La entrada 15 se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Le he dado una vuelta, y creo que tiene razón. Voy a escribir aunque sea una pequeña reseña. No por el autobombo, sino porque ya hay suficientes retos y problemas a diario como para dejar pasar la oportunidad de celebrar algo.

El blog nació para ordenar mis pensamientos sobre productividad personal, pero rápidamente, junto con algunos otros, vino a llenar un hueco sobre este tema en castellano. En ese proceso, el crecimiento del blog vino con el mío y me ayudó a definir mi propósito.

Este propósito, para mí, tiene que ver con ayudar al máximo de personas a ser más efectivas para que se puedan centrarse en entregar su máximo valor. Sigo trabajando en ver cómo puedo hacer esto de la mejor forma. Mientras encuentro el ‘cómo’ me centro en, por lo menos, mantener el blog activo, que es la forma que ya conozco de llegar a los demás.

Y por eso esta celebración, porque durante los últimos 13 años, aunque sea con un post al mes, una micro acción; pensar que una sola persona se haya replanteado su forma de trabajar gracias al blog hace que quiera seguir en marcha. No sé si en adelante se materializará de alguna otra forma, quizá en un curso, mentorías, formaciones; o solo seguiré publicando, pero espero poder leernos dentro de 365 días y celebrar otro año hablando de efectividad.

La entrada 13º aniversario de Du Tudú se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

He vuelto a tener un cambio en mi vida. Hace unos días empecé a trabajar en un nuevo proyecto. Si has pasado por esto, ya sabes todo lo que me encontré: he conocido a muchas personas nuevas, tanto compañeros como colaboradores; he absorbido mucha información, he tenido que observar mucho también (la cultura de las empresas no es algo que se aprenda a través de un manual). También he tenido que definir cuál es mi trabajo en ese entorno, y empezar a entrar en materia.

Este es uno de esos cambios grandes por los que pasamos en la vida, y puede convertirse en algo más o menos catastrófico en función de cómo de controlada tengamos la situación.

Os voy a explicar algunos de los ajustes que he tenido que hacer, y cómo la metodología GTD me ha permitido responder adecuadamente.

Mis horarios han cambiado

Ahora tengo horarios de entrada y salida. Los horarios son siempre un tema «orientativo», porque no hay cerebro que pueda compartimentar horas y pensamientos, pero en cuanto a la presencia física hay que guardar las formas. He tenido que cambiar mis rutinas y la hora a la que me despierto. Mis acciones a primera hora tienen que ser más regulares, para poder llegar a la oficina a una hora regular.

Mis herramientas de trabajo han cambiado

El primer shock fue volver a trabajar con Windows y herramientas Office, con el correo alojado en la infraestructura de la empresa. La sensación que tengo es la de que me han puesto badenes para que no coja demasiada velocidad, con la cantidad de clics extra y limitaciones que tengo respecto a mi antigua forma de trabajar.

Aquí entra en juego el principio del área de influencia: ¿qué cosas puedo hacer yo para que esta situación mejore, y qué está fuera de mi alcance?

• Dentro de mi área de influencia está instalar pequeñas aplicaciones que me faciliten el flujo de trabajo. Pueden ser automatismos, atajos de teclado o expansores de texto. Estoy haciendo bastante I+D en ese aspecto.
• Fuera de mi área de influencia está el escoger el sistema operativo y cómo funciona el correo. Al menos por ahora, espero que en algún momento pueda empezar a ‘pinchar’ a los responsables de IT. Por tanto, tocará resignarse y buscar la mejor forma de aprovechar lo que tengo.

El gestor de listas GTD

En vista de esta situación ya había empezado a buscar alternativa a mi fiel OmniFocus, una herramienta fantástica para llevar el sistema GTD siempre que no salgas de macOS. La versión web para acceder desde Windows es, a parte de un servicio de pago adicional, una versión demasiado pobre para justificar centrar mi sistema alrededor suyo.

Así que moví mi sistema a Notion, un software que llevo tiempo probando y comentando en el canal de YouTube de Equipos Sin Oficina. Notion es una herramienta muy versátil, y permite montar un sistema desde lo más simple (una página por lista, como haríamos con Evernote o Recordatorios) a lo más complejo (bases de datos enlazadas para hacer filtros). Y sí, he hecho cosas muy chulas y funcionales, pero experiencia de trabajo no es la misma que con una aplicación ad hoc para la gestión de acciones.

De todas formas, si te interesa saber cómo lo he montado, déjame un comentario y lo explicaré aquí y/o en YouTube.

Herramienta de captura

Este cambio de herramientas ha afectado también a como capturo cuando estoy delante del ordenador. En mi Mac capturo con cero fricción. Para hacer lo mismo en Windows, estoy buscando una opción que me permita:

• capturar en el correo electrónico estando en Windows
• activar la captura con un atajo de teclado (ejemplo: pulsar Win-C poder empezar a escribir la captura; menos de 1 segundo para empezar a escribir)
• que funcione sin conexión.

Aún no lo he conseguido. Ahora, si pulso Win-1 me aparece una ventana que me captura en Notion, si estoy on-line. Todo se andará, ya que puede ser mi pequeño proyecto de programación.

Porque ya no programo, ¿no os lo había dicho? Ah, pues esto vendrá en otra parte del artículo, cuando hable de las áreas de responsabilidad.

De momento ya he podido empezar a trabajar en el día a día, con mi sistema en otra herramienta pero 100% útil, y un sistema de captura funcional (en cualquier caso, con papel y lápiz al alcance de la mano).

¿Cuál es tu experiencia acerca del control del día a día ante una situación de cambio con GTD? ¿Te interesa ver una implementación de GTD en Notion?

Imagen: Austin Distel

La entrada GTD se adapta a las circunstancias (parte 1) se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Pero si no tengo estrés, ¿cómo le llamo a la sensación que tengo? Para mí, «noestrés» sería un nombre poco afortunado. David Allen, para ponerle un nombre a «la cosa», llama a esto «sensación de control».

Entonces, siento estrés cuando en mi vida hay caos, cuando las personas o circunstancias me exigen cumplir mis responsabilidades y no sé cómo lo voy a hacer. Sufro estrés sobre todo ante la incertidumbre porque no sé qué tendré que hacer o qué se me viene encima.

En cambio, cuando sé que todo lo que está en mi área de influencia «sigue su curso» me siento tranquilo, o como decía antes, tengo «sensación de control». En ese momento de tranquilidad no me importa mucho el «cómo» de las cosas. Para eso tengo una mente extendida a la que le puedo preguntar cuando lo necesite. Paz mental. Es lo más.

Insisto, estoy hablando de sensaciones. Quiero vivir tranquilo. Cada uno que le ponga el nombre que quiera a esa sensación. Dudo que alguien prefiera que su trabajar con estrés, seguramente querrá venirse conmigo «al otro lado».

Ahora bien, parece que el nombre de la «sensación de control» confunde a algunas personas que se han acercado a GTD, y creen que la metodología propone llegar a este estado «controlándolo todo».

GTD para trabajar sin estrés

Como decía al principio. cada uno llega a la sensación de control por su propio camino. GTD propone hacerlo mediante estos 5 hábitos:

• Recopilar: asegúrate de que no se te escapa ningún asunto que te llame la atención.
• Aclarar: decide qué hacer (o no hacer) con todas esas entradas.
• Organizar: crea esa mente extendida con tus decisiones.
• Revisar: mantén la mente extendida en forma.
• Ejecutar: escoge de la mejor forma a qué vas a dedicar los próximos minutos.

Estas no son las definiciones oficiales, soy consciente. Las «buenas» me las sé, pero he creído que estas eran más representativas para el caso que nos ocupa.

Ahora, no hace falta que uses GTD. Quizá usas otros hábitos que, en su conjunto te producen tranquilidad. Me parece fantástico, creo que eso es lo que tendría que buscar cualquiera. ¿Tu eres capaz de estar tranquilo si borras emails al azar? ¿Dejando que a veces se te olviden cosas? Bien por ti. Lo digo de verdad. Conozco personas a quien les da igual olvidarse de sus responsabilidades porque siempre hay alguien para recordárselas. No sé si consiguen trabajar sin estrés ni cómo lo llevan las personas de su alrededor, pero si eso les consigue paz mental, les doy la enhorabuena.

En busca del «control total»

Volviendo a GTD y sus hábitos, no sé cuál es el punto que dice que «hay que controlarlo todo». De verdad que lo busco y no lo veo. Yo creo que «tener que controlarlo todo» me provocaría más estrés del que me soluciona. Al contrario, lo que busca Getting Things Done es eliminar, eliminar y después eliminar un poco más. ¿Como?:

• dándote un momento para que pares y pienses de verdad, para que en lugar de trabajar por inercia te dés cuenta de cuándo no hay que hacer nada al respecto realmente,
• permitiéndote y motivándote a pensar en cómo conseguir más y mejores resultados trabajando menos,
• recordándote que delegar una tarea a otra persona es una buena opción (incluso necesaria),
• aconsejándote que revises tus compromisos, porque lo que ayer decidiste hacer quizá hoy ya no tenga sentido,
• haciendo mucho «set and go» (mucho, muchísimo), lo meto en el sistema y me olvido hasta que llegue el momento,
• recordándote que la papelera es una herramienta infravalorada

Como ves, mucho eliminar, y poco o nada de «micromanagement», ni controlar nada ni a nadie. Si de algo peca GTD, como mucho, es de hacerte pensar en un día a día que invita poco a ello.

Espero que con esto te haya motivado a conseguir esa sensación de control, y aclarado el posible malentendido entre «sensación de control» y «controlarlo todo». A pesar de compartir una palabra, precisamente tienen sentidos prácticamente opuestos.

¿Necesitas ayuda para empezar con GTD y la efectividad personal? Escríbeme y hablamos sobre cómo te puedo ayudar.

Imagen: Dingzeyu Li

La entrada Trabajar sin estrés y la sensación de control se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Eso quiere decir que pronto volverá a haber libre circulación de personas y, con ello, libertad de volver a la oficina, a las mismas rutinas y formas de trabajar de siempre.

Cuando eso suceda, te propongo un ejercicio. Observa qué ha sido diferente en tu productividad y efectividad personal. Seguro que tus hábitos, tu forma de trabajar y tu forma de relacionarte ha sido distinto. Aprovecha haber pasado por eso para sacar algún aprendizaje.

Antes de empezar, quería hacerte una reflexión. Estaría bien poder preguntarnos, si ha sido nuestro caso, «¿me ha funcionado teletrabajar?», no sería honesto. No considero que en la mayoría de casos estas semanas hayan sido un ejemplo real de teletrabajo. Muchas empresas han pasado a teletrabajar de un día para el otro, sin un plan ni preparación. Las familias con niños pequeños habrán tenido que dividir su atención entre ellos y su trabajo. La situación nos ha afectado psicológicamente (estar cerrados en casa, no poder hacer todo lo que queríamos, la ansiedad y la preocupación, etc.).

Lo que sí podemos hacer es observar qué hemos aprendido, gracias (o a pesar de) la situación. Te voy a proponer algunas preguntas, por si te sirven de guía:

Tu día a día

• ¿Cómo has creado nuevas rutinas o hábitos?
• ¿Qué te han aportado?
• ¿Crees que, ahora que tienes que volver a cambiar de hábitos, puedes crear rutinas nuevas más útiles? Quizá no tengas por qué volver a las mismas rutinas que tenías meses atrás, quizá hayan quedado obsoletas o haya mejores opciones.
• ¿Qué has echado de menos? ¿Cómo te asegurarás de tenerlo más a menudo?

La relación con otras personas

Dentro de casa, con tu familia o compañía directa,

• ¿Qué relación has tenido estos días? ¿Qué has hecho que no hicieras tanto antes?
• ¿Con qué te quedas de todo eso? ¿Cómo lo podrías mantener?
• ¿Qué te quieres quitar de todo eso?

Con los demás,

• ¿Qué hay de otras relaciones? ¿Has tenido más relación con otras personas? ¿O menos?
• ¿Sientes ganas de quedar con otras personas a tienes ganas de quedar con otras personas? ¿Cómo lo puedes potenciar o mantener en el tiempo?

En el trabajo

En tu forma de trabajar,

• ¿Has tenido que aprender a gestionarte tu mismo? ¿Qué has descubierto nuevo?
• ¿Qué te ha funcionado? ¿Qué vas a hacer para poder seguir aplicándolo?
• ¿Qué vas a dejar de hacer? ¿Vas a recuperar algo que hacías antes? ¿Hay una tercera opción?

Con tus compañeros de trabajo,

• ¿Qué hay de la comunicación con ellos? ¿Has detectado alguna mejora? Quizá has hecho más, o menos reuniones, o de forma distinta. Quizá te has enviado menos emails, has usado más el chat… Dale una vuelta.
• ¿Qué puedes trasladar de esa experiencia al trabajo en la oficina?
• ¿Qué es útil que se quede de forma digital, aunque ahora os podáis encontrar físicamente?

Respecto al trabajo remoto,

• ¿Qué cosas no has echado de menos durante el trabajo remoto? ¿Te alegras de que no sucediera alguna cosa? ¿Puedes evitar que alguna de estas cosas vuelva?
• Respecto al trabajo remoto, qué has aprendido? qué crees que te hubiera faltado para trabajar mejor? Imagina que tu empresa te dice que puedes pedir lo que quieras para teletrabajar; qué le pedirías? Te gustaría repetir? Porqué, o porqué no? Como puedes usar eso para teletrabajar más a menudo, o en su contra, para sacar más provecho del trabajo en la oficina?

Creo que hay que aprovechar las experiencias para aprender, y esta ha sido (está siendo, cuando publico esto) una experiencia excepcional.

¿Qué otro aprendizaje crees que puede ser útil? ¿Qué añadirías a la lista?

Imagen: [Sarah Kilian](https://unsplash.com/photos/yvxw4K9lYKo)

La entrada Qué hemos aprendido en esta crisis se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Hay días más extraños todavía, días que son extraordinarios. Da igual que sepas por adelantado si van a ocurrir o no. Preparas planes de contingencia, haces suposiciones sobre qué podrás hacer y qué no. No importa, nada sale como habías pensado. Durante el día no puedes hacer nada, pero encuentras un momento de claridad mental por la noche, cuando deberías estar pensando en dormir. Crees que las próximas 4 horas de espera te servirán para trabajar, pero donde realmente consigues sacar algo es en esos 10 minutos al lado de la máquina de vending con un café aguado.

En muchos lugares del mundo estos están siendo días extraños. Al acabar la jornada habremos avanzado trabajo, pero será muy distinto a la idea que teníamos antes de empezar. Si queremos superar las peores circunstancias necesitamos ser capaces de mantener el control: tener un mapa de nuestra realidad y saber cuál es nuestra posición en él. Una vez tengamos esa claridad, hay que empezar a dar pasos. Y con ambas cosas podremos responder adecuadamente a los cambios que vayan ocurriendo.

Por eso es importante tener siempre un sistema de efectividad personal que nos sirva de apoyo. Los días más normales nos facilitan la vida, pero los días en los que el mundo da la vuelta son oro. En cuanto más caos hay a nuestro alrededor, más indispensables se vuelven. Primero para mantener la calma, y a partir de ahí para enfrentarnos a la realidad, no importa lo testaruda que sea.

Fotografía: propia.

La entrada Días extraños se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Esto me ha hecho recordar mi primer amor «efectivo».

El calendario de Asimov

Hace unos años se ha vuelto a popularizar un calendario que originalmente creó Isaac Asimov. Asimov era un escritor de ciencia ficción, pero antes de eso era científico con inquietud en varios campos. En su libro La tragedia de la Luna publicó una propuesta de calendario perpetuo.

Asimov propone que, en lugar de dividir el año (es decir, el tiempo que tarda la Tierra en dar la vuelta al Sol) en meses, lo hagamos en cuatro «estaciones» de 91 días. Las estaciones se llamarían A, B, C y D. Los cuatro bloques quedarían igual, con lo que tendríamos un calendario perpetuo:

Si te has fijado, hay un pequeño desajuste. 91 días por 4 estaciones son 364 días, y un año dura 365,5 días. Eso quiere decir que hay un día que no entra en esta estructura (dos los años bisiestos, como éste). Pero Asimov tenía respuestas para todo.

Él propuso un día festivo llamado el «Día Mundial del Amor Fraterno». Una de las estaciones tendría 92 días en lugar de 91. Ese día adicional no tendría un día de la semana, no se le llamaría ni lunes, ni martes, ni cualquier otra cosa.

Cambiar a un nuevo calendario es una tarea titánica, por no decir imposible. Primero por lo costoso (económica y culturalmente) que sería. Segundo, porque hay culturas y religiones a las que esta organización les resulta un problema.

Ventajas del calendario perpetuo

Aún así, pensemos por un momento en las ventajas que tendría sobre la efectividad este calendario:

• Siempre sabríamos en qué día de la semana cae una fecha. El 48 de A es sábado, igual que el 48 de B.
• Los cálculos sobre periodos siempre serían iguales. Al sacar un resultado económico a tres meses la cantidad de días no es constante. Con este otro sistema las estaciones son constantes.
• Los turnos de trabajo se pueden cuadrar una sola vez.
• Sería más sencillo saber cuántos días han pasado entre dos fechas.
• Los festivos estarían fijados. Se acabó adivinar cuándo viene un puente o el tiempo que tendremos una semana concreta.

Este artículo, a la vista está, no es un ensayo profundo donde analizo todos los pros y contras en detalle (por ejemplo, ¿cómo se contabiliza el día del Amor Fraterno, si todo cuadra tan bien?). Solo pretendo mostrar la posibilidad de hacer las cosas de otra forma.

Cuando leí el libro hará más de 20 años tuve mi primer pensamiento «de amor» relacionado con la efectividad personal (aunque por entonces no la conocía como tal). La sensación de pensar en cuánto trabajo mental nos ahorraríamos con un calendario así me abrumó.

En el último momento algo me detuvo y no acabé llamando casa por casa para convencer a todo el mundo de las ventajas del calendario (creo que una de las razones era que hablar por teléfono era mucho más caro que ahora, pero podría equivocarme).

¿Conocías ya este calendario? ¿Qué te parecería un calendario donde la numeración fuera más regular?

Imagen: Nick Hillier

La entrada El calendario estacional o Asimoviano se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

La efectividad es hacer bien las cosas correctas. Redactar un informe puede ser correcto, pero si lo hacemos distraídos lo haremos mal (introduciendo datos erróneos, por ejemplo). Hacer una tarea que no nos corresponde tampoco es efectivo, aunque seamos excelentes.

La efectividad personal es la competencia o habilidad de una persona de ser efectiva. La persona efectiva hace las cosas que debe hacer, y las hace bien. Tiene claro los resultados que debería obtener y actúa para conseguirlos.

Entre el trabajo más concreto y definido (apretar un tornillo en una línea de montaje) y el más abstracto y estratégico (ser presidente de un estado) hay toda un espectro de ocupaciones y responsabilidades. La tuya también está en ese rango.

Para tu trabajo, como en el resto, ¿no es deseable la efectividad? Idealmente, ¿no deberíamos hacer todos lo que tenemos que hacer, y de la mejor forma posible?
Ahora piensa en tu trabajo durante la última semana. ¿Tienes la sensación de que pasas el 100% de tu tiempo siendo efectivo? Sino, ¿cuanto? ¿Un 90, un 80%? ¿Menos?

Si no estás un porcentaje alto del tiempo siendo efectivo, probablemente trabajes con la sensación de que hay cosas que no están bajo control. Esa sensación es el estrés, y no hace falta que hable de cómo nos afecta a la salud y a la calidad de lo que hacemos.

La efectividad personal aplica a la persona

Estarás pensando, “yo quiero hacer las cosas que he de hacer, pero es que en mi trabajo…”, y aquí una serie de situaciones: reuniones, interrupciones, emails, etc. Esto te da dos opciones:

• Cambiar el entorno en el que trabajas: eliminar las reuniones, dejar de usar el email para comunicarte, etc.
• Cambiar tu respuesta al entorno: si acepto que esa es mi realidad, qué cosas puedo hacer para que no afecten a mi efectividad.

Los cambios del entorno son posibles, pero requieren grandes esfuerzos para conseguir pequeñas mejoras cada vez. No podemos esperar a que toda una organización cambie para que nosotros empecemos a trabajar mejor.

La otra opción es la más realista: hacer lo que esté en nuestra mano para mejorar nuestra forma de trabajar. Hemos de adoptar hábitos que provoquen que cada minuto trabajado sea un minuto aprovechado de la mejor forma.

La competencia que estamos buscando se llama efectividad personal. Se puede aprender a ser efectivo. De hecho, no se nace siéndolo. Si no estás en ese 100% de sensación de hacer lo que deberías estar haciendo es que tienes margen de mejora.

En resumen, muchos de los entornos de trabajo actuales (y en ocasiones hábitos personales) nos dificultan que pasemos todo el tiempo siendo efectivos. Esto provoca estrés y como consecuencia peores resultados. Cambiar esta situación pasa más por aprender competencias como la efectividad personal y menos por esperar a que el entorno cambie.

Imagen: Clark Young

La entrada ¿Por qué aprender efectividad personal? se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

En GTD, el paso de aclarar consiste en prestar atención, cosa por cosa, a todo aquello que hemos capturado, y tomar decisiones al respecto. Después de aclarar, una nota deja de ser un garabato en un papel y da paso a una siguiente acción. Una nota de voz se convierte en la semilla para escribir un libro. Un mensaje de publicidad desaparece sin interrumpir nuestro trabajo.

El paso de aclarar a veces genera rechazo por sus dos elementos: el árbol de decisión y el hecho de tocar las capturas solo en momentos puntuales del día.

El árbol de decisiones es, en realidad, lo más complejo de explicar pero lo menos relevante. En unos días será un proceso automático. Lo más importante es la pregunta “¿qué es esto que estoy aclarando?”, algo que parece evidente preguntarse.

Aclarar en momentos concretos es, probablemente, lo que más rompe los esquemas a la mayoría de personas. Traducen eso por “no puedo leer los mensajes de email a medida que entran”. Además, hay una falsa percepción de que leer los correos a medida que llegan es más rápido que hacerlo en un solo bloque [^1].

Sumando ambos elementos, tenemos la excusa perfecta: "trabajar en bloque es lento, y tomar decisiones requiere un esfuerzo extra que, leyendo los mensajes ‘como se ha hecho siempre’ no se tiene que hacer. Aclarar es una pérdida de tiempo, se hace trabajo extra". Hay sensación de “complejidad burocrática”.

Qué es en realidad aclarar

Aclarar no es leer el email. Es pararse a pensar y decidir para cada cosa que se ha capturado. No solo se trabaja sobre el correo electrónico, hay muchas más cosas que llaman nuestra atención, y al aclarar las atendemos todas.

Todo esto se hace en una ‘burbuja’ mental, un momento durante el día en el que solo estamos haciendo eso.

Un correo electrónico puede llegar mientras redactamos un informe de ventas. Nuestra mente intentará quitarse ese correo de encima lo más rápido posible, para volver a lo que estábamos haciendo. Y ‘lo más rápido posible’ quiere decir ‘sin pensar demasiado’.

En cambio, cuando estamos aclarando, estamos creando un entorno mental seguro. Cada vez que procesamos una captura nos centramos solo en eso. Le dedicaremos el tiempo, y la profundidad mental, que haga falta.

Resumiendo, al aclarar estamos:

• Dedicando el mismo tiempo que dedicaríamos a procesar individualmente cada captura.
• Prestando atención a todos los asuntos, no solo el email (nuestras ideas, por ejemplo, pueden no estar como mensajes de correo; ¿cómo les haríamos caso de otra forma?).
• Pensando, en la profundidad que requiera, en cada asunto.
• Haciendo esto sin distracciones, es decir, con atención plena a cada asunto.

Con GTD o sin GTD, aclarando o no, esto es lo que deberíamos estar haciendo en nuestro trabajo. Lo que nos distingue, nuestro valor más importante, es pensar. Si de esta lista hay algo que te parece trabajo extra, ¿estás seguro de que sobra aquí, o es algo que te falta a ti?

[^1]: Aclarar es más que leer las capturas; la percepción, aún solo hablando de lectura, es la misma.

Imagen: Austin Distel

La entrada Aclarar en GTD no es perder el tiempo se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.

Qué te voy a contar

En este artículo te voy a explicar:

• Qué es una revisión anual: qué sentido tiene parar una vez al año a pensar.
• Cómo se hace una revisión: qué es lo más importante a tener en cuenta para sacar el máximo provecho de este ejercicio.
• Qué hacer a continuación: cómo darle sentido a lo que hemos pensado, qué valor tiene y cómo dárselo para que no se quede en un ejercicio de fantasía.

Qué es la revisión anual

Una revisión anual sirve para observar aquellos asuntos que tienen un tiempo de vida anual, e implicarlos en el día a día; bajarlos al nivel de lo corriente para que también avancen.

Pasamos mucho tiempo con la cabeza puesta en los ciclos cortos, decidiendo qué vamos a hacer en el día de hoy o durante la próxima semana. Eso es necesario, e igual de necesario es fijarse en ciclos más largos, como el anual. De lo contrario, nos dejaremos llevar por el flujo del día a día, y no nos fijaremos en aquello que requiere más tiempo (meses o años) de atención. Pero para que dentro de un año consigamos un objetivo anual, hemos de empezar hoy, no dentro de un año.

Eso que es tan evidente, que para conseguir resultados a largo plazo hay que empezar con tiempo, se nos puede olvidar si no tenemos un hábito de revisar nuestros asuntos a ese nivel. ¡Qué fácil es renegociar nuestos compromisos con un «ya lo haré el año que viene»! Pero recuerda esto: llegará un día en el que no tendrás un «año que viene». ¿Qué harás entonces?

Así que está claro: hay que dedicar tiempo a pensar esas cosas que queremos conseguir en un año e iniciar el camino para llegar a ellas.

¿Cuándo hacer la revisión?

La revisión se puede hacer en cualquier momento del año. Por ejemplo, yo habitualmente la hago entre agosto y septiembre porque me va bien ¹

El mes de diciembre es otro buen momento, coincide con el cambio de año y muchos de los ciclos laborales (presupuestos, etc.) se adaptan al calendario. Además, pasar de un año a otro se presta a la perspectiva del resumen.

¿Cómo se hace una revisión anual?

Durante la revisión querremos conseguir principalmente dos cosas:

• Evaluar qué hemos hecho durante el año anterior, para aprender de nuestra experiencia.
• Definir y comprometernos con los objetivos para el siguiente año.

Una revisión requiere tiempo y concentración, así que lo primero será encontrar un momento adecuado en el que nos podamos enfocar por completo, con el mínimo de distracciones. Al fin y al cabo, ¡de ello dependerá lo que hayamos conseguido dentro de 365 días!

Es tentador hacerlo durante las vacaciones de navidad, por lo de tener más tiempo disponible, pero la lógica indica que lo hagamos antes de fiestas. Haz memoria: en estas fiestas muchos cometemos excesos, y las decisiones que tomemos estarán influenciadas por el sentimiento de culpabilidad («quiero adelgazar», etc.) que, pasados unos días, se nos habrán

Entrando en materia

Empezaremos por la revisión de qué ha sucedido durante el año anterior. Empieza por recordar los logros que has conseguido durante este año. Son los frutos de tu esfuerzo. No es solo por motivarte, es un ejercicio de reconocer lo que puedes conseguir cuando te lo propones, de ponerte en valor a ti mismo.

Después ve haciendo memoria de cómo han sido las cosas este año, y si quieres o no cambiarlas:

• Identifica aquellas cosas físicas que ya no tengan sentido conservar durante el año siguiente, para deshacerte de ellas y no tener el coste (aunque sea emocional o de energía) de seguir manteniéndolas.
• Reconoce qué hábitos tienes que no te benefician, que restan a tu efectividad. Busca con qué hábitos que ‘sumen’ puedes sustituir esos hábitos negativos.
• Revisa cómo has reaccionado emocionalmente a todo lo que te ha sucedido, y en tus emociones actuales. Fíjate en si es así como quieres entrar en el siguiente año, y sino piensa qué puedes cambiar (como hábitos, objetivos, actividades) para cambiar también emocionalmente.
• Advierte cómo han funcionado tus relaciones durante este año. ¿Qué personas han sumado? ¿Qué relaciones son las que te han aportado mayores beneficios²? ¿Quienes te hacen sentir miserable? ¿Puedes programar o facilitar más citas con aquellos que suman?

Para recordar el máximo de eventos posibles, haz esta revisión con tu calendario o agenda al lado, y hazte estas preguntas para todo lo que ha pasado semana por semana. Si tienes un diario será aún mejor.

A continuación piensa en todas las cosas nuevas que puedes añadir este año que empieza:

• ¿Qué objetivos quieres conseguir? ¿Sobre qué cosas te gustaría estar escribiendo dentro de un año? ¿Qué logros alcanzarás?
• Si hay alguna meta que quieres conseguir y requiere más de un año, ¿qué hito o parte de esa meta mayor avanzarás durante el próximo año?
• ¿Qué habilidades te gustaría adquirir? ¿Qué te gustaría aprender?

Por último, viendo lo que quieres conseguir, en qué quieres invertir la energía de tus días, pregúntate: ¿qué hábitos estratégicos puedo adoptar para que me ayuden a conseguir estos objetivos? Recuerda que los hábitos, una vez implementados, te ayudan a hacer acciones con mucha menos energía y esfuerzo. ¿Qué hábitos te podrían potenciar? ¿Leer más? ¿Salir a caminar cada día? ¿Cambiar tu desayuno por algo más nutritivo?

Aterriza tu visión anual

Ahora tienes una bonita película de cómo quieres que sea tu próximo año. ¿Qué más necesitas? Lo primero, escribirlo todo, que no quede solo en un cuento que te has contado sino que sea una propuesta firme de lo que esperas conseguir y en lo que vas a invertir esfuerzos. Y después lo más importante: pasar a la acción. Repasa tus objetivos y define proyectos o resultados más pequeños; de éstos, define cuál es la siguiente acción física realizable que lo pueda hacer avanzar, y ponte con ello³.

Prográmate revisar estos objetivos anuales de vez en cuando (una vez cada mes o cada tres meses). Así te asegurarás de que tus acciones y proyectos diarios están alineados con lo que quieres conseguir. También, a nivel emocional funciona muy bien visualizar a menudo (incluso a diario) cómo será todo cuando hayas conseguido estos objetivos: como te verás a ti o a los demás, que oirás, cómo te sentirás, etc. Sí, aunque no esté explicado en el libro de GTD David Allen también lo hace

En un artículo anterior también te doy algunos consejos para conseguir tus objetivos anuales.

En resumen

Lo importante es entender las razones por las que hacemos las cosas. En este caso es para revisar aquello que en el día a día no percibimos porque no nos afectan de la noche a la mañana, sino que llevan un proceso.

Para hacerlo, lo más útil es ver qué ha funcionado y que no durante los meses anteriores, en todos los aspectos. De ahí, podemos decidir qué «nos dejamos puesto», qué nos ha sido útil, y qué debemos cambiar para mejorar. Por último, añadamos cosas nuevas, objetivos que nos ilusionen y etapas nuevas que podamos empezar.

Todo esto no es solo un ejercicio de fantasía, si realmente queremos cambiar podemos hacerlo. Lo imprescindible será entonces pasar a la acción: no es necesario comernos el mundo el primer día ni provocar un estrés innecesario; se trata de reconocer que cada día hemos de dar pasos para llegar a dónde queremos. No importa que sean pasos pequeños, sino que sean firmes. Para eso tenemos 365 días por delante, para finalizar nuestra maratón personal; sin prisa pero sin pausa.

Fotografía de Hannah Olinger

¹ Pero no tiene por qué ser siempre igual. En mi situación actual estoy haciendo revisiones más frecuentes, cada mes o tres meses, porque la circunstancia lo requiere. Esto es lo bueno de entender por qué se hacen las cosas, en este caso las revisiones: para aclarar y tomar el control cuando lo necesitemos.

² Como en todo, el beneficio aquí lo defines tú. No estoy implicando que las relaciones solo tengan sentido para obtener beneficios materiales; al contrario, una relación que te llene con una persona te traerá beneficios emocionales, al igual que una relación tóxica o que no sea entre iguales te restará felicidad.

³ O déjalo para después de vacaciones si quieres, pero no te lo aconsejo: aprovecha la inercia de la motivación actual.

La entrada Guía para hacer tu revisión anual se publicó primero en Du Tudú: GTD y productividad personal.