9 Tips Mempersiapkan Event dengan Lancar (Internal)

2019-10-24T08:39:00.000-07:00

9 Tips Mempersiapkan Event dengan Lancar (Internal)

Banyak yang mengira bahwa cara mempersiapkan event itu sulit. Ada yang mengatakan bahwa membuat event itu akan melibatkan beberapa pihak yang terlibat dan yang pastinya membutuh modal yang cukup besar tergantung scope dari event tersebut. Dan banyak juga yang rela untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk menyewa jasa dari event organizer agar event yang mereka selengarakan dapat berjalan dengan lancar. Tetapi sebenarnya kamu bisa melakukan perencanaannya sendiri sehingga bisa lebih berhemat dan konsep acara yang kamu inginkan pun bisa lebih sesuai keinginan.

Berikut ini adalah tips agar untuk menyelengarakan event dengan lancar dari sisi internal:

Lakukan penelitian secara matang

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan Market research.

Seperti apa target pengunjung yang Anda harapkan untuk datang ke event Anda,
Seperti apa tema event yang biasanya diminati banyak orang,
Apakah bintang tamu yang Anda undang dapat menarik banyak pengunjung,

Menyusun Tema dan Konsep Acara

Selanjutnya adalah menyusun Tema dan Konsep Acara

Hal terpenting yang menentukan kesuksesan sebuat event tema dan konsep. Ketika kamu memilih tema dan konsep acara yang menarik, maka acara tersebut akan dapat berjalan dengan baik
Untuk menentukan tema dan konsep acara, kamu bisa melakukan “brainstorming” ide bersama tim. Lalu kumpulkan ide mereka dan lakukan voting konsep serta tema mana yang akan dipilih.

Mempersiapkan Tim yang Solid

Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membagi Tim/ Panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki tugas & tanggung jawab yang jelas, sehingga tidak saling menyalahkan antar divisi, Biasanya susunan kepanitiaan akan dicatat
Selain itu, pastikan tugas yang diberikan pada masing-masing anggota tim sesuai dengan minatnya, pastikan juga setiap devisi memiliki ketua tim yang berkompeten sehingga dapat membantu & mengawasi anggotanya saat menjalankan tugasnya.

Melakukan Pertemuan Intens

Nah untuk bagian ini jangan disepelein loh, bruh! karena untuk membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara. Pertemuan ini bisa semakin mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi dengan diadakannya pertemuan ini.
Pastikan pertemuan ini berjalan santai dan tidak kaku karena pekerjaan perencanaan acara ini mengutamakan kreativitas tentunya. Kamu juga bisa melakukan pertemuan di kafe atau tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi, misal di coffeshop. Mengingat ide konsep yang menarik bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi juga.

Membuat Anggaran Dana

Lalu untuk selanjutnya adalah membuat daftar apa saja yang kamu butuhkan untuk acara ini. Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, merch event sampai hal lainnya yang sesuai dengan konsep serta tema acara.
Setelah membuat daftar kebutuhan maka lanjutkan dengan melakukan budgeting. Membuat budgeting atau anggaran ini akan membantu kamu mengetahui gambaran biaya operasional yang dibutuhkan untuk mewujudkan acara dengan konsep menarik.

Membuat Rundown Acara dari Jauh-jauh Hari

Tidak sedikit loh yang membuat rundown acara saat mendekati hari H. Padahal hal itu bisa membuat acara berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim.
Membuat rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang.

Kemas event dalam aktivitas dengan semenarik mungkin

Nah untuk bagian ini, bisa mendatangkan pengunjung ke event Anda merupakan satu hal, namun bisa mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang berbeda. Salah satu tugas Anda adalah menciptakan “memorable experiences” yang tak hanya dapat membuat para pengunjung betah di event Anda namun juga meninggalkan kesan mendalam. Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung adalah: bintang tamu dan susunan acara yang menarik, staf yang ramah, dan lain-lain.

Pre event marketing

Konsep event menarik takkan berarti apabila calon pengunjung tak mendapatkan informasi yang cukup mengenai event Anda. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event Anda dilaksanakan. Buat akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah dapat menemukan anda. Jangan lupa juga ciptakan suatu materi publikasi dengan konsep Desain yang menarik dan terkesan indah untuk dilihat para calon pengunjung event.

Point terakhir adalah Pentingnya Kerjasama Tim

Lalu untuk yang terakhir adalah pentingnya kerjasama tim.Konsep acara yang kamu miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik dalam melaksanakan tugasnya.
Bisa dikatakan kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara loh, bruh. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi. Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang mungkin berujung perpecahan di dalam tim.
Tidak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara mereka juga penting terjadi saat acara berlengsung.

Dan perlu kamu ingat, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting dan tentunya dukungan para keluarga dan kerabat juga.
Semoga dari informasi Tips Mempersiapkan dengan Konsep yang Menarik ini bisa membantu anda untuk mewujudkan sebuah event yang sukses, unik dan menarik tentunya.

6 Jenis event yang paling populer di Indonesia

2019-10-23T20:30:00.001-07:00

6 Jenis event yang paling populer di Indonesia

MAINevent bergerak sebagai media partner dimana kita membantu event organizer untuk mempublikasikan event-event yang mereka selenggarakan. Ada banyak jenis event, beberapa jenis jenis event yang popular diantaranya adalah:

WORKSHOP

Kegiatan yang dilakukan, di mana beberapa orang yang memiliki keahlian di bidang tertentu berkumpul untuk membahas topik masalah tertentu dan mengajari para peserta workshop.

SEMINAR

Bentuk pengajaran akademis, baik oleh universitas maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau profesional

CONFERENCE

Rapat/pertemuan yang bertujuan untuk berunding & bertukar pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama

EXPO

Sebuah pameran yang diadakan sehingga perusahaan dapat memamerkan dan mendemonstrasikan produk dan layanan terbaru mereka,

TALKSHOW

Sebuah perbincangan atau diskusi seorang sekelompok orang "tamu" tentang suatu atau beberapa topik tertentu dengan dipandu oleh pemandu talkshow

GATHERING

Pertemuan yang diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat (prasaran) para ahli mengenai suatu hal/masalah dalam bidang tertentu.