Zapitate li se zašto se nalazite u ovoj situaciji svakog meseca? Da li se možete spasiti stresa? Postoji li rešenje?

Rešenje postoji. Uz samo malo truda, obračun PDV-a može biti olakšan, ubrzan, a stres smanjen  pomoću sistema za upravljanje dokumentima.

Problem treba rešiti u korenu, a to je ulaz dokumentacije u vašu firmu. Potrebno je sve pristigle dokumente (pristigli oni poštom, faksom, emailom ili bili donešeni) istog trenutka arhivirati i klasifikovati.

Sistem za upravljanje dokumentima NetDokumenti će kompletan posao odraditi za vas, vi samo treba da ubacite dokumente u sistem.

Pitate se kako? Lako.

Dokumente donešene i pristigle poštom potrebno je odmah skenirati, a sistem će prepoznati na osnovu naziva ili sadržaja kog je tipa dokument, kom klijentu pripada i u koju arhivu treba da se sačuva.

Ukoliko pak dokumente dobijete faksom ili emailom, oni će se automatski poslati na NetDokumente i sistem će ih takođe klasifikovati i arhivirati u odgovarajući folder.

Na ovaj način, uz vrlo malo truda, svu vašu dokumentaciju imaćete klasifikovanu, kategorizovanu na jednom centralizovanom mestu, odakle ćete uvek moći da im pristupite, da ih pošaljete i što je najvažnije da ih ispratite od momenta ulaska u firmu do njihovog knjiženja.

Vaš knjigovođa, ma gde se on nalazio, može da ima pristup dokumentima po osnovu kojih će obračunati PDV, a kako koji dokument proknjiži, dokument se automatski odlaže u odgovarajuću arhivu proknjiženih dokumenata.

Uz uštede od oko 80%, NetDokumenti vam pomažu da proces obračuna PDVa, prođe bez stresa,  kao i da cela procedura bude završena na vreme i bez ikakvih poteškoća.

Da li želite da saznate više i da pogledate kako to u stvari radi u praksi? Ako želite kliknite na dugme “Želim još”!

Sve ove, a i još mnogo problema vrlo jednostavno rešava sistem za upravljanje dokumentima poznatiji kao DMS (engl. Document Management System). Definicija sa wikipedia.org govori nam da je dokument menadžment sistem skup programa za praćenje i arhiviranje elektronskih i papirnih dokumenata u odgovarajuću bazu podataka.

Ako uzmemo u obzir podatke do kojih se došlo prilikom jednog istraživanja:

• da kancelarijski dokumenti čine više od 80% znanja kompanije (dopisi, ugovori, nacrti, odluke…)

• da 90% kompanijskih dokumenata prolazi kroz više ruku nego što je potrebno unutar kompanije, što usporava poslovanje, a samim tim predstavlja i dodatne rizike (npr. neovlašćen pristup dokumentima)

• da se 7,5% dokumenata izgubi

• da se 3% dokumenata pogrešno zavede

• da se u proseku dokument kopira 19 puta u toku svog životnog ciklusa

• da se do 50% vremena zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom, potroši na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija

• da se obim dokumentacije svake godine povećava za 22%

dolazimo do jednostavnog zaključka da upravljanje dokumentima organizacije predstavlja prilično veliki i ozbiljan problem sa kojim se preduzeća i druge organizacije svakodnevno suočavaju.

NetDokumenti predstavljaju online sistem za elektronsko upravljanje čije su mogućnosti znatno proširene. Omogućeno vam je brzo i kvalitetno skeniranje poslovnih dokumenata što predstavlja jednostavan način za konverziju vaših papirnih dokumenata u elektronski oblik. Posle konverzije možete lako pregledati, distribuirati, čuvati ili ponovo doći do vaših dokumenata, jednostavno sa vašeg računara.

Ovaj sistem obezbeđuje uvoz i čuvanje elektronskih dokumenata, uvoz i prepoznavanje teksta po potrebi (OCR) sa papirne dokumentacije, dodavanje indeksnih oznaka, napomena, komentara, rukom pisanih oznaka i elektronsko potpisivanje skoro svakog formata dokumenta. Sam dokument, međutim ostaje neizmenjen. Omogućena je i razmena podataka sa dokumentima iz drugih poslovnih aplikacija. Sve ovo je praćeno povećanjem sigurnosti podataka, kako od gubitaka, tako i od neovlašćenog pristupa.

Korišćenjem ovog softvera svakako ćete uštedeti vreme, prostor i novac, redukovaćete nivo stresa i podsticaćete rad u ekološkom okruženju.

Osnovne karakteristike ovog onlajn rešenja jesu da je:

• sigurnost podataka na nivou bankarskih transakcija – HTTPS protokol, enkripcija
• moguće pristupiti sa bilo kog mesta
• moguć online rad na dokumentima
• omogućeno elektronsko potpisivanje dokumenata
• usklađen sa ISO standardima
• moguće čuvanje svih verzija dokumenata
• omogućena napredna pretraga

Uštedite vaš novac i prostor, smanjite obimnu arhivu i prebacite papirnu dokumentaciju u elektronski oblik.

Ako želite da uvek budete korak ispred drugih i da iskoristite sve prednosti elektronske dokumentacije:

• ušteda radnog i skladišnog prostora
• niži troškovi arhiviranja, kopiranja i čuvanja dokumentacije
• zaštita od uništenja i zuba vremena
• lako skladištenje na različitim medijima
• lakša i brža pretraga elektronskih dokumenata
• mogućnost centralnog skladištenja za jednostavan pristup sa više računara

pogledajte kako jedan DMS izgleda, besplatno se registrujte i vidite kako sistem NetDokumenti radi u stvarnosti.

Kakva su vaša iskustva sa sličnim sistemima?

Cene mesečnog korišćenja servisa NetDokumenti sada su još više prilagođene potrebama klijenata i omogućavaju im da sami naprave kalkulaciju cene koju će plaćati, kao i da sami donose odluke o tome šta je za njih isplatljivije.

Više ne postoji ograničenje broja korisnika koji može da se kreira u određenom cenovnom paketu. Jedini parametar koji utiče na mesečnu cenu jeste onaj koji se odnosi na količinu prostora na serveru koji je klijentu potreban za smeštanje dokumentacije.

Nakon popunjavanja prostora na serveru koji je uključen u mesečni paket, korisnik može da dokupljuje po 1 GB prostora, dok sam ne odluči da mu je isplatljivije da pređe na veći paket. Cena dodatnog GB zavisi od osnovnog mesečnog paketa koji je korisnik izabrao.

Za više detalja pogledajte nove Pakete i cene.

Ukoliko imate primedbi ili predloga slobodno nas kontaktirajte ili ostavite komentar na blogu!

trenutno imamo mali problem sa serverskih resursima sistema NetDokumenti. Radimo na otklanjanju smetnji i na skaliranju sistema. Obavestenja o statusu NetDokumenata mozete pratiti na nasem blogu.

Hvala na razumevanju.

Posle nekoliko meseci napornog rada, puštena je u rad nova verzija sistema NetDokumenti.

Poboljšan je korisnički interfejs, ispravljeno je nekoliko bugova, dodate su neke nove opcije i nadamo se da će vam korišćenje NetDokumenata biti mnogo lakše nego do sada.

Promenili smo kompletan izgled toolbara. Grupisali smo akcije po objektima na koje se odnose (dokument, folder, administracija).

Dodali smo novi widget “Akcije foldera” pomoću kojeg možete brže i lakše manipulisati sa folderom u kome se trenutno nalazite.

Ikone su takođe doživele promene, tako da sad bolje prate funkciju koju reprezentuju kao i paletu boja aplikacije.

Reorganizacijom su obuhvaćene i dodatne akcije foldera i dokumenta. Diskusije i tagovi su izdvojeni, dok su osnovne operacije kopiranja i brisanja premešteni u dodatne opcije.

Dodavanje prečica je takodje olakšano i opcija je premeštena u dodatne akcije.

Ovom prilikom se zahvaljujemo svim našim korisnicima na savetima kako da poboljšamo sistem i pozivamo vas da i dalje nastavite da nam pomažete da NetDokumente učinimo što boljim i što korisnijim za vaše poslovanje.

Do kraja ove nedelje objavićemo i nove video materijale kao i nova uputstva za korišćenje.

Ukoliko primetite eventualne greške, ili nelogičnosti, molimo vas da nam odmah javite kako bi smo otklonili sve probleme u što kraćem roku.

Nadamo se da ćete uživati koristeći nove NetDokumente. Upravljanje dokumentima je konačno postalo jednostavno!

Na ova pitanja ne morate da odgovorite zbog nas ili bilo koga drugog. Odgovorite zbog Vas samih. Zaboravite zajedljive komentare – da Vi nikada ne izgubite vise od 15-20 minuta na trazenje nekog dokumenta. Zašto? Pogledajte istini u oči… Ako Vi ili Vaš zaposleni dnevno izgubite po samo 15 minuta na traženje potrebnih dokumenata, to je 75 minuta sedmično.

Pošto u godini ima 52 radne nedelje, Vaš gubitak iznosi 3900 minuta – odnosno 65 radnih sati. Ukoliko je cena radnog sata 5 EUR (bruto, uključujući sve direktne i indirektne troškove), to znači da vi na jednom radniku gubite 325 EUR godišnje. Ako imate više radnika i svi oni gube bar malo vremena na traženje dokumenata, krajnje je vreme da Vam predstavimo moćni sistem pretraživanja softverskog rešenja NetDokumenti – koji će Vam doneti značajne uštede.

Suština je u efikasnosti sistema pretraživanja, sa jedne strane, i u njegovoj jednostavnosti, sa druge strane.

Možete da pretražite sva Vaša dokumenta. Kako ona koja su izvorno elektronska (razni word, excel… fajlovi), tako i ona dokumenta koja su digitalizovana (nastala su skeniranjem papirnih dokumenata). Kako je to moguće? Jednostavno! Kada se dokument skenira, izvrši se optičko prepoznavanje karaktera. Zahvaljujući tome, skenirani .pdf dokument postaje potpuno pretraživ – što znači da ćete takav dokument dobiti kao rezultat pretrage ako ukucate bilo koju reč koja se nalazi bilo gde u dokumentu.

Dokumenta koja ste dobili kao rezultat pretrage možete vrlo lako da izvezete, odnosno da ih skinete na Vaš lokalni računar. To je primenljivo, recimo, u situaciji kada su Vam potrebne sve ulazne fakture od 1. februara do 12. marta – kliknite na dodatne opcije pretrage. Zatim izaberite stepene detaljnosti pretrage i postavite filtere tako da Vas pretraga dovede do svih dokumenata koja imaju veze sa ulaznim fakturama i to u periodu od 1. februara do 12. marta. Kada dobijete tražene rezultate, selektujte ih sve, ili samo neke od njih, i izvezite ih na Vaš lokalni računar.

Cela ta operacija traje manje od minuta. Budite srećni, zadovoljni, izbegnite stres i budite 15 puta efikasniji.

Softversko rešenje NetDokumenti – dobro došli u budućnost!

Predstavljamo Vam novu funkcionalnost u softverskom rešenju NetDokumenti: Elektronski potpis.

Ona će Vam omogućiti da Vaša dokumenta potpisujete sa bilo kog mesta, sa kojeg imate pristup internetu. Sve što Vam je potrebno su: čitač kartica (sa prosečnom cenom od oko 500 dinara), kartica za elektronski potpis (sertifikaciona tela od kojih u Srbiji možete da zatražite ovakvu karticu su MUP (sa novom, „čipovanom“ ličnom kartom), Pošta i Privredna komora Srbije), računar, internet… I, naravno,  NetDokumenti.

U softverskom rešenju NetDokumenti je moguće elektronski potpisivati .pdf fajlove. To znači da će Vam se za .pdf fajl koji možete da elektronski potpišete, sa desne strane, u liniji sa alatkama, pojaviti ikonica za elektronsko potpisivanje.

Klikom na tu ikonicu, otvoriće Vam se novi prozor, koji će zahtevati pokretanje java okruženja, koje je neophodno da bi se potpisivanje realizovalo.

U prozoru koji Vam se otvori ćete moći da izaberete kojim sertifikatom želite da potpišete dokument. To znači da na jednom računaru može da bude instalirano više sertifikata, za više osoba.

Kada odaberete sertifikat, kliknite na „Potpiši dokument“. Tada će Vam sistem tražiti Vaš pin, čime se eliminiše mogućnost da bilo ko izvrši potpisivanje Vašim elektronskim potpisom.

Za tili čas će biti završeno elektronsko potpisivanje dokumenta. Od tog trenutka taj dokument postaje nepromenljiv – on se i dalje može potpisivati, ali se više, ni pod kojim uslovima, ne može menjati. Na taj način se štiti osoba koja je prva potpisala dokument – u smislu nemogućnosti da bilo ko promeni ono što je potpisala i samim tim zloupotrebi njen potpis.

Brzo. Lako. Efikasno. Sigurno. Sa bilo kog mesta na svetu.

Potpuno legalno (Zakon o elektronskom potpisu, Zakon o elektronskom dokumentu).

Dobrodošli u budućnost! Mi smo već tamo!

Budući da smo uvideli da je određenom broju naših cenjenih sadašnjih i potencijalnih budućih klijenata takav koncept, pomalo, komplikovan – rešili smo da saslušamo Vaše zahteve i izađemo Vam u susret.

Pojednostavili smo uvoz Vaših dokumenata na servis NetDokumenti i učinili ga maksimalno efikasnim.

Sada kroz samo par kratkih i krajnje jednostavnih koraka možete da uvezete Vaša dokumenta na servis NetDokumenti, bilo da želite da uvezete pojedinačan fajl ili ceo folder sa određenom strukturom podfoldera koje u sebi sadrži.

Prvo što treba da uradite jeste da kliknete na ikonicu za Uvoz dokumenata.

Zatim Vam se otvara novi prozor u kojem možete da radite dvojako. Prvi način je da mišem samo prevučete fajlove koje želite da uvezete u vašu on-line kancelariju. Drugi način je da kliknete na taster „IzaberiFajlove“ i da na taj način dodate fajlove ili foldere koje želite da uvezete. Bilo koji način da koristite, kada odaberete fajlove koje želite da uvezete, kliknite na taster „Upload“.

Potom, sačekajte da se uvoz Vaših dokumenata završi i kliknite na „Zatvori prozor“.

Potom uradite „refresh“ strane i Vaši dokumenti su stigli u Vašu on-line kancelariju.

Brzo. Lako. Efikasno. Proverite i sami!

Ukoliko smatrate da bi nešto moglo bolje i logičnije da se uradi, mi smo uvek raspoloženi da čujemo Vaše sugestije i stojimo Vam na raspolaganju.

Rešenje postoji i za vas! NetDokumenti!

Skenirajte sve Vaše predmete, nove zakonske propise, zakonska tumačenja, sudsku praksu, vreme ročišta, kao i sve ostale podatke vezane za predmet. Neka se svi predmeti nalaze na jednom mestu. Neka Vam ne predstavlja problem kada treba da pronađete neki predmet ili samo jedan podatak iz nekog predmeta. Sve to može da bude lako, brzo i jednostavno.

Svi dokumenti koji se nalaze na NetDokumentima su zaštićeni i ne može da im pristupi niko sem Vas.

Pored svega navedenog, isto tako korišćenjem NetDokumenata, možete puno da uštedite na vremenu. Svojoj kancelariji možete pristupiti bilo kada i sa bilo kog mesta, nije potrebno da za svaki zaboravljeni dokument trčite u kancelariju. Dokumentima možete pristupiti preko laptopa ili preko mobilnog telefona, potreban Vam je jedino internet.

Budite drugačiji od ostalih, pokrenite nov način poslovanja i naterajte druge da Vas slede.
Upravljanje dokumentima prepustite nama, a Vi se posvetite Vašim klijentima.

Više o svemu ovome možete pročitati na sledećem linku:
http://www.netdokumenti.com/pravne-sluzbe-i-advokatske-kancelarije

Teško, zar ne?

Mi imamo nekoga ko to može! NetDokumenti!

Skenirajte sve fakture i postavite ih na jedno mesto kako bi vam uvek bile dostupne. Pratite sve promene koje su nastale na dokumentima preko Oglasne table. Budite u toku sa tim  ko je od zaposlenih koje promene radio na dokumentima i kada.

NetDokumenti Vam čuvaju i sve verzije dokumenata, pa tako možete da se prisetite kako je bila početna verzija određenog dokumenta.

Dozvolite svojim zaposlenima da učestvuju u odlučivanju, dajući svoje ideje, predloge, rešenja…Neka razviju diskusiju o nekom predlogu, ideji, i sve to na NetDokumentima. Imajte uvid u to šta Vaši zaposleni misle o pojedinim promenama koje planirate da uvedete.

Upravljanje dokumentima na moderan i profesionalan način u skladu sa standardima 21. veka.

Pogledajte kako je to sve moguće na:
http://www.netdokumenti.com/finansije-i-racunovodstvo