Nuestro pensamiento depende mucho del lenguaje. Cuando estamos pensando en qué nos gusta, dónde ir este fin de semana, o escogiendo cuál es la próxima acción más adecuada, estamos teniendo una conversación con nosotros mismos.

¿Te has fijado alguna vez en como hablas, en la forma en que dices las cosas? Haz una prueba. Recuerda algo que tengas pendiente hacer, por ejemplo, limpiar tu casa. Ahora dite a ti mismo, en voz alta o internamente, “he de limpiar mi casa”, y nota como te sientes. ¿Te gusta? ¿Te alegra? ¿Te entristece? Ahora repite la frase pero con un cambio, di “voy a limpiar mi casa”. ¿Notas algo diferente? ¿Te sientes más motivado? ¿Lo ves más o menos realizable?

Como habrás notado, aunque algo se puede decir de muchas formas, no es siempre lo mismo. Cada palabra tiene un significado distinto para nosotros, y la forma en que las usemos influirán en nuestro estado. Ahora veamos una aplicación práctica.

Próximas acciones
En GTD decimos que apuntamos las próximas acciones con un verbo concreto. “Comprar dos sillas plegables” es más útil que apuntar “dos sillas” o “solucionar asunto sillas”. En el primer caso, la acción está muy bien definida. ¿Qué tiene de bueno? Primero, que no hay confusión a la hora de trabajar. Segundo, una acción bien definida nos da la impresión de que es algo asequible, realizable, y nos sentimos más atraídos a hacerlo: ¿quien no es capaz de comprar dos sillas?

Proyectos
Los proyectos los apuntamos como si estuviera ya realizado, como “presentación de ventas preparada”. Así, cada vez que revises tu proyecto, tan solo leerlo te va a recordar la imagen de lo que quieres conseguir. “Vacaciones a China hechas” me evoca todo lo que quiero ver y disfrutar cuando esté allí, y lo que he de vivir para que eso suceda. Así ganas dos cosas: ser consciente del proyecto, y motivarte para acabar el proyecto y conseguir ese resultado que imaginas y deseas.

Otros enunciados
Quizá sea al hablar, quizá al escribir un diario, o quizá al pensar en todo lo que quieres conseguir, en algún momento pensarás en tus objetivos. Cuando lo hagas, hazlo siempre con afirmaciones positivas y seguras. No pienses (“pienso…”) en hacer algo, dalo por hecho (“haré…”). Las cosas no ocurrirán “si haces esto”, piensa siempre en “cuando hagas esto”. Y cuando tengas claras tus próximas acciones, no le digas a nadie lo que “quieres hacer“… ¡Anuncia al mundo lo que “vas a hacer”!

Fotografía: Magnetic Fridge Poetry, de MinimalistPhotography101.com

Memmori es un servicio de captura de notas de voz a través de una llamada, con entrega en un buzón de correo electrónico.

Memmori es un servicio muy sencillo de usar. Durante el registro, se nos facilitará un número de teléfono al que tendremos que llamar. Yo lo he añadido a mi agenda de contactos con un nombre como “aa memmori” para que sea de fácil acceso en mi lista de contactos.

En el mismo registro, hemos de proporcionar una dirección de correo electrónico a la que queramos que lleguen las notas de voz.

A partir de entonces, ya podemos usar el servicio. Lo único que tenemos que hacer es esperar a que algo cruce nuestra mente y lo queramos capturar. En ese momento, llamamos al número de memmori, y dejamos nuestra nota como si se tratara de un buzón de voz. Al acabar la llamada, nos llegará a nuestro correo un mp3 con la nota de voz que hemos creado.

Esta misma función la podemos conseguir con programas de notas de voz para nuestro smartphone, o con el buzón de voz que nos da de serie nuestro operador telefónico. Sin embargo, tiene un par de ventajas:

• Llega directamente a nuestra cuenta de correo. Esto lo hacen algunas centralitas corporativas pero no los buzones de voz de las operadoras. Para procesar los mensajes del buzón, tenemos que llamar para recuperar los mensajes, y supone una bandeja más de entrada que procesar. Además, no todo el mundo tiene activos los buzones de voz. Como memmori envía la nota directamente al correo, podemos procesarla junto con el resto de e-mails. En cuantas menos bandejas de entrada, mejor
• Funciona como una llamada. Cada vez los teléfonos hacen más cosas sin que tengamos que estar atentos a la pantalla, pero esto aún no es perfecto. Para muchos programas de notas de voz, hemos de desbloquear el teléfono, encender la aplicación, empezar a grabar, etc. Como memmori funciona con una llamada corriente, se puede usar incluso desde el manos libres de un coche, sin tener que prestar atención a la pantalla del teléfono.
• Se integra con otras aplicaciones, de momento con Remember the milk y Evernote. Puede usarlas para guardar allí las notas

Memmori permite enviar 5 notas gratis cada mes. Para notas ilimitadas, el coste es de 1€/mes.

Están acabando las fiestas de navidad. Hace unos días, antes de entrar en el nuevo año, te preguntabas cuáles eran tus propósitos para el próximo año. Decidiste hacer dieta, estudiar inglés, trabajar menos, ir al gimnasio. Ahora que han pasado tres días, déjame preguntar: ¿qué has hecho para conseguir esos propósitos?

Te puedo parecer que es pronto para conseguirlo, pero no hay ninguna razón para no haber empezado, si el propósito es sincero. Quizá sea un buen momento para replantearte si realmente quieres conseguir esos propósitos.

Bien, supongo que si estás en esta línea es que aún quieres conseguirlos Vamos a ver algunas posibles razones por las que aún no te has puesto en marcha.
Has de definir bien tu propósito
Los propósitos de año nuevo caen en los tópicos, como “perder peso”. Cuando nos queremos comprometer con una meta, definir el objetivo requiere un poco más de esfuerzo. Por ejemplo,

• ¿Has definido exactamente qué es lo que quieres conseguir, de una forma medible? Si quieres bajar de peso, ¿a qué peso exacto quieres llegar? ¿Qué ha de marcar la báscula para saber que has conseguido lo que querías? Recuerda que si no sabes lo que buscas, no lo vas a encontrar.
• ¿Para qué quieres conseguirlo? Aprender inglés en sí no tiene ninguna ventaja ni inconveniente. Si quieres mejorar tu inglés, será porque te servirá en el trabajo para optar a un mejor puesto, porque quieres ofrecer tus servicios a nivel internacional, o porque quieres hacer un viaje al extranjero y quieres disfrutarlo al máximo. Imagínate qué pasará cuando lo consigas, qué cosas harás, qué sentirás al hacerlas.

Has de preparar el camino
Una vez definido lo que quieres, has de actuar sin parar hasta conseguirlo, sin poner excusas. En este punto, uno puede atascarse, por ver que lo que se le viene encima es muy grande.

Si es tu caso, sucede que antes de pasar a la acción te falta un paso intermedio, que es el de definir el camino que vas a seguir. Todo gran viaje empieza con un primer paso, y tu propósito no es una excepción.

Divide en partes más pequeñas lo que quieres conseguir, si lo necesitas. Al final, has de definir cuál es el primer paso que debes dar, cuál es la próxima acción concreta que debes hacer. ¿Has de buscar una academia de inglés en tu barrio? ¿Has de pesarte por primera vez y apuntar tu peso para ver tu evolución? Verás que una vez encuentres esta acción, y la realices, el resto te parecerá cuesta abajo.

Si necesitas ayuda, en GTD existe la herramienta de planificación natural, que te será útil para hacer este tipo de desglose.

Pasa a la acción
Ya basta de trabajo mental. ¡Manos a la obra! Llegados a este punto, solo hay tres cosas que puedas hacer: acción, acción y acción Sin acción no hay movimiento, y si no te mueves no te acercarás a tu objetivo.

Si hace dos días ya sabías qué acciones concretas debías hacer, ¿por qué no las has hecho? Han pasado dos días del nuevo año. ¡Dos días! Eso son 48 horas. ¿Cuanto tiempo necesitabas para tu primera acción, 15 minutos?

Quizá no lo hayas hecho porque te falta algo. ¿Qué es? ¿Una acción previa, que no habías pensado? Si es así, encuentra cuál es esa acción previa. Ahora ya sabes qué tienes que hacer.

Si lo que necesitas son unas circunstancias concretas, como estar con una persona, o tener un momento de tranquilidad, tu primer objetivo será crear esa circunstancia: llama a esa persona, resérvate una sala de reuniones para estar tranquilo o llega un poco antes a casa y apaga el teléfono para que no te moleste nadie.

Quizá lo que te pase es que no te acordabas de lo que tenías que hacer, o no has apuntado en ningún lugar tu objetivo, has hecho este ejercicio mentalmente pero te falta una forma de gestionarlo y llevarlo a la vida real. En tu trabajo seguramente sí eres capaz de ser resolutivo con los proyectos; si te funcionan, ¿por qué no aplicas las técnicas que usas en tu vida profesional para conseguir tus propósitos personales?

En cuanto a esto, si aún no tienes un sistema de productividad personal en tu vida privada, o incluso en la profesional, no te preocupes; GTD te facilitará enormemente todos los pasos que hemos comentado aquí.

Fotografía: 100B4141.JPG de smith_cl9

¡Felices fiestas!

Felices fiestas, que 2012 te sea un año de muchos logros y que la productividad personal te ayuden a conseguirlo.

¿Quieres aprender GTD? El libro de David Allen es la herramienta básica para hacerlo. Pero no todos aprendemos de la misma forma. ¿Quieres conocer GTD haciendo un curso presencial?

Durante los días 15, 22, 29 de noviembre, y 13 de diciembre daré un curso de GTD en Barcelona, en la escuela Mens Venilia. Serán cuatro sesiones los martes por la tarde donde podrás aprender las técnicas y modelos con los que Getting Things Done aporta mayor control y perspectiva a tu productividad personal.

En estos cuatro días explicaré desde cero la metodología GTD. Es una oportunidad para que empieces a usarlo si no lo haces aún, al hacer la inmersión en distintos días podremos comentar las dificultades que puedas ir encontrando.

Recomiendo el curso a quien quiera descubrir GTD de forma rápida, para los que prefieren una explicación presencial a la lectura del libro. También será útil a los que hayáis intentado empezar alguna vez y os hayáis caído del carro, porque podréis resolver las dudas que surjan.

Si estás interesada, solicita más información en Mens Venilia: Teléfono 93 323 57 20, o ponte en contacto conmigo a través del formulario de contacto.

Fotografia: PurpleMood de Symic

Planificamos cuando tenemos por delante una meta compleja (que requiera más de una acción para completarse) y queremos definir cuál es el camino a seguir para conseguirla. Hay varias formas de planificar un proyecto, unas más útiles que las otras.

La planificación es como ir de viaje: tienes un punto de partida, hay un lugar al que quieres llegar, y tienes que escoger entre las distintas formas de llegar a él. Hablo de un viaje que tengas que hacer por razones prácticas (si es por disfrute, uno puede querer definir la ruta o el destino sobre la marcha).

Siguiendo la metáfora del viaje, la planificación natural — yo pienso más en ella como “útil”, ya que el resto de formas de planificar también surgen de forma natural — consta de 5 pasos:

• Definir el propósito y los valores: a dónde queremos ir y de qué forma lo queremos vivir
• Visualizar los resultados, o cómo sabremos que hemos llegado a donde queríamos
• Generar una lluvia de ideas, volcando todo lo que pase por la mente relacionado con el tema
• Organizar las ideas que hemos tenido
• Identificar las siguientes acciones a tomar para ponernos en marcha

Pero hay otros tipos de planificación, más espontáneos, que a veces usamos y que no suelen ser tan útiles.

La planificación reactiva o, como la llamo entre amigos, PSM (planificación a salto de mata ), es una forma de enfocar los problemas de forma más bien instintiva. Se da sobre todo si no se ha tenido la previsión de planificar el objetivo con tiempo. Fíjate en que surge con los problemas que un objetivo bien planificado podría haber evitado.

En la planificación reactiva, ante el problema, lo primero que hacemos es actuar para sofocar el fuego. Al no haber una clara definición, poco a poco se va organizando, pensando y por último definiendo qué se quiere conseguir. Con mucho esfuerzo y recursos la situación acaba estabilizándose.

La planificación no natural empieza por las ideas. Se intuye que hay un objetivo o problema, pero que no está bien definido, y lo primero que se hace es buscar buenas ideas. Esto tiene dos problemas principalmente. El primero, como ya hemos dicho, no está definido ni lo que se quiere conseguir, ni cómo ni el resultado deseado. Ponerse a planificar sin esta información es como lanzar un dardo sin saber donde está la diana, es difícil acertar.

El segundo es la búsqueda de “buenas” ideas. Para empezar, ¿buenas para qué? Nos sigue faltando el propósito y resultados. Además, lo importante de la lluvia de ideas es generar ideas; ¿cómo de útil es pedir solo las ideas “buenas”? Estamos poniendo unos filtros que anulan el sentido de la lluvia de ideas.

Escoger la forma más útil va a determinar no sólo el éxito que obtengas en el proyecto, sino también el control que tendrás sobre el proceso (cosa que repercutirá sobre tu atención y estrés).

Fotografía: nature’s painting por paul (dex)

Desde hace ya tiempo, viene gestándose la idea de unas Jornadas GTD.
Reunir a personas con la experiencia y los conocimientos, para intercambiar y difundir, dentro de un ámbito distendido, todas aquellas buenas prácticas y nuevos caminos, y así obtener el máximo rendimiento de la productividad personal. De ahí nacen estas primeras Jornadas GTD.

Un espacio donde podremos aprender y disfrutar con las exposiciones de los ponentes, donde debatiremos las técnicas y los errores. Un tiempo para encontrar las soluciones comunes y ampliar los conocimientos. Un acercamiento a la productividad personal de cada uno, rompiendo las ideas preconcebidas, y ampliar nuestros hábitos personales.

En esta primera Jornada contaremos con la presencia de:

David Torné [http://blog.davidtorne.com (català) - http://es.davidtorne.com/ (castellano)] – @davidtorne – En su visión de “Motivación para el uso de GTD” donde el autor hará un repaso de la implantación de GTD en su rutina, y las ventajas que le ha reportado.

Jeroen Sangers — @JeroenSangers – que nos plantea la “Introducción a GTD y el flujo de trabajo” con los principales problemas del trabajo moderno y una fórmula sencilla para tomar control de tu vida.

José Miguel Bolívar — @jmbolivar – nos ayudará a ver que la “Planificación Natural” es, como su propio nombre indica, la forma más intuitiva, sencilla y eficaz de lograr resultados.

Alex Bergonzini — @bergonzini – El combate, la negociación y el renacer de uno mismo, “Más allá de la productividad”.

Daniel Aguayo — @daguayo – nos elevará en el verdadero significado del GTD la “Revisión por alturas”, podrás experimentar cómo ganar perspectiva sobre tu trabajo para alcanzar tus metas.

Cinco interesantes ponencias completamente abiertas a preguntas, a debates, a la participación, a la gestación de nuevas ideas, al perfeccionamiento de nuestro propio proceso de productividad personal en GTD. Una visión experta y con la claridad de todos esos post que semana tras semanas leemos y ahora, por fin, nos explican.

El evento tendrá lugar el sábado, 22 de octubre, de 10 a 14h en ContecBCN – Gran Via de les Corts Catalanes, 610 – Barcelona.

Como disponemos de un aforo muy limitado, vamos a necesitar que te dirijas a http://jornadasgtd.com/ , y allí te inscribas mediante el botón “Quiero asistir”.

¡Te esperamos!

En este código QR tienes toda la información del evento, léelo con tu teléfono móvil (¿qué es un código QR?)

Aportando mi granito de arena al meme que inició Jeroen Sangers (y seguido por Berto Pena y José Miguel Bolívar), voy a mostrar mi escritorio.

Trabajo a diario con dos ordenadores distintos, uno en entorno Windows y otro en Mac (del que voy a escribir). No me resulta difícil hacerlo porque prácticamente son contextos aislados. Para aquella información que necesito en ambos sitios uso la nube (Dropbox, correo en web, etc.). He configurado ambos ordenadores para que sean lo más parecidos posible (escritorio, programas auxiliares, etc).

Como verás, yo también sigo la línea del escritorio despejado al máximo. Dejo el dock oculto continuamente, y la verdad es que teniendo QuickSilver y Spotlight a penas lo uso. Solo dejo documentos sobre el tema que estoy trabajando en ese momento, y procuro limpiarlo después. Quedan visibles los iconos de los discos USB, porque para mí forman parte del ‘trabajo en curso’.

Uso la resolución máxima del monitor mientras la vista me lo permita (ahora estoy en 2560×1440). Como fondo de escritorio suelo usar alguna imagen abstracta con unos colores que no sean demasiado chillones, para que no me distraigan ni me molesten a la vista. Ahora llevo tres semanas con este fondo de ‘Do small things’ (haz pequeñas cosas), que me está ayudando bastante en momentos de debilidad

Las aplicaciones que están corriendo continuamente son:

• Dropbox para compartir ficheros entre máquinas,
• QuickSilver principalmente para lanzar programas sin separar las manos del teclado; dicho sea de paso, una de las mayores mejoras fue el Magic Trackpad que me regalaron,
• Typinator para que me ayude a teclear menos,
• Omnifocus para gestionar mi sistema GTD.

Procuro no tener ningún software que me distraiga innecesariamente, como por ejemplo un notificador de correo; en este caso si algún día estoy a la espera de algo importante, siempre puedo usar el teléfono móvil para que me avise.

Mientras trabajo, no uso por ahora herramientas que me ajusten las ventanas; eso me obliga a reducir la cantidad de ventanas abiertas y reducir mi atención. Por ejemplo, mi herramienta preferida es la combinación de Typinator con WriteRoom, que no me permite ver otra cosa que el texto con el que trabajo.

Por último, para capturar uso Omnifocus, que mediante un atajo de teclado me trae una pequeña ventana al frente.

El día está lleno de pequeñas esperas: esperamos a que salga el café, a que arranque el ordenador, a que alguien al otro del teléfono descuelgue, por decir algunas. A veces esas esperas son productivas de por sí, por ejemplo cuando hacemos una pausa para el café lo que buscamos es un momento de descanso. Otras veces las pausas son totalmente improductivas.

Lo ideal es convertir estas pequeñas pausas improductivas en tiempo productivo. El truco es cómo las podemos usar, ya que este tiempo tiene ciertas características especiales:

• No podemos dedicarnos a una tarea que requiera mucha atención, porque de hecho esta pausa está ya dentro de otra tarea a la que queremos atender tan pronto como sea posible.
• Es difícil encontrar en nuestra lista de próximas acciones una acción que sea adecuada, aunque tengamos pseudocontextos con acciones que requieren poco tiempo, porque en cualquier momento nos interrumpirán para seguir con lo que estábamos haciendo (en cualquier momento está listo el ordenador o nos contestarán al teléfono).

Una solución es tener preparadas una serie de rutinasque hacer en estos casos. En lugar de ir a buscar una acción en nuestras listas, puedes recordar estas pequeñas rutinas y habituarte a hacerlas en estas pausas. Os pongo algunos ejemplos.

Por último, en esta serie de recopilaciones, os dejo con los 5 artículos más leídos sobre herramientas para la productividad.

Estos son los artículos

• 10 trucos para gmail
• tbGTD, sistema GTD portable
• Usa alias en Gmail para organizar el correo automáticamente
• Mapas mentales: 6 aplicaciones web y 1 de escritorio
• Tareas con Google Calendar