gestión personal

Ponle colores a tus proyectos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 29 Jan 2012 15:58:00 +0000

Cuántos de tus proyectos están orientados a hacerte feliz a ti y a tus cercanos?

Cuando nos enfrentamos a un nuevo año o un nuevo período, pensamos en perspectiva qué queremos lograr o qué queremos llegar a ser, este “deber” no siempre va ligado a las cosas que nos hacen felices, por el contrario, muchas veces son cosas que nos cuestan y mucho: ahorrar, hacer ejercicio, levantarnos más temprano, mejorar nuestro inglés, etc, pero cuantos de nuestros proyectos solo los definimos ...para ser felices aquí y ahora?

Convengamos eso sí, que todo lo que hacemos tiene como norte nuestra felicidad y la de nuestra familia, a no ser que seamos masoquistas o tacaños...,pero generalmente esto tiene un retorno muy distante, a años plazo...que cuando me jubile, que cuando ahorre lo suficiente para la casa en la playa...etc.

Mira tu lista de proyectos y define cuáles son por deber y cuáles son por placer y coloréalos, abundan los por deber, cierto?, aquí tienes un nuevo desafío, has que tu lista de proyectos sea más equilibrada y armónica.

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Recopila más rápido con notas de voz

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 31 Dec 2011 18:21:00 +0000

Para ser productivos y bajar nuestros niveles de estrés, es importante vaciar nuestra mente de ideas y cosas por hacer, éstas deben recopilarse y organizarse en listas adecuadas. Hasta aquí todo bien si estamos en nuestro escritorio con nuestro computador o con nuestro cuaderno de notas al alcance de la mano, sin embargo qué sucede cuando vamos en bicicleta o conduciendo nuestro auto y se nos ocurre una brillante idea que sabemos se nos olvidará en dos minutos?.

En estas situaciones y otras que nos pueden suceder, necesitamos un método ágil y efectivo para tomar notas, como generalmente tenemos a mano nuestro Smartphone, podemos salir del paso utilizando las funciones de notas de voz que todos estos dispositivos incorporan hoy en día.

La nota de voz equivale a una nota de texto y la puedes agregar a tu lista de próximas acciones o programarla para después si es una idea que requiere ser refinada.

Si a la función de nota de voz le asociamos una aplicación de recopilación y la sincronizamos con nuestro computador, es una solución ideal.

A continuación un par de aplicaciones que te pueden servir en esta tarea:

Evernote y Catch

Ambas aplicaciones son muy similares y su objetivo es capturar todo aquello que nos interese: páginas web en las que estemos navegando, imágenes, notas de texto de todo tipo y por cierto notas de voz. Ambas aplicaciones se pueden sincronizar entre el Smartphone y el computador. Disponible para Android e iOS

Dropvox

Esta es una aplicación para iOS que te permite subir a tu recipiente de Dropbox las grabaciones de voz que tomes en tu smartphone.

Blip.me

Es una aplicación para Android e iOS que te permite grabar mensajes de voz y enviarlas a tus contactos, no obstante también puedes grabar notas para ti y procesarlas posteriormente.

Bento 4

Aplicación para iOS que permite grabar notas de voz y relacionarlas con tus contactos o tareas. Es una manera muy útil de poder guardar recordatorios, resúmenes de conversaciones o hacer el seguimiento de tareas pendientes.

Voice Q

Si eres usuario de Nokia, esta aplicación te puede ser útil, Lo que hace es grabar notas de voz que automáticamente manda adjuntas por correo electrónico a la cuenta del usuario.

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Buenos deseos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 24 Dec 2011 21:29:00 +0000

Fin de año es el tiempo propicio para mirar lo que hemos realizado y establecer nuevas metas. Generalmente durante estas fechas muchas personas declaran buenos deseos que esperan se cumplan en el trascurrir del año venidero, pero la realidad es dura y muchos sino todos estos deseos se convierten en nada, sólo fueron frases lanzadas al aire en medio de un ambiente de cambio de año.

Cómo lograr que estos deseos se realicen?, a continuación te dejo un par de consejos para conseguirlo.

1. Piensa en los deseos como proyectos y no como ideas abstractas, en ese sentido utiliza los métodos disponibles para elaborar correctamente estos objetivos y llevarlos a cabo.

2. Haz un listado de proyectos y compártelo con tus cercanos, escribir por un lado te obliga a elaborar con más detalle qué quieres y comunicar por otro lado, te compromete ante los demás a llevar a cabo la iniciativa.

3. Una vez definidos los proyectos define cuál es la próxima acción, esta es la clave de lograr llevar a la realidad tus sueños: el hacer. Para ello planifica tus actividades a lo largo del año a través de un calendario o agenda u otro método que te permita hacer seguimiento a tus actividades.

4. Evalúa de manera periódica el avance de tus iniciativas y al final del año haz un recuento global de todo lo que hiciste, pudiste esta vez convertir parte de tus deseos en hechos concretos?, es es el gran desafío.

Aprovecho este post para desear a todos los lectores de este blog una muy Feliz Navidad y un 2012 productivo.

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Hábitos Saludables

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Thu, 08 Dec 2011 23:19:00 +0000

Esta época es un buen momento para definir y planificar los proyectos que realizaremos el próximo año, por ejemplo: aquellas iniciativas que tienen que ver con nuestro desarrollo personal, vamos a profundizar algún conocimiento nuevo?, tomaremos algún curso o taller?, qué libros queremos leer?; también es un buen momento para definir si vamos realizar alguna inversión importante, un nuevo auto o tal vez vender el que tenemos?; nuestra casa requiere una mantención?, será necesario cambiarnos a otra?, etcétera.

Sin embargo hay un aspecto en nuestras vidas que no siempre está presente en los proyectos y planes y es la máquina más importante que tenemos: nuestro cuerpo.

Cuánto tiempo inviertes en actividades relacionadas a tu salud?, si es muy poco, tal vez mirando lo meses que vienen del próximo año sea una buena instancia para remediarlo.

Define el cuidado de tu salud como un proyecto a realizar, establece qué objetivo deseas lograr y agrega estas actividades a tu lista de tareas por realizar y organízalas en tu calendario a través del próximo año.

Salud Preventiva

Sabemos que es mejor prevenir que curar, y lo más importante, es mucho más barato, por tanto organiza una cita con tu médico de cabecera y pídele un set de exámenes preventivos, estas serán próximas acciones de tu proyecto de salud, del mismo modo tu visita cada seis meses al dentista.

Ejercita tu cuerpo

Establece un tipo de actividad física según tus necesidades o practica algunas de manera alternada a lo largo del año: ejercicio cardiovascular?, natación, trote y bicicleta es ideal, necesitas estirarte? practica yoga o pilates, necesitas concentración y foco?, Tai Chi es adecuado. Puedes organizar diversas actividades deportivas por ejemplo cada 3 meses y así obtener los beneficios para tu salud de una actividad física constante y variada.

Alimentación sana

Has pensado en tener una dieta más sana y equilibrada? si es así entonces agrega este ítem al proyecto de salud y establece actividades simples para lograrlo, por ejemplo: consume más frutas en el desayuno, intenta con platos vegetarianos algunos días de la semana, agrega alimentos nuevos a tu dieta, etc. Pequeños cambios que serán muy provechosos para tu salud.

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Días productivos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 21 Nov 2011 01:28:00 +0000

La clave del éxito del método GTD es la realización de la revisión semanal, instancia en la cual revisamos, evaluamos, pulimos nuestro sistema y miramos en perspectiva nuestros proyectos tanto laborales como personales.

Como su nombre lo indica, la revisión es semanal, pero qué sucede si esta no ocurre?, cuando el tráfago de tareas y proyectos me impide mirar en detalle mi sistema de productividad?.

Es probable que si la revisión no es constante en el tiempo, pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo, la revisión semanal te permite relacionar los proyectos con tus próximas acciones y mirar en perspectiva tus actividades, no realizar la revisión semanal puede hacer que nuestro sistema sólo sea un conjunto de listas de cosas por hacer sin un sentido definido.

Cómo lograr entonces cumplir con este evento semana a semana?

Lo primero es elegir bien el día y la hora, una vez realizada esta elección, agendar este compromiso en nuestro calendario y cumplirlo rigurosamente.

El día ideal para la revisión semanal es el día viernes, en general es un día laboral lento y se presta para hacer una evaluación de la semana. Es recomendable no partir muy temprano para así poder terminar con actividades ya programadas para el último día de la semana, a media tarde es ideal.

En mi caso y debido a que no mezclo las actividades laborales con las actividades personales, hago dos revisiones semanales, el día viernes a media tarde lo dejo para la revisión semanal laboral y el día domingo en la mañana para la revisión semanal personal en la cual agrego la revisión de las finanzas personales.

El día domingo me acomoda ya que puedo planificar la semana completa y cerrar los compromisos pendientes antes de comenzar un nuevo ciclo.

Invierte por lo menos 2 horas para esta revisión cada semana y verás como tu sistema de productividad se consolida y mejora, haz de esta actividad un hábito productivo.

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Malas prácticas que matan la productividad

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 12 Nov 2011 16:34:00 +0000

Muchas personas sienten que no rinden bien en su trabajo, que su día es corto para hacer todo lo que necesitan hacer, que los interrumpen demasiado, que...un largo etcétera.

Cuáles son algunos de esos errores que se cometen de manera permanente, cuales son esas malas prácticas que atentan contra la productividad?.

Quién tiene el control, tú o los demás?

No definir ni organizar nuestro trabajo mediante una pauta previa es como salir a la calle con lluvia sin paraguas, te vas a mojar y en el trabajo son otros los que tomaran el control por ti.

Cada día debes organizarlo con antelación, es cierto que existen las urgencias y los cambios de planes, pero te aseguro que la mayor parte de las veces el plan funcionará.

Una lista de actividades priorizadas, te dará el control necesario para pilotear tú la nave y no los demás.

El motorcito del correo electrónico no cesa y te desenfoca

Vivir mirando la bandeja de entrada y accionar de manera automática frente a la llegada de cualquier correo electrónico es la peor manera de enfrentar nuestro trabajo. Un correo electrónico la mayoría de las veces carece de urgencia y por ende no debería ser leído ni atendido al instante, eso te desenfoca y te saca de lo que estás haciendo.

El correo electrónico es una gran herramienta para nuestro trabajo, pero debe ser bien utilizado, nunca inicies el día leyendo de inmediato tu correo, realiza antes las tareas más importante que tengas y después te das bloques de tiempo en el día para atender los correos.

Porqué dices si , si quieres/necesitas decir NO ?

Aceptar compromisos y todas las reuniones a la que nos invitan sin analizar si tenemos suficiente tiempo, si aportaremos en algo, si dejamos de hacer otras cosas, tiene como resultado muchos compromisos sin cumplir y horas y horas en reuniones interminables que no te aportan mucho.

Cuando defines y organizas tu trabajo con anticipación, cubres la mayor parte de los espacios de tiempo disponible, de modo tal que las peticiones solo importantes las aceptarás, a la demás un NO con fundamento, atrévete a decir NO y NO pasará nada, pero serás mucho más productivo.

Los árboles no te dejan ver el bosque?

No reflexionar ni tener presente los objetivos estratégicos para los cuales estamos aportando con nuestro trabajo, hace que nos llenemos de actividades que si bien nos mantienen ocupados y en apariencia productivos, no necesariamente aportan al objetivo final, ya sea de nuestra vida o de la empresa en la cual trabajamos.

Cada tarea y proyecto debe impactar ese objetivo final, de los contrario estaremos perdiendo energía en cosas superfluas.

En resumen, si quieres ser más productivo en tu vida y en tu trabajo, atrévete a cambiar esos malos hábitos por buenas prácticas productivas:

Organiza tu día con anticipación, has listas con las tareas que debes realizar y resalta las más importantes y hazlas al comienzo.

Usa el correo electrónico en bloques de tiempo durante el día, no te mantengas frente a la bandeja de entrada permanentemente.

Di NO, a no ser que tengas todo bajo control y estés seguro de poder cumplir.

Mira en perspectiva tu trabajo, vas bien encaminado? las tareas que realizas son aporte al objetivo final?

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Calendario Compacto para Windows 7

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Thu, 03 Nov 2011 00:22:00 +0000

El Calendario Compacto es una excelente herramienta para planificar, ya que en una sola vista tienes el año completo lo cual te permite marcar actividades a realizar sin perder de vista los meses anteriores. A diferencia de un calendario normal en donde cada hoja es un mes, el calendario compacto agrupa todos los meses en una matriz que te permite identificar claramente los días del mes y el número de la semana.

El autor del Calendario Compacto es David Seah, diseñador y desarrollador quien escribe sobre estos temas en su interesante blog.

El Calendario Compacto originalmente fue desarrollado para ser impreso, ya sea como documento en pdf o planilla excel y ya a estas alturas existen varias versiones por países agregando sus propios días festivos.

Hace una semanas David Seah publicó en su blog el desarrollo de un gadget para windows 7 de su calendario compacto, lo cual es una magnífica noticia para quienes usamos este sistema operativo de tener el calendario compacto ahora siempre visible en nuestras pantallas.

En este link puedes descargar el gadget y en el post del blog van los detalles sobre su instalación y configuración.

Cuánto tiempo inviertes en organizarte?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Tue, 25 Oct 2011 02:14:00 +0000

A menudo escuchamos las siguientes frases de personas que no les alcanza el tiempo para hacer lo que se supone deben hacer:

-Necesito un día de 25 o más horas ¡

-Me paso todo el día corriendo ¡

-Solo apago incendios ¡

-No tengo tiempo para nada ¡¡¡¡

….y un gran etcétera....

La pregunta es: ¿Cuánto tiempo inviertes en organizarte?

La solución al problema de la supuesta falta de tiempo es paradojalmente tiempo, tiempo invertido en organizarnos.

Si reservamos unos minutos a mirar en perspectiva lo que tenemos que hacer para tomar el control de la situación, indudablemente que estaremos mejor organizados, esto no requiere horas y horas de planificación, sino unos cuantos minutos.

¿Cómo hacerlo?

A primera hora de la mañana haz un listado de todo lo que debes hacer en el día, la idea es que vacíes tu cabeza, pásalo todo a un papel (10 minutos)
Decide del listado cuál o cuáles son la tareas más importantes, aquellas que son vitales y que deben hacerse sí o sí, normalmente no son más de 3 (5 minutos)
Has un pequeño repaso de tu lista a mediodía, por si es necesario cambiar alguna prioridad (5 minutos)
Al final del día revisa lo que hiciste, marca las tareas completadas y prepárate a descansar (10 minutos)

Te aseguro que si inviertes 30 minutos de tu día a organizarte, éste será más productivo y menos estresante.

imagen Dreamstime

Proyecto 333, una evaluación

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 10 Oct 2011 20:46:00 +0000

Estoy iniciando ahora en Octubre mi segunda temporada con el Proyecto 333, es temporada primavera en esta parte del planeta por lo que la selección es menos compleja que en el período de invierno.

La primera temporada con el 333 fue en los meses de Abril, Mayo y Junio de este año, temporada de otoño y transición a los meses de frío. Mi intención era partir en el verano de este año, es decir: Enero, Febrero y Marzo, pero al ver el primer inventario de ropa que tenía (en uso, guardada y en desuso) quedé abrumado por lo que decidí en primer lugar ordenar el caos y posteriormente elegir.

Mirando en perspectiva esta primera experiencia con el 333, aquí van un par de conclusiones a modo de evaluación:

1. Domesticar el Armario

El consumo de algo tan íntimo y personal como la ropa es por excelencia tal vez el consumo más irracional que podemos efectuar ya que tiene que ver con nuestra autoimagen, con aquellas inseguridades y compulsiones que a veces nos llevan a comprar artículos que muchas veces no usamos o nos arrepentimos sin usar. Es por esa razón que el armario se convierte en una especie de zona peligrosa en la cual no queremos entrar por mucho tiempo ni menos remover estos recuerdos de malas compras o de artículos que nos incomodan. El 333 te obliga a entrar a esta zona prohibida y remover todo hasta dejar lo esencial.

2. Simplificar la rutina diaria del vestir

Depende como vivas, acompañado o solo, la ropa ocupa un lugar importante en la rutina de todo hogar: lavar, planchar y ordenar prendas, puede ocupar muchas horas del día. Si esta masa de ropa no está debidamente racionalizada en prendas imprescindibles, obviamente que tendremos una fuga de tiempo importante. El 333 nos ayuda en ese sentido, tener la ropa suficiente, nos ahorra tiempo para invertirlo en algo mejor.

3. Creer que necesitas más espacio es un ilusión

Reducir tu prendas de vestir a 33 obviamente que liberará un gran espacio en tu armario, esta liberación de espacio trae como consecuencia mejorar las condiciones de vida de tu propio espacio, es más fácil limpiar, ordenar y puedes usar el espacio disponible para otras cosas que tal vez no sabes donde poner.

4. No lo compres, te aseguro que no pasará nada

No comprar ropa ni accesorios durante 3 meses es ciertamente un gran ahorro, en dinero obviamente, pero también en tiempo Además tener estos 3 meses de veda nos da la posibilidad de pensar con calma los futuros cambios de ropa alejándonos con ello de las compulsiones de la moda y la publicidad. Una compra meditada es siempre mejor que seguir los designios de la mercadotecnia.

5. Regalar y donar, alguien necesita más que tú

Pasar de ser un consumidor inconsciente a un consumidor consciente son varias bolsas llenas de ropa que compraste sin pensar bien, que usaste solo una vez y después ya no, el acto de ordenar y elegir y quedarnos con lo esencial más de alguien te lo agradecerá, si en tu vida no está el hábito de dar a quien más lo necesite, el 333 te da una gran oportunidad de hacerlo.

En resumen esta iniciativa ha sido una muy buena experiencia y por eso la estoy repitiendo y al repetirla estoy adoptando un nuevo hábito.

Calendario Familiar

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 19 Sep 2011 20:52:00 +0000

Cuando hablamos de productividad, lo hacemos desde la dimensión personal, es decir, las actividades realizadas de manera eficiente: planes, proyectos, tareas y hábitos individuales que nos ayudan a logra nuestros objetivos de vida.

En general el modelo de la productividad personal opera bien en este esquema, pero qué sucede a nivel familiar?, puedes influir con tu "productividad" al resto de la familia?

Es probable que no, y si intentas hacerlo es probable que experimentes un rotundo fracaso, del mismo modo que si intentas hacerlo con tus compañeros de oficina.

Y la razón obedece a que esto es parte de un proceso de maduración, es un cambio personal que toma tiempo, no puede ni debe ser impuesto, debe ser descubierto y asimilado.

Sin embargo existen algunas técnicas y herramientas que pueden ayudar a que este descubrimiento sea más rápido por parte de nuestro entorno, en esa línea he visto que el calendario familiar de pared, ese en el cual anotas los compromisos junto al número del día, puede servir como un verdadero organizador familiar sobre todo si tienes hijos en edad escolar.

Algunas actividades que puedes apuntar en este calendario familiar:

Las actividades familiares del fin de semana
Las consultas médicas que se necesiten
Crear hábitos según el método Seinfeld
Conocer la agenda social de los miembros de la familia
Apuntar las tareas y compromisos escolares
Etcétera

Un calendario de pared es una herramienta muy sencilla y gratis de implementar, lo puedes descargar e imprimir o construir a partir de una planilla Excel, sin embargo para que funcione es necesario establecer un común acuerdo entre todos los miembros de la comunidad en cuanto a registrar, leer y coordinar las actividades del grupo en el calendario.

Recursos:

Aquí puedes descargar plantilla con diversos modelos de calendarios para imprimir

Aquí puedes descargar el clásico calendario compacto para Excel y Pdf

Imagen: iStockphoto

Equilibrar la vida laboral y la vida, puede no ser tan difícil.

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 13 Aug 2011 02:40:00 +0000

Muchas veces nos preguntamos cómo equilibrar la vida laboral con la vida familiar, es posible aquello?, es posible ser productivo en el trabajo y en la casa?, es posible lograr mis objetivos en el trabajo y tener una vida plena con quienes quiero?

Esta dicotomía trabajo/familia nos genera innumerables problemas, pero es tan difícil de lograr el equilibrio, es posible?

Este video de Nigel Marsh en Ted.com, nos entrega algunas pistas de como lograrlo y que de verdad, no es tan difìcil como parece.

Click aquí para ver el vídeo

Imagen: Dreamstime

Que la rutina no mate tu productividad

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 06 Aug 2011 15:11:00 +0000

Me aborrecen la aburrida rutina de la existencia. Yo imploro de exaltación mental.

Arthur Conan Doyle

Existen palabras que a veces no suenan bien o tienen una carga negativa para algunas personas, palabras con mala fama y que en el fondo no lo son, o es una sobrecarga de sentido hacia tal vez una dimensión de lo que significan.

Tiene mala fama la rutina, aquello que se repite día a día, aquello que es asociado al tedio a la obligación, aquello que parece una dura condena, lo aburrido, lo fome...

Sin embargo la rutina, ese hábito adquirido de hacer las cosas sin pensarlas, puede ser clave a la hora de lograr ciertos objetivos.

Existen rutinas necesarias, como lavarse los dientes, hacer ejercicios, pasear a la mascota, ir al trabajo, etc. que nos permiten ejecutar tareas esenciales para vivir.

Para ser productivo, es necesario ejecutar tareas rutinarias que si no somos conscientes de ellas, podrían tornarse aburridas y perder el sentido.

Para que una actividad rutinaria no nos mate, debe ir acompañada de un sentido especifico, es decir, hacemos esto para lograr este objetivo que es importante para nosotros, un objetivo lleno de sentido, un sueño que se puede lograr.

Esa es la diferencia entre estar sentado todos los días rutinariamente viendo la tele solo por verla, que montar la bicicleta estática y pedalear por 30 minutos, acostumbrar a la mascota a salir a la calle a una hora determinada, subir las escaleras en vez de usar el ascensor.

Reflexionar respecto a lo que hacemos, aún de las cosas más simples, darles sentido, es clave para no convertir nuestra existencia en una carga, sino en un gran viaje.

Agenda Virtual

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 23 Jul 2011 04:12:00 +0000

Para ser productivo, no se requieren grandes herramientas, basta a veces con una libreta de notas y un lápiz para mantener nuestras tareas en orden.

Puedes encontrar hoy en día, cientos de aplicaciones para tomar notas y ordenar tus tareas, organizadores con categorías y alarmas, etc.

He encontrado una aplicación web muy interesante que tiene dos grandes virtudes: es simple y elegante, se trata de la agenda virtual Do It (Tomorrow)

Do It (Tomorrow) simula una agenda abierta que muestra el día actual y mañana, aquí puedes escribir de manera muy simple la lista de tareas y compromisos por cumplir.

Para usarla solo debes registrarte con una cuenta de correo.

La aplicación es gratis para PC, IPhone y SmartPhone, pagando unos dólares la puedes usar en tu IPad con más características.

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Proyectos o Próximas Acciones?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 11 Jul 2011 03:58:00 +0000

Cuando vaciamos nuestra mente y registramos en listas todas las tareas que debemos realizar, es común que a veces se nos crucen proyectos con próximas acciones, diferenciar ambos conceptos, es fundamental en la implantación de GTD.

Un proyecto es toda aquella acción que requiere de más de una tarea para llevarse a cabo, en cambio una próxima acción, es una tarea específica a ser realizada en un momento definido.

El mismo creador del método , David Allen, nos da un par de claves para diferenciar entre un proyecto y una próxima acción y ésta tiene que ver con los verbos, qué verbo inicia la definición de nuestra tarea nos puede aclarar si estamos en presencia de un proyecto o próxima acción.

A continuación un par de ejemplos:

Verbos relacionados a proyectos:

Finalizar...
Clarificar...
Organizar...
Asegurar...
Actualizar...
Implementar...

Verbos relacionados a próximas acciones:

Llamar...
Comprar...
Leer...
Imprimir...
Enviar ...
Resolver...
Instalar...
Revisar...
Medir...

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Minutas de reuniones

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Mon, 06 Jun 2011 01:18:00 +0000

Para que una reunión sea efectiva, entre otras cosas, requiere de una agenda que establezca el objetivo y los puntos a tratar y por otro lado, de una minuta, que registre los acuerdos tomados.

Realizar una buena minuta no es fácil ya que algunos puntos pueden olvidarse o quedar mal registrados lo cual hará que exista una iteración adicional entre los participantes hasta tener un acuerdo entre todos.

Un buena forma de enfrentar esta situación es hacer la minuta mientras dure la reunión y dejar un par de minutos para que entre todos los participantes estén de acuerdo en las tareas a realizar.

Existen varias herramientas que permiten realizar minutas de forma eficiente y posteriormente enviar su contenido por correo a los participantes.

Para quienes usan herramientas Microsoft, sin duda que One Note es un complemento ideal no sólo para realizar minutas de reuniones, sino también para registrar notas, tareas, proyectos, etc.

También existe una aplicación web llamada minutes.io que permite realizar muy buenas minutas a través de plantillas, es una aplicación gratuita desde la cual puedes tomar los apuntes de la reunión y enviar por e mail a todos los participantes.

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Gestiona tu día y semana con el calendario de Outlook

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Tue, 24 May 2011 01:48:00 +0000

Outlook, el sistema de productividad de Microsoft, puede a través de su calendario ofrecernos una vista muy productiva para ayudarnos a mantener el control sobre nuestras citas y tareas diarias y semanales.

Esto lo podemos lograr configurando nuestra lista de tareas en la parte inferior del calendario y con esto tenemos una mirada completa de todas nuestras actividades y el espacio temporal que ocupan.

Este panel inferior tiene la ventaja de que puedes directamente desde allí generar una nueva tarea y asignarle un día determinado de la semana para su realización o si una tarea la quieres postergar, simplemente la mueves de un día a otro dentro del mismo panel.

Si a esto le agregamos la función de poner etiquetas de colores a nuestra tareas, podemos a simple vista saber la prioridad que tienen sobre otras, por ejemplo: marrón para las tareas más importantes del día, rojo para las próximas acciones, amarillo para las tareas delegadas, verdes para llamar a alguien, etc.

Dejo una imagen de una vista básica y si usas Outlook para gestionar tus tareas, te puede ser de mucha utilidad.

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Archivo de consulta de bajo costo

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Fri, 22 Apr 2011 16:38:00 +0000

Nos guste o no el papel nos acompañará por un buen tiempo más, aunque existen muchos medios para digitalizar papel y muchas empresas ya envían facturas y boletas digitales, aún durante nuestra revisiones sigue apareciendo papel con información importante y que es necesario guardar:

-Material de consulta de proyectos en curso

-Facturas y boletas

-Folletos de aparatos electrónicos

-Apuntes en papel

-Recortes de revistas y diarios, etc

Aunque todo lo anterior es digitalizable y archivable en nuestro disco duro como imagen o archivo pdf, el tiempo que esto puede tomar no siempre es breve y disponer de un sistema análogo tradicional puede ser mucho más rápido y eficiente.

Es muy probable que en nuestra oficina, si es que trabajamos en una empresa, tenga los recursos para manejar este tipo de materiales: muebles con sistemas de archivadores, carpetas colgantes, rotuladores, etc. sin embargo para organizar el material en nuestro hogar muchas veces no tenemos los muebles adecuados o estos son de alto costo.

Si es que aún no tienes un sistema para archivar tu material de consulta y éste crece día a día en el borde de tu escritorio, tal vez este consejo DIY te puede interesar.

Materiales:

-Carpetas de cartulina de diversos colores de 22 x 34 cms

-Caja organizadora de plástico de 28 litros

-Lápiz tipo plumón para etiquetar las carpetas

Con buena letra etiqueta las carpetas en la lengüeta disponible para ello con el tipo de material que guardarás y pon cada carpeta dentro de la caja de plástico para así ir guardando los materiales de consulta que requieras.

En una caja de estas dimensiones puedes manejar fácilmente una 20 carpetas en su interior, esta limitación es una ventaja ya que nos obligará a eliminar cada cierto tiempo el papel que ya no necesitemos.

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Proyecto 333

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Tue, 19 Apr 2011 01:25:00 +0000

He seguido con mucho interés la edición en español del Proyecto 333 , el cual es una iniciativa minimalista que busca reducir la cantidad de ropa que uses a solo 33 prendas por 3 meses.

La edición en español a que me refiero, se inició en enero de este año, y ya se pueden leer los comentarios y evaluaciones de las diversas experiencias.

El proyecto 333 me hace mucho sentido en cuanto a gestionar de manera razonable y planificada el consumo de ropa y no de manera caótica y hormonal como nos insta la publicidad.

A preferir productos de buena calidad y durables en vez de prendas que tan sólo servirán para ser usadas un par de meses según los designios de la moda de temporada.

Mi objetivo es tener un hogar minimalista, en ese sentido este proyecto apunta en esa dirección. Me interesa el concepto tanto desde el punto de vista de la eficiencia como también del estético.

Tener menos cosas o no tener cosas innecesarias te ayuda a ahorrar tiempo y dinero.

Mi lista versión 2

4 Pantalones de tela

6 Camisas

2 Jeans

2 Chaqueta de vestir

1 Parka

1 Chaqueta invierno

6 Suéter

2 Poleras

3 Par de zapatos

1 Bufanda

1 Cinturón

1 Gorro de lana

1 Jockey

1 Par de guantes

1 Gorra

Enlace a la versión original del proyecto (en inglés)

La regla de los 96 minutos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 17 Apr 2011 05:00:00 +0000

La técnica Pomodoro nos recomienda trabajar en bloques de tiempos de 25 minutos continuos más 5 de descanso, repetir la secuencia 4 veces y tomar un descanso mayor. Es posible con estas permanentes interrupciones de 5 minutos ser productivo?, es posible, depende de cada persona y del tipo de tarea que se necesite realizar.

Si consideras que 25 minutos es poco tiempo para concentrarte en algún trabajo, prueba entonces con la regla de los 96 minutos.

El principio de Pareto nos indica que el 80% de los resultados los podemos obtener con el 20% de nuestro esfuerzo, por tanto si nuestra jornada de trabajo es de 8 horas diarias , corresponde a 480 minutos, y el 20% de esto son los 96 minutos de la regla.

Para que esto tenga un efecto positivo en nuestra productividad, debemos orientar el uso de estos 96 minutos al comienzo del día y atacar durante este tiempo nuestra tarea más importante (TMI), si la podemos realizar en menos de este tiempo, avanzamos en la segunda.

Hasta ese entonces ya habrás logrado el 80% de los resultados para ese día.

Enlace externo: The Experiment-Driven Life
Imagen: Dreamstime

La lista de proyectos

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sat, 16 Apr 2011 01:51:00 +0000

Cuando nos aproximamos a gestionar la productividad personal de la mano de GTD, transitamos por una larga etapa de recopilación: cientos de papeles, carpetas, ideas y tareas, muchas tareas, como si este quehacer incesante de tachar actividades fuese el fin último de la productividad personal.

Sin embargo con el paso del tiempo las cosas tienden a aclararse cuando emprendemos vuelo sobre nuestro escritorio y miramos las cosas desde la perspectiva que nos da la altura y entendemos que cada cierto tiempo debemos subir al mástil para asegurarnos de ir en rumbo correcto.

Esta mirada desde arriba a media altura es a través de nuestra lista de proyectos, entendiendo por proyecto toda aquella actividad que requiera de varias tareas anidadas para lograr su cometido y también de aquellos por los cuales apuntamos a lograr nuestros objetivos de vida que nos hemos trazado para mediano y largo plazo.

Una lista de proyectos que combine objetivos simples y otros de envergadura, es la fuente que alimenta el listado de tareas, las cuales irán asociadas a través de un indicador al proyecto de procedencia.

Gestionar proyectos y sus tareas asociadas en vez de gestionar tareas por tareas, es la mejora natural que con el tiempo logramos y que hace de nuestro sistema de productividad personal una herramienta clave de mejora continua.

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El valor de un escritorio vacío

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 20 Mar 2011 00:33:00 +0000

La cultura occidental tiene un miedo profundo al vacío, no soportamos una superficie sin nada encima, no soportamos que algo no esté lleno, nuestros muebles permanecen repletos de adornos y artefactos.
Este horror vacui que nos persigue desde que tenemos memoria, ciertamente que no es universal, al contrario, ciertas culturas orientales influenciadas por el budismo, tienen una visión totalmente distinta del concepto del vacío, el minimalismo zen justamente le otorga un valor tanto espiritual como estético al espacio vacío.

Esta vez no escribiré de un espacio de trabajo minimalista u ordenado, para ello están las 5S , metodología también oriental que nos ayuda a mantener los espacios de trabajo en orden y armonía, escribiré esta vez sobre el valor de tener un escritorio vacío en nuestro computador, es decir cero iconos, cero carpetas, cero archivos en la pantalla, sólo la papelera de reciclaje.

Es probable que la propuesta cause temor debido a que dejar un archivo o carpeta en el escritorio, nos permite navegar más rápido y por ende ser más productivos a la hora de encontrar algo en nuestro disco duro, pero esa comodidad es una trampa que nos pone a un paso de llenar el escritorio de carpetas y archivos, una imagen que veo a menudo en algunos de mis colegas.

En Windows limpiar el escritorio y dejarlo vacío es fácil, los accesos directos que dejan los programas que se instalan se pueden borrar sin causar problemas en su funcionamiento ya que pueden ser ejecutados desde el botón inicio.

Tres grandes ventajas de tener un escitorio vacío:

- Orden

Si ya tienes una estructura de carpetas en tu disco duro, tener un escritorio vacío, te obligará a mejorarla y hacerla más eficiente. Si ya no usarás el escritorio para acceder de manera más "rápida" a tu información, deberás tener un esquema de archivos simple y eficiente que te permita navegar de manera fácil y rápida a través de toda la información que tengas.

- Seguridad

Otra consideración importante a la hora de limpiar nuestro escritorio, es el de la Seguridad de la Información, mantener carpetas y archivos en el escritorio, hace que nuestra información sea vulnerable a ser conocida por otras personas de manera muy fácil, actualmente casi todos trabajamos con laptops y esta ventaja de transporte de nuestra información, también es una desventaja en caso de hurto si es que no tomamos las medidas de seguridad apropiadas.

- Control

Mantener un escritorio vacío, proyecta una imagen de control sobre nuestro trabajo, sabemos dónde está lo que necesitamos y podemos hallarlo de manera rápida. Además puedes mostrar de manera clara esa imagen que te hace sentido, la foto de tus hijos o novia, un paisaje o la caratula de tu disco favorito, y además es una buena excusa para hablar con tus colegas de productividad y minimalismo.

Actualización 9 Abril

David Gil ha publicado en su blog Expolio Intelectual, algunos argumentos de porqué no es conveniente tener una escritorio vacío como postulo en esta entrada, hago un link a su entrada para ofrecer a los lectores un punto de vista diferente respecto a la organización personal.

Lo que GTD se llevó

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Sun, 13 Mar 2011 02:54:00 +0000

Llevo varios años usando GTD como sistema para gestionar mis actividades laborales y personales. Durante este tiempo y de manera progresiva he ido incorporando una serie de nuevos hábitos en mi vida con el fin de ser más productivo y realizar los proyectos que me he propuesto de manera eficiente.

Mediante la lectura del libro de David Allen he aprendido como hacerlo, también a través de la lectura de varios blogs en español relativos a la productividad y el desarrollo personal.

Adoptar GTD en definitiva, se trata de aplicar un flujo de trabajo a través de 5 actividades permanentes que se convertirán en tus mejores hábitos:

Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer

Cada actividad es parte de un todo que es más que la suma de sus partes, por ello que no basta con aplicar una o dos actividades para decir que el sistema se ha adoptado.

Incorporar el flujo de trabajo en nuestras vidas supone hacer nuevas actividades, pero también significa abandonar otras de las que tal vez no éramos absolutamente conscientes y que obraban en contra de nuestros objetivos y metas.

En mi caso son 3 cosas importantes que GTD se ha llevado, y espero que el viento de la vida no las traiga de vuelta.

1. La procrastinación

Procrastinar es el hábito de posponer las actividades para más adelante, realizarlas al filo del plazo o sencillamente no hacerlas nunca.
GTD está orientado a hacer que las cosas sucedan, lo que quieras o necesites hacer, que se realice en el momento establecido, sin dilaciones. Para ello el manejo de listas de acciones y el uso del calendario son vitales para lograr este propósito.

2. La multitarea

Al no contar con un sistema de productividad personal que ordene nuestros objetivos y tareas en el corto y mediano plazo, nos ocurre que hacemos las cosas conforme se van presentando, no alcanzamos a terminar algo y ya comenzamos con otra cosa, esta superposición de actividades no hace más que hacernos perder tiempo. Una cosa a la vez hasta terminarla, ese es el gran desafío.

3. El desorden

Antes de implementar mi bandeja de entrada y archivo de seguimiento, solía perder mucho tiempo en encontrar papeles, documentos, números telefónicos, contactos, etc. Ahora tengo una secuencia lógica de búsqueda que funciona y me ahorra mucho tiempo.

Cualquiera puede adoptar GTD e implementarlo en su vida diaria ya sea a nivel personal o laboral o de manera combinada, la metodología no es compleja, sin embargo se requiere un importante compromiso personal para desarrollar los nuevos hábitos que harán que el cambio personal sea posible.

Las vacaciones

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Fri, 04 Mar 2011 02:02:00 +0000

Las vacaciones de verano nos permiten recargar la energía gastada durante todo el año en nuestro trabajo y también reflexionar y mirar desde la otra orilla de la rutina lo que hacemos permanentemente.

Hoy leía en un periódico acerca del denominado "Síndrome post-vacaciones" y de los problemas que puede causar en ciertas personas el enfrentarse nuevamente a mundo laboral y de qué manera mitigar esta situación a través de ciertas conductas y actividades.

Desde el punto de vista de la productividad he pensado en un par de consejos una vez que ya he vuelto de mis merecidas y descansadas vacaciones.

Antes

Las vacaciones son un proyecto que se debe trabajar con antelación, donde iremos, con qué presupuesto contaremos, quien nos acompañará, son decisiones que conllevan una serie de acciones y tareas que se deben realizar en un orden adecuado con el fin de lograr el objetivo de aprovechar las semanas de descanso de la mejor manera, por tanto en nuestro sistema de productividad, el proyecto vacaciones debe ser revisado, actualizado y ejecutado como uno de nuestros proyectos importantes, ya que de su éxito, dependerá contar con la energía necesaria para la ejecución de los otros.

Un punto importante en esta planificación tiene que ver con nuestra ausencia en el trabajo, debes pensar con tiempo a quien delegar las tareas rutinarias que no pueden tener pausa, las tareas de los proyectos en curso deberás reprogramarlas con cierta holgura si es posible hasta tu regreso.

Antes de salir de vacaciones intenta realizar una revisión detallada de tu lista de tareas y proyectos y asegúrate de establecer las tareas más importantes (TMI) que deberás retomar a tu retorno, esto bajará el estrés a tu vuelta al trabajo.

Durante

Reserva un par de días para tu casa, libera espacio, reordena, recicla, reduce, esto permitirá que al regreso a tu rutina tu vida sea un poco más fácil.

Aprovecha de mirar tu lista de Algún día/Tal vez con detención, es probable que notes que algún proyecto ya está maduro para pasar a otra lista y comenzar a ejecutarse.

Y sobre todo descansa y pásalo bien.

Después

Comienza de a poco a levantarte más temprano y cuando vuelvas a tu trabajo, tómalo con calma, ya tienes tu listado de tareas más importantes que realizar y hazlas en lo posible a un ritmo bajo en los primeros días hasta lograr tu ritmo normal de trabajo.

Viviendo solo

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Thu, 17 Feb 2011 02:19:00 +0000

Estoy siguiendo un nuevo y original blog chileno llamado Viviendo Solo, tal como su nombre lo indica, está orientado a aquellos jóvenes que por vez primera se lanzan a la aventura de vivir fuera del nido familiar.

El espacio cuenta con interesantes consejos desde como hacer buenos panqueques, hasta como no olvidar pagar las cuentas a fin de mes.

Cuando vives solo eres absolutamente responsable de todo, de lo que comes, de dejar el gas apagado, la puerta cerrada, de pagar las cuentas, etc. es por esa razón que un sistema de productividad personal como GTD podría ser clave para sobrevivir en esta nueva vida.

Sin embargo implementar un sistema de productividad personal no es fácil y comenzar a vivir de manera independiente lo es menos, es por esa razón que he pensado en las 3 herramientas claves de productividad personal que no deben faltar a la hora de comenzar una vida independiente y que te ayudarán a vivir más tranquilo y ordenado.

1. La Bandeja de Entrada

Consigue una bandeja de esas que se usan en los escritorios de las oficinas o arma una con una caja de zapatos, la idea es poner en ella todo aquello que te llegue o sobre lo cual debas realizar alguna acción, por ejemplo: las cuentas por pagar, las pilas del control remoto que debes comprar, etc. La bandeja de entrada es para recopilar y centralizar todas aquellas cosas que a menudo dejamos en cualquier parte, recuerda, ya no le podrás preguntar a tu mamá donde fue que dejaste tal o cual papel o recibo. Las reglas claves para que esto funcione son: la bandeja debe estar en un lugar que uses a menudo, siempre a la vista y debes revisarla permanentemente.

2. Calendario Compacto

El calendario compacto pegado en la puerta del refrigerador o en la puerta de tu casa o departamento es una gran ayuda a la hora de apuntar los compromisos y ver de manera rápida el año completo en una sola hoja A4.

3.Archivo de Seguimiento

Armar un archivo de seguimiento toma tiempo y requiere una inversión mayor que las herramientas anteriores, puedes partir con esta versión simplificada , sin embargo su gran utilidad compensa con creces la inversión inicial, la idea es tener un recipiente ordenado por meses y días para guardar ahí aquellas cosas que ocuparemos más adelante, por ejemplo: si ya compraste las entradas para el concierto de Iron Maiden en Abril, el archivo de seguimiento es el lugar en donde deben guardarse, cuando llegue el gran día, sólo vas a la carpeta del mes correspondiente sin correr el riesgo a último momento de olvidar donde las dejaste.

¿Cómo medir tu productividad?

noreply@blogger.com (Samuel Leal) — Wed, 26 Jan 2011 02:10:00 +0000

Sabemos como indica la máxima de la mejora continua en los sistemas de calidad que "aquello que no es medido, no se puede mejorar", es por esa razón que los indicadores son claves para mostrar el rendimiento de los procesos.

En este mismo sentido para el caso de la productividad personal, también podemos generar algunos indicadores y comenzar a medir nuestro nivel de productividad con el fin de mejorarlo.

Una buena herramienta para medir la productividad personal es la que nos ofrece la técnica Pomodoro, esta consiste en trabajar de manera continua durante 25 minutos y descansar 5, repetir este ciclo 4 veces lo cual equivale a 2 horas de trabajo continuo y tomar un descanso de 15 o 20 minutos, después de eso volver con otro bloque de 4 "pomodoros" de 25 minutos.

Este método bastante sencillo de implementar, nos puede entregar mucha información acerca de cómo manejamos nuestro tiempo, qué tan rigurosos somos a la hora de focalizarnos en nuestra tareas importantes y que tan vulnerables somos a la hora de dedicar tiempo a las distracciones , redes sociales, café conversado en el pasillo, etc.

La técnica Pomodoro indica llevar un registro de los bloques realizados en un día, esta es una excelente línea base para saber desde donde partir y hasta donde queremos llegar.

Te invito a realizar el ejercicio de medir tu productividad, es decir cuántos Pomodoros puedes realizar durante el día, genera tu planilla de registro y mide rigurosamente durante una semana, calcula tu promedio diario y genera un plan de acción para mejorar el indicador la semana próxima, así podrás comparar tus avances y agregar otras mediciones como por ejemplo tiempo de descanso, cantidad y duración de interrupciones etc.

En la página de Pomodoro puedes descargar planillas de registro para hacer tus mediciones y aquí en Thinkwasabi un completo resumen de temporizadores que te indicarán el avance de esos importantes 25 minutos de trabajo.

Imagen: Dreamstime