1. Stehen Sie eine Stunde früher auf

Vor 60 Jahren gab es keine Spätnachrichten (23:00 Uhr) und die Menschen gingen um 21:30 Uhr, 22:00 Uhr ins Bett. Sobald die Menschen aber anfingen, für die Spätnachrichten aufzubleiben, zeigten die Fernsehsender Late-Night-Talk-Shows … und jetzt bleiben die Menschen länger auf, als die Generation davor.

Warum nicht früher ins Bett gehen und eine Stunde früher aufstehen? In dieser extra Stunde können Sie den Sonnenaufgang genießen, meditieren, etwas Sport treiben oder zur Arbeit gehen, bevor es auf den Straßen zu voll wird. Das, was Sie in dieser frühen Stunde tun, kann Ihre Sicht auf den ganzen Tag beeinflussen. Um eine neue Perspektive zu bekommen, ändern Sie Ihre Routine: Stehen Sie früher auf!

2. Arbeiten Sie auf der Terrasse Ihres Hauses statt im Büro

Wenn Sie Ihre Arbeitsumgebung und die Aussicht ändern, bekommen Sie eine neue Sicht auf bekannte Dinge. Warum nicht mal unter einem Baum arbeiten oder bei schönem Wetter auf der Terrasse eines Cafés? Ist man draußen unterwegs, erlebt man Bekanntes anders als im Büro. Die Arbeit in der Natur, in einer ruhigen Umgebung bringt einen zur Ruhe in einem ansonsten hektischen Arbeitstag. Wenn Sie dies für einige Ihrer Aufgaben tun (besonders bei Aufgaben, bei denen man ein Konzept entwickeln muss oder bei denen kreatives Denken nötig ist, wie bei Ihrem Wochenrückblick), werden Sie produktiver sein als jemals zuvor.

Identifizieren Sie die Orte, die für Sie gute Rückzugsorte sind, wo Sie gut arbeiten können, sei es z.B. eine Bibliothek oder einfach nur im Auto auf dem Parkplatz eines Einkaufszentrums. Wenn Sie an einem anderen Ort arbeiten als gewöhnlich, wirkt sich das schon bald positiv auf Ihre Arbeit aus.

3. Falls möglich, beantworten Sie E-Mails nur einmal die Woche

Beantworten Sie nicht sofort alle Ihre Mails. Die meisten Dinge sind nicht so dringend, als dass man sich jeden Tag darum kümmern müsste – auch wenn wir oft glauben, dass alles so wichtig ist, dass es sofort erledigt werden muss.

4. Wenn möglich, rufen Sie nicht sofort zurück

Stellen Sie sich einfach vor, Sie sind in Urlaub und für einige Tage nicht erreichbar. Sie müssen nicht sofort zurückrufen. Wenn Sie den Rückruf für einige Stunden – oder einen Tag – verschieben, haben Sie Zeit, Aufgaben ungestört zu erledigen – was sonst unmöglich wäre, wenn Sie ständig telefonieren müssten. Umfragen in Unternehmen haben ergeben, dass der Arbeitstag am meisten durch Telefonate unterbrochen und dass mit Telefonaten die meiste Zeit vergeudet wird.

Natürlich wollen Sie nicht immer unerreichbar sein, Sie können aber diejenigen lenken, die Sie anrufen. Hinterlassen Sie eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter oder beim Empfang, dass Sie z.B. für 2 Tage nicht erreichbar sind oder heute nicht bis 15:00 Uhr etc. So lenken Sie Anrufer höflich und professionell in eine bestimmte Richtung, die für Sie und für den Anderen von Vorteil ist: Sie haben eine kurze Erholungsphase und der Anrufer weiß, wann er Sie erreicht.

Eine „Telefon“-Kategorie in Nozbe kann Ihnen dann helfen, später alle unbeantworteten Anrufe zu bearbeiten.

5. Werden Sie die unproduktiven 80 % Ihrer Aktivitäten los

Das Pareto-Prinzip („80/20“-Regel) besagt: 80 % Ihrer Aktivitäten tragen nur zu 20 % Ihres Ergebnisses bei, während die restlichen 20 % Ihrer Aktivitäten zu den restlichen 80 % Ihres Ergebnisses beitragen. Schauen Sie sich z.B. einen Baumarkt an: Circa 20 % des Inventars tragen zu 80 % der Einnahmen bei; die restlichen 80 % des Inventars tragen nur zu 20 % dazu bei.

Ein erfolgreicher Verkäufer muss die 20 % (an Waren) identifizieren, die den Großteil der Einnahmen ausmachen. Ein kluger Marktleiter weiß, diese 20 % (der Waren) dort einzusetzen, wo der Käufer am leichtesten auf sie zugreifen kann. Die restlichen 80 % legt er dorthin, wo man sie zwar noch erreichen kann, aber wo sie nicht im Weg sind. Finden Sie heraus, welche Aktivitäten Ihnen in Ihrer Arbeit (und im persönlichen Leben) helfen und Ihnen das beste Ergebnis bringen. Geben Sie die Aktivitäten auf, die Ihnen nichts bringen – werden Sie die unproduktiven 80 % los.

6. Sammeln Sie Informationen

Sind Sie schon mal mit einem Kollegen/einer Kollegin zum Mittagessen gegangen und haben dann angefangen darüber zu sprechen, wie man effektiver arbeiten könnte? Nach einigen Minuten führten sie beide wahrscheinlich eine intensive Diskussion, bei der sich viele großartige Ideen ergaben. Und dann, als Ihnen die Bedienung Ihre Bestellung brachte oder die Rechnung, was passierte dann? Die Diskussion ebbte ab.

Als sie beide zurück zur Arbeit gingen, haben Sie diese Ideen vielleicht vergessen oder aufs Eis gelegt. Planen Sie deshalb bewusst ein Treffen, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. So haben Sie die Möglichkeit, die Zeit zu kontrollieren und Sie haben eine der produktivsten Sitzungen, die Sie jemals hatten.

Wenn Sie andere Menschen treffen, erleben Sie völlig neue Welten – deren Welten. Wenn Sie mit anderen Menschen sprechen, erfahren Sie deren Ideen und Vorstellungen, die Ihre eigenen ergänzen.

Schauen Sie immer nach Möglichkeiten, Ihre Routine zu durchbrechen, um neue Einsichten und Erkenntnisse zu gewinnen – jeder Tag, jeder Moment hat großes Potential.

Autor: Jeff Davidson ist der „Work-Life Balance Expert® (Experte für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben) und der führende Vordenker zu Fragen, wie man ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben erreicht. Er arbeitet mit Unternehmen zusammen, die ihre Produktivität steigern möchten, indem Sie das Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben ihrer Mitarbeiter verbessern. Er schrieb Breathing Space, Simpler Living und Dial it Down, Live it Up.. Gehen Sie auf BreathingSpace.com oder rufen Sie unter 919-932-1996 an. Dort erhalten Sie weitere Informationen zu Jeffs wichtigsten Reden und Seminaren, einschließlich:

• Managing the Pace with Grace®
• Achieving Work-Life Balance™
• Managing Information and Communication Overload®

Oft ist es so, dass wir viele Aufgaben als Priorität kategorisiert haben, die erledigt werden müssen, wir uns aber nicht sicher sind, welche dieser Aufgaben wir zuerst machen sollten. Sollen wir der Aufgabe beginnen, die die dringendste ist? Oder lieber die, die wir von der letzten Woche in diese verschoben haben? Welche Aufgaben sind wichtiger als andere und was ist jetzt, in diesem Augenblick, tatsächlich unsere Priorität?

Unsere Nutzer scheinen auch Probleme damit zu haben, ihre Prioritäten zu sortieren, denn wir bekommen oft E-Mails wie diese:

Hallo Nozbe-Team,

ich habe festgestellt, dass ich viele meiner Aufgaben als Priorität kennzeichnen könnte. Dann hätte ich aber unzählige Prioritäten von verschiedenen Projekten und bin mir nicht sicher, mit welcher ich beginnen sollte. Was kann ich tun, um die Priorisierung zu erleichtern?

Hallo Nozbe,

ich möchte verschiedene Prioritätsstufen einrichten, wie „Top“, „Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“. Wie kann ich das tun?

Das wichtigstes zuerst: Legen Sie Ihre Prioritäten fest

Bei Nozbe glauben wir an das, was Robert J. McKain einmal sagte: „Wir erreichen die meisten Ziele nicht, weil wir unsere Zeit damit vergeuden, die zweitwichtigsten Sachen zuerst zu erledigen.“ Manchmal konzentrieren wir uns darauf, Aufgaben zu tun, die dringend aussehen, obwohl wir die Aufgaben erledigen sollten, die wichtig sind. Das bedeutet, Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben wichtiger sind als andere.

Nehmen wir mal an, Ihre Frau/Ihr Mann ruft Sie schon zum dritten Mal zum Abendessen. Auf dem Weg zur Küche riechen Sie Gas in der Nähe des Wasserkochers. Sie wissen, dass ein mögliches Gasleck sehr viel wichtiger ist als das Abendessen, also kümmern Sie sich sofort um das Leck (auch wenn Sie sehr hungrig sind).

Auch wenn Gaslecks nicht oft auf unserer Prioritätsliste sind (hoffentlich!), gibt es Prioritätsaufgaben, die wichtiger als andere sind. Um das zu entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wie wichtig ist diese Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben? Welche Konsequenzen gibt es, wenn ich diese Aufgabe verschiebe? Ist diese Aufgabe wirklich wichtig oder doch eher trivial? Halten Sie die Arbeit von jemand anderem auf, wenn Sie diese Aufgabe jetzt nicht beenden?

Verschiedene Prioritätsstufen einrichten

Eine Lösung, die Ihnen in dieser Situation helfen kann, ist, die Aufgaben entsprechend deren Bedeutung zu gewichten. Die meisten Menschen wählen zwischen drei, vier oder fünf verschiedenen Prioritätsstufen; Sie können diese Zahl natürlich erhöhen oder auch einfach nur 2 Stufen einrichten.

Diese Stufen in den Aufgaben einzurichten ist ziemlich einfach: Erstellen Sie die passenden Kategorien und weisen Sie diese Ihren Aufgaben zu (z.B. während Ihres Wochenrückblicks). Sie können diese Kategorien unterschiedlich benennen: „1“, „2“, „3“, „4“; „Dringend“, „Mittel“, „Niedrig“; „Wichtigste“, „Weniger wichtig“ etc. Wählen Sie die Bezeichnung, mit der Sie die Prioritätsstufe der Aufgabe auf einem Blick sehen.

Pro-Tipp: Sie können Ihre Kategorien mithilfe von Farben und Symbolen benutzerdefiniert einrichten. So können Sie z.B. die Kategorie, mit der Sie Ihre wichtigsten Aufgaben kennzeichnen, rot und mit einem Ausrufezeichen als Symbol einrichten. Weisen Sie gelb und das Zeit-Symbol der Kategorie mit den weniger wichtigen Aufgaben zu. Und die Farbe grün mit der Kaffeetasse als Symbol kann die Aufgaben kennzeichnen, die am wenigsten wichtig sind etc.

Hier ein Beispiel einer Prioritätsliste mit Aufgaben, die verschiedene Prioritätsstufen haben:

Wie Sie sehen, haben wir unsere Prioritätsliste manuell so sortiert, dass die dringendsten Aufgaben ganz oben erscheinen, in der Mitte sind die Aufgaben mit einer mittleren Priorität und unten sind die Aufgaben mit einer niedrigen Priorität. So wissen wir, welche Aufgaben so schnell wie möglich erledigt werden sollten.

Pro-Tipp: Wenn Sie sich auf die Aufgaben mit der wichtigsten Priorität konzentrieren möchten, müssen Sie nur Ihre Prioritätsliste nach der Kategorie filtern. Klicken Sie dafür auf das „i“-Symbol in der rechten oberen Ecke der App, wählen Sie „Filter“ und dann die Kategorie, die Sie Ihren wichtigsten Aufgaben zu geordnet haben.

Fristen sind passé

Fallen Sie nicht auf Fälligkeitstermine bzw. Fristen herein. Einige glauben, dass man produktiver ist, wenn man für die Erledigung einer Aufgabe eine bestimmte Frist setzt. Diese Methode wird allerdings schnell wirkungslos. Sie vergeuden viel Zeit damit, Ihren Aufgaben (oft ungenaue) Fälligkeitstermine bzw. Fristen zuzuordnen, haben am Ende aber nur unzählige solcher Aufgaben in Ihrer Prioritätsliste. Das hilft Ihnen nicht dabei, produktiv zu sein.

Nicht alle Aufgaben sind wirklich wichtig; für die meisten Aufgaben ist keine Frist nötig. In seinem Gastbeitrag „Unglaublich einfache Anleitung, wie Sie in Ihren täglichen Aufgaben die Prioritäten setzen“ teilt Chad Garrett sein Wissen sowie seine Tipps und Tricks, wie man seine Aufgaben für den Tag mithilfe von Prioritätsstufen bestimmt. Neugierig geworden? Lesen Sie den Beitrag noch heute und werden Sie zu einem Prioritäts-Ninja!

Auf unserem Blog finden Sie weitere Beiträge zu diesem Thema:

• So arbeiten Sie mit einer endlosen To-do-Liste – 10 Methoden, die funktionieren
• 6 Ideen, wie Sie Ihre To-do-Liste kürzen und aufräumen können

Sie haben noch Fragen oder brauchen Hilfe?

Wo Sie weitere Antworten finden

Auf unserer Hilfe-Seite finden Sie weitere Informationen zu:

• Liste der Prioritätsaufgaben
• Kategorien nutzen

Auf unserem Blog finden Sie auch andere interessante Artikel und Anleitungen, zum Beispiel, wie man entscheidet, was als nächstes erledigt werden muss oder warum man herausforderndste Aufgaben am Morgen angehen sollte. Für erfahrene Nozbe-Nutzer haben wir einen Blogpost darüber, wie die Eisenhower-Matrix helfen kann, Aufgaben zu bearbeiten. Schauen Sie vorbei – Sie finden dort viele nützliche und inspirierende Artikel über Produktivität.

Wenn Sie mehr über Nozbe lernen möchten, empfehlen wir Ihnen [unsere Nozbe.how-Vorlagen][empl].

Wenn Sie weitere Fragen haben, melden Sie sich bei uns! Sie können uns – den Nozbe-Kundendienst – jederzeit mit allen Fragen oder Anmerkungen, die Sie haben, kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne. :-)

_von Ola – Customer Support Officer

Stress ist unser natürliches Verteidigungssystem

Der Mensch reagiert instinktiv auf Stress. Besteht eine möglicherweise gefährliche Situation, werden Stresshormone in den Blutkreislauf ausgeschüttet.

Diese Hormone führen zu mentalen und körperlichen Reaktionen: Wir haben Angst, gleichzeitig haben wir aber sehr viel Adrenalin in uns und sind bereit zu kämpfen.

Heute aber …

… schütten wir Stresshormone nicht nur in Notfällen aus, sondern ständig: Wenn wir spät dran sind aus Angst, wir verpassen einen Termin, z.B. Wir fühlen uns sogar schon dann gestresst, wenn wir ein technisches Problem mit dem Smartphone haben.

Daher haben wir viel zu oft „zu viel Adrenalin“ im Körper und sind viel zu oft bereit zu „kämpfen“. Dadurch hat unser Körper nicht genügend Zeit, sich zu entspannen und zur Ruhe zu kommen.

Was das bedeutet? Abgesehen davon, dass wir „gestresst“ sind, sind wir auch aggressiv, launisch und hysterisch und werden ständig wütend. Jeder von uns ist eine tickende Zeitbombe mit einem menschlichen Gesicht.

Hört sich das bekannt an?

Das können wir gegen Stress tun

Zuerst: Identifizieren Sie die Situationen, die Sie in diesen instinktiven Zustand „kämpfen oder flüchten“ versetzen.

Natürlich fühlen wir uns oft gestresst, wenn wir unsere Komfortzone verlassen müssen oder wenn wir mit mächtigen „Raubtieren“ zu tun haben (in der Regel aggressive, Angst einflößende oder einfach mächtigere Menschen). Ich gebe zu: Dagegen kann man nicht viel tun.

Was ist aber mit den anderen stressigen Situationen? Geht es Ihnen nicht auch so, dass Sie oft dann gestresst sind, wenn Sie wissen, dass das, was Sie tun nicht richtig ist? Dabei meine ich nicht, etwas zu stehlen oder jemanden zu verletzen. Oft ist man gestresst, wenn man Standards/Regeln bricht oder Erwartungen nicht erfüllt – gleichgültig, ob es die Erwartungen von anderen sind oder eigene.

Situation 1

Ich vermute, Sie fühlen sich gestresst, wenn Sie Ihre Arbeit schlecht machen. Jeder, einschließlich Ihrem Chef und Sie, wissen, dass Sie Ihre Arbeit besser machen können … Hat er sich früh genug darauf vorbereitet? Hat er umfassend recherchiert? Benutzte er Bilder von guter Qualität? Befasste er sich mit den Funktionen der Software, mit der er die Präsentation hält? Las er die Präsentation zweimal, um alle Fehler zu löschen? Probte er die Präsentation? Sind wir ehrlich: Wenn John es getan hat, kann er nicht so gestresst sein.

Lösung:Wenn Sie etwas tun, geben Sie Ihr Bestes. Konzentrieren Sie sich auf das Hier und Jetzt. Vermeiden Sie Ablenkungen, seien Sie vorbereitet, lesen Sie zusätzlich Literatur zu dem Thema und haben Sie das Referenzmaterial zur Hand. Falls Sie Schwierigkeiten haben, fragen Sie jemanden, der sich auskennt. Nehmen Sie Ihre Arbeit ernst.

Situation 2

Es ist verständlich, dass Sie sich gestresst fühlen, wenn Sie das Gefühl haben, andere Menschen verurteilen oder kritisieren Sie.

Beispiel: Amanda arbeitet für eine Werbeagentur. Sie hat es eilig, zu einem Teamtreffen zu kommen. Kurz, bevor Sie geht, verschickt sie noch einen Newsletter an 10.000 Kunden. Sie ist gestresst da sie weiß, sie war nicht genug konzentriert dabei, als sie den Newsletter vorbereitete, überarbeitete und formatierte. Ihre Kollegen lesen den Newsletter des Unternehmens immer und kommentieren ihn. Vielleicht finden sie einen Fehler und dann wird deren Kritik absolut gerechtfertigt sein.

Lösung: Hier gilt dasselbe wie oben: Wenn Sie Ihre Arbeit schnell und oberflächlich machen, sind Sie in einer schlechten Position. Wenn Sie sicher sind, dass Sie Ihr Bestes gegeben haben, mit all Ihren Fähigkeiten und all Ihrer Energie, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Seien Sie nur weiterhin offen für Feedback.

Wenn Sie stressige Situationen vermeiden möchten, seien Sie ehrlich mit sich. Nehmen Sie nur solche Aufgaben an, die Sie auch wirklich erledigen können – das bedeutet: Seien Sie sicher, dass Sie die Fähigkeiten und die Zeit haben, die Arbeit zu tun. Wenn Sie zu viel Arbeit haben und dafür nicht die Zeit, geben Sie es zu und informieren Sie Ihren Chef. Sobald Sie eine Aufgabe begonnen haben, müssen Sie Ihr Bestes tun, Sie müssen besonders konzentriert sein, das Referenzmaterial und die Zeit haben. Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Ihnen übertragene Aufgabe zu schwierig ist, sollten Sie vielleicht mit Ihrem Chef reden oder sich überlegen, ob der berufliche Weg, den Sie einschlagen wollen, der richtige für Sie ist.

Situation 3

Sie fühlen sich gestresst, wenn Sie etwas sagen oder tun, das andere verletzen, wütend machen oder ärgern könnte.

Beispiel: Andrew lebt bei seinen Eltern. Er versprach, jeden Monat die Stromrechnung zu bezahlen. Er bekam aber finanzielle Probleme und bezahlte die Rechnung zwei Monate hintereinander nicht. Jetzt muss er das seinen Eltern erzählen, was ihn stresst. Wäre er auch gestresst, wenn er am "Black Friday" weniger gekauft oder im letzten Monat die Rechnung bezahlt hätte, anstatt mit seinen Freunden zu verreisen?

Lösung: Respektieren Sie andere, lernen Sie, Ihre Fehler zuzugeben und wie oben gilt auch hier: Was immer Sie tun, geben Sie Ihr Bestes. Jede Beziehung braucht Ehrlichkeit und beide „Parteien“ müssen sich maximal engagieren. Um Konflikte und schwierige Situationen zu vermeiden, seien Sie vernünftig, bleiben Sie konzentriert und versuchen Sie, die Zukunft vorauszusehen. Wenn Sie ein Versprechen geben oder die Verantwortung für etwas übernehmen, versuchen Sie, alle Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Weitere mögliche stressige Situationen

Jenny wird zu spät in der Arbeit sein. Auch hier gilt es, ehrlich zu sein: Vielleicht wäre Jenny nicht zu spät, wenn sie früher aufstehen würde. Wenn sie ihre Kleidung schon am Abend vorher rausgelegt hätte, hätte sie nicht 10 Minuten damit vergeudet sich zu überlegen, was sie heute anzieht etc.

George ist in einer Teambesprechung. Sein Chef scheint enttäuscht zu sein, dass er sich nicht an der Diskussion beteiligt. George sollte eine interessante Meinung zu dem diskutierten Thema abgeben oder eine tolle Lösung anbieten – er tut es aber nicht. Warum? Ist er konzentriert? Ist er bei der Sache oder denkt er an etwas Anderes, liest er vielleicht Facebookeinträge auf seinem Smartphone?

Blake ist gestresst, da er seine Rechnungen nicht bezahlen kann. Aber: Verwaltet er seine Ausgaben richtig? Prüft er regelmäßig seine Ein- und Ausgaben? Notiert er sich die wichtigsten Ausgaben und plant er sie vernünftig? Wenn er dies tun würde, könnte er vielleicht die meisten seiner Rechnungen bezahlen.

Es geht nicht darum, perfekt zu sein.

Keiner von uns ist allmächtig, aber wir können unseren Stresslevel radikal senken, wenn wir uns auf das Hier und Jetzt konzentrieren, wenn wir vernünftig sind und einfach nur unser Bestes geben.

Autor: Magda von Nozbes Marketing-Team

Hier sehen Sie die neuesten Projektvorlagen.

Mind Mapping

Kennen Sie schon Mind Mapping? Erstellen einer Mappe ist wie einen Weg zu gehen. Das hilft, die Gedanken zu ordnen und die Kreativität anzuregen, was Ihre Effizienz bei der Arbeit steigern kann. Sortieren Sie Ihre Gedanken neu, suchen Sie Lösungen der Probleme oder einfach planen Sie so den nächsten Ausflug oder übern Sie für eine anstehende Prüfung. Lernen Sie die Grundlagen des Mind Mappings mit dieser Nozbe.how Vorlage kennen!

Reinschauen lohnt sich! Das Wichtigste zu Mind Mapping finden Sie hier

Fotografieren

Fotos machen wir alle, manche von uns oft andere seltener, aber meistens stellen wir beim Anschauen der Fotos fest, dass diese Fotos besser sein könnten, dass sich all Aufnahmen sehr ähneln und etwas fehlt. Werden Sie schnell zum besseren Fotografen. Und warum mögen wir uns selbst auf den Fotos oft nicht? Dafür ist das "Mere-Exposure-Effekt" Phänomen verantwortlich, der besagt dass wir das, was wir gut kennen, lieber mögen als das Ungewohnte. Wir sehen uns selbst meistens im Spiegel. Frisch zurechtgemacht und vor allem spiegelverkehrt. Ist der Anblick von uns plötzlich nicht mehr spiegelverkehrt, damit ungewohnt - und darum mögen wir ihn nicht. Wir sind in unseren Augen irgendwie falsch herum und nicht schön. Denken Sie das nächste Mal daran! Sie sind genauso wie immer - einfach nur schön!

Unsere Vorlage bringt Ihnen das Thema: Fotografieren ein wenig näher, schauen Sie einfach rein!

Teilen Sie Ihre Erfahrungen!

Als Nozbe-Nutzer können Sie tolle Projektvorlagen erstellen und diese mit anderen teilen. Optimieren Sie Ihre Produktivität, helfen Sie Ihren Freunden und zeigen Sie uns, wie Sie Nozbe nutzen, indem Sie Ihre Vorlage mit einem #NozbeHOW-Etikett auf den sozialen Medien oder auf Ihrer Webseite teilen. Wir stellen Ihre Vorlage auch gerne auf unserem Blog anderen Nutzern vor!

Neu bei den Projektvorlagen?

Machen Sie mit! Nutzen Sie Projektvorlagen, um wertvolle Zeit zu sparen und weniger zu tun, dafür aber besser. Produktiv zu sein bedeutet nicht, härter zu arbeiten. Es geht darum, klug zu arbeiten und nach optimalen Lösungen zu suchen. Vorab hochgeladene Vorlagen, die Sie kostenlos nutzen können, sind ein Teil dieser Lösung!

Lernen Sie noch heute, mit Projektvorlagen zu arbeiten. Gehen Sie jetzt zur Nozbe.how-Webseite!

Nehmen wir mal an, Sie müssen zahlreiche Aufgaben erledigen, die nichts miteinander zu tun haben (an welchem Tag ist das nicht so?), oder es sind viele Aufgaben für dasselbe Projekt zu beenden. Wenn Sie sich in einem solchen Fall fragen, wie Sie Ihre Zeit am effektivsten nutzen können, finden Sie leichter die Aufgabe, die gerade jetzt Ihre höchste Aufmerksamkeit benötigt.

Wie kann ich meine Zeit am effektivsten nutzen?

Sie haben immer die Wahl. Auch dann, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt gut gelaufen ist, können Sie immer noch wählen, wie Sie Ihre Zeit am effektivsten nutzen.

Wenn Sie sich die obige Frage stellen, bedeutet das meist, dass Sie sich nicht entscheiden können, dass Sie nicht wissen, was Sie tun sollen. Hier kann es hilfreich sein, den Focus auf etwas anderes zu richten. Daher mein Tipp: Stellen Sie sich diese Frage immer dann, wenn Sie nicht weiter wissen.

Wird die Aufgabe später leichter sein?

Wenn ich eine Aufgabe erledigen muss, auf die ich eigentlich keine Lust habe, stelle ich mir eine andere Frage: „Wird die Aufgabe später leichter werden?“ Kann ich diese Frage mit „Ja“ beantworten, ist es eine gute Rechtfertigung dafür, dass ich diese Aufgabe nicht jetzt mache, sondern später.

Ein Beispiel: Wenn ich alle Rechnungen eines Projekts sortieren muss, an dem ich noch die nächste Woche arbeiten werde, kann ich diese Aufgabe leicht um eine weitere Woche verschieben. Habe ich dann alle Rechnungen gesammelt, kann ich sie ohne Druck sortieren, da ich weiß, ich kann mir mit der Aufgabe Zeit lassen.

Wird die Aufgabe später aber nicht leichter, ist es sinnvoller, sie jetzt zu erledigen. Das gilt vor allem dann, wenn sie später schwieriger werden sollte. Wenn ich z.B. eine Rede halten, mich auf ein Interview, einen Test oder auf ein Examen vorbereiten muss, dann ist es klüger, schon Tage vorher mit dem Üben anzufangen und nicht erst am Abend davor.

Autor: Jeff Davidson ist der „Work-Life Balance Expert® (Experte für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben) und der führende Vordenker zu Fragen, wie man ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben erreicht. Er arbeitet mit Unternehmen zusammen, die ihre Produktivität steigern möchten, indem Sie das Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben ihrer Mitarbeiter verbessern. Er schrieb Breathing Space, Simpler Living und Dial it Down, Live it Up.. Gehen Sie auf BreathingSpace.com oder rufen Sie unter 919-932-1996 an. Dort erhalten Sie weitere Informationen zu Jeffs wichtigsten Reden und Seminaren, einschließlich:

• Managing the Pace with Grace®
• Achieving Work-Life Balance™
• Managing Information and Communication Overload®

Die Suchfunktion gibt es schon lange in Nozbe, aber wir verbessern diese Funktion ständig und haben mittlerweile zahlreiche weitere Suchmöglichkeiten hinzugefügt. Deswegen werden uns auch viele Fragen dazu gestellt.

Eine der am häufigsten gestellten ist:

„Hallo,

wie kann ich nach beendeten Aufgaben suchen?“

und:

„Hallo,

wenn ich meinen Wochenrückblick mache, möchte ich meine beendeten Aufgaben nach dem Datum, an dem ich sie beendet habe, prüfen. Ist das in Nozbe möglich?

Beendete Aufgaben durchsuchen

Viele Nozbe-Nutzer vermissten die Möglichkeit, innerhalb beendeter Aufgaben suchen zu können. Uns ging es genauso! Bis jetzt musste man sich an das Projekt erinnern, in dem sich die Aufgabe befand, um nach der beendeten Aufgabe suchen zu können. Mit Nozbe 3.6 fügten wir die Möglichkeit hinzu, innerhalb beendeter Aufgaben suchen zu können! Ist das nicht toll?

Dafür müssen Sie nur Folgendes tun:

• Klicken Sie auf „Suche“ in dem Menü links,
• geben Sie die ersten Buchstaben des Namens der Aufgabe ein, die Sie suchen,
• (optional) klicken Sie auf „Suche in Kommentaren**, wenn die Aufgaben angezeigt werden sollen, in deren Kommentaren das Wort enthalten ist.

Nozbe listet alle Aufgaben auf, die das Wort enthalten, das Sie in das Suchfeld schrieben (siehe Beispiel unten):

Ihre aktiven Aufgaben stehen oben auf der Liste, dann kommen die beendeten Aufgaben; die sind in grau. Um ältere Aufgaben zu sehen, müssen Sie nur „Suche weitere abgeschlossene Aufgaben“ anklicken.

Beendete Aufgaben nach deren Beendigungsdatum prüfen

Wenn Sie schon länger Nozbe nutzen, dann wissen Sie, dass wir einen bestimmten Tag für unseren Wochenrückblick haben! Das ist ein wichtiger Teil unserer Arbeit. An diesem Tag schauen wir uns sehr genau unsere Aufgaben an, um zu sehen, was wir in der letzten Woche erreicht haben und um unsere wichtigsten Aufgaben für die nächste Woche zu planen.

Damit Sie sich leichter den Verlauf Ihrer vor Kurzem beendeten Aufgaben anschauen können, gibt es jetzt die Möglichkeit, sich die beendeten Aufgaben geordnet nach dem Beendigungsdatum unter „Team“ anzuschauen. Gehen Sie dafür auf „Sie“, dort zur Infoleiste, klicken Sie anschließend „Beendet anzeigen“. Sie können sich auch eine PDF-Datei dieser Liste erstellen oder ausdrucken :-)

Haben Sie noch weitere Fragen?

Weitere Informationen zur Suche finden Sie auf unserer Hilfe-Seite.

Wenn Sie noch Fragen haben, dann melden Sie sich bei uns! Sie können uns – den Nozbe-Kundendienst – jederzeit mit jeder Frage oder Anregung, die Sie haben, kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter :-)

Von Natalia – Customer Support Officer

Normaler Wochenrückblick

Ich habe derzeit 134 Projekte in Nozbe. Für einige ist das vielleicht nicht viel, für andere dagegen sehr wohl. Eines ist aber wichtig: Solch eine lange Liste muss in Ordnung gehalten werden – nichts darf schiefgehen. Da die Projekte in meiner Liste aber immer mehr wurden, hatte ich im Laufe der Zeit ein Problem: Mein Wochenrückblick! Warum? Ich bin einfach durch alle meine Projekte gegangen (natürlich ohne meine Standard-Aufgaben, wie: Inbox Zero etc.) und habe in jedem der Projekte folgendes Überprüft:

• das Anfangsdatum des Projekts,
• das Datum, wann das Projekt beendet sein soll,
• ob alle Daten korrekt sind (ich bin sehr unorganisiert – während ich ein Projekt erstelle, kann es passieren, das ich den Monat verwechsle oder Aufgaben keinen Fälligkeitstermin zuweise).

Dann habe ich erkannt: Ich bewerte bei meinem wöchentlichen Rückblick nicht mehr meine Projekte, es ist auch keine Zeit der Stille und Konzentration. Es ist ein Rennen, ein weiteres Projekt zu beenden und dabei durch jedes noch so kleine Detail zu gehen. Ich war soweit, zu meinem Doktor zu gehen und mich krank schreiben zu lassen, sobald ich nur daran dachte, wieder einen Wochenrückblick machen zu müssen. Nur wäre das ziemlich sinnlos, da ich ja selbstständig bin … ich musste also eine Lösung finden!

Mein Tipp: Schauen Sie sich Ihren Wochenrückblick an. Wie machen Sie ihn? So wie ich? Möchten auch Sie jeden Monat Zeit gewinnen, um etwas Anderes machen zu können?

Wie sieht Ihre Projektliste aus?

Um zu verstehen, wie ich meinen Wochenrückblick optimierte, möchte ich Ihnen zeigen, wie meine Projektliste aussieht. Ich bin YouTuber, Business Coach und Student (Online-Studium). Auf meiner Liste sind folgende Projekte:

• 1. Gruppe – Private Projekte und Projekte, die mit der Arbeit zusammenhängen. Offene Projekte mit kleinen Aufgaben, für die ich keine separaten Projekte erstellen muss;
• 1. Gruppe – aktuelle Unternehmensprojekte;
• 1. Gruppe – geschäftliche und private Reisen;
• 1. Gruppe – sich wiederholende Aufgaben: private und solche, die mit der Arbeit zusammenhängen (z.B. neue Kunden akquirieren, Reifen wechseln /Wiederholung: alle 6 Monate/, Französisch lernen /Wiederholung: jeden Tag/);
• 1. Gruppe – Episoden auf YouTube – jede Episode ist ein anderes Projekt;
• 1. Gruppe – Studium – jedes Fach ist ein separates Projekt. Da ich online studiere muss ich Zeit dafür finden, mir Vorlesungen anzuhören und Hausaufgaben zu machen;
• 1. Gruppe – Ideen – offene Projekte, in denen ich Ideen für neue YouTube-Episoden, Facebook- und LinkedIn-Posts, Blogposts etc. speichere;
• 1. Gruppe – Kunden (aktuelle und mögliche);
• 1. Gruppe – irgendwann/vielleicht – das sind alle Projekte, die für mich derzeit nicht wichtig sind, um die ich mich aber vielleicht in der Zukunft kümmere.

Mein Tipp: Teilen Sie Ihre Projekte in Gruppen ein und achten Sie darauf, dass die Projektliste nicht chaotisch ist.

Welche Projekte sind wichtig für mich?

Dann stellte ich mir die Frage: Welche Projekte sind wichtig für mich? In dieser Gruppe sind alle meine Projekte, aus denen ich mein Einkommen erziele. Das sind auch die Projekte, die in meinem Wochenrückblick Priorität haben. Das sind alle meine Projekte, außer: 
 - Episoden auf YouTube (obwohl YouTube einen großen Teil meines Einkommens ausmacht, halte ich es nicht für nötig, Woche für Woche jede Episode zu prüfen), - Projekte der „Studium“-Gruppe, - Projekte der „Ideen“-Gruppe, - Projekte der „irgendwann/vielleicht“-Gruppe.

Ich stellte fest: Die Welt geht nicht unter, wenn ich diese Projekt nicht jede Woche prüfe.

Mein Tipp: Fragen Sie sich selbst: Welche Projekte sind wirklich wichtig für Sie.

Was habe ich gemacht?

Ich teilte meinen Wochenrückblick auf in zwei Teile:

• 1. Teil – Normaler Rückblick,
• 1. Teil – Vertiefter Rückblick.

Für den „normalen Rückblick“ gehe ich durch alle Projekte, die für mich wichtig sind – d.h. die Projekte, die Einkommen generieren. Das mache ich jede Woche. Dieser Rückblick enthält auch solche Aufgaben, wie: Inbox Zero (E-Mail, private Nachrichten, der Download-Ordner, Inbox), einen Überblick über die künftige Woche sowie einen Überblick über das Budget.

Ein vertiefter Rückblick ist ein sehr genauer Wochenrückblick, den ich alle zwei Wochen mache. Ich schaue mir dann alle meine Projekte an – nicht nur solche, die ich für wichtig halte.

Mein Tipp: Erstellen Sie in Ihrem Nozbe-Konto zwei Aufgaben: „Normaler Rückblick“ und „Vertiefter Rückblick“. Ordnen Sie als nächstes die Projekte aus den entsprechenden Gruppen diesen Aufgaben zu - Sie können dafür eine Checkliste verwenden.

Wie viel Zeit habe ich dabei gewonnen?

Zeit ist heilig für mich, daher ist mein Prinzip: Je mehr Zeit ich für meine Hobbys habe, umso besser! Die Frage ist also: Wie viel Zeit habe ich so in einem Monat gewonnen? Ich brauche für einen normalen Rückblick eine Stunde. Ein vertiefter Rückblick dauert ebenfalls eine Stunde. Das bedeutet, bei meinem normalen Wochenrückblick-Ablauf verbringe ich 2 Stunden pro Woche mit meinem GTD-Wochenrückblick, das sind 8 Stunden im Monat.

Derzeit sieht mein Wochenrückblick so aus: Vier Wochen normaler Wochenrückblick (1 Stunde/Woche) + ein vertiefter Rückblick (1 Stunde alle zwei Wochen). Das sind insgesamt 6 Stunden pro Monat.

So gewinne ich nicht nur 2 Stunden im Monat, sondern habe auch weniger Stress und bin weniger frustriert … und ich muss nicht voller Panik zum Doktor rennen, um mich krank schreiben zu lassen.

Autor: Matt Olech * – YouTuber und Unternehmenscoach. Er arbeitet mit verschiedenen Unternehmen zusammen – nicht nur als Coach, sondern auch auf YouTube. Sein Ziel? Kunden dabei zu helfen das zu erreichen, was sie wollen. Matt ist auch Berater. Vor sieben Jahren startete er seinen eigenen Entertainment-Kanal auf YouTube: „Matt Olech“. Insgesamt wurden seine Videos über 15 Millionen Mal angeschaut. Auf YouTube arbeitet er mit solchen Unternehmen zusammen wie Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Seit zwei Jahren arbeitet er auch als Unternehmenscoach. Seine Seminare und seine Trainingsstunden wurden von über 2.000 Leuten besucht. Er hat u.a. zusammen mit Higher School of Banking in Poznan und örtlichen Jugendvertretungen gearbeitet.* 


Am Dienstag, 21. November, erfahren Sie von Michael und dem Nozbe-Team ihre besten Tipps & Tricks, wie man einen guten Wochenrückblick gestaltet. Mit einem effizienten Rückblick ersparen Sie sich eine ganze Woche voller Stress. Erfahren Sie, wie Sie am besten mit einem Wochenrückblick arbeiten – und wie Sie ihn richtig machen!

Dienstag werden wir Ihnen auch erzählen, wie wir unsere Freitage geändert haben und wie sich dieser Tag seitdem bei Nozbe entwickelt. Wir hoffen, dass inspiriert auch Sie, Ihren Freitag zu revolutionieren. :)

Nehmen Sie an unserem Webinar am Dienstag, 21. November, teil und lernen Sie, wie Sie einen effektiven Wochenrückblick machen.

Melden Sie sich noch heute an! Die Plätze sind begrenzt.

Hinweis: Dieses Webinar ist in Englisch!

Sie haben am Dienstag keine Zeit? Keine Sorge!

Leider ist die Zahl der Teilnehmer für das Webinar am Dienstag begrenzt. Darüber hinaus haben wir auch viele Nozbenutzer, die in anderen Zeitzonen leben und ebenfalls gerne an unseren Webinars teilnehmen möchten. Die Zeit für sie sei aber nicht günstig, wie wir oft hören. Daher haben wir uns folgende Lösung überlegt!

Wir werden das Webinar am Mittwoch, den 22. November, zweimal wiederholen:

Das erste Mal:

• Berlin/Warschau/Paris – 10:00 Uhr/10:00 AM
• Sidney – 20:00 Uhr/8:00 PM
• Tokio – 18:00 Uhr/6:00 PM
• Peking – 17:00 Uhr/5:00 PM

Melden Sie sich noch heute an und erfahren Sie tolle Tipps & Tricks für einen perfekten Wochenrückblick!

und das zweite Mal:

• Berlin/Warschau/Paris – 2:00 Uhr/2:00 AM
• Seattle 17:00 Uhr/5 PM
• Chicago: 19:00 Uhr/7 PM
• New York: 20:00 Uhr/8 PM

Melden Sie sich noch heute an!

Bitte beachten Sie, dass dies eine Wiederholung und kein Live-Webinar sein wird.

Sehen Sie in dem kurzen Video, wie das Nozbe-Team seine Tage beim letzten Mitarbeitertreffen in Breslau verbrachte.

Viel Spaß in rot :)

Jedes Mal, wenn wir uns treffen, bekommen wir ein neues T-Shirt, das Hubert, unser Designer, speziell für diesen Anlass entworfen hat. Dieses Mal waren die T-Shirts rot!

Wie Sie im Video sehen können, haben wir einige interessante Präsentationen gesehen und über wichtige Themen im Zusammenhang mit der Zukunft von Nozbe gesprochen. Und nach der Arbeit hatten wir Spaß: Wir haben Lasertag ausprobiert, leckeres Essen gegessen und Kartrennen gefahren :o)

Viel Spaß mit dem Video!

1 – Sie brauchen nicht für alles einen Fälligkeitstermin. 

Die meisten Personen, die eine Aufgabe erstellen, versehen diese mit einem Fälligkeitstermin oder einem Datum, an dem Sie daran erinnert werden sollen, diese Aufgabe zu erledigen. Das Problem hier: Ehe man sich versieht, hat man 35 Aufgaben notiert, die man an einem einzigen Tag erledigen will! Um Ihre Aufgaben besser zu verwalten, versehen Sie nur solche Aufgaben mit Fälligkeitsterminen, die wirklich „fällig“ sind oder an die Sie erinnert werden müssen. Wie zum Beispiel die Hypothek zahlen, eine besondere soziale Veranstaltung besuchen etc.

Sammeln Sie Aufgaben, die keinen Fälligkeitstermin haben, aber bald erledigt werden müssen, in einer Aktionsliste. Eine Aktionsliste ist ein Kontext (oder eine Kategorie in Nozbe), der beliebig sein kann - solange er für die vorliegende Aufgabe relevant ist. Sie haben wahrscheinlich mehrere Listen, beispielsweise, eine Liste, die darauf basiert, wie viel Energie Sie gerade haben. Sie verwenden die "Niedrigenergieliste" für die Durchführung von Routine Aufgaben und die "Energieliste" für die, die kreatives Denken erfordern. Andere Optionen könnten eine Person, einen Ort oder eine Sache beinhalten, um Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel die Liste für "Ehepartner", "Büro", "MacBook" usw. Einmal pro Woche sollten Sie während Ihres Wochenrückblicks Aufgaben zu diesen Listen hinzufügen. Sie machen doch einen Wochenrückblick, nicht war? 😃

2 – Priorisieren Sie Ihren Tag

Vielleicht haben Sie wirklich 35 Dinge, die heute „fällig“ sind, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Ich empfehle meinen Kunden, die Methode „Most Important Task (MIT) – Secondary Tasks of Importance (STI)“ anzuwenden – „die wichtigsten Aufgaben (MIT)“ und „die zweitwichtigsten Aufgaben (STI)“. Das bedeutet, Sie gehen durch Ihre Liste mit Ihren Aufgaben und legen drei MIT für den heutigen Tag fest; diese beenden Sie zuerst. Danach bestimmen Sie drei weitere Aufgaben, die Sie dann, wenn die ersten drei erledigt haben, erledigen; das sind Ihre zweitwichtigsten Aufgaben (STI). In Nozbe können Sie dies sehr leicht tun, indem Sie Kategorien mit diesen Namen erstellen und diese anschließend den Aufgaben zuweisen. In der Prioritätenliste können Sie entsprechend filtern, um nur diese Kategorien zu sehen.  

Es tauchen immer Hindernisse auf, wenn man produktiv sein möchte. Ich hoffe, dass diese beiden Tipps Ihnen bei der Bewältigung der täglichen Produktivitätsherausforderungen helfen werden.

Autor: Chad Garrett – Präsident von Productivity Grid, LLC und Nozbe-Botschafter. Für ihn ist Nozbe das perfekte Produktivitätstool, wenn man verschiedene Arbeitsabläufe verbinden möchte, einschließlich David Allens „Getting Things done (GTD)“-Methode.