Ik zal elk kwartaal verslag doen van de voortgang. Volgende geplande voortgang verslag: Dinsdag 28 september!

Lifehacking

Regelmatig publishen:

Ik had me voorgenomen om 2 artikeltjes te doen per maand, lifehacking zelf heeft inmiddels de eis gesteld van 1 artikeltje per maand. Het is nu maand 5 en ik zie 9 artikels staan van mij. Loop dus een beetje achter, maar heb er nog een paar in mijn todo lijstje staan. Ik heb hier geen vast schema voor gebruikt, en dat wil ik ook niet gaan doen. Ik schrijf wat wanneer ik een goed idee heb en het me uitkomt, en blijkbaar werkte dat tot nu best redelijk.

Naar Lifehacking acedemy:

Been there, done that. Was erg gaaf. Heb er een paar verslagjes over geschreven bij Lifehacking.nl.

Nieuws

Minder RSS volgen:

Het voornemen was om dit terug te brengen naar ongeveer 50 feeds, bij de vorige evaluatie was ik nog niet zo ver, inmiddels zit ik op de 42 feeds die over zijn.

Meer filters:

Om het media-dieet nog wat uit te breiden heb ik bijna alle feeds door een filter gehaald, sommigen door Yahoo! Pipes, maar de meesten door PostRank. Tegenwoordig krijg ik dus heel veel minder ‘nieuws’ binnen dan voorheen, en ik mis eigenlijk niets.

Random

Boeken lezen:

Voorname was om 8 boeken te lezen, en dit was echt iets waar ik tegenop zag. Inmiddels heb ik er al 7(!) gelezen! En de 8ste is bijna uit! Heb ook een cursus speedreading gedaan zodat ik voortaan nog meer kan gaan lezen.

NielsGouman.nl

Website v2:

Aangezien ik constant dingetjes verander denk ik dat de website al lang voorbij v2 is, de meeste aspecten van de plannen voor NielsGouman.nl 2.0 zijn al verder dan er ooit op de planning stond. Het enige wat van die plannen nog geïmplementeerd moet worden is een nieuw design.

Bezoekers x 10:

Op het moment van het voornemen zat deze website rond de 300 bezoekers per maand, tijdens de eerste evaluatie rond de 2300, inmiddels terug naar ongeveer 1600. Dit heeft er vast mee te maken dat ik de afgelopen periode wat minder aan het bloggen ben geweest, hier moet ik dus weer wat meer aan werken.

Regelmatig publishen:

Voornemen was elke Dinsdag en Vrijdag, eerste evaluatie heb ik gezegd dit af te schaffen. Ik denk dat ik hier toch weer wat consistenter in moet worden, maar niet per se alleen op deze site. 2x per week klinkt haalbaar, maar als ik ook nog voor andere websites wil bloggen wordt het toch veel. Ik denk dat ik hiervoor op zoek moet gaan naar een betere balans, ik wil hier bloggen, maar ook bij lifehacking.nl, en ondernemerslog.nl, maar soms ergens een guest post vind ik ook leuk. Ik moet hier weer vaker gaan bloggen, maar hoe vaak precies weet ik nog niet.

Technologie

Zelf maken als niet vindbaar is:

Meegedacht met anderen had ik tijdens de eerste evaluatie ook al. Maar inmiddels heb ik zelf ook de ontwikkeling van een tool op gang gezet, kon het zelf niet maken maar weet wel precies wat ik nodig heb. Zodra de ontwikkeling hiervan een beetje tegen het einde loopt zal ik er wat leuks over bloggen.

Minder geld aan uitgeven:

Gaat erg goed! Heb na mijn eerste evaluatie niets nieuws gekocht! Zit er aan te denken om een aantal dingen te verkopen, maar moet er dan op letten dat ik ze echt weg doe en niet ga vervangen.

Sport

Lenigheid++:

Ben hier nog steeds regelmatig mee bezig, maar ik merk wel dat de voortgang steeds minder snel gaat. Hoofd hoogte trappen lukt prima, zonder moeite ook, maar de split haal ik nog lang niet.

Zondag ochtend training:

De echte zondag ochtend training heb ik nog steeds 0x gehaald, maar wel een aantal “speciale” trainingen die toevallig ook op vaak zondag ochtend waren. Ik ben naar een strandtraining geweest, een nacht training, 2 karate kampen. Niet het zelfde maar het compenseert wel aardig vind ik.

Thuis training:

Dit is eigenlijk hetzelfde gebleven als tijdens de eerste evaluatie, daar ben ik tevreden over. Denk wel dat er met de aankomende zomer vakantie een trainingsschema gaat komen, daar dat lees je dan terug in de volgende evaluatie.

Financieel

10 bronnen van inkomen:

Ik blijf bij mijn vorige opmerking “Dit blijkt lastiger dan ik had gehoopt, maar hier ga ik aan werken!”

Passief inkomen:

Heb hiervoor een paar ideeën, maar het duurt nog eventjes voor die daadwerkelijk uitgevoerd zijn. Duurt nog eventjes, maar komt goed!

Bedrijf

Naamlooz:

Heb bij de vorige evaluatie besloten dat ik Naamlooz vervang met andere leuke netwerk bijeenkomsten, Naamlooz zelf ga ik wel heen als ik in de buurt ben, maar tot nu toe is dat nog niet zo uitgekomen. Ben wel vaak te vinden bij andere gelegenheden zoals Standup Inspiration, Seats2Meet, OpenCoffee Dordrecht, Drechtsteden Networking Event, DamesDieDoen Koffie Meetup, Twitter Borrels, etc.

Paperless Office:

Evernote is hiervoor echt een geweldige uitkomst, zeker in combinatie met de ScanSnap S300M. Evernote doorzoekt heel die papieren rompslomp stukken sneller dan ik ooit zou kunnen in een fysiek archief.

Gezondheid

Huidig niveau behouden:

Heb na mijn 4e kyu examen een weekendje lang moeite gehad met lopen, maar dat is logisch als je zoveel lowkicks hebt gevangen. Is inmiddels weer helemaal prima, niets op aan te merken voor zover ik weet.

Persoonlijk

Date met Wendy:

Ohjee, deze ben ik nu al 2x vergeten. Sorry Wendy..

Vechtkunst

Kata wedstrijd:

Ik denk dat ik deze beter kan omzetten naar Kumite wedstrijd, en dan misschien in oktober of iets dergelijks. Op kumite gebied ben ik nieuwsgieriger om me te meten.

Kamp:

Ja! In febuari was ik al naar het “North Sea Camp” in België geweest, en inmiddels ook het “Biesbosch Kamp” en “Zomerkamp” gehad. Ik blijf die kampjes leuk vinden, training krijgen van andere leraren, trainen met andere mensen, trainen op andere locatie, al die dingen geven toch weer op een nieuwe manier inzicht over waar je mee bezig bent.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Eerste evaluatie van: Voornemens 2010
• Voornemens 2010

Tweede evaluatie van: Voornemens 2010 is een post van: Niels Gouman

Mark vertelde mij dat ze bij Myler regelmatig een lid uitlichten, middels een telefonisch interviewtje. Hij had mij gevonden op de site en na wat meer onderzoek was hij erg nieuwsgierig geworden naar hoe ik ben, aangezien ik dingen nogal eens anders doe dan de meeste mensen. Hij vroeg mij dus of ik de tijd had om mee te werken aan een kort interview. Natuurlijk Mark, lijkt me leuk!

Vervolgens hebben we zo’n 20 minuutjes aan de telefoon gehangen en een leuk gesprek gehad, ik had helemaal niet het idee dat ik geïnterviewd werd. Mark beloofde mij het uit te werken en mij op te sturen ter controle. Zo gezegd, zo gedaan. Inmiddels is het vrijdag en staat een uitwerking van het interview online bij Myler.nl, en is het verstuurd met de nieuwsbrief.

De uitgewerkte versie bevat de volgende vragen:

• Sinds wanneer ben je ZZP’er?
• Hoe kom je aan die kennis?
• Hoe omschrijf je je werkzaamheden?
• Wie zijn je opdrachtgevers?
• Tevreden over de omzet? Kun je ervan leven?
• Je hebt een bijzonder beloningsmodel: Waardebepaling achteraf. Waarom?
• Werkt het?
• Last van de recessie?
• Hoe kom je aan je klanten?
• Bevalt het ZZP’en?
• Zijn er dingen die je minder bevallen aan het ZZP’en?
• Welke tips heb je om ZZP’ers effectiever te laten werken?

Nieuwsgierig naar de antwoorden? Lees dan even verder op Myler.nl, bij het interview ‘Niels Gouman helpt ZZP’ers om sneller te werken‘.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

Geïnterviewd voor Myler.nl is een post van: Niels Gouman

Over ‘Share Your Next’

Share Your Next is een evenement waar personen de kans krijgen om zichzelf te profileren en de wereld te inspireren. In 8 minuten vertellen de sprekers over wie ze zijn, wat ze doen en wat hen inspireert, daarbij gebruikt elke spreker een slideshow die mag bestaan uit afbeeldingen en/of korte filmpjes. Georganiseerd door: Bryan Diender.

23 april was de eerste editie van Share Your Next, de regels waren dus (nog) niet zo strak als in de omschrijving staat.

De voorbereiding

Leuk zo toezeggen dat je wel even een verhaaltje zou komen vertellen, maar waar moet ik dan in godsnaam over praten. Ik vind zoveel dingen cool, zoveel dingen inspirerend. Ik kan filmpjes laten zien van dingen die ik inspirerend vind, al dan ben ik niet echt een ‘spreker’ meer. Toen drong de “slideshow met plaatjes” eis tot mij door, soort pecha kucha, maar wat moest ik daar dan mee? Ik ben maar begonnen met de dingen die ik in ieder geval kwijt moet, iets over mezelf. Mensen moeten toch eerst weten wie ik ben, tenminste dat vind ik belangrijk om te horen als ik moet luisteren.

Ik ben dus begonnen met een keynote te maken, met een paar slides over mezelf. Dan heb ik in ieder geval wat te vertellen. Daarna heb ik besloten het even te laten rusten, waarschijnlijk komt er vanzelf wel een goed idee in mij op. En dat gebeurde, ik wilde wat komen vertellen over Slimmer Werken. Ik ben Slimmer Werken Coach dus dat past wel bij mij, en er valt veel over te vertellen. Misschien gewoon wat concrete tips geven, in de hoop dat veel mensen het zien.

Toen ontstond er een probleempje. Ik ging een korte (4 minuten) training geven bij BNI in Dordrecht. Dat was opzich geen probleem, maar wat mij opviel wel. Het blijkt dus dat als ik wat over Slimmer Werken ga vertellen er heel veel vragen komen, en (daardoor) alles heel erg uitloopt. Niet handig dus om dat te doen bij Share Your Next. Toen heb ik het maar weer even laten liggen tot ik mijn volgende ingeving zou gaan krijgen.

Op dit punt ontstond er een ‘probleem’, of uitdaging. Er kwamen nu voor mij 2 best wel drukke weken met veel reizen en dagenlange evenementen. Ik ben geweest in: Amsterdam, Rotterdam, Nieuwegein, Den Haag, Hilversum, Utrecht, Groningen, en zelfs nog af en toe thuis in Dordrecht. Weinig tijd dus voor Share Your Next. Tijdens het vele reizen kreeg ik wel een goed idee, ik kan vertellen over hoe tijd geen geld is en geld niet per se hetzelfde is als waarde. Leek mij wel een cool onderwerp, heeft potentie om veel mensen aan het denken te zetten.

Wel nog een beetje lang dus ik heb het afgekort naar Tijd != Geld != Waarde. Waarbij ! staat voor niet, != betekend dus niet gelijk aan. Dat is een afkorting die ik ooit eens geleerd heb tijdens het programmeren, heb ik gelijk een referentie terug naar het praten over mezelf. Snel 2 slides erbij gezet in mijn keynote en wat aantekeningen gemaakt over welke dingen ik niet moet vergeten.

Tijdens ‘Share Your Next’

23 april, ‘s ochtends in trein kwam ik Michel al tegen. Michel is een oud klasgenoot van mij, hij zou publiek komen zijn bij Share Your Next. Hij vroeg mij wat ik ga vertellen, en eigenlijk vroeg ik mij dat ook wel af. De dag ervoor was ik even heen en weer naar Groningen, had toen ruim 7 uur in de trein gezeten, was niet echt op tijd thuis, slecht geslapen. Dit beloofde nog wat te gaan worden. Weinig tijd gehad om voor te bereiden, en nog moe ook.

Aangekomen op de Haagse Hogeschool, bij Share Your Next, bleek dat het evenement iets anders was dan ik had verwacht. Er was weinig ‘publiek’, de focus moest dus gaan liggen op de camera’s en het streamen via internet. Geen ervaring mee, geen idee wat ik ervan moest verwachten. Ik had het idee dat ik me eigenlijk zo min mogelijk moest aantrekken van die camera’s want je praat tegen mensen, camera’s zijn er om het op te nemen voor andere mensen.

Bijkomend voordeel is dat ik het nu via mijn blog kan delen met jou.

Video: Tijd != Geld != Waarde

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

Spreker bij: Share Your Next is een post van: Niels Gouman

25 maart was het boekje al te bestellen en een aantal dagen later hadden mensen het boekje in de winkel gezien. Alle mede-auteurs ontvingen 15 april 2010 drie exemplaren van het boekje, leuk om weg te geven. Ook stond het boek die dag nummer één bij Managementboek.nl, en dat is geen kleine website (is mij verteld).

Over het boek

Boek: 150 Lifehackingtips

Op lifehacking.nl schrijft een team lifehackers over deze vondsten, en dragen de lezers bij in onze zoektocht naar slimme hacks in deze wereld.

Van wat ik zo snel heb gezien zijn de originele artikels van Lifehacking.nl flink ingekort en hier en daar een beetje aangepast. Het is dus geen letterlijke, selectieve, kopie van de website, maar de artikels zijn netjes aangepast naar boekvorm. De tips zijn goed op hoofdlijnen samengevat wat het boekje vlot leesbaar maakt. Het boekje telt 186 pagina’s. Waarvan pagina’s 158 en 159 in beslag worden genomen met tips van mij.

Iedere tip is als volgt opgebouwd:

• Titel van de tip
• Naam van de Auteur
• Samenvatting ‘in het kort’
• Wat moet je doen
• Verwijzing voor meer informatie (indien van toepassing)

De tips zijn, net als op de website, onderverdeeld in de volgende rubrieken:

• Algemene tips
• Kantoortips
• Windows & Outlook
• Persoonlijke ontwikkeling
• Web 2.0
• Mac-tips

Over de auteurs

Zoals ik al aangaf ben ik auteur van dit boek, maar met mij zijn er nog een stuk of 30 anderen! Het boek eindigt met een aantal pagina’s over de auteurs die de tips hebben bedacht/ontdekt. Hier een overzicht (in willekeurige volgorde) van de auteurs, inclusief linkje naar hun Twitter account (voor zover ik die kon vinden) zodat je ze kunt volgen.

Martijn Aslander,  Taco Oosterkamp,  Frank Meeuwsen,  Sanne Roemen,  Filips Jager,  Erno Hannink,  Lykle de Vries,  Anja Wassenaar,  Tanja de Bie,  Daan Kortenbach,  Ton Wesseling,  Roel Willems,  Greald Henstra, Hein Halfschepel, Guus Pijpers,  Matthijs Roumen, Sjoerd Blauw,  Gina Trapani,  Bob van Duuren, Frans Baar,  Erno Mijland, Bert Verdonck,  Jim Stolze,  Arjan Zuidhof,  Patrick Mackaaij,  Taco Jan Osinga,  Alex Vermeule,  Mischa Coster,  Niels Gouman, Martijn Engler,  Jasper Jobse,  Arjan Broere, Robert Ilbrink en  Joost Plattel.

Niet elke auteur heeft even veel tips geschreven, zo zijn er bijvoorbeeld 11 van Joost en is er maar één van mij. Mijn voornemen is om mijn naam veel vaker in de volgende versie te krijgen, ik moet daarvoor dus regelmatig gaan bloggen bij Lifehacking.nl.

Bestel het boek

Als je nu denkt “Wow wat ‘n tof boek!”, en je wilt dat boek hebben. Dan moet ik je teleur stellen, mijn 3 boeken heb ik al lang weggegeven. Maar! Je kan het nog wel bestellen, voor iets minder dan 20 euro bij managementboek.nl. Bestel nu: 150 Lifehackingtips – Om slimmer en efficiënter te werken.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Eerste evaluatie van: Voornemens 2010
• Stilte van de afgelopen 2 Weken
• 7 tips om geld te besparen
• Hoe je zelf (bijna) al je computer problemen kan oplossen
• Een leven zonder internet, de gevolgen

150 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken is een post van: Niels Gouman

Bij de eerste post uit deze serie “Efficiënt emails verwerken in 6 stappen” had ik het al over filters, als je van te voren kan weten wat voor mail het is laat het dan gelijk in een mapje komen. De inbox is onvoorspelbaar en daardoor kost dit gedeelte ook de meeste tijd. Als je filters (of regels) instelt voor bepaalde mailtjes kan je een gedeelte van deze onvoorspelbaarheid weghalen en maak je het voor jezelf makkelijker om prioriteiten te stellen, ook kan je sneller beslissingen nemen als je al iets meer over de mail weet.

Bepaalde (soort) mailtjes standaard al in een mapje of label laten komen is dus erg handig, maar hoe? Helaas kan ik over de hoe hier weinig zeggen, dat is per email programma verschillend. Wél heb ik een paar linkjes om je daarmee op weg te helpen: Outlook, Mail.app, Lotus Notes, Gmail, Thunderbird.

In deze post zal ik het vooral gaan hebben over de “Wat”, wat kan je nou sowieso je inbox uit filteren, waarom zou je dat doen, wat levert het je op. Als ik je alvast 7 stuks goede voorbeelden geef kan je waarschijnlijk zelf nog wel meer verzinnen.

Nieuwsbrieven

Ten eerste de nieuwsbrieven, je hebt je ongetwijfeld voor nieuwsbrieven aangemeld, het kan bij bijna elke website tegenwoordig (ook deze website, zie links). Iedereen heeft ze, en bij de meeste mensen komt het fijn in de inbox. Stel een regel in dat deze gelijk in een mapje komen in plaats van in jouw inbox, je kan namelijk makkelijk van te voren weten dat het weer een nieuwsbrief is. Nieuwsbrieven hebben totaal geen prioriteit, het stoort dus alleen maar als jij je inbox leeg wilt krijgen. Als je zelf een moment bepaalt dat jij in dit mapje gaat kijken stoort het je nieuwsgierigheid niet die je waarschijnlijk aanwakkert als je het telkens je inbox uit moet verwerken. Meer rust in je hoofd dus als je nieuwsbrieven direct in een daarvoor bestemd mapje laat komen in plaats van in je inbox.

CC

CC’tjes zijn voor veel mensen een last. Vaak wordt bij het verzenden van een mailtje gedacht “Als ik mijn leidinggevende als CC zet maak ik vast meer indruk en krijg ik dit snel voor elkaar” of “Waarschijnlijk wil mijn baas dit wel weten, laat ik hem/haar maar eventjes als CC zetten”. Het wordt dus vaak gebruikt als soort van dreigement of met het idee dat het nooit kwaad kan dat je iets extra weet. Stel nu dat je die leidinggevende bent die al die CC’tjes krijgt, dat loopt al snel in de honderden mailtjes per dag die niet eens echt aan jou gericht zijn! Dat kan dus veel overlast veroorzaken, jij hebt toch zeker wel wat beters te doen. Ik wil dus adviseren om een regel aan te maken waarmee je alle CC’tjes direct in een CC mapje laat komen, ook deze mailtjes hebben géén prioriteit. Als er echt iets in stond wat je had moeten weten hoor je het vanzelf, dan krijg je de vraag “Had je dat mailtje nog gezien? Die van vorige week naar Kees”, op dat moment kan je het altijd nog opzoeken of navragen waar het over ging

Project

Alle mailtjes over een bepaald project eindigen vaak wel in een daarvoor bestemd mapje, waarom niet een regel instellen zodat ze daar al gelijk beginnen? Dit scheelt je een handmatige actie, en geef je bij het verwerken van je email wat extra info zodat je sneller prioriteiten kan stellen en sneller keuzes kan maken. Zelf stuur ik vaak een mailtje met in het onderwerp tussen blokhaken het project, bijvoorbeeld: “[Read it Better] Feedback”. Zo geef je aan over welk project het gaat, dan kan de ander het gelijk filteren. Dit is misschien niet met iedereen af te stemmen maar het kan natuurlijk ook dat je met een bepaalde klant alleen te maken hebt voor één project, dan kan je op basis daarvan een regel aanmaken.

FYI

Zoals bij CC’tjes ook al naar voren kwam, over het algemeen hebben mailtjes die verstuurd zijn om het feit van het kan nooit kwaad dat je hiervan op de hoogte bent geen of heel weinig prioriteit. Deze mailtjes zijn redelijk lastig om een regel voor aan te maken, de enige manier om dit goed te krijgen is goed jullie onderwerp prefixes afstemmen. Laat iedereen in hun onderwerp “FYI:” zetten als iets ter info is maar geen actie bevat. Dan kan je mailtjes filteren op die tekst en doorlezen op een moment dat jou goed uitkomt. Als je op info zit te wachten kan je dit direct terug vinden, zit je dat niet dan heeft dit waarschijnlijk weinig prioriteit.

Social Networks

Van Social Networks (te denken aan: Hyves, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc) krijg je opvallend veel notificatie mail. Ik heb regels die ervoor zorgen dat dit alles in een daarvoor bestemd mapje komt, allemaal bij elkaar. Er zijn mensen die ze liever allemaal in aparte mapjes hebben maar dat is je eigen keuze. Ze hebben in ieder geval niets te zoeken in de inbox want je kan heel goed voorspellen wat het is.

Facturen

Terugkerende facturen kan je ook heel makkelijk automatisch uit je inbox laten weg filteren. Vaak gaat het hier om automatisch betaalde facturen en hebben ze dus geen prioriteit, eigenlijk is het mailtje dan meer een formaliteit. Ik krijg bijvoorbeeld regelmatig facturen van iTunes die automatisch al lang betaald zijn (of de producten waren gratis), deze worden dus netjes gelijk weggestopt in een mapje omdat ze op dit moment voor mij geen prioriteit hebben.

#w4

Dit is een geniale en totaal andere dan alle bovenstaande. Wist je dat de filters/regels ook van toepassing zijn op de mail die jij verstuurd? Daar gebruik ik deze voor. Als je mailtjes verstuurd met een vraag kan je het onderwerp prefixen met “VRG:” en een regel maken die alle mailtjes met vragen in een mapje “Wachten Op” zet, want je wacht op antwoord. Hoewel dit een mooi begin is vind ik het te beperkt, wat nou als jij reageert op een mailtje van iemand? Dan heb jij het onderwerp niet geschreven. Ook is het niet altijd een vraag waar je op antwoord wacht. Als ik een mailtje verstuur waarbij ik wacht op een reactie of tot een actie is uitgevoerd dan zet ik helemaal onderaan het mailtje #w4, als afkorting voor Waiting4 (oftewel: ik wacht op je). Alle mailtjes die deze tekst bevatten komen in mijn “@Waiting” mapje (de @ zodat dit mapje bovenaan staat). Nu kan ik makkelijk, één keer per week kijken hoe het hiermee staat, heb ik al reactie? Eventueel kan ik dan een nieuw mailtje sturen, gaan bellen, @Waiting verwijderen, het nog een weekje uitstellen.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Een leven zonder internet, de gevolgen
• Heroverweeg de keuze voor jou email en agenda
• Efficiënt emails versturen in 6 stappen
• 15 Top Apps voor iPhone / iPod Touch / iPad
• Efficiënt emails verwerken in 6 stappen

7 Voorbeelden voor email Filters/Regels is een post van: Niels Gouman

Bij de vorige post over het email verwerken kreeg ik de volgende vraag: “Niels, bedankt voor Email verwerkingsplan. Het gaat hier (en in meerdere artikelen) hoofdzakelijke over de inkomende mail. Het is ook van belang om een goed overzicht te hebben wat je zelf hebt uitgestuurd zodat je de historie bij elkaar houd, voor later. Gmail heeft zijn webmail zo ingericht. Heb je hier nog tips voor?”. Dit is inderdaad een punt waar veel mensen hun structuur verliezen.

In deze post zal ik, weer met behulp van een flowchart, uitleggen hoe je efficiënt kan omgaan met het versturen van emails.

Flowchart voor Email versturen

Download Flowchart als PDF: Email versturen

is mail de beste keus?

Om te beginnen is dit een belangrijke vraag om te stellen: “is mail de beste keus?”. Houd bij het antwoord rekening met eventuele andere communicatie middelen die je met deze persoon hebt, maar ook met wat je eigenlijk wilt communiceren. Email is best wel opdringerig voor een mededeling dat geen prioriteit heeft, misschien kan je dan beter Twitter of Yammer doen. Email is redelijk traag voor een vraag waar jij snel antwoord op wilt, misschien kan je beter even langslopen bij je collega of hem/haar aanspreken via een chat berichtje. Om iets te bespreken kan je waarschijnlijk beter bellen, dat gaat vele malen sneller. Om iets te bespreken met meerdere mensen kan je beter een vergadering plannen. En ga zo maar door, er zijn tegenwoordig heel veel verschillende communicatie methoden en als je per situatie de beste kan kiezen scheelt dit aanzienlijk in de snelheid en overhead.

Typ onderwerp

Als je dan besluit toch een mailtje te sturen is dit waarschijnlijk de belangrijkste stap waar je rekening mee moet houden. Zorg om te beginnen voor een prefix, zet in je onderwerp regel al wat de ontvanger kan verwachten. Je kan bijvoorbeeld prefixes doen zoals:

• “ACT:” Ik verwacht actie van jouw kant. Je moet iets voor me doen (doornemen, goedkeuren offerte, etc.).
• “VRG:” Ik heb een vraag, ik wacht op een antwoord van jouw kant.
• “FYI:” Ik heb informatie voor je. Dit moet je eventjes weten, ik verwacht geen reactie op deze mail.

Vervolgens typ je zo kort, duidelijk, en volledig mogelijk wat jij wilt mededelen. Bijvoorbeeld: “FYI: Bevestiging lunch, 12:15, op 2/04/2010 in Délifrance (3Vriendenhof, Dordrecht)”. Zorg dat je zo veel mogelijk zegt in de onderwerp regel, dan weet de ontvanger direct waar hij/zij aan toe is en kan het mailtje aan de andere kant sneller verwerkt worden.

Tip: Zorg voor een filter op alle mailtjes die jij verstuurd hebt, waarbij het onderwerp begint met ACT of VRG. Laat deze mailtjes in een speciaal mapje/label komen als iets waar je op wacht, als je dan in dit mapje kijkt heb je in 1x een overzicht van alles waar je op wacht en hoef je hier dus verder niets voor te doorzoeken.

Einde bericht?

Het zou heel goed zo kunnen zijn dat na zo’n heldere onderwerp regel eigenlijk alles al gezegd is. Zeker als je een vraag of mededeling hebt kan dit vaak het geval zijn. Ga dus na of extra tekst eigenlijk nog wel meerwaarde biedt, dat veld is namelijk lang niet altijd verplicht. Blijft vooral onthouden “Less = More”. Hoe minder tekst je hebt hoe minder de ander hoeft te lezen/verwerken en hoe sneller je dus klaar bent met de communicatie.

<EOM>

Als je hebt besloten dat de onderwerp regel genoeg zegt en overige tekst alleen maar voor onnodige overhead zou zorgen, zet dan “<EOM>” aan het einde van de onderwerp regel. EOM staat voor “End Of Message”, hiermee geef je dus aan dat de onderwerp regel alles zegt. De meeste email programma’s snappen deze mededeling ook en zullen jou niet waarschuwen over een leeg tekstvak.

Typ (korte!) tekst

Zoals ik in het vorige deel ook al zei, houd de teksten in je mailtjes zo kort mogelijk. Probeer de richtlijn van maximaal 3 regels aan te houden. Door de communicatie kort te houden voorkom je ellelange gesprekken via de mail. Als je productief met je email wilt omgaan moet je gesprekken via een andere weg gaan doen. “Maar ik vind het zo gezellig om te praten met die collega!” Dan gaan jullie toch gezellig samen lunchen? Of houd af en toe een koffie pauze samen. Emails is hiervoor niet het beste communicatie middel.

Kies de ontvanger(s)

Pas als laatste stap geef je in het email programma aan naar wie dit bericht verstuurd moet worden. Door dit pas als laatst te doen voorkom je foutjes waarbij je een half berichtje, vol fouten, verstuurd.

Verstuur de mail

Eventueel mag je het nog eventjes doorlezen en controleren op typo’s, en nu versturen die mail.

Dit was de tweede post uit mijn serie ‘Efficiënter omgaan met E-mail‘, als je meer van dit soort tips wilt zorg dan dat je op de hoogte blijft. Via RSS, via Twitter, of vul aan de linkerkant eventjes je email in. Leef je uit om de flowchart te downloaden en te delen met iedereen die je kent, op elke manier die jij wilt.

Heb je nog vragen of opmerkingen? Dan mag je deze kwijt in de reacties hieronder.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• 7 Voorbeelden voor email Filters/Regels
• Efficiënt emails verwerken in 6 stappen
• Hoe je zelf (bijna) al je computer problemen kan oplossen
• Een leven zonder internet, de gevolgen
• Serie: Efficiënter omgaan met E-mail

Efficiënt emails versturen in 6 stappen is een post van: Niels Gouman

Al met al heb ik het gevoel dat ik goed op weg ben met mijn voornemens, een goed begin is het halve werk!

Ik zal elk kwartaal verslag doen van de voortgang. Volgende geplande voortgang verslag: Dinsdag 29 juni!

Lifehacking

Regelmatig publishen:

Ik had me voorgenomen om 2 artikeltjes te doen per maand, het is nu maand 3 en ik zie 6 artikels staan van mij. Lijkt me dus prima. Ik heb hier geen vast schema voor gebruikt, en dat wil ik ook niet gaan doen. Ik schrijf wat wanneer ik een goed idee heb en het me uitkomt, en blijkbaar werkt dat tot nu toe.

Naar Lifehacking acedemy:

Deze is nog niet geweest dus daar kan ik nog niet over oordelen, het zit wel nog steeds in de planning.

Nieuws

Minder RSS volgen:

Ik had 120 feeds, en heb er nu 54. Ben al goed op weg dus, nog even kritisch kijken naar de laatste paar die ik nog over heb. Ik ga nog even zoeken naar waar veel overlap zit tussen feeds of tussen een feed en iemand op twitter, dan kan ik die er ook nog uit gooien.

Meer filters:

Op het moment heb ik 4 feeds die gefilterd binnenkomen, ik ben hier erg blij mee en dat moeten er dus meer gaan worden. Eventueel wil ik de bestaande filters ook wat strenger gaan maken, alles wat niet op mijn scherm verschijnt hoef ik ook niet over te slaan.

Random

Boeken lezen:

Ik had me voorgenomen om dit jaar 8 boeken te gaan lezen. Op het moment heb ik er 4 volledig gelezen en een paar anderen heb ik stukjes gelezen. Ook heb ik een paar (korte) ebooks (gedeeltelijk) gelezen. Ik ben hier dus goed mee op weg. Vooral het lezen in de trein blijkt hierbij goed te gaan, dat is elke keer toch weer een hoofdstuk.

NielsGouman.nl

Website v2:

Ik heb een postje gedaan over de plannen voor NielsGouman.nl 2.0, technisch zijn er al een aantal onderdelen van geïmplementeerd. Wendy is bezig met schetsen en brainstormen voor het nieuwe design. Heb al een accountje bij VPS.net. Zodra het grafisch af is zal het hele gebeuren in 1x omgezet worden.

Bezoekers x 10:

Op het moment dat ik dit doel vaststelde had deze website zo’n 300 bezoeken per maand. Op het moment zijn dat er 1.913 deze maand. En ik heb al een uitschieter gezien van rond de 2300. Hier ben ik dus goed op weg om de 3000 per maand te halen voor het eind van dit jaar.

Regelmatig publishen:

Ik had me voorgenomen om op Dinsdag en Vrijdag een postje online te zetten. Dit is een tijdje goed gegaan, maar ik vind dit erg lastig om vol te houden. Als ik vaste dagen hiervoor zet wordt het een soort verplichting en dat gaat ten koste van mijn creativiteit, dit voornemen ga ik dus schrappen. Ik wil nog wel regelmatig iets online zetten, 2x per week vind ik niks mis mee, maar vaste dagen vind ik teveel nadelen hebben.

Technologie

Zelf maken als niet vindbaar is:

Zelf heb ik nog niets gemaakt dit jaar, wel heb ik ideeën gedeeld en meegedacht met anderen. Uit mijn deel en denk sessies komen nog wel een aantal mooie/handige tooltjes. Dit voornemen is dus half behaald vind ik, ik heb wel zelf wat moeite gedaan maar heb het niet zelf geschreven verder.

Minder geld aan uitgeven:

Op het moment heb ik alleen nog maar een ScanSnap en een OV Chipkaart gekocht, hier ben ik voorlopig dus nog goed op weg.

ScanSnap:

Deze heb ik gekocht, de Fujitsu ScanSnap S300M om precies te zijn. Geweldige scanner en heb er veel plezier van.

Sport

Lenigheid++:

Nou de split lukt me voorlopig nog niet, maar mensen voor hun hoofd trappen gaan inmiddels makkelijk en met veel meer kracht/snelheid dan voorheen.

Zondag ochtend training:

De training vanuit OmegaSport heb ik nog niet gehaald dit jaar. Wel heb ik getrained op zondag ochtend/middag samen met Jerry, en ben ik een keer wezen trainen in Papendal. Hier moet ik dus nog wat meer moeite voor gaan doen.

Thuis training:

De voorgenomen 2 uur per week haal ik niet aan 1 stuk, maar ik train wel regelmatig thuis eventjes. Regelmatig stel ik regeltjes in voor mezelf zoals: “Als ik mijn kamer in kom moet ik 10x opdrukken”. Ook heb ik tijdens het voorbereiden voor mijn examens nog regelmatig tussendoor een kwartiertje kata gelopen.

Financieel

10 bronnen van inkomen:

Dit blijkt lastiger dan ik had gehoopt, maar hier ga ik aan werken!

Passief inkomen:

Ik heb nagedacht over een aantal methoden om passief inkomen te krijgen, ik vind dat ik hierbij bij mij als persoon (en waar ik mee bezig houd) moet blijven en niet over gaan op franchises van andere bedrijven of iets dergelijks. Volgens mij is dit niet zo heel lastig, maar daar moet ik nog even achteraan. Ook hier moet ik dus nog aan werken de rest van het jaar.

Eigen bedrijf:

Dat eigen bedrijf heb ik in januari al geregistreerd bij de KvK (24482637), maar pas een tijd later heb ik besloten wat ik daadwerkelijk ga doen. Ik heb hier waarschijnlijk al minstens 10 verschillende ideeën voor gehad, maar ik ben nu gesetteld met ‘Slimmer Werken Coach’. Als je hier meer over wilt weten, lees dan even mijn ‘Diensten‘ pagina.

Bedrijf

Naamlooz:

Hier ben ik helaas niet meer geweest, wel heb ik een aantal van die mensen nog een paar keer gezien bij Seats2Meet en dingen als Standup Inspiration. Opzich jammer maar Naamlooz is meestal best wel ver weg. Wel ben ik regelmatig bij allerlei andere Netwerk bijeenkomsten (hier in de buurt van Dordrecht) te vinden, telt dat?

Paperless Office:

Hier ben ik prima mee opweg, al het nieuwe inkomende papier wordt (waar nodig) ingescand en gearchiveerd in Evernote. Al het papier dat ik voor deze tijd al had moet ik nog een keer gaan inhalen.

Gezondheid

Huidig niveau behouden:

Tja, ik weet niet wat ik hier over kan zeggen. Ik ben al minstens 10 jaar niet bij de dokter geweest en voel me prima, lijkt me dus dat dit nog goed gaat.

Persoonlijk

Eigen bedrijf:

Zoals ik hierboven ook al meldde is dit inmiddels opgezet, ik ben nu zelfstandige ‘Slimmer Werken Coach’. Als je hier meer over wilt weten, kijk dan even bij mijn ‘Diensten‘ pagina.

Date met Wendy:

Ohja, deze was ik een beetje vergeten. Geen paniek Wendy! Dit gaan we nog wel afspreken, het jaar is nog niet om.

Vechtkunst

4e Kyu (her)behalen:

Afgelopen donderdag (25 maart) heb ik meegedaan met de examenronde binnen OmegaSport. Het was zwaar. Conditietest, technieken, kumite, kata, en daarna nog 11 x 2 minuten vechten. Ik heb het een paar dagen moeilijk gehad met lopen en ben nog steeds een beetje beurs. Mij is verteld dat ik het op die gedeeltes allemaal goed gedaan heb, nu alleen van de week nog even plankjes kapot slaan/trappen en dan heb ik mijn 4e kyu van wado-ryu karate omgezet naar 4e kyu shinkyokushin karate.

Kata wedstrijd:

Hier ben ik nog niet aan begonnen, ik had gezegd “Eerst die 4e kyu, daarna kijk ik wel weer verder”. Dit komt dus nog.

Kamp:

Ik heb me voorgenomen om mee te gaan naar 3 kampen. Ik ben inmiddels bij het eerste kamp geweest, in België. Het zogenaamde “North Sea Camp” (het trainingsschema). 1 Down 2 To Go!

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Voornemens 2010
• Een leven zonder internet, de gevolgen
• Een leven zonder internet, de oorzaak
• Open Kyugraden toernooi
• Wat is ‘Lifehacking’?

Eerste evaluatie van: Voornemens 2010 is een post van: Niels Gouman

Ik heb inmiddels het examen gedaan voor mijn 4e kyu. Het was een erg zwaar examen, en ben dus blij dat ik de keuze had gemaakt om daar de focus op te leggen, anders had ik het waarschijnlijk niet gehaald.

Aangezien het duidelijk in de bezoekers aantallen, en google resultaten, is terug te zien dat een actieve website veel leuker is om te bezoeken zal ik nu dus de draad weer oppakken. Ik heb in mijn ToDo lijstje nog genoeg ideeën staan voor leuke postjes. Maar suggesties zijn ook welkom vind ik, want: hoe kan ik nou beter voor mijn doelgroep schrijven dan gewoon vragen wat ze willen? Als je iets specifieks geblogd wilt hebben over Slimmer Werken, vertel het mij in de reacties! Als je liever persoonlijke begeleiding wilt dan mag dat natuurlijk ook, zie dan even mijn diensten pagina.

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• 150 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken
• 7 tips om geld te besparen
• Hoe je zelf (bijna) al je computer problemen kan oplossen
• Wat is ‘Lifehacking’?
• Open Kyugraden toernooi

Stilte van de afgelopen 2 Weken is een post van: Niels Gouman

Om de serie gelijk goed te beginnen ga ik beschrijven hoe ik mijn mailtjes behandel (inclusief een hippe FlowChart). De meeste mensen hebben hier geen duidelijk stappenplan voor, en dus moet je (bewust of onbewust) veel te vaak nadenken over wat je met het mailtje kan en moet doen.

Standaard is de inbox de verzamelplaats waar alles binnenkomt, en vaak laat je de meeste mails hier ook nog staan. Je inbox is dus al snel vol met allerlei verschillende mailtjes, gelezen en ongelezen, voor wat voor reden dan ook. Dit geeft geen overzicht. Het kan ook anders. Ik leer mensen meestal dat ze de inbox moeten zien als het enige onvoorspelbare gedeelte van hun mail. Gebruik heel veel filters om alles waarvan je van te voren kan weten waar het bij kan horen gelijk weg te halen, dan kan je later bepalen wat jij gaat lezen en kan je er veel sneller een beslissing over nemen.

Ik ben er van overtuigd dat alles in de wereld zijn plaats heeft. Jouw inbox is de plaats voor: nieuwe, ongelezen, niet vooraf voorspelbare, emails. De inbox is niet bedoeld als agenda, takenlijst of archief! Gebruik de sterke kanten van alle verschillende oplossingen, de inbox is geen wonderlijke verzamelplaats voor alles.

Email verwerking flowchart

Download Flowchart als PDF: Email verwerken

Start

Ik ben er sterk op tegen om je email constant open te laten staan, dat leidt namelijk enorm af. Elke keer als er zo’n melding komt raak je (gedeeltelijk) je concentratie kwijt, en het kost je ongeveer zo’n 20 minuten om die concentratie weer terug te krijgen. Standaard staat je email programma dus uit. Nu, op een moment dat jij zelf uitkiest (1 tot 2x per dag is meestal voldoende), ga je je email verwerken en start je dus het email programma.

Open Mailtje

Om te beginnen moet je natuurlijk een mailtje openen, maar welke? Stel je komt net terug van vakantie en er staan een paar honderd mailtjes op je te wachten, wat dan? Nou, volgens mij maakt dat helemaal niet zoveel uit, begin ergens en houd een logische volgorde aan. Persoonlijk begin ik het liefst bij de nieuwste, het kan namelijk goed zo zijn dat daarmee ouderen overbodig worden gemaakt nog voor je die hebt gelezen, dan hoef je er later ook geen actie meer op te ondernemen.

Lees

Lees de email, eerst snel scannen, eventueel daarna pas aandachtig. Het zou goed kunnen dat de email puur ter informatie is voor iets waar jij weinig tot niets mee te maken hebt, dan is het zonde van je tijd om die gelijk aandachtig te gaan lezen.

Filterbaar?

Zorg ervoor dat soortgelijke mailtjes voortaan gelijk in een mapje of label komen, dan weet je de volgende keer sneller waar je mee te maken hebt en kan je veel makkelijker inschatten wat je ermee moet. Pas wel op dat je niet té specifieke mapjes/labels gaan maken, dan kost het weer te veel tijd en heb je er alsnog niets aan. Je kan bijvoorbeeld alle mailtjes die je krijgt van Social Networks samen in 1 mapje laten komen, die hebben niks te zoeken in jouw inbox. Ook zou ik alle mailtjes waarin jij enkel als ‘cc’ of ‘bcc’ staat gelijk filteren naar een mapje, die mailtjes zijn vaak alleen handig voor als er iets uit de hand loopt zodat jij het dan ook kan nalezen. Nieuwsbrieven zou ik ook allemaal gelijk naar een daarvoor bestemd mapje filteren.

Taak?

Staat er in de mail een taak die uitgevoerd moet worden? Het beantwoorden is hierbij opzich geen taak, maar wel het opzoeken van de eventueel benodigde informatie. Eigenlijk alles wat niet direct met dit mailtje te maken heeft maar wat wel moet gebeuren is een taak.

Jou Taak?

Is deze taak voor jou bedoeld? Of is iemand anders beter geschikt voor de taak? Wees hier streng in: als je kan en mag delegeren, doe dat dan!

Nú Doen?

Kan die taak nú? Binnen een minuutje of 2? Zo ja, doe dat dan eventjes. Zo nee, zet het op je takenlijst. Als de taak wel zo snel mogelijk moet gebeuren maar het kan niet binnen een minuutje is 2 moet je de taak een hoge prioriteit geven. Maar nog niet gaan doen! Je bent nu met je email bezig, die taak is aan de beurt zodra je daar mee klaar bent.

Beantwoorden?

Is een antwoord op de mail wel écht nodig? Veel mensen hebben het idee dat ze met alle mailtjes iets moeten doen, en als het geen taak is dan moet je het vast in ieder geval beantwoorden. Fout! Alleen als het een vraag was of het heeft écht toegevoegde waarde mag je beantwoorden. En dan het liefst zo kort mogelijk, probeer je mail maximaal 3 zinnen te maken. Door de antwoorden kort te houden voorkom je ellelange gesprekken via de mail, als je productief met je email wilt omgaan moet je gesprekken op een andere manier gaan doen. “Maar ik vind het zo gezellig om te praten met die collega!” Dan gaan jullie toch gezellig samen lunchen? Of houd af en toe een koffie pauze samen. Emails heb je er al te veel van, en daar leidt het te veel af van je echte werk.

Ooit nog nodig?

Is het van belang dat je deze mail nog een keer terug kan vinden? Verwijder zo veel mogelijk, anders vervuilt het alleen je zoekresultaten als je een keer wat terug moet zoeken. E-mail is niet bedoeld als informatie archief, wel als communicatie archief. Als je toch besluit te archiveren, zorg dan dat je niet teveel mapjes maakt. Hoe vaak zoek je nu echt iets terug? Vaak is een te uitgebreid archief zonde van je tijd, omdat je het (bijna) nooit gebruikt. Houdt er ook rekening mee dat de computers van tegenwoordig vele malen sneller kunnen zoeken dan jou, maak daar gebruik van!

Mailbox leeg?

Als je nog steeds mailtjes in je inbox hebt staan is het nu tijd om door te gaan met het volgende mailtje, begin weer bovenaan het stappenplan en werk zo alle mailtjes af. Als je geen mailtjes meer over hebt mag je stoppen, je bent klaar.

Tijd over?

Ok, je hebt nog mailtjes over. Maar heb je ook nog tijd over? Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je heel de dag bezig bent met je mail te verwerken. De eerste keer dat je je besluit je email op deze manier te gaan verwerken heb je misschien wel duizenden mailtjes in je inbox staan die je allemaal moet verwerken voor je inbox leeg is. Ik adviseer om niet langer dan een half uur per keer bezig te zijn met je email verwerken, daarna is email verwerkings tijd op en ga je weer verder met je echte werk.

Stop

Je bent klaar met email verwerken (voor nu), je mag nu het email programma weer afsluiten en verder gaan met je werk. Kijk wat je allemaal op je takenlijstje hebt gezet, was er iets dat eigenlijk direct moest gebeuren maar niet binnen 2 minuten kon?

Dit was de eerste post uit mijn serie ‘Efficiënter omgaan met E-mail‘, als je meer van dit soort tips wilt zorg dan dat je op de hoogte blijft. Via RSS, via Twitter, of vul aan de linkerkant eventjes je email in. Leef je uit om de flowchart te downloaden en te delen met iedereen die je kent, op elke manier die jij wilt.

Heb je nog vragen? Leef je uit om ze te stellen in de reacties hieronder

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Serie: Efficiënter omgaan met E-mail
• 7 Voorbeelden voor email Filters/Regels
• Efficiënt emails versturen in 6 stappen
• Een leven zonder internet, de gevolgen
• Heroverweeg de keuze voor jou email en agenda

Efficiënt emails verwerken in 6 stappen is een post van: Niels Gouman

Deze serie noem ik “Efficiënter omgaan met E-mail”, en helpt onder andere met:

• Overzicht krijgen in je inbox
• Meerdere adressen combineren
• Filters instellen

Volg deze week deze serie door mij te volgen op Twitter, hier zal ik tweeten als de nieuwe post er staat. Ook kan je een abbonement nemen op de RSS, of aan de linkerkant je email adres invullen.

Ik zal deze post elke keer bijwerken met linkjes die verwijzen naar de posts uit deze serie:

• Efficiënt emails verwerken in 6 stappen
• Efficiënt emails versturen in 6 stappen
• 7 Voorbeelden voor email Filters/Regels

Mensen die dit artikel interessant vonden bekeken ook:

• Efficiënt emails verwerken in 6 stappen
• Heroverweeg de keuze voor jou email en agenda
• 7 Voorbeelden voor email Filters/Regels
• Efficiënt emails versturen in 6 stappen
• Een leven zonder internet, de gevolgen

Serie: Efficiënter omgaan met E-mail is een post van: Niels Gouman