Con mucha frecuencia, observo la tendencia de muchos emprendedores a iniciar su negocio en Internet, lo primero que hacen es abrir una página en Facebook. Cuando   les  pregunto por su página web o por su blog, las respuesta invariablemente es: Más tarde cuando el negocio esté más fortalecido además es muy caro tener una página web. Si tengo Facebook que es gratis  ¿para qué necesito más?.

Palabras más, palabras menos estos son los argumentos de muchos emprendedores. Por supuesto, ni si siquiera se me ocurre preguntar si la persona compró uno dominio porque la respuesta es negativa casi en su mayoría.

Es cierto que una página en Facebook es gratis y relativamente fácil de mantener, siempre y cuando se mantenga el compromiso de generar contenido constantemente.
Sin embargo, habría que preguntarse que ventajas representa un sitio web para el negocio en comparación con una página en Facebook.
A continuación voy a enumerar algunas ventajas de tener un sitio propio, por supuesto estoy a favor de las páginas en Facebook en lo que discrepo es en apoyarse únicamente en esta red social para iniciar un negocio.

Autonomía-Independecia:
Se dice que tener una página en Facebook es como vivir alquilado, mientras que tu sitio web es como tener tu casa propia. Hay algo de verdad en esta comparación.
En Facebook  lo único que tienes es un derecho de uso. En cualquier momento los accionistas de Facebook pueden tomar decisiónes que quizás afecten tu negocio.Pueden agregar más controles o quien sabe hasta cobrar por ciertos servicios especiales. No hay nada escrito en este mundo de las redes sociales. Facebook y cualquier red social va a permanecer en el mercado mientras sea negocio para sus dueños no para tí.

Innovación:
Existe una tendencia a incrementar más regulaciones en Internet y las redes sociales no escapan de ello, por lo que cada día van a estar más restringidas y generar más controles. Me refiero especìficamente a temas relacionados con concursos, promociones, tiendas virtuales etc.
En tu sitio web, tu decides a quien le vas a vender, cómo lo vas a hacer y de que herramientas te vas a valer para seducir a tu cliente potencial.Si te equivocaste, puedes rectificar, no tienes que pedir autorización más allá de aquellas normas legales que impone tu país o legislación local. Tu capacidad de inventar la decides tú.

Marketing Personal:
Tu sitio web habla por tí, ¿algún cliente está interesado en tus productos o servicios?  lo primero que va a hacer es visitar tu sitio para buscar más información. Tu sitio web  lo puedes colocar en tus tarjetas de presentación, en la firma de tus correos electrónicos. Esto da una señal de alguien que se está tomando en serio su emprendimiento para promocionarlo en internet.
Una cuenta en Facebook la tiene cualquiera, un dominio propio lo tiene el que se lo propone y está comprometido y no es un tema de dinero es más de disposición y de tomar acción.
Si tienes un blog, aprovechalo para promocionar tus servicios ¿Qué no sabes escribir? ¿Qué no te llegan las ideas? Sólo aprenderás si practicas.No tienes que ser un Nobel de Literatura pero si debes tener la disciplina y además gustarte lo que haces.

Contacto más cercano con tus clientes:
¿De qué vale tener cientos de seguidores en las redes sociales, si no tienes idea de quienes son o no interactùas con ellos? A veces las personas no quieren exponer sus inquietudes públicamente en Facebook pero si están dispuestas a escribirte un mail para solicitarte información.

Hay que toma en cuenta algo, las redes sociales han cambiado la forma de relacionarnos, pero nadie dice que su permanencia sea para siempre, sin embargo tus clientes si deberían durar a tu lado el mayor tiempo posible, independientemente de la red social a la que pertenezcan.

Haz el siguiente ejercicio, si ya tienes un negocio, haz una encuesta de cuantas personas te  llegan  por Facebook y cuáles  por otras vías. Este monitoreo te servirá para saber que medios son los más afines a tus clientes y de esta manera focalizarte.

Por último y no menos importante, un negocio en internet no está supeditado a ninguna red social o plataforma especìfica es un engranaje de diversas actividades tanto on line como off line.

Espero como siempre que estas reflexiones te estimulen a crear tu propio sitio y ojala a adquirir tu dominio en el futuro cercano.

Exito en tus emprendimientos.

Dentro del “boom” que han levantado las redes sociales, existe la creencia muy arraigada especialmente en dueños de pequeñas y medianas empresas de que con tan sólo abrir una cuenta en Twitter o un página en Facebook las ventas van a empezar a subir como la espuma.
He recibido llamadas, donde me solicitan de forma “urgente” que los ayude a crear una cuenta en cualquiera de estas redes sociales porque las ventas van mal.
Cuando les digo que las ventas no van a repuntar de la noche a la mañana sólo por crear una página en Facebook, se notan decepcionados. Algunos me dicen que es la única forma de no incurrir en gastos adicionales porque “las redes son gratis y no hay que hacer mucho”.
Impulsada por estas solicitudes y por otras conversaciones que he tenido, voy a escribir algunas recomendaciones en torno a este tema, quizás no sean del todo buenas noticias pero quizás sirvan para sentar bases más sólidas que nos permitan llegar a resultados tangibles para mejorar las ventas. Aquí van:

Antes de crear cualquier cuenta, indaga que es lo que está afectando las ventas: Las caídas en ventas pueden estas influenciadas tanto por cambios en el mercado como por deficiencias internas. En lugar de preguntar, ¿Qué pasó? cambiemos la pregunta por ¿Qué está pasando?. Suele suceder que vemos sólo nuestra tienda y nos olvidamos que alrededor de nuestro producto o servicio giran una serie de circunstancias que pueden estar afectando nuestro negocio. La mala noticia en este punto es que la situación de incertidumbre en lugar de ser temporal se perfila como un patrón constante que nos acompañará de aquí en adelante. Los tiempos estables no vendrán más así que hay que aprender a vivir bajo escenarios inestables y además ser exitosos y rentables.
Abrir las cuentas es el primer paso y es lo único gratis: Creer que ahorramos al promocionar nuestro negocio en las redes sociales porque es gratis, es un error en el que incurren muchos emprendedores. Hay que contabilizar el tiempo que se le va a dedicar a mantener los contenidos y asignar el personal adecuado. Es bueno recalcar en este punto, que una vez que se abre una cuenta y existe el compromiso de mantenerlas, hay que atenderlas diariamente porque los clientes no tienen horario ni días festivos, de hecho nos pueden visitar en cualquier momento.
Revisa otras actividades ON-line / OFF-line que pueden complementarse: Dejar la responsabilidad de la recuperación de las ventas a una recién nacida página en Facebook en un peso muy grande y además de falsas expectativas va a generar frustración. Evalúa otros medios, pueden ser: Avisos en Facebook, Google Adwords, publicidad en portarles de información o páginas con alto tráfico.

Considera diseñar una campaña de E-mail marketing por ejemplo.

No descuides los medios tradicionales. Procura que toda tu campaña esté engranada en tiempo y contenido.

Mide los avances: Si no sabemos lo que queremos cualquier resultado es bueno. Identifica cuáles son las actividades que lograron generarte ventas. Es vital que identifiques de donde vienen las ventas y cual fue el elemento disparador que hizo que el usuario comprara.  ¿gracias a un aviso en Facebook o un correo electrónico?

Sé constante en la generación de contenido: Dejo este tema de último pero no por ser menos importante sino porque es el verdadero trabajo y “el toque secreto” que no lo es, que te va a ayudar en el tiempo a generar ventas. Asegúrate de crear contenido fresco y relevante para tu audiencia constantemente. Afortunadamente las estadísticas que ofrece Facebook te van a ayudar a identificar que es lo que más le atrae a tu público y los días que son más fructíferos al momento de hacer cualquier publicación. Evita que tu página luzca descuidada sin mantenimiento, porque las personas van a perder el interés. Los “me gusta” hay que ganárselos y trabajarlos.
Espero como siempre que estas recomendaciones te ayuden a armar una estrategia integral para levantar tus ventas.
Un abrazo.

Mi intención en este post es compartir con ustedes aquellas que veo en el día a día y que para sorpresa mía también las he encontrado en esas listas de tendencias. Así que mi trabajo será traducir esas tendencias a la cotidianidad del
ciudadano común y de esta manera mostrar que las tendencias no pertenecen al mundo de la ciencia ficción sino más bien están muy cerca de nosotros, el reta está en identificarlas y aprender a  vivir con ellas. Aquí van:

Calidad de vida Si o Si: El modelo industrial de largas jornadas laborales  más allá del horario estabecido,  llevarse el trabajo a casa y tener el teléfono como una suerte de grillo virtual, está desgastando a las familias y generando problemas de salud tanto físicos como psicologicos. Las empresas a regañadientes  están entendiendo que el jefe capataz ya no funciona, que los empleados felices a quienes se les respeta su espacio y tiempo libre a la larga son los más productivos y fieles a las organizaciones. Aunque no todas pueden ser como Google si es cierto que hay aires de cambios. La empresa Volkswagen  ya está implementando el bloqueo de los Blackberry fuera de horas laborales. Puede que alguien leyendo este post  me diga que su empresa esta muy lejos de hacer realidad esta tendencia,  es verdad, pero tarde que temprano llegará ese momento bien sea por vía legal o por supervivencia de las propias empresas.

A emprender: jóvenes y  tercera edad: Los jóvenes ya no les convence el empleo de por vida, el desempleo juvenil es acentuado en la mayoría de los países en crisis. Todos los años se incrementa  las llamadas fugas de cerebros a países que ofrecen mejores posibilidades laborales.Tener un título universitario no garantiza ni trabajo ni un buen sueldo. Los jóvenes  quieren dinero pero tampoco quieren ser los esclavos que fueron sus padres. El tener que usar traje y corbata, depender de un horario y soportar a un jefe imprevisible son situaciones que no están dispuestos a soportar estos chicos. Por otro lado, algunos definitivamente apuestan su futuro profesional fuera de las aulas universitarias; nuevos oficios como chef, diseño de aplicaciones para las diversas plataformas  que existen hoy día,  negocios relacionados con el cuidado ambiental, entre otros son opciones para esta nueva generación.

En el otro extremo, están aquellos que ya cumplieron su etapa productiva pero por diversas razones están desempleados o ven con preocupación que la generación de relevo les está respirando en el cuello. Hoy en día es una quimera pretender de vivir de los ahorros y los planes de jubilación dorada no están disponibles en todos los países. Además ya los hijos no pueden hacerse cargo de los padres.El planeta está envejeciendo y esto ya es un hecho.
¿Qué hacer? ¿Cómo se monetariza esa experiencia de tantos años? ¿Cómo se constituyen en oferta estos hombres y mujeres mayores de 50 años? Ya no pueden sentarse en una mecedora para ver TV y cuidar de los nietos. El reto está en ser productivos, independientes y saludables. El adaptarse y aprender a usar la tecnología van a ser determinante  para esta población. Yo todavía no dejo de sorprenderme que personas de 50 años me digan que no saben manejar el correo electrónico. Estas herramientas ya no son para los jóvenes, si no aprenden a usarlas  van a convertirse en una carga más pesada para sus hijos o nietos.

Adiós a las bolsas de plastico y bienvenida la consciencia ecológica: El uso de bolsas plasticas esta destruyendo el planeta. Una bolsa de plástico tarda hasta 400 años en degradarse, todavía la primera bolsa plástica que salió al mercado en los años 70 debe estar dando vueltas por ahí en alguna parte del océano. Aunque algunas países han tomado medidas ambientales  al respecto todavìa falta mucho para crear consciencia.No basta con comprar una bolsa ecológica, hay que disminuir su uso de manera sustancial. Ser ecológico ya no es un atributo de jóvenes idealistas, ahora es un deber de todos.

Las empresas manufactureras además de cuidar sus desechos deben crear productos y empaques que cuiden el ambiente. Ya no es una moda es un peligro inminente.

La escasez de agua es otro hecho que debe generar consciencia en nuestros hogares, muchas poblaciones no tienen  agua potable en sus casas y no hablo de África, hablo de familias que en nuestros países y ciudades de Latinoamérica no tiene agua y deben comparla a precios astronómicos.

Empresas con sensibilidad social: Aunque se han llevado a cabo importantes avances para que las organizaciones se sensiblicen más allá de “quedar bien con la sociedad” o “cumplir con la ley”. Ahora más que nunca se impone un modelo donde  sociedad y empresa trabajen de la mano, generar programas inclusivos que creen prosperidad a las comunidades. Cuidar el ambiente de manera conjunta. Generar programas de emprendimiento. Capacitar y mantener un contacto genuino y cercano con la sociedad es imprescindible.  Si las empresas quieren mantenerse en el tiempo, no basta con dar dinero hay que construir relaciones duraderas  con las comunidades.

Menos TV y mas internet: Aunque los llamados medios tradicionales no van a desaparecer, lo que si va a cambiar es la forma como interactuamos con ellos. Se han hecho algunos pequeños avances. Se impone una nueva manera de acercarse al público, Internet cada dia tiene mayor penetracion en LATAM, (34%) hay una poblacion que responde con pasión a las nuevas tecnologías. Los periodicos, radio y TV lejos de desaparecer pueden reinventarse pero si siguen con los modelos de los años 80 van a quedarse en el pasado, sólo sobrevivirán los que tengan el valor de desprenderse de modelos que ya no funcionan y se atrevan a probar nuevas formas de acercarse a su audiencia.
No basta con poner el icono de Twitter y de  Faceboolk en las promociones. No basta con decirles a las personas que suban un video o que visiten su páginas. Hay que ofrecerles contenidos de calidad que los enganchen. Los clientes sean empresas o ciudadanos comunes son ahora  más activos  y están sacando su voz cada día con más fuerza.

Aprender cada día será más fácil: Tener acceso al conocimiento será más fácil y barato. Los programas on-line cada vez cobran mas auge no sólo por un tema de costo sino que además ofrecen la comodidad de  hacerse desde el hogar y aumenta  la posibilidad de estar en contacto con personas más allá de nuestro entorno local. Algunas universidades están al tanto de este hecho y han empezando a ofrecer material, libros y programas de alto nivel usando internet. Un ejemplo son las clases gratis de inteligencia artificial que ofrece la Universidad de Stanford 

Bueno amigos, me despido por este año, espero  como siempre que estas tendencias sirvan aunque sea como reflexión. Fue un placer haber compartido con ustedes a lo largo de este año. Gracias por su apoyo y sus comentarios.

Por lo demás les deseo un Feliz Año 2012 pleno de éxito.

¿Quieres vender tortas, celulares o ropa de muñecas por Internet?. Hay público para todo pero tienes que saber cómo busca tu cliente.

El ejercicio es el siguiente, ponte en los zapatos o mejor dicho en los dedos de tu cliente y coloca aquellas frases que alguien colocaría en la barra de Google para ubicar tu producto o servicio.
Google recomienda que primero pruebes con términos genéricos y luego vayas afinando la búsqueda con términos más específicos para ello no utilices  más de dos o tres palabras por frase.
Una herramienta valiosísima es http://www.google.com/insights/search/# que te permite saber por región, fecha y categoría lo que busca la gente por internet.

Google Search además  te provee de data histórica y de esta manera puedes hacer unas proyecciones más acertadas.

Asimismo es vital que estés atento a las estacionalidades de tu producto o servicio. Si vendes celulares, computadoras o tablets posiblemente estés en un mercado creciente y de alta competencia pero más te vale que te apertreches de inventario extra para las épocas navideñas. En cambio si vendes un producto para impermeabilización de techos, debes estar atento a los cambios climáticos y en lá época de verano o sequía deberas preparar tu arsenal publicitario.

Una palabra, incluso una preposición pueden hacer una diferencia sustancial al momento de armar tu promoción  de tal manera  de hacerla  más atractiva y afin al cliente.

3.- Mantente al día con lo que dicen de tu producto o servicio.
No basta con saber lo que buscan tus clientes, es primordial saber de que se está hablando acerca de tu producto o servicio en internet me refiero a  blogs, videos, redes sociales, noticias. Es una manera de manterse al día y que Google haga este trabajo por ti. El link es http://www.google.es/alerts la información te llega  a través de tu cuenta de correo.

Espero como siempre que estas dos recomendaciones te hayan sido de utilidad.
Éxito.

Quiero compartir con ustedes dos situaciones que me pasaron recientemente en torno a Skype. Quizás muchos ya lo conoccen como un programa que sirve para hacer llamadas a través de Internet, lo que técnicamente se llama Voz sobre IP (VoIP), pero también hay quienes que no lo  conocen. Lo importante a resaltar en este post son los resultados palpables que obtuvieron estas personas una vez descubrieron las ventajas de esta aplicación. Aquí van las historias.
El primer caso corresponde a uno de mis clientes, dueño de una pequeña firma de contadores, hace una par de semanas me llamó para pedirme que le instalara “urgente” Skype, porque su hija se había ido a estudiar inglés a los Estados Unidos y necesitaba hablar con ella;  “alguien”  le dijo que la solución era Skype para que no gastara en llamadas telefónicas, pero mi cliente no tenía ni la menor idea de que se trataba. Quizás alguno mientras lea este post diga para sí, ¿Qué  raro que no lo sepa? Pero eso lo decimos los que estamos metidos en este mundo de internet,  mi cliente se las arreglaba muy bien sin Skype porque su negocio hasta la fecha lo  había manejado de la manera tradicional, visitando a sus clientes personalmente o llamándoles por teléfono.
Muchas firmas personales, pequeños negocios o profesionales tradicionales se apoyan en lo básico de la tecnología, simplemente usan el software de oficina, el correo electrónico, internet para ver los estados de cuentas de los bancos  y quizás alguna aplicación especial, en el caso de mi amigo era el software contable, pero hasta ahí.

Volviendo al caso de mi cliente, una vez que descubrió  Skype no sólo lo utilizó para llamar a su hija sino que inmediatamente le vio la utilidad en sus negocios y me comentó: Rosa, si yo hubiera conocido este programa antes, la cantidad de dinero y de tiempo que me hubiera ahorrado en viajes y hoteles. Acabo de  cerrar dos negocios y ni me moví de casa.

La otra situación es parecida y no es una historia mía sino de una amiga que ofrece servicios de publicidad, alguien la contactó a través de su cuenta de Twitter para solicitarle sus servicios, pero la persona   vive en el interior del país, al principio usaban el teléfono, hasta que mi amiga le propuso que usaran Skype,  ella tampoco había oído hablar del programa, pero al  igual que pasó con mi cliente cuando lo aprendió a usar, agradeció un montón a mi amiga, porque pudo hacer  un ahorro sustancial en llamadas telefónicas.
Posiblemente para los que ya tenemos tiempo usando  Skype ya nos parezca que es una herramienta más dentro de nuestro escritorio, pero no es  así para todos, especialmente esto  se observa en las pequeñas y medianas empresas. Importante destacar que ambos clientes son personas exitosas con un sinnúmero de relaciones pero simplemente no habían tenido la necesidad de utilizar la herramienta.
Es cierto que no todo se puede resolver de manera virtual, pero si hay ocasiones en que el uso de ciertas aplicaciones pueden ayudar a hacer un mejor uso del tiempo y ahorrar dinero.
Skype no es la panacea ni el único software que existe, de hecho, existen empresas que se especializan en ofrecer servicios de (VoIP) justamente para disminuir costos entre otras ventajas. Sugiero que investiguen dentro de sus proveedores de telefonía local  para evaluar estos servicios.
Para concluir,  agrego algunas recomendaciones para aprovechar mejor Skype.
1.- Mantén la versión actualizada, Skype avisa cuando hay una versión disponible, si no la instalas es posible que tengas problemas de compatibilidad con otro usuarios que si estén al día con las actualizaciones de versiones.
2.-Cuando estés hablando con alguien, cierra las aplicaciones de internet, suele pasar que “la máquina se vuelve lenta”. También el uso de la cámara enlentece la comunicación.
3.-  Si es una reunión de negocios, procura que se trate un solo tema y que  no tome más de una hora, porque las personas se cansan y empiezan a navegar o distraerse con otras aplicaciones.
4.- Si necesitas comunicarte con varias personas a la vez, tienes la disponibilidad de armar grupos de conversación.
5.- Tienes la facilidad de enviar archivos mientras estás chateando o hablando con el otro, mostrar tu pantalla si quieres que los demás vean algo desde tu computador.
6.- La posibilidad de grabar una conversación es posible, existe un utilitario llamado Pamela que te permite grabar de forma gratuita hasta 15 minutos de conversación.
7.- Skype puede correr en los smartphones lo cual lo hace una herramienta muy versátil adaptada a estos tiempos en que la geolocalización cobra mayor importancia. La oficina está prácticamente en nuestras manos a través de un teléfono.
8.- Las aplicaciones pedagógicas que ofrece Skype son inmensas sobretodo en el área de idiomas y trabajo en equipo e incluso hacer sesiones de coaching.
Otros aspectos a tomar en cuenta
Si la conexión a Internet es pobre vas a tener problemas para comunicarte porque Skype se va a “caer” con frecuencia.
Asegúrate de que los micrófonos estén funcionando bien. Skype tiene un sistema de prueba para que revises el audio, tanto saliente como entrante.
Toma en cuenta que cuando crees el nombre de usuario, especialmente si lo vas a utilizar para uso comercial, el nombre de usuario debe estar acorde a  como te conocen en tu círculo de relacionados. Igualmente recomiendo incluir una foto.
Skype es excelente para hacer seguimiento y resolver temas puntuales, sin embargo, siempre hay que estar atentos a no descuidar el contacto personal.
A continuación te dejo el enlace para descargar www.skype.com   y una guía para cuando estamos nuevos http://www.skype.com/intl/es/support/user-guides/
Espero como siempre que estas sugerencias sean de utilidad.

A los que tenemos como trabajo, hablar en público, nos puede pasar que nos “quedemos en blanco”, ¿por qué no?,  lo cual  hace alusión a esa sensación de perder el hilo de lo que estamos diciendo, no encontrar las palabras adecuadas y hasta que se nos olvide el discurso. Todo esto sin dejar de lado, que nos ponemos nerviosos, empezamos a transpirar y nos paralizamos.
Aunque nadie está exento de este tipo de situación, si está en nuestras manos prevenirlas. He aquí cuatro recomendaciones que poniéndolas en práctica nos pueden ayudar a minimizar esa situación de quedarse en el medio de la sala a la buena de Dios.
Practice makes perfect: Ensayemos nuestra presentación y me refiero no sólo al hecho de prepararse en cuanto al contenido también  pongamos a trabajar el cuerpo. Utilicemos el poder de la imaginación para recrear el momento de la presentación. No basta con saberse los números y  las citas, internamente tenemos que generar la confianza suficiente para transmitir a la audiencia nuestra pasión e interés por el tema. Un cuerpo erguido, un lenguaje corporal armónico y una mirada tranquila que no sea agresiva ni  evasiva  conforman una buena combinación.  

Crea relaciones en lugar de confiar en la memoria: Si pensamos que aprenderse de memoria un texto es garantía de no perder el hilo de la presentación, nos estamos arriesgando sobremanera a que por una palabra o algún cambio repentino que no esté en  el libreto, perdamos el norte de nuestra charla. En este sentido, te sugiero que te apoyes en las imágenes, los colores y palabras claves  que te sirvan como ancla para encontrar la conexión entre lo que hablas y lo que muestras. Puedes utilizar una imagen con unas palabras de introducción que te sirvan como ayuda memoria.
Crea una historia: Los seres humanos amamos los cuentos desde que éramos niños, si tu discurso lo permite, agrega una historia o anécdota propia, esto te permitirá no sólo refrescar el ambiente sino también eliminar el efecto robot y mostrar un aspecto humano. Hasta una presentación financiera puede ser amena.
Respirar, respirar y respirar: Parece mentira, pero cuando nos quedamos en blanco, nuestra respiración se vuelve entre cortada y casi nos quedamos sin aire. Para ello es importante que hagamos algunos ejercicios preliminares antes de la presentación. Así como los deportistas calientan sus músculos, nosotros los presentadores  también debemos preparar nuestro cuerpo.

Quedarse en blanco, no es el fin de nuestra carrera, pero si es un momento desagradable. Hablar en público es un arte que se va mejorando a medida que practicamos y a veces esto implica cometer algunos errores.

De estos temas y otros, voy a hablar el próximo 15 de Diciembre en un Webminario en vivo que voy a ofrecer a mis lectores como regalo de navidad. Para participar, sólo tienes que registrar tu correo electrónico en la sección derecha de mi blog. Si ya estás suscrito espera la invitación con todos los detalles.
Para ir calentando motores, te dejo este podcast  donde sugiero algunas recomendaciones para prepararse 48 horas antes de una presentación.

Ejercicio1

Te espero este próximo 15 de Diciembre a las 7:00 pm hora Caracas.
Un abrazo
Rosa M Rangel

Image: Salvatore Vuono / FreeDigitalPhotos.net

Recientemente he estado facilitando talleres en torno al uso adecuado del correo electrónico, he descubierto algunas prácticas que en un principio parecen funcionar,  pero que a la larga se convierten en enemigos de la productividad y sobre todo de la buena comunicación entre los empleados. A continuación voy a nombrar dos de ellas.
Cópiame en todo los correos: Esta petición es común entre muchos supervisores que quieren mantener “bajo control” todos los movimientos de sus subordinados. El problema es que “cópiame en todo” es totalmente genérico y dentro de la palabra “todo” se  puede incluir  un correo acerca de “descuentos especiales para una promoción” pero también se reciben aquellos que en una sola línea dicen: “gracias”  y donde están copiados todos los empleados y proveedores. ¿Qué pasa en este caso? El supervisor se queja  porque  recibe diariamente más de 100 correos de los cuales  el 20%  quizás sean los  relevantes el resto no agrega valor.
¿Cómo se puede evitar esta situación? Existe una forma sencilla pero lamentablemente la excusa es que no tenemos tiempo, valdría la pena sacar la cuenta del horas-hombre vs moneda local que gastamos  leyendo correos en un año. Es impresionante.

1-) Cada vez que llegue un empleado nuevo a la empresa,  como parte de la inducción incluye una sección donde expliques  el uso del correo electrónico, jamás asumas que este conocimiento viene por defecto, recuerda que no se trata del uso operativo de la herramienta sino de la forma como se va a usar, lo cual es muy distinto. En este sentido sugiero que además del contacto personal  se “cuelgue” en la intranet o en un espacio de acceso público dentro del servidor, un documento que contenga instrucciones para colocar la firma personal, uso de la agenda, convocatoria para reuniones entre otras bondades que ofrece el correo, de esta manera la persona pueda consultar cuando lo requiera.  ¿Qué ventajas tiene este proceder? Las reglas están claras, no hay cabida para “no lo sabía”, “nadie me lo dijo”, “nunca lo recibí”. Si alguien no cumple con los lineamientos puedes hacer un reclamo.   Para saber la diferencia entre una  queja y un  reclamo. Click aquí.

2.-) Enseña y delega: Es natural y recomenadable que la llegada de un empleado nuevo  implique algún tipo de seguimiento por parte del supervisor esto se logra parcialmente a través de las copias de los correos,  lo importante es definir hasta cuándo se va a mantener este monitoreo y que es lo relevante para copiar. Recuerda que  se contrató a esa persona para confiarle una serie de responsabilidades bajo la premisa de que tiene las competencias adecuadas. Si vas a leer ademas de tu correo  todas las comunicaciones donde estas copiado, el día se te va a  a ir leyendo tu bandeja de entrada.  Una sugerencia que te hago es que te tomes un tiempo con tu gente  y pídeles en que correos quieres estar copiado  y en cuáles no. A veces una breve reunión de status por parte de tu equipo  que no impique presentaciones de Power Point  es mas provechosa que una cadena de mails sin principio ni fin.

La segunda práctica es quizás más usual que la anterior pero también atenta no sólo con la generación de correo irrelevante sino con un mal clima organizacional. Se llama:

Cubrirse las espaldas: Bajo esta excusa se puede destruir la reputación de una persona, eludir cualquier responsabilidad o simplemente echarle la culpa a otro. La razón fundamental de esta práctica surge de la desconfianza. En este sentido es importante definir la diferencia entre enviar soportes de nuestra gestión para argumentar o justificar alguna decisión y otro aspecto muy distinto es recargar de información a otros para decirles lo que estamos haciendo o dejamos de hacer. El problema de “cubrirse las espaldas” es que nunca es suficiente la información que enviemos; cuando se trabaja desde la desconfianza y  de la supuesta mala fe siempre va a haber alguien que pida soportes adicionales para saber donde se originó el problema. ¿Consecuencias de esta práctica? pérdida de tiempo y malestar entre el equipo de trabajo.  He aquí algunas sugerencias:
1-) Si se siguieron las recomensaciones del párrafo anterior la práctica de “cubrirse las espaldass” se va a reducir bastante. Habla con tu equipo  y explícales que tipo de soportes se deben enviar por correo  y en que circunstancias. De nuevo, no asumas  pídelo expresamente.
2-) No todo se resuelve por correo electrónico y el contacto humano muchas veces es necesario y hasta más efectivo que una secuencia  de correos interminables echándose culpas mutuas, justificándose de determinadas acciones. En este caso reúnete  con las personas involucradas, genera acuerdos y sobre éstos últimos si asegúrate de dejarlos por escrito. Esta práctica evita que los malos entendidos se aclaren a tiempo pero sobretodo la gran ventaja es que en lugar de estar mandando mails que no resuelven el problema, se logra a través de esta práctica  llegar a  soluciones como miras a  generar compromisos que se traduzcan en acciones. Quizás te interese este post sobre el mito de lo empleados no comprometidos.

Espero como siempre que estas breves sugerencias hayan sido de utilidad, si desean explorar  recomendaciones  adicionales sobre el uso del correo electrónico te  invito a  revisar este link Tres consejos para escribir mails que si lean tus destinatarios

Éxito.

Recuerdo que en la universidad había un profesor que le entregaba  los borradores de la tesis de grado  a  su secretaria;  si ésta entendía y lograba explicar en palabras muy sencillas el tema central de la tesis,  el estudiante ya tenía  buena parte del camino andado, de lo contrario había que trabajar más para “hacer lo complejo simple”. Este profesor decía que había que hacer llegar el conocimiento a todos de manera fácil y que mantuviéramos siempre en mente  que como futuros profesionales nos debíamos al usuario, por lo tanto la  elaboración de un manual o el diseño de cualquier máquina o proceso por más enmarañados que fuesen debían ser accesibles a todas las personas.
Este recuerdo me viene a la memoria, porque hoy en día las empresas  gastan grandes cantidades de dinero en una página web,   pero se concentran más en la forma que en el fondo lo cual implica que la promesa de un gran número de visitas nunca se llega a dar y lo peor, se genera frustración y una sensación de pérdida.
El diseño de una página web va de la mano de lo que llamamos usabilidad, que se puede definir  como la capacidad que tiene una persona para usar una página web o cualquier equipo sin mayores complicaciones. Creo que Steve Jobs sabía algo de esto y también mi profesor.
Aunque hay varios aspectos que se deben tomar en cuenta para generar una mayor  usabilidad en  un sitio web, yo voy a nombrar los que he visto con más frecuencia.

Póngase en el lugar de su cliente y hágale la vida fácil: Si su sitio web es para vender productos o servicios, pídale a su cliente la mínima información necesaria para que haga la transacción y en el menor número de pasos posibles. En este sentido Amazon es uno de esos sitios donde comprar es tan rápido que si nos descuidamos podemos llenar ese “carrito de compras” en un abrir y cerrar de ojos. Simplemente Amazon  hace que el proceso de compra sea rápido y que fluya.
Cuide la redacción, la ortografía y el tamaño de letra: Un texto mal redactado, redundante, con errores ortográficos va a  generar rechazo, pero si adicionalmente está escrito en una letra que apenas se ve,  lo más seguro es que la gente se vaya del muy rápido y no vuelva. Imitemos a   mi profesor y hagamos que el texto lo lean varias  personas ajenas al negocio preferiblemente.
Actualice su página con frecuencia: Quedaron atrás los días en que se diseñaba una página web y ésta permanecía sin cambios hasta por años, hoy la dinámica del mercado exige que estemos revisando y optimizando nuestro sitio. Observe lo que hacen los grandes: Facebook, Twitter y Google siempre están sorprendiendo a sus usuarios.
Mida y tome acción : Instale Google Analytics en su sitio web, revise los números, pero sobretodo actúe. ¿De dónde vienen sus usuarios?, ¿cuánto tiempo tardan en su página?, ¿cuáles son sus secciones preferidas?, ¿sus clientes son fieles o simplemente lo visitan una vez?

Estos son sólo algunos aspectos, por supuesto hay muchos más, para aquellos que estén interesados en profundizar más en este aspecto clave pueden descargar el siguiente documento realizado por la empresa emoticon.es quienes han desarrollado una guía bien útil respecto a la usabilidad y también tocan el tema de la acesabilidad que está relacionado con la facilidad de visualizar y entender un sitio web para aquellas personas que sufren de alguna discapacidad visual, auditiva o motora. Definitivamente un tema fascinante. Lo pueden descarcar aquí Usabilidad

Espero como siempre les dea de utilidad en sus emprendimientos en internet.

Exito.

Llegó  la época de las  presentaciones de  cierre y de los planes de negocio del  próximo período.

Indiscutiblemente a estas alturas del año, ya sabemos que fue lo que estuvo bien y lo que no;  en todo caso hay que prepararse adecuadamente para  responder a las preguntas que sabemos nos van a hacer y por otro lado,  mostrar nuestro lado resolutivo para ofrecer soluciones orientadas a  superar las dificultades que siempre surgen en los negocios.
¿Cómo podemos organizar una presentación que resulte completa, amena e impecable aun a pesar de las carreras propias de la temporada de fin de año?

A continuación te voy a proveer algunas recomendaciones que espero aligeren un poco tu carga de trabajo e incluso hasta puedas disfrutar con tu equipo estos momentos y en lugar de verlo como una suerte de examen, más bien sea una puerta de inspiración que te abra a  múltiples posibilidades.
Empecemos:
Dominio de la realidad: ¿Qué está pasando? en lugar de ¿Qué pasó?
Gran parte de estas presentaciones suelen concentrarse en lo pasado y en mostrar cifras comparativas de años anteriores versus el año en curso. Se explican las caídas, se celebran los logros. A veces ocurre que nos quedamos engarzados en justificar lo que pasó y con ello seguimos actuando de manera reactiva en lugar de impulsar e incentivar un comportamiento proactivo que se enfoque en posibles soluciones.
El pensamiento reactivo se concentra en lo que pasó mientras el proactivo dirige su mirada a lo que está pasando.

En lugar de buscar culpables podemos identificar cuáles son las tendencias internas y externas que están impulsando ese comportamiento y cómo van  a impactar el futuro del negocio.

Enfoquemos la atención y nuestro discurso en lo que deberíamos estar haciendo hoy. A veces nos conformamos con ver las cifras del mercado, nos limitamos a la parte dura de los números, subestimamos situaciones o hechos que están pasando alrededor nuestro y que pueden impactar nuestros planes de negocio. En otras palabras hay que elevar la vista y ver más allá de los libros de auditoría o los mismos estudios de mercado. Por ejemplo ¿que está pasando en la organización en términos de rentabilidad y talento humano sólo por nombrar dos ejemplos? ¿Que están haciendo los competidores directos en lo que respecta a innovación y diferenciación? ¿Qué barreras comerciales y/o legislativas están afectando al sector y que se está haciendo para enfrentarlas? Adicionalmente, hay que pasearse por aquellas variables  del entorno que van más allá de nuestro alcance comercial directo, me refiero a aspectos relacionados con  tecnología, fuentes de energía alternativas, precios del petróleo, cuidado ambiental, crecimiento demográfico, política, educación,  desastres naturales, alimentación, aumento de la esperanza de vida, entre otros. Pareciera que no, pero todo está interrelacionado y desde ahí se pueden detectar algunas oportunidades o dar  salida a alguna situación sin aparente solución.

Una de las maneras de estar al día con estas tendencias es a través de  Google Alerts , lo configuras con los temas que te interesan y periódicamente vía correo electrónico estarás recibiendo noticias  de lo que ocurre en la web en tornos a las diferentes tendencias que mueven al mundo.

Buenas y Malas noticias: Indudablemente siempre vamos a querer dar buenas noticias pero a la luz de las condiciones de inestabilidad que se están moviendo alrededor de la economía, cada es más difícil alcanzar los resultados sin que medie algún obstáculo o a veces simplemente no se llega a la meta. Las malas noticias hay que decirlas y tenemos que  hacerse cargo de la parte  que corresponda, no significa convertirse en víctima sino mostrar una conducta resolutiva. Hay organizaciones donde se anima a los empleados a ser innovadores  pero la capacidad de enfrentar riesgos es mínima o simplemente no se toleran los errores, bajo estas circunstancias es difícil actuar en ambientes bajo incertidumbre como los que vivimos ahora, porque ser innovador va a implicar actuar en terrenos pocos explorados. Quizás ésta sea una de las partes más álgidas a la hora de hacer una presentación de cierre porque no todas las organizaciones están preparadas para las malas noticias,  uno de los errores que más comentemos en la mayorías de las organizaciones es permitir que el futuro nos alcance por no haber previsto situaciones que tenían una alta probabilidad de ocurrir y que tenían un gran impacto. De haberse detectado estas situaciones a tiempo, posiblemente las malas noticias podían haberse amortiguado o incluso evitado. Entonces no es un tema de mala suerte o de malas noticias sino de analizar y estudiar cuáles son los escenarios por donde estamos transitando y que riesgos habrá que tomar para  garantizar la supervivencia de la organización.

Atreverse a hacer algo diferente: Más allá del contenido de la  reunión, tomemos en cuenta que estamos ante seres humanos que respondemos y nos vinculamos a través de la emocionalidad,  pregúntate  que puedes hacer diferente para hacer de tu presentación de cierre un evento memorable. Reúnete con tu equipo y encuentren formas creativas de sorprender a tu audiencia. Incluye dinámicas que muevan físicamente a las personas para evitar que tengan que pasar toda una mañana aburridos bostezando disimuladamente o ausentes  revisando sus smartphones.

Depende de ti engancharlos y captar su atención. Es vital que dejes  a tu audiencia con un sabor que transpire  entusiasmo y los predisponga positivamente para los retos del año venidero.

Imágenes y Videos: Tus grandes aliados, asegúrate de  agregar  imágenes con  una buena resolución y que transmitan algún elemento emocional una “big picture” que “mueva a la audiencia”.Atrévete a utilizar toda la lámina. Si vas a utilizar  videos  revisa que se vean bien y que tengas  el software adecuado, en particular,  si son videos de You Tube^® lo mejor  es que los bajes antes en tu PC y luego  los incluyas en tu presentación.

Gráficos: No te limites sólo a explicar las tendencias obvias, explica lo que pasó con ejemplos y situaciones que puedan entender todos. No todos los gráficos sirven para la misma data, hay gráficos que son más adecuados que otros para exhibir determinadas situaciones. En este sentido existe un sitio llamado http://www.perceptualedge.com/examples.php . El autor es Stephen Few quien se ha especializado en ofrecer cursos y consultoría para ayudar a las personas a  mostrar la información de la mejor manera posible haciéndola ver más legible sin perder estética,  Aunque está en inglés los ejemplos se explican por sí solos.

Espero como siempre que estas recomendaciones se te sean de utilidad, ah! y no te olvides de celebrar con tu equipo y de reconocer su desempeño tanto de manera colectiva como individual.

Éxito.