Projektredovisning (project management)

Projektredovisning, project management, är en metod att säkerställa att ett projekt fortlöper effektivt både ur ett kostnadsperspektiv och ur ett tidsperspektiv. Det är inte enbart för att uppnå avsett resultat med det aktuella projektet som projektredovisning används, utan också för att dokumentera de erfarenheter som projektet ger så att dessa erfarenheter skall kunna användas i nästkommande projekt. För att projektredovisningen skall bli så effektiv som möjligt bör du använda dig av ett projektredovisningssystem som möjliggör en jämförelse mellan olika projekt och delar av olika projekt. På så vis får du möjlighet att utvärdera och dra mesta möjliga erfarenhet av projektet.

Kunskapen du får genom företagets projektredovisning vad gäller kostnader och tidsåtgång för vissa specifika arbetsmoment kan du med fördel använda vid planering av framtida projekt. Oftast är inte ett projekt det andra likt som helhet men vad gäller delmomenten finns ofta likheter. Ett entreprenadföretag kommer med all sannolikhet inte att bygga samma byggnader gång på gång. Det hindrar dock inte att detta entreprenadföretag kan dra nytta av erfarenheter från tidigare byggen vad gäller tidsåtgång och kostnader för specifika arbetsmoment. Exempelvis finns kanske exakta tids- och kostnadsuppgifter vad gäller gjutning av grunden som entreprenadföretaget med fördel kan basera sin kostnadskalkyl på.

För att projektredovisning skall kunna användas optimalt krävs dock att du systematiskt och logiskt sparar alla uppgifter och slutsatser från tidigare projekt i ett lättillgängligt och användarvänligt projektredovisningssystem. Det finns flera bra projektredovisningssystem som du med fördel kan inkorporera med ditt ordinarie ekonomisystem. Tänk på att inte investera i ett mer avancerat system för projetredovisning än vad din verksamhet kräver. Din projektredovisning kan nämligen bli i stort sett värdelös om medarbetarna uppfattar projektredovisningen som bara ytterligare en onödig administrativ börda. Se dig omkring på internet efter ett system som passar för just ditt företags verksamhet!

Bra system för tidrapportering

Många system för tidrapportering är väldigt ineffektiva vilket resulterar i en arbetskrävande process med många felkällor. Vi kan ta en byggfirma som exempel där det inte är ovanligt att medarbetarna fyller i sina tidrapporter på papper. Platschefen skall därefter attestera tidrapporterna innan de skickas vidare till löneavdelningen, där en lönehandläggare registrerar tidrapporterna i lönesystemet.

Givetvis medför denna form av tidrapportering onödigt arbete och många felaktiga tidrapporter. Exempelvis kan den anställdes namn saknas eller så har denne glömt att uppge ordernummer. När ett sådant fel inte upptäcks förrän lönehandläggaren skall registrera tidrapporten måste lönehandläggaren kontakta platschefen för att få korrekta uppgifter.

Optimala system för tidrapportering bör givetvis innebära att medarbetarna redan från början rapporterar elektroniskt. Med sådana ekonomisystem behöver man inte göra samma arbete flera gånger och man har dessutom möjligheten att lägga upp systemet på så sätt att det inte är möjligt att glömma att rapportera väsentlig information eller formalia. Det finns flera tekniska lösningar som ger ett effektivt system för tidrapportering. Läs mer om tidrapportering på tidrapportering.org!

Vad är CRM?

CRM (Customer Relationship Management) innefattar tre huvudområden:

• Säljstöd
• Kundsupport
• Marknadsföring

Själva målsättningen med CRM är att ert företags kunder skall få maximalt utbyte av de tjänster eller produkter som ni sålt till dem.  Varje enskild kund har olika specifika behov och CRM hjälper ditt företag att tillfredställa varje enskild kundbehov. Att förlora befintliga kunder är inte svårt och det är oerhört kostsamt att skaffa nya kunder. Därför är det mycket viktigt att alla era befintliga kunder får den uppmärksamhet som krävs för att de skall vara nöjda. CRM är en mycket effektiv metod att förbättra kundlojaliteten och kundlönsamheten.

All Kundinformation skall vara lättåtkomlig för alla på företaget som har kundkontakt och blir därmed ett hjälpmedel för att skapa en god kommunikation med varje enskild kund. Det är av vikt att all information om varje enskild kund sparas oavsett om det är bra eller dåliga erfarenheter. CRM resulterar i att kunden får en bra syn på ert företag och en god relation till de medarbetare som de kommer i kontakt med. Då all information om kunden lagras skall kunden aldrig behöva säga samma sak två gånger.

Det finns flera uppenbara fördelar med att implementera ett CRM-system:

• CRM ger möjlighet till filtrering av kundinformation enligt olika kriterier.
• Det är enkelt att skapa kundprofiler och segmentera er kundstock.
• Genom CRM kan ni enkelt beräkna varje enskild kunds värde.

Det är mycket viktigt att inte införa ett alltför komplicerat CRM-system utan ni bör anpassa tekniken efter ert företags behov. Viktigt är också att företagsledningen redan innan implementeringen av CRM ”säljer in” fördelarna med systemets införande till företagets medarbetare. Förstår inte medarbetarna betydelsen av CRM och har en välvillig inställning till systemet så kommer det aldrig att fungera.

Det är inte tillräckligt att ni samlar in kundinformation och matar in det i ert CRM-system. Kundinformationen måste därefter analyseras för att ni skall kunna få en klar bild av era kunders behov. Hela företagets organisation bör ständigt arbeta med att förbättra kundlojaliteten genom att se till att kunderna aldrig hinner bli missnöjda. Dagens konkurrensutsatta marknad kräver att ni segmenterar era kunder så att ni effektivt kan allokera nödvändiga resurser till att säkra att era mest lönsamma kunder alltid är nöjda. Ofta är det både enklare och mer lönsamt att behålla lönsamma existerande kunder än att ständigt arbeta med att hitta nya kunder. Ett välfungerande CRM-system ger möjlighet till att analysera vilka av era befintliga kunder som är lönsamma. Inte bara det, ni kan också se vilka kunder som inte är lönsamma.

Kundsupport

Det kvittar vad ditt företag säljer, målet med ditt företags kundsupport är alltid att företagets kunder skall få ut så stort värde som möjligt av sitt inköp. Tidigare var kundsupporten i stor utsträckning inriktad på att avhjälpa tekniska problem. Som en konsekvens av den tekniska utvecklingen har fokus idag fått läggas på att produktutbilda kunden. Bra kundsupport ger företaget ett bra rykte vilket ger fler kunder. Men kundsupporten kan innebära andra konkurrensfördelar för ditt företag. Välfungerande kundsupportsystem är ofta en inkomstkälla även avseende befintliga kunder.

Kundsupportens olika beståndsdelar (”CUSTOMER SUPPORT AND NEW PRODUCT DEVELOPMENT—AN EXPLORATORY STUDY” av Keith Goffin and Colin New):

• Installation – För många produkter utgör installationen den första delen av kundsupporten efter en avslutad försäljning.
• Användarutbildning – Vissa produkter är så pass avancerade att det krävs användarutbildning för att produkten skall kunna användas på avsett sätt.
• Dokumentation – De flesta produkter kräver dokumentation. Bra dokumentation är också en förutsättning för att minimera kostnaden för kundsupport.
• Underhåll och reparation – Underhåll är ofta en förutsättning för att produkten skall fungera och bibehålla sin funktionsduglighet. Om produkten går i sönder är det viktigt att företaget kan erbjuda ett snabbt och effektivt avhjälpande av felet.
• Support online – Support online och per telefon är ett bra sätt att öka kundnyttan och att felsöka produkter som krånglar.
• Garanti – En produktgaranti reducerar köparens risk.
• Uppgraderingar – Kunder kan erbjudas produktuppgraderingar före eller efter köpet som ökar produktens prestanda.

Produktfel var vanligare förr och följdaktligen behövde kundsupporten till stor del vara inriktad på att avhjälpa fel. Idag är produkterna oftast mer pålitliga men genom teknisk utveckling har produkterna också blivit betydligt mer komplexa. Detta har inneburit att kundsupporten idag blivit mer inriktad på användarutbildning och support online. Ett bra system för kundsupport medför att företaget uppnår en större kundnöjdhet och ger samtidigt möjlighet till långsiktiga kundrelationer. Därutöver kan information från kundsupporten skapa förutsättningar för produktutveckling och en mer effektiv marknadsföring.

Ett effektivt system för kundsupport kräver att ni utarbetar rutiner för supportärenden. Det är viktigt att information som uppkommer genom kundsupporten inkluderas i företagets ekonomisystem så att informationen exempelvis kan användas av produktutvecklingsavdelningen och försäljningsavdelningen.

Ett ekonomisystem består i grunden av två komponenter: Ett informationssystem och ett standardsystem. I informationssystemet lagras och bearbetas informationen, antingen manuellt, semiautomatiskt eller helt automatiskt. Standardsystemet är ett system med standarder för företagets interaktion med omvärlden. Ett företags ekonomisystem är sammansatt av flera olika moduler som integrerar företagets olika verksamheter med varandra.

Företag samlar på sig stor mängder information som lagras på olika ställen i organisationen. Detta resulterar ofta i att det är ett tidsödande arbete att leta rätt på informationen även om den finns inom organisationen. Ekonomisystemets främsta uppgift är att komma till rätta med att all information som företaget har om omvärlden är fragmenterad i företaget och göra all information lättillgänglig för företagets medarbetare. All information företaget har om kunder, konkurrenter, formalia, myndigheter mm samlas i en och samma databas. En logiskt strukturerad användarplattform möjliggör sedan snabb tillgång till all denna information.

Även ett standardiserat ekonomisystem kan i viss mån anpassas efter företagets verksamhet och organisation. För det mesta krävs dock att även företagets organisation måste anpassas vid införandet av ett nytt ekonomisystem. Inte sällan leder detta till konflikter och motstånd eftersom medarbetarna är vana vid en viss arbetsprocess och inte är välvilligt inställda till att behöva anpassa denna på grund av ett nytt ekonomisystem. En annan grund för ett motstånd mot införandet av ett nytt ekonomisystem är ofta att medarbetarna är medvetna om att transparensen ökar eftersom ekonomisystemet ger en tydlig bild av vad avdelningar och enskilda medarbetare presterar. Detta väcker helt naturligt olustkänslor även hos ambitiösa medarbetare och därför är det viktigt att inte ekonomisystemet uppfattas som ett övervakningssystem.

Ett nytt ekonomisystem för även med sig förändringar i företagets organisation. Detta innebär helt naturligt att avdelningar kan behöva slås samman eller avvecklas och på individnivå innebär detta ofta att medarbetare måste sägas upp då deras arbetsuppgifter rationaliseras bort.

Tidredovisning är ett mycket viktigt instrument för att underlätta planeringen av ett företags verksamhet. Resultaträkning och balansräkning ger besked om företagets verksamhet är lönsam eller ej. Om du kompletterar detta med tidredovisning så får du med stor sannolikhet även besked om varför verksamheten är lönsam eller olönsam. Med hjälp av tidredovisning får du som beslutsfattare underlag för såväl budgeteringsarbete som detaljerad planering av företagets verksamhet och arbetsfördelning. Med tidredovisning får ni ett mer korrekt underlag för er budget eftersom ni inte behöver bygga budgetarbetet i samma utsträckning på uppskattningar utan kan använda er av de faktiska kostnaderna.

Olika metoder för tidredovisning

• Individuell tidredovisning
• Frekvensstudier
• Skattningar

Individuell tidredovisning innebär vanligtvis att medarbetarna fortlöpande redovisar hur de fördelat sin arbetstid på olika arbetsuppgifter och projekt med jämna tidsintervall.

Frekvensstudier är i stort sett individuell tidredovisning men med den skillnaden att frekvensstudier inte är en fortlöpande tidredovisning. Frekvensstudier genomförs en eller flera gånger om året men ibland också med flera års mellanrum.

Skattningar genomförs, precis som fallet är med frekvensstudier, en eller flera gånger om året och ibland mer sällan. Skillnaden mellan skattningar och frekvensstudier är att frekvensstudier är mätningar medan skattningar är just uppskattningat. Vid skattningar så får medarbetarna uppskatta hur de fördelat sin arbetstid under en viss tidsperiod.

Det är ganska uppenbart för alla och envar att individuell tidredovisning är den tidredovisningsmetod som är mest exakt. Dock bör man alltid ha i åtanke att det inte finns anledning till att använda sig av en mer omfattande metod för tidredovisning än vad företagets verksamhet kräver. Tidredovisning är naturligtvis förenat med kostnader för lämpligt ekonomisystem, arbetstid som åtgår till redovisning samt bearbetning av de tidsuppgifter som redovisats. Redan vid valet av företagets ekonomisystem bör val av metod för tidredovisning gjorts så att redovisningen kan implementeras i hela företagets verksamhet.