gestión personal

Recopilando con Gmail a Google Docs

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Wed, 19 Sep 2012 03:38:00 +0000

Puedes contar con una excelente herramienta de recopilación generando formularios desde google docs para posteriormente enviarlos por gmail. Cómo funciona esto?, es muy simple: si tienes tus listas de tareas en una planilla de cálculo de google docs, puedes crear un formulario con los campos que usas y simplificar con ello la etapa de recopilación en tu sistema de productividad personal. Sigue estos sencillos pasos:

1. En la hoja de cálculo en Google Docs ir a Herramientas> Crear formulario en el menú.

2. Editar el formulario para agregar los elementos de tu lista de tareas: descripción, contexto, fecha, etc...

3. Clic en "Enviar este formulario" para enviar por correo electrónico a tu cuenta gmail.

Cada vez que quieras agregar una tarea a tu lista, no es necesario que entres a la planilla de cálculo. solo lo puedes hacer completando el formulario ya enviado a tu correo y reenviarlo, con esta acción tu nueva tarea se agregará a tu listado de manera rápida y sin necesidad de abrir google docs.

Foto: Photo Pin

No tienes tiempo para meditar?, comienza con un minuto.

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 06 Aug 2012 00:55:00 +0000

Esa es la propuesta que hace Martin Boroson en su libro, puedes aplicar este simple método de meditar durante un minuto cuando sea necesario durante tu día. Es tal vez una buena solución para quienes quieran experimentar esta maravillosa experiencia, pero que tal vez los métodos tradicionales los abrumen.
Aquí un vídeo muy explicativo del método propuesto por Martin.

Fotografía : Flicker

Cómo van tus objetivos?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Tue, 03 Jul 2012 02:10:00 +0000

Recuerdas ese listado de objetivos por cumplir que definiste a fines del 2011 o comienzos de este año?, cuánto has avanzado con ellos?, cuántos han comenzado?, cuántos siguen con cero avance?

El monitoreo y control de los objetivos a través de los proyectos que hemos definido para llevarlos a cabo es esencial, pero basta con saber el avance solamente?

Las cosas cambian, debes adaptarte.

No lo tenías presupuestado y te cambiaste de trabajo, o tuviste que enfrentarte a un gasto no pensado, iniciaste un nuevo negocio o hobbie?

Todo cambia y debemos tener la capacidad de adaptarnos y actualizar nuestra lista de proyectos si es que alguno de ellos ya no queremos realizar o tenemos que postergar o reemplazar por otro.

Placer o deber?, diferencias tus objetivos?

Porqué hacemos lo que hacemos?, por necesidad o deber y porque solo queremos hacerlo, nos gusta y hace bien. Esta diferencia entre deber y placer está reflejada en tu lista de objetivos de este año? o sólo esta llena de deberes? o solo esta llena de placeres?, el equilibrio es necesario y una lista equilibrada nos da la oportunidad de mirar cada cierto tiempo para donde vamos.

Mide, para eso sirven los números

Tal vez no seas amigo de los números y porcentajes, pero en este caso tener una tablita de avances porcentuales de tus proyectos te ayude a tomar decisiones de qué priorizar, abandonar, reemplazar, etc.

Estamos a mitad de año y cómo van tus objetivos?

Imagen: Flickr

Una base de conocimientos de productividad personal

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 27 May 2012 16:54:00 +0000

Existen hoy en día en la web una gran cantidad de sitios y recursos respecto a como mejorar la productividad personal: Ebooks, blogs, videos, artículos, etc. producidos por expertos en diferentes aspectos de la productividad y la gestión personal.

Pero qué sucede cuando queremos profundizar en un tema en particular?, esta base de conocimientos virtual no está estructurada para poder de manera rápida consultar un tema específico.

Respecto a esto, he encontrado un sitio que en parte estructura todo este conocimiento y lo comparte de manera interactiva a través de un gran mapa mental.

Simply Business ha recopilado herramientas, artículos y vídeos de productividad y organización personal y los ha dispuesto de manera creativa a través de diversas temáticas generales como por ejemplo: Carga de Trabajo, Viajes, Email, Colaboración, Reuniones, por lo cual puedes fácilmente navegar por uno de los temas que te interese y profundizar en ellos a través de una serie de recursos.

Enjoy ¡¡¡

Imagen: Dreamstime

Gestión Personal cumple 2 años

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 12 May 2012 03:54:00 +0000

Es para mi una gran alegría y motivo de satisfacción escribir este post solo para dar las gracias. Este blog va a cumplir ya los 2 años desde que el 15 de Mayo del 2010 saliera a la luz el primer artículo titulado: "Productividad en Casa y en el Trabajo".

Desde ese día me he propuesto publicar a lo menos un par de post al mes, para compartir mi experiencia en la adopción de GTD y cómo esta metodología ha mejorado mi productividad y con ello la posibilidad de cumplir con mis objetivos y a la vez disponer de precioso tiempo para seguir mejorando tanto a nivel profesional como personal.

Aunque escribir sea un trabajo solitario, los comentarios, los retweet y los correos electrónicos, han hecho de esta actividad una fuente inagotable de interacciones y por ende un trabajo global y altamente colaborativo.

Qué duda cabe, la comunidad de los "getedistas" está constituida por grandes tipos generosos, sino vean el ranking que publica Jeroen Sangers en El Canasto tres veces al año dando con ello un increíble empujón a los nuevos blogs de productividad personal, por otro lado ese gran recopilatario de sitios de productividad de Alex Bergonzini llamado "Tu Productividad" y los e-books de El Gachupas. A ellos mis agradecimientos, por el apoyo y por ser fuente de aprendizaje e inspiración.

Escribir este blog ha sido una experiencia enriquecedora y mi objetivo para este año es mejorar los contenidos, continuar difundiendo los principios de productividad personal y mi experiencia con GTD.

Gracias por leer, gracias por compartir, gracias por publicar¡

Fotografía: Flickr

One Note y Outlook, una pareja perfecta?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 28 Apr 2012 03:03:00 +0000

Si trabajas en una empresa con políticas de uso de software estrictas, lo más probable es que utilices alguna de las versiones de Microsoft Office como herramienta de productividad personal, si esto es así, presta atención a este post que puede ser de mucha utilidad en tu trabajo.

Si bien One Note y Outlook son aplicaciones separadas dentro de la misma suite, es posible vincularlas generando un flujo de trabajo del tipo: Lista de Proyectos--->Tareas asociadas a Proyectos---->Tareas al Calendario.

Paso 1

Usa One Note para generar tu lista de proyectos

Paso 2

Traspasa las tareas de tus proyectos a Outlook (click botón derecho sobre la tarea)

Paso 3

Asigna una fecha de realización a tus tareas

Paso 4

Administra tus tareas en una vista integrada con el Calendario de Outlook

Imagen: Flickr

Hábitos Poderosos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Wed, 04 Apr 2012 01:03:00 +0000

Sabemos que al propiciar buenos hábitos en nuestra vidas podemos lograr cosas importantes: hacer más deporte, leer más, estudiar mejor, etc. Sin embargo los hábitos también pueden ser llevados a un nivel mayor como por ejemplo organizaciones o empresas que logran a través de ellos grandes logros. Sobre esto y mucho más trata el libro "El Poder del Habito, porqué hacemos lo que hacemos en la vida y en los negocios." de Charles Duhigg, reportero del New York Times y que ha profundizado a través de una interesante investigación acerca de la importancia de los hábitos y cuáles son los elementos de nuestro cerebro que se organizan para que logremos aquello que queremos. Adjunto un vídeo del propio autor hablando de su libro y espero lo puedan leer, yo lo comencé ya ¡ , para poder comentar su contenido.

El mejor método de productividad

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 03 Mar 2012 02:35:00 +0000

Uno de mis blogs favoritos es Lifehacker, es un enorme compendio de consejos, trucos y técnicas para hacer más fácil la vida y entre ellos muchos son relacionados con la productividad.
Hace unos días Lifehacker lanzó una encuesta a sus lectores, ¿Cuál es el mejor método de productividad?, las respuestas son variadas y algunas muy ingeniosas.
Para ver los resultados, este es el link del post y sus comentarios.

Estás de acuerdo con los resultados?

Foto: Flickr

La lista única en casa II

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 20 Feb 2012 02:27:00 +0000

Una de las entradas más visitadas de este blog se titula La lista única en casa, siempre me ha intrigado el porqué de su popularidad, tal vez sea por que da pistas acerca de cómo desarrollar un sistema para gestionar nuestras tareas dentro del hogar complementario a lo que podamos tener en nuestro trabajo u oficina en donde las herramientas de ofimática, software y sistemas abundan. También creo que por mucho tiempo nos hemos esforzados por ser buenos empleados y trabajadores, responsables y productivos, pero nada de ello ocurre dentro de las paredes de nuestro hogar, por tanto hacernos cargo de ello es una tarea imprescindible y cualquier ayuda al respecto es bienvenida.

Los expertos aconsejan tener un solo sistema para gestionar todas nuestras tareas y proyectos, pero generalmente en las empresas se establecen restricciones y políticas que nos obligan a tener dos espacios separados, sin embargo, si aplicamos la misma metodología para gestionar, ya sea GTD u otras, esta separación obligada no debería ser un gran problema.

Al leer la entrada en cuestión, me he dado cuenta que la lista ya no es única y que se ha desarrollado en conjunto con otras planillas constituyendo un libro completo de productividad.

A la lista original realizada en una planilla de cálculo, he agregado al lado, otra con el calendario compacto en versión excel , lo cual es muy cómodo a la hora de planificar y agendar tareas en fechas específicas.

La tercera planilla la constituyen los proyectos en curso y la cuarta, son los objetivos definidos para el año.

La ventaja de este sistema creado íntegramente en hojas de cálculo de google docs, es que permite una revisión semanal bastante eficiente, además los propios filtros y búsquedas ayudan a gestionar la información en forma muy rápida.

Con esto no estoy renegando de los sistemas que existen para gestionar proyectos y tareas que son formidables, pero hasta aquí este esquema me ha funcionado muy bien en el ámbito personal y por ahora no necesito cambiarlo.

Foto: Flickr

Ponle colores a tus proyectos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 29 Jan 2012 15:58:00 +0000

Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?

Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este “deber” no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?

Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.

Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, aquí tienes un nuevo desafío, has que tu lista de proyectos sea más equilibrada y armónica.

Foto: Flickr

Recopila más rápido con notas de voz

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 31 Dec 2011 18:21:00 +0000

Para ser productivos y bajar nuestros niveles de estrés, es importante vaciar nuestra mente de ideas y cosas por hacer, éstas deben recopilarse y organizarse en listas adecuadas. Hasta aquí todo bien si estamos en nuestro escritorio con nuestro computador o con nuestro cuaderno de notas al alcance de la mano, sin embargo qué sucede cuando vamos en bicicleta o conduciendo nuestro auto y se nos ocurre una brillante idea que sabemos se nos olvidará en dos minutos?.

En estas situaciones y otras que nos pueden suceder, necesitamos un método ágil y efectivo para tomar notas, como generalmente tenemos a mano nuestro Smartphone, podemos salir del paso utilizando las funciones de notas de voz que todos estos dispositivos incorporan hoy en día.

La nota de voz equivale a una nota de texto y la puedes agregar a tu lista de próximas acciones o programarla para después si es una idea que requiere ser refinada.

Si a la función de nota de voz le asociamos una aplicación de recopilación y la sincronizamos con nuestro computador, es una solución ideal.

A continuación un par de aplicaciones que te pueden servir en esta tarea:

Evernote y Catch

Ambas aplicaciones son muy similares y su objetivo es capturar todo aquello que nos interese: páginas web en las que estemos navegando, imágenes, notas de texto de todo tipo y por cierto notas de voz. Ambas aplicaciones se pueden sincronizar entre el Smartphone y el computador. Disponible para Android e iOS

Dropvox

Esta es una aplicación para iOS que te permite subir a tu recipiente de Dropbox las grabaciones de voz que tomes en tu smartphone.

Blip.me

Es una aplicación para Android e iOS que te permite grabar mensajes de voz y enviarlas a tus contactos, no obstante también puedes grabar notas para ti y procesarlas posteriormente.

Bento 4

Aplicación para iOS que permite grabar notas de voz y relacionarlas con tus contactos o tareas. Es una manera muy útil de poder guardar recordatorios, resúmenes de conversaciones o hacer el seguimiento de tareas pendientes.

Voice Q

Si eres usuario de Nokia, esta aplicación te puede ser útil, Lo que hace es grabar notas de voz que automáticamente manda adjuntas por correo electrónico a la cuenta del usuario.

Foto: FreeDigitalPhotos.net

Buenos deseos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 24 Dec 2011 21:29:00 +0000

Fin de año es el tiempo propicio para mirar lo que hemos realizado y establecer nuevas metas. Generalmente durante estas fechas muchas personas declaran buenos deseos que esperan se cumplan en el trascurrir del año venidero, pero la realidad es dura y muchos sino todos estos deseos se convierten en nada, sólo fueron frases lanzadas al aire en medio de un ambiente de cambio de año.

Cómo lograr que estos deseos se realicen?, a continuación te dejo un par de consejos para conseguirlo.

1. Piensa en los deseos como proyectos y no como ideas abstractas, en ese sentido utiliza los métodos disponibles para elaborar correctamente estos objetivos y llevarlos a cabo.

2. Haz un listado de proyectos y compártelo con tus cercanos, escribir por un lado te obliga a elaborar con más detalle qué quieres y comunicar por otro lado, te compromete ante los demás a llevar a cabo la iniciativa.

3. Una vez definidos los proyectos define cuál es la próxima acción, esta es la clave de lograr llevar a la realidad tus sueños: el hacer. Para ello planifica tus actividades a lo largo del año a través de un calendario o agenda u otro método que te permita hacer seguimiento a tus actividades.

4. Evalúa de manera periódica el avance de tus iniciativas y al final del año haz un recuento global de todo lo que hiciste, pudiste esta vez convertir parte de tus deseos en hechos concretos?, es es el gran desafío.

Aprovecho este post para desear a todos los lectores de este blog una muy Feliz Navidad y un 2012 productivo.

Foto: Flickr

Hábitos Saludables

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Thu, 08 Dec 2011 23:19:00 +0000

Esta época es un buen momento para definir y planificar los proyectos que realizaremos el próximo año, por ejemplo: aquellas iniciativas que tienen que ver con nuestro desarrollo personal, vamos a profundizar algún conocimiento nuevo?, tomaremos algún curso o taller?, qué libros queremos leer?; también es un buen momento para definir si vamos realizar alguna inversión importante, un nuevo auto o tal vez vender el que tenemos?; nuestra casa requiere una mantención?, será necesario cambiarnos a otra?, etcétera.

Sin embargo hay un aspecto en nuestras vidas que no siempre está presente en los proyectos y planes y es la máquina más importante que tenemos: nuestro cuerpo.

Cuánto tiempo inviertes en actividades relacionadas a tu salud?, si es muy poco, tal vez mirando lo meses que vienen del próximo año sea una buena instancia para remediarlo.

Define el cuidado de tu salud como un proyecto a realizar, establece qué objetivo deseas lograr y agrega estas actividades a tu lista de tareas por realizar y organízalas en tu calendario a través del próximo año.

Salud Preventiva

Sabemos que es mejor prevenir que curar, y lo más importante, es mucho más barato, por tanto organiza una cita con tu médico de cabecera y pídele un set de exámenes preventivos, estas serán próximas acciones de tu proyecto de salud, del mismo modo tu visita cada seis meses al dentista.

Ejercita tu cuerpo

Establece un tipo de actividad física según tus necesidades o practica algunas de manera alternada a lo largo del año: ejercicio cardiovascular?, natación, trote y bicicleta es ideal, necesitas estirarte? practica yoga o pilates, necesitas concentración y foco?, Tai Chi es adecuado. Puedes organizar diversas actividades deportivas por ejemplo cada 3 meses y así obtener los beneficios para tu salud de una actividad física constante y variada.

Alimentación sana

Has pensado en tener una dieta más sana y equilibrada? si es así entonces agrega este ítem al proyecto de salud y establece actividades simples para lograrlo, por ejemplo: consume más frutas en el desayuno, intenta con platos vegetarianos algunos días de la semana, agrega alimentos nuevos a tu dieta, etc. Pequeños cambios que serán muy provechosos para tu salud.

Foto: Flickr

Días productivos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 21 Nov 2011 01:28:00 +0000

La clave del éxito del método GTD es la realización de la revisión semanal, instancia en la cual revisamos, evaluamos, pulimos nuestro sistema y miramos en perspectiva nuestros proyectos tanto laborales como personales.

Como su nombre lo indica, la revisión es semanal, pero qué sucede si esta no ocurre?, cuando el tráfago de tareas y proyectos me impide mirar en detalle mi sistema de productividad?.

Es probable que si la revisión no es constante en el tiempo, pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo, la revisión semanal te permite relacionar los proyectos con tus próximas acciones y mirar en perspectiva tus actividades, no realizar la revisión semanal puede hacer que nuestro sistema sólo sea un conjunto de listas de cosas por hacer sin un sentido definido.

Cómo lograr entonces cumplir con este evento semana a semana?

Lo primero es elegir bien el día y la hora, una vez realizada esta elección, agendar este compromiso en nuestro calendario y cumplirlo rigurosamente.

El día ideal para la revisión semanal es el día viernes, en general es un día laboral lento y se presta para hacer una evaluación de la semana. Es recomendable no partir muy temprano para así poder terminar con actividades ya programadas para el último día de la semana, a media tarde es ideal.

En mi caso y debido a que no mezclo las actividades laborales con las actividades personales, hago dos revisiones semanales, el día viernes a media tarde lo dejo para la revisión semanal laboral y el día domingo en la mañana para la revisión semanal personal en la cual agrego la revisión de las finanzas personales.

El día domingo me acomoda ya que puedo planificar la semana completa y cerrar los compromisos pendientes antes de comenzar un nuevo ciclo.

Invierte por lo menos 2 horas para esta revisión cada semana y verás como tu sistema de productividad se consolida y mejora, haz de esta actividad un hábito productivo.

Imagen: Flickr

Malas prácticas que matan la productividad

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 12 Nov 2011 16:34:00 +0000

Muchas personas sienten que no rinden bien en su trabajo, que su día es corto para hacer todo lo que necesitan hacer, que los interrumpen demasiado, que...un largo etcétera.

Cuáles son algunos de esos errores que se cometen de manera permanente, cuales son esas malas prácticas que atentan contra la productividad?.

Quién tiene el control, tú o los demás?

No definir ni organizar nuestro trabajo mediante una pauta previa es como salir a la calle con lluvia sin paraguas, te vas a mojar y en el trabajo son otros los que tomaran el control por ti.

Cada día debes organizarlo con antelación, es cierto que existen las urgencias y los cambios de planes, pero te aseguro que la mayor parte de las veces el plan funcionará.

Una lista de actividades priorizadas, te dará el control necesario para pilotear tú la nave y no los demás.

El motorcito del correo electrónico no cesa y te desenfoca

Vivir mirando la bandeja de entrada y accionar de manera automática frente a la llegada de cualquier correo electrónico es la peor manera de enfrentar nuestro trabajo. Un correo electrónico la mayoría de las veces carece de urgencia y por ende no debería ser leído ni atendido al instante, eso te desenfoca y te saca de lo que estás haciendo.

El correo electrónico es una gran herramienta para nuestro trabajo, pero debe ser bien utilizado, nunca inicies el día leyendo de inmediato tu correo, realiza antes las tareas más importante que tengas y después te das bloques de tiempo en el día para atender los correos.

Porqué dices si , si quieres/necesitas decir NO ?

Aceptar compromisos y todas las reuniones a la que nos invitan sin analizar si tenemos suficiente tiempo, si aportaremos en algo, si dejamos de hacer otras cosas, tiene como resultado muchos compromisos sin cumplir y horas y horas en reuniones interminables que no te aportan mucho.

Cuando defines y organizas tu trabajo con anticipación, cubres la mayor parte de los espacios de tiempo disponible, de modo tal que las peticiones solo importantes las aceptarás, a la demás un NO con fundamento, atrévete a decir NO y NO pasará nada, pero serás mucho más productivo.

Los árboles no te dejan ver el bosque?

No reflexionar ni tener presente los objetivos estratégicos para los cuales estamos aportando con nuestro trabajo, hace que nos llenemos de actividades que si bien nos mantienen ocupados y en apariencia productivos, no necesariamente aportan al objetivo final, ya sea de nuestra vida o de la empresa en la cual trabajamos.

Cada tarea y proyecto debe impactar ese objetivo final, de los contrario estaremos perdiendo energía en cosas superfluas.

En resumen, si quieres ser más productivo en tu vida y en tu trabajo, atrévete a cambiar esos malos hábitos por buenas prácticas productivas:

Organiza tu día con anticipación, has listas con las tareas que debes realizar y resalta las más importantes y hazlas al comienzo.

Usa el correo electrónico en bloques de tiempo durante el día, no te mantengas frente a la bandeja de entrada permanentemente.

Di NO, a no ser que tengas todo bajo control y estés seguro de poder cumplir.

Mira en perspectiva tu trabajo, vas bien encaminado? las tareas que realizas son aporte al objetivo final?

Imagen: Dreamstime

Calendario Compacto para Windows 7

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Thu, 03 Nov 2011 00:22:00 +0000

El Calendario Compacto es una excelente herramienta para planificar, ya que en una sola vista tienes el año completo lo cual te permite marcar actividades a realizar sin perder de vista los meses anteriores. A diferencia de un calendario normal en donde cada hoja es un mes, el calendario compacto agrupa todos los meses en una matriz que te permite identificar claramente los días del mes y el número de la semana.

El autor del Calendario Compacto es David Seah, diseñador y desarrollador quien escribe sobre estos temas en su interesante blog.

El Calendario Compacto originalmente fue desarrollado para ser impreso, ya sea como documento en pdf o planilla excel y ya a estas alturas existen varias versiones por países agregando sus propios días festivos.

Hace una semanas David Seah publicó en su blog el desarrollo de un gadget para windows 7 de su calendario compacto, lo cual es una magnífica noticia para quienes usamos este sistema operativo de tener el calendario compacto ahora siempre visible en nuestras pantallas.

En este link puedes descargar el gadget y en el post del blog van los detalles sobre su instalación y configuración.

Cuánto tiempo inviertes en organizarte?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Tue, 25 Oct 2011 02:14:00 +0000

A menudo escuchamos las siguientes frases de personas que no les alcanza el tiempo para hacer lo que se supone deben hacer:

-Necesito un día de 25 o más horas ¡

-Me paso todo el día corriendo ¡

-Solo apago incendios ¡

-No tengo tiempo para nada ¡¡¡¡

….y un gran etcétera....

La pregunta es: ¿Cuánto tiempo inviertes en organizarte?

La solución al problema de la supuesta falta de tiempo es paradojalmente tiempo, tiempo invertido en organizarnos.

Si reservamos unos minutos a mirar en perspectiva lo que tenemos que hacer para tomar el control de la situación, indudablemente que estaremos mejor organizados, esto no requiere horas y horas de planificación, sino unos cuantos minutos.

¿Cómo hacerlo?

A primera hora de la mañana haz un listado de todo lo que debes hacer en el día, la idea es que vacíes tu cabeza, pásalo todo a un papel (10 minutos)
Decide del listado cuál o cuáles son la tareas más importantes, aquellas que son vitales y que deben hacerse sí o sí, normalmente no son más de 3 (5 minutos)
Has un pequeño repaso de tu lista a mediodía, por si es necesario cambiar alguna prioridad (5 minutos)
Al final del día revisa lo que hiciste, marca las tareas completadas y prepárate a descansar (10 minutos)

Te aseguro que si inviertes 30 minutos de tu día a organizarte, éste será más productivo y menos estresante.

imagen Dreamstime

Proyecto 333, una evaluación

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 10 Oct 2011 20:46:00 +0000

Estoy iniciando ahora en Octubre mi segunda temporada con el Proyecto 333, es temporada primavera en esta parte del planeta por lo que la selección es menos compleja que en el período de invierno.

La primera temporada con el 333 fue en los meses de Abril, Mayo y Junio de este año, temporada de otoño y transición a los meses de frío. Mi intención era partir en el verano de este año, es decir: Enero, Febrero y Marzo, pero al ver el primer inventario de ropa que tenía (en uso, guardada y en desuso) quedé abrumado por lo que decidí en primer lugar ordenar el caos y posteriormente elegir.

Mirando en perspectiva esta primera experiencia con el 333, aquí van un par de conclusiones a modo de evaluación:

1. Domesticar el Armario

El consumo de algo tan íntimo y personal como la ropa es por excelencia tal vez el consumo más irracional que podemos efectuar ya que tiene que ver con nuestra autoimagen, con aquellas inseguridades y compulsiones que a veces nos llevan a comprar artículos que muchas veces no usamos o nos arrepentimos sin usar. Es por esa razón que el armario se convierte en una especie de zona peligrosa en la cual no queremos entrar por mucho tiempo ni menos remover estos recuerdos de malas compras o de artículos que nos incomodan. El 333 te obliga a entrar a esta zona prohibida y remover todo hasta dejar lo esencial.

2. Simplificar la rutina diaria del vestir

Depende como vivas, acompañado o solo, la ropa ocupa un lugar importante en la rutina de todo hogar: lavar, planchar y ordenar prendas, puede ocupar muchas horas del día. Si esta masa de ropa no está debidamente racionalizada en prendas imprescindibles, obviamente que tendremos una fuga de tiempo importante. El 333 nos ayuda en ese sentido, tener la ropa suficiente, nos ahorra tiempo para invertirlo en algo mejor.

3. Creer que necesitas más espacio es un ilusión

Reducir tu prendas de vestir a 33 obviamente que liberará un gran espacio en tu armario, esta liberación de espacio trae como consecuencia mejorar las condiciones de vida de tu propio espacio, es más fácil limpiar, ordenar y puedes usar el espacio disponible para otras cosas que tal vez no sabes donde poner.

4. No lo compres, te aseguro que no pasará nada

No comprar ropa ni accesorios durante 3 meses es ciertamente un gran ahorro, en dinero obviamente, pero también en tiempo Además tener estos 3 meses de veda nos da la posibilidad de pensar con calma los futuros cambios de ropa alejándonos con ello de las compulsiones de la moda y la publicidad. Una compra meditada es siempre mejor que seguir los designios de la mercadotecnia.

5. Regalar y donar, alguien necesita más que tú

Pasar de ser un consumidor inconsciente a un consumidor consciente son varias bolsas llenas de ropa que compraste sin pensar bien, que usaste solo una vez y después ya no, el acto de ordenar y elegir y quedarnos con lo esencial más de alguien te lo agradecerá, si en tu vida no está el hábito de dar a quien más lo necesite, el 333 te da una gran oportunidad de hacerlo.

En resumen esta iniciativa ha sido una muy buena experiencia y por eso la estoy repitiendo y al repetirla estoy adoptando un nuevo hábito.

Calendario Familiar

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 19 Sep 2011 20:52:00 +0000

Cuando hablamos de productividad, lo hacemos desde la dimensión personal, es decir, las actividades realizadas de manera eficiente: planes, proyectos, tareas y hábitos individuales que nos ayudan a logra nuestros objetivos de vida.

En general el modelo de la productividad personal opera bien en este esquema, pero qué sucede a nivel familiar?, puedes influir con tu "productividad" al resto de la familia?

Es probable que no, y si intentas hacerlo es probable que experimentes un rotundo fracaso, del mismo modo que si intentas hacerlo con tus compañeros de oficina.

Y la razón obedece a que esto es parte de un proceso de maduración, es un cambio personal que toma tiempo, no puede ni debe ser impuesto, debe ser descubierto y asimilado.

Sin embargo existen algunas técnicas y herramientas que pueden ayudar a que este descubrimiento sea más rápido por parte de nuestro entorno, en esa línea he visto que el calendario familiar de pared, ese en el cual anotas los compromisos junto al número del día, puede servir como un verdadero organizador familiar sobre todo si tienes hijos en edad escolar.

Algunas actividades que puedes apuntar en este calendario familiar:

Las actividades familiares del fin de semana
Las consultas médicas que se necesiten
Crear hábitos según el método Seinfeld
Conocer la agenda social de los miembros de la familia
Apuntar las tareas y compromisos escolares
Etcétera

Un calendario de pared es una herramienta muy sencilla y gratis de implementar, lo puedes descargar e imprimir o construir a partir de una planilla Excel, sin embargo para que funcione es necesario establecer un común acuerdo entre todos los miembros de la comunidad en cuanto a registrar, leer y coordinar las actividades del grupo en el calendario.

Recursos:

Aquí puedes descargar plantilla con diversos modelos de calendarios para imprimir

Aquí puedes descargar el clásico calendario compacto para Excel y Pdf

Imagen: iStockphoto

Equilibrar la vida laboral y la vida, puede no ser tan difícil.

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 13 Aug 2011 02:40:00 +0000

Muchas veces nos preguntamos cómo equilibrar la vida laboral con la vida familiar, es posible aquello?, es posible ser productivo en el trabajo y en la casa?, es posible lograr mis objetivos en el trabajo y tener una vida plena con quienes quiero?

Esta dicotomía trabajo/familia nos genera innumerables problemas, pero es tan difícil de lograr el equilibrio, es posible?

Este video de Nigel Marsh en Ted.com, nos entrega algunas pistas de como lograrlo y que de verdad, no es tan difìcil como parece.

Click aquí para ver el vídeo

Imagen: Dreamstime

Que la rutina no mate tu productividad

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 06 Aug 2011 15:11:00 +0000

Me aborrecen la aburrida rutina de la existencia. Yo imploro de exaltación mental.

Arthur Conan Doyle

Existen palabras que a veces no suenan bien o tienen una carga negativa para algunas personas, palabras con mala fama y que en el fondo no lo son, o es una sobrecarga de sentido hacia tal vez una dimensión de lo que significan.

Tiene mala fama la rutina, aquello que se repite día a día, aquello que es asociado al tedio a la obligación, aquello que parece una dura condena, lo aburrido, lo fome...

Sin embargo la rutina, ese hábito adquirido de hacer las cosas sin pensarlas, puede ser clave a la hora de lograr ciertos objetivos.

Existen rutinas necesarias, como lavarse los dientes, hacer ejercicios, pasear a la mascota, ir al trabajo, etc. que nos permiten ejecutar tareas esenciales para vivir.

Para ser productivo, es necesario ejecutar tareas rutinarias que si no somos conscientes de ellas, podrían tornarse aburridas y perder el sentido.

Para que una actividad rutinaria no nos mate, debe ir acompañada de un sentido especifico, es decir, hacemos esto para lograr este objetivo que es importante para nosotros, un objetivo lleno de sentido, un sueño que se puede lograr.

Esa es la diferencia entre estar sentado todos los días rutinariamente viendo la tele solo por verla, que montar la bicicleta estática y pedalear por 30 minutos, acostumbrar a la mascota a salir a la calle a una hora determinada, subir las escaleras en vez de usar el ascensor.

Reflexionar respecto a lo que hacemos, aún de las cosas más simples, darles sentido, es clave para no convertir nuestra existencia en una carga, sino en un gran viaje.

Agenda Virtual

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 23 Jul 2011 04:12:00 +0000

Para ser productivo, no se requieren grandes herramientas, basta a veces con una libreta de notas y un lápiz para mantener nuestras tareas en orden.

Puedes encontrar hoy en día, cientos de aplicaciones para tomar notas y ordenar tus tareas, organizadores con categorías y alarmas, etc.

He encontrado una aplicación web muy interesante que tiene dos grandes virtudes: es simple y elegante, se trata de la agenda virtual Do It (Tomorrow)

Do It (Tomorrow) simula una agenda abierta que muestra el día actual y mañana, aquí puedes escribir de manera muy simple la lista de tareas y compromisos por cumplir.

Para usarla solo debes registrarte con una cuenta de correo.

La aplicación es gratis para PC, IPhone y SmartPhone, pagando unos dólares la puedes usar en tu IPad con más características.

Imagen: Dreamstime

Proyectos o Próximas Acciones?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 11 Jul 2011 03:58:00 +0000

Cuando vaciamos nuestra mente y registramos en listas todas las tareas que debemos realizar, es común que a veces se nos crucen proyectos con próximas acciones, diferenciar ambos conceptos, es fundamental en la implantación de GTD.

Un proyecto es toda aquella acción que requiere de más de una tarea para llevarse a cabo, en cambio una próxima acción, es una tarea específica a ser realizada en un momento definido.

El mismo creador del método , David Allen, nos da un par de claves para diferenciar entre un proyecto y una próxima acción y ésta tiene que ver con los verbos, qué verbo inicia la definición de nuestra tarea nos puede aclarar si estamos en presencia de un proyecto o próxima acción.

A continuación un par de ejemplos:

Verbos relacionados a proyectos:

Finalizar...
Clarificar...
Organizar...
Asegurar...
Actualizar...
Implementar...

Verbos relacionados a próximas acciones:

Llamar...
Comprar...
Leer...
Imprimir...
Enviar ...
Resolver...
Instalar...
Revisar...
Medir...

Imagen: Dreamstime

Minutas de reuniones

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 06 Jun 2011 01:18:00 +0000

Para que una reunión sea efectiva, entre otras cosas, requiere de una agenda que establezca el objetivo y los puntos a tratar y por otro lado, de una minuta, que registre los acuerdos tomados.

Realizar una buena minuta no es fácil ya que algunos puntos pueden olvidarse o quedar mal registrados lo cual hará que exista una iteración adicional entre los participantes hasta tener un acuerdo entre todos.

Un buena forma de enfrentar esta situación es hacer la minuta mientras dure la reunión y dejar un par de minutos para que entre todos los participantes estén de acuerdo en las tareas a realizar.

Existen varias herramientas que permiten realizar minutas de forma eficiente y posteriormente enviar su contenido por correo a los participantes.

Para quienes usan herramientas Microsoft, sin duda que One Note es un complemento ideal no sólo para realizar minutas de reuniones, sino también para registrar notas, tareas, proyectos, etc.

También existe una aplicación web llamada minutes.io que permite realizar muy buenas minutas a través de plantillas, es una aplicación gratuita desde la cual puedes tomar los apuntes de la reunión y enviar por e mail a todos los participantes.

Imagen: Dreamstime

Archivo de consulta de bajo costo

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Fri, 22 Apr 2011 16:38:00 +0000

Nos guste o no el papel nos acompañará por un buen tiempo más, aunque existen muchos medios para digitalizar papel y muchas empresas ya envían facturas y boletas digitales, aún durante nuestra revisiones sigue apareciendo papel con información importante y que es necesario guardar:

-Material de consulta de proyectos en curso

-Facturas y boletas

-Folletos de aparatos electrónicos

-Apuntes en papel

-Recortes de revistas y diarios, etc

Aunque todo lo anterior es digitalizable y archivable en nuestro disco duro como imagen o archivo pdf, el tiempo que esto puede tomar no siempre es breve y disponer de un sistema análogo tradicional puede ser mucho más rápido y eficiente.

Es muy probable que en nuestra oficina, si es que trabajamos en una empresa, tenga los recursos para manejar este tipo de materiales: muebles con sistemas de archivadores, carpetas colgantes, rotuladores, etc. sin embargo para organizar el material en nuestro hogar muchas veces no tenemos los muebles adecuados o estos son de alto costo.

Si es que aún no tienes un sistema para archivar tu material de consulta y éste crece día a día en el borde de tu escritorio, tal vez este consejo DIY te puede interesar.

Materiales:

-Carpetas de cartulina de diversos colores de 22 x 34 cms

-Caja organizadora de plástico de 28 litros

-Lápiz tipo plumón para etiquetar las carpetas

Con buena letra etiqueta las carpetas en la lengüeta disponible para ello con el tipo de material que guardarás y pon cada carpeta dentro de la caja de plástico para así ir guardando los materiales de consulta que requieras.

En una caja de estas dimensiones puedes manejar fácilmente una 20 carpetas en su interior, esta limitación es una ventaja ya que nos obligará a eliminar cada cierto tiempo el papel que ya no necesitemos.

Imagen: Dreamstime