Pour cette raison, votre introduction doit être percutante : bien construite, précisant rapidement votre objectif, vos idées clés, et annonçant la structure de votre intervention, elle doit être courte (pour ne pas être interrompu), claire et fluide.

Or, pour gagner en fluidité, il n’y a qu’un secret : répéter, répéter et encore répéter. Et c’est là que votre smartphone, qui vous sert déjà à tant de choses, peut vous aider à progresser notablement :

utilisez la fonction caméra pour vous filmer lorsque vous répétez votre introduction !

C’est facile (vous pouvez le poser sur la tablette de votre salle de bain en vous maquillant ou en vous rasant) et idéal pour trois choses :
- mesurer le temps réel de votre introduction : en dessous de 3 minutes c’est bien, au-delà, il faut « resserrer » votre discours. Pensez phrases courtes, mots simples et allez à l’essentiel : vous aurez tout le temps d’entrer dans les détails quand vous aurez accroché votre auditoire.
- identifier tout ce qui ne « coule pas », tous les moments d’hésitation, qui mettent en évident les points sur lesquels vous n’êtes pas à l’aise et qu’il vous faut retravailler ou tout simplement reformuler ;
- vous remettre en mémoire les éventuels tics verbaux ou non-verbaux auxquels vous devez être vigilants : tendance au piétinement, grimaces, mains qui s’agitent, « donc » et autres « du coup » répétitifs, etc.

Être prêt, c’est être préparé : le training vidéo « maison » est aujourd’hui à la portée de chacun d’entre nous, ce serait dommage de s’en priver !

Voici donc quelques conseils pour tirer le meilleur de votre séance de répétition :

1) Répétez avec des supports quasiment finalisés

Bien sûr, l’entraînement oral occasionnera des modifications de mots, de tournure pour que ça « sonne » mieux. Mais la structure de votre présentation, et surtout votre stratégie d’argumentation doivent être au point avant la répétition pour pouvoir concentrer la séance à améliorer les compétences de présentation et d’animation des orateurs.

2) Répétez dans de bonnes conditions logistiques

Réunissez l’équipe en prévoyant 1h30 à 2h pour la répétition, au calme et sans interruptions, avec la présence requise de tous ceux qui seront présents le jour J. Si vous ne pouvez pas matériellement réunir tout le monde avant le jour J, demandez à chacun de répéter sa partie individuellement, et consacrez une demi-heure avant la présentation à répéter les introductions et conclusions de chacun pour garantir la cohérence d’ensemble.

3) Cultivez un état d’esprit de bienveillance

Le risque d’une répétition est de se concentrer sur les points qui ne fonctionnent pas, qui ne « passent » pas. Au contraire, nous suggérons que la répétition permette aussi de voir quels sont les arguments qui ont le plus de force afin de pouvoir s’appuyer volontairement sur eux en situation réelle.
Consacrez explicitement 5 mn à une réflexion positive et collective sur ces « arguments forts ».

4) Utilisez un « sparring partner »

Si vous le pouvez, invitez pendant 20 mn un « candide » non impliqué dans la réunion (ni présentateur, ni auditeur), capable d’assimiler rapidement les caractéristiques de l’auditoire pour pouvoir simuler ses réactions et objections de manière réaliste. Faites-lui d’abord une fois la présentation en entier, sans lui dévoiler les coulisses de sa fabrication, et demandez-lui ce qu’il en retient. Ensuite, zoomez ensemble sur les points forts et faibles de votre scenario.

On oublie que les artistes, sportifs ou orateurs géniaux n’ont du génie dans leur domaine que parce qu’ils ont beaucoup travaillé auparavant, et répété mille automatismes en coulisses.

En matière de prise de parole, nous vous conseillons de recourir aux répétitions dès que votre présentation présente un enjeu particulier, au moins pour les raisons suivantes :

1- pour tester l’introduction et vérifier qu’elle place l’auditeur en situation d’écoute

Le texte de l’introduction peut avoir « tout ce qu’il faut » à l’écrit, c’est lorsque vous le prononcerez à voix haute que vous entendrez les phrases trop longues, les mots qui heurtent ou les définitions qui manquent. Soignez tout particulièrement les 30 premières secondes en veillant à capter l’attention de vos auditeurs.

2 – pour mettre en valeur les messages clés qui jalonneront la présentation

Pendant le déroulement de votre présentation, les auditeurs peuvent « s’échapper » mentalement, penser à autre chose. Répétez les messages essentiels plusieurs fois au cours de la présentation afin que vos auditeurs puissent s’y raccrocher et sachent à tout moment ce que vous êtes en train d’essayer de leur prouver.

3 – pour valider la durée et la répartition des rôles entre les différents orateurs

Répartissez-vous la parole selon une logique accessible pour l’auditeur : si vous affirmez quelque chose, démontrez-le vous-même. Au contraire, si vous avez terminé une étape du raisonnement, le fait de changer d’interlocuteur laisse du temps à vos auditeurs pour assimiler ce que vous venez de présenter. Dans tous les cas, évitez de faire parler quelqu’un qui ne maîtrise pas le contenu. S’il faut que cette personne (le « chef », par exemple), intervienne, donnez-lui le beau rôle en lui confiant l’introduction et la conclusion, mais jamais le coeur de l’argumentation.

4 – pour se préparer aux questions

Lorsque vous répétez, mettez-toujours un membre de l’équipe en position d’auditeur « candide » (ou mieux, utilisez un vrai « candide »). Demandez-lui de noter toutes les questions, même les plus incongrues qui lui passent par la tête lorsque vous parlez, puis préparez une réponse à chacune de ces questions sans les juger.

Répéter, c’est se préparer à « l’imprévu probable », et c’est donc garder de l’énergie pour réagir aux vrais aléas !

C’est toute l’essence de la communication que décrit Dominique Wolton (in McLuhan ne répond plus, 2009) dans ce propos, et c’est en même temps ce qui fait notre quotidien.

Les malentendus naissent à chaque étape de ce processus : la parole n’est pas simple, l’écoute ne fonctionne pas, la compréhension n’est pas validée, donc la réponse n’est pas fondée….

Comment réduire alors ces imperfections, inhérentes à notre statut d’être parlant, et pourtant nuisibles pour une communication efficace ?

Pourtant, nous pouvons agir sur la parole, sur l’écoute et sur la compréhension

1. Clarifier la parole en se focalisant sur l’essentiel : que faut-il qu’ils retiennent ? quels sont les arguments nécessaires pour prouver ce que j’affirme ? A quoi sert tel argument ?
2. Améliorer notre écoute en créant de l’interactivité : par le regard d’abord, puis par le questionnement et par la reformulation, par l’utilisation du silence qui laisse de l’espace à l’autre.
3. Valider notre compréhension avant de répondre : se donner des silences pour réfléchir, séparer les faits des opinions, clarifier l’intention que nous voulons mettre dans notre réponse avant de parler.

*  Mc Luhan : théoricien canadien de la communication mort en 1980, pour qui « le medium est le message ».

Pourtant, je pense qu’on gaspille encore beaucoup d’énergie et de temps en ne professionnalisant pas les actes quotidiens de communication des acteurs du projet.

Un seul exemple : que gagne-t-on si la réunion hebdomadaire de suivi de projet dure 45 mn au lieu de 1h15 ?
5h par semaine si cette réunion compte 10 participants réguliers, soit 700€/mois ou 15% de temps de travail d’un cadre à 3000€ (sans compter les honoraires de consultants extérieurs).

Mais au-delà des aspects quantitatifs, il est essentiel que les acteurs d’un projet apprennent à maîtriser les spécificités de la communication de projet :

1. Chaque action de communication doit faire avancer le projet, c’est-à-dire avoir un résultat concret, à l’écrit comme à l’oral.
2. Il faut savoir aller à l’essentiel pour mobiliser rapidement les acteurs et les énergies sur les priorités du projet.
3. Il faut s’adapter à des publics très différents, ayant un niveau de technicité, de maîtrise du sujet et de disponibilité variable.
4. Enfin, il faut être capable de réussir des communications « de rendez-vous » (Comités de pilotage, instances de validation…), des communications de « routine » (point hebdomadaire, comité opérationnel de suivi…) et des communications informelles (email, téléphone, oral…) dans un contexte changeant.

La maîtrise de tous ces enjeux et la transmission des techniques permettant d’être efficace en réunion sont notre métier : contactez-nous pour en savoir plus.

J’appelle cela le paradoxe du piéton et de l’automobiliste. Je pense qu’il est à l’origine de nombreuses erreurs dans la préparation des présentations professionnelles, et je pense qu’en le surmontant, on peut progresser significativement !

Revenons un instant dans la rue :

Quand nous sommes à pied,  nous reprochons aux automobilistes de freiner toujours au dernier moment, de rouler juste dans la flaque qui est devant nous, d’ouvrir leur portière sur le trottoir sans faire attention !

Au contraire, quand nous sommes au volant, nous reprochons aux piétons de se jeter sur la chaussée sans prévenir, juste devant la voiture, d’apparaître subitement dans le rétroviseur au moment où nous enclenchons la marche arrière, ou de ne pas comprendre qu’ils devraient se pousser pour que nous ouvrions la portière au lieu de continuer à bavarder sur le trottoir !

Ayant observé ces comportements paradoxaux, je me dis que cette dualité s’applique aussi à nos comportements en réunion : combien de personnes jugent les présentations auxquelles ils assistent avec l’indulgence qu’ils s’appliquent en tant qu’orateur ? et à l’inverse, combien de personnes préparent leurs présentations avec la rigueur et la précision qu’ils espèrent trouver chez ceux qu’ils écoutent ?

Ainsi, ne connaissez-vous pas des orateurs qui remplissent leurs transparents de texte illisible, utilisent un langage connu d’eux seuls, vous expliquent pendant 20 mn les tenants et aboutissants techniques d’un problème sans que vous ne sachiez ce qu’ils attendent de vous ?

Pour éviter d’infliger à votre auditoire ce que vous ne supportez pas vous-mêmes, voici quelques bonnes pratiques :

Si je déteste devoir déchiffrer un texte en police 10 du fond de la salle, il n'y a pas de raison que je l'impose aux autres !

1) Faire une analyse préalable de l’auditoire : que savent-ils déjà, quelles questions pourraient-ils poser ? quelles objections pourraient-ils avoir ?

2) Construire la présentation en réponse à la question « qu’ont-ils besoin de savoir pour atteindre l’objectif que j’ai fixé à la réunion ? » (et non pas en répondant à « qu’est-ce que je peux dire sur ce sujet ? », car on n’est en général pas là pour tester vos connaissances)

3) Cultiver l’interactivité pendant toute la durée de la présentation en laissant des temps de silence pour les questions de l’auditoire, en posant des questions ouvertes, et en maintenant un contact visuel avec les personnes.

J’aime cette phrase car elle fait écho à tout ce que je transmets dans mes formations où je répète souvent qu’informer n’est pas un objectif en soi. « Mais si, il y a quand même plein de situations quotidiennes où on communique juste pour informer les autres ! », me répond-on souvent.

La vraie question est « pourquoi voulez-vous informer les personnes auxquelles vous vous adressez ? ». Est-ce pour obtenir de leur part une action ? une décision ? une prise de position ? Est-ce pour vous protéger (on ne pourra pas vous reprocher de ne pas l’avoir dit) ? montrer que vous êtes vous-même bien informé ?

Toutes ces questions renvoient en effet à la relation que vous avez ou souhaitez avoir avec votre auditoire. La réponse à ces questions est liée au contexte et aux personnes qui seront présentes. Par exemple, vous utiliserez sans doute des arguments différents pour convaincre deux clients différents : l’un mettra plus de valeur sur un bénéfice financier, l’autre peut-être sur des caractéristiques techniques de votre produit.

Dans tous les cas, c’est cette relation, et l’interactivité qui en découlera qui feront que votre intervention sera une vraie communication, un moment unique d’échange et non pas une simple « diffusion d’information ».

Pourquoi cette communication m’a-t-elle impressionnée ?

Florilège de citations, recueillies sur Canal+ et France2 qui ont diffusé la finale :

Jérôme Fernandez (à l’issue de la finale) : « Merci à tous ceux qui nous suivent. J’espère qu’ils seront de plus en plus nombreux, et j’encourage France Télévision à nous suivre de plus en plus. »

Nikola Karabatic (en conférence de presse) : « Cette fois on voulait faire un peu de suspense pour que les gens regardent du hand un peu plus longtemps. On a eu droit à soixante minutes sur la télé publique. On s’est dit qu’on pouvait leur en offrir soixante-dix. Dix minutes sur le service public c’est déjà dur pour nous. Alors une prolongation en plus, ce n’est pas mal pour notre sport. »

Nicolas Karabatic & Thierry Omeyer (au JT de France 2) : « Déjà, il faudrait nous passer un peu plus à la télévision… »

L’efficacité de cette communication s’appuie en réalité sur 3 leviers utilisables par chacun au quotidien :

1) l’objectif de communication est clair : accroître la visibilité du Handball pour être en situation de générer davantage de revenus (droits télé principalement)

2) le même message simple est martelé partout et par tous, justement parce qu’il est simple et que l’objectif est clair. Avoir des messages simples, reflétant l’essence de votre objectif permet d’être plus percutant, mais aussi de porter un même message à plusieurs, via des supports différents, pour un maximum d’efficacité. Un Comité de Direction qui aurait à communiquer sur un changement auprès de l’ensemble de l’entreprise pourrait utiliser ces techniques,…à condition d’avoir un collectif suffisamment soudé par des moments forts partagés.

3) le moment choisi capitalise au maximum sur la légitimité de ces « Experts » qui détiennent tous les titres à la fois (pluri-champions du Monde, champions d’Europe, champions olympiques). Dans l’élan émotionnel qui suit cette victoire acquise douloureusement (ils ont fait vibrer 7,7 Millions de téléspectateurs !), on ne peut rien leur refuser, et toutes les émotions ressenties pendant 70 mn tiennent lieu d’arguments pour nous convaincre que, oui, bien sûr, il faut diffuser davantage de Handball à la télévision. Le même discours une semaine après l’événement n’aura plus du tout le même impact.

Pensez-y

Carmine Gallo, auteur américain des « Secrets de présentation de Steve Jobs » a analysé les bonnes pratiques de présentation du patron d’Apple. (voir une vidéo en anglais ici )

Au quotidien, pourtant, rares sont ceux qui ont le talent, l’intuition, le sens du spectacle de Steve Jobs,…Alors du coup, je retiens 3 conseils, qui ne relèvent que du travail et de la préparation – et ça, nous pouvons tous le faire

1. Annoncer dès le début ce que vous voulez démontrer, et organiser tout votre discours autour de cet objectif.

J’ai déjà écrit sur l’impératif d’être clair sur l’objectif de sa présentation ; l’annoncer très rapidement vous permettra de capter l’attention, et le répéter vous permettra de la maintenir tout au long de votre démonstration.

2. Alléger les supports et les rendre visuels

Les supports sont une aide à la compréhension pour celui qui vous écoute. Ils doivent contenir l’essentiel de votre message, ainsi que des illustrations visuelles permettant de mieux les mémoriser.  Ils ne sont ni un « anti-sèche » de ce que vous devez dire, ni un compte-rendu des recherches que vous avez faites pour préparer la présentation, ni même la restitution de toutes les idées qui vous sont passées par la tête en travaillant sur le sujet…fuyez l’exhaustivité !

3. Répéter, répéter, répéter !

Quoi qu’il arrive, même si les supports ne sont pas aussi finis que vous voudriez, il vaut mieux garder la dernière demi-heure de préparation pour répéter et faire apparaître tout ce qui ne sera pas confortable ni compréhensible pour votre auditoire. Vous gagnerez en attention dix fois ce que vous perdrez en précision ! Et si vous n’avez que très peu de temps, répétez au moins l’introduction, pour capter l’attention, et la conclusion, pour assurer la mémorisation.

Sans entrer dans des polémiques sur les cycles de vigilance, on pourrait faire observer que nous apprécions tous de nous dégourdir les jambes après une certaine durée de réunion. On pourrait aussi, sans perdre en qualité, amputer la durée de chaque table ronde d’une dizaine de minutes pour offrir aux participants une pause de 20mn. Et encore, il vaut mieux une franche pause plutôt qu’un temps de flottement incertain pendant lequel les participants de la première table ronde s’en vont pendant que ceux de la suivante prennent place, règlent les micros et testent la technique…

En tous cas, une telle réponse de la part d’une élue, donc en principe quelqu’un qui prête attention à ce que demandent les gens, me semble révéler l’illusion permanente dans laquelle vivent certains orateurs, qui croient que les gens sont là pour les écouter !

Ce qui est sûr, c’est que si le seul moyen de capter l’attention des auditeurs consiste à les retenir « de force » dans la salle (!), cela traduit au moins deux incompréhensions graves de la nature humaine :

1) La contrainte n’a jamais été un bon moyen pour capter l’attention : je peux rester dans la salle, mais penser à autre chose, m’assoupir, ou faire tout autre chose sur mon smartphone…

2) Ce n’est pas parce que nous trouvons un sujet intéressant que d’autres sont prêts à nous écouter pendant 3h sur ce sujet : ce n’est pas la longueur, ni l’exhaustivité d’un exposé qui le rendent intéressants, mais sa capacité à traiter les attentes et interrogations du public sur le sujet évoqué.

Capter l’attention, cela se travaille, du début à la fin de la présentation !