ECM-Journal.ru

Статья "От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство" от Екатерина Булычева

Tue, 27 Jul 2021 12:02:43 GMT

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то – в большую сторону, а каких-то – в меньшую. Как трансформировались делопроизводство и архивное дело в России со времён Советского Союза, рассказываем в статье.

Что вкладывают в понятие «архивное делопроизводство»

Делопроизводство и архивное дело в России напрямую связаны с ГОСТами. В частности, в государственных стандартах прописаны основные термины и определения этого направления работы в компаниях. Например, понятия делопроизводство и архивное дело зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Архивное делопроизводство – направление, отвечающее за комплектацию, учёт и хранение документов в компании.

Эта сфера деятельности организаций регламентируется 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные задачи архивного делопроизводства:

организация хранения документов;
комплектование архива организации;
учёт документов, находящихся на хранении в архиве;
использование документов, находящихся на хранении;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Делопроизводство и архивное дело: как было

Архивное делопроизводство, каким мы его знаем сейчас, сформировано во многом ещё в советское время. Можно выделить три этапа его развития в СССР:

1. Реструктуризация (1920-1930 гг.). Масштабная перестройка системы делопроизводства, изменение подхода к хранению документов.

2. Затишье (1940-1950 гг.). Отсутствие значимых разработок и нововведений в этой области.

3. Регламентирование (1960-1990 гг.). Формирование законодательной основы делопроизводства и архивного дела.

Новая система организации хранения документов, зародившаяся в СССР, основывалась на нескольких принципах. Их отражение можно найти и сегодня:

делопроизводство едино для всей компании;
учёт документов проводится однократно и по упрощенной схеме;
оптимизация пути движения документа в организации;
отказ от учёта, когда в нём нет необходимости;
сведение к минимуму временных затрат на справочную работу;
контроль исполнения документов;
делегирование ответственности за процесс делопроизводства на одно лицо или отдел.

Среди особенностей делопроизводства и архивного дела, сформированных в советское время, можно выделить несколько важных:

1. Вертикальная модель движения документов.

2. Централизованная система организации архива.

3. Формирование специализированных отделов делопроизводства.

4. Высокая степень стандартизации процесса.

5. Регламентирование делопроизводства и архивного дела через ГОСТ.

На практике централизованный подход требует не только своевременного получения данных, но и ведения большого числа карточек учёта, что очень трудоёмко.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность архивного делопроизводства в наши дни – возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат – предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Решение Directum «Долговременный архив» обеспечивает долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant

Статья "Цифровизация транспортных компаний. История «Байкал-Сервис ТК»" от Главный редактор, Роман Юскаев, Сергей Майдебура

Thu, 22 Jul 2021 08:06:03 GMT

Перевозки грузов – по-прежнему клондайк для автоматизации бизнеса. Как и для чего транспортные компании переходят в цифру, в интервью ECM-Journal рассказали ИТ-руководители ООО «Байкал-Сервис ТК» – одного из лидеров рынка РФ и СНГ.

«Байкал-Сервис ТК» специализируется на доставке сборных грузов по России и ближнему зарубежью (Казахстан, Белоруссия, Кыргызстан). Компания работает на рынке с 1994 года. Основной профиль – автомобильные грузоперевозки, услуги складской логистики, доставки в маркетплейсы и гипермаркеты, авиа и контейнерные перевозки. В распоряжении компании более 150 терминалов под ответственное хранение. «Байкал-Сервис ТК» присутствует более чем в 300 городах, в 116 из них открыты филиалы.

ECM-Journal: Что сегодня понимают под термином «цифровая трансформация» компании в вашей отрасли?

Сергей Майдебура, директор по цифровой трансформации «Байкал-Сервис ТК»: За последние десятилетия понятие «цифровизация» (как и «цифровая трансформация») не раз меняло смысл и содержание. Условный переход с «эксель» на автоматизированную базу данных, конечно, не отражает современных реалий.

Дело не только в автоматизации и ускорении производственных процессов. Цифровизация должна обязательно идти в сопряжении с внешними процессами, которые влияют на жизнь компании: продажами, работой с клиентами, взаимодействием с государственными органами и т.д.

Сегодня цифровые технологии помогают грамотно использовать информацию о рынке, проблемах и потребностях заказчиков, повышать эффективность внутренних процессов, улучшать работу с партнёрами. Цифровизация влечёт комплексное изменение подходов к оказанию услуг, смещение фокуса на информационные технологии, которые перестают быть просто инструментом бизнеса, а сами становятся бизнесом. Банально повторять, но сегодня цифровизация – неизбежность. В современном мире без внедрения таких решений компания не сможет быть конкурентоспособной в своей отрасли.

Развитие технологий набирает стремительный ход, задача компаний – не просто участвовать в этой гонке, а первыми внедрять высокотехнологичные решения. Отрасль грузоперевозок не является исключением. И альтернатива очень простая: если не перестроишься, то уйдёшь с рынка.

ECM-Journal: Расскажите о своём опыте – какие бизнес-процессы переводили в цифру? И почему именно их?

Роман Юскаев, заместитель директора департамента ИТ: Оцифровка бизнес-процессов позволяет сделать их более прозрачными и менее трудоёмкими, повысить скорость и качество производственных операций.

Складская обработка груза в сборных перевозках – один из ключевых этапов производственного процесса. Полноценная автоматизация и цифровизация складских операций в нашей компании началась в 2017 году с внедрения терминалов сбора данных (ТСД) и QR-кодирования грузов.

Мы намеренно выбрали технологию QR-кодирования, потому что линейные (одномерные) коды вмещают всего до 20-30 символов, в то время как матричные (двухмерные) кодируют увеличенный на пару порядков объём информации. Кроме того, они могут быть прочитаны с любой стороны под разными углами и имеют хороший механизм защиты от повреждений. После внедрения этой технологии каждый груз маркируется специальным QR-кодом, в который можно занести информацию о его характеристиках, получателе и отправителе и т.д.

В нашей компании процесс перехода на автоматизированную обработку грузов занял около года. Срок недолгий, учитывая, что речь шла о более сотни терминалов (сейчас в 1,5 раза больше) со своим индивидуальным временем разгрузки и отправки машин, своей топологией складов и прочее. За это время мы пересмотрели и осуществили реинжиниринг многих бизнес-процессов, проложили на всех терминалах сети для обеспечения Wi-Fi, обучили сотни сотрудников.

В рамках этого проекта были оцифрованы операции, связанные с приёмкой и выгрузкой грузов, инвентаризацией ТМЦ, учётом паллетных бортов. Кроме того, мы автоматизировали адресное хранение на складах и наладили онлайн-фотографирование грузов на всех этапах транспортировки. Благодаря этому чуть позднее у клиентов в личном кабинете появилась возможность видеть фото своих грузов на всех этапах транспортировки.

С внедрением новой технологии процесс сдачи и выдачи грузов на складах ускорился. Сегодня время обслуживания одного клиента на оформлении не превышает, как правило, 4 минут (при безналичном расчете – 2 минут). А если клиент решит воспользоваться бесплатным сервисом «экспресс-выдачи» груза, уведомив компанию в личном кабинете о времени прибытия на терминал, то получить груз он сможет сразу по прибытии на склад.

После внедрения QR-кодирования на своем крупнейшем терминале – «Домодедово» – втрое увеличили скорость обработки грузов и сократили долю пересорта до уровня менее 0,001% (одна ошибка на 100 тысяч отправлений).

ECM-Journal: Какие проекты ещё считаете знаковыми для себя и показательными для отрасли в целом?

Роман Юскаев: Ещё одним кейсом, связанным с «оцифровкой» бизнес-процессов, может служить проект, который позволил усовершенствовать систему оповещения по забору/доставке грузов.

Как показывают наши опросы, когда клиент заказывает, к примеру, услугу по забору груза со склада отправителя, он хочет быть уверенным в том, что водителем-экспедитором в назначенное время груз принят, передан на склад, оформлен и отправлен. Раньше далеко не всегда клиент сразу получал обратную связь от компании о том, что груз принят к перевозке. Иногда эта информация приходила ему в тот же день, а иногда и на следующий. Тогда как клиент хотел получать информацию о заборе груза в тот промежуток времени, на который был назначен забор, допустим, с 9.00 до 14.00.

Бывали случаи, когда отправитель подводил клиента, не сдавал груз в назначенный день на отправку. Чтобы устранить эту проблему и клиентскую «боль», совместно с нашим ИТ-подрядчиком было разработано специальное мобильное приложение для установки на телефоны водителей-экспедиторов. С его помощью они фиксируют этапы работы с грузом, в частности, отмечают время забора у отправителя, после чего клиенту в режиме реального времени направляется оповещение с фотографией о том, что забор выполнен.

Реализация проекта шла поэтапно во всей региональной сети – это 116 филиалов. На разработку софта и запуск в Москве ушло примерно 1,5 месяца. Ещё полгода ушло на тиражирование нового процесса по всей стране. Обучение новому функционалу прошли свыше тысячи водителей и логистов. К настоящему времени все водители-экспедиторы, работающие на постоянной основе, используют приложение, а общее число заявок, попадающих под мгновенное оповещение, составляет 70-75%.

Цифровизация этого этапа транспортировки позволила оперативно оповещать клиента о статусе груза, получать фотографии груза с места забора или доставки, а также отслеживать в режиме онлайн водителей на линии. Одним из результатов стало сокращение (в 5 раз) числа обращений и звонков клиентов в контакт-центры по вопросам, связанным с забором и доставкой груза.

ECM-Journal: Какие факторы, на ваш взгляд, позволяют ускорить цифровую трансформацию в грузоперевозках?

Сергей Майдебура: Важно понимать, что цифровая трансформация — это не столько про ИТ, сколько про людей. Один из важнейших признаков успешного её проведения – изменение сознания сотрудников компании.

Поменять бизнес-процесс просто, сложно донести нововведение до людей, замотивировать их принять его. А без этого даже самый крутой бизнес-процесс работать не будет. Если сотрудники не знают или не хотят взаимодействовать с новыми инструментами, они не будут их использовать. Это значит, что никакого смысла в их внедрении нет. Компания потратит бюджет, а результат не получит.

Один из главных трендов современности – знания устаревают очень быстро и людям надо быстро адаптироваться. Крайне большую роль в этом вопросе играет позиция руководителей. Потому что их мышление и подход к бизнесу служит образцом для остальных сотрудников.

Цифровизация сама по себе ни в коем случае не является целью. Важно, чтобы это процесс проходил осознанно, потому что должна быть конечная цель, а именно – качественный переход в новое состояние.

Фото спикеров: ИКС Медиа, logistics.ru.

Статья "Импортозамещение по любви, а не по принуждению. Интервью Константина Истомина, Directum" от Константин Истомин

Mon, 19 Jul 2021 09:19:04 GMT

Недавно на портале TAdviser вышел обзор, в котором приняли участие крупнейшие поставщики ИТ-решений из реестра отечественного ПО. В числе спикеров – исполнительный директор компании Directum Константин Истомин. Мы публикуем полное интервью с топ-менеджером, в котором он поделился своим видением, как меняется отечественный рынок СЭД/ECM под влиянием импортозамещения.

– За минувшие 5 лет импортозамещение изменило рынок СЭД/ECM-систем в России. Какие трансформации, по вашему мнению, оказались самыми значимыми?

– На рынке появились новые участники, а продукты с многолетней историей вышли на новый горизонт развития.

Импортозамещение и положительный настрой власти к цифровизации сделали своё дело. СЭД/ECM-тренды, существующие на отечественном рынке, только усилились. Бизнес получил «зелёный свет» в лице законодательных изменений, стимулирующих переход на цифровизацию.

Наши системы во многом обошли западные. Особенно благодатная среда образовалась для документооборота в сферах b2g и b2b. Хорошо себя сегодня «чувствуют» межведомственный обмен документами, кадровый ЭДО, архивное хранение. В бизнес-процессы вошли интеллектуальные сервисы.

Все озвученные тренды нашли отражение в системе Directum. Импортозамещение подтолкнуло заказчиков приглядеться к отечественному софту и оценить его плюсы. Для многих стало откровением, что российские СЭД/ECM-системы не уступают по качеству западным, стоят меньше, а в плане соответствия требованиям государства более готовы к эксплуатации.

Что касается иностранных игроков, то многим оказалось нелегко. Бизнес по известным причинам начал отказываться от импортных ИТ-продуктов. Из-за потери клиентов вендоры перестали поддерживать и развивать свои системы, а части и вовсе пришлось уйти из России.

Импортозамещение сегмента СЭД/ECM в России происходит энергично, но не без отрицательного момента. Большие ресурсы разработчиков уходят на поддержку совместимости с импортонезависимой ОС. Хотя инвестиции можно было бы направить на разработку новых возможностей. Компании Directum это тоже коснулось, но мы стараемся сохранять равновесие между разработкой новых функций и поддержкой импортозамещения.

– С подачи Gartner несколько лет назад появилось понятие, описывающее новый класс систем, – CSP (content services platform). Многие вендоры в России объявили, что начали развивать свои продукты согласно предложенной концепции. Поделитесь вашим отношением к CSP?

– Наше отношение к концепции content services platform сдержанно-положительное. Она подтверждает, что между классами корпоративных систем стираются границы. Ещё CSP отражает тенденцию, в соответствии с которой развивается Directum. Это движение от монолитной к микросервисной архитектуре.

Тем не менее концепция для нас не основополагающая. При разработке продуктов мы главным образом ориентируемся на потребности заказчиков, мысли которых всегда крутятся вокруг категорий эффективности.

Что нужно бизнесу, так это готовые ИТ-решения, развернуть и начать эксплуатировать которые можно в минимальные сроки. Главное, чтобы решения легко интегрировались, дополняли друг друга, но при этом оставались независимыми. Лучше, если они будут построены на одной платформе, тогда получится больший синергетический эффект, а стоимость – меньше.

Такое узконаправленное использование системы в определённой сфере бизнеса свойственно многим организациям. В практике Directum подобных примеров немало. Это, например, цифровизация кадрового документооборота в компании «Мон’дэлис Русь» или автоматизация работы с командировками и авансовыми отчётами в Jotun Paints, разработка кадрового портала в «Делойт СНГ» или внедрение финархива в «Калининграднефтепродукт». Радует, что некоторые клиенты выделяют ресурсы и для крупных проектов, охватывающих целый комплекс направлений. Так, «Нестле Россия» перевела «в цифру» нескольких масштабных задач – бухгалтерский и кадровый документооборот, договорную и закупочную деятельность, управление ИТ, услугами, логистикой.

Если возвращаться к понятию CSP, то отмечу, что платформа Directum включает как отдельные решения и модули для управления контентом, инструменты интеграции с внешними системами, функциональность BPM, так и интеллектуальные сервисы по обработке данных, поддержку долговременного архивного хранения документов и всех видов электронной подписи. Так что возможности Directum даже шире, чем понятие CSP.

– Можно ли сказать, что СЭД/ECM-рынок в России трансформируется в рынок CSP? Российские разработчики готовы к такой перестройке?

– Определение content services platform достаточно широкое. Потенциал возможностей СЭД и ECM-систем растёт, поэтому заявлять о том, что рынок постепенно трансформируется в CSP – можно. Но нужно учитывать, что термин CSP мало знаком пользователям и размыт для них. Поэтому Directum мы позиционируем в первую очередь как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами.

Мы наблюдаем, что на отечественном рынке ECM/BPM задачи и боли компаний сконцентрированы вокруг определённых сфер: кадров, бухгалтерского документооборота, управления договорами, закупками, проектной работы и др. На них мы и ориентируемся. А к какому классу принадлежит система – это уже вторично.

– Какие проекты Directum, выполненные за последнее время, были наиболее интересны с точки зрения импортозамещения?

– Прежде всего те, в которых клиенты по собственной инициативе отказались от импортного софта и выбрали нашу систему. Это те компании, которые не были обременены требованиями законодательства и перешли на отечественный софт добровольно, а не по указке государства, так как объективно сочли качество Directum высоким.

В числе таких проектов – внедрение Directum RX в METRO, замена E-archive в «Джонсон и Джонсон», отказ от SharePoint в АО «Л’Ореаль». Сюда же отнесу проекты по внедрению Directum RX в правительствах Ярославской, Омской, Вологодской и Курганской областей, в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина», а также «Газпром трансгаз Саратов».

Наша цель – сделать так, чтобы бизнес выбирал продукты Directum «по любви», а не по принуждению. Точнее это можно назвать импортоопережением с дальнейшим выходом на рынки экспорта.

– В чем заключается трудоёмкость замены иностранной ECM-системы на отечественный аналог? Поделитесь, руководствуясь личным опытом, что оказывает влияние на сложность этих проектов?

– Трудоёмкость обусловлена глубиной кастомизации системы, а наиболее сложной фазой проекта считается миграция. Бывает, что заказчик оставляет прежнюю систему для того, чтобы хранить в ней исторические данные. Тогда «всё необходимое» переносится в Directum и оперативно запускается эксплуатация. Если текущая система клиента кастомизирована глубоко (а заказчик привык к тому, как внутри всё создано), то кроме кастомизации Directum, мы переносим исторические данные. На миграцию порой планируют четверть бюджета проекта.

Оптимальный вариант, который мы советуем заказчикам, это использовать для архивного хранения решение Directum «Долговременный архив», а оперативные данные переносить в новую систему. Кстати, при внедрении Directum Smart Search — умного поиска сразу по всем системам – миграции можно избежать.

При переводе на Directum наша цель – не столько поменять систему, сколько вывести заказчика на новый уровень эффективности. Мы анализируем, как лучше оптимизировать бизнес-процессы: в одном случае можно отказаться от бумаги, исключить некоторые этапы и сущности, в другом – интегрировать AI-сервисы, цифровизировать смежные операции, подключить ранее неавтоматизированных сотрудников и пр. В общем, делаем не импортозамещение ради импортозамещения, а увеличиваем эффективность работы заказчика.

– Что в ближайшем будущем ускорит импортозамещение в ИТ? Решение каких проблем поспособствует этому?

– Инициативы власти в области налогов уже посодействовали тому, что российский бизнес начал активнее переходить на отечественное ПО. Правда, налоговые льготы для ИТ-компаний оказались доступны далеко не всем.

265-ФЗ гласит, что организации, обслуживающие продукты иных ИТ-компаний, не могут воспользоваться льготами по страховым взносам, прибыли, НДС. В связи с этим организации, специализирующиеся на внедрении (среди них есть и партнёры Directum) не могут использовать свой потенциал на полную. К проектам по замене импортного ПО это тоже относится. Не будь таких законодательных препятствий на пути внедренцев к налоговым льготам, то процесс импортозамещения ускорился бы.

Другое препятствие – это «зоопарк» операционных систем, которых очень много в российских компаниях. Из-за этого при разработке прикладного ПО приходится направлять большие ресурсы на поддержку и тестирование. Что бы действительно разгрузило разработчиков, так это расстановка акцентов и развитие чемпионов среди ОС. А свободные ресурсы можно было бы выделить на улучшение ОС и развитие полезных функций прикладного ПО. Это было бы выгодно всем – поставщикам ОС, ECM/BPM-систем, заказчикам. Да и российская экономика только бы выиграла.

Статья "Как IT-компании участвуют в эксперименте Минтруда. Опыт Directum и СКБ Контур" от Анна Крен, Гузель Муллахметова, Анастасия Богатырева

Thu, 15 Jul 2021 12:13:12 GMT

Сотни российских работодателей подключились к пилоту Минтруда и тестируют обмен электронными документами с сотрудниками. Среди них есть и ИТ-компании. Как они настроили кадровый документооборот без бумаг, рассказываем далее.

С чего всё началось

Directum занимается цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Клиенты – организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков.

«Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно были в электронном виде. Своего рода исключением выступал кадровый документооборот. Несмотря на то, что процессы согласования и оформления документов велись по-цифровому, в финале появлялась бумага — документы распечатывались и подписывались вручную. Объяснение такого подхода простое: законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными). Участвуя в эксперименте Минтруда, компания приступила к решению двух задач: развитие «кадровых» продуктов и отказ от бумаги во внутренних процессах», — рассказывает Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Контур присоединился к эксперименту летом 2020 года. В компании работает более 8,5 тысяч человек, а поток бумажных кадровых документов исчисляется тысячами в месяц. Их перевод в электронный вид упрощает и ускоряет кадровый учёт и процедуры управления персоналом. Поскольку компания разрабатывает программные продукты, в том числе системы ЭДО, у Контура есть опыт в автоматизации бизнес-процессов клиентов и собственного документооборота, а также достаточно ресурсов для создания и поддержания КЭДО.

Обе компании входят в рабочую группу, которая готовит предложения по изменению трудового законодательства. Экспертиза и опыт вендоров в части внедрения КЭДО помогает корректировать пилотную модель.

Как вступили в эксперимент

Приказ о проведении эксперимента в Контуре выпустили в конце мая. Через месяц перешли на электронное взаимодействие с сотрудниками. В эксперименте принимают участие 94 % работников — это почти 8 тысяч человек из 77 городов России. Исключение составили те сотрудники, у которых нет учётной записи во внутренней системе документооборота. Например, вахтёры и уборщики.

Directum участвует в пилоте с августа 2020-го. Из 600 сотрудников (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99 %. При этом отказов не было, то есть остались только те, кто не cмог определиться с решением.

Как запускали кадровый ЭДО

Контур: Чтобы запустить КЭДО, понадобилось создать проектную группу, доработать систему внутреннего электронного документооборота (СЭД), получить согласие сотрудников на участие в эксперименте. Как будет работать новая система, сотрудникам рассказывали в корпоративной социальной сети, там же комментировали вопросы. В первый месяц параллельно поддерживали бумажный документооборот. Также понадобилось обучить специалистов, которые оформляют документы, — офис-менеджеров и менеджеров по кадровому учёту.

Directum: Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приёма, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска —добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

В какой системе работают сотрудники

Контур: В системе внутреннего электронного документооборота сотрудники и раньше подписывали документы простой электронной подписью. Для участия в эксперименте СЭД доработали: теперь система позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью, хранить документы и технологические файлы. Визуализацию печатных форм документов преобразовали из формата DOC в PDF. Для пользователей добавили подсказки и установили уведомления, чтобы сотрудники не забывали подписывать документы вовремя.

Directum: Сотрудники работают во внутренней системе Directum RX. Рядовые работники компании подписывают кадровые документы простой ЭП, руководство — усиленной квалифицированной. Поскольку система и до эксперимента поддерживала все виды электронной подписи, настройка была минимальной и не заняла много времени. Дополнительно для удобства решили визуализировать штампы ЭП на документах (включая простую подпись работника). Хранение документов, в том числе юридически значимых (с проставлением штампов времени) организовали также в Directum RX.

К системе сотрудники подключаются через веб-доступ: с рабочего места или из дома. Кроме того, используются мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz – например, для ознакомления сотрудников с ЛНА или согласования руководителями движения персонала с планшета.

Также Directum интегрировал свою систему с учётной в части данных по отпускам (дат и количества доступных дней) и командировкам.

Какие документы перевели в цифру

Обе компании внедряли электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего. Трудовые договоры и Directum, и Контур решили на этом этапе не включать в эксперимент.

СКБ Контур

Directum

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
заявление о предоставлении отпуска;
заявление о дополнительном дне отдыха за сдачу крови и её компонентов;
уведомление о времени начала отпуска;
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
протокол заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда;
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте по охране труда;
график отпусков;
лист ознакомления с локальными нормативными актами;
лист ознакомления с графиком сменности.

уведомление о наступлении очередного оплачиваемого отпуска;
заявление о предоставлении отпуска;
заявление о переносе отпуска;
заявление на включение в график отпусков;
приказ о переносе отпуска;
график отпусков;
заявление на увольнение;
приказ об увольнении;
приказ о приёме на работу;
заявление на смену должности;
приказ о смене должности;
приказ по основной деятельности;
локальный нормативный акт;
заявление на передачу реквизитов карты для перевода заработной платы.

«Мы готовимся к реализации второй части проекта автоматизации кадрового документооборота. В электронный вид планируем перевести документы, которые необходимо подписывать усиленной электронной подписью: приказы о переводе, приказы на изменение заработной платы, допсоглашения к трудовым договорам. Для этого провели сравнительную работу по типам подписи и выбрали неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Сейчас проверяем инфраструктурную готовность сервисов и согласовываем объём работ со всеми участниками для реализации процесса подписания документов», — поясняет Анастасия Богатырева, менеджер проектов по работе с персоналом в Контуре.

«Сейчас Directum планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будут использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.)», — поделилась Гузель Муллахметова, представитель Directum.

С какими трудностями столкнулись

Directum: С системой вопросов не было, а вот с человеческим фактором – да. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление, поэтому команда проекта решила добавить в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Контур: Обошлось без технических трудностей — внутреннюю систему электронного документооборота протестировали до начала эксперимента.

Для ситуаций, когда сотрудники вовремя не подписывают документы, Контур реализовал электронные объяснительные. Допустим, работник не ознакомился с приказом на отпуск. Система запросит у него объяснительную в первый день отпуска. СЭД отслеживает, когда происходит нарушение сроков, и автоматически назначает такое задание. Это нужно, чтобы работодатель зафиксировал причину, почему документ не подписан вовремя, и смог доказать надзорным органам, что не нарушал срока ознакомления.

Пока на законодательном уровне не решены две основные проблемы, связанные с длительным хранением документов. Первая — это устаревание цифровых носителей и программного обеспечения. Смена технологий происходит очень быстро, понадобится контролировать состояние самих устройств и проверять, воспроизводятся ли документы. Вторая проблема — признание юридической силы документов после того, как истечёт срок действия сертификата электронной подписи (КЭП).

Что дальше

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения Контур и Directum передали в виде отчётов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, компания Directum предложила ведомству:

сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;
разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, то есть позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;
регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;
допустить отправку электронных документов работникам, в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлён до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены новые поправки законодательства. Что именно изменится, расскажем в следующих материалах на ECM-Journal.

Запись блога "Обзор новостей электронного правительства за 2 квартал 2021 года" от Артем Занин

Mon, 12 Jul 2021 13:42:31 GMT

Цифровизация операций с недвижимостью, налоговые вычеты онлайн, единая цифровая платформа вакансий, учёт домашних животных, проактивное назначение пенсий. Эти и другие важные новости электронного правительства – в свежей подборке ECM-Journal.

Электронные Госуслуги

Налоговые вычеты будут представлять в проактивном режиме

Чтобы получить налоговый вычет, теперь не нужно заполнять форму 3-НДФЛ и предоставлять подтверждающие документы. Соответствующие изменения вступили в силу 21 мая.

Право гражданина на получение вычета в ФНС будут проверять сами. Источником данных, подтверждающих это право, будут сведения, имеющиеся в распоряжении налоговых органов, в том числе полученные из информационного обмена с внешними источниками – налоговыми агентами (банками) и органами исполнительной власти. Общение с ФНС организовано через Личный кабинет налогоплательщика.

Кроме того, камеральная проверка будет длиться не три месяца, как это принято сейчас, а один месяц, плюс 15 дней на возврат средств.

Данные о недвижимости появятся на Госуслугах

В личном кабинете будет доступна информация о принадлежащей гражданину недвижимости. Сведения, которые будут отображаться: вид объекта недвижимости и его назначение, дата ввода в эксплуатацию, кадастровый номер и кадастровая стоимость, площадь помещения и его основные характеристики, размер доли в праве собственности. Информация будет загружаться из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН) и будет доступна пользователям для ознакомительного просмотра.

Кроме того, на Госуслугах запущен новый электронный сервис, благодаря которому пользователи теперь могут получить онлайн наиболее востребованные виды выписок из ЕГРН:

Зарегистрироваться по месту жительства можно будет онлайн

Услуги регистрации граждан по месту жительства или временного пребывания переведут в электронный формат.

Для получения прописки необходимо подать заявление о регистрации через Портал госуслуг. После обработки запроса гражданину останется только проставить отметку о регистрации в паспорт в регистрирующем органе.

Временную регистрацию можно будет оформить полностью дистанционно без посещения органов учёта.

Родовые сертификаты станут только электронными

Документы переведут в цифру, что позволит полностью исключить участие гражданки из процесса передачи информации. Теперь не придётся самостоятельно предоставлять сертификат в медицинские учреждения, а некоторые пособия и выплаты, которые полагаются беременным и после рождения ребёнка, в дальнейшем смогут назначаться автоматически.

В ходе информационного обмена женская консультация сообщит необходимые сведения в ФСС о постановке на учёт и наблюдении будущей мамы. В свою очередь роддом уведомит ФСС о том, что состоялись роды, а детская поликлиника проинформирует о постановке ребёнка на учёт в течение первого года жизни в возрасте до трёх месяцев.

В России создана единая цифровая платформа вакансий

С 1 июля 2021 года сайт Работа в России запущен в новом статусе – как «Единая цифровая платформа занятости и трудовых отношений». Соответствующий закон подписан Президентом РФ.

Планируется, что с помощью платформы центры занятости будут на постоянной основе оказывать услуги по поиску работы в проактивном режиме (без заявлений).

Считается, что Единая цифровая платформа позволит сформировать:

единые требования к порядку предоставления госуслуг в части занятости;
единую федеральную систему мониторинга и управления качеством деятельности органов службы занятости на основе единых стандартов.

Кроме этого, закон обязывает ряд работодателей (федеральные, региональные и местные органы власти, и те организации, у кого в штате более 25 человек) размещать на цифровой платформе информацию обо всех рабочих местах.

Для граждан и организаций

Пенсии и пособия будут зачисляться только на карту «Мир»

Граждане, получающие пенсии и иные социальные выплаты через банковские организации, должны до 1 июля оформить карту «Мир». При этом важно учитывать, что сами банки никаких сведений в ПФР не передают. Иными словами, получив карту, её держатель должен сам передать новые реквизиты в Пенсионный фонд.

Кроме того, с 1 июля распространяется обязанность по приёму карт «Мир» на продавцов, у которых выручка от реализации товаров за предшествующий календарный год превышает 20 млн (ранее – 40 млн) рублей.

Упрощены правила получения пенсий

Правительство взялось за «проактивные» назначение и выплату пенсий, а также социальных доплат к ним. Для получения положенных по закону средств гражданам пенсионного возраста теперь не придётся самим подавать заявление в уполномоченные органы.

В настоящее время гражданин, имеющий право на страховую или социальную пенсию, не получает её до тех пор, пока не подаст заявление в Пенсионный фонд. Пенсия назначается со дня подачи заявления. Выплата пенсии «задним числом» начиная с даты, когда гражданин обрёл право на пенсию, не предусмотрена.

Все необходимые документы в телефоне

Минцифры запускает мобильное приложение «ГосДоки» для безопасного хранения и предъявления личных документов в цифровом виде. В их числе паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации транспортного средства, свидетельства из органов ЗАГС и другие. Использовать приложение и предоставлять документы в виде QR-кода можно будет всем, у кого есть учётную запись Портала госуслуг.

В России планируется ввести учёт домашних животных

Делать это будут «в целях обеспечения безопасности граждан, соблюдения принципов гуманности при обращении с животными». Правительству совместно с органами исполнительной власти субъектов РФ поручено до конца года разработать законопроект о ведении учёта домашних питомцев, мониторинга состояния популяций животных без владельцев (включая вакцинированных и стерилизованных) и принятие единых методик.

Введены правила по идентификации владельцев корпоративных сим-карт

С 1 июня юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям запрещено предоставлять своим работникам и другим физлицам корпоративную мобильную связь без внесения сведений о них на Портале госуслуг. Оператор связи также должен прекратить обслуживать абонента, если не будет подтверждена его личность.

Автор: Артем Занин, специалист по внедрению Directum для государственного сектора

Статья "Искусственный интеллект в госсекторе. Обзор кейсов 2021" от Главный редактор

Wed, 30 Jun 2021 12:47:32 GMT

Органы власти в России всё чаще осваивают AI-решения. Растёт количество проектов внедрения RPA, интеллектуальной обработки документов и обращений, чат-ботов. Каждый успешный опыт усиливает интерес госсектора к умным технологиям. Насколько на самом деле необходим ИИ в этой сфере и какие решения особенно актуальны сейчас, обсуждаем с экспертами ECM-Journal.

Интерес к ИИ могут усилить новые KPI на госслужбе

Официальной точкой отсчёта в истории AI-решений в органах власти эксперты считают 10 октября 2019 года. Именно тогда указом Президента РФ была утверждена Национальная стратегия развития искусственного интеллекта на период до 2030 года. Основная цель документа – обеспечить рост спроса в России на продукты, созданные на основе ИИ. Причём среди потребителей авторами Стратегии названы не только граждане и организации, но и органы государственной власти.

Что именно из AI-решений им интересно чаще всего?

Умная обработка входящей корреспонденции

«Для искусственного интеллекта в госсекторе есть много способов применения, которые можно условно разделить на две группы. Первая – умная обработка документов, работа с первичкой, где ИИ распознает и извлекает необходимые поля, – комментирует Алексей Ильин, руководитель направления RPA в ОТР. – Вторая – работа с текстом в свободном формате, где ИИ принимает сообщения, а дальше классифицирует их и определяет, какие действия нужно предпринять в ответ на это сообщение и почему».

Самый очевидный и востребованный из этих кейсов применения ИИ в госсекторе – работа с входящей корреспонденцией. Документы, поступающие из различных источников, и письма требуют много трудозатрат – корреспонденцию необходимо сканировать и заносить в информационную систему, заполнить карточки.

«Искусственный интеллект уже может определять вид входящего документа и, соответственно, автоматически заполнять карточку в информационной системе, в которой в дальнейшем будет проводиться обработка корреспонденции. Делопроизводителю остаётся только проверить корректность заполнения реквизитов», – рассказывает Александр Сёмочкин, руководитель группы продвижения интеллектуальных механизмов Directum.

По его словам, время обработки одного входящего письма или документа в органах власти с использованием ИИ сокращается в 2 раза. В пересчете на десятки, а то и сотни тысяч входящих писем в год это огромная экономия времени и ФОТ.

Искусственный интеллект и обращения граждан

«Классификация и обработка обращений граждан – ещё один классический кейс ИИ, – продолжает Александр Сёмочкин. – Запросы от населения могут поступать из различных источников и содержать информацию, которую часто приходится вручную заносить в информационные системы госорганов. Как минимум человеку приходится классифицировать само обращение – определять его вид (например, жалоба, заявка или пожелание к работе) или вопрос, которого оно касается. Эту рутину ИИ уже может брать на себя. Основываясь на исторических данных и технологиях машинного обучения, искусственный интеллект сам определяет вид обращения и вопрос, экономя время госслужащих».

Эксперт уточняет, что в 35% случаев регистрация и классификация обращений может проходить совсем без привлечения человека. При этом экономия времени в среднем сводится к 187 рабочим часам в год, что равносильно целому месяцу работы одного сотрудника.

Но и это ещё не всё. В работе с корреспонденцией и обращениями искусственный интеллект может также определять ответственного исполнителя. «Опять же опираясь на исторические данные, интеллектуальные сервисы подсказывают, кому именно нужно отправить в работу письмо или запрос с сайта, – добавляет Александр Сёмочкин. – Более того, ИИ умеет формировать проекты резолюции. Это удобно для помощника руководителя и делопроизводителя, им остаётся только проверить корректность автоматически заполненных данных».

Подробнее об интеллектуальной обработке обращений и документов эксперт рассказал на вебинаре Directum. Там же были представлены результаты пилотного проекта, который прошёл в Администрации Главы и Правительства РФ. Видеозапись вебинара и другие материалы доступны по запросу.

Чат-боты в органах власти

Чтобы ускорить работу с обращениями и информированием граждан, органы власти всё чаще присматриваются к виртуальным помощникам. И реальных проектов с каждым годом становится значительно больше.

«На самые распространенные вопросы москвичей на портале mos.ru отвечает чат-бот. В прошлом году в онлайн-чат поступило более 1,5 млн обращений, половину из которых — порядка 750 тыс. — виртуальный помощник обработал без привлечения оператора, – приводит пример Кирилл Петров, управляющий̆ директор Just AI. – В обновленной версии портала Госуслуг главное место занимает виртуальный ассистент Макс. На сайте уже запущен пилотный проект по информированию взыскателей и должников. В этом году у Макса появится голос, и он сможет общаться с пользователями через умные устройства».

Обращения граждан – не единственный кейс, где востребованы виртуальные помощники. Второе направление, набирающее обороты в связи с переходом на удалённую систему работы и борьбой с текучкой персонала, – это HR- или FAQ-боты, отвечающие на самые распространенные вопросы сотрудников.

Системы поддержки принятия решений и безопасность

«Для госорганов самые востребованные внедрения искусственного интеллекта – это СППР (системы поддержки принятия решений) в ситуационных комнатах, в виде цифрового ИИ-мониторинга 24/7, когда умное решение самостоятельно детектирует лица, траектории передвижений граждан, цифровые следы транзакций, управляет потоками (транспортные, пациентов, граждан, получающих госуслуги) и т.д. Это системы «Умная клиника», «Умный город» и вообще «Умная страна», – комментирует Лоран Акопян, генеральный директор iPavlov, исполнительный директор НИЦ АО «Швабе» в МФТИ. – Основной вопрос в этой области госсектора – уровень глубины принятия решения самим ИИ и соответствующее расширение или сужение законодательных полномочий людей и машин».

В целом, если оценивать ситуацию детально, то становится понятно, что буквально в каждом направлении госсектора есть трудоемкие задачи, которые можно автоматизировать. «В их числе обеспечение безопасности. Видеокамеры с технологиями AI можно использовать для моментального распознания номеров автомобилей, лиц и поведения людей, состояния их здоровья. Подобные видеокамеры обойдутся куда дешевле, чем найм отдельного сотрудника», – комментирует Дмитрий Демидов, руководитель лаборатории НОРБИТ.

К искусственному интеллекту также присматриваются госструктуры, ответственные за безопасность.

«В госсекторе актуально применять ИИ в координации деятельности субъектов критической информационной инфраструктуры РФ по вопросам обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак и реагирования на компьютерные инциденты – того, что делает сейчас Национальный координационный центр по компьютерным инцидентам (НКЦКИ) при помощи государственной системы обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА)», – приводит пример Антон Фишман, технический директор RuSIEM.

По мнению эксперта, искусственный интеллект уже может использоваться для разделения угроз по различным отраслям, обработки больших данных и выявления паттернов актуальных угроз со стороны прогосударственных хакерских группировок и прогнозирования влияния их воздействия на экономическую экосистему страны.

Что будет дальше

Главным мотивирующим фактором внедрения ИИ в госсекторе (как и в бизнесе) остаётся выгода. «Эффект может быть как экономическим – рост количества и качества активов граждан и самого государства или субъекта РФ, так и управленческим – закрепление основ власти, развитие гражданского общества, повышение образованности электората и т.д», – поясняет Лоран Акопян. В первом случае органы власти могут создавать приложения по типу Smart City/Village/Country – суперсервисы или маркетплейсы, на которые привлекать бизнес и повышать тем самым местный ВВП, так и продвигать там же собственные услуги – ЖКХ, туризм, найм и т.д.

«Если считать совокупный эффект ИИ в органах власти, то он всегда будет выше от проектов на федеральном уровне. Главное преимущество таких проектов – их легко масштабировать и свою эффективность они показывают именно при увеличении количества пользователей системой, – добавляет Дмитрий Демидов. – Разработка и внедрение технологий – процессы достаточно дорогостоящие, и в рамках конкретного муниципального образования может оказаться, что выгоднее продолжить расширять штат». Например, по его словам, для одного заповедника не имеет смысла разрабатывать и внедрять за десятки миллионов рублей систему обработки снимков со спутников. Дешевле выделить средства на технику и людей. Но если сделать систему для анализа всех лесов в стране, то экономия будет колоссальной.

«Для управленческих задач госсектора сейчас главное – безопасность граждан и защита субъекта/госоргана/государства, повышение уровня спокойствия среди населения, – отмечает в свою очередь Лоран Акопян. – Граждане должны постепенно понимать и принимать, что госорганы знают всё и реагируют моментально. По сути, мы говорим о том, что задачи именно такого плана – это защита новой цифровой инфраструктуры умного города/региона/страны».

Ещё одним стимулом для внедрения AI могут стать требования законодательства и регуляторов, для соблюдения которых ИИ будет наиболее оптимальным решением. «В сфере безопасности нормотворчество может быть интересно с точки зрения надзора за соблюдением соответствующих требований участниками экосистем на базе финансовых платформ, – приводит пример Антон Фишман. – Атаки становятся настолько сложными, что решений для их выявления и используемых участниками этих экосистем, на которых не распространяется законодательство о КИИ и требований ЦБ РФ, становится недостаточно».

Искусственный интеллект может также применяться для прогнозирования и реагирования на функциональные сбои – исторический анализ событий и выявление закономерностей позволят с высокой вероятностью прогнозировать инциденты в работе информационных систем органов власти.

«Для руководителей и рядовых сотрудников госсектора по многим задачам крайне важно выполнение поставленных KPI. Например, по обращению гражданина в органы исполнительной власти ответ должен быть подготовлен качественно и в определенный срок. При этом ИИ может сильно помочь в ситуациях, например, когда происходит одновременное обращение большого числа людей по похожим вопросам, когда внезапно возникает необходимость обработать очень много однотипных запросов в короткие сроки», – добавляет Алексей Ильин.

И наконец, способствовать росту числа внедрений ИИ и других передовых технологий может «перестройка» сознания госслужащих. Из сегодняшних чиновников они должны перерасти в современных руководителей проектов (project managers). «Нужно продумать новую систему мотивации для работников госорганов/сектора. Сейчас у них нет ясных личных KPI. При этом с одной идеологией далеко не пойдешь, нужна новая система цифрового развития самого госаппарата. Одним словом, госсектор сам должен быть драйвером инноваций», – заключает Лоран Акопян.

Статья "Как создавать двойников? Майский законопроект об использовании и хранении электронных документов" от Артем Пермяков

Tue, 29 Jun 2021 19:51:29 GMT

В прошлом году российские СМИ заговорили о цифровых дубликатах документов. Недавно стало известно, что порядок их создания закрепят изменениями законодательства. Какие ещё вопросы решает новый законопроект и что пока остаётся без ответа, читайте далее.

О тотальной цифровизации организаций в России заговорили в 2018 году. Юридические лица, государственные структуры и индивидуальные предприниматели планомерно переходят на электронное взаимодействие. Этот процесс сопровождается изменением правовой базы и юридическим урегулированием новых явлений.

Важным вопросом становится юридическая значимость хранения электронных документов. Ранее было введено понятие «цифровой двойник документа». А в мае на рассмотрение вынесли законопроект, закрепляющий порядок создания таких дубликатов и конвертации электронных документов.

Казалось бы, всё прозрачно, но эксперты видят в существующей редакции ряд ограничений. Мы обсудили текст законопроекта с Артёмом Пермяковым, R&D-директором компании Directum.

– Артём, насколько актуален законопроект?

– Изменения играют важное значение в построении цифровой экономики. Инфраструктура готова к полному переходу на электронный обмен, но это должно сопровождаться изменениями законодательства. Учитывая активную позицию бизнеса и государства, архивы бумажных документов становятся дорогостоящим атавизмом и заставляют компании тратить ресурсы на физическое хранение больших объемов.

– Чего в законопроекте пока не хватает, на ваш взгляд?

– В статье о конвертации приводится следующее условие:

«в конвертированном электронном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного электронного документа».

Но при этом нет определений структуры документа и его содержания. Также не указывается, кто будет выполнять проверку. Необходимы и другие уточнения – критерии неизменности документа и определение понятия «изменение».

– Какие вводятся ограничения?

– Законопроект декларирует, что перед конвертацией документ должен быть обязательно подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В то время как 63-ФЗ приравнивает к документу на бумажном носителе и информацию, подписанную простой или неквалифицированной электронной подписью.

Таким образом, в текущей редакции накладываются значительные ограничения на перечень инструментов, применимых для подписания.

– А какие изменения касаются долгосрочного хранения?

– Предполагается «повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью … в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи». А это значит, что документы потребуется заново подписывать каждый год.

– Какие вы видите возможные риски?

– Ежегодное переподписание документа УКЭП усложняет исполнение закона для крупных компаний. Владельцам масштабных архивов будет проще продолжить хранить их в бумажном виде, и они потеряют мотивацию для перевода документов в цифровое пространство.

– А технически сейчас есть другие варианты?

– Да, усовершенствованная электронная подпись формата CAdES–XL, CAdES–A гарантирует действительность сертификата в момент подписания. И в дальнейшем подтверждается действительность сертификата службы времени, штамп наносится повторно.

– Вы (ваша компания) намерены выдвигать предложения по коррекции законопроекта?

– Да, мы планируем вносить предложения по изменению закона в части возможных вариантов подписи и относительно переподписания по истечении срока ключа проверки ЭП. Будем делать это в рамках участия в экспертных рабочих группах.

Статья "ФНС: Концепция ЭДО создавалась не с позиции государства, а с участием бизнеса" от Главный редактор

Mon, 28 Jun 2021 05:48:38 GMT

Уже в этом году у шести электронных документов могут появиться утверждённые форматы. Об этом рассказал руководитель управления ЭДО ФНС России Фёдор Новиков на конференции «Открытые дни Directum». Каких цифровых изменений ждать бизнесу ещё? Делимся важными тезисами спикера и ссылкой на запись его доклада.

Концепция ЭДО: как и для чего создали документ?

– В конце прошлого года президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил два документа – Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (Концепция ЭДО) и План мероприятий по реализации Концепции.

Концепцию готовила наша служба – непосредственно я и мои коллеги. И мы подошли к созданию документа с точки зрения не того, что государство хотело бы исправить в электронном документообороте, а того, что не хватает бизнесу.

Именно поэтому мы готовили Концепцию не самостоятельно, а пригласили коллег из бизнес-структур. В их числе были операторы электронного документооборота, представители банковского сообщества, крупного бизнеса и др.

В результате родился этот документ, который, безусловно, носит довольно концептуальный характер. Все такие документы содержат в себе множество неконкретизированных вещей. Конкретизация решений со стороны государства, которые могут помочь бизнесу оптимально использовать электронный документооборот, – это задача текущего года. Может быть, и следующего тоже.

Мы понимаем, что сама федеральная служба в одном лице не в состоянии «вывезти» весь пул сложных вопросов ЭДО, поскольку они очень плотно пересекаются с компетенциями иных органов власти. Примеры: кадровый документооборот, который реализует Минтруд, или электронная транспортная накладная, которую мы совместно с Министерством транспорта пытаемся сформировать. Иными словами, необходима консолидированная позиция всех органов власти. С этой целью на уровне Правительства сформировали межведомственную рабочую группу. Утверждение Концепции проходило через неё, чтобы все коллеги могли ознакомиться с документом и высказать свои замечания. Концепция утверждена, а это означает, что, те замечания, которые были, мы уже устранили.

Что ФНС планирует сделать в 2021 году?

– Наша деятельность включает в себя три больших составляющих. И первая из них – нормотворческая. Она связана с тем, что в текущем законодательстве есть важные пробелы. Это видим как мы, так и бизнес, который нам о них сообщает.

Часть пробелов в законодательстве мы зафиксировали уже давно. Часть для нас были открытием, но их устранение, как нам кажется, способно увеличить привлекательность использования электронных документов.

Служба занимается вопросами законодательства в части ЭДО давно – с 2011 года, когда вышел ФЗ «Об электронной подписи», а затем и Приказ Минфина № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Казалось бы, созданы все условия, чтобы контрагенты работали со счетами-фактурами в электронном виде. Форматы есть, порядок обмена тоже. Однако практика показала, что только 7-10% таких документов используются в электронном виде. И во многом это объясняется тем, что операторы ЭДО, напрямую прописанные в Приказе Минфина, не всегда готовы взаимодействовать друг с другом.

Проблема обусловлена как разницей в технологических подходах операторов ЭДО, так и вопросами экономической целесообразности. Каждая компания стремится получать выгоды. И гораздо выгоднее, чтобы клиент другого участника рынка перешел скорее к ним, нежели устанавливать так называемое роуминговое взаимодействие с другим оператором электронного документооборота.

С нашей точки зрения, есть довольно существенная возможность устранить такие разногласия. Для этого нужно ввести оператора электронного документооборота в нормативное поле. Сейчас это сущность, которая осуществляет взаимодействие между двумя хозяйствующими субъектами (B2B). И она поименована только в Приказе Минфина. У нас же есть идея вынести понятие оператора ЭДО на уровень федерального закона с осуществлением контроля за деятельностью таких организаций. Во-первых, так уполномоченный орган власти мог бы заниматься их аккредитацией, а во-вторых – следить за тем, чтобы они выполняли предъявленные к ним требования.

Первое требование к оператору ЭДО – необходимость реализации и применения всех утверждённых форматов электронных документов. Сейчас же, если один оператор разработал формат, а другой использует иной, то обмен документами будет затруднителен.

Второе – применение единого протокола взаимодействия, включающего в себя технические характеристики передаваемых документов, пакетов документов, сообщений, квитанций и т.д. Это изменение позволит стандартизировать технологии операторов, а также ускорить процесс установления взаимодействия между ними, когда клиентам нужно будет обменяться электронными документами.

Понятно, что это не отменяет ситуации, когда контрагенты хотят обмениваться специфическими документами, форматы которых не утверждены. В этом случае требовать, чтобы операторы быстро устанавливали взаимодействие, достаточно сложно. Но для обмена базовыми документами, форматы которых утверждены службой или иными органами власти, операторы должны уметь настраивать взаимодействие в короткие сроки.

Какие методические рекомендации по ЭДО готовит ФНС?

– Первые два документа (Концепция ЭДО и План мероприятий по её реализации – прим. ред.) направлены на то, чтобы обеспечить этот институт и обязанностью, и ответственностью, и технологическими возможностями. После чего можно вводить методические рекомендации по обмену электронными документами. Мы хотим подготовить их для хозяйствующих субъектов, чтобы они понимали, каким образом они могут работать с ЭДО. Всё-таки обмениваться электронными документами можно не только через оператора, есть ещё и простой обмен.

63-ФЗ давно позволяет подписывать документы любыми электронными подписями. И никто не запрещает обмениваться ими по email, через мессенджеры и т.д. Но пока отсутствуют разъяснения от государства, и это большая причина не использовать электронные документы. Многие пока даже не пытаются посмотреть в сторону ЭДО.

В этом же году мы планируем подготовить методические рекомендации по разработке форматов. Этот документ важен, так как форматы должны быть максимально унифицированы. Это позволит снизить количество ошибок при их обработке и сократить время, необходимое на доработку ПО – как учётных систем, формирующих эти документы и проверяющих их, так и сервисы специализированных участников рынка.

В этих же рекомендациях мы хотим прописать базовые принципы:

сроки, которые необходимы для ввода действия формата, чтобы все участники рынка успевали доработать сервисы;
сроки для органов исполнительной власти, принимающих тот или иной документ, – сколько времени они должны поддерживать версионность, с какой периодичностью в документы должны вноситься изменения.

Всё это направлено на то, чтобы не ставить рынок перед фактом, что с завтрашнего дня используется какой-то единый утверждённый формат. Переход от одной версии к другой и их параллельные хождения должны быть комфортными. К тому же, нужно время на адаптацию решений, которые есть сейчас на рынке.

У каких документов скоро появятся утверждённые форматы?

– На слайде (ниже – прим. ред.) приведены пять документов, на которые в первую очередь направлено наше внимание.

В частности, уже довольно давно служба занимается разработкой формата электронного договора. Рассчитываем, что в этом году закончим этот процесс.

Мы планируем представить электронный договор в двух версиях. Первая – это классический .XML, который для договора довольно сложен, потому что документ содержит очень много неструктурированной информации в виде текста. И зачастую именно в ней содержится основной смысл.

Вторая версия – это попытка соединить возможность машинной обработки документа и человекочитаемого формата. Это PDF/A3. Основная часть сведений будет содержаться в виде PDF как обычный текст, а в XML-составляющую будут убраны только некоторые наборы реквизитов, которые могут потребоваться для автоматизированной обработки как на стороне хозяйствующих субъектов, так и на стороне контролирующих органов – если документы должны были быть представлены туда.

Здесь важное отступление: форматы документов мы стараемся утверждать сами, так как это существенно влияет на возможность дальнейшего общения налогоплательщика с налоговой службой. Думаю, многие знают про 93 статью НК РФ об истребовании документов. Там прописано, что документы, составленные в электронной форме, то есть которые не жили на бумаге, а сразу появились в электронном формате, могут быть представлены в службу в том виде, в котором были созданы, только если они были созданы по утверждённым службой форматам.

Утверждая больше форматов, мы также сможем автоматизировать работу и на стороне налогоплательщиков. Сразу оговорюсь: служба на самом деле истребует небольшой процент документов от всех – это 3,5% максимум. У нас нет цели «получить на борт» все документы организаций – это огромный объём, мы не сможем его хранить, проводить контрольные мероприятия и т.д. И именно поэтому мы не стали строить платформу на базе ФНС, через которую «ходили» бы все документы. Мы специально дистанцируемся от этой идеи, так как считаем, что рынок может предложить более качественный сервис – там будет конкуренция.

Единственный путь, по которому пойдёт служба, – получение какие-либо документов в более-менее автоматизированном режиме. В первую очередь, конечно, речь идёт о счетах-фактурах, которые могут использоваться вместо сведений в налоговых декларациях для сопоставления и проверки НДС.

Подробнее о форматах других электронных документов (машиночитаемой доверенности B2B и B2G, электронной транспортной накладной и путевого листа, акта выполнения строительно-монтажных работ) – в материалах выступления Фёдора Новикова. Презентацию и видеозапись можно запросить на сайте «Открытых дней Directum».

ФНС также разрабатывает сервисы. Какие и для чего?

– Важная часть нашей работы – это создание сервисов, которые должны либо облегчить работу налогоплательщиков (хозяйствующих субъектов), либо каким-то образом поспособствовать лёгкости использования электронных документов.

Первый и довольно важный – сервис визуализации. Это инструмент, который сможет визуализировать электронные документы, созданные по утверждённым нами форматам. Как нам кажется, его можно будет также рекомендовать для использования судам.

Второй сервис – инструмент для получения сведений от оператора электронного документооборота, к которому подключен хозяйствующий субъект. Мы хотим дать операторам возможность получать информацию о клиентах других участников рынка, чтобы установление роуминга стало автоматизированным и простым.

Типовой сценарий перехода на электронный документооборот – сервис, который мы хотели бы разработать для тех хозяйствующих субъектов, которые ещё не перешли на использование электронных документов, но думают об этом. Планируем описать там основные моменты, на которые стоит обратить внимание, и документы, которыми необходимо руководствоваться при переходе на ЭДО.

И так как мы утверждаем формат машиночитаемой доверенности, мы предусматриваем возможность создания сервиса на наших ресурсах проверки такого документа. Она нужна в случаях, если вы получили доверенность от кого-то, собираетесь от этого имени поставлять нам сведения и хотите проверить, что такая доверенность соответствует всем требованиям и будет принята в службу.

Наконец, еще один сервис, который мы разработали ещё в прошлом году, позволяет посчитать экономическую целесообразность внедрения ЭДО. Он основан на практиках множества организаций. Мы собирали данные разных внедрений, попытались усреднить оценки и на основании этой информации создали свой калькулятор.

Фото: ФНС России

Статья "Документы по охране труда в электронном виде. А это законно?" от Евгения Сарварова

Fri, 25 Jun 2021 06:20:15 GMT

Кадровое администрирование потихоньку уходит в цифру, дошла очередь и до охраны труда.

Документы по охране труда такие же массовые, как и кадровые. Каждый работодатель обязан проводить инструктажи и ознакомлять работников с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ). А если предприятие производит продукты питания или занимается переработкой нефтепродуктов, то список документов по охране труда расширяется: добавляются карточки выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), смывающих и обезвреживающих средств (СиОС), наряды-допуски и т.д.

Чем больше численность сотрудников компании, тем больше вопросов приходится решать, чтобы организовать своевременное подписание и ознакомление с документами. Один из вариантов решения задачи – перевод документов в электронный вид. Но законно ли это?

Что говорят действующие НПА

Трудовой кодекс содержит общие фразы про обязанности работодателя в этой сфере, в том числе про необходимость ознакомления работников с требованиями охраны труда. Более чёткие указания по ведению разных типов документов содержатся в отдельных НПА.

Оценка условий труда и выдача СиОС — бумага или цифра?

426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» требует, чтобы работодатель организовывал «…ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись».

Пункт 9 Стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» от 17.12.2010 № 1122н явно разрешает проводить ознакомление работников с нормами выдачи СиОС «в письменной или электронной форме способом, позволяющим подтвердить ознакомление работника с указанными нормами».

Выдача средств должна фиксироваться под роспись сотрудника в личной карточке учёта СиОС.

Карточка выдачи СИЗ, наряд-допуск — только цифра!

Управлять выдачей СИЗ по-цифровому прямо разрешает Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.

«… в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника».

Пункт 2.1.3 Постановления Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» требует регистрировать проведение всех видов инструктажей в соответствующих журналах «с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа».

Для журналов по инструктажам, карточки СиОС, результатов проведения СОУТ в законодательстве нет требований по форме документов (электронная или бумажная). Поэтому можно переводить эти документы в электронный вид, соблюдая требования 63-ФЗ.

В последних документах появляется явное разрешение вести документооборот в области охраны труда в электронном виде. Примером служит п. 9 Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 16 ноября 2020 г. № 782н «Об утверждении Правил по охране труда при работе на высоте»:

«Допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Этот же приказ разрешает переводить в электронный вид наряды-допуски (п.67).

Что говорит Роструд

Подход, позволяющий переводить документы по охране труда в электронный вид, близок и информационному порталу Роструда «Онлайнинспекция.РФ»:

● документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы, могут быть подписаны простой электронной подписью;

● документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются электронными документами, равнозначными документу на бумажном носителе.

Раздать УКЭП всем сотрудникам – дорогое удовольствие. На самом деле, со стороны сотрудников можно использовать УНЭП и ПЭП. Но чтобы это стало возможным, работодатель должен подготовиться, подробнее см. статью.

Что дальше

Большинство действующих регламентирующих актов явно разрешают или не запрещают переводить документы по охране труда в электронную форму. Уже сейчас для этого есть правовые основания.

Участники эксперимента Минтруда используют в электронном виде не только кадровые документы, но и документы по охране труда, руководствуясь п.2 ст.1 122-ФЗ (об эксперименте Минтруда). Пункт разрешает участникам руководствоваться не только трудовым законодательством, но и иными актами, содержащими нормы трудового права, в соответствии со статьей 5 ТК РФ. То есть область охраны труда тоже попала под эксперимент.

В результате эксперимента будут внесены правки в трудовое законодательство. Уже сейчас проходит рассмотрение законопроекта, в котором явно упоминается возможность ведения отдельных документов по охране труда в электронной форме.

Сейчас готовится ещё один законопроект, который уже одобрен на уровне Государственной Думы. Он вносит правки в Трудовой кодекс и явно разрешает работодателям «вести электронный документооборот в области охраны труда» (ст.214). Ожидается, что изменения вступят в силу 1 марта 2022 года.

На мой взгляд, сегодня достаточно оснований для того, чтобы «примерить» эти изменения на свою компанию и решить, с помощью каких систем лучше реализовать переход в цифру.

Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании Directum

Иллюстрация: кадр из к\ф «Карьера Димы Горина»

Статья "Налоговый мониторинг. Вопросы с ответами и без" от Алиса Муратова

Thu, 24 Jun 2021 05:59:37 GMT

К системе налогового мониторинга (далее – НМ) в 2021 году присоединились 114 новых организаций, а общая численность участников теперь составляет 209 компаний. Однако, согласно концепции НМ, это количество планируют увеличить до 3879 к 2022 году и до 7827 к 2024-ому. Какими темпами идёт переход, к чему готовиться, какой способ взаимодействия с ФНС выбрать – поговорим в статье.

Как передавать данные в ФНС?

Представлять данные можно как минимум тремя способами:

1) Через операторов ТКС. Однако ФНС планомерно от них отказывается, отдавая предпочтение прямому доступу к системе налогоплательщика или через витрину данных;

2) Полный доступ налоговой службе к своему ПО. Для организаций, которые работают в единой экосистеме, организовать подключение будет проще всего, но таких не так уж много;

3) Витрина данных. Этот способ подходит в нескольких случаях: если хотите быстро и безболезненно войти в систему НМ, вы не ведёте налоговый учёт в специализированном ПО или делаете это в Excel, у вас ограниченный бюджет и вы не готовы обновлять текущий софт. Туда же можно отнести и тех, у кого в компании существует так называемый «зоопарк систем».

Налоговому органу необходимо обеспечить «проваливание» до первичного документа. При этом нужно учитывать, что налогоплательщик может хранить свои данные в разных учётных системах, а архив документов вести, например, в ECM-системе, что в свою очередь вызовет сложности при представлении данных. Придётся предоставлять доступ отдельно к каждой учётной системе, что трудоёмко и очень затратно.

Таким образом, получается, что для удобства ФНС всё равно придётся делать условную витрину данных, пусть и внутри своей экосистемы, а не давать доступ и настраивать интеграции с каждым программным обеспечением отдельно.

Куда денутся операторы ТКС?

Вполне логичный вопрос, который напрашивается сам собой. С одной стороны, необходимость в операторах ТКС, казалось бы, отпадает – ФНС получает доступ к данным компаний через витрины или посредством прямой интеграции с системами организаций. Конечно, объём передаваемых документов значительно сократится, в частности, это касается истребований, а вот возможность обмениваться через них отчётностью пока закреплена на законодательном уровне.

С другой стороны, если строить прогнозы жизнеспособности операторов ТКС на основании данных о количестве вступающих компаний в налоговый мониторинг и имеющихся барьеров, то отказ от них для всех налогоплательщиков видится весьма сомнительным.

По данным на первый квартал 2021 года, организаций в РФ – 2,793 млн, а вступивших в систему налогового мониторинга – всего 209. Таким образом, операторы ТКС еще будут «жить» не одну пятилетку.

А с витринами работать можно?

Требований о том, что налогоплательщик должен предоставить доступ ко всем своим учётным системам или к какой-то одной конкретной на сегодняшний день нет. Главное условие – соответствие требованиям ФНС в части представления данных в рамках НМ. В частности, необходима возможность проверки всех данных учёта: бухгалтерского, налогового, а также наличие возможности проверить все первичные документы, составленные и подписанные в электронном и бумажном видах.

Конечно, сейчас нет требований к витринам как таковым, это подтвердила начальник управления налогового мониторинга ФНС Марина Крашенинникова в конце 2020 года на форуме «Налоговая вакцинация экономики». Но такие правила со временем всё же появятся. Явно встанет вопрос о сертификации витрин, подтверждении данных и их некомпрометации. И будет необходимо какое-либо подтверждение того, что информация в витринах будет соответствовать данным из учётных систем.

Что ещё учесть при подготовке?

При вхождении в налоговый мониторинг, кроме аудита внутренних систем и проработки технических вопросов (об этом можно также почитать на ECM-Journal), необходимо задуматься и об организации хранения документов, к которым в последствии получит доступ ФНС. Это могут быть как электронные оригиналы, отправленные через оператора ЭДО, подписанные электронной подписью, так и сканированные образы бумажных документов. При этом важно учитывать, что хранение первых нужно обеспечить должным образом. Проверяющим не будет достаточно лишь визуального образа, необходим ещё и файл электронной подписи. Компаниям, которые уже ведут архив в электронном виде останется только настроить интеграции с витринами для «проваливания» до нужных документов.

Если у вас всё ещё нет электронного хранилища, обратите внимание на решение финансовый архив от компании Directum. Его внедрение – первый шаг, который нужно сделать перед вступлением в НМ. Без архива смысла подключаться к налоговому мониторингу не видится возможным.

Архив обеспечивает централизованное и надёжное хранение документов всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Документы защищены от потери и повреждения, а действия, которые сотрудники могут выполнять с оригиналами, определяются правами доступа.

***

Темпы вхождения компаний в систему налогового мониторинга сейчас невелики, однако планы ФНС на этот счёт более оптимистичны. Однозначно понятно, что с налоговыми витринами работать можно, но и к ним со временем предъявят требования. Напротив, необходимость передачи истребований через операторов ТКС скорее всего отпадёт, хоть и не в ближайшем будущем. Вступление в НМ – дело довольно затратное, потребуются дополнительные средства на настройку интеграций, организацию архива и т.д. К сожалению, это могут себе позволить не все представители бизнеса. Именно по этой причине видится, что операторы ТКС ещё будут актуальны долгое время.