Na początku naszej historii nowy dyrektor szpitala zerwał z niepisaną tradycją i zarządzanie sprawami administracyjnymi powierzył… pielęgniarkom. Prawdopodobnie doszedł do wniosku (jak się okazało po czasie – słusznego), że to właśnie one najlepiej wiedzą, na co dokładnie wydawane są każdego roku kwoty idące w dziesiątki milionów złotych. Do tej pory tradycyjnie zajmowali się tym lekarze. Punkty za odwagę i nieszablonowość. Następnie, gdy pojawiły się konflikty interesów między nowymi szefowymi administracji a ich koleżankami-pielęgniarkami, zdecydował o zupełnym rozdzieleniu funkcji – nowe szefowe przestały zajmować się dawnymi obowiązkami i były rozliczane już tylko z administracji.
Wiele z ex-pielęgniarek po otrzymaniu nowej roli zapisało się na kursy zarządzania. To świetne świadectwo ich zaangażowaniu oraz przyznania się do tego, że odrobina wiedzy teoretycznej nie zaszkodzi w nowej roli. Plus dla nich, bo nie każdemu łatwo przyznać się do braku widzy.
W ich pracy widać dowody na to, że w działalności szpitala na większą skalę pojawia się rachunek ekonomiczny. Np. liczenie opłacalności zakupu nowego sprzętu medycznego trudno mi sobie wyobrazić, gdyby decyzję podejmowała osoba mająca tego sprzętu używać.
Dodatkowo dzięki przeorganizowaniu procesów szpital może wykonać zabiegi dla większej ilości pacjentów niż do tej pory. Wystarczył taki prosty zabieg. A dzięki koordynacji zakupów między różnymi klinikami szpital uzyskuje kolejne oszczędności. W sumie to ponad 10 mln zł w stosunku do poprzedniego roku. Naprawdę nieźle!

źródło obrazka: sxc.hu

A co na to lekarze? Wygląda na to, że zadowoleni, bo mogą się skupić na tym, na czym znają się najlepiej – czyli na leczeniu pacjentów, a nie na papierkowej robocie.

Podsumowując, Gazeta opisała bardzo dobry przykład zarządzania, w którym teoria jest potwierdzana przez praktykę, a dodatkowo są wymierne efekty finansowe. Ludzie, którym dano nową, ważną rolę, poważnie podchodzą do tematu, są bardziej zmotywowani i spełniają pokładane w nich nadzieje. W efekcie wszyscy są zadowoleni z poprawy w tak trudnym środowisku jak publiczna służba zdrowia. Da się? Da się!

Mam nadzieję, że po lekcje do bydgoskiego szpitala wybiorą się inni zarządzający zadłużonymi, generującymi olbrzymie koszty placówkami z kraju. Dla naszego wspólnego dobra. I dodatkowo podziękowania dla pani redaktor z Wyborczej – oby więcej pozytywnych przykładów w gazecie.

W tym roku napisałem zadanie właśnie o zaangażowaniu (pełny do obejrzenia tutaj). Wydało mi się trudne – gdy je pisałem. Patrząc po ilości odpowiedzi, jakie dostałem – jest chyba banalne: ponad 800 stron prac w MS Word oraz w MS Power Point. Słownie: osiem, zero, zero. Przygotowałem zatem łatwe zadanie, jeśli tyle osób uznało, że warto na nie odpowiedzieć. Mój przyjaciel z firmy, który napisał zadanie ze strategii dostał 7 (siedem) odpowiedzi. To dopiero było trudne zadanie.

Ale jednak niezupełnie. Nie napisałem łatwego zadania. Zadanie jest tylko pozornie łatwe. Prac bardzo dobrych jest mniej więcej siedem. Tyle ile wszystkich prac z obszaru strategii. Po przejrzeniu 800 stron wyników, dochodzę do wylistowanych poniżej, subiektywnych wniosków. Jeśli zastanawiasz się nad wzięciem udziału w GoS w przyszłym roku – to jest to prawdopodobnie dobry pomysł. Proszę, zaoszczędź czasu czytającym i przeczytaj moje przemyślenia poniżej. Zadanie konkursowe, nawet jeśli ma potencjalnie kuszące prostotą hasła (szkolenia, zaangażowanie, firma szkoleniowa), może być naprawdę trudne. Oto zatem garść subiektywnych podpowiedzi.

Wskazówki techniczne – mniej istotne, tym bardziej nie warto tu robić błędów

• Jeśli masz do wyboru Worda albo Power Pointa – wybierz wersję PPT. Wiele zadań pozwala na dowolność formy – lity tekst, albo prezentacja. Wybierz prezentację. Jest łatwiejsza w odbiorze i bardziej przejrzysta. Daje także większe możliwości co do grafiki oraz prezentacji procesów myślowych. Ja wybrałem dwie dozwolone formy, dobrych prac jest po połowie – z Worda i PowerPointa. Łatwiej jednak było poznawać prace w formie prezentacji.
• Umieszczaj zdjęcia / schematy / rysunki / grafy. Mogą one dać oddech i dodatkowy wymiar pracy, sprawiając, że będzie się ją czytać łatwiej, że będzie bardziej przejrzysta. Ale uwaga… niech te zdjęcia mają dobrą rozdzielczość. Mniej więcej połowa tych, które widziałem nie ma.
• Layout prezentacji ma znaczenie. Głównie negatywne – tj. jeśli jest przejrzysty i przyjazny, to czytając pracę o nim nie myślisz. Jeśli zwracasz na niego uwagę, to zwykle oznacza, że coś jest nie tak. Wśród wszystkich prac zadziwiająco dużo miało layouty-koszmarki, które utrudniały czytanie. Niektóre to np. rozpikselowane zdjęcie w tle (na każdej stronie takie samo), lub kontrastowy trójkąt biegnący przez połowę strony.
• Sprawdź pisownię. W MS Office służy do tego klawisz F7 i nie zajmuje to wiele czasu, a literówki wyglądają głupio.

Wskazówki merytoryczne – bardziej istotne

• Po pierwsze primo: przeczytaj zadanie, na które chcesz odpowiedzieć. Gdy skończysz – przeczytaj raz jeszcze. A gdy skończysz drugie czytanie – zrób sobie przerwę, a potem przeczytaj jeszcze raz. Istnieje szansa, że autor zadania umieścił w nim wskazówki dotyczące kierunków odpowiedzi. Istnieje także szansa, że warto odpowiadać na pytania, które są w zadaniu. Naprawdę. Jeśli np. w swoim zadaniu pytam o to, jakich działań w sytuacji podnoszenia zaangażowania pracowników w firmie nie warto podejmować – to możesz wspomnieć o tym w swojej pracy. Jeśli w treści zadania piszę, że pracownicy opisywanej firmy są znudzeni szkoleniami, a Ty w swojej propozycji pracy piszesz, że chcesz podnieść zaangażowanie głównie szkoleniem integracyjnym – to ja nie rozumiem.
• Podawaj źródła. Nie jest wstydem powoływać się na innych. Pisząc Zespoły po polsku, sporą część naszych spostrzeżeń odnosiliśmy do modelu kultury folwarcznej, zaproponowanego i propagowanego przez prof. J. Hryniewicza. Nie udawaliśmy, że to nasz pomysł, co wcale nie umniejszało siły przekazu. Powoływanie się na modele i koncepcje bez źródeł rodzi znak zapytania po kątem tego, co wymyśliłaś sama w pracy, co jest rozwinięciem myśli innych, a co wreszcie swoją własną twórczością.
• Nie bądź zbyt ogólna. Nie bądź zbyt szczegółowa. W najlepszych pracach znalazłem balans pomiędzy ogółem a szczegółem, co dotyczy także mieszanki teorii i praktyki. Warto jest w pracy pokazać konkretne opcje rozwiązań sytuacji – jeśli jednak poświęcisz całe 20 stron prezentacji na opis jednego z możliwych pomysłów – (jak np. rzeczony wyjazd integracyjny), to nie dajesz szans na dostrzeżenie Twojego procesu myślenia i łączenia faktów – przynajmniej w szerszej perspektywie. Wiele zadań GoS jest na tyle ogólna, że daje pole do popisu wykazania się szeroką paletą rozwiązań. Pójście w szczegół odbiera te możliwości.
• Najczęściej zadania z obszaru HR i ogólno-biznesowe nie mają jednej, właściwej odpowiedzi. O ile przypadek opisany w tekście zadania jest bliski rzeczywistości, o tyle już interwencji, których można zastosować jest bez liku. W odpowiedziach na to konkretne zadania, szukałem przede wszystkim:
  • rozumienia sytuacji i rozumienia biznesu. Zastosowanie w sytuacji spadku zaangażowania 20 rodzajów interwencji nie będzie pewno możliwe – nie starczy środków, czasu, energii a przede wszystkim – kto z Was jeśli ma zapalenie oskrzeli, aplikuje sobie 5 antybiotyków na raz? ;)
  • pokazania potencjalnego projektu, jako procesu – co pomaga zobaczyć sposób myślenia kandydata i co wiąże się ze…
  • …wskazywaniem praktycznych działań, możliwych do realizacji. Teoria zaangażowania to bardzo ciekawa nauka. Jednak – od samej teorii zaangażowanie nie wzrośnie, nawet jeśli teoria jest najlepsza.
  • myślenia systemowego – przejawiającego się głównie w propozycji rozwiązań wykraczających poza wyjazd integracyjny, podwyżki i przemalowanie ścian na inny kolor. Tu ważne są przede wszystkim działania dotyczące systemów działających w firmie (przede wszystkim systemów motywacyjnych) oraz działania nakierowane na kompetencje menedżerów – bo jak mówi stara prawda, ludzie przychodzą do firm, a odchodzą od przełożonych.
  • w przypadku możliwych proponowania interwencji i propozycji rozwiązań, kluczowy jest etap diagnozy i analizy sytuacji, która wykracza poza to, co jest napisane w zadaniu (i co czasem w realnym życiu mówi Ci klient). Mniej więcej 1/5 prac zawierała w sobie element diagnozy sytuacji. W tym wypadku jest to duży plus.

Wybranie kilku osób, które zostaną zaproszone na spotkanie nie było trudne. Wymagało jedynie czasu. Wśród tak dużej ilości prac zdarzają się prace doskonałe, które wybijają się z tłumu. Pokazują przede wszystkim rozumienie biznesu i procesów zachodzących w firmie, mają równowagę pomiędzy ogólnością a detalami i są mocno nastawione na praktykę. Mają także coś jeszcze – co trudno opisać. Błysk. Dobrze jest proponować ciekawą formę, nietuzinkowe pomysły, zadając sobie pytanie o odbiorcę danego zadania – o firmę i branżę, w której pracuje. Granica między genialnością a szaleństwem jest jednak bardzo cienka i warto o tym pamiętać.

Jeśli macie jakieś przemyślenia, wnioski, braliście udział w GoS jako uczestnicy, albo autorzy zadań – zapraszam do komentowania.

Nie jest łatwo utrzymać uwagę przez dłuższy czas. Nie tylko na filmach, ale też w wielu innych aspektach codziennego funkcjonowania. Pracodawcom jest coraz trudniej wysłać na 2-dniowe szkolenie swoich ludzi. Trendy wskazują, że coraz częściej poszukuje się rozwiązań, które opisać można słowami: szybciej, krócej, (taniej). Popularny staje się nano-learning, dotyczacy już nie tylko form e-learningowych, ale też nawet szkoleń w klasie. Spotkajmy się na jeden dzień, albo lepiej na kilka godzin i rozwiążmy nasze problemy. Chodźmy na skróty, bo nie ma czasu. Bo trudniej wysiedzieć i się skoncentrować.

Pozostawiając nano-learning w spokoju, całym tym wstępem nawiązuję do zjawiska braku koncentracji, czy też, inaczej to ujmując – nieumiejętności koncentracji na jednym zadaniu przez dłużej niż chwilę. Siedząc przed komputerem mam świat na wyciągnięcie ręki. To wyciągnięcie ręki trwa jednak zazwyczaj krótko, bo zaraz zmieniam to, co robię, oglądam i szukam czegoś nowego. Otwarta przeglądarka z: Facebookiem, wiadomościami, prywatną pocztą, wynikami meczów na żywo – jednocześnie, nie jest niczym dziwnym. Dodaj do tego wyskakujące powiadomienia poczty, komunikator, Twittera. Kociokwik? E tam, zwykły pulpit niejednego z nas. Ciągłe zmiany dostarczają bodźców, ale też pozwalają umilić (odroczyć…) trudne / nielubiane / duże zadania.

Wydaje mi się, że większość z nas czuje (przynajmniej czasami ;)), że świat nas przerasta. A jednocześnie, każdy chce być efektywny. Koncentracja bywa tu pomocna. Jednak sami wcale jej nie pomagamy – choćby takim pulpitem, jak ten opisany powyżej. Warto spojrzeć co się dzieje gdy ciągle przełączamy się pomiędzy zadaniami. Mózg podejmuje decyzję o tym czym się zająć – i jest to proces wymagający energii i czasu; następnie koncentruje się na tym, co robisz. Każda przerwa i zmiana aktywności, tak częsta w robieniu wielu rzeczy na raz, czyli multitaskingu, powoduje przerwanie działania i powrót do pierwszej fazy podejmowania decyzji o tym, czym się zająć. Szerzej o tym procesie w artykule 8 things everybody ought to know about concentrating.

Multitasking wpływa silnie na obniżenie efektów wykonywanej pracy. Tony Schwartz mówi o wydłużaniu czasu realizacji zadań o średnio ok. 25%, wtedy gdy jednocześnie coś sprawdzasz i robisz inne rzeczy, choć, co może być zaskakujące, badania wspokazują, że na poziomie zarządu, multitasking może być skorelowany z dobrymi wynikami finansowymi firmy. W praktyce, wielu z nas żyje w stanie ciągłej gotowości do sprawdzania i przeglądania napływających informacji („emergency stan mode”), który z koncentracją ma na bakier.

Dobrą wiadomością w tym wszystkim jest to, że koncentracji możesz się nauczyć (choćby grając w Lumosity, praktykując medytację, czy w pierwszej kolejności ograniczając to, co przeszkadza i wyskakuje, wydaje dźwięki, etc.). Zła wiadomość – z wiekiem coraz wolniej przełączamy się pomiędzy różnymi zadaniami i coraz mocniej tkwimy w starych nawykach (np. robienia kilku rzeczy na raz) – trudniej jest nam się zmienić (ludzie się nie zmieniają – ale to inny wątek ;-)).

Wspomniany powyżej artykuł wskazuje na jeszcze jedną istotną rzecz. Koncentracja nie jest pochodną inteligencji, genów, pojemności pamięci. Jest bezpośrednim następstwem zainteresowania jakimś tematem. Zainteresowanie pochodzi zaś z nastawienia. Jeśli robiąc coś, jesteś do tego pozytywnie nastawiona, zaintrygowana i pasjonuje Cię to – prawie na pewno nie będziesz miała problemów z koncentracją. I przy okazji będziesz mieć szansę na odczucie stanu przepływu (flow), o którym świetnie pisze Mihaly Csikszentmihalyi (nazwisko czytaj: chick-sent-me-high ;-)) w swojej książce Przepływ.

W tym momencie powinienem napisać pewno o kilku technikach podnoszenia efektywności, typu rozpoczęcie dnia od rzeczy najważniejszej, robieniu przerw co 90 minut, czy budowaniu nawyków przez 21 (lub 30) dni. Tyle że internet jest pełen takich porad i z łatwością je znajdziesz. Na przykład na blogu Steva Pavliny, który świetnie pisał o efektywności osobistej, zanim nie poszedł w bardziej zwariowane i absurdalne tematy.

OK. Jedna, mała, niewinna rada. Z własnego doświadczenia wiem, że dobrym sposobem na koncentrację jest kombinacja trzech czynników: dużo pracy + mało czasu + odpowiedzialność za to co robisz, na Twoich barkach. Jeśli masz dużo do zrobienia, goni Cię termin i czujesz presję – jest spora szansa, że Facebook będzie przerwą w pracy, a nie na odwrót. ;-)

Ten spektakularny przykład pokazuje dwie istotne rzeczy: na wielu rynkach pojawia się cena „za darmo” oraz przy tak zdefiniowanej cenie – nadal można zarobić – przy odpowiedniej kreatywności. Dotyczy to nie tylko branży muzycznej, ale również filmowej, czy wydawniczej. I jeśli głębiej się zastanowić – praktycznie wszystkiego, co oparte jest na nośnikach cyfrowych, które można dostarczyć (i często skonsumować) przez internet czy komputer / tablet / telefon. Rodzi to nowe możliwości, nowe wyzwania oraz nową ekonomię, która rządzi się swoimi, odmiennymi od znanych nam dotychczas prawami. I właśnie o tym traktuje książka redaktora naczelnego amerykańskiej wersji WIRED, Chrisa Andersona, pod tytułem „Za darmo. Przyszłość najbardziej radykalnych z cen„.

Cena „za darmo” wpływa na dostęp do wiedzy, co jest również istotne z punktu widzenia rozwiązań HR-owych – zarówno od strony firm-klientów, jak i dostawców. Coraz więcej treści jest na wyciągnięcie ręki, bez opłat – zatem spadają ceny usług opierających się na tej wiedzy (np. podstawowych szkoleń z komunikacji, prezentacji, efektywności indywidualnej). Szkolenia dofinansowane z EFS spowodowały po pierwsze spadek ich znaczenia po stronie klientów, a po drugie – dużą presję na ceny, nawet już po zakończeniu dofinansowania (wiele szkoleń dostępnych było za darmo, lub prawie-za-darmo).

To intuicyjne: tylko 25% sukcesu w pracy wynika bezpośrednio z twardego IQ. Całe trzy czwarte zależy od poziomu Twojego optymizmu, wsparcia społecznego oraz od umiejętności postrzegania trudnych (stresujących) sytuacji jako wyzwanie, zamiast zagrożenia. Pozwala to po pierwsze zredukować sam stres, a po drugie lepiej poradzić sobie z trudnościami. W końcu, jak powiedział mi kiedyś jeden z menedżerów, z którym przeprowadzałem wywiad: „praca to nieustanne rozwiązywanie problemów, każdego dnia”. Zatem jeśli problem = stres, to masz problem.

Gdy przeanalizujesz otoczenie dowolnej osoby (czyli np. to ile zarabia, gdzie mieszka, gdzie je obiad, etc.), to możesz przewidzieć jak bardzo jest ona szczęśliwa. Z trafnością… mniej więcej 10%. Spodziewać się można by czegoś zgoła odmiennego. Jednak poczucie szczęścia w 90 procentach płynie z tego w jaki sposób odbierasz świat dookoła, a nie z tego jaki ten świat jest (poza oczywiście ekstremalnymi przypadkami typu wojny, katastrofy, które na szczęście od dłuższego czasu w większości nas nie dotyczą). Badania wskazują, że każdy z nas ma charakterystyczny dla siebie poziom szczęścia, który poza drobnymi odchyłami, towarzyszy nam przez większość część czasu, niezależnie od zmian w otoczeniu. Grupa milionerów – zwycięzców loterii wcale nie jest bardziej szczęśliwa, niż inni, którzy nie wygrali. (Więcej o badaniach na temat szczęścia w tym artykule). Jednocześnie, odczucia (w tym szczęście) są zaraźliwe. A czynnik, który najbardziej wpływa na poczucie szczęścia nie jest chyba zaskoczeniem: to bliskość znajomych oraz rodziny i interakcje z nimi. (Szukanie szczęścia w pracy nie koniecznie daje zatem najlepsze efekty, chyba, że przy okazji założymy rodzinę z kimś poznanym w firmie ;)).

Chodźmy dalej. Tradycyjny przepis „na szczęście” wygląda tak:

Ma to odbicie w sposobie wychowywania dzieci, w myśleniu o sobie, w sposobie zarządzania i motywowania pracowników. Tymczasem zdobywanie „sukcesu” powoduje nieuchronne pojawianie się nowych celów. I szczęście jest ponownie poza horyzontem. Jednak realnie działający przepis na szczęście może składać się z tych samych składników, ale podanych w odwrotnej kolejności. Czyli: najpierw podnieś swój poziom szczęścia, a w wyniku tego Twój mózg będzie lepiej funkcjonował, będziesz bardziej kreatywna, wydajna, będziesz miała więcej energii i będziesz bardziej zaangażowana w pracy. Poczucie zadowolenia z życia można wytrenować, podobnie jak mięśnie. Zainteresowanych praktyczną stroną wpływu na własne poczucie zadowolenia z życia odsyłam do świetnej książki Gretchen Rubin - Projekt Szczęście (The Happiness Project).

Kluczem (do poczucia szczęścia) jest poszukiwanie rzeczy i zjawisk, które są pozytywne. Biorąc pod uwagę naszą narodową tendencję do narzekania oraz standardowy zestaw wiadomości sprzedawanych przez media (wojny, tragedie, patologie, porażki), nie jest to łatwe.

Shawn Achor proponuje ćwiczenie zmieniające sposób myślenia, w którym przez 21 dni zapisujesz 3 rzeczy za które jesteś wdzięczny (ludziom, sobie, światu, itd.). Pozwala ono przestawiać umysł na myślenie pozytywne i na lepsze pozytywne nastrojenie się do otoczenia, co podnosi samopoczucie, energię i zaangażowanie do pracy. Na początku jest trudno, ale efekty widać już po kilku dniach. Zresztą nie trzeba zapisywać, wystarczy zacząć je identyfikować i nazywać.

Szczęście lokuje się bardzo blisko do tematu, który wymieniany jest jako jedno z największych aktualnych wyzwań organizacji i działów HR: zaangażowania w pracę. Mam też wrażenie, że tak, jak mamy wewnętrzny w miarę stały poziom odczuwania szczęścia, tak i zaangażowanie jest w miarę stałe. Choć z drugiej strony… w przypadku motywacji i zaangażowania, równie wiele zależy od kultury organizacyjnej firmy, od stylu przywództwa, a przede wszystkim od bezpośredniego przełożonego. Ludzie przychodzą do firm, a odchodzą od swoich szefów.

Szczęście, tak jak zaangażowanie, mimo swojej ulotności jest dość proste do rozpoznania – wiesz kiedy jesteś szczęśliwa i zaangażowana. Nie potrzebujesz wypełniać ankiety aby to sprawdzić. W większych firmach popularne są badania satysfakcji, czy zaangażowania. Wyniki mogą być zaskoczeniem, ale zwykle nie ma niespodzianek. Wystarczy pobyć chwilę w danej organizacji, zobaczyć jak traktuje się klienta, porozmawiać z ludźmi. I popatrzeć w ich oczy. Jeśli jest błysk – o czym opowiada poniżej dyrygent, Benjamin Zander, jest zaangażowanie.

Jeśli podobał Ci się filmik na górze wpisu, obejrzyj też ten. To jedno z najlepszych wystąpień jakie widziałem kiedykolwiek. O szczęściu, zaangażowaniu, pasji i błysku w oku. Enjoy.