de bijdrage van dit lid. Wil je echter meer producten verkopen dan ga je er voor zorgen dat je e-mail een overzicht bevat van je catalogus.

De manier waarop je jouw e-mail opbouwt, zowel grafisch als inhoudelijk, is mee bepalend voor het succes dat je e-mail zal behalen.
Maar ook het tijdstip waarop je jouw mailing verzend is belangrijk. Wellicht kan het nodig zijn om meerdere e-mails binnen dezelfde campagne te verzenden, op verschillende tijdstippen?

Een concreet voorbeeld:

Wanneer je een evenement organiseert neem je de datum van dit evenement als uitgangspunt. Dit laat je toe een achterwaartse planning op te maken.
De eerste mailing, een aankondiging van het evenement, moet op datum X verzonden worden. Dit wil zeggen dat er uiterlijk op datum Y een test moet gebeuren van de mailing. Wil je ook nog mailings als herinnering verzenden dan moet je er voor zorgen dat de tijdspanne tussen de eerste en de daarop volgende mailings voldoende uit elkaar ligt. De juiste datums om deze herinneringen te verzenden leg je op voorhand vast, net als de datums waarop je jouw mailings zal testen. Wil je vervolgens ook nog mensen mailen die zich ingeschreven hebben dan heb je de keuze om dit meteen na de inschrijving te doen of eenmalig een mailing naar iedereen die zijn deelname bevestigd heeft. Wil je meteen na de inschrijving een mail laten verzenden, dan dient deze mail klaar en getest te zijn alvorens de eerste aankondiging verzonden wordt.

Je kan een hele strategie uitgewerkt hebben i.v.m. email campagnes, maar iedere email die je verzend is eveneens een leerpad. Rapporten zijn uitermate belangrijk, maar deze rapporten begrijpen en juist interpreteren is zowaar nog belangrijker. sta er van in het begin voor open dat je jouw e-mail strategie zal moeten aanpassen naargelang de feedback die je van je ontvangers krijgt. Je ontvangers geven deze feedback door het aantal keren dat zij klikken op links in je e-mail. Dit kan een klik op een “unsubscribe” link zijn (je mails zijn saai, irrelevant of je mailt misschien te vaak?) of een klik op een link die verwijst naar artikel A of B maar nooit een klik naar artikel C (dus schrijf je vanaf nu minder of anders over C). Feedback die je van ontvangers krijgt is ook het aantal keren dat je mail doorgestuurd wordt naar anderen of gedeeld wordt op sociale netwerksites zoals Facebook en Twitter.

Samengevat: een duidelijke planning opmaken voordat je een mailing verzend is belangrijk, maar ook luisteren naar je ontvangers en de bereidheid je daaraan aan te passen is belangrijk.

Deze samenvatting is ook van toepassing op deze blog. Wij hebben zelf ideeën te over in verband met informatie die je met jou willen delen. Maar we willen ook luisteren naar jou. Zit jij te wachten op specifieke informatie? Of wil je van gedachte wisselen over jouw eigen mailcampagne? Aarzel niet!
We bieden jou tal van kanalen aan om in contact te treden met ons. Het reactie formulier onder deze bijdrage is daar slechts één mogelijkheid van. Laat ons weten wat jij wil lezen en we maken er werk van.

De kracht van e-mail

Johan Beckers — Fri, 22 Jul 2011 22:00:00 +0000

Wanneer je vanuit een organisatie denkt aan het verzenden van e-mails naar je achterban wordt dit vaak enkel gezien in het kader van een nieuwsbrief. Toegegeven, dat is één van de meest populaire manieren om aan e-mail marketing te doen. Maar, er zijn echter nog tal van andere mogelijkheden waarbij je e-mail kan inzetten.

Wervingscampagne

Een commerciële organisatie is steeds opzoek naar nieuwe klanten. Een non-profit organisatie is steeds opzoek naar nieuwe leden, vrijwilligers, donateurs, … . E-mail is een bewezen manier om meer bezoekers naar je website te loodsen en om van deze bezoekers actieve supporters van je organisatie te maken. Wanneer je via e-mail een campagne opstart om meer leden voor je organisatie te werven is deze e-mail geen alleenstaand wapenfeit. Een perfecte combinatie van je e-mailcampagne, landingspagina’s op je website en een eenvoudig maar doeltreffend registratiesysteem kunnen wonderen verrichten voor je organisatie.

Relaties behouden en verbeteren, imago building

Nieuwe mensen – of dit nu leden, klanten, vrijwilligers of gewoon ‘fans’ zijn – binnen je organisatie aantrekken is moeilijk. Maar wat nog moeilijk is, dat is de interesse van deze mensen vasthouden. Er zwemmen veel vissen in de vijver die de aandacht van deze mensen willen. Het is daarom van groot belang dat je, eens je de aandacht van iemand hebt, deze aandacht ook blijft vasthouden. E-mail is een krachtige en goedkope manier om met deze mensen in dialoog te gaan. Want reken maar, wanneer jouw organisatie dit niet doet, doet een andere dat wel. Een klein verslag van een evenement, een geslaagde campagne, een “Dank U” e-mail bij de hernieuwing van een lidmaatschap, een digitale verjaardagskaart, … . Het zijn slechts enkele kleine voorbeelden van hoe je jouw organisatie onder de aandacht kan houden.

Feedback van je publiek

Wanneer je iemand rechtstreeks om feedback vraagt, bijvoorbeeld door het laten invullen van een formulier op je website, dan loop je het risico om een lage respons te krijgen. Mensen gaan dan ook bewust nadenken over hun antwoorden. Iedere psycholoog zal je bevestigen dat je een meer realistisch beeld krijgt wanneer je stilletjes achteraan in een lokaal een groep gadeslaat dan wanneer je hun rechtstreeks gaat interviewen. Wanneer je duidelijke rapporten krijgt na het verzenden van een mailing en je kan deze rapporten op de juiste manier interpreteren dan ben je de psycholoog die achteraan het lokaal zit. Je bekijkt immers het gedrag van je ontvangers terwijl zij rustig en alleen achter hun computer zitten. Je krijgt een idee van de interesses van iedere ontvanger. Welke inhoud vinden zij belangrijk? Wanneer is er de meeste interactie? E-mail kan een krachtig instrument zijn om bij te leren over de interesse en houding van je publiek.

Deel je kennis

Ben je een expert in je vakgebied? E-mail kan deze expertise recht voor de neus (aheum, toch in de inbox) van geïnteresseerden brengen. E-mail is het uitgelezen middel om je expertise bij je publiek te brengen. Ben je een organisatie die werkt rond vegetarisme? Maak een e-mail campagne waarbij er wekelijks een leuk vegetarisch recept de deur uitgaat. Gebruik je SmartCampaign voor je mailcampagnes? Dan heb je hier zelfs geen omkijken meer naar eens je campagne is aangemaakt.

Speciale aanbiedingen

Verkoop je een nieuw product in je (online) winkel? doe je een actie waarbij nieuwe leden een geschenk ontvangen? Geef je een korting op het inschrijvingsgeld van een evenement? Kortingen en aanbiedingen werken gewoon zo goed in e-mail dat het gewoon een slecht idee zou zijn dit niet te gebruiken.

Beheren en promoten van evenementen

E-mail is de perfecte aanvulling wanneer je een evenement wil beheren. Van de eerste aankondiging tot het registreren van inschrijvingen, het organiseren van vrijwilligers en deelnemers, het beheer van de logistieke ondersteuning en het verzamelen van reacties na een evenement, e-mail leent er zich perfect toe.

Kosten-Baten analyse (ROI- return on investment)

In tegenstelling tot vele andere marketing initiatieven geeft e-mail je een verbluffend resultaat wanneer het er op aankomt om de verkregen resultaten ten opzichte van de (financiële) inspanning na te gaan. Het maakt het opstellen van planningen en budgetten veel eenvoudiger, dus indien je opzoek bent naar een goede reden om professionele e-mail marketing te rechtvaardigen dan is dit alvast een perfecte reden!

Basisprincipes van e-mail segmentatie

Johan Beckers — Sat, 25 Jun 2011 12:18:57 +0000

In deel 1 van dit artikel over segmentatie hebben we het belang van segmentatie besproken. Kort samengevat kan je met segmentatie heel gericht je doelpubliek gaan benaderen. Wanneer je de interesses van je publiek kent kan je dit gebruiken voor je segmentatie. Je verhoogt de respons op je mailings, het aantal afmeldingen (unsubscribes) neemt af en je publiek voelt zich meer betrokken bij je organisatie.

Basisfactoren van segmentatie

Wanneer organisaties het principe van segmentatie in gebruik nemen zien we 3 basisfactoren waarop het segmentatie proces gebaseerd wordt:

Demografie en levenstijl 
Dit zijn meetbare gegevens zoals leeftijd, woonplaats, burgerlijke status, … .
Persoonlijke voorkeuren, opinies 
Dit kan je meten aan de hand van enquêtes of vragenlijsten die je mensen laat invullen
Gedrag 
Ook het gedrag van je abonnees kan je meten. Dit staat los van de persoonlijke voorkeuren en opinies. Een voorbeeld hiervan is het gedrag van iemand naar aanleiding van een vorige mailing.

Het gedrag van iemand is de best meetbare factor die je kunnen helpen in het vastleggen van toekomstige acties. Het is daarom dus belangrijk dat je dit gedrag ook weet vast te leggen. Segmentatie is een proces dat blijft duren. Wanneer je start met segmentatie zal je merken dat dit je vrij grote segmenten van je doelpubliek oplevert. Het is dan ook belangrijk om je segmentatie steeds opnieuw te evalueren en je segmenten te verkleinen. Net zoals bij het maken van een goede wijn wordt deze wijn steeds beter en beter doordat het proces steeds opnieuw aangepast wordt. Men gaat het tot in de kleinste puntjes verfijnen.

Segmentatie van je doelpubliek is net hetzelfde.  Wanneer je je doelpubliek leert kennen door het verzamelen van de juiste informatie zal je heel gericht je communicatie kunnen voeren en zal je boodschap veel relevanter worden voor je doelpubliek.

Wanneer je start met segmentatie, maak het dan niet te ingewikkeld. Start met de informatie die je reeds bezit. Groepeer je doelpubliek aan de hand van bestaande informatie. Heb je betalende en niet betalende leden? Dan heb je reeds 2 segmenten. Verkoop je artikelen om de werking van je organisatie te ondersteunen? De klanten van je winkel zijn een segment apart. Wanneer je een mailing de deur uit stuurt, zorg er dan voor dat je jouw mailings personaliseert. Begin je mail met een begroeting en gebruik hierbij de naam van je abonnee. Je abonnee krijgt het gevoel dat je hem persoonlijk mailt en je zal aan vertrouwen winnen. Verwijs in je mail ook naar interacties en gedrag dat je gemeten hebt aan de hand van eerdere interacties. Zo kan je verwijzen naar een eerdere donatie dat iemand gedaan heeft of een evenement waar iemand aan deelgenomen heeft.

Strategie

Wanneer e-mail gebruikt wordt als communicatiemiddel binnen een organisatie dan kunnen we 3 grote lijnen onderscheiden in het soort e-mail dat de deur uitgaat.

Aanzetten tot actie 
Je kan dit beschouwen als een promotionele e-mail. Deze e-mail wordt speciaal ontworpen en geschreven om de ontvangers aan te sporen actie te ondernemen. Dit kan gaan van het onderschrijven van een petitie tot deelnemen aan een enquete, het inschrijven voor een evenement of het geven van een donatie. Kortom, je wil iets verkrijgen van je ontvangers.
Informeren en onderhouden van contacten en relaties 
De dag van vandaag zijn er tal van organisaties die zich wellicht binnen hetzelfde werkterrein begeven als jouw organisatie. Het is dan ook belangrijk om je bestaande contacten en de relaties met deze contacten te onderhouden. E-mails die binnen dit kader worden verzonden moeten in waarde andere mailings overstijgen. Dit verkrijg je bijvoorbeeld door een nieuwsbrief die je op geregelde tijdstippen de deur uit stuurt.
Bevestiging van acties 
Met een moeilijke term noemen we deze e-mails ook wel transactionele e-mails. Vaak wordt aan deze e-mails minder aandacht besteed of men durft ze ook wel eens volledig te vergeten. Deze e-mails hebben nochtans een grote waarde in het bevestigen en instandhouden van relaties met je contacten. Wanneer iemand een aankoop doet in je online winkel stuur je naast de factuur ook een leuke e-mail om deze persoon te bedanken. Wanneer iemand zich inschrijft voor een evenement stuur je een e-mail met de bevestiging van inschrijving en/of betaling. Ook deze e-mails zijn contactmomenten en interacties die van groot belang zijn voor je organisatie en die de nodige aandacht verdienen.

E-mail communicatie gebeurd op diverse manieren, op diverse momenten. Maar ieder contact met je publiek zijn even belangrijk. Daarom is het dan ook hoogstnoodzakelijk dat aan je e-mailcommunicatie evenveel aandacht gaat dan naar de communicatie via bv. het ledenblad.

Wanneer je over een duidelijk actieplan beschikt en een heldere strategie die door iedereen gevolgd wordt dan kan e-mail communicatie een krachtig middel zijn. Zeker wanneer je de juiste boodschap op het juiste moment brengt.

Wie contacteer je wanneer?

Segmentatie gaat niet enkel over “Wie”, maar ook “Waar” en “Wanneer”. Wat is het beste moment om je boodschap de wereld in te sturen? Wanneer je ‘s ochtends vroeg of ‘s avonds laat een mailing verzend loop je de kans dat je bericht verdwijnt in een ellenlange lijst van ongelezen e-mails waar je ontvangers vlug doorheen worstelen. Een belangrijk verschil is ook of je mensen benadert terwijl ze op kantoor zijn, of na een lange werkdag nog een boodschap voorgeschoteld krijgen. Indien je voldoende gegevens verzameld over je doelpubliek dan weet je ook of een e-mailadres van een contact een persoonlijk e-mailadres is of eentje waarvan de mailbox enkel tijdens kantooruren geraadpleegd wordt. Aan de hand van deze gegevens kan je ook weer gaan segmenteren.

Ik hoop dat je inmiddels begrepen hebt welke waarde segmentatie voor je organisatie kan betekenen. Heb je nog vragen of worstel je met een concreet probleem, aarzel dan niet de reactie mogelijkheid hieronder te gebruiken. Heb je zelf ideeën en tips? Plaats ze als reactie hieronder. We kijken er naar uit om ook jouw ervaringen te lezen.

En als laatste: denk er aan in al je e-mail communicatie:

Je communiceert niet met e-mailadressen, wel met de mensen achter het adres!

Waarom is segmentatie zo belangrijk voor jouw e-mail communicatie?

Johan Beckers — Fri, 24 Jun 2011 08:16:43 +0000

We merken iedere dag opnieuw dat non-profit organisaties meer en meer aandacht krijgen voor hun e-mail communicatie.
Naast de boodschap die ze willen overbrengen wordt er meer aandacht besteed aan de opmaak en opvolging van een campagne via e-mail. Er is echter een specifiek gebied waar men nog geen tot weinig ervaring mee heeft. Dat gebied noemen we “segmentatie” van je abonnees.

Wat is segmentatie?

In essentie is segmentatie een methodiek waarbij we onze contacten gaan opdelen in diverse vakken of specifieke groepen.
Zowel het zicht over je publiek als de database waarin je alle contactgegevens bewaard wordt opgedeeld in beheersbare groepen met het oog op de communicatie die je met hen wil voeren.
Meestal wordt dit gedaan door na te denken over je publiek en deze in te delen in groepen aan de hand van gemeenschappelijke kenmerken of interesses.

Eén van de redenen waarom segmentatie belangrijk is het positief gevoel dat je jouw contacten geeft.
Door hun informatie op maat toe te sturen geef je aan dat je enerzijds nadenkt over je communicatie maar anderzijds geef je ook aan na te denken over de mensen waarmee je communiceert en dat je rekening houdt met hun gewoontes en interesses.

Wanneer jouw taak bestaat uit het inzamelen van fondsen voor je organisatie dan is een belangrijk onderdeel van je taak het vergaren van informatie over je mogelijke donateurs en het aanknopen en in stand houden van duurzame relaties tussen je donateurs en je organisatie. Wanneer je weet met wie je wil communiceren en wat hun relatie is ten opzichte van je organisatie dan helpt dit je ook je boodschap af te stemmen naar je doelpubliek en op een betekenisvolle manier te communiceren met deze groep.

De wijze waarop je informatie verzameld, bewaard en beheert over jouw contacten moet je in staat stellen om op een eenvoudige wijze profielen van je top segmenten samen te stellen.
Denk hierbij na over de gemeenschappelijke behoeften en interesses.

Segmentatie van je contacten zorgt voor een specifieke, gerichte communicatie.
Het is een bewezen techniek om de respons op je communicatie te verhogen en het vermindert afmeldingen van je ‘abonnees’.
Daarnaast zal je ook minder vlug als “spam” aanzien worden.

Het ergste wat je kan doen: je publiek niet segmenteren.

Wanneer je niet segmenteert en je gooit je boodschap gewoon los in de groep dan behandel je eigenlijk als je ontvangers als één en dezelfde persoon.
Je wekt de indruk niet te geven om de individuele persoon die je organisatie ondersteund en je verliest een gevoel van betrokkenheid bij je contacten.

Mensen hebben graag een gevoel van meerwaarde. Vooral wanneer ze een organisatie financieel ondersteunen door jaarlijks een lidgeld te betalen of regelmatig een grotere donatie doen.
Het is niet meer dan normaal dat deze mensen hier ook een blijk van appreciatie ontvangen. Wanneer met hun op dezelfde manier gecommuniceerd wordt als bijvoorbeeld ‘gewone’ abonnees op je nieuwsbrief die verder geen band hebben met de organisatie, verliezen zij dat gevoel van meerwaarde.

Segmentatie is hier het middel bij uitstek om je ‘belangrijke’ contacten ook het gevoel te geven dat zij belangrijk zijn. Want dat zijn ze immers toch ook, of niet?

In deel 2 van dit artikel gaan we dieper in op enkele basisregels rond segmentatie.
We zullen het concept van segmentatie ook in een breder perspectief zetten. E-mail communicatie gebeurd immers op meer vlakken dan enkel via een elektronische nieuwsbrief.