Pátráte v paměti a pak možná řeknete: „Ahááá, už si vzpomínám.“ Přitom stále nemáte tušení nebo v lepším případě prostě přiznáte barvu, že vůbec nevíte, o co jde. Především je vám to jedno a telefonát vás obtěžuje.

Aby se tohle nestávalo v opačném gardu vám u vašich potenciálních zákazníků, doporučuji vám svůj vlastní způsob. Předpokládám, že ho používá spoustu lidí, nicméně jsem k němu sám došel a odzkoušel ho v praxi. Proto se s vámi o něj podělím. Jde o taktiku kontinuální komunikace.

Jednou se mě majitel firmy, která si mne najala na prodej jejich produktů, ptal, jak to, že mí klienti neruší domluvené schůzky, a jak to, že dotahuji své obchodní případy do úspěšného konce. Tedy do fáze podpisu smlouvy a vyplacení částky za dodaný produkt, což se ostatním členům týmu nedařilo.

Odpověděl jsem mu následovně: jde o taktiku kontinuální komunikace:

1)      Domluvím si telefonicky osobní schůzku http://radekhastaba.cz/skoleni/jak-efektivne-ziskavat-nove-zakazniky/.

• Je mnoho jiných komunikačních kanálů, než je ten verbální. Doporučuji nedělejte obchody přes telefon, dělejte je osobně – navažte kontakt a nějakou prvotní formu vztahu.

2)      Od chvíle, kdy jsem si domluvil osobní schůzku, udržuji s potenciálním klientem takzvanou kontinuální komunikaci, tedy:

• Po telefonátu pošlu e-mailem poděkování za čas mi věnovaný v telefonátu + souhrn toho na čem jsme se dohodli a termín a místo setkání

3)      Po tom, co zašlu výše uvedený e-mail, několik dní na to zatelefonuji, pokud zákazník zprávu nepotvrdil, s otázkou, zda klient e-mail obdržel, zda schůzka platí

4)      Pak následuje osobní schůzka, na kterou jsem se velmi dobře připravil, a v souladu s tím schůzka úspěšně proběhla. To znamená, že jsem se dohodl na spolupráci nebo na dalších konkrétních dílčích krocích i s termíny. Nejlepší je dohodnout se ihned na druhé osobní schůzce, kde by se dalo s vyjednáváním pokračovat nebo případ uzavřít. To je velmi důležitý krok.

5)      Po schůzce maximálně do dvou dnů posílám konfirmaci (zápis) toho na čem jsme se dohodli.

6)      Maximálně dva dny po zaslání konfirmace volám s dotazem, zda konfirmaci klient obdržel (pokud ji zpětně sám nepotvrdil).

7)      Následně volám několik dní na to, jak se vyvíjejí dílčí kroky na zákazníkově straně, na kterých jsme se dohodli (například prodiskutování s vedením apod.). Samozřejmě jsem dodal již návrh, například popis produktu či služby, včetně konkrétní kalkulace v elektronické podobě, pokud jsme se na tom dohodli.

8)      Pak vyvolám druhou schůzku, pokud již není dohodnutá (viz bod 5), a připravím obchodní případ ze své strany tak, abych ho mohl na místě dotáhnout nebo požadovat výsledné stanovisko ze strany klienta do dalšího termínu.

9)      Případ buď společně uzavřeme, nebo posílám další konfirmaci a směřuji další termín k uzavření. A tak pořád dokola – pak už si vás klient pamatuje a zná vás.

Závěr: je to princip, který jsem ověřil v praxi, a tudíž funguje. Lze jej modifikovat, je nicméně pracný a práce je mravenčí.

Nevěřte mi a zkuste si to! Hodně štěstí!

Bez sebehodnoty s vámi druzí budou jednat tak, jako byste žádnou hodnotu neměli – nezřídka jsem toho byl svědkem a naposledy docela nedávno. Kolektiv jednoho ze startupů, které jsem pozoroval, nebral jednoho z členů. Odvíjelo se to samozřejmě od toho, jak se dotyčný sám vnímal; to pak odráželo reakce jeho okolí na něj samotného. Koukali se na něj přes prsty, neřekli mu, když šli na oběd… Věděl jsem, že to nevydrží a taky nevydrželo: nakonec odešel sám od sebe. Je to škoda, protože byl velice schopný, „jen“ se cítil méněcenný a čišelo to z něj.

Z toho vyplývá, že pokud budete respektovat sami sebe, budou vás respektovat i druzí. Od kolegů a obchodních partnerů, přes kamarády a nejbližší rodinu. Bohužel je to proces, a jestli ode mne čekáte návod ve stylu: „Kupte si pilulky ženšenu v kombinaci se zázvorem, každý den si vezměte jednu ráno a večer a za týden se budete plně respektovat.“ – nic takového.

Mým cílem je, abyste si dali ruku na srdce a řekli si, jak to opravdu vůči sobě máte a byli k sobě upřímní:

• Máte se rádi? Máte se opravdu rádi takoví, jací jste?
• Plně se respektujete, nebo trpíte pocity méněcennosti a k tomu se ještě vnitřně sami srážíte za to, jak jednáte či reagujete?

Jednou někdo řekl: „Musíš se naučit mít rád sám sebe, a pokud to zvládneš, tvůj život se významně, kvalitativně změní.“ Řekl jsem si, to se lehko řekne: „Naučit se mít rád, ale jak to mám kruci udělat?!“

Přiznám se vám, opravdu jsem měl problém, sám to prostě nevím a opravdu jsem se měl všechno, jen ne rád, ale od té chvíle jsem si řekl, že na to budu mít vliv. Budu si toho vědom a faktem je, že jsem na sebe začal od té chvíle vědomě nahlížet jinak, a tak s tím i konstantně pracuji. Věřte nebo ne, začalo se to uvnitř mě, a tím pádem i v mém okolí, měnit!

Nejsem už na sebe tak tvrdý, vidím ty lepší stránky a respektuji se. Všiml jsem si, že mne lidé začali více kontaktovat, chtějí se se mnou setkávat. Moje žena mi řekla, že jsem uvolněnější a že jsem začal být dokonce vtipný. Doslova mi přišla do cesty práce mých snů a ze svého okolí pociťuji skutečný respekt. Žije se mi zkrátka lépe.

Chtěl jsem se s vámi o svůj příběh podělit, protože jsem přesvědčen, že sebehodnota a respekt k sobě sama se pozitivně promítnou do vašich životů, stejně jako se promítly do toho mého.

Každopádně platí:

• Teprve když budete mít rádi sami sebe, budete mít rádi i ostatní. Jakmile budete mít tuto lásku v očích, budou vás mít i ostatní rádi. To píše mimochodem i Og Mandino v knize „Nejlepší obchodník na světě“.
• Pokud budete plně respektovat sami sebe, budou ostatní plně respektovat vás.

Pokud se vám to, co jsem uváděl, podaří, budete celkově v životě úspěšnější, ať už v obchodě, či v osobním životě. Budete totiž vždy říkat, co si myslíte, a také to budete dělat. Tím se stanete pravdivými a důvěryhodnými pro ostatní. Řeknou si „aha, to je někdo, kdo dělá to, co říká, můžeme mu věřit“ a bude se jim s vámi dobře spolupracovat.

Tak jednoduché a zároveň těžké to je – má vlastní zkušenost.

„Chcete-li napravit cokoli ve svém životě od financí až po vztahy, existuje pouze jediné místo, kam se obrátit – do sebe.“ Dr. Hew Len

Proč plánovat svůj den?

Mou cestu za produktivnější prací odstartovala kniha Mít vše hotovo, kterou jsem dostal od své přítelkyně. Na vytvořeném systému GTD (třeba v Trellu) je krásné, že vám umožní být flexibilní – kdykoliv se jej díky kontextům zeptáte, na čem zrovna nyní v daných podmínkách můžete pracovat, a on vám to rychle naservíruje. Zpočátku jsem tak pracoval, protože jsem si myslel, že plánovat úkoly předem je nemožné. Vždy přijde nějaké vyrušení a celý plán se zhroutí jako domeček z karet.

Teď už takový názor nemám. Naučil jsem se okolním vlivům odolávat a nenechat si svůj time management ničit špatnou správou času ostatních. V té chvíli jsem si uvědomil, že mi dosavadní způsob plánování úkolů nevyhovuje. Často na poslední chvíli vybírám úkoly, na kterých chci pracovat, bez větší návaznosti na dlouhodobé cíle či ostatní úkoly v daný den. Začal jsem své dny plánovat.

Jaké výhody přinese plánování?

• můžete se efektivněji přibližovat ke svým dlouhodobým cílům,
• neztrácíte během dne čas rozhodováním se, na čem pracovat,
• naučíte se více odolávat vnějším vyrušením (nemáte na ně čas),
• máte motivaci splnit vše, co jste si předem naplánovali.

Plánujte svůj den pomocí uzavřených seznamů

Po přečtení skvělé knihy Udělej to zítra jsem začal používat tzv. uzavřené seznamy. Na otázku, co to je, lze odpovědět snadno: seznam úkolů pro následující den. Od běžných ToDo listů se však liší v tom, že po jejich vytvoření již s nimi nesmíte nijak hýbat; žádné úkoly do nich přidávat ani odebírat. To vám umožní pokládat tuto část svého systému za svatou a vaším posláním se stane všechny dané úkoly splnit. Díky tomu, že takový seznam vytváříte zpravidla večer před daným dnem, do něj můžete poskládat důležité úkoly.

Z čeho se uzavřený seznam skládá?

• z 3-5 úkolů z dlouhodobějších cílů (například týdenních),
• z úkolů, kterým bude končit termín,
• z rutinních úkolů,
• ze zbytku úkolů.

Nově vytvořený seznam by měl představovat přibližně 60-90 % vašeho pracovního času. Naplánovat si 100 % času by nebylo moudré, protože každý den se objeví nečekané úkoly, které je potřeba splnit týž den, případně se nějaký úkol zkomplikuje. Tím, že si naplánujete „jen“ drtivou část dne, si vytvoříte rezervu právě pro tento případ.

Jak může takový seznam vypadat v aplikaci Trello? Pro takové účely jsem si ve svém systému vytvořil nový sloupec Today, který představuje uzavřený seznam. Do tohoto sloupce vždy večer podle zmíněného klíče přidám sadu úkolů, které zaplní zhruba 60-90 % pracovního dne. Mým hlavním úkolem je splnit všechny úkoly, takže na konci dne by měl být tento seznam prázdný. Pokud se objeví nový úkol, který je nutné splnit ještě daný den, napíšu si jej pod uzavřený seznam a snažím se jej ideálně splnit až po dokončení uzavřeného seznamu.

Sledujte a analyzujte

Zpočátku není snadné vytvořit seznam úkolů, který přesně vyplní kýžený čas pracovního dne. Může se klidně stát, že jej nedokážete splnit celý, což rozhodně není správný scénář. Pokud se vám dlouhodobě nedaří úspěšně dokončovat všechny úkoly z uzavřeného seznamu, snažte se najít příčinu.

Mezi nejčastější patří:

• úkoly zaberou více času, než máte každý den -> plánujte kratší uzavřený seznam,
• úkoly vám trvají déle, než mají -> zaměřte se efektivitu,
• spoustu času vám zaberou neplánované úkoly -> zamyslete se, proč tomu tak je, odstraňte vyrušení, promluvte si s kolegy apod.

Uzavřené seznamy umožní plánovat každý den, zapomenout však nesmíte ani na dlouhodobější plánování. Pokud jste zvyklí na týdenní plánování, tedy si před začátkem týdne určit větší cíle (kameny ze ZTD), uzavřené seznamy vám je pomohou dokončit. Jejich součástí by totiž měly být právě úkoly, které pomáhají plnit dlouhodobé cíle.

Jak svůj den plánujete vy?

Zero Inbox – s každým e-mailem musíte něco udělat

Metoda Zero Inbox rozhodně není žádnou novinkou a mnozí z Vás na ni již jistě narazili. V dnešním článku nechci zacházet do detailů této metody a zvažovat její výhody či nevýhody, ale spíše ukázat praktické používání s aplikací Trello, kterou pro svůj Time Management používám. Přesto mi dovolte jen krátký úvod, co to vlastně Zero Inbox je.

Pokud používáte metodu GTD a pravidelně zpracováváte svůj Inbox, nebude to pro Vás žádná neznámá. Metoda Zero Inbox v první řadě znamená, že vždy zpracujete všechny e-maily ve schránce a s každým nějak naložíte. Tento krok stačí provádět i třeba jen jednou denně a vždy zpracovat vše, co do té doby přišlo.

E-maily můžete:

• Archivovat, pokud jste si již zprávu přečetli a nepramení z ní žádný úkol či další krok.
• Odpovědět a Archivovat, pokud se dá napsat odpověď do 2 minut.
• Přeposlat do systému úkolů, pokud z toho pramení úkol, který zabere více než 2 minuty.
• Přeposlat do systému archivace, pokud je v něm informace, kterou budu chtít později dohledat. Můžete využít i klidně štítkování přímo v GMailu apod.

Cílem je zpracovat tímto způsobem všechny zprávy v Doručené poště. Zpracováním je myšleno projít e-mail po e-mailu a naložit s ním podle 4 akcí výše. Úkolem na konci takového procesu, který nezabere příliš mnoho času (úkoly v té chvíli totiž neděláte, jen je “řadíte” do systémů), je mít prázdnou schránku. Tedy žádné e-maily v Doručené poště. Budete zároveň vědět, že jste s každou zprávou naložili – tedy vše možné vyřídili, důležité informace uložili a úkoly přenesli do systému úkolů pro pozdější vyřízení.

E-mail = úkol? Šup s ním do Inboxu v Trellu

Kroky Odpovědět, Archivovat nebo uložit informace do Vašeho systému archivace jsou asi jasné. Co ale reálně udělat s e-mailem, ze kterého pramení úkol – tedy například zadání vypracování zprávy pro šéfa? Samozřejmě můžete takový e-mail ručně přepsat jako úkol do Vašeho systému v Trellu a originální e-mail opět archivovat. Jde to však i jednodušeji – přeposlat takový e-mail rovnou do Trella.

Přeposílání e-mailu do Trella

Trello, stejně jako mnoho jiných aplikací pro Time Management, disponuje funkcí přeposílání e-mailů. Jinými slovy můžete na Vaši nástěnku poslat e-mail, ze kterého se automaticky vytvoří karta s úkolem a zachová si všechny informace původního e-mailu. To Vám ušetří čas oproti ručnímu přepisování e-mailu na úkol a zároveň se nemusíte starat o přílohy – ty se totiž automaticky z e-mailu do karty s úkolem překopírují také.

Jak toho docílit? Každá nástěnka v Trellu má svoji unikátní e-mailovou adresu. Tu naleznete v sekci Zobrazit nabídku – Více – Nastavení e-mailu nástěnky. Hodí se také nastavit, aby e-maily (úkoly) přistávaly ve sloupci Inbox. Při zpracovávání Inboxu, což by mělo být součástí Vaší denní revize, jej totiž můžete snadno zařadit do svého systému úkolů (Next Actions, Projects apod.).

Jak vypadá úkol vytvořený z e-mailu?

Platí zde několik jednoduchých pravidel. V první řadě název úkolu = předmět e-mailu, popis úkolu = tělo zprávy a příloha = příloha. Přeposlaný e-mail se v Trellu zobrazí následovně:

Takový popis Vám bohatě stačí k tomu, abyste z něj při zpracovávání Inboxu v Trellu vytvořili úkol se vším potřebným. Zpravidla jen mírně upravím název úkolu, trochu zkrátím popis, přidám štítky a řadím do svého systému. Je to o poznání rychlejší, než si ručně e-maily přepisovat na úkoly, přidávat přílohy apod.

Spousta lidí se ptá, jak se pak dopátrat původního e-mailu, abychom na něj třeba mohli odpovědět i s výsledkem (tzn. třeba se zmíněnou vypracovanou zprávou pro šéfa). Řešení jsou 2 – pokud používáte GMail, lze takovou zprávu velice rychle najít pomocí hledání. Sám to tak používám – dokončím úkol v Trellu, pomocí hledání naleznu e-mail se zadáním úkolu a odpovím s výsledkem.

Druhou možností je rovnou při přeposílání e-mailu do Trella si jej opatřit nějakým štítkem (Odpovědět s výsledkem například). Po vypracování úkolu naleznete takový e-mail zde. Říkáte si, proč tedy e-maily přeposílat do Trella, když mohou zůstat tady a odtud úkoly zpracovávat? Důvod je jediný – vzniklo by Vám další místo pro úkoly (další Inbox), což způsobí obrovskou neplechu ve Vaší organizaci a plnění úkolů. Pro efektivní správu času je potřeba mít všechny úkoly v jednom systému (na jednom místě). Proto patří úkoly do Trella a tento seznam je jen jako urychlení nalezení e-mailů pro pozdější odpověď. Nic víc.

TIP pro G-Mail: Doplněk Actions for Gmail

Pokud jste uživateli GMailu, mám pro Vás nakonec ještě jeden užitečný tip – doplněk Actions for Gmail, který se Zero Inbox pomůže. A nejen s ním. Tento šikovný nástroj přidá rovnou na úvodní obrazovku e-mailů ikonky s možností rychlé archivace. Díky tomu můžete některé e-maily Archivovat (tedy učinit jeden z kroků zpracovávání pomocí Zero Inbox), aniž byste je otevírali. Skvěle se hodí pro rychlou eliminaci PR zpráv a nabídek.

Jenže, co když se i přesto bojíte, že zvolená varianta bude špatná? Co když máte strach vstoupit do neznáma? Tak na to se podíváme v pátém díle ze série článků na téma: Zásadní věci, které možná o rozhodování nevíte, a mohly by vám pomoci se lépe rozhodovat.

Strachu rozhodnout se by nás mohlo zbavit uvědomění, že nalezení té jediné správné varianty není tak úplně cesta ke štěstí. Výzkumy Barryho Schwarze ukázaly, že čím jsou lidé starší, tím méně mají tendenci trápit se nalezením jedné perfektní varianty, a také jsou šťastnější.

 „Jedna z věcí, kterou vás život naučí, je, že dost dobré je prostě skoro vždycky dost dobré.“ B. Schwarz

Nebojme se přiznat si, že nad svými životy nemáme 100% vliv a že neumíme cestovat do budoucnosti. Volbu, která bude mít pro nás ty nejlepší výsledky, proto věštit neumíme.

Hezky to ilustruje C. Höschl (Stručně a jasně, Nezodpovědní rodiče) v tomto zjednodušeném etickém dilematu:

otázka č. 1:

Kdybyste znali ženu, která je těhotná, která má už osm dětí, z nichž tři jsou hluché, dvě slepé, jedno mentálně retardované a ona sama má syfilis, doporučili byste jí potrat?

Než se podíváte dolů na odpověď, odpovězte ještě na jednu otázku.

otázka č. 2:

Je čas zvolit vůdce světa a váš hlas má rozhodnout. Tady jsou fakta o třech nejslibnějších kandidátech:

Kandidát A: Spolčuje se s politiky, kteří ne vždy hrají čistou hru, a svoje činy konzultuje s astrologem. Měl dvě milenky. Kouří a pije 8-10 martini denně.

Kandidát B: Dvakrát ho vyhodili ze zaměstnání, spí do oběda, na univerzitě bral opium a každý večer vypije čtvrt láhve whisky.

Kandidát C: Byl vyznamenaný jako vojenský hrdina. Je vegetarián, nekouří, pije jen příležitostně pivo a neměl žádné mimomanželské aféry.

Kterého z těchto kandidátů byste si vybrali?

Nejprve odpovězte na obě otázky, až potom se podívejte níž na řešení.

Kandidát A je Franklin D. Roosevelt

Kandidát B je Winston Churchill

Kandidát C je Adolf Hitler

A jen tak mimochodem: Odpověď na potratovou otázku – pokud jste odpověděli ano, právě jste zabili Beethovena.

Znamená to, že nemá smysl pokoušet se o správné rozhodnutí?

Nikoliv, určitě je vhodné učinit vědomé rozhodnutí zohledňující dostupná fakta i intuici. Jinak bychom se chovali nezodpovědně.  Je však potřeba si uvědomit, že většinou nelze najít perfektní variantu. Jde o to najít dostatečně dobrou variantu za rozumný čas a pak se posunout dál.

Pár tipů, jak takovou variantu nalézt, najdete v minulém článku.

Jděte do toho. Ať už je to cokoli…

Pokud se stále nemůžete rozhodnout, prostě jednu variantu vyberte a pusťte se do ní. Zní to nezodpovědně? Jen na první pohled. Zřejmě jsou totiž zbývající varianty obdobně dobré, jinak byste přece některou z nich vyřadili. Každá z nich je však unikátní a mnohdy ji dost dobře nepochopíte, dokud se do ní nepustíte.

Jde o to vybrat si variantu, která je dobrá, a pak udělat vše proto, aby byla tou nejlepší. Náš život není jen o rozhodnutích, ale především o tom, jak s nimi pak naložíme.

Tady je pár tipů, jak učinit z dobrého rozhodnutí skvělou volbu (viz GrowJob – Proč je tak těžké se rozhodnout?):

• Naučte se uzavřít si zadní vrátka.
• Nepřemýšlejte nad tím, jaké by to bylo, kdybyste se rozhodli jinak.
• Rozhodnutí měňte co nejméně, popř. učiňte rozhodnutí na delší časový úsek.
• Naučte se nesrovnávat.
• Orientujte se na klady a nehledejte nedokonalosti na tom, pro co jste se rozhodli.

Když já pořád nevím…

Už jste zvážili všechny vnější pro a proti, a stále si nedokážete vybrat? Pak je možná na čase uvědomit si tu nejdůležitější věc o rozhodování. Skrývá se v něm totiž příležitost stát se tvůrcem svých životů.

Zamyslete se nad tím, jaké důvody si můžete vytvořit, vymyslet, aby se jedna z variant zdála lepší. Měla by to být ta varianta, která vám umožní stát se tím, kým opravdu chcete být.

Slovy Ruth Chang:

Když si vytváříme pro sebe důvody, abychom se stali tímto člověkem raději než tím druhým, tak se bezvýhradně stáváme těmi lidmi, kterými skutečně jsme.

Důvody, které určují, zda jsou naše volby správné nebo nesprávné, někdy dojdou. Když čelíme obtížným volbám, neměli bychom však mlátit hlavou o zeď, abychom zjistili, která alternativa je lepší. Nejlepší alternativa neexistuje. 

Místo toho, abychom hledali vnější důvody, měli bychom je hledat v sobě, například: Kým chci být? 

Zamyslete se, do čeho můžete jít naplno, nad tím, pro co můžete být zapálení, a skrze obtížné volby se tím člověkem staňte. Místo, aby byly zdrojem utrpení a strachu, těžké volby jsou vzácné příležitosti, abychom oslavili to, co je výjimečné ohledně lidskosti. Můžeme využít svou sílu vytvořit si pro sebe důvody, abychom se stali konkrétními lidmi, kterými jsme. A proto těžké volby nejsou kletbou, ale požehnáním.

Kouzlo člověka spočívá v tom, že pomocí svých rozhodnutí může sám sebe utvářet.

Chyb netřeba se bát

Nebojte se chyb. Možná, že se nakonec i ukáže, že to rozhodnutí nebylo perfektní. Ale co nás nezabije, to nás posílí.

Profesorka Stanfordské univerzity Tina Seelig dokonce doporučuje, abychom si dělali seznam vlastních neúspěchů (nazývá je failure résumé). Na něj bychom si měli uvést všechna svá velká osobní i pracovní selhání. Ke každému pak musíme popsat, co jsme se z tohoto neúspěchu naučili. To nám umožní si rychle uvědomit, že chyby jsou významnou součástí naše rozvoje, především ve chvílích, kdy děláme něco nového nebo rizikového.

T. Seelig také upozorňuje, že poměr mezi úspěchy a neúspěchy je poměrně konstantní. Takže čím víc úspěchů chcete dosáhnout, tím víc chyb u sebe budete muset tolerovat.

Celý proces rozhodování tedy nespočívá ani tak v tom najít volbu, kterou bychom mohli jednoznačně prohlásit za tu jedinou správnou. Jde o to najít variantu, za kterou budeme ochotni jít, nebudeme u ní neustále přemítat, zda jsme neměli zvolit jinak, budeme ochotni do ní vložit energii a věřit jí. Pak bude fungovat. Minimálně nějakou dobu. A pak si kdykoliv na základě nových životních zkušeností můžeme zvolit jinak.

„Nikdy není nic definitivní, a to je dobře. Kdykoli v životě můžeme změnit místo svého působení, prostředí, profesi i vlastní cíle. Jediné, co k tomu potřebujeme, je svoboda, zdraví a troška odvahy zariskovat.“ Jiří Kolbaba

Zatím se celá série týkala rozhodování jednoho člověka. Jenže, co když je potřeba učinit rozhodnutí ve skupině. Co když se máte správně rozhodnout, kam směřovat projekt? Nebo zda se jako rodina přestěhovat? Právě na to se podíváme v dalším dílu.

Pokud Vás článek zaujal, mohla by se vám líbit i má e-kniha Hodina navíc každý den (ke stažení zdarma na hodinanavic.cz).

O Inboxu v GTD metodě se už toho napsalo hodně, ale dovolte mi krátký úvod, jak k Inboxu přistupuji já a jak mně osobně usnadňuje život. Pokud člověk začne dávat mozku zabrat a soustředí se na tvorbu důležitého úkolu, další příchozí myšlenky udělají vždy neplechu.

Do naší mysli se často dostanou úkoly, které nejsou třeba ani tolik důležité a nelze s nimi v danou chvíli nic udělat. Spousta lidí dělá základní chybu. Myšlenku vypustí s nadějí, že si na ni vzpomenou v pravou chvíli, nebo se ji naopak snaží v hlavě udržet, což znemožňuje využití plného potenciálu mozku nad daným úkolem.

A právě v té chvíli přichází GTD Inbox: myšlenku z hlavy vezmete a přenesete ji do nějakého jiného systému, ve kterém ji později najdete. Podoba GTD Inboxu může být různá – od papírových lístečků, notesů až po sofistikované aplikace pro počítač i chytré telefony. A právě dnes bych se chtěl s vámi podělit o mé řešení Inboxu v aplikaci Trello.

Trello a Inbox – přidávejte úkoly z počítače i z telefonu

Fungování svého GTD systému v prostředí aplikace Trello jsem vám představil v samostatných článcích, dnes bych se zaměřil pouze na jeho část GTD Inbox. Díky tomu, že aplikace Trello je cloudovou službou, můžete jej plnit z více různých zařízení. Pokud sedím u počítače a pracuji, je pro mě nejrychlejší přidat položku do Inboxu přímo přes internetový prohlížeč.

Pokud jsem naopak v „terénu“, využiji mobilní telefon. Výhoda Trella je taková, že při zpracování Inboxu najdu všechny položky stále na jednom místě, což je extrémně důležité. Mnoho různých Inboxů nedělá dobrotu.

Jak plnit Inbox na počítači?

Začněme tou jednodušší částí. Osobně mám svůj GTD systém po ruce neustále, na počítači ve formě uzamčeného TABu v prohlížeči. Přidání položky do Inboxu tedy obnáší pouze přepnout na první TAB a ve sloupci Inbox kliknout na Přidat kartu.

Začínám si zvykat také na oficiální doplněk Trello do Chromu, který se usídlí v pravé části prohlížeče a umožní mi přidávat položky do Inboxu dvěma kliknutími. A to samozřejmě nezávisle na tom, na kterém webu zrovna jsem. Výhodou je, že mohu použít tlačítko Attach a do Inboxu si poslat i odkaz na stránku, kterou mám zrovna rozečtenou – například pro pozdější dočtení nebo jako zdroj pro jiný úkol.

A co mobil? Rychlá zkratka i diktování hlasem

Mobilní telefon slouží jako dokonalý společník pro GTD Inbox v případě, že nejsem zrovna u počítače. Sami to jistě znáte, nejlepší nápady se do hlavy dostanou v době, kdy děláte úplně běžné činnosti nesouvisející s prací (procházka, nakupování, cvičení apod.).

Zde pomůže aplikace Trello pro Android či iOS. Jde to samozřejmě i tak, že otevřu aplikaci, najdu svou nástěnku, sloupec Inbox a stejně jako na počítači volím tlačítko Přidat kartu. Je to však zbytečně složité.

Trello na Androidu i na iOS nabízí skvělé zkratky v podobě Widgetů na plochu (Android) či do notifikační lišty (iOS). Díky tomu mohu přidat položku do Inboxu opět dvěma kliknutími.

Přímo na domácí obrazovce mám zástupce Přidat kartu, který si navíc pamatuje poslední nastavenou nástěnku a sloupec (tedy můj GTD systém a Inbox). V okamžiku, kdy mě něco napadne, se k vytvoření nové položky GTD Inboxu dostanu jedním kliknutím, napíšu rychle svou poznámku a dalším kliknutím ji pošlu do svého systému. Rychlé a extrémně jednoduché.

Nejsem sice zatím velkým příznivcem hlasového zadávání do mobilního telefonu, ale i zde Android a Trello nabízejí zajímavé řešení. Pokud používáte chytré karty Google Now a hlasové ovládání „OK, Google“, může se vám hodit příkaz „Zapiš poznámku“. Při prvním použití tohoto příkazu se vás totiž telefon zeptá, jakou aplikaci má použít, a vy můžete vybrat Trello.

Jak to funguje v praxi? Jednoduše odemknu telefon, vyslovím „OK, Google“ a následně řetězec „Zapiš poznámku TEXT POZNÁMKY“. Ihned dojde k přenesení textu TEXT POZNÁMKY do aplikace Trello, které si opět pamatuje poslední nástěnku a sloupec. Jedním kliknutím odešlu poznámku do GTD Inboxu. Skvělé, že?

Trello sice není nástroj přímo pro GTD, ale díky jeho skvělé vizualizaci jej mám ze všech nejraději. Dejte mu šanci také.

Na jednom z obchodních jednání, když jsem byl ještě v začátcích, se mi stalo následující. Dorazil jsem tam, nákupčí si se mnou podal ruku a začal:

„Tak se podíváme na ty výsledky z minulé akce – hm, hm, čísla sice vykazují zlepšení, ale potřebovali bychom je ještě zdvihnout u položky 032. Připravte mi prosím tabulkový rozbor téhle položky a pošlete mi ho e-mailem. Pak se rozhodneme, jak budeme postupovat v příštím měsíci. Jo a poplatek bych rád navýšil, prodiskutujte to u vás a dejte mi vědět, jaké navýšení mi můžete poskytnout.“

Tenkrát nezkušený, jsem pomalu nestihl otevřít pusu. Nákupčí byl typ dominantního člověka a všechno jelo podle něj. Parádně mě zaúkoloval a vše se dělo prakticky tak, jak potřeboval. Svojí nezkušeností a submisivitou jsem ho ještě podpořil.

Popsal jsem docela extrém, ale záměrně, protože tam, kde společnosti jednají z pozice síly, se vám tento scénář může ve větší či menší míře klidně odehrát. Vzal jsem si z průběhu poučení a postupoval jsem vždy na jednání tak, abych já určoval témata hovoru, a tak měl směr jednání v opratích.

Co je k tomu potřeba?

Na jednání se celkově dobře připravte:

1. mějte pohromadě všechny informace k obchodnímu případu,
2. připravte si vlastní návrhy postupu,
3. připravte se i na témata, která očekáváte, že bude chtít protějšek prodiskutovat.

Sepište si konkrétní body jednání, které byste chtěli probrat:

1. doporučuji si sepsat podbody celého jednání,
2. mám své přípravy v telefonu a vždy protějšku řeknu, že se snažím být bezpapírový,
3. čas od času se to telefonu podívám,
4. všichni to zatím akceptovali a některé těší, že šetřím naše lesy.

Na začátku jednání (po úvodu, kdy jste se rozehřáli) doporučuji použít následující formule:

1. třeba „Jste jistě zaneprázdněn, abych ušetřil váš čas, připravil jsem si jednání v následujících bodech, které bych chtěl projít; budeme tak maximálně efektivní.“,
2. nebo „Upravte si to, jak vám to bude vyhovovat…“.

Následně protějšku řekněte všechny připravené body jednání:

1. zeptejte se, zda s nimi souhlasí a jestli chce nějaký bod doplnit,
2. pokud ano, doplňte bod buď nakonec, nebo tam, kam tematicky patří,
3. tak zabezpečíte, že proberete to, co probrat opravdu chcete a potřebujete.

Pak začněte probírat jeden bod po druhém s podporou své přípravy.

Pokud budete takto postupovat, budete mít jednání pod kontrolou a půjde tam, kam potřebujete. Samozřejmě je třeba, abyste byli na jednání dobře naladěni a měli pevný vnitřní postoj, ale o tom jsem toho už napsal dost…

Nevěřte mi a vyzkoušejte si postup v praxi sami. Hodně štěstí.

Osobně jsem o tom dost četl, viděl několik filmů, myslel jsem si, že jsem si toho vědom a zasvěceně jsem o tom hovořil. Vědomě jsem však toto „kouzlo“ nikdy nebyl schopen reálně využít. Jistě, když jsem si řekl, že něco špatně dopadne a dal jsem tomu ještě nosič silné negativní emoce, opravdu to tak dopadlo – „kouzlo“ se prostě stalo.

Neměl bych se tomu divit, ale co jsem mohl čekat? Nicméně, jak už jsem zmínil, byl jsem v tomto směru nevědomý, než se mi stala, TA VĚC, na kterou jsem čekal dlouhých 43 let.

Dospěl jsem do bodu, kdy jsem si řekl, že už dál nebudu dělat to, co mě nebaví a nenaplňuje. Řekl jsem sám sobě, že už nechci dělat obchod, že chci dělat jen to, co mě naplňuje a co jsem identifikoval jako svoje životní Poslání. Je jím předávat svoje zkušenosti druhým, jinými slovy lektorovat a školit (předávat nadšení, energii a inspiraci). Zpočátku třeba i ten obchod, ale pak hlavně transformační a antistresové techniky.

Částečně to jako koníček již dělám. Je to už několik let, ale nikdy jsem se do toho nepustil naplno. Nebyl jsem schopen opustit ty „posraný trenýrky“ toho, co už jsem dělat nechtěl. Byly sice posraný, ale důvěrně jsem je znal a musel bych opustit to, co znám a v čem se umím pohybovat. Komfortní, i když „smradlavou a zatuchlou“, zónu.

Průlom nastal ve chvíli, když jsem školil Antistresové techniky na semináři v jedné firmě v Ostravě. Po pěti hodinách školení, kdy jsem byl naladěn určitým způsobem a na určité frekvenci po silných dopoledních technikách, které jsem s účastníky dělal, jsem stál mezi lidmi. Vykládal jsem jim, že k tomu, aby byli spokojeni, je třeba, aby v životě také dělali to, co je naplňuje: „Jako třeba já, jak tady mezi vámi stojím a předávám vám svoje zkušenosti, cítím, jak mě to vyživuje; je to moje Poslání a to, co opravdu v životě dělat chci“.

Sám sebe jsem v tu chvíli pozoroval a všiml jsem si, s jakým zanícením a s jakou energií a emocí jsem to pronesl a jak to na účastníky zapůsobilo. Cítil jsem teplo na hrudi a takové vibrace, jemné mravenčení, a celkově to byl pocit unikátní, plný naplnění a uspokojení. Myslím, že na to, co proběhlo, slova nestačí.

Pokud bych se měl pokusit to popsat a zdůvodnit, což je v podstatě hloupost, protože to úplně tak nejde, navíc ten okamžik tím uzavírám do nějaké „škatulky, udělal bych to asi takto. Člověk v sobě má nějaká přesvědčení, názory, paradigmata, rodinné stereotypy. To všechno zakrývá jeho skutečnou „esenci – melodii“, která pak ve své čistotě nemůže ven „vyzařovat“ to, co potřebuje, nebo lépe to, co prostě vyzařovat má.

Při semináři, který jsem dělal, jsem dopoledními technikami všechny ty nánosy dal na chvíli pryč a svou „esenci“ osvobodil. Do toho jsem odpoledne se silnou emocí, která vždy působí, jako nosič (je to velice silná energie – zvláště ty negativní emoce), řekl, a tím i „vyzářil“, velice silný záměr.

Toto všechno se odehrálo 2. prosince. On tři dny později jsem na vánočním večírku potkal několik lidí, které jsem neznal, a jedné ženě jsem tam zaníceně vyprávěl o zmíněném semináři v Ostravě. O jednotlivých okamžicích a o tom, že ti programátoři, od kterých bych to opravdu nečekal, vlivem mých technik odpoledne tancovali. Byl jsem ještě plný nadšení z toho, jak to proběhlo a jak se účastníci uvolnili.

Najednou jsem si všiml, že na konci mého stolu sedí člověk a upřeně mě pozoruje – přiblble se usmívá. Na očích měl sluneční brýle, i když bylo deset večer. Když jsem skončil s vyprávěním, hodil přede mě zmačkanou vizitku a řekl: „Zavolej mi.“

Po týdnu jsem mu skutečně zavolal a dnes se pomalu stávám lektorem. Dělám věci, které jsem vždy dělat chtěl, a potkávám se s lidmi, se kterými bych nikdy nevěřil, že se potkám. Nejen, že budu školit v ČR, ale dřív nebo později budu školit i po celém světě. Stal jsem se součástí něčeho, co mě celkově přesahuje a co předčilo vše, o čem jsem kdy snil.

Jak na to?

1. Připusťte si, že to tak je.
2. Odpovězte si poctivě na to, co v životě opravdu chcete – uvědomte si to, napište si to.
3. V další fázi si to namalujte – věnujte tomu čas, vezměte třeba pastelky a malujte tak, jak umíte, to, co si opravdu přejete (co jste si v bodě 2 promysleli a napsali) a dejte si záležet.
4. Skrz obrázek se vraťte sami k sobě, snažte se v malování úplně ztratit, dělat jenom to a prožívat to, co malujete (můžete si k tomu pustit i oblíbenou hudbu).
5. Prožít bod 4 v přítomnosti a naplno je velice důležité – tím se totiž naladíte na potřebnou frekvenci, na frekvenci svého srdce, která „dokáže měnit vodu ve víno“; to je právě bod 5 tohoto návodu.
6. Ujasněním a vytvořením záměru, následně malováním obrázku jste se naladili na frekvenci, která je ta správná. Pokud jste vše dělali poctivě a upřímně sami k sobě, vytvořte a vyšlete emoci, která váš záměr ponese. Prožijte vnitřně to, co si přejete, se vším všudy = navoďte si ty emoce, které si přejete prožívat, až stvoříte to, co si přejete stvořit.
7. Emoci pak prostě vyšlete ze srdce do prostoru.
8. Uvolněte se a otevřete se výsledku, důvěřujte mu.

Mě to funguje a přeji vám z celého srdce, aby vám také. Dále přeji otevřenost, vstřícnost a důvěru v sebe sama a v to, že můžete vše.

Víme, že každý den učiníme 23-35 tisíc rozhodnutí, která vyčerpávají naši mentální energii. A proto jedním z nejjednodušších způsobů, jak se vyhnout rozhodovací paralýze, je snížit počet rozhodování u banálních záležitostí (více viz článek Čtyři tipy pro snadnější rozhodování).

Ale co dělat, když před námi stojí obtížné rozhodnutí?

Při obtížné volbě je jedna alternativa lepší v některých ohledech a jiná v jiných ohledech, ale celkově ani jedna z nich není lepší než ta druhá. R. Chang

Co s tím?

Věnovat rozhodování adekvátní pozornost

Buďme pozorní a všímaví k tomu, co děláme. Jen tak se nám podaří včas v našem životě odhalit okamžik, kdy je potřeba se rozhodnout. Na druhou stranu měli bychom rozlišit, která rozhodnutí jsou bezvýznamná a která si opravdu zaslouží naši pozornost. Pokud si nejste jisti tím, zda jde o drobnost či něco zásadního, můžete si položit tyto otázky:

• jak významné je pro mne toto rozhodnutí?
• jak vážně ovlivní můj život od teď za rok?
• co nejhoršího se může stát, pokud se teď rozhodnu špatně?

Abychom se dobře rozhodli, potřebujeme každopádně se na rozhodnutí soustředit. Vymýšlení, analyzování, rozhodování, přemýšlení se totiž odehrává v racionální části mozku. A aby k tomu vůbec mohlo dojít, musíme na to zaměřit svou pozornost.

Čtyři aspekty lidské bytosti

Pokud dojdeme k názoru, že se jedná o zásadní volbu, měli bychom se na situaci podívat z více hledisek. Podle Světové zdravotnické organizace je člověk bio-psycho-sociální-spirituální bytost. Každý z nás je tedy současně ovlivňován:

• svým tělem (mozek, zdraví, kondice…),
• svou psychikou (její strukturou, dynamikou, individuálním vývojem),
• vztahy s ostatními lidmi (současnými i minulými),
• tím, v co věří (hodnoty, vlastní schopnosti, bůh, vyšší princip…).

Pokud tedy chceme učinit správné rozhodnutí, musí být zvolená varianta v souladu se všemi těmito aspekty. Podrobněji popisuji tyto čtyři elementy ve své knize Hodina navíc každý den (lze stáhnout zdarma).

Pro lepší pochopení jednotlivých principů nás v tomto článku budou doprovázet příklady ze života Petry. Té právě končí rodičovská dovolená a ona se rozhoduje, zda se vrátit do zaměstnání, či začít podnikat. Jedná se o rozhodnutí, které může finančně ohrozit rodinu, na druhou stranu jí může přinést více flexibility v péči o děti. Jak by mohla Petra na svou situaci pohlížet?

Tělo

Naše schopnost správně se rozhodnout závisí na výkonu našeho mozku. A ten zase závisí na úrovni energie a stavu našeho těla. Je proto potřeba činit důležitá rozhodnutí, když jsme odpočatí, dostatečně najezení a napití. V místnosti, kde se rozhodujeme, bychom měli mít dostatek čerstvého vzduchu. Ještě lepší je činit rozhodnutí v přírodě, kde se náš mozek nabíjí mnohem rychleji.

A především je přínosné rozhodovat se ráno. Říká se, že velká rozhodnutí byste měli stihnout do 11 hodin dopoledne. Později už může být váš mozek vyčerpaný z běžných rozhodnutí a nemusí mít dostatek energie pro ta zásadní. Prostě platí lidová moudrost: Ráno moudřejší večera.

Petra přemítala nad tím, zda se vrátit do práce či začít podnikat již dlouhé týdny. Byla z toho unavená a chtěla to mít za sebou. Nechtěla už nic řešit. Chtěla jen jít večer spát s čistou hlavou. Napsala proto e-mail svému šéfovi, kde upřesnila, kdy jí končí rodičovská a kdy nastoupí zpět. Na poslední chvíli se rozhodla e-mail neposlat a jen ho uložit do konceptů. Když se ráno probudila, byla za to moc vděčná. Uvědomila si, že e-mail byl motivován spíš únavou než vědomým rozhodnutím.

Psychika

Při rozhodování bychom měli vzít v potaz všechny racionální argumenty, ale měli bychom si uvědomit, i co nám napovídá intuice (bez emocí je totiž rozhodování ještě obtížnější, více v článku Kdo za vás rozhoduje).

Pro rozhodnutí je určitě dobré mít „adekvátní“ množství informací (příliš mnoho dat totiž vede k rozhodovací paralýze). Poznat, že jsme informací shromáždili dostatek, je samozřejmě docela obtížné. Já si pomáhám těmito vodítky:

• Našla jsem si informace z různých úhlů pohledu (pro i proti)?
• Mám představu o tom, jaký může být nejlepší a naopak nejhorší možný důsledek mého rozhodnutí?
• Mám informace z různých zdrojů? Především od lidí s různými zkušenostmi?
• Nezačínají se už informace z různých zdrojů opakovat? Pokud ano, je na čase přestat shromažďovat data a učinit rozhodnutí.

Někdy také může pomoci dopředu si říct, jaké informace budu hledat, a teprve potom se pustit do jejich shromažďování.

Například v případě Petřina rozhodování, zda se vrátit do zaměstnání či podnikat:

• Jak je to s „neschopenkou a paragrafem“, když budu podnikat?
• Zeptat se pár žen, které takové rozhodnutí učinily, zda jsou spokojené. Není o tom výzkum?
• Neexistuje výzkum, kolik hodin obvykle odpracují ženy podnikatelky? Není to víc, než kdybych chodila do práce?
• Potřebuji si vypočítat, kolik potřebuji minimálně měsíčně vydělat, abychom měli na splácení hypotéky a na povinné odvody sociálního a zdravotního.

Snížit počet variant

Čím větší množství možností, tím je rozhodování pro náš mozek náročnější. Je proto dobré pokusit se snížit počet variant. Dobré je, pokud se nám podaří jich rovnou co nejvíc vyřadit. Případně můžeme nejdřív porovnávat vybrané kategorie a až pak konkrétní varianty.

Petra původně přemýšlela i nad možností, že by si našla nové zaměstnání. Porovnávat tři varianty však bylo vysilující a brzy pochopila, že tato varianta pro ni zajímavá není. Tak ji vyřadila.

Konkretizovat

Zbývající varianty musíme našemu mozku co nejvíce přiblížit. Čím přesněji si dokážeme představit důsledky jednotlivých rozhodnutí, tím se pro náš mozek stávají reálnějšími, a tím snadněji se nám rozhoduje.

Uvědomte si rozdíl mezi těmito sděleními:

• 17% mužů umře na infarkt.
• Každý šestý muž umře na infarkt.
• Pokud máte v rodině šest mužů (třeba dva dědečky, otce, bratra, manžela a strýce), jeden z nich zřejmě umře na infarkt.

Statisticky říkají všechna sdělení podobnou věc. Ale pro náš mozek jsou vizuálně zcela odlišná. Pokuste se proto vždy jednotlivé varianty co nejvíce konkretizovat, vytvořit si k nim obrazy.

Vizualizace vám také může pomoci překlenout propast mezi vaším přítomným a budoucím já. Problém je totiž v tom, že rozhodnutí činí naše přítomné já (které se nechce omezovat, nechce se zatěžovat starost), ale přitom ovlivňuje život našeho budoucího já (které, pokud se teď neomezíme, bude mít problémy s nadváhou. Více viz Ted Talk: The battle between your present and future self).

Petra se rozhodla použít vizualizaci. Postavila si proti sobě dvě židle. Na jednu si dala lísteček „Podnikání“ na druhou „Zaměstnání“. Sedla si na první židli, zavřela oči a řekla si: „Jsem ve svém životě o rok dál. Před rokem jsem se rozhodla podnikat. Teď pracuji sama na sebe. Jak vypadá můj den? Jak se cítím? Co dělají moji blízcí? Co mi říkají? Kolik času věnuji práci? Co mě nejvíc trápí? Co mi dělá největší radost? …“ Poté si sedla na druhou židli a kladla si obdobné otázky pro variantu, že zůstala v původním zaměstnání.

Pozor na optimistický klam

Důležité je přemýšlet nad tím, co všechno bude jinak. Výzkumy ukázaly, že máme tendenci optimisticky jeden aspekt změny přeceňovat a zapomínáme na její další důsledky.

Můžete proto zkusit tzv. konstruktivní pesimismus či pre-mortem analýzu. Jakmile poznáte výhody všech variant, podívejte se na ně opačným pohledem. Co všechno se v této variantě může pokazit? Co všechno může selhat? Poznáte tak slabá místa jednotlivých variant. A nemusíte se bát, že by vás to připravilo o naději. Ukázalo se, že ani když pochopíme vlastní sklon k optimismu, iluze to nerozbije.

Petra se ve variantě podnikání hrozně těšila na flexibilní pracovní dobu – bude bez problémů stíhat vyzvedávat děti ze školky, chodit na jejich vystoupení apod. Neuvědomovala si, že také bude mnohem nervóznější kvůli nepravidelným příjmům, bude obtížně oddělovat čas na práci a na rodinu atd.

Pokud máte pocit, že jste příliš emociální, můžete převést rozhodování do cizího jazyka. Prostě si všechny otázky klaďte a odpovídejte na ně třeba v angličtině. Výzkum ukázaly, že například efekt rámování se tak téměř eliminuje.

Vztahy

Některé výzkumy naznačují, že naši blízcí mnohdy lépe než my sami odhadnou, co potřebujeme a co nás učiní šťastné.

Důvodem je to, že nás velmi dobře znají a na druhou stranu na nás mají objektivnější náhled než my sami (každý z nás má něco, co si o sobě nechce přiznat). Určitě je proto dobré se před rozhodnutím poradit se svými blízkými nebo s osobami, které se v podobné situaci ocitly dříve.

Někdy je pro nás těžké připustit, že by druzí měli natolik ovlivňovat naše životy. Nechceme, aby za nás druzí rozhodovali. Chceme si být jistí, že jsme rozhodnutí udělali sami za sebe. Nebo možná naopak takové lidi kolem sebe zrovna nemáme.

Naštěstí se dá využít síla lidského mozku, pro který může být živá představa stejně silná jako skutečnost. Představte si, co by vám poradili vaši blízcí. Nebo si ve své hlavě můžete vytvořit poradní sbor osobností, které uznáváte. Zkuste si představit, co by vám v dané situaci poradil dědeček, respektovaná učitelka z mládí či Václav Havel, Vizualizace diskuse mezi těmito osobami vám může přinést velmi inspirativní pohled na vaši situaci.

Nezapomínejme také, že jsou to především naši blízcí, kteří hned po nás nejvíc vytěží/odnesou následky našeho rozhodnutí. Promyslete, jak se jich jednotlivé varianty dotknou a jak pak ovlivní vaše vztahy.

Můžeme volně parafrázovat Dalajlámu: Pokud se na problém podíváme s otázkou: „Která varianta přinese nejvíce užitku největšímu počtu osob?“, bývá rozhodnutí obvykle poměrně snadné. Komplikovat se to začíná, když se do toho začne plést ego.

Petra se rozhodla zajít na kafe s kamarádkou, která se taky po mateřské rozhodla začít podnikat. Dověděla se od ní spoustu zajímavých informací, které by ji samotnou ani nenapadly. Především si díky ní uvědomila, že podnikání by nebylo možné bez podpory manžela a babiček na hlídání. S každým z nich se proto sešla a detailně probrala, jestli a jakou pomoc jí budou ochotni poskytnout.

Smysl – v co věříme

Dan Ariely tvrdí, že při rozhodování lehce podléháme vnějším zdrojům, protože dostatečně dobře neznáme vlastní priority. Zásadní rozhodnutí by proto vždy měla být v souladu s našimi vnitřními přesvědčeními a hodnotami. Měla by respektovat naši osobní vizi. Prostě by nám měla dávat smysl. Jinak je velká pravděpodobnost, že jich budeme později litovat.

Mnohdy varianty vůbec nelze porovnávat jednotlivými měřitelnými parametry. Vlastně si volíme mezi hodnotami, které pro nás mají větší význam a které více rezonují s naší vizí (více viz Ted Talk: Jak činit těžká rozhodnutí).

Zeptejte se proto sami sebe, které rozhodnutí přispívá k ideální představě vaší budoucnosti. Učiní vás šťastné? Když teď to rozhodnutí neuděláte, budete toho v budoucnu litovat? A tak dále.

Petra přemýšlela nad svými životními hodnotami. Uvědomila si, že podnikání jí víc vyhovuje, protože naplňuje její potřebu nezávislosti a svobody. Zároveň jí došlo, že pro ni bude obtížné srovnat se s některými obchodními praktikami. Pokud se rozhodne pro podnikání, bude si muset vybrat oblast, ve které nebude potřeba přílišné dravosti.

Snaha o objektivitu

Pochybování je počátek moudrosti. René Descartes

Pokud chcete ještě víc zvýšit pravděpodobnost, že se rozhodnete správně, zaujměte k celému rozhodování správný postoj. Podle zjištění vědců totiž správný úsudek nepředpovídá intelekt nebo množství znalostí, ale určitý soubor vlastností člověka.

Správný úsudek mívají spíš ti, kteří jsou zvídaví, kteří ověřují svůj názor a kteří si nemyslí, že někdo, kdo změní svůj názor, je slaboch. Mívají ho ti lidé, kteří chápou, že vědomí vlastní hodnoty není spjato s tím, jestli mají nebo nemají pravdu o nějakém konkrétním tématu. Jsou to lidé, kteří se nebojí setkat s informacemi, jež odporují jejich přesvědčení (více viz Ted Talk: Proč si myslíte, že máte pravdu – dokonce i když ji nemáte).

„Správné“ rozhodnutí?

Pokud budeme při rozhodování pozorní, zohledníme všechny čtyři aspekty naší existence a budeme usilovat o objektivitu, je pravděpodobné, že učiníme vědomé, a pro danou chvíli nejlepší možné rozhodnutí. Schválně nepíšu správné rozhodnutí. Jedno správné řešení totiž podle mne najdeme jen v matematických rovnicích. V lidském životě nejde jen o zvolenou variantu, ale i o to, jak důstojně se s ní popasujeme.

Jakmile se jednou rozhodnete, vydržte. Nepřemýšlejte nad tím, jaké by to bylo, kdybyste se rozhodli jinak. Naopak, pokuste se udělat co nejvíc pro to, aby se ukázalo, že vámi zvolená varianta byla správná. Orientujte se na klady a nehledejte nedokonalosti na tom, pro co jste se rozhodli.

Jak říkal H. Ford: Ať už si myslíte, že něco dokážete, nebo si myslíte, že to nedokážete, v obou případech máte pravdu.

V dalším díle se podíváme na to, co dělat, pokud byste i po tom všem rozhodování stále měli obavu, že jste se rozhodli špatně.

Pokud Vás článek zaujal, mohla by se vám líbit i má e-kniha Hodina navíc každý den (ke stažení zdarma).

Použité informační zdroje:

Ariely, D. Are we in control of our own decisions?

Burkeman, O. Your friends know more about your life than you do, including when you might die

Cooper, B. 8 Things You Don’t Know Are Affecting Our Choices Every Day: The Science of Decision Making

Chang, R. Jak činit těžká rozhodnutí

Galef, J. Proč si myslíte, že máte pravdu – dokonce i když ji nemáte

Goldstein, G. The battle between your present and future self

Ježková, Z. Čtyři tipy pro snadnější rozhodování

Ježková, Z. Kdo za vás rozhoduje?

Ježková, Z. Znáte iracionální omyly, kterých se dopouští i Váš mozek?

Kahneman, D. (2012). Myšlení rychlé a pomalé. Brno: Jan Melvil Publishing

Ricard, M. (2008). Kniha o štěstí. Rybka Publishers

Pečeňová, B. Jak změnit svoje myšlení?

Pak jsem se zarazil. Uvědomil jsem si, že ačkoli všechno z toho je důležité, není to vše. Nad zásadami stojí naše postupně se měnící zkušenost. S trochou patosu bychom mohli říci, že se jedná o jakousi „moudrost s časem“. A ta rozhoduje. Ostatně můj kamarád se mě ptal, jak to dělám s časem „já“, nechtěl obecné rady. Zamyslel jsem se tedy nad tím, jak vypadá moje zkušenost s časem:

Trvalá udržitelnost je důležitější, než jet na plný výkon

Nebylo by pro mě problém psát články pět hodin denně. Ale po dvou týdnech bych se na počítač nechtěl ani podívat. Klidně zvládnu šest klientů denně. Ale pokud jim budu věnovat maximální pozornost, za půl roku vyhořím.

Systémem pokus a (často bolestivý) omyl jsem si ověřil, jak je má výkonnost limitovaná. Že daleko dříve odchází kvalita (která se pozná ne tak ve špatném výsledku, ale v pozornosti, ostrosti mysli, radosti z práce). Že až mnohem později odchází schopnost pracovat nebo donutit se do práce. Že se můžu motivačními triky a sebekontrolou přesvědčit dělat mnohem více, než dělám. Ale že to ovlivní kvalitu toho, jak pracuji (a tedy jak u toho myslím a cítím) – trochu krátkodobě a zásadně dlouhodobě.

Je pozoruhodné, ale zároveň pochopitelné, že někteří klienti, kteří chtějí pomoci s těžkými projevy vyhoření, nejsou schopni akceptovat fakt, že nemohou na plné obrátky pracovat 8-10 hodin. Skepticky kroutí hlavou, když jim povím, že bez mnoha krátkých přestávek nebo bez dostatku pohybu nemohou sedět hodiny u počítače a očekávat, že spolu přijdeme na zázračné řešení, kterým jejich vyčerpaný mozek přelstíme. Nepřelstíme. Změnit musí především své chápání podstaty produktivity, kterou není maximální výkon, ale trvalá udržitelnost podobně jako v ekonomice či ekologii.

Asi jako každý, u koho poptávka začne převyšovat nad vlastními možnostmi, jsem si i já prošel obdobím únavy, nechutí k práci následkem vyčerpání, ale především změně toho, jak jsem k práci přistupoval. To jsem pozoroval především na kvalitě vlastních duševních procesů, emocí a vědomí.

Dnes pracuji přiměřeně. Množstvím experimentů jsem si ověřil, kde jsou mé hranice. Nikoli kolik zvládnu, ale kolik zvládnu dobře, trvale udržitelně. Tak, abych věděl, že se dnešní nadměrný výkon neprojeví na snížení výkonu zítřejšího ani na horší chuti do práce příští týden.

Nedělat, co mě láká

Stephen Covey moudře prohlásil: „Enemy of the best is often the good – nepřítelem nejlepšího je často to dobré. Každý zájemce o produktivitu ví, že má vybírat dlouhodobě důležité před méně důležitým. Nikdo mě ale neupozornil na to, že to méně důležité může být také prospěšné a užitečné. V psychologické práci (každý čtenář však bude znát totéž ze své oblasti) můžete skoro v každé otázce po spolupráci, nabídce projektu, e-mailovém dotazu někomu pomoci.

Do toho nekonečný proud vlastních nápadů! Mohu napsat článek, přijmout pozvání na přednášku, vyhovět klientovi s mimořádným časem setkání, diskutovat na sociálních sítích nebo pod svými články, a tím někomu pomoci.

To všechno je dobré. Ale když se po týdnu zastavím, vidím, že jsem neudělal nic z toho, co je nejlepší.

Hledat nejlepší a rozpoznávat pasti dobrého

Rozpoznat nejlepší mezi dobrým je zpočátku obtížné. Najít hlavní fokus svého povolání (pozice, podnikání) chvíli trvá. Je nesmyslné sednout si a s nedostatkem zkušeností, ale zato s přemotivovanou fantazií a tužkou a papírem si chtít „vymyslet svou vizi“. Tím zvyšujeme riziko, že budeme uměle realizovat něco obecně prospěšného, co se nám líbí, avšak nikoli to nejlepší. To, co je v nejhlubším souladu s naší duší, s naším potenciálem. To musíme hledat. Chvíli to trvá. Někdy léta.

Ale jakmile své „nejlepší“ najdeme, naše situace se radikálně mění. Už se nemůžeme vymlouvat na to, že experimentujeme. Jestliže jsem dvacetkrát zůstal v diskusi na sociální síti, jejíž účinek byl minimální, nebo se týden připravoval na přednášku, kterou by s větším zaujetím předneslo deset mých kolegů, potvrdil jsem si, že toto není moje „best“.

Aktivity, které jsou nebezpečné pro můj úspěch, nepoznám podle toho, že jsou neužitečné nebo bez výsledku. Nejzáludnější jsou ty činnosti, které jsou dobré. Projekty, které mě lákají, nesou výsledky, jdou mi, mám z nich radost, druzí mě za ně chválí…

Ale při hlubším pohledu zjišťuji, že se mi více líbila sláva nebo potěšení z výsledku, než že bych jednoznačně přispěl tak, jak mohu nejsilněji. A tak postupně měním své preference a snažím se do svého života přibírat co nejvíce toho, co je v mém povolání/duši/poslání „nejlepší“. Tedy nejhlubší, nejsilnější, nejdůležitější. To si však vyžaduje jednu z nejobtížnějších dovedností.

NE je cesta, které se klikatí

Umění říkat NE je samozřejmě jedním z prvních bodů receptáře na řízení vlastního času. A někteří z nás mají s odmítáním problémy. Chceme být se všemi zadobře, nejít do konfliktu. Na tom můžeme psychologicky pracovat.

Tím naše cesta nekončí. Mnohdy se nám zdá, že říkat NE není takový problém. Neuvědomujeme si, že je to proto, že zpočátku stojíme v experimentálním období – nového projektu, pracovní pozice či fáze života. Buď se na nás nikdo s ničím neobrací (a tedy NE říkat nepotřebujeme), nebo nás zajímá vše, a to je dobře (a říkat NE opět nepotřebujeme).

Musíme totiž získávat zkušenosti a přicházet na to, co je pro nás nejlepší. Říkat NE příliš razantně v této fázi není dobré. Je naopak vhodné zkusit si schválně nabídku, o které váháme (ale zkušenost s ní nemáme).

Často nás překvapí. Někdy tím, že je lepší, než jsme se domnívali. Možná nám otevře netušené obzory. Jindy si potvrdíme, že zvolit ji byla chyba, ale tato chyba nám dá více než stovky moudrých knih. Zkusit si (v mém případě) akceptovat přípravu workshopu, jehož téma vám není blízké, se vám odmění tolika nesnázemi v jeho přípravě i provádění, že si příště takovou možnost dobře rozmyslíte.

O to snáze (i když snadné to není nikdy) se vám bude říkat ono nepříjemné „promiňte, ale ne, bohužel to nejde“. Víte totiž, proč to děláte. Nikoli kvůli pravidlům vyčteným z knih. Chyby jsou proto extrémně důležité, abychom věděli, které NE je skutečně potřeba, a které je naopak projevem naší lenosti nebo nedostatku odvahy.

Odmítám mnohem více a je to těžší, než jsem kdy čekal

Když však experimentální fáze skončí a my zjišťujeme, kde jsou hranice našeho „nejlepšího“, čeká nás trochu jiné NE. Práce, poptávek i vlastních nápadů přibývá a já musím najednou říkat NE tam, kde jsem dříve říkal ANO.

To je obtížné, protože takové NE bude bráno jako signál odmítnutí či nezájmu o celý vztah, který již mám s konkrétními lidmi vybudován. Zde se mi vyplatilo pečlivě vysvětlit svou pracovní konstelaci, která stojí za takovým odmítnutím. Lidem, kterým společné aktivity odmítáte, to myslím dlužíte.

Právě okamžiky, kdy je třeba odmítnout něco lákavého, zaběhaného, co vyvolá nepochopení těch, které mám rád, jsou nejdůležitějším rozcestím mezi „dobrým“ a „nejlepším“.

Takové NE má však také svůj pozitivní důsledek (pokud jej neříkáte s tupostí přeskakující gramodesky z knihy o asertivitě, ale s empatií a otevřeností). Je totiž ukazatelem hloubky vašich vztahů. K těm, kteří mě akceptovali i po mém NE, mám mnohem blíže. Vím totiž, že náš vztah není pouze instrumentální, ale jde o něco víc.

Nepotím se z každodenních neúspěchů a spěchám jen tak, abych nebyl zadýchán

Životní cesta mě naučila, že úspěch je běh na dlouhou trať. Nejedná se o závod, o předbíhání soupeřů, nejde o to, být nejrychlejší. Každý spěch a nepřiměřenost v množství práce, složitosti úkolů nebo zapomínání na důležitou oblast se vymstí. Každé hloupé soupeření – i to vnitřní – mě paradoxně zdrží.

Uvědomuji si čím dál více, že k takové cestě, na které toho chcete udělat hodně, patří přirozeně neúspěch. A že pokud se budu bát chyb, neúspěchů a neporozumění, začnu sahat pouze po jistotě, zabydlím se v teplíčku svého pohodlí, přestanu se natahovat za hranice komfortu.

Tím hodím ručník do ringu. Mohl bych to snadno udělat, ale dobře vím, že bych tím zasil semeno své budoucí nespokojenosti, která stonásobně předčí nespokojenost z přítomných neúspěchů.

Proto se každodenními chybami trápím méně než dříve. Analyzuji je a snažím se formulovat zásady, které mi umožňují nejběžnější z nich neopakovat. Ale dále na ně nemyslím. Nedělám si iluze, že někdy zmizí. A pokud se tak stane, začnu se bát, že jsem zlenivěl, že už nejdu do neznámého, že jsem v papučích.

Uvědomuji si, že produktivita není hromada odepsaných e-mailů, vyškrtaných úkolů, událostí v kalendáři. Produktivita je od slova produkovat, tedy podporovat, prosazovat, vytvářet, ovlivňovat, vést dopředu (pro-ducere): jak svou duši a život, tak druhé a svět okolo nás. Je to schopnost aktivně žít.

K ní patří také umění vyvarovat se toho, aby nám došel dech. Skutečně produkovat ve výše uvedeném smyslu můžeme pouze tehdy, když budeme pracovat kvalitně a dlouhodobě, nikoli trhat rekordy a přetínat cílové pásky.

Vždy, když se cítím demotivovaná, a tudíž odkládám veškerou svoji práci a jiné povinnosti se podívám na nějaký motivační film. Nebo si něco motivačního přečtu. A pak ta práce najednou jde od ruky J  Nefunguje to? Možná je jen zapotřebí mít správnou „cestu“. Dívejte:

1. Průběžně číst něco motivačního. Nemyslím jen motivační knihy, ale například životopisy úspěšných lidí. Mimochodem, to byl jeden z bodů „Jak se stát úspěšným?“: nečíst nic jiného kromě životopisů úspěšných lidí. Zjistit, jak přemýšlí, co může za jejích úspěch, a tak. Za sebe mohu doporučit například „Chyť mě, jestli to dokážeš“ od Franka W. Abagnale. Kniha mě nadchla daleko víc než film. Neříkám, že vás to musí nadchnout ke stejným činnostem, ale způsob přemýšlení se dá použít i v jiných oblastech, no ne?
2. Pak je dobré se na něco podívat. Motivačních filmů (a tipů na ně) je hodně a dle toho, k čemu se potřebujete namotivovat, to si vyberte. Když se vám nic nedaří a zrovna máte víc času, tak doporučuji seriál „Volejte Saulovi“, Better call Saul. Mě na tomto seriálu nejvíce zaujalo to, jak se hlavnímu hrdinovi nedaří; když už to vypadá, že vše bude OK, tak zase není, a tak pořád dokola. A on se POKAŽDÉ zvedne a jde zas něco dělat. Neuvěřitelné.
3. Běžte se s někým inspirujícím popovídat. Určitě mezi svými známými máte někoho, kdo vás dokáže dostatečně namotivovat. Zkuste se zamyslet nad tím, kdo to může být (třeba, kdo v poslední době hodně zhubnul nebo procestoval kus světa, nebo jehož podnikání již vydrželo déle než rok). A domluvte si s tou osobou kafe.
4. Pusťte si správnou hudbu. Mně osobně stačí slyšet Gonna Fly Now (jak Rocky vybíhá ty dlouhatánské schody) a jsem namotivována na cokoliv.
5. A poslední tip. Bohužel jsem si neuložila zdroj, ale prý je doložené, že citáty na plakátech opravdu mají svůj smysl (pokud je zrovna nesdílíte na facebooku). Jde o to, přijmout myšlenku citátu na svou. A samotný citát mít na očích ve chvílích, kdy máme tendenci na hlavní myšlenku zapomenout. Například, u počítače mám „Nobody is too busy. It is just about priorities.“ Pomáhá to neprokrastinovat u počítače– pokaždé mi to připomene, že teď bych mohla udělat něco užitečnějšího.

Všimli jste si, že všechny dnešní tipy jsou „externí“? Zevnitř se sice mohu motivovat jak chci, ale aniž přijde nakopnutí odněkud odjinud, nehnu se z místa. Občas nějaký ten externí zdroj motivace selže. Pak se vždy vracím k tipu č. 3 – mám pocit, že nic nedokáže namotivovat tak, jako člověk, kterého obdivujete. Nebo který má talent zrovna vás namotivovat tak, jako nikdo jiný.

A na závěr – přikládám tabulku, na kterou jsem narazila před 3 lety a která je STRAŠNĚ motivující a zároveň deprimující. Zkuste si vytisknout a odškrtat, jakou část života již máte za sebou. A každý týden odškrtnout další čtvereček (existuje varianta i s odškrtáváním dnů, ale to bych si neužila nějaké svoje lenošské dny, takže tu používat odmítám). Opravdu vás to nenamotivuje začít něco dělat? Hned teď.

Stejné je to i s obchodním jednáním. Nebudu se již vyjadřovat k navolání nového zákazníka ani k přípravě na jednání. O tom jsem už napsal dost. Budu psát o důležitých zásadách vedení jednání: abychom ho úspěšně uzavřeli a nastalo „žhnutí“, tedy prvotní spolupráce a následně ideálně dlouhodobá spolupráce.

Proto:

Zajímejte se – na začátku jednání při setkání vytipujte, zda si můžete s protějškem popovídat, rozmluvit ho na nezávazné téma. Pokud vycítíte, že ano, proberte s ním třeba, jak se mu daří. Udělejte to například tak, že se zeptáte na jejich firemní zaměření. Když jsem prodával náš produkt na klinice plastické chirurgie, řekl jsem paní majitelce: „Nezlobte se, ale nikdy jsem s firmou, jako je ta vaše, neměl co dočinění. Jak to vlastně funguje a co vlastně všechno děláte?“ Nakonec jsme se dostali k tomu, že mi třeba mohou rozšířit penis. A nakonec jsem tam strávil 45 minut povídáním, přestože na počátku bylo „času málo“. Na druhé schůzce jsem zakázku uzavřel podpisem objednávky.

Mějte jednání  pevně v rukou:

1. iniciativa je na straně obchodníka,
2. pokud jednání povedete vy, půjde tam, kam vy budete chtít,
3. pokud necháte aktivitu na druhé straně, s největší pravděpodobností to půjde jinam, než vy chcete.

Znamená to, buďte připraveni a hlavně přesně vězte, pro co si na jednání jdete. Na začátku doporučuji říci, že jste si pro ušetření času připravili následující body, které chcete probrat a jestli k nim protějšek něco má. Pak podle nich nemilosrdně jít a jednání tak směřovat tam, kam chcete vy.

Pamatujte, že prodává myšlenka – většinou se protějšek ptá stylem „tak co pro mě máte“  nebo tak nějak. Ano, když už se s vámi sešli, něco očekávají – ne jenom prezentaci. Je jasné, že otázky jsou zásadním nástrojem k úspěchu. Je třeba zjistit potřeby protějšku a pak na ně reagovat… Já se pokouším předem v přípravě potřebu odhadnout a připravit si vlastní návrh, který by klientovi pomohl.

1. Vyptám se tedy nejprve na potřeby s tím, že vše z webu vyčíst nelze, že jsem se připravoval, nicméně před tím než návrh předložím, rád bych položil pár otázek…
2. Pak poslouchám, mluvím s protějškem a chytám se těch věcí, které by mohly navazovat na mé připravené řešení – většinou průsečíky najdu.
3. Následně předložím řešení, které navrhuji; ve většině případů se trefuji a myšlenka zaujme. Někdy prostě i proto, že je to pohled z vnějšku…
4. Vnukněte myšlenku – dejte si tu práci a vymyslete řešení, které se klientovi může hodit a pomoct mu. Minimálně tak ukážete iniciativu.

Příklady prodávají (a příběhy a emoce prodávají) – je velice silné a mám ze své praxe ověřeno, že to opravdu funguje, uvádět při jednání příklady firem, s nimiž spolupracujete. Zmínit,  jaké řešení jste tam uplatnili. Ideální je mít v záloze případ, který je ze stejného oboru, ale nemusí to tak být. Nedávno jsem jednal s jednou nejmenovanou bankou a uvedl jako příklad, že jsem kdysi jednal s jinou bankou a tu zaujalo naše řešení, proto:

1. Co nejvíce uvádějte příklady toho, co jste realizovali a kde v jaké firmě jste to realizovali. Samozřejmě by se to mělo pojit s daným tématem jednání.
2. Pokud nemáte sami takový příklad, vyprávějte příklady svých kolegů, kteří s jinými firmami jednali na podobné téma. Vyptejte se, poslouchejte ve firmě a udělejte si ve své hlavě databázi poutavých příkladů z praxe, které vám pomohou prodat
3. Nejlépe když je to krátký, stručný příběh, který je zajímavý a emočně zbarvený. V mém případě hodně zapůsobilo, když jsem vyprávěl, jak jsem prodával produkt firmě Harley Davidson. Na jednání jsem řekl, že mám z motorek strach, přiznal jsem barvu a atmosféra se úplně změnila. Nakonec mě na jeden z strojů posadili, nastartovali ji, a já se znova cítil jako malej, nadšenej kluk a málem mi vytryskly slzy. Když jsem příběh dovyprávěl, byl jsem autentický člověk a jednání se dostalo do jiné roviny. Dejte do jednání příběh a emoci.

Neustále udržujte komunikaci – po osobním jednání pošlete stručný zápis, následně pošlete další den návrh řešení, pak volejte, jestli dotyčný návrh řešení dostal a zda se chce na něco zeptat, pak bude další schůzka… Zkrátka komunikujte, zvyšujte důvěryhodnost a vytvářejte vztah.

Domluvte se konkrétně na dalším postupu – nejlépe si smluvte na první schůzce hned pokračovací druhou. Řekněte, že rychle připravíte návrh toho, na čem jste se na první schůzce domluvili, a pošlete ho mailem. Že máte rádi, když se věci řeší rychle a svižně (je to tak ku prospěchu oběma stranám), a proto byste si rádi hned smluvili druhou schůzku, kde zaslané řešení proberete. Ihned položte otázku  „kdy se vám to hodí?“ a otevřte si diář… V 90 % řeknou ano a je velká pravděpodobnost, že obchod uzavřete.

Řekněte si o to, o co si říct chcete – chcete uzavřít obchod? Podepsat objednávku? Řekněte si o to a směřujte to k tomuto cíli.

1. Nedávno mi jeden z klientů řekl: „Co vlastně ještě chcete projednávat, vždyť už jsme všechno probrali?“. Odvětil jsem: „Celkem rád bych s vámi podepsal objednávku. Tady je, pokud jste rozhodnutý, jak tvrdíte, není na co čekat. Sem tedy prosím podpis a razítko.“ S tím jsem připravenou objednávku položil na stůl předvyplněnou a jen jsem doplnit přesnou hodnotu a rozsah produktu, na kterém jsme se před tím shodli…
2. Byl překvapen, ale podepsal to…

Po uzavření (podpisu) obchodního případu jednejte rychle při plnění a udržujte stálou komunikaci.

Výše uvedených osm kroků mi efektivně pomáhá úspěšně uzavírat obchody a zvyšovat si tak příjem. Nezapomeňte: nevěřte mi a sami si vyzkoušejte, zda tyto mé postupy fungují.

Přizpůsobte si Finder ke svým potřebám

Ve výchozím nastavení zobrazuje Finder po otevření nového okna Všechny mé soubory, tedy zobrazení, které ignoruje všechny adresáře a podle zvoleného uspořádání zobrazí, jak název napovídá, všechny soubory. Může to být praktické i nemusí. Pokud zrovna nepatříte mezi příznivce tohoto zobrazení, můžete si nastavit libovolnou složku, která se zobrazí po otevření nového okna Finderu.

Stačí v horním řádku nabídek vybrat z nabídky Finder položku Předvolby… Hned na záložce Obecné můžete z rolítka V nových oknech Finderu se zobrazí: vybrat libovolnou složku namísto zobrazení Všechny mé soubory. Může to být vaše domovská složka nebo jakákoli jiná, kde se již budete pohybovat klasicky v adresářích.

Boční panel a oblíbené složky hned při ruce

Stejně tak tomu je v případě bočního panelu, který v základním nastavení neobsahuje všechny složky, které Mac nabízí. I to můžete snadno změnit v Předvolbách Finderu na záložce Boční panel. Podle libosti si můžete zobrazit pouze takové položky, které opravdu potřebujete.

Boční panel funguje navíc podobně jako dock pro aplikace, tudíž si do něj můžete přidat zástupce libovolné složky, kterou často používáte. Stačí takovou složku vzít a kurzorem přesunout do bočního panelu. Jen si dejte pozor na to, abyste složku nepřesunuli jinam. V bočním panelu musíte vidět vodorovnou čáru, čímž složku přidáváte k již existujícím složkám. Jakmile se některá z nich zvýrazní, znamená to, že ji do ní přesouváte.

Panely ve Finderu pro složky

Panely pravděpodobně všichni známe z internetového prohlížeče, kde pomocí nich lze mít otevřeno několik webových stránek současně. Stejně tak to funguje ve Finderu pro složky. Stačí pomocí klávesové zkratky Cmd+T otevřít nový panel a na něm přejít do libovolné složky.

Díky tomu si urychlíte přesouvání souborů. Pokud vám například chybí zobrazení, jak to uměl Total Commander, jsou panely pohodlná alternativa. Navíc panely ve Finderu zůstávají i po zavření okna Finderu, tudíž si tímto stylem můžete otevřít složky, které často používáte, a mít je vždy rychle při ruce.

Rychlý náhled souborů

Tato funkce patří mezi mé nejoblíbenější a také velmi návykové. Jakmile označíte libovolný soubor, ať už se jedná o textový dokument, tabulku, prezentaci, PDF dokument, obrázek nebo video, stačí stisknout mezerník. Okamžitě se zobrazí rychlý náhled daného souboru, aniž by bylo nutné spouštět potřebnou aplikaci. V případě PDF dokumentů nebo prezentací navíc vidíte i náhledy jednotlivých stránek nebo snímků. Majitelé novějších přenosných počítačů mohou využít namísto mezerníku i Force Touch na trackpadu.

Rychlé umístění souborů do nové složky

Pokud potřebujete výběr souborů umístit do nové složky, nemusíte ji nejprve vytvářet a posléze do ní soubory přesouvat. Stačí dané soubory označit a pomocí pravého tlačítka vybrat z nabídky položku Nová složka s výběrem. Označené soubory se automaticky přesunou do nové složky, kterou stačí už jen pojmenovat, a ušetříte jeden krok navíc.

Hromadné přejmenování souborů

Pokud potřebujete přejmenovat více souborů naráz, stačí je opět všechny označit a z nabídky pomocí pravého tlačítka vybrat položku Přejmenovat položky… Jakmile označíte minimálně dva soubory, zobrazí se okno, kde stačí už jen nastavit, jak se mají přejmenovat. Můžete buď nahradit konkrétní text za jiný (včetně mezer a dalších znaků), před nebo za název libovolný text přidat nebo nastavit vlastní formát názvu včetně automatického číslování.

Složky na začátku

Pro nové uživatele Macu bývá nezvyklé, že Finder při řazení podle názvu řadí složky mezi ostatní soubory, a ne odděleně na začátek, jako tomu je ve Windows. Logiku to dává, ale opět to ne vždy musí být žádoucí. Nejnovější verze macOS Sierra přinesla možnost toto chování změnit stejně, jako je tomu v případě Windows. Opět stačí otevřít Předvolby Finderu a na poslední záložce Pokročilé zaškrtnout možnost Při řazení podle názvu umístit složky na začátek.

Kopírování nebo přesouvání

Logika Finderu je taková, že ve chvíli, kdy soubory přesouváte v rámci lokálního disku, se do nového umístění soubory přesunou. V případě externího zařízení se pak kopírují. Pokud toto chování potřebujete změnit, stačí při přesouvání souboru držet klávesu Alt (option) a toto chování obrátit podle potřeby. Pokud navíc držíte klávesy Alt (option)+Cmd, vytvoříte pouze zástupce souboru.

Věřím, že některé z těchto tipů a postupů dokáží každý den ušetřit drahocenné vteřiny. V příštím článku se podíváme na efektivní práci s e-maily v aplikaci Mail a k Finderu se také vrátíme.

Před téměř 10 lety jsem byla na jednom školení. Přednášeli dva odborníci a střídali se ve výkladu. V jednu chvíli se druhý odborník „ztratil“ a ptal se prvního na celkem jasné věci (alespoň mně to tak přišlo). Až jsem si říkala, jak se takový člověk může dostat tak vysoko, vždyť jí to nemyslí. A ne, nebylo to součástí výkladu. Po čase jsme zjistila, že se jedná o jednu z nejchytřejších osob, co jsou v oboru.

Kromě toho, že ta osoba je opravdu velmi chytrá, jejím velkým plusem je to, že se nebojí ptát. Dokud to nepochopí. Dokud ji odpověď neuspokojí. A dokud nezjistí vše, co potřebuje.

Proč se lidi bojí na něco ptát, je vcelku jasné. Pojďme se podívat, co vám přinese to, že se přemůžete a přece jenom se zeptáte.

1. Dozvíte se, co nevíte. Tím pádem vám bude dávat smysl i celý následující výklad. A nebudete se trápit tím, že jste se nezeptali.
2. Upozorníte na sebe. Ale ne v tom špatném slova smyslu. Upozorníte na sebe jakožto na osobu, kterou dané téma zajímá. Která dává pozor a která přemýšlí. Pokud se tedy neptáte zrovna na něco, co bylo řečeno před pěti minutami (viz „na co se neptat“ dále). A pokud si někdo pomyslí, že se jedná o hloupý dotaz? Hloupé je tvářit se, že víme všechno.
3. Ukážete, že se nebojíte zeptat (i kdybyste měli srdce až v krku). Třeba danou věc nevědělo hodně lidí, ale báli se zeptat. Pro ně budete symbolem osoby, která se nebojí. Anebo se zeptáte na něco, co ani nikoho nenapadlo, a tím se zase posunete někam jinam.
4. Rozproudíte dotazem zajímavou diskusi. Pokud na to je samozřejmě prostor. A je přece známo, že si člověk mnohem lépe zapamatuje výklad, který je formou dialogu, a ne monologu.
5. Nebudete si něco jen „myslet“, ale i „vědět“. Velmi častá věta: „Ale já jsem si myslela, že …. „ Každý jsme jiný a máme jiné představy. Je lepší se zeptat, než špatně předpokládat.

Celkově si myslím, že „ptát se“ je jedna z velmi důležitých dovedností time managementu. Nebudete ztrácet čas zbytečným dohledáváním, děláním zbytečné práce (pokud jste měli jinou představu) nebo posloucháním něčeho, čemu nerozumíte.

A ještě jeden plus z pozice lektora: když se mě někdo ptá na něco, co jsem právě vysvětlila, je to příznak toho, že jsem vysvětlila špatně a je zapotřebí vysvětlovat jinak. Takovým lidem jsem většinou vděčná.

Pouze pro jistotu dodávám: nezapomínejte na několik pravidel, kdy je lepší se neptat:

1. Když to můžete následně vygooglovat, a přitom se nejedná o něco, co nutně potřebujete pro pochopení tématu jako celku (to se ptejte hned, anebo alespoň googlujte pod stolem, jinak plýtváte svým časem).
2. Když jste chvíli předtím nedávali pozor a nevíte, zda se to zrovna neříkalo (pak je lepší se poptat lidí kolem, než rovnou vyrukovat s dotazem).
3. Když se jedná o „zbytečný“ dotaz. Tohle je samozřejmě hodně subjektivní, ale obecně vždy tušíme, jestli se ptáme, protože se opravdu chceme něco dozvědět, nebo na sebe upozornit, anebo protože chceme jen „poprudit“ (i když občas jsou takové dotazy dobrým „zpestřením“.

Napadá vás něco, na co jste se dlouho někoho chtěli zeptat, ale báli se? Zamyslete se, co nejhoršího se může stát, když se zeptáte. A o co naopak můžete přijít, pokud se nezeptáte.

A zeptejte se ještě dnes.

Myšlenkové mapy – mocná pomůcka nejen ke kreativní tvorbě

K tomuto nápadu mě inspiroval expert na myšlenkové mapy, Chris Griffiths, který se o použití myšlenkových map jako nástroji k pamatování knih zmínil ve své přednášce na akci iCON 2014. Myšlenkové mapy používám poměrně často, když chci přemýšlet a uspořádat si v hlavě určitý projekt.

Koncept myšlenkových map jsem si natolik oblíbil, že mě jejich samotná tvorba i následné čtení baví a inspiruje k další práci. Nemusí však sloužit pouze k přemýšlení nad projektem, ale i jako zápisník důležitých dat – třeba právě klíčových poznatků z knihy.

Myslete dopředu a dělejte si poznámky

Chris Griffiths hovořil o tom, že si člověk klidně může dělat myšlenkovou mapu z každé kapitoly knihy a následně vytvořit jednu finální myšlenkovou mapu. Tato představa je výborná, bohužel v praxi trochu vázne. Já osobně čtu knihy většinou před spaním a dělat si myšlenkovou mapu z každé kapitoly by mě od čtení spíše odrazovalo. Navíc v posteli a na mobilu se špatně kreslí.

Tvořit myšlenkovou mapu až po dočtení knihy také nemusí být zrovna nejšťastnější, pokud stejně jako já čtete knihu po částech a delší dobu. Může se totiž stát, že vám některé důležité poznatky uniknou a v případě, že si je nezanesete do myšlenkové mapy, se mohou ztratit navždy. Jak tuto patálii vyřešit?

Knihy Google a rychlé poznámky

Řešením je tvorba jednoduchých poznámek u částí a poznatků, které vás v knize opravdu zaujmou. Díky tomu se můžete k této části kdykoliv vrátit a máte jistotu, že se neztratí (tak trochu obdoba Inboxu v GTD). Abych nemluvil stále jen v teoretické rovině, rád vám ukážu použití v Google knihách, které ke čtení používám.

V okamžiku, kdy při čtení narazím na důležitý bod, si jej prstem označím (čtu na mobilu) a zvolím přidat poznámku. Bohatě postačí jedním slovem charakterizovat daný bod, protože poznámka slouží jen jako kotva, pomocí které se vrátím k celé části textu.

Jsem si jistý, že podobný způsob poznámek umějí i jiné aplikace pro čtení knih a samozřejmě toho lze využít i u klasických knih; prostě budete kroužkovat.

Zpracování poznámek do myšlenkové mapy

Při samotném čtení knihy, což je v mém případě bohužel i proces na tři a více týdnů, se myšlenkovou mapou a zpracováváním knihy netrápím. Jen si pravidelně dělám poznámky u bodů, které jsou pro mě důležité. Výsledkem po přečtení knihy je sada poznámek odkazujících na příslušnou část textu.

Jistě si nyní dokážete představit, jak snadné je následné zpracování knihy do myšlenkové mapy. Prostě jdu bod po bodu a myšlenky zanáším postupně do mapy. O procesu tvorby myšlenkových map už toho bylo napsáno hodně – výsledkem je souhrn důležitých bodů a poznatků z dané knihy. Díky tomu se můžu k myšlenkám knihy kdykoliv vrátit, aniž bych ji musel znovu číst.

Třeba takto vypadá moje myšlenková mapa, která vznikla z výborné knihy Speak to Win: How to Present with Power in Any Situation od Briana Tracyho.

Na závěr snad jen poznamenám to, co asi všichni tuší. Tímto procesem si musíte projít sami a nemá smysl používat poznámky od jiných. Tak myšlenkové mapy zkrátka nefungují a jako dobrý pamatováček knih poslouží jen v případě, že knihu opravdu přečtete a sami myšlenkovou mapu zpracujete.

Klávesové zkratky a speciální znaky

Klávesové zkratky určitě používáte. Ty nejznámějším (Ctrl+C a Ctrl+V – kopírovat a vložit, nebo pro snadnější zapamatování cizí – vlastní) nemusím přestavovat. V Excelu se hodí umět další (mnohé fungují stejně i v jiných programech).

Klávesové zkratky

• Ctrl+A označí celou tabulku, pokud se aktivní buňka nachází v dané tabulce (bude-li se nacházet mimo tuto tabulku, označí se celý list, stejně tak druhý stisk Ctrl+A nad tabulkou následně označí celý list). Stejně funguje i klávesová zkratka Ctrl+*.
• Ctrl+F – obdržíte dialogové okno pro hledání. U neoznačené oblasti buněk se prohledává celý list (lze v Možnosti nastavit na celý sešit). V případě označené oblasti se prohledává jen tato označená oblast. Oproti procházení pásu karet, karta Domů > Najít a vybrat > Najít… je klávesová zkratka podstatně rychlejší (a funguje i v jiných programech nejen produkce Microsoft).
• Ctrl+S – proč ukládat sešit v průběhu práce, nemusím zdůrazňovat. Jeho uložení provedete klávesovou zkratkou Ctrl+S. Pokud sešit nebyl uložen, objeví se dialogové okno Uložit jako, které lze přímo vyvolat klávesou F12.
• Ctrl+H – dialogové okno nahradit. Stejně jako u hledání se prochází celý list (sešit), nebo označená oblast. V dialogovém okně vyplníte co (Najít) a čím (Nahradit) chcete nahradit. Nahrazení provedete klikem na Nahradit vše. Využití například na odstranění mezer v číslech, která se nevhodně importovala, záměna tečky za čárku atd.)
• F2 vstup do aktivní buňky. Kurzor se objeví za posledním znakem (výhodné zejména při změně obsahu buňky s hypertextovým odkazem).
• F4 změna odkazu relativního na absolutní (více v kapitole 2 absolutní relativní), aneb automatické doplnění znaku $ (dolar). Předpokladem je odkazovat se na buňku (oblast).
• F5 nebo Ctrl+G – Přejít na. Můžete nastavit/zvolit, na kterou buňku chcete přejít.
• F9 – přepočet listu (pokud máte neúmyslně nastaveno přepočítávání listu ručně) se vám list automaticky přepočítá.
• Ctrl+kurzorové šipky – posun v rámci tabulky (tabulek).
• Tab – přesun na další buňku vpravo (například když v rámci řádku doplňujete údaje). Enter přesune o buňku o řádek níže.
• Shift+Tab – přesun o buňku doleva. Stejně tak Shift+Enter o buňku nahoru.
• Shift+F3 – dialogové okno Vložit funkci (vzorec).
• Ctrl+Mezerník – vybere sloupec
• Shift+mezerník – vybere řádek
• Ctrl++ (plus) – máte-li vybrán řádek(řádky) nebo sloupec (sloupce), vloží se řádek(y) nebo sloupec (sloupce)
• Ctrl+- (mínus) – máte-li vybrán řádek(řádky) nebo sloupec (sloupce), smaže se řádek(y) nebo sloupec (sloupce)
• ESC – zrušení výběru

Sekvenční klávesové zkratky

Stiskem klávesy Alt se nad jednotlivými příkazy v pásu karet objeví písmenka. Stiskem písmena se přesunete do další nabídky, nebo se provede daný příkaz, pokud u něj nejsou další volby. Příklad pro zobrazení dalogového okna SmartArt. Stiskněte Alt, následně V a následně M – zobrazí se vám dialogové okno SmartArt.

Speciální znaky

Speciální znaky (a často používané), lze vkládat pomocí klávesových zkratek:

• Ctrl+Alt+X nebo Alt Gr+X (pravý Alt) – znak #
• Ctrl+Alt+C nebo Alt Gr+C (pravý Alt) – znak &
• Ctrl+Alt+V nebo Alt Gr+V (pravý Alt) – znak @
• Ctrl+Alt+, nebo Alt Gr+, (pravý Alt) – znak < (menší)
• Ctrl+Alt+. nebo Alt Gr+. (pravý Alt) – znak > (větší)
• Ctrl+Alt+E nebo Alt Gr+E (pravý Alt) – znak € (Euro)

Poznámka: K psaní speciálních znaků je vhodné znát svou klávesnici. S výhodou lze využít k psaní speciálních znaků pravý Alt, neboli Alt Gr

ASCI

Kombinaci klávesy levý Alt+číslo lze napsat kterýkoliv ASCI znak. Pár nejčastěji používaných:

• Alt+064 – @
• Alt+0128 – €  (Euro)
• Alt+0133 – … (tři tečky)
• Alt+0153 – (ochranná známka TM)
• Alt+0169 – ©  (copyright)
• Alt+0174 – ® (registrováno)
• Alt+0176 – ° (teplotní stupně)
• Alt+0177 – ± (plus-mínus)

Odkazy na článek s ASCI tabulkou.

Příště

Právě jste dočetli pátý díl seriálu o tipech pro Excel, který byl o klávesových zkratkách. Protože Excel toho umí daleko více, příště se dozvíte něco o filtrech a řazení v Excelu.

Termínový pořadač v Trellu

Chtěl jsem docílit jediného – aby se karta s úkolem, který je připraven na určitý den, zjevila sama toho data ve sloupci Today. Trello bohužel žádnou takovou možnost samo o sobě nemá, ale lze jej propojit s Google Kalendářem přes další službu. Díky tomuto propojení se obsah události v okamžik jejího začátku překopíruje jako karta do Trella.

Jak propojit Trello a kalendář s IFTTT?

O IFTTT už možná někteří z vás slyšeli. Ve zkratce se jedná o systém, který propojí více zařízení či služeb mezi sebou a předává si mezi nimi data. V mém případě jsem použil IFTTT pro spojení Trella a Google Kalendáře, což mi umožnilo vytvořit snadno termínový pořadač a zároveň i opakované úkoly.

IFTTT je zdarma, což je jeho nesporná výhoda. Po nastavení propojení se navíc už o nic nestaráte a jen vzniklou vazbu používáte. Jako první je potřeba registrovat se v IFTTT a připojit následně kanály Google Kalendář a Trello.

Stačí do hledání zadat Google Kalendář, vybrat jej mezi službami a zvolit Connect. Totéž pro Trello. Ještě předtím v případě Google Kalendáře doporučuji vytvořit „podkalendář“ s názvem například Trello, a ten následně propojit s IFTTT. Jde o to, aby se vám do Trella následně nepřekopírovávaly všechny události z kalendáře, ale jen ty, které jsou přidány do podkalendáře Trello.

Vytváříme propojení mezi Google Kalendářem a Trellem

Pravidlo je velmi jednoduché. Jako spouštěč zvolíme Google Kalendář a událost Any event starts. Jako akci následně Trello a Create a card. Následuje důležité vyplnění údajů:

• Which board – název vaší nástěnky v Trellu.
• List name – název sloupce, kam se přidá karta. Doporučuji vytvořit něco jako Today či Dnes.
• Title – využijte ingredienci {{Title}}, aby se název události v Google kalendáři použil jako název karty = název úkolu.
• Description – opět doporučuji použít ingredienci, tentokrát {{Description}}. Do popisu karty se překopírují podrobnosti události v Google Kalendáři, což se může hodit.
• Apply labels – sem se hodí vložit ingredienci {{Where}}.

Jak to funguje v praxi?

Pokud potřebuji zadat nějaký úkol do termínového pořadače, prostě jen otevřu Google Kalendář a vytvořím novou událost na začátek dne. Jako název události zvolím název úkolu, do popisu pak mohu volitelně vložit nějaké další podrobnosti a do políčka Kde lze rovnou zadat název štítku, který se ke kartě přiřadí.

Tímto způsobem se dají mimochodem skvěle plánovat opakované události. Stačí vytvořit stejným stylem jako výše novou událost a nastavit jí opakování. Lze tak snadno do svého systému zavést třeba Běhání každé pondělí, Týdenní revize v neděli apod.

Butlerbot – mocný pomocník do Trella

Propojení Trella s IFTTT a dalšími službami je skvělá a funkční věc. Přišel jsem však ještě na jednoho pomocníka, který navíc zůstane na vaší nástěnce a nemusíte Trello propojovat s jinou službu. Stačí jen ke své nástěnce pozvat uživatele Butlerbot.

Co se stane? Na vaší nástěnce se objeví nový sloupec (list) s názvem Butler, do kterého lze přidávat příkazy. Každá karta se speciálním názvem je novým pravidlem, které bude Butlerbot vykonávat.

Co vše Butlerbot dokáže?

Možnosti jsou obrovské. Funguje to podobně jako u IFTTT, kde lze kombinovat libovolný spouštěč a akci. Jako spouštěč může posloužit například:

• přesun karty,
• aplikace štítku,
• termín,
• výskyt určitého textu a další.

Jako akci zpravidla využijete vytvoření či přesun karty, nastavení jejího termínu nebo aplikaci štítku. Pravidla se zadávají třeba způsobem:

<CITACE>every sunday at 1:00 am, create a card with title „Naplánovat Facebook“ in list „Next Actions“, set due tomorrow, and add the purple „LionMobile“ label to the card</CITACE>

nebo třeba

<CITACE>on a card’s due date, move it to the top of the list „Today“ and remove label „Zítra“</CITACE>

I když se to zdá složité a zpočátku si možná se syntaxí nebudete vědět rady, Butlerbot má velmi dobrou nápovědu a příklady. Před časem byl navíc uvolněn nástroj pro snadnou realizaci těchto pravidel.

Jaká pravidla denně používám?

I když používám jen pár pravidel, neskutečně mi usnadňují práci. Hlavně pak pravidlo, které v okamžiku vypršení termínu na kartě ji přesune do sloupce Today. Tímto způsobem lze tvořit i termínový pořadač – vytvořím kartu s úkolem, přiřadím jí datum, kdy chci, aby se přesunula do sloupce Today, a Butlerbot to za mne v ten den udělá.

Toho využívám i při plánování úkolů na další den. Procházím si svůj seznam Next Actions a úkoly, které chci udělat zítra (a tedy přesunout do Today) si označím štítkem Zítra. V Butlerbotu mám pravidlo, které po aplikaci tohoto štítku přiřadí kartě termín na druhý den. Díky pravidlu v předchozím odstavci se tato karta po půlnoci přesune do sloupce Today. Díky tomu jdu usínat s prázdným sloupcem Today (= udělal jsem vše důležité) a po půlnoci se sám naplní tím, co mám udělat další den.

Možnosti jsou takřka neomezené a je jen na vás, jaká pravidla si nastavíte. Dnes si již skoro neumím představit, že bych Trello používal bez prvního zmíněného pravidla (aby se karta v den svého termínu přesunula do sloupce Today). Butlerbot používám také na opakované události.

Jen pro upřesnění – Butlerbot dokáže v tomto případě zastoupit i propojení Google Kalendáře a Trella přes IFTTT. Přesto jsem tuto možnost v první části článku uvedl, protože na termínovaný pořadač funguje také výborně a dá se použít i pro jiné aplikace.

Protože se blíží Vánoce, začnu stylově. Má dcera Klárka mi nedávno dala dopis pro Ježíška s tím, že mu ho mám předat. Jenže já nevím, jakou má Ježíšek adresu. Tak jsem seznam přepsal do Google Keep a nasdílel manželce. Stejná kartička se objeví v jejím Google Keep, oba tak můžeme dopisovat další tipy na dárky a odškrtávat.

Na dalších řádcích vám ukáži, jak Google Keep používám. Neberte to však jako ucelený návod, pouze takové nakopnutí. Google Keep toho umí daleko více, než zde popisuji.

Kde Google Keep najdu?

Stačí, když máte účet na Gmailu nebo G Suite (nové jméno pro Google Apps). Protože je Google Keep relativně nová aplikace, nenajdete ji pod tlačítkem na výběr aplikací (devět čtverečků). Stačí přejít na adresu keep.google.com a zástupce pak přidejte do nabídky aplikací:

Google Keep má i mobilní aplikaci, kterou najdete v obchodech Google Play a App Store.

V jednoduchosti je síla

Existuje mnoho velmi kvalitních nástrojů pro práci s archivem dokumentů, např. Google Dokumenty, Evernote nebo OneNote. Google Keep je v porovnání s nimi opravdu jednoduchý a dal by se přirovnat k bločkům PostIt, které si každý z nás lepil na monitor. Ale v tom to je: v jednoduchosti je síla.

Google Keep používám přesně pro tyto rychlé poznámky:

• témata na schůzku s klientem – klientovi tento seznam nasdílím, aby mohl dopisovat body za sebe,
• výpisky z knížky – myšlenky nebo citáty, které mě zaujmou,
• co jsem komu slíbil na školení,
• španělština – před odletem na nomádskou dovolenou jsem si vypsal alespoň základní fráze,
• fotky otevírací doby, záručních listů, účtenek…,
• nákupní seznamy.

Abych se v množství „lístečků vyznal“, používám jednoduchý systém barev:

• modrá – klienti a projekty, věci, které vydělávají peníze,
• červená – administrativa/papírování, věci spojené s podnikáním, které peníze nevydělávají, spíše berou čas,
• zelená – osobní věci /rodina,
• bílá – nezařazeno, rychlé poznámky „k okamžité spotřebě“, po vyřízení hned archivuji.

Mimochodem, stejný barevný klíč používám v Gmailu na štítky a na Google Disku pro složky. Poznámkám lze také přiřadit štítky, ale tuto možnost moc nepoužívám. Spíše využívám vyhledávání, které funguje velmi dobře (např. najde i text v obrázku pomocí OCR). Hodně často mi k cíli postačí vyhledat poznámku, kterou sdílím s konkrétní osobou.

Abych nezapomněl: každé poznámce lze přiřadit připomenutí. A to jak na konkrétní datum a čas (objeví se v Google Kalendáři, jen je potřeba přepnout úkoly na připomenutí), tak na místo. Pokud používáte Google Keep na mobilním zařízení, vyskočí upozornění, když se ocitnete blízko místa, které jste v připomenutí zvolili (výborné na nákupní seznamy).

Třešnička na závěr. Pokud do Google Keep nafotíte text (vizitku, smlouvu, otevírací dobu obchodu) lze velmi jednoduše převést text z fotografie na editovatelný text:

Používáte Google Keep? Budu velmi rád, když se o vaše tipy podělíte v komentářích. Děkuji.

V raném mládí jsem vycestoval do Austrálie, bylo to před 22 lety. Slavil jsem tam 21 let a z té země jsem byl totálně nadšený. Velice přátelští lidé, fungující systém. Na poštách otevřeny všechny přepážky a úředníci mě dokonce s úsměvem vyzývali: „Prosím přistupte k mé přepážce, co pro vás mohu udělat?“ Samozřejmě překrásné přírodní krásy – zkrátka země úplně jiná a v mnoha záležitostech velmi odlišná od Česka, které společně s Járou Cimrmanem prostě miluju…

Ale abych neodbíhal. Když jsem se po roce z Austrálie vrátil, byl jsem tak plný nadšení, že většina kamarádů, se kterými jsem se po návratu sešel, tam jela také! Prostě jsem „prodával“, aniž bych chtěl. Pozitivní emoce nadšení ve mně byla natolik silná, že i přes velice drahý “produkt“ jsem ostatní zapálil a podnítil k cestě do Austrálie.

Abychom si ujasnili, o čem to tady mluvíme. Nadšení je na absolutním vrcholu emoční stupnice. Nic silnějšího na emoční křivce neexistuje.

Nadšení je zkrátka nejsilnější emocí, která existuje! Emoce, která zachvátí a nepustí a je vysoce virulentní – tedy nakažlivá a nad všechny techniky.

Co tedy doporučuji?

1. Udržujte se co nejvíce v emoci nadšení. Zvýší to celkově náboj vaší osobnosti a budete k sobě doslova přitahovat ostatní. Logicky i ty, kteří vám mohou být nápomocní, nebo užiteční. Nadšení poznáte tak, že když se v něm nacházíte, nejste unavení a dokážete to, co byste standardně nedokázali. Objevuje se například, když děláte svou oblíbenou činnost. Zkuste být v tomto okamžiku vědomí a zakódujte si tento stav pod „kůži“, snadněji se pak k němu budete vracet. (Kamarád mi popisoval svou dovolenou v Tatrách a na chvíli jsem měl pocit, jako kdyby pro něj nic jiného neexistovalo. Ačkoli řekl, že nemá moc času, vyprávěl a vyprávěl a příště jedu taky.)
2. Pokud prodáváte nějaký produkt a nejste z něj zatím nadšení, sami ho užívejte. Najděte jeho kladné, nejlepší stránky a nadšení si zkuste navodit. Prodávat něco na základě vlastní zkušenosti, je to nejlepší, co může být.
3. Mějte na paměti, že když někoho nadchnete, nadšení mu vydrží nejdéle dva dny. Do té doby je dobré na komunikaci navázat, jinak obchodní případ rovnou uzavřít, protože vzbuzená emoce pak s každou hodinou klesá!

Pokud nejste nadšení z produktu:

1. Buďte nadšení sami o sobě. Například z toho, co děláte, nebo si najděte v budoucnu to, na co se velmi těšíte a z čeho nadšení jste. Do situace se vžijte a takto naladění vyražte na obchodní jednání.
2. Snažte se najít na obchodním jednání společnou realitu, která vyvolá pozitivní emoci. Ve vás i v osobě, se kterou jednáte. Může to být právě téma dovolené, na kterou jezdí každý.

Pozor!

Je důležité, abychom nepřeválcovali nadšením někoho, na kom je jednoznačně vidět, že má špatný den. Tam je třeba si jeho stav uvědomit a „tahat“ ho postupně nahoru do lepší nálady. Vždy je nutné, co se týká emocí, začínat tam, kde se emočně nachází ten druhý.

Pokud takto budete na jednáních vystupovat, budete u svých obchodních partnerů oblíbení a budou se s vámi setkávat rádi a také s vámi budou rádi uzavírat oboustranně výhodná obchodní řešení.

19:00 Večírek teprve začíná. To ale bude báječný večer!

21:00 Už vím všechny drby, co mě zajímají. Doufám, že v 22:00 se „to“ rozjede. (Nevím co, ale určitě to bude stát za to.)

23:00 Přesouváme se? Tak jó, třeba se to rozjede TAM.

00:00 Asi jsem se neměla přesouvat. Pořád se nic nerozjíždí. Že bych šla domů?

01:00 Odcházím.

02:00 Už mě nepřemlouvejte, určitě odcházím.

03:00 Proč jsem neodešla v 22:00???

Je vám to povědomé? Vybrala jsem záměrně příklad večerních akcí, protože ten známe všichni. Když už chceme domů, netrpělivě čekáme, kdy se konečně zvedne někdo první a drsně prohlásí, že odchází, abychom se „nenápadně“ k němu přidali. Nebo si vymyslíme nějakou super výmluvu (typu „musím zítra brzy vstávat“, ačkoliv vlastně nemusíme). Nebo si každou půl hodinu říkáme, že za chvilku to bude o dost zábavnější, a ono ne a ne. Až nakonec přijdeme domů o pět hodin později než původně a nic z toho nemáme.

Jak tato dovednost souvisí s time managementem? Jednoduše – pokud netrefíme ten správný okamžik, následně již pouze ztrácíme čas. Jasně, může to být poučné (víceméně každá zkušenost je dobrá), ale když se na to podíváte zeširoka, bylo vám to vlastně k ničemu (posouzení je velmi individuální, ovšem většinou stačí, že si to myslíte vy).

Zkuste se zamyslet nad tím, co všechno děláte „zbytečně“ a zkuste to eliminovat. Další příklady:

• Máte nějakou rozečtenou knihu, která vás nebaví? Kdo říká, že ji musí dočítat? Výjimkou budiž Stephen King, kdy je začátek dost pomalý (tak na ¾ knihy), ale pak se děj krásně rozeběhne.
• Máte rozkoukaný seriál? Například 22. nejlepší seriál podle žebříčku ČSFD… Ale vás zkrátka nebaví? Začněte se dívat na něco jiného.
• Až vám opět napíše „kamarád(ka)“, která chce na kafe, aby zas poklábosila o něčem, co vás až tak moc nezajímá, proč se uklidňovat myšlenkami typu „vždyť je to jen na hodinku (dvě, tři), to přetrpím“. Co rovnou říct, že se potkáte jindy (až nasbíráte víc zajímavých témat), nebo alespoň zorganizovat akci pro více lidí?

Třeba jednou budete mít odvahu přerušit pravidelnou pracovní poradu, která vypadá jako na obrázku níže (k ničemu vás nenabádám, nerada bych, abyste kvůli mému „supernápadu“ skončili bez práce):

Budete-li mít dost „odvahy“ na uskutečnění výše uvedených příkladů (přerušení pracovní porady nepočítám), dokážete třeba přestat ztrácet čas i v mnohem důležitějších oblastech. Práce. Vztahy… Nebo vám výše zmíněné případy „jdou“ a problém dělají důležitá rozhodnutí něco ukončit?

Najděte ve svém okolí člověka, který v poslední době něco razantně změnil (odešel z práce, ukončil spolupráci, případně ukončil vztah). A zeptejte se ho, zda svého rozhodnutí lituje. Vsadím se, že odpověď většiny bude, že litují akorát toho, že to neudělali dřív.

Vivat ukončení ztrátě času zbytečnostmi!