Una de las técnicas creativas que Steve Jobs usaba, y que también usaba John Lasseter, director de Toy Story y otras (y una de las razones por las que dicen que congeniaron tanto los dos trabajando en Pixar) es la de otorgar a los objetos inanimados características de las personas.

¿Cómo lo hacían? Ante un objeto se lo imaginaban como si fuera una persona: qué pensaría, cómo se movería, cómo interactuaría con otros objetos. Incluso daban un paso más allá y pensaban en la esencia del objeto: ¿qué tenía que pasar para que ese objeto fuera el más feliz del mundo?

La forma de ponerlo en práctica es muy sencilla. Poniendo por caso el ordenador con el que yo trabajo. ¿Qué es lo que haría a mi ordenador ser el más feliz del mundo? Que pueda usarlo para escribir artículos en el blog, que me lo encuentre preparado para funcionar cuando vaya a trabajar con él, y que mi trabajo sea fluido.

Solo con esto ya me surgirán varias cosas que he de hacer: instalar un software para escribir que me ayude a enfocarme, instalar alguna herramienta para gestionar el material de referencia para los artículos, organizar el material de referencia, hacer copias de seguridad frecuentes, hacer limpieza de programas que no uso, usar algún programa de optimización, pensar si necesito hacer alguna actualización de hardware para trabajar más cómodo, instalar un programa para acelerar la escritura…

Como ves, es una forma divertida de definir objetivos. Además, es fácil de explicar a personas de cualquier edad y, quizá, una buen método para introducir a los más pequeños en este tema. Esta técnica puede ser útil en la planificación natural o la revisión por alturas, y nos funcionará muy bien en los siguiente casos, en los que estén implicados objetos:

• desarrollo de un producto nuevo o mejora de un producto
• planificación del mantenimiento de casa, coche, ordenador, etc.
• perspectivas a 9000 o más metros, de los objetos o de nuestra vida donde esos objetos tomen parte de ella

Si asististe a las I Jornadas de GTD o has visto los vídeos recordarás la anécdota del ‘coche feliz’, que es como Jeroen Sangers se refería al objetivo completado de mantener el coche en buenas condiciones.

Llegado el momento de ponernos manos a la obra, disponemos de la lista de próximas acciones. De todo lo que aparece ahí escogeremos a qué vamos a dedicar los próximos minutos, centrando toda nuestra atención.

Nuestro único trabajo es escoger, de todas las próximas acciones disponibles, una de ellas. No es necesario cuestionarlas, no tiene sentido dudar de ellas, y no requiere que las interpretemos porque están bien definidas por sí solas. Esto es porque ya hemos pasado los pasos de procesar y revisar.

En esos pasos anteriores hemos dedicado tiempo a visualizar los objetivos que queremos alcanzar, definido sus acciones concretas, hemos pasado un filtro de qué vamos a hacer los próximos días (y de qué no vamos a hacer). Y todas estas decisiones en las que confiamos han dado como resultado la lista de próximas acciones.

Por tanto, la mayor parte de decisiones están tomadas. Solo nos queda la de escoger la próxima acción, que haremos en base a los cuatro criterios:

• Contexto: escogemos solo acciones que podamos realizar en función de las herramientas o circunstancias disponibles,
• Tiempo disponible: cuánto tiempo tenemos por delante para trabajar, y qué acciones se pueden hacer en ese tiempo,
• Energía: cuál es nuestra capacidad para hacer trabajos que requieran más o menos concentración,
• Prioridad: qué acciones te van a acercar más a tus objetivos a un año, medio plazo, o largo plazo.

Los objetivos a corto, medio y largo plazo los habremos definido también por adelantado durante la revisión por alturas. Si releemos estos objetivos durante la revisión semanal podremos tomar una decisión intuitiva sobre la prioridad, sin necesidad de consultar la lista de objetivos continuamente, gracias a que tendremos una intuición informada.

Además, no hay que olvidar, para seguir manteniendo la confianza en el sistema, hemos de compaginar los tres tipos de trabajo: el trabajo predefinido, el trabajo que surge y definir el trabajo.

Fotografía: What? Me Overconfident? de GlenBledsoe.

Ringabit es una aplicación web para hacer seguimiento de hábitos on-line, convirtiéndolo en un juego para mantener la motivación.

Hemos hablado antes del poder de desarrollar hábitos. GTD en sí es una herramienta útil siempre y cuando vaya acompañada de la actitud de querer ser productivos y adoptar ciertos hábitos.

Ringabit viene a ayudarnos en este sentido. Es una aplicación que nos sirve para registrar el avance adquiriendo un hábito. Podemos crear varios hábitos a seguir, y hemos de indicar la fecha de inicio y fin para la actividad.

Lo que diferencia Ringabit (y le da el nombre) de otras aplicaciones es la visualización del progreso: en lugar de ser un dibujo lineal, el progreso aparece en forma de anillos concéntricos que se van coloreando a medida que conseguimos nuestro objetivo. De esta forma, de un vistazo entendemos como lo estamos llevando respecto a la semana, el mes y el año.

En Ringrabit hay una componente de juego para motivarnos a seguir con nuestro hábito. A medida que marcamos la actividad, el sistema nos dará premios: por nuestra primera marca, por cumplir nuestro objetivo cinco días seguidos, por conseguir el 10% del progreso, etc.; pero también ‘anti-premios’ por estar demasiado tiempo sin seguir el objetivo.

He encontrado dos pegas al probarlo: la primera, que siendo de una empresa española, no esté traducido al castellano (y si lo está, no es sencillo cambiar el idioma); la segunda, que a pesar de tener un diseño claro y atractivo, le falta ser un poco más intuitiva (yo encontré como marcar la actividad en mi segunda visita, se hace marcando el calendario que aparece en la barra derecha).

Ringabit es gratuíta.

Capturar, procesar, organizar y revisar es un trabajo necesario, pero al fin y al cabo solo estamos preparando el terreno para cuando llegue el momento de trabajar.

Al capturar nos aseguramos de que todos nuestros asuntos pendientes estén bajo control. Procesamos lo capturado para definir el trabajo. Hacemos listas de próximas acciones y proyectos al organizar para saber dónde ir a buscarlas cuando vayamos a trabajar. Revisamos todo el trabajo pendiente para escoger qué es lo más importante a lo que nos vamos a dedicar en los próximos días.

Todo esto son herramientas para que podamos hacer el trabajo. Cuando nos pongamos a trabajar, podremos confiar en el contenido de la lista de próximas acciones, porque es el resultado de los cuatro pasos anteriores.

Hay, sin embargo, algo más que debemos hacer mientras trabajamos, y es ser conscientes de a qué estamos dedicando nuestro tiempo útil. Hay tres tipos de trabajo que podemos estar haciendo en un momento dado:

• Trabajo predefinido: es todo ese trabajo que tenemos en la lista de próximas acciones, al cuál hemos dedicado ya un tiempo a definir (procesando, revisando, etc.)
• Trabajo que surge: las llamadas de los clientes, los e-mails insidiosos, las interrupciones en tu mesa de los compañeros de trabajo, las máquinas que deciden dejar de funcionar a media mañana, etc. Todo esto son cosas que reclaman nuestra atención fuera de lo que teníamos previsto hacer.
• Definir el trabajo: el tiempo que dedicamos a procesar, planificar y revisar.

Nuestra ocupación como personas productivas, mientras trabajamos, será la de prestar atención a cuál de estos tres tipos de trabajo estamos dedicando nuestra atención.

En un mundo ideal, dedicaríamos todo el tiempo al trabajo predefinido, para avanzar lo más rápido posible hacia nuestros objetivos. Eso haría, por otro lado, que pronto nos quedáramos sin trabajo definido, así que algo de tiempo a definir el trabajo tendremos que dedicar.

En un mundo de estrés, las fechas de entrega, las interrupciones y los fuegos, es decir, el trabajo que surge, marcará lo que hagamos durante el día. Es el trabajo menos productivo que podemos hacer, a parte del más perjudicial.

Si no tomamos nosotros las riendas de lo que hacemos nadie más lo hará. Si dejamos llevarnos por el trabajo que surge, cumpliremos los objetivos de los demás pero difícilmente los nuestros. Nuestro trabajo sobre el trabajo será, por tanto, equilibrar en lo posible las tres formas de trabajar, idealmente reduciendo al máximo el trabajo que surge.

Fotografía: Attention to detail, de liber.

Mantente al día y por delante de la partida

Alguna vez hemos hablado del efecto que tiene prepararnos en el trabajo antes de hacer vacaciones. Hacemos las pocas acciones importantes que queden colgadas, contestamos algunos correos electrónicos para que los asuntos no se queden parados, ponemos al día a nuestros compañeros para que estén al tanto de los temas abiertos, y ordenamos nuestro escritorio.

La sensación al hacer esto es una mezcla de satisfacción por haber avanzado en el trabajo y haber cumplido el objetivo antes de irnos; también de control y tranquilidad, por haber dejado atados todos los cabos, y de cierto bienestar por tener el espacio de trabajo en orden.

A los pocos días de volver de vacaciones nos encontramos con lo de siempre: estrés, prisa y desorden. ¿Qué es lo que hicimos antes de irnos de vacaciones, y por qué no lo hacemos ahora?

En GTD hacer un repaso, una puesta al día de nuestro trabajo, se llama revisión. El objetivo de esta revisión es asegurarnos de que seguimos manteniendo el control sobre nuestro trabajo, que durante el día a día no hemos pasado nada por alto, y clarificar el trabajo de los siguientes días.

Si hacemos un repaso a fondo, una revisión completa de nuestras listas de proyectos y tareas, conseguiremos cada semana esa sensación de control sobre nuestro trabajo. No solo eso, sino que mantener al día nuestro sistema nos hará renovar día a día, semana a semana, nuestra confianza en él. Podemos trabajar guiándonos por lo apuntado en las listas porque sabemos que, si está ahí, es importante y tiene una razón de ser.

Hacer la revisión también es salir de la mentalidad del trabajador y ponernos a los mandos de la nave para dirigirla. Nos convertimos en comandantes, en estrategas de nuestra vida. Ver las cosas desde este punto de vista nos permite tener una visión más amplia. En lugar de pensar en qué hemos de hacer, vemos el alcance de nuestro trabajo, qué es lo que queremos conseguir, y podemos corregir el rumbo de las acciones diarias para que se acerquen a nuestros resultados deseados.

Dedicar ese tiempo a la semana a evaluar como un comandante nos permite parar a tomar decisiones de otro tipo, ya que con la inercia diaria no tenemos tiempo. Vemos el conjunto del trabajo presente y futuro, y podemos tomar ahora decisiones para que no nos explote el trabajo en la cara. No hay que esperar a que cumpla la entrega de un proyecto para ponerse con él. No hemos de depender de parches futuros si actuamos ahora antes de que las cosas se rompan.

Al revisar nuestro trabajo, decidiremos qué es más importante que hagamos a continuación, decidimos las próximas acciones para los siguientes días y eliminamos todo lo que nos aporte menos valor. Dediquemos un tiempo ahora a preparar el trabajo de lo que haremos la próxima semana, y dejemos el sistema a punto. Así reaccionaremos mejor a los imprevistos, al tener el trabajo controlado en un sistema de confianza.

Fotografía: Helm, de macieklew.

En este vídeo os presento QuickSilver, una utilidad muy popular para Mac que es como una navaja suiza. Entre otras cosas, puede hacer las cosas que muestro en este vídeo:

• Lanzar aplicaciones
• Programar una alerta (idea de Jeroen Sangers)
• Usarlo como portapapeles múltiple

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Organizar es tener las cosas que necesitas cuando las necesitas. Para organizar tu inventario, primero tendrás que saber qué es lo que puedes necesitar, que será el resultado de procesar: las próximas acciones, el material de referencia de los proyectos, una bandeja de entrada, la lista de compromisos con fecha, etc.

Lo siguiente es saber cuando lo vas a necesitar: el material de referencia tendrá que estar disponible mientras estés trabajando en ciertos asuntos o contextos; cuando te encuentres en un contexto concreto necesitarás la lista de acciones que puedes hacer exactamente en ese contexto. Así, con todos los elementos de tu inventario.

Esto que parece tan sencillo es la base de la organización. Si decido usar como calendario mi smartphone, he de definir que ese y sólo ese es el lugar donde guardaré las acciones con fecha. Cuando vaya a añadir una nueva acción, no tendré dudas sobre dónde las anoto; y siempre que deba hacer una consulta tengo claro el lugar exacto donde mirar.

Si no está claro cuál es el lugar que corresponde a cada asunto de tu sistema, sucederá que:

• Procesarás de forma insegura y con un estrés añadido por la carga de trabajo adicional, al tener que decidir cada vez que procesas cuál es el lugar que corresponde a las cosas. ¿Esta factura va en la carpeta de ‘telefonía’ o en la de ‘gastos’? ¿Dónde apunto comprar fruta para que no se me olvide, en la lista colgada en la nevera o en la lista de recados de mi smartphone?
• Las cestas son inútiles si no sabes dónde buscar o lo sabes pero no lo tienes cuando lo necesitas. Siempre digo que un archivador con carpetas pulcramente organizadas alfabéticamente no es tener tu material organizado, sino ordenado. De nada sirve usar una etiquetadora si después no sabes si guardaste aquél recibo en la carpeta ‘finanzas’ o en ‘bancos’. Es casi tan útil como crear una pila con todos tus papeles y buscar entre ellos.

En cambio, si tienes tus cestas bien definidas:

• El trabajo se convierte en algo fluido, porque discurre sin resistencias. Sabiendo dónde está cada cosa que necesitas vas a buscarlo de forma automática y tu cerebro se mantiene enfocado en el trabajo y no en el sistema.
• Contribuye a confiar en el sistema. Si tienes todos tus asuntos organizado, no dudas en alimentarlo porque sabrás recuperarlo después. Podrías decir que se convierte en una extensión de disco duro de tu mente, tanto para información como para cosas físicas.

Fotografía: Last of the color coding por juhansonin.

Noted! es una aplicación de captura muy simple para iOS y Android. Está pensada para que requiera el mínimo de pasos en el proceso de captura.

Una de las pegas que se le atribuyen a los smartphones es la cantidad de pasos que se tienen que dar para usarlo como herramienta de captura. Por ejemplo, para enviarnos un e-mail con una nota hemos de hacer esto:

1. Poner en marcha la aplicación
2. Pulsar sobre ‘nuevo’
3. Rellenar nuestra dirección
4. Pulsar en el cuerpo del mensaje (o el botón ‘siguiente’)
5. Escribir la nota
6. Pulsar sobre el asunto
7. Escribir el asunto del mensaje
8. Pulsar ‘enviar’

Esto son 8 pasos, esto quiere decir 8 oportunidades para cortar nuestro flujo creativo. En cambio, es una lástima descartar el teléfono como herramienta de captura, ya que siempre lo llevamos encima y nos ahorraría llevar más peso.

Hace unos meses descubrí una aplicación llamada Noted! que para mí es prácticamente imprescindible. Noted! viene a solucionar este problema. Es una aplicación muy sencilla: al abrirla aparece un área blanca lista para que nos pongamos a escribir en ella con el teclado. Cuando acabemos, pulsamos el único botón que tiene la aplicación, que es ‘enviar’, y listos. Abrir, escribir y enviar.

Lo que pasa con esa nota es que se envía a una dirección de correo que previamente hemos configurado. Así, no es necesario escribirla cada vez. El hecho de que se envíe por e-mail y podamos poner cualquier dirección da mucha flexibilidad. Algunos usos que se me ocurren son:

• Enviarlo a nuestro e-mail de forma normal: quedará en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico y ahí procesaremos la nota junto con el resto de la bandeja
• Usar una etiqueta: en gmail podemos etiquetar automáticamente estas notas, si nos es útil, añadiendo una marca al e-mail (por ejemplo, midireccion+notas@gmail.com) en conjunto con los filtros
• Enviarlo a otra dirección específica de captura: muchas herramientas de las que se pueden usar en un sistema GTD permiten enviar e-mails para que aparezcan automáticamente en sus bandejas de entrada. Por poner algunos ejemplos, FacileThings dispone de una dirección inbox@facilethings.com que recopila lo que enviemos allí, para procesarlo después; Evernote u Omnifocus, y muchas otras, disponen de opciones similares.

En mi caso, lo envío a una de estas direcciones especiales, a un servicio llamado Spootnik, que uso, entre otras cosas, para enviar la nota al ‘inbox’ de Omnifocus.

Noted! tiene un precio de 1,59€ para iPhone y de 0,70€ para Android.

¿Eres de los que trabaja mejor bajo presión? Si no lo eres, habrás oído a alguien que lo dice, muy convencido. En realidad, tiene razón, y tiene su explicación: cuando llega la fecha límite para entregar un trabajo y no tenemos el trabajo hecho, trabajamos tan concentrados (qué remedio) que no hay distracción suficientemente importante para sacarnos del asunto que nos quema en las manos. Es decir, la presión nos obliga a trabajar enfocados.

¿Hay otra forma de hacer las cosas? ¿Podemos mantener esa motivación para hacer las cosas sin el estrés extra? Sí, haciendo las cosas en otro orden. Para trabajar sin estrés, empieza a dar los primeros pasos con suficiente tiempo; y para mantener el enfoque, busca una forma efectiva de evitar las distracciones.

Dar los primeros pasos con tiempo quiere decir tomar decisiones por adelantado. Cuando procesamos la bandeja de entrada estamos dedicados por entero a eso, a tomar decisiones.

Pongamos por caso ese proyecto con fecha. En algún momento temprano habrá sucedido algo (una llamada, un e-mail, una idea) que ha iniciado el proceso: de repente es responsabilidad nuestra hacer una entrega en una fecha determinada. Eso quiere decir que en algún momento hemos tenido la oportunidad de capturar el e-mail o una nota sobre la llamada. Pues bien, es por eso que lo siguiente que hacemos es procesar esa nota o e-mail. Claro que podemos obviar esa “alerta”, ese asunto, pero no tiene sentido: si la hemos capturado quiere decir que nos ha llamado la atención, y por tanto pasa a ser un asunto en nuestro foco de atención.

Si ignoramos esa nota y esperamos a que nos exploten las cosas, por otro lado, nos podemos encontrar con que el correr no sea suficiente, con que necesitemos recursos o acciones que requieran más tiempo que el que le podemos destinar. Eso hará que acabemos haciendo parches, el trabajo a medias o muy justo, y no podamos dar calidad al resultado final, todo por llegar a la fecha de entrega.

Las cosas funcionarán mucho mejor con un sistema de productividad como GTD. Desde el momento en el que la idea del proyecto despierta en nosotros, tomamos el control de ella. Aún si no hemos de hacer nada al respecto durante un tiempo, nunca se pierde, pues la revisamos con frecuencia. Podemos marcar pasos intermedios, sin necesidad de estrés, y trabajando tan bien como si estuviéramos en una fecha de entrega porque siempre que trabajemos lo vamos a poder hacer al 100%, sin distracciones, independientemente del tipo de trabajo o las circunstancias de tiempo.

Fotografía: 235/365 Hair pulling stress de stuartpilbrow.

El primer vídeo de Du Tudú es una demostración de  Catch, un software de captura de notas para smartphones, tablets, etc. que tuve el placer de ver en el Mobile World Congress 2012, en Barcelona, hace dos semanas. En el vídeo, Pierre Couteau, VP Business Development de Catch, nos explica qué puede hacer esta herramienta y qué novedades presentaron en el MWC2012.

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