Professionell begleitet von Michael Sokol unterstützte auch hier die wunderbare Silvia Schneider durch ihre charmante Moderation die Ausführungen unserer Vortragenden.

Wie gewohnt berichteten zum Einstieg Leo Bauernfeind und Mario Batusic über die neuesten Features der Fabasoft eGov-Suite 2012 sowie die Voraussetzungen für einen barrierefreien Zugang zu Software im Allgemeinen. Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit und Verständlichkeit – das sind die zentralen Schlagwörter für die Umsetzung barrierefreier Programme.  Wussten Sie beispielsweise, dass es gerade für blinde Menschen besonders wichtig ist, Textdokumente klar zu strukturieren und Formatvorlagen  einzusetzen – denn nur so kann ein Screenreader die Inhalte strukturiert  und vor allem verständlich wiedergeben.

GEVER Bund: Vom Programm zur Umsetzung in der Linie

Im Rahmen des ersten Gastvortrages nutzte der Schweizerische Vizekanzler Thomas Helbling die Gelegenheit über den Stand, die Fortschritte und die Zukunftsperspektiven des Programms GEVER Bund zu informieren. Ende 2012 wird das Programm GEVER Bund seine Aufgaben verschiedenen Linienorganisationen der Bundesverwaltung übertragen, die Vorgeschichte geht jedoch bis in die 90er-Jahre zurück. Inzwischen ist das Projekt kurz vor der Beendigung seiner Einführung und zum heutigen Tag wurden die meisten der gesteckten Ziele erreicht.

Nun gelte es weitere Teilprojekte wie zum Beispiel die überdepartementalen Prozesse (ÜDP)  voranzutreiben und entsprechend zu initialisieren, erklärt Helbling.

Ein wichtiger Meilenstein dafür ist die Durchführung der ersten Bundesratssitzung am 9. Mai 2012 die durchgängig auf GEVER ÜDP-Basis vor- und nachbearbeitet wird.

Darüber hinaus wird in den kommenden Wochen über die nachfolgenden Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten entschieden, um so das Programm kontinuierlich weiterzuführen und auszubauen. Wichtig dabei sei laut Helblig vor allem, dass alle Departemente und Ämter gemeinsam an einem Strang ziehen und dennoch ein neues Bewusstsein für Eigenverantwortung entwickeln und Eigeninitiative zur Umsetzung notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Zum Schluss sichert Helbling klare Unterstützung seitens der Bundeskanzlei zu.

Überdepartementale Prozesse

Ein Teilprojekt des Programms GEVER Bund ist die Einführung der Überdepartementalen Prozesse (ÜDP) auf elektronischem Wege. Ziel des Projekts ist es, die komplexen Kommunikationsstrukturen auf einfache Weise in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Dazu präsentierte Claus Michel, Leiter des Projekts GEVER ÜDP, den Stand der Umsetzung. Darüber hinaus erklärte Herr Michel anhand anschaulicher Beispiele die zukünftigen Funktionalitäten und den Vorgang der Durchführung ebensolcher Prozesse.

Von überdepartementalen Geschäftsprozessen im bidirektionalen Sinne spricht man,

• wenn mindestens 2 Generalsekretariate bzw.
• mindestens 1 Generalsekretariat mit den Parlamentsdiensten
• in Zusammenarbeit, Koordination mit der bzw. Federführung durch die Bundeskanzlei stehen.

Die Präsentation zeigte auf, wie aus dem Auftrag des Bundesrates –

“Die Bundeskanzlei stellt die Abläufe von Bundesrats- und Parlamentsgeschäften bis Ende 2012 in Zusammenarbeit mit den Departementen (Generalsekretariate) und den Parlamentsdiensten auf eine durchgängige elektronische Basis um“

das GEVER System ÜDP entstanden ist und eingeführt wird.

Für die überdepartementalen Prozesse gilt es nicht nur Organisationsgrenzen sondern auch System- und Lösungsgrenzen zu berücksichtigen. Die ÜDP-Lösung versteht sich demnach als Kommunikationsplattform, die die unterschiedlichen GEVER-Systeme in der Bundesverwaltung für die Abwicklung der überdepartementalen Geschäfte integriert.

Claude Michel skizzierte alle Schritte von der Voranalyse über die Konzeptionierung, die Erstellung des Anforderungskatalogs bis hin zur Produktauswahl. Im Rahmen eines Evaluationsverfahrens, das im ersten Quartal 2011 abgeschlossen war, wurde die Fabasoft eGov-Suite ausgewählt. Das ÜDP-System basiert damit auf einer bewährten und in der Schweizerischen Bundesverwaltung seit Jahren erfolgreich eingesetzten Softwarelösung.

Im Rahmen der weiteren Schritte erfolgten die Festlegung der Systemarchitektur sowie die Realisierung auf Basis entsprechender Standards.

Zum Schluss seines Vortrags präsentierte Claude Michel anhand von Beispielvideos wie die Einbindung der Geschäfte in die überdepartementalen Prozesse funktioniert und praktisch umgesetzt wird.

Auf ein Neues: Im Jahr 2013

Der zweite Teil des egovdays in Bern beschäftigte sich wie gewohnt mit Wissensmanagement mit Mindbreeze, Service Level Management mit Fabasoft app.telemetry und Helmut Fallmanns Bericht „Aus der Wolke“

Wir machen uns nun auf den Weg nach Hause – nach zwei spannenden Wochen zufrieden und voll mit neuen Erfahrungen und Ideen. Vor allem die Ideen werden uns noch länger begleiten – bei der Planung für die Fabasoft egovdays 2013. Lassen Sie sich überraschen.

Ein weiterer Themenschwerpunkt in den Pausendiskussionen waren die neuen Möglichkeiten zur Integration von SAP in der Fabasoft eGov-Suite 2012.  Dabei standen insbesondere die Konsolidierung aller Stationen aus SAP und der Fabasoft eGov-Suite zu einem Prozess sowie die Integration der Workflow-Funktionalitäten aus der Fabasoft eGov-Suite im Mittelpunkt.

Trotz kleiner Hoppalas auf der Bühne waren die Rückmeldungen der Teilnehmer insgesamt sehr positiv – was uns gerade in Berlin besonders freut.

Mehr Eindrücke vom Fabasoft egovday in Berlin finden Sie unter folgendem Link:

Album Fabasoft egovday Berlin

Für uns geht es nun weiter nach Bern. Dort erwarten uns – neben der bekannten Schweizer Gastlichkeit – zwei spannende Gastvorträge. Zum einen spricht Claude Michel, Projektleiter ÜDP des Programms GEVER Bund über das Projekt zur Einführung der Überdepartementalen Prozesse und zum anderen berichtet Vizekanzler Thomas Helbling über GEVER Bund: Vom Programm zur Umsetzung in der Linie.

Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung – Einführung im Geschäftsbereich des Staatsministeriums des Innern

Nach dem Einführungsvortrag von Leopold Bauernfeind und Mario Batusic zum Thema Fabasoft eGov-Suite 2012 und deren barrierefreier Nutzung, referierte Ministerialdirigent Peter Pathe,  Leiter der Abteilung Zentrale Angelegenheiten für den Bereich Allgemeine Innere Verwaltung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern über die Notwendigkeit, Sinnhaftigkeit sowie Chancen und Tücken der Einführung der eAkte in Bayern.

Das Bayerische Innenministerium arbeitet mit Nachdruck an der Einführung der elektronischen Akte (eAkte) in der staatlichen Verwaltung. Und das hat viele Gründe: Bayern soll seine „Spitzenposition in Sachen IT-Fortschritt“ beibehalten und ausbauen, im E-Government – sowohl für den Bürger als auch verwaltungsintern – ist großer Handlungsbedarf gegeben und auch die Qualität der Aktenführung soll erheblich gesteigert werden.

Die Vorteile einer elektronischen Akte finden sich auf mehreren Ebenen:

• Die Mitarbeiter in Verwaltungsorganisationen haben die Möglichkeit noch effizienter zu arbeiten, Medienbrüche zu reduzieren und so Fehler im Allgemeinen zu vermeiden.
•  Auf die eAkte kann orts- und zeitunabhängig zugegriffen werden und so mobiles Arbeiten gefördert und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt werden.
• Für Bürger besteht wesentlich intensiver als bisher die Möglichkeit ihre Amtsangelegenheiten online zu erledigen
• Es ist längst notwendig, sich an die moderne Gesellschaft anzupassen, da in wenigen Jahren sogenannte Digital Natives die klare Mehrheit sein werden.

Die Fabasoft eGov-Suite ist bei der Umsetzung der eAkte seit 2006 im Einsatz. Vor allem die breiten Einsatzvarianten als Ablageinstrument, Dokumentenmanagementsystem oder in der Vorgangsbearbeitung sowie die Möglichkeit der Einbindung von Fremdprodukten und Fachverfahren   zeichnen die Fabasoft eGov-Suite aus.

Beginnend im Jahr 2010 wurden gemeinsame Anstrengungen zur weiteren nutzerorientierten Optimierung geleistet. Darunter fallen beispielsweise die Schaffung einer einheitlichen Softwarestruktur sowie deutliche Verbesserungen in der Nutzerfreundlichkeit wie zum Beispiel die Möglichkeit des informellen Arbeitens, das, so Pathe,  einen erheblichen Beitrag zur Akzeptanz bei den Nutzern  beiträgt.

Und es soll weiter optimiert werden. Die Einführung der Fabasoft eGov-Suite 2012 für Bayern wird dies deutlich unterstützen und auch das Thema Barrierefreiheit solle eine höhere Priorität bekommen.

Wesentlich bei der Umsetzung der weiteren Schritte sei jedoch, noch stärker auf die Vermeidung von Redundanzen (vielseitige Ablagesysteme, unterschiedliche, Mailsysteme,…) zu achten, eine einheitliche Kommunikationsplattform zu schaffen und das orts- und zeitunabhängige Arbeiten weiter zu unterstützen.

Dies alles sei nur möglich, erklärt Peter Pate, wenn die Umsetzung von Anfang an als Gemeinschaftsprojekt angelegt ist und alle relevanten Organisationen entsprechend zusammenarbeiten. Bayern verfolgt das Ziel, die eAkte flächendeckend mit der Fabasoft eGov-Suite Bayern einzuführen. Die ersten Schritte sind gesetzt und der eingeschlagene Weg soll nun im Sinne der gewünschten Zielerreichung konsequent und gemeinschaftlich fortgesetzt werden.

Details zu den weiteren Vorträgen von Gerald Martinetz zum Thema Wissensmanagement, von Walter Schill und Oliver Albl zum Service Level Management finden Sie in den Ausführungen zu unserem egovday in Wien.

Aus der Wolke
Zu guter Letzt berichtete Helmut Fallman noch „Aus der Wolke“ und präsentierte aktuelle Trends zu Cloud Computing sowie die neuen Cloud Business Services von Fabasoft in praktischen Live-Demonstrationen: Folio Cloud – die europäische Cloud für Online-Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern. Mindbreeze InSite – die dynamische Suchlösung für Websites. app.telemetry cloud für ultimatives User Experience Monitoring. Und Faba5, Social Web Content Management aus dem Hause Fabasoft.

Entspannter Ausklang
Beim gemeinsamen Mittagessen wurde noch viel über die angesprochenen Themen geplaudert und diskutiert. Danach ging es für unsere Gäste wieder ab in die Kälte und wir starten in die Vorbereitungen für unsere nächste Station: Samstag geht es auf nach Berlin. In die Ständige Vertretung des Landes Niedersachsen und Schleswig Holstein, wo ein weiterer spannender egovday auf seinen Startschuss wartet.

Mehr Eindrücke vom Fabasoft egovday 2012 in München finden Sie hier:
Album egovday München

Den ersten Programmpunkt präsentierte Leo Bauernfeind, Mitglied des Vorstandes von Fabasoft, der mit Unterstützung von Mario Batusic die neuesten Features der Fabasoft eGov Suite 2012 vorstellte und insbesondere das Thema „Barrierefreiheit“ aufgriff.

Nach einer kurzen Einführung zum Thema zeigte Leo Bauernfeind die wesentlichsten Neuerungen, beginnend mit dem wichtigen Punkt der Nutzerfreundlichkeit.

In die Entwicklung der Fabasoft eGov-Suite 2012 ist auch die Arbeit am Länderstandard stark miteingeflossen. Daraus resultieren zentrale Vereinfachungen  – insbesondere bei der Finalisierung von Geschäftsobjekten oder bei der zügigen Durchführung von Massenabfertigungen.

Darüber hinaus wurde  die Integration von Fremdprodukten  – allen voran SAP  – in der neuen Version optimiert.

Nicht zu vergessen natürlich die Nutzung der Fabasoft eGov-Suite auf mobilen Devices. Gerade das iPad wird vor allem in der Führungseben immer beliebter. Leo Bauernfeind demonstrierte, wie einfach einzelne use cases am iPad abgearbeitet werden können.

Ein wesentlicher Punkt in der Entwicklung von Software ist die Barrierefreiheit für Menschen mit Beeinträchtigungen. Mit Unterstützung von Marion Batusic – seit Anfang Januar bei Fabasoft zuständig für die Entwicklung und Integration von Accessability bei den Fabasoft-Produkten – wurden die wichtigsten Aspekte zur Entwicklung barrierefreier Software angesprochen und anhand des Beispiels der Fabasoft eGov-Suite für vollblinde Nutzer eindrucksvoll demonstriert.

ELAK Gericht – Eine maßgeschneiderte Standardlösung 

Unter diesem Titel präsentierte der zweite Vortragende  – Mag. Dieter Kandlhofer vom Österreichischen Verfassungsgerichtshof – den praktischen Einsatz der Fabasoft eGov-Suite. Der Österreichische Verfassungsgerichtshof wird im zweiten Quartal 2012 den sogenannten ELAK Gericht einführen. Konkret geht es dabei darum, Vereinfachungen im Gerichtsverfahren in einem durchgängigen elektronischen Prozess abzubilden, interne Systeme komplett abzulösen und damit höchstmöglichen Arbeitskomfort im Verfassungsgerichtshof zu erreichen.

In seinem Vortrag beschrieb Dieter Kandlhofer die Vorgangsweise vom Projektstart bis heute – nach erfolgter Einführung im Verwaltungsbereich und drei Monate vor Produktivsetzung im Gerichtsbereich. Ziel war, einen transparenten Prozess zu entwickeln, der den vollständigen Weg eines Gerichtsverfahrens darstellt:

Bild 1: Durchgängiger Elektronischer Prozess (Ausfertigung – Zustellung)

Bild 2: Durchgängiger Elektronischer Prozess (Ausfertigung – Zustellung)

Wesentlich bei der Umsetzung ist eine konsequente interne Adaptierung, das heißt eine konsequente Umlegung aller Prozesselemente auf elektronische Verfahren. Ebenso entscheidend ist ein integratives Zusammenspiel aller Organisationseinheiten bei der Projektentwicklung. „Die ELAK-Einführung ist primär ein Organisationsentwicklungsprozess“, beschreibt Kandlhofer die Umsetzung.

Anhand mehrerer Beispiele, wie die Darstellung der Aktenübersicht oder eines integrativen Berichts demonstrierte er die Vorteile und Möglichkeiten des ELAK Gericht. Einfach, übersichtlich und komfortabel seien die wichtigsten und letztendlich auch umgesetzten Anforderungen an das Produkt. Daneben ist die Integration von Schnittstellen wie beispielsweise zu EDIAKT, RIS, zu Web-Formularen, zum Gebührenservice oder zu ELAK-Vorschreibungen erfolgt.

Ob Fabasoft mit dem ELAK light die richtige Produktentscheidung war, lässt sich laut Kandlhofer mit einem eindeutigen “Ja” beantworten. Ausschlaggebend dafür waren folgende Punkte:

• Software-Ergonomie 
  - Basis „ELAK light“ ist sehr einfach und bedienerfreundlich, PDF Übersicht,
  einfache Suche etc.
  -  Einstellungen
• Einfache Aktenbearbeitung möglich 
  -  Aktenlogik des VfGH abbildbar, rasche Navigation, Vorlagenmanagement,
  Musterprozesse und Vorschreibungslogik, integriertes
  Dokumentenmanagement, Formelsammlungen, integrierte Doc Properties,
  Fristverwaltung etc.
• Sichere Zusammenarbeit möglich    
  -  Versionsmanagement, informeller Arbeitsbereich
• Integriertes Berichtswesen möglich
  -  Sämtliche Berichte und Statistiken zur Fallbearbeitung kommen direkt aus dem ELAK!!
• Schnittstellen zu ERV, RIS, duale Zustellung möglich  
  -  Durchgängiger elektronischer Prozess vom Antrag bis zur Zustellung ist
  möglich
  -  mit Unterstützung der BRZ GmbH bei den Schnittstellen
• Einige nützliche Zusatzfeatures   
  -  Mindbreeze, Arbeiten mit dem I-Pad etc.

Zusammenfassend wies Dieter Kandlhofer auf folgende wesentliche Punkte bei der Einführung des ELAK Gericht hin:

• Die Notwendigkeit einer Integrierten Entwicklung
• Das Credo „Weniger ist mehr“ als Basis und
• Das Wichtigste: ein integriertes Berichtswesen ist unabdingbar wenn man nachhaltig erfolgreich sein will.

Die Einführung des ELAK Gericht erfolgt im zweiten Quartal 2012.

Sicher. Zuverlässig. Punktgenau.
Der dritte Vortrag beschäftigte sich mit dem Thema Wissensmanagement. Gerald Martinetz von Fabasoft beschrieb in seinem Vortrag „Finden mit Mindbreeze – Der Akt ist nicht genug“ die Möglichkeiten der Suche mit Fabasoft Mindbreeze. Sicher, zuverlässig und punktgenau so soll es sein. Mit Fabasoft Mindbreeze hat man das gesamte Unternehmenswissen immer im Zugriff – egal ob das Wissen im ELAK, Mailsystem, Mailarchiv, Fabasoft Folio Cloud, Microsoft Share Point, Filesystem oder in der Fachanwendung liegt. Die Zugriffsrechte bleiben gewahrt. Jederzeit Zugang zu diesem Wissen – auch von mobilen Endgeräten. Ein sehr kurzweiliger und spannender Vortrag, der in der folgenden Kaffeepause sicher für Gesprächsstoff sorgte.

Nach der Pause ging es dann ab in die Bar. Walter Schill und Oliver Albl demonstrierten anhand einer typischen After-Work-Unterhaltung die Tücken herkömmlicher Support- und Monitoring-Systeme und wie Fabasoft app.telemetry dabei Abhilfe schafft, Daten auf einzelne Transaktionen runterbricht und in Echtzeit Dashborddaten liefert. „app.telemetry: Service Level Management bis in die Fachanwendung“ lautete der Titel des Vortrags.

Last but not least präsentierte Helmut Fallmann die neuesten Entwicklungen „Aus der Wolke“. Cloud Computing als das Thema der Zukunft! (Mehr zum Inhalt des Vortrags folgt in einem unsere nächsten Blog-Artikel)

Mit einer leichten Verzögerung ging es dann ab zu einem hervorragenden Mittagsbuffet, wo die Themen des Vormittags ausführlich und interessiert weiterdiskutiert wurden. Alles in Allem ein sehr gelungener und vor allem reibungsloser Auftakt für die Fabasoft egovdays 2012.

Mehr Eindrücke vom Fabasoft egovday in Wien finden Sie unter folgendem Link:
Album Fabasoft egovday 2012 in Wien

Wir machen uns nun auf den Weg nach München, wo am 3. Februar Runde zwei eingeläutet wird. Es erwarten uns eine außergewöhnliche Location sowie ein interessanter Gastvortrag von MDir. Peter Pathe zum Thema Einführung der eAkte im Bayerischen Staatsministerium des Innern.

Bei genauer Betrachtung und einem Vergleich innerhalb Europas zeigt sich, wie positiv diese Zahlen eigentlich sind.

Abgesehen von den Staaten Nordeuropas liegt Deutschland im  EU-Spitzenfeld. Wobei auch das aus wirtschaftlicher Sicht bereits bekannte europäische Nord-Süd Gefälle deutlich wird. Die einleitenden Worte zur Studie von Hannes Schwaderer (Geschäftsführer der Intel GmbH und Präsident der Initiative D21) bestätigen hier zumindest indirekt einen Zusammenhang: „Die digitale Infrastruktur ist inzwischen zu einem wesentlichen Faktor für den Erfolg einer Volkswirtschaft und die Weiterentwicklung der Gesellschaft geworden“.

Vergleicht man diese Zahlen nun mit den Erkenntnissen der Studie „eGovernment-MONITOR“ , zeigt sich, dass die Internet-Nutzung nicht direkt mit der Nutzung von E-Government Angeboten vergleichbar ist. Auch Schweden, mit 91 % einer der Spitzenreiter bei der Internet-Nutzung, erreicht “nur” 69 %  „E-Government-Kunden“.  In Deutschland ist das Verhältnis ähnlich: Von 80 % Internet-Nutzern nehmen etwa 40 % E-Government-Angebote in Anspruch.

Daraus zeigt sich, dass zwar der Trend zur Internet-Nutzung unaufhaltsam ist, die Bemühungen E-Government den Bürgern und Unternehmen schmackhaft zu machen, haben dagegen noch deutliches Potential.

Und der Handlungsbedarf steigt stetig: 97,7 % der deutschen Schüler nutzen bereits das Internet. Parallel dazu hat sich der Anteil internetfähiger Smartphones seit 2009 verdoppelt – aktuelle Verkaufszahlen lassen auf eine weitere Beschleunigung schließen. Diese Generation der „Digital Natives“ wird über kurz oder lang nach Online-Lösungen in nahezu jeder Lebenslage verlangen – so auch in Sachen Verwaltung.

Es ist also höchste Zeit, sowohl im Bereich der Lösungen als auch im Bereich der Akzeptanz etwas zu unternehmen, um eine Modernisierung der Verwaltung und eine höhere E-Government-Nutzung zu erreichen.

Der Süden Europas hingegen muss zuerst noch das Internet-Zeitalter erreichen.

Wenn neben den Bürgern und Unternehmen auch die Verwaltung von E-Government profitieren will, so müssen dazu konkrete Taten folgen!

Dass E-Service/E-Government Angebote auch gefragt sind, zeigte sich beispielsweise im Projekt der Wirtschaftskammer/WIFI Oberösterreich wo sich bereits im ersten Monat 500 Online-Benutzer registriert haben. Initiativen wie „Apps4Deutschland“  zeigen zudem, dass der Bedarf erkannt wurde.

Als Selbstläufer kann man das Thema aber heute keinesfalls bezeichnen – dazu muss noch viel Intelligenz, Zeit und Geld investiert sowie die Basisinfrastrukturen verbessert werden.

• Open Government sorgt für Transparenz,
• Open Government sorgt für stärkere Bürgerorientierung,
• Open Government ermöglicht Partizipation der Bürger,
• Open Government stellt kostenlos Daten zur Verfügung,
• usw.

Doch ist das tatsächlich so oder nur eine Illusion?

Betrachten wir  einige Punkte im Detail:

Der Wunsch nach stärkerer Transparenz wird nicht zuletzt auf Grund der zahlreichen Skandale, der aktuellen Finanzkrise und den in deren Zusammenhang veröffentlichten Details immer größer. Dies ist durchaus verständlich, das Thema ist jedoch keineswegs neu. Der Zugang zu Daten des Bundes  ist beispielsweise in Deutschland über das Informationsfreiheitsgesetz und in den USA über den Freedom of Information Act geregelt. Eine praktische Nutzung erfolgt jedoch nur sehr eingeschränkt. Als Vorreiter in Sachen Open Government wird seit Beginn der Präsidentschaft Obama verstärkt die USA genannt. Doch wenn man einen Blick hinter die Kulissen macht, zeigt sich auch
hier ein düsteres Bild.  Als Beispiel kann eine interne Anleitung des Department of Justice genannt werden, die Tipps gibt, wie Anfragen zu diesen Themen am besten zurückgewiesen werden.

Partizipation ist ein wichtiges Element zur Mitbestimmung und auch für die Politik eine gute Gelegenheit, eine Einschätzung der Meinung der Bürger und Anregungen zur Verbesserung Ihrer Tätigkeiten zu erhalten. Es sollte jedoch klargestellt werden, dass in diesem Fall die Politik und nicht die Verwaltung der Ansprechpartner für Partizipation sein soll. Es ist absolut wünschenswert, in modernen online-fähigen Dialogformen Anregungen für neue Regelungen oder noch besser eine Diskussion über nicht nötige Regelungen zu führen, damit diese seitens der Politik verbessert werden. Mit der Verwaltung als ausführendes Organ hat das aber weniger Sinn, da sich diese an den gesetzlichen Regelungen orientieren muss und eine Partizipation, beispielsweise in Form einer Diskussion darüber, ob ich nun meine Steuer bezahle oder nicht, keinen Sinn
ergibt.

Open Data und mehr Transparenz kann darüber hinaus nicht basierend auf bestehenden Organisationen und Infrastrukturen erfolgen sondern setzt sowohl personellen Aufwand als auch technische Begleitmaßnahmen voraus (siehe Artikel in Government Technology). Dies ist zwar jedem klar, bei der Diskussion über nötige Budgets zeigen sich dennoch viele
Beteiligte verwundert. Die Kosten sind zudem für kleinere Organisationen unverhältnismäßig hoch. Dies zeigt sich besonders deutlich, wenn man die Vorreiter in Sachen Open Data ansieht, die nahezu ausschließlich im größeren Kommunalbereich (z.B. Stadt Wien, Stadt München) liegen.

In Bezug auf Open Data entstehen zudem noch weitere Themen. Einerseits möchte jeder auf Open Data möglichst kostenfrei zugreifen, andererseits ergeben sich beispielsweise bei statistischen Daten Überschneidungen zu Analysten und Marktforschern, deren Angebot nicht kostenfrei ist. An dieser Stelle kann zudem auch das gerne genannte Argument des Wettbewerbs genannt werden. Aber sind kostenpflichtige Open Data Angebote dann noch Open Data? Eine interessante Diskussion scheint hier vorprogrammiert.

Welche Schlüsse können wir nun aus diesen Betrachtungen ziehen: Open Government ist eine große Chance, deren Potenziale aber nur durch sachliche Diskussionen sowie konkrete und möglichst überregionale Vorhaben erreicht werden können. Zudem sollte Open Government bei allen aktuellen Projekten berücksichtigt werden. Organisationen mit großen Open Government Zielen und alten papierorientierten Prozessen erscheinen wenig glaubwürdig. Auch wenn Weihnachten naht, Open Government sollte nicht als endlose Wunschliste betrachtet werden, sondern auch weiterhin konkrete Schritte mit sich ziehen, denn sonst wird das aktuell so schön blühende kleine Pflänzchen sehr bald verwelken und Open Government wird zur Illusion.

Konkret wurde die Struktur des Konzeptes dargestellt, das auf Grundlagen und Bedarfsanalyse basiert und mit folgenden Elementen als „Grundbausteine“ aufgebaut ist:

• E-Akte
• E-Vorgangsbearbeitung
• E-Kollaboration
• E-Fachverfahren

Die Aufnahme von Collaboration und Fachverfahren stellt eine deutliche Bereicherung dar. Fachverfahren sind und waren, abgesehen von einigen Zentralabteilungen, immer schon wesentliche Bestandteile des Verwaltungshandelns und dürfen daher nicht von organisatorischen Regelungen ausgenommen werden. E-Kollaboration oder wie häufiger  mit dem englischen Begriff Collaboration bezeichnet, ist heute wesentlicher Bestandteil effizienter Zusammenarbeit und daher ebenfalls ein wesentlicher Aspekt des Verwaltungshandelns geworden.

Durch die Trennung von E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung blieb eine Parallelität zum DOMEA-Stufenkonzept erhalten, was insbesondere unter Berücksichtigung der gegenwärtig immer stärker werdenden Anforderung zur Optimierung von Geschäftsprozessen offene Fragen zulässt. Eine klarer Handlungsleitfaden ist hier nicht zu erkennen. Doch möglicherweise findet sich hier mit Veröffentlichung der Konzepte die Lösung im Detail.

Ergänzend wurden ein Projektleitfaden und ein Führungskräfteleitfaden angekündigt, welcher die bisher häufige schlechte Akzeptanz im Management verbessern soll. Mit dem Führungskräfteleitfaden wurde ein wesentliches Problem bei zahlreichen Projekten adressiert.

Ergänzende Bausteine beschreiben die Scan-Prozesse, die E-Poststelle und Signatur, die E-Langzeitspeicherung sowie die Themen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen.

Zudem wurde, wie bereits auf der Website angekündigt, klar gestellt, dass es sich im Unterschied zum DOMEA-Konzept um ein reines Organisationskonzept handelt, und ein Anforderungskatalog sowie ein Zertifizierungsprogramm für Softwareprodukte nicht enthalten sind.

Das Konzept befindet sich aktuell in einer Begutachtungsphase durch ausgewählte Behörden und soll somit erst ab dem ersten oder zweiten Quartal 2012 öffentlich verfügbar sein.

Eine große Eile ist hier auch leider nicht nötig, da es eine klare Aussage zu den fehlenden gesetzlichen Voraussetzungen gab, wie diese in dem angekündigten E-Government-Gesetz enthalten sein sollen: Das Konzept geht von der Verfügbarkeit des EGovG aus und hat ohne dieses Gesetz folglich noch keine Bedeutung!

Welche Voraussetzungen hier nötig sind, wurden im Vortrag von Dr. Tanja Laier, ebenfalls vom Bundesministerium des Inneren angesprochen, und die Liste der zu regelnden Punkte erscheint doch sehr umfangreich.

Es bleibt als spannend, da ausgehend von der Formulierung auf der Website „Verwaltung-Innovativ“ der Bundesregierung die Einleitung des Gesetzgebungsverfahrens als Ausblick bis 2013 genannt wird.

In welchem Maße bindende Vorgaben im Konzept enthalten sind,  bzw. ob es wie im SAGA-Dokument entsprechende Kategorien (“Vorgeschlagen”, “Beobachtet”, “Empfohlen”, “Verbindlich”) gibt, bleibt ebenfalls bis zur offiziellen Verfügbarkeit offen.

Ob das Konzept aber ohne bindende Vorgaben und klare Anweisungen für die betroffenen Behörden im Vergleich zum bisherigen Ansatz einen Mehrwert darstellt, bleibt offen.

Ganz im Zeichen von Transparenz und Mobilität gestaltete Fabasoft den diesjährigen Messeauftritt. Gezeigt wurde die Nutzung der Fabasoft eGov-Suite auf einem Apple iPad als Beispiel für den Einsatz auf mobilen Devices. Im Mittelpunkt der Präsentation stand der flexible Umgang mit der Fabasoft eGov-Suite – unabhängig von Zeit und Ort. Dies erleichtert vor allem die Führungsaufgaben, reduziert Wartezeiten und steigert die Effizienz. Zusätzlich wird die Zusammenarbeit in flexiblen Teams (Collaboration), die auch in der Verwaltungsarbeit einen immer höheren Stellenwert erlangt, unterstützt.

Die karibische Stimmung am Stand mit Cocktailbar, Sand und Palmen unterstrich zusätzlich die Botschaft: „Steigen Sie ein – wo und wann Sie wollen“.

Darüber hinaus präsentierte sich Österreich als diesjähriges Partnerland der Messe. Ein großer Stand – gestaltet von der Plattform „Digitales Österreich“ – bot österreichischen Unternehmen und Organisationen aus der Branche die Gelegenheit, ihre Produkte gemeinsam vorzustellen. Fabasoft zeigte dabei die auf der Fabasoft eGov-Suite basierende Projektlösung ELAK im Bund, die ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen E-Government-Strategie der Republik Österreich darstellt.

Ein besonderes Highlight war der Besuch von Gabriele Heinisch-Hosek (re.), Bundesministerin für Frauen und Öffentlichen Dienst und Cornelia Rogall-Grothe (li.), Beauftragte der Deutschen Bundesregierung für Informationstechnik auf dem Fabasoft-Stand. Die österreichische Bundesregierung nutzt die Fabasoft eGov-Suite seit mehreren Jahren. Insofern waren für die  Bundesministerin die neuen mobilen Nutzungsmöglichkeiten für sie und ihre Führungskräfte besonders interessant. Gleichermaßen  interessiert zeigte sich Cornelia Rogall-Grothe, zumal in Deutschland im Rahmen der Initiative „Apps für Deutschland“ der (mobile) Zugang zu öffentlichen Daten noch stärker gefördert werden soll und so die Transparenz und Nutzbarkeit gesteigert werden sollen.

Zusätzlich fand im Rahmen der Messe die offizielle Übergabe des Governikus-Zertifikats an Leopold Bauernfeind, Vorstand der Fabasoft AG und Mathias Wodniok, Leiter Professional Services Fabasoft Deutschland durch Frank Schipplick und Udo Grünhäuser von bremen online services (bos) statt. Damit wurde ein weiterer Schritt zur kontinuierlichen Verbesserung erfolgreich abgeschlossen. Seit September sind Governikus LZA, Governikus Signer von bos  zur Langzeitspeicherung und elektronischen Signatur mit der Fabasoft eGov-Suite integriert.

Alles in Allem war die Messe für Fabasoft äußerst erfolgreich. Insbesondere das Thema Mobilität fand großen Anklang. Fabasoft punktete vor allem damit, dass Sie über Trendthemen nicht nur spricht, sondern konkrete Anwendungen zeigt. Freuen wir uns gemeinsam auf den Modernen Staat 2012 und die neuesten Entwicklungen der Fabasoft eGov-Suite im kommenden Jahr.

Mehr Eindrücke vom Modernen Staat 2001 finden Sie unter folgendem Link:
Bilder Moderner Staat 2011

Viele teure Systeme für wenige Nutzer witschaftlich bereitzustellen ist auf den ersten Blick kaum möglich. Denn: Die Einführung neuer Technologien und Geräte erfordert unweigerlich deutliche Investitionen on Infrastruktur und personelle Ressourcen (siehe Artikel „Warum iPads nicht eingeführt werden?“ im CIO-Magazin).  Stillstand ist jedoch auch keine akzeptable Alternative.

Um hier zu Lösungen zu gelangen, wird es notwendig sein, bestehende starre Strukturen aufzulösen und durch flexiblere Strukturen zu ersetzen. Dies werde ich an einigen Beispielen darlegen.

Cloud Computing bietet nicht nur aus der Sicht der Infrastrukturen sondern auch aus organisatorischer  Sicht eine klare Perspektive in diesem Dilemma. Cloud-Angebote wie Fabasoft Folio Cloud sind zwar heute flexibel anpassbar bzw. durch individuelle Apps erweiterbar. Individualsoftware pro Kunden wird dabei nicht zugelassen. Details zu den Möglichkeiten mit Cloud-Angeboten beschreibt der Blog-Artikel von Ing. Roland Ledinger, Leiter des Bereiches IKT-Strategie des Bundes im Bundeskanzleramt sowie
Geschäftsführer der Plattform Digitales Österreich, unter dem Titel „Cloud und E-Government: Synergie oder doch nur Hype?“

Eine andere Möglichkeit, den Nutzen aus gemeinsamen Services zu erreichen bzw. die „kritische Masse“ an Nutzern so weit zu erhöhen, damit diese Anwendungen wirtschaftlich umgesetzt und betrieben werden können, sind Strukturveränderungen. Dieses Wort erfreut sich letzten Jahrzehnten gleichbleibender bzw. steigender Unbeliebtheit, wird doch in allen europäischen Staaten zumindest seit dem EU-Beitritt dieser Staaten über nötige Strukturreformen und der Reduktion von Verwaltungsebenen gesprochen. Die konkreten Ergebnisse sind meiner persönlichen Meinung nach aber bisher nicht oder kaum ersichtlich. Und ich gehe davon aus, dass ich mit dieser Einschätzung nicht alleine bin. In anderen Branchen kann man dazu bereits klare Entwicklungen erkennen (siehe Artikel in Heise.de, der beispielsweise das Aussterben der Bankfilialen durch das Internet ankündigt).

Wenn also Strukturreformen nicht gewünscht oder auf Grund politischer Machtverhältnisse nicht durchführbar sind, so bleibt noch ein dritter Weg, um zumindest auf der Ebene der Serviceangebote und verwaltungsseitig Kosten einzuschränken und Synergieeffekte zu erreichen. Diesen dritten Weg würde ich als prozessorientierte Verwaltungskooperation bezeichnen. Darunter verstehe ich, dass sich mehrere vom Leistungsangebot vergleichbare Verwaltungsorganisationen zusammentun und sich auf technischer und organisatorischer Sicht verpflichten, diese Verfahren zu konsolidieren und gemeinsam und einheitlich durchzuführen. In Österreich kann dazu das Projekt „ELAK im Bund“ als Beispiel genannt werden. Trotz des klaren Wunsches nach Individualisierung und eigener Budgets, wurden für die Aktenverwaltung  in allen Ministerien  ein einheitliches System,  eine einheitliche Vorgehensweise und  einheitliche Richtlinien eingeführt. Vergleichbares wurde auf Bundesebene in der Schweiz initiiert und erste Ansätze sind in Deutschland im Bereich des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung und Bundesministerium für Gesundheit zu beobachten. Eingeschränkt auf das Serviceangebot  im Internet kann dazu das Prototyp-Projekt „Single Government Domain“ in Großbritannien genannt werden.

Bisherige Projekte zum IT-Outsourcing können nicht als Beispiel für die notwendige strukturelle Veränderung  genannt werden, da diese nur auf Kosteneinsparung durch Verlagerung von IT-Systemen bzw. Leistungen im IT-Bereich abzielen ohne den dazu nötigen organisatorischen Aspekt oder mögliche Synergien zu berücksichtigen.

Welche Mischung der oben  genannten Varianten auch immer gewählt wird, es wird voraussichtlich jeder Aspekt inkludiert werden müssen, denn es ist sprichwörtlich 5 vor 12 um mit der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zu beginnen. Die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit sowie eine Vereinheitlichung und eine Weiterentwicklung bei der Serviceorientierung sind wesentliche Anforderungen an jede Organisation im heutigen Web 2.0 Zeitalter. Nur durch konkrete und rasche Maßnahmen können aktuelle und zukünftige Technologien, wie beispielsweise im Bereich der Mobilität, auch zeitnah und kostendeckend in das Verwaltungsportfolio integriert werden.

Auch vor dem öffentlichen Sektor macht diese Entwicklung nicht Halt. In diesem Sommer hat beispielsweise die Stadt Takeo in Japan ihren Internetauftritt auf eine Facebook-Seite umgeleitet (Info).

Bedeutet dies nun, dass künftig Facebook das Zeitalter des Social Government bestimmt?
Nach meiner Einschätzung kann diese Frage klar mit Nein beantwortet werden.

Dies liegt zum einen daran, dass Facebook kaum seine dominierende Position behalten kann, aber noch viel mehr daran, dass Social Government viel mehr als eine technische Plattform im Web sein sollte.
Facebook gibt aktuell eine weltweite Nutzerzahl von 800 Mio. an und liegt damit deutlich vor anderen Plattformen in diesem Umfeld. Es mehren sich jedoch inzwischen die Anzeichen, dass der Zenit von Facebook bereits überschritten ist, nicht nur seit dem Start von Google+. Konkrete Zahlen sind hier nur schwer zu erhalten, doch deuten viele Statistiken darauf hin, dass das aktuelle Wachstum von Facebook auf neue Märkte zurückzuführen ist, während in bestehenden Märkten die Nutzung leicht rückläufig ist und auch die Zufriedenheit zurückgeht (siehe auch Spiegel-Artikel).

Der zweite Aspekt ist jedoch viel wesentlicher. Wenn man versucht den Begriff Social Government zu definieren – aktuell sind mir dazu keine gängigen Definitionen bekannt – so sollte darunter eine sozial effiziente Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung auf der einen Seite und Bürgern und Unternehmen auf der anderen Seite zu sehen sein. Und das in Bezug auf Partizipation und transparente Geschäftsprozesse, nicht reduziert auf eine technische Plattform.

Was ist nun nötig, um Social Government zu ermöglichen?

Die Anforderungen dazu sind auf unterschiedlichen Ebenen zu sehen. Auf Ebene der Kommunikation mit den Kunden der Verwaltung (verwaltungsexterne Sicht) ist neben der situationsbezogenen Bereitstellung von Informationen und Leistungen auch die Partizipation zu sehen. Dazu ist eine Plattform nötig, die allen Interessierten den Zugang zu diesen Informationen, Leistungen und Ergebnissen gestattet und auch die Möglichkeit zur Mitsprache bietet.

Apropos Zugang. Auch in technischer Hinsicht muss der Zugang gewährleistet sein. Diesbezüglich hat Taiwan ein wichtiges Zeichen gesetzt (Infos finden Sie hier), das über aktuelle kommunale Initiativen hinausgeht, indem mehr als 2500 kostenlose WiFi-Hotspots eingerichtet wurden. Derartige Initiativen sind ein wichtiges Element, um eine 2 Klassen Gesellschaft (Stichwort „digital divide“) zu vermeiden.

Ob die Plattform zur Kommunikation nun aber das Social Web (z.B. Facebook), eine online-Transaktionsplattform der Verwaltung oder eine App auf einem mobilen Device ist, macht inhaltlich keinen Unterschied. Aus technischer Sicht gibt es hier verschiedene Tendenzen, die teilweise recht emotional propagiert werden. Aus der Sicht der Nutzer ist dies aber nur von geringer Bedeutung, denn viele Studien zeigen inzwischen klar auf, dass der Nutzen eine Plattform deren Wert bestimmt und auch die technisch ausgereifteste Plattform ohne Nutzen nicht angenommen wird.

Ebenso wichtig ist aber auch die zweite Ebene – die verwaltungsinterne Sicht. Um bei einer Kommunikationsplattform – wie auch immer diese letztendlich aussieht – einen konkreten Nutzen zu erreichen sind Leistungen durch Mitarbeiter der Verwaltung zu erbringen. Diese Menschen im sogenannten BackOffice benötigen dazu Systeme die die rasche, effiziente und transparente Abwicklung von Geschäftsprozessen unterstützen und dokumentieren sowie eine effektive Partizipation ermöglichen. Wer also Facebook mit Social Government assoziiert, der kratzt nur an der Oberfläche!

Bei großzügiger Auslegung kann man diese Themen auch in das Memorandum des IT-Planungsrates von Deutschland interpretieren, das die strategischen Ziele für die Umsetzung von E-Government-Projekten definiert.
In den Schwerpunktthemen des eGov Masterplans von Singapur für den Zeitraum bis 2015 kommt allerdings die Service- und Nutzenorientierung bereits wesentlich deutlicher hervor.

Aus meiner Sicht stellt sich daher zu der Frage „Social Government – alles Facebook?“, die ich ja bereits eingangs mit Nein beantwortet habe auch die Frage, ob es so etwas wie Social Government überhaupt gibt. Ich gehe davon aus, dass Social Government in einer konsequenten Weiterentwicklung von E-Government und Nutzung der zur Verfügung stehenden Technologien ohnehin bereits inkludiert ist.

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