http://www.youtube.com/watch?v=um3-6A8QI54

Lederen som grænsevogter del 2

I mit forrige indlæg skrev jeg lidt om hvorfor en gruppe af frivillige har behov for en grænsevogter. I de kommende indlæg, vil jeg komme med nogle eksempler på, hvornår det er vigtigt at agere grænsevogter, og hvordan man kan håndtere det helt konkret. Det første eksempel drejer sig om de tilfælde, hvor man skal inkludere nye frivillige i projektet.

Nye frivillige? – YES kom glad!

Hvis man som leder i et frivilligt projekt ikke rækker armene i vejret, når der kommer nye frivillige, så skal man se sig om efter en anden fritidsbeskæftigelse. MEN når det er sagt, så er det i denne situation, at dine evner som grænsevogter virkelig kommer på prøve. Vi er som frivillige ledere tilbøjelige til bare at sige ja til alle, der henvender sig med et par hænder, uden hensyn til om det nu også er det, der er bedst for resten af gruppen. Anerkend at den eksisterende gruppe af frivillige har et fællesskab, som er unikt. Nogle vil kalde det gruppens kultur, gruppens liv, gruppens dynamik og det har i hvert fald noget med medlemmernes relationer at gøre. Uanset hvad vi kaldet det, så vil gruppen blive en anden, når vi enten tilføjer medlemmer eller mister medlemmer. Din opgave som grænsevogter består i, at gøre denne overgang til en ny gruppe så gavnlig for gruppen som muligt.

Det kan du gøre:

• Sørg for at der kun tilføres nye frivillige til projektet, hvis det er til gavn for projektets aftagere, altså dem I prøver at hjælpe. Det er ikke ulovligt, at afvise en frivillig, men sørg gerne for at vise dem hen til de mange andre, der mangler frivillige.

• Hjælp den “gamle” gruppe frivillige til at forstå, hvorfor det er vigtigt med flere frivillige. Fokus på fremtiden og den gode historie, der relaterer sig til dem, I gør en forskel for.

• Hold evt. et møde alene med den potentielt nye frivillige for lige at se personen lidt an og snakke lidt om forventninger, motivation, fremtidsplaner osv.

• Sørg for at introducere de nye frivillige til regler, normer og retningslinjer, I har for jeres gruppes arbejde. Fx. hvad forventer vi af de frivillige ift. mødepligt osv.

• Få den nye frivillige godt integreret i den eksisterende gruppe bl.a. ved sociale aktiviteter men også ved at den nye frivillige fx. følger en af de andre frivillige som “kid/føl” ved de første aktiviteter. På den måde lærer den nye frivillige noget om gruppens normer ift. arbejdet med projektets aftagere.

• Vær ikke bange for at tage den svære samtale med de frivillige, hvis tingene ikke går efter planen. Du kan læse mere om hvordan du forbereder dig her: Den svære samtale med frivillige

Næste indlæg vil handle om den vigtige grænsevogterfunktion, der består i at administrere de tidsmæssige rammer i projektet. Følg os evt på Facebook eller Twitter - så ved du besked, når der kommer nye indlæg.

I dag bruger vi nettet til meget mere end informationssøgning – det er blevet et sted, hvor vi gør mange af de ting, vi tidligere gjorde offline: Vi går i banken, vi shopper, og på sociale medier som Facebook holder vi kontakt med venner og bekendte.

De muligheder, nettet og de nye teknologier giver, har også betydning for den måde, vi engagerer os i frivilligt arbejde. Fx ser vi både i Danmark og i udlandet en stigende tendens til, at mennesker ikke blot finder deres frivillige arbejde online – de udfører også det frivillige arbejde online. Tendensen kaldes virtual volunteering. Virtual volunteers, eller virtuelle frivillige, kan fx være frivillige, der redigerer hjemmesider, skriver foldere eller laver rådgivning.

Fordelene ved virtual volunteering

Fordelen er, at det frivillige arbejde bliver uafhængigt af tid og sted: Som virtual volunteer kan man arbejde, når det passer en – også midt om natten. Og det betyder ikke noget, hvor man bor. Når arbejdet foregår online, kan man bo i den anden ende af landet eller den anden ende af verden.

For foreningerne betyder det, at man kan rekruttere meget bredere, og at chancerne for at finde den rette frivillige til jobbet er større.

Kom i gang med at hverve virtual volunteers

Hvis din forening har opgaver, der egner sig til virtual volunteers, kan I lægge dem ind i Frivilligjob.dks virtual volunteering-kategori og på den måde søge frivillige fra hele landet.

Læs evt. mere om virtual volunteering her: Frivilligjob.dk – virtual-volunteering

Lederen som grænsevogter del 1

Forestil dig en celle. Cellen er omgivet af en membran, der sørger for at holde det indre miljø adskilt fra det ydre. I cellemembranen sidder der molekylder, der transporterer bl.a. næringstoffer ind og ud af cellen. Uden denne membran ville cellen ikke være en celle, men blot en udflydende masse. Er cellemembranen for impermeabel dør cellen, da den ikke får næring og ilt tilført. Membranens funktion er altså en fin balancegang mellem at sikre tilførsel af næring til arbejdet, der foregår inde i cellen, samtidig med at der ikke må komme hvad som helst ind i cellen, der risikerer at ødelægge det indre miljø. Cellen producerer et stykke arbejde og det er også en del af membranens opgave, at introducere dette stykke arbejde til det omkringliggende miljø.

Hvad har det med ledelse af frivillige at gøre?

Du har måske regnet det ud, men forestil dig nu at din gruppe af frivillige er en celle, og at gruppens “membran” er det, vi kalder gruppens grænser. Gruppens grænser er altså en forudsætning for at gruppen eksisterer som gruppe. Der er et indre og et ydre miljø. Når vi definerer os som en gruppe, er der også nogle “andre”, som ikke er “os”. Samme forhold som hos cellen gør sig gældende for en gruppe. Er en gruppes grænser for usynlige/permeable, så vil gruppen opløses. Hvis en gruppe i stedet lukker sig ned om sig selv og slet ikke orienterer sig mod omverdenen og importerer næring i form af nye medlemmer, ny viden eller andet vil gruppen med al sandsynlighed også kun have en begrænset levetid.

Det er din opgave som leder af en frivilliggruppe, at være gruppens grænsevogter.

Læs videre for at få nogle eksempler på, hvordan du kan agere som grænsevogter: Lederen som grænsevogter – skal vi bare tage imod nye frivillige?

Hvad er det værste, der kan ske for jeres frivillige projekt?

Er det, at I mister frivillige? At brugerne af projektet ikke dukker op? At jeres hvervestrategi ikke virker? At skolen I holder til på, smider jer ud?

Måske er alle de ovennævnte situationer potentielt meget skadelige for jeres frivillige aktivitet, men hvordan udvælger I de situationer, der vil være mest skadelige for jeres projekt og lægger indsatsen der?

Risikoanalysen – sådan gør I

Det er her, I kan benytte jer af en risikoanalyse. Risikoanalysen er optimal at udføre i opstartsfasen af jeres projekt, men bør også udføres løbende, så I hele tiden er på forkant med, hvad der kan ske, og hvilke konsekvenser situationerne vil have for jeres projekt.

Formål

Formålet er at være godt forberedt. Et frivilligt forankret projekt er meget sårbart, da frivillige generelt er meget svære at fastholde, hvis ikke projektet skrider frem som forventet.

Ved at udføre risikoanalysen finder I ud af hvilke situationer, der er de værst tænkelige for jeres projekt, og hermed også hvor I skal sætte ind først. Ofte vil I blive overrasket over, at de situationer som måske virker værst tænkelige for jeres projekt er mindre vigtige at fokusere på, fordi der kun er en lille sandsynlighed for at de opstår. Omvendt kan en meget sandsynlig men knap så kritisk situation spille en stor rolle i jeres projekt.

Fremgangsmåde

Analysen kan opdeles i 6 trin (I kan med fordel benytte dette risikoanalyse skema):

1. Lav en opremsning af alle de situationer I kan finde på, som potentielt kan udgøre en risiko for jeres frivillige projekt. Ex. kunne være som øverst i teksten, men gennemtænk alle situationer inden for alle de områder, der kan påvirke jer:
   • Politisk
   • Organisatorisk
   • Blandt brugere af jeres projekt
   • Blandt frivillige internt i projektet
   • Praktiske foranstaltninger som lokaler osv.
   • Økonomisk
   • Omtale fx. uhensigtsmæssig medieomtale og lign.

2. Nu skal I vurderer sandsynligheden for at hver situation vil opstå. Nummerer hver situation I har fundet med enten tallene 1, 3 eller 5. 1 er lig: “Der er en meget lille sandsynlighed for at situationen vil opstå”. 3 er lig: “Der er en rimelig sandsynlighed for at situationen vil opstå”. 5 er lig: “Der er en stor risiko for at situationen vil opstå”.

1. Herefter skal I overveje, hvad konsekvensen af hver situation vil være og give hver situation et “konsekvensnummer” (1, 3 eller 5). 1 er lig en mindre væsentlig situation, som kun vil skabe en kortvarig irritation i projektet. 3 er lig en betydelig konsekvens for projektet, som vil betyde omfattende omlægninger fx. lokaleskift, ny hvervning, omstrukturering osv. 5 er lig en så omfattende konsekvens for projektet at det angiveligt vil betyde enden på projektet.

1. Nu skal I finde risikotallet for hver situation. Det findes ved at gange tallet for sandsynligheden med tallet for konsekvensen. Tallet der fremkommer indikerer hvor risikabel en situation er. Jo større risikotal, jo større skal jeres fokus være på at forebygge denne situation. Er risikotallet 9 eller større, er der tale om en væsentlig risiko, som bør have jeres opmærksomhed.

1. Prioritér situationerne efter risikotal og start med at arbejde med dem med de højeste tal. For hver situation skal der beskrives to handlinger (se figuren nedenfor for eksempel):
   • Forebyggende handlinger der er de handlinger, I kan foretage jer på forhånd for at undgå at situationen opstår. Brug gerne rigeligt tid på at komme på gode ideer, især hvis det er situationer med høj risikofaktor. Tænk alternativt og få gerne andres ideer til hvordan I kan gøre.
   • Afhjælpende handlinger som er de handlinger I aftaler at gøre, såfremt I skulle være så uheldige at komme i den beskrevne situation. Har tænkes brandslukning med fokus på projektets overlevelse, så alle midler kan komme i brug. Beskriv gerne så detaljeret som muligt.
   

   Eksempel på en risikoanalyse i et frivilligt projekt (klik for større)

2. Når de forebyggende handlinger er beskrevet skal de sættes i værk og indføres i jeres plan for udførslen af jeres projekt. Det være sig projektbeskrivelse, faseplaner, milepælsplaner osv.

Forbehold

Bare fordi man har udarbejdet en risikoanalyse ved opstarten af sit frivillige projekt, betyder det ikke at man er på den sikre side. De forebyggende handlinger i analysen skal implementeres i projektet, og da man let kan overse en risiko eller risiciene ændrer sig over tid, er det vigtigt med jævne mellemrum at gennemgå sin risikoanalyse. Kun herved sikrer man, hele tiden at være på forkant med uheldige situationer.

Man kan sagtens komme ud for, at der kan opstå situationer, som man ikke kan påvirke hverken forebyggende, eller hvis den skadelige situation opstår. Hvis disse situationer er til stede og med et risikotal over 9, skal man overveje om projektet er holdbart eller måske er funderet på et for skrøbeligt grundlag. Et dårligt funderet projekt, som har med fx. sårbare målgrupper som brugere at gøre, kan gøre mere skade end gavn uanset den bagvedliggende gode hensigt…

Skema til risikoanalyse

Her finder du skemaet til brug for risikoanalyse i jeres frivillige projekt.

Definitionen på en svær samtale

Vi definerer en svær samtale, som en samtale der berører et for den frivilliges vedkommende personligt emne. Samtalen finder sted mellem dig og den frivillige. Emnet for samtalen vil typisk omhandle den frivilliges opførsel, væremåde, fremtoning eller andre personlige emner. Typisk vil man som leder synes det kan være noget grænseoverskridende at skulle holde denne slags samtaler med en frivillig. Da emnet er meget personligt for den frivillige, kommer man som leder typisk hurtigt til, at føle man sætter sig selv op på en pedistal og gør sig til herre over hvad den frivillige siger og mener.

Jeg vil i det følgende komme ind på, hvorfor jeg mener man er nødt til at sætte sig ud over, den modstand man må have for at tage emnerne op, og hvordan det kan påvirke/skade projektet/aktiviteten, hvis man ikke formår at gøre det.

Mange blander “den svære samtale” sammen med fyring af frivillige. Det er vigtigt her at få definitionen på plads. Den svære samtale er den samtale, der finder sted, efter man har forsøgt med venskabelige råd, henstillinger osv. MEN før situationen kommer så langt ud, at der kan blive tale om en fyring. Når man går ind til en svær samtale som leder, er det vigtigt, at man har gjort sig klart, at formålet med samtalen er at få den frivillige til at fungere på lige fod med de andre frivillige i projektet igen.

Hvorfor afholde den svære samtale med en frivillig?

Hvordan vil du selv have det, hvis andre omkring dig synes du opfører dig underligt, er dominerende, træder uden for?

- De fleste vil nok svare: “Jeg ville gerne have, at nogen kom og sagde det til mig! ”

Hvorfor gør vi det så ikke…?

Hvis vi lader det gå for langt kan det have vidtgående konsekvenser:

• Andre frivillige i gruppen forlader projektet
• Projektets omdømme tager skade pga. den frivilliges opførsel fx. over for “brugere”/deltagere i projektet
• Den frivillige bliver frosset ud af gruppen måske uden at vide hvorfor.

I virkeligheden er du som leder nødt til at tage hånd om situationer som disse. Dit er dit ansvar, og jeg vil gå så langt som til at påstå, at du også har en stor grad af skylden.

I mange situationer, kan man som leder være med til at håndtere situationer som beskrevet ovenfor så tidligt i forløbet, at der aldrig når at opstå problemer. Fx. ved tidligt at gøre den frivillige opmærksom på regler, normer, retningslinjer, give gode råd til fx. håndtering af deltagere i projektet eller lign.

I stedet prøver man ofte som leder, at overbevise sig selv om: “Hun må da selv kunne mærke og forstå, at der er noget galt“, “hun stopper nok snart i projektet. Lad os nu se an til efter sommerferien“, “hvis der er nogen, der har et problem med hende, må de selv sige det til hende“. Det går bare ikke altid, som man selv håber…

Læs mere om hvordan du forbereder den svære samtale i indlægget her.

Der findes et væld af bøger og hjemmesider med icebreakingøvelser. Vi vil løbende komme med beskrivelser af øvelser, samt links til hjemmesider. Her er en rigtig god side med icebreakingøvelser til at starte ud med. Vi bruger selv flere af dem, når vi laver kurser for frivillige rundt om i landet.

Vigtigt når I laver icebreaking i jeres frivillige projekt:

Lad øvelserne stå for sig selv. Begynd ikke efterfølgende at analysere, give personlig feedback eller lignende. Icebreaking er icebreaking og ikke andet. Her gælder det om at have det sjovt og få rørt lidt ved hinanden. Den gode stemning skal bæres ind i det næste programpunkt på dagsordenen og ikke dræbes ved at efterrationalisere på et ofte alt for lille grundlag.

Har du selv kendskab til gode øvelser, så smid et link i kommentarfeltet herunder, så kan det komme flere til gavn.

Hvor mange gange har du set dette lagkagediagram om kropssprog, stemme og indhold?

Fordelingen mellem betydningen af kropssprog, stemmeføring og indhold.

Jeg har selv set det rigtig mange gange i alt fra undervisning i kommunikation på universitetet til kurser i ledelse og præsentationsteknik.

Diagrammet bliver stort set altid fremstillet for at vise hvor stor en andel af dit budskab, der kommer fra dit kropssprog og toneleje kontra dit reelle indhold. Det være sig i din præsentationsteknik når du stiller dig op foran andre. I din direkte kommunikation med andre personer. Ja jeg har sågar set diagrammet med kropssprogets betydning brugt i beskrivelser af, hvordan du scorer en kæreste.

Fælles for stort set alle de fremstillinger af diagrammet jeg har set, er:

DIAGRAMMET BLIVER FORTOLKET FORKERT!!!

Albert Mehrabian, Ph.D. – “Silent Messages”

Diagrammet om kropssprogets og tonelejets betydning stammer fra en undersøgelse (silent messages) lavet i 1971 af Ph.D. og professor i psykologi Albert Mehrabian.

Undersøgelsen gik på at finde forholdet mellem kropssprog, toneleje og indholdets betydning, når én person overfor en anden skulle fortælle om sine følelser for vedkommende. Hvis ikke der var overensstemmelse mellem budskabet og de reelle følelser, man havde, betød kropssprog og toneleje markant mere end indholdet i budsskabet.

Et citat fra Albert Mehrabians hjemmeside:

Total Liking = 7% Verbal Liking + 38% Vocal Liking + 55% Facial Liking
Please note that this and other equations regarding relative importance of verbal and nonverbal messages were derived from experiments dealing with communications of feelings and attitudes (i.e., like-dislike). Unless a communicator is talking about their feelings or attitudes, these equations are not applicable. Also see references 286 and 305 in Silent Messages — these are the original sources of my findings.

Betyder kropssproget så ikke noget i min præsentation/kommunikation?

Jo selvfølgelig gør den det, men måske ikke så meget som du tidligere har troet, og i hvert fald ikke så meget som mange påstår.

For at en præsentation bliver overbevisende, er du nødt til at have hjertet med. Du skal tro på det, du siger, og du skal føle noget for det. Derfor er det vigtigt at dit oplæg afspejler nogle af de følelser, du selv har for emnet. Du kan læse mere om dette i vores indlæg om elevatortalen, den perfekte vision og der vil løbende komme flere indlæg om god præsentationsteknik og det med at have hjertet med i det, man arbejder med.

Forestil dig to store tennisstjerner på samme niveau:

Den ene har for vane at bande og svovle lidt hver gang hun misser en bold eller skyder den i nettet. Det er ikke svært at se, at hun er utilfreds. Hun forventer at slå de modstandere, der ligger under hende i klassementet, og derfor betragter hun det heller ikke som noget særligt stort, når hun slår dem. Men misser hun en bold, bliver hun sur på sig selv.

Den anden tennisspiller er som sagt på samme niveau, men i stedet for at blive vred på sig selv og give udtryk for det, når hun misser en bold, har hun en god balance i sin “feedback” til sig selv. Hun fejrer de små sejre med et “yes”, en knytnæve, der bliver trukket ind til kroppen, og alle omkring hende kan se at hun er tilfreds. Hun fejrer det hver gang en bold sidder lige i skabet, også selvom det ikke er en modstander, hun regner for noget. Hun ignorerer ikke sine fejltagelser, men hun “fejrer” dem ikke lige så højt som sine sejre.

Hvem tror du vinder i det lange løb?

Jeg spørger igen: Hvordan fejrer I de små sejre i jeres projekt?

Alle, der arbejder frivilligt – og alle, der arbejder med kommunikation i frivillige foreninger, ved, at det kan være svært at trænge igennem og få sit gode budskab ud. Men samtidig ved vi jo også, at frivillige foreninger er kendetegnet ved ambitiøse ildsjæle – og her har vi løsningen. Så længe ambitionerne eksisterer – og gåpåmodet er i top, kan store resultater faktisk nås – og ofte uden adgang til store midler (læs: penge).

Min erfaring med foreninger har vist mig, at løsningen findes i netværk. Mange foreninger vil kunne nikke genkendende til, at annoncen for årets generalforsamling tager det meste af budgettet for årets markedsføring. Og sådan er det. Så tænk i stedet på de gratis løsninger.

Her er et par råd:

• Bliv enige om en strategi.
• Spørg jer selv i bestyrelsen – Hvad er vores bedste budskab?
• Hvad er dagens bedste historie?
• Udpeg ansvarlige i bestyrelsen, der hver især klædes på til at fortælle – og genfortælle den gode historie om netop deres aktiviteter.
• Brug jeres fælles netværk (alle kender nogen, der kender nogen) til at få foden inden for hos de lokale avisredaktioner. Og her taler vi hverken Jyllands Posten eller Politiken – men de lokale ugeaviser, der udkommer midt på ugen.
• Bliv bedste venner med lokalredaktøren – invitér hende på kaffe. Smigr hende lidt. Hemmeligheden er her, at redaktøren har mindst lige så meget brug for dig til at lave en vedkommende lokalavis, som du har for avisens spalteplads. Måske vi kan kalde det et fornuftsægteskab – men det virker!

Omtale i de lokale medier er guld værd for foreningers eksistens, og de gode historier fra jeres daglige ildsjæle-arbejde vil både give jer omtale – potentielt flere medlemmer – og derigennem bedre økonomi og indtægter til endnu flere spændende (kommunikations)tiltag.
Men mere om dem en anden gang.

Held og lykke.