Niestety parafrazując mistrza Kochanowskiego z danymi jest tak jak ze zdrowiem. O ich wartości przekonujemy się w tym momencie, w którym je już straciliśmy. Często spotykam się z pytaniem ile kosztuje odtworzenie danych, które firma straciła. I równie często odpowiedź jest oczywista: nic nie kosztuje. Po prostu dlatego, że ta operacja jest niemożliwa do wykonania. Danych tych na tym świecie już po prostu nie ma. Pół biedy, gdy tylko zepsuł się twardy dysk. Kosztem kilku tysięcy złotych i często kilku tygodniu oczekiwania można je w wielu przypadkach odzyskać. Najczęściej jednak danych nie ma na dysku, gdyż zostały nadpisane danymi błędnymi, a na pytanie czy jest archiwum odpowiedz jest niestety negatywna. Firmy często także nie są świadome odpowiedzialności prawnej, gdyż na przykład Ustawa o Rachunkowości wymaga od księgowego regularnej archiwizacji. Obecnie sporządzenie archiwalnej kopii danych nie jest trudne i możliwych jest wiele sposobów:

• płyta CDR czy DVDR czy też RW czyli wielokrotnie zapisywalna,
• pamięć flash,
• zewnętrzny dysk twardy,
• inny komputer.

Wszystkie te sposoby mają jednak jedną wadę. Z reguły wszystkie nośniki danych znajdują się w jednym fizycznym miejscu – biurze firmy. Pół biedy, jeśli ktoś zabiera co jakiś czas dane ze sobą poza biuro, ale ten sposób ma także swoje wady: dane mogą się dostać w niepowołane ręce. Kiedyś w dawnych czasach ten problem rozwiązywały skrytki bankowe. Są one dostępne i dzisiaj, ale ich cena i niewygoda użytkowania jako miejsca składowania danych w praktyce wykluczają je ze stosowania w mniejszych firmach.

Problem archiwizacja kluczowych w firmie danych jednak pozostaje.

W służbie klienta biznesowego przychodzą współczesne technologie. Praktycznie każda polska firma ma, a jeśli nie ma to mieć powinna dostęp do internetu. Średnia jakość łącza ciągle rośnie i dzisiaj szybkie transfery są dostępne dla większości firme. Modemy (z wyjątkiem tych do internetu mobilnego np. Play) odeszły już do lamusa. Jeśli jest łącze to za jego pomocą można dane wysłać poza firmę. Aby jednak to zrobić bez nadmiernego ryzyka niezbędne sa dwa warunki:

• dane muszą być wysłane w bezpieczne miejsce, które nie jest narażone np. na spalenie czy zalanie. Po co nam archiwum w miejscu, które łatwo może być zniszczone czy okradzione?
• dane muszą być zaszyfrowane. Zaufanie zaufaniem, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby dane tak zaszyfrować by nikt poza nami do nich się nie dostał.

Tak naprawdę niezbędny jest jeszcze warunek trzeci: usługa taka musi być tania czyli powszechnie dostępna. A teraz najważniejsza i co lepsze dobra wiadomość – takie usługi już są dostępne a ich użycie jest o wiele prostsze niż się wydaje.

Jak to wygląda w praktyce?

Wykupujemy usługę na odkreślony czas na przykład na rok. Otrzymujemy w pakiecie określoną pojemność dyskową np. 1 czy 5 GB i oprogramowanie, które instalujemy na swoim komputerze. Jak to zwykle na początku musimy zatwierdzić regulamin usługi oraz określić swoje dane typu identyfikator, hasło czy adres email. Wszystko razem z wykupieniem usługi trwa kwadrans. Dane logowania do systemu archiwizacji musimy jakoś także przechować, ale o tym już pisałem na naszym blogu. Teraz pora na skonfigurowanie co ma być archiwizowane i w jakich odcinkach czasu. Z reguły będziemy chcieli mieć kilka kopii bezpieczeństwa i np. co tydzień tworzyć nową a co kilka tygodni kasować kopie bardzo stare. Programy do archiwizacji mają takie mechanizmy. Po ustawieniu parametrów system jest w zasadzie bezobsługowy, czyli działa sam czasami informując nas o zakończonych czynnościach. Najważniejszą i także bardzo pozytywną informację zachowałem na koniec. Nasze łącze nie będzie przeciążone. Systemy tego typu są tak sprytne, że wysyłają tylko te fragmenty danych, które uległy zmianie. Resztą się nie zajmują.

Jeśli zatem cenisz sobie przyszłość swojego biznesu i znasz wartość cennych danych firmowych już dzisiaj zadbaj o spokojny sen. Przecież nikt nie planuje kataklizmu w firmie w rodzaju pożaru czy powodzi, a jednak codziennie o nich słyszymy. Trzeba być na to przygotowanym.

Jeśli jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem podaj nam swoje dane, a my skontaktujemy się z Tobą i skroimy rozwiązanie stosownie do potrzeb Twojego biznesu.

Podobne posty:

• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Strona WWW w leasingu – czy to możliwe?
• Jak trwale zabezpieczyć cenne dane z naszego notebooka?

Na pewno nie zaczynajmy od najprostszego czyli od ceny. Biuro rachunkowe to zbyt poważny biznes i zbyt jest zależny od dobrych narzędzi, aby oszczędności nawet kilkuset złotych miały dla niego znaczenie. Dzień pracy księgowego więcej jest wart niż przeciętna różnica w cenie oprogramowania. Rynek jest już zbyt dojrzały, aby można było bezkarnie windować ceny w górę.

Zacznijmy od tego co najważniejsze.

Doświadczenie

Ile firma, która dostarcza nam podstawowego narzędzia pracy istnieje na rynku?

Od kiedy tworzy oprogramowanie dla księgowości?

Jaki ma zespół ludzi, którzy stoją za oprogramowaniem?

Jakie ma certyfikaty i nagrody?

Na ile ma sprawny serwis i procedury obsługi?

Czy ma system zapewnienia jakości programów i serwisu?

Z tym zespołem wiążemy się na kilka lat, nie na kilka dni czy miesięcy. Zmiana programu jest zbyt kosztowna, aby co roku mieć nowe oprogramowanie. Migracja danych, szkolenia i wdrożenie pochłonęłoby kilkanaście lub nawet w większym biurze kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nie licząc kosztu zakupu nowego programu gdyż przesiadając się często stracimy wszelkie dotychczasowe zniżki.

Funkcjonalność

Warto pamiętać, że to co dobre dla przeciętnego księgowego w biurze rachunkowym może się nie sprawdzić. Dlaczego? Gdyż w biurze obsługuje się kilkadziesiąt a często nawet kilkaset firm. Spektrum problemów księgowych jest o wiele szersze i oprogramowanie musi temu sprostać. Podam tu dwa przykłady opcji, które mogą znacznie utrudnić jeśli nie uniemożliwić obsługę niektórych firm w biurze rachunkowym.

Spółki lekarskie - ze względu na specyfikę często mają bardzo złożone podatkowo umowy, na przykład zmienny co miesiąc jest procentowy udział w przychodach i kosztach spółki. To skutkuje znacznym stopniem skomplikowania obliczeń podatku dochodowego dla wspólników.

50% koszty uzyskania przychodów – wiele firm wykorzystuje prawo autorskie, aby liczyć podwyższone koszty dla twórców. Bez automatów do obliczania płac w takich przypadkach niezbędne będzie liczenie tego “na piechotę” w zewnętrzny arkuszu kalkulacyjnym, aby na końcu … z powrotem wpisać wyniki cząstkowe do programu. Podwójna niepotrzebna praca.

W każdym biurze rachunkowym ze względu na specyfikę doboru klientów i możliwe specjalizacje trzeba listę takich funkcji opracować indywidualnie.

Proces doboru oprogramowania

Wybraliśmy już dostawcę i konkretne oprogramowanie. Warto skorzystać z doświadczeń innych i przeprowadzić cały proces nie tylko bezpiecznie, ale także z dużym spokojem. Kiedy najlepiej zacząć?

Zmianę oprogramowania najlepiej przeprowadzić od początku nowego roku podatkowego czyli na przełomie grudnia i stycznia. W praktyce odbędzie się to pod koniec stycznia gdy będą już dostępne pierwsze partie dokumentów za styczeń. Aby przełom roku przebiegł gładko do sprawy trzeba wziąć się … w wakacje letnie czyli właśnie teraz! Tych kilku miesięcy potrzebujemy aby proces przejścia nastąpił płynnie.

1. Jeśli mamy już wybrany program wypróbujmy jego wersję darmową – z reguły będzie to wersja DEMO. Następnie kupmy najprostszą wersję do prowadzenia księgowości pojedynczej firmy. Zakup ten najlepiej dokonać w sierpniu.
2. Do próbnego użycia nowego programu wybierzmy odpowiednią firmę. Niezbyt dużo dokumentów, ale dość złożony przypadek podatkowy. Tak, aby wypróbować wiele wariantów i się nie zbytnio nie napracować
3. Od wrześnie zaczynamy prowadzić na nowym programie księgowość wybranej firmy. Oczywiście prowadzimy ją także na starym programie. Mamy więc niejako podwójną pracę, ale jest to nasza polisa ubezpieczeniowa.
4. Jedna wybrana księgowa (ten zawód jest bardzo sfeminizowany) prowadzi wybraną firmę przez miesiąc czy dwa – we wrześniu i październiku. W listopadzie robimy szkolenia wewnętrzne dla pozostałych księgowych w biurze.
5. W grudniu ruszają pilotaże dla pozostałych stanowisk w biurze.
6. Pod koniec roku dokonujemy zakupu pozostałych licencji dla całego biura rachunkowego i wszystkich stanowisk komputerowych. Być może oprogramowanie będzie wymagało zakupu nowego serwera czy nawet specjalistycznej bazy danych. Warto wziąć poprawkę na proces wdrażania nowego serwera. Z reguły dwa tygodnie są okresem policzonym ze sporym zapasem na ewentualne poprawki.

Jeśli coś pójdzie nie po naszej myśli na początku października możemy jeszcze zmienić dostawcę na innego i szybko wypróbować nowe oprogramowanie. Na wdrożenie i szkolenie będzie wówczas mniej czasu, ale jest tak zwany plan B czyli awaryjny.

Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu oprogramowania w biurze rachunkowym? Skontaktuj się z nami.

Podobne posty:

• Produkcja oprogramowania “własnym sumptem”
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?
• Open Source – czas już poznać bliżej tę nazwę!
• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?

Część 4. Obsługa drukarki

Wymiana tonera jest bardzo prosta i szybka – wystarczy skorzystać z przycisku na górnej klapie, by dostać się do środka drukarki. Demontaż i instalacja kolejnego tonera nie będzie problemem nawet dla osób, które nie są biurową „złotą rączką”. Wszystko jest tak zaprojektowane, że trudno jest się pobrudzić pyłem z tonera – jednak jak zawsze doradzamy ostrożność.

Zasobnik papieru jest pojemy i mieści 500 arkuszy A4, co w przypadku tak szybkiej drukarki jest rozsądną ilością. Samo wkładanie papieru jest bardzo proste, a ponadto nie zdarzyło się aby drukarka zacięła się z powodu źle umieszczonego papieru.

Wszystkich oszczędnych ucieszy funkcja automatycznych dwustronnych wydruków – po zadrukowaniu pierwszej strony drukarka ponownie ją pobiera i wypełnia na drugiej stronie. To bardzo przydatna funkcja, która zmniejszy koszty obsługi administracyjnej.

Wykorzystanie opcji wydruku z wykorzystaniem portu USB jest stosunkowo niewygodne – zapewne z powodu małego wyświetlacza o zbyt małym kontraście. Ponadto drukując plik PDF z pendrive drukarka traci swoją niesamowitą szybkość, podobnie jak w przypadku druku dwu stron na jednej kartce. Wszystkie komunikaty w tym trybie są wyświetlane po polsku, co dla wielu osób będzie dużym plusem.

Część 5. Koszty

Nie trzeba nikomu udowadniać, że podczas zakupu drukarki dla biznesu można łatwo przeinwestować i zakupić sprzęt, którego możliwości znacząco przewyższają nasze potrzeby.

Wybierając drukarkę dla firmy należy określić ile stron będziemy drukowali w ciągu miesiąca – jeżeli mniej niż 1500 wydruków to zakup drukarki HP P3015d jest nieopłacalny. To typowa drukarka dla większego biura, które „wyprodukuje” do 5000 wydruków miesięcznie – na tyle producent określa maksymalne obciążenie.

Na stronie HP drukarka kosztuje 2484 złotych brutto, co jest całkiem sporą kwotą dla mniejszych firm. Jako drukarka biznesowa nie została jednak od początku wyposażona w złącze sieciowe, to spore utrudnienie dla współdzielenia drukarki. Aby korzystać z drukarki w grupie należy mieć zawsze włączony komputer, do którego została ona przyłączona. Oczywiście istnieje wersja z portem Ethernet (to gniazdo, w które wkłada się kabel sieciowy, taki jak np. do komputera), jest ona jednak droższa o blisko 600 zł od swojej uboższej siostry.

W porównywarkach cen P3015d prezentuje się bardziej przystępnie – na Ceneo.pl można ją nabyć za 1657 zł brutto, a wersję z kartą sieciową za 2211 zł. Różnice w cenie są znaczące, więc warto skorzystać z alternatywnych dostawców.

Zakup oryginalnego tonera HP CE255A dla drukarki będzie kosztował nas według portalu Skąpiec.pl powyżej 445 zł brutto. Toner alternatywny według tego samego portalu to wydatek rzędu od 179 złotych w górę.

Podsumowanie

HP P3015d to drukarka najwyższej klasy – nie tylko prędkość druku czystego tekstu jest wręcz niesamowita, lecz również jego wysoka jakość. Początkowe problemy z instalacją zostały w pełni zniwelowane przez najmocniejsze strony drukarki – nie spotkaliśmy się jeszcze z tak szybką pracą sprzętu dla małej i średniej firmy. Jej zakup z pewnością sprawdzi się w biurach, które drukują duże ilości dokumentów i są gotowe zapłacić za szybkie wydruki. Minusem jest port USB, jako jedyna forma komunikacji z komputerem. Dlatego sugerujemy wybór wyższej wersji ze wbudowanym gniazdem sieciowym – ułatwi to późniejszą eksploatację drukarki.

Podobne posty:

• HP P3015d – złe miłego początki
• Wygraj drukarkę HP Laserjet Pro P1606 dn
• Varico wspiera WOŚP
• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.

Otrzymaliśmy do testów drukarkę HP LaserJet P3015d, która jest przeznaczona do małych i średnich firm. Jako technologię wydruku zastosowano w niej laser, co zapewnia niskie koszty wydruku oraz jego wysoką czytelność. Jest to drukarka monochromatyczna, więc nie umożliwia wykonywania wydruków kolorowych.

Czy jest ona wystarczająco dobra, by polecić ją czytelnikom bloga www.itwmsp.pl? Zapraszamy do lektury naszego testu!

Część 1. Wstępne rozpoznanie

Producenci przyzwyczaili nas, że duże opakowania mieszczą zwykle małe zabawki. W tym przypadku jest inaczej, bo sprzęt dostarczony przez HP jest znacznych rozmiarów. Nie tylko dla tego polecamy umieścić ją na osobnej szafce – jest także dosyć ciężka (ok 15 kg) i jej samodzielne przenoszenie może zakończyć się kontuzją pleców.

Zastanawiające, że w zestawie brakowało kabla USB – to była gorzka pigułka, ponieważ to jedyny sposób na komunikację drukarki z komputerem. Na szczęście brak firmowego kabla nie powstrzymał nas od przeprowadzenia dalszych testów.

Wygląd drukarki może się podobać – to design dla biznesu, czyli żadnych ekstrawagancji i udziwnień. Na froncie wejście USB, na górnej pokrywie wyświetlacz cyfrowy i przyciski do obsługi drukarki. HP wprowadziło proste udogodnienie w postaci wyłącznika na przedniej ściance urządzenia – nie trzeba się “gimnastykować” by wyłączyć drukarkę na weekend.

Część 2. Instalacja

Chwila zastanowienia – gdzie postawić dość dużą drukarkę, by była dostępna online dla wszystkich pracowników? Pierwsza myśl podpiąć do serwera, jednak gdy stoi on na uboczu będzie to dla wszystkich kłopotliwe. Dlatego najlepiej przeznaczyć jeden z komputerów do udostępniania drukarki w sieci. Proces instalacji najlepiej przeprowadzić z panelu sterowania – automatyczna instalacja z dołączonej płyty CD nie zakończyła się pełnym sukcesem.

Część 3: Pierwszy wydruk

Muszę przyznać, że po perypetiach z instalacją i brakiem kabla byłem nastawiony negatywnie do drukarki. Zacząłem od zwyczajowej strony testowej – pojawiła się na podajniku wyjątkowo szybko. Kolejny wydruk, jakim był artykuł liczący kilkadziesiąt stron, został zakończony w czasie krótszym niż minuta. Rzut oka wystarczył, by ocenić jakość wydruku HP P3015d – jest ona niezwykle wysoka.

Producent w specyfikacji technicznej zapisał, że czas potrzebny do rozpoczęcia wydruku wynosi 7,5 sekundy. Na podstawie kilku dniowego korzystania z drukarki nie widzę powodów, by wątpić w podane wartości – drukarka „startuje” do pracy bardzo szybko. Nie tylko rozgrzanie się drukarki jest ekspresowe, również sam wydruk może zadziwić swoją prędkością. Drukarka HP pracuje niczym karabin maszynowy – „wypluwa” kolejne kartki w tempie nawet 40 sztuk na minutę – jak na potrzeby małych i średnich firm to bardzo dobry wynik.

Zobaczcie film, który prezentuje przygotowanie i sam wydruk kilku kartek – rozpoczyna się on w momencie kliknięcia przycisku Drukuj w edytorze tekstu.

Problem pojawia się w przypadku wydruku dwóch pomniejszonych stron na jednej kartce papieru – wtedy HP znacząco traci swą szybkość i „myśli” przed zadrukowaniem kolejnej strony.

Po początkowym zachwycie szybkością pracy zaczęliśmy analizować jakość wydruków. Bez względu na to czy był to sam tekst, czy też grafika, właściciel HP P3015d będzie zadowolony. Każda z liter jest wyraźna, wydrukowana prosto, nie można mieć do nich zastrzeżeń, nawet przy zastosowaniu małej czcionki. Podobnie jest z grafikami, wykresami czy schematami – drukarka poradziła sobie wyśmienicie! Uzyskana jakość wydruku fotografii czarno-białej jest jedną z najlepszych, z jakimi się spotkaliśmy.

Zapraszamy do drugiej części testu, która ukaże się wkrótce.

Chcesz wiedzieć kiedy? Zasubskrybuj naszego bloga, korzystając z formularza po prawej!

Podobne posty:

• Wygraj drukarkę HP Laserjet Pro P1606 dn
• HP LaserJet P3015d – końcowa opinia o drukarce
• eLearning w MSP – argumenty za i przeciw
• Pomyśl, zanim wybierzesz CRM dla swojej firmy
• Praktyka korzystania z dotProject jako narzędzia do zarządzania projektami

Nie chodzi tu wcale o wysyłkę SMSa o tej samej treści do wielu odbiorców. Ten mechanizm jest znany i stosowany od lat, ale ma zasadniczą wadę: SMS nie jest kierowany do osoby, a jedynie do anonimowego odbiorcy. Zamiast miłego “Szanowny Panie Adrianie!” jest bezosobowe “Szanowny Panie” albo dość obcesowe w biznesie “per Ty”. To ostatnie być może stosowane tylko dlatego, że nawet nie znamy płci odbierającego SMS. I co oczywiste SMS masowy nie może odnosić się do żadnych indywidualnych okoliczności zachodzących pomiędzy kontrahentami. Nadaje się w zasadzie wyłącznie jako reklama czy promocja masowa.

Jak to elegancko się czyta: “Szanowny Panie Adrianie! W dniu 19.07.2010 zakupił Pan w naszej firmie towary za kwotę 923,54 zł i do dnia płatności czyli do 4.08.2010 nie wpłynęła jeszcze zapłata od Pana. Ufamy, że nastąpiło to przez pomyłkę i bardzo prosimy o wpłatę na nasze konto”. Oczywiście w praktyce SMS nie będzie zawierał polskich liter (gdyż takie SMSy są o wiele dłuższe niż liczba liter w tekście) i będzie liczył dokładnie do 160 znaków, aby kosztował tyle co pojedynczy SMS a nie podwójny. To już tylko kwestia odpowiedniego doboru treści wzorca oraz oprogramowania, które sprawdza długość tekstu. W praktyce  można wykorzystywać SMSy do rozmaitych celów, a przede wszystkim do obsługi procesów biznesowych:

• potwierdzenie wysyłki towaru w firmie handlowej
• podziękowanie za zakup
• przypomnienie o badaniach, końcu polisy
• różnego rodzaju przedłużenia np. gwarancji, licencji
• informacje o podatkach, składkach na ZUS
• terminy płatności podatków
• windykacja należności na początkowym etapie, przypomnienie o płatnościach
• przypomnienie o zapłacie raty kredytu czy leasingu
• życzenia urodzinowe

Praktyczny koszt SMSa to kilka, maksymalnie kilkanaście groszy. Nawet pojedynczy komputer może wysyłać kilkaset SMSów dziennie, wszystkie indywidualne i dostosowane do okoliczności. Wszystkie oparte na datach, kwotach, nazwach firm, nazwiskach i imionach odbiorców. A wszystko po to, aby nie angażować ludzi w czynności, które z powodzeniem może wykonać odpowiednie oprogramowanie.

Wiele rodzajów firm może zyskać na nowym sposobie podejścia do wysyłki SMSów. Najbardziej oczywistymi przykładami są firmy handlowe, warsztaty motoryzacyjne, wulkanizacyjne, biura rachunkowe. Zastanawiałem się kiedyś dlaczego wulkanizatorzy wolą mieć puste warsztaty i czekać na pierwszy śnieg w nadziei na zmianę opon na zimowe. Czy nie lepiej byłoby zrobić promocję i zaprosić swoich wiernych klientów wcześniej? Wszyscy zarobią: klienci gdyż otrzymają taniej i bez kolejki, wulkanizatorzy ponieważ będą mieli przychody, a także pracownicy gdyż nie ma nic gorszego niż nuda w pracy Czekam z utęsknieniem na dzień, w którym dostanę takiego mniej więcej SMSa:

“Szanowny Panie Rafale! Zbliża się zima i czas już najwyższy na zmianę opon w Pana samochodzie. Jeśli przyjedzie Pan do nas w ciągu 48 godzin od otrzymania tej wiadomości otrzyma Pan od nas pompowanie azotem zamiast powietrzem oraz 10% rabatu. Zapraszamy serdecznie.”

Owszem, najpierw trzeba zainwestować w system, ale to jest tak jak z prawem jazdy. Aby cieszyć się własnym samochodem i samemu go prowadzić trzeba się sporo nauczyć i wydać pieniądze na kurs i egzamin. Jest to jednak inwestycja na lata. Przyszłości na razie przynajmniej bez SMSów nie można sobie wyobrazić a telefon ma każdy, a już na pewno każdy w biznesie.

Chcąc mieć u siebie w firmie oprogramowanie, które potrafi takie “cuda” należy mieć przy sobie doświadczonego biznesowego partnera, który dokona analizy potrzeb i przedstawi optymalne rozwiązanie. Najlepiej jakby partner znał mały i średni biznes od lat, potrafił rozumieć procesy biznesowe w nim zachodzące oraz specjalizował się w rozwiązaniach IT, a w szczególności w oprogramowaniu.

Twój biznes rozwijałby się lepiej gdybyś dysponował takimi możliwościami? Jesteś zainteresowany/a wdrożeniem spersonalizowanych SMSów u siebie w firmie? Prosimy o podanie nam swoich danych kontaktowych oraz kilku zdań opisu. Odezwiemy się, aby przedstawić atrakcyjną ofertę wdrożenia!

Podobne posty:

• Blog przyjazny dla biznesu
• Jak w bezpieczny sposób przechowywać tajne loginy i hasła?
• Dlaczego warto używać przeglądarki FireFox w biznesie?
• Strona WWW w leasingu – czy to możliwe?
• Kanały RSS – do czego przydatne są w biznesie?

Czy to możliwe, by jedna drukarka mogła zapewnić nam pracownikom to wszystko?

Nie wiemy, ale czytelnicy naszego bloga mogą to samodzielnie sprawdzić podczas testów urządzenia HP Laserjet Pro P1606 dn.  Dzięki uprzejmości firmy HP udostępnimy jednemu z uczestników (lub uczestniczek) konkursu drukarkę, by samodzielnie ocenił jej przydatność w małej i średniej firmie. Po zakończeniu badania urządzenie wielofunkcyjne  HP Laserjet Pro P1606 dn pozostanie w jego biurze – to główna nagroda w konkursie organizowanym przez Varico i HP.

Jak wygrać drukarkę HP Laserjet Pro P1606 dn?

To proste! wystarczy w kilku zdaniach odpowiedzieć na pytanie “Jakie funkcje poza drukowaniem powinna mieć biznesowa drukarka HP”? Każda firma jest inna i ma zróżnicowane potrzeby dotyczące rozwiązań biurowych – przedstaw nam jak nowoczesny sprzęt od HP ułatwi pracę w biurze. Pomocne będą materiały dotyczące drukarki przedstawione na stronie producenta. Wystarczy chwila wykorzystana na wysłanie odpowiedzi krótszej niż 500 znaków do dnia 31.08.2010.

Czy coś jeszcze muszę wiedzieć o konkursie?

Spośród wysłanych odpowiedzi wyłonimy jedną, która najbardziej zwróci naszą uwagę – jej autor otrzyma urządzenie HP i przedstawi w krótkiej recenzji swoje opinie o drukarce. Pięć kolejnych osób otrzyma od nas nagrody pocieszenia, jakimi są torby marki HO::LO.

Wszystkie nagrody ufundowała firma HP.

Odpowiedź na pytanie konkursowe będzie prosta, jeśli jesteś pracownikiem firmy z segmentu MSP lub przedsiębiorcą. Jeśli nie zaliczasz się do żadnej z tych grup to regulamin konkursu nie możesz brać udziału w konkursie.Podobne posty:

• HP P3015d – złe miłego początki
• HP LaserJet P3015d – końcowa opinia o drukarce
• Małe jest piękne, także w biurze
• Oprogramowanie dla biura rachunkowego
• Wdrożenie CRM – kto nad tym zapanuje?

Cel projektu

Każdy projekt to jasno sprecyzowany cel. Jeśli nie wiemy co chcemy osiągnąć przyszłość jest mglista i niepewna. A dobry cel to cel mierzalny i osiągalny. Trzeba go poprawnie opisać. Na przykład celem wdrożenia nowej strony WWW jest zdobycie 10.000 odsłon w miesiącu przy nie wyższym niż 60% wskaźniku odrzuceń. Ten ostatni to według definicji zaczerpniętej z Google: “procent odwiedzin tylko jednej strony lub odwiedzin, podczas których osoba opuściła witrynę po zobaczeniu strony wejściowej (docelowej)”. Tak zdefiniowany cel jest biznesowo ambitny. Nie chodzi nam przecież o to, aby 10.000 dzieci weszło na naszą stronę w poszukiwaniu gier i szybko ją opuściło z dezaprobatą. My chcemy zdobywać nowych klientów i na tym zarabiać.

Dobre projekty

W biznesie nie wszystko jest jednak projektem. Jeśli już zaczniemy używać narzędzia tej klasy co dotProject szybko zauważymy chęć do wpisywania do niego wielu innych spraw, które projektami nie są. Dotyczy to zadań realizowanych periodycznie, co tydzień czy co miesiąc. To są typowe działania operacyjne a nie projekty, które z natury rzeczy są za każdym razem trochę lub zupełnie inne od poprzednich. Szybko więc nasze narzędzie do zarządzania projektami zacznie przypominać zwykły blog do opisu kto i co zrobił. A nie taki powinien być cel jego użycia. Starajmy się bardzo, aby każdy projekt miał:

• menedżera – i to takiego, który wie o co w tym chodzi i jak rozmawiać z ludźmi
• cel - aby każdy kto uczestniczy w projekcie wiedział do czego zespół dąży
• datę - biznes to działanie o określonym koszcie i czasie

Zadania

Także poszczególne zadania powinny być dobrze opisane i określone o co w nich chodzi. Realizatorów zadania może być wielu, ale odpowiedzialny tylko jeden. Najlepiej jeśli przyjmiemy zasadę, że odpowiedzialny za zadanie ma je przypisane na 100% a realizujący (pomocnicy) na mniej niż sto np. na 50 czy 20% w zależności od zaangażowania.

Należy zdecydowanie oprzeć się pokusie wpisywania do systemu dotProject list zadań na miesiąc czy kwartał dla danej osoby czy grupy osób. Od tego jest kalendarz! Zadanie to nie projekt. Jeśli coś mogą załatwić dwie osoby pracujące na co dzień biurko w biurko trzeba także przemyśleć czy praca związana z opisaniem zadań i ich wpisaniem do systemu i późniejszym zarządzaniem nie będzie czasem sztuką dla sztuki.

Powiadomienia

DotProject podobnie jak większość systemów tego typu potrafi powiadamiać o rożnych zdarzeniach. Dla niedoświadczonych jest to fantastyczne pole do nadużyć. Powiadomienia będą wysyłać przy każdym zdarzeniu i najlepiej do wszystkich a już szczególnie do kierownictwa. To duży błąd. Niedoinformowanie jest równie groźne jak nadmiar informacji. Wpisujmy w kontaktach do projektu czy zadania tylko te osoby, które naprawdę są zainteresowane projektem lub zadaniem. Szef, który zacznie otrzymywać każdy log każdego zadania w najlepszym razie będzie usuwał a w najgorszym zaznaczy te powiadomienia jako … SPAM. I kłopot gotowy.

Zadania zależne

W momencie przygotowywania projektu warto już zawczasu przewidzieć co się będzie działo w przypadku przesunięcia terminów. Dzieje się to bardzo często i warto sobie ułatwić pracę. W zasadzie to właśnie po to zarządzamy projektami aby poradzić sobie z dwoma problemami: przesunięcia w czasie i zwiększenie kosztów projektu. Jakby te dwa problemy były marginalne zarządzanie projektami nie wymagałoby pomocy IT. Jeśli zapiszemy każde zadanie projektu jako niezależne to w przypadku przesunięć w czasie mamy do wykonania całkiem sporą pracę polegającą na przesunięciu kolejnych zadań. Jeśli tego nie zrobimy projekt wpisany do systemu nie będzie odzwierciedlał tego, który toczy się w rzeczywistości i mamy “rozdwojenie jaźni”. Aby przy przesunięciu jednego zadania nie mieć dodatkowej pracy należy już przy wpisywaniu projektu powiązać zadania wprowadzając zależności. Jeśli zadanie zależy od zakończenia innego zadania to w przypadku przesunięć zadanie zależne zostanie automatycznie przesunięte do przodu. Będzie to od razu oznaczało przesunięcie w czasie całego projektu, ale operacja ta przebiegnie automatycznie nie zmuszając nas do ręcznego przesuwania dat w kolejnych zadaniach.

Musimy osiągnąć taką sytuację jak na wykresie Gantt’a poniżej, na którym zależność pomiędzy zadaniami została zaznaczona w postaci strzałek.

Aby osiągnąć taki efekt wpisując kolejne zadanie zależne od poprzedniego wchodzimy do zakładki Zależności:

Na czerwono pokazano jak należy zaznaczyć opcje (obie są domyślnie ustawione inaczej):

• Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazującą na zależnościach
• Śledzenie zależności na włączone

Za pomocą klawisza > (niebieska ramka) przesuwamy zadania pomiędzy listą wszystkich zadań projektu a listą zadań, od których zależy wpisywane zadanie. Może być ich wiele (w przykładzie jest jedno).

Życzę, aby te opcje nie były często przydatne. Będzie to oznaczało więcej projektów zrealizowanych na czas!Podobne posty:

• Jak poprawnie zarządzać projektami?
• Komputerowe zarządzanie projektami – czym to się je?
• Wdrożenie zarządzania projektami
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych

Główne zalety MS Office 2010 to:

• kompatybilność – jest to produkt na pewno zgodny z poprzednimi wersjami,
• powszechność – większość firm używa lub używała standardów DOC i XLS,
• znajomość – większość użytkowników przynajmniej otarła się o pakiet MS Office i potrafi go użyć,
• przenośność (smartfony i WWW) – najnowszy MS Office potrafi przynajmniej w ograniczonym wymiarze działać na smartfonach oraz przez przeglądarkę. Oba sposoby przeglądu i edycji dokumentów biurowych są bardzo wygodne i nie wymagają dodatkowych licencji.

Wprowadzono oczywiście szereg drobnych ulepszeń, o których można szeroko poczytać w sieci, gdyż temat został jak zwykle nagłośniony. Co warte podkreślenia, to jeśli kupimy stary Office 2007 do końca września 2010 nową wersję 2010 otrzymamy za darmo. Na pewno starsze wersje będą nieco tańsze niż nowe i warto rozważyć taką opcję zakupu. Z wyjątkiem ceny i drobnych zabiegów związanych z aktualizacją niczym się ona nie różni od zakupu wprost wersji 2010.

Jak zwykle Microsoft przygotował również licencje dla domu na 3 użytkowników, a także dla małych firm (SOHO). Warto rozważyć zakup legalnej licencji także dla domu. Przyda się studentom czy uczniom wyższych klas liceum lub gimnazjum.

Na koniec wada: licencje są płatne i dlatego zakup powinien być przemyślany. Zawsze jest darmowa alternatywa dla biznesu w postaci pakietu OpenOffice. Jeśli jednak jest to alternatywa to ma także swoje wady. Pozostaje decyzja – co jest lepsze dla mojego biznesu. Nie zawsze to co darmowe jest opłacalne. W biznesie są jeszcze koszty utraconych korzyści, straty czasu, pensje pracowników, które trzeba wziąć pod uwagę.

Jak to mówią i piszą fachowcy TCO, czyli całkowity koszt utrzymania oprogramowania w firmie to nie tylko koszty zakupu (licencji), ale także szkoleń, instalacji, utrzymania (aktualizacji) a także serwisu.Podobne posty:

• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• HP LaserJet P3015d – końcowa opinia o drukarce
• 10 mitów o Open Source cz.1
• Oprogramowanie załączane do gazet

Często jednak firmy popełniają wiele błędów przy zakładaniu stron. Począwszy od wyboru niedoświadczonego partnera, poprzez nieprawidłowy dobór domeny a na niesprawdzających się w praktyce technologiach skończywszy. Najczęstszym jednak błędem, szczególnie wśród małych firm jest przeświadczenie, że raz zbudowana strona WWW nie wymaga już żadnych zmian i wystarczy na lata. Jest to o tyle dziwne, że w biznesie nic nie jest dane na wieczność i jedyną pewną sprawą jest ciągła zmiana.

Zmienia się otoczenie nawet małego sklepu warzywnego, a co dopiero firm większych i działających na bardziej dynamicznych rynkach. Poza tym szczególnie nasi rodzimi przedsiębiorcy nie widzą często potrzeby pokazywania swoich osiągnięć. Promowanie własnej firmy to ciągłe zmaganie się z rynkiem, podwyższanie jakości, walki cenowe, utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami. O tym wszystkim klienci firmy powinni móc się dowiedzieć właśnie ze strony WWW i to w różnej formie. Nie tylko w postaci tekstu i grafiki wyświetlanych po prostu na stronie. Przecież nie każdy ma tyle czasu, aby codziennie odwiedzać wszystkie strony WWW nawet najbardziej ulubionych firm. Warto skorzystać choćby z RSS czy też biuletynu (newsletter).

Jednak przeciętny przedsiębiorca nie jest przecież informatykiem. Ba, często nawet nie jest dobrym użytkownikiem komputera. On czy coraz częściej ona ma się znać na swoim biznesie, a nie na technologiach w sieci. Od tego są fachowcy. Jak wiadomo informatycy potrafią wszystko “postawić”, ale na końcu klient musi sobie z tym sam poradzić. Nie zawsze jednak wystarcza umiejętności i czasu, aby przyswoić sobie nowe zagadnienia. Rozwiązaniem jest właśnie leasing strony WWW u profesjonalnego partnera. Jak w prawdziwym leasingu przedsiębiorca troszczy się o własny biznes, a partner realizuje wszystkie czynności związane ze stroną WWW. Wszystko za niewygórowaną opłatę miesięczną.

Jak taka usługa wygląda w praktyce?

Przedsiębiorca określa swoje potrzeby w zakresie wizytówki swojej firmy w sieci. Często dzieje się to po prezentacji możliwości i dyskusji w gronie fachowców. Następnie partner realizuje wszystkie niezbędne szczegóły techniczne takie jak: zakup domeny, wynajęcie serwera, założenie kont, uruchomienie i wypełnienie strony WWW treścią. Co więcej, przedstawia kilka wariantów układu i kolorystyki strony. Następnie na specjalnym spotkaniu dokonywana jest prezentacja rozwiązania i uzgadniane są ostatnie szczegóły. Po spotkaniu przedsiębiorca otrzymuje ofertę na leasing strony WWW. W ramach tego swoistego leasingu wchodzą wszystkie czynności związane ze stroną:

• utrzymanie (hosting)
• przedłużenie ważności domen (z reguły co rok)
• serwis techniczny i hotline (gorąca linia)
• dopisywanie nowych treści i umieszczanie zdjęć
• zmiana układu strony i nowe funkcje
• aktualizacja oprogramowania (chodzi głównie o bezpieczeństwo serwisu)
• wysyłka biuletynu do zapisanych klientów
• dopisanie strony do katalogów branżowych
• raportowanie i doradztwo (z reguły co kwartał)

Wszystkie czynności zgodnie z umową są skalkulowane w postaci jednej comiesięcznej opłaty, która uprawnia do wykorzystania określonej liczby godzin w miesiącu. Co więcej, po roku o ile przedsiębiorca będzie chciał swój serwis WWW “zabrać” może to zrobić za cenę trzech opłat miesięcznych. Otrzymuje wtedy wszelkie prawa do wykupionych domen oraz cały serwis WWW zgrany w postaci wypalonego krążka CDR.

Niewątpliwie innowacyjna usługa ma szereg zalet dla jej potencjalnego klienta:

• zupełny brak ryzyka na starcie, przedsiębiorca decyduje się na stronę WWW dopiero po jej obejrzeniu i poznaniu kompetencji partnera
• stała opłata miesięczna, za którą otrzymuje się pełną obsługę w modelu “all inclusive”, czyli wszystko w cenie
• możliwość zmiany dostawcy za niewysoką opłatą po roku użytkowania strony

W porównaniu ze zwykłym leasingiem zalet jest więcej. Nie ma czynszu inicjalnego oraz opłat za użytkowanie i przeglądy. Płaci się jedynie ratę leasingową i biznes kwitnie.

Masz własny biznes? Chciałbyś mieć właśnie taką jak opisywana strona WWW? Podaj nam swoje dane a odezwiemy się do Ciebie z atrakcyjną propozycją.

Podobne posty:

• Blog przyjazny dla biznesu
• Spersonalizowana wysyłka SMSów do klientów
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Strona WWW dla nowo utworzonej firmy
• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?

Zacznijmy od prostej transakcji polegającej na zakupie 10 szt. monitorów za 1.000 zł netto każdy i sprzedaży ich za 1.200 zł zł netto. Jak łatwo wyliczyć marża wyniesie (1.200 – 1 .000) * 10 = 2.000 zł netto (bez VAT).

W praktyce gospodarczej ten sam typ towaru kupowany jest wielokrotnie w postaci partii. Nie zawsze jednak to co sprzedajemy pochodzi z tej samej partii towaru. Często są to towary kupowane w różnych terminach i po różnych cenach. Wtedy część kosztowa tego zestawienia będzie bardziej złożona. Pokażą się poszczególne partie zakupowe towarów. Jeśli partii towarów będzie kilka, a ceny nie okażą się okrągłe jak w przykładzie, wtedy zestawienie znacznie się skomplikuje.

Warto wspomnieć, że na powyższym zestawieniu cena jednostkowa zakupu w pierwszym wierszu to uśredniona cena, tak zwana średnia cena ważona. Dokładne ceny jednostkowe zakupu podane są w wierszach poniżej – są tam rozpisane dwie partie zakupu.

Marża może być ujęta w formie wartościowej lub procentowej. Na pokazanych zestawieniach mamy podane obie te wartości. Zestawienia marży można sobie wyobrazić w różnym układzie:

• towarami, gdzie w wierszu jest zawsze jeden towar choć kupowany i sprzedawany był wielokrotnie i to różnym klientom
• klientami, w którym niezależnie od liczby sprzedawanych towarów i transakcji handlowych klient jest ujmowany raz
• według faktur, gdy marża jest liczona dla każdej faktury osobno
• według partii zakupu
• a nawet według sprzedawców niezależnie od tego czym i z kim handlują

Niestety ten nieco sielankowy obraz psują korekty i to zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. Każdy ma się przecież prawo pomylić zarówno w zakresie ilości towaru jak i ceny. Często także korekty nie są wystawiane jako poprawka ewidentnej pomyłki, ale jako rezultat rozmów handlowych i w ten sposób udzielane są np. dodatkowe rabaty. Poprawna faktura korygująca nie może jak wiadomo z przepisów prawnych zwiększać ilości z faktury pierwotnej (jest to wtedy dodatkowa sprzedaż, a nie korekta), ale może zmniejszać ilość i dowolnie zmieniać cenę, zarówno w górę jak i w dół.

Marża po zwrocie towaru do dostawcy i od odbiorcy

W przypadku zwrotów towaru do dostawcy (korekta zakupu) taka operacja nie ma wpływu na marżę, gdyż towar nie uczestniczył najczęściej w sprzedaży (nie zdążyliśmy go sprzedać). Przy zwrocie od odbiorcy towar wraca do magazynu w pierwotnych cenach zakupu i taka operacja wpływa na marżę, gdyż z reguły ją obniża (przy założeniu, że ceny sprzedaży są wyższe niż ceny zakupu). Zwrócony towar może powtórnie być sprzedany i wtedy zwiększy marżę na zestawieniu.

Marża po korekcie zakupu

Korekta zakupu ma wpływ na marżę w przypadku, gdy towar korygowany po stronie zakupu został już sprzedany. Jeśli towar nie uczestniczył w sprzedaży nie ma to znaczenia czy został np. zwrócony do dostawcy czy też zmieniła się jego cena zakupu. Jednak jeśli partia towaru, który został skorygowany uczestniczyła w sprzedaży to korekta ceny ma wpływ na wysokość marży. I to nawet wówczas, gdy cena zakupu jest korygowana wiele dni później niż nastąpiła sprzedaż. Zestawienie marży jest sporządzane zawsze za określony czas. W tym odcinku czasu mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• sprzedaż i korekta zakupu jednocześnie

Pierwszy przypadek już opisałem wyżej. W ostatnim przypadku można policzyć marżę uwzględniając już cenę towaru po korekcie. Jednak jeśli w zakresie dat zestawienia marży wystąpi jedynie sama korekta zakupu, a sprzedaż miała miejsce przed początkiem zestawienia korektę zakupu trzeba uwzględnić w specyficzny sposób. Koryguje ona wtedy niejako marżę w przeszłości.

Marża po korekcie sprzedaży

W zależności od kierunku zmian ceny na fakturze korygującej zmienia się marża. Jednak korekta sprzedaży też jest oddalona w czasie od momentu wystawienia pierwotnej faktury. Na zestawieniu obie te operacje nie muszą razem wystąpić. Możliwe są znowu trzy warianty:

• sprzedaż
• korekta sprzedaży
• jednocześnie sprzedaż i korekta sprzedaży

Pierwsza sytuacja jest typowa. W ostatnim przypadku marżę wyliczamy uwzględniając cenę sprzedaży już po korekcie. W przypadku wystąpienia samej korekty sprzedaży mamy z kolei do czynienia ze zmianą marży dla sprzedaży, która miała miejsce przed początkiem zestawienia.

Jednoczesne korekty sprzedaży i zakupu

Najtrudniejsza sytuacja występuje wtedy, gdy towar będący przedmiotem sprzedaży podlegał korekcie zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. W takim przypadku mamy niejako kombinację poprzednich wariantów. W okresie sporządzania zestawienia marży mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• korekta sprzedaży
• sprzedaż i korekta zakupu
• sprzedaż i korekta sprzedaży
• sprzedaż i obie korekty zakupu i sprzedaży

Ostatni przypadek musi uwzględniać cenę zakupu towaru po korekcie zakupu, a cenę sprzedaży po korekcie sprzedaży. Poprzednie sytuacje omówiłem już wcześniej.

Z pozoru prosty przypadek wyliczenia marży sprzedaży w codziennej praktyce handlowej rozrasta się do całkiem skomplikowanych rozważań i musi brać zatem pod uwagę wiele wariantów. Niezależnie jednak od stopnia skomplikowania zagadnienia i liczby korekt po obu stronach, w końcowym rozrachunku życzę jak najwyższych marż sprzedaży.Podobne posty:

• Przeliczenia na fakturach VAT
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• Reklama w Internecie to nie tylko strona WWW!
• Dzięki IT kryzys nam niestraszny?
• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu – cz. II