GTD WAY

GTD & EVERNOTE : Une solution intéressante

2009-11-07T08:59:00.006+01:00

Depuis plusieurs mois j'ai arrété ma recherche de solutions informatiques GTD pour me consacrer entièrement à Omnifocus. Vous avez pû voir sur mon blog quelques articles sur l'utilisation de ce merveilleux logiciel. Mais j'ai constaté depuis bientôt un an un besoin croissant de gérer mes références, mes listes de contrôle et surtout mes nombreuses notes !.

J'ai aussi observé qu'il était très difficilement possible de les intégrer au quotidien dans Omnifocus. Les liens m'obligent à les sauvegarder sur une solution en ligne de style .me ou Dropbox . Quant aux notes et projets j'ai carrément été obligé de les créer sur .page ou Taskpaper sur mon ordinateur avec synchronisation en ligne mais franchement ce n'était pas simple.

A force de lire régulièrement des articles sur Evernote
http://www.evernote.com , j'ai voulu tester cette solution avec l'idée originelle d'en faire une solution complémentaire à Omnifocus et de gérer à un seul emplacement toutes ces informations essentielles qui m'accompagne dans ma vie à tous points de vue. Je me suis vite aperçu que Evernote pouvais faire plus. Beaucoup plus...

Evernote c'est d'abord une solution locale Mac ou Pc avec un vrai logiciel dédié qui synchronise de façon transparente en ligne les informations que vous y mettez. C'est ensuite une solution Iphone qui marche remarquablement bien, rapide efficace (plus rapide qu'Omnifocus) extrêmement bien étudiée pour la Capture des informations et son exploitation sur le terrain. Photos, reconnaissance d'écriture (premium), site web,notes vocales, films, fichiers de toutes natures (premium). Très confortable capacité de stockage même sur la version gratuite, tags, recherche multiples.Envoi par mail des information, stockage des emails. Bref c'est très surprenant car c'est si puissant et si simple qu'on se demande comment personne ne l'avait inventée avant.

En inconvénient pour le moment pas de liens possible avec Omnifocus sauf à faire un exort en .html et à le sauvegarder dans un dossier local ou en ligne. Pas l'idéal pour la maj des informations.

Je vais maintenant vous parler de la façon d'ont je l'utilise et pour quoi.

Dans un 1er temps j'ai migré la plupart de mes notes et projets sur l'outil avec l'idée de m'en servir comme un gros cahier. Ceux qui me connaissent savent que depuis 22 ans je me balade partout avec un gros cahier sur lequel je note tout tout tout... Mais cette solution est compliquée surtout pour l'exploitation ultérieure des informations. L'informatique est beaucoup plus confortable et efficace ! Avec Evernote je vais peut être alléger mon cartable et gagner du temps dans la gestion et l'exploitation de mes informations.

Puis je me suis rendu compte qu'avec les tags on pouvait facilement gérer la 1ere action. Comme vous le savez cette 1ere action est essentielle dans GTD sans elle le projet n'avance pas. Elle est avec le contexte le triptyque fondamental de la gestion des projets.

Pour l'instant le résultat au quotidien me semble assez redoutable.

La séparation des listes conforme à GTD est particulièrement éfficace. David Allen insiste bien sur la nécessité de bien séparer ses listes de telle manière que l'on puisse être "focus" et je ne sais pas pourquoi de très nombreux logiciels finissent par allègrement mélanger tout cela ce qui provoque des confusions et des difficultés dans l'action.

J'ai organisé mes informations en 3 paquets

1)Contextes (Tags + processus GTD)

2)Projets

3)Référence et notes

Au quotidien la gestion des projets est simple, un peu comme sur papier et ça j'aime :)) Quant à la gestion des contexte c'est du GTD pur et dur.

COLLECT - PROCESS - ORGANIZE - REVIEW - DO

Avec les tags en plus sur chaque note ce qui facilite grandement la recherche et l'exploitation des informations.

Un autre avantage d'EVERNOTE comme tout est centralisé cela va très vite et le cerveau reste maître de jeu tout en conservant l'esprit "mind like water. J'ai constaté que mon intuition était bien meilleure en lisant Evernote (ce que j'aimais tant chez Autofocus) qu'en exploitant l'information sur Omnifocus. Comme si la base de donnée m'empêchait de réfléchir et de décider de façon appropriée. C'est peut être l'aspect papier proche de mes habitudes de travail. En tant qu'homme de dossier et homme d'affaire j'ai toujours pris beaucoup de notes celles ci me permettant de prendre du recul sur les choses et éventuellement d'exploiter ces informations ultérieurement.

En résumé : Evernote est un bon outil. Bien entendu il a encore quelques lacunes mais pour l'instant il est gratuit jusqu'à 40 MO par mois de stockage et même payant 45$ par an c'est pas ruineux. Par ailleurs cette solution est pérenne. On peu sauvegarder sa propre base de donnée en la copiant de la "Library" sur un systéme en ligne genre .me, il permet de prendre des notes partout (même sur iphone ce que ne fait pas Google doc pour l'instant) la synchro est rapide, permet la capture des information partout concept essentiel de GTD et au quotidien ce n'est que du bonheur. A tester absolument et peut être - en ce qui me concerne - à adopter.

Je vous joint un article intéressant sur le web sur GTD et Evernote.

http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-1-parametrer-evernote-2
+
http://xtof.viabloga.com/news/evernote-et-gtd-2-collecter-l-information

Et vous pour quoi et comment utilisez vous EVERNOTE ?

A bientôt.

Leçon essentielle pour les entrepreneurs

2009-10-21T13:27:00.006+02:00

Une fois n'est pas coutume, avant de vous parler des GTD Review, je vous communique une vidéo exceptionnelle sur la "chance" et l'entrepreneuriat. Elle me semble tellement importante que je n'ais pas pu résister de vous la faire partager immédiatement.

Véritablement visionnaire et géniale, cette présentation de bon sens et parfaitement construite, résume plus qu'un long discours les principes essentiels qui doivent guider l'entrepreneur.

L'entreprise dont je suis le président fondateur les applique scrupuleusement depuis sa création. http://www.aristoneconseil.fr . C'est probablement une des clefs de notre réussite avec, l'innovation, notre obsession de la qualité du "Service client"pour reprendre un expression de Philippe BLOCH (SERVICE COMPRIS), ainsi que nos principes fondamentaux de déontologie.

Bref, comme vous le voyez on adore ! à consommer sans modération.

Sources à venir et communiquée dès que j'en ai connaissance.

Mon Organisation #GTD / Contextes 2

2009-10-11T14:23:00.019+02:00

Voici la partie 2 de mon organisation sous Omnifocus : les contextes.

Les contextes sont pour moi le talon d'Achille de la méthode #GTD. Comme tout le monde j'ai bien lu le livre de David Allen GTD David Allen Company :: Books :: "Getting Things Done" Paperback et bien que je pense qu'il s'agit du meilleur livre qu'on n'ait jamais fait sur l'organisation personnelle, leur mise en oeuvre par Omnifocus est à mon avis inadaptée.

J'ai déjà parlé des contextes sur mon blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour contexte . David préconise des contextes d'unité de moyen (@téléphone, @ordinateur) de personnes (@Jane, @ClientXX, @boss...) ou de lieus (@San francisco, @ Paris, @Office, @Home). C'est pertinent.

Cependant à l'usage, je trouve que ce système n'est vraiment pas éfficace, tout au moins dans le feu de l'action. Aujourd'hui, le monde à profondément changé. C'est le temps qui compte et l'information et pas tellement les moyens. Les moyens, on a un peu prés tous les mêmes, on a tous acces au telephone, à l'ordinateur etc... Les lieus de travail deviennent flous, les hommes sont joignables partout, tout le temps...

Comme beaucoup, je travaille aussi bien à mon bureau qu'à la maison, j'ai un iphone GS avec Omnifocus pour iphone The Omni Group - OmniFocus et en plus en tant qu'entrepreneur je travaille sur des 10 aine de sujets en parallele en mono tache et j'y arrive. Pourtant, je ne suis pas superman ;)) Alors pourquoi et comment ?

C'est très simple j'ai adapté les contextes GTD à ma façon de travailler. J'ai constaté que je ne travaille bien en ne faisant qu'une seule chose à la fois dans un temps donné. En testant THINGS et THL (THE HIT LIST) - Merci à eux - j'ai constaté qu'il séparaient le temps entre @TODAY (ce qu'il faut faire aujourd'hui), @NEXT (à faire plus tard), @SOMEDAY (prévu) et j'ai rajouté deux contextes à moi @INSTANCE (ce qui est en cours de suivi, c'est une sorte de hot list des taches (pas des projets, qui est ma Hotllist projet) et @DELEGATED (pour suivre ce qui est délégué aux autres que ce soit des fournisseurs ou des clients).

Par ailleurs Omnifocus ne gérant pas (encore) les TAGS j'ai constaté que lorsque je travaillais sous le contexte @TODAY qui regroupe tout ce que je dois faire en principe dans la journée ou à très court terme ainsi que les taches à échéances pour aujourd'hui), Omnifocus sait parfaitement sélectionner les Tags écrit style @Call, @Wait, @John. Du coup pour faire mes sélections dans la volée je n'hésite à rajouter des tags d'action dans les notes relatives aux taches ou et surtout dans la tache elle même.

Le résultat est incroyable. Alors que j'ai galère comme un fou avec les anciens contextes, j'ai enfin réussi à accélérer et omnifocus est 10 fois plus efficace que tout ce que j'ai pu faire auparavant. Plus que mes liste #autofocus, et surtout beaucoup plus apaisante pour l'esprit car je sais que je peux compter sur le système et que je n'oublierai rien.

Plus besoin de cahier pour les incoming tasks, gestion on the flow des informations et ça roule.

Et le mieux dans tout cela, c'est que je suis opérationnel partout. Je peux ainsi travailler sur mes projets ou mes contextes (théorie et pratique) partout, je gagne du temps, (j'en ai fait l'expérience vendredi en attendant un client qui n'arrivait pas...) je suis plus efficace, beaucoup moins stressé et cela tout le monde apprécie (même moi ;):)) ).

Et vous comment gérez vous vos contextes sous omnifocus ?

Mon prochain article parlera des review sous omnifocus ou comment j'ai reussi à ne consacrer que 30 mn le WE à la revue de la semaine, avec plus de 3000 taches à gérer ...

Mon Organisation #GTD / Projets

2009-10-11T13:25:00.012+02:00

Bonjour, Il est temps maintenant - comme je vous l'avais promis - de vous présenter mon organisation au 11/10/2009. Elle est 100% compatible GTD

Je l'ai imaginée, pour qu'elle soit efficace avec pour objectif de résister à mon activité à haut stress et à la masse d'information qui me submerge charge jour.

Comme vous allez le voir elle repose sur des principes simples :

- Avoir l'information immédiatement disponible,

- Pouvoir réagir immédiatement quelles que soient les circonstances,

- Pouvoir prendre du recul sur les événements tout en restant pragmatique.

On y va ?

Dans mon précédent article je vous ai parlé du papier. Les choses ont évoluées. Me recentrer autour du papier m'a permis de faire le point sur ce qui est important ou pas, de nettoyer ma base d'information. Le papier "ne tenant pas le choc" j'ai commencé à réfléchir sur l'idée que je devais absolument tout centraliser sur un seul système d'organisation informatique ou papier mais que pour éviter les doublons et les pertes d'information, je devais impérativement choisir. Après avoir testé de nouveau logiciels en ligne dont le petit dernier (très bien fait) Getting things done Getting Things Done GTD software, task manager, and to-do list, and project management. J'ai aussi testé la dernière version de THINGS Things - task management on the Mac qui reste encore bien insuffisante mais qui à pour moi, une excellente approche des contextes. Au final; j'ai choisi Omnifocus, The Omni Group - OmniFocus ça vous surprend ?

Je voulais un système fiable ce qui je puisse compter et que je connaisse bien ou au moins que je ne passe pas des heures à comprendre et à mettre en oeuvre. Je vous ai déjà parlé d'Omnifocus, GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Résultats de recherche pour omnifocus et de l'extraordinaire capacité de ce logiciel de gérer des projets mêmes complexes. Il a aussi un énorme avantage. Il est complètement paramètrable (projet/Sous projets/ Taches/ Sous taches / Contextes / Liens / alias etc... ).

Donc pour aller vite mes projets sont organisés par AREAS des plus chauds au plus froids ou tout au moins de ceux qui nécessitent le moins de travail. Cf mon image. La Hotlist ce sont mes listes de projets que je suis qui évoluent tout le temps. Les MIT, LES BIGS ROCS à court terme ou essentiels à mon activité. Ex. si je dois remettre la TVA le 19/10 je vais inscrire.

HL : TVA a preparer = Hotlist/Projet TVA /essentiel de ce que j'ai prévu de faire/ Echeance.

1. NEGOCIATION = Mes dossiers en cours de signature ou qui vont bientôt l'être (espérons !)

2. BUSINESS = Mes dossiers que je travaille (après ceux en négociation)

3. INSTANCE = Mes dossiers qui sont pour la plupart gelés ou à travailler si j'ai le temps.

4. AC = Tout ce qui concerne ma société : Fiscal, Social, développement etc...

5. HOME = Ce qui concerne ma famille

6. GTD = Ce qui concerne GTD

7. Divers = Taches qui ne rentrent pas dans un projet

ARCHIVE = Mes dossiers Traités ou pas.

ABANDONNE = Les dossiers que j'ai abandonnés svt provenant d'Instance.

Et vous, comment gérez vous vos projets sous Omnifocus ?

Voici en bref. Dans mon prochain article je parlerai des contextes sous omnifocus. J'ai beaucoup travaillé sur ce sujet et j'ai (enfin) trouvé une solution qui marche.

GTD, productivité et le papier

2009-07-21T19:53:00.014+02:00

J'ai pris un moment pour tester de nouvelles méthode de travail. Ainsi je voulais augmenter ma productivité et surtout avoir un meilleur contrôle de mes informations.

Après 2 ans et demi de GTD je me disais que se serait pas mal d'avoir un outil informatique qui me permette d'être plus efficace, d'emporter mes informations partout et surtout d'avoir un meilleur contrôle sur mes actions.

Lors de mon dernier post, j'étais si content d'avoir un iphone que je pensais avoir finalement reussi à trouver la bonne solution informatique avec OMNIFOCUS, celle qui me permettrait de globalement tout contrôler et peut être d'etre un peu plus rapide dans mon travail.

Alors j'ai travaillé dur et j'ai vraiment essayé d'y arriver. Mais je me suis rendu compte que persister à vouloir tout rationaliser, à mettre dans des cases informatiques, c'était une erreur. Dans mon activité la rigueur ne doit pas être synonyme de rigidité. J'ai perdu du temps, de l'énergie, des résultats mais j'ai aussi appris.

L'informatique est trop rigide quand on travaille en commercial sur un nombre limité de projets comme en immobilier d'entreprise en investissement. Le papier offre une plus grande souplesse et un bien meilleur contrôle des informations et taches sans compter une meilleure adaptabilité aux contextes GTD et aux évolutions inhérentes à nos activités.

Lorsque j'ai réfléchis à mon systéme d'organisation et "rectifié le tir", j'ai trouvé intéressant de me poser les "bonnes questions". C'est quelque chose que vous pouvez faire aussi, pour vous... Alors :

Pourquoi vous organisez vous ?
Qu'est ce que vous attendez de votre système d'information ?
A quoi sert il ? Et pour quel objectif ?

Toutes ces questions sont finalement assez simples. Elles répondent à une seule et même question POURQUOI. C'est le pourquoi qui nous permet de trouver le COMMENT. C'est le comment qui nous fait passer du rêve à la réalité. Cela vaut le coup de prendre un moment pour réfléchir à tout cela.

Mais tout systéme d'organisation a souvent pour objectif de pallier à nos faiblesse et souvent à notre mémoire.

Un de mes partenaire a une mémoire assez exceptionnelle. Il se souvient de tout, des dates, des chiffres, des conversations etc...

Moi j'ai plutôt une mémoire de poisson rouge, pour tout ce qui ne m'intéresse pas et un mémoire exceptionnelle pour tout ce qui me passionne. Mais dans ma vie d'entrepreneur pour 5 minutes de bonheur je passe souvent 55 minutes de choses moins drôles et franchement pas vraiment passionnantes. Alors j'essaie d'augmenter mes minutes de bonheur et de réduire mes minutes d'obligations diverses et variées.

Alors pour tenter de maîtriser mes informations, J'ai vraiment travaillé sur informatique. Je me suis beaucoup investis sur la plupart des logiciels GTD et surtout sur Omnifocus.

Après plein de tests, d'expériences diverses et variées et de journée à bricoler, franchement rien n'est plus éfficace pour moi qu'une simple feuille de papier.

Oui, j'en reviens aux fondamentaux. Mais avec mes méthodes mixtes GTD, AUTOFOCUS version light et méthode JUPITER. Et toujours sur papier.

En ce moment tout est GREEN alors je me suis mis aussi je collecte toutes les feuilles de papier qui ont un verso libre (pub, courriers divers etc) et je les recycle pour mes feuille GTD. J'utilise des code de stabilots en couleur qui me permettent de retrouver mes informations et je suis bien plus heureux et beaucoup plus éfficace depuis que je re utilise le papier.

Oui je sais, l'informatique devait tout remplacer et mettre au chômage les fabricants de papiers. Mais à mon avis c'est pas pour demain !!!!.

Il y a quelque chose que ne parviendront jamais à faire les logiciel. Ce sentiment incroyable tactile de la feuille de papier d'appropriation instantané de l'information. Comme si elle était et qu'elle avait toujours été. Il n'y apas d'interface Homme machine. Le papier c'est naturel, cela vit, cela existe et lorsqu'on le froisse pour le jeter rageusement à la poubelle cela procure un vrai sentiment de plaisir.

Enfin nous oublions souvent que nous avons à disposition le plus puissant des ordinateurs, un être incroyable qui nous échappe encore et qui souvent nous fait prendre des décisions cruciales allant parfois même à l'encontre même de notre raison et avec justesse : notre cerveau.

C'est lui qui doit être au centre de tout.

Alors ne laissez pas à une machine le soin de décider pour vous.

La décision est votre privilège, votre raison de vivre, votre liberté de penser et d'agir. Un ordinateur c'est un exécutant numérique. Une simple machine qui fait ce qu'on lui dit de faire. Une sorte de supercalculatrice qui est utile pour certaines choses mais nuisibles pour d'autres.

Notre richesse, c'est nos capacité à innover, à inventer, à vivre dans le monde parmi les autres.

Et je me dis que le papier à encore de beau jours devant lui et qu'au moins grâce à lui on peut vraiment être efficace !.

GTD /Parution PRET pour l'ACTION

2009-05-28T15:01:00.005+02:00

Aujourd'hui j'ai le plaisir de vous annoncer la publication en Francais du dernier livre de David ALLEN "pret pour l'action en librairie"le 10/06.

Voici le site de l'éditeur : les éditions LEDUC'S. Editions Leduc.s: Prêt pour l'action : en librairie le 10 juin

Je ne l'ai pas lu donc je ne peux pas encore vous en parler.

Mais il doit être bien...

J'ai sauvegardé en .pdf sou you send it le descriptif de l'éditeur un peu plus complet. Le voici https://rcpt.yousendit.com/693557922/45b7777fc4f1e8a219ed5e430195f86e

Omnifocus sous iphone

2009-05-24T19:15:00.007+02:00

Comme vous avez pu le remarquer je n'ai pas beaucoup écrit ces temps ci. Je testais différentes méthodes avant de pouvoir vous les exposer.

L'organisation est pour moi un processus empirique et les choses évoluant à grande vitesse j'ai eu un peu de mal à faire face ces derniers mois d'autant plus que mon nouveau jouet m'a pris un peu de temps pour comprendre comment l'apprivoiser.

Eh oui, finalement je me suis offert un iphone et je n'ai pas eu le courage d'attendre le nouveau qui devrait sortir sois disant au mois de juin... Avec Bouygues telecom je me suis dit que je pouvais encore l'attendre longtemps. Et comme de toutes façon lorsqu'une machine sort elle est déjà dépassée j'ai pris mon parti de faire les chose on verra plus tard.

Un iphone c'est le genre de truc dont on se dit qu'on en à pas besoin et c'est probablement vrai. Mais et une fois qu'on l'a on se dit comment est ce que j'ai pu m'en passer ? ...

Il y a tellement de logiciels et c'est assez pratique. C'est aussi joli et bien fait.

En ce qui concerne ma propre organisation, l'arrivée de mon nouveau jouet m'a incité à revoir mes méthodes papier. j'ai aussi fini par faire le tour d'autofocus de Marc forster pour arriver à la conclusion que le système était insuffisant pour être efficace simultanément sur l'ensemble de mes projets.

Je suis donc retourné à mes 1ers amours à savoir GTD et Omnifocus. Le logiciel à des défaut mais la version pour iphone est pas mal du tout et après tout pourquoi ne pas l'essayer ? Et au moins avec GTD je ne suis pas dépaysé; cela fonctionne point.

Voici ma conclusion temporaire sur l'iphone et omnifocus pour iphone :

- j'adore le menu échéance proche, en retard et signalé (flag). Au moins les choses sont claires tout ce que je dois faire aujourd'hui doit être signalé d'un drapeau. La gestion des projets et contexte est conforme au logiciel mac, et la boite de réception est parfaite pour collecter les information on the fly.

- Coté point négatif impossible de trouver la fonction recherche cela m'ennuie car je cherche souvent des information car je ne sais plus où je les ai classées. J'ai peut être mal cherché...

- Coté éfficacité c'est bien. Pas besoin du mac en rdv. J'arrive à noter facilement les informations et à les exploiter le soir en rentrant au bureau. La synchro via mobile me est épatante malgré son cout exorbitant elle est trés fiable aussi bien pour les adresses, les rdvs et bien sur omnifocus. Un seul reproche, elle est un peu lente.

Un autre petit soucis lié à l'iphone la consommation. Difficile de travailler plus d'une journée avec la bête qui à du mal à tenir le choc. (Ah le bon vieux palm ou les psions qui fonctionnaient tellement bien, sauf pour les synchros) . Mais bon, il parait que c'est le progrès etpuis il y a des socles batterie.

Coté pratique comme j'avais conservé un double système papier et omnifocus une simple weekly review m'a permis d'être opérationnel immédiatement. Je n'ai donc perdu aucune information et j'étais opérationnel en 2H00.

Pour poursuivre votre bonne information des paramétrages de omnifocus sous iphone je vous renvois aux exccelentes video de JENNY débuter sur mac: OmniFocus

et en anglais http://cdn1.libsyn.com/donmc2/SCO0180-omnifocuspt2-master-640x360-h264-ipod.mov?nvb=20090523200012&nva=20090524201012&t=0d7fe0c1abd0d9d847c27

Consultez aussi le site de omnigroup The Omni Group - OmniFocus

Le paramétrage est hyper simple on peut même s'envoyer un lien qui installe tout sur l'iphone et avec mobile me c'est génial. Mais on peut aussi synchroniser avec Bonjour ou un serveur.

GTD & SOFTS / Taskpaper

2009-04-30T13:39:00.009+02:00

Pour avoir accès au site Taskpaper cliquez directement sur le titre !

Ce petit logiciel est incroyable ! Et il est d'une redoutable efficacité. Son createur Jesse à tout compris : Simplicité, Efficacité, Rapidité. Jesse a fait une bonne mise à jour. Le forum est super actif. Et la Hotline assurée par lui est super ! Bref c'est TOP ! Je suis enthousiaste !!!

Bon esprit GTD (Mais simple)- fonctionnement GTD (Projets/Contextes par Tags). Différentes formes de présentation pour ceux qui aiment les fiches word ou pages c'est un traitement de texte en mieux !

On peut creer des fichiers par AREA (ex. Personnel, Work, etc...) avoir facilement sa liste de projects actifs ou pas (il suffit de creer un fichier par projet) et il y a plein de plug in applescripts et c'est redoutable.

Enfin pour info Jesse bosse sur une synchro Iphone qu'il va sortir dès que le nouvel iphone sortira (en juin) si elle est prete.

En résumé pour tous ceux qui cherchent un soft GTD mac simple, efficace, pas cher (29,95$) et puissant foncez ! Je n'ai aucune réserve.

Pour moi on est hors usine à gaz comme omnifocus, things, the hit list à condition de rester dans du traitement de taches basique.

Moi je l'achete dès que je peux car c'est vraiment génial et cela me suffit amplement. Comme quoi c'est toujours les trucs les plus simples qui marchent le mieux.

Bravo Jesse, c'est du bon boulot !.

Voir la demo http://taskpaper.s3.amazonaws.com/TaskPaper.mov

GTD & AUTOFOCUS - art 2 Autofocus pour qui et pourquoi ?

2009-04-30T12:52:00.009+02:00

Aujourd'hui je vous parlé d'Autofocus dont j'ai pas mal parlé avant juste pour vous faire part de mes résultats pratiques :

Je suis toujours aussi étonné de l'efficacité de cet outil mais ce qui me surprend le plus ce sont ses résultats et qu'on puisse faire cela à partir d'un simple cahier

Voici donc en toute objectivité les constatation sur les aspects positis et négatifs d'autofocus.

Source image blog autofocus

http://autofocusgld.ning.com/

Positif

Quel plaisir de travailler sous cet outil ! et quelle efficacité !

- Le système élimine de lui même les taches inutiles,

- l'intuition affecte naturellement des priorité et des choix aux actions,

- les minilistes sont redoutablement efficaces, il y a une véritable appropriation de l'information due à l'écriture que l'informatique ne comblera jamais.

- Il y a aussi une faculté incroyable d'adaptation et d'innovation de l'outil qui permet à celui ci de coller naturellement à l'ennorme charge de travail que je supporte depuis 2 ans ou j'ai vraiment le sentiment d'effectuer le boulot de 2 ou 3 personnes !.

- il y a un véritable murissement des taches au fur et à mesure de leur exécution et de leur report en fin de liste qui vient tout naturellement par le fait de les écrire et de les reformuler.

Négatif

- Autofocus est redoutable dans l'action mais qu'il lui manque aussi le recul nécessaire de GTD et la gestion des projets façon GTD qui m'a conduit à de remarquables résultats.

- Avec AF on a une perte de la vision globale des projets, le seule choix consiste alors à regrouper les taches projets dans de mini listes ciblées ou/et d'utiliser un projet pour caller les grandes lignes ou des taches très détaillées.

En résumé Autofocus est l'outil idéal pour gérer des taches individuelles. Il s'adapte donc bien à l'entrepreneur individuel qui y trouve portablité, simplicité, éfficacité et reactivité. Autofocus est aussi un outil idéal pour les intuitifs les créatifs brefs tous ceux (comme je le disais) qui n'acceptent pas de mettre le monde en boite et qui recherche un outil évolutif qui les suive facilement dans leur dévéloppement.

Mais on ne peut pas le comparer à GTD qui est un véritable couteau suisse de trucs et astuces pour gérer efficacement les informations. Autofocus est un outil imaginé, conçu et réalisé pour l'action et rien que pour l'action.

Pour moi, dans mes activité, c'est un simple relai, une sorte de transformateur que j'utilise à partir de GTD pour mettre en oeuvre mes actions plutôt que de passer par les contextes qui ne sont pas du tout appropriés à ma structure mentale.

Il est important de souligner que les règles d'utilisation d'autofocus évoluent en permanence. Mark Forster sur son forum très actif à indiqué qu'il venait d'imaginer de nouvelles règles actuellement en cours de test dont les résultats actuels sont plus qu'intéressants.

On a tous hâte d'en savoir plus !

GTD & AUTOFOCUS - art 1 GTD pour qui et pourquoi ?

2009-04-27T18:50:00.019+02:00

Je suis parti 15 jours en vacances ! Cela m'a fait un bien fou, j'en pouvais plus... Ce qui est bien avec les vacances c'est qu'on lâche prise et après les choses paraissent beaucoup plus claires.

J'ai longuement hésité à choisir mon système d'organisation. 2 ans de GTD cela laisse des traces. Omnifocus dont j'ai longuement parlé est un logiciel puissant et facile d'utilisation notamment dans la planification des projet et leur gestion au quotidien.

Par précaution, il y a deux mois j'ai décidé de conserver les 2 systèmes GTD (sous omnifocus) et Autofocus en parallèle. Ce fût fort compliqué notamment dans la synchronisation des informations sur les deux systèmes.

J'ai longuement réfléchi au deux approches en essayant vraiment de comprendre qu'est ce qui serait le plus efficace pour moi, dans mon environnement de travail et pour répondre efficacement aux objectifs que je me suis fixé.

Au final j'ai choisi Autofocus et des fragments de méthode GTD

Suivent une série d'article que je vous présente maintenant : Ce 1er article concerne ma propre analyse de GTD, fruit de mon expérience de terrain. En espérant qu'elle vous sera utile.

- GTD est conçu et organisé pour l'entreprise,

- GTD est rigoureux,

- GTD est un processus qui fait appel à la raison mais pas à l'intuition,

- La règle des 2 mn est top,

- La gestion de projet est top,

- Le report des taches sur agenda est top,

- Certaines listes sont Top : checklist, en attente, délégué, liste de projets actifs et non actifs,

- Les contextes ne sont pas applicables pour moi, j'ai tout essayé cela ne marche pas. Il y a blocage mental et Proscratrination. Lorsque je suis passé du stade "je défini mes taches dans mes contextes" à "je fait" j'ai eu des vrai soucis de performance et j'ai mis longtemps à comprendre pourquoi. Les choses étaient tout simplement trop propres, trop cadrées, trop rationnelles, pas assez ludiques pour mon esprit, et moi je suis resté un grand enfant qui adore s'amuser en travaillant !...

- Le processing est compliqué à mettre en oeuvre (Faire>Moi même<>2mn; Faire délégués, faire plus tard, poubelle) C'est un truc pouyr les grosses boites quand on a beaucoup beaucoup de processus bien réglés,

-Les weekly review sont longues et rébarbatives,

- On peut oublier des NA si on les a mal classées

- On fait beaucoup de choses dans le détails si on élimine pas consciencieusement les taches inutiles.

- Il y a une certaine latence entre la décision et l'exécution des taches ex. Je planifie ceci, je risque de l'oublier avant la phase 2 ou 3 ou pire qu'elle soit noyée pendant la phase de traitement.

Donc en résumé :

Si GTD convient bien à l'entreprise dans un environnement collaboratif qui permet un contrôle et un partage de l'information en équipes (d'où le succès de logiciels comme MYMIND) GTD convient mal aux organisations individuelles, sauf si vous êtes super rigoureux et à la limite "ordinateur sur pattes". C'est un peu une usine à gaz puissante, bien faite mais pas du tout appropriée aux indépendants ou aux actions nécessitant une action et des réflexions individuelles. Le nombre de projets n'y change rien. Seule compte la façon dont vous gérez vos information. La vraie question à vous poser c'est Etes vous plutôt "gestionnaire" ou êtes vous plutôt "commercial" "Business maker" ou n'importe quel sobriquet qui signifie que vous préférez les contacts humain aux machines, les résultats à l'organisation et à la structuration.

Autofocus est ici beaucoup plus efficace même s'il y a des inconvénients comme la perte de vu globale des projets qui est remplacée par l'intuition et le travail dans l'action ou le cerveau prend le pas sur l'organisation quasi mécanique de GTD.

Pourtant GTD à des avantages indéniables :

La gestion globale des projets, leur liste, le travail sur les projets et l'avancement qui se prete bien aux projets complexes, le recul sur les projets (le travail à 5000 etc...),

Tout cela permet d'avoir un inventaire efficace et exhaustif de toute sa vie personnelle et professionnelle et surtout un contrôle apparent qui permet d'avoir l'esprit MIND LIKE WATER ainsi qu'une bonne définition des objectifs sachant que tout est listé.

Mais la vie n'est pas si simple. Le fait de tout mettre dans des cases s'il est rassurant pour les grandes organisation, ne l'est pas du tout pour les indépendants qui n'ont pas la même vision du temps.

Même si GTD à des défauts, c'est quand même un formidable outil qui convient bien aux scientifiques, à l'informatique normée et à ceux qui ont besoin de rigueur et de structuration mentale.

Avec Autofocus on aborde une autre vision du monde. Plus créative, plus intuitive, beaucoup moins normée mais redoutable dans son efficacité. On aborde le monde des créatifs, des imaginatifs qui refusent de mettre le monde en "boite". Bref un outil comme je les aime, adapté à un monde en perpétuel changement ou tout est possible.

Ce sera l'objet de mon prochain article.

Dans la serie GTD sur papier je vous signale un site intéressant que j'ai découvert :

En français : le site de christophe LHOMME M'organiser avec GTD qui démarre GTD, pas facile visiblement il avait beaucoup de stuff en attente !!! Illustré c'est sympa et cela permet de bien comprendre les début de la méthode. J'ai hate de voir la suite ! Longue vie à son blog !

Mes jouets GEEKS / The Hit List - Une revolution ?

2009-04-05T09:11:00.016+02:00

Aujourd'hui je vous parle d'un logiciel GTD qui m'étonne de jour en jour. THE HIT LIST

Je vous renvoi comme d'habitude aux sites que j'ai trouvé intéressants et qui l'ont testés (liste non exhaustive que je compléterai plus tard)

Superapp (anglais) Is The Hit List better than Things? (GTD App) « SUBERAPPS

Pierre Morsa (Français) : Applications | Pierre Morsa

Et bien sur le site du créateur du logiciel The Hit List | Potion Factory

Vous connaissez mon sentiment sur les logiciels GTD résumé par "quand les ordinateurs parleront on en reparlera" ...

Pourtant ce logiciel est une bombe en puissance.

Mais en quoi est ce une révolution ?

Il fait parti des nouveaux logiciels qui imitent le papier mais qui ont en réserve une vrai puissance de traitement d'information. C'est pour moi le renouveau des logiciels. Les gens en ont assez de la complexité. Le monde l'est bien assez. La tendance est à la transparance, à l'efficacité et de ce coté là THE HIT LIST le fait pas mal...

Il a su allier ergonomie, esthétisme et simplicité d'utilisation. Bientôt il va se synchroniser avec Iphone et là je pense que quelques concurrents vont commencer à se poser des questions. Things et ses nombreux bugs, Omnifocus (à mon grand regret) et de nombreux autres logiciels sont loin d'avoir les mêmes qualités.

J'aime son coté je travaille sur papier mais j'utilise la puissance de l'informatique. Les tags mais pas trop, la gestion GTD mais pas trop, les contextes mais pas trop, les couleurs (j'aime bien le jaune ça me repose, la présentation des textes "à l'anglaise" et surtout son coté petit jouet sympa à manipuler...

Mais ne vous y trompez pas. C'est puissant, efficace et simple...

La synchro avec IPHONE va changer la done...

La vision par fiche est vraiment sympa. Ayant longtemps travaillé sur un Hipster PDA je trouve que cela ne me change pas beaucoup et en plus c'est assez rassurant. Les smart folders sont vraiment géniaux cela permet à partir d'un mot clef de creer des liste de projets automatisées ou presque, les priorités (je sais c'est pas GTD mais tout le monde le fait), la hit list avec les hose à faire aujourd'hui et classées dans le temps. Bref c'est très intéressant.

Mon conseil suivez le, testez le (pour l'instant il est gratuit) mais ne vous ruez pas tout de suite dessus. Il faut attendre un peu qu'il acquière ses lettres de maturité. Par ailleurs la concurrence fait rage dans le domaine GTD. Omnifocus dans son rapprochement avec David Allen et Things ou taskpaper pourraient bien évoluer rapidement. Dans l'informatique les choses évoluent rapidement.

En revanche testez le et jouez avec pour des projets accessoires, le temps qu'il grandisse un peu.

Operation déstockage massif

2009-03-31T13:05:00.019+02:00

Aujourd'hui je vais vous parler de l'esprit Zen.

C'est fou ce qu'on peut accumuler dans une vie.

Quand mes grands parents sont morts, nous avons vidés des caves entières et nombre de placards de vetements. C'était émouvant et cauchemardesque. Je suis retombé sur plein de trucs que je croyais avoir oublié. Des vieux livres, des ustensiles de cuisine, des vieux album etc...

L'émotion passée cela m'a donné à réfléchir. Finalement, à la maison comme au bureau c'est un peu toujours pareil, on stocke, on stocke, on stoke et finalement on accumule plein de trucs inutiles. Et puis chaque chose correspond aux personnes. Il est illusoire de se dire ma fille, mon fils voudra cela plus tard... La vie change trop vite. Regardez nos enfants il ne jurent que par les game boy et de "mon temps" c'était les mécanos et les jouets.. en bois...

Avant que ma fifille (dans quelques années j'espère) se tape ce travail ingrat, ma femme et moi avons décidé de tout basarder. C'est l'opération destockage massif. Livres d'ésotérisme, d'organisation, de toutes sorte de sujets, électronique, vieux dossiers, et ma fille s'y est mise aussi vieux jouets, peluches , bouquins d'enfance tout va disparaître. Si il y a des choses qui vous intéressent prévenez moi sinon cela finira sur Ebay et les bouquins chez Gibert dans le meilleur des cas...

Au bureau c'est pareil. De quoi avez vous vraiment besoin ? Qu'est ce qui est vraiment indispensable ? Qui vous manquera tellement ?

A force d'accumuler des trucs inutiles on fini par devenir dingue. Et qu'est ce qui restera lorsque nous ne serons plus ? La vie n'est qu'un passage...

Donc moi j'ai décidé de commencer par le bureau. Vieux dossiers, papiers, livres journeaux, dossiers référence, dossiers projets, vieux classeurs etc. Tout va disparaître. Il ne restera que Jumbo (mon imprimante) et mon imac !!!

Mon conseil du jour :

Autant faire le trie ici et maintenant que plus tard...

Faites l'opération destockage massif !!!!

Et pendant qu'on y est évitez d'acheter des choses inutiles et si cela fait double emploi avec ce que vous avez déjà débarrassez vous du double emploi.

Pour quels résultat ? Vous verrez lorsque tout sera fait votre pensée sera limpide et précise (mind like water) finalement on en revient toujours à GTD !!!

Mes Jouets GEEKS - Imprimante

2009-03-28T21:15:00.013+01:00

Juste dans mes nouveaux jouets GEEK je viens de me faire un joli cadeau.

Je me suis acheté une imprimante brother Laser Couleur une MFC 9840 CDW (photo).

Ah, ce n'est pas le modèle réduit mais plutôt le modèle "Maouse costaud". Je l'ais appellé JUMBO ! . Du matériel professionnel neuf de qualité que j'ai payé pas cher du tout (550 HT).

C'était pas du luxe je tournais avec une vieille HP jet d'encre 5510 depuis 5 ans...

Celle là est extraordinaire. Elle fait tout (sauf le café !).

Imprimante, fax, copieur, Scan. et elle est silencieuse.

C'est important le bon matériel. A acheter des trucs qui ne tiennent pas la route on fini par avoir des problèmes et cela coûte beaucoup, beaucoup plus cher...

Par ailleurs ma priorité n°1 c'est la qualité de mes services. L'impression c'est tout aussi important que le service. C'est l'image que vous donnez de votre entreprise. Dans l'esprit du client : "mauvaise qualité = mauvais service". Vous vous souvenez ce que disait notre maitresse à l'école "les mauvais ouvriers ont de mauvais outils".

Donc ne lésinez pas sur la qualité. D'autant plus que ce n'est pas si cher que cela pour faire "bonne impression".

Par contre elle est encombrante. 50cm X 50 X 50, un vrai cube !

Et 40 Kgs je parviens à peine à la déplacer. Quand on me l'a livré je me suis tapé les étages à pied avec le livreur, j'ai cru que je n'y arriverai pas le carton faisait 1 m x 1 x 1.

Quand au poids du carton peut être 60 kgs. Ils sont fous !!!!

Si vous saviez tout ce que j'ai du jeter comme papier j'en étais malade pour la planète. Heureusement qu'il y a le recyclage et j'espère bien que tout le papier que j'ai dû jeter servira à quelque chose.

Au fait, elle imprime bien !!!! Quand au scan c'est instantané, comme le fax...

Autofocus / Petit bilan après + d'1 mois d'utilisation d'utilisation

2009-03-28T19:42:00.019+01:00

J'ai déjà parlé d'Autofocus plusieurs fois. Donc je ne vais pas en rajouter mais il faut quand même que je vous dise :

Source photo flick (merci pour l'emprunt) Flickr : Rechercher Voir les exemple 3 pages interessantes et aussi Flickr: Autofocus time system by Mark Forster

Vous n'allez pas y croire ! Ce truc que j'ai essayé comme cela, juste pour voir à complètement transformé ma vie depuis un mois. Autofocus est devenu mon nouveau jouet papier.

Après des début pas faciles, j'ai eu un peu de mal à m'approprier la méthode ma raison n'était pas du tout d'accord mais mon intuition a réussi - non sans mal - à la convaincre. Posément elle lui a posé les résultats comme on abat un carré d'as au poker. Du coup elle est repartie la "queue entre les jambes" en ce disant que vraiment il y a des choses qui nous échappent...

Dire qu'il y a des gens qui créaient des logiciels sophistiques et qu'on peut obtenir 10 fois plus de résultats avec un simple cahier à 2 euros semble impossible ? Eh non....

Alors quels résultats ? :

- Excellent contrôle de mes actions, même dans des périodes de coup de feu...

- Facilité d'accès aux informations

- Utilisation de mon intuition et de ma raison en simultané,

- Appropriation et durable des informations

-Adaptabilité totale et facile à mon organisation y compris avec mes process GTD,

- Notes possible sur une page

- Timing bien contrôlé

- Possibilité d'inclusion dans le même système des Listes GTD

- et surtout, surtout pouvoir sauter du coq à l'âne sans arrêt et sans difficulté sans perdre le contrôle et avec l'esprit "Mind like water"

Quelques défauts :

- Oui cela m'a pris du temps à comprendre les règles de base de la méthode.

- Oui il y a des chose que j'ai compris au bout de 2 semaines d'utilisation ex. Les taches dissmiss c'est pas clair du tout dans l'explicatif de Mark Forster. ex. le sens des pages c'est stupide mais j'ai pris le système à l'envers pendant une semaine et pourtant cela à marché. La aussi, c'était pas clair...

- Et j'ai encore beaucoup de chose à apprendre. Tous les jours je passe au moins 1H00 à lire le forum pour m'améliorer. C'est beaucoup une heure...

Mais le forum de Mark est tellement bien fait Discussion Forum - Get Everything Done et les gens sont tellement sympa que j'ai trouvé plusieurs bonnes âme pour répondre aux nombreuses questions que je me posais et que je me pose encore.

Vous voulez en savoir plus ?

Bon eh bien j'ai encore augmenté de 15% ma vitesse d'exécution mais mieux et c'est difficile à croire mais avant lorsque j'utilisais l'informatique et notamment Omnifocus, je me noyais dans des taches secondaires et j'avais tendance à rêver et à ne pas faire les choses. Du coup je ratais parfois des choses importantes et cela pouvait remettre en cause mes objectifs principaux.

Aujourd'hui c'est fini. Je ne fais que ce qui doit être fait. Du coup j'ai abandonné Omnifocus (à mon regret) et tout logiciel informatique. Ma conviction quels qu'ils soient, c'est pas au point. Comme dit ma femme "Quand les ordinateurs parleront on en reparlera".

D'ici là le papier à de beaux jours devant lui.

J'ai aussi bien compris la méthode GTD et AUFOCUS qui pour moi ne s'opposent pas elles se complètent. AF n'est qu'une utilisation différente des contextes avec une approche particulière. Certains ont même comparés les méthodes : Si vous voulez en savoir plus plus : regardez la comparaison GTD / autofocus (Anglais) : lire tranquillement le site le gars qui a fait cela à fait un boulot formidable ! Comparing Autofocus and GTD

Mes jouets / Ma journée et 1ers outils papiers

2009-03-23T18:32:00.017+01:00

Avant de commencer je vous remercie les lecteurs qui lisent mon blog. Merci beaucoup, cela me fait plaisir. Au moins je me dis que je n'écris pas pour rien !!!

Aujourd'hui je ne vais pas me faire des "copains" car je vais vous parler détournement GTD et les puristes vont hurler au scandale...

Mon objectif c'est d'expliquer ce qui marche pour moi et peut être de vous donner des idées.

GTD : Je ne vais pas expliquer la méthode, il y a suffisamment de sites bien faits pour cela (cf liste des blogs). Mais grosso modo GTD comme l'a dit David Allen est une collection de TRICKS c'est à dire des bout de ficelles. Après on peut les nouer comme on veut. Les puristes diront qu'il faut tout prendre, moi je dis que non. Il y a des trucs formidable et d'autres qui chez moi ne fonctionnent pas.

Je vais donc partir du terrain de l'action et remonter vers les hautes sphères. Ce sera beaucoup plus facile à expliquer

Le terrain : Autofocus remplace mes contextes. J'ai un simple cahier sur lequel je note toutes mes taches et mes notes au fur et à mesure de la journée. C'est mon guide pour l'action. Je suis scrupuleusement la méthode et je vous conseille de surtout la suivre point par point. Pas de tags, pas de couleurs, pas de contextes, rien de rien...

Ma journée est compartimentée en fonction de PROCESS GTD.

A certains moment je suis dans l'action. Je travaille donc sur mon cahier. J'acquière de l'information. Je passe des appels, envois des emails, effectue des rdvs, envoi des courriers, fait de la compta, rédige des contrats etc... Bref tout ce que nous faisons tous.

J'essaye de faire ces actions par "compartiment". Très simplement.

Ex. je sais que j'adore faire l'administratif le matin tôt (7H30-8H00>9H30). Presque au réveil. C'est le moment idéal pour moi pour faire les factures, rédiger les contrats, réfléchir à des affaires ou lire très vite mes mails qui sont arrivés pendant la nuit. Si je suis débordé et que je risque de ne pas y arriver je décale au soir et je ne regardes pas la télé. Si un programme m'intéresse j'enregistre et le verrai plus tard. Si j'ai vraiment une urgence administrative ou un sujet qui me préoccupe énormément je bloque une matinée pour le résoudre.

Je n'interroge jamais mes émail plus de 3 fois par jours. J'ai désactivé la fonction reception automatique pour rester en manuel.

Ma production :

Je ne suis pas un coureur de fond mais plutôt un sprinter. J'adore travailler vite, court mais de façon hyper intense et entre ces moment ? ... Je me détend. J'ai donc des succession de moments de travail assez intenses et de moments de détente ou de plaisir.

Mes appels ont lieu tout au long de la journée. Je suis assez direct avec les démarcheurs. Je vais droit au but et le plus vite possible. S'il n'y a pas de sujet je leur dis que je suis débordé et je clos gentiment la conversation. 5 appels à 3mn l'appel = 15 mn + 5 mn de récupération totalement perdus et sans aucun intérêt. Mon temps étant ma ressource la plus précieuse je préfère m'excuser et les envoyer aux pelotes qu'en perdre...

Je soigne mes clients et mes partenaires. J'essaye d'être le plus efficace possible et de poser les bonnes questions pour bien comprendre leur problème et y apporter des solutions. J'essaye d'être le plus direct possible.

J'effectue mes rdv l'après midi dans la mesure du possible en fonction de l'énergie qu'ils vont me demander et disponible. S'il s'agit d'une négociation je sais qu'il vaut mieux que je prenne un rdv à 9h00 (au pire) ou à partir de 15H00 car je ne suis pas très vaillant en début d'après midi (même si je ne bois pas une goutte d'alcool !!!..." C"est simplement pas mon heure c'est tout.

Vers 16H30 je fais une pause thé. 30 mn rien que pour souffler un peu. Le plus souvent avec mon épouse ce qui permet de se retrouver un peu avant le diner.

Le soir je m'arrête vers 18h30 /19h00. C'est avant le dîner et le moment idéal pour ma créativité et me former. Je dispose entre 30 à 60 mn de temps pour lire les blogs, écrire, m'amuser, me détendre, bref me faire plaisir. Après tout j'ai bien travaillé.

Après je dîne assez tôt et assez leger. Et je me remet à bosser.

Cette période est assez particulière. Je fais ma daily review des choses importants qui se sont passées et qui vont se passer, réfléchis à mes priorités du lendemain, mes bigs rocs. Mes rendez vous et surtout je travaille sur mes projets façon GTD. L'objectif étant d'avoir une pré liste des mes bigs rocs pour le matin que je relirai le matin histoire de voir si je peux éliminer des choses inutiles.

J'élimine aussi les taches inutiles sur autofocus, en rajoute, les reformule. Bref je fais du nettoyage. Bien entendu ma bigs rock list (complémentaire à autofocus) ne contient aucun détail. Toutes mes listes et détails sont sur autofocus. Je met aussi sur autofocus les mots clefs de mes conversation avec certains clients pour ne rien oublier.

Certains soir je n'ais pas besoin de daily review. Ni de travail sur mes projets. Le plus souvent parceque j'ai travaillé mes projets pendant la journée ou en tout début d'après midi à un moment ou je me sentais d'attaque. J'en profite pour me détendre, faire de la guitare ou toute autres activités de loisirs comme voir des copains...

Mes jouets GEEKS

2009-03-16T20:49:00.009+01:00

Lors de mon dernier article j'ai parlé de l'importance de votre état d'esprit. Innovation, ouverture d'esprit en sont les mots clefs. Faire les choses plutôt qu'y (trop) penser la règle d'or.

j'ai aussi évoqué à mot couverts l'inertie qui existe dans certaines sociétés, le changement qui est une constante de la vie et la difficulté qu'on la plupart des gens à se mouvoir et à vivre dans cet environnement hostile.

Aujourd'hui je commence à vous révéler quelques un de mes petits secrets qui marchent pour moi. J'espère qu'ils vous seront utiles et n'hésitez pas à ajouter des choses j'adore les commentaires et même les critiques qui me forcent à me remettre en cause.

Mon jouet n°1 c'est mon Macintosh un 20 pouces de bureau classique et un petit powerbook 12 pouce quand je pars en vacances. J'aime l'utiliser et surfer c'est vraiment l'outil ideal. En plus il est beau et puissant. Cela fait 20 ans que je suis sous mac et je n'ais jamais eu de soucis (grave). Quand je pense que dans mon ancienne boite les informaticiens PC passaient au moins tous les deux jours, vous comprenez mon choix. Et puis Mac c'est une passion et un état d'esprit. La communauté Mac est vraiment extraordinaire il y a un sentiment d'appartenance, je dirai même plus presque une confrérie.

A part cela ? Le père Noel doit m'apporter via Bouygues le dernier Iphone que j'attends depuis des mois... A priori fin avril... On verra. De toute façon c'est vraiment accessoire c'est simplement pour me faire plaisir mon vieux téléphone mobile me suffisant largement. Je l'achete uniquement pour communiquer. Je ne sais pas encore si j'utiliserai omnifocus dessus. J'ai été un des premier "palmipedes" j'ai géré mes taches sous Palm et palm desktop j'avais une quantité de notes de projets de "projets" et pourtant c'était pluys un handicap qu'autre chose...

Et ensuite ? Rien ! Tout le reste est sur papier. Pourquoi ? Parceque je vise l'efficacité et que l'informatique c'est bien pour communiquer mais c'est désastreux pour s'approprier l'information. Malgré Omnifocus, ma bonne maîtrise de la suite iwork, office en tant qu'utilisateur je dois vous faire une confidence mon meilleur ami c'est le téléphone ! Pourquoi ? Parcequ'on a l'information immédiatement et qu'en plus on a la possibilité d'en recueillir d'autres à exploiter ou pas.

J'adore aussi SKYPE que j'utilise aussi bien en clavardage qu'en téléphonie. Skype c'est génial et il parait assez sécurisé. Quoique...

Et le mail ? Je l'utilise le moins possible. Uniquement pour les échanges de documents et lorsque je pense qu'il sera plus utile de contacter mes interlocuteurs par mail car je n'ais pas besoin d'une réponse immédiate ou que celle ci pourra être traité pendant la nuit.

Bien entendu j'ai un site internet mais il est encore "perfectible" et je pense m'en servir comme d'un outil de communication. Si cela vous amuse allez voir... ARISTONE CONSEIL®

Et puis j'aime bien Twitter et Facebook et quelques réseaux sociaux bien que pour l'instant je n'ais pas constaté d'utilité extraordinaire à part facebook qui m'a fait retrouver des copains de ... 30 ans !.

Bref, vous avez compris pour moi l'informatique c'est un outil. On a bien inventé le téléphone mon Mac c'est un peu pareil sauf que j'entretiens des relations affectueuses avec lui car j'adore l'outil mais j'ai beaucoup de mal avec les applications de taches.

Voilà c'est un peu près tout pour le moment. La prochaine fois je vous parlerai de mes outils papier c'est beaucoup plus intéressant pour gérer l'essentiel de ma vie mes projets et mes taches et au moins c'est efficace. Je ne perds pas de temps ni sur écran, ni à rechercher l'information.

Votre état d'esprit un élément essentiel.

2009-03-15T14:22:00.010+01:00

Jusqu'ici je vous ai parlé de GTD / Omnifocus et d'autofocus mais je n'ai pas encore évoqué ce qui marche pour moi et la manière dont je parviens à me rendre la vie un peu plus facile en en faisant le moins possible. Cela commence par un état d'esprit puis je vous parlerai dans mes prochains articles de mes jouets.

Mes copains disent que je suis un bourreau du travail. C'est vrai. Mais pas par ce que j'en ai l'obligation, c'est simplement par ce que j'aime ça !. Je prend le boulot comme un jeu, un jeu permanent ou tout ce que je fais n'a qu'un seul but et trois objectifs : m'amuser, m'amuser et m'amuser !.

Eh oui à 47 ans je suis resté un grand enfant. La vie me donne l'occasion de trouver des nouveaux jouets et les loisirs ne sont là que pour me laisser souffler entre deux challenges. Alors comme disait je ne sais plus qui, plus je m'entraîne, plus je réussi. C'est normal. Un peu de chances de temps en tant mais avant tout beaucoup de persévérance et d'idées nouvelles. Je n'hésites pas à changer à 180° de cap si je me rends compte que je me suis trompé. Comme disait un de mes patron "il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis".

Quand je travaillais en tant que salarié j'avais souvent quelques difficultés avec mes collègues. Par contre mes patrons me comprenaient très bien !, mieux, ils m'encourageaient à aller plus loin et plus vite; C'est ainsi que j'ai beaucoup appris...

Beaucoup de mes collègues ne pensaient qu'aux vacances, à la politique, à en faire le moins possible. Certains ne comprenaient pas pourquoi je changeais de système si souvent

Plus tard j'ai aussi compris que j'agissait ainsi par la nature même des problèmes que je rencontrais et que certains sujets nécessitaient des méthodes simples et d'autres beaucoup plus complexes et adaptées. Je ne changeais pas de système, je l'adaptais à mes besoin et accessoirement à la situation.

J'observais mes camarades de jeu et je les voyais s'enliser dans des problèmes mineurs sans même pouvoir les aider. comment le pouvais je ? Leur ennemi intime, c'était eux même. Il s n'acceptaient aucune aide, aucun conseils. Je constatais qu'ils étaient incapables de se remettre en cause ou de remettre en cause leur organisation et leurs méthodes de travail. Quand à innover et mettre en oeuvre des solutions nouvelles et adaptées c'était bien au dessus de leur force; Comment lutter contre le courant ? Et le pire dans tout cela, c'est que je ne pouvais rien faire pour eux. J'en parlais à un de mes copain grand patron d'une structure équivalent. Il me répondit : comment faire boire un âne qui n'a pas soif ? Dommage...

Pour finir, j'ai quand même reussi à me faire virer d'une grosse boite pour "excès de zèle" (celle là on ne me l'avais jamais faite) et quand j'ai (enfin) compris cela, je suis devenu... patron.

Donc, pour revenir à nos moutons et en résumé : aux problèmes il n'y a souvent pas seulement une seule solution ou réponse possible, mais plusieurs solutions et au moins une, adaptée et circonscrite à chaque problème.Et si elle ne fonctionne pas ? Trouvez en une autre !

Aussi, maintenant en affaire, j'ai compris qu'il vaut mieux ne pas se poser de questions dans l'action. Ainsi, je préfère faire et on discute après.

Cela ne veut pas dire que je ne prends pas de recul à 10.000 > 50.000 mais, les grandes théorie, les plans sur la comète m'em...

Lorsqu'il s'agit d'affaire j'ai beaucoup de compassion à voir certains de mes contemporains qui se prennent la tête sur des idées idiotes, des théories fumeuses, ou des calculs à la c... alors qu'il y a des choses tellement utiles à faire et des gens tellement intéressants à rencontrer. Car finalement pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Et les autres ont téllement de choses intéressantes à nous apprendre...

AUSSI MON CONSEIL DU JOUR EST CELUI CI : FAITES LES CHOSES D'ABORD, DISCUTEZ APRES !

Les grands penseurs, les grandes théories c'est bien mais lorsque la plupart des penseurs se décident à passer à l'action en fonction des paramètres qu'ils avaient en leur possession à l'époque ou il y on réfléchi le problème à changé et les solutions à mettre en oeuvre ne sont plus adaptées ou dépassées.

La seule chose qui ne change pas, c'est le changement !!!.

Contextes méthode Omnifocus.

2009-03-10T18:13:00.024+01:00

J'ai déjà parlé des contextes dans ce blog GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contextes

Aujourd'hui je vais un peu plus loin en vous parlant de leur application pratique dans Omnifocus.

Dans la conception et l'utilisation des contextes, il y a deux écoles.

Lorsqu'on lis le livre de David Allen il n'y a pas de mode d'emploi précis des contextes. David reste général et les définit comme l'OUTIL, LE LIEU ou LA PERSONNE qui va servir à déclencher l'action.

Mais en pratique quelles sont ces "écoles" ?

La 1ére c'est le détail. Un maximum de détails pour un usage précis d'Omnifocus.

Pour avoir un exemple précis allez voir le site en anglais que j'ai vu aujourd'hui. Concision and Concinnity: How I Use OmniFocus Bon, l'auteur va un peu plus loin parcequ'il parle aussi des perspectives mais c'est intéressant de constater jusqu'à quels point certains utilisateurs détaillent les contextes !.

La 2éme c'est la synthèse. Le moins de contextes possibles pour un usage général et la conservation globale du fonctionnement GTD. Ex. @Appels, @Mail, @Web ou un contexte plus global du style @l'ordinateur ou @Mac ou @PC...

Après avoir testé la 1ére solution sans succès, j'ai appliqué la deuxième et cela marche plutôt bien. Mais je suis allé un tout petit peu plus loin. Comme je suis souvent au bureau et que j'ai tout sous la main j'ai crée mes contextes comme vous le voyez sur l'image ci dessus.

Voici pourquoi :

1. Omnifocus se syncronise avec les calendriers ical. Moins vous avez de contextes plus c'est facile à utiliser.

2. Mon expérience d'autofocus m'a fait comprendre que les systèmes compliqués ne marchent pas. Nous ne sommes pas des ordinateurs. Aussi mieux vaut perdre quelques minutes à réfléchir sur certaines taches qu'être prisonnier d'un contexte étroit qui me cache la vue de mes autres taches car en matière de gestion d'information mieux vaut avoir une vue générale de la foret pour choisir son chemin car une fois qu'on y est les arbres cachent la foret...

3. Enfin pour ceux qui ont des difficultés de synchro avec les palm et autres vieux systèmes les catégories ne se synchronisent pas toujours. Avoir un contexte général permet au moins de comprendre ce que l'on doit faire du style apeller M. X...

J'ai constaté depuis que j'utilise des contextes généraux très GTD que je travaille plus facilement et que j'ai une plus grande efficacité dans ce que je fais.

Ce n'est pas aussi clair et adaptable que le papier mais cela marche assez bien dans mon organisation globale.

Ajout du 12/03/2009 : Lien sur un article intéressant que je viens de lire sur Omnifocus :

Cuk.ch - Imprimer un article il explique bien sa philosophie les projets, les contextes et l'inspecteur.

Ajout du 01/04/2009 interessante utilisation d'un internaute de l'onglet contexte dans Omnifocus.

C'est pas idiot car il n'utilise pas les contextes remplacée par un suivi temporel. La fonction du suivi de taches dans le temps n'existe pas dans Omnifocus. Cela devrait mieux marcher.

@ Today

@ Tomorrow

@ Recurring

@ Current initiative

@ Scheduled

@ Delegated

@ Waiting for information.

Ajout du 5/04/2009 découvert l'article de Pierre Morsa sur les contextes GTD et les siens sous Omnifocus. Très intéressant !. Il me donne plein d'idées !!!

Pour la définition c'est ici La minute GTD du vendredi (soir tard) - travailler en fonction du contexte | Pierre Morsa et pour ses propres contextes c'est ici : Ma liste de contextes GTD [s’organiser pour réussir] | Pierre Morsa

Autofocus / Petit bilan après 2 semaines d'utilisation

2009-03-07T17:40:00.010+01:00

Avant d'aller plus loin je voudrais juste vous parler d'autofocus. Après 2 semaine d'utilisation je trouve que cette méthode est finalement pleine de surprise et drôlement efficace. Petit rappel : un cahier ou une feuille de papier et vous notez toute tache active ou pas au fur et à mesure. Attention, il ne s'agit pas d'une TODO LIST c'est vraiment un système à part entière.

Pour plus d'information voir la méthode : GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contexte AF Méthode Marc FORSTER et ses premiers résultats GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Bilan autofocus

Le travail de séparer les taches activables des non activables a été un échec. Séparer les taches personnelles et professionnelles sur deux cahiers aussi. Vouloir affecter des contextes et des couleurs pour distinguer les projets des éléments en attente idem.Je pense qu'il m'a fallu un peu de temps pour m'approprier la méthode et la mettre en oeuvre.

Alors qu'est ce qui a marché ? Le plus simple. La liste et sa méthodologie. dans son sens stricte. Pas de chichis. Du brut, éfficace. Il semble que Mark Forster ait rencontré le même problême Twitter / Home. Il a essayé aussi de faire des améliorations qui n'étaient probabalement comme pour moi que de la complication.

Il reste que la méthode est éfficace. Je n'ais jamais été aussi productif. J'ai eu des journées à 35/40 taches et j'ai le sentiment de parfaitement suivre l'évolution de mes informations. Mon intuition prend le relai de ma raison et ma raison celui de mon intuition.

J'ai constaté que à l'usage la méthode est parfaite pour les gens qui sautent "du coq à l'ane" et très souvent interrompus.

Neanmoins j'ai fait une des plus belle weekly review depuis que je travaille sur GTD. J'ai fait un PROCESS sur une corbeille IN de plus de 30 cm de haut et à une vitesse incroyable. J'avais pratiquement fini en 20 mn et reporté toutes mes taches sur autofocus. J'ai encore un peu de travail sur certains projets mais globalement je sais où j'en suis.

En me tenant à la méthode précédente (uniquement GTD+Omnifocus) cela m'aurai au moins pris 3 heures et encore... Et en plus j'ai eu le temps de faire le point sur tous mes projets sous omni et de m'en servir comme d'un super cahier de note. Honte à moi ! un logiciel si puissant ! l'utiliser comme une charette à bois alors que c'est une Ferrari !!!!.

Mais je commence à croire que la vraie FERRARI dans les taches courante (The RUNWAY dans GTD) c'est autofocus. Pas de perte de temps, un vrai contrôle des mes actions et un sentiment étrange d'avoir pour la première fois une vraie vision objective de mon travail. La seule concession que j'ai mis en oeuvre pour la semaine prochaine ce sont des ronds au lieus de case à cocher et des dates d'écheance entr parenthèse lorsque la tache a vraiment une échéance.

Mais pour le moment autofocus ne peut servir que pour le RUNWAY cad vos actions courantes. GTD reste ue méthode sophistiquée à part entière extrêmement puissante et formidablement bien pensée qui va bien au delà des actions courantes.

Omnifocus - Gestion des projets

2009-03-06T21:34:00.014+01:00

Dans mes premiers articles j'ai évoqué la gestion des projets selon GTD. Je ne vais pas rentrer dans le détail car il existe tout un processus pour gerer les projets façon GTD.

Pour faire simple David ALLEN considère comme projet "tout ce qui nécessite plus d'une action concrète à réaliser"

En bref, au plan matériel, que cela soit sur une feuille de papier, un cahier, un filofax, un classeur, un dossier, une fiche word, excel, page, ical, fiche cartonnée, accessible en ligne par google doc ou par EVERNOTE What is Evernote? | Evernote Corporation (mon petit dada en ce moment) tout support peut contenir et constituer un projet.

Avant de choisir une solution ou une autre, il n'y a selon moi, qu'une seule question à se poser. Sachant que votre projet doit être accessible partout :

Quel support est le plus facile et le plus facilement manipulable et exploitable pour vous et tout le temps ?.

Informatique ou papier vous avez le choix...

Cette seule question m'a causé énormément de soucis et j'ai toujours beaucoup de mal à y répondre. En plus avec les Iphone et autrs téléphones mobiles qui accèdent au web, la réponse à y apporter devient encore plus compliquée qu'elle ne l'aie jamais été. Franchement je n'ai toujours pas trouvé l'outil parfait et je n'ais pas de réponse "toute faite".

Cela dépend beaucoup de votre sensibilité. Choisissez un outil que vous aimez car vous allez être obligé de l'utiliser beaucoup et Il vaut mieux qu'il vous plaise !...

Sincerement moi je gére mes projets sur tout !. Certains projets sous papiers et d'autres sous Page, d'autres sous dossiers papier et d'autres sous Omnifocus. Mais j'ai quelques principes essentiels à commencer par celui ci : ils ont tous listés dans Omnifocus comme cela je n'oublie rien ! et comme je ne veux pas me fatiguer inutilement et solliciter ma mémoire pour des choses idiotes (méthode GTD) je met presque toujours en général sur l'intilulé du projet lui même ou en note un lien (si c'est un fichier informatique) et à défaut s'il est sur papier une référence. Ainsi je sais tout de suite où le trouver. (J'ai quand même 150/200 projets !)

Quand à la gestion des projets sous Omnifocus, c'est tout un poéme.

Quand vous démarrez le logiciel voici ce que vous y trouvez : des dossiers et des projets et c'est à vous de tout créer.

La question est de savoir comment on organise tout cela. C'est d'autant plus compliqué qu'il n'y a aucune explication sur le site d'Omni et que la plupart du temps on connaît mal GTD et mal le logiciel. Les concepteurs de Omnifocus doivent considérer la gestion des projets comme évidente... Pas moi !

Ce logiciel dans son apparente simplicité, vous impose soudain de créer votre propre organisation. Vous êtes supposés être blackbelt en GTD pour pouvoir utiliser vraiment Omnifocus. Pas facile.

Alors voici quelques pistes, non exhaustives :

- Certaine professions nécessitent des process. Ex. On ne peut faire cela, que lorsque ceci sera fait... Il peut etre interessant de creer des dossiers (D) qui suivent alors un chemin déterminés selon un processus établi (P) façon plan : DA>P1,P2,P3,P4 puis DB>P1,P2,P3. En d'autre termes vous ne passerez aux projets contenus dans le dossier DB que lorsque tout DA sera achevé. C'est une solution assez rigide assez difficile à mettre en oeuvre.

- D'autres n'ont aucun ordre particulier. C'est ainsi que la plupart des gens gérent leur projet, si ce n'est parfois un ordre alphabétique.

- Certains aiment gérer leurs projets en OBLIGATIONS & RESULTATS ou OBLIGATION & CE QUI N'EN EST PAS. Cela marche assez bien. Un de mes amis ne les gère que comme cela.

Quel que soit le système choisi sous Omnifocus il y a au moins un avantage: Celui de pouvoir leur affecter un stade : restant, actif, arreté, en attente, à faire, terminé et abandonné. On peut ainsi sélectionner ses projets pour ne faire apparaitre que ceux qe l'on veut voir. A noter que j'ai demandé à OF de créer une nouvelle rubrique la Hotlist pour ne faire apparaitre que les projets prioritaires. L'idée semble les séduire.

Il y a aussi une fonction que j'utilise aussi en permanence c'est la fonction FOCUS (en Francais En cours) qui permet de se concentrer sur un seul projet et d'avoir en projet comme en contexte UNIQUEMENT le projet et ses éléments qui s'affichent. C'est une trouvaille je m'en sert tout le temps car je saute de projets en projets et je souhaite me concentrer sur une chose à la fois sinon je suis perdu.

Et moi, voici ma façon de les organiser :

En ce qui me concerne l'organisation des projets à été une épreuve assez douloureuse : J'ai un peu tout essayé et ce qui marché, comme d'habitude, c'est comme toujours les solutions les plus simples auxquelles on ne pense pas toujours.

En relisant le livre de David Allen Getting things done (GTD) j'ai soudain constaté qu'il existe des BIGS ROCS qui sont nos domaines de responsabilité (en anglais :AREA). Ce fût un révélation.

J'ai donc classé mes projets en différents AREA les voici :

D'abord tout ce qui est PROCESS et récurent (ex. La compta est pour moi un projet récurrent, la communication, la fiscalité, le social, mais aussi l'Organisation, les PROCESS)

Il y aussi le BUSINESS ce sont tous mes immeubles classés par ordre alphabétique par propriétaire ex. AGF/Montaigne, avec une exception toutes mes négociations sont en haut de la liste avec le signe >FBG/NEUILLY, les dossiers étant à travailler comportent un + ex. +FBG/ TOLBIAC

LE PERSONNEL (Achats, Blog, Famille, Philosophie, lectures, etc...)

En dernier SOMEDAY MAYBE ce sont des projets que je ne suis pas sur de mettre en oeuvre. J'y réfléchis. J'y met un peu prés tout ce qui n'est pas actif.

Enfin il y a tout ce qui est ARCHIVE (COMPLETED). J'y met les dossiers que j'ai traité. J'ai ainsi une trace de tout projet que je n'ai pas voulu détruire soit parceque je souhaitais en avoir une trace, soit parceque je pensais en avoir besoin un jour.

Voilà je vous renvois aux sites parlant d'Omnifocus que j'ai cité précedemment mais le meilleur conseil que je puisse vous donner c'est de faire simple. Je reconnais avoir beaucoup de mal à l'appliquer moi même ;) mais j'y travaille ! :))

Ajout du 7/03/2009 lu un article intéressant sur omnifocus. How I Use OmniFocus to Help Get Things Done - Monday By Noon

Omnifocus - Présentation

2009-03-01T20:46:00.017+01:00

Je ne vais pas réinventer la roue en vous présentant

Omnifocus l'excellent logiciel GTD de OMNIGROUP qui ne fonctionne que sur Macintosh.

Je vous renvoi simplement à leur site web en anglais The Omni Group - OmniFocus qui comporte une bonne video synthétique

et en Français au passionnant article de Pierre Morsa en Français Omnifocus | Pierre Morsa .

Pour aller plus loin, il y a aussi de chouéttes videos d'utilisation débuter sur mac: OmniFocus un chouette site de formation Mac en Francais (deux vidéos une de base et une avancée) et Mac Tutorial en anglais Mac Tutorials : ScreenCastsOnline pour les puristes qui aiment la langue de shakespear.

Ce que j'en pense : C'est vraiment un logiciel génial. D'une apparente simplicité déconcertante et extrêmement puissant.

L'écran principal comporte deux onglets l'un pour les projets (Tout ce qui nécessite plus d'une action concrète à réaliser) et l'autre les contextes.

Il est fabuleux pour organiser les projets, imaginer et planifier les solutions, se fixer des objectifs, prendre des notes globalement ou inscrire des taches à toute vitesse.

Mais il a aussi quelques défauts liés à sa prime jeunesse :

- Une ergonomie pas géniale. Malgré la mise en place récente de la possibilité de paramétrer son ergonomie grâce au menu style dans les préférence et notamment la présentation et les couleurs, il reste d'une désespérante fadeur. On voit vraiment qu'il a été conçu par des informaticien pour des informaticiens. Je comprends que beaucoup d'utilisateur se tournent vers THING (Things - task management on the Mac) qui est beaucoup plus moderne et Bien plus beau ! . Vu le nombre de post que j'ai pu lire à ce sujet, j'imagine que la prochaine version sera plus proche des critères esthétiques que l'on attend de ce type de logiciel.

- A l'usage cette présentation est tellement rébarbative que j'étais à la limite de m'endormir en lisant mes taches tellement celle ci est confuse et sans saveur. Il n'est vraiment pas ludique. C'est embêtant.

- Certains disent que c'est une usine à gaz. C'est vrai !. Il y a tellement de possibilité de trie dans tous les sens, tellement de scripts développes par des utilisateurs et une telle puissance avec un bon usage des perspectives qu'il y a de quoi dérouter les débutants. Pour votre information j'ai mis 6 mois avant de savoir l'utiliser correctement. De quoi être dégoûté.

- Enfin il n'est pas donné. Heureusement que j'ai bénéficié d'une promotion de lancement parceque 80 euros pour cela c'est cher sans compter la licence iphone 16 €

Alors pourquoi est ce mon logiciel préféré ? Suis je maso ?

J'adore omifocus !!! Je ne peux pas m'en passer. C'est mon plus fidèle assistant. Je lui confie tout et il est fidèle et me le rend bien !!!!

Voici pourquoi :

- L'équipe de Hot ligne est géniale. J'ai toujours une réponse à mes questions. J'étais tellement dégouté au début que j'ai souhaité me faire rembourser ils l'ont fait immédiatement. Quand je l'ai racheté ils m'ont appliqué la réduction. Par la suite chaque fois que je leur ai demandé un conseil, un avis ou fait une suggestion (j'en suis à ma 64éme demande d'amélioration ! ) ils ont répondu à toutes mes demandes. Positivement ou pas. Pour en avoir testé beaucoup de logiciels c'est un atout. IL est rare d'avoir une telle qualité de service.

- Il y a des widgets géniaux qui permettent de bien l'utiliser sous dashboard et des raccourcis paramétrables au clavier. On peut faire des liaisons entre tous type de document et le champs note ce qui permet de les ouvrir en cours de travail. Il y aussi des liaisons entre mail et OF qui permettent des création de taches presque automatisées. On peut synchroniser ses taches avec ical et ses agenda ce qui est génial pour ceux qui aiment la gestion des taches dans ical. Et bien entendu des synchronisations avec tout entre mac, mobileme, Bonjour etc...

- Le logiciel est super stable. Aucun soucis depuis l'origine. Sauvegarde automatisée. Exportation dans tous les sens en .txt, .html, . Csv, .txt un régal pour le travail sous excel.

- Une fois qu'on a bien compris comment il fonctionne, on fait ce qu'on veut.

Taches, sous taches, projets actifs, suspendu, terminés, abandonnés, historiques , reportings et exportations récupérables sous word une merveille pour savoir tout ce que j'ai fait et contrôler l'avancement de mes projets. Je me suis tellement planté dans mes méthodes de travail et dans l'adaptation du logiciel que j'ai finalement reussi à en tirer quelque chose quelque soit le chemin emprunté et mes éssais pour trouver une organisation qui me convienne.

- Ce n'est pas un jouet. C'est un outil professionnel. La plupart de ses concurrents sont simples, trop simples, basique et peu puissants, on arrive vite aux limites et difficile d'en tirer quelques chose au bout d'un moment.

- Et surtout, OMNIGROUP est un groupe solide avec de jeunes et brillants NINJAS qui connaissent bien le sujet. Ils se sont faits les dents sur OMNIOUTLINER The Omni Group - OmniOutliner un outil de task management passionnant en format Pro sur lequel j'ai beaucoup travaillé avant de découvrir GTD.

- Un forum très actif avec des passionnés sur le site d'Omnigroup et tellement de blogs qui parlent d'Omnifocus que celui ci ne suffirait pas.

- Et en plus il existe une application pour iphone qui semble performante. Un de mes amis l'utilise toute la journée (car le pauvre n'a pas de Mac à son travail) et il ne jure que par elle. Il se sent serein et efficace.

- Accessoirement j'ai testé ou étudié une centaine de logiciels GTD. le seul qui vraiment à tenu le choc (hormis Toodledo :: A to-do list to organize your tasks ) c'est Omnifocus. Things comme The hit list sont vraiment trop jeunes et pas assez professionnels, même s'ils sont prometteurs.

Mais pour moi, le plus important de tout c'est que : I can trust the system !!!!

Mes prochains articles seront consacrés à son application pratique. Il y aura beaucoup de choses à dire car le sujet est presque inépuisable. Je vous parlerai pour commencer des projets et de la façon de les organiser. Je devrai dire plutôt des différentes manières...

Bilan autofocus

2009-02-26T18:03:00.022+01:00

Petit bilan après 1 semaine d'utilisation d'autofocus.

La méthode est vraiment simple d'utilisation mais à l'usage elle ne me convient pas trop en l'état. J'ai trop de taches par jour et beaucoup trop d'informations à y rajouter. J'ai quelques difficultés à la mettre en oeuvre telle qu'elle fonctionne. Je trouve que les taches non actionnables paralyse le système et que j'ai d'autres petits soucis comme des Doublons des difficultés à retrouver les information essentielles et j'ai raté des taches urgentes perdues au milieu de 7 ou 8 pages de taches. Par ailleurs intellectuellement Autofocus me fatigue. Lire et relire toutes ces pages sans arret y compris des actions non actionnables quelle perte de temps.

Mais la vrai raison, c'est que j'adore Omnifocus ! . J'en parlerai un peu plus loin. J'aime sa souplesse, son efficacité, son apparente simplicité et surtout la confiance qu'il m'apporte chaque jour en me donnant le sentiment que tout est sous contrôle. En plus comme je le connais bien j'ai le sentiment de jouer avec lui au lieu de travailler. C'est assez addictif !.

Le seul logiciel que j'ai trouvé aussi éfficace était le gratuit sur web TODLEDO qui est vraiment génial. Toodledo ::: A to-do list to organize your tasks au moins c'est un outil web on peut donc l'utiliser à partir de n'importe quel navigateur. Mais comme moi, je suis sous Mac et que j'espère bien avoir un iphone bientôt par Bouygues lorsqu'ils se décideront, je reste sous omnifocus.

Malgré tout je n'ais pas abandonné la méthode autofocus sur cahier, je l'ai simplement un peu détournée et modifiée un peu à ma façon.

Ce qui suit est ma propre méthode. Pour la méthode classique je vous renvoi à la méthode de Mark FORSTER. Autofocus System - Get Everything Done

Je me sers pour l'instant de autofocus à la façon GTD. C'est mon réceptacle d'information IN / COLLECT. j'ai constaté qu'au cours de la journée beaucoup d'informations arrivent un peu dans tous les sens. La plupart d'entre elles peuvent être traitées en moins de 10 mn. Ce qui est fait n'étant plus à faire, je note ces tache à la manière de FORSTER telles qu'elles se présentent et j'en profite pour noter les sous taches qui me viennent immédiatement à l'esprit. Ensuite je traite le tout globalement si j'ai le temps. Quand les taches sont terminées je les barre.

Suite ensuite un double processus :

1. report de autofocus vers omnifocus de toutes les taches non actionnables ou datées avec echeance

Le soir je fais une mini review ou je reporte sur omnifocus tout ce qui doit l'être comme événements datés prévisionnelles ou pas. Je reporte aussi toutes mes duedate (Waiting tasks) sur Ical. J'ai constaté que grâce à cette technique, je met moins de choses dans ma base de donnée la rendant plus allégée et efficace et quel régal le matin en allumant mon ordinateur d'avoir sous les yeux ma liste des taches à venir y compris celle d'aujourd'hui (qu'il me suffit de reporter sur autofocus).

Bien entendu je barre toute tache reportée sur Omnifocus sur mon cahier.

2. Repport de toute tache activable d'Omnifocus sur autofocus.

Idem dans l'autre sens. Toute tache activable d'Omnifocus est reportée sur autofocus.

Il ne reste que les notes qui ne sont pas saisies sous omnifocus. + toute tache non barrée sont des informations actionnables à court terme sur lesquelles je peux travailler.

Quand à Omnifocus grâce aux notes de mon projet j'ai une vraie vision de tout ce qui s'est passé et de tout ce qui reste à faire. (cf. la gestion des projets sur Omnifocus)

Je suis en période de test. Je vais vraisemblablement modifier un peu ce double process dans quelque temps lorsque je l'aurais testé et retesté au regard de mon activité.

Standardisation

2009-02-25T10:22:00.017+01:00

Les check list et outils de standardisation sont des pierre essentielles de GTD.

En créant des process on gagne du temps car on n'a pas à réfléchir ou à remettre en cause sans arret notre manière d'agir. Les check list et système de standardisation sont un de mes secret pour gagner en temps et efficacité. Si vous voulez en savoir plus sur mes méthodes de standardisation voici un lien sur le site de Pierre Morsa qui m'a permis de détailler certains process en commentaires: Eviter l’explosion face à une surcharge de travail [La minute GTD du vendredi] | Pierre Morsa

En ce qui concerne mes check list, c'est un peu la même idée et c'est un process: l'objectif est simple avoir sous la main les information essentielles qui me permette d'avancer et viser l'efficacité maximale. La aussi pas de système sophistiqué ce sont des régles simples qui sont applicables facilement et qui au quotidien sont d'une éfficacité redoutable.

En voici quelques exemples.

- J'ai une liste de mes contacts classée par nature qui regroupe les gens avec qui je suis le plus souvent en contact. Elle fonctionne parfaitement avec un glissé déposé adresse-iwork ce qui me fait gagner beaucoup de temps.

- J'ai beaucoup d'appels et souvent les mêmes personnes je fais une fiche sur chaque personne et note tout ce dont je dois leur parler. Cette astuce est particulièrement utile lors de la lecture de mes liste et les reviews GTD. J'ai encore gagné en temps et en efficacité grâce à cette simple technique.

Le tout est regroupé dans des pochettes transparentes en plastique indépendantes qui ne me quittent jamais.

Autofocus - Approche différente des contextes

2009-02-20T18:01:00.016+01:00

Exemple. de modification des contextes sous omnifocus avec Autofocus.

J'ai évoqué la gestion des projets, le tickler, les contextes, je voudrais vous parler aujourd'hui de l'approche trés particulière de Marc FORSTER qui a inventé un drôle de manière de gérer ses taches qu'il a baptisé "Autofocus".

De l'intuition à la raison :
C'est vraiment bizarre à chaque fois que mon intuition me souffle une idée ou une tache à faire immédiatement ma raison vient prendre un malin plaisir à la contredire, à trouver n'mporte quel moyen pour mettre l'item en case, lui fixer des délais etc... Bref le RATIONALISER !!!... Cela contredit tellement mon intuition qui est de nature assez timide que du coup elle n'ose plus rien dire se sachant pesée, observée, soupesée, jugée, contrôlée et disséquée...

Heureusement mon intuition se rebiffe et comme vous l'imaginez il y a de chaudes discussions avec la raison. Cependant la méthode GTD est tellement rationnelle qu'elle oblige la RAISON à rationaliser, à réfléchir, à poser mes actions à les mettre dans des cases, bref à privilégier le RATIONNEL, ce que déteste l'intuition. Du coup en pratique c'est parfois un frein dans l'action et cela nuit à mon intuition et cela me gène beaucoup car j'ai des idées tout le temps... Heureusement...

Alors qui va gagner ? RAISON ou INTUITION ? Dois je jeter au feu GTD ? Certainement pas. Il y a de bonne choses et des idées vraiment intéressantes.

J'en étais dans ces réflexions quand j'ai découvert Marc FORSTER. Il a bien compris une chose que raison et intuition doivent marcher de concert. C'est peut être le mariage de la "carpe et du lapin", mais on est tous comme cela. On essaye de bien faire (la raison) mais nous sommes aussi des humains perfectibles et fragiles, forts et sensibles, imaginatifs et rationnels et pour la plupart intuitifs.

Alors c'est quoi sa méthode ? Je vous laisse la découvrir ici :
http://www.youtube.com/watch?v=qF1ngJAyD_s

Et pour les non anglophone voici le résumé :
Le système repose sur l'idée de faire peu mais souvent (GTD). Prendre un cahier (25/35 lignes par page. Jeter les taches à faire les une aprés les autres sans réfléchir et à chaque fois qu'elle apparaissent et l'écrire à la fin de la liste. L'originalité vient dans le traitement focus une page à la fois et 2 lecture la 1ere sans rien actionner, la 2éme en actionnant tout ce qui "saute aux yeux" Travailler sur chaque item jusqu'à ce que j'en ai assez, barrer dès que c'est fait puis attaquer la page suivante, à la fin retour 1ere page. Si au cours de la 2 éme lecture rien ne saute aux yeux l'item est peut être terminé le stabiloter. Si l'action n'est pas terminée la reporter à la fin.

Quelques principes Confiance en le système (GTD), Bon sens : tache de moins de 2 mn do it (GTD), Utilisation de l'agenda (taches bloquees, rappels de taches = GTD), utiliser des taches créatives "penser", "etudier", "revoir", dates à coté du 1er item de la journée, 1 cahier pour la maison , un cahier pour le bureau.

Mon avis : La méthode est une cousine des contextes de GTD mais elle est beaucoup plus simple. Elle privilégie l'action et l'intuition et est très rassurante. Elle est proche de notre mode de pensée. Elle permet de garder le fil des choses car grosso modo les informations s'organisent naturellement et notre intuition opére naturellement la sélection des taches et la création des nouvelles. Mais elle a aussi des inconvénients beaucoup de relectures, mélanges des taches activables et nn activables d'ou la nécéssité d'une codification dans la relecture, pas de someday maybe list qui est un process utile, pas de waiting list, mélange des NAL aux autres taches d'ou la question de savoir par quoi on commence en cas de projets sequentiel. Copie/Scan indispensable (papier).

Application Pratique : Du simple cahier avec des lignes au logiciel.
Le plus facile c'est le cahier (voir la video). Mais elle fonctionne bien avec des projets sous word et des next action sous word.

Sous papier, son gros inconvénient est dans la gestion quotidienne des projets. Dans GTD on travaille sur un projet on réflechit aux solutions à la manière de faire les choses aux résultats qu'on veut atteindre. Il en découle un grand nombre de taches qu'il faut bien pointer avant de les reporter dans le cahier ou du cahier au projet.

Truc papier: j'ai inclus un system de process une 3 éme lecture ou je met au crayon tous les appels c'est un semblant de contexte spécifique car j'en ai beaucoup.

Voir quelques exemples papiers de la méthode FORSTER
Flickr: Autofocus time system by Mark Forster

Testez la méthode FORSTER par vous même. J'ai rencontré beaucoup de fan de GTD chez qui la gestion GTD des contextes ne fonctionnais pas du tout et qui préférent de loin cette méthode aux contextes.
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Ajout du 22/02/2009
Je viens de lire un article formidable sur l'adaptation d'Omnifocus à la méthode autofocus
Voici le lien. Du coup j'ai essayé de voir ce que cela donne sous omnifocus et vous en ai mis une copie de mes nouveaux contextes sur omnifocus au début de cet article. je vais tester ce qui marche le mieux papier ou informatique.
AutoFocus on Lifehacker - The Omni Group Forums
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Ajout du 27/02/09
Hé non cela n'a pas marché sur omnifocus. Alors que c'était exploitable sur cahier sur omnifocus j'ai trouvé que c'était une usine à gaz. J'ai donc abandonné omnifocus pour revenir sur papier.

Contextes

2009-02-19T20:49:00.006+01:00

Gtd n'est pas une méthode mais plutôt un processus, une manière globales et focus (cernée) d'appréhender et d'exécuter les informations.

La gestion des contextes sur papier, comme sur informatique obéit à cette régle.

Mais c'est quoi le contexte ? Le contexte c'est un moment particulier pendant lequel vous faites les choses. Pour être plus clair c'est une phase, un processus qui se renouvelle régulièrement. On a tous des contextes @Téléphone, @ l'ordinateur etc... Ceux qui sont à gauche sont actuellement les miens sous omnifocus

Voir mon article complémentaire :GTD WAY / Applications pratiques de getting things done de David Allen.: Contextes méthode Omnifocus.

ici un exemple de contexte gtd

Mais cela va plus loin, les contextes sont uniques et personnels. Ils s'adaptent à votre façon de travailler. J'exagère un peu, mais certains d'entre vous on des réunions à n'en plus finir qui comportent des taches à faire pour cette réunion il peut être utile d'en faire un contexte...

Les miens sont simples. Je fais des affaires donc du commerce donc je privilégie l'action donc... l'outil !. Je ne suis pas un administratif qui travaille par phases (Ex.travail sur un dossier, étude de dossier, compilations de pièces ) J'ai essayé de le faire mais cela n'a pas marché pour moi. Cela me ralentissait et tuait mon intuition. D'où mes contextes qui comme vous le voyez privilégié si l'action est Active ou pas, ou liée à un outil indispensable ex Call= téléphone. Mes contextes ont évolués et évolueront encore, les vôtres aussi !.

Sur papier c'est à la fois plus simple et plus compliqué que sur un logiciel.

D'ABORD comment gérer les actions ? :
Rappel : sur papier seul la prochaine action sur laquelle ont peut agir de façon concrête doit être reportées. Où sont les autres ? Dans votre dossier projet sur votre NAL (next action list).

Et le contenant ?

La 1ere question est de savoir s'il faut que cela soit relié ou pas ?.
Certains utilisent des moleskine, d'autres des cahiers, d'autres des livres blanc, d'autres des carnets plus ou moins grands, des blocs moi j'utilisais des feuilles volantes classées dans un classeur avec une rubrique @ NAL. car j'ai constaté que les livres reliés me gênaient pour retrouver l'information et surtout que je n'aimais pas cela.

La 2éme question est de savoir s'il faut que les NAL soient sur une seule page les unes après les autres ou une par contexte. A mon avis si vous avez bien respecté GTD et la phase 2 TRAITER (PROCESS) il est fort probable que vous n'ayez que les actions essentielles que n'avez pas pu traiter auparavant. Une seule page comporte l'avantage d'avoir une vision globale et plusieurs de diluer l'information. C'est aussi plus long à relire notamment la relecture des contexte et des projets peut être longue et fastidieuse, mais à force de les relire on se dégage du papier et on va plus vite...

La troisième question est de savoir ce qu'il y a comme rubriques dans vos NAL.

Les miennes étaient DATEJOUR - TACHE - CONTEXTE - PROJET - QUI ? - ECHEANCE - SEMAINE et après usage j'ai constaté que la solution de les rajouter les une apres les autres était peut être un peu plus bordélique mais me donnait une vison claire du temps qui passe et de leur exécution. De plus faisant une mini weekly review j'éliminait joyeusement les taches inutiles pour le lendemain. En revanche concernant la gestion des projet à chque fis que j'en traitais un j'étais obligé de le sortir de sa boite et de faire une mini brainstorming pour voir si je n'avais rien oublié et surtout QUELLE EST L'ACTION SUIVANTE celle à reporter sur ma NAL.

Et les trucs ?
L'avantage du papier est de s'adapter facilement on peut donc avoir un système de codification qui permette de retrouver l'action à faire ex les mient étaient "/" Commencé, "X"Fini mais à suivre, "Tache barré"=tache totalement terminée, (DATE) = tache reportée à telle date, "Obarré"= tache abandonnée, "?" Tache à réflechir faut il la faire vraiment...

Bréf à chacun sa codification.

Important n'oubliez pas de faire des copies ou des scan sous peine de tout perdre !!!!