Onlangs deed ik een Cursus over De Regels en De Rek. Dit is een werkvorm op basis van het boek van Baukje Keijzer met dezelfde naam. Het boek beschrijft op een speelse manier de rol van regels in een organisatie, en hoe de auteur eigenlijk wel regels houdt. Ze houden immers onze complexe organisaties in stand. Alleen moet er natuurlijk wel voldoende rek in de regels zitten. Veel regels voeren we bijvoorbeeld uit zonder eigenlijk te weten waar deze bedoeld waren. Dit is de regel paradox: juist de begrenzing schept ruimte, terwijl deze ook kan knellen. Het is de zoektocht naar een balans tussen ruimte en houvast

Afbeelding van mijn collega Wout Bremer, met dank

In de afgelopen jaren zijn mijjn collega’s Heleen van Tol en Monique Metsch met deze materie aan de slag gegaan. Ze hebben hun eigen materiaal gemaakt gebaseerd op het boek van Keijzer: werkbladen, kaartspellen en presentaties. Dit alles om te zorgen dat ook de Waterstaat aan de slag kan met haar bureaucratische processen. Wie heeft nou nog nooit gevloekt over het inkoopproces. Ze kunnen het echt niet alleen, dus leiden inmiddels meer regelrekkers op. En zo belande ik een cursus.

In drie dagdelen leerden we hoe we dit proces in drie sessies kunnen begeleiden. Allereerst is er de ontrafel sessie. Wat is de regel nu eigenlijk, welke last hebben we er van en waar was ie nu eigenlijk voor bedoeld. Vaak weten we dat helemaal niet, en gaan de deelnemers na de sessie in gesprek met degenen die de regel beheren, of die met het formulier of verzoek verder gaan.

De tweede sessie gaat over het toepassen van rekstrategieën. De deelnemers gaan aan de slag om de strategieën toe te passen op ‘hun’ regel. Dit gaat dan om zaken als

• Tijd rekken (wanneer, hoe lang/vaak)
• Volume verminderen (hoe veel, noodzakelijk? wat als…alleen in relevante situaties i.p.v. regulier)
• Hart verruimen (uitgaan van vertrouwen, gutfeeling benutten etc)
• Perspectief verbreden (creatief meedenken, in- of uitzoomen, keten bekijken)
• Maatwerk leveren (uitzondering maken, gedogen)
• Regel oprekken (aanpassen, afschaffen, toevoegen) en
• Pipi langkousen (onzinnige regels overtreden, achteraf vergiffenis vragen)

Voor de derde sessie wordt de metafoor van de beren op de weg gebruikt. Is die beer een echte grizzlybeer of toch eigenlijk een lieve teddybeer. De deelnemers kijken samen hoe ze met zo’n beer kunnen omgaan, en wie ze daarvoor nodig hebben. Zo gaan ze weg met een plan om de regel aan te pakken, hoewel hij dan natuurlijk niet zomaar in rook is opgelost.

Zelf vond ik het een mooie manier om – terwijl je accepteert dat regels hun waarde hebben – de regels bespreekbaar te maken, zonder in frustatie een workaround te zoeken. Ook laat je zo je collega aan de andere kant van het proces in zijn of haar waarde. Immers, er zijn zelden regels gemaakt om anderen te plagen, maar vooral om het proces te structureren.

Het boek is via onze managementboeklink te koop, ook met kaartenset. Keijzer was ook columniste van Managementboek in 2023 en heeft toen nog veel meer over Regels en Rek geschreven

Dit is een recensie voor Managementboek van het nieuwe standaardboek over AI, te komen via onze Managementboeklink. Ik schreef al eerder wat AI voor faciliteren kan betekenen

In National Geographic stond onlangs een mooi artikel over hoe onderzoekers met Artificiële Intelligentie (AI) de patronen van geluiden van potvissen analyseren… Zo hopen ze een taal de ontdekken. Dit is AI hoe we het graag zien. Een veelheid aan ruis doornemen tot er iets ontstaat, waar wij wat aan hebben.

AI kan echter veel meer, en binnenkort nog veel meer. Ethan Mollick schrijft in zijn boek Co-intelligentie – Slimmer werken met AI dat hij drie slapeloze nachten had toen hij zich dat realiseerde. Was ook mijn baan in gevaar? Toen hij daar overheen was, schreef hij dit boek.

HULPMIDDEL

Een recensie als deze kan al goed worden geschreven door AI. Toen ik ChatGPT vroeg om waarom Mollick dit boek had geschreven lepelde die keurig op dat Mollick bekendstaat om zijn vermogen moeilijke dingen uit te leggen.

Sinds AI doorbrak met het verschijnen van ChatGPT 3 is dat ook vooral waar het bekend om staat: een hulpmiddel voor de luie recensent, student of ambtenaar. Die huidige vorm bestaat uit zogeheten Large Language Models (LLM’s), die het vervolg van je zin of gedachten voorspellen. Maar deze variant komt na varianten zoals de dommekracht die schaken leerde, de algoritmes die tot de toeslagenaffaire leidden en de neurale netwerken die zichzelf Go leerden spelen. Het is een stap in een ontwikkeling.

VELE ROLLEN

Mollick legt voor vele rollen uit hoe AI je leven gaat beïnvloeden. De AI als vriend, coach, leraar, collega of als creatieve denker. Centraal staat hierbij dat AI de rol niet alleen vervangt, maar een aantal van je krachten versterkt. Vooral de mensen zijn die matig zijn in de rol profiteren ervan, want zij maken een inhaalslag.

Mijn leven volgens ChatGPT

Maar dat is wat er mogelijk is met de AI van nu. In het laatste hoofdstuk van Co-intelligentie – Slimmer werken met AI bekijkt Mollick wat drie toekomstscenario’s gaan brengen. Als de AI zich ofwel geleidelijk, ofwel exponentieel of zelfs bewust ontwikkelt. Hoe sneller het gaat, hoe meer de maatschappij zal worden ontwricht. Tegelijk worden de echte voordelen sneller zichtbaar in de snellere scenario’s.

Co-Intelligentie wordt bezorgd door Alexander Klöpping, die als geen ander de urgentie voelt om ons te laten nadenken over AI. Het is een essentieel boek voor iedereen die wat grip wil krijgen op AI. Na de drie slapeloze nachten, zul je sterker staan ten opzichte van deze heftige veranderingen.

Lezers van deze blog weten dan ik een gamer ben, en ik was dan ook twee jaar geleden blij verrast toen een van Japan’s grootste game-directors, Masahiro Sakurai zijn geheimen zou delen. Afgelopen week verscheen zijn laatste video, waarin hij uitlegt hoe hij in 2 jaar 260 video’s heeft geproduceerd, een aanrader als je van effectief time-management houdt, want hij deed dat grotendeels naast zijn baan.

Sakurai is bekend van Kirby en Smash Bros series. Dit zijn twee van de belangrijkste series van Nintendo. Hij heeft in allerlei verschillende constructies gewerkt in het Japanse bedrijfsleven. Hij had daar vaak de rol als creative teamlead (game director)

Veel van zijn video’s gaan natuurlijk over games, en hoe je de speler geïnteresseerd houdt. Dat is natuurlijk in het kader van dit blog (serious games?) interessant, maar wat ik als facilitor ook fascinerend vond is episodes over teammanagement. Daar heeft hij nu ook een playlist van gemaakt.

Hier zien we hoe Sakurai als creatieveling een projectteam leidt, juist in die hiërarchie Japanse cultuur. Hoe deel je ideeën, hoe werk je beter samen. Het komt allemaal aan bod.

Sakurai onthult dat hij 90 miljoen Yen (zo’n 600.000 Euro) er in heeft gestoken, allemaal om de gamesindustrie een beetje beter te maken. Dus Petje af, Sakurai-San.

Als je een verandering begeleidt die niet wil vlotten, en de zoveelste actie niet werkt, raak je er moedeloos van. We hebben instinctief vaak de behoefte om snel in te grijpen, maar soms werkt het om even een stapje terug te doen en te ‘switchen’ naar een andere aanpak.

In het Het Switchboard proberen Vivian Boumans en Ina Sok je daarvoor een instrument in handen te geven. Hun Switchboard biedt allerlei (analyse) tools uit de taalkunde, veranderkunde, systemisch werken en een aantal werkvormen om vervolgens daadwerkelijk aan de slag te gaan. Hun methode bestaat uit drie fases: Het fundament (een eerste ordening), de verdieping (analyse) en nu verder (de werkvormen).

CANVASSEN
De tools worden gepresenteerd in Canvassen, in veel gevallen een manier om de vraag die je hebt vanuit de theorie uit te werken. Leuk vond ik bijvoorbeeld het Canvas Taal is echt mijn ding (vrij naar Paulien Cornelisse), dat je helpt te kijken naar de taal die gebruikt wordt om over een onderwerp te praten, en wat die taal zegt over het achterliggende probleem.

Om te kiezen heeft Het Switchboard vier ingangen: Wat het onderwerp is, Wie er betrokken is, Waar het speelt en Hoe de patronen werken. Een voorbeeld dat de dames hierbij noemen is een shoarmatent, waar de Wat, en Hoe voor elke persoon (Eigenaar, Inspecteur, Dronken Klant) heel anders is. Het perspectief bepaalt dus in hoge mate welke tool er past. De Wie en het Wat zijn dan ook nauw verbonden.

View this post on Instagram

A post shared by Ina Sok (@inasok)

REFLECTIE
Sok is een beeldend kunstenares en dat is te zien. Het boek ziet er onderscheidend uit en heeft veel tekeningen. Ook een aantal mooie Pauzeknop-Schilderingen zet je aan tot reflectie. Zelf vond ik het daardoor niet altijd even praktisch. Ik had ook graag een schema gezien waar in alle canvassen samen kwamen.

Jammer is ook dat de canvassen alleen tegen betaling als PDF te downloaden zijn. Dat maakt de drempel om de methode te proberen een stuk groter. Mooi is wel dat ze van elk canvas ook de achterliggende bron melden, zodat je snel verdieping kan zoeken.

Al met al bieden Sok en Boumans met hun Het Switchboard een mooi instrument om veel bekende werkvormen en tools te combineren. Om er echt mee aan de slag te gaan is het belangrijk om ook de kennis die erachter ligt en de skills die erbij passen te ontwikkelen. Als je die hebt kan deze methode een kunstzinnige rode draad door jouw aanpak worden, die je daarmee dan ook versterkt.

Het boek is te koop via onze managementboeklink

Iedereen van mijn generatie kan zich de reclame van laatste Rolo, met bijbehorende wraaknemende olifant herinneren. Reclame is dan ook naast een moment om thee te zetten, onmiskenbaar een deel van onze cultuur geworden.

Iedereen ziet Mathieu van der Poel graag winnen, op misschien een paar Belgen na. Wat maakt hem nu eigenlijk zo goed? Is het zijn kracht, zijn gevoel voor het juiste moment, of zijn genen? Allemaal waar, maar hij is ook een rebel die de conventionele wielerwijsheid aan zijn laars lapt.

In ‘Tricky Tijden’ vertelt Jitske Kramer onder meer over een cursus ‘verdwalen’ die ze deed. Eigenlijk was ze daar niet zo goed in. Later vertelde een marinier haar dat ze na dropping eerst maar eens kop thee moest zetten.

Gisteren organiseerde ik samen met William Mettendalf en Johanna Minnaard een workshop over faciliteren en fotografie: ‘Anders kijken. Johanna is naast facilitator ook fotografe, met vele mooie projecten op haar website.

Allereerst ging het om waarom je eigenlijk fotografie kan gebruiken bij het faciliteren. Denk hier bij aan de volgende ideeën

• Je kan zaken vastleggen. (zoals een moment)
• Je kan associeren met de foto’s die je maakt.
• Het maken van foto’s zorgen dat een creatieve stand wordt aangezet (zie werkvorm onder)
• Het delen van foto’s roept gezamenlijke herinneringen op.
• Foto’s van buiten brengen buiten naar binnen.
• Het maakt gesprekken snel persoonlijk.
• Het is bewijs dat iets écht’ gebeurd is.
• etc

Johanna in actie

Beetje theorie

Om goede foto’s te maken moet je aan een paar dingen denken. Het licht is natuurlijk heel belangrijk, maar de composie ook. Denk hiervoor bijvoorbeeld aan de gulde snede: iets is vaak mooier als het op een derde van de foto staat dan saai in het midden.

Ook perspectief is belangrijk. denk bijvoorbeeld aan het perspectief van een vogel, van een kikker of vis. Of bijvoorbeeld een geforceerd perspectief waardoor het lijkt alsof je de Toren van Pisa omduwt.

Werkvormen

We deden hiervoor drie werkvormen die ik kort wil delen

Kennismaken met foto’s

Je vraagt hiervoor mensen om de eerste of de laatste foto in hun mobiel te delen. De eerste foto zorgt vaak voor verhalen over vroeger en herinneringen. De laatste vaak voor een grappige anekdote. Natuurlijk geef je hierbij wat vrijheid om genante momenten te voorkomen.

Doel: (diepere) kennismaking).
Duur: 10-30 minuten afhankelijk van groepsgrootte en impact. Een korte kennismaking kan snel, maar vooral die eerste foto’s kan veel loskomen.

10 beelden in 10 minuten

Vraag mensen van het zelfde voorwerp 10 verschillende foto’s te maken. Na 5 foto’s zijn de ‘makkelijke’ op en moeten mensen gaan nadenken over locatie en perspectief.

Doel: creatieve stand aanzetten.
Duur: 10 minuten voor de foto’s 10 minuten voor opdracht en terugblik.

9x mijn kleine game-console (Miyoo Mini Plus)

Maak van een deelnemer een foto

Maak lootjes en laat iedereen gedurende de dag één foto van de persoon op het lootje maken. Laat die eventueel bij de borrel allemaal zien op een scherm

Doel: groepsvorming.
Duur: Nvt.

Onlangs was ik in in de gelegenheid om een ‘bootcamp’ over Socratische Gesprekstechnieken te volgen. Deze werd gegeven door Jessica Vuijck, lid van de programmadirectie Dialoog en Ethiek. Deze directie onder aanvoering van Erik Pool probeert deze ruimte te maken voor het goede gesprek binnen de overheid en daarmee de Ambterij in deze roerige tijden van de stevige fundament te voorzien. Hij heeft hierover ook een aantal stevige boeken geschreven.

Socrates (470 vC- 399 vC) was beroemd en berucht om zijn manier van gesprekken waardoor hij zijn gesprekspartners in verlegenheid wist te brengen. Juist doordat hij claimde niets te weten, moesten de andere uitleggen waarom ze iets vonden, wat ze vaak niet konden. Dit leidde mede tot zijn veroordeling. Plato heeft zijn gesprekken opgenomen in zijn Dialogen.

In de Moderne tijd hebben Nelson en Heckman de gesprekken van Socrates geanalyseerd en toepasbaar gemaakt in onze praktijk. In Duitsland leidde dit vlak over de grens tot de oprichtiong van de Philosofische Politische Akademie (PPA), waar ook nu nog trainingen worden gegeven.

Voor de Nederlandse praktijk is dit doorontwikkeld door Jos Kessels. Hij schreef een aantal boeken over de vrije ruimte in de praktijk. Erik Pool heeft hem dan ook gestrikt voor een bijdrage aan zijn praktijkboek.

Het Socratisch gesprek onderscheid zich van verwante gespreksvormen als appreciative inquiry en intervisie in dat je niet naar een oplossing zoekt, maar je concentreert om het gezamenlijk zelfonderzoek. Er is dus een casus inbrenger, maar een ieder kent zijn eigen onderzoek. Daarnaast past de directie vaak het moreel beraad toe, waar het gaat gaat om het kiezen tussen moeilijke opties.

We leerden drie werkvormen: de cri de coeur, de ruit en het kralenspel. De Cri de Coeur is niet meer dan het schrijven van een oproep waarin je de lezer probeert mee te nemen in een onderwerp waar je echt mee zit.

De ruit is een korte vorm van een socratisch gesprek. Op basis van een ervaring van één van de deelnemers ga je het gesprek aan. De ervaring kent een ‘hittepunt’ waarop alles samen komt: gevoelens, gedachten en handelingen. Hieruit ontstaan een vraag. Vervolgens verplaatsen de deelnemers zich in de vraag. Uiteindelijk probeert iedereen voor zichzelf de vraag te beantwoorden, en de inbrenger als laatste. Bij het antwoord komen zaken als moed, maat, rechtvaardigheid en wijsheid langs, de vier kardinale deugden.

De tweede dag oefenden we met een langere vorm van het Socratisch gesprek: het kralenspel. Dit spel is genoemd naar een boek van Herman Hesse. Het wordt ook wel een onderzoeksgesprek genoemd. Deze vorm kan 2 uur duren, maar ook 2 dagen.

Het kralenspel bestaat uit 10 ‘kralen op vier niveaus. Erik Pool heeft er hier een artikel over geschreven, maar in het kort beschrijf ik het hier Het onderste niveau gaat over de feitelijke beschrijving van de situatie: de ervaring, het hittepunt, het patroon als er niks veranderd en de vraag die we willen onderzoeken. Het tweede niveau beschrijft de persoon: zijn angsten (monsters), zijn wijsheid (goden) en wat je kan doen (de held). Dit resulteert in een mogelijk handelingsperspectief: een besluit wat te doen en wat mogelijk de prijs is die betaald moet worden.  Het derde niveau gaat over het speelveld: wat is de minimale en maximale varianten van het handelingsperspectief. Tenslotte komt er een advies van elke deelnemer aan zichzelf op basis van deze elementen. Wij werden verleid om hier ook een gedicht over te schrijven.

Ik kwam uitgeput maar voldaan thuis. Juist in deze spannende tijd in een complexe wereld vol morele dilemma’s is het nodig om het goede gesprek te kunnen voeren. Wij zijn nu bewust onbekwame gesprekleiders aan het begin van een mooie reis.

Rick Lindeman las ‘Als alle stemmen spreken’ van Sandra Bouckaert. ‘Ik was het soms echt fel oneens met de beslissingen die haar hoofdpersonen nemen,’ schrijft hij, ‘maar het boek is heel leerzaam voor ervaren teamcoaches’.