Algus on kõige raskem.

Kas tead, millisel hetkel võtab sõiduauto tavaliselt kõige rohkem kütust?

Kõik, kes on autokooli säästliku sõidu kursustel käinud, teavad, et selleks on kohaltvõtt ja kiirendus. Selleks, et panna liikumatut objekti soovitud suunas kulgema, on vaja kulutada metsikult energiat. Eeldades, et sina oled liikumatu objekt, on sul tõenäoliselt vaja alguses kõige rohkem vaimset ja füüsilist energiat kulutada, et ennast üldse käima saada ning mugavutsoonist välja murda. Vajaliku energia annab sulle motivatsioonist tulenev tahtejõud. Ühel hetkel, kui sa oled end mugavutsoonist juba välja rebinud ning hoo sisse saanud, tunned sa, et miski, mis enne nõudis meeletuid jõupingutusi ja motivatsiooni, on nüüd muutunud vaevatuks. Asi on väga lihtne – sa oled kohanenud ning ära harjunud uute tegevuste ning olukordadega.

Lihtsa näitena võib tuua trennis käimise. Me kõik teame, et raskeim osa vormi saamisest on selle esimese sammu astumine – asjade pakkimine ning trenni minemine. See kipub nii olema umbes esimesed kolm nädalat, kuid seejärel muutub asi vaevatuks ja isegi meeldivaks – varsti tunned ennast pigem halvasti ja ebamugavalt siis, kui trenn vahele jääb.

Algusfaas kestab seni, kuni tekivad harjumused.

Öeldakse, et harjumused tekivad 3 nädalaga. Nende 3 nädala jooksul tuleb sul ennast sundida, kuid hiljem läheb lihtsamaks ning seejärel pead lihtsalt hoogu üleval hoidma. Pikaajalise tulemuse toob see, kui edu saavutamiseks vajalikud tegevused muutuvad loomulikuks osaks sinu elust – need peavad muutuma harjumusteks.

Kui oled edule orienteeritud, siis anna endast parim, et need harjumused pidama jääks. Rutiin on sõna, mis on tänu liinitöötajatele ja peolembelistele suhtepõlguritele küllaltki negatiivse  tähenduse saanud. Antud kontekstis pean rutiini all silmas standardiseeritud tööprotseduure ja süstemaatilist lähenemist. Fakt on see, et ilma teatud rutiini ja standariseerimiseta ei saavuta sa MITTE KUNAGI enda täispotentsiaali. See on fakt ja jutul lõpp – lepi sellega!

Millest alustada?

Alusta planeerimisest ja süstematiseerimisest, sest see hoiab sind kontrollpuldis ning samas aitab säästlikumalt kasutada sinu kõige väärtuslikemaid ressursse, milleks on aeg ja energia. Ajajuhtimise valdkond on lai ning soovitan sul ennast asjadega kurssi viia. Täna annan vihjeks 3 head harjumust, mida endas arendada:

• Pane iga kuu viimasel päeval paika järgmise kuu eesmärgid ja tähtsamad tegevused.

1. • Pane igal pühapäeval paika järgmise nädala eesmärgid ning teha-nimekiri.

• • Pane iga päeva õhtul paika järgmise päeva teha-nimekiri.

Siin pole midagi keerulist ja selles asja võlu just peitubki. Tegemist on lihtsate harjumustega, mida on kerge rakendada. Samas hoiavad need fookuse paigas ja asjad reaalsed.

Miks ma sellest kirjutasin?

Sest kurb on näha ümberringi seda rakendamata potentsiaali. Kui inimesed suudaksid terve aasta säilitada sellist vaimset seisundit ning entusiasmi nagu neil on aasta alguses, siis hakkaksid suured asjad juhtuma! Kurb tõsiasi on aga see, et enamikel on toss juba veebruariks väljas ning unistused kipuvad üldjuhul üsna kiiresti surema.

Kui kasvõi üks inimene saab sellest loost abi ning inspiratsiooni, et aastal 2012 enda elukvaliteedis märkmisväärne hüpe teha, siis on minu eesmärk täidetud.

Lükka täiskütte peale ja ära enam seisma jää!

Head uut aastat!

Meil ei ole kunagi piisavalt aega, et:

• •Omandada kõiki neid oskuseid, mida tahaksime.
• •Kohtuda kõikide inimestega (sh potentsiaalsete klientidega), kellega sooviksime.
• •Lugeda kõiki raamatuid ja materjale, mis meid huvitavad.
• •Lükata töösse kõiki enda (äri)ideesid.

Aga sellest polegi hullu, sest nagu paljudes teisteski valdkondades, kehtib ka ajajuhtimises Pareto printsiip:

• “20% meie tegevustest toob 80% tulust.”

Prioritiseerimine ongi väga lihtsustatult see mõtteprotsess, mille käigus selgitame välja, mis on need tegevused (20/80), mis meie elu kõige rohkem mõjutavad.

ABCDE meetod

Üks viis enda tegevuste prioritiseerimiseks, on kasutada ABCDE meetodit. See meetod eeldab, et sa vaatad enda teha-nimekirja enne tegutsema hakkamist üle ja määrad igale ülesandele kõrvale tähe A,B,C,D või E. Ainuüksi sellest piisab, et suurendada töötamisel enda efektiivsust ning produktiivsust.

1. “A” kategooria ülesanne on kõige olulisem. Selle tegemisel või tegemata jätmisel on tõsised tagajärjed ning see mõjutab oluliselt sinu edukust. A kategooria ülesanded peaks alati ära tegema kõige esimesena.

Kui sul on rohkem kui üks “A” ülesanne, siis organiseeri nad prioriteetsuse alusel (A-1, A-2, A-3, A-4 jne). Kui oled selle ülesandega lõpuni jõudnud, siis võta ette A-1 ülesanne ja suuna kõik jõupingutused selle alustamisele ning lõpetamisele.

1. “B” kategooria ülesande tegemisel või tegemata jätmisel on kerged tagajärjed. Näiteks kolleegiga lõunale minek või e-maili kontrollimine oleks “B” kategooria ülesanded. Selle tegemine või tegemata jätmine võib põhjustada mõningal määral ebamugavusi, kuid selle mõju ja tagajärjed on küllaltki marginaalsed.

1. “C” ülesandega oleks tore tegeleda, kuid see on tähtsusetu. Kohvi joomine, kolleegidega jutustamine või ajalehe lugemine on kõik “C” ülesanded. Nendega tegelemine või tegelemata jätmine ei oma mingit mõju sinu tööle või elule.

Reegel on järgmine: Ära kunagi tegele “B” ülesandega, kui sul on “A” ülesandeid ja ära kunagi tegele “C” ülesandega, kui sul on “A” või “B” ülesandeid.

1. “D” ülesanne on delegeeritav kellelegi teisele, kelle alternatiivkulu on väiksem kui sul. Ehk siis kui keegi teine teeb asja ära odavamalt, siis ära hakka enda aega raiskama. Aeg on ainus taastumatu ressurss – kuluta seda targalt ja tegele enda “A” kategooria ülesannetega.

1. “E” alla käivad asjad, mida võib elimineerida. Need võivad olla aegunud tegevused, mis ei ole täna enam eesmärgi saavutamise juures olulised. Enda tegevusi kriitilise pilguga vaadates võiks enamik inimesi elimineerida suure osa igapäevastest toimetustest.

Loe ka: Tulevikust olevikku – lihtne nipp enda tegevuste prioritiseerimiseks

Proovi ajajuhtimiseks Next Äritarkvara.

(14 päeva tasuta)

Fakt on see, et kõigil on olemas võimed, et tegutseda senisest paremal tasemel, kuid enamik meist ei teadvusta seda. Nad on teiste inimeste kaasabiga sisendanud endale, et nad pole millekski enamaks võimelised ning tekitanud endale psühholoogilise barjääri.

Aga kuidas seda barjääri ületada? Selleks on vaja enesekindlust ja eelkõige on vaja selleks usku.

Üks kuulsamaid saavutusi individuaalspordialade ajaloos kuulub Roger Bannisterile, kes oli esimene inimene, kes jooksis 1 miili alla 4 minuti. Ta on ideaalne näide sellest, kuidas usk ning teatud tulemuse eeldamine võivad eduni viia.

1946. aastal õppis Bannister Oxfordi Ülikoolis meditsiini ning kulutas kõik vabad hetked keskmaajooksu treeningutele. Sel ajal oldi arvamusel, et on võimatu joosta 1 miili alla 4 minuti. Roger uskus, et see on võimalik ja et tegemist on lihtsalt ühe järjekordse rekordiga, mida saab ületada. Roger osales medalisoosikuna 1952. OM-l, kuid jäi esikolmikust välja ning oli ülimalt pettunud ning kaalus jooksmisest täielikult loobumist. Kuid kuna jooksmine oli tema unistus, otsustas Roger edasi pingutada ning seadis endale veelgi ambitsioonikama eesmärgi olla esimene, kes jookseb miili alla 4 minuti.

Heade jooksjatest sõprade Chris Brasheri ja Chris Chataway abiga, lõi Roger enda eesmärgi täitmiseks strateegia. Brasher ja Chataway pidid hoidma rekordi löömiseks vajalikku kiirust. Kuna kumbki neist ei olnud võimeline jooksma tervet distantsi vajalikus tempos, siis jooksid nad vahetustega.

1954. aastal oli aeg üritada võimatut ning Roger otsustas seda teha Iffley Road-l Inglismaal. Kohale oli tulnud palju pealtvaatajaid ja fotograafe. Kui kõlas stardipauk, asus Chris Brasher võistlust juhtima ning tempot seadma. Bannister oli kohe tal kannul ning Chataway hoidis 3. kohta. Seejärel asus Chataway võistlust juhtima ning tempot tegema. Bannister hoidis teist kohta, kuid 250 jardi enne lõppu sprintis ta ette, ületas finiśijoone ning varises kurnatuna kokku. Kui tehti teatavaks tema aeg, möirgas rahvas vaimustustest. Roger oli jooksnud 1 milli ajaga 3:59:04 – ta oli esimene, kes oli suutnud midagi sellist teha.

Roger Bannister uskus enda eesmärgi täitmise võimalikkusesse ning eeldas, et ta on võimeline rekordit ületama. Ta ületas füüsilise ja psühholoogilise barjääri nii enda kui ka paljude teiste jaoks – juba 46 päeva hiljem jooksis Bannisteri rivaal Landy rekordiks 3.58 ja tänaseks on rekordit parandatud kokku umbes 17 sekundit.

Henry Ford: “Usud, et suudad või usud, et sa ei suuda – mõlemal juhul on sul tõenäoliselt õigus.”

See, et sa pole tegevusega alustades õiges meeleolus, võib muutuda tegutsemise ajal. Näiteks ei pruugi sa tunda end füüsiliselt ja vaimselt valmis, et minna jõusaali, kuid kui juba trenni hakkad tegema, muutub olemine paremaks ja peagi oled tsoonis sees.

Enda eesmärgi suunas töötamine, hoolimata sellest, kas oled meeleolus või mitte, on juba iseseisvalt kõva saavutus.

“Eighty percent of succes is just showing up.”

Alateadvus aksepteerib seda, mida sa talle ette söödad ning aitab need asjad reaalsusesse tuua. Kui sa istutad enda alateadvusesse mõtteid edust, siis sinu aju leiab ka viise, kuidas asju toimima panna.

Kui vaatad pilti sellest, kuidas inimesed Tai rannas peesitavad, siis on võimalik ette kujutada liiva soojust, päikese palavust sinu näol ning lõõgastunud tunnet. Kõik see juhtub hetkega ning mõjutab sind emotsionaalsel tasemel.

Reklaamitööstus teab juba ammustest aegadest, et piltide ja sõnade sidumine aitab sõnumit tugevdada. Nad otsivad võimsaid ning motiveerivaid pilte, mis ajendaks inimkäitumist. Veel olulisem on see, et nad mõistavad, et motivatsiooni võti peitub lõpptulemuse näitamises. Spordiklubide reklaamides kuvatav lõpptulemus (vormis keha) on tugev motivaator, mis paneb inimesi klubiga liituma. Reklaamijad on inimkäitumist aastakümneid uurinud ning kasutavad saadud tulemusi ära selleks, et panna meid käituma nii nagu nemad tahavad.

Me kasutame samasugust strateegiat, et ennast motiveerida ja tegutsema panna. Kui sul on olemas kirjalik eesmärk, siis võid seda kasutada reklaami copy-na, millele lisame juurde visuaalid, mis inspireerivad sind enda eesmärki savutama.

Iga visioon algab lõpptulemuse ette kujutamisest. Siin on ka mõned inspireerivad näited selle kohta, kuidas visualiseerimine võib viia suurepäraste tulemusteni:

Bill Gates (Microsofti asutaja):

“Kui me koos sõbra Paul Alleniga 30 aastat tagasi Microsofti lõime, siis oli meil visioon sellest, kuidas igas kodus on laua peal arvuti, mis ilmselt kõlas tookord liiga optimistlikult, sest arvutid olid tol ajal sama suured kui külmkapid. Aga me uskusime, et PC-d muudavad maailma – nii ka juhtus.”

Jim Carrey (Koomik ja näitleja):

Jim Carrey on sageli rääkinud sellest, kui olulist rolli on visualiseerimine tema elus mänginud. 1991. aastal oli Carrey rahalistes raskustes koomik. Ta sõitis sageli Mulholland Drive-le Los Angeleses, kust avanes suurepärane vaade Hollywoodile. Ühel nendest reisidest kirjutas ta välja endale tśeki 10 miljonile dollarile ning pani tähtajaks 1995. aasta tänupühad. Tśekk oli välja kirjutatud näitlemisteenuste eest ning ta hoidis seda enda rahakotis visuaalse meeldetuletusena. Jim teenis 10 miljonit tegelikult 6 kuud enne 1995. aasta tänupühi.

“Juba väikesest saati olen ma visualiseerinud enda elu.” (Jim Carrey)

Võimekas vs võimetu

Dr. Martin Seligman (Pensyllvania Ülikool) uuris rohkem kui 25 aastat fenomeni, mida ta nimetas “õpitud abituseks” (learned helplessness). Seligman intervjueeris ning uuris tuhandeid inimesi ning jõudis järeldusele, et rohkem kui 80% rahvastikust põeb õpitud abituse sündroomi, mis teatud juhtudel väljendub ka väga kõrgel tasemel.

Inimesed, kes õpitud abituse sündroomi all kannatavad, tunnevad, et nad ei ole võimelised enda eesmärke saavutama või enda elu kvaliteeti parendama. Kõige sagedadamini on sündroomi sümptomiteks sõnad “ma ei suuda”. Mil iganes nendele inimestele antakse võimalus või uus eesmärk, vastavad nad koheselt: “Ma ei suuda.” Seejärel loevad nad ette terve rea põhjuseid, miks mingi eesmärgi või sihi saavutamine pole nende jaoks võimalik.

“Ma ei suuda karjääriredelil ronida. Ma ei suuda paremat töökohta hankida. Ma ei suuda raha kokku hoida. Ma ei suuda kaalust alla võtta. Ma ei suuda enda äriga alustada. “

Mis iganes sihiks ka ei oleks, neil leidub alati mingi piirav põhjus, mis koheselt tõmbab nende potentsiaalile pidurid peale. See ajab lühisesse igasuguse tahtmise seada endale uut eesmärki või muuta hetkeolukorda.

Henry Ford tegi selle kohta samuti ühe kuulsa tähelepaneku: “Mõtled, et suudad või mõtled, et ei suuda – mõlemal juhul on sul ilmselt õigus.”

Sündroomist vabanemine

Õpitud abituse sündroomi põhjustavad tavaliselt destruktiivne kriitika, mida kogetakse lapsepõlves, negatiivsed kogemused kasvueas ning läbikukkumised täiskasvanuna. Viis, kuidas saada üle kalduvusest ennast alahinnata, on alustada väikestest eesmärkidest, planeerimisest ning igapäevaselt eesmärkide kallal töötamisest. Sellisel viisil kogud vaikselt enesekindlust enda ja enda võimete suhtes ning võid minna edasi suuremate eesmärkide juurde. See on nagu lihase kasvatamine – alguses pead alustama väikestest raskustest, et jõuda suuremateni. Aja möödudes muutuvad sinu kahtlused ning hirmud väiksemaks ning julgus ning enesekindlus kasvavad, muutudes sinu mõtlemises domineerivaks.

Peagi on sul juba mõningaid edulugusid ette näidata ning sa muutud peatamatuks.

Loe ka: Kuidas tulla toime ajavampiiridega?

Reaalsus on, et hoolimata tehnoloogia arengust ning sellest, kuidas see meie elu lihtsustab, ei oska enamik inimesi korralikult puhata ning töö eest ajutiselt põgeneda. Trend on pigem vastupidine: inimesed veedavad tööl üha rohkem ja rohkem aega.

Üks hiljutine uuring USA personalifirma Hudson poolt avastas, et üle 50% USA töötajatest ei kasuta ära kõiki enda puhkepäevi. 30% ütles, et nad kasutavad ära vähem kui pooled enda puhkepäevadest ning 20% võtab 1-2 nädala asemel vabaks ainult paar päeva.

Üks teine uuring, mis viidi läbi OfficeTeam poolt, avastas, et 76% juhtidest käib puhkuse ajal korduvalt kontoris tööl ning 33% tegeleb tööasjadega igapäevaselt.

Miks ei suuda need inimesed ajutiselt tööasjadest eemalduda? Üheks põhjuseks on kehv planeerimine.

Selleks, et enda puhkust täielikult ära kasutada:

Levita sõna

Võta ühendust klientide, kolleegide ja tarnijatega ning anna neile teada, mis kuupäevadel sa ära oled ning kellega sel ajal sinu asemel võib kontakti luua. Tekita automaatsed e-maili vastused, mis seda infot sisaldavad.

Delegeeri

Anna kolleegile, kelle heasse otsustusvõimesse sul usku on, õigus teha sinu eest otsuseid. Veendu selles, et info, mida kolleegidel võiks vaja minna, on kättesaadav sinu laual või näiteks firma infosüsteemis.

Piira kontakti

Kui sa ilmtingimata pead kontoriga ühenduses olema, siis määra kindlad ajad, millal sa kontakti lood ning hoia nendest aegadest kinni. Kui su kolleegid teavad, et sa pole pidevalt kättesaadav, siis väheneb oluliselt sinu puhkuse pideva katkestamise tõenäosus.

Planeeri ette

Kui võimalik, siis planeeri enda puhkus sellisele perioodile, mis ei lange kokku kõige töisema hooajaga. Kui sul on ülemus, siis anna talle võimalikult varakult enda plaanidest teada, et temagi saaks sinu eemalolekut planeerida.

Tõmba juhe seinast välja

Kaalu arvuti kojujätmist ning distsiplineeri end mitte online-s aega veetma.

Valmistu tagasitulekuks

Puhkuselt naasedes upuvad paljud inimesed töösse. Selleks, et enda ärevust eesoleva töömahu suhtes vähendada, loo teha-nimekiri, mis hõlmab töid, mida sa esimestel päevadel pead ära tegema.

Tõmba otsad kokku

Lõpeta kõik pooleliolevad juhtumid enne puhkusele minekut, et need sind valel ajal kummitama ei tuleks. Siia alla käib arvete maksmine, pakkumiste ja arvete saatmine, analüüside tegemine jms.

Aktiivne versioon on 2.5.2. Allpool on toodud olulisimate täienduste nimekiri.

Harjumused enda aega halvasti kasutada ei teki üleöö, vaid need arenevad aeglaselt aja jooksul läbi pideva kordamise. Halb on see, et need harjumused hakkavad igapäevatööd varjutama. Hea uudis on see, et pingutuse ja teadlikkuse abil on võimalik nendest ajaraiskajatest vabaneda.

1. 1. Samm – tuvasta halvad harjumused
2. Vaata järgnevat nimekirja levinumatest harjumustest ning märgi ära need, mis kehtivad sinu kohta. Vajaduse korral lisa harjumusi, mida nimekirjas pole.

• • Lükkan asju edasi sellisel määral, et kannatab produktiivsus või kaovad tekkinud võimalused.
• • Mu laud, kontor või tööpind on segamini.
• • Mul puudub korralik arhiveerimissüsteem.
• • Ma kustutan pidevalt tulekahjusid.
• • Ma luban liiga palju ja teen liiga vähe.
• • Ma ei pea tähtaegadest kinni.
• • Ma hilinen pidevalt kohtumistele ja koosolekutele.
• • Ma katkestan end pidevalt e-mailide kontrollimisega.
• • Ma ei pea igapäevast teha-nimekirja.
• • Ma ei saa delegeerimisega hakkama.
• • Multitasking hajutab mu tähelepanu.

1. 2. Samm – tuvasta negatiivne tagajärg

Heida pilk punktidele, mille ära märkisid ja vali välja üks, mille muutmise nimel oleksid nõus pingutama. Mis negatiivseid tagajärgi võiks see halb harjumus sinu karjäärile (ja võib-olla eraelule) omada?

Negatiivne tagajärg võib ilmneda järgneval kujul:

• • Sa tunned, et ei suuda otsuseid vastu võtta (nt koosolekutel).
• • Sa ei suuda aruteludesse piisavalt panustada.
• • Grupi töö on pidurdatud.
• • Kaotad kolleegide silmis tõsiseltvõetavust.

Minu halb ajaharjumus on …….

Selle harjumuse negatiivne tagajärg on …….

1. 3. Samm – mõtle positiivsetele tulemustele

Järgmiseks mõtle positiivsete tulemuste peale, mis tuleneks halbade harjumuste kaotamisest. Kuidas muutus sind mõjutaks? Kuidas see mõjutaks sinu pere, sõpru ja kolleege?

Näiteks:

„Kui ma valmistuksin koosolekuteks rohkem, siis väheneks mu stressitase ja ma tunneksin ennast pädevamana, tulles aruteludes lagedale kiiremate ja paremate ideedega. Teised näeksid mind tõsiseltvõetava meeskonnamängijana.“

Kui ma suudaks enda halba harjumust muuta, siis selle positiivne külg oleks …….

1. 4. Samm – võta harjumus tükkideks

Kui lähemalt uurida, siis selgub, et enamik harjumusi koosnevad väiksematest sammudest ja mõtetest, mis alati harjumusega kaasnevad.

Näiteks:

Oletame, et sind informeeritakse lähenevast koosolekust:

Paned koosoleku kalendrisse ning lubad endale, et valmistud selleks hiljem.

Koosoleku lähenedes hakkad tundma stressi ning avastad, et sul ei ole enam piisavalt aega, et korralikult ette valmistada.

Sa ütled endale, et sa ei valmistunud korralikult, sest sul oli vaja tegeleda teiste asjadega.

Sinu negatiivsed ajaharjumused koosnevad kindlatest mõtetest ja tegevustest (või tegevuste vältimisest) . Pane need kirja.

1. 5. Samm – loo alternatiivsed tegevused.

Nüüd on aeg muutuda loominguliseks ning mõelda välja paar head alternatiivi ning viisi, kuidas nendest tegevustest mõelda ja käituda nii, et tekiksid head harjumused.

Näiteks:

Peale koosoleku kalendrisse märkimist planeerin koheselt ka 30-minutilise ajaakna ettevalmistusega tegelemiseks.

Ma suhtun sellesse koosolekusse kui tähtsasse ülesandesse ning ei lase pakilistel asjadel vahele segada.

Ma panen endale meeldetuletuse, mis annab mulle 30 minutit enne koosolekut märku, et peaksin enda materjali üle vaatama.

Minu alternatiivsed tegevused on …..