LA GESTION DU TEMPS POUR MANAGERS

Savoir gérer son temps numérique et social

2012-01-28T12:05:00.000+01:00

Il est reconnu que promouvoir son activité professionnelle avec les médias sociaux nécessite d'investir du temps. Du temps pour gérer son profil, écrire des petits articles et répondre aux utilisateurs.

Très souvent, j’entends des personnes réfractaires aux médias sociaux me dire que cela demande (beaucoup) de temps pour gérer un ou plusieurs profils, et qu'ils n'ont pas envie de consacrer tout leur temps (libre) à ça. Le temps est un faux problème ! Car, nous n’avons jamais de temps pour ce que nous ne voulons pas faire par manque d’envie ou par manque de motivation.

C'est vrai, la construction d'un réseau solide et viable demande du temps. Mais la confiance et l'échange, socles du réseautage, ne se construisent pas en un jour mais sur la durée. De plus, il n'est pas nécessaire, ni recommandé, de passer des heures devant son écran pour réseauter.

Bien entendu, face à la multiplication des flux d'informations (e-mails, Tweets, alertes, newsletters, etc...), il est devenu nécessaire de repenser sa gestion du temps pour éviter de sentir submergé.

Désormais, il devient vital d’apprendre à gérer son temps pour collecter, trier, catégoriser les différents contacts afin de ne pas passer des heures devant son écran d’ordinateur ou sur son Smartphone.

Pour cela, il faut être capable d'instaurer une discipline « temps » pour être présent sur les réseaux, mais aussi présent avec ses proches (famille, amis, collègues). Plus facile à dire qu'à faire !?

Rappelez-vous la méthode de Pareto (20% de nos actions doivent fournir 80% d'impact) qui met l'accent sur l'essentiel par rapport au superflu. Il faut donc passer plus de temps pour l'essentiel (mise à jour des statuts, recherche de contact, mise en relation) que de passer son temps à lire l'ensemble des news de chaque groupe.

La solution !?
Un tableau de bord qui pourra s’avérer un outil utile pour l’accomplissement de vos tâches quotidiennes sur les médias sociaux telles que publier de multiples mises à jour, gérer des communautés, surveiller la visibilité de votre entreprise ou encore mesurer les résultats des actions effectuées dans la journée.

Le site Emarketinglicious.fr de la consultante en social média - Isabelle Mathieu - compare des tableaux de bord afin de gagner du temps, augmenter votre productivité ou encore faciliter la gestion de vos activités tout en maximisant votre présence numérique. A sa lecture, vous découvrirez qu'il existe des tableaux de bord gratuits fiables et efficaces pour les médias sociaux.

Pour ma part, à la lecture de son article, j'ai décidé d'utiliser le leader de tableaux de bord pour médias sociaux, soit "Hootsuite". D'abord parce qu'il est en français et qu'il me permettra de.......gagner du temps pour la gestion des mes comptes LinkedIn, Facebook, Twitter. A suivre...

Et vous, utilisez-vous déjà des tableaux de bords pour médias sociaux ?
Merci de partager votre avis.

Quel est le sens du temps ?

2012-01-22T18:30:00.000+01:00

"On travaille pour produire, mais surtout pour donner un sens au temps"
E. Delacroix

D'accord ou pas d'accord ?
Votre avis !

Osez prendre le temps pour être créatif !

2012-01-15T15:29:00.001+01:00

Vous le savez certainement, on ne peut pas avoir une super idée, si vous ne disposez pas de suffisamment de temps.

Le stress et la fatigue sont les ennemis de la créativité. Ils gênent ce temps de latence nécessaire, ce moment où l’on reste "libre" pour accueillir et ressentir des idées.

Le perfectionnisme nous laisse souvent croire que seule l’action forcenée portera des fruits. "Le perfectionnisme a horreur du vide ", remarquait l’écrivain François Emmanuel auteur de “La Question humaine”.

La pire ennemie pour la créativité est cette tendance à penser qu'il faut toujours mieux faire, et cela avec des ressources limitées. Au risque de ne plus s’autoriser les erreurs, les tâtonnements. Bref, des pertes de temps, des coups pour rien.... pas si sûr au final !

Privilégiez l’ouverture plutôt que la spécialisation. Et surtout, oubliez ce qu’on vous a appris à l’école, notamment qu’il n’y a qu’une bonne réponse !

Alors comment expliquer de manière simple et convaincante à ses clients qu'il faut du temps pour être créatif ?

L'agence Kreativ a eu l'idée de faire un film avec des enfants. Leur laisser 10 secondes pour faire une horloge puis 10 minutes.

La preuve en image :

Etre créatif demande du temps - Vidéos

Communiquer avec la méthode D.E.S.C

2012-01-05T19:07:00.000+01:00

Le D.E.S.C. est un outil de communication pour traiter d’un problème lors d’un conflit avec un collègue, une connaissance personnelle et familiale. Bref dans tous les types de communication de la vie courante et professionnelle. La méthode D.E.S.C. se décompose en 4 phases bien distinctes :

Décrire la situation: c’est expliquer avec des faits concrets et observables une situation ou un comportement problématique. Cette description doit être simple et sans exagération.

Exprimer son sentiment : c’est faire connaître ses sentiments, ses émotions, ses désaccords que le problème crée chez vous. Vous devez parlez de ce que vous ressentez (angoisse, énervement, peur etc…); Le fait d’exprimer ses émotions donne de la sincérité à la relation. Mais il faut apprendre à les verbaliser.

Suggérer des solutions : c’est explicitement indiquer ce que l’on souhaite voir modifier pour que le problème et le ressentiment associé ne se reproduise plus. Ce peut être une modification de comportement, la mise en place d’actions qui visent à régler ce problème. Vous vous mettez en mode résolution de problème. Vous suggérez une solution. Il n’est pas question d’imposer mais au contraire de trouver une solution commune. Vous devez être positifs dans vos propos;

Conséquences positives : c’est donner les conséquences heureuses qui se réaliseraient si tout se passait comme dans le Suggérer. Et inversement quels seraient les inconvénients, les conséquences négatives si le problème, comportement persistait.

Exemple :
Plusieurs fois lors d'une séance, un participant répond à son téléphone portable et interrompt ainsi la discussion.

Habituellement sans le DESC :
"Tu as passé la réunion au téléphone, c'est grossier de nous interrompre tout le temps. La prochaine fois je confisque ton téléphone".

Communication avec le DESC :
D. La réunion a été interrompue 4 fois par la sonnerie de ton téléphone portable et les conversations qui ont suivi.
E. Je suis en colère car cela a perturbé la séance que j'animais.
S. Je te demande de ne plus répondre au téléphone pendant la séance, ainsi nous pourrons diminuer sa durée.
C. C'est important pour moi que la séance avance et que chacun soit pleinement impliqué. Dans le cas contraire, il faudra ajouter 20 minutes supplémentaires au temps initialement prévu.

Afin d'augmenter le succès de cette méthode, vous devez aborder un problème à la fois. Ne pas faire l’étalage de plusieurs reproches sinon le D.E.S.C. est voué à l’échec !

On ne devient pas manager en deux jours, mais avec le temps !

2011-12-27T17:45:00.000+01:00

Ne perdez plus temps grâce à cet ouvrage

d'aide à la prise de décision !

Édité à l'attention des cadres pressés, l'ouvrage tente d'apporter des réponses succinctes aux petits et grands problèmes rencontrés quotidiennement.

Construit sous forme de questions/réponses, l'ouvrage propose des éléments de solution que chacun est libre de développer à sa guise. Il incite aussi à réfléchir sur son mode de management.

À 101 situations critiques, l'auteur propose trois réponses afin de vous amener à réfléchir à vos pratiques en matière de gestion de conflit, de recrutement, de management d'équipe, d'efficacité, d'éthique ou encore de leadership.

Comme le souligne son auteur - Philippe Pache - "On ne devient pas manager en deux jours, on le devient avec le temps". Raison pour laquelle ce livre est conçu pour accompagner le cadre, jour après jour, dans sa carrière.

A utiliser au cas par cas ou règulièrement pour apprendre à anticiper les situations.

Pour en savoir + : 101 conseils pour manager au quotidien - Philippe Pache - Express Roularta Editions - 2009 - 250 pages

Joyeux Noël et Bonne Année 2012

2011-12-23T19:32:00.000+01:00

Chers lecteurs, chères lectrices,

Je vous souhaite tout d'abord :

1 année de prospérité

52 semaines de succès

366 jours d'énergie positive

8'760 heures de satisfaction personnelle

525'600 minutes de joie de vivre

31'536'000 secondes de bonheur

et ensuite de pouvoir savourer le menu de la bonne année avec vos proches en dégustant :

Le cocktail de l'amitié

Un suprême de bonne santé

Une gratinée de prospérité

Un plateau d'excellentes nouvelles

Une salade de réussite

La bûche du bonheur

et pour le plaisir des yeux des petits comme des grands, visionnez la carte de voeux et partagez la avec vos proches. Pour cela :

1- Cliquez sur la plus grosse boule de neige

2- Déplacez la deuxième plus grosse boule de neige sur la première

3- Glissez la petite dernière sur les deux autres

4- Cliquez ensuite sur le bonhomme et vous allez voir ce qui arrive...

Cliquez ici pour visionner la carte

La métaphore du singe sur l’épaule (Monkey management)

2011-12-18T11:05:00.000+01:00

William Oncken était un spécialiste américain du management. C'est en 1974, qu'il publiait un article pour le moins original abordant la problématique de la gestion du temps en lien avec la délégation.

Le singe représente tout «projet», «action», «dossier», «décision», «problème»; C'est un charmant animal qui a pour particularité de sauter d'une épaule à l'autre pour se blottir dans les bras du plus accueillant des décisionnaires, pas forcément le bon et rarement volontaire.

L'analogie du singe désormais perché sur l'épaule du manager illustre le transfert de l'initiative du subordonné vers son supérieur. Le singe n'aurait pourtant jamais dû quitter l'épaule de son propriétaire légitime.

Celui qui n'y prend pas garde se trouve vite à la tête d'une ménagerie affamée qui lui rend la vie impossible. Malgré les efforts que peut réaliser un manager pour développer l'initiative et l'autonomie de ses collaborateurs, il demeurera toujours confronté à la gestion des singes lorsqu'un une personne viendra lui soumettre son problème.

De cette manière, il se décharge de sa responsabilité en attendantvotre initiative. Dans le feu de l'action bien des singes sont au rendez-vous.

Pour aider les managers à ne pas se laisser dominer par ces primates bien blottis sur leurs épaules, William Oncken a recensé sept étapes pour gérer efficacement les problèmes de management.

7 règles de conduite pour traiter avec efficatité les singes sur notre épaule

Planifier: les périodes de suractivité (préparation du budget, objectifs mensuels, etc.) sont prévisibles. Ces rituels doivent être inscrits dans des calendriers précis. Cela évite la collision avec les décisions quotidiennes.

Anticiper: pour éviter d'avoir à régler les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent, chaque dossier devrait faire l'objet d'un suivi méthodique.

Réguler: afin de s'assurer que les collaborateurs ne transmettent pas des dossiers mal ficelés, et les supérieurs, des problèmes qu'il leur appartient de régler.

Identifier: avant de s'attaquer à un problème, on vérifiera si le collaborateur qui le soumet ne peut pas le régler lui-même.

Recevoir: les problèmes doivent être traités entre quatre yeux, ou, à la rigueur, par téléphone. L'essentiel étant de vérifier que le responsable de l'étape suivante est bien identifié.

Minuter: les décisions quotidiennes ne devraient pas prendre plus de cinq à quinze minutes d'entretien. Au-delà, c'est qu'on y prend plaisir, qu'on n'a rien d'autre à faire, ou que le dossier n'a pas été suffisamment préparé.

Solder: qu'elles soient positives ou négatives, les décisions doivent être claires. Faute de quoi les collaborateurs reviendront plusieurs fois à la charge, suscitant exaspération et perte de temps.

Enfin, la règle des règles consiste à être toujours soucieux à clarifier les missions et à s'assurer que les tâches octroyées soient bien comprises et, dans la mesure du possible, acceptées.

Le livre n'étant plus disponible, je vous propose de lire l'article de Guy Pelletier, Professeur à l'université de Montréal, qui a rédigé un article sur cette théorie qui fait la part belle aux notions de délégation et d'initiative. Lire article.

Les singes et le manager - K Blanchard, W.Oncken, H.Burrows.

QR Code: simplifions l'accès à l'information !

2011-12-04T10:48:00.001+01:00

QR Code - Naissance d'une révolution ?
A l’origine le QR Code est une invention japonaise mise au point en 1994 par la société Denso-Wave pour le suivi des pièces de voiture dans les usines de Toyota. Pour faciliter son adoption, la société a décidé de standardiser le procédé qui permet de créer et de lire les QR Code (ISO /EIC 18004).

L’avantage du QR Code c’est sa petite taille. Bien que suffisamment petit pour être imprimé sur de nombreux supports, il permet de stocker presque 1000 fois plus de données qu’un simple code barre. En effet, les codes QR peuvent stocker jusqu’à 7089 caractères numériques, 4296 caractères alphanumériques, bien au-delà de la capacité du code-barres (de 10 à 13 caractères). Il est donc très facile pour le fabriquant d’un produit d’en glisser un sur un emballage.

Une fois lu par le smartphone du consommateur, le QR Code peut mener directement sur la page web du fabriquant du produit ou sur une page particulière qui fournira au consommateur des informations exclusives ou des avantages particuliers.
Une autre application consiste à imprimer un QR Code sur différents supports tel que démontré dans la vidéo ci-dessous. L’annonceur peut ainsi directement rediriger le prospect vers une page Internet qui fourni tous les détails de son produit.

QR Code : 37 exemples d'applications commerciales.

Comment générer un QR Code ?

Il est très simple de générer un QR Code en ligne en utilisant un des nombreux services prévu à cet effet comme KAYWA QR Code ou Create QR Code. Vous pourrez définir la taille de votre QR Code et son contenu.

Faut-il utiliser le QR Code pour faire connaître ses produits et services ?

Beaucoup de personnes se demandent encore à quoi servent ces nouveaux « petits dessins » qu’on commence à voir un peu partout. Pour exemple, regardez un reportage tourné dans une exploitation morbihanaise. Un éleveur utilise des QR Code pour les appliquer ... sur ses vaches !
Ainsi, il a réussi à intéresser des consommateurs (un peu Geek tout de même) avec un jeux à gratter ou ils peuvent ensuite venir chercher leur gain à l'exploitation. Simple et efficace pour augmenter ses ventes.

Dans le reportage "QRcode.. Oh la vache !", vous verrez que sa démarche a du succès.!!!

Alors, pensez-vous que ce système puisse faire gagner du temps ?

Selon vous, le QR code est-il plus adapté pour le consommateur ou le vendeur ?

Êtes-vous proactif ou réactif ?

2011-11-12T15:15:00.001+01:00

Avez-vous déjà ressenti des baisses de motivation récurrentes ? Des difficultés à maintenir vos objectifs en terme de productivité ou de qualité de travail accompli ?

Si la réponse est oui, alors il est sans doute temps de changer votre regard sur ces évènements pour les considérer dans leur globalité. En réalité, ces aléas qui jalonnent votre quotidien d’entrepreneur sont loin d’être anecdotiques : ils sont le reflet de votre façon d’appréhender la gestion de votre entreprise.

Sortir de l’immédiateté

Tous les jours, vous devez prendre des décisions pour faire avancer votre entreprise. Lorsque vous parvenez à analyser toutes les informations reçues pour intervenir de façon adéquate, vous êtes dans la bonne réactivité. Mais attention à la mauvaise réactivité, celle qui finit par être le moteur de l’entreprise. Pour rester efficace face aux imprévus, mais aussi anticiper l’avenir, vous devez absolument sortir de l’immédiateté.

Paradoxalement, être trop réactif finit par aboutir à une forme de passivité : vous vous contentez de réagir aux évènements jour après jour, sans parvenir à les provoquer en votre faveur. Tout simplement parce que vous manquez de vision stratégique à long terme. Et lorsque la routine s’installe, l’ennui ne tarde pas à montrer le bout de son nez avec des conséquences désastreuses : vous êtes moins motivé, vos performances s’en ressentent et, pire encore, cet état d’esprit risque de se propager au sein de votre équipe. Somme toute, c’est plutôt logique : si vous ne savez pas où vous allez, comment leur communiquer des objectifs pertinents et stimulants ?

Développer la proactivité

Être proactif, cela signifie que vous allez encadrer votre réactivité pour qu’elle s’inscrive dans une stratégie d’action à moyen et à long terme. Par exemple, vous ne vous contentez plus d’attendre que votre téléphone sonne, mais vous agissez conformément au plan d’actions commerciales que vous aurez pris le temps d’élaborer.

C’est un peu comme si vous étiez le capitaine d’un navire qui doit partir faire le tour du monde… Avant de prendre le large, vous commencez par prévoir une destination. Puis vous dressez votre feuille de route, vous prévoyez des escales et des solutions pour le ravitaillement, et une fois en mer vous tenez un livre de bord pour éviter de vous perdre au beau milieu de l’océan dès que survient une tempête. (ndlr : nul vent n'est favorable pour celui qui ne sait où il va. Sénèque)

Avec votre entreprise, en ayant une vision d’ensemble de ce que vous souhaitez, vous garderez l’impulsion nécessaire pour maintenir le cap et réajuster votre trajectoire en cas de besoin. De spectateur, vous redevenez acteur. Les effets bénéfiques de ce mode de fonctionnement ne sont d’ailleurs pas seulement matériels. En ne subissant plus l’urgence et en réduisant les sources de stress, vous allez améliorer votre bien-être quotidien.

Source et auteur de l'article : Gautier Girard / 11.11.11 / http://www.gautier-girard.com/

Il se passe quoi le 11/11/11 à 11h11 ?

2011-11-11T06:40:00.001+01:00

Aujourd'hui, nous sommes le 11/11/11. Un phénomène qui se produit une fois par siècle et qui a le don de mettre les adeptes de l'ésotérisme dans tous leurs états.

A 11h11, les chiffres seront tous alignés et les fanatiques de la numérologie y verront l’arrivée d’un événement hors du commun. «Quelque chose doit se produire», affirme la majorité des pro-chiffres.

Pour les autres, ceux pour qui cette concordance chiffrée de la pendule n’a aucun sens, ce vendredi 11 novembre sera un jour comme un autre. Enfin presque. En effet, un très grand nombre d’unions seront célébrées partout dans le monde vendredi. En Suisse, les dates symboliques restent très appréciées des futurs époux.

Des cérémonies de mariage, prières et autres séances de méditation sont prévues un peu partout sur la planète le 11/11/11.

A l’instar de la Chine, pour qui le 11/11/11 est considéré comme porteur d’heureux hospices. Les Chinois accordent une grande importance aux chiffres et à leurs combinaisons.

Le 11, c’est aussi quatre dates qui cumulent le chiffre 1: 1/1/11, 11/1/11, 1/11/11, 11/11/11. «Le 11, ce sont deux 1 qui se font miroir, qui se mesurent l'un à l'autre. Il y a une tension entre les deux car il ne doit y en avoir qu'un, le 1 étant le chiffre absolu, non divisé et non divisible. C'est cette tension qui nous fait avancer», explique Sonia Othenin-Girard spécialiste de pentanalogie au Figaro.fr.

Et puisque le 1 est de rigueur, un autre événement fait figure d’exception: prenez les deux derniers chiffres de votre année de naissance, puis ajoutez-y l’âge que vous obtiendrez cette année. Et vous trouverez…111.

Source : Tribune de Genève : Jérémy Santallo

La méthode ALPEN

2011-11-07T20:17:00.000+01:00

Par gestion du temps, on n’entend plus, comme récemment encore, la planification de la journée dans les moindres détails. On s’est en effet rapidement aperçu que cette méthode ne fait que générer stress et hyperactivité inefficace. Un retour s’opère vers les méthodes classiques de la gestion du temps, qui proposent une planification en fonction des situations, et accordent suffisamment de place à l’imprévu.

C'est pourquoi, je vous présente la méthode "ALPEN" déclinée en Français.

Cette méthode a été élaborée par l’Allemand Lothar J. Seiwert, et se fonde sur la constatation que chaque jour influence le suivant.

Son nom est un acronyme en allemand (A pour Alle Aufgaben, L pour Länge, P pour Pufferzeit, E pour Entscheidungen et N pour Nachkontrolle).

Cette méthode consiste dans la répartition en paquets des tâches complexes et variées. Les plans et projets sont nets, clairs et sous contrôle, quand les tâches sont assemblées dans les temps nécessaires par ordre d'urgence et d'importance.

En français, nous pouvons la décliner en méthode LEPAC car il s’agit de :

Lister toutes les tâches, activités et délais.
Évaluer le temps nécessaire à chaque occupation.
Prévoir une marge pour les imprévus (30 à 50 % du temps total).
Aménager des priorités, des raccourcis et des possibilités de délégation.
Contrôler: les affaires non résolues doivent être mises à l’agenda du lendemain.

ou si vous préférez garder le sens germanique et avoir la vue des ALPES en tête, voici une proposition qui pourrait vous satisfaire :

Activités: notez les tâches (tout consigner par écrit)
Longueur: évaluer la durée
Plages: prévoir des plages de réserve
Égrappage: prendre des décisions, fixer des priorités
Surveillance (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle)

Voilà quelques réflexes simples, à mettre en application au quotidien, qui pourront vous aider dans votre chasse au gaspillage de minutes.

En mettant en pratique ne serait-ce qu'une partie de cette méthode, vous pouvez gagner de nombreuses minutes par jour. Apprenez à ne pas perdre du temps... pour en gagner !

Jooble.com : Le métamoteur qui vous fera gagner du temps

2011-10-21T13:11:00.001+02:00

Vous ne trouvez pas de travail ? Vous êtes en recherche d’emploi ? Maintenant, vous pouvez le faire à l’aide d’Internet en restant assis sur votre chaise chez vous. Vous pouvez déjà vous mettre à rédiger votre CV car aujourd’hui je voudrais vous présenter le métamoteur de recherche d’emploi Jooble qui peut vous aider à trouver votre futur travail en quelques clics !

Jooble est en plein expansion mondiale et si vous êtes prêt à vous déplacer dans le monde pour chercher du travail, la recherche d’emploi dans plusieurs pays est également disponible pour les pays indiqués ci-dessous :

Argentine, Allemagne, Australie, Autriche, Belgique, Biélorussie, Brésil, Canada, Chili, Colombie, Corée du Sud, Danemark, Etats-Unis, Espagne, Finlande, France, Grèce, Hong Kong, Hongrie, Italie, Inde, Indonésie, Irlande, Japon, Kazakhstan, Mexique, Nigeria, Pays-Bas , Pakistan, Pérou, Pologne, Portugal, Royaume-Uni, République tchèque , Roumanie, Russie , Suède, Suisse, Taïwan, Turquie , Venezuela, Ukraine

Jooble peut vous aider à rechercher l’emploi par type de fonction et par région/ville. En plus, vous pouvez recevoir un e-mail d’alerte selon le mot-clé avec les nouvelles offres qui puissent vous intéresser. De plus, ses résultats de recherche comportent les offres parues sur environ 150 sites d’emploi !

Donc, n’en doutez pas. Si vous recherchez un emploi et souhaitez postuler aux meilleures offres du marché du travail, utilisez Jooble, un métamoteur de recherche d’emploi professionnel qui vous aidera à trouver un emploi seulement en quelques clics!

La méthode "APPD" pour mieux gérer et déléguer ses activités

2011-10-17T19:22:00.001+02:00

Par ce billet, j'aimerai partager avec vous une méthode qui me tient à coeur et que j'ai eu plaisir à transmettre lors de formation continue. Il s'agit d'une méthode que j'ai nommée "Méthode APPD". Cet acronyme signifie: Activité-Priorité-Périodicité-Durée.

A l'aide d'un tableau qui regroupe plusieurs méthodes (Eisenhower, NERAC, TODO List), vous pouvez synthétiser les activités pour chaque poste de travail afin de les coordonner, voire même de déléguer des tâches lors d'absences du titulaire.

De plus, cette méthode a été utilisée avec succès lors d'action de formation ayant pour thème la gestion du temps et l'organisation dans un magasin ou un bureau. Les feedbacks des participants étaient très positifs après la mise en place de cet outil simple et efficace dans leur structure.

Téléchargement de la feuille APPD, cliquez ici

En effet, a plusieurs reprises j'avais constaté les difficultés rencontrées par des responsables ou leurs collaborateurs pour faire la différences entre leurs tâches quotidiennes et celles issues de leur cahier des charges. Il fallait aussi indiquer dans quel ordre les exécuter, et ceci avant d'être débordé par les imprévus de la journée. Dans le domaine de la vente ou de gestion de formations, ce n'était pas les imprévus qui manquaient. Le risque était donc grand d'être stressé et de ne plus être capable de pouvoir prendre du recul pour résoudre un problème....même s'il était simple.

Le risque de générer des malentendus ou des erreurs à cause du stress devenait encore plus important lorsque le responsable était en vacances quelques jours et qu'il fallait le remplacer. Pour cela, il devait transmettre de façon simple et clair ses tâches et les indiquer par ordre de priorité, sans oublier le temps nécessaire pour leur réalisation. Plus simple à dire qu'à faire !

Alors comment faire....pour bien faire ?

A l'aide du tableau incluant la méthode APPD, je vous invite à suivre la démarche suivante afin d'améliorer votre organisation et celle de votre équipe.

Recensez d'abord les tâches qui figurent clairement dans votre cahier des charges et dont vous avez seul la responsabilité.
Identifiez des activités récurrentes (hors cahier des charges) que vous effectuez chaque jour, semaine, mensuel ou exceptionnellement.
A l'aide d’une matrice d’Eisenhower, indiquez pour chacune des tâches leur degré d'urgence ou d'importance. (Matrice d’Eisenhower)
Dans le tableau de la «méthode APPD» reportez l'ensemble des tâches en fonction de leurs critères d'urgence et d'importance (Urgentes d'abord, Importantes ensuite).
En regard de ces tâches ou activités, indiquez le temps nécessaire pour leur accomplissement. En fonction des imprévus, prévoyez 20 à 30% de temps supplémentaire au temps de base.

Avantages

Cette liste est vivante est évolue selon les activités et les responsabilités. De plus, en balayant l'ensemble des tâches à réaliser cela permet de désencombrer la mémoire. Le 30% du temps aléatoire en fonction des imprévus peuvent aussi englober les pauses café, les séances ou la navigation sur Internet.

Lorsqu'une personne doit s'absenter pour une courte ou longue période, la feuille permettra de transmettre certaines tâches en indiquant quand et combien de temps il faudra prévoir pour son exécution. l'organisation générale s'en trouvera améliorée pour tous.

Inconvénients

Comme la méthode Eisenhower, il faut faire d'abord le tri entre l'important et l'urgent selon sa propre perception avant de noter les activités sur la feuille. Il n'est pas certain que tout le monde partage la même vision. C'est un outil de planification et de délégation puissant, mais il est un peu compliqué à mettre en oeuvre la première fois. Il faut prendre le temps d'expliquer la démarche à l'ensemble des collaborateurs avant de commencer. Sans cela, vous risquez d'avoir des freins pour sa réalisation.

Pour qui

Grâce à son approche à court et moyen terme, elle convient pour des managers de proximité qui doivent organiser des équipes tout en gardant une vue d'ensemble du fameux "KIFEKOI ET QUAND". Cette méthode s'adapte bien aux fonctions dans le domaine du commerce et du service.

Bien entendu, vous pouvez l'adapter ou la modifier en fonction des vos besoins et de votre environnement. Si vous optez pour leur utilisation afin de déléguer des tâches, sachez qu'il vous faudra être rigoureux pour le suivi et la mise à jour de ces feuilles auprès de vos collaborateurs.

En effet, il arrive que la délégation est perçue comme une perte de pouvoir par certain.... à vous MANAGERS d'en démontrer les avantages.

L’art d’aller à l’essentiel

2011-10-07T19:09:00.004+02:00

Qu'est-ce l'art d'aller à l'essentiel ?

Tout simplement de disposer d'une carte qui vous permet d'un seul coup d'œil de savoir comment faire !

Elle s'inspire du livre de Léo Babauta "L'art d'aller à l'essentiel".

L’art d’aller à l’essentiel est la traduction française du livre The Power of Less - La Puissance du Moins - qui fait partie du défi de Leo Babauta. Il nous y explique comment profiter de la vie tout en remplissant nos obligations, comment travailler tout en profitant de sa famille et comment réaliser ses objectifs tout en gardant du temps pour soi.

Quel est donc le secret pour aller à l'essentiel ?

Tout simplement en faire moins. En simplifiant sa vie et en se fixant moins d’objectifs, on pourra atteindre des résultats dans les domaines réellement importants pour nous et cela sans stress.

Sa méthode repose que sur deux étapes :

Étape 1 : Identifier l’essentiel

Étape 2 : Éliminer le reste

En effet, nous vivons dans une époque où nous sommes submergés par l’information, les e-mails, les tâches à accomplir, les choses à lire. Paradoxalement, alors que nous n’avons jamais eu accès à autant d’outils pour augmenter notre productivité, on ne nous en a aussi jamais autant demandé.

Il est donc facile de se laisse happer par le flot d’information se présentant à nous, de perdre du temps et d’être constamment stressé.

La solution proposée dans L’art d’aller à l’essentiel est presque trop simple : se fixer des limites pour se focaliser seulement sur les choses les plus importantes et ne pas en faire plus que nous souhaitons.
Ainsi, nous pourrions tirer le meilleur parti des fantastiques outils technologiques à notre disposition tout en en rationnalisant l’utilisation afin de ne pas laisser ceux-ci nous dominer.

L’art d’aller à l’essentiel : les 6 principes de base

Principe 1 : Se fixer des limites
Principe 2 : Opter pour l’essentiel
Principe 3 : Simplifiez ou éliminez ce qui n’est pas essentiel
Principe 4 : Ne faire qu’une chose à la fois
Principe 5 : Changez vos habitudes pour des progrès durables
Principe 6 : Commencez petit pour un changement garanti

The Power of Less Video from Leo Babauta on Vimeo.

C’est un travail à long terme et Leo Babauta ne dit pas que c’est facile, bien au contraire. Mais si on se donne les moyens de réussir, ça peut marcher.

J’ai bien envie d’essayer. Et vous ?

Les risques de la précipitation

2011-09-27T21:25:00.000+02:00

A l'approche des examens, on se prépare en relisant ses notes et en survolant quelques supports de cours. On prend le temps de lire, de comprendre, et si besoin, on reformule des questions afin d'approfondir un thème en y ajoutant quelques notes. Mais voilà, aux examens la pression est plus forte et le stress se fait plus présent.

On prend place...et on reçoit les dernières consignes :

"Vous allez recevoir votre épreuve dans quelques minutes. Veuillez vérifier le nombre de page et indiquer vos coordonnées sur chacune d'elles. Ensuite prenez le temps de lire chaque question. Commencez par celles où vous connaissez les réponses, et ensuite répondez aux autres."

Lorsqu'on nous demande si nous avons compris les consignes, on offre en retour un hochement de la tête pour les valider. Mais voilà, une fois que la feuille est retournée est que l'examen commence, les bons vieux réflexes reviennent au galop. Lesquels ?

Tout simplement, ceux qui nous font lire la PREMIÈRE question à toute vitesse, puis la DEUXIÈME tout aussi vite et la TROISIÈME que l'on survole déjà...... et voilà que le doute s'installe. "Je ne sais pas ! Je ne sais plus !". En plus votre voisin de table ne cesse d'écrire. Cette fois c'est sûr, on va échouer à l'examen malgré une bonne préparation. Tous ces efforts et sacrifices en vain.....

Bien entendu, il existe plusieurs méthodes pour bien gérer les examens et les réussir. Pour ma part, je vous propose un exercice à réaliser avec votre équipe ou vos élèves afin de leur démontrer tout simplement les risques de la précipitation. A cela, s'ajoute le non respect des consignes.

Cet exercice a été réalisé à de nombreuses reprises en classe avec mes élèves. A chaque fois le même constat. Malgré mes recommandations de départ, tout le monde a lu les premières questions sans faire attention à la consigne. En effet, le texte mentionne le temps à disposition (2 minutes) mais aussi il indique qu'il faut lire d'abord toutes les questions.

Alors, si vous souhaitez sensibiliser votre entourage au risque de la précipitation lors d'un examen, ou toutes autres situations, je vous suggère de réaliser l'exercice ci-après.

Copiez et imprimez le texte ci-dessous sur une page A4 :

Vous n’avez que 2 minutes pour ce faire ce travail.

Lisez d’abord toutes les questions.

1. Inscrivez votre nom en haut à droite de cette feuille.

2. Donnez une valeur au mot «bon», situé entre 0 et 9.

3. D’un mot, décrivez le temps qu’il fait aujourd’hui.

4. Estimez la valeur en CHF d’un kilo d’or.

5. Combien de secondes dans une journée ?

6. Indiquez la valeur du nombre PI.

7. Soulignez votre nom.

8. A gauche de votre nom, dessinez un carré d’environ 1 cm de côté.

9. Si a, c, e, g quelle est la 3ème lettre qui suit.

10. Appréciez ce cours d’un mot.

11. Combien de participants finiront cet exercice à votre avis ?

12. Vous avez souligné votre nom, formez un rectangle autour de lui.

13. Dessinez un cercle qui entoure le carré de l’instruction.

14. Tracez une diagonale sur cette feuille, que vous diviserez en 3.

15. Comment s’écrit votre prénom en Anglais ?

16. Combien y a-t-il de formateurs en Suisse ?

17. Inscrivez Dupont à l’envers.

18. Combien de temps faut-il pour faire ce test selon vous ?

19. Combien de questions commencent par la lettre C ?

20. Exécutez que les point 1, 7, 8 de cette feuille !

Si vous avez terminé, ne dites rien, mais signalez par un geste au formateur que l'exercice est fini.

J'attends avec plaisir vos commentaires ou feed-back après avoir réalisé l'exercice.

A bientôt

JP Besse

Gagnez du temps en connaissant votre profil d'apprentissage

2011-09-13T13:55:00.000+02:00

Chacun d’entre nous a sa propre façon d’apprendre, de comprendre et d’enregistrer l’information. De plus, un cours n’est pas conçu pour celui qui enseigne, mais pour celui qui apprend! Il est donc judicieux de se poser la question de savoir si l’on est bien orienté ou si l’on est capable de mener à bien sa formation.

Ce qui différencie souvent les bons étudiants des moins bons, c’est qu’ils considèrent que l’objectif qu’ils se sont fixé est réaliste et leur correspond, que les efforts à fournir sont maîtrisables (apprendre à rechercher les documents de manière efficace sur Internet, rédiger des résumés, etc...) et en valent la peine, et qu’ils disposent des ressources suffisantes pour faire face à des difficultés qui surgiraient en cours de route.

A toutes fins utiles, voici quelques conseils pour stimuler sa propre motivation à apprendre :

Établissez une relation entre la formation et vos intérêts personnels.
Adoptez une attitude interrogative : questionnez vos collègues de travail, les camarades des classe et les chargés de cours.
Inventez-vous des exercices, manipulez les idées, jouez avec, amusez-vous à apprendre.
Fixez-vous des objectifs atteignables, qui cependant constituent autant de défis. Accrochez-vous,suivez vos résultats et récompensez-vous.
Utilisez des méthodes de travail actives. N’étudiez pas toujours de la même façon, en lisant, relisant et relisant encore la matière. Travaillez en groupes, faites des schémas, etc.
Revenez de temps à autre sur ce que vous avez appris, de façon à mieux suivre les progrès réalisés.
Expliquez à vos proches ce que vous étudiez. En effet, le meilleur moyen d'apprendre est d'enseigner.
Organisez-vous différemment si c’est surtout le temps qui manque, renoncez à une activité annexe.

Une des premières étapes consiste donc à établir un horaire hebdomadaire équilibré qui tienne compte à la fois des exigences des directives de formation, de vos besoins physiologiques, de votre emploi du temps professionnel et de toute autre activité privée vous concernant. Pour cela , téléchargez la fiche outil : plan d'étude hebdomadaire

En effet, le matin est pour beaucoup plus propice aux activités d’analyse, de réflexion ou d’apprentissage. L’après-midi devrait plutôt être consacré à des travaux en groupe ou à
des activités systématiques (classement des documents, recopie de texte, mise à jour des notes, etc...).

Pour améliorer ses capacités d’apprentissage, il faut d’abord comprendre le cheminement mental nécessaire pour intégrer un savoir. La grande difficulté est que ce processus est le plus souvent inconscient pour chacun d’entre nous. Alors comment les identifier ? Par les profils d’apprentissage

C’est un outil construit sur la base de recherches américaines en psychologie comportementale. Les 7 profils d'apprentissage peuvent être perçus comme une méthode pour apprendre ou une méthode d'apprentissage.

A l'issu du test qui est GRATUIT (seule une inscription est nécessaire) vous connaîtrez facilement vos blocages ou difficultés dans votre façon d’aborder votre formation, dans votre façon d’être motivé et de mémoriser.
Alors n'hésitez pas à consacrer quelques minutes de votre temps pour passer le TEST en cliquant sur le lien suivant :

http://www.apprendreaapprendre.com/reussite_scolaire/test.php

Personnellement, depuis trois ans je propose cette démarche à nos étudiants en effectuant le Test la première soirée de cours, ceci dans le but de les aider à se situer au début de leur formation. Les résultats sont probants en terme de motivation et d'assiduité aux cours.....

Et en conclusion, voici quelques méthodes que je rappelle aux participants au début de chacune de mes interventions.

Pour assimiler une matière, il vous faut :

Écouter – Prendre quelques notes pour synthétiser les propos du formateur

Parler – Oser poser des questions à ses collègues ou aux formateurs

Lire – Lire les supports de cours, les ouvrages spécialisés

Écrire – Résumer le contenu du cours, d’un chapitre, d’un thème spécifique

Voir – Représenter quelques notions simples ou compliquées par des graphiques ou schémas (MindMapping)

Penser – Faire des liens avec votre pratique ou vécu. Ne pas se limiter à sa place de travail, aller plus loin dans la réflexion

Faire – Transférer sur le terrain, essayer de mettre en pratique une partie ou l’ensemble d’une thématique abordée

Réviser – Expliquer à un collègue ou un parent proche (se mettre à la place du formateur). C’est idéal pour réviser !!!

Le chef est-il un vecteur de stress ?

2011-09-08T20:14:00.001+02:00

Selon une étude commandée par le Secrétariat d'Etat à l'économie (SECO), environ un tiers des personnes actives occupées en Suisse se sentent souvent voire très souvent stressées. Un chiffre qui a augmenté de 30 % en dix ans. il y a 10 ans, les entretiens personnels ont permis d'évaluer à 4,2 milliards de francs les coûts liés à l'absentéisme et aux traitements médicaux en rapport avec le stress.

Les résultats de l'étude indiquent que la perception du stress est avant tout liée à des contraintes temporelles, à des instructions peu claires, à des cas de discrimination sociale et au travail durant le temps libre.

A ces facteurs de stress s'ajoutent encore les longues journées de travail et les exigences émotionnelles. En revanche, l'étude révèle que de bonnes méthodes de direction de la part des supérieurs directs ont des effets positifs sur la satisfaction des collaborateurs au travail et sur leur perception du stress.

Conséquences sur la santé et le bien-être

L'étude met en évidence les facteurs qui jouent un rôle important dans la perception du stress des travailleurs, à savoir le travail durant le temps libre, des journées de plus de dix heures (une à deux fois par semaine ou au quotidien), des instructions de travail peu claires et l'obligation d'exprimer des sentiments qui ne coïncident pas avec leurs propres sentiments. Parmi les personnes actives occupées qui subissent une pression des délais importantes ou qui doivent travailler à un rythme élevé, le nombre de personnes qui se sentent stressées est presque deux fois plus élevé (60 %) que parmi les personnes confrontées à peu de contraintes temporelles (34 %). De la même manière, les personnes qui affirment être victimes de discrimination sociale au travail (comme le mobbing) sont presque deux fois plus souvent touchées par le stress que les autres personnes actives occupées.

Bonnes méthodes de direction: un « facteur de protection »

L'étude arrive à la conclusion que la manière dont les supérieurs dirigent leurs collaborateurs peut largement influencer la santé de ces derniers. On remarque notamment que lorsque les collaborateurs évaluent de manière positive les compétences de leur supérieur direct en matière de direction (respect des collaborateurs, résolution des conflits, bon sens de la planification et de l'organisation, etc.), ils se déclarent entièrement satisfaits de leurs conditions de travail, et que le nombre de personnes qui se sentent stressées ou épuisées émotionnellement est minime. En outre, ces personnes ont un meilleur état de santé général que les personnes qui jugent de manière négative la façon de diriger de leurs supérieurs. On constate même que lorsque les collaborateurs considèrent tous les aspects de la direction comme positifs, seuls 5 % d'entre-eux se sentent stressés; au contraire, ce chiffre atteint 95 % lorsque les travailleurs évaluent de manière négative le comportement de leurs supérieures.

Alors selon vous, le chef est-il un vecteur de stress pour l'employé ?
Si oui, quelles sont les causes ?

Source: Secrétariat d'Etat à l'économie Internet: http://www.seco.admin.ch

Etes-vous un "Technostressé" ?

2011-08-29T21:59:00.007+02:00

Un constat affligeant que fait régulièrement Patrick Hunziker, directeur de l’antenne romande de l’Institut de médecine du travail. « A cause de l’utilisation excessive du smartphone, les gens n’ont plus assez de temps de récupération. Ils ne peuvent plus se concentrer, ce qui nuit à leur créativité », déplore le psychologue.

Pourtant, le sujet reste encore tabou dans le monde du travail . « Les gens viennent d’abord nous voir parce qu’ils souffrent d’une accumulation de stress. Ce n’est qu’au fil de la discussion qu’il découvrent que leur utilisation du smartphone est problématique. »

Pour Patrick Hunziker, les entreprises n’ont pas encore pris conscience de leur responsabilité face à ce problème . « Très souvent c’est l’entreprise qui fournit un iphone ou un Blackberry à ses employés. Elle le donne d’abord comme un outil positif, puis elle constate qu’il y a aussi des effets négatifs, c’est donc difficile pour elle de gérer cet antagonisme. »

Diffusion du reportage dans Mise au Point du 28 août 2011
Reportage: Emmanuelle Jaquet
Montage: Enrico Pizzolato
Mixage: Philippe Lahaye

L’employeur a le dernier mot lorsqu’il s’agit de vacances.

2011-08-21T11:48:00.004+02:00

Coordonner les souhaits des employés
Au moment de planifier les vacances du personnel, la direction devrait prendre en compte les désirs des employés, mais elle n’y est obligée que lorsque cela est compatible avec les intérêts, l’organisation et les processus de travail de l’entreprise.

En cas de doute, ce sont les intérêts de l’employeur qui l’emportent. L’employeur peut, si l’activité l’exige, rappeler des employés en vacances. Il doit ensuite leur permettre rattraper les jours de vacances manqués.

Il est recommandé de faire en sorte que les employés ayant des enfants prennent leurs vacances durant les vacances scolaires. Les nouveaux employés ou ceux qui ont annoncé plus tard leurs desiderata doivent respecter les plans de vacances déjà établis.

Principes de base
Les employés ont droit à quatre semaines de vacances pendant l’année de service correspondante, dont deux semaines au moins consécutives (art.329a CO). Les jeunes de moins de 20 ans ont droit à cinq semaines de vacances par année.

Il est possible de demander des jours de congé isolés. Cela se fait souvent par exemple avant ou après un jour férié. Les jours fériés qui seraient de toute façon chômés ne comptent pas comme jours de vacances, car cela réduirait le droit aux vacances. Il est permis, exceptionnellement, de faire valoir l’année suivante son droit à des jours de vacances que l’on n’a pas encore pris. On peut prendre ses vacances jusqu’à cinq ans plus tard, mais si l’on remet constamment à plus tard ses vacances, on court le risque de perdre le compte, surtout si ces heures supplémentaires s’y ajoutent.

Lorsque le contrat de travail a été dénoncé, les employés devraient prendre leurs vacances avant de quitter l’entreprise. Si cela n’est pas possible, ils ont droit à un montant correspondant. Une fois le contrat de travail dénoncé, les employés ont droit à disposer de suffisamment de temps pour chercher un autre poste. Ce temps ne compte pas comme vacances.

Attention : si un contrat type ou une convention collective ont été signés, les dispositions qu’ils contiennent concernant les vacances doivent être respectées.

Les vacances des employés à temps partiel
Les employés à temps partiel ont eux aussi droit à quatre ou cinq semaines de vacances. Il n’est pas permis de raccourcir proportionnellement leurs vacances. Les personnes employées à temps partiel ont droit à recevoir l’intégralité de leur salaire durant leurs vacances ainsi qu’un compensation pour le salaire versé en nature.

L’article 329d CO stipule que tant que dure le rapport de travail, l’employeur ne peut remplacer les vacances par des prestations en argent ou d’autres avantages. Le Tribunal fédéral considère cependant qu’en cas d’horaires de travail irréguliers, surtout pour les postes à temps partiel, il est exceptionnellement possible de compenser financièrement le droit aux vacances.

Si un tel accord est passé, il doit être inclus dans le contrat de travail, en mentionnant le montant accordé en compensation des vacances ou le pourcentage du salaire qui y correspond. Le salaire versé en compensation des vacances doit aussi figurer sur chaque décompte de salaire ou quittance. Ce n’est qu’ainsi, de l’avis du Tribunal fédéral, que la question est traitée de manière suffisamment claire pour les employés.

Interdiction de travailler durant les vacances

Si, pendant ses vacances, un employé exécute un travail rémunéré pour un tiers au mépris des intérêts légitimes de son employeur, celui-ci peut lui refuser le salaire afférent aux vacances ou en exiger le remboursement s’il l’a déjà versé (art. 329d CO).

Lorsque au cours d’une année de service, le travailleur est, par sa propre faute, empêché de travailler pendant plus d’un mois au total, l’employeur peut réduire la durée de ses vacances d’un douzième par mois complet d’absence. La faute de l’employé doit cependant être prépondérante (art. 329b CO).

L’employeur ne peut par contre pas diminuer les vacances d’une travailleuse si, en raison d’une grossesse et d’un accouchement, elle est empêchée de travailler pendant deux mois au plus.

Maladies et catastrophes durant les vacances
Si l’employé n’a pu se reposer durant ses vacances pour des raisons inhérentes à sa personne sans qu’il y ait faute de sa part, il peut rattraper ces jours de vacances. Ce principe s’applique notamment en cas d’accident ou de maladie.

Il en va autrement lorsque l’employé ne peut réintégrer son poste de travail en raison d’intempéries, de catastrophes naturelles, d’aéroports fermés en raison de la neige ou autres événements de ce genre. Il s’agit là de causes objectives, dont l’employé doit assumer le risque.

Dans ces derniers cas, l’employeur peut considérer le retard comme des jours de vacances ou faire une retenue sur le salaire. Il est également possible de compenser ce retard par des heures supplémentaires. Un contrat type ou une convention collective peuvent réglementer des éventuels retards en raison de force majeure.

Source: Weka - Auteur: Heinzelmann, Regula

Connaissez-vous les avantages d'un CRM-FORMATION ?

2011-08-13T12:12:00.016+02:00

Dans les petites entreprises, tout passe par les relations clients : connaître les noms, les préférences des clients et offrir un service de proximité qui incitera les clients à revenir, ou alors nous recommander lors de discussions avec des personnes de leur entourage.

Au fur et à mesure que vos activités se développent, il devient de plus en plus difficile de continuer à entretenir des relations personnelles de qualité avec chaque client. Les managers passent de plus en plus de temps à piloter leurs services, et de moins en moins de temps avec leurs équipes ou clients .

Pourtant, c'est la gestion permanente et méthodique de la "Relation-clients" qui est l'une des clés de la rentabilité et pérennité de notre Business, surtout dans un marché de la formation continue et professionnelle saturé suite à l'abondance de l'offre face à la demande.

Pour cela, les avantages d'un "CRM-FORMATION" sont indéniables et vous feront gagner du temps et de l'argent. Avec cet outil, vous offrirez toujours une qualité de service irréprochable à vos clients, qu'ils soient chargés de cours, élèves ou partenaires de votre institution.

Dès lors, si vous cherchez un programme pour gérer l’ensemble des informations nécessaires à la gestion intégrale des formations, avec à la clé, un développement sur mesure en fonction de vos besoins et des spécificités de votre centre, alors il vous faut opter pour un "CRM-FORMATION" simple et efficace lié à une base de donnée FileMaker Pro.

Avec cet outil, vous obtiendrez une centralisation des informations clients, prospects et formations grâce à :

Un suivi et planification des tâches et contacts liés aux différentes formations
Un échange de l'information entre les équipes
La diminution des risque d’erreurs dans la gestion des données clients
Des processus de travail structurés et optimisés
L'édition simple et rapide des courriers et autres formulaires
L'établissement des décomptes pour paiement des chargés de cours
Un pilotage d’activités et suivi des résultats efficaces
Des relances des prospects ciblées et dans les temps

Ce "CRM-FORMATION" est l'outil idéal pour les centres de formation ou PME afin de créer facilement de puissantes solutions de gestion des cours personnalisées. Doté de puissantes fonctionnalités, telles qu'un support de plates-formes encore plus étendu (Mac-PC) et une facilité d'utilisation légendaire, ce "CRM-FORMATION" fonctionnant sous l'application FileMaker Pro est l'outil qu'il vous faut pour gérer, organiser vos activités de formation ou commerciales avec succès.

Si vous désirez en savoir plus sur ce "CRM-FORMATION" ou bénéficier d'une démonstration avant d'opter pour un programme informatique complexe et onéreux, c'est avec plaisir que je vous mettrai en relation avec la société informatique en charge de son développement.

Merci de me contacter en complétant le formulaire de contact

“Gérer les tâches à accomplir grâce à la technique Pomodoro”

2011-08-08T19:46:00.006+02:00

myPomodoro est un utilitaire de gestion du temps qui vous aide à organiser vos tâches efficacement, en s'inspirant de la technique Pomodoro, une méthode qui a fait ses preuves. Lire article

myPomodoro vous permet de créer des listes de tâches à accomplir auxquelles vous assignez une durée définie. Par défaut, ce temps est de 25 minutes pendant lesquelles vous ne vous consacrez à fond qu'à une seule activité, avant de prendre 5 minutes de pause. Objectif: favoriser la concentration et ainsi améliorer son efficacité, et donc sa productivité.

myPomodoro permet de créer autant de tâches que nécessaire avec leur description complète (type, date, lieu, nombre de "pomodoros" estimé.), de visualiser votre activité et la liste des actions restant à accomplir. Ce découpage se fait de façon tout à fait transparente et vous garantit de garder toujours un œil sur l'état d'avancement des tâches, d'autant que le logiciel comporte différents types de classification des activités.

Un très bon outil de gestion du temps si vous recherchez un logiciel qui vous aide à mieux organiser votre journée de travail. Petit bémol, il n'est pas traduit en français.

Téléchargez "myPomodoro 0.9.0.1 Beta"

Source: Softonic Équipe Editoriale

Arrivez-vous à prendre du temps pour vous ?

2011-08-07T12:37:00.004+02:00

Selon une enquête Ipsos, plus d'un Français sur trois n'arrive pas à mener de front son travail, son couple, sa famille, ses amours... bref, tous les aspects de la vie quotidienne ! Et surtout pas le temps de s'occuper de soi et de son bien-être.

Faute de temps pour mener tout de front, les Français ont le sentiment de négliger leur sommeil (59%), leur couple (57%) et leur corps (55%) rapporte 20 Minutes. La raison : Il faut être "au top" au travail, vivre un amour épanouissant, être socialement "populaire" en collectionnant par exemple des centaines d’amis" sur Facebook estime "Le Parisien".

Et puis, il y a aussi la détérioration des conditions de travail. La situation s'est considérablement dégradée ces dernières années pour 70% des actifs, en particulier en ce qui concerne le niveau de stress (52%) et la charge de travail (49%) !
Selon 77 % des personnes interrogées il suffirait de mieux s'organiser... Facile à dire, plus difficile à faire !

Il est reconnu que les employés qui parviennent à concilier de manière équilibrée leur travail et leur vie privée sont généralement en meilleure santé, plus épanouis et moins stressés. Pour leur employeur,cela se traduit par une meilleure productivité et une baisse de l’absentéisme.

Ces derniers doivent repenser leur manière de juger l’engagement et le sérieux de leurs collaborateurs. Ils devraient reconsidérer leurs hypothèses de base et se demander s’ils n’ont pas tendance à sanctionner les collaborateurs manifestant des besoins atypiques.
Lorsque des employés émettent le souhait d’aménager leur horaire de travail afin de tenir compte de leurs impératifs privés, cela ne signifie pas forcément qu’ils n’accordent pas d’importance à leur travail. Il est fort probable qu’ils essaient simplement d’investir leur temps et leur énergie de manière optimale pour répondre au mieux à toutes les exigences.

Et vous, comment vous organisez-vous pour avoir du temps pour vous ?
N'hésitez pas à partager vos expériences ou astuces, cela pourra certainement aider quelqu'un !
Merci :-)

Une solution d'externalisation qui vous fera gagner du temps !

2011-07-19T11:56:00.024+02:00

Formateur, formatrice vous proposez des cours en journée ou soirée et souhaitez vous concentrer sur votre activité ?

Alors bénéficiez des services de Gestiform, une solution d'externalisation qui vous fera gagner du temps ! Ainsi, vous pourrez fournir des prestations de qualités à vos clients et gagner en notoriété !

En effet, scanner le marché de la formation, trouver des spécialistes, garantir la qualité des formations, proposer des outils d'évaluation adaptés, bénéficier d'un réseau professionnel, gérer la partie administrative de vos actions de formation, tout cela nécessite de l'expertise et du temps.

Vous connaissez votre métier, nous connaissons le nôtre.
Concentrez-vous sur le développement de vos affaires, appuyez-vous sur nous pour le reste.

Pour les "Spécialiste-formateur", Gestiform propose de vous soutenir dans la gestion complète d'une action de formation en:

Offrant une visibilité accrue sur les réseaux sociaux
Présentant vos services à des nouveaux mandants
Définissant pour vous un cahier des charges de formation structuré
Proposant des méthodes & outils adaptés au public cible de vos cours
Réalisant et gérant les formulaires nécessaires à l'action de formation
Établissant les synthèses des évaluations de satisfaction ou de transferts
Garantissant le respect des critères de qualité (EduQua)
Débriefant sur le déroulement du cours et l'animation (visite de classe possible)

Disposant aussi d'un large réseau professionnel et étant souvent sollicité pour des demandes d'actions de formation ciblées, il est apparu essentiel de pouvoir mettre à profit nos compétences dans la coordination de formation en plus de notre réseau professionnel afin de mettre en relation "Spécialiste-formateur" et "Demandeurs" et vice et versa.

Pour les entreprises, Gestiform propose de favoriser la mise en relation avec des prestataires de formation pour :

Finance et comptabilité
Ressources Humaines
Management & Leadership
Vente et Marketing
Service clientèle et Call Center
Formations professionnelles commerciales
Sécurité au travail
Validation des acquis de l’expérience (VAE)
Bilan de compétences
Workshop, ateliers spécifiques
Séminaires

En collaboration avec le responsable d’une entreprise ou PME, nous réalisons un cahier des charges précis contenant toutes les modalités de la formation, avec notamment les méthodes de suivi et d’évaluation. Ce document précise également le lieu, les langues souhaitées ainsi que le prix à ne pas dépasser en fonction du budget alloué.

Lorsque le client a défini clairement son besoin dans le cahier des charges, le marché de la formation est scanné afin d’identifier les prestataires potentiels.

La sélection s’opère en fonction des critères suivants :

Disponibilité du prestataire
Structure de l'action de formation
Variété des outils & méthodes pédagogiques proposés
Prix de la prestation complète (support de cours inclus)
Méthode d'évaluation des compétences acquises

Quelques jours plus tard, la personne de contact recevra la visite d’un courtier de Gestiform à son bureau avec trois propositions. Pour faciliter le choix, les avantages et les inconvénients de chaque offre seront mis en évidence.

Au final, c'est toujours le client qui décide !

Pour en savoir plus, retrouvez-nous sur Twitter: @gestiform

Gérer son temps avec la technique de la tomate (POMODORO TECHNIQUE™)

2011-07-12T12:01:00.000+02:00

Depuis presque une vingtaine d'années, il existe la technique Pomodoro (The Pomodoro Technique ou littéralement la technique de la tomate). La Pomodoro Technique ™ est une façon de tirer le meilleur parti de la gestion du temps. C'est Francesco Cirillo qui a créé la Pomodoro Technique ™ en 1992. Elle est maintenant pratiquée par des équipes professionnelles et les individus partout dans le monde. Loin de tous les systèmes sophistiqué de management, elle se veut simple et résolument orientée productivité.

La philosophie derrière cette technique consiste à ne se consacrer pleinement qu’à une tâche à la fois.

Pendant 25 minutes, vous n’allez porter votre attention que sur une activité (appelée tomate) unique et rien d’autres.Votre intérêt ne se bornera qu’à la réalisation de cette tâche. Vous ne vous laisserez pas distraire par quoique ce soit d’autres. Vous ne pouvez pas interrompre cette activité pour autre chose et revenir ensuite à votre tâche initiale. Vous ne pouvez pas poursuivre au-delà des 25 minutes même si vous pensez terminer la tâche avec quelques secondes de plus.

Après chaque tomate, vous faites une pause de 3 à 5 min. Il s’agit d’un break total pendant lequel vous ne faîtes rien de stimulant. juste de la relaxation.

Après 4 tomates accomplies, vous devez faire une pause plus longue de 15 à 30 min.C’est le moment idéal pour vous livrer à vos actions gourmandes en temps,(chronophages), peu rentables et faussement libératrices. Exemple : lisez vos mails, surfez sur le net, ranger le courrier...

Enfin, n’oubliez pas de prendre des notes sur les tomates que vous vous serez farcies. Gardez une trace de vos actions pendant la journée et faites le bilan de vos prouesses à la fin de la journée.

Pourquoi la technique de la tomate est-elle efficace ?
La méthode de prime abord peut vous sembler contraignante. C’est justement ce qui fait sa force. En effet, elle introduit une composante indispensable à tout modèle de réussite : la discipline. Sans la discipline de soi, il est impossible de se transformer. Pour rompre avec ces habitudes qui jusqu’ici vous ont freiné, vous devez avoir la volonté de changer. Ce changement doit s’opérer sur le long terme. Il est donc nécessaire d’introduire de nouvelles habitudes à répéter jour après jour. La technique de la tomate impose cette discipline. C'est à dire de la concentration.

Pourquoi faire des pauses?
Les pauses sont aussi nécessaires que le travail. Sans elles vous ne pourrez pas durer et votre travail perdra sensiblement de son efficacité. Elles permettent d’éliminer le stress.
Il vous faut relâcher la pression. Étirez-vous. Bougez. Dansez. Le corps autant que l’esprit a besoin de se régénérer.

Est-ce important de limiter le temps?
La technique de la tomate impose de gérer son temps sur une durée de 25 minutes.
Car 25 minutes correspondent à la durée moyenne pendant laquelle le cerveau peut se concentrer sur une chose sans faillir. La méthode consiste donc à adapter vos périodes de travail à vos facultés de concentration en fonction de cela.
Par contre, la limite de la méthode et que nous pouvons trouver frustrant d’interrompre une activité stimulante au bout de 25 minutes. Pour éviter cela, il faut définir des tomates plus au moins grosses suivant le degré de motivation ou diviser le travail par tranche...de tomate.

Que faut-il pour commencer le Pomodoro Technique ™ ?
Une minuterie de cuisine
Vous pouvez utiliser une minuterie réel (les «Pomodoro» officiels) ou un temporisateur logiciel. Réglez-le à 25 minutes. Je vous propose d'utiliser le Online Timer
Une feuille de papier
papier vierge et ligné ou la feuille originale.
Un crayon et une gomme

Fixez-vous un cap ou des objectifs
Si la technique Pomodoro™ permet de bien faire, il reste indispensable de définir quoi faire.Un bon leader fait les bonnes choses. Un bon manager fait bien les choses. Pour être meilleur, soyez le leader et le manager de votre vie. Il ne s’agit pas de s’agiter dans tous les sens en espérant arriver à quelque chose. Vous devez encore savoir où vous voulez aller et comment vous voulez y aller. Souvenez-vous de la citation de Sénèque "Nul vent n’est favorable pour celui qui ne sait où il va".

Dès maintenant, vous pouvez gagner du temps en mettant en œuvre la technique Pomodoro. Alors n’attendez pas, mettez-vous aux tomates ;-)

Pour en savoir plus, visitez le site officiel : http://www.pomodorotechnique.com/

Guide en français de la POMODORO TECHNIQUE

Sur la base d'un article d'Olivier Prize - novembre 2009

Gérer les urgences: Quand le manager devient pompier!

2011-06-11T11:58:00.009+02:00

Maîtriser son stress et impliquer intelligemment les collaborateurs et veiller aussi à ce que les situations de crises ne deviennent pas fréquentes.

Stress, pression et gestion de temps, les situations rencontrées au quotidien par les collaborateurs dans l’entreprise deviennent de plus en plus complexes. Commandes imprévues, dysfonctionnement dans l’organisation, ordres issus du sommet stratégique… Le manager est parfois obligé de réagir sur le champ. Il doit, comme le pompier, éteindre le feu et éviter qu’il n’y ait des dégâts collatéraux.

En situation d'urgence, l'afflux massif d'informations peut rendre difficile l'analyse de la situation. Dans ce cas, les collaborateurs ne peuvent qu’obéir à la pression. Difficile dans de telles circonstances de garder les idées claires. Alors comment gérer une situation d’urgence dans l’entreprise? Rester calme, gérer son stress et impliquer intelligemment les collaborateurs, semblent être les clés de succès. Tous les managers sont souvent appelés à réagir dans l'urgence, quel que soit leur niveau de rigueur et d'organisation.
Cependant ils n’ont pas tous les mêmes attitudes. « Les situations d'urgence peuvent avoir deux origines principales : La mauvaise organisation interne qui peut être traitée en amont par la supervision et le contrôle quotidien du travail de chacun, et l'urgence provoquée par le client (commande nouvelle ou contre ordre…). Ici la marge de manœuvre commence par l’intégration de l'urgence et des changements brusques dans l'organisation interne et les procédures», affirme Abdelilah Jarmouni Idrissi, consultant associé au cabinet Trait d'Union Conseil basé à Casablanca.

En position d’urgence, il est inutile de s’affoler et transmettre son stress à ses équipes. Ceci pourra créer un problème ponctuel qui désorganisera le personnel et sa production, pendant une durée non négligeable. Il faut d’abord prendre le temps de comprendre les enjeux et les objectifs de la situation, avant de réagir. Selon ce consultant, le dirigeant doit apprendre, dans de tels cas, à maîtriser son stress et évaluer calmement la situation et rechercher par la suite la solution la moins coûteuse en temps et en énergie.

En tout état de cause, selon Karim Idrissi, manager au cabinet Lycom basé à Rabat, le mot d’ordre reste le «calme». De toute manière, les urgences ne doivent pas devenir la règle dans l’entreprise. À force de subir ce stress et se sentir fréquemment sous pression, le manager au même titre que le collaborateur, peuvent perdre le contrôle de la situation à n’importe quel moment.

Par ailleurs, il est clair que l’implication des collaborateurs dans les décisions à travers une démarche de management participatif, est recommandée. Cependant il ne faut pas les bousculer sans raison. Cela risque d’avoir des incidences négatives sur leur qualité de travail. Savoir déléguer, semble être l’une des clés précieuses pour gagner en efficacité.

Dans chaque entreprise quelle que soit sa taille, son style de management ou son activité, la planification reste la meilleure arme contre les cas d’urgences.
Certains spécialistes du domaine, recommandent de s’abstenir de remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui, et toujours laisser des plages de temps libre pour gérer ce genre de situations, sachant qu’il y a toujours des imprévus.

Ne pas confondre Urgences et Priorités

Impliqués dans une situation d’urgence, les managers commencent à confondre entre priorités et urgences, ce qui bouleverse la bonne marche de l’organisation. La solution est pourtant simple : définir les priorités et bien les gérer pour mieux avancer.

L’urgence amène souvent les managers à «parer au plus urgent», en oubliant de se demander si c’est important ou pas. « Ils sont managés par les urgences et croient être ainsi plus utiles à l’entreprise. C’est valorisant pour eux de régler des urgences, c’est aussi, parfois, une échappatoire pour ne pas s’attaquer à des choses importantes qui demanderaient un travail de fond», explique Abdelilah Jarmouni Idrissi.

Selon ce conseiller, le bon manager est celui qui reste aux commandes et favorise dans les priorités ce qui est à la fois important et urgent. Et pour que ce qui est important ne soit pas toujours urgent, il préconise de planifier une réalisation progressive dans le temps.

Source:L'économiste- Publié le 07/06/2011