Om ”framtidens mötesrum” och kreativitetsbegränsningar

admin — Sat, 09 Jan 2016 11:50:11 +0000

Vi både trendspanar och föreläser ofta inom området ”framtidens möten”. Vi har också gjort en del projekt där vi lämnat förslag till mötesanläggningar på hur de kan framtidssäkra sitt möteserbjudande. Ofta och i kanske lite för hög grad handlar denna typ av diskussioner om mötesrummet.

Att börja i ett antagande om att vi även i framtiden kommer att sitta på stolar vid bord i slutna mötesrum där vi tittar på en duk och whiteboard kan nämligen hämma kreativiteten. Som i detta fall när en världens ledande organisationer för mötesproffs, IACC, efterlyser ”meeting room of the future”.

http://www.iacconline.org/iacc-meeting-room-of-the-future

Det kliade i fingrarna och blev ett mail. En text om bland annat hur antaganden och förutfattade meningar kan hämma vår kreativitet. Om jag ber en designelev att göra en stol så kommer jag få just en stol, inte ”något man kan vila på i sittande position”.

Här är mitt mail. Återkommer med uppdatering om jag får svar.

/Jörgen Dyssvold 2016-01-09

—

”Sharing my thoughts on meeting room of the future”

Dear Mark,

A friend of mine shared a link to the IACC initiative where you look for the ”meeting room of the future”. I think is a great and exciting initiative.

I work professionally with meeting development and among other things, support a number of conference centres in the challenge to secure their role in the future competition, i e by discussing how their physical facilities should be designed.

Even if I like your initiative as such, I would like to highlight some faults that I think could limit the creative height in the ideas you will get. Most of my objections is about assumptions, since I experience assumptions to be one of the most common limitations for creativity and development.

#1. Room

Meetings is about people and gathering, not walls and physical space. In the beginning, we met around the campfire to share stories.

Since it is harder to arrange a campfire in a room than in the open, I would suggest you to talk about a ”space” rather than a ”room”.

#2. Room and not ”rooms”

We do and should do a lot of different activities (present, discuss, watch videos, eat, brainstorm, prototype, draw, collaborate etc.) when we meet.

Maybe one could create ONE universal environment for all those different activities, but it might not be the most effective ways to use space. A better idea could be to design and offer different rooms & spaces available per hour for different purposes/activities.

#3. Meeting

Meeting is about the gathering but has come to be synonymous with the most common activities in a meeting; talking and presenting.

Therefore, I think there might be a risk to ask for future ”meeting” rooms if spaces for collaboration is what you ask for.

Finally, I would like to highlight the risk with looking for sponsored items the way you do. If you ask a design student to make a chair, you will get a chair and not ”anything you could use to rest in a seated position”. If you the same way assume future meeting rooms will have the same table/-s, chairs, A/V-technology etc as today, this is also what you will get. Hope you get my point on this.

I would instead ask suppliers for cash contributions in exchange for ideas of totally new products & services they could develop and bring to market.

My recommendation for a similar challenge would instead be about looking for ”new collaboration spaces” or at least ”meeting rooms & spaces of the future”.

Good luck with your challenge. I will definitely and with great interest keep an eye or two on what might come up.

Keep up the good Ka!

/Jörgen Dyssvold, Meeting strategist & designer,

the Herr Omar meeting agency

Tips för bättre möten 2016

admin — Tue, 05 Jan 2016 12:48:30 +0000

För de flesta innebär ett nytt år både önskningar, löften och nya vanor. Om du precis som vi vill göra en insats för ett nytt år med färre dåliga och fler bra möten så kommer här fem konkreta förslag.

1. Avvik från ‘entimmesnormen’

15 minuter är den nya timmen. Investering i tid styr idag våra val mer än investering i pengar. Av slentrian bokar vi oftast bara starttid för våra möten och kör efter normen en timme.

Parkinsons lag gör sedan så att deltagarna tillsammans fyller ut den tid som avsatts, då vi ju undermedvetet tror att uppgiften är att hålla möte i en timme. Här behöver vi alltså bryta mönster.

Prova att boka halvtimmesmöten, kvartssamtal kanske som promenadmöte eller sjuminutersmöten utan tillgång till stolar. Du kommer snart upptäcka att olika former passar bra för olika sammanhang.

2. Håll er till ämnet

Inled gärna mötet med att på tavla/blädderblock skriva upp den eller de frågor mötet ska handlas om. Kanske i kombination med att ange mål, t ex att ”när vi skiljs åt vill jag att vi kommit överens om …”.

Se till att du eller den som leder mötet vid behov tar gruppen tillbaka. Det sker enklast genom ett ”jätteintressant och jag kallar gärna ihop till ett separat möte om det.. men om vi ska hinna med dagens frågor behöver vi gå tillbaka..” (och peka mot agendan på väggen).

3. Våga vara tidsfacist

Börja mötet i tid, oavsett hur många som är på plats. Om man anpassar sig till att börja när alla är på plats blir detta snabbt en ny norm och man ser starttiden som cirka.

Inled mötet med att göra klart för alla hur lång tid ni har och se till att du och helst hela gruppen har en klocka väl synlig.

4. Summera på slutet

Gamla tiders protokoll är sällsynta, ofta ofullständiga och har en tendens att dröja. Ofta går man också igenom dem först precis innan nästa möte då det är för sent att åtgärda det man kommit överens om.

Summera istället under mötet och reservera tid på slutet för detta. Gärna i grupp där deltagarna får uppge vad ni kommit överens om, när det ska göras och av vem. Anteckna gärna på tavla eller blädderblock, ta en bild med mobilen och skicka ut till övriga direkt efter mötet.

5. Uppmuntra till att ta anteckningar

Att anteckna med papper och penna är enligt hjärnforskare en del av lärprocessen. Vi programmerar våra hjärnor medan vi fångar och skriver ner nyckelord, fakta och annat.

I detta är inte mobil, padda eller dator ett fullgott alternativ. Se därför till att alla har tillgång till papper och penna innan du startar mötet.

Ofta får man frågan i början av mötet om du kommer skicka ut presentationer som visas eller om man måste anteckna själv. På denna fråga finns bara ett svar: Ta egna anteckningar, oavsett.

/Jörgen 2016-01-05 (direktlänk http://herromar.se/?p=2798)