Op donderdag 1 oktober organiseerde Heliview een Round Table, die mede mogelijk werd gemaakt door kennispartner Konica Minolta. Aan de hand van stellingen en vragen deelden elf HR-professionals hun ervaringen en expertise met elkaar. Dat leidde van herkenning tot en met nieuwe inzichten en veel inspiratie. We zetten de highlights op een rij.

1. ‘100% paperless’ laat nog even op zich wachten

Bij de meeste deelnemers verlopen enkele HR-processen nog analoog. Sommigen zien daar de komende jaren geen verandering in komen. Als oorzaak wordt met name de afhankelijkheid van de omgeving genoemd. Organisaties kunnen alles compleet digitaal inrichten, maar het zijn externe partijen zoals een accountant, een verzekeraar of de AFM, die nog regelmatig een hardcopy met handtekening wil zien. Ook kiezen organisaties er soms bewust voor om niet alles digitaal af te handelen. Zo ontvangen nieuwe medewerkers bij sommige organisaties hun arbeidsovereenkomst juist per post om een bijzonder moment in hun carrière te onderstrepen.

De overstap naar een 100% paperless organisatie valt of staat met de mensen en de cultuur binnen de organisatie – de technologie is er allang klaar voor, menen de deelnemers. Medewerkers zouden met name extra gestimuleerd kunnen worden door juist die onderdelen in het HR-portaal aan te bieden, waar zij extra belang bij hebben. Denk aan het digitaal kopen van vakantie-uren.

2. HR-portaal met signaal- én escalatiefunctie

Omarming van het HR-portaal door de medewerkers is afhankelijk van de mate van service, menen enkele toehoorders. Iemand die een verlofaanvraag indient, moet daar snel iets over horen. De meeste HR-organisaties hebben daarvoor een signaalfunctie ingericht, waarbij de leidinggevende wordt gewezen op de aanvraag. Een van de organisaties aan tafel heeft daarbovenop een escalatiefunctie aan het portaal toegevoegd. Reageert de eerste leidinggevende niet snel genoeg, dan krijgt diens manager een waarschuwing, en reageert die ook niet snel genoeg, dan komt de waarschuwing uiteindelijk bij de directeur. De toevoeging van deze escalatiefunctie betekent een extra impuls voor de service aan de medewerkers.

3. Selfservice versus meer aandacht voor de medewerker

‘Door self-service (HR-portaal) heeft de HR-afdeling meer tijd voor de medewerker’, zo luidt een stelling. Sommige deelnemers uit de zorg trekken haar in twijfel: volgens hen betekent het juist krimp in plaats van meer kwalitatieve aandacht voor de medewerker.

Anderen brengen nog een nuance aan in de term ‘selfservice’. HRM spendeert weliswaar minder tijd aan de administratie, maar het invoeren van bijvoorbeeld gegevens, doorvoeren van diensten en de controle van verlof of declaraties komt wel in de lijn te liggen. Het kost net zoveel tijd, alleen ligt het elders in de organisatie, bijvoorbeeld bij een teammanager, gaf een deelnemer aan.

4. Transparantie versus informatieveiligheid

In het contact met de werknemer is voor veel organisaties transparantie een groot goed. Maar in hoeverre geldt dat ook voor het digitaal dossier? Sommige deelnemers hebben het dossier nog niet opengesteld en denken erover om in de nabije toekomst een deel (bijvoorbeeld in dienst, mutaties, uit dienst) toegankelijk te maken voor de medewerker. Bij andere organisaties is het hele dossier transparant. Met het stap voor stap ter beschikking stellen van personeelstopics in het digitaal dossier groeit de druk op de helpdesk, waarschuwt een deelnemer. Hij noemt het voorbeeld van het tonen van de opgebouwde studieschuld. Nu de schuld in het dossier staat vermeld, krijgt de helpdesk allemaal vragen die er vroeger niet waren. Transparantie heeft volgens hem een prijs, niet alleen financieel, maar ook in resources. Wel onderkent hij ook dat een transparant dossier latere discussies voorkomt en past bij goed werkgeverschap.

En zo leverde de Round Table nog meer interessante inzichten op. Onder meer over de keuze van de oplossingen voor e-HRM. Ze zijn samengevat in een verslag dat nu gratis te downloaden is. Lees het gerust eens door. Misschien levert het u ook extra inspiratie op.

Download ‘DIGITALISERING BINNEN DE HR-ORGANISATIE’
 

The post Hoe ver is HR met de digitalisering? Een stand van zaken appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Tijd voor een inventarisatie: waar staan de spelers in de zorg op dit ogenblik? Waar komt de groei in de gegevensuitwisseling vandaan? Wat zijn de gevolgen van de Europese privacywet en de Nederlandse meldplicht datalekken die binnenkort in werking treden? En hoe speelt de zorg daar slim op in?

Download de checklist voor zorgorganisaties

Beveiliging van persoonsgegevens – de stand van zaken

Met de nieuwe wetgeving zullen de informatiebeveiligingsprotocollen binnen de zorg verder moeten worden aangescherpt. In hoeverre is de zorgsector op de hoogte van de huidige beveiligingsnormen? En hoe ver staat de zorg met de implementatie van die normen?

Veel zorgorganisaties (thuis- en verpleeghuiszorg) blijken al bekend met de beveiligingsnormen NEN 7510 en NEN 7513. Een deel van deze organisaties voldoet al geheel of gedeeltelijk aan deze normen. Een kleine meerderheid (51%) ziet echter nog geen noodzaak in het invoeren van extra maatregelen om aan de normeringen te voldoen. Dit heeft vaak te maken met de cultuur of kerntaken binnen de organisatie en de beperkte controle vanuit de IGZ (Inspectie Gezondheidzorg) of het CPB (College Bescherming Persoonsgegevens).

Bij ziekenhuizen zien we dat de normeringen al worden nageleefd en geïmplementeerd. Maar ook hier kan het misgaan, zo hebben we de afgelopen jaren in het nieuws gezien.

Groei in gegevensuitwisseling zet informatieveiligheid onder druk

Bij zorgorganisaties en ziekenhuizen groeit de uitwisseling van persoonlijke gegevens gestaag. Die uitwisseling verloopt daarbij over verschillende netwerken van diverse organisaties en ook over de privénetwerken van medewerkers. Waar komt die groei precies vandaan? En waar staat de informatieveiligheid op dit moment al onder druk?

1. Zorgverzekeraars vragen naar medische informatie.
Opvallend is dat zorgverzekeraars nog steeds gegevens opvragen die zij volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet mogen opvragen, bijvoorbeeld bij een langdurige ziekmelding. Bij de verzekeraars is er geen controle op de omgang met patiëntgegevens, hetgeen is toe te schrijven aan het feit dat zij eigenlijk niet over deze informatie mogen beschikken.

De vraag is dan ook wie er verantwoordelijk is als er patiëntinformatie op straat komt te liggen. Is dit de zorgverlenende instantie die de gegevens over de langdurige zieke patiënt heeft verstrekt, of is het de zorgverzekeraar?

2. Het gebruik van mobile devices groeit.
Met de opmars van mobile devices zoals smartphones en tablets is er in de zorgsector een grijs gebied ontstaan. Dit gebied is moeilijk te controleren door de IT-afdeling en voldoet dus ook vaak niet aan de NEN-normeringen.

Een voorbeeld: medewerkers gebruiken WhatsApp om snel patiëntgegevens en bijvoorbeeld ook foto’s van aandoeningen uit te wisselen. Hiermee ontstaat er een groot risico op het lekken van patiënt- en persoonsgegevens. Deze worden namelijk gewoon over het reguliere mobiele netwerk verstuurd.

3. WMO vereist gegevensuitwisseling met gemeenten.
Door de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) moeten diverse zorgverleners sinds dit jaar ook gegevens uitwisselen met de gemeenten. Het CPB heeft aangegeven dat het in de huidige wetgeving ontbreekt aan waarborgen die gemeenten dwingen om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van zorgcliënten.

Aangepaste Europese en nieuwe nationale wetgeving

Vanwege de toenemende impact van IT en de groei in de uitwisseling van persoonsgegevens wordt de wetgeving rond de beveiliging van persoonsgegevens nationaal en internationaal aangescherpt. Zo past Europa haar privacyverordening aan en breidt Nederland de meldplicht datalekken uit.

Nieuwe Europese privacywet
Het aangepaste voorstel voor de Europese privacyverordening ligt al bij het Europees Parlement, dat de nieuwe verordening waarschijnlijk in 2016 zal goedkeuren. Volgens EU-toezichthouder gegevensbescherming Peter Hustinx zal de wet geheel of gedeeltelijk in 2017 in werking treden. Deze is dan direct van kracht in Nederland.

Wat zijn de meest opmerkelijke veranderingen in de Europese verordening?

• Bij overtreding van de regels gelden boetes tot maximaal 100 miljoen euro (of 5 procent van de wereldwijde omzet).
• Er gelden strengere eisen aan de beveiliging van privacygevoelige informatie en er is een meldplicht (aan de toezichthouder) bij datalekken.
• Zodra organisaties persoonsgegevens (Big Data) willen verwerken, is expliciete toestemming van klanten vereist. Klanten moeten deze toestemming kunnen intrekken.
• NO-NSA clausule: bedrijven mogen persoonsgegevens niet meer zonder toestemming van de toezichthouder delen met buitenlandse overheden.
• Iedereen heeft nu het ‘recht om vergeten te worden’ in zoekmachines.
• Instanties die persoonsgegevens verwerken van meer dan 5.000 mensen per jaar, moeten een Functionaris voor de Gegevensbescherming aanstellen.

De wetgeving is voor alle organisaties die met persoonsgegevens werken van kracht, dus ook voor de gemeenten en zorgverzekeraars.

EU-toezichthouder: verordening pakt onachtzaamheid aan
In een interview met het Tijdschrift voor Compliance zegt Hustinx: “Bedrijven moeten het zelf oppakken. Ze moeten zelf de noodzakelijke maatregelen treffen om te verzekeren dat gegevens worden beschermd. En als zij dat niet doen, moet een toezichthouder er iets aan doen. Met de nieuwe regels en het nieuwe beleid pakken we onachtzaamheid aan.”

Hustinx zegt verder: “De nieuwe verordening zal een paar keer hard worden toegepast en dan krijg je: ‘Waarom krijg ík een boete?’. Daarna zal het nieuws zich snel verspreiden.

Bron: Interview EU Toezichthouder gegevensbescherming Peter Hustinx (Tijdschrift voor Compliance).

Nieuwe Europese privacywet leeft nog niet binnen de zorg
Een aantal weken terug kwam de BDO Zorgbranchegroep met het nieuws dat de meerderheid van de Nederlandse zorginstellingen nog niet bekend is met de nieuwe Europese privacyverordening.

Zorgorganisaties zouden risico lopen, omdat informatiebeveiliging te vaak niet tot de kerntaak van bestuurders of directie behoort (51%) en omdat het informatiebeveiligingsbeleid niet of onvoldoende is doorgevoerd (56%). Van de respondenten die de Zorgbranchegroep ondervroeg, heeft niet meer dan 40% inhoudelijke kennis van de aanstaande verordening.

Europese verordening versus Nederlandse WGBO
Met de invoering van de nieuwe verordening rijst de vraag hoe deze zich verhoudt tot de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Want wat gebeurt er bijvoorbeeld als een cliënt of patiënt nog tijdens de behandeling zijn persoonsgegevens wil laten verwijderen uit het systeem? Hij heeft immers het ‘recht om vergeten te worden’.

Meldplicht datalekken aangescherpt
Nederland kende al de meldplicht datalekken. Vallen persoonsgegevens in handen van een derde partij die geen toegang tot deze informatie mag hebben? Dan moet dat direct worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

Het kabinet scherpt deze meldplicht verder aan. Het CBP kan per 1 januari 2016 aanzienlijk hogere boetes opleggen. Die kunnen oplopen tot 810.000 euro (of 10% van de jaaromzet). Slechts 38% van de respondenten uit het onderzoek van BDO bleek bekend met de werking van deze meldplicht. Nog geen derde van deze 38% heeft maatregelen getroffen om aan de wet te voldoen.

Bron: Skipr, Europese privacywet kan flinke kluif voor zorg, 18 augustus 2015.

Uitdagingen voor de zorg

Met aan de ene kant de technologische ontwikkelingen en de groeistuipen in de gegevensuitwisseling en aan de andere kant de introductie van nieuwe en aangescherpte wetgeving komt er veel af op de IT-organisaties binnen zorginstellingen en ziekenhuizen. Hoe bied je daar het hoofd aan?

Informatiemanagement brengt controle terug bij IT
Efficiënt, patiënt-/cliëntgericht en veilig werken in een wereld die zich snel ontwikkelt, vraagt om een andere benadering van het werken met informatie. Medewerkers aan het bed willen snel toegang tot de informatie en willen eenvoudig samenwerken. Wie in het dagelijks werk meerdere systemen moet raadplegen om informatie boven water te krijgen, zal zelf naar een simpelere weg zoeken: denk aan het doorsturen van gegevens via WhatsApp.

Zorgt IT ervoor dat de gewenste informatie makkelijk kan worden teruggevonden, dan zal de noodzaak om een eigen smartphone te gebruiken vele malen kleiner zijn. Wie platformonafhankelijk informatie kan verzamelen en doorsturen, kan vele malen sneller werken. Zo komt de controle weer terug bij de IT-organisatie – precies zoals het hoort volgens de beveiligingsprotocollen.

Wilt u eens sparren over een breed toegankelijke en tegelijk veilige informatievoorziening? Of wilt u advies bij de invulling van uw visie en strategie voor het Digitale Werken? Praat er bijvoorbeeld eens over met een van de adviseurs van het Health & Care-team van Konica Minolta.

Download de checklist voor zorgorganisaties

The post Is de zorg klaar voor de nieuwe Europese privacywet? appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Letten we hier zelf op? En vinden we het belangrijk wat onze werkgever doet op het gebied van ‘groen’? Nemen we dit mee in overweging? Want een organisatie kan wel degelijk bijdragen aan een duurzame maatschappij.

Trots

Is het voor mij een selectiecriterium om ergens wel of niet te werken? Nee, dat is het niet. Vind ik het dan helemaal niet belangrijk wat een organisatie doet? Nee, dat ook weer niet. Ik werk bij Konica Minolta, en wij maken en verkopen onder andere printers. Wij zijn CO2-neutraal en deze mogelijkheid bieden we ook aan onze klanten. Zij kunnen kiezen voor de aankoop van een CO2-neutraal product! Hoe? Heel simpel: onze productieprinters worden geproduceerd op een CO2 neutrale manier. De uitstoot die geproduceerd wordt tijdens het gebruik gaan we compenseren. Dit doen we niet alleen, maar met klimaatbeschermingsexpert Climate Partner. Wat hier aan energie wordt ‘gespendeerd’, wordt ergens anders in de wereld opgewekt. Namelijk via windenergie in Bandirma, Turkije; waterkracht in Renun, Indonesië; hergebruik van methaangas in Liaoning, China en waterkracht in Santa Catarina, Brazilië.

Daar ben ik dan toch wel een beetje trots op!

The post Een groene werkplek – maakt het uit? appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Het is niet alleen een kwestie van de inhoud scannen en zo alles digitaliseren. Nee. Het gaat veel verder dan dat. Het is in eerste instantie een zaak om de definitie van het personeelsdossier scherp te stellen, en daarnaast ook de inhoud. Sommige administraties bewaren krantenknipsels van werknemers die bijvoorbeeld in de prijzen zijn gevallen bij een (sport)wedstrijd tot aan trivia over de werknemer die bij eerdere jubilea ook al ter sprake zijn gekomen. Kortom: het is een brij aan data, die gestructureerd moet worden.

Maar waar begin je? Want het is nogal een klus om van die papierchaos een gestructureerde digitale administratie te maken. Zoals gezegd, lijkt de eerste logische stap de definitie van het personeelsdossier te bepalen. Dat maakt het samenstellen van een clean dossier enigszins eenvoudiger. Voldoet het krantenknipsel niet aan de definitie? Dan hoort het er niet in thuis. Een tweede stap zou zijn het gebruikmaken van een geavanceerd HR-systeem waar alle informatie veilig en digitaal geborgd kan worden.

Het ontsluiten van informatie is essentieel in de digitaliseringsslag waar veel HR-afdelingen mee worstelen. Tijdens een ronde tafel ‘Van Papierchaos naar gestructureerde administratie’ die Konica Minolta op 1 oktober organiseerde voor HR-managers uit verschillende sectoren, kwamen deze problemen op tafel. Hoe maak je van een papierchaos een gestructureerde administratie? Voor de HR-managers was het een feest der herkenning en een opluchting om te ervaren dat zij niet alleen staan in deze queeste.

Heeft u interesse in het verslag dat geschreven wordt naar aanleiding van deze ronde tafel? Laat het ons weten en u ontvangt het van ons zodra het beschikbaar is.

The post Van papierchaos naar gestructureerde administratie appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Hoewel iedereen binnen de zorg wel het belang van een centrale informatievoorziening inziet, moeten de informatiemanagers, -architecten, -technologen en programmamanagers in den lande hun positie nog wel bevechten op het speelveld tussen de Raad van Bestuur enerzijds en de resultaatverantwoordelijke eenheden anderzijds. Zo bleek tijdens de Round Table-sessie die Konica Minolta op 25 juni samen met Heliview voor deze groep deskundigen organiseerde. Daarbij was het wel goed om te zien dat steeds meer informatieverantwoordelijken daar heel pragmatisch mee omgaan. We zetten twee interessante inzichten uit de sessie op een rij.

1) Data-eigenaarschap tegen het informatieshoppen
Bij het samenbrengen van alle data in een soort van centrale informatievoorziening komen de Round Table-deelnemers de nodige obstakels tegen. Ze schetsen dat gebruikers in het veld niet graag zien dat er aan hun autonomie wordt getornd. Tegelijkertijd shoppen zorgmanagers, bedrijfsvoerders, medisch managers, artsen en beleidsmakers maar al te graag bij andere interne informatiebronnen – soms om gunstigere cijfers boven tafel te krijgen dan de centrale informatievoorziening levert.

Een van de deelnemers heeft het sinds kort zo georganiseerd dat BI alle cijfers regelt, zorgt voor dataconsistentie en eenheid van taal, maar – en daarin onderscheidt het betreffende ziekenhuis zich van de rest – het eigenaarschap van de informatie ligt bij de afdelingen. In de productcatalogus met managementoverzichten kan iedereen zelf de informatie bij elkaar ‘shoppen’ en een nieuw overzicht samenstellen. Dat scheelt ook veel in de ad-hocaanvragen, waarmee deelnemers aangeven te kampen. De dataeigenaren in het ziekenhuis zijn enthousiast: door de consistentie van de data krijgen ze er ook meer vertrouwen in.

2) Architectonische uitgangspunten als kader voor vrijheid
Wat gaan we de komende jaren wel en niet doen op het gebied van de informatievoorziening? Met informatie- en jaarplannen proberen de informatieverantwoordelijken binnen de zorg hun doelen voor de toekomst te schetsen. Veelal is er vooraf intern enthousiasme over het plan, maar zo gauw het over de uitvoering gaat, besteden medewerkers, ook van de eigen afdeling, er onvoldoende tijd en aandacht aan – omdat ze het als iets extra’s zien, niet als onderdeel van het primaire proces, geeft een van de deelnemers aan. Anderen stellen ook dat de waan van de dag regeert. Daarbij stelt soms ook de top de prioriteiten telkens anders.

In plaats van, of als aanvulling op, het jaarplan of informatieplan is het volgens een van de deelnemers effectiever om een aantal kaders te schetsen. Voor ‘haar’ ziekenhuis heeft ze zo’n vijftig architectuurprincipes opgesteld die voldoende houvast geven op business-, informatie-, applicatie- en infrastructuurniveau. Klanten en medewerkers kunnen hun projecten hieraan toetsen. Niet laten verwateren en continu bijsturen op deze punten is essentieel daarbij, vult een andere deelnemer aan. Ook belangrijk: bij de ‘verdediging’ van de architectonische standpunten ten opzichte van diegenen die ervan willen afwijken, is het zaak om niet alleen te verwijzen naar de afspraak, maar juist ook de voordelen voor de klant te benoemen, zoals kostenbesparing.

Naast deze twee oplossingen, waardoor veel toehoorders geïnspireerd raakten, leverde de Round Table ook andere interessante inzichten op. Ze zijn samengevat in een verslag dat binnenkort gratis te downloaden is.

The post Pragmatische oplossingen voor de dagelijkse informatiemanagementpraktijk in de zorg appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Het is misschien wel goed om een paar vraagtekens te zetten bij het woord ‘ondersteunen’. Want hoe ver gaat die invulling nu eigenlijk? Er zijn volop bedrijven die het houden bij het plaatsen van een WiFi-router, maar of je dan echt kunt spreken van Bring Your Own Device? Begrijp me goed, als dat een bewuste keuze is, is dat uitstekend, maar is er dan wel sprake van het integreren van mobiele devices in je bedrijfsprocessen?

Voor de ene organisatie zal het volstaan om mobiel printen via AirPrint mogelijk te maken, een laagdrempelige en eenvoudig te realiseren oplossing. Organisaties met complexere processen zullen ook wensen hebben op het gebied van beveiliging, accounting en data-ontsluiting. Een gemeenschappelijk vertrekpunt vormt vaak de in- en output van processen en de vraag hoe mobiele apparaten ingepast kunnen worden door middel van de juiste print- en scanoplossing. En dat wordt – gezien het groeiend aantal mogelijkheden op dat vlak – steeds eenvoudiger.

Misschien goed om deze zomer op het strand eens te overpeinzen hoe het BYOD-denken ingepast kan worden. En hoe snel de eerstvolgende stap gezet kan worden met een slimme oplossing voor mobiel scannen en printen.

The post Zomeroverpeinzing – BYOD 2.0 appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Vaak adviseren juristen hun cliënten over de privacywetgeving en over het thema gegevensbeveiliging. In het kader van ‘practice what you preach’ is het des te opvallender dat veel kantoren niet op de hoogte zijn van hoe het is gesteld met de veiligheid van hun eigen praktijkgegevens. We gaan steeds meer toe naar een ‘paperless office’, waar papieren dossiers vervangen worden door digitale. Daarom is het zeker nu tijd om stil te staan bij hoe kantoren hun data en die van hun cliënten eenvoudig kunnen beveiligen.

Gegevens in verkeerde handen

U moet er niet aan denken dat data in verkeerde handen komt. Een goede privacybescherming en dataveiligheid begint met een documentoplossing die voldoet aan de strengste veiligheidsnormen. Zo houdt u vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.

Om een eerste indruk te krijgen van het veiligheidsniveau rond data binnen uw kantoor op dit moment, is het raadzaam voor uzelf antwoord te geven op de volgende vijf vragen:

1. Zijn alle pc’s, terminals, printers, copiers en multifunctionals binnen het kantoor beveiligd met een wachtwoord?
2. Zijn de rollen en toegangsniveaus voor gebruik van digitale documenten duidelijk beschreven en geïmplementeerd?
3. Wordt er met betrekking tot digitale documenten gewerkt met ‘audit trails’ en digitale handtekeningen?
4. Worden alle digitale documenten versleuteld opgeslagen?
5. Zijn voor alle systemen de vereiste beveiligingsnormen conform ISO 15408/IEEE 2600.1 gespecificeerd en geïmplementeerd?

Bij drie of meer met ‘nee’ beantwoorde vragen, is het zaak om meer aandacht te besteden aan de veiligheid van uw data.

Belang van efficiënt documentmanagent

Juristen, juridische advieskantoren en advocatenmaatschappen zijn onderworpen aan speciale organisatorische richtlijnen die wettelijk zijn vastgesteld. Dit begint al met het bijhouden van uitgebreide verslagen voor ieder mandaat. Advocatenkantoren printen tot zestig procent meer dan ondernemingen van gelijke grootte in andere sectoren. Bovendien is de bescherming van dataprivacy onderhevig aan speciale standaarden. Met de almaar groeiende hoeveelheid aan werk, worden efficiënt documentmanagement, veilige communicatie en verzekerde naleving van wettelijke bepalingen steeds belangrijker.

Er zijn documentmanagementoplossingen specifiek voor advocaten- en notariskantoren. Ze zijn speciaal ontwikkeld om advocatenkantoren te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. De combinatie van een juridisch, sectorspecifieke multifunctional, documentmanagement-oplossingen en IT-diensten, komt tegemoet aan de specifieke vereisten van de sector als het gaat om efficiëntie, veiligheid en compliance met juridische en industrienormen.

Een goede documentmanagementoplossing biedt de volgende voordelen:

• Sneller opstellen van contracten
• Efficiëntere communicatie met cliënten en de rechtbank, maar ook onderling tussen advocatenpraktijken
• Sneller terugvinden van informatie
• Betere naleving van regels
• Betere privacy en integriteit van informatie
• Complete veiligheid van data, documenten en vertrouwelijke cliëntdossiers
• Hogere operationele veiligheid dankzij geautomatiseerde documentprocessen, versiebeheer en disaster recovery
• E-compliance en audit proof: klaar voor legal-richtlijnen en bestuurlijke vereisten

Juridisch nauwkeurig

De truc is om een verscheidenheid aan oplossingen, bestaande uit hardware, applicaties en diensten, te combineren. Deze zijn individueel op maat gemaakt voor specifieke werkmethoden en wettelijke vereisten van ieder advocatenkantoor: vertrouwelijkheid, bescherming tegen niet-geautoriseerde toegang en volledige traceerbaarheid van alle stappen van de verwerking middels ‘revision-proof’-documentenopslag. In de praktijk varieert het dienstenaanbod van oplossingen voor multifunctionals speciaal ontwikkeld voor advocatenkantoren, tot professionele diensten, IT-infrastructuurmanagement, en veilig cloud- en mobiel printen. Diensten reiken zelfs tot het omzetten van geschreven documenten in geluidsopnames. Hierdoor kan de inhoud van een document op elk moment worden beluisterd vanuit iedere locatie.

Economisch efficiënt

Advocatenkantoren zijn ook economische entiteiten die mate met elkaar concurreren. Daarom ondersteunen documentmanagementoplossingen automatisch de specifieke interne workflows en de managementprocessen van het advocatenkantoor in het algemeen. Net als bij andere bedrijven hebben zulke processen een significante invloed op de productiviteit en daardoor ook op het economische resultaat. Het resultaat is efficiënt documentmanagement en geautomatiseerde documentworkflows. Er zijn veel voordelen in de dagelijkse werkroutine: mandaten worden sneller verwerkt, de communicatie met klanten, andere advocatenkantoren en rechtbanken wordt efficiënter en documenten worden opgenomen in een gestructureerd systeem.

Meer weten?

Bent u geïnteresseerd in documentoplossingen die specifiek zijn toegesneden op de behoeften en uitdagingen in de juridische praktijk? Kijk dan op http://legal.konicaminolta.nl voor meer informatie:

The post Dataveiligheid in de juridische praktijk appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

1) Het aantal mobiele ICT-gebruikers blijft stijgen.

De enorme hoeveelheid aan technologische innovaties maakt ons steeds mobieler. We werken waar we willen. Market intelligence-provider IDC schat dat dit jaar zo’n kleine veertig procent van alle werknemers al mobiel werkt. Dat vraagt om een nieuwe manier van samenwerken. Zo moeten informatie en documenten overal toegankelijk zijn. Recent Duits onderzoek toont aan dat zeventig procent van de ondervraagde medewerkers documenten mobiel zou hebben geprint als de functionaliteit daartoe beschikbaar was geweest. Mijn idee: rem medewerkers niet in hun productiviteit, maar ondersteun ze met de juiste mobiele printapplicaties en cloudapplicaties.

2) Bring Your Own Device is niet te stuiten.

Waarom zouden medewerkers op de zaak met een pc gaan werken, als ze liever – en veel makkelijker – met hun eigen smartphone, tablet of laptop werken? De ontwikkeling Bring Your Own Device (BYOD) is niet meer te stoppen. Medewerkers worden niet alleen blijer en productiever van BYOD, het scheelt ook nog eens in hardware-investeringen. Natuurlijk moet je ervoor zorgen dat je documentinfrastructuur er klaar voor is, maar is alles eenmaal op orde, dan brengt BYOD je alleen maar voordelen.

3) Big data wordt big business.

De digitaal beschikbare hoeveelheid content groeit enorm. Eind 2013 zaten we al op een digitaal universum van ruim 4 zettabyte. En dat wordt de komende jaren alleen maar meer. Er wordt zelfs al gesproken over een jaarlijkse verdubbeling. Ga er maar eens aanstaan om uit al die hoeveelheden data precies die informatie waarmee je als bedrijf je (concurrentie)voordeel kunt doen. Negentig procent van alle content is ongestructureerd! Nog zo’n indrukwekkend percentage: kantoormedewerkers zijn maar liefst vijftig procent van hun tijd kwijt aan het zoeken naar content. Je moet wel van heel gestructureerde huize komen wil je als organisatie nu nog zonder goede oplossing voor documentverwerking, -beheer en -analyse kunnen werken.

4) Dataveiligheid vraagt om extra aandacht.

Vooruitgang is mooi, maar een datalek of cybercrime kan grote gevolgen hebben voor organisatie en individu. Een groep Duitse hackers toonde eind 2013 aan hoe makkelijk zij hun eigen document konden afdrukken op duizenden printers wereldwijd. De schade bleef beperkt, maar het belang van goed beveiligde systemen en cloudtoepassingen was in één keer bewezen.

5) De schijnwerper staat op milieu en duurzaamheid.

De grote maatschappelijke aandacht voor milieu en duurzaamheid vraagt ook om de aandacht van onderneming en organisatie. Veel bedrijven hebben inmiddels hun eigen CO2-doelen opgesteld en kiezen voor IT-apparatuur met een kleine ecologische voetafdruk. Sommige organisaties zetten daarin nog een stap verder: voor hen is ‘gewoon milieuvriendelijk’ niet meer genoeg. Zij willen oplossingen die hun beleid rond maatschappelijk verantwoord ondernemen maximaal ondersteunen.  Ik sta volledig achter deze vooruitstrevende gedachte (en mijn collega’s ook).

Natuurlijk heb ik hiermee niet alle trends benoemd, maar het zijn wat mij betreft de trends in ICT en printing waar we de komende tijd meer dan ooit mee te maken krijgen.

Wil je meer weten over trends op het snijvlak van ICT en printing en hoe wij hier tegenaan kijken? Vraag dan nu onze Whitepaper aan.

The post 5 trends op het snijvlak van ICT en printing appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Laat de interpretatie van big data over aan experts

Zoals de naam al zegt, gaat het bij big data om het verzamelen en verwerken van grote en complexe datahoeveelheden. Deze data geeft inzichten die voorheen niet mogelijk waren. Een voorbeeld hiervan is ‘predictive analysis’. Hierbij worden patronen herkend in grote hoeveelheden data. Op basis daarvan worden voorspellingen gedaan. Deze voorspellingen zijn alleen betrouwbaar als er rekening wordt gehouden met de drie “v’s” waardoor big data wordt gekenmerkt, namelijk: volume (de hoeveelheid gegevens), variety (de diversiteit van de gegevens) en velocity (de snelheid waarmee deze gegevens worden gegenereerd en bewerkt). Het is de kunst om deze gegevens op een efficiënte manier aan elkaar te koppelen en daar relevantie uit te halen. Experts moeten worden ingezet om de juiste conclusies te trekken.

Start vanuit een wens of probleem

Veel organisaties zijn onbekend met big data. Hoe ‘grijp’ je deze informatie en hoe ga je er mee aan de slag? Waar en wanneer begin je met big data? Voor velen is het een abstracte materie. In de praktijk hoeft dit echter helemaal niet het geval te zijn. Het is belangrijk om te weten wat je wilt bereiken met big data. Zo kan big data bijvoorbeeld zorgen voor procesverbeteringen, zoals het verminderen van wachttijden bij een loket. Dit kan worden bereikt door middel van ‘proces mining’, waarbij procesgericht denken wordt gecombineerd met datamining-technieken zoals clustering en statistiek. Denk dus niet vanuit big data, maar vanuit een wens of probleem. Wat kan big data voor een bepaalde kwestie betekenen en welke tools en services heb je hierbij nodig?

Wees bewust van de impact op privacy

Gemeenten moeten een goede balans zoeken tussen een overheid die een optimale dienstverlening biedt aan burgers en de bijhorende maatschappelijke grenzen. Een voorbeeld van een manier waarop big data kan worden toegepast is ‘profiling’. Dit is het registreren, opslaan en analyseren van bepaalde karakteristieken van klanten. Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om de dienstverlening naar de klant toe te verbeteren. Er wordt dus gebruik gemaakt van grote hoeveelheden persoonlijke informatie. De impact op privacy is daarom een thema waar veel aandacht aan moet worden besteed. Zoek goed uit wat de werkelijke impact op de privacy van burgers is en zorg voor de juiste autorisatie van data.

Werk samen met andere stakeholders

De structuur van data die wordt verzameld, kan erg complex zijn. Er moet goed gekeken worden welke informatie bruikbaar is. Samenwerken is bij het analyseren van deze data essentieel. Zoek ook de samenwerking op met andere stakeholders: wie heeft data nodig en welke informatie is er al beschikbaar? Deel eigen gegevens met anderen en laat je inspireren door stakeholders die al succesvolle ervaringen hebben met big data.

Gemeenten staan nog aan het begin van de ontwikkelingen rondom big data. Ze hebben te maken met een voortdurende zoektocht naar het juiste proces van het slim combineren van verschillende soorten data om daar vervolgens met analyses waardevolle informatie uit te halen. Maar met de juiste kennis en hulpmiddelen kan big data ervoor zorgen dat verschillende organisatiedoelstellingen worden bereikt.

The post Big data: hoe ga je als gemeente de uitdaging aan? appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.

Bij het ontvangen van een factuur, wordt er eerst een kopie gemaakt om te zorgen dat je deze hebt voor het geval het origineel kwijtraakt. Dan worden de facturen binnen de organisatie per e-mail of misschien nog wel fysiek verspreid. Vervolgens moeten de budgethouders een factuur goedkeuren, afkeuren of misschien nog doorsturen. De goedgekeurde facturen moeten weer terug naar de financiële administratie, die deze vervolgens moet gaan boeken en uitbetalen. Dit zijn ongetwijfeld stappen die je wel herkent. Ik heb het dan nog niet eens gehad over de tijd die het kost om te achterhalen waar een factuur ligt als er een vraag over wordt gesteld.

Het traditionele papieren proces draagt in ieder geval niet bij aan de veranderende eisen die worden gesteld door onze klanten, regelgeving en onze eigen organisatie. We willen namelijk onze klanten en leveranciers zo snel mogelijk kunnen bedienen; we willen zeker weten dat we voldoen aan wet- en regelgeving om onszelf te certificeren en we willen de interne organisatie niet frustreren met dit proces.

Omdat bij ons dit traditionele proces is omgezet naar een geautomatiseerd proces, kunnen we een vinkje zetten bij alle bovengenoemde punten. Want omdat de doorlooptijden van facturen drastisch zijn verlaagd, zal onze klant nooit last hebben van een incomplete levering door een achterstallige betaling. Onze leveranciers hebben ruim binnen de gestelde termijn hun geld op de rekening staan. We zijn compliant omdat we het proces kunnen traceren en alléén de juiste mensen de facturen kunnen inzien. En iedereen in het factuurproces is gelukkiger omdat ze eenvoudiger kunnen accorderen, traceren en terugvinden. Zo ook deze gelukkige budgethouder.

Toch spreek ik nog veel mensen waar dit proces niet, of slechts deels geautomatiseerd is. Dat zorgt dan wel weer voor veel leuke gesprekken, omdat juist dit proces en deze investering zich zo makkelijk terugverdient!

Wilt u binnen uw organisatie ook meer gelukkige budgethouders? Via de onderstaande link vindt u meer informatie over digitale factuurverwerking en het optimaliseren van uw factuurproces.

The post De gelukkige budgethouder appeared first on Het Nieuwe Printen Blog.