Chápu život jako cestu – a i když si sepisuji své osobní poslání, mám vize a hodnoty, jsem dalek vězení, které mohou způsobit cíle, s nimiž ruku v ruce nejde i ochota citlivě vnímat přicházející příležitosti.
Jestliže je život cestou, já poutník, nevadí mi, když chvílemi běžím. Ale nejsem ani sprintér, ani vytrvalostní běžec. Vždycky jsem mnohem raději jen šel. A stejně rád jsem se zastavoval. V polovině dubna jsem se zde podělil, možná částečně v hávu tajemství, o pocity, které doprovázely mé rozhodnutí „nezpronevěřit se“ – ano, právě poslání, vizím a hodnotám. I to bylo součástí mého hledání.
Podělím se nyní o pocity, které v sobě v souvislosti s hledáním, mám. Navykl jsem sebe vnímat skrze čtyři základní roviny (tělo-mysl-duše-srdce), a proto i podle nich své body roztřídím.

Tělo – fyzická rovina

Necítím se tak dobře, jak bych si přál, schází mi výdrž, obtěžují mě bolesti hlavy. Hledám takovou stravu, která by byla součástí lepšího životního stylu.
Začal jsem se hlouběji zajímat o to, co jím. Přestal jsem pít balenou vodu. Čím dál tím více se mi příčí všechny ty „anonymní“ produkty v supermarketech, přestávám důvěřovat kvalitě masa a nechce se mi podporovat masové zabíjení zvířat. Možná že jednou z mých zastávek na cestě bude vegetariánství, dost možná „jen“ dám přednost takovému výběru, o němž budu s jistotou vědět, že zvíře žilo s péčí.
Schází mi pohyb a náročnější fyzická činnost. Věřím, že se to změní se změnou bydlení. V závěru léta bych měl žít na vesnici ve vlastním domě, v krásné krajině, s možnostmi, jak aktivněji trávit čas. A v neposlední řadě bude spoustu „povinností“ na rozsáhlé zahradě.

Mysl – mentální rovina

Tříští se ve mně obrovská touha po poznání – není nad to se učit a vzdělávat, když to nemáte od nikoho přikázané. Mám chuť přečíst desítky a desítky knih, stále silněji si uvědomuji, kolik málo vědomostí jsem za ta léta do své hlavy nasoukal.
Prahnu po informacích, což však vnímám i jako nemoc. Hledal jsem (a asi stále ještě hledám) tu rozumnou míru. Omezil jsem řadu zdrojů, RSS čtu jen jednou týdně, noviny nečtu a vystačím si pouze s týdeníkem Respekt.
Na stranu druhou zápasím se sociálními sítěmi – neberu je jako zabijáka času, natolik jsem se je naučil používat, přesto si dokáži představit efektivnější „ochočení“. Odráží se to i na soustředění, na těkavosti mysli, což se mi čas od času vrací a brání mi to k putování za rovnováhou a klidem.

Pro rozvoj mentální roviny důležitou roli sehrávají zkušenosti lidí z mého okolí, i těch, které znám a sleduji jen prostřednictvím internetu. Čtu také knihy, které mě obohacují. A velmi mi pomáhají školení. Ačkoliv při nich vystupuji jako lektor, stále věřím, že to nejdůležitější se děje vždy v interakci mezi mnou a posluchači. Je-li skupina otevřena, mohou vznikat velké inspirace.

Má mysl však hledá – hledá toho spoustu. Kromě informací a vědomostí, také vůli. Vůli se učit cizí řeči, vůli přestat myslet a začít také vnímat ticho a zastavení.

Duše – duchovní rovina

Má duše má hledání jako druhé jméno. Ostatně, již tento článek je toho důkazem. Zjistil jsem, že mi pomáhá se ze svých myšlenek vypsat. Na deník jsem si zatím zcela nezvykl, ale občasník by to být mohl. Buďto se vypovídám, nebo jen v sobě si pocity odkryji.
Hledám v sobě větší schopnost vážit si přítomného okamžiku – ale také všeho, co bylo a co teprve přijde. Vděčnost má obrovskou moc a nepřijde mi, že bych ji měl v sobě tak napevno zakořeněnou.
Hledám v sobě neuhasínající radost ze života, která by dokázala odstranit pocit naštvanosti či rozmrzelosti.
Hledám v sobě i ticho a jen příjemně se chvějící klid.

Srdce – sociální/emoční rovina

Srdce delší dobu hledalo, ale už je tomu několik let, co svůj pilíř nalezlo. Bez své ženy bych nebyl tím, kým jsem. Nebyl bych tak šťastný, jak šťastný jsem. A asi bych ani takový text nepsal, třeba bych vůbec neměl zájem hledat A přestal bych být poutníkem…

V rámci mého workflow však došlo před měsícem ke změně nástroje. Koupí nového iPadu jsem se rozhodl vyzkoušet, zda bych k procesu plánování mohl využít místo papírového diáře pouze „stroj“. Bylo to obtížné rozhodování, neboť pro to či ono řešení hovoří nejedna (ne)výhoda. Kvůli své cestě dospět do stavu, kdy budu pracovat jen s velmi omezeným počtem nástrojů, rozhodl jsem se pro zkušební měsíc s elektronickým plánováním.

Práce výhradně jen s GTD aplikací mi nevyhovovala. Byť OmniFocus má ve svých iOS aplikacích funkci Forecast, dostatečná perspektiva nad tím, co kdy dělám, kde jsem, mi scházela. Proto diář. Na straně druhé – své zvyklosti z FranklinCovey diáře lze překlopit i do „obyčejného“ elektronického kalednáře. iCalu, Outlooku nebo Google…

Nyní v bodech, jak elektronický kalednář využívám.

I. část – Měsíční plánování

Žádná z tradičních aplikací bohužel nenabízí obdobu seznamu Master Tasks, kde bych si vypsal, co bych v rámci měsíce chtěl udělat/přečíst/zhlédnout/naučit se. Zatím to řeším myšlenkovou mapou. Z centrálního tématu (název měsíce) jdou hlavní větve, které nesou název mých rolí – a to včetně tzv. ostření pily. U každé role si poznačím to nejdůležitější, co bych v rámci ní chtěl v daný měsíc udělat.
/pozn.: Přemýšlím, zda si tuto mapu nepřetvořit do větší perspektivy, a to jednoho roku. U každé role by pak byly větve–měsíce. Výhodu vidím k lepšímu vybalancování rovnováhy mezi rolemi, rozumnější odhad, co si mohu dovolit, ve výsledku tedy klidnější život./
Pochopitelně, že již při měsíčním plánování nahlížím do GTD systému – abych viděl, které z projektů jsou aktuální a které budou.

Při měsíčním plánování ale otevírám také kalendář. Vzhledem k různým „závazkům“ a k dlouhodobější představě, kdy mám výuky, kdy jsem v jakém městě, zaznačím tyto již známé údaje k jednotlivým dnům. Vytvořil jsem si speciální kalendář „Město„, událost má celodenní trvání, rozeznám ji tak graficky od úkolů/schůzek.
V rámci této fáze ale položím do kalendáře i tzv. velké kameny. Opírám se o myšlenkovou mapu a na základě rozumu i intuice připojuji k některým dnům role, jež jim budou vévodit. (Vytvořil jsem si kalendář „Role“ a jde také v hanýtrce Google kalendáře o „celodenní událost“.)

II. část – Týdenní plánování

V závěru každého týdne si nejprve otevřu mapu, podívám se na směřování v rámci měsíce, mohu aktualizovat velké kameny, které jsem si při měsíčním plánování vložil ke konkrétním dnům.
Záložku týdenní kompas z FranklinCovey diáře jsem nahradil vytvořením kalendáře „Pila„. Při týdenním plánování vytvořím „velkou událost“ roztaženou na všech sedm dní. V této události vypíši knihy, které chci číst, filmy, které potřebuji zhlédnout, případně jiné velké kameny z dalších rovin (fyzická, duchovní, sociální). Mám je během týdne neustále na očích.
Snažím se o to, aby ke každému dni byla připsána jedna dvě role, přičemž mohu kdykoliv sledovat, zda jsou v rovnováze v rámci celého měsíce, nebo dokonce více měsíců.

Při týdenním plánování jsem ještě v užším spojení s GTD aplikací, neboť v závěru týdne provádím i weekly review. Mohu tak přesněji vybrat projekty, kterým se v daný týden budu věnovat. Protože na týdenní plánování kladu velký důraz, vypisuji i konkrétní úkoly, jež v rámci tohoto týdne budu chtít udělat. Jde však přednostně o tři nejdůležitější věci na jeden den (viz Babautovo ZTD). Pro úkoly jsem si vytvořil kalendář „Udělat“ a nepřisuzuji jim konkrétní čas (a trvání), nýbrž jde opět – stejně jako v případě Město, Role, Pila – o celodenní událost.

III. část – Denní plánování

V závěru každého dne se podívám na kalendář a jen doplním úkoly s důležitostí B a C, přičemž je mohu odlišit ještě i číslicí – např. B1, B2.
Samozřejmě, že ne vše jde tak, jak si člověk naplánuje – byť se snažím svůj prostor maximálně hlídat, a proto denní plánování slouží i jako čas ke korekci. Zatímco pro někoho představuje plánování nesmyslnou aktivitu či cestu k nesvobodě, mně naopak otevírá dveře k větší flexibilitě a hlavně k citelnější rovnováze mezi různými projekty a mezi prací a osobním životem/rozvojem.

Další poznámky k práci s elektronickým kalendářem

• Během dne hotové úkoly nemažu, neboť bych ztrácel přehled o tom, co jsem kdy udělal. Pouze změním kalendář – místo „Udělat“ na „Hotovo„.
• Vytvořil jsem si také kalendář „Poznámky„, jímž nahrazuji stranu Day Notes z papírového diáře. Nápady, především však poznatky z komunikací vkládám pod tímto kalendářem opět jako celodenní událost ke konkrétnímu dni. Při zadávání názvu poznámky se řídím stejným principem jako při zadávání úkolů – ještě před satmoným názvem je role, které se týká, případně i projekt. Protože to nástroj umožňuje, mohu detaily vepsat do popisu „události“. Buď vlastními slovy, nebo zkopíruji část z komunikace (e-mail, zpráva). Určitě nezapomínám zadat jméno člověka, kterého se poznámka týká. Výhoda je jasná – mohu kdykoli rychle vyhledávat podle projektů, rolí či lidí poznámky nebo úkoly.
• Velmi často využívám pro poznámky Evernote, a ty mohu pomocí jejich specifické URL adresy připojit k události v kalendáři. Při klepnutí na odkaz se spustí Evernote a poznámka (i s přílohami) otevře. Funguje to i na zařízeních s iOS.
• Výhradně s elektronickým plánováním funguji měsíc a jediná nevýhoda spočívá v absenci papíru – tedy pocitu, který mívám, když s papírem pracuji. Jinak se mi vše potřebné podařilo do obyčejného kalendáře přenést, mám to vždy po ruce, lze prohledávat, nebo nechat si zobrazovat jen některé kalendáře – např. pouze schůzky, nebo pouze úkoly apod.
• Samozřejmě i záleží na aplikaci, kterou využíváte. Pro mé potřeby při práci s počítačem bohatě stačí webové rozhraní Google kalendáře, pro iPhone/iPad využívám skvělou aplikaci Calendars, protože umí nejefektivněji pracovat s prostorem a přehledně zobrazovat celodenní události a ty termínované.

Pokud navstívíte můj osobní web, zjistíte, že mám snahu fungovat ve vícero pracovních rolích. Baví mě to a navíc jsou role vzájemně spojené, inspirace a zkušenosti se přelévají z jedné do druhé. Jako svoji ústřední chápu roli pedagoga, čím dál více času si však začalo ubírat lektorství. Kurzy a školení s tematikou GTD a efektivity mě baví, ale poptávka se rodila pochopitelně především ve firemním prostředí. Nedivím se, ostatně, koncept i cenu jsem tak nastavil. Pak jsem se ale zastavil a konečně se plně koncentroval na to, co mi říká intuice.

Rok co rok vždy na přelomu, kdy jeden končí a druhý začíná, si sepisuji své osobní poslání. Má být jako ústava, ohlídat, aby se jí žádný cíl, projekt, úkol a ani mé chování a uvažování nezpronevěřilo. A právě s tím měl můj vnitřní hlas problém. Cítil, že se podílím na něčem, z čeho nevychází hodnoty, které by mě naplňovaly. Nechával jsem se strhnout leskem mincí, abych postupem času ztrácel energii, neboť jsem stál před skupinou, která měla kurz z povinnosti a mnohdy šlo ne o neschopnost zaměstnanců, ale samotného vedení.
Ve chvíli, kdy jsem začínal být prázdnou skořápkou, přišly projekty, jejichž cílem není vydělat, ale měnit svět k lepšímu (zkuste si přečíst knihu Proměna a budete mi rozumět ještě více). Najednou byla intuice hlasitá jako kostelní zvon. Rozhodl jsem ji poslechnout.

A co je výsledkem? Přehodnotil jsem způsob, jakým trávím čas a jakým vyvažuji jednotlivé role. Potvrdil jsem si své hodnoty a priority a smazal to, co se s ni i rozchází. Rozhodl jsem se, že přepracuji svoji lektorskou činnost a budu se více věnovat jen kurzům a projektům, které budou přinášet hodnoty – podílet se na vzdělávání, na nacházení klidu a harmonie i u skupin či jedinců, kteří si obyčejně taková školení nemohou dovolit.

Když jsem si všechno toto srovnal v hlavě/srdci, obklopil mě netušený klid a radost. Odstřihl jsem se od něčeho, co mě dlouhodobě svazovalo, i když jsem si to nechtěl přiznat. Ačkoliv to může vyznít jako chlubení, mám ze sebe radost. Že jsem se dokázal zastavit a opustit cestu, která šla jiným směrem, než jakým se ubírá mé životní poslání a hodnoty.

Pocity z aplikace mám smíšené. Uživatelské prostředí je na jedné straně velmi hezké, líbí se mi také pohyb mezi čtyřmi základními obrazovkami, zapojení cílů. Zatím však schází iPhone verze a člověku chvíli potrvá, než si navykne na ovládání.

Click here to view the embedded video.

Videocast iTime blog můžete sledovat na tomto YouTube kanálu, nebo odebírat pomocí iTunes.

Zatímco odkládat z hlavy jsem se naučil úkoly a poznámky velmi rychle, navyknout pravidelné kontrole si vyžádalo trpělivost, opakování a vůli. Jak už to tak u pozitivních návyků bývá, hodilo se mi jej navázat ně některý již existující zvyk. Schránku třídím v samotném závěru pracovního procesu dne. Představte si, že odcházíte z kanceláře, ale ještě dříve, než tak učiníte, podíváte se do schránky a do toho, co se v ní během dne naskládalo, a roztřídíte do patřičných složek/seznamů. Mnozí by rádi tento akt vykonali jindy a nezdržovali se, ale vidina konce práce by vás neměla zvyklat. Ostatně, pokud budete třídit schránku pravidelně, minimálně jednou denně, může jít nanejvýše o deset, patnáct minut.

Dost teoretizování, podíváme se na to, jak to (ne)funguje v mém případě. Zjistil jsem za ta léta života s GTD, že schránku třídím obvykle:

• v poledním útlumu, kdy chci nastartovat, ale ještě na to není tolik sil
• v dobách čekání na něco/na někoho

Vzhledem k tomu, že obě tyto kategorie přicházejí pravidelně den co den, třídění v závěru pracovního procesu je už brnkačkou.

Při třídění jsem se setkal s těmito zádrheli:

• potkám „položku“, kterou by šlo vyřídit do dvou minut, ale nechce se mi, a tak si dám práci ji třídit a organizovat
• při třídění se nepohlídám a přidám k položce deadline, ačkoliv na žádný reálný navázaná není => může mě časově tlačit něco, co k tomu nemá opodstatnění
• do rukou se mi dostane „něco“, s čím si nevím rady
• jde o položku, která by měla být ve vícero seznamech

Řešení problémů? Možná:

• nadechnout se a opravdu se do úkolu pustit a rychle jej vyřídit
• uhlídat se a deadline nedávat – v GTD systému mám termíny jen u projektů a opravdu vyjímečně u konkrétních úkolů (více pak v části o review a plánování)
• na „promyšlení“ jsem vytvořil speciální kontext, při revizi se k takovým položkám vracím, zkusím pouvažovat, zda by mi někdo pomohl, nebo mi pomůže čas a položka zkrátka dozraje
• držím pouze v jediném seznamu, důležité je (o čemž bude řeč při organizování) mít správně nadefinované seznamy a projekty

Jsou lidé, kterým vyhovuje třídit zvlášť různé druhy schránek. Například rána projdou elektronickou poštu, v poledne poštu klasickou + své poznámky z dopoledne, před odchodem z práce zkontrolují elektronickou poštu a své poznámky. I mně vyhovuje typy schránek odlišovat, nebo je naopak slučovat. Lze to v případě elektronické pošty. Když se rozhodnu zkontrolovat poštovního klienta, řídím se pravidlem dvou minut. Pokud nelze věc vyřídit v rámci tohoto časového úseku, pomocí klávesové zkratky e-mail putuje do aplikace OmniFocus. Dříve jsem měl ve zvyku využívat štítky/složky, nový způsob práce mě však osvobodil od přeplněnosti schránek a navíc má za následek, že e-maily, z nichž plyne úkol jsou tam, kde jsou ostatní úkoly – čili v GTD systému.

Poznámky/nápady, které mne napadnou, jsem doposud zapisoval do diáře, ale od konce března jsem výsostně „elektronický“ (o tom v dalších dílech). K poznámkám mi slouží Evernote – vše spadá do zápisníku INBOX a ten třídím stejně tak, jako třídím schránku s úkoly v OmniFocusu. Jelikož s formuláři a klasickými dopisy přicházím do styku jen velmi málo, třídím tedy jen tři schránky. Elektronická pošta, GTD systém (OmniFocus) a poznámky (Evernote).

Zatím se to učím, ale na konci dne chci mít „uklizeno“ ve všech těchto schránkách.

Proč?

• celý proces se tím zkracuje, resp. nehrozí přeplnění schránek a delší doba třídění
• vyhnu se psychickému bloku, který může nastat, máte-li ve schránce příliš mnoho položek
• předejdu nebezpečí, že by některá z položek, kterou v průběhu dne odložím, ale kterou by bylo záhodnou udělat brzy, zapadla či „vyhnila“
• vybuduji si tím návyk, takže samotný proces třídění dělám automaticky a rychle
• a v neposlední řadě se spolehlivostí druhé fáze upevňuje fáze sběru, mozek více důvěřuje vašemu systému, takže když nápad odložíte do schránky, je bezpečně v ní a nestraší vás (z opatrnosti mozku) stále v hlavě

Předchozí díly série „Mé workflow“

• Díl první
• Díl druhý
• Díl třetí