Sólo quería dejar una breve nota, como cada año, de que han vuelto a pasar otros doce meses de artículos sobre productividad personal que espero que os hayan sido útiles.

Este año ha sido un poco más relajado en el ritmo de los artículos, me ha hecho falta para seguir mejorando y así tener nuevo material que ofreceros. He de agradeceros la participación en los artículos, y los comentarios que me hacéis llegar por aquí o por twitter que me animan a seguir.

Llega también agosto y la época de descansar y disfrutar del verano, así que haremos una pausa y volveremos en septiembre, con objetivos actualizados y las ganas de compartir historias con vosotros con energías renovadas. ¡Felices vacaciones!

Fotografía: voxtrot:the start of something por visualpanic

Aquí está el calendario escolar compacto para el curso 2010-2011. Se trata de una adaptación del popular calendario compacto de David Seah a los meses del curso escolar, de agosto de 2010 a julio de 2011. Los festivos por el momento no están definidos, así que son calendarios ‘limpios’, sin fechas destacadas.

Si necesitas calendarios de 2010 compactos con el año natural  (de enero a diciembre) puedes encontrarlos en El Canasto.

Lo primero que nos viene a la cabeza cuando hablamos de delegar es enviar un e-mail a un compañero de trabajo pidiéndole que se encargue de una tarea, o nos imaginamos dejándole una carpeta de un proyecto para que se encargue él. Es un ejemplo, pero hay otras veces en las que delegamos y quizá no se nos ocurre darle ese nombre.
Voy a poner un ejemplo práctico: la reparación de un electrodoméstico. Para los que no sabemos repararlo nosotros mismos, lo lógico será llevarlo a un servicio técnico. Por tanto, delegaremos en otras personas la reparación.

Hoy he visto que mi reproductor de DVD estaba roto. Todavía estaba en garantía. Como tengo las facturas organizadas en una carpeta e iba a tardar menos de dos minutos en encontrarla, la he buscado en el acto. He apuntado en mi lista de @recados que he de llevar el aparato a la tienda, y lo he dejado en coche, con la factura, porque sé que lo usaré para llevarlo.

Días después, he decidido llevarlo a la tienda. Una vez allí me han tomado nota del recado y me han dicho que en el plazo de un mes lo tendrían reparado. Me han pedido también mi número de móvil para avisarme.

He guardado el resguardo, y antes de salir del centro comercial he apuntado en mi calendario de recordatorios, dentro de un mes, un recordatorio ‘DVD en reparación’. Para ello he usado el teléfono móvil.

Como he comentado otras veces tengo dos calendarios: el de citas y el de recordatorios. Las citas son cosas que tienen su fecha concreta, y el de recordatorios es mi equivalente del ‘tickler file’ de David Allen. Cuando pase un mes veré en el calendario de recordatorio esta cita, y la volveré a procesar (seguramente tendré que llamar a la tienda para reclamar).

Al llegar a casa, lo dejo todo en la bandeja de entrada. Cuando la proceso, guardo el resguardo en una carpeta que llevo del trabajo a casa, sé que la llevaré a casa casi siempre que salga entre semana de casa.

También pongo en mi lista ‘a la espera’ que el DVD está en reparación. No es imprescindible porque ya tengo el recordatorio, pero una máxima de GTD es volcar todo lo que tengas en la cabeza sobre tu sistema, hasta que te sientas tranquilo. Si apunto esto, me aseguro de quitármelo de la cabeza.

Pasan los días, y antes de un mes recibo un SMS en mi teléfono móvil avisándome de que el reproductor de DVD ya está reparado. Cuando proceso los SMS de mi móvil apunto ‘recoger el DVD’ en la misma lista @recados. Un día que volviendo a casa paso por cerca de la tienda me desvío y paso a recogerlo.

Fotografía: Toshiba HD-EP30 and Sony DVD Recorder por William Hook

La mayor parte de GTD trata sobre proyectos, acciones, organización, y otras cosas que se traducen en trabajo que hacer. Si habláramos de construir una casa diríamos que tratamos sobre cómo poner un ladrillo sobre otro de la mejor forma.

¿Qué otro modo hay sino de avanzar en la construcción? Si no es así, los ladrillos no forman paredes, las paredes no crean habitaciones y la casa no se termina. Pero hay un paso previo a eso, relativamente corto pero importante, sin el cuál no sirve de nada echar horas en construir, y es pensar como queremos que sea nuestra casa.

Con nuestras cosas pasa lo mismo. En cada idea que queramos convertir en realidad, en cada proyecto que queramos finalizar y en cada cosa que saquemos de la bandeja de entrada, hemos de dedicar unos instantes a qué queremos conseguir.

Mi último proyecto personal es acondicionar una terraza. Tengo varias opciones:

• Puedo apuntar una acción que sea “acondicionar la terraza”.
• Puedo ir a una tienda de bricolaje y dejarme llevar por las ofertas que tengan allí.
• Puedo dedicar unos minutos a imaginarme como será la terraza que quiero.

Por supuesto, la tercera es la mejor opción. Imaginarme lo que quiero conseguir es ver los muebles y plantas que quiero poner en la terraza. Pero también es escuchar el sonido del aire, o un sonido relajante de agua; y también lo es el calor del sol en verano, o mejor la sombra de un parasol, la comodidad del banco mientras hago una siesta…

Como ves, es importante usar todos los sentidos. En cuanto más vívida sea la descripción del objetivo, más claro y más motivación por conseguirlo. Si tengo todos los sentidos puedo detectar cosas como buscar una fuente de circuito cerrado para escuchar el agua, o fijarme en la forma y comodidad de los asientos para cuando llegue la siesta.

Crear mentalmente los objetivos clarifica tus ideas, te facilita detectar próximas acciones. Saber lo que quieres activa también tu filtro reticular, te hace estar atento a todo aquello relacionado con tu proyecto (imagina lo poco que te puede activar si sólo has escrito una línea en un papel sin hacer una creación mental).

Tener una imagen mental de tu objetivo es también una buena herramienta para revisar el curso del proyecto. Dedica unos segundos durante la revisión a recuperar la imagen, y ver cómo de cerca estás de cumplirlo, o si te estás desviando de lo que querías. De la misma forma, al comparar la realidad con tu imagen en algún momento te encontrarás con que coinciden, y sabrás que has conseguido tu objetivo.

Quizá quieras dedicar más tiempo a pensar en tu futuro jardín o futuras vacaciones que en dónde guardar unos calcetines, pero en una u otra medida todas tus acciones deberían ser consecuencia de definir antes un objetivo.

Fotografía: Rockola.fm por cesargp

Cuando delegamos una acción es porque somos responsables de cumplir un compromiso, y sabemos que hay alguien más adecuado que nosotros para hacer uno de los pasos necesarios. No es, de ninguna forma, un mecanismo para desentendernos, o ‘lanzar pelotas fuera’.

Aunque una acción esté delegada, seguimos siendo nosotros su responsable. A veces ocurre que se delega una acción y se saca de nuestro radar, de nuestra zona de control, esperando que en un tiempo prudencial la persona que tiene asignada la tarea la complete y nos devuelva el resultado.

Como no todo el mundo es igual de responsable con su trabajo, no es buena idea dejar el éxito de nuestros compromisos en manos de otros, y por eso hemos de hacer un seguimiento de las acciones que hemos delegado.

Cuando delegues

El seguimiento empieza en el mismo momento de delegar. Para empezar bien, haz lo siguiente:

• Confirma con la otra persona que ha recibido tu encargo. Si le envías la petición por e-mail y no te ha contestado en unas horas o al día siguiente, vuelve a escribirle o llamarle para que te confirme que ha recibido tu petición.
• Añade a tu lista de ‘a la espera’ el encargo que has hecho. Puede ser una lista o una hoja nueva por encargo, lo importante es que lo tengas en un sitio que puedas consultar a diario. De una forma u otra, apunta la acción que has pedido, a quién y en qué momento lo hiciste.

Personalmente, tengo dos listas de ‘a la espera’. Una es una etiqueta de mi correo GMail que pongo cuando envío un e-mail pidiendo algo. Es muy rápido y al listar los e-mails con esa etiqueta tengo una lista con lo que necesito (el qué en el asunto del e-mail, a quién en el destinatario, y cuándo lo hice en la hora de envío del e-mail). La segunda lista es una etiqueta en mi lista de acciones indicando que no es una acción pendiente mía sino que está delegada (también pongo una etiqueta con el nombre de a quién se ha delegado).

Día a día

A partir del momento en el que la acción no está en nuestras manos nos hemos de asegurar de que vuelve a ellas en condiciones. Lo que haremos será revisar de vez en cuando nuestra lista de ‘a la espera’ para ver si anda todo bien.

Para cada acción delegada, miraremos de qué se trata y cuánto tiempo lleva delegada. Con esa información nos hemos de preguntar: ‘¿es razonable el tiempo que lleva a la espera, o debemos tomar alguna acción?’. Lo que hacemos así es detectar acciones atascadas en manos de otros.

El tiempo ‘razonable’ depende de cada acción. Por ejemplo, delegar el cumplimiento de una fase de un proyecto puede llevar algunos días y no es necesario insistir cada día a la otra persona. En cambio, la consulta de un dato sencillo que puede solucionarse en unos minutos no debería demorarse más de un día.

Si detectamos que una tarea está atascada, que ha pasado demasiado tiempo sin volver a nosotros, lo trataremos como si estuviéramos procesando algo de la bandeja de entrada: preguntándonos ‘¿qué he de hacer con esto?’. Quizá debamos enviar un e-mail a la persona que tiene el trabajo, quizá sea mejor llamarle a él o a su compañero, quizá simplemente debamos realizar nosotros la acción… Como siempre, dependerá de la cuestión en concreto.

La frecuencia con la que hemos de revisar la lista de ‘a la espera’ ha de ser la que nos sea cómoda y que, en función de nuestro trabajo no fallemos a nuestros compromisos. A mí me resulta sencillo echar un vistazo al día, pero si en tu trabajo es importante dar respuesta en plazos más cortos puedes adaptarlo.

Fotografía: The waiting list por ferminet

42 Goals es una aplicación web para el seguimiento de objetivos o series de acciones. En esta aplicación podemos definir distintos objetivos y marcar cada día si hemos conseguido o no nuestro propósito. Por ejemplo, podemos proponernos estudiar cada día, y poner una marca siempre que lo hagamos.
42 Goals también nos puede servir de registro de actividades. Los objetivos pueden ser de tres tipos: contadores (he tomado hoy mi medicina ninguna/una/dos veces), lógicos (he/no he estudiado) y numéricos (cuanto he gastado hoy, cuantos kilómetros he corrido), y viene de serie con algunas plantillas: medir la productividad, tomar la medicación, seguimiento de gastos, dejar de fumar, y unas cuantas más.

Dentro de cada objetivo también podremos ver las estadísticas de progreso, como gráfico de barras o gráfico lineal acumulativo (depende del objetivo y la información que queramos representar).

42 Goals es apropiado para tener una lista de control atractiva de tareas que tengamos que hacer cada día, para hacer un seguimiento de un hábito que estemos adoptando, o para motivarnos visualizando nuestra constancia como en una cadena de Seinfeld.

42 Goals es gratuito, y se puede probar como funciona sin registrarse.

Esta semana estaba preparando con una amiga algo que teníamos que hacer la semana siguiente. Mientras hablábamos me dijo “a veces se me escapan cosas de las que tengo que hacer en mi ámbito personal porque se me olvidan”.

Se me ocurrió preguntarle “¿y por qué no usas un calendario?”. Me contestó que no le funcionaba del todo bien tal y como lo había probado hasta ahora, a lo que añadió: “en el trabajo sí uso un calendario, el que viene en el mismo programa de correo; eso sí que me va bien”.

A veces pensamos que el trabajo y nuestra vida personal no tienen nada que ver, que las herramientas y métodos de un ámbito son cosas totalmente separadas. Esto en parte es normal porque el tipo de tareas que hacemos en un lugar (reparar un neumático, rellenar un formulario de compras) suelen ser distintas.

Pero también es cierto que hay otras actividades que son comunes: hacer llamadas, procesar el correo electrónico, y gestionar nuestro trabajo pendiente. Si es así, ¿por qué los tratamos de distinta forma?

Fuera ya de la discusión sobre si debemos mantener o no separadas nuestras vidas profesional y personal, hemos de aprender a usar aquello que nos ha dado buen resultado en un sitio en el otro, y probar si funciona mejor.

Si usamos GTD o cualquier otro sistema de organización en nuestro trabajo, ¿por qué no aplicarlo también en casa? No es necesario mezclar las listas de acciones, hablo del método, de la mecánica. Igualmente, si usar un calendario en el trabajo nos funciona, ¿podría funcionar usar un calendario para nuestras cosas personales? Vale la pena, como mínimo, probarlo.

Pensemos también en el sentido contrario: si la forma en que despachamos el correo electrónico personal nos funciona, ¿puede adaptarse al correo electrónico del trabajo? Incluso si cruzamos las conductas: si la forma de leer los blogs personales es rápida, puedo aplicarla, por poner un caso, en leer revistas especializadas del trabajo, o aplicar el método que uso en la oficina con los formularios a las facturas domésticas.

Lo importante es reconocer lo que nos funciona, y no ser escrupulosos por su origen, sino atrevernos a probarlo en distintos ámbitos o con tareas distintas. No hay que desaprovechar una oportunidad de mejorar, y menos si es haciendo algo que ya sabemos hacer y, por tanto, no requiere tiempo de aprendizaje.

Fotografía: Christmas Season’s Over por kozumel

Si queremos ir a una población, tendremos que saber su nombre. Si vamos a comprar un vestido, antes de pagarlo tendremos que escogerlo. Si queremos escuchar música, tendremos que decidir qué disco o emisora de radio en concreto vamos a escuchar. Y si tenemos un objetivo, tendremos que definir exactamente qué es lo que queremos conseguir.

Esto parece una obviedad, pero no siempre lo tenemos en cuenta. Hay una serie de cosas a tener en cuenta para estar seguros de que nuestro objetivo es alcanzable. No estoy hablando de si somos capaces de conseguir lo que nos proponemos; a no ser que haya alguna limitación biológica podemos conseguir todo lo que queramos, si nos esforzamos.

Hay una serie de pautas para definir con precisión nuestro objetivo, y esto es básico para saber qué buscamos, qué perseguimos, hasta dónde hemos de llegar y cómo sabremos que estamos allí.

A estas pautas se les llama de muchas formas, una de ellas es ‘objetivos SMART‘ (inteligentes), que es un acrónimo en inglés sencillo de recordar: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound. Depende dónde miréis pueden cambiar las palabras, así que aprende el acrónimo como quieras, pero sobretodo quédate con la idea.

Specific (Específico)

Esto es primordial, y acostumbra a ser el primer fallo de nuestros objetivos. Un objetivo vago lleva a un resultado vago. ¿Qué quieres hacer, qué quieres conseguir? Tu inconsciente ha de saber qué es lo que persigues, para dar pasos hacia el objetivo y no en sentido contrario. Defínelo específicamente, de forma que cualquiera te pueda entender cuando se lo expliques.

La definición del objetivo ha de ser positiva, no negativa: tu objetivo no debe ser ‘no quiero ahogarme al hacer ejercicio’, sino su contrapartida positiva ‘quiero poder subir las escaleras de casa en un minuto sin ahogarme’.

Measurable (Medible)

Tu objetivo ha de ser algo concreto, bien definido, que se pueda comprobar. Por ejemplo, ’ser rico’ no es nada específico, sí lo es ‘ganar 10.000 € al mes’ o ‘comprar un coche deportivo’. De la misma forma, tu objetivo no puede ser ’ser más feliz’ porque no puedes calcularlo; tendrás que perseguir algo que te haga feliz (como pasar más tiempo con tu familia o delegar más tareas en el trabajo, para liberarte del estrés).

Attainable (Alcanzable)

Un objetivo puede ser alcanzable o no por varias razones. Puedes conseguir todo lo que desees, siempre que seas creativo, dediques esfuerzo y dependa de ti. Pero hay que estar seguro de que todo esto se cumpla.

A veces deseamos cosas que realmente no sólo dependen de nosotros. Hacer una barbacoa mañana puede ser cosa nuestra, pero hacer una barbacoa bajo el sol no lo es: ¿en qué porcentaje dependemos del tiempo atmosférico para conseguirlo? Podemos pedir a una persona una cita, pero que acabemos saliendo con ella depende de nosotros solo en un 50%.

De la misma forma, podemos perseguir un objetivo enorme (ser la persona con más dinero del mundo), pero hemos de ser conscientes del esfuerzo que eso representará.

Tanto para un caso como para el otro, esto no ha de ser un impedimento, sino que ha de servir para hacernos valorar si queremos o no asumir el riesgo, si vale la pena jugárnosla a algo que sólo depende en un 20% de nosotros o es mejor revisar si nuestros deseos se pueden conseguir de alguna otra forma.

Relevant (Relevante)

¿Es este objetivo para nosotros? Hay que preguntarse si esto es algo que nosotros queremos, o nos han convencido de que es lo que queremos. Hay que valorar si lo que vamos a conseguir nos compensa lo que vamos a perder porque, es importante que lo sepas, cuando haces un cambio ganas algo pero también pierdes algo.

Si tu deseo es ganar más dinero del que ganas actualmente has de poner en una balanza lo que vas a ganar (la casa que deseas, un coche caro…) con lo que vas a perder (tranquilidad, tiempo para ti y para los tuyos…).

El objetivo ha de hacer que te sientas bien cuando pienses en él. Si te lo dices a ti mismo en voz alta y sientes algo dentro tuyo que no marcha bien, revísalo de nuevo. Lo que ganes y lo que pierdas ha de ser bueno y aceptable para ti, igual que para la gente de tu entorno. El objetivo además ha de ir contigo: vas a dedicarle esfuerzo, así que más te vale que te acerque a tu filosofía de vida, a tus objetivos vitales, a tus deseos trascendentales o como cada uno quiera llamar a esos pilares sobre los que se sustenta lo que hacemos cada día.

Time-bound (Correcto en el tiempo)

Por último, hay que asegurarse de que sea correcto en el tiempo. Claro que puedes aprender un idioma nuevo, pero si quieres hacerlo en 2 días quizá, conociendo tus cualidades para esta tarea, sea poco tiempo. Planifícate y date el tiempo necesario para realizar tu objetivo, pero márcate siempre una fecha: un objetivo sin fecha no te motiva a realizarlo.

Si ves que el tiempo que te has marcado es poco, puede que sea porque has de decidir algunos objetivos más pequeños. Conseguir un trabajo de chófer en seis meses puede parecerte una odisea si no tienes permiso de circulación; es un buen momento para marcarte el sub-objetivo de conseguir en tres meses ese permiso.

Fotografía: Colorful lights por kevindooley

GQueues es un gestor de tareas por web. En él, la herramienta principal para organizar son las colas, que pueden ser el equivalente a una lista. Una cola puede contener varias tareas, y éstas pueden tener subtareas (y así hasta el nivel que queramos)

Otras opciones para organizar las tareas son las categorías, que sirven para agrupar las colas (como ‘casa’ o ‘trabajo’), o las etiquetas. También tiene ’smart queues’, colas creadas a partir de los resultados de una búsqueda.

Uno de los atractivos de GQueues es su diseño: está hecho pensando en ser tan sencillo y práctico como GMail y Google Calendar. decir que el diseño y el logo están inspirados en GMail es quedarse corto, parece una aplicación de la mismísima Google. Por no decir lo sencillo que es arrastrar los elementos para ordenarlos, las etiquetas, etc.

De hecho, para registrarnos en esta aplicación solo hemos de entrar con nuestro usuario y contraseña de GMail o de Google Apps (versión de gmail, calendar, etc. para empresas/grupos). Incluso se puede integrar dentro de Google Apps para todos los usuarios.

GQueues es gratuito en su versión lite, pero si queremos usar sus opciones para delegar tareas a otros e integración con Google Calendar tiene un coste de 25$ al año por usuario.

Mientras procesamos nuestras cosas nos encontraremos con que hay acciones concretas que es mejor que hagan otras personas, ya sea porque es su responsabilidad o porque pensamos que será más productivo que se encarguen ellas. Ha llegado el momento de delegar.

Delegar es una palabra que no me gusta demasiado, suena mucho a entorno empresarial. Delegar, en cambio, es algo que hacemos a diario también en nuestra área personal: pedimos a nuestra pareja que haga una gestión en el banco, a nuestros amigos que traigan los postres para la fiesta, a nuestra hermana que piense un regalo para el cumpleaños de nuestro padre, etc.

Delegar es muy sencillo, y aún lo es más delegar mal. A menudo pensamos que delegar consiste sólo en ‘pasar la patata caliente’ a la otra persona y desentendernos. Nada más lejos de la realidad: la responsabilidad original sigue siendo nuestra, y a nosotros nos van a rendir cuentas. Así que mejor llevar un buen seguimiento de aquello que delegamos, porque nadie va a aceptar excusas sobre gente a la que hemos pedido cosas y no han respondido como debían.

Pongámonos manos a la obra. Estos son los pasos a seguir para delegar:

• Detecta las cosas a delegar:cuando estés procesando tus bandejas de entrada piensa en delegar como unas de las posibilidades.
• Define exactamente qué hay que hacer: así la persona que tenga que hacer la acción sabrá qué esperas de ella.
• Escoge como delegar la acción:Tienes varas formas de hacerlo: por e-mail, con una llamada, reuniéndonos… El e-mail es una buena opción porque puedes detallar instrucciones y adjuntar documentación, y es poco intrusivo. La peor opción siempre es la reunión (comprometes tu tiempo y el de la otra persona), pero puede ser necesario. En cualquier caso, verifica que la hora persona ha recibido y entendido el encargo.
• Anota qué, cuándo y a quién:apunta en una lista de “a la espera” a quién has delegado la tarea y la fecha en la que lo has hecho. Es necesario mantener un registro de cosas delegadas para hacer un seguimiento de ellas.

Fotografía: Sonya por joshuahoffmanphoto