GTD com MS Outlook

Equipes Remotas

2012-08-28T15:41:00.000-07:00

Esse post não está relacionado ao GTD mas não vou criar outro blog só pra postar isso. ;-)
Este é um artigo que escrevi e apresentei num congresso de Gerenciamento de Projetos em 2011, na cidade de São Paulo.
Descreve minha experiência na gestão de uma equipe virtual (ou equipe remota), isto é, um time onde as pessoas trabalham em escritórios distantes uns dos outros. Quais são as melhores ferramentas e práticas de gestão para se trabalhar com uma equipe desta característica? Tudo respondido lá no artigo.
Espero que seja de bom proveito para você.

Equipes remotas: ferramentas e práticas de gestão em um caso real

Boa leitura.

Roteiro para a Revisão Semanal

2010-04-09T11:25:00.001-07:00

1. Verifique se todos os seus pontos de coleta estão vazios (Inbox e-mail, inbox física, caderno, post-its, etc)

2. Revise seu calendário na semana que passou e veja se algum item de ação precisa ser criado (de reuniões que você teve, conference calls, etc).

3. Revise a semana que entra e verifique se há algum compromisso para o qual você tenha que se planejar (e crie uma ação para ele).

4. Reveja sua lista de projetos (um a um) e veja se há alguma ação que você possa (ou deva) fazer.

5. Revise sua lista de reuniões 1:1 para ações.

6. Revise a lista "Ler".

7. Revise a lista "Talvez Algum Dia".

-- Nesse ponto você deveria ter uma lista de ações 100% atualizada (com as ações capturadas nos passos anteriores) --

8. Repasse sua lista de ações e transfira para o calendário aquelas que você tem que executar ao longo da próxima semana. Aquelas que você não tem que executar, deixe-as na lista de ações (tasks) e, ao longo da semana, vá executando conforme der.

-- FIM DA REVISÃO SEMANAL --

Este roteiro é uma adaptação do roteiro do livro "Take Back Your Life!: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized".

Teste seu QI em GTD

2010-01-27T08:01:00.000-08:00

Teste básico (mas interessante, apesar de marketeiro) de quanto proveito você está tirando do GTD (em Inglês): http://www.gtdiq.com/

Qual a sua faixa no GTD?

2009-10-22T10:41:00.000-07:00

À moda Artes Marciais, David Allen nos indica qual o seu grau de desenvolvimento na prática do GTD por cores de faixas: Branca, Amarela, Verde, Marrom e Preta.
Verifique em qual estágio você está: link.

Verbos para Projetos X Verbos para Próximas Ações

2009-10-07T12:08:00.000-07:00

Um post na lista gtdbr feito pelo Marco enumerou os verbos que, quando utilizados para descrever uma "tarefa", dão uma dica se esta tarefa é uma "Próxima Ação" ou um "Projeto".

Os verbos são os seguintes:

Verbos que indicam Projetos:

Apresentar
Finalizar
Solucionar
Tratar
Submeter
Projetar
Completar
Garantir
Atualizar
Instalar
Implementar

Verbos que indicam Próximas Ações:

Ligar ( telefonar )
Organizar
Revisar
Comprar
Preencher
Localizar
Descartar
Pesquisar ( web )
Colher
Imprimir
Rascunhar
Enviar ( email )

Ou seja, se você escreveu como uma atividade a ser realizada: "Submeter o formulário para aprovação", é muito provável que você tenha que sub-dividir essa atividade em outras menores. Por exemplo:
(1) obter uma cópia do formulário,
(2) preencher o formulário,
(3) enviar o formulário para aprovação.

Note os verbos! Inicialmente você escreveu "submeter", e ao sub-dividir em atividades menores os verbos ficaram: obter, preencher e enviar. Compare os verbos com as listas acima! Sua frase original descrevia um Projeto e não uma Próxima Ação! ;-)

Esta é uma boa dica para ajudar você a determinar se de fato sua lista de Próximas Ações está de acordo com a proposta do GTD.

Referências:

GTD: Project Verbs vs. Next-Action Verbs (em Inglês)
gtdbr@yahoogrupos.com.br

Uso de Tasks e do Calendário para Organizar e Priorizar Tarefas

2009-09-13T12:16:00.000-07:00

Os autores do livro "Take Back Your Life! Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized" disponibilizam uma apresentação Web (link) sobre como usar o calendário para priorizar e planejar as próximas tarefas.
Supostamente é para ser assistido por quem já leu o livro, pois assim fica mais fácil entender os termos e o método utilizados durante a apresentação.
No entanto, pode-se tirar proveito da apresentação mesmo sem ter lido o livro. Tenha em mente os seguintes termos e seus significados:

Os autores têm uma abordagem um tanto quanto "top-down", ou seja, você começa enumerando quais são seus grandes objetivos (Areas of Focus) e respectivos projetos (Meaningful Objectives).
Uma Strategic Next Action (SNA) é uma atividade que não possui dependência de nada. Ou seja, pode ser realizada rapidamente e sem empecilhos. Os autores dão um exemplo de "comprar lâmpada para o banheiro"; em princípio parece uma atividade sem dependências, mas você já sabe qual é o modelo da lâmpada? (incandescente, fluorescente, quantos watts, etc). Se você não tem essas informações ainda, então "comprar lâmpada para o banheiro" está mais para um "projeto" do que para uma SNA. (Mais detalhes no livro...)
Os elementos básicos para se fazer os passos descritos na apresentação são: você já fez toda a coleta na forma de Tasks (do Outlook), você tem todos os seus Meaningful Objetives mapeados (também em Tasks), e você vai fazer a sua revisão semanal.

Creio que com esses elementos já dá para entender a apresentação.
Aliás, é tudo em Inglês (sem legenda...).
Bom proveito.

Livro sobre GTD usando MS Outlook

2009-08-03T17:51:00.000-07:00

Take Back your Life: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized.
Sally McGhee e John Wittry
Microsoft Press - 2007

Metodologia do GTD aplicada ao uso do MS Outlook.
Até onde sei, não está disponível em Português, mas você pode comprar pelo site da Amazon.
Os autores mostram como aplicar a metodologia do GTD (apesar de não fazerem referência explícita ao método :-) ) utilizando o Microsoft Outlook como ferramenta.
É um livro prático e que ao mesmo tempo serve como referência genérica sobre organização pessoal e estabelecimento de metas pessoais e profissionais.
Não é um livro no formato "For Dummies", o que é bom (o livro não fica gastando páginas e mais páginas com cópias de tela que só servem para aumentar a grossura do livro).
É um livro honesto e prático que vale a pena ler.

Diagrama do Fluxo de Trabalho do GTD

2009-07-24T17:45:00.000-07:00

Outras fontes:

http://www.scribd.com/doc/2034324/diagrama-GTD-PT (em Português)
http://lifedev.net/2007/02/gtd-cheatsheet-the-workflow/ (em Inglês)

GTD com Microsoft Outlook

2009-07-17T07:40:00.000-07:00

Como usuário do programa de e-mail Microsoft Outlook na empresa onde trabalho, inevitavelmente precisei me adaptar ao uso desse software na implantação do GTD em meu dia-a-dia.

A estrutura do meu sistema é a seguinte:

1- Caixa de Entrada (Inbox do próprio Outlook).
2- Pasta das "Próximas Ações".
4- Pastas de "Follow-up".
5- Pastas de "Referência" (arquivo).

A pasta "Follow-up" contém 31 sub-pastas nomeadas 1, 2, 3 ... até 31, uma para cada dia do mês.

Já a pasta "Referência" contém várias sub-pastas, cada uma para cada um dos muitos projetos pelos quais sou responsável. Note que por "projeto" não estou me referindo aos projetos no conceito do David Allen, mas pelos reais projetos que minha empresa gerencia.

No Outlook as pastas ficam assim:

Mecanismo de uso das pastas.

O processamento do Inbox é exatamente o recomendado pelo GTD: pegar um item, verificar qual a ação, processar (até 2 minutos)/apagar/mover para Próximas Ações. Repetir até que o Inbox esteja vazio.
Nesse ponto a Caixa de Entrada está vazia e tudo o que você ainda tem por fazer está na pasta "Próximas Ações".

Suponha agora que você pegou um item/e-mail de "Próximas Ações" e respondeu ao e-mail. Você quer verificar o andamento desta atividade daqui a 2 dias, sendo que hoje é dia 13.
Após ter enviado seu e-mail, normalmente uma cópia deve ter sido guardada pelo Outlook em "Items Enviados". Vá até aquela pasta, localize o e-mail que você enviou e arraste-o até a pasta "15" (se hoje é dia 13, daqui a dois dias vai ser dia 15...).
Você não precisa fazer isso com todos os e-mails enviados; obviamente faça apenas com aqueles que você precisa fazer um follow-up.

As pastas de Follow-up ficam então organizadas com todos os assuntos para os quais você precisa tomar alguma ação no referido dia.

Pode ser que algum e-mail que você processou na pasta "Próximas Ações" não precisou de uma ação sua. Eventualmente era algum e-mail mais longo com planilhas anexadas e que você levou "mais de 2 minutos" para processar e que você chegou à conclusão de que não precisa fazer nada, basta arquivar. A pasta "Referência" e suas várias sub-pastas estão lá para isso.

Comentários Finais

Note que não faço uso nesse sistema de Lista de Ações. Isso porque acho mais fácil manter nas pastas de follow-up os e-mails que enviei pois relendo-os rapidamente já recupero qual era a ação a tomar (estava pedindo uma informação, ou deleguei uma tarefa, etc).
Também faço uso intensivo de ferramentas de busca no Desktop, tais como Microsoft Desktop Search e Google Desktop, pois depois de muitos e-mails arquivados pode ficar difícil de encontrar algo apenas navegando pelas pastas do Outlook (por mais que você se lembre dos detalhes do assunto...).
Esse sistema não faz uso de nenhuma ferramenta de add-on do Outlook. Testei algumas poucas e cheguei à conclusão de que perde-se mais tempo aprendendo (ou tentando aprender) a usar a ferramenta do que praticando os conceitos do GTD propriamente dito.
Bom proveito!