Oficina virtual, internet y empresas, derecho y ley, posicionamiento web SEO y marketing en Madrid

Derecho, abogados y legislación, ¿Qué es conveniente conocer en tu despacho u oficina?

2014-09-10T03:36:00.003-07:00

Las pequeñas empresas y los autónomos constituyen un colectivo de emprendedores a los que los temas legales relacionados con su actividad o su espacio de trabajo (oficina o despacho) no les suele parecer lo más importante para el desarrollo de sus proyectos. Es lógico, la mayoría de estas empresas bastante tienen con mantenerlas a flote y no cerrar, y el gran número de leyes que pueden estar afectándoles se dejan en un segundo plano hasta que se comienza a tener cierta rentabilidad con la actividad que realizan. En cualquier caso, muchas empresas comienzan en precario y en ocasiones sin medir las consecuencias de no estar asesorados convenientemente en materia legal o fiscal por un equipo de asesores y abogados.

La elección de la forma jurídica

Es un tema esencial a tener claro antes de comenzar con cualquier actividad. Las distintas formas jurídicas tratan de dar respuesta a diferentes necesidades de constitución de las empresas. En esencia, la elección de la forma jurídica dependerá del número de socios, el capital inicial aportado y la responsabilidad de cada uno de los socios.

Así por ejemplo, si la empresa se constituye como empresario individual o en una comunidad de bienes, el socio se responsabiliza con sus bienes, mientras que en una sociedad anónima o en una sociedad cooperativa esta responsabilidad se limita al capital que se ha incorporado en la sociedad.

Trámites de constitución de sociedades

Esto no es como ir a sacarse el DNI, España es uno de esos países en que realizar los trámites de constitución de empresa cuesta “más en términos de tiempo”. Desde luego no conozco a nadie que haya realizado todos los trámites por sí solo sin contar con un asesor, más que nada por comodidad.

Por mucho que tengamos “oficinas únicas”, y por mucho que se diga que se está tratando de promover el emprendimiento, el número de trámites y oficinas que hay que visitar antes de poder comenzar nuestra actividad es todavía excesivo. Los trámites se pueden resumir en:

- “Certificación de no coincidencia” en el nombre de la empresa: Es necesario comprobar que el nombre elegido para tu empresa no existe ya.

- Redactar la escritura de constitución

- Solicitar el número de identificación fiscal

- Liquidar el impuesto sobre Transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados

- Inscripción de la empresa en el Registro de Sociedades Laborales

- Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil

Más información sobre todos estos trámites en la Cámara de Comercio de Madrid

Previsión de conflictos laborales.

Ya sea porque el número de empleados crece o porque tenemos más de un socio constituyente en la empresa es necesario delimitar las funciones de todos y cada uno de los integrantes.

En el caso de los empleados es relativamente sencillo, pero entre los socios fundadores de la empresa, cuando delimitamos por contrato el tipo de trabajo y la remuneración que se obtiene por cada uno de ellos, estaremos pensando en la evolución futura de la empresa y probablemente evitaremos algunos de los conflictos futuros que suelen surgir por no ser suficientemente previsores en este aspecto.

Otro de los puntos importantes a tener en cuenta tiene que ver con la contratación (tipos de contratos…práctica, indefinido…) y con la tramitación de los despidos procedentes e improcedentes.

Por tanto, contar con un asesor en derecho mercantil (derecho para la empresa) nos facilitará desde un primer momento tener muy claro aspectos como el tipo de empresa que más nos conviene

Derecho laboral y prevención de riesgos laborales

Las empresas se hacen con personas, de ahí la importancia que debemos darle al derecho laboral y a la seguridad en el trabajo de los integrantes del equipo.

Entre otras muchas, debemos tener muy en cuenta las siguientes leyes, convenios y decretos:

- La Constitución Española de 1978

- El estatuto de los trabajadores

- La Ley 31/1995 de 8 de Noviembre para la Prevención de riesgos laborales

- Real decreto 486/1997 de 14 de Abril por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

- El Real Decreto Legislativo 1/1994 de 20 de Junio de la Seguridad Social

- Los convenios colectivos de los trabajadores

¿Qué otros aspectos legislativos, directivas y normativas a tener en cuenta en el despacho u oficina?

El derecho mercantil y todo lo que tiene que ver con la contabilidad y fiscalidad de una empresa es un área extremadamente extensa como para resumirlo convenientemente en un solo artículo. Sin embargo sí podemos adelantar algunos de los aspectos en los que puede influir y deberíamos tener en cuenta.

Derecho mercantil:

· Elaboración de contratos con clientes y proveedores

· Gestión del arrendamiento de la oficina o despacho

· Gestión de la propiedad industrial, patentas y marcas.

Asesoría en materia contable y fiscal

· Desarrollo de nóminas, retenciones, pagos a la seguridad social de autónomos y trabajadores por cuenta ajena.

· Declaraciones de la renta y otros impuestos, pago trimestral del IVA

· Elaboración de los balances anuales de la empresa, libros

Ley de protección de datos

La ley orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de datos de carácter personal conocida como LOPD. Esta ley tiene una elevada importancia sobre todo por las implicaciones económicas (multas) que se pueden llegar a recibir por no cumplirla o no tenerla implementada correctamente. La explicación de esta Ley da para todo un artículo que desarrollaremos más adelante.

Posicionamiento web en Google para empresas. Introducción al SEO y SEM

2014-06-07T02:00:00.000-07:00

El artículo de hoy se lo debo agradecer a una empresa de posicionamiento web dedicada esencialmente al posicionamiento en Google. Uno de sus responsables nos hace llegar una pequeña introducción de lo que es el posicionamiento web en buscadores y cómo lo podemos utilizar emprendedores y autónomos para mejorar nuestra presencia en internet. Si necesitas más información puede serte útil pasar por su blog de posicionamiento web, o darte una vuelta por los consejos sobre posicionamiento en Google que ofrece Moz, una de las mejores referencias en internet donde aprender SEO.

El posicionamiento web constituye el conjunto de acciones que se realizan para conseguir un mayor número de visitas de potenciales clientes hacia nuestra web, aunque en realidad, la mayoría de los esfuerzos se suelen dedicar a un solo buscador, Google. Esto se debe a que en España, Google es el buscador más utilizado por los usuarios de internet, se lleva más del 90% de las búsquedas.

Como este es el primer artículo que desarrollamos en relación al posicionamiento en Google, debemos matizar que dos son los métodos principales de posicionamiento que nos permiten conseguir más tráfico desde buscadores hacia nuestra web.

· SEM: Search Engine Marketing (Marketing aplicado a los motores de búsqueda)

En realidad, en España, el SEM se ha convertido en sinónimo de Adwords de Google. Esta plataforma para la publicidad del conocido buscador es el espacio hacia donde debemos dirigir nuestros esfuerzos si lo que necesitamos es una campaña rápida de posicionamiento. Permite aparecer en los resultados de búsqueda casi de forma instantánea, a partir del momento en que efectuamos una inversión para pagar cada uno de los clicks que hagan sobre nuestro anuncio.

El PPC (Pay per click) de Google Adwords tiene un funcionamiento algo más complejo del simple hecho de pagar por cada click. Es fundamental saber por qué palabras apostar, cómo llamar la atención con nuestro anuncio, y saber hacia dónde dirigir a nuestros futuros clientes para asegurar las conversiones que nos permitan rentabilizar la inversión.

· SEO: Search Engine Optimization

El SEO es por así decirlo, la otra cara de la moneda. Constituye el conjunto de trabajos realizados con el objetivo de conseguir más visitas procedentes de los resultados orgánicos. El verdadero objeto del SEO constituye conseguir visitas de potenciales clientes, y no solo el alcanzar posiciones. Este matiz es importante y lo trataremos en profundidad en próximos artículos.

Comparando SEO y SEM. ¿Qué ventajas tiene cada uno dentro del posicionamiento en google?

· El SEM (PPC) permite aparecer en los resultados de búsqueda inmediatamente, mientras que con el SEO, los resultados y la recuperación de la inversión realizada requieren mucho más tiempo.

· La consola SEM de Adwords es totalmente configurable en cuanto a las localidades en las que queremos que se muestren los anuncios, las horas en las que queremos que se publiquen, y la inversión que queremos realizar.

En SEO, de forma habitual, la orientación al posicionamiento es esencialmente a escala nacional, es decir, nuestra web se mostrará en todas las provincias de un país. No podemos restringir las zonas en las que queremos tener más o menos presencia.

Ojo, con el SEO Sí es posible apostar por ganar mayor presencia en determinadas ciudades o regiones con acciones de posicionamiento local, pero no tiene el grado de exactitud que se puede conseguir con SEM en Google Adwords.

· Independientemente de todo lo contado hasta este momento, dependiendo del tipo de negocio será más efectivo un tipo de campaña u otro. Es necesario efectuar un análisis de cada empresa en particular para ver cuál de las estrategias de posicionamiento es la más adecuada, pero de forma muy general se podría afirmar que:

El SEO es más rentable cuanto mayor es el ámbito de actuación en el que se quieren promocionar los servicios de la web (ej, más rentable si es a escala nacional que a escala local). Por el contrario, cuando lo que tenemos es un negocio local que queremos dar a conocer dentro de una ciudad, lo más probable es que Adwords sea la solución que mejores resultados aporte.

· Lo hemos dejado para el final, pero una de las grandes ventajas que aporta el posicionamiento SEO frente al SEM, es la imagen de marca (Branding). Aparecer en los resultados naturales de búsqueda gracias al SEO imprime a la empresa que lo consigue una especie de halo de autoridad que no se consigue en los resultados patrocinados. Eso sí, con SEM, si lo deseamos y podemos permitírnoslo, podemos competir con los gigantes del sector en que nos encontremos, cosa que no es tan sencilla con el SEO, aunque todo depende de lo competido que esté el sector, el ámbito de actuación y la inversión que podamos realizar.

Del colegio a la empresa. Formación contínua

2013-11-30T12:06:00.002-08:00

Hace unos días me encontré con una compañera de nuestro colegio en Madrid ahora se dedica a la formación continua para distintas empresas. En la charla que mantuve con ella me sentí intrigado por saber cuáles son los cursos más demandados para la formación en las empresas Españolas. Dejando de lado la formación técnica específica para el desarrollo de la actividad en la empresa, o los cursos necesarios para cumplir con normativas específicas como la deriesgos laborales o la LOPD, el interés de la gran mayoría de directivos que implantan servicios de formación dentro de sus empresas pasa por la mejora general del inglés y el fortalecimiento de disciplinas relacionadas con lo que se ha venido a llamar “habilidades interpersonales”.

Según me comentaba mi antigua compañera de colegio, el inglés, tan poco fomentado por los distintos planes de estudio en los colegios españoles, se ha convertido en una prioridad a la hora de mejorar la capacitación de los profesionales en la empresa moderna. Este idioma es esencial en cualquier empresa, y con internet y la globalización de empresas, comunicaciones y relaciones internacionales, cada día se fomenta más en los cursos de formación contínua. Lo que no se enseñó en la escuela se tiene que implementar con cursos de formación en la empresa.

El otro área con gran tirón al que me refería anteriormente es el de los cursos para mejora de las habilidades personales y de comunicación entre equipos de trabajo. Los demandan mucho las empresas porque se han dado cuenta de la gran importancia que tiene el desarrollo de estos programas en el aumento en productividad de todos los empleados, la mejora en el ambiente de trabajo y la disminución de conflictos laborales. Con este tipo de técnicas implantadas gracias a los formadores en distintas áreas se fomenta el trabajo en equipo y disminuye el estrés general en la oficina.

Vista la información que me transmite mi antigua compañera de colegio, me planteo si para el desarrollo de la actual ley de educación se ha pensado en las necesidades de formación desde las primeras etapas hasta la llegada a la universidad.

Es importante una formación básica en las disciplinas más conocidas, pero me da la impresión de que sigue sin darse suficiente importancia a la enseñanza del inglés y tampoco parece que se fomenten estas otras áreas relacionadas con el trabajo en equipo, inteligencia emocional o programación neurolingüística, tan de moda en la enseñanza de profesionales que ya han pasado de los 30 años.

La enseñanza de idiomas y otras habilidades personales deberían implantarse en los programas de estudio para la infancia, es donde se pueden asimilar con mayor facilidad, de forma por así decirlo automática, y no dejarlos como aspectos secundarios si no queremos seguir siendo un país que viva de la charanga y la pandereta.

Preguntas clave acerca de la ergonomía en la empresa

2013-11-11T08:50:00.000-08:00

No hay duda en que adecuar el espacio de trabajo a las características fisiológicas afecta positivamente a la productividad de la persona y produce un ahorro de costes en la empresa.

Expertos en la materia se han referido a este tema y han hecho hincapié en la necesidad de inversión por parte de las empresas en ergonomía para la mejora de todos los ámbitos laborales. Problemas tan comunes hoy en día como hombros y cuello tensos o dolor de espalada pueden deberse a una mala política de ergonomía en la oficina.

A continuación se exponen algunas preguntas que los responsables de las empresas se pueden plantear para tener en cuenta este tema:

¿Hay espacio para la ergonomía en mi oficina? La gran competitividad que viven tanto las empresas pequeñas como grandes como consecuencia del mundo global en el que vivimos, hace que se muy importante gran eficiencia en las empresas y los empleados más productivos. Precisamente, es el punto de ganar productividad donde entra en juego la ergonomía.

¿Cómo la ergonomía puede mejorar mis beneficios? La ergonomía influye en la satisfacción del empleado, lo que afecta directamente a su productividad y se traduce en beneficio para la empresa. Además, la posibilidad de que un empleado tenga que darse de baja por un alguna patología relacionada con las condiciones en las que desempeña su trabajo podrían ocasionar pérdidas importantes.

¿Por qué las compañías que implantan la ergonomía son más eficientes? La ergonomía tiene mucho que ver con los procesos y dependiendo de las condiciones en que se realicen, el resultado será muy distinto. Implicarse en proyectos de mejora de la organización, influyen en notables ganancias para el negocio.

Cuando se trata del puesto de trabajo, es bueno tener en cuenta una serie de recomendaciones en relación al material de oficina para que el diseño sea lo más óptimo posible:

El monitor o pantalla debe colocarse siempre en una zona confortable para el trabajador para no tener que adoptar posturas extrañar que puedan derivar en dolencias. Para esto, se puede utilizar un soporte de ordenador o de monitor.
Es bueno que los pies descansen adecuadamente sobre el suelo y, en el caso de que no sea así, se puede utilizar un reposapiés para asientos y mesas no regulables.
Otro de los aspectos a tener en cuenta es la posición de las muñecas que deben reposar sin forzarlas. En el caso de que el teclado esté demasiado alto también se puede utilizar un reposamuñecas para corregir la postura.
Lo mismo ocurre a la hora de utilizar el ratón, lo óptimo es alinear mano, muñeca y antebrazo y también es bueno el uso de reposamuñecas para conseguir la postura correcta.

Posicionamiento Web para empresas y emprendedores. Consejos de un SEO

2013-10-07T04:51:00.001-07:00

Durante los últimos 3 años la promoción en internet relacionada con el posicionamiento en buscadores ha cambiado muchísimo. El esfuerzo que Google está haciendo por limpiar de Spam la red, afecta a propios y extraños del sector SEO y las tácticas y técnicas que se utilizaron durante mucho tiempo para aupar una web a las primeras posiciones en los resultados que presentaba Google (SERP), han variado considerablemente.

Jesús González, consultor SEO que presta servicios de posicionamiento web para empresas y agencias de diseño y marketing online, está especializado en el posicionamiento SEO en Google. En este artículo nos aporta un resumen con algunos consejos sobre lo que se debe hacer y qué no para ayudar a una web con el posicionamiento natural en Google:

Optimización interna de una web

Todas las empresas de posicionamiento web son conscientes de que la optimización de una web corporativa nunca dejó de tener importancia para el posicionamiento web, el SEO interno (SEO on site) siempre ha sido y será el principal factor para conseguir que nuestra web escale posiciones en los buscadores.

Dentro de los aspectos que se pueden controlar en la optimización interna de una web, los más importantes se pueden resumir en:

Realizar redirecciones canónicas (canonical) para Evitar duplicidad de contenidos internos. Reviste una importancia singular efectuar redirecciones canónicas. Es relativamente sencillo de implementar en CMS del estilo de Wordpress.
No copiar textos existentes en otras webs, incluso aunque esos otros espacios sean de nuestra propiedad. Cada web debe disponer de contenidos exclusivos para que Google sea capaz de diferenciarlos con claridad. Reviste muchísima importancia desde la aparición del famoso algoritmo Panda.
Incorporar títulos específicos a cada página. Es el mejor modo de indicarle a Google el contenido que se va a encontrar en cada una de las páginas de la web.
Intentar disponer de una web que cargue rápidamente. Este aspecto es importantísimo, cada vez más sobre todo teniendo en cuenta que en la mayoría de los dispositivos portátiles como móviles y tablets con 3G, la velocidad de descarga es aún bastante lenta.

Linkbuilding 2013

Muchas cosas han cambiado tras la aparición del algoritmo anti spam de Google que todo el mundo conoce como el Pingüino (Google Penguin). Las técnicas agresivas de Linkbuilding, si bien siguen funcionando en el corto plazo, te llevarán muy probablemente a una penalización antes o después.

De ahora en adelante es muy importante buscar un enlazado lo más natural posible, y te preguntarás ¿cómo voy a hacer un enlazado natural si en realidad no es natural?, la respuesta está en:

Intentar crear contenidos extraordinarios en tu web para conseguir que se tomen como referencia en redes sociales y otros blogs de temática similar a la de tu web. Esta técnica es costosa y con buenos resultados a largo plazo, pero cada vez más se está imponiendo el “content marketing” como la estrategia más natural que se puede utilizar para la creación de enlaces. Es muy importante facilitar el movimiento de ese contenido por internet con los típicos botones de compartir que se disponen en los blogs que encontramos por toda la red.
Enlaza exteriormente a otras webs si de ese modo incrementamos la utilidad del contenido del artículo del blog. Siguiendo este modo de funcionamiento no solo estarás aportando más información de utilidad en tu web y al mismo tiempo, es más que probable que el referido se de cuenta e incluso cite tu artículo en otro espacio, de este modo tanto él como tú ganáis más relevancia en internet. Enlazar exteriormente potencia las relaciones en internet (no te quedes solo..., en internet es más conveniente que en ningún otro sitio tener amigos por todas partes)
Colabora en otros espacios de tu temática. Es lo que se conoce como guestposting, no solo te aportará variedad a los espacios desde donde proceden los enlaces, si escribes en un blog relevante, es muy probable que recibas visitas de gente interesada...o interesante. De nuevo, construye relaciones en internet, es la mejor forma de conseguir enlaces de forma totalmente natural.
Apuesta por el posicionamiento local, por ejemplo, dentro de la web del colaborador que nos ha enviado este artículo nos encontramos con su apartado de Seo Madrid podéis fijaros en cómo se ha optimizado esta página para la captación de clientes dentro de la Comunidad de Madrid. Según Jesús, es especialmente importante estar bien posicionado dentro de la propia ciudad en la que se desarrolla la actividad porque facilita el contacto con tus clientes y esta es una ventaja competitiva a la hora de conseguir un contrato y mantenerlo en el futuro. (Los directorios locales son aún buenos espacios donde se puede promocionar tu página web siempre y cuando estés apostando por el posicionamiento local y no se abuse del uso de ellos, espacios como 11870, páginas amarillas, olx y otros espacios de anuncios entre particulares son aún útiles en Madrid y si lo son en esta ciudad....¿por qué no van a serlo en otras ciudades de España?.

Otros, Google Webmaster Tools

Dar de alta la web en Google Webmaster Tools

Es esencial dar de alta la web en Google Webmaster Tools, permite al propietario detectar errores que puedan existir en su web y corregirlos cuanto antes. Asegúrate de incorporar un email para estar informado desde GWMTools.

Indica en Google Webmaster Tools dónde se encuentran tus potenciales clientes, o el público de tu página web. (España, EEUU, Woldwide....)
Sube un sitemap.xml a Google Webmaster Tools para facultar el indexado de tu sitio.

Otros, fomentar la autoridad de tu sitio web enlazando y trabajando Google +

Google+ es la gran apuesta de Google dentro del sector de las redes sociales y se nota no solo en la propia red social sino en las relaciones que Google implementa con otras de sus aplicaciones para hacerlas más necesarias.

Google + en sí es una red que te permite publicar contenidos y moverlos en distintas comunidades. Pero no queda solo ahí, hay dos aspectos importantes para los que también sirve Google + que no se deben pasar por alto:

El Author Rank es uno de los criterios que va ganando fuerza poco a poco como uno de los factores de SEO externo más importantes. No se te habrá pasado por alto que en algunas búsquedas realizadas dentro del buscador de Google aparece la fotografía del autor junto a los resultados de búsqueda, conseguir que aparezca esa fotografía junto a la información de tu web no es complicado, pero debes tener relacionado tu perfil en Google+ con tu página web.
Google+ Local. Google está incitando poco a poco a realizar una migración de las empresas, desde disponer de la antigua ficha de Google Local, también denominada Google Places, hacia el perfil local de empresa en Google+. Este perfil Local permite aportar mucha más información en la página de empresa y es más sencillo incorporar modificaciones o incluso enlaces hacia determinados espacios que queramos promocionar dentro de Google+.

La implantación del teletrabajo en las empresas españolas

2013-07-23T03:42:00.003-07:00

La rigidez en los sistemas de trabajo de las empresas sigue estando patente hoy en día. Lo cierto es que las empresas españolas todavía no confían en modelos como el teletrabajo y es que, según un estudio realizado por la consultora IDC, sólo el 13,2% de las empresas llevan a cabo algunas medidas relacionadas con este modo de trabajar.

Lo cierto es que este modo de trabajo cuenta con numerosas ventajas, de ahí, la necesidad de fomentar el trabajo flexible gracias a la tecnología que permita lograrlo.

España cuenta un 61,9% de los hogares con conexiones a internet de banda ancha, lo que favorece este tipo de prácticas aunque está claro que queda mucho por avanzar para que se convierta en una opción real para las empresas.

Sin duda, este modelo de trabajo permite lograr importantes ahorros y además aumenta la productividad de los trabajadores, teniendo en cuenta que son estos los que eligen la hora en la que desempeñan las tareas.

Según estudios, el aumento de la productividad ha sido hasta del 64% en las empresas que ya se ha implantado el teletrabajo favorecido en gran medida por la libertad de la que disponen los trabajadores.

Desde luego, todo no es tan positivo. El teletrabajo también implica, trabajadores poco socializados y aislados, al no estar tan cerca del resto de compañeros de la oficina.

Por supuesto, el teletrabajo también requiere disponer de un espacio que ofrezca la misma comodidad que el ambiente laboral. Para ello, también es necesario contar con el material de oficina y mobiliario necesario para desempeñar las funciones de manera cómoda y adecuada. Los aspectos que habría que tener en cuenta son:

Lugar: Habría que contar con un espacio que disponga de buena iluminación y ventilación. En cualquier caso, siempre se podría contar con una lámpara o sistema de iluminación adecuado. Lo ideal sería contar un espacio apartado en el que eviten las distracción y se enfoque únicamente a ser espacio de trabajo.
Mobiliario: Habría que contar con el mobiliario y materiales adecuados para poder mantener organizada la oficina en casa y además separar el espacio de trabajo del espacio de suministros y complementos. Disponer de una silla ergonómica es imprescindible para estar cómodo y, no puede faltar, material de archivo para lograr lo organización de documentos y demás objetos.

Gestión documental en la empresa

2013-04-25T09:45:00.001-07:00

Una de las áreas más complejas para cualquier empresa consiste en la gestión eficiente de la documentación. Es impresionante la cantidad de información documental que generamos, recibimos y almacenamos, desde facturas y contratos con clientes, nóminas de empleados y cualquier otro tipo de documento necesario para cumplir con las leyes y normativas legales. Las nuevas tecnologías facilitan el tratamiento y almacenamiento de datos, y llegan a tiempo, porque cada vez se genera más y más documentación para la que es necesario un tratamiento cada vez más riguroso.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Es un conjunto de procesos que se optimizan para facilitar la organización de la documentación. Si estos procesos se implementan correctamente, el ahorro en recursos y tiempo dedicado a la administración de la documentación es enorme para la empresa.

Software de gestión documental

Como para todos los procesos de negocio, para la gestión documental, se han diseñado distintos programas informáticos que hacen más sencilla y eficaz la organización de la documentación.

Lo más habitual es encontrarnos con software de amplio espectro, es decir, válidos para cualquier organización, pero también podemos disponer de un software específico para nuestra empresa. En R2 Sistemas por ejemplo, se han especializado en el diseño de software para implementación de un sistema de gestion documental específico para PYMES. Disponen de varias soluciones, algunas inespecíficas y otras realizadas a medida de las necesidades de gestión documental de cada empresa.

¿Cómo se implanta un sistema de gestión documental?

Lógicamente, lo primero y más importante es estudiar las necesidades que tiene la empresa sobre la que se va a implantar el sistema. A partir de aquí, en casi todas las ocasiones, la implantación del sistema de gestión documental requiere de las siguientes actuaciones:

Digitalizar los documentos y organizarlos:

Hoy en día, el almacenamiento de los documentos requiere la digitalización previa. Un correcto indexado para poder encontrar la documentación con facilidad es prioritario para el correcto funcionamiento del sistema de gestión.

Integración con el sistema de gestión de la empresa:

Lo más habitual cuando se implanta un sistema de gestión documental es que esté perfectamente integrado dentro del sistema de gestión de procesos de la propia empresa y con otras áreas como son la organización de facturas, pedidos y contratos. Son lo que se denominan soluciones integrales de gestión empresarial.

Optimización de flujos de trabajo:

Cada vez son más conocidos conceptos relacionados con workflow (flujos de trabajo) y bpm (business process management). La optimización de los flujos de trabajo mediante diagramas de procesos es una necesidad creciente cada día en la empresa moderna, y por supuesto, importantísimo tenerlos en cuenta a la hora de implantar el sistema de gestión documental.

No tiene nada que ver una empresa en la que una persona se encarga de todas las labores administrativas que una PYME con varios departamentos y funciones divididas entre múltiples profesionales. El sistema de gestión documental debe impedir la duplicidad de documentación entre los distintos departamentos y el acceso rápido a la información con un código claro para todos.

Este blog está más enfocado a emprendedores y autónomos que a las grandes empresas, pero eso no quiere decir que no debas implantar un sistema de gestión documental para tu trabajo diario. La correcta organización de la documentación, al menos con códigos adecuados y en carpetas de fácil interpretación, te ahorrarán muchos disgustos, tiempo y te aportarán tranquilidad con esa área un tanto engorrosa de la gestión de la información de tu empresa

MANTENIMIENTO INFORMATICO EN LA EMPRESA

2013-03-04T17:53:00.000-08:00

Hace al menos 10 años escuché la siguiente frase “las labores informáticas en un futuro serán más sencillas que hoy”, sinceramente, la realidad es que hoy en día la cantidad de opciones en ordenadores ( servidores, hardware, periféricos y software) superan a cualquiera, a lo mejor es más sencillo, no lo dudo, pero es tal la variedad que sin lugar a dudas se requiere el mismo número de horas o más que antaño dedicadas al mantenimiento informático.

Lo que es aplicable a un particular tiene implicaciones aún mayores a la hora de gestionar una empresa. Ninguna empresa se puede permitir que haya fallos en sus comunicaciones internas o externas, hoy prácticamente toda la documentación que se genera tiene que estar de una u otra forma disponible en red o en la nube. Una empresa tampoco se puede permitir el lujo de perder datos de clientes, de facturación o la información fiscal por citar algunos ejemplos, sería la ruina, no son pocas las que han caído al no poder afrontar un fallo en sus sistemas informáticos. Las pérdidas pueden ser cuantiosas.

En España, como en el resto del mundo, las grandes corporaciones disponen de servicios informáticos adecuados a sus necesidades. Sin embargo, las pequeñas empresas han sido durante mucho tiempo reticentes a la contratación de un servicio de mantenimiento informático, ¿por qué?, pues pienso que por el propio desconocimiento de la importancia de este terreno. Hoy en día, la situación ha cambiado, no solo por las advertencias que hemos tenido con sustos a la hora de no hacer una copia de seguridad, sino también porque la propia legislación española ha potenciado la necesidad de un control riguroso de los datos de la empresa y sus clientes, ya a nadie se le escapa por ejemplo la importancia que tiene la LOPD (Ley de protección de datos) en el día a día de cualquier empresa.

Dado el tamaño relativamente pequeño de la gran mayoría de las PYMES en España, los servicios de mantenimiento informático se suelen externalizar, las comunicaciones y funcionamiento en la nube facilitan muchas de estas labores a distancia con lo que en muchas ocasiones, el técnico informático soluciona las incidencias a distancia y en tiempo record.

Veamos cuáles son las necesidades de mantenimiento informático a cubrir por los servicios técnicos:

· Protección frente a virus y ataques informáticos de diversa índole. La protección mediante software específico a veces es insuficiente y es necesario configurar convenientemente el equipo y la red para disponer de una cierta tranquilidad.

· Copias de seguridad automatizadas de forma periódica. Dejar esta responsabilidad a una persona que no tenga muy muy claro lo que hay que hacer es una absoluta temeridad.

· Solución de incidencias.

· Actualizaciones correctas de software.

· Instalación y configuración de los nuevos equipos.

· Implantación de la red de comunicación en la empresa.

Estos son algunos de los ejemplos que se pueden citar como las necesidades más habituales para el empresario y su oficina.

BPM y Workflow (Sistemas de mejora de flujos de proceso de trabajo)

En ciertas ocasiones, en paralelo al servicio técnico de mantenimiento informático, es posible además contratar otro tipo de servicios que facilitan el incremento de la productividad de la empresa, son los BPM o “Business process management” quizá no está en la mente de la gran mayoría de las empresas, pero no está de más citarlos, en un futuro prepararé un artículo específico. Como adelanto, tan solo comentar que los BPM son sistemas de optimización de los procesos productivos, se basan en elaborar los flujos de trabajo correctos (workflow) con objeto de que haya el menor número de pasos e imprevistos en cualquier tarea a realizar. El control de todos esos procesos se realiza con software específicos que se pueden implementar en la red o en la nube para poder efectuar el seguimiento de toda la organización. Optimizar este tipo de procesos organizativos es la tendencia actual en toda empresa que quiere ser más eficaz y al tiempo competitiva en este mundo globalizado.

Tu oficina agradable y bien organizada

2012-10-15T10:10:00.002-07:00

La organización en tu oficina está relacionada con la productividad, y la productividad está directamente relacionada con el orden de tu espacio de trabajo. ¿Qué impresión tienes cuando entras en el despacho de otra persona y ves que está totalmente desordenado, por no decir sucio?, ¿contratarías con esa empresa, o persona?. La respuesta es inmediata y me atrevería a afirmar que la gran mayoría de las personas contestarían con un rotundo no a una pregunta como esa.

No siempre disponemos de los recursos necesarios para tener una oficina en el mejor centro de negocios o para la compra de los mejores muebles, pero eso no es una excusa para tener un espacio de trabajo ordenado y agradable a la vista, tan solo debemos poner un poco de ilusión en el diseño del proyecto.

Hemos comentado que no es necesario disponer muebles caros en la oficina, pero lo que sí es importante es que al menos dispongan de cierta armonía. Si montamos una oficina con muebles de distintos formatos y colores, más que un espacio de trabajo se parecerá más a un trastero.

Para que una oficina tenga un aspecto ordenado es fundamental no tener los papeles desperdigados. Hace ya mucho tiempo que disponemos de ordenadores que nos hacen la gestión documental mucho más sencilla, sin embargo, curiosamente seguimos generando muchísima información en papel.

Los ordenadores y sus cables son otro aspecto importante a tener en cuenta, tener un ordenador de sobremesa dispuesto cara al público con infinidad de cables visibles por la parte trasera, generan un cierto aire de desorden, lo mismo ocurre con los ordenadores portátiles, en ocasiones, disponer una dock station para el portátil puede ser una opción, no solo para trabajar más cómodamente frente a tu monitor sino también para mejorar la estética de tu escritorio. Podemos optar por varias soluciones, disponer una placa trasera en la mesa que oculte los cables del ordenador a la vista, o juntar con algún tipo de abrazadera todos los cables que podamos de modo que se vean un poco menos caóticos. En las oficinas más modernas, como pueden ser un centro de negocios y los espacios dedicados al coworking, hay una cierta tendencia a la utilización de tecnologías inalámbricas para conectar todos los ordenadores, impresoras y otros periféricos de la oficina, esto lógicamente redunda en menores costes de instalación y por supuesto, menos cables a la vista. En los centros de negocios es frecuente encontrar servicios de valor añadido como los de mantenimiento informático que redundan en una mayor comodidad a la hora de disponer de una máquina en perfectas condiciones para el trabajo diario.

Colores blancos para el espacio de trabajo y negros para parte del mobiliario aseguran al menos una visión de cierta elegancia y limpieza, si bien esta es una solución tan solo para quienes no necesitan o quieren aportar un poco de color en su espacio de trabajo. Es ir a lo seguro.

La oficina en casa, técnicas para ser disciplinado en tu negocio

2012-10-07T16:53:00.001-07:00

Cuando llevas adelante tu propio negocio desde casa es importante incorporar una disciplina de trabajo similar a la que rige en las oficinas tradicionales.

Este aspecto que comentamos en este artículo es fundamental para que trabajar desde casa no se convierta en una metodología de trabajo poco productiva, obsesiva o sin horario.

A partir del momento en que montas el negocio en tu casa no tienes un jefe que te diga lo que tienes que hacer, tampoco un horario que cumplir, pero no por ello debes de dejar de hacer cosas y de cumplir un horario más o menos disciplinado.

Hay unas sencillas reglas que te facilitarán gestionar tu negocio de manera exitosa.

1. Como en todos los grandes tratados de productividad, uno de los principales elementos para asegurar tu productividad radica en ser organizado y planificar correctamente las tareas diarias. Estas tareas propuestas deben ser realistas, de no ser así, nunca podremos completar nuestras tareas diarias y se acumularán incesantemente. Una buena forma de organizar tareas consiste en asignarles un valor de urgencia y otro de importancia, estableciendo con un número (1,2) el grado de urgencia y con una letra (A,B) el grado de importancia. De este modo podremos determinar qué actividades son imprescindibles (1A) y cuáles se pueden postponer (2B), tenemos que conseguir despejar nuestro escritorio de tareas 1A y 1B y valorar en qué momento realizaremos las 2A y 2B.

2. Establece una zona de trabajo, tenla despejada para trabajar en un entorno limpio.
3. Al igual que con tu espacio de trabajo, organízate correctamente con tu ordenador, parece que se pierde tiempo en ordenar carpetas o etiquetar correctamente los archivos, pero a la larga se gana mucho tiempo si organizas bien toda esa información.

4. Elimina todas las distracciones posibles. Trabajando desde casa no tendrás a muchos compañeros que te puedan interrumpir, pero las distracciones están ahí, sobre todo desde que tenemos conexión a internet y las redes sociales. La oficina virtual tiene la ventaja del acceso a la red en todas sus formas, pero también se puede convertir en una gran fuente de distracciones.

5. Ya hemos comentado anteriormente la necesidad de cumplir un horario con un número más o menos fijo de horas de trabajo. De este modo podrás además estimar tu productividad diaria, mensual y anual y de este modo determinar qué actividades son rentables y cuáles no.

Estos son los principios que se cuentan en absolutamente todos los libros de productividad personal o empresarial, es fundamental que sigamos aplicándolos cuando trabajemos desde casa.

Oficina virtual

2012-09-18T17:34:00.003-07:00

La oficina virtual

En este artículo vamos a tocar el tema de las oficinas virtuales. En este caso, he de decir que también es una buena idea, y como siempre orientada a profesionales y emprendedores.

¿En qué consiste esto de la oficina virtual?, en esencia es la prestación de servicios desde un espacio físico o virtual que no corresponde con el lugar en el que nosotros nos encontramos.

Entre los servicios que se prestan desde las oficinas virtuales podemos enumerar:

Soporte para la domiciliación fiscal y social de la empresa: Muchos profesionales que quieren independizar su domicilio del de la empresa recurren a esta fórmula, de este modo las relaciones laborales y las particulares quedan completamente diferenciadas.
Asesoría laboral y fiscal: E incluso asistencia de abogados para los distintos trámites necesarios para la buena marcha de la empresa.
Alquiler de despachos para reuniones eventuales: Este servicio logicamente no se puede dar en la nube, es necesario un espacio físico que en muchas ocasiones proporcionan los centros de negocios.
Servicios de marketing online y SEO: Este tipo de servicios se han generalizado mucho en los últimos tiempos gracias a la percepción generalizada de que ya no es suficiente con disponer de una página web para poder prestar nuestros servicios, ahora urge que nos vean en internet dado el tremendo incremento en ventas que se ha dado en este sector.
Gestión documental: Este tipo de servicios son muy demandados por profesionales autónomos que no pueden disponer de una persona para realizar todas las labores de facturación y administración en su empresa. Para contratar este tipo de servicios se puede recurrir a las clásicas consultoras de administración de empresas, o a empresas especializadas en la gestión documental en la nube, una especie de alternativa a dropbox con una vertiente más enfocada a la empresa, en estos casos la utilización de software de gestión documental de fácil comprensión es esencial para facilitar el trabajo del cliente.
Mantenimiento informático: Al igual que en el caso de la gestión documental, el mantenimiento informático, cada vez más importante en nuestro trabajo diario, se lo podemos encomendar a una empresa con presencia física en la ciudad donde nos movemos o trabajar en modo online interactivo con especialistas en mantenimiento informático online. Cuando se dispone de una gran empresa, cualquiera de las dos opciones es válida, pero cuando hablamos de un profesional freelance, disponer de los mismos servicios que puede tener una pyme de grandes dimensiones solo se puede conseguir con un soporte informático online.

Los centros de negocios como aglutinadores de servicios para profesionales freelance y otros emprendedores:

En un anterior artículo comenté que los centros de negocios son caros, bueno, pues resulta que este tipo de servicios de oficina virtual se prestan en ocasiones desde los centros de negocios y en este caso he de reconocer que los precios se ajustan más a la realidad. Se pueden encontrar paquetes desde unos 30 € hasta los 150 € con servicios variados relacionados con la domiciliación social y fiscal de la empresa, la gestión de la correspondencia e incluso la posibilidad de utilizar físicamente las instalaciones por ejemplo para tener una reunión con un cliente de forma eventual. Estas ventajas son considerables, sobre todo el del soporte para dirección fiscal y gestión de la correspondencia ordinaria.

Si bien el servicio de oficina virtual no se presta en cualquier lugar, el alquiler de salas de reuniones es más sencillo de conseguir, la oferta es muy superior y en casi cualquier centro de negocios ya sea público o privado prestan ese servicio. (*Nota: en Madrid hay centros de negocios donde el alquiler de salas para reuniones ronda desde los 10€ hasta los 20€, asumible, sobre todo teniendo en cuenta que no siempre se puede quedar en la cafetería del hotel.)

La oficina virtual es junto a la secretaria virtual uno de los servicios que más facilitan los comienzos a empresas emergentes.

Centros de negocios en Madrid. Oficinas y despachos. Distintas opciones para tu negocio.

2012-08-22T11:08:00.000-07:00

Este artículo lo escribo desde España, en concreto desde Madrid, lo comento porque las referencias tanto de los centros de negocios como de las oficinas se hacen respecto a esta ciudad.

El objetivo de este post es definir las distintas posibilidades que existen hoy en día para abrir un pequeño despacho u oficina cuando se está emprendiendo. En estos casos, lo normal es que se necesite como mucho un despacho o una pequeña oficina.

Como este blog va de oficinas, pues de eso es de lo que hablamos, de oficinas, de despachos y de servicios virtuales para estos espacios.

¿Qué opciones tenemos los emprendedores para tener nuestro propio espacio de trabajo?

Despacho privado

La verdad es que en Madrid, en relación a las oficinas y despachos, ha sido prácticamente imposible acceder a algo digno por menos del precio que te cuesta alquilar una casa completa. Eso es lo que ocurría hasta hace poco con una burbuja de precios elevadísimos en los alquileres. Afortunadamente la situación está cambiando y los precios de alquiler de oficinas y despachos están bajando. En Madrid, un despacho privado ronda desde los 200€ hasta los 600€ dependiendo de superficies y situación.

Nuestra propia vivienda

Para los emprendedores y trabajadores freelance trabajar en casa suele ser una de las principales opciones. Presenta varias ventajas, la principal es que no tienes que emplear tiempo en el desplazamiento hasta tu centro de trabajo, pero también tiene ciertos inconvenientes, no los podemos obviar, entre otros está la imposibilidad de separar centro de trabajo y vivienda y por otra parte, suele reflejar menos profesionalidad el recibir a un cliente en tu propia casa. Una gran opción para mejorar este aspecto de profesionalidad consiste en la contratación del servicio de secretaria virtual por ejemplo para la atención de llamadas entrantes.

Oficinas en lofts

En los últimos tiempos, están proliferando espacios tipo Loft diseñados específicamente para utilizarlos como oficinas, ya sea para el alquiler de una gran empresa o para dedicarlos al Coworking, una solución que se practica desde hace años en otros países por fín llega a España y nos da una oportunidad a profesionales y emprendedores de disponer de una mini oficina donde poder desarrollar nuestra actividad. Un ejemplo de este tipo de espacios lo podéis ver en el siguiente enlace de lofts para uso como oficinas en madrid.

Centros de negocios

Una opción válida para los que necesitan un despacho o una sala para eventuales reuniones son los centros de negocios, en Madrid los hay de gestión pública y privados, igual da que da lo mismo, en ambos casos el servicio es muy bueno pero relativamente caro.

En estos edificios preparados específicamente para pequeños negocios emergentes dispones de todos los servicios básicos que necesita cualquier oficina; además del establecimiento físico es probable que tengas la posibilidad de contar con servicios como gestores y abogados, tan necesarios para las primeras fases de constitución de tu empresa. Es algo por lo que no te tendrás que preocupar y podrás trabajar con tranquilidad desde el primer día de trabajo. Dentro de estos espacios te encontrarás con otros profesionales que quizá puedan complementar tu actividad e incluso otros servicios para la empresa que suele prestar el propio centro de negocios, normalmente a un coste normalmente lógico a la realidad de la empresa.

Coworking

El coworking, otra solución perfectamente válida para los emprendedores, se basa en compartir espacio de trabajo con otros profesionales, este espacio de trabajo se reduce en ocasiones a una mesa, un teléfono y un ordenador, es poco, sí, pero es que al principio, muchas veces con eso es más que suficiente, y en este caso sí puede llegar a ser asequible, alquilar uno de estos espacios ronda los 150€.

Secretaria virtual

2012-07-21T10:41:00.000-07:00

Hoy quiero hablar de 2 servicios que pueden ser muy útiles tanto a empresas con pequeños recursos que disponen de oficina, como para emprendedores o profesionales que no disponen de ella pero que necesitan un apoyo eventual para gestión de llamadas y administración de documentos. Estos 2 servicios de los que vamos a hablar son la secretaria virtual y la secretaria por horas.

El servicio de secretaria virtual se ha generalizado en los últimos tiempos gracias a la gran revolución que se ha producido en las comunicaciones. La secretaria virtual no es un monigote que te habla desde el ordenador, no, es un servicio altamente profesional que suelen demandar profesionales y pequeñas empresas que no se pueden permitir tener una persona contratada directamente para realizar esas labores. Hoy en día son muchas las empresas que ofrecen este servicio, en general, en todos los centros de negocios se puede disponer de un servicio de estas características a la medida de las necesidades de cada uno.

Los servicios de secretaria virtual comprenden desde la gestión de las llamadas que recibes en varios idiomas, hasta aspectos más diversos como la generación de envíos de emails a clientes, o la redacción de un memorándum o presentación de la empresa.

Todos estos servicios se gestionan a distancia, gracias a la ya comentada revolución en las comunicaciones, estos servicios se pueden prestar incluso desde un país a otro con un gran ahorro en costes para las empresas que prestan los servicios, y por tanto también para sus clientes finales.

La secretaria online no hay que confundirla con el servicio de secretaria por horas, este concepto se ha puesto muy de moda recientemente, y es que cada vez son más las actividades administrativas a desarrollar con poco tiempo para la gestión de ventas y de producción.

Ya sabéis que casi siempre hablo desde la perspectiva de un profesional o de un emprendedor, en estos casos, el volumen de trabajo no suele hacer necesario disponer de un trabajador a tiempo completo para las labores administrativas. Es por eso que la aparición del servicio de secretaria por horas nos ha sido especialmente útil a aquellos a los que, no se les da muy bien la organización. El servicio de secretaria por horas es presencial, y por tanto es todo lo opuesto a la secretaria virtual, y normalmente cubre una necesidad de organización de documentación relacionada con ordenación de facturas, nóminas y documentos similares.

El servicio de secretaria por horas es una gran idea, sobre todo si está apoyado con el servicio de asesoría laboral y fiscal, es decir, un secretari@ por horas para organización y unos consultores/as para hacer todas las gestiones trimestrales de iva, altas, bajas y demás.

En paralelo a la secretaria virtual, en algunas oficinas virtuales se prestan servicios añadidos de gestión documental en la nube, asesoría legal y fiscal, administración, servicios de hosting para tu web de empresa, posicionamiento y marketing online y mantenimiento informático en la empresa a distancia, es la nueva revolución en la externalización de servicios para la empresa moderna.

Nuevas oficinas - lofts

2012-07-02T20:04:00.004-07:00

En medio de un contexto global vertiginoso y cambiante en las empresas más modernas, las nuevas tecnologías de la comunicación y la información se han posicionado como el tejido conjuntivo capaz de otorgar un poco de orden y cohesión al aparente caos cotidiano. Esto sucede porque las características de la sociedad actual, constantemente modificada por el fenómeno de la globalización y el continuo avance tecnológico, han transformado por completo la dinámica tradicional de las relaciones humanas. En este marco, las nuevas modalidades de comercialización implementadas a través de Internet han puesto de manifiesto todo un nuevo mundo en lo que a formación y trabajo se refiere. De modo que, con la informática como soporte indispensable, un número cada vez más creciente de profesionales ha ideado y elegido la forma de integrar armónicamente la vida privada a la vida laboral.

La respuesta a este original paradigma es que el hábil y atento mercado inmobiliario ha descubierto una veta inesperada: la reestructuración de antiguos espacios industriales olvidados en medio de zonas céntricas o residenciales, dispuestos a ser reciclados para dar solución a las nuevas necesidades de los profesionales que han tomado la decisión de trabajar de forma independiente. Esta solución tiene un nombre, loft.

En la siguiente dirección de una web dedicada a los lofts hay una interesante galería de imágenes donde encontrar ideas para el diseño de oficinas en estos espacios.

El concepto de loft es más rico y provechoso de lo que normalmente podría imaginarse. Estos espacios, que priorizan la luminosidad y la amplitud, rescatan detalles de las viejas edificaciones tales como columnas, cañerías, vigas y otros, resignificándolos e integrándolos creativamente en el diseño interno.

Con un estilo moderno y minimalista, puede lograrse en estos ambientes el hogar y la oficina perfectos; incluso muchas veces trata de mantenerse el espíritu industrial que lo caracterizó en algún momento para luego darle un innovador toque familiar. Suelen presentar varios niveles de plantas, conectados por simples rampas o escaleras. Las particiones en los ambientes son mínimas, siempre en busca de la mejor difusión de la luz y el aire, motivo por el cual están generalmente dotados de amplios ventanales y aberturas. Definitivamente, lo que se describe se relaciona estrechamente con una elección de vida.

Los lofts admiten múltiples utilidades:

- Se los puede destinar al trabajo independiente; es el caso de aquellos profesionales, músicos, abogados, escritores, contadores, pintores, escultores, entre otros, que han elegido combinar la actividad autónoma y reservada con la vida cotidiana.

- Pueden transformarse, como se señalaba anteriormente, en oficinas-loft para quienes han optado por el empleo a distancia vía Internet. Potenciando las ventajas de la moderna empresa virtual, ven resuelta de esta manera la incomodidad de trasladarse hacia una oficina, consultorio o estudio convencional perdiendo tiempo, tranquilidad y dinero.

- Son perfectamente aptos para el coworking o cotrabajo, es decir la posibilidad de compartir con otras personas un mismo ambiente estructurado en diferentes sectores. Allí, profesionales que realizan distintas actividades se relacionan en un espacio común, lo cual genera un clima de colaboración y creatividad que en no pocas ocasiones fructifica en proyectos conjuntos.

En conclusión, puede afirmarse que la alianza loft-hogar-oficina es con total seguridad una de las opciones de vida más atractivas, flexibles e inteligentes que, sin aislarse del dinamismo de los centros urbanos, permite que el profesional encuentre el ritmo de trabajo que habrá de aportarle las mayores satisfacciones, tanto materiales como espirituales.

Lo fundamental contar con las competencias necesarias para hacer frente a estos desafíos; lo estratégico tomar la decisión de destinar parte de los recursos al emplazamiento de una base de operaciones que aúne privacidad, conveniencia y funcionalidad.