En algún libro habrás leído ya el consejo: primero haz una lista de todas las tareas que tienes pendientes, y después agrúpalas según su prioridad en tres listas: A, B y C (siendo A la de mayor prioridad).

Hace unos años esta forma de organizar el trabajo quizá funcionara y, al fin y al cabo, mejor era organizarse de alguna forma que no hacer nada. Pero hoy en día este sistema ya no es útil.n el entorno de trabajo de hace unos años quizá esto sí funcionara, pero no actualmente.

Hoy en día la prioridad que tienen las tareas en un momento puede cambiar al siguiente. Vivimos en un entorno muy dinámico en el cual la importancia de las tareas puede cambiar en minutos. Eso hace que si un buen día organizo todas las tareas por prioridades, al día siguiente esas prioridades pueden haber cambiado, o incluso a lo largo del mismo día. Ya ni pensar en como esa ordenación pierde todo el sentido al final de una semana.

¿Cómo podemos entonces en un entorno tan cambiante saber qué tarea es la más importante? El truco está en cambiar la forma de ver el trabajo. En GTD, para empezar, no hacemos listas de tareas sino de próximas acciones concretas y realizables. De esta forma, en un momento concreto, podemos ver revisar toda la lista de acciones pendientes y escoger lo que creemos que es más importante en ese momento.

Como la lista de acciones puede ser más o menos larga, la subdividimos en contextos, que nos recuerdan qué acciones podemos hacer en un momento dado. Con esto tenemos listas más pequeñas, manejables y realistas que podemos revisar mejor.

Por último, diariamente y semanalmente hacemos una revisión de estas acciones y de nuestros objetivos, para garantizar que en las listas de acciones siempre tenemos apuntadas cosas que queremos hacer cuanto antes.

Fotografía: Double–M

Deja de hacer listas de tareas. Las listas de tareas solo te van a traer frustración.

En su lugar, haz listas de acciones.

Seamos sinceros. Una lista de tareas, en la que apuntas todo lo que “tienes que hacer” no es más que una lista donde volcar ideas de lo que estaría bien para ti. Pero con una lista de tareas en la que tienes al mismo nivel las cosas que te llevan 5 minutos, 5 horas y 5 días lo único que vas a conseguir es irte a por las más cortas, porque pensar en cómo empezar el resto es demasiado esfuerzo cuando estás dispuesto a trabajar.

De la misma forma, tener una lista de tareas sin clarificar hace que se pierda el contexto al que corresponden. ¿Cuánto dura? ¿Tendré suficiente tiempo? ¿Qué herramientas necesito para llevarla a cabo? ¿Necesito un nivel de energía o concentración concretos? Todas estas preguntas requieren que las tengamos decididas antes de echar un vistazo a la lista para escoger en qué vamos a trabajar a continuación.

Por el contrario, las listas de próximas acciones definen exactamente una acción única, realizable y bien definida, para la que previamente nos hemos preocupado de decidir que teníamos todo lo necesario para realizarla. También, antes de entrar en la lista de próximas acciones, decidiremos el contexto (lugar, herramientas, nivel de energía, etc) en el cuál se debe realizar. Y si nuestro objetivo va más allá de una simple tarea, lo complementamos con una lista de proyectos (esas cosas que nos llevan más de una acción, por ejemplo esos trabajos de 5 días), pero nunca en la misma lista que las acciones.

Fotografía: Carissa GoodNCrazy

Estos días he estado en el Mobile World Congress en Barcelona, y como el año pasado he prestado atención a temas interesantes de productividad personal. Dejo aquí algunas cosas que encontré en el stand de Samsung (esto NO es un post patrocinado, simplemente Samsung fue el lugar en el que más tiempo pasé y por tanto pude empaparme de más cosas; y algunas que me dejo).

Samsung lanza KNOX, un sistema para mantener un perfil de empresa en el teléfono, orientado a teléfonos corporativos. El objetivo es que la empresa tenga control sobre el software que se instala, y tenga también ciertas garantías sobre el origen de las aplicaciones. Aunque en principio puede parecer una medida de restricción, lo considero una mejora en cuanto a la productividad: al disponer de dos perfiles (personal y empresa), aunque las políticas corporativas manden usar cierto software, el usuario tiene la opción de seguir usando las aplicaciones que le sean más útiles a nivel personal, e incluso tendrá más libertad para escoger un dispositivo a su gusto.

También vi la línea de híbridos PC/Tablet, los ATIV, con procesadores intel y Windows 8. Híbridos porque de serie mantienen un teclado, aunque se puede separar, y tienen pantalla táctil con dos tecnologías: la táctil capacitiva (como la que es común en los smartphones de hoy en día), que permite usar el interface de Windows 8 con el dedo, y la del S-Pen (que ya presentaron en su momento con Galaxy Note). Estos ordenadores tienen una duración de batería entre 10 y 15 horas según modelo, con precios entre 800$ y 1.200$. En general interesantes aunque para mi gusto pesan demasiado para el concepto que pretenden transmitir.

Respecto a S-Pen, es una tecnología bastante interesante. Se trata de un lápiz con el que hacer trazos en la pantalla. Como os comentaba, no tiene nada que ver con el tacto de la mano, así que podemos estar escribiendo en la pantalla apoyando la mano (como hacemos con un cuaderno) y eso no afectará al funcionamiento del lápiz. Funciona igual que las tabletas wacom, para quien las conozca. A destacar, la precisión que tiene (en una tablet los trazos que hacemos con un dedo son poco precisos; el trazo, para entendernos, es muy grueso, y no se pueden hacer dibujos de mucha precisión).

Mucha de la magia de S-Pen está en el software del terminal (teléfonos y tabletas Note, y los ordenadores híbridos). Por supuesto, permite tomar notas escritas y anotar sobre la mayoría de aplicaciones (calendario, notas, powerpoint en Windows 8, etc.). Reconoce la escritura, e incluso formas (círculos, triángulos, etc), redibujándolos. Gracias a esto, podemos hacer un esquema a mano alzada y el software irá “arreglando” las figuras para darles aspecto regular. También, con un trazo de lápiz, podemos capturar una zona de la pantalla (con cualquier contorno, no es necesario que sea rectangular) para añadirlo a otro documento.

Como detalle, algo que no conocía de los móviles de Samsung (aunque no es nuevo) y que es la posibilidad de partir la pantalla en dos aplicaciones; algo muy práctico si se está usando la aplicación para leer información (blogs, noticias) mientras se comentan en redes sociales (nos ahorramos tener que cambiar de una aplicación a la otra).

Este año Samsung ha cedido su espacio a los desarrolladores de aplicaciones que años atrás estaban bajo el paraguas de Google en el stand de Android (que este año no ha estado en el congreso). Uno de ellos es Catch, así que volví a hablar con Pierre Couteau (esta vez con traje ) y me mostró en qué han estado trabajando durante este año. Han convertido los streams en spaces, permiten categorizar los distintos spaces con colores, y ahora se pueden añadir checklists además de notas de voz, vídeo, etc. La novedad que presentaban estos días era el servicio freemium orientado a empresas, con un panel de control para administradores donde ver las cuotas de espacio que gasta cada usuario etc. Todo esto integrado en KNOX.

En resumen, pude ver unos pasos más para que los usos personales de los terminales (como herramienta de captura y comunicación fuera del e-mail corporativo) ganen características que den más confianza a los responsables técnicos de las empresas; y también vi lo que las cifras de venta llevan tiempo diciendo, y es que la convergencia en formatos y características de teléfonos, tableta y ordenadores hace que el modelo de portátil quede cada vez más obsoleto.

En GTD se aconseja agrupar las próximas acciones en contextos, esto es, situaciones en las que estamos en el lugar o tenemos la herramienta nacesarios para hacer una acción.

Desde que David Allen habló en el libro GTD por primera vez de los contextos, la cosa ha cambiado mucho. Entonces no era corriente tener conexión a Internet continuamente, para muchos ni siquiera teléfono móvil. Por eso hablaba de contextos como “cuando tenga un teléfono cerca”, “delante del ordenador” o “conectado a Internet” como situaciones aisladas a lo largo del día.

Hoy todo eso está superado, y tenemos más recursos siempre disponibles. Gran parte de nuestro trabajo es alrededor del ordenador, que está siempre conectado a Internet (o casi, y disponemos de uno en casa, otro en la oficina y otro en el bolsillo, todos conectados entre ellos.

Por esta razón hoy en día suele haber cierta tendencia a crear un contexto ‘cualquiera’, en el cual se suelen dejar esas tareas que se pueden hacer en cualquier momento porque no requieren nada de lo que no se suela disponer. Al fin y al cabo, si podemos enviar un email en cualquier momento, ¿por qué no apuntarlo para hacerlo “en cualquier momento”?

Aunque esto parece tener mucha lógica, el uso del contexto ‘cualquiera’ es una involución de la gestión de acciones y puede esconder algunos problemas.

Primero, puede que usemos el contexto ‘cualquiera’ para no hacer un esfuerzo a la hora de organizar las próximas acciones, o incluso de clarificar cuáles son nuestros contextos.

Por ejemplo, puede que pongamos en el contexto ‘cualquiera’ enviar un documento por e-mail. Cuando llegamos a casa decidimos escribir ese correo, para darnos cuenta de que lo guardamos en el ordenador de la oficina. Escribir e-mails desde cualquier sitio sí, pero no todos los e-mails son iguales.

Una ventaja de usar contextos es que organizan acciones del mismo tipo. Pongamos por ejemplo las llamadas telefónicas. Hoy en día siempre tenemos un teléfono cerca, así que los contextos “cualquiera” y “llamadas”, en cuanto a herramientas y disponibilidad, serían equivalentes.

Ahora, hay una gran diferencia entre usar un contexto u otro. Con el contexto “teléfono”, una vez empiezo con una llamada puedo hacer el resto tomando la ventaja del trabajo por lotes. Si todas las llamadas las tengo en un saco junto con otros asuntos, pierdo esta ventaja o tendré que hacer un esfuerzo extra en agrupar las llamadas (cuando el momento de hacer esa agrupación es al procesar o revisar, no cuando estamos trabajando).

Los contextos son una herramienta de organización. Si como tal no definimos correctamente las categorías (en este caso los contextos) corremos el peligro de no encontrar las cosas cuando nos hacen falta (o acciones que no corresponden a nuestro contexto real). Una situación de no distinguir bien a qué categoría corresponde una acción es una señal de que debemos dar un paso atrás y clarificar y renovar esas categorías.

Fotografía Vincent_AF cc

Un hábito básico para mantener nuestra productividad es el de la captura. Capturar nos sirve para pasar nuestros “pensamientos”, aquello que solo existe en nuestra cabeza, a algo “físico” que más tarde podamos procesar.

Capturar consiste en algo tan simple como apuntar en algún lugar un pensamiento que se te ocurra: un libro que quieres leer, un plato que podrías cocinar esta noche, la dirección de una tienda de ropa o un tema para tu próxima conferencia. Cualquier cosa sirve, sobretodo si te va a ayudar a vaciar la mente y no depender de la memoria. Ah, y todas las ideas son buenas, lo ideal es capturar sin poner filtros.

Si adoptamos el hábito de capturar nuestros pensamientos obtendremos varias ventajas:

• Descargaremos los asuntos que nos preocupan, creando un hábito mental de confianza, de enfocarnos en otras tareas temporalmente a sabiendas que volveremos al asunto abierto.
• No perder ninguna idea: nunca, nunca sabemos cuándo una idea va a ser buena. Es mejor capturar cien ideas al día y descartar noventa, que no capturar ninguna y perder una gran oportunidad. No te preocupes por capturar demasiadas ideas, después las procesaremos para asegurarnos de quedarnos con las que son útiles.
• Mejoraremos el flujo creativo: al capturar todas las ideas estamos enviando un mensaje a nuestra mente, algo así como “ey, sigue teniendo ideas, las tengo todas en cuenta y tu esfuerzo no es en vano”. Si lo practicas, verás como cada vez tienes más y más ideas.

Una pieza clave de tu sistema de captura es la herramienta que vayas a usar. En general, hay dos tipos de herramientas de captura: las físicas o analógicas, y las electrónicas. La herramienta que vayas a usar dependerá de tus preferencias, aquí cada uno tiene las suyas.

Una buena herramienta de captura:

1. Es de rápido acceso: las ideas fluyen rápido, y si nos distraemos podemos perderlas. Tu herramienta te ha de permitir tomar una nota rápidamente, con el mínimo de pasos.
2. Siempre está disponible: un bloc de notas tamaño A4 puede ser útil, pero si no lo llevamos encima cada vez que salimos de casa por el tamaño que tiene perderemos muchas oportunidades de capturar.
3. Es agradable de usar: si no nos gusta usar una herramienta a la larga nos daremos la razón a nosotros mismos y no la usaremos.

Herramientas para capturar hay miles. Te presento algunos ejemplos. En forma digital,

• Evernote, poco que contar que no se haya dicho ya… Multiplataforma, sincronización en l nube, y con un par de aplicaciones hermanas muy útiles para capturar (como Clearly)
• Catch, similar a evernote y que ya os mostré en este vídeo hace un año
• La que ya tienes en tu smartphone: “recordatorios” en iPhone, aplicaciones de notas… O alguna que quieras descargarte de las tiendas de aplicaciones correspondientes, como Noted!
• El correo electrónico: útil para enviarte un email a ti mismo, te llegará directamente a un buzón de entrada (el del correo) que ya podrás procesar

En analógico tienes infinidad de opciones. Que el hecho de ser ‘baja tecnología’ no te haga menospreciarlas, pues el uso del papel, al requerir actividad física, puede potenciar la activación mental y las ideas. También son herramientas más simples, así que te distraerán menos hasta que consigas tomar nota. Algunos ejemplos:

• Post-it
• Bloc de notas económico, del bazar de la esquina
• Moleskine o similar (aunque no las recomiendo por no poder separar las hojas del resto del bloc, al menos en los modelos clásicos)
• Folios de papel
• Taco de papel para notas
• etc.

También ten en cuenta que hay varias situaciones a lo largo del día y que para el mejor resultado puedes necesitar distintas herramientas. Por ejemplo, las que yo uso a lo largo del día son:

• Mientras voy por la calle, el correo electrónico del móvil. Es muy natural para mí y no me distrae. Hasta hace un tiempo usaba Noted!, pero una actualización de mi móvil hizo que misteriosamente dejara de funcionarme; desde luego Noted es aún más sencilla de usar.
• Mientras trabajo delante del ordenador, lanzo una combinación de teclas y me aparece una ventana de captura de Omnifocus; tomo nota ahí rápidamente y eso va a parar a la bandeja de entrada del mismo programa.
• Si estoy usando la Moleskine con la que desarrollo ideas, dejo libre una columna a la derecha de la misma página y lo anoto ahí mismo; puesto que lo que apunte en ese block de notas siempre pasa por un procesado.
• Otras veces en las que estoy frente al ordenador también tomo nota en unas pequeñas hojas de un taco de papel (como post-it pero sin adhesivo).
• Cuando me interesa una web uso la extensión Clearly de Evernote, y eso va a parar a una libreta “Inbox” que tengo allí.

Las herramientas de captura son un elemento importante de la productividad. Hemos de buscar aquellas que nos permitan aplicar el hábito de captura de forma constante, sin fricciones, y de forma adecuada para la situación en la que estamos.

Fotografía: Insomnia PHT cc

Vaciar la mente es un hábito básico para la productividad, que nos permite usar nuestro recurso natural más valioso para el trabajo, la mente, de la forma más eficiente posible.

Desde hace décadas, desde que el uso de los ordenadores es común, nos gusta comparar nuestra mente con ellos. Tiene sentido si pensamos en su parecido: tanto máquinas como personas podemos recordar datos, hacer cálculos y funcionar mal por culpa de los virus.

Pero un ordenador y nuestra mente no son lo mismo. No tienen las mismas capacidades. Para empezar, los ordenadores por el momento no tienen creatividad, mientras que las personas tenemos una capacidad de memorizar a corto plazo limitada (al menos sin entrenamiento).

Así es, de media podemos mantener unos siete elementos en nuestra memoria a corto plazo. Cuando estoy trabajando he de recordar varios elementos sobre lo que estoy haciendo (por ejemplo, mientras escribo he de recordar la estructura que quiero dar al artículo, qué conceptos explicar, etc.). Siete cosas son muy pocas, así que necesito dedicar el 100% de ese recurso a la tarea que estoy desarrollando ahora.

Esto quiere decir que necesito un mecanismo para descargar de esa memoria (esa RAM para seguir con la comparación) todo lo que no sea imprescindible.

Vaciar la mente es el hábito de capturar en algún lugar todas las cosas que nos están pasando en este momento por la cabeza y no tienen que ver con la tarea actual. Esto es,

• Tomar nota del asunto tan pronto como nos surge,
• Dedicar una pizca de tiempo al día y a la semana por ver si tenemos algo rondando la cabeza que aún no hayamos apuntado en algún sitio.

¿Qué es lo que vamos a capturar?

• Aquello que memorizamos: una pista para identificarlo, todo lo que empieza por “que no se me olvide…”, y aquí puede ir desde “ir a comprar el pan”, “ir al estreno de esta película” o “llamar a mamá para ver como se encuentra”. Mientras intentas recordar todas estas cosas no tendrás sitio para otras, así que irás desplazando estas hasta que se pierdan.
• Aquello que nos viene a la mente, o las interrupciones internas: si por muy concentrados que estemos en algo nos viene una idea, nos interrumpirá nuestro estado productivo. Sin el hábito de vaciar la mente, estas interrupciones serán frecuentes: cosas que memorizamos (párrafo anterior) que hemos desplazado y ya no recordábamos volverán en el momento menos oportuno.

Vaciar la mente no quiere acabar con las interrupciones o las cosas que nos parecen importantes. Al contrario, si existen es porque nuestra mente en algún momento lo ha creído un tema importante.

Al contrario, lo que queremos es integrar estas interrupciones y cosas que recordamos en nuestro flujo de trabajo. Primero capturamos esa idea, así pasa a formar parte de nuestro sistema de confianza (algo que sucede al seguir los hábitos) y deja de ser una preocupación. Después, en su momento, dedicaremos plena atención a ese asunto, lo cuál reforzará la confianza de nuestra mente en el sistema.

Adquirir el hábito de vaciar la mente nos dejará más sitio para que nuestra mente se dedique a pensar y ser creativa en el trabajo que estamos haciendo, que es en lo que es buena; y delegará la preocupación por el resto de temas en nuestro sistema de confianza, a sabiendas de que podremos dedicarles plena atención en un momento más adecuado.

Fotografía: Brady Withers cc

Cuando mejor trabajo es cuando estoy en un estado de mente como agua. Así le llama David Allen, otros le llaman fluir, pero lo importante es como estoy en ese momento: no hay otra cosa en mi cabeza que no sea hacer la tarea que tengo delante. Son esos momentos en los que estoy tan absorto en lo que hago que no me doy cuenta de como pasa el tiempo.

Seguro que sabes de qué te hablo, es algo que de forma natural te sucede algunas veces al día. Si de forma espontánea podemos entrar en un estado tan productivo, ¿no sería fantástico crear un ambiente propicio para ello?

Lo que necesitamos son estos ingredientes:

• algo en qué enfocarnos
• un ambiente en el que poder trabajar seguido, sin interrupciones

El primer ingrediente se suele descuidar bastante al hablar de la mente como agua, pero es evidente que tenemos que saber qué hacer antes de ponernos a hacerlo.

Necesitamos escoger una acción concreta, bien definida, que vayamos a llevar a cabo. Algo concreto que sepamos cómo hacerlo y entendamos el resultado que queremos obtener. Dicho de otra forma, hemos de tener claro con qué nos vamos a poner. Si nuestra mente no sabe qué tiene que hacer o cómo hacerlo es imposible que se esfuerce por conseguirlo.

Te voy a poner un ejemplo. Me ha costado un buen rato abrir el editor de texto con el objetivo de escribir un artículo, y aún así he estado escribiendo unas cuantas líneas hasta que las palabras han empezado a fluir. El punto de inflexión ha sido cuando mi objetivo ha cambiado de “escribir un artículo” a “escribir un artículo sobre la ‘mente como agua’”. Como ves, lo primero parecía una tarea definida pero no lo era.

Una vez puestos en la tarea nos podemos encontrar más o menos dificultades, atascarnos en algún punto, etc., pero seguiremos adelante porque todos nuestros recursos están volcados en el trabajo. Lo “único” que puede suceder para romper este estado es que nos interrumpan.

En el caso de que nos interrumpan el estado productivo, volver a él puede llevarnos hasta 20 minutos en función de a qué nivel nos “saquen” de ese estado. No es una tontería, en mi caso un estado de productividad suele incluir estar sintonizado con un problema a resolver, pensar en un lenguaje no natural, recordar las reglas del juego del trabajo, tener en memoria la estructura completa del proyecto, y unos cuantos detalles más. Volver a colocar todo esto en la mente no es sencillo. ¿Qué tipo distinto de información necesitas tener tú en mente cuando trabajas?

Las interrupciones pueden venir de dos lugares:

• de fuera de nosotros: a saber, compañeros de trabajo, llamadas de teléfono, alertas del ordenador, alarma de incendios, y cientos más.
• de dentro de nosotros: ideas que aparecen fugazmente por nuestra cabeza, preocupaciones recurrentes o la llamada de la naturaleza.

Las interrupciones son algo que existe, que forma parte de nuestra realidad y no debe ignorarse por completo sino, que debemos aprender a gestionarlas. Hay varias opciones y técnicas a este fin, que de forma implícita están contenidas en GTD, pero que igualmente puedes aprender por tu cuenta si estas tres letras te asustan.

Una vez te hagas con estos dos ingredientes, tu mente será un espacio abonado para entrar en el estado de alto rendimiento productivo de mente como agua.

¿Crees que hay algún otro ingrediente que podamos añadir a la receta para mejorar aún más nuestra predisposición? Explícanoslo en los comentarios.

Fotografía: English106 via Compfight cc

Una de las cosas por las que funciona (y que le agradezco a) GTD es el concepto de las bandejas de entrada. Si has reducido la cantidad de bandejas de entrada en tu vida, entonces ya sabes lo cómodo que es tener que mirar solo en dos o tres sitios si hay novedades en tu entorno, en lugar de lamentarte por no revisar todas las direcciones de email, aparatos electrónicos, etc. y perder información.

Hay un tema, sin embargo, que no está totalmente resuelto, y es el de actuar sobre algunos de los mensajes. En la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico podemos centralizar las alertas de distintos servicios, como clubs de compra, redes sociales, comercios electrónicos,, etc. Por ejemplo, si recibo un mensaje directo en twitter me llega un aviso a mi e-mail. Si quiero contestar a ese mensaje tendré que ir a mis mensajes privados, buscar el mensaje en cuestión, y contestar. Aún aunque en el mismo e-mail haya un enlace directo a twitter para contestar, me abrirá una nueva ventana y me sacará del entorno que estoy usando (el correo electrónico) y perderé cierto tiempo en volver a situarme.

PowerInbox es un complemento para navegadores y clientes de correo que propone una solución a este problema. Una vez instalado, al abrir un correo electrónico detecta si pertenece a alguno de los servicios que él reconoce (twitter, facebook, linkedin y muchos más) y añade información y acciones extra según el contexto.

En el caso de una respuesta en un hilo de facebook, por ejemplo, irá a buscar el hilo completo tal y como aparece en la página web, y nos da la opción de contestar desde dentro del mismo e-mail, como si estuviéramos en la página de facebook. De esta forma contestamos sin romper el flujo de trabajo del correo.

No sirve solo para contestar, sino que detecta el tipo de mensaje. Por ejemplo, si el mensaje se trata de un aviso de nuevo follower en twitter, PowerInbox lo detecta y da la opción de seguir sin abrir una ventana nueva. Además, el equipo de soporte responde muy bien y rápido. En mi caso, sugerí que en los avisos de nuevo follower podría indicar si esa persona todavía nos sigue cuando leemos el e-mail (si recibes estos e-mails alguna vez te habrás encontrado con que, al llegar a la página del usuario para seguirle tu también, ha dejado ya de seguirte). En menos de una semana lo añadieron, y podía ver en tiempo real desde dentro del mismo mensaje si aún me sigue.

A parte de las ‘preview PowerApps‘, que es como llama a esta prestación, tiene otras posibilidades como mejorar los e-mails que enviamos (permitiendo enviar vídeos, por ejemplo) o dar información en tiempo real de servicios en una barra lateral.

PowerInbox trabaja con GMail, Yahoo! mail, Hotmail y Outlook, y si queremos puede modificar el aspecto de la lista de mensajes para que muestre un icono del servicio al que pertenece el e-mail junto al título. Actualmente reconoce unos 25 servicios, entre ellos linkedin, instagram, flickr, foursquare y una larga lista. PowerInbox es gratuito.

¿Cuantas horas trabajas al día? ¿Ocho? ¿Nueve? Muchas personas hacen eso mismo. Llegan a la oficina por la mañana, se ponen con lo último que dejaron el día anterior o abren su correo electrónico, y a partir de ahí la cosa desemboca en un torrente de trabajo, llamadas y reuniones improvisadas hasta que llega la hora de comer. En ese momento, descanso breve y vuelta a la carga hasta la hora de volver a casa.

Visto desde fuera, es ideal: alguien que trabaje así está aprovechando al máximo su jornada laboral. Pero no es oro todo lo que reluce, y este escenario muestra una debilidad, y es que dedicamos todo el tiempo a hacer.

Esto quiere decir que pasamos todo el tiempo a un nivel muy bajo de visión del trabajo, en el que realmente podemos estar haciendo tareas sin tener ni idea de para qué las hacemos, o si es lo más acertado.

En estas circunstancias, lo más probable es que el correo electrónico o lo que nos pidan nuestros compañeros defina lo que hemos hecho al final del día. Si al acabar echaras la vista atrás de lo que ha sucedido en ese día, se me ocurre que podrías encontrarte con uno o más de los siguientes:

• Has apagado fuegos: has cerrado tareas urgentes que han ido apareciendo durante el día, y eso te generará cierta satisfacción, cierta sensación de haber cumplido. La parte mala es que no se parece en nada a lo que, de camino a la oficina, pensabas que ibas a hacer aquél día.
• Los proyectos a medio y largo plazo siguen estancados: al fin y al cabo, no son para entregar hoy, sino dentro de semanas o meses, ¿verdad? Aún tienes tiempo… O no.
• Cuando has tenido un hueco para dedicarte a lo que realmente querías, te has dado cuenta de que no podías: te faltaba un dato concreto, un número de teléfono o quizá estabas a la espera de una respuesta para tomar una decisión. Así que no has podido trabajar en eso, lo has aparcado y has decidido retomarlo mañana. Con las prisas, no se te ha ocurrido hacer nada para desencallar el estado del trabajo, con lo que pinta que mañana volverá a repetirse la escena.

Estos son solo algunos ejemplos. Ahora bien, ¿hay alguna forma de cambiar esta situación? te voy a proponer una: trabajando menos.

Haz más trabajando 2 horas menos

Ahora que he captado tu atención, vamos a ver en qué consiste. El hecho de que estemos en la oficina 8 horas trabajando sin parar no nos garantiza el mejor resultado, como hemos visto; solo nos asegura que vamos a mantenernos ocupados durante un tercio de nuestro día.

Pero ¿qué pasaría si en lugar de trabajar 8 horas trabajáramos solo 6 en mejores condiciones? Imagina que tienes un asistente que, antes de que llegues a tu lugar de trabajo, se ha encargado de contestar a tus llamadas, vaciar tu correo de entrada y preparar todo el material que necesitas para trabajar durante el día.

A lo largo del día, tu asistente se encarga de que te molesten el mínimo de llamadas y, cuando acabas tu jornada de 6 horas, recoge tu escritorio y te organiza la agenda y las próximas acciones más importantes para tus objetivos, haciendo las últimas tareas rutinarias para que al día siguiente esté todo listo para que vuelvas a empezar.

Trabajar en estas condiciones cambiaría mucho lo que podrías conseguir en tan solo 6 horas de trabajo, ¿no? Pues esto está al alcance de cualquiera de nosotros. Tal y como está la situación quizá es difícil contratar un asistente que sea tan eficiente, pero podemos hacer otra cosa mucho más económica.

Como ser nuestro propio asistente

Lo que haremos es repartir esas dos horas de la siguiente forma: una hora al principio de la jornada (más sobre esto enseguida), y la última hora al terminar. Al principio del día:

• revisa las tareas más importantes que ayer decidiste hacer hoy,
• revisa el calendario para saber qué horas tienes ya ocupadas,
• procesa todo el correo, dedica un máximo de dos minutos a cada mensaje (e idealmente menos de 30 segundos); todo lo que pase de este tiempo apúntalo para hacerlo más tarde,
• haz lo mismo con cualquier otra entrada de información (como noticias, blogs, etc).

Y a partir de aquí ya puedes empezar a trabajar de forma productiva y enfocada durante tu ‘mini-jornada’ de 6 horas. Cuando acabe el día, en la última hora,

• revisa tu lista de tareas, sobretodo las tareas más importantes, y asegúrate de no haber olvidado nada que tuviera que hacerse hoy obligatoriamente,
• haz lo mismo con el calendario de hoy,
• escoge de tu lista de acciones cuáles son tus tareas más importantes, ese 20% de trabajo que te va a hacer avanzar un 80% hacia tus objetivos,
• mira el calendario de mañana, y junto con las tareas más importantes decide si hay algo que vayas a necesitar mañana que no tengas; si encuentras algo toma la acción necesaria (por ejemplo, escribe un e-mail con una pregunta a quien corresponda, o haz las fotocopias para la reunión),
• acaba de procesar el correo electrónico que tengas pendiente; recuerda apuntar todo lo que requiera más de dos minutos,
• recoge tu espacio de trabajo, déjalo en tan buenas condiciones que, cuando llegues mañana, tengas ganas de ponerte a trabajar en un espacio tan bien cuidado.

Como decía antes, la hora de la mañana para hacernos de “asistentes” hay que ubicarla de la mejor forma. Podríamos hacer que la primera hora de todas, nada más entrar en la oficina, fuera para prepararnos el día. Yo te aconsejo que sea por lo menos la segunda hora: si eres de las que madruga y llega temprano a la oficina (aunque sea la oficina en casa) te habrás dado cuenta que es el momento de mayor quietud, y que es difícil que estés tan tranquila, al a vez que con tanta energía, en el resto del día.

Y aunque llegues a la misma hora que tus compañeros, a primera hora todo el mundo irá algo ‘zombi’ y no te molestarán demasiado porque están preocupados por su propio correo electrónico y en revisar su Facebook. El caso es que lo mejor será que aproveches esta primera hora súper-productiva en hacer una o todas las tareas más importantes.

¿Qué te parece esta ‘jornada reducida’?

Fotografía: Time Passes de CarbonNYC.

Dice David Allen (y la experiencia) que es fácil llenar nuestra lista de próximas acciones con 500 elementos. Eso representa que cada vez que nos sentemos a trabajar, aunque las tengamos separadas por contextos, nos podemos enfrentar a una lista de… ¿Cuantas? ¿100? ¿200?

¿Podemos recordar qué son todas esas cosas pendientes de hacer? Y no me refiero solo a recordar literalmente todas esas acciones concretas; de hecho para eso usamos la lista, para no depender de nuestra memoria y vaciar la mente.

Cuando hablo de recordar, me refiero a si tenemos al menos una ligera idea de qué es lo que queremos conseguir detrás de todo ese trabajo. Estamos liberando la mente para que se pueda dedicar a cosas más útiles que recordar una lista, como por ejemplo, pensar: en buscar soluciones, en cómo hacer las cosas de la mejor forma posible, etc.

Ahora, ¿como hacemos para que el máximo de cosas que pensemos vayan orientadas hacia nuestros objetivos? Si recordar 500 acciones es tan difícil, ¿hay alguna forma de que tengamos una intuición sobre todos ellos, y de alguna forma tenerlos presentes?

Esto es posible, y lo podemos hacer mediante una lista de proyectos activos. Los proyectos son todos aquellos objetivos que para conseguirlos requieran más de una próxima acción. Mientras que la lista de próximas acciones nos sirven como objetivos a muy corto plazo (algo que pueda hacer durante la próxima media hora, por ejemplo), los proyectos nos hablan de lo que queremos conseguir en conjunto en plazos de una semana o un mes.

La mente tiene una particularidad llamada filtro reticular: cuando nos interesa algo concreto, lo que hace nuestro cerebro es detectar con más facilidad cosas que tengan que ver con nuestros intereses: objetos, productos, sensaciones, ideas, etc.

Al hacer una lista de proyectos, estamos activando este filtro reticular, informándonos a nosotros mismos de qué cosas son importantes durante esta semana. Esto nos beneficiará en:

• Enfocar la mente: mientras trabajamos en una tarea concreta, aparentemente mundana, tendremos presente para qué hacemos esa acción, el beneficio mayor que perseguimos. Esto no solo es bueno para la motivación, sino que nos puede ayudar a tomar decisiones sobre como hacer la tarea para obtener el máximo resultado relacionado con nuestro objetivo.
• Escoger las tareas más importantes: las tareas más importantes son aquellas que nos hacen avanzar más hacia nuestros objetivos, y son las que deberíamos escoger por encima de las demás. Si tenemos presente dónde queremos llegar acertaremos a escoger qué camino seguir.
• Facilitar la revisión en el nivel de los 3.000 metros: cuando una vez a la semana revisemos y preparemos el trabajo para la semana siguiente, lo haremos desde un punto de vista más alto. Tomar decisiones de resultados con 500 acciones es difícil. Es mucho más sencillo si agrupamos esas acciones en objetivos.

La lista de proyectos es una herramienta útil tanto para el día a día, donde nos ayuda a tomar mejores decisiones, como para tomar decisiones en niveles más altos, sobre resultados que queremos conseguir. Y, sobretodo, para que nuestra mente o intuición esté bien informada de hacia donde van nuestros esfuerzos.

Fotografía: Dusted office, de Dwonderwall