Planilhas Excel

Planilha de Gastos Mais Simples Possível

2016-09-19T07:00:00.000-03:00

Uma das iniciativas mais importantes para economizar dinheiro e sair das dívidas é saber pra onde o dinheiro está indo. Anotar todos os gastos, mesmo que seja só por um mês ou dois, pode abrir seus olhos e ajudar na difícil tarefa de economizar.

Para começar, que tal baixar a planilha de gastos mais simples que existe? Nela você só escreve quanto e com o quê gastou dinheiro. Se não gostar de fazer isso no computador é só imprimir a planilha e começar a anotar com lápis ou caneta mesmo. Você pode até dobrar e deixar sempre no bolso, bolsa, ou mochila!

Se preferir registrar os gastos no computador mesmo, a própria planilha te ajuda calculando o total dos gastos, como mostra a animação abaixo.

Para baixar:

Calendário 2017

2016-09-14T08:00:00.000-03:00

Baixar o Calendário de 2017;

Calendário 2016

2016-09-13T08:00:00.000-03:00

Baixar o Calendário 2016.

Calendário 2015

2016-09-12T13:42:00.000-03:00

Baixar o calendário

Como inserir no Excel uma imagem da Internet

2016-08-31T07:00:00.000-03:00

Achou uma figura na Internet e gostaria de copiá-la na sua planilha do Excel? A forma mais fácil para pegar uma imagem de um website e inserir em uma planilha é a seguinte:

Clique com o botão direito do mouse na figura que você deseja copiar
Selecione a opção "Copiar imagem" (com o botão esquerdo do mouse)
Vá para a sua planilha no Excel
Aperte no botão "Colar", que se encontra na "Página Inicial" (ou, se preferir, pressione as teclas Ctrl + V)
Pronto, figura copiada! Agora você pode reposicionar a imagem, basta clicar nela e, sem soltar o botão, mover o mouse para a posição desejada, e só então soltar o botão do mouse.

Confira o passo a passo nesta animação:

Como salvar em PDF - Excel 2016

2015-09-03T13:27:00.000-03:00

PDF? Sim, PDF! No Excel 2016, assim como no Word 2016 e no PowerPoint 2016, é possível salvar seus documentos como PDF sem problemas.

O primeiro passo é abrir a planilha que você quer salvar. Com ela aberta, você vai no menu "Arquivo" (canto superior esquerdo) e escolhe a opção "Salvar como".

Após clicar em "Salvar como", é preciso escolher a pasta onde o PDF será salvo. Como exemplo, vamos clicar na pasta logo abaixo de "Pasta Atual", como mostrado na figura abaixo.

Com isso irá aparecer a tradicional janela de salvar como. É aqui que nós escolhemos o formato de arquivo em que iremos salvar, clicando no local indicado na figura abaixo (campo "Tipo:")

... escolhemos a opção "PDF (*.pdf)"

E, finalmente, clicamos em "Salvar"!

Pronto, sua planilha está salva no formato PDF. Achou fácil? Difícil? Deixe sua opinião aqui em baixo!

Como fazer um MENU no Excel

2013-10-07T14:36:00.000-03:00

Quer deixar os seus arquivos do Excel mais elegantes, e facilitar a busca por uma planilha específica? Que tal criar um Menu para a sua pasta de trabalho, facilitando a navegação entre as diversas planilhas?

Como exemplo, vamos adotar um arquivo de Gestão Empresarial, contendo 3 planilhas: uma para controle de funcionários, outra para controle de pagamentos e outra para controle de contas a receber. Veja na figura abaixo como ficará esse menu, ou então baixe a planilha de exemplo para experimentar o menu.

Ao clicar em qualquer um dos botões (controle de funcionários, pagamentos vencidos, etc.), a respectiva tabela será apresentada. Para fazer isso, precisamos primeiramente clicar na célula que funcionará como um botão (no caso, a célula D5), e clicar no botão "Hyperlink" da guia "Inserir", como mostrado abaixo.

Ao clicar no botão "Hyperlink" será exibida a janela "Inserir hyperlink", conforme a figura abaixo. Nessa janela, você deverá clicar no botão "Colocar neste documento" (passo 1). Em seguida, deverá escolher qual a planilha que você quer que apareça quando o botão for clicado (passo 2). O terceiro passo é opcional, e consiste em dizer qual é a célula em que a sua tabela inicia. Se a tabela estiver no topo da planilha, pode deixar "A1" mesmo. Por último, basta clicar em OK.

Ao clicar em OK, o texto da célula ficará sublinhado e de cor azul, como os links das páginas web. Mas não tem problema, você pode retirar o sublinhado e alterar a cor normalmente. Com isso você já pode clicar no botão que você criou e o Excel irá exibir aquela planilha que você selecionou na janela "Inserir hyperlink". Basta repetir o procedimento para todos os botões e o seu menu estará criado. Para saber como ficará o menu, experimente essa planilha de exemplo.

DICA EXTRA: para facilitar ainda mais a vida de quem estiver utilizando suas planilhas, você pode utilizar o mesmo procedimento para criar um botão que permita voltar ao menu inicial.

Para baixar:

Exemplo de Menu no Excel

Calendário 2014

2013-02-06T13:26:00.000-03:00

Calendário 2014, para você que já está planejando o próximo ano!

Calendário 2014 - Página única

Calendário de 2014 em uma única página.

Para baixar:
Calendário Página Única (PDF)
Calendário Página Única (Excel)

Calendário de compromissos 2014

Este calendário apresenta cada mês em uma página, com espaço para compromissos. Ideal para servir como agenda / organizador

Para baixar:
Calendário de compromissos (PDF)
Calendário de compromissos (Excel)

Função CONT.SE

2013-02-04T17:15:00.000-03:00

A função CONT.SE é tão útil, mas tão útil, que fiquei surpreso hoje ao perceber que eu ainda não tinha explicado essa função para vocês. Vejamos alguns exemplos em que ela pode ser utilizada:

Para que serve a função CONT.SE

Em uma planilha de funcionários podemos usar a função CONT.SE para descobrir: quantos funcionários são homem/mulher? Quantos funcionários ocupam o cargo de auxiliar administrativo? Quantos funcionários têm treinamento em primeiros socorros?...

Também podemos usar o CONT.SE, por exemplo, em uma planilha comparativa de carros: quantos carros são da Fiat/Volkswagen/Ford/etc? Quantos carros têm câmbio automático? Quantos carros custam menos do que 20.000? Quantos carros são de antes de 2008?

Acho que já deu pra perceber que a função CONT.SE serve para contar a quantidade de um certo tipo de dado nas nossas tabelas.

Como utilizar a função CONT.SE

Sintaxe: CONT.SE(células; critério)

O primeiro argumento da função é o intervalo de células que iremos contar, enquanto o segundo argumento é o critério que será utilizado para saber se aquele elemento deve ser contado ou não. Hein? Dá uma olhada nessa tabela de exemplo:

Vamos contar quantos funcionários são do sexo masculino. A informação do sexo está na coluna C, então as células que iremos utilizar são as células de C3 até C7 (C3:C7). O sexo masculino está representado pela letra M maiúscula, então esse será nosso critério. Ou seja, a nossa fórmula ficará assim: =CONT.SE(C3:C7;"M")

Exercício: como seria a fórmula para calcular a quantidade de funcionários do sexo feminino?

No caso de números, podemos usar os operadores maior que, menor que, etc. Por exemplo, para calcular a quantidade de funcionários com salário maior que 2000, podemos usar a seguinte fórmula: =CONT.SE(D3:D7;">2000"). Observe que como o salário está na coluna D, as células na nossa fórmula vão ser de D3 até D7 (D3:D7). Os operadores de comparação que a gente pode usar são:

> Maior que

< Menor que

>= Maior ou igual a

<= Menor ou igual a

<> Diferente de

Por último, vamos calcular quantos funcionários possuem curso de Excel. A princípio, a gente pode pensar em fazer assim: =CONT.SE(E3:E7;"Excel") . No entanto, essa fórmula não é correta, pois contaria apenas aqueles funcionário cujo curso seja exatamente igual a Excel (no caso, Ana), mas não contaria os que também tem outros cursos (João e Maria). A fórmula correta seria assim: =CONT.SE(E3:E7;"*Excel*") .

Aí você pergunta: o que são esses asteriscos na fórmula? Esses asteriscos representam... qualquer coisa; por isso ele é chamado de caractere curinga. Como colocamos um asterisco antes da palavra Excel, ele vai contar todas as células que tenham qualquer coisa antes da palavra Excel. Como também escrevemos um asterisco depois da palavra Excel, qualquer célula que tenha qualquer coisa escrita depois de Excel também será contada.

Exemplos da função CONT.SE

Para concluir, veja alguns exemplos de contagem, com as respectivas fórmulas:

Tabelas Dinâmicas

2013-01-07T08:00:00.000-03:00

Para que servem as tabelas dinâmicas?

Toda vez que queremos agrupar os valores de uma tabela de acordo com um certo critério, podemos utilizar uma tabela dinâmica. Podemos agrupar para fazer simples contagens (quantos elementos estão agrupados), além de calcular somas, médias, valores máximos e mínimos, entre outras opções. Como exemplo concreto, considere essa tabela de vendas de uma livraria:

Utilizando tabelas dinâmicas, podemos visualizar facilmente o total de vendas por filial, por categoria ou por produto; a quantidade de vendas por filial, categoria ou produto; o preço mais caro de cada filial, e assim por adiante. Veja mais alguns exemplos a seguir.

Se temos uma tabela de notas de todos os alunos de uma escola, podemos fazer uma tabela dinâmica com a média das notas por turma. Em uma tabela de despesas de supermercado, podemos calcular quanto gastamos em cada tipo de produto (alimentos, vestuário, produtos de higiene, etc.). Se temos uma tabela de visitantes do nosso site, podemos contar o número de visitantes separados por estado. A partir de uma planilha de despesas com RH, podemos usar tabelas dinâmicas para calcular: quanto é gasto em cada setor da empresa (Soma), a média de salário por cargo (Média), quantas pessoas trabalham em cada setor (ContNúm), qual o maior salário em cada cargo (Máx), qual o menor salário em cada cargo (Mínimo), e assim por diante.

Uma outra característica importante da tabela dinâmica é que ela é... dinâmica! Isso quer dizer que ela é interativa, você pode modificar os campos e resultados sem se preocupar em perder os dados. Com isso você também não precisa preparar diferentes tabelas - uma para gastos por setor, outra pra gastos por cargo, etc. - basta fazer uma única tabela dinâmica e alterar suas opções.

Para explicar como fazer uma tabela dinâmica no Excel, iremos usar um exemplo de uma livraria que possui filiais em São Paulo e em Recife.

Como criar uma tabela dinâmica

Para começar, vamos selecionar a tabela que contém os dados que iremos usar na nossa tabela dinâmica. Em seguida, clicamos na guia "Inserir" e apertamos o botão "Tabela Dinâmica".

Em seguida irá aparecer uma janela onde você poderá selecionar a tabela que será usada (o que já fizemos), além de escolher onde será criada a tabela dinâmica. Para esse exemplo, vamos deixar a opção "Nova Planilha" e clicar em OK.

Ao clicar em OK, sua janela ficará mais ou menos assim:

Esse painel à direita é onde podemos configurar nossa tabela dinâmica. Na parte superior desse painel são listados os campos da nossa tabela - ou seja, as colunas da tabela.

A primeira coisa a fazer é configurar o campo de "Valores", que normalmente contém valores numéricos. Em uma planilha escolar, o valor seria a nota do aluno. Em uma planilha de RH, seria o salário do empregado. Na nossa planilha de vendas de uma livraria, o valor será o Preço dos itens vendidos. Para definir isso, basta clicar-e-arrastar o campo "Preço" da parte superior do painel para a área de "Valores", no canto inferior direito do painel.

Ao fazer isso sua tabela mostrará a soma de todos os preços da tabela, como mostra a figura a seguir. Mas isso não é muito útil, né? O que a gente quer é visualizar o valor da soma por filial, categoria ou produto.

É agora que a mágica acontece: para agrupar os valores por filial, basta selecionar o campo "Filial" na parte superior do painel da tabela. Para agrupar por categoria, é só selecionar "Categoria" em vez de "Filial". Pode agrupar por mais que um campo? Pode sim, veja os exemplos na figura abaixo.

Como mudar o tipo de resultado da tabela dinâmica

Até agora só vimos como fazer a tabela dinâmica que soma os valores agrupados, mas também é possível calcular média, valor máximo, entre outras opções. Para alterar o tipo de resultado, clique no valor que você está utilizando, no canto inferior direito do painel de tabela dinâmica, e escolha a opção "Configurações do Campo de Valor...".

Na janela que aparece, escolha o tipo de resultado que você quer e clique em OK. As opções são: Soma, ContNúm, Média, Máx, Mínimo, Produto, Contar Números, DesvPad, DesvPadp, Var, e Varp.

Existe muito mais a se explorar nas tabelas dinâmicas, mas isso é todo o básico que você precisa para começar a usar esse ótimo recurso do Microsoft Excel!

Consumo de combustível

2012-09-03T07:00:00.000-03:00

Foto: Franco Folini

Quer saber como calcular o consumo de combustível do seu carro, realizando o cálculo de quilometragem? Para isso você pode utilizar esta planilha de consumo de combustível. Como sempre, deixei o mais simples possível para que possa ser usado de forma prática por todos. Veja como usar:

Toda vez que abastecer o carro, anote a quilometragem marcando no odômetro total, o volume de combustível antes de abastecer, a quantidade que foi abastecida, e o preço total. Se quiser, anote também a data e o posto no qual você abasteceu.

Quando chegar em casa, passe esses dados para a planilha de consumo de combustíveis. À medida que você vai abastecendo, a planilha calcula o consumo entre um abastecimento e outro, além do consumo médio total e o gasto médio - ou seja, quanto você gasta em média para cada quilômetro percorrido.

Dessa forma fica bem fácil planejar o reabastecimento nas próximas viagens de carro, não acha?

Para baixar:
Planilha de acompanhamento de consumo de combustível

Como sortear letras

2012-08-30T07:00:00.000-03:00

Sortear letras no Excel é bem parecido com sortear números, mas com um truque: a gente precisa transformar o número em uma letra. Para isso a gente pode usar a função CARACT.

As letras podem ser representadas por números utilizando uma codificação chamada ASCII. No ASCII, as letras maiúsculas são os números de 65 até 90, enquanto as minúsculas são de 97 a 122. Dessa forma, tudo o que precisamos fazer é sortear um número na faixa desejada e em seguida converter para um caractere (letra), utilizando a função CARACT. Fica assim:

Para sortear letras maiúsculas:
=CARACT(ALEATÓRIOENTRE(65;90))

Para sortear letras minúsculas:
=CARACT(ALEATÓRIOENTRE(97;122))

Essa fórmula pode ser utilizada, por exemplo, para fazer cartelas de bingo com letras, caça-palavras e gerar senhas.

Contas a receber

2012-08-27T07:00:00.000-03:00

Todo mundo sabe da importância de controlar os pagamentos que devemos fazer, para evitar a perda de prazos e os encargos que podem ser gerados pelo atraso. No entanto, o que pouca gente faz é controlar também as contas a receber - ou seja, aquele dinheiro que devemos receber mas que não recebemos ainda. Isso inclui salário, dinheiro que emprestamos a alguém, restituição de impostos, entre outros.

Com um controle bem feito, podemos cobrar devidamente, evitando perder assim aquele dinheiro que deveria ter sido pago a você. Pensando nisso, criei esta planilha de contas a receber para uso pessoal, mas que também pode ser adaptada para uso por empresas.

O uso é simples: você só precisa preencher a planilha com o dinheiro que você deve receber, o prazo para recebimento e uma descrição que informe quem vai lhe pagar e por quê. Cada vez que você abrir a planilha, ela irá mostrar as dívidas que estão perto de vencer, assim como aquelas que estão atrasadas. Quando você receber o dinheiro, basta ir na planilha e escrever "sim" na coluna de Recebido.

Além disso, a planilha informa o montante que você tem a receber, além de permitir que você ordene por data de vencimento, valor e situação, clicando nas setas da primeira linha da tabela. Se você gostou desta planilha, confira também nossa planilha de contas a pagar. Afinal, é importante ter um bom controle financeiro, concorda?

Para baixar:
Planilha de contas a receber

Bingo com Letras

2012-08-23T20:47:00.000-03:00

Cansado de fazer bingo sempre com números? Que tal fazer um bingo de letras? Preparei este arquivo com 50 cartelas de bingo com letras, é só imprimir e se divertir! Acreidto que seja muito bom também para jogar com crianças em idade de alfabetização.

Quem quiser personalizar as cartelas também pode conferir a planilha original com as cartelas de bingo com letras no Excel.

Para baixar:
50 cartelas de bingo com letras para imprimir
Modelo de bingo de letras no Excel

10 macros muito úteis

2012-08-20T17:39:00.000-03:00

Lista com 10 macros pequenas mas muito úteis, que você pode utilizar e modificar para automatizar pequenas ações nas suas planilhas. Os trechos em vermelho mostram o que precisa ser modificado para adequar a macro à sua necessidade específica.

1) Como mostrar uma mensagem informativa

Utilize na sua macro o comando MsgBox, da seguinte forma:

MsgBox "texto da mensagem"

Pode ser utilizado para avisar que a macro foi concluída, mostrar o resultado da macro, informar se há algum erro na planilha, etc.

2) Executar macro ao abrir a planilha

Para isso, basta criar uma macro chamada Auto_Open()

Exemplo:

Sub Auto_Open()
MsgBox "Para ver dicas de Excel, acesse www.planilhasexcel.com"
End Sub

Nesse exemplo, ao abrir a planilha será exibida uma mensagem. Vale lembrar que, para executar a macro, as macros deverão estar habilitadas.

3) Como inserir uma linha com VBA

Sub adicionarLinha()
Rows(2).Insert
End Sub

O exemplo acima insere uma nova linha na segunda linha da planilha

4) Escrever data e hora atuais na planilha

Esse exemplo escreve a data e hora atuais na célula A1. Veja também a função AGORA.

Sub escreverDataEHora()
Range("A1") = Now
End Sub

5) Como substituir o texto em uma célula

Às vezes é necessário substituir um trecho de um texto por um outro trecho. Por exemplo, na frase "Carro Número 1", podemos querer substituir "Carro" por "Automóvel", ficando "Automóvel Número 1". Para isso, podemos utilizar o comando Replace. Veja um exemplo que substitui todos os underlines (_) do texto da célula A1 por um espaço em branco. O resultado será escrito na célula A2.

Sub removerUnderline()
Range("A2") = Replace(Range("A1"), "_", " ")
End Sub

6) Executar uma mesma ação em cada célula selecionada

Às vezes você precisa executar uma ação em todas as células que foram selecionadas pelo usuário. Por exemplo, você pode querer contar quantas das células começam com a letra A, ou apagar as células com valor menor que 10, passar o texto para maiúsculas, etc. O exemplo abaixo mostra uma mensagem com o texto de cada uma das células selecionadas:

Sub fazerAlgoACadaCelula()
For Each cell In Selection.Cells
MsgBox cell
Next
End Sub

7) Executar uma mesma ação em TODAS as células selecionadas

Se você irá fazer uma mesma ação em todas as células selecionadas, e essa ação não precisa ser feita uma de cada vez, existe uma forma mais eficiente do que a mostrada acima. Esta forma consiste em alterar as propriedades das células selecionadas (Selection.Cells), da mesma forma que faríamos com cada célula individualmente. O exemplo abaixo escreve "ok" em todas as células, e em seguida muda a cor das células para um tom de verde.

Sub fazerAlgoATodasAsCelulas()
Selection.Cells.Value = "ok"
Selection.Cells.Font.Color = RGB(10, 200, 10)
End Sub

8) Como saber se uma célula possui uma fórmula

É recomendável verificar se uma célula possui uma fórmula, antes de fazer alguma modificação na célula. Para isso você pode utilizar o comando HasFormula. Veja um exemplo:

Sub verificarSeTemFormula()
If Range("A1").HasFormula = True Then
MsgBox "sim"
Else
MsgBox "não"
End If
End Sub

9) Como copiar células de uma planilha para outra

Você sempre tem que copiar um pedaço de uma planilha para outra planilha. Copie a macro abaixo.

Sub copiar()
Sheets("Plan1").Range("A1:A3").Copy Destination:=Sheets("Plan2").Range("A1")
End Sub

Esse exemplo copia as células A1, A2 e A3 (A1:A3) da planilha Plan1 para a célula A1 da planilha Plan2.

Substitua "Plan1" pelo nome da planilha que contém as células que você quer copiar.
Substitua "A1:A3" pelas células que você quer copiar. Por exemplo, "B5" copia apenas a célula B5, "A1:E1" copia as células de A1 até E1.
Substitua "Plan2" pelo nome da planilha que irá receber as células copiadas
Substitua "A1" pela célula na qual as células serão copiadas.

10) Como evitar que a tela pisque durante a execução da macro

Cada comando executado na sua macro é exibido na tela do computador. Como a macro é executada muito rapidamente, não dá pra gente realmente ver o que está acontecendo, mas eventualmente a tela fica piscando de forma estranha. Isso acontece, por exemplo, quando trocamos de uma planilha pra outra. Para evitar isso, e de quebrar deixar suas macros um pouco mais rápidas, você pode evitar a atualização da tela no começo da tela usando a propriedade Application.ScreenUpdating. No entanto, é preciso ter o cuido de reativar a atualização da tela ao final da macro.

Veja um exemplo que faz a tela piscar:

Sub trocarPlanilha()
Sheets(2).Select
Sheets(1).Select
Sheets(2).Select
Sheets(1).Select
End Sub

Agora, utilizando o comando Application.ScreenUpdating.

Sub trocarPlanilhaSemPiscar()
Application.ScreenUpdating = False

Sheets(2).Select
Sheets(1).Select
Sheets(2).Select
Sheets(1).Select

Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Resumindo, utilize Application.ScreenUpdating = False no começo da macro, e Application.ScreenUpdating = True no final da macro.

Conclusão

É isso, tentei preparar uma lista de macros bem genéricas e ao mesmo tempo simples, para que você possa adotá-las nas suas planilhas sem muita dor de cabeça. Por si só essas macros não são muito úteis, mas podem ser usadas nas suas macros para automatizar algumas ações que você precisa executar com uma certa frequência.

Macro - Mover linha para outra planilha

2012-08-15T07:00:00.000-03:00

Atendendo a um leitor aqui do Planilhas Excel, criei uma macro para mover uma linha de uma planilha para outra. A idéia é clicar em uma célula qualquer na linha que deverá ser movida, e em seguida executar a macro. Ao executar a macro, a linha será removida da planilha inicial para uma outra planilha.

Caso você ainda não saiba como criar macros, veja Como Programar no Excel e Como Inserir uma Macro no Excel.

Segue a macro:

Sub moverLinha()
'Macro de planilhasexcel.com
Dim linhaOriginal, planilhaOriginal
linhaOriginal = ActiveCell.Row
planilhaOriginal = ActiveSheet.Name

Rows(linhaOriginal).Cut
Sheets("planilhaAlvo").Select
Range("A65536").End(xlUp).Offset(1, 0).Select
ActiveSheet.Paste

Sheets(planilhaOriginal).Select
Rows(linhaOriginal).Delete
End Sub

Importante: Você precisa alterar onde tem escrito "planilhaAlvo" para o nome da planilha para a qual a linha será movida. Por exemplo, se for para Plan2, ficará assim: Sheets("Plan2").Select

Importante-2: Para que a macro funcione corretamente, é preciso que a primeira célula de cada linha não seja em branco.

Importante-3: Antes de usar qualquer macro, é recomendável testar bem para saber se ela está funcionando conforme esperado

Como usar a macro

Há diferentes formas de executar a macro, veja em como executar uma macro, ou então crie um botão na sua planilha.

Explicando a macro

O que a macro faz é selecionar a linha da célula que foi selecionada, recortar (cut), ir para a planilha alvo e colar (paste). A linha Range("A65536").End(xlUp).Offset(1, 0).Select é um truque para ir para a primeira linha em branco da planilha.

Ao terminar de recortar e colar, eu queria voltar para a planilha original e excluir a linha que foi recortada. Para isso, foi preciso criar as variáveis linhaOriginal e planilhaOriginal.

Como criar um botão no Excel

2012-08-13T11:22:00.000-03:00

A gente já sabe que criar macros no Excel é ótimo para automatizar o trabalho com as planilhas, e também já sabe como executar as macros. Hoje vou mostrar pra vocês uma forma mais prática de executar macros, que é através de um botão na própria planilha.

Para seguir esta dica é preciso utilizar a guia Desenvolvedor, como mostrado na figura abaixo. Se essa opção não aparece no seu Excel, veja primeiro como mostrar a guia Desenvolvedor no Excel 2007.

Pronto, uma vez na guia Desenvolvedor, clique no botão "Inserir", e em seguida no botão que tem um retângulo cinza (é o primeiro botão). Esses botões estão destacados na figura a seguir:

Ao fazer isso, o ponteiro do mouse ficará em forma de cruz. Nesse momento, você precisa clicar na planilha e, sem soltar o botão do mouse, arrastar o mouse para os lados - isso desenhará um retângulo com o formato do botão que você está criando, quando o retângulo estiver no formato que você deseja, solte o botão do mouse. Ao fazer isso, irá aparecer uma janelinha como essa:

Nessa janela tem duas opções: ou você escolhe uma macro que você já criou, ou você cria uma nova macro. Para escolhar uma macro já existente, simplesmente clique no nome dela e em seguida aperte o botão "OK". Pronto, a partir de agora basta clicar no botão que essa macro será executada!

Se você ainda não criou a macro que deverá ser executada quando esse botão for clicado, aperte no botão "Novo". Ao fazer isso, o editor de macros do Excel será aberto:

Aqui você pode escrever sua macro normalmente. Como exemplo, vamos fazer uma simples macro que apaga todo o conteúdo da planilha:

Sub Botão1_Clique()
ActiveSheet.Cells.Clear
End Sub

Pronto, ao terminar de escrever a macro podemos fechar o editor do Microsoft Visual Basic (que é o editor de macros) e voltar para nossa planilha. Faça um teste: escreva alguma coisa na planilha e em seguida aperte o botão - tudo será apagado.

Como mudar o texto que aparece no botão?

Agora só falta a gente alterar o texto do botão, afinal "Botão 1" não explica pra gente o que é que o botão faz, não é mesmo? Para fazer isso, clique no botão utilizando o botão direito do mouse, e em seguida aperte em "Editar Texto". Ao apertar em "Editar Texto", você poderá escrever o que aparece no botão e apagar o que tinha antes. Quando terminar de escrever, basta clicar em qualquer lugar da planilha fora do botão que a edição estará concluída.

Gostou desta dica? Compartilhe com a gente suas idéias de botões, escrevendo um comentário aqui embaixo.

Planilha de tomada de decisão

2012-07-02T03:00:00.000-03:00

Tomar uma decisão importante pode ser uma grande dor de cabeça: Qual a melhor opção? Será que vai dar certo? A escolha foi correta? Para dar mais objetividade à decisão e diminuir as incertezas é possível utilizar algumas técnicas, como lista de prós e contras, matriz GUT, e análise de critérios.

Hoje trago para vocês uma planilha baseada na que vi nesse site: idea-sandbox. A idéia é comparar cada alternativa para uma decisão de acordo com uma série de critérios. Cada pessoa tem seus próprios critérios, não é mesmo? Por exemplo, para algumas pessoas é importante que um carro tenha um tocador de DVD, enquanto outras fazem questão de analisar o torque do motor, quantidade de air-bags, e assim por diante.

A planilha funciona assim: Você define os critérios e diz qual a importância deles em uma nota de 1 a 3: 1) Razoavelmente importante; 2) Importante; 3) Muito importante. Se o critério não for importante ele não entra na tabela, ok?

Em seguida, você define cada opção que está sendo considerada. Por exemplo: os carros que você pensa em comprar, as opções de investimento, o destino das próximas férias, etc.

Por último, você vai dizer quão bem as opções satisfazem cada critério: 0) Não satisfaz; 1) Satisfaz, mas não muito bem; 2) Satisfaz bem; 3) Satisfaz muito bem.

Com essa informação, a planilha vai calcular a nota de cada opção e destacar aquela que tiver a maior nota. Confira no exemplo abaixo uma tomada de decisão para compra de carro. Nesse exemplo, a opção que se mostrou a melhor decisão foi a Opção 2.

As escalas de 1 a 3 e de 0 a 3 usadas na planilha são apenas uma sugestão, você pode usar a escala que preferir. Por exemplo, usar valores de 1 a 3 para a importância do critério e de 0 a 10 para a nota de cada opção.

Vale lembrar que a planilha é apenas uma ferramenta para auxiliar a tomada de decisão. No fim das contas cabe ao ser humano usar seu bom senso e sua experiência para escolher a melhor alternativa.

Gostou dessa planilha? Que tal conhecer também a matriz GUT?

Para baixar: modelo de tomada de decisão

Escalas de Cor - Excel

2012-06-27T19:16:00.000-03:00

Escalas de Cor é mais um recurso de Formatação Condicional, que nos permite ter uma rápida visualização dos dados da nossa planilha. A ideia é utilizar uma gradação de cores para diferenciar os valores mais altos e os valores mais baixos. Veja um exemplo:

Com a escala de cor fica bem mais fácil saber quais são os valores mais baixos (tendendo para o vermelho) e quais os valores mais altos (tendendo para o verde). E é bem fácil de aplicar esse efeito. Primeiramente, selecione as células nas quais você irá aplicar a escala de cor.

Agora, na guia “Início”, clique em 1) “Formatação Condicional”, 2) “Escalas de Cor” e 3) escolha a escala de cor que deseja. No nosso exemplo lá em cima, usamos a escala “Verde-Amarela-Vermelha”.

A figura abaixo mostra as 8 opções de escala que são disponibilizadas pelo Excel: Verde-Amarela-Vermelha, Vermelha-Amarela-Verde, Azul-Amarela-Vermelha, Vermelha-Amarela-Azul, Amarela-Vermelha, Vermelha-Amarela, Verde-Amarela e Amarela-Verde.

Flexível como só o Excel, você pode definir suas próprias escalas de cor também. É só clicar no botão “Mais Regras...” e, na janela que aparece, escolher as cores.

Veja como fica o nosso exemplo em uma escala com as cores branco e azul:

Esse foi o recurso de Escalas de Cor da Formatação Condicional no Excel.

Barra de Dados - Excel

2012-06-25T03:00:00.000-03:00

O Excel tem um recurso chamado Formatação Condicional, que é ótimo para enriquecer uma planilha com representações visuais dos seus números. É muito fácil aplicar os efeitos que já vêm prontos no Excel, e o impacto é bem legal. Como são várias opções, achei melhor falar um pouco por vez. Hoje, veremos a formatação condicional com Barra de Dados.

Barra de Dados

Com o efeito de barra de dados o Excel inclui nas próprias células uma barra que representa o valor dos números. Quanto maior a barra, maior o valor, e vice-versa. Veja abaixo o exemplo de uma tabela sem a barra de dados e a mesma tabela com a barra de dados.

Quer saber quais os departamentos com maior produtividade? Basta olhar as maiores barras. Quer saber os departamentos com menor produtividade? É só olhar as barras menores.

Para aplicar o efeito de Barra de Dados, o primeiro passo é selecionar as células que deverão conter as barras de dados.

Na guia “Início”, clique no botão 1) “Formatação Condicional”, 2) “Barras de dados”, e 3) escolha a cor das barras.

Pronto, só isso e a nossa barra de dados já está pronta. Ao alterar os valores nas células, o tamanho das barras também será ajustado.

O Excel 2007 tem 6 opções de cores para as barras de dados: Azul, Verde, Vermelho, Laranja, Azul claro e Roxo. Você também pode definir sua própria cor, clicando na opção “Mais Regras” e em seguida escolhendo a cor, como mostra a figura a seguir.

Alinhamento de texto no Excel

2012-06-20T03:00:00.000-03:00

Sabe quando você escreve um texto e ele ultrapassa o espaço de uma célula? Quando há várias células assim, a planilha fica uma bagunça e às vezes fica impossível de ler tudo o que está escrito. Veja no exemplo abaixo que o texto escrito em A1 ocupa o espaço das células B1, C1 e D2.

Essas opções fazem parte da seção “Alinhamento”, dentro da guia “Início”. Se você já conhece todas essas opções da figura abaixo, pule para a nossa última dica no fim deste artigo.

1) Mesclar e Centralizar
Ao mesclar células você faz com que um conjunto de células se comporte como se fosse uma única célula. Como exemplo, vamos selecionar as células A1, B1, C1 e D1 e apertar no botão “Mesclar e Centralizar”

Com isso, é como se as células A1 a D1 se transformassem em uma única célula.

2) Quebrar Texto Automaticamente
Essa é minha opção favorita! Em vez do texto ultrapassar o limite da célula, ele será espalhado verticalmente, como se tivéssemos dado ‘Enter’ em partes do texto.

3) Alinhar em Cima
No que se refere a alinhamento vertical, temos 3 opções: alinhar em cima, alinhar no meio e alinhar embaixo. O padrão é o alinhamento embaixo – isto é, se você não escolher um alinhamento, a célula estará alinhada embaixo.

Alinhar em cima posiciona o texto na parte superior da célula.

4) Alinhar no Meio
Deixa o texto verticalmente centralizado.

5) Alinhar Embaixo
Posiciona o texto na parte inferior da célula.

6) Alinhar à Esquerda
Quanto ao alinhamento horizontal, temos: à esquerda, centralizado e à direita.
Alinhamento à esquerda:

7) Centralizar
Alinhamento centralizado:

8) Alinhar à Direita
Alinhamento à direita:

9) Recuo
O recuo é o espaçamento à esquerda do texto. Ao aumentar o recuo, o texto vai mais à direita. Ao reduzir o recuo, o texto volta mais para a esquerda.

10) Reduzir para caber
Essa opção reduz o tamanho do texto para caber na célula. Ahn, não expliquei muito, né? É o seguinte, é como se ele diminuísse o tamanho da fonte de forma que o texto caiba no espaço horizontal da célula (largura da coluna). Veja:

Essa opção é um pouco mais escondida. Para encontrá-la, clique no cantinho inferior direito da seção “Alinhamento” da guia “Início”

Em seguida, escolha a opção “Reduzir para caber”

Isso conclui nossa listagem de 10 recursos para organizar a disposição do texto em uma célula. Mas não acaba aqui, há outras opções na janela mostrada na figura acima. Dê uma explorada para conhecer mais o Excel.

Nossa, preparei 21 figuras para ilustrar este post, deve ser meu recorde. Você merece, prezado leitor!

Escrever fórmula em Caixa de Texto

2012-06-18T22:22:00.000-03:00

Sabe as Caixas de Texto e as Formas do Excel, que a gente usa para melhorar o visual da planilha? Você sabia que o texto dessas formas pode ser dinâmico, da mesma forma que as células do Excel? Ou seja, um texto que é alterado de acordo com o conteúdo da planilha? Confira o exemplo abaixo.

Esse balão laranja da figura possui um texto dinâmico, que é o total de comentários escritos na tabela. Se a gente escrever mais algum comentário, o texto do balão também será atualizado. Isso é ótimo para dashboards, não acham?

Então, quer saber como criar uma caixa de texto dinâmica ou uma forma com texto dinâmico? Na verdade a gente não pode escrever uma fórmula na caixa de texto, o que a gente pode é referenciar uma célula que irá conter o texto da mesma. Para isso, clique na caixa de texto, em seguida clique na barra de fórmulas (atalho: F2), escreva o sinal de igual (=) e digite o nome da célula que irá conter o texto. No nosso exemplo, é a célula C13, que conta quantos comentários existem na tabela e dá o resultado (no caso, "3 comentários").

Essa é mais uma opção para incrementar nossos dashboards. Consulte também nosso Velocímetro no Excel.

Função NÃO - Excel

2012-06-13T03:00:00.000-03:00

A função NÃO() é mais uma função lógica, isto é, uma função que trabalha com os valores VERDADEIRO e FALSO. Por sinal, você já reparou que NÃO VERDADEIRO é igual a FALSO? E que NÃO FALSO é igual a VERDADEIRO? Isso é o que a função NÃO() faz: inverte um valor lógico - o que era verdadeiro passa a ser falso, e o que era falso passa a ser verdadeiro.

Sintaxe: NÃO(ValorLógico)

Então a gente já sabe que o resultado de =NÃO(VERDADEIRO) é FALSO, assim como o resultado de =NÃO(FALSO) é VERDADEIRO. Se você já viu nosso material sobre as funções OU e E, sabe que as funções lógicas são ótimas para definir condições. Nós usamos a função NÃO para definir condições cada vez mais complexas. Vamos ver alguns exemplos.

Digamos que queremos identificar em uma listagem de pessoas todos aqueles que são estudantes. Para isso, podemos fazer uma comparação simples, como mostra a figura abaixo: a profissão da pessoa é igual a "Estudante"?

E se em vez de identificar os estudantes, quisermos identificar todos os que NÃO são estudantes? A-há, para isso podemos usar a função NÃO:

Pronto! Como você pode observar, o resultado é exatamente o inverso da primeira fórmula. Mas peraê, não poderíamos usar a primeira fórmula, substituindo o sinal de igual (=) pelo sinal de diferente (<>)? Sim, poderíamos, ficaria assim: =C3<>"Estudante" , o que é equivalente à fórmula =NÃO(C3="Estudante").

Com isso chegamos à conclusão deste post: a função NÃO, apesar de ser útil, não é uma função imprenscindível.

Função SEERRO - Excel

2012-06-11T03:00:00.000-03:00

A função SEERRO avalia se uma dada expressão/valor resulta em erro. O resultado é a própria expressão, a não ser no caso em que o resultado da expressão seja um erro. Nesse caso, o resultado será um valor alternativo (ValorSeErro).

Sintaxe: SEERRO(Expressão; ValorSeErro)

Vocês já devem ter visto alguma célula no Excel onde está escrito #DIV/0!, #N/D, #REF!, ou algo assim. Esses nomes estranhos representam um tipo de erro. Por exemplo, se você escrever a fórmula =10/0 o resultado será #DIV/0!, indicando que ocorreu um erro uma vez que não é possível dividir um número por zero.

Quando tentamos fazer uma operação utilizando um valor de erro, o erro irá impedir que façamos nossas contas. Veja o exemplo da figura abaixo. Nela, temos um valor total que é calculado pela soma das células C2, C3, C4 e C5. Como o cálculo da Média 2 (C3) deu erro, o resultado da nossa soma também terá esse erro (C6).

Se a nossa conta tiver um valor padrão, que possa ser usado quando a fórmula dá um erro, podemos usar a função SEERRO. Neste nosso exemplo, podemos assumir que um erro é equivalente a zero, de forma a não influenciar nossa soma. Para isso, iremos alterar as fórmulas. A fórmula em C2, que era =E2/F2, vai passar a ser =SEERRO(E2/F2;0), C3 vai ser =SEERRO(E3/F3;0), e assim por diante. Ou seja, o resultado deve ser a divisão do valor da coluna E pelo valor da coluna F, mas se houver algum erro o resultado será 0. Com isso, evitamos o erro em C3 ao dividir 30 por zero, como mostra a figura abaixo.

Uma outra possibilidade é usar SEERRO para dar um resultado um pouco mais legível em caso de erro. Por exemplo, =SEERRO(E3/F3; "Erro na conta") significa que se a divisão E3/F3 der erro, a mensagem "Erro na conta" será exibida.

Função VERDADEIRO() - Função FALSO()

2012-06-06T03:00:00.000-03:00

Pessoal, pensei e pensei antes de decidir escrever este post. Explico: essas são as funções mais inúteis de todo o Excel!

Vejam o que as funções fazem:
VERDADEIRO() - dá como resultado o valor VERDADEIRO
FALSO() - dá como resultado o valor FALSO

Aí você pergunta: já que elas dão como resultado sempre o mesmo valor, por que não usar o valor em vez da função? Exatamente! Em vez de usar a função é melhor usar só o valor, ou seja, sem os parênteses.

Essas duas fórmulas dão exatamente o mesmo resultado:

=SE(VERDADEIRO();"sim";"não")
=SE(VERDADEIRO;"sim";"não)

Da mesma forma, essas duas fórmulas são equivalentes:

=SE(FALSO();"sim";"não")
=SE(FALSO;"sim";"não)

Quando é melhor usar a função em vez do valor? Nunca.
Em quais casos eu tenho que usar a função em vez do valor? Nenhum.
É mais rápido usar a função do que diretamente o valor? Não.
É mais fácil de entender a fórmula usando a função em vez do valor? Não, pelo contrário.
Então eu nunca vou precisar essas duas funções? Sim.

E a pergunta que não quer calar: por quêêêêêê, por quêêêêêêêêêêêêêêêê? Ufa, foi pra explicar isso que resolvi escrever este post - foi "por uma questão de compatibilidade". Isso significa que alguma versão antiga do Excel tinha essa função, ou então algum outra programa de planilhas tinha essa função - de modo a permanecer compatível com essas versões antigas, o Excel ainda possui essas funções. Cá entre nós, já está mais do que na hora de se livrar dessas funções inúteis, não é mesmo?