In 2005 deed ik mee in de online facilitatie cursus van Nancy White.  We oefenden met een text chat met de hele groep. Het was vrijdagmiddag en we werden steeds meliger met de grapjes en er was een snelle stroom van berichtjes. Nancy stelde opeens voor om over te gaan naar een audio conferentie om het verschil te merken. We belden allemaal in en dat werkte heel ontnuchterend, we moesten bijna helemaal opnieuw beginnen om het gesprek op gang te krijgen.  Ik leerde er meteen van dat media echt hun eigen dynamiek hebben en dat het een overgang is als je overgaat naar een ander medium met een groepsgesprek.

Blended trajecten – online en face-to-face verweven

Als je een blended traject faciliteert, dit kan een leertraject zijn maar ook een verandertraject of een samenwerkingsproject, moet je deze overgangen van face-to-face naar online of andersom goed faciliteren. In onze leergang leren en veranderen met sociale media beginnen we online (2 weken lang) en daarna ontmoeten we elkaar in Utrecht. Deze overgang is erg makkelijk – mensen zijn er geïnteresseerd om na 2 weken samenwerken en online uitwisselen elkaar eindelijk te ontmoeten.  Maar het is niet altijd zo makkelijk. Vaak roept er wel iemand dat de groep online door kan gaan in bv. een LinkedIn groep maar dan gebeurt er in de praktijk toch niet zo veel. Ik heb de vraag over overgangen op Twitter gesteld  (dank aan Anjet van Lingen en Ben Ziegler voor reacties), en ook in de Linkedin groep van de LOSmakers en de Virtual Facilitation groep. Al deze input heb ik meegenomen in deze blogpost. Het gekke is dat ik nog niet echt veel over dit onderwerp heb gevonden. Ben Ziegler heeft nog een leuke blogpost hierna geschreven met de invalshoek van ‘choreographing conversations’ en vloeiend zijn in de verschillende media. De moeite van het lezen waard!

Twee voorbeelden van een blended ontwerp

Nancy Settle-Murphy deelt een mooi voorbeeld van het ontwikkelen van een nieuw strategisch plan met een 70 – persoon afdeling van een organisatie. Ze begon online in een virtuele conferentieruimte waar alle medewerkers waren uitgenodigd om een ​​paar open vragen met betrekking tot de strategische kansen, bedreigingen te beantwoorden. Vervolgens werd deze samenvatting gebruikt als input voor een 1-daagse face-to-face werksessie het managementteam om te komen tot 7-9 strategische aandachtsgebieden. Ze wilde graag dat alle leden van de afdeling ideeën konden voorstellen, daarom werden vrijwilligers gevraagd om in kleinere subteams te brainstormen over ideeën en voorstellen actieplannen voor elk initiatief, dit werd ook face-to-face gedaan. Hierbij had elke sessie van 7-9 mensen een schrijver, die de ideeën in de virtuele conferentieruimte inbracht. Iedereen werd vervolgens uitgenodigd om online deze ideeën te bekijken, en hier op voort te bouwen.

Vera Hendriks van Agri-ProFocus vertelt hoe ze online voorbereiding gebruikt voor een evenement om samen de agenda op te stellen. Tijdens het evenement worden flyers verspreid met het webadres. Na de vergadering komen er verslagen en foto’s online, evenals de mogelijkheid om gesprekken online voort te zetten. Mensen zijn nieuwsgierig naar de foto’s, dat is een belangrijke reden om in te loggen en worden dan hopelijk ook verleid om bij te dragen aan discussies.

Mooie voorbeelden van hoe je online en face-to-face-elementen kunt mengen … en gebruik maken van de voordelen van beide modaliteiten. Wat ik leuk vind aan de twee voorbeelden is dat de stappen allemaal zijn gericht op een optimaal gebruik van de tijd en de kennis van de deelnemers. Met andere woorden – ze denken in het ontwerp na hoe je strategisch online en face-to-face activiteiten kunt verweven voor het beste gebruik van kennis en tijd.

De basis: betrokkenheid en urgentie

Het moeilijkste deel van een blended proces is te zorgen voor online participatie. De sleutel tot een succesvolle overgang naar online is dat mensen zich inzetten voor het hele proces de urgentie zien en voelen om online te gaan. Het is nog steeds dwingender om naar een vergadering te gaan, maar een online uitnodiging is makkelijker te negeren. Daarom is het heel belangrijk dat er een duidelijk gevoel van urgentie is voor het onderwerp. Bespreek of maak duidelijk waarom de groep online gaat uitwisselen na een bijeenkomst of waarom online beginnen? Zonder enige urgentie is het misschien beter niet online te gaan om teleurstelling te voorkomen en te zorgen dat je niet aan een dood paard loopt te trekken.

Maar ook: verleiden…

Evengoed zijn er manieren om mensen te verleiden tot online deelname. Een praktisch voorbeeld is om iets van belang te plaatsen, zoals foto’s of antwoord op een prangende vraag. Je kunt ook denken aan een prijs voor de beste bijdragen. En verleiden door eigen enthousiasme in de strijd te gooien. Een hele enthousiaste uitnodigingsmail werkt bij mijzelf altijd wel aanstekelijk.

Brei er een eind aan

Wat ook belangrijk is, is dat er duidelijkheid is over het online proces is en dat het niet een al te open einde kent; alhoewel het in online communities natuurlijk wel meer open en spontane processen zijn. Zo kun je bv. duidelijk maken dat je gedurende 2 weken argumenten of voorbeelden verzamelt, hierna de argumenten analyseert eindigt met een poll om te stemmen voor de beste argumenten. Maak ook duidelijk wanneer de discussie zal sluiten en / of de online ruimte zal worden gesloten.

Tot slot een aantal praktische tips om overgangen te faciliteren

• Denk vanuit het gehele proces and hoe de online en face-to-face activiteiten gelinkt zijn. Maak duidelijk hoe dit proces eruit ziet. Dit helpt deelnemers om de logica en het belang van de verschillende stappen te zien.
• Als je van face-to-face naar online overstapt, maak het dan aantrekkelijk en gemakkelijk voor deelnemers. In het Engels noemde iemand dit een ‘warm embrace’. Maak de online omgeving aantrekkelijk, stuur enthousiaste uitnodigingen en zorg dat je zelf ook duidelijk online aanwezig bent.
• Ontwikkel een goed gevoel voor de onderwerpen en hot topics die zich lenen voor online uitdieping. Probeer een aantal mensen te identificeren die leiders kunnen zijn voor deze onderwerpen. .
• Andersom, als je van online naar face-to-face overstapt- zorg ervoor dat je producten (foto’s, samenvattingen) gebruikt om in de face-to-face op voort te bouwen. Hiermee laat je zien dat het een cruciaal onderdeel is van het proces.

De vierde leergang ‘Leren en veranderen met sociale media‘ is net gestart en ik krijg altijd veel energie als ik zie hoe enthousiast mensen zich op het eerste online blok storten. Ze klagen aan de ene kant dat het veel tijd kost maar aan de andere kant steken ze die tijd er ook zelf in! Een opdracht is om in een groepje een tool te kiezen, deze uit te proberen en hierover te presenteren. Nu is het heel lastig om in asynchone online discussies (waarbij je dus niet tegelijk online bent) een groepsbesluit te nemen. In een vergadering doe je een voorstel en je vraagt of iedereen het ermee eens is. Of je gaat stemmen, of verzint iets anders. Eigenlijk kan daar ook al genoeg mis gaan!.

Online is de dynamiek nog gecompliceerder want er moet allereerst iemand zijn die de leiding neemt. Wil je de leiding nemen, dan kun je een voorstel doen maar je weet niet wanneer de anderen het lezen en gaan reageren. Wil je dus heel democratisch werken en wachten op ieders antwoord, dan kan het soms heel lang gaan duren. Het gevaar is hierbij dat je een besluit neemt waar niemand achterstaat.

Er zijn daarom wel wat tips voor het online besluiten nemen:

• Doe een voorstel en geef een duidelijke deadline voor reacties. Je kunt ook een voorstel doen aan de groep en daarbij duidelijk maken tot wanneer mensen kunnen reageren. Hierbij is het duidelijk dat degenen die niet reageren de mogelijkheid tot inspraak in de beslissing verliezen
• Gebruik een online poll om meningen te verzamelen. Met een tool als opinionpower of polldaddy kun je snel een online enquete maken. Als je dit tot 1 vraag beperkt kunnen mensen heel snel reageren. Geef opnieuw een deadline voor reacties. Hierdoor weet je beter dan bij het doen van een voorstel hoe de meningen verdeeld zijn.
• Organiseer een overleg. Het is makkelijker om synchroon (wanneer iedereen tegelijk online is) een besluit te nemen. Je kunt daarom een overleg voorstellen. Wel is het daarvoor weer nodig om een datum te vinden… maar goed daar kun je een Datumprikker voor nemen. Bij het overleg kun je de opties uitgebreid bespreken.

Zoals je ziet is worden de opties steeds democratischer en gaan ook wat meer tijd kosten. Dit is dus vooral iets om af te wegen tegen het belangrijk van de beslissing.

Overigens zijn er ook nog gespecialiseerde online tools die speciaal ontworpen zijn om mn. complexere besluitvormingsprocessen te ondersteunen, een handgreep (er zijn er vast veel meer!):

• Ideedropper – Dit is een nieuwe tool die werkt als een online ideeënbus binnen een organisatie of traject. Deelnemers kunnen gedurende een bepaalde tijd innovatieve ideeën toevoegen online. Na een bepaalde tijd kan een besluit worden genomen waarbij het besluit online ook zichtbaar is.
• Weighteddecision – heeft hetzelfde WordPress thema gekozen als wij! Dus dat zal wel een goede beslissing zijn . Via de matrix kun je een ranking maken van de opties en belangrijke criteria, bv. bij de keuze voor een online platform.
• Synthetron - hierbij kun je complexere beleidsbeslissingen voorbereiden met een grote groep belanghebbenden.
• Liquidfeedback – voor referendum online.
• Powernoodle – is gratis voor kleine groepen. Je kunt hier vragen stellen en mensen uitnodigen om input te geven. Je kunt meerdere sessies opstarten. Op een gegeven moment kun je de vraag sluiten.
• Uservoice – helpt bij het verzamelen van feedback van klanten (speciaal geschikt voor grote aantallen). 1 forum is gratis.

Ook was ik onlangs bij een workshop voor trainers waar we een training gingen ontwerpen voor en team wat klantvriendelijker moest gaan werken. Dit moest een training van een dag worden. Grappig dat niemand bedacht dat je ook een deel online zou kun

nen doen, terwijl ik meteen dacht aan een online start. Dit deed me denken aan de overtuigingen rondom leerinterventies die sterk op face-to-face middagen en dagen gericht zijn. (plaatje via allthingslearning).

Iedere keer weer valt me op hoe sterk trainers denken over de noodzaak van face-to-face ontmoetingen. Waarbij elearning staat voor online modules vol informatie waar je allen doorheen klikt. De trainer van de 21st eeuw zal echter moeiteloos heen en weer surfen tussen online en face-to-face faciliteren. Het leek me wel eens leuk het verschil in overtuigingen op een rijtje te zetten.

Wil je meer leren over blended vormen van trainen en opleiden? Op 9 april geven we de eendaagse workshop ‘ontwerp een blended leertraject in een dag‘. Er zijn nog enkele plaatsen.

Een blogpost geschreven door Charlotte Staats, Sibrenne Wagenaar, Robert Dijksterhuis en Joitske Hulsebosch

Denk jij bij Afrika ook aan leeuwen, honger, armoede en oorlog? Afrika is één van de armste regio’s in de wereld en tegelijkertijd is Afrika het continent met 6 landen in de top 10 van de snelst groeiende economieën. Binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken is het belangrijk dat ambtenaren die met Afrika te maken hebben beschikken over actuele kennis van dit continent dat zich snel ontwikkelt. Een trainingsdag is hiertoe vlot in het leven geroepen maar de potentiele deelnemers voor juist dit onderwerp werken op ambassades verspreid over de hele wereld…

Hoe ondersteun je dit leren dan? Gelukkig maakt de moderne techniek het inmiddels mogelijk om op afstand met elkaar te communiceren. De afdeling Leren en Ontwikkelen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken was er deze keer van overtuigd dat het leren online zou moeten plaatsvinden. E-learning dan? Een individuele leerbenadering viel af: om actuele ontwikkelingen en beleidsaspecten goed in de vingers te krijgen en ook de toepasbaarheid in de praktijk te zien, is onderlinge discussie en het uitwisselen van beelden van groot belang. Een traditionele e-learning benadering heeft daarnaast ook iets ‘vaststaands’ in zich: aangeboden inhoud opgenomen in video’s, beschrijvingen en opdrachten. In het geval van ‘Het Nieuwe Afrika’ was het echter van groot belang de inhoud gemakkelijk aan te kunnen passen gezien de actualiteit en snelle ontwikkelingen binnen de thematiek.

Online, interactief en up-to-date

In 2011 heeft het ministerie een dag georganiseerd over ‘Het Nieuwe Afrika’: 1 trainer, 20 deelnemers, een fysieke ruimte en een duidelijk programma met presentaties, opdrachten, dialoog en twee ‘case-inbrengers. De dag werd goed gewaardeerd. Maar kijkende naar de potentiele doelgroep leek het echt waardevol om deze training veel breder en online aan te bieden. Daartoe heeft het ministerie in 2012 een vierweekse online training georganiseerd. Belangrijke principes:

- Overal ter wereld eenvoudig toegankelijk;

- Deelnemers werken op hun eigen moment aan de training, binnen bepaalde tijdspanne;

- Groepsopdrachten om het groepsgevoel te bevorderen;

- 1x per week tegelijkertijd online;

- Inhoud eenvoudig aan te passen, ook afhankelijk van leerwensen van de groep;

- Leerdoelen te bereiken door discussie en interactie;

- Didactiek toegesneden op online leren: visueel en interactief;

- Ook toegankelijk voor lokale medewerkers op de ambassades: daarom in het Engels.

Ontwerp van de online training

Als platform hebben we Moodle gebruikt, het e-learning platform dat al binnen het Ministerie aanwezig is. Een belangrijk voordeel van Moodle als tool is dat je de online leeromgeving redelijk makkelijk zelf kunt inrichten; je hebt geen specifieke IT expertise nodig. Het team bestond uit: een inhoudelijk expert, de strategische beleidsadviseur Afrika, een adviseur Leren en Ontwikkelen vanuit het Ministerie en twee externe online facilitatoren die ervaring hebben met online leren.

We vonden het belangrijk om een duidelijke structuur te bieden: wat is het thema, wat vragen we van je, waarom, waar kun je werken, hoe delen we kennis met elkaar, wanneer is er wat en hoe vinden we elkaar online. Deelnemers waren niet gewend aan online en zelfsturend leren (waar we met deze online training een behoorlijk beroep op zouden doen).

Het ontwerp bestond uiteindelijk uit 4 weken, met elke week een specifiek thema. Per week werd een vaste opzet aangehouden: start op maandag met een 10 minuten durende uitleg per video om in het onderwerp te komen. Deelnemers konden vervolgens met elkaar uitwisselen op het forum. Op de tweede dag werd er een luchtige oefening aangeboden, zoals bijvoorbeeld een quiz waarbij de deelnemers moesten raden waar een bepaalde grafiek over zou gaan. De derde dag was gereserveerd voor een webinar op een vast tijdstip. In dit webinar werd een gastspreker uit de praktijk uitgenodigd. De webinars werden opgenomen zodat deelnemers die er niet bij konden zijn ook achteraf de webinar zouden kunnen bekijken. Naast de thema’s per week werkten de deelnemers ook in groepjes aan een specifieke opdracht, met in het laatste webinar ruimte voor elk groepje om de opbrengst te presenteren.

Hoe heeft het gewerkt?

Een ontwerp is natuurlijk mooi, maar hoe werkte het in de praktijk? Een oproep op het berichtenverkeer van het ministerie leverde in twee dagen een deelnemersaantal van 45 op. Een uitstekende start dus als het om belangstelling gaat! Vergelijk dit maar eens met 10 tot 15 deelnemers die naar een fysieke trainingsdag komen. Uiteindelijk is het 30 van de 45 deelnemers (1/3 ambassade, 1/3 Ministerie in Den Haag en 1/3 AgentschapNL) gelukt om gedurende de vier weken online heel actief te participeren.

Het organiseren van de webinars vergde nogal wat kunst en vliegwerk – vanwege de firewall van het ministerie en verschillen in tijdszones waarin deelnemers zich bevonden. Als oplossing namen we alle webinars op, welke inderdaad veel teruggekeken zijn. Zo is het eerste webinar 31 keer bekeken en de eerste video 78 keer.

Online leren doet een groot beroep op zelfsturend en zelf organiserend vermogen. De webinars zijn nog te plannen, maar de andere leeractiviteiten die onderdeel zijn van de training dien je als deelnemer voor jezelf te organiseren. En ga maar na hoe lastig zoiets is in de drukte van alledag. Velen van ons laten tijd die voor een training is gepland als eerste los als er iets dringends en onvoorziens tussendoor komt. Dit maakt dat we in het ontwerp bewust hebben gekozen voor het werken aan een opdracht met een aantal mededeelnemers. Zo’n groepsopdracht doet een beroep op wederzijdse verantwoordelijkheid en het gevoel dat je allemaal nodig bent om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze opdracht heeft in de praktijk deels goed uitgepakt. Voor sommigen was het een goede stok achter de deur. Anderen is het helaas toch niet gelukt om voldoende tijd vrij te maken. In de opzet en begeleiding van dit type groepsopdrachten zouden we een volgende keer een verbeterslag kunnen maken.

Uit de evaluatie kwam een gemiddelde cijfer voor het online traject van een 8: “Actually as it was the first time I had such a course, I would say that it was more than I expected. It was interesting, interactive and very informative. I liked it.” “A very stimulating way of taking time to look into developments in the most fascinating continent in the world and realizing that you more often should take that kind of time. New developments put in perspective, that invites to further reading”. De opzet werd erg gewaardeerd evenals de deskundigheid van de expert en de facilitatoren. Aan de andere kan was er ook iemand die een 6,5 gaf voor het traject. ‘technology takes too much time’ en ‘for me it was unfortunately very hard to combine with my other work’. Het blijft een uitdaging om online te leren en te werken.

Succesfactoren

Wat heeft gemaakt dat dit online leertraject zo goed is gegaan?

• Samenwerking tussen een inhoudelijk expert vanuit het ministerie met ervaren online facilitatoren. Waarbij de expert interesse had in online werken, het leuk vond om filmpjes te maken en betrokken was bij de online discussies. De facilitatoren hadden affiniteit met het onderwerp en konden zo makkelijk meedenken met de inhoudelijke lijn.

Charlotte Staats, senior adviseur Leren en Ontwikkelen: “In mijn takenpakket als adviseur Leren en Ontwikkelen hoort ook het ontwerpen van e-learning. Als potentiele deelnemers weinig ervaring hebben met e-learning is het lastig te bepalen hoe en waar je moet beginnen. Wat voor mij een doorbraak was, was het inzicht dat je soms niet bij de inhoud van de klus (“ontwikkel e-learning”) moet beginnen, maar bij de samenwerking. Ik wist dat Robert Dijksterhuis positief stond tegenover leren met social media en dat hij enthousiast was om eens iets nieuws te proberen. Ook wist ik dat de twee externe facilitatoren een achtergrond op het gebied van Ontwikkelingssamenwerking hadden. En mijn verwachting kwam uit: uit de samenwerking ontstond een mooie synergie, die weer een prachtige pilot opleverde.”

• We hebben met een behoorlijk grote groep deelnemers gewerkt, waardoor er in de online discussies voldoende ‘massa’ was om daar echt iets te laten gebeuren. Een groot deel van de deelnemers was werkzaam op een ambassade en juist deze groep, wellicht omdat ze wel wat gewend zijn, had een hoog tolerantieniveau voor technische problemen.

Robert Dijksterhuis, inhoudelijk expert: “Ik vond het een grote uitdaging om te beginnen aan deze online training. Wanneer je voor een groep staat zie je je publiek en kan je je presentatie meteen aanpassen aan de reacties van de deelnemers. Nu kon dat niet. Dit betekende dat we vooraf langer moesten nadenken over de presentaties, de precieze content en de mogelijke vragen die dit kon oproepen. Eenmaal gestart was het erg interessant om de discussies van de deelnemers op de online omgeving te volgen. Mooi om te zien dat er echt sprake was van uitgebreide interactie, waarbij ook ruimte was voor kritische reflecties en diepergaande discussies. Een voordeel van online was dat meer mensen op de posten konden deelnemen, inclusief lokale medewerkers die zelden tot nooit in Nederland komen voor een training. Door hun terugkoppeling uit de dagelijkse praktijk kreeg het traject meer diepgang. Het zou me niet verbazen wanneer mensen zich de inhoud van deze cursus langer kunnen herinneren dan van een eendaagse trainingsdag, onder meer omdat het nu meer gedoseerd is aangeboden. “

Charlotte Staats: “Belangrijkste was natuurlijk hoe de deelnemers het eindresultaat hebben ervaren. Ik kreeg veel enthousiaste reacties, variërend van ‘Eindelijk eens een cursus op maat die je op de ambassade kan doen!’ tot ‘Meer online geleerd dan ik gedacht had’. Volgens mij droegen vooral de laagdrempeligheid van de leeromgeving en de beschikbaarheid van de docent en facilitatoren bij aan het succes van deze pilot. “

Tips voor je eigen ontwerp

Als we deze online training opnieuw zouden doen, zouden we veel elementen hetzelfde laten: duidelijk ritme, online discussie, inhoudelijke opstart, gezamenlijk faciliteren, werken in groepen. Terugkijkend zijn er natuurlijk ook verbeterpunten te benoemen. We nemen ze mee in de tips hieronder.

• Expliciet maken dat er verschillende manieren zijn om online deel te nemen. Van heel intensief tot meelezend en eruit halend wat je kunt gebruiken voor je praktijk. Deelnemers voelden zich nu regelmatig schuldig als ze niet online mee konden doen als ze hadden gewild: “Sorry voor de radiostilte maar ik was in NL en nog steeds geen blackberry/toegang to email.” “Helaas kwam ik gisteren pas om 1 uur thuis van het vliegveld.” En “Ik redde het vanwege andere verplichtingen niet meer om deel te nemen aan het webinar.” Online leren werkt anders en maakt het daarmee mogelijk om ook minder intensief mee te doen. Waarbij we wel uitgaan van een grote groep deelnemers (30+) zodat er voldoende activiteit over blijft.
• Voor mensen die deelname aan een webinar niet gewend zijn gebeurt er veel tegelijk: er is een teleconferentie, een presentatie en een chatbox om op te letten, waarbij ook de techniek het af en toe af laat weten. Aandacht voor dit aspect blijft belangrijk: elke keer dezelfde tool gebruiken, waarderen dat het iedereen lukt mee te doen, het interactieve proces heel duidelijk faciliteren, tijdens het webinar onderscheid maken tussen inhoud en techniek.
• Het werken in groepen verdient extra aandacht. Het maakt dat deelnemers elkaar wat beter leren kennen, en dat er ook enige verantwoordelijkheid voor ‘het klaren van een klus’ bij de deelnemers ligt. Ook blijf je als deelnemers beter betrokken bij een langer lopend online leertraject omdat je je aan enkele andere deelnemers hebt gecommitteerd. Wel is het belangrijk goed na te denken over de begeleiding van dit groepswerk: zorgen dat groepsleden snel van start kunnen, online besluitvormingsprocessen zoveel mogelijk vermijden, synchrone ontmoetingsmomenten plannen in de tijd.

Leuke anekdote van een deelnemer: “Ik ga de wekelijkse videoclip op maandag echt missen! Daar keek ik echt naar uit… onder het genot van een kopje koffie! Prima start van de week was dat!”

Ik wist meteen dat ik een  youtube search story wilde maken!  Dit is een video die je maakt door strategisch een aantal zoektermen in te voeren. Ik wilde dit al heel lang doen maar het kwam er niet van. Ik vond al snel een video met uitleg, makkelijk te vinden, maar heel frustrerend kon ik de ‘start your own search story button’ niet vinden?! Na meer zoeken bleek via het commentaar op deze blogpost dat deze tool helemaal niet meer bestaat. Heel jammer!

Les 1: Er zijn veel mooie gratis tools beschikbaar maar er is geen enkele garantie dat deze tools beschikbaar blijven… Dus bedenk goed wanneer je juist betaalde tools wilt gebruiken.

Youtube playlists

Omdat ik al in de Youtube stemming was besloot ik maar door te zetten met Youtube afspeellijsten. Het is heel makkelijk om een afspeellijst te maken.  (uitleg hier). Je moet wel een youtube account hebben, dan klik je via het menu achter je naam op ‘videobeheer’ en daarna in het linkermenu op ‘afspeellijsten’. Dan kun je rechts op ‘+ nieuwe afspeellijst’ klikken. Zo makkelijk maak je een nieuwe afspeellijst aan. Het toevoegen is al net zo makkelijk. Klik op ‘afspeellijst bewerken’ en hierna op ‘video toevoegen via URL’. Een kind kan de was doen. Ook letterlijk want ik ontdekte dat mijn dochter al een afspeellijst op mijn account had gemaakt met muziekvideo’s… Ik besloot een afspeellijst te maken met  grappige videos over sociale media. Heb je nog een leuke? Als je hem in het commentaar zet bij deze blogpost zal ik hem toevoegen.

Ik heb de link via Twitter gedeeld en al wat reacties ontvangen zoals de link naar deze video over de Blackberry helm met veiligheidsvlag via Ger Driessen.

Les 2

Het is super makkelijk om een afspeellijst te maken op Youtube. De belangrijkste uitdaging is een goed onderwerp te bepalen voor je lijst.

Hoe gaan Youtube afspeellijsten mij helpen in mijn werk?

Ik ga zeker nog meer af afspeellijsten. Zonder veel extra werk kun zo mooie verzamelingen youtube filmpjes opbouwen rond een bepaald onderwerp.

• Het is handig voor jezelf om een overzicht te hebben van filmpjes om bij presentaties en workshops te gebruiken. Een persoonlijk archief.
• Het geeft je zichtbaarheid bij anderen: collega’s, klanten, je netwerken. Het is veel aantrekkelijker om een afspeellijst te delen dan bv. een lijst bookmark. Het is een goede manier om te delen, delen uit de cyclus Seek-Sense-Share cycle).
• Het stimuleert de verzamelzin. Het definiëren van het onderwerp van een afspeellijst stimuleer ook om met een bepaalde bril verder te zoeken naar filmpjes en anderen om input te vragen (zoals nu met deze blogpost.

Als ik dit mezelf hoor zeggen sta ik er 100% achter maar voel me ook altijd een beetje schuldig omdat ik denk aan mijn boekje thuis waarin in altijd leuke nieuwe tools opschrijf om uit te proberen. In de praktijk komt dit er nooit van!

Dus toen ik las over de 10 tools challenge 2013 of Jane Hart besloot ik meteen om mee te doen als mijn stok achter de deur in 2013. Een sneak preview van een aantal tools op mijn lijstje:

• Idonethis
• ifttt.com
• shakespeak
• thinglinq
• infographic (make one)
• Google search videos

Nog leuke suggesties?

Ik ga het meteen in mijn agenda zetten en de vrijdagen hiervoor reserveren. En bij interessante tools zal ik er meteen een En nu Online tool handout bij maken.

Maar dan nu bij het online faciliteren..  Wat moet je als facilitator of trainer zonder al deze lichaamstaal? Je hebt geen signalen meer of deelnemers in slaap vallen… Betekent dit dat je je makkelijker kunt focussen op de inhoud zonder afgeleid te worden of mis je 70%  van de communicatie en snap je dus maar 30%? Volgens mij is dit wel één van de reden dat er nog niet veel trainers zijn die over zijn gestapt naar online faciliteren – ze voelen zich verloren online – als faciliteren in een kamer waar het licht is uitgedaan.

Hanna Bervoets had afgelopen zaterdag in de Volkskrant een goede column over non-verbaal digitaal! Zij zegt dat er zoiets bestaat als DINOCO – Digitale Non-geschreven Communicatie wat staat voor het gedrag rondom het sturen van digitale berichten dat een extra betekenis verraadt. Als voorbeeld noemt zij – iemand stuurt je per ongeluk een bericht dat voor een ander bedoeld was wat betekent dat hij (onbewust) met je bezig is. Of iemand stuurt een tweet en verwijdert die meteen weer. Betekenis: hij is zenuwachtig of onzeker.

Ik vond dit wel een feest der herkenning als online facilitator, want als je veel uren online hebt gemaakt en je kent mensen een beetje, dan kun je heel veel tussen de regels door lezen. Er is dus zeker wel een soort metacommunicatie ook online die je kunt leren lezen als facilitator. Zo zie ik aan de manier van schrijven van emails van mensen waar ik mee werk of ze heel gehaast/gestresst zijn geschreven of niet. Ook weet ik in een Skype gesprek of webinar vaak of iemand tegelijk zijn mail aan het beantwoorden is. Ik weet niet of iedereen dit zo leest of vraagt dit om het ontwikkelen van een soort nieuwe intuïtie?

Behalve het tussen de regels door lezen zijn er nog meer signalen op te vangen over hoe deelnemers er in staan en wat er speelt in een groep. De 5 belangrijkste non-verbale kanalen van een online facilitator 0p een rijtje:

1. Gebruik statistieken. In de meeste omgevingen zijn er cijfers beschikbaar, bv. van het aantal keren dat een video bekeken is of dat een bepaalde discussie bekeken is. Ook kun vaak zien hoeveel mensen ingelogd hebben of hebben gereageerd. Gebruik bijvoorbeeld Google Analytics hiervoor. Kijk ook naar dalende of stijgende lijnen.
2. Leer digitale meta-communicatie lezen van je deelnemers. Ik wist bijvoorbeeld bij een leergang dat een deelnemer elke maandag inlogte. Als deze deelnemer inlogt maar niets post kan het een teken zijn dat er iets aan de hand is. Iemand die veel emoticons gebruikt en opeens dat weglaat is misschien chagrijnig.
3. Gebruik emoticons en emoties. Als je zelf online over je emoties praat zullen anderen dat ook sneller doen. Deel bijvoorbeeld dat je zelf heel enthousiast bent over bepaalde ontwikkelingen of vraagtekens hebt.
4. Stel regelmatig online vragen op meta niveau. Dit kun je bijvoorbeeld doen via een korte poll of enquête of bel eens iemand op om te kijken hoe het gaat. In 1 traject hadden we een wekelijkse barometer om de groepstemperatuur te meten en daarop bij te sturen indien nodig. Of stuur af en toe een mailtje naar een deelnemer of te kijken hoe de vlag erbij staat.
5. Maak gebruik van de synchrone momenten. Synchrone momenten zoals chats of webinars zijn handig om te te horen wat er leeft. Maar het kan ook zijn dat je kunt zien wie er online is (dit kan bv. bij Ning) en gebruik dit om zo even snel feedback vragen. In webinars of teleconferenties heb je al meer signalen, je kunt nl. ook stem interpreteren en zien hoe actief mensen meedoen. Maar je kunt ook 10 minuten nemen om even te horen hoe het gaat.

Vandaag heb ik een rommeldagje – heerlijk, voelt een beetje alsof het weekend al is begonnen. Wat sinterklaasinkopen doen, wat administratie- online uitgebreid kunnen reageren bij de trajecten die lopen. En vandaag heb ik ook uitgebreid de tijd om wat meer blogs en tweets te lezen en door te klikken zonder dat het ergens toe hoeft te leiden. Volgens mij is dat belangrijk bij sociale media: dat je tijd hebt om zonder deadlines wat te klikken en te lezen. Door mijn rommeldagje heb ik nu ook uitgebreid de tijd voor mijn laatste blog van het #iederedagbloggen projectje.

Dit genot van zo’n rommeldagje doet me denken aan het belang van ‘creative space’. Niet een fancy kamer, maar de ruimte om te freewheelen. De laatste 2 maanden waren zo druk dat ik dit echt heb gemist. Woensdag had ik een gesprek met Tineke die een dag had zitten huilen omdat het allemaal teveel werd – vol werkprogramma en dan ook nog volle weekends. Ik adviseerde haar om veel minder dingen in te plannen. Ik probeer meestal een dag minder dan beschikbaar in mijn werkwerk te plannen zodat ik ruimte hebben als dingen uitlopen. Ook in mijn vrije tijd hou ik niet van volle weekenden. Als er teveel activiteiten zijn voelt dat ook nog als werk!

Het lijkt mij veel lastiger om te bloggen of actief te zijn in sociale media als je niet van die rommeldagjes of rommelmomentjes hebt. Misschien is het wel een belangrijke randvoorwaarde voor goed participeren in sociale media dat je zelf deze ruimte hebt of maakt. Ik heb het idee dat dat wel lastig is in organisaties waar je veel op je bord geschoven krijgt, en misschien nooit die ruimte voelt om te freewheelen; maar van vergadering tot vergadering leeft, of van email naar email. Ik herinner me een collega die een dag heel hard aan haar email werkte en aan het eind van de dag heel trots riep: “eindelijk ben ik door mijn inbox heen!” Dit stimuleert geen creatief denken. De ruimte voor creativiteit kun je maken door een uurtje of dagdeel te reserveren voor niets.

Heb je nu geen hele rommeldag omdat je in zoveel projecten zit? Dan kun je toch je eigen rommelmomenten creëren op een dag door het gebruik de pomodoro techniek. Ik heb het 2 dagen gedaan en er erg van genoten – en neem me voor het weer vaker te gaan doen. Hoe het werkt? Je gebruikt een kookwekker of een app om je tijd in te delen. Na 20 minuten intensief werken aan een taak mag je 5 minuten ‘ontspanning’. Ik ging dan bv een youtube filmpje kijken of luisteren of tweets lezen. Bovendien door je werk vooraf te plannen in blokjes van 20 minuten en achteraf te kijken of het lukte binnen die 20 minuten krijg je ook een beter gevoel voor hoeveel tijd een taak vergt.  Probeer het eens! Of lees eerst nog deze blogpost over de Pomodoro techniek.

Een webinar is een online meeting… Nu zeg ik altijd dat de techniek niets voorstelt en dat iedere training die een beamer kan bedienen ook een webinar kan doen. Maar door de technostress gisteren is het me echt niet meer gelukt gisteren te bloggen voor mijn project #iederedagbloggen. Faal! zouden mijn dochters uitroepen.

De planning: in de ochtend voorbespreken met de 3 betrokkenen en in de middag ( van 2 tot  3 uur) een webinar over het ‘nieuwe Afrika’. De week ervoor liep dit alles geheel naar plan, de de tweede keer zou nog relaxter moeten zijn toch? Helaas liep het anders..

Allereerst kon de gastspreker niet meer maar gelukkig kon er op korte termijn een andere gastspreker uit de praktijk worden gevonden. Deze spreker kon alleen maar tot half 3 en moest daarna naar Sinterklaas. Dus stonden we voor de keuze om het webinar een half uur te vervroegen (met het risico dat een aantal deelnemers te laat zouden inloggen) of het tweede half uur een andere invulling te geven. Uiteindelijk hebben we voor deze optie gekozen. (beslissing 1)

Hierna konden twee van ons drie-en niet inloggen in de webconferentie (Bigmarker) omdat er een upgrade was geweest. Ik zelf zou nog wel vanaf een andere laptop kunnen werken maar we waren bang dat er meer mensen niet in de webconferentie zouden kunnen komen. Dus besloten we niet met Bigmarker te werken en een alternatief te zoeken (beslissing 2). Helaas betrof het de tweede in een serie van 4 webinars, en waren de deelnemers net een beetje gewend aan het inloggen, inbellen via telefoon en vragen stellen via de chat.. Met een half oor doe ik mee aan het denken over de inhoud – laten we met stellingen aan de slag terwijl ik al multi-taskend al op zoek ga naar tools…. ( en let wel: we wilden de deelnemers natuurlijk ook nog zo snel mogelijk informeren!)

We besloten taken te verdelen: 2 op zoek naar tool alternatieven, de derde aan de slag met gastspreker en stellingen. (beslissing 3)

Ik ging met Sibrenne op zoek naar een tool om een presentatie te kunnen laten zien en te chatten (gelukkig hadden we als basis al een telefoonlijn van audioconferentie.nl). Eerste gedachte ging naar ZIPcast van slideshare.  Want al meerdere keren met succes gebruikt en ervaring mee. De presentatie staat centraal en mensen kunnen meekijken en chatten via een link. Dus snel naar slideshare en inloggen… mmm waar zit nu die ZIPCAST knop?? niet bij een presentatie, niet bij account. Snel googlen, ja, ik zou toch een zipcast moeten kunnen starten of het lijkt wel of het nu opeens online meeting heet ipv zipcast?! dan daar maar eens op Googlen. Steeds sneller klikken en ja lijkt wel of het ondertussen alleen voor de Pro accounts beschikbaar? Dus snel de credit card getrokken! 19 dollar betaald, een koopje om je stress op te lossen… Helaas kan ik daarna wel een zipcast openen maar zie geen enkele chatmogelijkheid. Shit!

Daarna snel in toptempo met zijn 2-en getest terwijl we aan de skype hangen en elkaar linken doorsturen en dingen roepen als ‘probeer dit eens even uit of je erin kan’:

• Spiderscribe (geen chat mogelijkheid)
• Backnoise (bestaat niet meer)
• Todaysmeet (wel smal scherm)
• Google hangout (maximaal 10 deelnemers, is te weinig)
• Edistorm (whiteboard met chat)
• Meetingwords (ziet er niet mooi uit, presentatie laten zien lukt niet)
• Simplemeet.me (ziet er niet professioneel uit)
• Campfire voor business (moet iedereen een account aanmaken)
• Anymeeting of meetingburner (te kort tijd om nog goed te testen)

Al kijkend blijkt dat we eigenlijk wel criteria hebben die door stress niet te benoemen zijn: moet simpel zijn, zonder log in voor deelnemers, professionele uitstraling, zo komen we tot een shortlist van Edistorm en Todaysmeet. (beslissing 4).

Uiteindelijk kiezen we voor Todaysmeet omdat we dan een goede chat functie hebben. De presentatie sturen we door zodat mensen het kunnen printen of op hun computer kunnen bekijken.. (beslissing 5). Pfff. gelukkig iets gekozen.

‘s middags is het spannend of deelnemers het vervelend vinden dat we met andere tools werken. 18 deelnemers in totaal. Hoewel achteraf blijkt dat 1 deelnemer de chat tool niet heeft gevonden lijkt het of het best handig werkt. Door de chat zien we wie er mee doen, wat we op de telefoonlijn niet horen. Mensen geven goed antwoord op de vragen. De gastspreker heeft een interessant verhaal en denkt er gelukkig aan de nummer van de slides goed te noemen zodat ik ook mee kan klikken voor de opname. En iedereen merkt op dat het geluid beter lijkt! We krijgen complimenten voor het geluid. Wat een kadootje want de vorige keer hadden we inderdaad last van echo omdat sommigen 2 keer ingelogd waren… Zouden ze denken dat we deze oplossing hebben gekozen om het geluid beter te krijgen?

Grappig was wel dat ik meteen vertelde van mijn blogweek en mijn voornemen dit te bloggen en Marcel daarna meerdere keren na een ontboezeming uitriep: ‘maar dit is niet voor het blog!‘ Wat maar weer eens bewijst dat we ook zelfcensuur toepassen…

Het elab ziet er echt supermooi en hightech uit, al legde Marcel uit dat het vooral smartboarden en beamers zijn. Het leukste vond ik de video tafel (zie plaatje hieronder) met bv. een filmpje over weerstand op school. Hierbij moeten de deelnemers ieder 6 kritische momenten kiezen uit het filmpje en daar over onderhandelen om de 6 belangrijkste te kiezen. Lijkt me een erg leuke werkvorm. Het lab nodigt uit tot experimenteren en Marcel vertelde van een docent die eerst geen account wilde aanmaken maar uiteindelijk trots een les me sociale media presenteerde en dit de volgende dag wilde toepassen.

Innofun werkt vanuit het klavertje 4 model met sociale media in het onderwijs (didactische meerwaarde, digitaal burgerschap, samenwerken en externe communicatie). Zelf mis ik daar professionalisering van leerkrachten nog in, maar dat kun volgens Marcel zien als de grond waarin klavertje4 tot bloei kan komen, dus infrastructuur, maar ook vaardigheden (didactische, ICT, mediawijsheid)….  Innofun werkt vanuit Virtual Action Learning (VAL), startend vanuit de eigen vragen van deelnemers.

Een interessante discussie die we hadden vond ik over het verschil tussen docenten die wel of niet eigen lessen ontwerpen/aanpassen versus docenten die een methode uitvoeren. Als docenten niet ontwerpen, wordt het ook veel lastiger om sociale media in te zetten op een creatieve manier. Volgens mij is dat wel een kernvraag om aan docenten ook te stellen. Als je wel zelf geniet van lessen en werkvormen ontwerpen, is het ook leuk om te verzinnen wat je met de nieuwe tools kunt doen.