Dans la série Côté Cotes

1. Cotes D. (1/4)
2. Cotes D. (2/4)

2. Premiers pas

Septembre 2007 : le projet d’extension stagne entre APD et DCE. Je viens d’arriver à Angers et Olivier Tacheau veut, en attendant le chantier de construction/aménagement, me lancer sur un projet de longue haleine. L’acquéreuse de droit est partante et travaille depuis début 2007 à des propositions de remaniement ponctuel de la “Brouillard”.

Fin automne 2007 : contacts et visites permettent de mûrir le projet. L’acquéreuse de droit et moi-même rencontrons MF Palestro, mon homologue de Tours, qui a coordonné un chantier comparable à la BU de droit de Limoges, au début des années 2000, sur le mode allopathique, et qui mène à Tours un chantier homéopathique. Je rencontre à la BU de droit de Malakoff (Paris 5-Descartes) T. Zirmi, qui vient de finir la recotation complète de la BU enseignement. Nous récupérons les systèmes de cotes validés – tous inspirés de la Dewey – élaborés au cours de ces différents projets, et des éléments de méthode.

Janvier 2008 : au vu de ces compte rendus d’expériences, je penche pour la recotation totale et l’abandon de la Brouillard sur le site. Je choisis aussi le principe retenu à Limoges d’une opération en 2 temps : phase 1, recotation livres en main, au crayon sur la page de titre et dans un champ cote 2 du SIGB – phase 2, rééquipement physique des livres et remise en espace d’un coup.

Février-mars 2008 : Les 4 acquéreuses de la BU se lancent, à l’aide des adaptations de la Dewey de Tours, Poitiers, Limoges, Malakoff, sur l’élaboration d’un cadre de cotes validées issu de la Dewey, d’abord en Droit, Gestion, économie, Sciences politiques.

J’aurais aimé, comme à St Quentin en Yvelines où les acquéreurs travaillent sur un projet comparable, que nous puissions faire entrer en ligne de compte les maquettes d’enseignement. Le contrat quadriennal étant en cours de négociation, les nouvelles maquettes sont inachevées et surseoir nous aurait amené début 2009 (quand j’ai enfin récupéré les maquettes…).

J’aurais aimé aussi, comme à Limoges, pouvoir influer sur le choix de l’ordre des cotes en vue de la mise en espace : là, les plans de salle n’étaient pas stabilisés. Il ne nous restera plus qu’à soigner la signalétique dans le nouveau bâtiment.

A défaut, les acquéreuses jonglent avec Dewey, abrégé, adaptations locales et professionnalisme et s’approprient le projet.

Avril 2008 : les premiers cadres de cotes “virtuels” sont prêts, la division nombre de livres à recoter/nombre de nouvelles cotes, donne une moyenne de 80 livres par cote. La recotation “virtuelle” peut commencer.

Mai 2008 – 11 juillet 2009 : tout le fonds (sauf l’histoire) y compris celui de l’IUP est recoté virtuellement, soit environ 56000 documents.

Au fur et à mesure, les acquéreurs (une contractuelle lauréate d’un concours nous ayant quitté au milieu du gué) ont vérifié tant bien que mal qu’il y avait bien un minimum de 5 livres par nouvelle cote créée et les cotes trop importantes ont été subdivisées dans la mesure du possible. Les cadres de classement se sont peu à peu stabilisés autour de ces critères.

Au fil de l’eau, des cadres de classement supplémentaires ont été établis pour les sciences sociales, le tourisme, la gastronomie, la maintenance immobilière, les beaux arts, l’urbanisme, le développement durable, les concours et l’informatique pour permettre de traiter le “fonds général” et celui de l’IUP tourisme. La règle : une personne chargée de recoter une thématique établit elle même le cadre de classement.

La principale difficulté est de maintenir l’entretien régulier du tableau unique destiné à tirer les informations du SIGB sur l’importance numérique des nouvelles cotes, chacun tenant à se fabriquer son propre tableau de travail. Autre bémol : la solution choisie rend les acquéreurs autonome mais ne favorise pas les regards transversaux, dont nous verrons “après la bataille” qu’ils ont un peu manqué.

Une réunion mensuelle au lancement du projet, bimestrielle en routine, et un ratio grossier de l’avancée du chantier par thématique ont été ma principale contribution à ce stade du projet. Chaque acquéreur a piloté en toute autonomie la recotation de son domaine, tout en envoyant au besoin certains documents à ses collègues et le succès du chantier tient beaucoup à leur investissement, compétence et professionnalisme.

C’est la logique du Grid Computing : on effectue de gros calculs en utilisant les ressources de beaucoup de petites machines (dont par exemple la vôtre quand elle ne sert pas). Et World Community Grid vous permet très facilement de faire cela. Il suffit de :

• créer un compte (gratuit) ;
• sélectionner les divers projets de recherche scientifique auxquels vous voulez donner du temps ;
• télécharger le client correspondant à votre environnement (Windows, Mac, etc – ça se fait tout seul après la création de votre compte) ;
• mettre en place ce client et faire quelque réglages (ceux proposés par défaut suffisent en général pour que World Community Grid devienne votre économiseur d’écran, au lieu du truc débile que vous utilisez en ce moment )

Et voilà. WCG s’occupera à partir de là de la gestion du temps que vous offrez à la recherche mondiale, et ce geste anodin ne l’est pas au niveau mondial. Les statistiques de WCG indiquent ainsi le temps qui a déjà été donné : selon le principe des petits ruisseaux qui font les grandes rivières, nous en sommes à quasiment 300 000 années…

PS : il est possible de rattacher son WCG à une équipe, sorte d’aggrégat virtuel de machines regroupées sous une bannière. Le scout qui est en moi a évidemment créé l’équipe Bibliothèques que vous pouvez rejoindre à partir de cette page

PS2 : et je ne parle même pas de toutes les machines en libre service dans vos locaux….

Dans la série Côté Cotes

1. Cotes D. (1/4)
2. Cotes D. (2/4)

Cotes D. : une aventure parallèle, la recotation intellectuelle puis physique de la bibliothèque.

1 : Où et pourquoi ?, 2 : Premiers pas, 3 : Listes de courses, 4 : Comment ?

1 : Où et pourquoi ?

Soient 50 000 livres organisés selon un système inspiré de la Dewey, mis au point par le directeur “historique” de la BU d’Angers, JC Brouillard. Les “cotes Brouillard” sont un système fermé de cotes validées, novateur en son temps, idéal pour le suivi statistique de grandes catégories documentaires via le SIGB, assez simple à ranger et à trouver (5 chiffres sans point, 3 lettres auteur).

Les cotes Brouillard ont les défauts de leurs qualités : elles se révèlent inadaptées à la croissance de la collection et sont à l’origine de cotes géantes. La moyenne est de plus de 250 livres par cote, avec une vingtaine de cotes contenant plus de 1000 livres. Cela limite l’intérêt du butinage en rayon et la possibilité pour le lecteur de trouver des livres “qu’il ne cherche pas” sur un sujet précis. Un seul exemple : sous la cote “management”, 1850 livres allant de la gestion de projet à la formation professionnelle ou à la gestion des conflits, se retrouvent classés par auteur…

Ce système fermé rend aussi difficile l’intégration de nouveaux domaines documentaires. Embêtant, lors de la création de nouveaux diplômes à l’université ou en vue de l’intégration physique des livres du centre de documentation de l’IUP de tourisme voisin !

Ces problèmes de mise en relation des livres entre eux dans les espaces physiques de la bibliothèques sont bien concrets pour nos usagers, qui n’ont souvent pas d’autre recours que le catalogue pour repérer plusieurs livres sur un même sujet. Et je suis loin de penser que la médiation informatique serait LA réponse aux problèmes d’organisation documentaire “in real life” !

Deux démarches thérapeutiques étaient donc possibles pour tenter d’apporter une solution à ce problème :

- homéopathique, avec de mini-remaniements ponctuels, cote à cote

- allopathique, sous forme d’une recotation complète des fonds

et devinez ce qui arriva…

Qu’avons-nous fait pour eux ? Qu’avez-vous fait pour eux ?

Par ailleurs, basketteur semi-pro spécialité corbeille à papier, Nicolas tient également un blog.

Ce qui me fait me rendre compte que 100 % des membres de l’équipe Bibnum ont un blog… ” Vous avez dit bizare… Comme c’est bizarre… ”

Voilà, nous avons fait le tour de l’équipe (je ne peux pas vous révéler tous leurs secrets, ils ont des dossiers sur moi). En résumé, peu de monde, mais du bon, qui travaille vite et bien. La bibliothèque numérique, c’est simple comme ça.

Avec SFX, c’est elle qui s’assure que le clic amène au bon article, et pas dans les débarras du net ou sur des ressources auxquelles nous n’avons pas accès. Pour les thèses, c’est elle qui les dépose sur TEL en permettant ainsi que les travaux des doctorants angevins soient lisibles de partout, et gratuitement.

Chez Anne-Marie aussi et étrangement, en plus de la cuisine et des bons vins. il y a blog, et histoires de couture, de tricots et de fil. Je commence à me demander si le numérique ne conduit pas naturellement aux travaux d’aiguille…

Céline est celle qui parle à l’oreille d’Aleph. Une bonne part de son quotidien, c’est les entrailles de la bête, les fichiers de configuration, les services qui travaillent nuitamment, les trucs qu’on ne comprend pas vraiment, nous. Toute la journée, elle parle à Aleph (et Arc, son outil de statistiques), et le truc qui nous épate, c’est qu’Aleph écoute et fait ce qu’on lui demande.

Vous allez me dire, ouh là, une geekette, une pure, une dure. Que nenni. Parce que par ailleurs, il y a aussi in RL travaux de couture qui donnent lieu à livre et blog : qui a dit que les bibliothécaires numériques vivaient dans un monde virtuel ?

Dans la série Puces

1. Les puces (1/4)
2. Les puces (2/4)
3. Les puces (3/4)
4. Les puces (4/4)

Les puces attaquent (juin-juillet 2009)

Contraintes et avantages du calendrier

1. 3 sites à équiper : La BU de droit-éco (fermée pour travaux du 15/06 au 15/09), la BU de santé (fermée du 14/07 au 14/09) et la bibliothèque de l’IUP (fermée au 1/07), déménagée en septembre vers la Bu de Droit.
2. Un équipe de 17 personnes soumise à de faibles contraintes sur ses congés d’été : 4 semaines de fermeture du 25/07 au 23/08, minima de 10 personnes chaque jour le reste du temps.
3. Recotation physique de la BU de droit-éco à mener à bien avant le 15 septembre, qui ne commencera que le 27 août.

Rythme de croisière modeste, mais démarrage rapide

Notifié le 15 juin, 3 M fait livrer les 120 000 puces et 3 platines neuves vendredi 19 juin au soir. Lundi 22 juin au matin, le technicien 3M vient installer le logiciel d’encodage et former les personnels.

Notre chance : 5 portables prêt long n’ont pas trouvé preneur et sont mis à disposition du chantier. Daniel Bourrion part acheter en urgence des duplicateurs USB dans une grande surface le lundi matin lorsque nous nous apercevons qu’il faut 2 ports USB, un pour la douchette et un pour la platine RFID et que nos portables n’en ont qu’un. Nous faisons une razzia de rallonges et prises multiples dans le SCD.

Lundi après midi, 3 consoles d’encodage maison sont prêtes  être promenées en rayon, sur tables roulantes réquisionnées au SCD… et l’encodage commence sur le champ.

Les présents s’auto-organisent en binômes changeant en fonction des congés des uns et des autres, et trouvent leur mode opératoire et leur rythme, encodant après 3 jours de rôdage environ 1400 documents par platine et par jour. Certain travaillent seuls au besoin, au rythme honorable d’un millier de documents par jour. Ces données confirment celles indiquées lors de nos contacts en bibliothèques.

Nous avions bien formalisé avant de commencer un planning, dès le 1er jour mis à mal par les aléas des projets parallèles (recotation, travaux, intégration bib d’UFR, contractuels en concours) : en fin de compte, l’auto-organisation a  prévalu, ramenant ma fonction de “pilotage” à une modestie de violette, et reléguant le planning Excel aux oubliettes. Bilan : la conduite de projet s’est réduite à une réunion plénière chaque semaine, avec CR dans l’intranet, et à un paperboard en salle permettant de suivre les progrès de l’invasion au stabilo !

3M livre 2 platines complémentaires début juillet, et prête 2 consoles mobiles (demandées au marché) qui permettent de travailler en parallèle sur les 3 sites.

Les 70 000 monographies sont encodées en 20 jours ouvrés, avec un maximum de 10 personnes travaillant en parallèle de 6 à 7 heures par jour.

Les périodiques, non équipés de code-barres sont juste équipés de puces en guise d’antivol : les 15 000 fascicules sont équipés en 3 jours.

L’ensemble du chantier encodage est terminé le 22 juillet. En tout, ce chantier a représenté 135 jours/homme, sans aide extérieure (moniteurs ou personnels de l’autre section), soit une petite moyenne de 750 documents par personne et par jour.

Et après…

- Traitement des retours (environ 4500 livres) qui se fait au fil de l’eau, à partir du 15 septembre, sur un poste mobile installé au milieu du magasin, en parallèle avec la pose d’étiquettes de recotation, avec des jours à 3/4 chariots à traiter en plus des nouveautés.

- Contrôle qualité de l’encodage, pendant une période de transition avec du prêt manuel RFID, non sans mal, l’ergonomie de la banque de prêt provisoire étant singulièrement inadaptée, à partir du 15 septembre, jusqu’à la mise en place des automates dans le nouveau bâtiment début 2010.

- Paramétrage SIP2 à l’automne… mais ce sera une autre histoire, que Daniel racontera mieux que moi.

Dans la série Plage

1. Bu-Plage (1/2)
2. Bu-Plage (2/2)
3. Retour Bu-Plage

Concernant l’opération Bu-Plage montée en juin dernier, quelques éléments sur les retours des emprunteurs.

84 kits-été ont été mis en prêt lors de cette opération. Tous les kits ont été empruntés très rapidement et 16 personnes ont rempli et rendu l’un des questionnaires papier glissés dans les paquets (soit un taux de réponse de 19,04 %).

Sur ces 16 réponses, 14 personnes (87,5 %) ont lu un ou plusieurs livres prêtés (les deux personnes n’ayant rien lu précisent que c’est, la première, par manque de temps ; et la seconde, parce qu’elle avait déjà lu les documents qu’elle a trouvé dans le kit.)

Concernant les kits et leur contenu :

• 5 (35,71 %) emprunteurs de kit ont lu 1 livre dans leur kit
• 3 (21,42 %) emprunteurs de kit ont lu 2 livres dans leur kit
• 5 35,71 %) emprunteurs de kit ont lu 3 livres dans leur kit
• 1 (7,14 %)  emprunteur de kit a lu 4 livres dans son kit

Toutes les réactions (questions ouvertes) sont par ailleurs identiques : l’opération a beaucoup plu et ceux qui ont empruntés des kits demandent qu’elle soit réitérée.

L’un des questionnaire est particulièrement représentatif de tous les autres. Je le cite sans vergogne parce qu’il résume parfaitement ce qui ressort de la lecture de l’ensemble des réponses :

• Avez-vous lu un ou plusieurs livres : « Oui »
• Lesquels : « Les trois »
• Qu’en avez-vous pensé : « Ce ne sont pas des livres que j’aurais choisis spontanément, mais la surprise a été agréable. »
• Que pensez-vous de l’opération Bu Plage ? « A renouveler plus souvent, c’est une excellente initiative. MERCI !! »

Je crois que tout ça se passe de commentaires