Po čase jsem vše zkrátil na útržky a hesla náhodně rozepsaná po papíře nebo v odrážkách – v tu chvíli jsem byl schopný pružně reagovat, nicméně zápisky dávaly smysl jen krátce po schůzce. Bylo pro bě těžké udržet myšlenku do druhého dne. Změnil to příchod myšlenkových map do mého každodenního života (k němuž patří i zápisky ze schůzek v podobě myšlenkových map).

Jak na to?

Není to žádná věda, ale i tak jsem několik měsíců ladil, kombinoval a zjednodušoval postup a šablonu, která je mi nyní oporou při vytváření osobních zápisků při jednáních a schůzkách. Ve výsledku se jedná o několik málo tipů, které mohou, minimálně jako inspirace, posloužit i vám.

Příprava základní struktury schůzky

Pro maximální možnost zapojení se si obstarejte program schůzky, na kterou se chcete připravit (je těžké se připravit, když nevíte na co). Nakreslete doprostřed papíru centrální obrázek, jež charakterizuje téma schůzky, nebo jen vepište slovy téma (případně datum, místo apod. podle vašeho uvážení).

Z centrálního obrázku veďte hlavní větve symbolizující jednotlivá témata, která by měla být na schůzce projednávána, a přesně proto také ponesou název, symbol obrázek, který se k danému tématu vztahuje. Nyní máte kostru jednání, kterou doporučuji obohatit o vlastní myšlenky vztahující se k jednotlivým větvím (tématům).

Myšlenková mapa v akci

Konkrétní práce s mapou přímo na schůzce pak závisí na mnoha vlivech okolí. Základem však je zápis silných myšlenek, které nás (třeba) za čtrnáct dní vrátí zpět k jednotlivým situacím, které se na schůzce udály, a pomohou nám vybavit si co možná nejvíce okolností. V daných situacích pomáhají jednoduché symboly a obrázky, zvýrazňování pomocí barev a typu písma. Já v mapách pracuji se čtyřmi pěti základními typy poznámek:

• Program – velmi výrazné prvky, hlavní větve; jde o původní a předem známý program schůzky
• Myšlenky – bez zvýrazňování; jde o vlastní myšlenky, které mi naskakují k tématům před nebo v průběhu schůzky
• Úkol – z daného bodu vytvořím prvek ve tvaru hvězdy; jsou to veškeré úkoly, které pro mě ze schůzky plynou
• Informace a rozhodnutí – vytvářím prvek ve tvaru oválu; jedná se o informace, které byly na schůzce předány a diskutovány
• Téma mimo program schůzky – vytvořím prvek ve tvaru “obláčku”, jež nenavazuje na žádnou z větví; jedná se v o nové hlavní téma, které volně “pluje” mimo hlavní mapu

Doplňující informace

Bokem si k mapě dopisuji účastníky, místo, čas, projekt a další důležité informace, které se ke schůzce vztahují. Klidně zvolte opět strukturu myšlenkové mapy, já mám v tomto případě raději již zaběhnuté seznamy v “odrážkové podobě”.

Vyzkoušejte a hledejte možnosti

Doporučuji alespoň párkrát vyzkoušet poznámky ze schůzek v podobě myšlenkové mapy. Chce to jistě trošku cviku a praxe, ale věřím, že se i ve vašem případě výsledek brzy dostaví. Pokud se bojíte, že ztratíte důležité myšlenky, vezměte si s sebou diktafon nebo mobilní telefon, který umožňuje zaznamenávat zvukovou stopu.

Poznámky v podobě myšlenkové mapy vám mohou, tak jako mi, přinést prostor pro větší zapojení se do konverzace a řešení témat díky zrychlenému zápisu, jednodušší pohled na témata schůzky a její aktuální průběh (vizualizace prostřednictvím mapy umožňujerychlejší analýzu poznámek a tudíž jednodušší hledání souvislostí), ušetří inkoust (píšete-li perem) a případně jejich tvorba neruší okolí tolik, jako rozsáhlé lineární poznámky (“klepete-li” je do notebooku).

Nezapomeňte dát vědět, jak vám zápisky v myšlenkové mapě fungují. Pokud je již používáte, pomozte ostatním a napište, jak s nimi pracujete a co vám přináší.

Daniel Gamrot

Možná že takový kouzelník právě dorazil. Petr Ludwig se pojmu, který se ani zvukově nikterak nesnaží působit sympaticky, věnuje dlouhodobě na specializovaných školeních a přednáškách. Aby se však jeho tipy na potlačení prokrastinace dostaly do všech tuzemských luhů a hájů, bylo potřeba jeho aktivity rozšířit i o psaní knihy. Ta před několika málo dny opustila tiskárnu a jmenuje se Konec prokrastinace.

Hůlka s dobrým návodem

Ačkoliv jsem projektu fandil, do jisté míry se ve mně ještě při samotném čtení úvodních kapitolek mírně vrtěl skřítek Skeptik. Ostatně, Skeptik se mi vrtí vždy, když v knihkupectvích zakopávám očima o haldy booků slibujících vaši proměnu v lepšího manažera, člověka či dítě, nabízející zaručených 100+1 radu na zlepšení koncentrace a potlačení lenosti, kuchařky štěstí i růstu. I přebal a web Konce prokrastinace leccos slibuje, má však tu výhodu, že skutečně představuje hůlku, pomocí které se můžete naučit vykouzlit obranný val proti odkládání a neefektivnosti.

Stále však jde o hůlku a návod k ní, tedy postup, nástroj, s nímž je možné opravdu odvrátit chorobné přesouvání úkolů, ale – což si mnozí čtenáři třeba nebudou chtít připustit – bez vašeho vlastního přispění se změní leda tak využití vaší police na knihy, nikoliv vy sami.

Proč zvolit pomocníka

Popasovat se s potížemi, které mohou nést právě označení vy-víte-čeho, lze pochopitelně i bez rad a návodů. Pokud jste však doposud s odkládáním nezatočili, berte to jako signál, že pomocníkovi aspoň zkuste chvíli naslouchat. Petr Ludwig navíc umí velmi dobře psát, jeho styl se nepotřebuje kochat vlastními slovy, věty a i kapitolky vás o mnoho času neoberou, protože se jde zkrátka k jádru pudla (vůbec netuším, kde se to rčení s pudlem vzalo, ale nebudu v průběhu psaní článku prokrastinovat a zkoumat jej…). A protože mi rukama prošla hezká řádka knih, jež můžu vágně oštítkovat jako osobní rozvoj, mile mě překvapil celý koncept a struktura Ludwigovy práce. Měl jsem dojem, jako by to nebyla kniha, ale skutečný živý pomocník, který k vám promlouvá, jde s vámi postupně po krůčcích na cestě tak, abyste chápali, co se kolem vás odehrává a vnímali, že vše má logickou návaznost.

Prokrastinace není nemoc

A nebývá mnohdy spojena ani s leností. A ani s odpočinkem. Má kořeny v tom, že si mnohdy plně neuvědomujeme, kým jsme a kam chceme jít. Zde hledejte všechny příčiny. Pokud budete mít v rukou Ludwigovu knihu, tak vás k hledání a pojmenování přímo vybídne (a také podstrčí pár vhodných otázek a formulářků). Nebudu do detailů rozepisovat dílčí tábory k výstupu na Everest, od toho zde budou další čtenářské zkušenosti. Zdůrazním právě onen aspekt Ludwigova přístupu, který vychází z uvědomování si vlastní silných i slabých stránek, ale také z konfrontace vize a konkrétních cílů, které ve výsledku (při dosažení) natropí více škody nežli užitku.

V knize se netluče prázdná sláma. Tipy na to, že si máte vypnout Facebook, abyste se mohli v klidu učit, se hodí do šestákové literatury. Ludwig ale čerpá přednostně z odborných výzkumů a ze studia fungování mozku, což se v poslední době osvědčuje i mně samotnému, protože odpovědi a skutečné rady lze najít právě v poznání tohoto orgánu. Deviza knihy pak spočívá ve srozumitelnosti a pořadí, v jakém všechny ty mozkové postřehy autor předává. Bere je jako jakési korálky zavěšené na provázek, který pro nás na základě mnohaleté lektorské zkušenosti připravil.

A protože první pro první představení projektu, který se – doufám – bude nyní šířit mezi všechny, co s vy-víte-čím zápolí, tohle stačí, rozloučím se s jedním z citátů Konce prokrastinace:

Spejbl: „Hur­vajs, musíš si umět poručit.“ 

Hurvínek: „Což o to, taťuldo, já si poručím, jenže já se neposlechnu.“

Podrobnější informace najdete na www.konec-prokrastinace.cz

Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo „inbox“, většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku. Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují „informace“ o záležitostech. Ostatní „vstupy“ nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali. Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou. Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka „inboxy“) budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, které používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky a jednotlivé projekty a já nevím co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon http://thesecretweapon.org. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na…)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. Ale i to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Voice mail. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať už jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to bylo jakékoliv místo v celém domku.

Našlo by se jisté více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje.
Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (S. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti – a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových stránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud máte rádi efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice – a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry přes složku prožeňte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak to, že vás to nenapadlo dříve.

5. Stoh plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadají také tak efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí pěkná hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat – přihrádka pod plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou… a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady celý.

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě – a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé – vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

Nespavost občas trápí každého, bohužel…

Problémy se spaním mohou nastat při stresu, přibývajícím věkem či například při tom, když jste uvnitř rozpolcení a nevíte co dál. Dnešní studie, kterou zde budu prezentovat, by vás mohla naučit k rychlému usínání a vyřešit tak problémy se spánkem. Prvně si vysvětlíme jak na to, poté vám vysvětlím, proč to funguje, a nakonec přihodím svůj názor na studii.

Budu také rád, když se k tématu vyjádříte. Všichni totiž víme, že dobrý spánek je důležitý. Pokud ho totiž nemáte dostatek, jste málo výkonní, často zapomínáte a vaše pozornost je tu tam. Doufám, že vám článek v usínání pomůže a špatný spánek vás už trápit nikdy v životě nebude…

Co tedy dělat a jak docílit rychlého usínání?

Ve studii vyšlo najevo, že jako nejúspěšnější metoda se jeví tato, kterou za moment uvedu. K mé důvěryhodnosti, aby to neznělo jako magazínový žvást, čerpám ze studie šesti lidí z Laval University v Kanadě. Studie byla vydána v roce 2006 a podstoupilo ji 2246 pacientů (v letech 1998 a 2004). Výsledkem této práce je pár jednoduchých kroků, které vám dopomohou lépe usnout.

1. Prvním jednoduchým bodem je to, že máte jít spát jen tehdy, pokud se vám opravdu chce. Nelehejte si tedy na postel jen tak a nesnažte se usnout, když víte, že se vám ve skutečnosti nechce.
2. Nechoďte do postele pokud nemáte v úmyslu spát. Postel (pokud vás trápí nespavost) není to pravé místo k hraní si s mobilem, sledování televize či mazlení se psem. Sex je jedinou výjimkou.
3. Jestli se vám okamžitě nedaří usnout, vstaňte a jdete se projít. Pokud jste lenoch, stačí odchod do jiné místnosti, kde není postel. Zní to zvláštně, ale uvědomte si, že cílem je rychlé usínání a toho nedocílíte, pokud budete v posteli do tří do rána koukat do stropu a divit se, že neusínáte.
4. Jestli neustále nemůžete usnout – opakujte krok 3 tak dlouho, jak bude třeba. Klidně celou noc. A ano, je to ve studii myšleno vážně…
5. Budík si nastavujte vždy na stejnou hodinu, bez ohledu na to, kdy potřebujete vstávat. Nejde o to, v kolik hodin je třeba fungovat a jet do práce, ale o to, aby mělo tělo nastavený co nejstálejší rytmus.
6. Jako poslední jen taková maličkost – nechoďte si zdřímnou na gauč během dne. Ničí vám to již zmiňovaný rytmus, který chceme tělu nastavit. Pro někoho to bude možná těžké, ale za ten pokus to stojí.

Zní vám to všechno rozumně? Mně celkem ano, ovšem tohle je kategorie s názvem Psychologie, více nás tedy spíše zajímá to, proč a jak to funguje. A to si probereme hned v dalším odstavci. Takže pokračujte směle ve čtení…

Proč tahle metoda podle psychologů funguje?

Pokud máte nějakého domácího mazlíčka, asi už chápete. Zkusím vám to vysvětlit. Když jsem bydlel v domě, měl jsem na zahradě kočku. Stačilo na ní zavolat a ona přiběhla, protože věděla, že jí nesu nějaký pamlsek. Nakonec se naučila přiběhnout i při samotném zavolání a nemusel jsem jí přitom dávat nic. Šlo tedy o to udělat v prostředí nějaký zvuk, aby si uvědomila, že dostane jídlo – že ten podmět bude mít nějakou (pro ni přínosnou) reakci.

Totéž se snaží vytvořit tento krátký seznam. Místo zavolání tu je ulehnutí do postele a reakcí by mělo být rychlé usínání. Proto je důležité dodržovat pravidlo číslo 2 a nedělat v posteli plno dalších aktivit. Při ulehnutí se totiž v mozku opět vyvolávají a proto je tak těžké usnout v posteli, pokud v ní sledujete televizi, hrajete si s mobilem, čtete si a možná i jíte. Ty činnosti totiž oslabují vztah mezi postelí a samotným spánkem. Myslete na to…

A co si o tom všem myslím já? Funguje to?

Všechny tyhle poznatky jsou minimálně zajímavé a já jim věřím. Přeci jenom tahle univerzita patří mezi deset nejlepších kanadských univerzit se skutečně dlouhou historií (byla založena roku 1663). Já sice problémy se spánkem moc nemám a když ano – nejvíc mi pomůže popovídat si s někým blízkým.

Na téhle studii se mi asi nejvíce líbí to pravidlo o dodržování stálého intervalu buzení. Každému je snad jasné, že vstávat pokaždé jinak je hrůza a někdy jen to stačí a může se projevit nespavost. Tělo je prostě rozhozené. Doufám, že vám článek vznesl do života něco nového a pomůže vám zamést s nespavostí. A jestli máte nějaké své tipy, zkuste se o ně podělit.

Tomáš Erlich, blog

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start:
Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.

Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

- E-mail zástupkyni pro básničky.

- E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.

- E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.

- Stáhnout z webu fotky.

- Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.

- Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:

- Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz — Zkontrolovat článek xyz)

- (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?

Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty – @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.

 Lukáš Bajer

V tomto článku se tedy budu věnovat tomu, jak já aplikuji metody ZTD (a částečně i GTD) při práci i v osobním životě. Chtěl bych jím dokázat, že techniku ZEN a hotovo lze aplikovat na téměř jakékoliv povolání a užívat jí může téměř kdokoliv, kdo dokáže dodržet několik jednoduchých pravidel. Tedy nejen internetový marketér, jako jsem já. Doufám, že vám článek pomůže v nastavení či vylepšení vašeho systému, pokud s ním ještě nejste plně spokojeni.

Abych vám přiblížil kdo jsem, moje jméno je Josef Řezníček a pracuji jako konzultant a lektor internetového marketingu. Zabývám vymýšlením strategií propagace na webu pro různé projekty. Naší specializací je optimalizace pro vyhledávače, obsahový marketing a další formy “neotravné” reklamy, kterým se v dnešní době souhrnně říká inbound marketing. Pojďte se se mnou podívat na systém, kterým při mojí práci i v osobním životě organizuji úkoly a informace. Možná nějaké postupy inspirují i vás. Nebo si možná uvědomíte, že podobný způsob, jaký používám já, můžete začít používat i vy.

1. Shromažďuji

Pro správu pracovních i osobních úkolů používám skvělý nástroj BaseCamp. Všechny poznámky, nápady a informace shromažďuji na několika málo místech. Těmito inboxy, jak je nazývá David Allen, jsou kromě BaseCampu ještě speciální inbox zápisník v elektronických poznámkách Evernote, papírový zápisník Moleskine, emailová schránka v Gmailu a fyzický šanon v mojí kanceláři. Do těchto 5 inboxů shromažďuji vše, co se na mě každý den valí ze všech stran.

2. Třídím

Druhým bodem podle systému ZTD je třídění informací. Každý den projdu jednotlivé schránky a vyprázdním je. Elektronické poznámky z Evernote roztřídím do dalších záznamníků, vytvořím z nich úkoly, nebo je jednoduše smažu, pokud už nejsou důležité. S papírovými poznámkami z A5 nelinkovaného notýsku Moleskine udělám to samé. Buď poznámku oskenuji a vložím do elektronické podoby, nebo jí přepíšu, přeměním na úkol, nebo ignoruji. Ale vždy po zpracování přeškrtnu v zápisníku to, co už jsem vyřídil. Mám tak schránku na konci dne čistou.

Všechny moje emaily putují do jedné schránky, kde je alespoň jednou za den projdu a vyřídím. Stále jsem se nenaučil občas neodolat pokušení a průběžně nahlížet do emailové schránky několikrát během dne. Důležité emaily si ale pouze označím k vyřízení hvězdičkou a vrátím se k nim až při kontrole inboxu. Doby, kdy jsem čekal, co přijde za email a ihned na něj odpovídal, i přes nutnost přerušení ostatní práce, jsou naštěstí už dávno pryč. Ohvězdičkované emaily vyřizuji většinou jednou za den, nebo vyřízení převedu na úkol do BaseCampu a tím inbox vyčistím. Všechny emaily, které jsou už vyřízené, archivuji, takže v přijaté poště mám na konci dne čisto.

Poslední zmíněnou schránkou, kam putují informace, je fyzická přihrádka v mojí kanceláři. Do ní dávám všechny dopisy, papíry i předměty, se kterými je třeba něco udělat. Přihrádku potom jednou za 2-3 dny projdu, dokumenty buď naskenuji a uložím, nebo archivuji, převedu na úkol, či vyhodím do koše.

Při popisu mých inboxů jsem úmyslně vynechal BaseCamp, ve kterém si eviduji seznamy úkolů a organizuji práci. Jde vlastně z menší části o inbox, ale používám ho především jako nástroj, který mi pomáhá plánovat. A právě plánování je třetí bod metody ZTD.

3. Plánuji

Svoje cíle a úkoly si plánuji v několika rovinách. Tou nejobecnější je roční plán obsahující na tento rok 9 cílů, kterých chci dosáhnout. Plán mám vystavený nad pracovním stolem a vlepil jsem si ho i na první stranu do zápisníku Moleskine. Z těchto cílů potom odvozuji měsíční cíle, které jsou obvykle 3. Ty si zase nalepím na okraj monitoru a mám je tak stále před sebou.

Je pro mě tedy jednoduché se několikrát za den sám sebe zeptat, jestli to co dělám, opravdu vede ke splnění oněch 3 cílů na daný měsíc. Na základě měsíčních cílů potom organizuji úkoly na každý týden, to už v rámci BaseCampu. Na konci předchozího týdne, nebo začátku nového, projdu všechny úkoly, které mám naplánované na jednotlivé dny v týdnu a přeorganizuji je, upravím a posunu podle aktuálních možností tak, abych stihl co nejvíce věcí, které povedou ke splnění měsíčních cílů. Výsledkem je přehledný seznam úkolů na každý den. V průběhu týdne ještě úkoly někdy upravuji, přesouvám nebo přidávám nové, ale většinou to už nejsou velké změny.

Každé ráno nebo předchozí večer si vytisknu aktuální úkoly na 1 den. Potom vezmu 4 zvýrazňovače - žlutý, oranžový, zelený a růžový a označím jednotlivé úkoly podle toho, kdy v rámci dne bych je chtěl splnit. Žluté úkoly jsou nejdůležitější a zabývám se s nimi dopoledne, oranžové úkoly si nechávám na odpoledne a zelené úkoly na večer. Růžovou tečkou před úkolem pak pro ještě větší přehlednost označím 1-3 úkoly, které chci určitě splnit. Babauta je nazývá “velkými kameny”, nebo “nejdůležitějšími úkoly”. Pokud to jde, tak tyto kameny naplánuji na začátek dne, abych je měl co nejdříve hotové.

Díky tomuto systému plánování dokážu dobře určit, na čem mám pracovat. Když sám sebe nachytám, že dělám něco jiného, než bych měl, barevný seznam mě rychle vrátí do správných kolejí. A s tím vlastně souvisí čtvrtý bod metodiky ZTD- Vykonávání činností.

4. Vykonávám

Díky tomu, že na 1 týden dopředu vím, co budu dělat, poměrně dobře se mi soustředí na to, na čem pracuji. Když se ke mně dostane nějaký naléhavý úkol, nebo i třeba obyčejná informace, nápad nebo poznámka, snažím se nejdřív dokončit na čem pracuji a novou věc uložit do inboxu a na konci dne jí rozplánovat nebo nějak zpracovat. Protože jsem chlap, nemusím se stydět, že nezvládám a ani nechci zvládat multitasking. Kdybych byl ženou, možná bych se ze začátku na za fakt, že prostě nejde dělat víc věcí najednou, i styděl.

Problémy, se kterými jsem se potýkal a jak jsem je vyřešil:

1. Mnoho úkolů pro mnoho klientů

Ze začátku jsem dlouho nevěděl, jak mám vyřešit příliš dlouhé seznamy úkolů naplánovaných do budoucna a mnoho různých úkolů pro různé klienty, kterým poskytujeme naše služby. Leo Babauta hovoří o vytvoření minimálního množství to-do listů, evidenci málo úkolů, ale já vždycky měl úkolů spoustu. Dnes jsem to vyřešil tak, že úkoly sice v BaseCampu vystavené mám, ale vždy pracuji jenom s těmi nejbližšími, takže nejsem přehlcený. Pro každého klienta máme v systému vytvořený speciální projekt a tak jsou úkoly přehledně u sebe.

2. Akční a konkrétní úkoly

Hlavně dříve se mi stávalo, že si stanovím úkol, ale když dojde na jeho plnění, přesně nevím, co mám dělat. Proto se snažím vždy zadat konkrétní úkol. Místo “napsat článek” jsem se naučil vystavit si “napsat článek pro mitvsehotovo.cz na téma jak používám já GTD, nápady co zahrnout viz poznámka”. Díky akčním a konkrétním úkolům mi pak nepřipadá splnění úkolu obtížné.

3. Pocit uvolnění

Když jsem byl malý a chodil na základní školu, psal jsem si úkoly do malého notýsku. Pokud jsem pak úkol splnil, cítil jsem vždy uspokojující pocit. Později na střední škole jsem ale začal zkoušet různé nové systémy organizace práce a nějak jsem tento pocit začal postrádat. Postupem času jsem zjistil, že to je způsobené především tím, že už si hotové úkoly fyzicky neškrtám. Dnes si proto každý den vytisknu seznam úkolů a po dokončení na papíru řádně přeškrtnu úkol jako hotový. Uspokojující pocit je zpět, zkuste si to taky.

4. Naplánování příliš mnoho úkolů

Dalším problémem, který vlastně stále čas od času řeším, je naplánování si příliš mnoho úkolů, které nemohu za den či týden stihnout. Důvodem pro vznik těchto situací byl především fakt, že jsem neuměl přesně odhadnout, kolik času mi zabere jaká činnost. Proto už asi rok používám aplikaci Time Doctor, pomocí níž si měřím vše, co dělám. Mám tak dobrou zpětnou vazbu o stráveném čase na jednotlivých úkolech a když dělám podobnou věc v budoucnu, můžu se podívat, jak dlouho mi trvala předtím a podle toho si naplánovat časovou náročnost úkolu.

5. Nemůžu se soustředit

Nějaké činnosti dělá člověk rád, jiné jsou spíš povinností, která není tak zábavná. Sám vím, že u některých úkolů ztratím pojem o čase a u jiných koukám stále na hodinky, nebo se snažím svojí pozornost podvědomě přesunout jinam, protože mě tolik nebaví. Pokud se dostanu do takovéto situace, pomáhá mi metoda Pomodoro. Kdo o ní neslyšel, doporučuji si o ní něco přečíst. Systém pravidelných pauz a dělání úkolů mě dobře nasměruje k produktivitě. Z mého pohledu je to vlastně taková gamifikace mojí práce, protože sám sebe testuji, jestli se vydržím plně soustředit.

Mám stále co zlepšovat

I když se můj systém jeví jako na první pohled jednoduchý, přesto mi trvalo 2 roky, než se mi ho podařilo implementovat do každého dne. A stále je co zlepšovat. Systém opouštím jen párkrát za rok, když jsem na dovolené. Při ní si zase užívám, že žádný to-do list nemám a můžu si dělat co chci.

Jak používáte metody GTD a ZTD vy? Shoduje se v něčem můj postup organizace práce a osobní produktivity s tím vaším? Kde se rozcházíme? Díky moc za vaše komentáře.

Josef Řezníček 

Jmenuji se David Allen a napsal jsem knížku, která dala název tomuhle webu. Mám miliony fanoušků. Posílají mi spoustu dopisů. Vy, Čechoslováci, jste nejzábavnější. Hodně z vás mi píše, že se jim líbí, jak jsem zrežíroval Manhattan. Mnozí mi děkují za to, že jsem jim změnil život coby Kutil Tim. Dokonce mi několik z vás gratulovalo k Tonight show. Raději mám ale dotazy ke své metodě Getting Things Done (GTD).

Jedním z vás je jistý Honza. Párkrát mi napsal, že mou metodu sice používá, ale dlouhodobě bojuje s návyky, které s ní souvisí. Nikdy neopomene zmínit, že jsem skvělý a že mě obdivuje. Je to chytrý a vnímavý chlapec.

Nedávno jsem se dozvěděl, že se v Praze bude konat první GTD konference. Nelenil jsem a napsal Honzovi, “Hey, dude, check this out – a freaking awesome opportunity to boost your GTD motivation!”. Honza namítl, že to do Stověžaté má daleko, ale já mu odepsal “Don’t piss me off, chicken,” což znamená něco ve smyslu “Měl bys to zkusit, příteli.” A to zabralo. Požádal jsem ho, ať mi pak napíše, jak se mu konference líbila a zdali mu pomohla. Níže najdete jeho report z akce.

Příjemné počtení!

D.A.

Dopis pro D.A.

Čau Dejve!

Hele, tak Ti to posílám. Upozorňuju, že je to neformální, subjektivní pohled na věc, žádná ofiko reportáž – třeba na MVH bych takový interní reportíček nedával.

Nuže, historicky první GTD konference se konala v Národní technické knihovně. Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Prostory jsou to ideální, nemám, co bych k tomu dodal.

Moderováním byl pověřen Rostislav Kocman, který vešel ve známost tweetnutím fotky pozadí své kolegyně a vyjádřením lítosti nad tím, že se kvůli němu nesoustředí na práci. Nesnaž se to pochopit, jsme prostě jiní. Viděl-li RK Tvou knížku, tak jen ze Šinkansenu, ale je to přesně ten správný člověk do role moderátora – takhle aspoň pomohl do problematiky uvést úplné začátečníky. Je pohotový a dostal v případech, kdy se spíkři vyčerpali, z účastníků pár dotazů. Byly nás tam dobré dvě stovky a to se někteří do sálu nedostali; potenciál byl kolem 250 lidí, což je v případě prvního ročníku konference úspěch.

Rostislav nás všechny pozdravil, rozebral lokaci toalet a pozval na pódium první dva řečníky, jimiž byli Petr Mára a Lukáš Gregor.

Petr Mára a Lukáš Gregor – Představení GTD

Jak se Lukáš snažil vysvětlit GTD své babičce…

O Peťovi i Lukym už jsem Ti psal – nehledě na to, že jsou oba mí kamarádi, jsou to taky uznávaní odborníci na GTD v našich končinách. Rostislav prozradil, že “Pánové na začátku řeknou něco o sobě, jaký vlastně mají vztah…” a část publika si oddechla, když větu dokončil slovy “ke GTD.”

Lukáš, jak se ukázalo, začal aplikovat GTD na základě Petrových článků. Potěšil doporučením otevřít si víno a na papír vypsat všechny resty – minimálně první půlka téhle myšlenka nadchla každého. Publikum pak bylo vyzváno, ať se přihlásí všichni, kdož ještě nemají zkušenosti s GTD. Zahlédl jsem šest zvednutých rukou, ale hádám, že část zbytku byla tvořená nesmělými nepraktikujícími.

Následovala informace o GTD z genderového pohledu. Věděls, že 86% uživatelů jsou muži? Asi jo. Nevím, co bys odhadnul, že je příčinou jen čtrnáctiprocentního zastoupení žen, ale pánové tipovali, že my, chlapi, jsme prostě větší hračičky. Což Lukášovi připomnělo kolegu, který má doma “inbox” v podobě šuplíku na polámané hračky svých dětí. Když vidím, jak náš malej úspěšně likviduje libovolné vybavení bytu, podobný inbox by musel mít velikost hangáru, nicméně nápad se mi líbil.

Oba borci mají v rámci GTD provázaný osobní a pracovní život. Petr je v dodržování zásad GTD metodiky tak daleko, že cítí potřebu mozek trénovat jinak než pamatováním si informací, které patří do systému – k takovým účelům doporučil studium cizích jazyků.

Došlo i na další, více či méně doporučenou literaturu. Duo Pekáš (lepší než Mágor) se shodlo v názoru na Lea Babautu a Tima Ferrise. “Babauta je pro mě marketér,” prohlásil Petr. “Allen to napsal poctivě, kluci chtějí spíš být jedničky na Amazonu.” Lukáš zmínil svého oblíbence, Stephena Coveyho, jehož přístup sám s metodikou GTD úspěšně kombinuje. Předloni jsem absolvoval základy GTD u Petra a pak společně s ním (zlobili jsme vedle sebe v lavici) “Sedm návyků”, zatímco Lukáš ve vedlejší místnosti prezentoval GTD pro pokročilé. Kombinace Allen/Covey dává smysl spoustě lidí.

Když se debata vrátila ke genderovému pohledu, oba lektoři přiznali, že GTD zkusili praktikovat i v rodině, ale jejich partnerky, resp. ženy obecně, takovou metodu zřejmě tolik nepotřebují, což vyplývalo i z poměrného zastoupení obou pohlaví mezi účastnictvem, jakožto i ze statečného štěbetání twitteristek před konferencí.

Pokud jde o aplikace, Petr i Lukáš používají Omnifocus. Petr připomněl jeden praktický tip, totiž pomocí funkce Start date schovat úkol až na chvíli, kdy je skutečně relevantní. Doporučil též skvělou knihu Creating Flow With OmniFocus a poodhalil své “information workflow” za pomoci triumvirátu Evernote, Pocket a MindNode.

Pánové si sami vystačili, takže na dotazy prozatím nezbyl čas a na pódium byla pozvána následující príma dvojka, Josef Jasanský a Ondřej Nekola.

Josef Jasanský a Ondřej Nekola – Online a offline nástroje GTD

Jsem díky GTD spolehlivější…

I druhé vystoupení se odehrálo jako neformální rozhovor moderátora Kocmana s hosty. Pepa, další z mých kamarádů, se sice považuje za začátečníka, ale mě samotného jeho e-book Omnifocus a já i stejnojmenný web inspiruje. Ondru jsem poprvé poznal až na konferenci. Zaujal mě coby chytře vtipný glosař.

V aplikacích pánové až zas takový rozhled neukázali; našli si každý tu svou a nemají potřebu dál hledat (což považuji za kýžený stav, nikoli chybu). Zazněly tipy na Omnifocus (používá JJ), “obskurní” Todotxt.com (ON), Wunderlist, Things a pár dalších, jmenován byl i skvělý web priacta.com, který srovnává 150 nástrojů.

Přínosné byly praktické zkušenosti. Pepa začal být např. díky GTD spolehlivější pro svůj tým. Ondřej, který s GTD začal před šesti lety (díky Petrovi), se pustil do rozebírání rozdílů mezi papírovým a elektronickým řešením. “První vyklepání hlavy se nejlíp dělá na papíře,” poradil. “Záleží na tom, co jste u sebe ochotni nosit,” dodal s narážkou na objemné diáře. Srovnání paper vs. digital uzavřel myšlenkou, k níž mnozí došli na základě smutných zkušeností: “Zálohování, který spolíhá na to, že někdo něco udělá, je k ničemu.”

Zajímavý byl i Pepův tip: Začněte papírem, po měsíci vyhodnoťte výsledky. Nejste-li spokojeni, zkuste Things. Po měsíci opět vyhodnoťte a v případě nespokojenosti nasaďte OmniFocus. Budete-li nespokojeni i po dalším měsíci, děláte něco špatně. Sám zůstal u třetího kroku a OmniFocus mu vyhovuje. Jak říká, “Je to super, ve správný čas se klidně objeví jen jediná položka.”

Následovaly dotazy z publika směřované na všechny čtyři diskutéry. Probíralo se GTD v týmech a dospělo k tomu, že metoda je především o osobní produktivitě, pro týmovou práci se příliš nehodí. Petr Mára na druhou stranu zmínil našeho společného kamaráda Honzu Juhose – ten pracuje ve společnosti, jež i na týmové úrovni GTD úspěšně aplikuje. 

Jiří Knesl – Perspektivy a role v GTD

Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné.

S Jirkou se známe z jiné konference. Jeho vystoupení bylo první přednáškou. Dobře připravený Jiří se v ní soustředil na důležitost perspektiv a rolí s důrazem na redukování všeho nadbytečného. Zmínil svou oblíbenou knihu The 80/20 Principle. Na základě myšlenek v ní obsažených zredukoval svých cca 150 projektů na pouhých patnáct. “Chcete-li něco dokázat, nepomůže pracovat déle, ale eliminovat nepodstatné,” poradil posluchačům.

Pracovní i osobní výsledky u sebe Jirka vidí přibližně od doby, kdy začal používat metodu GTD. Díky ní vidí, jak se vyvíjí v čase a má zpětnou kontrolu. Jeden slide jeho prezentace obsahoval “scorecardu” pro jednotlivé role (programátor, učitel, podnikatel, manažer…) s vyplněnými křížky či kolečky pro dobrou či špatnou performanci.

Pro mě nejpřínosnější částí Jirkovy přednášky byly perspektivy. Sám Jirka provádí kromě běžných, z GTD známých Weekly Reviews také své Monthly 80/20 a navíc každý měsíc hodnotí, co ho potěšilo a co naopak naštvalo. “Vyeliminoval jsem tak prudiče,” dodává.

Soustředění se jen na ty podstatné role a projekty Jiřímu umožňuje užívat si každý den: “Hurá, je pátek!” je pro něj stejné jako “Hurá, je pondělí!” 

Jaroslav Homolka za asistence Petra Máry – Život jako disciplína

Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.

S Jardou se znám ze stejné konference jako s Jirkou. Jarda tehdy měl prezentaci bezprostředně přede mnou a podpořil mě na té mé. Jak tenkrát, tak i nyní bylo jeho vystoupení špičkové. “Já si úkoly dávám už 22 let,” navázal na předchozí prezentaci a pokračoval na téma disciplína. Tu chápe jako disciplínu vlastní i disciplínu ostatních.

Hned poté účastníkům ukázal svůj obrovský Mind map Inbox a poradil “kvarteto” otázek, které bychom si měli klást, než vůbec něco do inboxu vložíme: 1) proč vůbec?, 2) proč právě já?, 3) proč teď? a 4) proč takhle – nejde to zjednodušit? Vzpomněl jsem si, jak jsem coby sedmnáctiletý “programátor” vymyslel zlepšovák urychlující proces obrábění polotovaru laserovým paprskem, pročež mi můj tehdejší šéf zakázal byť to jen zkusit. Když příště odjel na služební cestu, odpracoval jsem si den za dvě hodiny a šel domů s rukou sice laserem šmrncnutou, ale hlavou hrdě vztyčenou.

Jarda doporučil svůj inbox čistit denně, nebát se vyhazovat nepotřebné a udržovat počet projektů na únosné míře. To vše prokládal radami do života. “Chcete-li řídit druhý, začněte u sebe.” “Alfa a omega je sebeorganizace.” “Základem je uřízení sebe sama, ideál je uřídit i šéfa.” Mnohými z tipů publikum i rozesmál: “Vytiž se tak, abys neměl čas přemýšlet o volovinách.” “Každej meeting se dá rozbít. Stačí jít do minulosti. Když to nestačí, jdem do budoucnosti.” Či, do třetice všeho dobrého, “Hlava jede furt, ani v zenovým sedu nevypne. Nevěřím tomu.”

Další část přednášky byla věnovaná zpracování informací, čemuž podle Jardy věnujeme příliš času. “Moc je rozhodovat okamžitě, když se něco stane, mít vliv znamená mít informace včas,” vysvětlil a zdůraznil umění činit silná rozhodnutí v menším měřítku. “Malá chyba, malá škoda. Měřitelný, ne abstraktní cíl – bez zpětný vazby není kontroly. Neúspěch nikoli jako prohra, nýbrž zpětná vazba.” To ostatně uplatnil i v odpovědi dámě z publika, která se ptala, co s dobrým projektem, proti němuž stojí jedna důležitá osoba: “Netlačte na pilu, potáhněte ho – co udělat, aby projekt přijal?”

Podstatné na Jardově přístupu je zaměření se na lidi a vztahy, zejména ty produktivní, v rolích jako společník, partner či kamarád. “Projekty dělaj konkrétní, živí lidi, ne Outlook.” Budování efektivní sítě vztahů je dovednost, která je Jardovi vlastní – o přestávce si povídáme, seznamuji se s Jardovou dcerou Aničkou a Jarda mi (mezi řečí, bavíme se o jiných věcech) chválí mou recenzi Ticha a její závěry. Téhle tématice se ostatně věnuje i během přednášky: “Introvert by měl budovat svou extrovertní složku a naopak.”

“K příležitostem se dostaneme přes lidi, ne přes web,” to je závěrečné téma přednášky. Na samotném konci Jardovy prezentace Petr Mára zmíní knížku Prezentujte jako Steve Jobs. “Buďte radši Jarda Homolka,” komentuje to Jarda a publikum včetně mě nadšeně tleská.

Daniel Gamrot – Myšlenkové mapy: zpomalením k efektivitě

Nechte mapu růst.

Dana jsem znal zatím jen z virtuálního světa a na jeho prezentaci jsem se těšil, protože nadchnout do myšlenkových map on umí. Téma Zpomalením k efektivitě se mi líbilo. Připomnělo mi teorii mého kamaráda z Ypsilonky, který nabádá vsedě na židli šoupat nohama tak, abychom zpomalili otáčení zeměkoule.

Danova prezentace začíná srovnáním lineárního a laterálního myšlení, následuje teorie myšlenkových map, včetně doporučení, pro které GTD činnosti je lze použít nejefektivněji (plánování, brainstorming). Následují obrázky coby asociace, které by člověka jinak nenapadly a doporučení pro tvorbu vlastních myšlenkových map (kompatibilní či kontrastní barvy apod.).

Základní Danovy tipy pro myšlenkové mapy jsou: 1) Najdi myšlenku a zvol prostředky (tužka, pero, iPad…), 2) zvol si místo (kavárenský šum, ticho studovny…), 3) používej šablony (např. prázdná GTD či šablona “Šest klobouků”).

Daniel doporučuje nebát se zastavit tvorbu dalších větví a bublin, ale také nic nemazat a ponechat coby součást procesu.

“Nechte mapu růst,” zní tak finální doporučení první ze dvou mind-mapových prezentací.

Vladimír Dědek – Myšlenkové mapy v praxi

Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.

Vladimír, další starý známý, rozjíždí přednášku, v níž se dozvíme něco o jeho životní cestě a zkušenostech ze společnosti Alza. “Jsem o 30% efektivnější než ostatní,” zní jedna z odrážek prezentace a Vladimír to částečně vysvětluje tím, že používá myšlenkové mapy. 

Ve fascinaci mapami zašel až tak daleko, že dříve používal “myšlenkovky” coby svůj hlavní GTD nástroj. Vzdal to poté, co zjistil, že např. Inbox v mobilu pak už měl mimo displej. Tenhle člověk dle svých slov naučil myšlenkovým mapám i Alzu: “Jen můj šéf je nepochopil, čte je zleva doprava,” usmívá se.

Ač jsem doufal v nějaký konkrétní příklad tvorby vlastní mapy, i tak si odnáším zajímavé podněty. “Funguje-li to, ostatní si všimnou a sami se zeptají,” radí např. Vláďa. V mnohých případech aplikovatelná je i jeho rada “Neptejte se na svolení – udělejte to a pak požádejte o odpuštění.” Kamarád v těchto dnech tímto způsobem řeší kolaudaci – kéž to vyjde.

Frajeřinka (v nejlepším slova smyslu) v rámci Vláďovy prezentace je zmínka o vytvoření vlastní GTD aplikace – inu, programátor jaksepatří.

Pavel Dvořák – Negativa používání GTD

Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Pavel, jehož jsem až do konference nepotkal, seděl většinu času vedle mě a já byl na jeho téma upřímně zvědavý. Považuji za skvělý nápad v rámci konference zaměřené na GTD vyhradit speciální prostor úskalím metody. Nemrač se, Dejve, však sám víš, že je užitečné odlišit efektivní praxi od kontraproduktivního kultu.

Pavel hned na začátku rozvine polemiku, má-li smysl mít “dvě gétédéčka”, jedno osobní a jedno pracovní. Vzápětí si odpovídá: Nikoli. Lepší je mít jediný systém, ale v něm rozeznávat jednotlivé role.

Publikum pobaví historkou o kamarádovi, který si nezapsal, jako žárovku má koupit a tak měl tři týdny doma tmu, i přirovnáním negativ používání GTD k citátu Divadla Járy Cimrmana: “Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustit.”

Pavel dále varuje před přílišnou posedlostí GTD, která vede k zapisování běžných položek do inboxu a extrémnímu rozkouskovávání “projektů” (tak jak je chápeme v rámci GTD). Podobně jako předchůdci spíše varuje před implementací metody na úrovni pracovních týmů.

Co se týká obecných doporučení, radí především nic nepřehánět, nenechat se zahltit a používat alespoň inbox.

Samotná Pavlova prezentace je příjemně krátká, následuje pár dotazů z publika a přichází na řadu barevné oživení konference.

Pavel Trojánek a Ondřej Kubera – Work Life Balance

Konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

O Pavlovi ani Ondřejovi jsem před konferencí neslyšel a neměl tedy žádná očekávání. Dva “mlaďoši” hned na začátku distribuují dvě stovky barevných míčků – přesně těch, jimiž jsme synovi k loňským ročním narozeninám naplnili nafukovací bazének a které od té doby nacházíme v okruhu pěti kilometrů od epicentra. 

Pavel má na noze sádru a na tváři výraz natolik šibalský, že jen čekám, až se zeptá “Nevadí vám, že budu používat humor?” Publikum je vyzváno k zamyšlení se nad třemi větami: 1) V práci trávím víc času než bych chtěl. 2) Chci trávit víc času s přáteli. 3) Chtěl bych více času na své zájmy. Kdo se identifikuje se kteroukoli z nich, má svůj míček mrsknout směrem na Pavla. Už tuším, proč ta sádra – chlapci nacvičovali. “Teď!” zazní pokyn a míčky letí. Vypadá to, že všechny. Pavlík otřes mozku a mnohočetné zlomeniny žeber překonává s úsměvem a vysvětluje, že konflikt mezi prací a osobním životem cítí více než 90% lidí.

V další části prezentace potlučený Trojánek na příkladech dokazuje, že řešením je integrace. Eskamotér Kubera zatím zručně žongluje s míčky představujícími role, plány, přání či úkoly. Když je na něj míčků/povinností moc, Pavel jich pár přilepí k sobě a Ondřej opět zdatně stíhá žonglovat se všemi najednou, to vše za doprovodu hlášek z publika (“Fanda co nestíhá práci, focení a přítelkyni, ať fotí ji a tím vydělává!”).

Díky míčkům, zvýšenému prahu bolesti i nadhledu protagonistů je tak prezentace příjemným odlehčením před závěrečným dvojrozhovorem.

Jan Straka a Tomáš Baránek – GTD v praxi vedení firem

Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.

Zatímco Tomáše, ředitele nakladatelství Jan Melvil, známe asi všichni, chvíli přemýšlím, kde už jsem viděl Jana. Teprve když zmíní “reality show”, vzpomenu si na premiéru pilotního dílu.

Na scénu se opět vrací Rostislav, aby zpovídal oba praktiky, kterak zaváděli GTD do firemního prostředí. Tomáš se rozpovídá o historii GTD u Melvilů. “Každou naši knížku čtu desetkrát až patnáctkrát, sám jsem výslednicí toho všeho.” Doporučuje zjednodušit pravidla, která se jinak neujmou a zdůrazňuje, že systém musí mít důvěru. GTD doporučuje spíše v rámci firemní kultury než co se týče samotného řízení. Ujme-li se GTD ve firmě, zaměstnanci si metodu osvojí i v životě.

Jan Straka s GTD v jednom týmu pohořel – uspěl až u druhého, jehož členy si osobně vybral. Ve firmě používá nástroj Toodledo.com.

Pánové se gentlemansky střídají a když opět mluví Tomáš, pobaví publikum “dlouhým smíchem” své ženy na GTD-related dotaz “Čím jsem tě inspiroval?”. Doma zavedl fyzický Inbox – rodina ví, že co do něj vloží, tatínek nezapomene vyřídit. Popisuje spolupráci s lidmi v týmech pro jednotlivé knihy, které nakladatelství vydává. “Nemáme fyzickou redakci.” Interakce probíhá zejména přes Basecamp.com, na soubory používají Dropbox. Překladatelku knihy Myšlení rychlé a pomalé nikdy osobně nepotkal. Jako dobrý tip, k němuž došel na základě chybějícího, později dolepovaného čárového kódu na obálce knihy Nikdy nejez sám, uvádí používání check-listů: “Je to jako to-do list, ale replikovanej.” Mají teď jeden pro každou novou knihu.

Z další promluvy Janovy vyplývá, že si ve firmě vypůjčili terminologii GTD k poněkud jiným účelům: “Poradám jsme začali říkat Weekly Review. Nástěnka Waiting for je taková ‘tabule cti’, nikdo na ní nechce být.” Zakončuje myšlenkou, která dnes už zazněla a tím spíše je hodna pozornosti: “Chceš-li někoho něco naučit, začni sám u sebe a pak to nauč druhé.”

Tomáš následně odpovídá na dotaz z publika, směřující k “mlokovi s klíčem”, jehož má Jan Melvil ve znaku – a proč vlastně ten název? Ukazuje se, že mlok je ve skutečnosti gekon. “Vy chcete slyšet tu historku, co?” reaguje Tomáš na druhou část dotazu a vše prozradí. Pak se vrátí k tématu a radí, že “je důležitý, aby šéf nebyl pako, hračička”. Zmiňuje i Kaizen a přidává obecné doporučení, že GTD v rámci firmy je dobré nevynucovat. “Celý proces u nás je volnější, je to spíš o komunikaci.” Lepší tečku za konferencí jsme si nemohli přát.

Závěrečné zhodnocení

Dejve, je Ti asi jasné, že mezi deseti vystoupeními jsme museli i jíst, pít a klábosit. Jasan. Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks – byl i chutný oběd a zaručen byl pitný režim. To hlavní ale byl chytře vytvořený program.

Ač jsem si neodnesl mnoho nového – celé to bylo koncipováno spíš jako úvod do GTD – užil jsem si to: díky lidem, které jsem mohl (opět i poprvé) potkat a díky připomenutí, že uživatelé “gétédéčka” bojují s tímtéž co já. Ubral bych rozhovorů (ano, pohodlnější a méně náročné je si jen tak povídat) a nahradil je konkrétními ukázkami z praxe. Ale vzhledem k tomu, že mezi účastníky byli zástupci mobilních operátorů, bank, energetických i dalších společností a konference vygradovala zjištěním, že GTD do jisté míry přece jen může fungovat i ve firemním prostředí, domnívám se, že její účel byl splněn. Přiblížit metodiku, kterou my zasvěcení sice považujeme za samozřejmou, ale která se v korporátním prostředí zatím pořád ještě moc neujala a v mainstreamových médiích není právě žhavým tématem, dalším lidem, není od věci.

Vše bylo výborně zorganizováno, nekonaly se žádné excesy, prezentující dodržovali čas jim vyměřený a bylo fajn strávit den s podobně “postiženými”. Pro mě byl zvlášť příjemný lidský rozměr – přiznám se, že když jsi mi tak vřele doporučil, ať si těch dvakrát tisíc kiláků na konferenci střihnu, spočítal jsem si náklady a nebyl z toho zrovna odvázaný. Ale mé obavy byly rozptýleny hned v úvodní frontě – ještě v ní mě přišlo postupně pozdravit šest kamarádů (včetně pěti prezentujících), nahoře se přidal sedmý, další přednášející si na mě našli čas v průběhu dne a i s organizátory konference jsem setrval v družném hovoru. Rozhovor s jedním z účinkujících v závěru dne byl až nečekaně skvělý. Vidět se s takovými lidmi je radost a člověka to nakopne jako máloco.

Svačinky byly – Vy říkáte spíš coffee-breaks…

Sorry, že jsem zase dlouhej – a to jsem tenhle mail schválně napsal ve WorkFlowy. Podtrženo a sečteno, jsem rád, že jsem tu cestu vážil, gratuluji organizátorům k úspěšnému zahájení nové tradice a těším se na všechny ty supr lidi na druhém ročníku GTD konference.

K problémům s Weekly Review, jak jsem naznačoval minule, Ti napíšu příště, teď to chci zkusit s novou energií a nadšením, které jsem načerpal na konfeře. 

Měj se, pozdravuj, zatím čus,

Honza

Davidův závěr

Nuže, tolik tedy můj zvěd Honza. Stačil jsem sice během čtení vypít dvě termosky čaje, ale jsem rád, že se první československá konference na téma GTD vydařila – a stejně tak předvčerejší pálení čarodějnic (znám vaše barbarské zvyky od Honzy – je pravda, že o Velikonocích bijete ženy? Co vy jste to za národ, Čečenci?! – just kidding).

A teď si jdu přečíst toho Coveyho, porád… 

GTD třikrát zdar!

D.A.

—-

Všechny uvedené fotografie pocházejí přímo od týmu GTD konference. Všichni lidé, kteří na nich jsou vidět, byli na GTD konferenci.

Pokud jste týmovým vedoucím, asi se vám NESTÁVÁ, že byste tohle slyšeli od svých podřízených… Myslíte, že je to proto, že oni takové situace nezažívají?
Ale ano, zažívají, jen vám to z pochopitelných důvodů neřeknou – a tak si všichni musíme uvědomit, že je velký rozdíl mezi pracovní dobou a časem na práci!
Mělo by být povinností vedoucího lidem čas na práci poskytnout!

V tomto článku se dozvíte o tom, jak je vhodné ochraňovat klid na práci pro všechny členy týmu. Dost možná pro vás bude překvapením, že jako jednoho z největších vyrušovatelů označíme šéfa – tedy možná právě vás! Dále si ukážeme, jakou spoušť můžou způsobit bezohledné mítinky. A na závěr navrhneme jednoduché řešení – zavedení „úředních hodin.“ Ten, kdo tohle reálně udělá, je osvícený týmový vedoucí!

Poprvé jsem si tohle uvědomil před asi čtyřmi lety při práci na internetovém projektu pro velkou pojišťovnu. Žádný projekt není jednoduchý, ale zde byla situace složitější ještě o to, že nebyl čas na důkladnou analýzu a obrovské množství požadavků na systém přicházelo teprve v průběhu vývoje. Tato skutečnost denně vznášela i spoustu technických otázek a vývojový team (asi 6 lidí) se s otázkami obracel na softwarového architekta projektu – říkejme mu Vojta.
Vojta byl velmi ochotný člověk, ale brzy bylo cítit v jeho chování značné napětí a nervozita, která se časem rozvinula do zjevného stresu. Posléze vyplynulo, že kvůli neustálému vyrušování s dotazy a přepínání pozornosti Vojta nemá v podstatě čas a soustředění na vlastní práci. Přitom role softwarového architekta je v projektu zásadní!
Přemýšleli jsme, jak situaci řešit a vzpomněli jsme si, jak fungují úřady – a tak jsme přišli s pravidlem, které jsme nazvali „Vojtovy úřední hodiny.“ Podstatou bylo, že každý den byl vyhrazen čas mezi 13 a 14 hodinou, kdy Vojta měl čas vyhrazený na zodpovídání dotazů, rady, pomoc, prostě byl zde pro tým. Čas mimo tyto hodiny byl svatý a musel být vážný důvod pravidlo porušit!
Projekt se tím nestal procházkou růžovou zahradou, ale Vojtova vlastní práce se opět rozhýbala a jeho nervozita vymizela. Ve svých úředních hodinách vítal kohokoli téměř s úsměvem

Ptáte se, jak moc tato Vojtova nedostupnost omezila ostatní členy teamu v jejich práci? Odpověď zní NIJAK! Ukázalo se, že většina dotazů členů teamu nevyžaduje OKAMŹITÉ řešení a počká až na okno úředních hodin.
Jediné, co bylo třeba zajistit, bylo to, aby si každý člen teamu někde shromažďoval své věci k řešení. Může se to zdát triviálně jednoduché, ale je s podivem, kolik lidí si nedělá žádné poznámky, když jim někdo říká, co vše je třeba udělat. (Poznámkový blok většinou bohatě stačí, ale můžete v týmu i utrousit záhadnou zkratku GTD  )
Z celé této zkušenosti jsem si vyvodil pravidlo – „Kritické role je třeba ochraňovat zavedením jejich úředních hodin. Howgh!“

Všichni bychom měli mít úřední hodiny!

Čas šel dál, projekty a lidé v týmu se střídali a nemělo trvat dlouho, kdy jsem si měl uvědomit, že uvedené pravidlo je třeba poněkud rozšířit.
Náš tým právě pracoval na systému pro velkou českou spořitelnu s kritickým termínem (existují projekty bez kritického termínu?). Nové požadavky se valily, priority se měnily, problémy se rychleji objevovaly, než řešily – prostě všední den na zákaznickém projektu. Často se objevilo něco, co jsem potřeboval konzultovat s některým členem týmu – nejčastěji jsem zaskočil za programátorem – říkejme mu Bedřich. Povšiml jsem si, že jakmile se mu objevím u stolu, téměř bez výjimky něco odklikne na monitoru, než se obrátí ke mně. Domníval jsem se, že schovává novinky.cz, ale pak jsem si uvědomil – vždyť tenhle lehce tuhnoucí úsměv přece odněkud znám, takhle se tvářil architekt Vojta, když ho někdo rušil v práci – a tak jsem se Bedřicha na rovinu zeptal. Víte co to bylo? On si vždy zastavoval timer Pomodoro!

V ten moment jsem si uvědomil, jak hrozné věci se dopouštím! Tady jsem měl osvíceného vývojáře, který si hlídal své vlastní soustředění a efektivitu a do toho si to přihasím já, jeho nadřízený, a rozbiju mu ji!
A tak mi došlo, že klidný čas na práci potřebuje KAŽDÝ a že vlastně všichni bychom měli mít svůj ekvivalent úředních hodin! A tento čas na práci by měli respektovat všichni, dokonce i manažeři! Pokud jste totiž vedoucí, nebo máte jiné formální nadřízené postavení (či to máte nedej bože dokonce na vizitce), pravděpodobně vás vaši podřízení NEPOŠLOU pryč, že je rušíte! To ale neznamená, že tomu tak není!

Mítink = klín v kalendáři

Podívejme se ještě na jiný příklad z téhož týmu. Typická situace v týmech bývá taková, že každý má své vlastní osobní úkoly, pak jsou zde úkoly, které je potřeba konzultovat s někým jiným. Do toho sem tam přijde pozvánka na mítink. Některé mítinky jsou nutné, některé mají povahu pouze informativní a některé jsou zbytečné, ale bohužel z kategorie těch, jež nelze odmítnout.
Jak v takové situaci může vypadat denní rozvrh Bedřicha? Útržek z Bedřichova diáře zobrazuje tři možné varianty, jak se mu ve dni naskládají osobní projektové úkoly, mítink, na který ho pozval Honza, další mítink, tentokrát Pavlův a samozřejmě i nutný čas na oběd.
TODO – obr, nadepsat varianty A, B, C

Matematický pohled na věc je jednoduchý. Ve variantě A, B i C odvede Bedřich na svém projektovém úkolu během dne 6 hodin práce. Nevím, jestli jsou manažeři dobří matematici, ale tímto pohledem se na věc zpravidla dívají. Je to však pohled ani ne tak jednoduchý, jako spíše zjednodušující.
Podívejme se blíže na to, jak v jednotlivých variantách Bedřichův pracovní den probíhá.

Varianta A

Bedřich přichází do práce odpočatý a s čistou hlavou se pouští do svého aktuálního úkolu. Nic ho neruší a soustředěně pracuje až do oběda. Nepředstíráme, že se během dopoledne nemrkne na zprávy, že se nezeptá kolegy, jaký měl víkend, ale i tak je schopen odvést práci v délce téměř 4 hodin.
Během oběda zrelaxuje, ale dost možná ho napadnou další myšlenky k jeho úkolu, takže je po návratu hned může zapracovat a ukousne ze svého úkolu další dvě hodiny. Z práce ho pak vytrhne až upomínka na mítink s Honzou, po kterém pak následuje ještě mítink s Pavlem a tím jeho pracovní den končí. Jeho úkol na projektu je o 6 hodin blíže dokončení.

Varianta B

Stejně jako ve variantě A Bedřich nerušeně zvládne během dopoledne ukousnout 4 hodiny z úkolu.
Z oběda se dostaví rovnou na mítink s Honzou. Po jeho skončení se vrací ke svému stolu a v hlavě se mu honí skutečnosti, které z mítinku vyplynuly. Přemýšlí, jestli by je neměl hned začít zpracovávat, udělá si možná pár poznámek a rozepíše k tématu email. Pak si uvědomí, že by se měl snažit pokračovat v rozdělané práci na projektu a silou vůle se k němu vrátí. Soustředění však už není ideální. Navíc mu jeho pozornost brzy začne poutat druhý blížící se mítink s Pavlem. Nakonec usoudí, že během zbývajících dvaceti minut už stejně svět nespasí a rezignuje. Věnuje se něčemu jinému, dost možná ten čas stráví diskuzí s kolegou o včerejším hokejovém utkání a posléze se přesune na zmíněný Pavlův mítink. Po návratu je situace podobná, pouze horší. Bedřich je už trochu unavený, v hlavě se mu míchají všechny tři aktivity, a když zjistí, že do odchodu domů zbývá necelá hodina, odpoví na pár zbytečných emailů, podívá se na večerní program televize a nějak to už doklepe. Práce pokročila jen o asi 4,5 hodiny.

Varianta C

Tato varianta je ještě horší, než varianta B, přerušování je častější, souvislé pracovní úseky jsou kratší, takže ani dvě poslední hodiny práce na projektu již Bedřich nevyužije efektivně. Tohle je ten okamžik, kdy se Bedřich zamyslí a řekne si – „co já jsem to vlastně dneska dělal, že jsem tak unavený? A kde je viditelný výsledek? Doufám, že se teď nepřijde šéf zeptat, jak jsem daleko… „
Odvedená práce? Matematici by se možná divili, ale 2 + 1 + 1 + 2 se rovná přibližně 3,5 hodiny.

Připadají vám uvedené scénáře trochu idealizované a manipulující? Připouštím, že je to do jisté míry pravda. Ale jsem přesvědčený, že organizací času dle varianty A se budete tomu vysněnému ideálu celkem slušně blížit. Naopak organizací dle varianty C se od jejího odstrašujícího příkladu budete jen velmi těžko vzdalovat!

Jak tedy ochránit klid na práci?

Vzpomeňme si na úřední hodiny, tak, jak jsou zavedeny na úřadech a jak tento koncept pomohl architektovi Vojtovi. Proč by totéž nepomohlo i ostatním? Délka a častost úředních hodin jistě záleží na konkrétním případě, ale lze silně doporučit, aby nastavení bylo co nejjednodušší a pravidelné.
Vypůjčil jsem si cedulku z vesnického konzumu a trošku ji upravil. Původně to bylo jen pro účely tohoto článku, ale jsem v pokušení ji vytisknout a dát všem členům týmu. Mám pocit, že lakonicky shrnuje vše podstatné.

Jako týmový vedoucí ji dejte všem v týmu k dispozici, nechť si ji pověsí nad stůl, rozešlete mailem všem s humorným vysvětlením. Nezapomeňte i na potenciální vyrušovače mimo váš tým (ředitele bych vynechal). Představte tento koncept na nejbližším mítinku – který se ovšem bude konat pochopitelně až v otevírací době!

Závěrem rekapitulujme pravidla:

1. Zaveďte v týmu dělení pracovního dne na dobu soustředěné práce a na otevírací (úřední) hodiny. Nastavení přizpůsobte vašim potřebám, nejjednodušší doporučení je před obědem a po obědě.
2. Zajistěte, že každý člen týmu má svůj poznámkový blok (přinejmenším), kam si píše všechny otázky a témata k řešení, na které během doby soustředěné práce narazí.
3. Proberte tato pravidla s týmem, aby je přijal jako užitečná a každému prospěšná, nikoli jako omezování. Dbejte na jejich dodržování, protože pokušení vstát a jít vyrušit kolegu s nenaléhavou věcí bude veliké (hlavně v open space!), stejně jako naplánovat mítink kamkoli, kde je volno, klidně na dopoledne!
4. Jste-li týmový vedoucí – dodržujte tato pravidla především vy sám! Dost možná jste právě vy tím nejčastějším zdrojem vyrušování!
5. Nezapomeňme, že jsme lidé, nikoli roboti! Podstatou pravidel není omezování svobody, zákaz komunikace, ani potlačení všech aspektů, které dělají práci v kolektivu zábavnější. Samozřejmě týmu musí ve dni zůstat i chvíle na pomlouvání šéfa. Ale nechť to dělají odpoledne . Cílem je dopřát každému klid na jeho práci. A to uvítají všichni!

Milan Čapoun, blog

Takže pár informací pro seberozvoj:

Informace 1:

Mozek je schopen se neuroplasticky přizpůsobit!

Mozek se chová jako sval – zpětně podle toho, na co myslíme, co děláme a co a jak se učíme. Tedy podle toho: čemu a kam směřujeme svou pozornost! To je poměrně jasná informace. A jako všechny informace, má obrovský potenciál, pokud jí “podojíš” a vytěžíš v normálním životě.

Co to znamená?

Nic víc a nic míň, než že bys měl začít dávat pozor, kam zaměřuješ pozornost svého mozku, protože on se podle toho zpětně formuje. Asi jako bych rozsvítila reflektor ve tmě. Je tam všechno, ale ty vnímáš jen ten “světlý kruh na stěně”. Takže když myslíš opakovaně na negativní věci, je tvůj mozek tímto směrem zaměřen. Posiluješ nejen negativní synapse, ale také si spouštíš negativní biochemii v těle. Takové ty “zlé hormony a neurotransmitery” – ubude ti dopamínek a serotonínek a přibude kortizol, adrenalin – a já nevím co všechno. Takže vlastně posílíš schopnost negativně myslet a trvalým opakováním můžeš i snížit schopnost mozku produkovat např. serotoinin. Například deprese je spojená s úbytkem serotoninu, který se v depresi medikuje v psychofarmakách. Myslím, že to je následek dlouhodobého destruktivního chování a myšlení… Stejně tak to je, když myslíš na pozitivní věci. Jsi v pohodě a tvůj mozek taky – je zaměřený “na plus”. Posiluje se schopnost pozitivního myšlení a také spouští odpovídající kladnou biochemii v těle. Ale to už jdu daleko.

Polož si otázky:

• Na co myslím?
• O čem mluvím?
• Co čtu?
• Co poslouchám – hudba, lidi, TV…?
• Jaké myšlenky mám před usnutím?

Informace 2:

Mozek věří představám!

Respektive, mozek neumí rozlišit mezi vizuální představou se souvisejícími emocemi a skutečnou realitou. Takže existují “on-line” a “off-line” emoce. Ty, které zažijeme přímo při nějakém zážitku, a ty, které se spouštějí, když na něj myslíme nebo o něm mluvíme. A pozor, zase se spouští adekvátní biochemické pochody v těle. Proto fungují emoční a vizuální představy vizí, meditace, přesvědčení… A proto funguje zpochybňování se, frustrace, odevzdání..

Polož si otázky:

• Na co myslíš?
• Sníš? O čem?
• Kde je ti nejlépe? Představ si to místo v obrazech, v barvách…
• Představ si, že…
• Na co myslíš před usnutím? Představ si to jako vyřešené…

Informace 3:

Vytvořit nové neurospojení je pro mozek lehké, změnit návyk je složitější!

Návyk vznikne snadno a rychle bez ohledu, zda se jedná o prospěšný nebo destruktivní zvyk. Stačí tu danou věc udělat víckrát. Opakovanou činnost mozek rychle přesune z prefrontální kortexu (toho “myslícího” mozku) někam jinam, do “hlubších závitů”, aby se tím nemusel zatěžovat. To má své výhody i nevýhody. Výhodou je, že to je efektivní a uvolňuje to kapacitu na nové pochody. Nevýhodou je, že do návyku zapíše i negativní procesy. Mozek nerozlišuje “dobré” a “špatné”. Prostě tam rozchodí známou cestičku, hlubší neurospojení. A chceš-li to nahradit novým modelem chování, musíš to “nové” prostě udělat opakovaně a rozchodit novou cestičku. Hodně krát. Třicetkrát bez pauzy, aby ti to přestalo být nepříjemné. Půl roku, aby to bylo trvalé. Pozor, mluvím jen o návycích, nemluvím o o psychologických závislostech.

Polož si otázky:

• Co chceš změnit?
• Proč? Co ti to přinese?
• Jak to vypadá “poté”?
• Co proto můžeš udělat dnes, zítra, každý den…?

Závěr pro práci na sobě?

Co z toho plyne pro seberozvoj?

• Vzdělání a seberozvoj nekončí opuštěním budovy s nápisem “ŠKOLA”…
• Vzdělávání a seberozvoj je vše, na co myslíš, o čem mluvíš, co děláš… Tedy: co čteš, na co díváš, o čem mluvíš s přáteli, jaké máš přátele, co vyhledáváš na internetu, na co myslíš…
• Chceš-li změnit návyk, nesmíš myslet na to, co chceš “opustit”, ale mysli na to nové, co chceš získat. Na co myslíš, když řeknu: “nestresuj se!”, “nekuř!” “nechoď do tý louže”…??? Je to důležité hlavně pro výchovu malých dětí. Mozek sice slyší “ne”, ale jde o to, kam byla vržena jeho pozornost…
• Vědomě kontroluj své myšlenky – slova je jen odráží…
• Makej – každý ztracený den, je “ztracený den”!
• Věnuj se soustavně nějaké činnosti a za deset let budeš nadprůměrný (to je prokázané: v mozku se ti vytvoří nadprůměrné množství spojení). Stačí si vybrat a systematicky na tom pracovat. Talent to dělá jen hravější, lehčí, možná k rychlejší…
• Hlídej své myšlenky asi tak, jako bys fokusoval foťák. Přesně tak funguje mozek. Na co se “dívá tvůj mozek”? Líbí se ti ten záběr?

Tak jo, stačilo… Ještě poznámka. Jsem přesvědčená, že práce na sobě je jediné smysluplné naplnění života. Dává to životu hlubší smysl a porozumění. Nebo je pak druhá varianta: papat a kakat a čekat na smrt, ke které se blížíme spravedlivě všichni stejnou rychlostí, a to 60 sekund za minutu…

A jak víš, že tu ještě zítra nebo za minutu budeš?

Jana Chudlíková, se svolením převzato z blogu

Máte rádi špenát?

S metodou a knihou GTD jsem se seznámil někdy v roce 2002. Jako mnoho čtenářů jsem byl také já zpočátku velmi nadšen a snažil jsem se uvést tento zajímavý přístup do svého života. Opakovaně jsem však selhával. Sváděl jsem to na nedostatek času, na vlastní lenost, na vlastní perfekcionismus, na malou důslednost… a na spoustu dalších faktorů. Až po několika letech, kdy jsem metodu střídavě opouštěl a znovu se k ní vracel, jsem si uvědomil možná zásadní myšlenku:

Co když chyba není ve mně? Co když prostě tato metoda není vhodná pro mou osobnost a můj styl práce?

Vzhledem k tomu, že nespočet webů obhajoval jedinečnost a efektivitu GTD, často s fundamentalismem, který si v ničem nezadá s fanatičností jakéhokoli jiného typu, byla to myšlenka jistě odvážná. Postupem času a diskuzí s lidmi, kteří stejně jako já u sebe neshledali GTD jako efektivní metodu, jsem si však její platnost potvrdil. Účelem tohoto článku tedy není planá kritika něčeho, co může pro mnoho lidí fungovat. Ale právě naopak – smyslem je upozornění, že pro mnoho lidí také fungovat nemusí. A že pokud se tak děje, chyba nemusí být v nich samotných, ale v metodě. Podobně jako pokud Vám nechutná špenát, nepomůže argument, že přece tento špenát je prvojakostní, což dosvědčují stovky jedlíků špenátů. Vám prostě špenát nechutná.

Zda pro vás bude GTD účinnou, nebo neúčinnou metodou, to jistě souvisí s typem osobnosti, s typem práce, kterou děláme, a s typem převažujících úkolů. Tento článek ovšem má úkol mnohem jednodušší: rád bych ukázal, proč GTD nefungovalo u mě. Komentuji přitom klasickou formu GTD – pokud někdo namítá, že D. Allen připustil, že je možno dělat věci i jinak… to je v pořádku, s tím souhlasím a k experimentování a úpravám naopak vyzývám. A i přes toto vlastní experimentování je dobré myslet na to, že GTD NEMUSÍ být pro každého efektivním přístupem.

Zde jsou mé důvody:

1. Rozmělnění úkolů mě nemotivuje a nepřináší přehled

Nepotřebuji se vždy dívat na své úkoly pohledem malých kroků. Daleko raději si zapíšu úkol „psát článek pro MVH.cz“ a nepotřebuji jej nutně rozmělnit na „vymyslet téma“, „napsat strukturu“ nebo „opravit chyby v článku“. Po pečlivém vytvoření seznamu mnoha desítek malých kroků (next actions) k různým projektům jsem obvykle pocítil přesně opačný pocit, než jsem dle knihy pocítit měl: byl to pocit zahlcení, nedostatku přehledu, absence jakékoli prioritizace – nevěděl jsem, čím začít a proč začít, protože úkoly typu „napsat draft emailu XY ve věci Z“ a „zapsat si téma článku pro MVH“ mně připadaly malé, nevýznamné. Takto rozmělněných úkolů bylo přitom mnoho desítek, někdy až stovek. Naprosto nepřehledný počet.

Samozřejmě, že často i já své úkoly rozmělňuji. Nedělám tak ale vždy, a dělám tak do míry, která mi vyhovuje, rozhodně ne podle definice „příštího fyzického kroku“. S tím souvisí fakt, že v mnoha projektech můžete uskutečnit spousty „next actions“ v daný moment. GTD vás nutí dopředu vybrat jednu. Pro mě je mnohem efektivnější a více motivující vybrat si prostě ten úkol, na který mám zrovna chuť a na který jsem připravený (bez nutnosti si je všechny někam vypsat). Můj přístup je více intuitivní.

Zjistil jsem, že nic nezabíjí snahu po efektivitě víc než přílišná strukturace (jako opačný extrém neorganizovanosti).

2. Zastaralost systému kontextů

Systém kontextů, který je základem GTD, je v dnešní době možná dobrým doplňkem, ale jako základní princip je podle mého názoru zbytečný. S neustálou konektivitou a převahou duševní práce se kontexty, které jsem kdy dokázal systematicky používat, zúžily na „home/work/outside“. To je jako základní organizační systém jistě trochu málo.

Systém kontextů GTD odráží způsob práce v 80. a 90. letech minulého století, nikoli současný. Odráží svět bez mobilů, iPadů, dokumentů v cloudu. Pokud mám v tuto chvíli chuť sednout si k počítači a dělat něco na něm, není nic jednoduššího, než si otevřít svůj seznam úkolů a do deseti sekund mám několik kandidátů k dispozici prostým pohledem a jemným zapojením mozku.

Pečlivé roztřiďování úkolů podle kontextů je časově neefektivní a zbytečné.

3. Zanedbávání prioritizace a aktuální důležitosti

Máte-li v úkolníčku 50-100 nebo i více rozmělněných úkolů (next actions), prostě si z nich nedokážete v každý okamžik vybrat podle „kontextu, energie, času k dispozici a relevance“, jak radí metoda. GTD (pro mě) naprosto zásadně podceňuje a neřeší systém výběru důležitých úkolů, neustálé změny priorit, výběr práce pro dnešek, plánování na další dny (tak abychom věci stihli včas) a všechny další aktivity, které jsou součástí naprosté většiny ostatních systémů time managementu (z nichž nejlepší a nestárnoucí jsou systémy Lakeina, Linenbergera, Forstera, Coveyho).

Osobně dosáhnu klidu (onoho v GTD vytouženého stavu „mind like water“), pokud si ráno naplánuji, čemu hlavnímu se budu během dne věnovat a co asi stihnu. Striktní GTD přístup ve mně vzbuzoval díky absenci tohoto přehledu (a to především při zpětném pohledu, kdy jsem viděl, jak málo skutečně důležitého jsem udělal) naopak vyčítavé, nebo úzkostné vlnobití. Kromě absence prioritizace mi v GTD chyběly i další praktické metody, jak pracovat, jak plánovat, jak se motivovat, jak prioritizovat – to, co ostatní systémy time managementu činí právě tak hodnotnými.

4. Konkrétní aplikace GTD

Konkrétní aplikace GTD systému jsou pro mě buď složité a nepřehledné, nebo příliš jednoduché a nepřehledné. Zkoušel jsem aplikovat GTD systém od nejelementárnějších několika stránek v sešitu (projekty, kontextové listy) po použití sofistikovaných programů (omnifocus). Vše vedlo nakonec k pocitu nepřehlednosti.

Umělé rozmělněné úkoly (next actions) neukazovaly na hned následující a důležitý úkol (next action). Jako „projekt“ pojímáte dle striktního GTD všechno od „objednat knihy v knihovně“ po „napsat dizertační práci“… Dostanete-li se k desítkám projektů, ztratíte přehled. Začnete tedy definovat pouze větší projekty, čímž narušíte koncept GTD… Složitější systémy (omnifocus) sice umožní lepší propojení a hierarchizaci úkolů, je to ale časově velmi náročné a ve svém důsledku díky složitosti různých pohledů a perspektiv stejně nepřehledné.

Začnete mít strach, že nějaký úkol v této složitost zapadne…

Svůj čas, který jsem měl věnovat užitečným aktivitám, jsem pak nakonec věnoval neustálým snahám zlepšit/zjednodušit/či zesložitit (podle momentální fáze) svůj GTD systém. Ne, problém nebyl v perfekcionismu, ale v tom, že systém prostě nefungoval.

5. Weekly review – svatý grál, který jsem nikdy nenašel

Opakovaně se ve všech článcích ohledně GTD upozorňuje na zásadní důležitost týdenního přehledu (weekly review). Opakovaně se ve všech diskuzích k těmto článkům setkáte s tím, že uživatelé nejvíce selhávají… v provádění týdenního přehledu. Co to znamená? Pro mě prostě to, že systém není vhodně navržen. Teoreticky vypadá každotýdenní úklid a vytvoření přehledu výborně. V praxi to však u mně zkrátka nešlo. Nemáte čas. Máte náladu, ve které úkoly „uklidíte“ jinak, než budete potřebovat v zítřejší náladě, kdy zjistíte, že veškeré včera definované příští kroky (next actions) jsou nerelevantní a vy se nyní chcete zabývat přesně něčím jiným…

Jiné metody time managementu také zavádějí podobný týdenní úklid, avšak v daleko méně striktní formě (Covey), nebo je součástí fungování systému samotného – tím, že systém používáte, se uklízí sám a sám vám poskytuje potřebný přehled o všem důležitým (Linenberger, Forster). To je podle mě ta nejlepší alternativa.

6. Fanatismus a neochota experimentovat

Dnešní názorová situace ohledně GTD je v mnohém svobodnější a umírněnější, než byla před pěti-deseti lety. Tehdy mi velmi vadil fanatismus většiny stoupenců kolem GTD, který neumožňoval zajímavou diskuzi a experimentování. Argumenty typu „Toto se nesmí, protože David Allen říká toto“ a především „neděláte to „správné“ GTD, proto neočekávejte, že bude fungovat“ mi vždy přišly úsměvné a neposunuly mě dál.

Podobně mi vadilo, že mnozí příznivci vnímají tuto metodu jako naprosto revoluční a neuvědomují si, že jde „jen“ o kombinaci starých rad a přístupů v time managementu, které najdeme u mnoha předchozích autorů. Kombinace je to určitě originální. Ale je to právě uvedené chápání „výlučnosti“, které zabraňuje (nebo zabraňovalo?) tomu, k čemu by každý přístup v oblasti produktivity měl vyzývat: k experimentování a osobnímu přizpůsobení všech rad a nápadů. K zamítnutí toho, co nefunguje. K rozšíření toho, co se ukázalo jako dobré.

Vylévám vaničku, ale za dítě jsem rád!

Závěrem chci zdůraznit, že GTD mi samozřejmě přinesla také spoustu pozitivního: Naučil jsem se přemýšlet nad způsobem, kterým pracuji, naučil jsem se kriticky hodnotit různé metody, rady a přístupy, a brát si z nich to nejlepší. V neposlední řadě samozřejmě některých rad z GTD také využívám. Kniha a celé hnutí GTD mě – stejně jako jistě mnoho jiných lidí – motivovalo k četbě mnoha dalších článků a knih o produktivitě. A Davidu Allenovi patří podle mého názoru mimořádný dík především za to, že učinil z produktivity téma, o kterém se hovoří, aniž byste byli vnímání s despektem nebo podivem. A to je určitě mimořádně důležitá zásluha.

Jaké zkušenosti s GTD máte vy? Jak se vyvíjel váš vztah k němu? Co z něj používáte, co ne? Budu rád, pokud napíšete o svých zkušenostech do komentářů…

Dalibor Špok

—

Budete-li chtít diskutovat nad možnostmi využití a práce s metodou GTD, přijďte na první specializovanou konferenci v České republice, uskuteční se už tuto sobotu, 27.4. www.gtdkonference.cz