ماهو RPA؟

RPA هو عبارة عن برمجيات مرنة قابلة للتكوين (configurable) تستخدم قواعد العمل (Bussiness rules) وتسلسل الإجراءات لإنهاء العمليات أوتوماتيكياً باستخدام تطبيقات مختلفة بنفس الطريقة التي يعمل بها البشر مع وجود نظام لإدارة الاستثناءات.
تعمل هذه البرمجيات دون تدخل من البشر وعلى عدد لا نهائي من الأنظمة بعض النظر عن بُنية النظام أو اللغة التي تم برمجته بها…

حالة واقعية
لأوضح الموضوع أكثر، دعني أشرح لك أحد المشاريع التي أشرفت على تطبيقها في إحدى الدول الغربية وكان يستخدم تقنيات الـ RPA مع الذكاء الاصطناعي artificial intelligence معتمداُ بذلك على منصة Power Platform الخاصة بشركة مايكروسوفت.

الإحتياج:
كان هنالك احتياج لضبط عملية خروج المخزون من أحد المصانع بشكل آلي علماً أن المصنع يعمل على أنظمة مختلفة غير مبرتبطة بنظام الـ ERP الذي هو أصلاً مُطور محلياً!
عملياً، كانت الشاحنات تدخل الى المصنع وعندها يقوم موظف الاستقبال بتسجيل رقم السيارة و من ثم يقوم موظف آخر يقيس وزن السيارة عبر ميزان الكتروني ويُدخل الرقم في نظام الـ ERP الخاص بالشركة بعد ذلك تذهب الشاحنة الى المخزن لتعبئة البضاعة بعدها تذهب السيارة الى الميزان مرة ثانية ويُطبع الوزن الفعلي للسيارة، وعند الخروج يقوم موظف بوابة الخروج بإدخال رقم السيارة ثانيةً ويتأكد من أمر تحميل البضاعة لهذه السيارة ومطابقة وزن السيارة المُحَمَّلة للبضائع مع وزن البضاعة المذكور في أمر الفسح …. وبعدها يعطي السائق ورقة تفوضه للخروج من المصنع  … هذا المشهد المقتضب من عملية طويلة، فيها ثغرات وطرق كبيرة للتحايل عانى منها العميل لسنوات….

الحل:

باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي الموجودة داخل منصة Power Automate ،يتم قراءة رقم لوحة الشاحنة والتحقق من عدد الركاب في المقصورة وإدخال تلك المعلومات الى النظام (دون أي تعديل برمجي) ومن ثم يتم قراءة الوزن من برنامج الميزان عند وقوف السيارة على الميزان للتأكد من وزنها عند الدخول وإدخال هذه المعلومات الى نظام من شاشة أخرى وبعد تعبئة البضاعة يتم تكرار نفس العملية بشكل عكسي، يتم وزن السيارة عند الخروج، وعند التحقق من وزن البضاعة المُحملة – المعرف مسبقا- مع وزن الشاحنة الحالي يتم فتح البوابة لمغادرتها المصنع …. وفي حال تم وجود أي فوارق، يقوم النظام باستدعاء الموظف للفحص اليدوي …. كل ذلك تم عبر الـ RPA ودون عمل أي جهد في ربط البرامج ببعضها Systems Integration! وأُدخلت البيانات والفسوحات دون تدخل الموظفين الذين كانوا يشرفوا على هذه المهمة! وعدا عن ذلك كله زادت سرعة تنفيذ تلك العملية وزادت دقة إدخال البيانات المُجَمعة وتم القضاء على كل عمليات التلاعب والاحتيال التي كانت تتم.

مثال آخر أبسط عن استخدام الـ RPA…

تخيل أن لديك فواتير المصروفات أو العهد لدى الموظفين تصلك عبر البريد الالكتروني …. ببساطة يمكن من خلال Power Automate أتمتة هذه العملية تلقائياً وضبط الروبوت بأن يعمل مباشرة عند وصول الفاتورة ليقوم  بفتح برنامجك المحاسبي (أو أي برنامج – وينقل البيانات من الفاتورة الى ذلك البرنامج بسرعة ودون تدخل من أحد !

أثر هذه التقنيات على الأسواق :

• تنبأت دراسة لمعهد HFS للأبحاث عام 2017 بأنه سيصل قيمة سوق الـ RPA 1.2 الى نحو مليار دولار بحلول عام 2021
• وفي توقع لـ Forrester 2017 كان خلال سنة 2018 وحدها ستقوم تقنيات الـ RPA باستبدال 500 ألف وظيفة
• كما توقععت شركة ماكينزي أن الـ RPA سيكون له تأثير بحدود 6.7 ترليون دولار بحلول عام 2025
• كما توقعت دراسة لجامعة أكسفورد أنه بحلول 2030، قد يتم أتمتة 47% من الوظائف في الولايات المتحدة.

بعض أدوات الـ RPA؟

كالعادة، فالأدوات كثيرة ولا يمكن الحُكم على أداة على أنها أفضل من أداة أخرى مالم يتم دراسة الاحتياج ةتوثيقه …. وكالعادة عند تبني أي تقنية، أدعوا دائما لعدم التركيز على الأداة بقدر التركيز على التوجهات والرؤيا التي تدفعك لتبني هذه التقنية أو المشاكل التي تريد حلها… تحديد إحتياجاتك هو الذي سيقودك الى اختيار الأداة الأفضل والأنسب لمنظمتك … فيما يلي أشهر البرامج للـ RPA:

• Microsoft Power Automate
• Automation Anywhere
• UiPath
• Blue Prism
•  NICE

هل أنت جاهز لهذه التقنية؟

في المقالة القادمة سيكون الحديث عن الإعتبارات الواجب اتخاذها اثناء تطبيق مشاريع الـ RPA

1. تعديل سياسات وإجراءات العمل الحالية
   إيجاد أو تعديل سياسات العمل أمر ضروري وهام جداً لضمان انتقال سلس وسهل لبيئة عمل المنظمة للعمل عن بعد، إذ لا بد من تحديد آليات واضحة مكتوبة لطريقة تدفق الأعمال والمهام, إذ سيكون هنالك مهام اضافية تُضاف عند تحولك للعمل عن بعد – كمثال بسيط – إلزام المدراء بوضع ألية تحديد معايير لاستلام الأعمال, أو تحديد مواعيد ثابتة للاجتماعات الدورية عبر المنصة أو مثلاً وضع نظام بأن يكون هنالك ارسال تقرير يومي بسيط عن المهام المنجزة والمهام التي سيتم العمل عليها باليوم التالي وهكذا …
2. تدريب فريق العمل على تلك السياسات
   بعد تعديل الاجراءات والسياسات للتوافق للعمل عن بعد، لا بد من التأكد من أن الموظفين قد فهموا هذه الاجراءات وأصبح لديهم معرفة كاملة عن كيفية إنجاز مهامهم خارج اطار مكاتب الشركة وما هي الفروقات والمخاطر التي قد تنتج عن ذلك.
3. اختر الحل التقني
   تُعتبر التقنية أحد أهم أعمدة العمل عن بعد لذا لا بد من اختيار الحل التقني المناسب وتحديد الاجتياجات الصحيحة لذاك الحل، يجب أن يتم ذلك بعد وضع الاجراءات والسياسات لكي لا تقع الشركة في فخ شراء تطبيقات لا تتناسب مع احتياجاتها أو تتورط بشراء منصات أكبر من احتياجاتها الفعلية! وهنا لا بد من الحديث عن التقنية بشئ من التفصيل، فالعديد يكون عنده خلط بين الأداة Tool والمنصة Platform ….

يمكن تعريف الأداة Tool على أنها برنامج تقني يخدم غرض محدد عادة يكون بسيط وسهل الاستخدام.
بينما المنصة Platform فهي بيئة عمل متكاملة تدمج مجموعة من الأدوات تؤمن عملية ربط بين مدخلات ومخرجات تلك الأدوات وبعد البرامج الاخرى الموجودة لدى الشركة مثل برامج الـ ERP, CRM , Project Management platforms وغيرها …

الصورة أدناه توضح نماذجاً عن الأدوات والمنصات المستخدمة في العمل عن بعد

لو تكلمنا عن المنصات، فتعتبر منظومة Slack من المنصات التي انتشرت في أغسطس عام 2013، لكن برز المنافس الشرسمايكروسوفت تيمز Microsoft Teams  في نهاية 2016 والذي بات الأوسع انتشارا والأكثر استخداماً نظرا لما يتمتع من سهولة الاستخدام و وتوافقه مع بيئة العمل Microsoft 365 وتكامله مع المنصات والبرامج الأخرى بالاضافة تحديث مايكروسوفت لهذه المنصة باستمرار.

يتضمن -حالياً – التطبيق إمكانية مشاركة 250 شخصاً في الاجتماع المرئي، بالإضافة إلى إتاحة الدردشة الثنائية والجماعية النصية والصوتية وتسجيل الاجتماعات. كما توفر مايكروسوفت مساحة تخزين قدرها 10 جيجا بايت مجاناً لفرق العمل و2 جيجا بايت للأشخاص.

في بداية شهر مارس الماضي أتاحت مايكروسوفت العمل على منصة تيمز بشكل مجاني لمدة 6 أشهر(راجع رابط الاعلان هنـــــــا ).  اليوم هنالك أكثر من 75 مليون مستخدم يعملون منصة Microsoft Teams 

4. التدريب على تطبيق التقنية
وهنا أكرر موضوع التدريب لأهميته، فلا بد من التدريب على العمليات بعد تعديلها وأيضا التدريب على الحل التقني الذي سيتم تبنيه. إغفال التدريب بشكل عام سيُعظم من مخاطر مقاومة التغيير .

5. أسس فريق دعم فني خاص
خصوصاً في بداية طريق التحول، هذا الفريق قد يستمر لفترة 3 أشهر ومهتمه أن يساند الموظفين في طريقة إنجاز أعمالهم والإجابة عن تساؤلاتهم حول اجراءاتهم الجديدة أو حول البرامج التقنية التي بدأوا يعملون عليها.

6. انتقل تدريجيا مع رصد الأخطاء
وذلك لتخفيف المقاومة وتدارك الأخطاء من بدايتها. فلو افترضنا ان لديك منصة Microsoft Team حاول أن تكتفي باستخدام المنصة خلال الفترة الأولى (أول اسبوعين مثلاً) بعقد الاجتماعات فقط، ثم بعد أن تتأكد من استيعاب الموظفين انتقل الى مرحلة توزيع الفرق وانشاء القنوات Channels و بعدها انتقل الى مشاركة الملفات واستخدام Microsoft OneDrive, Microsoft Forms ، وبعدها انتقل الى تضمين إدارة المشاريع من داخل المنظمة وإدراج Microsoft Project Online وهكذا …

كتوصيات أخيرة لك كموظف تعمل عن بعد .. حاول أن:

1. تخلق توازن بين العمل والحياة الشخصية
   فلا تنغمس في روتين العمل دائماً ولا يُشغلك شئ آخر …. حاول أن تحدد وقت معين تبدأ ونتنتهي فيه.
2. وحد قنوات التواصل بأدوات التواصل
   لتتمكن من الرجوع الى سجل أعمالك، لا يكون تواصلك مرة عبر البريد الالكتروني ، ومرة عبر رسالة واتس اب، وأخرى عبر تيم! اتبع المنهج الذي رسمته الشركة لتدير عجلة التكامل.
3. لا تعمل في المنزل وانت بلباس البيت
   هذا ما أحاول القيام به كي أخرج من جو الملل و توجد الفرق بين جو العمل والقرب من العائلة
4. تجنب مشتتات التواصل الاجتماعي

   إقفل التنبيهات من جوالك واخرج من منصات التواصل كلها أثناء وقت العمل Sign Off من حاسوبك.

5. وضح لأسرتك أوقات العمل
6. جهز بيئة مكتبية مريحة
   فأغلبنا بيته غير معد للعمل، لذا احضر كرسي ومكتب جيد تشابه ما كنت متعوداً عليه في مكتبك.
7. اهتم بالجانب الصحي (النظر والحركة)
8. أدوات (تقنية) تساعد على العمل
   حاول تجهيز مايكروفون وكاميرا احترافيين واتصال انترنت مستقر … فأسوء ما في الاجتماعات عن بعد هو أن يضيع الوقت في ” لا اسمعك جيداً” … “الصوت ضعيف” ….. ” الصورة غير واضحة، الاتصال ضعيف” ….

دمت بخير

الشركات التي تُغرق نفسها في استغلال (Exploitation) إمكانياتها وما وصلت إليه من سابق عهدها وخبرتها، قد تجني أرباحاً سريعة لكن بعد فترة قد تجد نفسها خارج السوق! وأكبر مثال على ذلك شَرَكَتي نوكيا وكوداك.

وبالمقابل فإن الشركات التي تُركِّز بشكل كبير على الاكتشاف Exploration والابتكار في منتجاتها وخدماتها ونماذج أعمالها و تَبَني تقنيات مبتكرة وإهمال جانب الاستغلال، سيؤدي ذلك الى ضياع فرص كبيرة ولربما خسائر جسيمة تؤدي الى إغلاق الشركة.

تحتاج الشركات إلى تحقيق توازن بين  الاسكشاف والاستغلال، فليس من المجدي الغوص في اكتشاف نماذج عمل او اسواق أو استراتيجيات جديدة دون استغلال ما تم الوصول اليه وتحويله الى مصدر دخل!

شركة Corning – وهي شركة تُعنى بتصنيع الزجاج – قامت باختبار زجاج مقوى كميائياً عام 1960 وكان استخدام هذا الزجاج محصور على الطائرات وبعض أنواع السيارات، انخفضت أسهم هذه الشركة الى أدنى مستوياتها عام 2002!
غيرت الشركة من استراتيجيتها وطورت علاقاتها واستغلت ابتكاراتها الى أن وصلت الى إتفاقية مع شركة آبل، والآن لهذه الشركة منتج يسمى جوريلا جلاس Gorilla Glass المستخدم في أكثر من 5 مليارات جهاز جوال حالياً.

عادة تقوم الشركات الناجحة خلال رحلة تحولها الرقمية بتخصيص فريق يسمى بالـ Growth Hackers أو متطفلي النمو، مهمة هذا الفريق هو العمل على اكتشاف الفرص والنمو للشركة في السوق بشكل استراتيجي وتحدد له نسبة من الموازنة العامة بينما يعمل بقية الفريق الآخر على استغلال هذا النمو وتحويله الى مصدر إيراد.

من أهم مميزات هذا الفريق هو ان يكون على دراية بتاريخ الشركة ومن أبنائها المخضرمين، هذا الفريق يجب ان يكون مطلع على عملياتها وعلى معرفة بنقاط ضعفها وقوتها ومنافسيها ولديه شغف للبحث حول التقنيات والوسائل التي قد تخدم توجه الشركة.

ما هو مقدار الموازنة الذي سيحدد لهذا الفريق؟
الاجابة هنا يحكمها عوامل عديدة أهمها استقرار الشركة وبيئة عملها. فلو افترضنا ان الشركة تعمل في بيئة مستقرة فيمكن تخصيص ما قيمته 10% من الموازنة لهذا الفريق و 90% للفريق الذي سيعمل على جلب الايرادات.

بطبيعة الحال سيبدأ الفريق بجلب الكثير من الافكار وسيقوم بعمل العديد على التجارب في منتجات جديدة وقد يتعرض لبعض الإخفاقات وسيجلُب بعض المكاسب أيضاً، وهنا يتعين على الادارة ان تضع نظام مراقبة وتقييم مستمر وآلية محددة لفحص نتائج تطور هذا الفريق، ولربما تضطر الإدارة إلى زيادة التخصيص من هذه الموازنة لتكون 15% أو أكثر ولربما تنقصه وذلك بحسب النتائج.

خلاصة القول أن تحقيق التوازن بين التشغيل والابتكار هو استراتيجية مهمة يجب على من يدير عجلة التحول الرقمي تقييمها وإدارتها ومراقبة نتائجها باستمرار لتحقيق أكبر كفائة ممكنة.

يمكن من خلالها إنشاء القوائم ومشاركتها مع فريق العمل، سيكون من الممكن استخدام القوالب الجاهزة لتسريع عملية انشاء القوائم
كما ذُكر أيضا أنه سيكون ترابطاً مع Microsoft Temas حيث يمكن إدراج مهامك داخل القنوات (Teams channel) فيما لو كنت تتابع شركتك أو فرقك عن بعد. أترككم مع بعض الصور وفي نهاية المقال يمكنك استعراض التطبيق.

يمكنك تجربة النظام ومحاكاة العمل على Microsoft List خلال الروابط التالية:

• إنشاء قائمة باستخدام القوالب الجاهزة https://demobuilderwebcpptxz.blob.core.windows.net/microsoft-lists-create-a-list/startdemo.html
• إنشاء قائمة من ملف إكسل Excel
  https://demobuilderwebcpptxz.blob.core.windows.net/sharepoint-lists-create-list-from-excel/startdemo.html
• إضافة القوائم الى Microsoft Teams
  https://demobuilderwebcpptxz.blob.core.windows.net/add-sharepoint-lists-to-microsoft-teams/startdemo.html 

في الفيديو أدناه تجد تجربة متكاملة عن كيفية عمل هذا التطبيق

المراجع وللمزيد:
https://resources.techcommunity.microsoft.com/microsoft-lists
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/announcing-microsoft-lists-your-smart-information-tracking-app/ba-p/1372233

لنبدأ ببعض الإحصائيات والأرقام:

• ارتفع معدل انتشار الموظفين الافتراضيين بنسبة 39٪ بين عامي 2014 و 2016 (AoN)
• هنالك 3 من أصل كل 10 شركات أمريكية تعمل بشكل افتراضي بالكامل (2019buffer ).
• يعمل 30 مليون موظف من المنزل مرة واحدة على الأقل في الأسبوع في الولايات المتحدة وحدها.
• من المتوقع أنه بحلول عام 2022، سيعمل 60٪ من موظفي المكاتب في الولايات المتحدة عن بعد (SHRM, 2018)
• في عام 2016 ، كان 25٪ من موظفي Dell بشكل جزئي أو كامل يعملون من المنزل إما لبضعة أيام من الأسبوع أو بدوام كامل. وفرت الشركة توفير 12 مليون دولار سنويًا في تكاليف العقارات. (Indeed, 2018)
• تعتقد 85٪ من الشركات أنها أصبحت أكثر إنتاجية بفضل سياسات العمل المرنة. (IWG, 2019)

لاحظ أن هذه الدراسات قبيل أزمة كورونا!  فلك أن تتخيل كيف يمكن أن تتغير هذه الأرقام.

مزايا العمل عن بعد للشركات

الشركات – أو المشاريع الريادية الناشئة – التي ستؤَسس هذه الفترة سيكون اتخاذ منهج العمل عن بعد أنسب لها حيث أن التكاليف التأسيسية أقل و بالتالي مخاطر التأسيس أقل أيضاً.

وبالنسبة الى الشركات القائمة ستقوم بتوفير كبير في تكاليفها التشغيلية، حيث هنالك دراسة تتحدث عن أن الشركات الصغيرة والمتوسطة استطاعت توفير مبلغ 11 ألف دولار سنويا عن كل موظف يعمل عن بعد)… وهذا الرقم يُعد منطقياً فيما لو تخيلنا ما تدفعه الشركات من بدلات المواصلات، قيمة الإيجارات، الصيانة، الفواتير…. الخ.

أيضا الشركات أصبح بإمكانها استقطاب الخبرات دون التقييد بالمنطقة الجعرافية وأصبح هنالك ما يسمى بالتوظيف التنافسي.

أيضاً حينما يشعر الموظف بارتياح ومرونة في العمل سيكون أكثر ولاءً للشركة وبالتالي ستحافظ الشركة على معدل استبقاء أعلى للموظفين.كما أن الشركات الناجحة في تسيير بيئة العمل عن بعد ستكون أكثر صمودا لمواجهة التقلبات الاقتصادية مقارنة بمثيلاتها من الشركات، وهذا ما شاهدناه في بعض الشركات خلال هذه الأزمة.

مزايا العمل عن بعد للموظفين

تخيل أن موظف يقضي ساعة من يومه في المواصلات ليصل الى عمله ومثلها للعودة الى بيته، هذا سيكون ما مجموعه فقدان 10 ساعات أسبوعياً أي 40 ساعة في الشهر على المواصلات فقط ! وهذه الساعات تُعتبر قيمة اسبوع عمل في عُرف الشركات، فمن أولى بهذه الساعات؟

أيضا العمل عن بعد سيفتح مجالات عمل كبيرة أمام الموظفين المتواجدين في أي مكان أو الموظفين الذين لديهم ظروف خاصة أو إعاقة تمنعهم من زيارة مقر الشركة يومياً.
بحسب دراسة قام بها معهد Indeed ذكر أن 75% من الموظفين الذين يعملون عن بعد تحسن عندهم موضوع الموائمة بين العمل والعائلة،

كما أن 57% منهم ذكروا أنه قلت الضغوط المصاحبة لجو العمل وغيرها من المنافع الموجودة بالمخطط التالي التي تُظهر أن العمل عند بعد مكَّن حياة أفضل  للموظفين.

تحديات في العمل عن بعد

سيواجه الموظفين والشركات تحديات عديدة خصوصاً عند التحول المفاجئ للعمل عن بعد، ومن أهم تلك التحديات للشركات هي:

• مقاومة التغيير من قبل الموظفين
  خصوصاً من قِبَل أؤلئك الذين لا يمتلكون مهارة إدارة أنفسهم self management skills وإدارة أوقاتهم أو ممن لا يجيدون العمل على الأدوات التقنية ولديهم حاجز نفسي في تعلمها أو بكل بساطة من الموظفين الذين لا يتلقون تدريباً جيداً عن كيفة أداء أعمالهم بطريقة مغايرة عما كان عليه بالواقع.
• تراخي الموظفين في العمل
  فالموظف الذي لا يتقن إدارة نفسه ووقته علاوة عن عدم تمكن من يديره من شرح ما هو مطلوب منه بشكل جيد سيؤدي الى تراجع أداء الموظف وتراخيه عن العمل.
• احتمالية خسارة بعض العملاء
  وذلك في حال عدم إيجاد طرق ابتكارية لفتح قنوات تواصل مع العملاء أو تقاعس موظفي الدعم الفني أو التسويق أو خدمة المبيعات.
• احتمال ضعف ولاء وانتماء الموظف
  لو لم يتم إدارة التحول للعمل عن بعد بشكل صحيح سيتعرض كثير من الموظفيين الفاعلين للشعور بانعدام الأمان الوظيفي، فحينما لا يتم اسناد مهام إليه بشكل دوري ولا يتم التواصل معهم لفترة من الزمن، سيُشكل لدى الموظف شعور بالوحدة والتهميش! وسيبدأ بالظن أن الشركة تفكر بالتخلص منه، وبالتالي سيتحول جهد ذلك الموظف الى البحث عن عمل آخر بدلا من التركيز على مهامه.

أما فيما يتعلق بالموظفين
فمن أهم التحديات كما ذُكر في دراسة أعدها Buffer.com عام 2019 سأذكر خمسة منها والبقية موجودة في الصورة أدناه.
أكبر المعاناة التي يعاني منها الموظفين الذين يعملون عن بعد تتمثل في :

• عدم تمكن الموظف من الانفضال الذهني من العمل حتى بعد انهاء ساعات عمله
  فالموظف المُنتج يؤدي أعماله من بيته، لا يقابل أحد، نفس البيئة ونفس الوجوه التي يتعامل معها دوماً، لا خروج من المنزل – في ظل هذا الوباء حالياً- فتجده لا يتسطيع أن ينفك من نداء داخلي يدفعه لإنجاز مهامه خصوصاً أن مكان العمل في الغرفة المجاورة!
• معاناته من الشعور بالوحدة
  فلا اجتماعات جانبية ولا زملاء عمل يتبادل معهم المعرفة واعتماده بالكامل على نفسه.
• تحدي في التواصل
  التواصل الجسدي والتعاون سواءً مع زملائه أو عملاء الشركة
• التشويش
  فالموظف يعمل في مكان مخصص للعائلة، ومن الصعب الطلب من العائلة والأولاد تأمين جو يشبه جو العمل.
• العمل مع موظفين في منطقة زمنية مختلفة 
  لو في الشركة موظف يعمل من البرازيل وآخرين في السعودية مثلاً ، فسيكون هنالك فارق توقيت حولي 6 ساعات، وبالتالي سيضطر هذا الموظف هو أو زملائه من تغيير أوقات اجتماعاتهم أو ساعات عملهم.

هذا تقريباً مقدمة عن الموضوع، في الجزء الثاني سيكون الحديث عن كيفية تهيئة الشركة والموظفين للعمل عن بعد  بالاضافة الى الحديث عن المنصات والأدوات التقنية المستخدمة.

نلقاكم قريباً بإذن الله.

— تحديث: إقرأ الجزء الثاني من الموضوع حول تمكين الشركان للعمل عن بعد: https://www.monzerosama.com/?p=2716

سأشرح غداً في مؤتمر Microsoft Ignite, Sao Paulo – Brazil في جناح الـ BizApp عن كيفية تصميم تقارير تفاعلية مباشرة باستخدام Power BI.

سيتم تغطية ما هية الـ Streaming Dataset وكيف التعامل معها لقراءة البيانات الضخمة المتدفقة كتلك التي تُقرَأ من الحساسات Sensors الموجودة بأجهزة إنترنت الأشياء أو تلك البيانات المتدفقة من مواقع التواصل الاجتماعي.

سأُعطي مثال تطبيقي عن كيفية عمل ذلك خطوة بخطوة وسأعرّج على كيفية استخدام PowerShell

نراكم هناك بإذن الله ….

يُتيح هذه الشكل من الإطلاع على البيانات وتصفيتها على أكثر من مستوى تجميعي، فمثلاً التقرير أعلاه  يُمَكِنُك من الاطلاع على إجمالي مبيعات الأصناف بشكل عام أو إجمالي المبيعات بحسب التصنيف الأساسي  Category أو التصنيف الفرعي Sub Category.

تماماً كما لو كنت تتعامل مع Pivot Table  في برنامج Excel  بشكله القديم Classic Pivot Table layout لكن المختلف هنا هو تميز هذه الشجرة بتفاعلها مع بقية البيانات الموجودة في التقرير أي عند اختيار أي بند من داخلها فإن بقية نتائج التقرير يتم تصفيتها بناء على اختيارك، كما في الشكل التالي

هذه الميزة في مرحلتها التجريبية Preview والتي تم اطلاقها في قبل أيام بتحديثات شهر نوفمبر بالتحديث رقم  2.75.5649.341 لذا إن رغبت بتجربتها فيتوجب عليك تفعيل ظهورها يدوياً بعد تحديثك للنسخة الأخيرة لـ Power BI Desktop  عبر الدخول الى القائمة

 File > Option and Settings > Option > Preview features

ومن بعدها اختر

Enable Decomposition tree visual

من خلال Text analytics يمكنك اختيار العمود الذي يحوي النصوص الطويلة من جدول بياناتك (مثل عمود ملاحظات العملاء حول منتجاتك أو تعليقات الزوار في تويتر على موضوع ما) .

سيقوم البرنامج تلقائياً باكتشاف اللغة المكتوب بها تلك النصوص واستخرج العبارات الرئيسية أو بإمكانه أن يُلخص الأراء الميول (sentiment) من ذلك المحتوى ويقيمها Scoring ويضع النتائج في عمود منفصل.

بما أن تلك الميزة مازالت في طور التجربة، يتطلب أن تظهرها يدوياً بعد تفعيلها من هذه القائمة File

( File >>Option and Settings >> Option واختر AI Insights function browser )

يتطلب تجربة هذه الميزة تفعيل  Premium capacity with AI .

سأتطرق لهذه الميزة إن شاء الله الاسبوع القادم في الجلسة التي سأقدمها في Power Platform World Tour 2019 في مدية ساوبولو، وللمزيد تابع الفيديو التالي:

سيكون هنالك العديد من المحاضرات باللغة البرتغالية والانجليزية. حديثي سيُركز حول استخدامات Power BI Desktop في استكشاف البيانات وتحليلها والاطلاع على أحدث الممارسات في هذا المجال كما سيتم استعراض التحديثات الجديدة المذهلة التي تمت إضافتها هذا الشهر على هذا البرنامج بالإضافة الى نصائح أثناء تصميم لوحات التقارير Dashboards.

عنوان الجلسة: Microsoft Power BI Desktop: Data exploration, analysis & storytelling

للتسجيل: https://sched.co/VO7L  (استخدم هذا الكود 2019PPWT100SP لتحصل على خصم)

مكان الحدث: فندق Renaissance Sao Paulo 

سأعمل على تقديم هذه المحاضرة أون لاين بإذن الله نهاية الشهر الحالي (سيتم إطلاق رابط التسجيل قريباً) وسأشارك المادة العلمية لذلك.

يتخلل هذا المؤتمر 18 جلسة من الجلسات التعليمية، مدة كل جلسة 30 دقيقة فقط.

سيتم البث عبر اليوتيوب على الرابط : https://youtu.be/MvCcnlw6tjs

تحديث 01/09/2019 بدأت الفعالية الآن

الأجندة

• Getting Started with Flow Approvals

  Organizational processes that require the approval of requests, documents, and other content are great candidates for automation using Microsoft Flow. Using the Flow approval features you can centralize approvals and save a significant amount of time.
  In this session we will cover:
  – How to create Flows to automate your approval processes
  – Approval Flows that are natively built into SharePoint and how to configure them
  – Ways you can review your approval requests, whether you are in the office or on the go
  – The Flow Approval Center capabilities

  ROOM 1
  Tue 7:30 AM — 30 min
  • David Patrick

• Intro to CDS inside of Microsoft Flow

  The Microsoft Common Data Service lets you securely store and manage data that’s used by business applications. Data within Common Data Service is stored within a set of entities. An entity is a set of records used to store data, similar to how a table stores data within a database.

  Learn how the CDS ties into Flow, what Triggers and actions are available and how you can use this all.

  ROOM 1
  Tue 8:00 AM — 30 min
  • Anton Robbins

• Things you should know before you Flow – aka Best Practices

  Join Business Applications MVP Anton Robbins as he takes you through a guided journey of the things you MUST Know before you Flow.

  In this session we will cover topics like:
  – Naming Conventions
  – How Expressions Work, and how to use them
  – Copy & Paste
  – Variables
  and so much more!

  ROOM 1
  Tue 8:30 AM — 30 min
  • Sean Bugler

• Tell a Better Story with Flow

  Great ideas don’t always break through the noise. Everyone needs inspiration. Your colleagues. Your customers. Even you. Building a narrative around Flow can help decision-makers and other influencers see the potential within the low-code revolution. Join us for a discussion around simple yet compelling use-cases and easy-to-use templates that just might help you introduce Flow to even the most skeptical among us.

  In this session we’ll:
  * Build out popular Flow templates
  * Customize templates to enhance functionality beyond “out of the box”.
  * Discuss what to look for in a “killer app” depending on your audience

  ROOM 1
  Tue 9:00 AM — 30 min
  • Elaiza Benitez

• Delaying an email to certain individuals

  In Flow you can delay sending an email to individuals. I show you how to use the delay action and use the list records action against CDS (common data service) for an email to be sent out at a desired date and time.

  ROOM 1
  Tue 9:30 AM — 30 min
  • Daniel Christian

• PowerApps and Flow – A one-stop shop for social media communication

  With the increasing number of data connections available, PowerApps with flow makes the cross-platform functionality easier than it has ever been. It’s because of this reason PowerApps can be a used as a central base used to send out communications to social media platforms such as Twitter, Facebook, Yammer, Slack and LinkedIn. This session includes a live demo and walk-through on how a single PowerApp can be used to send announcements. We’ll also see how Flow captures social media content and using Cognitive Services detects sentiment values to help analyze. Finally, we’ll see how Flow can post the comments on Microsoft teams as a central location to discuss the content.

  ROOM 1
  Tue 10:00 AM — 30 min
  • Tomasz Poszytek

• Scopes and run after. Make your Flow running errorless.

  Have you seen the scope control in list of Flow’s actions? Have you ever thought how to use it and basically, why is it there?
  Maybe you have also noticed the “run after” functionality?
  If you haven’t had yet, or have had, but still in doubt how to, join this session!

  You’ll learn:
  * how and when to use those functionalities in your Flows
  * how to create a try-catch constructions
  * in which other patterns you can use them

  Smart usage of scopes and run after functionalities helps your Flows to run really errorless. It’s really good to be familiar with them.

  ROOM 1
  Tue 10:30 AM — 30 min
  • Sandy Ussia
  • Daniel Laskewitz

• Flow Pro Show Episode 7

  The Flow Pro Show is a monthly webcast hosted by Daniel Laskewitz and Sandy Ussia, which features current Flow news, community contributions, and special guests or demos. This episode will air during the Microsoft Flow Online Conference, where we’ll include our usual features and also chat with Jon Levesque about the conference!

  ROOM 1
  Tue 11:00 AM — 30 min
  • Scott Shearer

• Flow for SharePoint Designer Workflow Developers

  Want to start creating Flows for you SharePoint sites? This session will show you how! We’ll show how you might be doing things now with Designer workflows and show you how to do it in Flow. Then, we’ll show you how to use Flow to do things never possible with Designer workflows. Attend this session and start creating Flows for SharePoint now!

  ROOM 1
  Tue 11:30 AM — 30 min
  • Sarah Critchley

• Get started integrating Cognitive Services in Model Driven Apps using Microsoft Flow

  Join this session to learn how to make intelligent model-driven applications with Cognitive Services using Microsoft Flow. Microsoft Flow makes it easier than ever before to enhance applications with features such as sentiment detection, image predictions and advanced form reading features. This session covers how to get started implementing these features using standard connectors for Cognitive Services and basic HTTP requests in Microsoft Flow. The result? Easier, faster go-to-market applications that enhance customer and user experience/

  ROOM 1
  Tue 12:00 PM — 30 min
  • Gabriel (Galo) Corvera

• Using Adaptive Cards in Approvals and Microsoft Teams

  Learn how to use the power of the Adaptive cards framework to compose richer messages that can be send to users of Microsoft Teams using the new features of the Microsoft Teams connector in Flow. We will also discuss how to send approvals to Teams users using Adaptive Cards.

  ROOM 1
  Tue 12:30 PM — 30 min
  • Devin Knight

• Power BI Streaming Datasets using Microsoft Flow

  In this session we will explore creating Streaming Datasets in Power BI using Microsoft Flow to orchestrate the movement of data from varies sources into Power BI directly. We will also explore other ways to enhance the capabilities of Power BI by using Azure Cognitive Services to determine sentiment analysis of incoming data.

  ROOM 1
  Tue 1:00 PM — 30 min
  • Haniel Croitoru

• You’ve got an error in your Flow? Great, let’s deal with it

  You’ve just built your first “Hello, World!” flow. Now it’s time to get serious. One thing you need to consider is your error handling… because errors happen whether you like it or not. At times you may be able to capture errors and correct them before they cause a problem, while other times you wont.

  In this session, I’ll be discussing techniques to identify errors, correct them in run-time, and report on them in various ways. If your Flows affect how your users work, then you shouldn’t miss this session.

  ROOM 1
  Tue 1:30 PM — 30 min
  • Vivek Bavishi

• Sending .vcf contact cards using Flow

  Isn’t it great to share your business card when you meet a new customer?

  Only to realize that the customer lost the card and thus delayed reaching out to you or worst case scenario- they just forgot you.

  Flow to the rescue!

  Let’s say you are using PowerApps to collect all leads at a trade-show. When you hit submit to save it in a database, you can trigger a flow as well to email yours and your team/manager’s contact cards as a .vcf file. This way the customer can easily save the contact on his phone / laptop instead of typing/copying your name and other details.

  The contact card can be created by manually entering the person’s details or by using the Office 365 Users connector.

  This is an easy way to share your contact card and reduces the time and frustration for your customers to save your contact info.

  ROOM 1
  Tue 2:00 PM — 30 min
  • Joe Unwin

• Getting started with Microsoft Flow custom connectors

  This session is designed to get you started with creating your own custom connectors with Microsoft Flow. You will take a journey through the basic creation, creating connections and handling returned data. During this session we will use the Companies House API as an example of gathering UK based company information.

  ROOM 1
  Tue 2:30 PM — 30 min
  • Geetha Sivasailam

• Microsoft Flow and Azure DevOps – Real World Scenarios

  Azure DevOps has become increasingly critical to a team’s success by providing tools and services that span the breadth of software development lifecycle. Microsoft Flow can help simplify and speed up your DevOps processes by automating common tasks, proactively monitoring work items, auto-requesting code reviews and much more. In the session we will look at some of the real world scenarios on how Microsoft Flow can empower teams to efficiently collaborate, track work and ship software faster with higher quality.

  ROOM 1
  Tue 3:00 PM — 30 min
  • John Liu

• 5 Design Keys to make Flows run insanely fast

  We have these amazing, business critical Flows – they are running perfectly.

  But as the size of our business data increases, some of the designs are no longer so hot – the Flow runs slower and slower in production. When lots of people are triggering new Flow runs, it can’t keep up. There are bottlenecks in a Flow.

  Even worse – system is now reporting API limits and heavily throttling our Flow – this makes an already slow situation even slower. Some updates are taking a lot longer to complete. Users aren’t happy.

  Making Flows run fast requires tweaking our design – but there is a way to run Flows MUCH faster in the cloud, bringing down those 30-minute Flow runs to 30 seconds.

  This session covers advanced topics with API Rate limit, Filter, Parallel, Compose and Batch.

  ROOM 1
  Tue 3:30 PM — 30 min

المرجع
https://flow.microsoft.com/en-us/blog/register-for-the-microsoft-flow-online-conference-2019/

سأقدم جلسة تحت عنوان: “Microsoft Power BI Desktop: Data exploration, analysis & storytelling”

خلال ساعة ستحصل على نظرة عامة على إمكانيات Power BI Desktop ، وسوف تتعلم كيفية الاتصال بالبيانات ، وتهيئتها ، وتنسيقها ، وإثرائها بالحسابات ، وبناء تقارير تفاعلية جذابة.

في هذه الجلسة، سأتحدث إن شاء الله عن بعض النصائح والحيل وبناء سيناريوهات تساعدك في التركيز على الجوانب المهمة لبيانتك.

أضف جلستي على قائمة الجلسات التي ستحضرها الآن:
https://www.microsoft.com/sv-se/ignite-the-tour/stockholm

علماً أن التسجيل مجاناً لمن أراد الحضور.

#powerbi #data #microsoftpowerbi #microsoftignite #stockholm # analysis

يُمكن أن تستخدم الـ Roadmap كخارطة طريق للمدراء وصُنَّاع القرار لمراقبة أهدافهم وتقدم العمل بطريقة أفضل دون الدخول في التفاصيل.

تتيح Roadmap دمج معلومات المشاريع المختلفة (المهام ، المعالم الرئيسية ، المهام الموجزة أو حتى المشاريع) من Project Online و Azure Boards في عرض واحد، وبالتالي هذه الميزة ستكون فعالة بشكل كبير للمدراء الذين يتابعون العديد من المشاريع بشكل مستمر.

إن كان لديك حساب Project Online جرب هذه الميزة مباشرة من هنا:

https://project.microsoft.com/en-GB/#/hubnew 

من القائمة الرئيسية اختر Creat New > Roadmap
لمزيد من المعلومات حول استخدام هذه الخاصية تابع مقاطع الفيديو الموجودة في الرابط التالي:

https://support.office.com/en-us/article/video-welcome-to-roadmap-57764149-51b8-468f-a50d-9ea6a4fd835a 

أو تابع هذا المقطع:

باختصار يوضح هذا التقرير احتياجك لتدفق الأموال الى مشروعك عبر الزمن كم تحتاج من النقود ومتى . يمكن تصميم التقرير بأن يظهر الدفعات المطلوبة بشكل اسبوعي أو شهري أو حتى سنوي.

في برنامج Microsoft Project 2019  والنسخ التي قبله يمكنك استخراج هذا التقرير بسهولة شريطة أن تكون مدخلاتك صحيحة! المدخلات يُقصد بها على سبيل المثال لا الحصر: إدخال تعيين الموارد على المهام ، وإدخال تكلفة الموظفين، تكلفة الموردين، تكلفة المواد التي تستخدمها في المشروع، التكاليف الإضافية وغيرها ….

جميع هذه التكاليف يجب أن تُحصر وتُعرَّف وتُسند بشكل جيد في المشروع على مستوى كل مهمة وليس تعيين موار وتكاليف بشكل عشوائي.

أيضا طريقة تعريف الموارد Resources وضبط تراكم استحقاقها المالي (حقل Accrue at) وإسناد تلك الموارد الى المهام وضبط الـ Unit يلعب دوراً هاماً في تعيين التكلفة بشكل منطقي فضلاً عن توزيعها بشكل صحيح.

جميع ما سبق بالاضافة الاعداد الصحيح للخطة يُشكل مدخلاً اساسياً لضبط تقارير برنامج Microsoft Project  ومنها تقرير التدفق المالي للمشروع أو Project Cash flow Report.

للحصول على هذا التقرير من داخل برنامج Microsoft Project تصفح البرنامج من خلال القائمة Report > Costs > Cashflow ، سيظهر التقرير بهذا الشكل

التقارير المرئية Visual Reports

بإمكانك أيضاً الاطلاع على هذا التقرير بشكل أكثر تفصيلا عبر ربطه ببرنامج Excel واستخدام الـ Visual Reports عبر المسار التالي: Report > Visual Reports> Task Usage> Cashflow Report

بإمكانك هنا ان تختار الفترات المالية التي تريد للتقرير أن يوزع الدفعات عليها (بحسب اليوم، الاسبوع، الشهر، الربع، أو السنة)

بعد الضغط View سيقوم Microsoft Project بتصدير ملف Excel ويُحمل بيانات المشروع كاملة على ملف إكسل وينشئ ورقتي عمل Sheets الأولى تحتوي على التقرير بشكل رسم بياني والورقة الأخرى تحتوي على البيانات مفصلة كتابياً …

في النهاية، من البديهي أن تعلم أنه:

• لا تتوقع الحصول على تقرير منضبط لو لم تُربط التكاليف بالمهام
• لا تتوقع تقرير دقيق منضبط مالم تكون جميع المهام مرتبطة ببعضها Liked بشكل جيد
• لا تتوقع تقرير دقيق مالم تُضبط نسبة تحميل كل مورد Resource على المهمة
• تحديثك للخطة ووضع العمل الفعلي Actual Work  سيُساهم في ضبط التدفقات النقدية بشكل كبير وسيظهر لك احتياجك الحقيقي للنقود …. متى وكم

نعم هذا يحصل في كثير من المنشآت ولذا كان لا بد من وجود حلول تقوم على جمع هذه البيانات Data وتحويلها الى معلومات Information تساعد المدراء في صناعة قراراتهم.

ظهرت منهجيات وتقنيات ذكاء الأعمال أو الـ Business Intelligence BI، تقوم هذه التقنيات على تحويل البيانات الاوليه إلى معلومات مفيده ذات معنى لاغراض الاعمال، تُلخص البيانات وتعرضها على شكل مخططات ورسوم بيانية، تُظهر التوجه Data Trend وتتيح لك التفاعل مع هذه البيانات والنظر لها من أكثر من زاوية.

هنالك العديد من الحلول مثل Qlik Sense ، Qlik View Tableau هنالك Oracle business intelligence ولمايكروسوفت كان هنالك PerformancePoint Services و SQL Server Reporting Services (SSRS وفي عام 2015 ظهرتخدمة Power BI التي أصبحت تُقدم كخدمة سحابية ضمن باقات Office 365.

ما هو مايكروسوفت Power BI ؟

هي خدمة لتحليل الأعمال تقدمها شركة مايكروسوفت.
تتيح للمستخدمين إنشاء عروض صورية للبيانات Data Visualization بشكل تفاعلي.

تتيح الخدمة مشاركة التقارير ضمن أفراد منظمتك أو للعموم عبر إدراجها في المواقع الالكترونية أو التطبيقات الخارجية .

لا يوجد هنالك حدود لنوع أو مكان أو عدد قواعد البيانات التي تتعامل معها حتى لو كانت ملفات Excel، فجميعها بالإمكان قرائتها من خلال هذه الخدمة وبناء العلاقات فيما بينها واستخراج التقارير …

هنالك نسخة مجانية من Power BI يمكنك تركيبها والعمل عليها على سطح المكتب،

وهنالك أيضا باقات مدفوعة بخدمات إضافية لـ Power BI منها : Power BI Pro و Power BI Premium.
للإطلاع على تفاصيل كل باقة اضغط هنا ، ولمعرفة الفرق بين مختلف التراخيص لـ Power BI اضغط هنـا

بحسب Gartner تم تقييم منتجات مايكروسوفت على أنها الشركة الرائدة في منصات تحليل البيانات وذكاء الأعمال Analytics and Business Intelligence  من ناحية اكتمال الرؤيا وقابلية التطبيق.

المكونات الرئيسية لمنظومة Power BI :

1. Power BI Desktop
   وهو برنامج يتم تحميله على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows ، ستجد العمل عليه أكثر سهولة في تصميم التقارير ويمكنك بعد ذلك من رفعها الى السحابة، يمكنك الحصول على البرنامج مجاناً من خلال الرابط:https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=4533

2. Power BI Service
   وهي الخدمة السحابية لـ Power BI والتي تأتي مع خدمة Office 365، يمكن لأي تقرير يتم تصميمه على Power BI  أن يُرفع على هذه المنصة ويتم مشاركته.
   المنصة على الرابط: PowerBI.com

3. Power BI Mobile Apps

   وهي نسخة الجوال من Power BI تستخدم لتصفح التقارير  فقط ، هنالك نسخ تعمل على أنظمة iOS، Android و Windwos phone، يمكنك أثناء تصميمك للتقرير أن تصمم واجهة منفصلة لتقريرك وتتحكم في كيفية ظهورها على أجهزة الجوال والتابلت.

   

4. Power BI Gateway
   في حال كان لديك قاعدة بيانات أو ملف إكسل على جهاز محلي والتقرير موجود على السحابة فستحتاج الى استخدام Power BI Gateway ليتمكن التقرير من الوصل الى جهازك وتحديث بيانات التقرير.
5. Power BI Embedded
   هي خدمة توفر API وبالعموم هي موجهة للمطورين وموردين الخدمات الذين يريدون إدراح تقارير تم تصميمها بواسطة Power BI في تطبيقات أخرى تماماً، لا يشترط لمستخدم هذا التطبيق أن يكون لديه PowerBI.
6. Power BI Report Server
   وهي النسخة المحلية لـ Power BI Service أو ما يسمى On-Premises ، موجهة للمستخدمين اللذين لا يريدون استضافة بياناتهم على السحابة.
7. Power BI Visuals Marketplace
   أستخدم هذه الخدمة عند وجود حاجة لشكل مخطط بياني معين custom visuals غير موجود ضمن القائمة الافتراضية التي تأتي مع Power BI

مرفق مثال لتقرير تفاعلي قمت بإعداده على Power BI يقوم بقراءة بيانات مستشعرات من نظام IoT يعمل على إدارة حاويات إعادة التدوير للملابس والأطعمة والكتب

اضغط هنا لتصفح التقرير بشاشة منفصلة (لتجربة أفضل تصفح التقرير من شاشة كمبيوتر عادية)

ختاماً: العمل على هذا النظام ليس بالمعقد، تحتاج بعض التدريب تحتاج ابتدأً لفهم بياناتك وبناء العلاقات بشكل سليم.

للبدء في العمل على هذا النظام أنصحك بهذين الكتابين، إبدأ بهذا:

ما هو الدور والمقصد الحقيقي من وجود هذا الطرف الاستشاري المستقل سواءً كان فرداً أو منظمة!

هذا الاستشاري أو المستشار الذي يسمى عادة 3^rd Party Consultant أو independent IT Consultant   وظيفته الأساسية – لو أردنا اختصارها بجملة واحدة – هو التسخير الأمثل لتقنية المعلومات في سبيل تحقيق الفائدة القصوى للمنظمة في تحقيق رؤيتها وأهدافها.

إذا مهام هذا الاستشاري التقني تبدأ من المستوى الاستراتيجي، تكون مسؤولة في المقام الأول عن تقديم المشورة في كيفية رفع كفاءة وفاعلية الأعمال وزيادة العائد على الاستثمار ROI في مشاريع التقنية.

لو فصلّنا أكثر، نجد أن مهامه أيضاً تشمل تقديم المشورة عن كيفية تمكين التقنية لخلق فرص أعمال جديدة، في كيفية تحقيق ميزة تنافسية عالية، وتحسين آلية العلاقة مع الموردين والعملاء والمتبرعين (في الجهات الخيرية).

هو ليس متخصص في برنامج معين! هو شخص سيضع خارطة الطريق لتحقيق التحول الرقمي المطلوب لتحقيق استراتيجية المنظمة.

سيكون مسؤولا عن تقييم جدوى المشاريع وقياس العائد على الاستثمار ROI لكل مشروع تقني.

سيعطي العميل تصور عن الأثر المحتمل لكل مشروع ومخاطره وتكاليفه قبل أن يبدأ المشروع.

من مهامه الأساسية أيضاً أن يكون طرفاً وسيطاً بين العميل الذي تطبيق تقنية معينة (برنامج ERP أو نظام IoT مثلا) وبين ذاك المورد الذي سيقوم بعملية التطبيق.
هنا سيبرز دور هذا المستشار في الدفاع عن مصالح ذاك العميل والحرص على تحقيق أكبر منفعة قبل وخلال وبعد تطبيق ذاك المشروع، سيلعب دورا حيوياً هاماً في ضبط واستلام مخرجات المشروع والتأكد من أن مقدم الخدمة (المورد) يقدم ما يحتاجه العميل فعلاً وليس ما يريد المورد تقديمه.

سيكون هنالك دوراً لهذ المستشار التقني عن وضع معايير تساعدك في مراقبة سير أداء المشاريع والتأكد من تحقق مخرجاتها ويضع مؤشرات قياس أداء KPIs تمكنك من مراقبة تقدم مشروعك التقني.

كيف أعرف أني أتعامل مع الاستشاري التقني المناسب؟

حسناً، العثور على المكتب الاستشاري المتخصص أو المستشار التقني المحترف ليس بالأمر السهل، المستشار الذي يجمع بين خبرة عملية سابقة في برامج معينة تحتاجها بالإضافة الى خبرة استشارية طويلة في قطاعات متعددة هو الأفضل طبعاً، وعموماً هذه بعض السمات التي يجب أن تتأكد من أنها موجودة لدى ال مستشارIT Consultant الذي تود التعاقد معه:

• على المستشار أن يكون على إطلاع ومواكبة دائمة على آخر التقنيات الحديثة (معرفة وليس التخصص)
• لا بد من أن يكون لديه القدرة العالية على فهم تفاصيل الاعمال الإدارية لمنظمتك (كيف تعمل ومن هم عملائك، وأبرز تحدياتك، وأين تريد أن تصل، والفرص والمخاطر التي قد تواجهك.. الخ).
• أن يكون لديه الفهم الإداري لقضاياك الاستراتيجية وعنده مهارات تحليل على المستوى الاستراتيجي قبل التشغيلي.
• عليه أن يمتلك القدرة العالية لترجمه احتياجات العمل الى متطلبات فنية.
• لديه فهم شامل عن إدارة عمليات الأعمال وتحسينها Business Process Management
• أن تكون لديه قدرات تمكنه من مفاوضة وتقييم الموردين.
• أن يمتلك خبرة ومهارة في حوكمة تقنية المعلومات IT Governance، هيكلية المنظمات Enterprise Architecture وإدارة المشاريع Project Management

هل ممكن أن يقوم بهذه الأعمال مدير التقنية IT Manager في المنظمة؟

على فرض أن هذا المدير يحمل تلك السمات التي تحدثت عنها سابقاً إلا إن هذا المدير دوره مهم وحيوي في منظمته، لديه ما يشغله من مهام تشغيلية وإشرافية ومن المربك أن يشغل هذا الدور خصوصاُ في المشاريع التقنية الحساسة.

ما سيميز المستشار الخارجي IT Consultant هنا هو أن لديه خبرات متراكمة من أكثر من عميل سابق وحينما يأتيك سيكون مشبعاً بتجارب قصص وفشل ودروس مستفادة ستسرع عليك الإنجاز وتجنب العديد من المخاطر والعثرات.

في المقال القادم سيكون الحديث بإذن الله عن كيف تقييم مسشتارك …..

وفي تعريف آخر، تُعرف إنترنت الأشياء IoT على أنها شبكة من الأجهزة المادية كالأجهزة المنزلية والصناعية و وسائل النقل وغيرها من العناصر المتصلة عبر حساسات تتصل عبر الانترنت وتتيح توليد وتبادل البيانات فيما بينها وبين الأجهزة الشخصية والخوادم السحابية.

كيف ذلك ؟ دعنا نأخذ مثال عملي يُبسط مفهوم انترنت الاشياء ….

الكرسي الذكي:

هنالك حديث للأستاذ محمد الأحمدي  في TEDx Riyadh يتحدث فيه عن الكرسي القاتل (شاهد الحديث هنـــا) يتحدث فيه عن الأمراض المرتبطة بطول فترة الجلوس على كرسي المكتب.

لا شك أن هنالك حلول عديدة تساهم في حل هذه المشكلة، لكن لنفترض أننا نريد استخدام تقنية انترنت الاشياء لحل هذه المشكلة عبر تحويل كرسي المكتب الذي تجلس عليه لساعات طويلة الى كرسي ذكي!

بحسب تعريف انترنت الاشياء في مقدمة هذه المقالة فإنه بالامكان تحويل كرسي المكتب العادي الى كرسي ذكي عبر تثبيت حساسات Sensors (حساسات حركة ووزن وحساسات حرارة)  بالاضافة الى Actuators وهو عن جهاز اهتزاز vibrator كلها مثبتة على هذا الكرسي.

سيقوم هذا الكرسي بمراقبة ساعات جلوسك وعند تخطي الحد المسموح (نصف ساعة مثلا) يبدأ جهاز الاهتزاز المثبت على الكرسي بالعمل لينبهك بوجوب القيام والتحرك، بنفس الوقت سيقوم حساس الحرارة بمراقبة شدة البرودة وعند انخفاضها عن الحد المسموح سيقوم بإرسال إشارة الى جهاز التكييف (المرتبط أيضا بالانترنت) ويطلب منه رفع درجة الحرارة أو إيقاف المكيف مؤقتاً.

سلوكك هذا في الجلوس (عدد ساعات الجلوس وعدد مرات القيام قيامك وجلوسك ) كله سيتحول الى بيانات يتم تخزينها في قواعد بيانات على الـ Cloud  ، وقتها ستتمكن من الإطلاع على تقارير أدائك من خلال برنامج جوال أو من خلال منصة لتحليل بيناتك!

هيكلية انترنت الأشياء؟

في المثال السابق يتضح لنا بنية نظام انترنت الأشياء يقوم على مبدأ أن البيئة المحيطة يتم قرائتها عبر مستشعرات Sensors، تقوم هذه المستشعرات بتوليد بيانات Data وارسالها الى المتحكمات Controllers لقوم هذه المتحكمات باتخاذ قرارات بناء على البيانات وإرسال أوامر الى المشغلات  Actuators (والذي كان بمثالنا هو جهاز الاهتزاز) أو تقوم بإرسال البيانات عبر الانترنت الى قواعد البيانات Databases أو تتخاطب مع أجهزة IoT أخرى أو تتيح لنا الاطلاع على تحليل البيانات من خلال منصات التحليل أو برامج الجوال.

من الأمثلة التي يمكن الاطلاع عليها لتحليل البيانات الخارجة من نظام انترنت الأشياء هو التقرير التالي والذي تم تصميمه باستخدام منظومة Microsoft Power BI ، هذه البيانات ناتجة من حساسات مثبتة على حاويات إعادة التدوير متصلة بالانترنت (تصفح التقرير باستخدام متصفح الكمبيوتر وليس الجوال).

وهذا المثال الآخر لمنظومة IoT  تُظهر قراءة لحساسات مبنى ذكي Smart Buliding  اسمه Engineering Pavilion Building  في جامعة Curtin University باستراليا.

اختر قسم المبنى الذي تريد تصفحه واطلع على حجم البيانات المتدفقة

وبما أن تخصص البيانات الضخمة Big Data  بات أكثر تداولاً هذه الأيام وهدفاً للعديد من المتخصصين! ستجد  في هذا الموضوع مدخلاً نحو بعض المفاهيم وتعريفاً لبعض المصطلحات المتعلقة بالبيانات الضخمة التي يجب فهمها جيداً قبل الخوض في بحر الـ Big Data.

البيانات، المعلومات والمعرفة:

ماهي البيانات، وماهي المعلومات، وما هي المعرفة وما الفرق بينهما؟

البيانات هي صفات تصف شيء أو حدث معين بالأرقام أو الكلمات أو الرموز بحيث تكون مجمعة عبر برنامج أو من خلال نماذج ورقية او الكترونية تقوم بتعبئتها بطرق مختلفة… وكأبسط مثال على البيانات أن يكون لديك بيانات عملاء الشركة أو بيانات سجل زيارات المرضى في المستشفى، سجل حضور وانصراف الموظفين، أو تغريدات شخص ما على تويتر…. هذه كلها بيانات! عادة تكون مخزنة في سياق معين وحجمها بالعادة يتضخم بسرعة مع مرور الوقت.

وجود البيانات بهذا الشكل لن يكون له فائدة تُذكر سوى أن لديك أرشيف ضخم يمكنك استرجاعه لاحقاً لكن لا يمكن أن تبني عليه أي قرار أو تقرأ من خلالها أي مؤشرات!

لكي تستفيد من هذه البيانات، لا بد من تحويلها الى المعلومات …
ما هي المعلومات:

في حال تم دراسة هذه البيانات وتحليلها ووضع علاقات منطقية بين جداول هذه البيانات (Table relationship) فستحصل وقتها على المعلومات، وبالتالي نجد هنا أن البيانات هي المادة الخام للمعلومات! كيف؟

لنفرض مثلا ان لديك جدول بيانات يحتوي على البيانات الأساسية للمرضى (رقم المريض، اسمه، جنسه، وتاريخ ميلاده، وعنوان سكنه ومعلومات الاتصال وغيرها) وجدول بيانات آخر يحتوي على سجل الزيارات المرضى (رقم المريض، تاريخ زيارته، الأعراض التي يعاني منها، تشخيص الطبيب للحالة، اسم الطبيب المعالج، الأدوية المصروفة.. الخ)

الى هنا كل ما ذكر هو عبارة عن بيانات موزعة في جداول ….

بتأمل بسيط لجداول البيانات هذه، وبعد ربط الجدولين (جدول البيانات المريض+ جدول سجل زيارات المريض) وأجريت عليها بعض الإحصائيات ستتمكن من الحصول على المعلومات التالية:

• عدد ونسبة الحالات المرضية التي استقبلتها المستشفى خلال فترة زمنية
• أكثر الأمراض انتشاراً بحسب:
  1. بحسب الفترة الزمنية
  2. بحسب الفئة العمرية
  3. بحسب المناطق الجغرافية
  4. بحسب الجنس
• علاقة الأعراض بالأمراض
• أكثر الأدوية استهلاكاً وفعاليةً لعلاج كل مرض
• أكثر الأطباء كفاءة
• أكثر الأطباء الذين يتم زيارتهم
• وغير ذلك الكثير ….

البنود السبعة أعلاه هي ما تسمى معلومات، يمكنك كباحث أو كطبيب اتخاذ قراراتك بناءً على هذه المعلومات، بينما لو بقيت جداول البيانات كما هي فلن تتمكن من اتخاذ أي قرار بناءً على تلك البيانات.

المعرفة:

تتكون المعرفة عبر الاستخدام الأمثل المعلومات بدمجها مع الخبرات المتراكمة عند القارئ لهذه المعلومات، فالمعلومات هي أدوات تكون مساندة لصاحب القرار في اتخاذ قراته في قيادة منظمته، لكن تبقى الخبرة مدخل مهم لمعرفة الكيفية في استخدام هذه المعلومات وتحويلها الى معرفة يمكن نقلها لاحقاً وتوثيقها ونشرها وفق سياسات معينة.

مما سبق نجد أن البيانات هي مدخل رئيسي ومهم جداً لصحة المعلومات والمعرفة التي يتم بناؤها اعتماداً على هذه البيانات.

عودة الى البيانات الضخمة….ما هي البيانات الضخمة؟

نحن نتعامل يومياً مع كم هائل من البيانات، تخيل معي حجم البيانات التي تقرأها من مواقع التواصل الاجتماعي، من البريد الالكتروني، الأخبار، رسائل الجوال والواتس أب ، تخيل أيضا البيانات المُجمعة من أنظمة تتبع المواقع الجغرافية GPS  ، وانترنت الأشياء IoT التي تجمع كميات هائلة من البيانات من الحساسات Sensors …. الخ.

هنالك إحصائية نشرها موقع فوربيس ميديل إيست تذكر أنه بحلول عام 2020 سيكون هنالك أكثر من 31 مليار جهاز متصل بالإنترنت (تخيل كمية المعلومات الناتجة من هذه الأجهزة)، وذكرت الإحصائية أيضاً أن حصة كل فرد من البيانات هي 1.7 ميجابايت في الثانية، وهنالك توقع أن تصل حجم البيانات على الشبكة 4.4 زيتابايت (يعني 440,000,000,000,00 مليار جيجا بايت ) !

هذه البيانات لا تكون في نفس السياق Context   (بعضها نصوص، وبعضها صورـ وبعضها بجداول وبعضها بملفات …الخ) ولذا أصبح هنالك حاجة لإيجاد دليل آلية للتعامل مع كل هذه الأنواع من البيانات واستخلاص المعلومات بشكل شامل، وهذا هو مفهوم البيانات الضخمة.

الهدف الأساسي من التعامل مع هذه البيانات الضخمة هو دراسة الماضي والحاضر والتنبؤ بالمستقبل

هنالك تقنيات عديدة تساعد على تجميع هذا البيانات بشكلها الخام، منها بروتوكول MQTT  وهو بروتوكول متخصص لرصد هذه البيانات ويستخدم في ارسال واستقبالها ، ويُعد بديلاً أسرع بكثير من البروتوكولات الأخرى كالـ HTTP مثلاً. الحوسبة السحابية مهم جدا في التعامل مع البيانات الضخمة، إذ إنه من الصعب والمكلف جداً تأمين بيئة محلية سريعة تعمل على الاستجابة لرصد الكم الهائل من البيانات المتدفقة .

من أهم السمات التي تتسم بها البيانات الضخمة أنها بيانات غير مهيكلة NoSQL بمعنى انها لا تفرض أي صيغة معينة لشكل البيانات ففي البيانات الضخمة تكون المصادر مختلفة وكل مصدر تكون البيانات بشكل مختلف أيضا البيانات الضخمة عادة تكون موزعة على أكثر من مكان على عكس البيانات العادية التي تكون بالعادة مخزنة في سيرفر واحد ، يم

كن التعامل مع كل تلك البيانات الموزعة وكأنها موجودة في مكان واحد وهذا هو مفهوم الـ Distributed Data Processing

من أهم التقنيات التي المستخدمة في تخزين البيانات الضخمة هي Document-based Database وأشهر تقنية منتشرة ومستخدمة حالياً هي الـ JSON (JavaScript Object Nation)  ويمكن ترجمتها بأنها البيانات المعتمدة على المستندات (على عكس البيانات العادية SQL المعتمدة على الهياكل والجداول والعلاقات).

الكثير من أنظمة قواعد البيانات تلك مفتوحة المصدر، ومن أشهر قواعد البيانات الغير مهيكلة NoSQL:

• MonogoDB
• Hadoop
•  Elasticsearch
• Neo4j
  
• Amazon DynamoDB

عرض البيانات Data Visualization

طالما تُذكر البيانات، فلا بد من ذكر الأدوات التي تعرض البيانات بشكل يتناسب مع الاحتياج لدى المنظمة بطريقة تدعم صناع القرار بشكل مرئي و سهل وبسيط،

من أشهر التقنيات المستخدمة  في عرض البيانات:

• Tableau
• js
• JupyteR
• PowerBI
• QlikView

لا بد أن هنالك حلقة ضائعة، فالتقنية وُجدت لتحل المشكلة لا أن تَخلُق مشكلة أخرى! للتغلب على هذه إشكاليات من هذا القبيل وُجدَ ما يُسمى الحوكمة …. حوكمة تقنية المعلومات!

ما هي حوكمة تقنية المعلومات IT governance (ITG) ؟

حوكمة تقنية المعلومات – بحسب تعريف Gartner – أنها العمليات التي تضمن الاستخدام الكُفئ والفعال لتكنولوجيا المعلومات في تمكين المنظمة من تحقيق أهدافها الاستراتيجية.

وبتعريف أكثر تفصيلاً: حوكمة تقنية المعلومات تُعبر عن الأدوات والعمليات والمنهجيات المستخدمة التي تُمكِّن المنظمة من موائمة استراتيجيتها وأهدافها من خلال التقنية (الخدمات والبرامج، والبنية التحتية وغيرها)، و تشمل السياسات التي تستطيع قياس ورصد الكيفية التي تدار بها النظم وأساليب الضبط.

إذ تقوم الحوكمة على بناء علاقة تنظيمية بين أعمال المنظمة وتقنية المعلومات بالإضافة الى ضبط العلاقة التي يمكن للمستخدمين العمل بها معا عبر الحدود التنظيمية.

تمنح الحوكمة القدرة للإدارة في تقييم وقياس وإدارة موارد تقنية المعلومات لدعم تحقيق المنظمة لأهدافها الاستراتيجية العامة.

الفوائد الرئيسية:

• تقليل المخاطر المتعلقة بتقنية المعلومات
• تقلل التكاليف
• مفاجئات أقل أو شعور أقل بالاحباط عند متابعة المشاريع التقنية
• تحسين في الجودة
• تحسين في تقديم الخدمات المرتبطة بالتقنية.

خمس مناطق أساسية تركز عليها الحوكمة:

1. الموائمة مع الاستراتيجية
   حيث يتم ربط أهداف إدارة تقنية المعلومات بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة بشكل يجعل التقنية تساهم في تحقيق هذه الأهداف.
   شخصياً، أعتقد أن هذه النقطة أهم مافي الموضوع، إذ لو كانت التقنية فعلاً تساهم في تحقيق الأهداف العامة للمنظمة لن يُنظر لإدارة التقنية على أنها مركز تكلفة بل ستكون عصب حيوي هام لن تتمكن المنظمة من التقدم دونها.

1. القيمة المقدمة
   ويشمل التأكد من تحقيق القيمة المقدمة لتقنية المعلومات (IT value proposition)،
   بعبارة أخرى: التأكد من أن ادارة تقنية المعلومات تقوم بالدور الصحيح للحصول على المنافع التي تم إطلاق المشاريع والمبادرات لتحقيقها، كما تتركز على تحسين النفقات المرتبطة بالـ IT  بالإضافة الى التحكم في المشاريع والعمليات التشغيلية مع الممارسات التي تزيد من احتمال النجاح (ضبط الجودة والمخاطر والوقت والميزانية والتكلفة .. الخ)
2. إدارة الموارد
   والحديث هنا عن إدارة الموارد بكافة أشكالها بشكل أكثر فعالية، بالاضافة الى هيكلية فريق التقنية بشكل أكثر كفاءة والاستثمار الأمثل واستخدام وتخصيص موارد وقدرات تكنولوجيا المعلومات (الأشخاص والتطبيقات والبنية التحتية والبيانات) والعمل على تعظيم كفائتها وتحسين تكاليفها بالإضافة الى تحسين المعرفة والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، ومعرفة أين وكيف يتم الاستعانة بمصادر خارجية (IT Outsource).
3. إدارة المخاطر
   الحديث هنا عن مسؤوليات إدارة المخاطر في تشغيل المشاريع التقنية، وحماية أصول تكنولوجيا المعلومات الملموسة والغير ملموسة، واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث واستمرار العمل.
   لا بد من رفع الوعي بمخاطر تكنولوجيا المعلومات على أساس التقييم المستمر. و نشر الشفافية بين جميع أصحاب المصلحة واعتماد مناهج وأطر عمل إدارة المخاطر في المنظمة.
4. إدارة الأداء التقني
   تعريف الهيكلية التي يمكن قياس الأهداف المتعلقة بالاعمال عبر استخدام بطاقات بطاقة الأداء المتوازن للتقنية IT Balance scorecard  و التي تترجم الاستراتيجية التقنية إلى أفعال لتحقيق أهداف قابلة للقياس تتجاوز المحاسبة التقليدية وذلك عبر وضع مؤشرات أداء KPI’s ومبادرات يتم قياسها بشكل دوري.
   
   إعتماد نظام بطاقة الأداء التقني المتوازن للتقنية IT Balance scorecard  كنظام رقابي لأداء عمل تقنية المعلومات سيُعزز أعمال المنظمة بشكل كبير ويدفع نحو تحقيق الاستراتيجية، كما إن إعتماد نظام المعيارية لمقارنة الأداء (benchmarking) مع المنظمات الأخرى في إدارة التقنية سيحسن من مخرجات التقنية بشل عام ويقودها نحو الأفضل.

هنالك أطر عمل مشهورة في حوكمة العمليات ومنها:

1.   Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
   بحسب تعريف Wikipedia : فهي مجموعة من المفاهيم والممارسات لإدارة خدمات تقنية المعلومات تعطي مكتبة البنية التحتية لتقنية المعلومات وصفا مفصلا لعدد من الممارسات الهامة في تكنولوجيا المعلومات، وتوفر قوائم مرجعية شاملة، بالإضافة إلى المهام والإجراءات التي يمكن أن تقوم اي شركة بالتعديل عليها لتناسب احتياجاتها, يتم نشر هذه المفاهيم والممارسات في سلسلة من الكتب كل كتاب منها يغطي جزء من إدارة تقنية المعلومات ويطلق عليها اسم ITIL بالإنجليزية.
2. COBIT
   اطارعمل كوبيت COBIT  من أشهر إطارات عمل الحوكمة وهو إطار قياسي مكون من عدة ادوات تساعد مديرى المؤسسات على تقليل الفجوة وتقليل المخاطر بين نظم المعلومات والاحتياجات الفنية واحتياجات الأعمال الأساسية للمؤسسة.
   ويساعد هذا الإطار أيضا على توفير خريطة طريق مسبقة للتواصل بين نشاطات اقسام نظم المعلومات والاتصالات مع مديرى المؤسسة والمساهمين وأطراف أخرى يمكن ان يكون لها علاقة أو مصلحة من حوكمة نظم المعلومات. (ويكيبيديا
   للمزيد عن COBIT الموقع الرسمي: http://www.isaca.org/COBIT/Pages/default.aspx

تعتبر حوكمة تقنية المعلومات جزء لا يتجزأ من حوكمة الشركات ومن منظومة الحوكمة بمفهومها العام، وتقع مسؤولية حوكمة التقنية على عاتق مجلس يتم تأسيسه بالشراكة بين المدراء التنفيذيين والتقنيين ويتولى المدير التنفيذي لتقنية المعلومات Chief Information Officer (CIO)إدارتها ومتابعة تنفيذها.

يتولى هذا المجلس وضع اللوائح والسياسات والعمليات التي يتوجب على المنظمة اتباعها والوفاء بها وذلك بعد فهم القضايا المتعلقة بأصل نشاط المنطمة (التجارية، الخيرية … الخ) مثل المتطلبات التنظيمية،
وبعدها يتم تحسين السياسات العامة و إنشاء دليلأ لأفضل الممارسات يتم تعميمه على أفراد المنظمة ذات العلاقة و وضع المعايير البرمجة والتصميم السليم.

يتيح Ms. Project لمدير المشاريع إمكانية تتبع تقدم العمل في المشروع وذلك عبر رصد الأعمال الفعلية التي تمت على المشروع ليقوم البرنامج باحتساب الجهد والتكلفة الفعلية والمتوقعة ويتنبأ بالزمن والجهد المتوقع عند انتهاء المشروع إضافة الى فروقات الأداء Performance Variances كمايُظهر مؤشرات وتقارير تساند صناع القرار في تحسين أداء المشروع.

جميع تلك الفوائد وغيرها الكثير لا يمكن أن تتم دون استخدام خاصية الـ Baseline (خط الأساس)

ما هو Baseline (خط أساس المشروع):

هو عبارة عن نسخة لتفاصل خطة المشروع يحتفظ بها برنامج مايكروسوفت بروجكت عند إكتمال عملية التخطيط للمشروع.

يقوم الـ Baseline  بتخزين بيانات خمسة عناصر أساسية لكل مهمة وهي:

1. تاريخ بداية كل مهمة ( Task start date)
2. تاريخ نهاية كل مهمة (Task Finish Date)
3. المدة الزمنية لكل مهمة (Task Duration)
4. التكلفة المادية لكل مهمة (Task Cost)
5. مقدار العمل لكل مهمة (Task Work)

يقوم برنامج Ms Project  بتخزين المعلومات أعلاه كمرجع للخطة الأصلية ويقوم بمقارنتها مع التغيرات التي تحدث أثناء العمل على المشروع.

متى استخدم الـ Baseline:

عادة يتم ضبط خط أساس المشروع (Baseline) عند اكتمال الخطة واعتمادها من قبل راعي المشروع وبقية أصحاب المصلحة Stakeholders وقبل البدء فعلياً بالمشورع وتحديث الخطة.

كيف أضبط خط أساس المشروع؟

من خلال القائمة  Project > Set Baseline > Set Baseline.

ستجد في الاعدادات الافتراضية أن البرنامج سيقوم بتخزين المعلومات لكافة المهام الموجودة في الخطة ….

ما عليك إلا إختيار على زر الموافقة

كيف أتأبع الخطة بعد تطبيق خط أساس المشروع Baseline؟

بعد تطبيق خط الأساس وتحديث خطتك بالعمل الفعلي لمشروعك، يمكنك مقارنة أداء مشروع بالشكل الذي خُطط له مع الوضع الفعلي للمشروع.

أسهل طريقة لمتابعة تقدم سير المشروع هو من خلال مخطط تتبع جانت Tracking Gantt،يمكن الدخول عليه من خلال القائمة View >Gantt Chart > Tracking Gantt)

مخطط تتبع جانت هو مخطط شبيه بمخطط Gantt Chart لكن يُوضح لكل مهمة ما هو وضعها الحالي مقارنة بما كان قد خُطط لها … ستجد أن كل مهمة فعلية يُعبر عنها مستطيل باللون الأحمر وآخر تحته باللون الرمادي الغامق (وهو شكل المهمة عند وضع الخطة).

في هذا المثال من الخطة، ستجد أنه حصل تأخير في المهمة رقم 6 “رسم الخرائط” فالمفروض أن تستهلك 3 أيام وفعلياً استغرقت 7 أيام حتى انتهت! لاحظ بقية المهام، ستجد أن التأخير انعكس على مهام أخرى وقعت في نفس المسار.

جدول فروق الأداء Variance Table:

هنالك أيضاً إمكانية لمتابعة الفروقات التي طرأت على التكاليف والأعمال في المشروع، يتم ذلك من خلال استعراض جدول الفروقات Variance Table ( فروقات التكلفة وفروقات العمل) ويمكن الوصل لهذا الجدول من

خلال القائمة: View > Tables > Variances

في الجدول أدناه تجد أن هنالك تغيير في المهمة رقم 6 (بدلا من أن تنجز خلال 3 أيام، تم انجازها خلال يومين) وهذا ما أدى الى توفير يوم (انظهر خانة Finish Variance -1 day) وتم توفير بالتكلفة  900 ريال (انظر خانة Cost Variance = -900 SR) وبطبيعة الحال تم توفير 21 ساعة عمل (انظر خانة Work Variance).

هنالك ضوابط في قراءة قيم الفروقات:

• عندما تكون النتيجة بالقيمة السالبة فهذا يعني أن الأداء جيد وأفضل مما خُطط له.
• عندما تكون انتيجة بالقيمة الموجبة فهذا يعني أن الأداء ليس في صالح الخطة وهنالك تأخيرات أو زيادة في المصاريف أو العمالة.

أي اسئلة، فضلا ضعها في خانة التعليقات …

مبدئياً سيكون الحل متاحاً في 14 دولة عبر الخدمة السحابية وهي: الولايات المتحدة الأمريكية، الدينمارك، بريطانيا، هولاندا، ألمانيا، إسبانية، إيطاليا، فرنسا، كندا، النمسا، سويسرا، بلجيكا ، السويد وفليندا، وذلك ابتدْاءً من 2 إبريل 2018

ويقدم Dynamics 365 Business Central للشركات حلاً منفردًا لإدارة الشؤون المالية والعمليات والمبيعات وخدمة العملاء ، وفرصة للترقية بسهولة من برامج المحاسبة العادية وأنظمة الـ ERP القديمة.

يقدم Business Central إمكاية الربط مع الخدمات السحابية الأخرى من Microsoft مثل الـ Office 365 ويمكن تخصيصها أو توسيعها لاحتياجات صناعية محددة باستخدام PowerApps و Microsoft Flow و Power BI.

يُدكر أن هنالك ما يزيد عن 160000 عميل يتبنون نظام Dynamics Nav  يعمل عليه ملايين المستخدمين.

وفقاً لموقع Business Central site سيكون السعر متوفراً عبر فئتين:

تحدث الى مايكروسوفت مباشرة عبر موقعها الجديد الذي أطلقته مؤخراً وابدأ بطرح أفكارك التحسينيةالتي تريد رؤيتها في برامج مايكروسوفت أو التصويت على أفكار الآخرين وذلك عبر الرابط :https://experience.dynamics.com

يُذكر أن مايكروسوفت أطلقت هذا الموقع الذي حل مكان موقع  Microsoft Connect رغبة منها بالاستماع الى تجارب عملائها حول العالم.

يمكنك المشاركة بأفكارك حول منتجات داينامكس مثل:

1.  Microsoft Dynamics 365
2. Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition
3. Microsoft Dynamics 365 for Financials
4. Microsoft Dynamics GP
5. Microsoft Dynamics 365 for Retail

للإطلاع على المقالات السابقة :

1. نصائح لجدولة المشاريع في Microsoft Project (أولاً: الإعداد بيئة العمل)
2. نصائح لجدولة المشاريع في Microsoft Project (ثانياً: تعريف WBS)
3. نصائح لجدولة المشاريع في Microsoft Project (ثالثاً: التعامل مع التواريخ)

النصيحة الرابعة : لا تبدأ مشروعك وفي الخطة إشارات حمراء على استخدام الموارد Resource

أقصد في ثنايا الكلام هنال بالموارد هي موارد العمل Work resource والتي تمثل عادة اسماء الموظفين في المشروع.

أثناء تعيين الموظفين Recources  على المهام Tasks ستواجه مشكلة أن بعض الموظفين يتم إسنادهم على مهام تفوق ساعات الدوام اليومية المعرفة في النظام

وذلك بسبب أن الموظف لديه أكثر من مهمة في نفس الوقت! لا بد من معالجة المشكلة قبل الاستمرار.
استخدام أداة عرض مخطط الموارد Team Planner  يساعدك بشكل كبير في تحديد الخلل المشاكل ويقدم لك اقتراح لحل مشكلة زيادة المهام على الموظف عبر إسناد هذه المهام الى موظف آخر غير منشغل في نفس الوقت أو عبر إعادة جدولة هذه المهمة.

يمكنك الوصول الى مخطط عرض الموارد Team Planner  عبر المسار التالي

View –> Resource View —> Team Planner

ستظهر أسماء الموارد التي فيها إشكالية باللون الأحمر، وستظهر إشارة حمراء حول المهام التي فيها تعارض، في المثال بالصورة أعلاه بإمكانك نقل المهمة الى موظف آخر عبر سحب المهمة من عند الموظف خالد ووضعها عند الموظف عادل أو تحريك المهمة بشكل أفقي  لتبقى المهمة عند خالد لكن ليقوم بها في اليوم الذي يليه.

يمكنك الإطلاع على كل ما هو جديد في برنامج Microsoft Dynamics GP 2018 * عبر الرابط:

https://mbs2.microsoft.com/fileexchange/?fileID=9fb63c2c-ce94-48a0-b576-77de0b945825

لتحميل النسخة الجديدة من برنامج Microsoft Dynamics GP 2018 * :

https://mbs.microsoft.com/customersource/northamerica/GP/downloads/product-releases/MDGP2018_Release_Download

* للتحميل يجب أن يكون لديك صلاحية للدخول الى Microsoft Customer Source

تذكر دائماً أن بناؤك لخطة محكمة يزيد من كفاءة المشروع وتجعل استخدامك لبرنامج بروجيكت ذو معنى أكبر و أكثر كفاءة.

هذه التدوينة الثالثة، للإطلاع على التدوينات السابقة:

1. نصائح لجدولة المشاريع في Microsoft Project (أولاً: الإعداد بيئة العمل)
2. نصائح لجدولة المشاريع في Microsoft Project (ثانياً: تعريف WBS)

النصيحة الثالثة: لا تُدخل مواعيد بدء وإنتهاء المهام إلا في حالات استثنانية!

لتحصل على أكبر منفعة من برنامج مايكروسوفت بروجيكت ، التاريخ الوحيد الذي يجب إدخاله هو تاريخ بدء المشروع فقط Project start Date! ويتم ذلك من خلال القائمة

Project — > Project Information

واترك مسألة تخطيط بقية المهام لبرنامج Microsoft Projet، إعمل على مبدأ أن البرنامج هو من سيخبرك بمتى يتوجب على مهامك أن تنتهي، فطالما الإعتبارات التي أدخلتها إبتدأً صحيحة(تم ذكرها هنــا)، فتوقع أن النتائج ستكون دقيقة، فبقية تواريخ بدء وانتهاء المهام والمراحل، سيتم إدراجها تلقائياً بحسب مواعيد عمل مشروعك وتوفر مواردك، وهذا طبعاً في حال كان خيار الجدولة التلقائية مفعلاً (Task Mode = Auto Scheduled) وكان هنالك ربط سليم بين مهام المشروع.

لذا لا بد من وجود منهجية أخرى مرنة تحل الاشكاليات الموجودة في العمليات المتسلسلة في منهجية الـ PMP ! وهنا برزت منهجية الأجايل Agile Project Management

منهجية الأجايل هي منهجية لإدارة المشاريع ترتكز على عملية التخطيط قصير المدى عبر دورات تطوير قصيرة تسمى “Sprints” للتركيز على التحسين المستمر في تطوير منتج أو خدمة، تم الإعلان عن بيان منهجية الأجايل رسمياً “بيان أجايل” (Agile Manifesto) في عام 2001 حيث أُعلن فيه عن 4 قيم أساسية و 12 مبدأ يُرَكز من خلاللها على قيمة الأعمال المتحصلة Business Value.

القيم الأساسية لمنهجية الأجايل:

1. التركيز على التفاعل بين الأفراد وأصحاب المصلحة أكثر من التركيز على العمليات والأدوات
2. التركيز على مخرجات قابلة للعمل (برامج،منتج .. الخ) أكثر من التركيز على التوثيق المركز
3. التركيز على التعاون وإشراك العميل أكثر من أن تركز على التفاوض والالتزام بالعقود
4. تفتح باب الاستجابة للتغيرات التي تطرأ على أثناء المشروع دون الخوض بتعقيدات طلبات التغيير حتى ولو كانت على حساب تعديل خطة العمل

يتكون فريق العمل الذي يتبع منهجية أجايل Agile من:

مالك المنتج Product Owner

صاحب المنتج يمثل أصحاب المصلحة وصوت العميل. وهو مسؤول عن ضمان أن الفريق يُسلم ويطور في المنتج بشكل دوري. صاحب المنتج يكتب (أو لديه فريق) يقوم بكتابة متطلبات المنتج أو المشروع بشكل تراكمي دون تحديد وقت زمني لها على أن يتم اعطاء الأولوية لهذه المهام ليتم طرحها على فريق التطوير في كل دورة تطويرية (الدورة التطويرية قد تكون اسبوع او اسبوعين).

ملاحظة: تركز “أجايل” على القابلية والتكيف مع متغيرات المنتج أو المشروع فلا تؤمن بالتخطيط المستفيض لمهام قد تستغرق أشهر أو سنوات ليتم طرحها في السوق او على المستخدم النهائي.

فريق التطوير Development Team

فريق التطوير هو المسؤول عن تخطيط، انجاز وتنفيذ المهام خلال كل دورة تطويرية. انه العنصر الأهم و عمود الأساس لفريق العمل.يتكون فريق التطوير من 3-9 أشخاص ذوي مهارات متعددة الوظائف (تحليل، تصميم، تطوير، اختبار، توثيق.. الخ) ما يميز فريق التطوير هو التنظيم الذاتي. لا يوجد مسؤول تقني، الفريق يدير نفسه بنفسه بكفاءة ومهارة عالية.

Scrum Master

وهو الشخص المسؤول عن إزالة العقبات التي تحول دون قدرة الفريق على تقديم أو طرح الدورة التطويرية بنجاح “Sprint”

scrum master ليس قائدا للفريق . انه يعمل كحاجز بين الفريق وأي تأثيرات سلبية تشتت الفريق عن انجاز مهامه. مهمته ايضا التأكد من عدم كسر آلية العمل وقواعد “أجايل” التي يعمل بها الفريق. كما انه مسؤول عن حماية فريق التطوير وابقاء تركيزه على المهام التي بين يديه. يختلف scrum master عن مدير المشاريع بأن الأخير قد يتم توكيل مسؤوليات له تتعلق بإدارة الأفراد وهي مسؤولية لا يتم اسنادها ل scrum master لتجنب التشويش على ادارة المشروع نفسه.

بالاضافة الى ذلك هناك ايضا أدوار ثانوية في فريق “أجايل” وهي أدوار ليست ذات طابع رسمي وتكون غالبا بشكل نادر، ولكن يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار.

أصحاب المصلحة Stakeholders

أصحاب المصلحة هم الزبائن أو البائعين أو المسيرين للمنتج. وغالبا ما يكون فريق التسويق او ادارة العمليات ودعم المنتج وهم يشاركون مباشرة في الاطلاع على اخر التحديثات التي طرأت على المنتج في نهاية الدورة التطويرية وقبل طرحها بيوم واحد.

المدراء Managers

وهم الأشخاص الذين يسيطرون على بيئة العمل و الأمور الإدارية.

المبادئ الاثنى عشر لمنهجية الأجايل:

1. الهدف الأسمى هو إرضاء العميل عن طريق التسليم المبكر والمتواصل لبرمجيات ذات قيمة.
2. الترحيب بتغيير المتطلبات ولو في مراحل متقدمة من التطوير. فمناهج الأجايل تُسخر التّغيير لصالح الميزة التنافسية للعميل.
3. تسليم برمجيات صالحة للاستعمال على فترات منتظمة، من أسبوعين إلى شهرين، مع استحسان المدة الزمنية الأقصر.
4. يجب أن يعمل كلاً من المهنيين (العارفين بالمِهنة) والمطورين معاً بشكل يومي خلال فترة المشروع.
5. الاعتماد في بناء المشاريع على أفراد متحمسين. مع توفير البيئة المناسبة والدعم اللازم، ومنحهم الثقة من أجل إنجاز العمل.
6. أكثر الطرق فاعلية وتأثيراً لتواصل المعلومات إلى فريق التطوير وبين أفراده هي التخاطب وجهاً لوجه.
7. البرمجيات الصالحة للاستعمال هي المقياس الرئيسي للتقدم.
8. مناهج الأجايل تشجع التطوير المستدام. ينبغي على الرعاة والمطورين والمستخدمين أن يكونوا قادرين على الحفاظ على وتيرة ثابتة على الدوام.
9. الاهتمام المستمر بالتفوق التقني والتصميم الجيد يعزز درجة الأجايل.
10. البساطة—فن تقليص الأعمال غير الضرورية—أساسية.
11. إن أفضل البنيات والمواصفات والتصميمات تنبثق من فرق العمل ذاتية التنظيم.
12. يراجع فريق العمل على فترات منتظمة كيف يصبح أكثر فاعلية، ثم يدقق ويضبط سلوكه وفقا لذلك.

من أهم ميزات العمل بمنهجية الأجايل Agile هو زيادة المرونة والانتاجية والشفافية بالإضافة الى تسليم منتجات عالية الجودة للعميل، إنخفاض كبير في المخاطر، رضى مرتبع للعميل ولأصحاب المصلحة

المصادر:

1. Agile project management: A comprehensive guide
2. ألية أجايل في تطوير المشاريع
3. Agile Software development

هذه التدوينة الثانية، للإطلاع على التدوينة السابقة: http://www.monzerosama.com/?p=2086

النصيحة الثانية: لا تبدأ بتعريف المهام على البرنامج قبل الانتهاء من تعريف هيكلية البيانات WBS

عليك أن تخطط للتخطيط! نعم لا تبدأ بالعمل على برنامج Projcet 2016 مالم تكن متأكداً من علاقة المهام فيما بينها ووضعها بأكمل شكلٍ ممكن وذلك عبر تصور واضح لهيكلية المهام Work Breakdown Structure .
شخصياً قبل أن أبدأ بوضع الخظة على برنامج Microsoft Project، أستخدم أحد برامج الخرائط الذهنية وهو برنامج Mindjet  وذلك لبناء هيكل المهام بشكل خريطة ذهنية، و أضع جميع المهام الرئيسية وتفرعاتها واربط أسماء الموارد بكل مهمة، وأستمر بالاضافة والتعديل على هذه الخريطة وبعد التأكد من إتمام العمل، أقوم بتصدير الملف الى مايكروسوفت بروجيكت وبذلك أكون قلصت عملية إدراج المهام في برنامج بروجكت ولم ألجئ الى وفك المهام وإعادة ربطها من جديد.

أضع بين يديك أفضل خمسة ممارسات في وضع خطة أي مشروع باستخدام برنامج إدارة المشاريع مايكروسوفت بروجيكت Microsoft Project 2016 ، سأجعل كل نصيحة في تدوينة منفردة

أولا: لتكن بدايتك سليمة، تأكد من إعداد بيئة العمل

1. يتعين عليك ضبط خيارات التقويم ويشمل ذلك إعداد مواعيد العمل المرتبطة بالفريق الذي سيعمل على مشروعك (أيام العمل وساعات الدوام) بالإضافة الى العطل الاسبوعية وساعات الاستراحة ،كما لا تنسى ضبط العطلات الموسمية (كعطل الأعياد، أو أي العطل الرسمية)، هذا من شأنه أن يضبط لك الزمن والجهد الحقيقي أثناء عملية التخطيط والمتابعة ويُجنبك من الوقوع في تأخيرات في حال تزامن مع المشروع مع عطل أو مواسم معينة مثل الدوام في شهر رمضان مثلاً.
2. تأكد من تفعيل إعداد خيارات الجدولة التلقائية
3. تأكد من تفعيل خيار الربط الآلي للمهام الجديدة المدرجة أو عند نقل المهام
   ويتم ذلك من القائمة
   File –> Option —> Schedule — > Autolink inserted or moved tasks
   

يتيح برنامج Microsoft Project 2016 مجموعة من التقارير والرسوم البيانية التي تُساعد مدراء المشاريع وصناع القرار في إدارة موارد مشروعاتهم، ومن التقارير المهمة هي:

الرسم البياني الأول:
نظرة عامة عن تكاليف الموارد  Resource Cost Overview

يحتوي هذا الرسم البياني على ثلاثة رسوم بيانية تعطي نظرة سريعة وشاملة حول جميع التكاليف المرتبطة بموارد المشروع وكيفية توزعها وسلوك صرفها ..
الرسم التالي يوضح شكل هذه الرسوم البيانية ويليه تفاصيل كل رسم

– حالة تكلفة موارد العمل COST STATUS
   يُظهر مقارنة بين تكلفة موارد العمل في المشروع مع توضيح التكلفة المتبقية والتكلفة الفعلية لكل مورد ويُبين لو تجاوزت الموارد التكلفة المخطط له أم لا
– توزيع التكاليف  COST DISTRIBUTION
يُظهر هذا الرسم البياني أين تتوزع مصاريف المشروع بين الموارد (العاملين، المواد، التكاليف الأخرى)
– تفاصيل تكلفة الموارد COST DETAILS
يُبين هذا الجدول اسم كل مورد بالإضافة الى عدد ساعات

العمل الفعلية والتكاليف الفعلية في المشروع بالإضافة الى التكلفة القياسية لكل مورد
للوصول الى هذه الرسوم البيانية:

من قائمة التقارير Report >> تكاليف Costs >> نظرة عامة على التكاليف Resource Cost Overview

الرسم البياني الثاني :
نظرة عامة عن الموارد  Resource Overview

تُبين هذه الرسوم البيانية حالة وأداء الموارد داخل المشروع، عبر ثلاثة رسوم بيانية فرعية كالتالي:

– إحصائيات الموارد Resource Stats
  يُظهر هذا الرسم البياني توزع ساعات العمل على الموارد مُبيناً لكل مورد إجمالي ساعات العمل و عدد  الساعات المُنجَزة وفيما لو تجاوزت هذه الساعات خط الأساس Base Line أم لا
– حالة إنجاز العمل Work Status
   يُظهر هذا الرسم البياني إجمالي النسبة المئوية لانتهاء كل مورد من مهامه داخل المشروع
– حالة الموارد
يُظهر هذا التقرير الفترة الزمنية لالتزام كل مورد في المشروع بالإضافة الى حجم العمل المتبقي مُمثلاً بعدد الساعات المتبقية

للوصول الى هذه الرسوم البيانية:
من قائمة التقارير Report >> موارد Resource >> نظرة عامة على الموارد Resource Overview

تقرير:

استخدام الموارد  Resource Usage Tools

يُعتبر هذا التقرير من أفضل التقارير التفاعلية التي تُبين استخدام الموارد في المشروع، إذ يعرض التقرير اسم كل مورد  Resource وإجمالي عدد الساعات المطلوبة منه في المشروع وتحته تفصيل المهام المسؤول عنها وتوزيع الساعات على كل مهمة.
في القسم الآخر الآخر من التقرير يعرض توزع هذه المهام على الفترات الزمنية.

فكما تلاحظ في الرسم يشير الى أن الموظف أحمد مطلوب منه 48 ساعة عمل في المشروع موزعة على أربعة مهام، في المهمة المسماة ” مهمة 5″  مطلوب منه 16 ساعة، وهذه الساعات مطلوبة منه على يومين  بتاريخ 4/4/2017 و 5/4/2017 بمعدل 8 ساعات يومياً.أنت الآن كمدير مشروع ستتمكن – مثلاً – من اتخاذ قرار في حال لو قدم هذا الموظف طلب إجازة في تاريخ سيُخبرك Microsoft Project إن كان مطلوباً في مهمة داخل المشروع أم لا …

للوصول الى هذا العرض من قائمة Task أو  Resource اختر Resource Usage من القائمة المنسدلة View

في النهاية التقرير والرسوم البيانية التي ذُكرت أعلاه هي التقارير القياسية Standered أي كما تم إعداداها مسبقاً داخل Microsoft Projcet، تذكر أنه بإمكانك التعديل على هذه التقارير وإضافة أو إزالة أي معلومات أخرى بسهولة عبر الضغط على الرسم البياني Chart واختيار الحقول التي تريد إظهارها ….

.

خلال 45 دقيقة ستيتم استعراض الميزات الجديدة ومنها:

1. التعامل مع Power BI في الصفحة الرئيسية لـ Web Client
2. القوائم الذكية (Smartlists)المتاحة في Advanced Look ups
3. الحماية المفضلة في القوائم الذكية SmartList
4. إظهار اسم المستخدم الذي يقوم بتعديل الحزمة Batchوغيرها من المميزات في الـ Bank Reconciliation، ،Purchase Order Processing، General Ledger، sales Order Processing، Fixed Asset وغيرها ….

قم بتسجيل بيانات عبر النموذج أدناه، وسيتم إرسال رابط الدخول إلى بريدك …

***** عذراً، لم يعد نموذج التسجيل متوفراً *****

تتيح لك المنصة أيضا استدعاء البرامج الأخرى من Office 365  مثل ملف نصي أو تقرير مرتبط ب PowerBI  وعرضها بشكل حي وتفاعلي وبدء النقاش حولها مع فريق العمل.

تتيح منصة Microsoft Teams  من العمل من خلال المتصفح أو من برامج الجوال (Android & IOS) ومن خلال برامج يتم تنزيله على جهازك الشخصي ……

إن كان لديك اشتراك في Office 365 في إحدى الباقات التالية:

Business Essentials, Business Premium, أو Enterprise E1, E3, E5، جرب هذه الميزة مباشرة عبر تفعيلها من خلال المسار: Settings > Services & Add Ins > Microsoft Teams.
أو عبر الرابط https://teams.microsoft.com

لمزيد من المعلومات:

https://products.office.com/en/microsoft-teams/group-chat-software?utm_source=facebook.com&utm_medium=referral

هذا الدليل الذي يتضمن المعايير التأسيسية لإدارة المشاريع سيتم إصداره بإحدى عشر لغة منها العربية.

في السطور القليلة سأشير الى أهم التعديلات التي ستتضمن الإصدار السادس..

ما الجديد في PMBOK 6th ?

سيكون هنالك تعديل على مجموعة عمليات إدارة المشروع والمجالات المعرفية Knowledge Areas ،

التعديلات تتمثل في :

• إضافة 3 عمليات جديدة
• حذف عملية واحدة "إغلاق المشروع أو المرحلة" لتكون مدموجة مع عملية إغلاق المشروع.

• مازال هناك  5 مجموعات للعمليات process groups وعشرة مجالات معرفية knowledge areas
• أصبح إجمالي عدد العمليات Processes هو 49 عملية بدلا من 47 عملية
• تم تغيير على مسمى اثنين من مسميات المجالات المعرفية Knowledge Areas

• مجال إدارة وقت المشروع Project Time Management أصبح باسم Project Schedule Management
• عملية Project Human Resource Management أصبح اسمها Project Resource Management
• 7 عمليات سيتم تغيير اسمها لتصبح على النحو التالي:

ماذا عن اختبار الـ PMP أي إصدار يتوجب علي دراسته؟

• لا تقلق، هنالك متسع كبير من الوقت، إذا كنت تنوي التقدم للاختبار قبل 01-01-2018 فيمكنك الاستمرار والتقديم على الاختبار وفقاُ للمعايير المنشورة في الإصدار الخامس (الحالي) PMBOK® Guide 5th
• أما لو كنت تخطط للتقدم بعد هذا الموعد، فعليك مراعاة التعديلات التي ستتضمن في  الاصدار السادس PMBOK 6th

تذكر إنه يمكنك تحميل آخر نسخة من PMBOK مجاناً من خلال الرابط أدناه (يتوجب أن يكون لديك عضوية PMI)

http://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

اجتيازك لهذا الاختبار يؤهلك للحصول على شهادة أخصائي مايكروسوفت في بروجيكت 2016 Microsoft Specialist certification in Microsoft Project 2016

مواضيع الاختبار وتوزيع الأسئلة

هنالك ما يقارب 55 سؤال بطريقة الاختيارات المتعدد Multiple-choice، يتوجب الإجابة عليهم في فترة لا تتجاوز الساعتين من خلال اختبار حاسوبي Computer-based يتم من خلال أحد المراكز المعتمدة لشركة Pearson VUE المنتشرة حول العالم (Pearson VUE Test Center)

لتتخطى هذا الاختبار، عليك الحصول على  درجة 700 من أصل 1000

يمكن التقدم للاختبار بأكثر من لغة (على الرغم من وجود نسخة عربية من البرنامج إلا أن اللغة العربية ليست من الخيارات المتاحة لدخول الاختبار )

تتوزع أسئلة الاختبار حول المواضيع التالية:

• تهيئة البرنامج لإنشاء مشروع جديد Initialize a project ( نسبة الأسئلة من 15 الى 20%)
• إنشاء المهام Create a task-based schedule (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
• إدارة الموارد والتعيينات Manage resources and assignments (نسبة الأسئلة من  20 إلى 25%)
• تتبع وتحليل أداء المشروع  Track and analyze a project  (نسبة الأسئلة من 20الى 25%)
• استخدام معلومات البرنامج في التواصل Communicate project information (من 15إلى 20%)

قيمة الاختبار:

رسوم تقديم الاختبار هي165$ (قد يختلف المبلغ بحسب مكان إقامتك)
هنالك إمكانية لحصولك على خصم إن كنت ما زلت طالباً، اتبع الرابط أدناه لمزيد من المعلومات
https://www.microsoft.com/en-us/learning/certification-exam-policies.aspx#policies-2

للتسجل في الاختبار:

اتبع الرابط التالي https://goo.gl/lGXEDB للتسجيل في الاختبارـ يتوجب أن يكون لديك حساب على Windows Live  وبطاقة ائتمانية.

احرص على إدخال اسمك كما هو موجود في جواز السفر وتذكر أن الشهادة ستُطبع بنفس الطريقة التي كتبت بها الاسم.
سيتم عرض المراكز المعتمدة، اختر الأقرب إليك واحدد التاريخ والوقت وتذكر بإنك لو أردت تغيير التاريخ فيجب القيام بذلك قبل 24 ساعة على الأقل من موعد الاختبار

مراجع وروابط مفيدة:

• دورة مجانية تغطي موضوع الاختبار https://www.edx.org/course/managing-projects-microsoft-project-microsoft-cld213x-0#!
• كتاب Microsoft Project 2016 By: Timothy Johnson , Carl Chatfield
• كتاب Project 2016 For Dummies by Cynthia Snyder
• معلومات عن شهادات أخصائي مايكروسوفت Microsoft Specialist
  

يصب اهتمام الكثير ممن يعملون على برنامج إدارة المشاريع Ms. Project على الاكتفاء بوضع الخطط الزمنية والمالية للمشروع ويقتصرون على شيء بسيط من التقارير! الحقيقة أن هنالك العديد من التقارير والتحليلات الهامة التي يوفرها برنامج مايكروسوفت بروجيكت Microsoft Projcet 2016 تتسم بالاحترافية وبسهولة استخراجها، هذه التقارير ستكون مهمة جدا بالدرجة الاولى لمدير المشروع ومن ثم للفريق ولراعي المشروع، كلٌّ بحسب احتياجه.

سأتناول اليوم الرسم البياني الذي يبين المهام المتبقية مقابل الزمن Task Burndown

يُعتبر الرسم البياني Task Burndown من الرسومات المهمة لكل مدير مشروع، إذ يكون محط متابعة يومية.
هذا المخطط مهم للغاية لمن ينتهجون منهجية الـ Agile & Scrum-based Methodology.

تم إدراج هذا المخطط في النسخة Project 2013،
في السابق لرؤية هذا المخطط كان عليك استخدام قوالب Excel لتصل اليه، والان أصبح الحصول على المعلومة سهل للغاية

كيف تقرأ هذا المخطط البياني؟

يبين هذا الرسم البياني مقدار المهام المكتملة خلال فترة زمنية (يمكن تحديدها).

يمثل المحور العمودي مقدار عدد المهام بينما يمثل المحور الأفقي الزمن.
يمكن أن تتحكم بطريقة عرض الزمن بحسب مدة المشروع (كأن يظهر بحسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر ..)
إن كانت الفجوة بين منحنى المهام المتبقية (اللون الأزرق) ومنحنى المهام الفعلية المتبقية (اللون البرتقالي)

فهذا يدل على ان المشروع عرضة بشكل الكبير لأن يتأخر.

ليظهر هذا الرسم بشكل صحيح يجب أن تحتوي خطتك على:

1. تعريف الموارد البشرية وربطها بالمهام Define and assign resources
2. ربط المهام فيما بينها Link Tasks
3. تعريف خط أساس للمشروع Project Baseline
4. إدخال القيم الفعلية التي تنتج عن تقدم سير المشروع  Project Progress

للوصول الى هذا التقرير اتبع المسار التالي:

Report > Dashboard > Burndown

…

سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته ….

اهمية الاوصاف الوظيفية

للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.

يمكن القول أن استخدامات الوصف الوظيفي يساعد في :

1. وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي
2. تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه
3. إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب
4. تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية
5. تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين
6. توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي
7. بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

بنود الوصف الوظيفي

للأوصاف الوظيفية محددات لا يجب أن تُغفل، منها:

• ترويسة الوصف
  وتشمل تاريخ اعداده و رمزه واسم  الوظيفة والادارة والمرؤوسين وغيرها..
• الهدف من الوظيفة
  ويشمل الهدف العام للوظيفة
• المهام الوظيفية
  ويُذكر المهام التفصيلية التي يتوجب ان يقوم بها الموظف بشكل دوري
• المواصفات الى يجب توافرها في الموظف
  كالمؤهلات الأكاديمية والخبرات المطلوبة
• المعارف والمهارات الرئيسية التي تحتاجها الوظيفة
  

المتطلبات الاساسية لبناء أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة،

يوصى بشدة ان تكون العناصر أدناه جاهزة قبل البدء في اعداد الاوصاف الوظيفية:

1. العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process
2. هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة  (انظر موضوع الهياكل التنظيمية http://www.monzerosama.com/?p=786 )
3. الخطة الاستراتيجية Strategic Plan
4. الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار إداري خارجي، ذلك لأن المستشار الإداري يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة عبر عقد ورشات عمل مشتركة مستحضرا خبرات سابقة لمنظمات شبيهة مستخدما أفضل الممارسات في ذلك

تُبين الخطة الاستراتيجية أين أنت الآن، وما هو المهم بالنسبة لمنظمتك لتركز عليه، وما الذي يجب أن تُنجزه خلال الفترة القادمة.

لا بد للتخطيط الاستراتيجي أن يصف الرسالة والرؤية والقيم الأساسية للمنظمة، ويستكشف  التهديدات والفرص للأسواق او المجالات المستهدفة ويؤخذ بعين الاعتبار الأولويات الحالية والمستقبلية للمنظمة.

هل يمكن أن تقوم المنظمات بعمل خطتها الاستراتيجية مُعتمدين على طاقمها الداخلي فقط؟
يصعب أن يكون الجواب “نعم” ! إذ أَن مُعظم العاملين في المنظمات التجارية أو الخيرية أو الحكومية لديهم ما يُشغلهم من أعمال تم تعيينهم في المنظمة لأدائها، وقد لا يكونوا على اطلاع على كافة المنهجيات وطرق تصميم  الاستراتيجيات، لذا يُوصى بشدة بأن يُركز منسوبي المنظمة على تنفيذ الاستراتيجية عوضاً عن تأسيسها من البداية وإسناد هذه المهمة لمختص أو جهة استشارية تُشرف على عملية التخطيط بمشاركة أصحاب العلاقة.

دور الطرف الاستشاري في صياغة الاستراتيجية هام جداً, ومستشار التخطيط الاستراتيجي – والذي يسمى أحيانا بـ Facilitator – دوره يكمن في مساعدة الفريق الإداري للمنظمة في تطوير وتبني الخطة الاستراتيجية والتأكد من الإحاطة بكافة جوانبها وفق منهجيات معتمدة.

كثيرةٌ هي المهام المناطة بهذا المستشار فهو مسؤول عن دفع وقيادة العجلة أثناء عملية التخطيط… ويعمل على المساهمة في تبني فريق المنظمة للاستراتيجية ومن انخراط الأطراف اللازمة في عملية التخطيط،
هو يساعد أيضاً على استخراج الأفكار والأهداف وتفكيكها ووضعها في إطارها المناسب ومناقشة توافقها مع الاستراتيجية وفق منهجيات علمية، ويتأكد من جودة المخرجات وصلاحيتها للتطبيق من خلال ورشات عمل مكثفة ومُرَكزة.

مكونات الخطة الاستراتيجية

يمكن للخطة الاستراتيجية بأن تأتي بأشكال مختلفة، لكن أغلب الخطط  الفعالة تحتوي على:

1. الرؤية  Vision
2. الرسالة Mission statement
3. قيم المنظمة
4. التحليل الرباعي SWOT Analysis
5. الميزة التنافسية
6. الأهداف الاستراتيجية البعيدة المدى
7. الاهداف والمبادرات الاستراتيجية قصيرة المدى
8. بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء KPI

وقفت على العديد من الشركات الكبيرة التي تعمل دون تخطيط استراتيجي وبعضهم كان عنده خطة استراتيجية موجودة بداخل مُغلفٍ فخم ومطبوعةٍ على أوراقٍ فاخرة، ويُفرد لها صفحات على موقع الشركة على الانترنت! لكن للأسف محتواها لم يخرج عن إطار الدُرج الذي يحتويها وما يُطبق منها لا يكاد يُذكر …. ويتساءل أصحاب القرار في المنظمة عن سبب الفشل وبطئ الإنجاز!!!

من أهم الأسباب التي قد تؤدي الى فشل تطبيق الخطة الاستراتيجية:

1. عدم وجود قناعة \ أو وعي بأهمية التخطيط الاستراتيجي. بعض الشركات تضع الخطة الاستراتيجية ليُقال أن لديها خطة وحسب!
2. عدم أخذ بيئة المنظمة أثناء التخطيط بعين الاعتبار والتركيز على النتائج وإهمال عملية التغيير.
3. عدم التبني أو الالتزام الجزئي لمجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين.
4. إشراك الأشخاص الخطأ في عملية التخطيط مما يؤدي الى حصول تضارب أثناء عملية تنفيذ الخطة
5. تعيين الأشخاص الخطأ في المناصب القيادية
6. اعداد الخطة بناء على بيانات غير دقيقة.
7. ضعف المتابعة وعدم المسائلة لمسؤولي تنفيذ الاستراتيجية
8. ضعف في الموارد اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية أو وضع الأهداف بطريقة غير صحيحة (قد تكون غير واقعية أو مبعثرة ) تؤدي الى قلة التركيز!

في المكتب الاستشاري الذي أعمل به (مكتب المسارات الرائدة للاستشارات الإدارية و تقنية المعلومات) أطلعني بعض الاستشاريين المعتمدين دولياً على حالات رائعة لاستشارات طُبقت لمنظمات خيرية أَحدثَ التخطيط الاستراتيجي فيها نقلة نوعية! بل إن بعض المنظمات قادها الالتزام بخطتها الاستراتيجية الى الحصول على جوائز متميزة في العمل الخيري.

ختاماً: الخطة الاستراتيجية شيء رائع…. تطبيقها بشكل سليم قد ينقل منظمتك الصغيرة الى مستويات عالية ويفتح أمامها مجالات لم تعتقد يوماً أنه من الممكن بلوغها .

في الموضوع القادم بإذن الله، سأتحدث عن أهم الأدوات التي تساعد في تطبيق الاستراتيجية وقياس فعاليتها وهي أداة Balance Scorecard أو بطاقة الأداء المتوازن.

شاركني معلوماتك حول تحديات تنفيذ الخطة الاستراتيجية في منظمتك.

“كبير موظفي تقنية المعلومات” أو “المدير التنفيذي لتقنية المعلومات” هي الترجمة  المعقولة ل لـ CIO أو       Chief Information Officer .

تعتبر هذه الوظيفة من الوظائف الإدارية التي تكون في أعلى الهرم الإداري في إدارة تقنية المعلومات، من يشغل هذا المنصب تَنصَبُ عليه مسؤوليات إدارية وتقنية، وله دور مهم في الشركات التي تنوي التحول (أو تحولت ) الى التقنية وأتمته عملياتها الإدارية، إذ أنه مسؤول بالدرجة الأولى عن التوجه التكنولوجي للشركة التي يعمل بها.

يمكن القول أيضاً أن هذا الموظف يقع على عاتقه تسخير التقنية في خدمة أهداف الشركة الاستراتيجية، وعليه فإن هذا الموظف عليه أن يكون مدرك بشكل كبير بالاستراتيجية العامة التي تقود الشركة ومن ثم صياغة خطة استراتيجية تقنية IT Strategic Plan  بحيث تخدم الأهداف Strategic Goals والمبادرات Initiatives المرتبطة بتنفيذ الاستراتيجية العامة للشركة Global Strategy Plan، هذا الدور مهم للغاية ليس فقط بهدف ترشيد التكاليف بل حتى كونه جزء لا يتجزأ من صياغة نجاح استراتيجي طويل الأمد.

الـ CIO سيعمل بشكل مباشر على إيجاد طرق جديدة للتعامل مع بيانات الشركة بشكل أكثر فعالية لدعم صناع القرار، سيكون مسؤولاً أيضاً عن تحسين العائد على الاستثمار ROI في تقنية المعلومات.

هذا باختصار شديد عن طبيعة دور هذا المنصب، أما خبرة المرشحين لهذه الوظيفة فيجب أن تتعدى الـ 7 سنوات في مجال إدارة تقنية المعلومات، وبعض الشركات تطلب أكثر من 10 سنوات، وتُفضل الحاصلين على درجة الماجستير في إدارة نظم المعلومات Master In Management Information Systems.

من تجربة شخصية عندما درست الماجستير في إدارة نظم المعلومات، وجدت أن المنهج يعمل على تهيئة الخريجين لتولي هذا المنصب بدأً من اليوم الأول في الجامعة ويركز على الأمور الاستراتيجية التقنية.

عودة الى الموضوع الرئيسي …  لشاغري هذا المنصب يتوجب أن يكون لديهم مهارات عالية تقنية وإدارية وقيادية بالإضافة الى خبرات متنوعة في بيئات عمل  مختلفة.

من أهم المهام الوظيفة للمدير التنفيذي لتقنية لمعلومات Chief Information Officer :

1. يفترض أن يكون هذا الموظف CIO على تفاعلٍ واتصالٍ دائمين مع باقي الإدارات ويحضر اجتماعاتهم الدورية ليبقى مطلعا على جميع التغيرات والتحديات التي تواجه الشركة.
2. عليه أيضاً وضع الخطة الاستراتيجية للتوجه التقني للشركة بما فيها من الأهداف والمؤشرات والمبادرات والخطط التشغيلية لتنفيذها.
3. وضع السياسيات والإجراءات الخاصة بقسم تقنية المعلومات.
4. تحديد احتياجات المستخدمين في بقية الأقسام وإيجاد حل لمشاكلهم.
5. اقتراح الحلول البرمجية والتجهيزات التقنية الأخرى  (Hardware/Software) لتحقيق أهداف الشركة
6. الاشراف على  شبكة الاتصال الداخلية والخارجية
7. تصميم وإنشاء وإدارة ومراقبة البنية التحتية التقنية بما فيها الشبكة واجهزة السيرفرات وتهيئتها للربط لداخلي والخارجي.
8. الاستجابة لتغيرات العمل
9. الإشراف على إدارة الانظمة التي تدير الشركة (مثل أنظمة الـ ERP ) وتطويرها بشكل مستمر.
10. تثقيف العاملين تقنياً والمشاركة في إدارة التغيير Change Management
11. المشاركة مع قسم المشتريات في التفاوض على العقود المتعلقة بالمشاريع، التجهيزات أو البرامج التقنية.
12. القيام بشكل دوري بتحليل التكلفة والمنفعة Cost-Benefit Analysis لسير العمليات الداخلية وتطويرها.
13. تقييم المشاريع التقنية ووضع توصياته بشأن الموارد التي ستُسند لهذه المشاريع.

هل لديك مهام أو أدوار أخرى تجد من لضروري إسنادها الى هذا الموظف؟

شاركني بها في التعليقات أدناه.

ينقسم هذا المقال الى قسمين: القسم الأول حول نصائح في إعداد وتقديم المقترح البحثي Research Proposal والقسم الثاني حول آلية التعامل مع الاستبيانات Survey كون البحث الذي أجريته كان يعتمد على اسلوب البحث الكمي Quantitative Research Method.

القسم الأول: أثناء إعداد المقترح البحثي

1. قبل أن تبدأ باختيار الموضوع، فكر كثيراً بالنتيجة الحقيقة لبحثك، لا تعمل على البحث كما لو انه مجرد عملٍ لتمرير مادة في الجامعة ولتحصل على الشهادة أو على درجة عالية, لا! ….
   عليك تحديد مشكلة حقيقية في المجال الذي تعمل به وتحاول حلها، هذا من شأنه أن يُعطيك الكثير من الطاقة ويخلق ولاءً وشغفاً للعمل، هذا الشغف هو الذي سيقعدك ساعات طويلة لدراسة موضوع بحثك. الشغف هو الوقود الذي سيُحبب ويُسهل عليك ارتقاء الصعاب.
2. بعد تحديدك لفكرة وعنوان البحث من المهم جدا أن تأخذ وقتاً كافياً في كتابة المقترح البحثي الخاص، تأكد من فهمك لفكرة البحث فهماً جيداً
   ومحيطاً بجوانبه ومتحمساً لفكرته وكذلك مقتنعاً بموضوعه.
3. طبعاً عليك أن تقرر من البداية بمنهجية البحث التي ستتبعها، (البحث النوعي Qualitative Method، كمي Quantitative Method, أو طريقة البحث المختلطة Mixed Method)
4. حاول ان تجد من يرعى بحثك (ممول) ليدعمك، فبعض الابحاث تتطلب مصاريف متفرقة قد لا يقوى عليها الباحث.
5. خطط جيداُ حول كيفية جلب البيانات، لتجنب أي انقطاع في منتصف رحلة البحث .
6. من المهم جداً تحديد الأهداف الذكية SMART Goals التي ستحكم من خلالها على نجاح بحثك من عدمه ( هذه الاهداف يجب ان تكون قابلة للقياس ويمكن تحقيقها، واقعية ومُقيدة بزمن ).
7. من المهم جدا وضع خطة بالمهام التي ستقوم بها لإجراء البحث، وإلا سوف يكون من الصعب جدا قياس الزمن والانتاجية والتقدم في مشروع بحثك ستكون بطيئة ومنخفضة جدااضغط هنــــــــا لتحميل مثال على خطة البحث التي صممتها واتبعتها في بحثي،الخطة بملف Microsoft Project، يمكنك التعديل عليها بما يتناسب مع طبيعة
   

8. تنبئ دائما بالمخاطر ولا تنسى وضع خطة بديلة ( او خطتين إذا استطعت) لكيفية جمع البيانات قبل البدء لتجنب إضاعة الوقت في أي مسألة غير متوقعة خلال رحلة بحثك … فالوقت حتما لن يكون بصالحك.
9. حاول الاستفادة من التكنولوجيا مما توفره من ادوات في مجال البحوث، على سبيل المثال، استخدم الادوات الفعالة في جمع الاستبيانات وتحليلها عبر الانترنت (كاستخدام LimeSurvey أو SurveyMonkey)، وأيضا محاولة استخدام أدوات التحليل الاكثر ذكاءً مثل الـ SPSS أو على الأقل خاصية الجداول المحورية Pivot Table والمحاور الرسومية Pivot Charts  وذلك في Microsoft Excel 2013.
   الخرائط الذهنية هي أدوات رائعة جدا، يمكنك استخدامها في ترتيب أفكارك، مهامك، اسئلة الاستبيان، وكتابة التقرير ، والعروض التقديمية وكل شيء تقريباً….
10. إن كانت طبيعة بحث تستدعي العمل على فترات متقطعة طويلة ، قم بتوثيق كل أفكارك وخلاصة قراءاتك في مكان واحد (أقترح استخدام برنامج MindJet) لأنك حين تقدم على كتابة تقرير البحث النهائي لن تتذكر كل شيء.
11. حاول قراءة مقترح بحثك المُعتمد من وقت لآخر لتتأكد من أنك ما زلت في نفس النطاق أو الإطار الذي رسمته للبحث، ولتتجنب من عدم بذل أي مجهود لا يصب في الأهداف الأساسية لبحثك.
12. لا تؤجل أي مهمة من مهام البحث ، اتبع الخطة التي رسمتها من البداية! الوقت حرج للغاية، شخصياً كنت دائما أشعر بوجود الوقت الكافي لإنهاء البحث، ولكن الحقيقة المرة هي أن المفاجئات كانت تتوالى بمقدار التأخير وأجد نفسي أعمل على مدار 24 ساعة لتلبية الموعد النهائي!

في ما يتعلق بإجراء الاستبيانات Survey

1. حاول تصميم بنية البحث بشكل منطقى وكتابة الأسئلة بأبسط أسلوب ممكن وسهلة الفهم لأي شخص.
2. أثناء عملية تصميم الاستبانة، تجنب الأسئلة التي لا تضيف قيمة حقيقية للبحث، حاول أن تجعل الاسئلة قصيرة قدر المستطاع.
3. حاول – بقدر المستطاع – أن تجعل المُشارك في الاستبانة يُجيب على أسئلتك عبر إجابات مُحددة مسبقاً (قوائم منسدلة، اختيارات متعددة … الخ) مع محاولة تقليل الأجوبة المفتوحة, هذا من شأنه أن يسهل عليك عملية التحليل .
4. جمع البيانات الصحيحة من جمهور مُستهدف مُتعاون هو تحدي كبير.
5. متابعة الناس مع ملء إجابات الاستبانة ستستغرق وقتا طويلاً، ضع هذا في حسبانك.
6. راجع الأسئلة التي أنشأتها في إستبيانك، أُطلب من شخص آخر أن يُقيّمها ويُحاول الإجابة عليها قبل إرسالها إلى جمهورك المستهدف.
7. قبل نشر الاستبانة على الانترنت، حاول ملئ الاستبيان ببيانات وهمية، ثم حاول تحليل تلك البيانات. قد تكتشف أن بعض الأسئلة تحتاج الى كتابة بشكل أفضل وأسئلة أخرى قد تجدها مفقودة وكان عليك كتابتها.
8. لا ترسل على رابط الاستبيان إلى عناوين بريد إلكتروني عشوائية وركز على الجمهور المستهدف.
9. حاول أن ترصد مبلغ معين من ميزانية البحث لنشر رابط الاستبانة على الانترنت عن طريق إنشاء الإعلانات المدفوعة على وسائل الإعلام الاجتماعية وعلى المواقع الأخرى التي تستهدف نفس الجمهور الذي تبحث عنه. (في حال عدم وجود قائمة بريدية بجمهورك المستهدف)
10. قد تكون فكرة جيدة الأعلان عن بعض الهدايا التشجيعية لترغيب جمهورك بالتفاعل معك وملئ الاستبيان بسرعة.
11. حاول وضع بعض الأسئلة الكاشفة للتأكد من مصداقية المدخلات، كأن تضع سؤال ليس له علاقة أبداً بالمحتوى (مثلاُ ما هو ناتج 5+10) وتضع الاجابة الصحيحة ضمن عدة اجابات في قائمة منسدلة، (شخصياً اكتشفت 35 إجابة كانت خاطئة واستبعدتها من عملية التحليل)
12. وأخيراً، فإنه من المهم وضع تاريخ لإيقاف تلقي الأجوبة.
    عند جمع البيانات، سوف تصل إلى مرحلة لن يكون هنالك فائدة كبيرة من جمع مدخلات إضافية.

هذا ما خرجت به من نصائح على عجالة في أول بحث أقوم به، أحببت مشاركتها معك، شاركها أنت بدورك مع زملائك

تمنياتي لك بالتوفيق

15 سبب للترقية إلى Microsoft Dynamics GP 2015

من المواضيع التي سيتم مناقشتها:

WorkFlow: إدارة إدخال البيانات بالإضافة الى خيارات متقدمة عن إدارة شجرة الصلاحيات

Business Analyzer : آلية مراقبة أداء أعمالك عبر الأجهزة المحمولة

Web Client : اطلع على آلية تطبيق Dynamics GP  عبر الانترنت

الموعد:

الثلاثاء 24 فبراير 2015 عند  السادسة مساءً بتوقيت السعودية

ستكون الندوة باللغة الإنجليزية

التسجيل: https://attendee.gotowebinar.com/register/2300905466377693441

فضلا شاركني تطوير هذا القطاع بمشاركتك رابط الاستبيان هذا:

http://monzerosama.com/survey/index.php/survey/index/sid/435326/newtest/Y/lang/ar

الهدف الرئيسي من هذا البحث هو دراسة واقع الاتمتة لدى المنظمات الغير الهادفة للربح في المملكة العربية السعودية، وهذا بما في ذلك:

1. استكشاف الوضع الحالي لتبني المنظمات الغير ربحية للتكنولوجيا.
2. اظهار قيمة تبني تلط المنظمات للأتمتة.
3. استعراض الحلول المتاحة التي قد تناسب احتياجات المنظمة غير الربحية.
4. دراسة المعوقات التي تمنع هذه المنظمات من الأتمتة، وإيجاد حلول للتغلب عليها.
5. وضع خارطة طريق للمنظمات الغير ربحية لاعتماد نظام تقنية المعلومات.
6. دراسة الإخفاقات الآكثر شيوعا في المنظمات غير الربحية.

ماهي المنظمات الغير ربحية؟

القطاع الثالث، المنظمات التطوعية، الجمعيات الخيرية، الهيئات الاغاثية هي مسميات مختلفة للمنظمات الغير ربحية non-profit organizations أو non-governmental Organizations (NGOs) والتي تعتبر المكمل لكيانات المجتمعات المتقدمة  (القطاع الحكومي، القطاع الخاص والقطاع الثالث).

الولايات المتحدة الأمريكية ، على سبيل المثال ، هي موطن لأكثر من مليون ونصف خيرية تعمل منتظم  داخل الولايات المتحدة وخارجها في مناطق النزاعات والصراعات وتوفر الخدمات “الخيرية” و اللوجستية في جميع أنحاء العالم دعم ، مع عائدات بلغت أكثر من 200,000,000,000 $ سنويا (ويكيبيديا).

ليس هناك شك في أن القطاع الخيري إذا نُظم وطُور من خلال تبني تكنولوجيا المعلومات سيسهم إلى حد كبير في دعم البيئة الداخلية للبلد، حيث انه من المعروف أن القطاع الخيري يساهم في سد العجز الذي ينتج في القطاع العام والخاص، بالتالي فإن قوة وتنوع المجالات التي يعمل بها القطاع الثالث دليل على عمق المجتمع الوطني في أي بلد لديه رؤية مستقبلية لاحتواء مشاكل المجتمع وتلبية احتياجات أفراده التي لا تستطيع الحكومة والقطاع الخاص من تلبيتها.

استنادا إلى ما ذكر أعلاه، هذا البحث الذي أقوم به حالياً هو لتسليط الضوء على أهمية نقل هذا القطاع إلى التكنولوجيا، بالاضافة الى حاجتة لأنطمة تخطيط موار المنظمات ERP وعلاقات العملاء CRM وغيرها  فضلا عن دراسة العوامل البيئية للمشاريع ذات الصلة ووضع خارطة الطريق لتبني التقنية.

أقدر لك مشاركتك لهذا الاستبيان

إذا كنت تخطط للترقية الى الإصدار الجديد إتبع الرابط التالي:

https://mbs.microsoft.com/customersource/northamerica/GP/support/hot-topics/HOT_TOPIC_MDGP2015Upgrade

من أجل تحكم أكثر مرونة للمشاريع التي تتعدد فيها المدخلات والتي يكون البعد الجغرافي بين أفراد المشروع مهيمناً قامت مايكروسوفت بإنشاء منظومة بروجيكت سيرفر Microsoft Project server  الذي يتيح بيئة تعاونية على المشروع مستفيدة من إمكانيات الشيربوينت.

لماذا لا نكتفي باستخدام برنامج Microsoft Project فقط؟

يعتبر برنامج Microsoft Project فعال في إدارة الجداول الزمنية للمشاريع الفردية. إذ يتيح التعامل مع الكم كبير من المهام والمصادر من خلال مستخدم واحد فقط في أغلب الأحيان.
أحد الإشكاليات هي أن جميع التعديلات على خطة المشروع تتم من طرف واحد وهو مدير المشروع غالباً أو مسؤول التخطيط., مما يجعل عملية تحديث مهام المشروع المرتبطة بالموظفين داخل البرنامج عبأً إضافياً على مدير المشروع وترفع من نسبة الخلل والدقة.

يفتقر برنامج Project professional 2013 الى وجود مكان موحد يجمع جميع خطط وملفات المشروع في مكان موحد، كخطة المخاطر, ملفات التعاقد, المراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات …الخ

هذا عدا عن صعوبة الربط بين المشاريع مما يُنتج صعوبة في إدارة وتوزيع الموظفين بين مشاريع المنظمة.

منظومة Project Online

قامت مايكروسوفت بإطلاق منتجاها الجديد بروجيكت أون لاين  Project Online والمتخصص في إدارة المشاريع التفاعلية عبر الانترنت دون الحاجة الى تركيب وشراء Microsoft Project server أو SharePoint server على السيرفرات المحلية بل من خلال الحزمة السحابية لـ Office 365.

الفوائد المكتسبة من العمل على Project Online

يعتبر Project Online منظومة متخصصة في إدارة المشاريع Projects والمحافظ Portfolio تتيح لجميع أفراد المشاريع من إدارة أعمالهم عبر الانترنت من أي مكان حول العالم وذلك عبر توفير منصة على الانترنت تتيح للإدارة العليا متابعة سير جميع المشاريع القائمة بالإضافة الى:

1. إيجاد آلية تتيح التعاون بين جميع موظفي الشركة على مستوى المشروع أو المشاريع.
2. القدرة على توزيع الموارد البشرية والمادية بين المشاريع وضبط أوقاتهم.
3. قدرة العاملين على تحديث المهام المسندة إليهم في المشاريع مباشرة.
4. توحيد منهجية لاعتماد إنجاز مهام المشروع
5. توفير بيئة تزامنية تتيح أرشفة جميع مستندات المشروع في مكان واحد
6. إمكانية إدارة المشكلات والمخاطر المتعلقة بكل مشروع
7. الاستفادة من خاصية التقويم المشترك shared calender المتعلق بكل المشروع وربطها مع برنامج الأوتلوك.Microsoft Outlook
8. تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع
9. تعزيز التعاون اليومي بالاستفادة من الإمكانيات الاجتماعية في SharePoint Online لتسهيل المناقشات ومشاركة المعلومات، وكذلك الاستفادة من قدرة الفريق على إنجاز المزيد من الأعمال.
10. ربطه مع برامج خارجية مثل برنامج التواصل الاجتماعي Yammer
11. توفير رخص لاستخدام برنامج Microsoft Project Professional عند المستخدمين مع امكانية الحصول على النسخ الجديدة حال صدورها
12. إمكانية تنفيذ جميع ما سبق من أهداف عبر شبكة الانترنت من أي مكان وفي أي وقت.
13. يدعم البرنامج التاريخين الهجري والميلادي بالإضافة الى اللغة العربية
14. الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية على مستوى المهام, المشروع والمشاريع

    من التقارير:

1. تقرير عن سير عمل المشروع والمهام الجاري تنفيذها
2. المهام التي ستبدأ بالفترة القادمة و تقرير بالمهام المتأخرة
3. إجمالي وتفصيل لتكلفة المشروع/ المشاريع المخطط لها
4. تقرير دوري بالمهام التي قاربت أو تجاوزت التكلفة
5. التنبؤ بتاريخ انتهاء المشروع
6. تقرير المخاطر وتاريخ المتوقع لحدوثها ونسبة احتمالية وقوعها وأثره
7. وغيرها الكثير …

التجهيزات المطلوبة لبدء العمل على منظومة إدارة المشاريع

تبني هذه المنظومة في منظمتك هو أمر سهل نسبياً إلا أنه يتوجب أن يكون هنالك:

• منهجية متبعة ومهارات تنظيمية في إدارة المشاريع
• المعرفة بالعمل على برنامج Microsoft Project 2013
• الحصول على الاشتراكات اللازمة للخدمة ( اضغط هنــــا )
• تكييف البرنامج وتطبيقه بناءً على خصوصية منظمتك ( عادة يقوم بها طرف استشاري خارجي)
• اتصال سريع ومستقر بشبكة الانترنت

عينات من بعض التقارير والـ Dashboards التي يمكن استخراجها

سبق وأن فصلت في الموضوع سابقاً …
لكن أدعوك لمتابعة تابع هذا المقطع (~دقيقتين) الذي يبين مقدار تحسن عملية تغيير إطارات سيارات الفورمولا بين عام 1950 و عام 2013

1. طريقة تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)
   ويسميها البعض (تحليل المنافع مقارنة بالتكاليف أو تحليل الجدوى الاقتصادية)  و
   ويعد هذا التحليل من الخطوات الهامة في الحكم على قرارات الاستثمار والأعمال، إذ تبين هذه الطريقة الجدوى من الاستثمار في مشروع ما
2. طريقة قياس فترة استراد العائد المالي (Payback)
   وتقيس هذه الطريقة عدد السنوات التي يتطلبها مشروع ما ليسترد نفقاته او رأس المال المدفوع

مثال

لنفرض أن شركة متخصصة في تقديم الخدمات أتاحت لعملائها إمكانية سداد فواتيرهم عبر الانترنت.
شكلت هذه الإمكانية ميزة تنافسية لدى هذه الشركة وبالتالي تضاعف عدد عملائها بشكل أكبر مما هو متوقع.
للتعامل مع العدد المتزايد من العملاء الذين يستخدمون خدمات الانترنت، قررت الشركة استبدال النظام القديم بآخر جديد بهدف تسريع العملية وتقليل عمولة تحصيل المبالغ.

في حالة النظام القديم كانت الشركة تدفع مبلغ 1.2 ريال لقاء كل عملية سداد
النظام الجديد يخفض قيمة المبلغ الى 0.5 ريال لكل عملية سداد.
بحسب الاحصائيات، هنالك 250000 عملية سداد تتم سنوياً
الكلفة الاجمالية للانتقال الى النظام الجديد هي 100,000 ريال

ما رأيك؟ هل الأمر يستحق الاستثمار في مشروع قيمته  100،000 ريال بهدف تخفيض تكلفة العملية من 1.2 الى 0.5 ريال؟

دعنا نحلل المعطيات بالشكل التالي:

تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)

دعنا نحسب  قيمة التوفير السنوية في حال تطبيق النظام الجديد كالتالي:

300,000 – 125،000 = 175،000 ريال

طريقة تحليل التكاليف والمنافع (Cost-benefit analysis)  هي أن تُقسِّم  الفائدة أو التوفير المتوقع على التكلفة المتوقعة أي

175،000 / 100،000 = 1.75

كلما كان الرقم أكبر من 1 فهذا يعطي دلالة على زيادة جدوى المشروع من الناحية المالية و أن المشروع مربح أكثر

فترة استراد العائد المالي (Payback)

دعنا نحتسب الفترة التي يمكن لمشروع كهذا أن يسترد قيمة الاستثمار فيه ( والتي هي 100،000 ريال)

عبر قسمة قيمة الاستثمار / صافي الفوائد السنوية من المشروع

وفي مثالنا يكون كالتالي

100،000/ 125،000 = 0.8

وهذا يعني أن المشروع يحتاج الى فترة 8 شهور حتى يسترد القيمة الاستثمارية.

طبعا كلما كانت القيمة قليلة كلما كان مؤشر جدوى المشروع وربحيته أكبر

أسئلة كهذه هي نموذج من نماذج الأسئلة في إمتحان إدارة المشاريع PMP

إنها أداة  Microsoft Dynamics Business Analyzer.

المميز في هذه النسخة أنه بالإمكان الاطلاع على مخططات بيانية عبر اتصال حي ببرامج Microsoft Dynamics Axapta, Great Plains, Solomon المبنية أصلاً على تقارير SQL Reporting Server.

التحميل وتعليمات التشغيل

بعد دخولك الى متجر Microsoft  عبر أي جهاز يعمل على Windows 8 ابحث عن Microsoft Dynamics Business Analyzer لتحميل البرنامج مجاناً على جهازك.

بعد التحميل والتثبيت افتح الأداة وادخل الى التهيئة configuration وضع عنوان سيرفر الـ SRS لديك, وحدد اسم المجلد الذي يحتوي تقاريرك كما في الصورة أدناه (اضغط على الصورة للتكبير)

من الضروري أن يكون جهازك الذي حمّلت عليه هذه الأداة متصلاً على نفس المجال Domain المرتبط بالـ SRS , ويجب أن يكون لك صلاحيات لاستعراض التقارير من داخل الـ SQL Reporting Server  .

اضغط على Add Reports by Role لإضافة تقارير مُصنفة حسب الوظيفة (تقارير مالية, خدمية, مخزنيه, مبيعات …الخ)

يمكنك فتح Microsoft Lync من خلال تلك الأداة للتحدث الصوتي أو المرئي حول التقرير الذي تقف عليه.

تتطلب هذه الأداة أن يكون لديك Microsoft SQL Server Reporting Services 2008 R2 أو  Microsoft SQL Server Reporting Services 2012

وتعمل مع البرامج التالية :

• Microsoft Dynamics AX 2012 R2
• Microsoft Dynamics GP 2013
• Microsoft Dynamics SL 2011 FP1

للمزيد حول هذه الأداة http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj899791.aspx

متضمنا الدليل المساعد PMBOK Fifth Edition والذي يعتبر المرجع الأساسي لمن يود التقدم لامتحان شهادة إدارة المشاريع الاحترافية PMP .

لتحميل هذا الدليل اضغط هنـــــا (يجب أن يكون لديك عضوية PMI)

ما الجديد في هذا الاصدار و بماذا يختلف عن PMBOK 4th؟

طبعا لم يتسنى لي قراءة الكتاب لكن الذي يتضح سريعا هو أن :

1. الكتاب زادت عدد صفحاته (اصبحت 616 بدلا من 507 صفحات)
2. وبدلاُ من 9 مجالات معرفية (Knowledge Area) أصبح هنالك 10 مجالات
   (تم اضافة مجال معرفي باسم   Project Stakeholder Management) .
3. العمليات أصبح عددها 47 عملية بدلاً من 42 عملية.
4. تم حذف 3 عمليات وإضافة  8 وهي كالتالي :

ماذا عن امتحان PMP هل الأسئلة من ستتناول الاصدار الجديد؟

ما زال أمامك فرصة للتقدم على الامتحان بناءً على الإصدار القديم (PMBOK 4th edition) لغاية  31/07/2013  وما بعد هذا التاريخ سيتناول الامتحان الإصدار الجديد.

فإذا قطعت شوطا في دراسة المنهج وتنوي للتقدم للامتحان فاستغل الوقت وسارع الى تحديد موعد امتحانك

1- عدم السماح بوجود وقت كاف

المشكلة الأولى هي عدم السماح بما يكفي من الوقت لإكمال أيه وظيفة متعددة المهام، هذه الإشكالية تنشأ من مرحلة التخطيط  لعدة أسباب منها افتراض المثالية في التنفيذ وبالتالي سوء في التقدير , أو نسيان إضافة الهامش الاحتياطي للوقت, وهذا هو السبب الرئيسي لفشل المشاريع وانحراف الحياة المهنية للناس عن مسارها أو فشلها.
فهم يتمنون الأفضل، ويركنون إلى الحظ، ولا يسمحون بوجود وقت كاف لاستكمال كل مرحلة من مراحل المشروع. ونتيجة لذلك، يفشل المشروع.

2- افتراض الأفضل

المشكلة الثانية هي افتراض أن كل شيء سيعمل على ما يرام يقول المؤلف “أليكس ماكنزي”: “تكمن الافتراضات المنحرفة في جذور كل فشل”. فلا تفترض أن كل شيء سوف يسير على ما يرام، بل افترض أنك ستواجه مشاكل دائما، واسمح لنفسك بوجود ما يكفي من الوقت والموارد من أجل حل تلك المشاكل، وحافظ على سير المشروع طبقا للجدول الزمني المحدد له.

3- التسرع في النهاية

المشكلة الثالثة في إدارة المشروعات هي أن الفريق ينهي المشروع بتسرع. فعندما تندفع لإنهاء أي مشروع لأن الوقت أو المال قد نفد منك، فإنك ستخطئ دائما تقريبا وتنتج عملا ذا جودة ضعيفة، وستضطر للعودة إليه وتصحيحه في وقت لاحق. وفي الواقع فإن الأمر يأخذ منك وقتا أقل للانتهاء من المشروع بشكل صحيح لو نفذته ببطء وثبات، وأديته بشكل لائق في المقام الأول.

4- محاولة فعل أشياء عديدة في آن واحد

المشكلة الرابعة في إدارة المشروعات هي أن تحاول أن تفعل أشياء عديدة في وقت واحد، وتنتهي بألا تفعل أي شيء بشكل جيد. فإنك إما تأخذ الكثير جدا من المسؤوليات على عاتقك،
أو تلقي بالكثير جدا من المسؤوليات على عاتق الآخرين. وفي كلتا الحالتين، تسقط أجزاء متعددة من المشروع طوال الطريق، وأحيانا يضيع كل هذا الجهد هباء منثورا.
افعل شيئا واحدا في كل مرة، وافعل كل شيء بشكل جيد قبل أن تنتقل إلى المهمة التالية.

بتصرف عن فوربس الشرق الأوسط

1. مدير المشروع الناجح يخلق رؤية واضحة ويشاركها مع جميع الفريق
   حينما تُطلِع موظفيك على الرؤية العامة للمشروع فأنت تساعد كل واحدٍ منهم على صياغة رؤيته الخاصة وبالتالي تُعينه على وضع أهدافه إذ سيكون على دراية كافية الى أين سيتجه في هذا المشروع.لعلك سمعت بقصة عامل النظافة في محطة ناسا الفضائية حينما سؤل عن دوره وكان وقتها يمسح الأرض بنشاط، فكان جوابه : “أنا أساعد في إرسال أول رجل فضاء إلى القمر”!
   لقد كانت الرؤيا واضحة للجميع ولذا فإنك تجدهم يقدمون أفضل ما لديهم وبتفاني.

   تُستخرج إمكانيات وطاقات البشر فقط حينما تُحدد الأهداف ويسعى أصحابها لتحقيقها.

2. المدير الناجح يملك قدرة ومهارات تواصل عالية
   وهذا يجب أن يكون بحكم الواجب حينما نعلم أن مدير المشاريع يقضي ما نسبته  75% الى 90% من وقته في التواصل مع الأشخاص ذات العلاقة Stakeholders , فيجب أن يكون منضبطاً ومُنظماً في تواصله مع مرؤوسيه ومدراءه والعملاء, والمقاولين, كلٌ بحسب مكانتهم و واختيار الأسلوب والطريقة الأنجح للتواصل بشكل فعال مُستغلاٌ وسائل التقنية الحديثة.
3. المدير الناجح يستخدم التقنيات الحديثة في إدارة مشاريعه
   وأقصد هنا البرامج الحاسوبية التي تساعده في إدارة مشاريعه ومتابعة سير عملها و ضبط تكاليفها والاستغلال الأمثل لموارد هذه المشاريع.
   لقد ولى زمن الاعتماد على الذاكرة و دفتر الملاحظات و يكاد من المستحيل ضبط كل شئ وإدارته دون الاعتماد على هذه البرامج والتي من بينها برنامج Microsoft Project 2013 أو  Primavera و برنامج  MindJet .
4. الحماس وتشجيع الآخرين من الصفات الهامة أيضاً
   حتى في أحلك الظروف أو عدم ثقتك بالمستقبل, لا تسمح بأن يتسرب اليأس الى مرؤوسيك , بل جاهد لرفع معنوياتهم, فالكثير منهم يعيش على الأمل, فلا تخيب ظنونهم بأمور غيبية لا تسيطر عليها, وقد لا تحدث!
   بعض المدراء مهرة, و لديهم معرفة واسعة, لكنهم سلبيي الطباع, ينظرون الى الجوانب المظلمة فقط, متشائمون, يثيرون الأحاديث التي من شأنها أن ترسم كآبة وإحباط على مستمعها! يمكنك تشبيه هذه الأنواع من المدراء بالبرتقالة الفاسدة, التي إن تُركت بين مثيلاتها لنقلت إليهم العدوى وأفسدتهم.
   انتبه أن تكون واحداً منهم.
5. الإلمام والمعرفة الكافية ببعض تفاصيل المشروع الذي تديره
   أعضاء الفريق بحاجة الى الشعور بأن من يقودوهم لديه فكرة عما يقومون به, فلا يُعقل أنك تستخدم المراسلات الورقية بدلا عن البريد الالكتروني! أو أن تكون مدير مشروع لتطبيق برنامج تقني – ERP مثلا – وليس لديك أدنى فكرة عن تحديثاته الأخيرة أو منطق عمل البرنامج (Business Logic) أو الميزات التي يحتويها !
   ليس المطلوب أن يتحول مدير المشاريع الى مبرمج أو عامل أو رسام Autocad لكن عليه بالقدر المعرفي الذي يكفل فهمه للآثار المترتبة على مختلف التحديات التقنية والفرص المحتملة, وعندها ستكون آراءه وقراراته لها اعتبار و أثر كبير في التحفيز والإلهام لدى المرؤوسين.
6. إتقان مهارات التفويض ومنح الصلاحيات للمرؤوسين
   فالثقة هي مبدأ أساسي يجب أن تُمنح – بحذر – لجميع أفراد المشروع , إذ أنها تفتح المجال للمرؤوسين لإظهار إبداعاتهم, وتزيح حمل الأعباء اليومية الروتينية عن كاهلك ..
   التفويض كذلك ينبُع من هذه الثقة, فَوِّض مرؤوسيك الثقات ببعض المهام التي تكون أكبر قليلاً من حجمهم وكن عليهم رقيبا في البداية حتى يتطورا ويصبحوا لها متقنين ومعتمدين على أنفسهم.
7. الديناميكية , وامتصاص الصدمات أحد السمات المهمة في شخصية المدير الناجح
   لا شك أن هَمَّك الأول هو إنهاء مشروعك في الوقت المحدد ضمن التكلفة والنطاق المخطط له, لكن للأسف هذا قليلا ما يتحقق, لأن مجتمعك ومن حولك ليسوا بالمثالية التي تظن! لذا عليك التأقلم مع هذا الوضع وتقبل الأخطاء والمحافظة على اتزانك واستخدام الخطط البديلة التي يجب أن تكون قد أعددتها مسبقاً.
8. النهوض ببناء فريق العمل وتطويره وتعزيز ولائه
   منذ 5 سنوات كان يرأسنا في العمل أحد المدراء المتميزين , كان يدير مشروع تقني معقد وفريداً من نوعه . لقد أبدع هذا المدير في إرغامنا (طواعية) على العمل, وعلى حساب أوقتنا حينما خلق جواً من التحفيز والثقة و وضوح الرؤيا .. حينما عرف مفاتيح الدخول الى كل شخصية من أعضاء المشروع, فبعضهم كان مفتاحه مادي بحت, والآخر يتجاوب بالتشجيع والتقدير وذاك بالجوائز العينية البسيطة, والأخر يتحمس عند إخضاعه للتدريب …
   كان يتغاضى عن كثير من الأمور التي تُعتبر من الخطوط الحمراء في سوق العمل طالما أنها لا تؤثر على مسار العمل ويمكن تعويضها, كالتأخر البسيط عن ساعات الدوام, أو الاستئذان لظروف عائلية , بل أن ساعة الحضور والانصراف لم تكن موجودة في الشركة أصلاً مما كان يدفعنا الى العمل لساعات إضافية دون أن نتجرأ لطلب تعويض. كان يحتفل بأقل نجاح سواءً على صعيد العمل أو النجاح الشخصي لأي موظف, كان ينسب النجاح الى صاحبه ويُنزه نفسه عن سرقة أي نجاح رغم أنه كان أهم الأسباب لتحقيقه, و هذا ترك أثراً و ولاءً كبيرا لدى الموظف.
9. مدير المشاريع الناجح لديه قدرة على حل المشاكل وتفاديها
   عبر جلوسه مع مرؤوسيه أصحاب الخبرة وتقاسم المسؤولية و عدم تحرجه من استشارة من حوله, والتعامل مع المشاكل أولاً بأول وتحديد السبب الحقيقي للمشكلة.بما أن الشيء بالشيء يُذكر, هنالك مخطط يدعى (مخطط السبب والتأثير Ishikawa) يساعدك على تحليل و إيجاد جميع المشكلات مهما كانت صغيرة أو تافهة التي قد تكون هي السبب الرئيسي المؤثر للمشكلة الكبيرة لمعرفة المزيد عن هذا المخطط  اضغط هـــــنا

ما سبق ذكره لا يكفي بمفرده بأن يحولك الى مدير مشاريع ناجح, إنما هي عوامل مساعدة للحاق بدرب المتميزين .

دمت بخير.

المراجع: 1,2,3

ومن التحسينات الموجودة في هذا الاصدار دعم للويب بشكل أفضل (GP web client) وإضافة أكثر من 125 تحسين على وظائف البرنامج, وتبقى التجربة هي الحكم

إذا كان لديك حساب Partener Source  يمكنك تحميله عبر الضغط هنــــا

سأقوم بتجربة هذا الاصدار و اوافيكم بالتطورات الجديدة إن شاء الله قريباً.

.

.

أبدأ بميزة التواصل مع أعضاء المشروع مباشرة من داخل مشروعك :

كما تعلم, المهام Tasks الموجودة في مايكروسوفت بروجيكت, يتم إسنادها إلى أعضاء المشروع Resources المُعرفين مسبقاً في Ms.Project.
في الإصدار الأخير أصبح بإمكانك التواصل – وبضغطة زر- مع الأشخاص المُعرفين في مشروعك من خلال المهام المسندة إليهم, وذلك باستخدام تقنية Lync 2010 المرتبطة بالـ Active Directory

يمكنك الضغط على اسم من تريد الاتصال به واختيار زر الاتصال لتتصل معه هاتفياً أو ترسل له رسالة فورية أو تبدأ بمكالمة مرئية, أو تضع له رسالة على بريده الالكتروني .

التقارير

كما ذكرت فإنه بالإمكان إنشاء تقارير ومخططات بيانية في بروجيكت 2013 دون الحاجة الى برامج مساندة (third party) فمن خلال القائمة  Project >> Report يمكنك الدخول الى القائمة الرئيسية للتقارير

واختيار التقرير المطلوب كمُلخص عن المشروع  Project Overview, أو تقرير عن ملخص الأعمال القائمة Work Overview أو خلاصة التكاليف Cost Overview  (المخطط لها والمصروفة والتكاليف المتبقية)
أو تقرير الـ Burndown

تقرير Burndown

هذا المخطط البياني (Chart) تم إضافته في Project 2013 , و باختصار شديد تتمثل فائدته في التنبؤ في موعد الانتهاء من جميع المهام المتراكمة.
أهمية هذا التقرير أنه يُظهر لمدير المشاريع وبقية الأشخاص المرتبطين بالمشروع Stakeholders عن حالة المشروع وفيما لو كان المشروع متقدما عن الوقت المخطط له أو متأخرا.

في الناحية العامودية Y :
يظهر مجموع ساعات الأعمال المتراكمة.

وفي الناحية الأفقية X :
يُظهر عدد الأيام أو التاريخ .

الأعمال المخطط لها (Planed Work),الأعمال المنتهية (Completed Work), و الأعمال المتبقية (Remaining Work) يتم تمثيلها " خطياً " كما في الشكل في الأعلى.
لمزيد عن مخططات  Burndown  راجع الرابط التالي: http://en.wikipedia.org/wiki/Burn_down_chart

القاعدة العامة في التعامل مع تقارير Microsoft Project 2013 أنه بالإمكان تعديل على محتواها, كأن تغيير تسمية التقرير بالنقر على اسمه وتكتب الاسم الأنسب الذي يعبر عن المحتوى بحسب تقديرك,
أو تغير التنسق (Style) الذي هو عليه كالألوان و نوع المخطط مخروطي, أو خطي أو غيره.

الشي الأخير في التقارير, وهو الأهم
أنه بإمكانك أن تتحكم بمحتوى التقرير وإضافة الحقول التي تريدها كما لو أنك تعمل على Pivot Table من داخل برنامج Excel  , مما يجعل نوعية التقارير المُستخرجة لا حدود لها

ما سبق ذكره من ميزات كانت توافرت في نسخة العرض Microsoft Project 2013 Preview  ومن المتوقع أن يتم تغذية البرنامج بمزيد من الإضافات عند إصدار النسخة النهائية

لندخل في الموضوع مباشرة …

يمكنك متابعة ما سأذكره عملياً بعد تحميل البرنامج والحصول على مفتاح التسجيل التجريبي مجاناً بالضغط على هذا الرابط. سيتم تنبيهك عند نزول النسخة النهائية على بريدك.

آلية حفظ المشاريع:

أُتيح في هذا الإصدار إمكانيات أكبر لحفظ مشاريعك, فهنالك 3 أماكن تستطيع أن تحفظ مشروعك فيها:

1. الحفظ العادي على جهاز الكمبيوتر .
2. الحفظ والتزامن على الشيربوينت سيرفر (SharePoint Server)
3. والحفظ على شبكة الإنترنت عبر خدمة سكاي درايف SkyDrive  الموجودة على https://skydrive.live.com

حيث يمكنك الدخول بواسطة حسابك في Windows Live من داخل برنامج بروجيكت 2013 وتحفظ وتسترجع ملفاتك من خلال الانترنت من أي مكان, وستظهر الملفات التي تحفظها في قسم SkyDrive خلال تصفحك  لبريدك الهوتميل أو تفتحها من برنامج Project 2013

شريط الحالة Status Bar:

زر جديد تم إضافته ليعطيك قراءة سريعة وملخصة عن حالة المشروع  ونسبة اكتمال كل مرحلة
والمراحل (MILESTONES) الذي يجب أن تكون قد اكتملت أو المفروض أن تكتمل قريباً.

كما ذكرت سابقاً هنالك إمكانية تعديل المخطط البياني الذي يظهر أمامك بسهولة, وسيكون الكلام على التقارير في موضوع لاحق إن شاء الله

خاصية مسار المهام …  Task Path

وهي من الإضافات المهمة التي تساعد مدير المشروع أثناء مراقبة أداء العمل خصوصاً إذا كانت هنالك علاقات شائكة بين المهام الموجودة على المسار الحرج للمشروع.

لرؤية فائدة هذه الإضافة اختر المهمة التي تريد دراسة جوانبها ومن تحت القائمة Format  تجد زر Task Path وستجد تحته الخيارات التالية:

Predecessors:

يميز جميع العمليات التي تسبق المهمة المحددة بلون مختلف

Successors:

يميز جميع العمليات التي تلي المهمة المحددة بلون مختلف

Driving Predecessors:

يعرض جميع المهام التي تسبق المهمة المحددة والذي يؤدي تأخر أحدها الى تأخر المهمة المحددة و تأخر المشروع برمته (أي أنه بهذه الحالة سيكون  SLACK و FLOAT يساوي 0)

Driven Successors:

يعرض جميع المهام التي تلي المهمة المحددة والذي يؤدي تأخر أحدها الى تأخر المشروع برمته.
انظر الصورة …

في الموضوع القادم إن شاء الله سأُعرّج على تفاصيل أكثر حول ميزات التقارير التي يمكن استخراجها من البرنامج… تابعوني …..

تحديث:
تم إدراج الجزء الثاني عبر الرابط http://www.monzerosama.com/?p=1284

مؤخراً عمِلتُ على أحد البرامج المفتوحة المصدر (Open Source) يُدعى ProcessMaker وطبقته في شركة متوسطة الحجم وكان أدائه متميزاً, و حالياً أدرس تطبيقاته في لندن مع الشركة المبرمجة وأُعد لامتحان شهادة الاعتماد.

قبل أن أسرد لك فكرة عن ProcessMaker دعني أُعرف الفائدة التي تجنيها من هذه البرامج بمثال يعيشه جميع الموظفين:
تفرض القوانين المعمولة بالشركات على أي موظف يريد أخذ إجازة, أن يقوم بمعاملة تبدأ بـ :

• بملئ نموذج ورقي يسمى “بنموذج طلب إجازة ” .
• يقدمه هذا الموظف الى مديره المباشر لكي يقرر في قبول الطلب او رفضه!
• بعد اعتماد الطلب سيُرسل الى مدير الإدارة لاعتماده.
• بعد الموافقة سيذهب هذا الطلب الى ادارة الموارد البشرية لتفحص رصيد هذا الموظف من الإجازات وتحدد فيما لو كانت هذه الاجازة بدون راتب او انها ستُخصم من رصيده السنوي من إجازات, سيتطلب من مشرف الموارد البشرية اعتماد هذا الطلب أيضا!
• بعد ذلك يتوجب تسجيل هذا الطلب في برنامج إدارة شؤون الموظفين .
• وإشعار مسؤول التأشيرات بإصدار فيزا السفر أو حجز التذاكر وغيرها من إجراءات تختلف من شركة الى أخرى.

برنامج ProcessMaker يتيح لك رسم هذه الخطوات كمهام وتربطها ببعضها وُفق شروط ومعطيات تحددها مسبقاً لتصبح قادراً على تنفيذ تلك الخطوات عبر الإنترنت, بمعنى أنه لن يحتاج أحد  من المشتركين في معاملة طلب الإجازة الى استخدام الأوراق وكل ما عليه هو الدخول الى موقع الشركة وملئ الطلب.

بتطبيق المعاملة السابقة على برنامج ProcessMaker سنخرج بالخريطة الموضحة بالصورة أدناه:
لاحظ أن هذه العملية اشترك فيها 7 أشخاص على الأقل وهم :
1- مُقدم الطلب

2- مديره المباشر

3- ومدير عام إدارته

4- ومسؤول الموارد البشرية

5- ومشرف الموارد البشرية

6- وقسم المالية

بالإضافة الى مسؤول التأشيرات.

تصميم هذه العملية سهل للغاية, فلن تحتاج الى كتابة أكواد برمجية (إلا في بعض الحالات) لترسم هذه العملية وتصمم النماذج وتربطها مع بعضها البعض وإعطاء صلاحيات كل مستخدم على المهام التي يريد تنفيذها.

هنالك العديد من التقارير والرسومات يوفرها البرنامج, بالإضافة الى إمكانية الربط مع البرامج الأخرى عبر الـ API والـ Web Service, كما بإمكان المطورين إنشاء برامج إضافية Adds on مرتبطة مع ProcessMaker .
شخصياً قمت بربط برنامج إكسل مع برنامج ProcessMaker وتمكنت من إنشاء تقارير ورسومات أكثر مرونة واحترافية.
كما ربط البرنامج مع بوابة لإرسال الرسائل القصيرة SMS في حال إسناد مهمة معينة الى شخص ما.

هذا البرنامج مبني بلغة الـ PHP وقواعد البيانات MySQL  وقمت بتعريب واجهات البرنامج بنسبة 99% سأقوم بتحميل التعريب خلال فترة قريبة بإذن الله بعد الانتهاء من التنقيح والتجربة.

البرنامج في العديد من الميزات وتعمل عليه العديد من الشركات والبنك الكبرى في أوروبا وأمريكا الشمالية, يمكنك الإطلاع على نبذة من البرنامج من خلال الفيديو التالي:

أمثلة بسيطة لاستخدامات ال workflow في الشركات :
أتنتة عمليات قسم موار البشرية(إجراءات التوظيف،السلف،البصمات،الانتدابات،التدريب. ..الخ)
أتمتة عمليات قسم المالية (طلبات تصفيات العهد، وغبرها )
أتمتة عملبات قسم المشتريات( كطلبات المشتريات الداخلية)
أتنتة عمليات قسم التقتية ( كنماذج طلبات الدعم الفني وغيرها)

أتمتة المشتريات الخارجية وطلبات العملاء (طلب عرض سعر, التقديم لمناقصة, طلب فتح حساب إئتمان)

وغيرها الكثير, بحسب طبيعة عمل الشركة وحجم تعاملاتها

الخلاصة:

إذا كان لديك هدف لأتمتة المعاملات الداخلية لشركتك والتخلص من الأوراق وميزانيتك المالية محدودة, فبرنامج ProcessMaker سيقوم بالواجب وزيادة

لمزيد من المعلومات, http://www.processmaker.com

تسلمت جائزة المحترف الأكثر قيمة (Most Valuable Professional) من شركة مايكروسوفت لعام  2012

وهي أعلى جائزة تمنحها مايكروسوفت للمحترفين وقادة المجتمعات التقنية. مجال الجائزة في برنامج الـ ERP  المعروف  Microsoft Dynamics GP (Great Pains)d

اضغط هنا لتصفح حاملي الجائزة في المملكة العربية السعودية:
https://mvp.support.microsoft.com/communities/mvp.aspx?adv=1&name=&competency=&discipline=&certifications=&country=Saudi+Arabia&state=&city

صفحتي على موقع مايكروسوفت
https://mvp.support.microsoft.com/profile/Monzer

بإمكانك التسجيل في هذا اللقاء مجانا والمشاركة وطرح أسئلتك واستفساراتك ضمن المدة المحددة للقاء.

يسرنا مشاركتك إذا كنت:

      1- مطوراً أو مديرا للنظام System Administrator .

      2- مبرمجا أو مسؤلاً عن استخراج البيانات وتحليلها .  

      3- ترغب بتطوير آليه تسهل على صناع القرار الوصل السريع الى تقاريرهم عبر برنامج Excel 2010 .

عند إتمامك لهذا المادة ستكون قادراً على :

1-    تحديد نتائج تقارير جريت بلينز من خلال Views  من داخل SQL Server  .

2-     ربط برنامج 2010 Excel  مع خادم قواعد البيانات 2008 SQL Server  لقراءة بيانات برنامج   MicrosoftDynamics GPتلقائياً.

3-     استخدام الـPivot Table  كأداة تحليل لبيانات Microsoft Dynamics GP

4-     استخدام الرسوم البيانية Chart  في تحليل البيانات.

إضغط هنـــــــا  وأرسل بياناتك للتسجيل …  تم عقد اللقاء ولم يعد بإمكانك التسجيل

السبب في ذلك يعود الى  فكرة المدير والنظرة المرسومة في مخيلته عنك فقد تكون مشوشة وغير مكتملة. وعندها ستسأل نفسك لماذا منحني تقييم أقل بينما يمنح من هو بنفس مستواي (وقد يحمل شهادة أقل مما أحمل ) لكن منحه تقييماً أعلى؟
فيما يلي بعض الأمور التي يتطلع لها كل مدير احرص على تنفيذها ..

1. التعاون:
   أرباب العمل والمدراء بشكل عام يريدون أشخاصاً متعاونين, لديهم قدرة على حل المشاكل والخلافات فيما بينهم ومع الآخرين دون إقحامه بكل شاردة وواردة. يفضلون التعاون بين الموظفين حتى لو لم يكن يحبون بعضهم.
2. المبادرة :
   احرص على أن تكون من أصحاب المبادرات, من الذين يخرجون عن المألوف ويضيفون لمساتهم الاحترافية وأفكارهم الإبداعية على العمل .و يتصدرون المهام القاسية ويعاندون الصعاب بمفردهم من غير تردد في اتخاذ قراراتهم حتى لو كان فيها نسبة مخاطرة.
3. اجعله على إطلاع:
   المدراء عادة يعتمدون على موظفيهم في المعلومات الخارجية ويرغبون بالإطلاع على تطورات موظفيهم..
   ارفع إليه بتقارير إنجازاتك حتى لو لم يطلبها منك. اجعله على دراية بآخر الأخبار التي تتعلق بمجال عملك, فمثلاً لو كنت تعمل بمجال التقنية أطلع مديرك على آخر التقنيات المستخدمة والشركات الجديدة في السوق وأحدث البرامج في المجال الفلاني واقترح عليه استخدامها وأظهر له سريعاً الفائدة منها وهكذا….

وفي النهاية وبعيداً عن مديرك سواءً رضي أم لم يرضى …. اجعل هدفك هو الإخلاص و العمل باحترافية وتذكر أن إرضاء الناس غاية لا تدرك

البحث الذي سنطرحه اليوم له علاقة بالموضوع الذي تحدث عن ” تنبيهات العمل أو ما يسمى Business Alerts “ , لكن موضوعنا اليوم مستقلا عن سابقه كوني سأتعمق في الجانب التقني أكثر من الجاني الوظيفي ….
– كيف تستفيد Business Alerts من ميزات الاستعلام المبنية في SQL Server لمراقبة البيانات وتغيراتها ؟
– كيف تحديد بيئة العمل ضمن ظروف وشروط معينة؟
– وكذلك الاستفادة من تقنيات نظام التراسل المتوفرة في النظام؟
سأجيب عن هذه التساؤلات التي ستفيد التقنين وتفتح لهم آفاق للتعامل مع مميزات الاستعلام وإرسال النتائج الى المستخدمين…

حين القيام بعمل Business Alerts جديدة يتم تخزين هذه البيانات في قاعدة البيانات الرئيسية Dynamics في جدول الـ Business Alerts Rules Master والذي يمكلك في الداتا بيز اسم SY40500 , يخزن الكثير من البيانات من بينها اسم الداتا بيز التي سيتم تتبعها وتاريخ بدأ التتبع وتاريخ انتهائه واسم المستخدم الذي أنشأ أو غير ذلك التنبيه وغير ذلك…
بعد الانتهاء من حفظ الـ Business Alerts يقوم جريت بلينز بإنشاء أوامر مخزنة Stored Procedure في قاعدة البيانات الخاصة بالشركة التي سيتم مراقبة بياناتها
وبعد ذلك سيتم إنشاء مهمة Job في الـSQL Server لكي تقوم بتشغيل الـ Stored Procedure وفقا للجدولة التي قام المستخدم بإنشائها (مثل: أن تعمل بشكل يومي \ اسبوعي \ تاريخ انتهائها … الخ) انظر الصورة

لنوضح أكثر بمثال:
لنفرض أننا قمنا بعمل Business Alerts على قاعدة بيانات اسمها HCITY وظيفتها هي فحص الحد الإئتماني للعملاء فإنه سينشئ Stored Procedure في هذه القاعدة ويعطيها اسم متسلسل يبدأ بـ sm_Rule

وفي مثالنا هذا كان الاسم smRuleID27 ويحتوي على جملة الاستعلام التي تفحص الحد الائتماني للعملاء Credit Limt ومحتوى الملف هو :

create procedure smRuleID27 @ruleid int as
/* this procedure is for Business Alert CREDIT LIMIT */
select RM00101_T1.CUSTNMBR into ##smRuleID27 from RM00101 RM00101_T1 WITH (NOLOCK) ,
RM00103 RM00103_T2 WITH (NOLOCK)
WHERE RM00101_T1.CUSTNMBR = RM00103_T2.CUSTNMBR AND RM00101_T1.CRLMTTYP = 2
AND (RM00101_T1.CRLMTAMT < RM00103_T2.CUSTBLNC) if @@rowcount > 0
exec smRuleCreateTask 27,HCITY
GO

وسينشئ بعد ذلك Job لكي(انظر الصورة الاولى) يشغل هذا الستورد بروسيجر بحسب الجدولة التي حددناها أثناء إنشاء الـ Business Alert من داخل جريت بلينز.
للأهمية:
1- لكي تعمل الـ Busniss Alert لا بد أن يكون الـ SQL Agent يعمل بشكل دائم ….
2- إن كنت حددت أن يتم التنبيه على البريد (سواء POP أو Exchange ) يجب أن تكون اعدادت البريد مجهزة من خلال الـSQL Server (اضغط لمعرفة طريقة إعداد البريد)
3- أسماء الجداول التي تتعامل معها الـ Business Alert مودجوة في قاعدة البيانات الرئيسية DYNAMICS وهي :

SY40500 , SY40506 , SY40504 , SY40505 , SY40501 SY40503 , SY40502, SY40506

أضع بين أيديكم جملة مختصرة عن بعض الدروس المستفادة من إدارة المشاريع بشكل عام:

1. كمدير مشروع: احرص على أن تكون رؤيا المشروع واضحة لجميع العاملين بمشروعك دون استثناء, يجب أن يعلمون لماذا يقومون بمهامهم. وما الذي سيحدث إن لم يقم كل فردٍ بما أُوكل إليه.
2. نجاح أغلب مدراء المشاريع كان بسبب قوة ومهارة الفريق الذي يديره في الدرجة الأولى, فاحرص على اختيار الأكفاء و استمرار تدريبهم.
3. العاملين المتحمسين في فريقك يجب إعطائهم عناية خاصة ومراقبتهم دورياً لأنهم لو ساروا بالاتجاه الخطأ فسيتسببون بأضرار كبيرة بوقت قصيرٍ جداً, وعدم الالتفات إليهم سيتجه شعورهم مع الوقت الى الإحباط.
4. السبب الحقيقي لمعظم المشاكل التي تحدث أثناء المشروع تكون من الأشخاص, لذلك تعرف على خلفيات واهتمامات العاملين جيداً لتتمكن من معرفة نقاط الضعف الحقيقية.
5. سير مدير المشروع بخطة ومدير المالية بخطة أخرى هو أشبه بالقيام بعملية قلب مفتوح في غرفة مظلمة. فاحرص على تكامل الرؤى …
6. في التواصل مع الآخرين عليك معرفة من هم أصحاب القرار الحقيقيين لتقرر سياسة معينة للتعامل مع كل واحد منهم, وهذا يجب أن يتم في مرحلة مبكرة عند حصر الأشخاص ذو العلاقة بمشروعك Project Stakeholders.
7. عليك العمل مع مدير البرنامج  Program Manager  بروح الفريق الواحد واطلاعه على التقارير الدورية والالتزام بما يتم توجهيك, فهو أعلم وأدرى بالسياسة العليا للشركة أو توجهات مالك المشروع.
8. قد يتواجد داخل المشروع الواحد  العديد من الموارد والكوادر البشرية مثل المهندسين والمبرمجين, والموردين, وأصحاب القرار… فكر بالاستعانة بهؤلاء لمواجهة مشاكلك قبل اللجوء الى جهات استشارية خارجية.
9. المقاولين والموردين تكون استجابتهم أفضل للعملاء اللذين يعلمون ما يريدون ويدركون خطواتهم وطلباتهم بشكل محسوبٍ ودقيق, بينما العملاء الاخرون سيشكلون مصدر إزعاج لهم وسيكونون بآخر القائمة وبأدنى اهتماماتهم.. أنت كمدير مشروع تعتبر عميل لدى مورديك, فاحرص على الظهور بالشكل الأفضل خصوصا مع الأساسين منهم.
10. على مدير المشروع أن يلتقي جميع العاملين بمشروعه مهما كان حجم المشروع – على الأقل مرة واحدة -فعليه أن يلتقي بكافة المدراء (مدراء من داخل مشروعه أو المدراء المتعامل معهم, مثل مدير مبيعات لدى المقاول), العاملون يريدون معرفة مدى اهتمام مدير المشروع بأدائهم وهذا يتم عبر الزيارات الميدانية.
11. لا تطلب من إدارتك أن تتخذ قراراً أنت بإمكانك اتخاذه, ابتعد عن فعل ذلك من باب الاستئناس بالرأي فهذا الأمر يرسم صورة لدى الإدارة عن ضعف في تحمل المسؤولية وتذبذب في اتخاذ القرار.
12. إذا ابتدأت المشروع بكثير من الأنانية والتفرد ستجد أنه من الصعب تغيير موقفك خصوصا إذا واجهك أحد العاملين بخطأٍ ارتكبته… وعندها سيتجه العامل الى السكوت عن الخطأ بدلاً من مصارحتك به … فكن يقظاً لهذه النقطة وازرع مبدأ الحوار وقبول الآخر فأنت لست معصوم واعترافك بالخطأ والمبادرة بإصلاحه لن يقلل من شأنك.هنالك اعتقاد سائد في وكالة ناسا الفضائية يقضي بأن تكون أغلب المعطيات والقرارات خاطئة وعلى الجميع التفكير والمشاركة والنقد إن كان ثمة خلل ما….
13. سيكون الفشل ملازماً للمدير الذي يعتمد الاسلوب الورقي في كتابة التقارير, فهو لن يكون قادرا على إجراء أي عملية تحليل دقيقة, وبالتالي قراراته لا تكون مبنية على أساس متين.
14. كي لا تتفاجئ بتجاهل الموردين لطلباتك,
    ينبغي عليك – كمدير مشروع – أن تتعرف على سياسة عملهم, ونظامهم المالي وحدِّك الائتماني وغيرها من المعلومات التي قد تؤثر على انقطاع خدمات التوريد وتؤخر مشروعك.
15. تذكر دوماً من هو العميل الذي تقدم له المشروع وما هي أهدافه … ارجع له دائما قبل رغبتك بإحداث أي تغيير تريده قد يؤثر على (الوقت, التكلفة, أو الجودة).
16. عند وجود تعارض بالقرارات, أو وجدت أن هنالك تعليمات خاطئة قد وصلت إليك, تذكر أن مديرك هو صاحب القرار بالنهاية, فاشرح له وجهة نظرك وأعطه حلول بديلة وإن وجدته مازال مصراً على موقفه اعمل بجد كي تنجح المشروع مع الحرص على توثيق واعتماد قرار إدارتك لكي تحمي نفسك مستقبلاً.
17. لا تخف من الفشل توكل على الله واركب الصعاب واستغل إمكانياتك وامكانيات فريقك وخض غمار التجربة.
18. الاعتماد على الخبرة الشخصية قد يكون أمراً جيد, لكن قياس النتائج و التجربة أمرٌ لا بد منه.
19. معظم العاملين يودون أن يعملوا بشكل جيد وإذا لم يفعلوا ذلك فالمشكلة هي أنهم لا يعرفون كيفية أداء مهامهم بالوجه المطلوب!  لذا احرص على عملية التدريب المستمر.
20. إن لم يكن لديك ثقة بأمانة الموظفين المؤتمنين على الأصول (أمين صندوق, أمين مستودع) فافتح عينيك جيداً حينما تجد علاقة صداقة بين أحدهم وبين قسم المالية ….

الى مقالة جديدة بإذن الله و تكملة الجزء الثاني عن الدروس المستفادة في إدارة المشاريع

دمتم بخير وعافية …

يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:

• هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟
• ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
  هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
  كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك.
• ما هي أهدافك من الاجتماع؟
  1. ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
  2. ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
  3. هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟
• منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
  1. كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
  2. ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
  3. ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟
• ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟

1. هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
2. ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
3. ما هو ترتيبها؟
4. ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
   (مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)

• في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
  هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟
• كيف سيتم توثيق الاجتماع؟

1. من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
2. من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟

وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية والإنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا

• أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟

1. ما هي الخطوة التالية؟
2. هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
3. كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )

قد تكون بعض المصطلحات التي سترد في هذا غير واضحة لمن لم يخض هذا التخصص , لمعرفة تفاصيل أكثر عن هذه الشهادة  اضغــط هنـــا .

لندخل بالموضوع …

أولاً: قبل أن تبدأ بدراسة الامتحان عليك ان تعلم الآتي:

• الامتحان ليس عملية اختبار عن محتويات الكتاب الرسمي  PMBOK فقط!
• اعتمادك على خبرتك الحقيقة في إدارة المشاريع وحدها لا تكفي بل يجب صقلها بمنهجية معهد إدارة المشاريع PMI .
• عملية أخذ دورة تدريبية لدى مدرب معتمد هو أمر ضروري للغاية وهو من متطلبات قبولك لتقديم الاختبار.

ثانياً: عند البدء بالدراسة:

1- ضع خطة محددة لطريقة الدراسة وألزم نفسك بتحديد موعد للامتحان.

قمت بإعداد مسودة لجدول زمني يساعدك في دراسة المنهج كاملاً بشكل مريح وقسمت فترات الدراسة بحسب العمليات, تم توزيع المدة بناء على احتمالية الأسئلة التي ستأتي في الامتحان والتي هي بحسب الـ PMI :

Initiation 11%

Planning 23%

Executing 27%

Monitoring & Controlling 21%

Closing 18%

وأيضاً أخذت بالاعتبار أثناء توزيع الأوقات درجة صعوبة كل موضوع (knowledge Area ) .

الخطة عبارة عن ملف بصيغة Microsoft Project 2010 حملها من هنــا ويمكنك التعديل عليها كما تشاء

2-  يجب أن تحل أكبر قدر ممكن من الأسئلة وتنجح فيها وتتأكد من فهمك للإجابات.

3- يجب أن تكون مدركا بشكل تام لكل المخططات والتقارير المستخدمة وما هو سبب استخدامها وما هي النتيجة لها، ولا تكتفي بالفهم فقط .

4-  ادرس عمليات ادارة المشروع ال 42 بشكل عامودي واحفظ تسلسلها الموجودة بهذا الجدول فهو يساعدك على الاجابة على الأسئلة التي تحمل طابع What is the next step?

5- استعمل ملف الـ Excel الذي طورته ليساعدك في حفظ مداخل ومخارج العمليات (Inputs , Tools and Techniques and Ouputs).

يمكنك استعمال خاصية الـ Filtering داخل هذا الملف لتصفية النتائج بحسب ما تريد…مثلاً:
إذا أردت أن تعرف أين تستخدم أداة Analogous Estimating في عمليات إدارة المشاريع, افتح ملف الإكسل, اذهب الى العمود المسمى Tools & techniques واختر Analogous Estimating سيظهر لك أسماء العمليات التي تستخدم فيها هذه الأداة…وهذا ينطبق على بقية الحقول .

(حمل الملف من هنـــــــــــا)

تحديث: أحد متابعي المدونة، م. هشام عبد المنعم قام بتحديث الملف للإصدار الخامس مشكوراً

اضغط هنا لتحميل النسخة المتوافقة مع عمليات الاصدار الخامس

ثالثاً: أثناء الامتحان:

1-لا تنفعل إذا رأيت الأسئلة الأولى صعبة أو بعيدة عن ما في ذهنك, هذا أمر عادي جداً , تجاوزها واضغط على علامة Mark.

2-ابتسم وهدي أعصابك فأسوأ ما سيحصل هو أن تقدم الامتحان ثانيةً بنصف السعر.

3-  اعمل مسح سريع على الأجوبة وبحسب فهمك للسؤال ستستبعد على الأقل سؤالين تجزم أنهم خاطئين.

4-أبدأ بحل الأسئلة بشكل متسلسل, كأن تبدأ بحل الأسئلة القصيرة تلك التي بطول سطر واحد, وبعدها تنتقل الى الأسئلة الأطول, واترك الأسئلة الطويلة الى الأخير ولا تفكر بها.

5- ستواجه بعض الأسئلة تجد فيها تعقيداً أو تحتمل أكثر من إجابة… وعند التفكير بالإجابة افترض أن الوضع مثالي وغير قابل للتأويل.

6-  لو اخترت اللغة العربية كلغة مساعدة أثناء تقديم الامتحان لا تقرأ السؤال بالعربي إلا عند الضرورة القصوى لتجنب تكرار السؤال والتشتت.

7- اسرع في الاجابة عن الأسئلة المباشرة (مثل أسئلة العمليات) كي لا تستنزف وقتك.

8-  عند ورود سؤال أشكل عليك جوابه, فكر بمنطقية مطلقة, فستعرف الإجابة لو كان لك خبرة جيدة في ادارة المشاريع.

9-  اعرف معاني اختصار الكلمات, فمثلا في الامتحان لا يكتب لك WBS بل يكتب Work Breakdown Structure.

10-  حينما تجد في السؤال كلمة MOST Important فاعلم أن هنالك أكثر من إجابة صحيحة وتحتاج أن تفكر بأهم إجابة وهنا  يأتي أهمية الخبرة.

11-  ستجد أن العديد من الأسئلة فيها إسهاب بغرض تشتيت الذهن, فانتبه لذلك..

12-  اثناء استعراضك للأجوبة وشككت بأن هنالك جواباً قد يكون صحيحاً حدده وانتقل واقرأ جميع الإجابات ورشح الأفضل بعد ذلك.

13- الأسئلة التي تتكلم عن المسار الحرج وتسرد لك فترات الأنشطة بالأرقام يجب أن ترسمها على الورق قبل أن تفكر بالإجابة على السؤال.

14-  قد تواجه أسئلة تُشعرك أنك اقتربت كثيرا لدخول مستشفى المجانين بسبب وجود جميع الأجوبة الصحيحة وانت تحتار أيهما أصح! لذا عليك لبس قبعة المنطق والمثالية وتكرار قراءة السؤال.

وكقاعدة عامة… لو أشكل عليك إجابة أي سؤال حاول أن تفكر بشكل منطقي.

15-  ركز بأن تختار الإجابة الأكثر مثالياً وأخلاقية (Professional Responsibilities).

16- طبعا وقبل كل شيء, استعن بالله أولاً وأحسن النية وأكثر من الدعاء وتوكل على الله.

17- أعيد وأكرر لا تهدر وقتك أثناء الاختبار وحاول الاستفادة من كل ثانية.

المراجع التي اعتمدت عليها شخصياً في الدراسة:

* بشكل رئيسي اعتمدت على برنامج ملخصات PMP MindMap (حملــها من هنــا)

* بالإضافة لامتحانات PMP Fast Track

* كتاب  PMBOK, وكتاب PMP Exam Prep

* دروس فيديو Nuggets PMP Certification Series

* امتحانات uCertify

*محاضرات صوتية Hot Topics flashcards for passing the PMP & CAMP

* تمارين من هذا الموقع http://www.brainbok.com

تمنياتي للجميع بالتوفيق والنجاح