En el artículo anterior hablamos de lo positivo que es para nosotros poder trabajar en cada momento en una sola cosa, y por qué es mejor evitar la multitarea. Uno de mis consejos era usar herramientas que nos ayudaran a centrarnos en una sola cosa. Una de ellas es GTD.
Si usamos un sistema GTD completo seremos nosotros mismos los que nos queramos concentrar en una sola cosa a la vez, pero si todavía tenemos alguna duda, aquí van unos cuantos ejemplos de cómo nos ayuda GTD a llevar una sola acción a la vez:

1. Mente como agua
Uno de los objetivos de GTD es llegar al estado de mente como el agua. Este estado se refiere a ese momento en el que estamos concentrados exclusivamente en el trabajo y las cosas fluyen solas. Si entramos en el estado de mente como agua, ya estaremos haciendo una sola cosa y bien concentrados.

2. Puede gestionar las interrupciones
Aunque intentemos evitar las interrupciones, siempre habrá alguna consulta en nuestra mesa o llamada inoportuna. Mediante el uso de las bandejas de entrada podemos gestionar la interrupción, pausar lo que estemos haciendo y volver a ello después de la interrupción, en lugar de hacer las dos cosas a la vez.

3. Usa listas de acciones
David Allen aconseja seguir la lista de acciones para escoger el próximo trabajo a hacer. Si seguimos esta rutina a rajatabla las acciones las haremos siempre una tras otra. Las dos tareas que querríamos hacer a la vez estarán detalladas en la lista.

4. El sistema nos da la confianza
Cuando usemos y mantengamos bien nuestro sistema GTD acabaremos confiando en él. Mientras trabajemos en una acción no nos preocupará que haya otra cosa importante que hacer, porque confiaremos en que al acabar la acción actual nos estará esperando la siguiente, y que sabremos dar con ella.

Fotografía: Zen tension fades grey por Meta Mago

Popularmente, en el mundo de los negocios, existe la creencia de que el cerebro es el ordenador más avanzado, y como tal somos capaces de realizar dos o más tareas simultáneamente. Esto se llama multitarea. Si la multitarea, según esto, es tan útil, deberíamos usarla para ser más productivos, ¿no es cierto? Pero en realidad la cosa no funciona tan bien como lo pintan.

Es cierto que el cerebro humano es una computadora muy buena, pero a la vez tiene otras limitaciones que limitan la atención que podemos prestar a las cosas. Por ejemplo, en nuestra memoria a corto plazo podemos retener simultáneamente un número limitado de elementos (se calcula que de media alrededor de los 7). Mientras que en el subconsciente podemos almacenar información ilimitada, cuando estamos realizando una tarea necesitamos usar la memoria a corto plazo.

Esto quiere decir que si estoy concentrado en una tarea e interrumpo el trabajo para prestar atención a otra cosa, hemos de hacer un cambio de contexto, esto es, quitar de la memoria a corto plazo los elementos de la tarea anterior y poner la información de la tarea nueva.

De hecho, cuando interrumpimos una tarea y volvemos a ella, tardamos 20 minutos en volver a un estado de concentración total. Suponiendo que hiciéramos dos cosas a la vez, ¿cómo es posible que estemos prestando toda nuestra capacidad de concentración a ambas? No es posible estar en ambos sitios a la vez. Si no me creéis, acercaros a una persona que presuma de ser multitarea, y si empezáis a hablarle os pedirá que esperéis un momento hasta que acabe de enviar ese e-mail que tiene a medias.

Es por esto que hay una nueva tendencia respecto a la forma de trabajar, que es la monotarea. Los métodos de trabajo y organización como GTD dan mucha importancia a prepararnos para ejecutar las tareas con toda nuestra mente puesta en ella. Si tuviéramos una máquina para fabricar tornillos que tarda 20 minutos en configurarse para hacer un modelo de tornillo u otro, evitaríamos estar cambiando de modelo de tornillo a cada momento. De la misma forma, para ser productivos es mucho mejor hacer una cosa tras otra que aceptar las interrupciones.

Si queremos dar una oportunidad a la monotarea, esto son algunas cosas que podemos cambiar en nuestros hábitos de trabajo:

Limita las interrupciones: no estés pendiente de twitter todo el día, cierra la mensajería instantánea cuando empieces un bloque de trabajo. Apaga las notificaciones de todos los programas si no tienen que ver con la tarea concreta que estás desarrollando. Esto no quiere decir que los elimines, hoy en día twitter y la mensajería instantánea son herramientas de trabajo como cualquier otra, pero al igual que hay un momento para hacer la pausa del café, también lo hay para dedicar su espacio a twitter.

Que no te molesten, ni al revés: explica a tus compañeros que te pasen las tareas o peticiones por e-mail como caso general. Diles que de esta forma se asegurarán que cuando estés atendiendo a su e-mail les estarás prestando atención en exclusiva. De la misma forma, por respeto a tus compañeros, usa vías poco intrusivas para comunicarte con ellos siempre que te sea posible.

Haz un uso sensato del e-mail: no estés pendiente del correo contínuamente, ni reacciones contestándolo en cuanto llega. Dedica momentos concretos del día a consultarlo (por ejemplo, dos o tres veces al día)

Mantén limpio tu entorno: recoge a menudo las cosas sueltas que tengas por encima de la mesa, como papeles que puedas tirar o guardar, bolígrafos fuera de los lapiceros, botellas vacías de agua, etc. Haz lo mismo con el escritorio virtual de tu ordenador: mantenlo limpio de iconos, y ponte como fondo de pantalla un color plano o una imagen lo más abstracta posible.

Usa programas que te ayuden a concentrarte: por ejemplo, uno de mis grandes descubrimientos ha sido Darkroom y ahora Writemonkey (en Mac existe WriteRoom, y JDarkRoom es multiplataforma). Estos programas son editores de texto que ponen toda la pantalla en negro y permiten escribir texto plano, sin decoraciones. Esto hace que te concentres mucho más en el contenido de lo que escribes que en preocuparte de su aspecto o distraerte con elementos ajenos. Al igual que estos, hay programas que oscurecen las ventanas no usadas.

Fotografía: Working por totalAldo

Google tasks, la herramienta de Google para mantener una lista de tareas, ha creado una vista a pantalla completa. Gracias a esta pantalla, ahora es mucho más cómodo gestionar las listas.

Antes ya se podía separar en una ventana ‘pop-up’ la lista de tareas de Gmail, pero con un formato bastante pobre. En esta nueva interface se han añadido botones para facilitar el sangrado (subordinación) de tareas, y para ordenar las tareas.

Uno de los añadidos más importantes es el del botón ‘imprimir’. En la versión anterior era muy difícil o imposible hacerlo, en cambio ahora podemos llevarnos la lista de tareas a un papel para una reunión o por si nos es más agradable para trabajar.

Con este movimiento Google separa cada vez más Tasks del resto de aplicaciones, con vistas a que tomen vida propia. Esto y la posibilidad ya existente de consultar Tasks desde el móvil empieza a cerrar el círculo de lo que puede ser una suite de productividad muy competente.

Para acceder a las tareas podemos usar la URL https://mail.google.com/tasks/canvas si usamos una cuenta particular de Gmail, o https://mail.google.com/tasks/a/midominio.com/canvas si usamos un dominio propio.

Uno de los principales objetivos de GTD es el de mantener el control de nuestro trabajo pendiente, y no que el trabajo pendiente nos controle a nosotros. Dicho de otra forma, para evitar el estrés del trabajo lo tratamos para, de alguna forma, ‘meterlo’ en nuestro sistema.

Antes de que esté todo en nuestro sistema, estamos rodeados de ‘cosas’ sin determinar, y esa indeterminación es la que nos provoca el estrés. En el primer paso de recopilación hemos reconducido todas esas cosas a las bandejas de entrada.

El segundo paso es procesar. Procesar consiste en meter las cosas en nuestro sistema, de forma inteligente. Procesamos una bandeja a la vez, y de ella sacamos las ‘cosas’ de una en una, dedicándole un tiempo a pensar qué interés tiene para nosotros.

Podemos pensar que antes ya amontonábamos objetos y listas de tareas, pero a partir de ahora meteremos las cosas en un sistema GTD de acuerdo con la forma de hacer de GTD. Esto es, cuando metemos algo en el sistema es porque ya le hemos quitado la grasa, lo que nos molesta, y nos ha quedado la esencia.

Procesar una cosa puede dar distintos resultados: puede que el resultado sea no tomar ninguna acción al respecto, como podría ser eliminar la cosa en cuestión, posponer su ejecución para un momento más propicio o archivarla por ser material de referencia. El resultado también puede ser tomar una acción, como realizar una acción física o solicitar que otra persona lleve la acción a cabo.

Si el resultado de procesar una cosa es hacer algo, siempre va a ser una acción concreta y bien definida, y no una tarea poco definida más parecida a un deseo que a una orden de trabajo. Podríamos decir que la fase de procesar es la fase de pensar en qué debemos ejecutar; es preparar las órdenes concretas a ese ‘otro yo’ que en unos minutos se pondrá a sacar trabajo.

De la misma forma, si el resultado es eliminar esa cosa, lo podemos hacer sin remordimientos, pues ya hemos llegado a la conclusión de que no nos es útil. Si creemos que ahora no es el momento de preocuparnos de esa cosa, la dejamos en una incubadora conscientes de que habrá mejores oportunidades para ella, y con la tranquilidad de que una vez en nuestro sistema sabremos recuperarla en el momento adecuado.

Y así vemos por qué es tan importante procesar correctamente lo que recopilemos. Esta conclusión es en especial para las personas que, al principio de usar GTD, no entienden por qué es mala idea mantener todos los mensajes en la bandeja de entrada del e-mail. Si tenemos cosas siempre en la bandeja de entrada no podemos distinguir qué está procesado y qué no; las bandejas son una puerta de entrada a nuestro sistema, y con las puertas sólo se puede estar dentro o fuera de los sitios, no en ambos a la vez. Lo mismo debería pasar con las ‘cosas’ y nuestro sistema.

Fotografía: I’m thinking of… por gutter

tbGTD es un gestor de tareas GTD basado en TiddlyWiki. Los TiddlyWikis son un  fichero HTML que contiene dentro suyo un wiki, y este wiki se puede extender para darle una funcionalidad específica, como es el caso de tbGTD.

La personalización que se ha hecho a tbGTD consiste en darle un lavado de cara al TiddlyWiki por defecto, crear unos accesos directos a las etiquetas más comunes de GTD (proyectos, tareas, contextos), y predefinir unas cuantas etiquetas útiles (activo, hecho, próxima…)

En tbGTD, como en todos los TiddlyWikis, la información se agrupa por Tags (etiquetas). Es decir, para que un elemento (tiddler) sea tratado como una ‘tarea’, sólo hay que ponerle la etiqueta ‘tarea’. La ventaja es que si, por ejemplo, una tarea se ha de desglosar, con sólo quitarle la etiqueta ‘tarea’ y ponerle la de ‘proyecto’ se tratará como tal.

Una cosa algo desconcertante es el nombre que se le ha dado a alguna de las etiquetas, que aún cumpliendo su funcionalidad no siguen la denominación original de GTD (como ‘tarea’ por ‘acción’, o ‘en cola’ por ‘a la espera’). Esto puede despistar un poco la primera vez que se usa.

Si hemos dedicado unos minutos a identificar nuestras bandejas de entrada, tanto en la oficina como en casa, y cualquier otro contexto de nuestro día a día, tendremos una lista más larga de lo que esperábamos. Lo peor de todo es que, para mantener nuestro pequeño caos controlado, hemos de procesar todas esas bandejas.

A primera vista parece un nivel más de complicación. No pienses que GTD solo sirve para hacerte las cosas más difíciles; realmente esa complicación ya la tenías, y gracias a este momento que te has dado para pensar eres consciente de ella. Son buenas noticias, ¿verdad?

Vamos a mejorar aún más nuestra situación. Si hemos de procesar todas nuestras bandejas de entrada, está claro que teniendo muchas bandejas de entrada nos obliga a hacer varias veces el mismo proceso. ¿Por qué no reducimos esa cantidad de bandejas de entrada? En cuanto más simplifiquemos nuestro sistema, menos trabajo nos dará mantenerlo.

1 – Elimina los innecesarios: sé sincero contigo mismo, y piensa si aún necesitas esas bandejas de entrada. ¿Aún te interesa ese foro de contactos entre músicos, después de vender tu guitarra? ¿Tiene sentido  que sigas apuntado a la lista de correo de ‘padres primerizos’, ahora que tu hija se ha ido a vivir con su novio? ¿Cuánto hace que no miras si aún te interesan los blogs a los que estás suscrito?

2 – Redirige los buzones de correo electrónico: es habitual tener varias direcciones de correo electrónico, contando la personal, la profesional, la del club de fútbol, una más antigua que algunos amigos todavía usan, etc. Una opción es redirigir el correo de todas estas cuentas a una o dos, así sólo tenemos que ir a buscar el correo a un sitio. Gmail permite crear filtros para redirigir el correo entrante a otra dirección, y contestarlo desde esa misma. La mayoría de sistemas de correo tienen opciones similares.

3 – Reduce la cantidad de correos: no todos los correos que recibimos tienen la misma importancia, ni necesitamos procesarlos con la misma regularidad. Haz filtros o reglas en tu cliente de correo para hacer varios grupos de mensajes en función de su importancia, y procesa cada uno de esos grupos sólo con la frecuencia que merecen. Puedes ver consejos sobre esto en estos artículos de Hábitos Vitales y Think Wasabi.

4 – Sé más genérico con algunas bandejas: no hace falta tratar como mundos a parte cada bandeja de entrada, podemos integrar unas dentro de otras. Por ejemplo si recibimos los faxes de forma clásica, en papel, no hace falta que prestemos una atención especial a la máquina. Simplemente, de forma rutinaria, podemos tomar todas las páginas recibidas y volcarlas en nuestra bandeja física de papelería. Haciendolo así, lo procesaremos junto con el resto de papeles de una sola vez.

5 – Aprovecha la tecnología a tu alcance: ¿aún piensas en papel cuando lees la palabra ‘fax’? ¿Sigues imaginándote descolgando el teléfono para ver si tienes mensajes en tu buzón de voz? Si has contestado que sí a alguna de estas preguntas, aún tienes espacio para mejorar tus bandejas. Hoy en día puedes recibir un fax sin papel, directamente en tu correo electrónico, y ahorrándote así una bandeja. Igualmente, las centralitas de teléfono muchas veces pueden enviarte los mensajes de voz directamente a tu correo electrónico en un archivo de audio.

6 – Usa la magia de Google Reader o de cualquier otro agregador de feeds: hoy en día casi todas las páginas en Internet publican su contenido mediante ‘feeds’, blogs por descontado pero también foros, páginas de clasificados, etc. Buscar esos feeds en tus servicios favoritos y aprender a suscribirte y leerlos con un agregador es otra forma de centrar tu atención en una sola bandeja de entrada.

Toma estos consejos, piensa de forma creativa cómo puedes aplicarlo a tu sistema, combina más de uno y verás como consigues reducir un poco la carga de bandejas.

Fotografía: bird on a wire por jesse.millan

No todo son maravillas en esta sociedad, claro. El metro también se ven ejemplos de suicidio por deshonor, que es muy típico de su cultura; pero es mejor quedarse con lo bueno de cada sitio

Llevaba algunas semanas sin escribir, y como alguno sabrá es porque he hecho mis vacaciones tardías de verano. Este año he ido a Japón, y el viaje me ha impresionado tanto que he necesitado un par de semanas para digerir lo vivido.

El viaje a Japón es sorprendente para un occidental porque es una cultura totalmente distinta, y se nota en todo: desde la comida hasta la interacción con la gente. De todos esos descubrimientos que hice, por supuesto, también me fijé en los relacionados con la productividad.

Si quieres ver cómo va la optimización de las pequeñas cosas diarias en Japón, es suficiente con observar cómo funciona el metro o el tren, es un modelo a escala de su filosofía de mejora (y más les vale, pues el metro de Tokyo ha de absorber un tráfico de 2.800 millones de personas al año)

Es cultural: el querer hacer las cosas lo mejor posible, de forma rápida, ordenada y limpia, sale de los mismos japoneses, independientemende de su trabajo o nivel de responsabilidades. Es decir, no sólo sale de ellos mismos sino que es algo natural para todos.

Todos a una: siguiendo con su herencia cultural, las acciones de la gente siempre van guiadas hacia el benificio de la mayoría. Por ejemplo, en los accesos al metro todo el mundo pasa de forma fluída para no molestar, o se aparta en pasillos y escaleras mecánicas (en mi ciudad estas cosas son la excepción que te hace saltar lágrimas de alegría cuando ocurre). El máximo ejemplo está en la cola que se guarda en el andén para entrar ordenadamente al vagón.

La confianza ayuda a la optimización: Japón es un país ideal para el turismo, porque hay pocos o ningún robo (también por razones culturales). En el metro, por tanto, no esperan que nadie se quiera colar, y aprovechan esto para optimizar el flujo de pasajeros; como el caso más común es el de ‘billete válido’, para no entorpecer el paso las barreras están abiertas por defecto, y sólo se cierran en caso de un problema con el billete.

Optimiza todo lo mejorable: hay dos sistemas de pago en el metro. Uno es el tradicional billete con banda magnética. El mecanismo de validación captura el billete al inicio de la barrera y lo procesa y entrega en el otro extremo en menos de un segundo (justo el tiempo que tardas en cruzar la barrera si sigues caminando sin parar). Ahora escribo esto desde el tren en mi ciudad, y al entrar me ha desconcertado que el billete tardara 4 segundos en validarse, más la espera para que se abrieran las barreras.

El problema de este sistema es que se tiene que comprar el billete en cada viaje (no tienen bonos), así que mucha gente usa el otro sistema de pago: una tarjeta prepago recargable que funciona por contacto. Esta tarjeta, que también se puede usar en comercios y máquinas expendedoras, sólo se tiene que acercar a la barrera de acceso para que descuente el importe del viaje. Rápido, ¿verdad?

Información y señalización: en los transportes japoneses está todo señalizado, en caracteres orientales y occidentales. “Todo” no sólo es el sentido de cada andén y las estaciones anteriores y siguientes, numeradas, o que en el suelo haya líneas de colores para llevarte por el transbordo; hay carteles para que sepas incluso cuál es el vagón óptimo en el que subir en función de tu estación de destino (porque, por ejemplo, quede justo delante de las escaleras mecánicas). La señalización es excelente, sin ambigüedades.

Coherencia: en todas las estaciones de todas las compañías del país se usan las mismas máquinas expendedoras de billetes, en todos los autobuses de todas las ciudades el mismo panel indicando el precio del trayecto. Incluso la tarjeta de prepago puede usarse en cualquier compañía. Esto permite ser de una ciudad y usar el transporte público en otra ciudad sin perder tiempo en adivinar cómo funciona.

Aprovechar cualquier hueco: todo el mundo tiene alguna máquna de entretenimiento, desde consolas portátiles a móviles avanzados. Nunca están parados, si tienen un momento en la cola del tren o durante el trayecto lo aprovecharán para jugar o consultar el correo.

No todo son maravillas en esta sociedad, claro. El metro también se ven ejemplos de suicidio por deshonor, que es muy típico de su cultura; pero es mejor quedarse con lo bueno de cada sitio

Fotografía: Metro Woman por Extra Medium

Twitdone es una aplicación por web de gestión de tareas que se integra con Twitter. El interface para trabajar es muy parecido a la página de Twitter, y su funcionamiento es igual de simple: escribimos en la caja de “tweet” la tarea que queremos guardar y pulsamos ‘Update’.

Twitdone es una aplicación por web de gestión de tareas que se integra con Twitter. El interface para trabajar es muy parecido a la página de Twitter, y su funcionamiento es igual de simple: escribimos en la caja de “tweet” la tarea que queremos guardar y pulsamos ‘Update’.

Una de las cosas más interesantes de Twitdone es cómo trabaja con Twitter. Si enviamos un mensaje directo por twitter al usuario @twitdone,  desde cualquier aplicación, el mensaje quedará guardado como una tarea. Gracias a esto, aunque no sea nuestra herramienta principal de gestión de tareas, podemos usar Twitdone para capturar.

Para empezar a usar Twitdone debemos ir a su página web y pulsar sobre “Sign in with Twitter”, usando nuesto login y password de Twitter daremos permisos para que ambos interactúen.

Otras utilidades que tenemos en Twitdone es la posibilidad de asignar colores a los tweets/tareas, programar un recordatorio por e-mail de cada uno para una fecha futura.

Sus creadores son XMind, empresa que desarrolla el software de código abierto del mismo nombre para hacer mapas mentales.

Ya hemos hablado de las bandejas de entrada en la oficina, donde parece que esté más definido al estar relacionado con el trabajo. Sabemos también que si queremos que GTD nos sirva de algo debemos aplicarlo a nuestras áreas personales. Así que el siguiente paso es sistematizar por dónde nos llegan las ‘cosas’ en casa.

Comunes con la oficina: hay unas cuantas bandejas de entrada que serán iguales que en la oficina, y que ya sabemos cómo tratar:

• correo electrónico
• buzón de voz
• teléfono móvil
• tablón de anuncios de la comunidad de vecinos…

Bandeja física: este también lo tenemos en la oficina, pero es importante destacarlo. Al principio puede desconcertarnos el tener una bandeja de papelería en casa, pensaremos “¡es demasiado corporativo! Mi casa no es una oficina”. Pero con GTD necesitamos un sitio donde recopilar todos los papeles y notas sueltas que vayamos generando a lo largo del día. Enseguida agradeceremos tener una.

Buzón postal: aunque cada vez es menos la información útil en papel que recibimos, no podemos dejar de lado el buzón que dio nombre al resto. Debemos recordar vaciarlo con cierta frecuencia, sobretodo si para llegar a casa no pasamos por delante (el caso de subir directamente del párking del edificio a casa en ascensor). Esta bandeja raramente la procesaremos en el mismo lugar, por lo que deberemos dejar la correspondencia en la bandeja física de casa.

Recibidor: si no todos en casa seguimos GTD, el recibidor o taquillón de la entrada es el sitio donde siempre se acumulan cartas, papeles, notas, cualquier cosa que llevemos en la mano al entrar o nos quitemos del bolso al salir.

Revistero: si tenemos costumbre de comprar revistas o diarios (y sus suplementos de fin de semana), y tenemos un revistero donde los dejamos, debemos procesar también las publicaciones, por ver qué nos interesa y vaciarlas regularmente.

Cuentas bancarias: no recuerdo cuantos años han pasado desde la última vez que actualicé las libretas de mi banco, puedo asegurar que se acerca peligrosamente a las dos cifras. En su lugar, he añadido las cuentas a los buzones de entrada de mi revisión semanal, para echar una ojeada por Internet si no lo he hecho durante la semana, y procesarlas debidamente.

Además de las cosas específicas de casa, también hay bandejas que tienen que ver con las herramientas que usamos cada día:

Navegador de Internet: ¿tienes costumbre de guardar enlaces en tus favoritos o del.icio.us para ‘leerlo más tarde’? Entonces tienes una bandeja de entrada más.

Recopilación de notas digitales: si tienes algún programa para recopilar notas o ideas y no pasas de la fase de recopilación, debes procesarlo también. En mi caso, uso Evernote, y tengo una libreta llamada ‘Inbox’ donde me llegan las notas que me envío por correo. Eso me facilita capturar información, pero para que me sea útil debo procesarla.

Redes sociales: Facebook, Twitter, LinkedIn… Pueden ser redes sociales, por cosas personales o profesionales; puede ser un foro de discusión sobre un tema que te interese, un blog en el que participes, etc. El caso es que por esos medios también recibes información, pública o dirigida a ti directamente, y quizá quieras participar activamente. Son, por tanto, bandejas de entrada que deberías tener controladas.

A esto hay que añadir el resto de contextos de nuestra vida: ¿vas al gimnasio? ¿Perteneces a algún club o asociación? Y en esos sitios a los que vas, ¿hay algún tablón de anuncios que debas consultar? Quizá usen un foro para comunicarse, o una lista de distribución de correo electrónico. ¿Tienes un apartado de correos que debieras revisar?

Seguro que a cada uno se nos ocurre algo que hasta ahora no habíamos visto como bandeja de entrada y no lo he comentado aquí. ¿Qué bandeja de entrada crees tú que falta en estas listas?

Fotografía: eMail por Esparta

Cuando procesamos la bandeja de entrada lo que buscamos es convertir todas las ‘cosas’ que hay en ella en algo que esté bajo nuestro control. De lo que no somos conscientes a veces es de que tenemos más bandejas de entrada de las que pensamos.

Una bandeja de entrada es todo aquél lugar por donde nos pueden entrar ‘cosas’ (información en crudo) y las podemos recopilar. No sólo un sitio por donde pasa la información, sino aquellos cestos que podamos llenar de esta información Una conversación con alguien no es una bandeja de entrada, pero sí lo es un contestador automático.

A partir de aquí, vamos a ver cuántas bandejas de entrada podemos identificar, aunque normalmente no las llamemos así.

En la oficina

Bandeja física: esta seguramente esté más que clara, una bandeja de papelería que ya tengamos designada para esa tarea.

Correo electrónico: esta también parece sencilla de reconocer, el mismo programa le da el nombre de ‘bandeja de entrada’ al lugar donde deja los mensajes nuevos. Pero eso no es todo: ¿tienes una regla que te desvía los mensajes poco importantes a otra carpeta? No olvides esa carpeta, aunque la proceses con menos frecuencia que la principal. ¿Tienes más de una cuenta de correo electrónico? ¿Y le das la misma importancia a todas ellas?

Fax: es como el correo electrónico pero con papel. Por esa razón debemos darle el mismo tratamiento de bandeja de entrada.

Buzón de voz: ahí se registran las llamadas que no hemos podido atender, y es tan importante procesarlas como el fax o el correo electrónico.

Teléfono móvil: dejando de lado si consultamos o no el correo electrónico desde el móvil, éste tiene su propio sistema de mensajes: MMS, SMS, etc. Esta bandeja de entrada suele ser una de las grandes olvidadas. Recuerda también el buzón de voz de la línea móvil.

Aplicaciones de empresa: quizá en tu trabajo uses algún software por el que recibas peticiones o informacion. Los softwares de gestión de clientes y ventas, CRMs, ERPs, tickets de intervención, etc entran en esta categoría.

Tablones de anuncios: las comunicaciones más importantes se suelen hacer por circulares en correo electrónico o papel. De todas formas no te hará daño repasar una vez a la semana el tablón de anuncios de la oficina (¡nunca se sabe cuándo puede surgir una ganga de coche!).

Una vez hayas identificado todas las bandejas de entrada tendrás que revisarlas en tu fase de procesar, con la frecuencia que creas necesaria. Al principio puede que no te acuerdes siempre de todas, si te hace falta apúntalas en una lista de control y úsala cuando proceses.

Fotografía: Copier Tech por Yo Spiff