A menudo nos encontramos en una situación donde tenemos un montón de tareas clasificadas como prioridad que hay que llevar a cabo, pero no tenemos la certeza de saber cuál de estas tareas deberíamos hacer primero. ¿Deberíamos empezar por las más urgentes? ¿O deberíamos abordar las que hemos ido posponiendo desde la semana pasada? ¿Qué cosas son más importantes que otras y cuál sería realmente nuestra prioridad en este momento?

Parece que nuestros usuarios también tienen dificultades para ordenar sus prioridades y por eso recibimos muchos correos electrónicos como estos:

Hola, equipo Nozbe:

Me he dado cuenta de que muchas de mis tareas pueden tener la etiqueta de prioridad. Sin embargo, esto me deja con un montón de prioridades de proyectos diferentes y no estoy seguro de por cuál debería empezar. ¿Qué se puede hacer para que sea más fácil?

Estimado Nozbe:

Me gustaría tener la posibilidad de establecer diferentes niveles de prioridad como superior, alta, media y baja. ¿Se puede hacer?

Primero es lo primero: tus prioridades de inmediato

En Nozbe, creemos en lo que Robert J. McKain dijo una vez: «El motivo por el que la mayoría de los objetivos no se alcanzan es porque pasamos el tiempo haciendo primero lo secundario». A veces nos centramos en hacer cosas que parecen ser urgentes, aunque deberíamos encargarnos de lo que es importante. Por eso, es necesario que decidas qué tareas son más importantes que otras.

Digamos que tu pareja te ha llamado para cenar tres veces seguidas, pero de camino a la cocina notas un ligero olor a gas cerca de tu calentador de agua. Sabes que una posible fuga de gas es mucho más importante que la cena y por ese motivo eliges encargarte de esto inmediatamente (aunque empiezas a tener mucha hambre).

Aunque las fugas de gas no se encuentran habitualmente entre nuestras listas de prioridades (¡menos mal!), hay algunas tareas prioritarias que deberíamos identificar como más importantes que otras. Es necesario que te plantees unas cuantas preguntas: *¿qué grado de importancia tiene esta tarea comparada con otras? ¿Qué consecuencias habrá si pospones esta tarea? ¿Es una tarea realmente importante o bastante trivial? ¿Estás deteniendo el trabajo de alguien al retrasar la realización de esa tarea?**

Configuración de distintos niveles de prioridad

Una solución que podría ayudarte en esta situación es sopesar las tareas según su importancia. La mayoría de la gente elige entre tres, cuatro y cinco niveles de prioridad diferentes, pero desde luego puedes ampliar ese número o incluso utilizar solo dos niveles.

Pero, ¿cómo se establecen estos niveles en tareas? Bueno, es bastante sencillo: No tienes más que crear las categorías correspondientes y asignarlas a tus tareas (por ejemplo, durante tu revisión semanal). Puedes llamar a estas categorías como prefieras: «1», «2», «3», «4»; «Urgente», «Media», «Baja»; «Más importante», «Menos importante», etc. Elige los nombres que te ayuden a saber el nivel de prioridad de un vistazo.

Consejo-Pro: recuerda que puedes personalizar tus categorías utilizando colores e iconos. Por ejemplo, la categoría a la que asignas tus tareas más importantes podría ser de color rojo con un signo de exclamación como icono, configura el color amarillo y el icono temporizador para las tareas menos importantes y escoge el verde con el icono de la taza de café para una categoría utilizada para agrupar las tareas menos importantes, etc.

Aquí tienes un ejemplo de una lista de prioridades con tareas que tienen diferentes niveles de prioridad:

Como puedes ver, hemos organizado manualmente nuestra lista de prioridades de modo que ahora las tareas urgentes aparecen en la parte superior, las de prioridad media en el medio y las de prioridad baja las encontramos en la parte interior. Gracias a esta configuración, sabemos qué tareas hay que realizar tan pronto como sea posible.

Consejo-Pro: Si en algún punto deseas centrarte solo en las prioridades más importantes, puedes filtrar fácilmente tu lista de prioridades por categoría. Para hacerlo, no tienes más que hacer clic en el icono «i» rodeada por un círculo en la esquina superior derecha de la aplicación, escoger «Filtrar» y seleccionar la categoría que has asignado a tus tareas más importantes de la lista.

Las fechas límite están pasadas de moda

Y recuerda no caer en la trampa de las fechas de vencimiento. Hay personas que creen que la clave de la productividad es asignar un período de tiempo específico para la realización de cualquier tarea. Este método rápidamente deja de ser eficaz: pasas mucho tiempo asignando fechas de vencimiento (a menudo aproximadas) a todas tus tareas, después terminan muchas en tus prioridades. Así no puede ser.

No todas las tareas son realmente importantes, la mayoría no necesitan que se les asigne una fecha límite. En el blog del invitado «Una guía increíblemente sencilla para priorizar tu día», Chad Garrett comparte sus conocimientos, consejos y trucos para priorizar tus tareas del día utilizando niveles de prioridad. ¿Sientes curiosidad? ¡Consúltalo hoy y conviértete en un ninja de la priorización!

Puede que también desees consultar otros artículos relacionados con este tema en el blog de Nozbe:

• Cómo enfrentarse a una interminable lista de tareas pendientes - 10 métodos de probada eficacia
• 6 ideas para racionalizar y limpiar tu lista de tareas pendientes

¿Necesitas ayuda?

¿Dónde puedes encontrar más respuestas?

Visita nuestra página de ayuda para obtener más información sobre:

• Lista de tareas prioritarias
• Uso de categorías

También puedes consultar otros artículos y descripciones interesantes, por ejemplo, cómo decidir qué hay que hacer a continuación o por qué deberías afrontar los mayores retos a primera hora del día. Para usuarios avanzados, hay una publicación sobre cómo la Matriz Eisenhower te puede ayudar a procesar tus tareas. Echa un vistazo; encontrarás muchos artículos interesantes e inspiradores sobre productividad.

También puedes consultar nuestras plantillas Nozbe.how si quieres aprender más de Nozbe.

Y si tienes más preguntas, ¡no dudes en preguntar! Siempre te puedes poner en contacto con nosotros—Asistencia al cliente de Nozbe—con las preguntas o sugerencias que tengas. Estamos aquí para ayudarte. :-)

Escrito por Ola - Directora de atención al cliente

1. Levántate una hora antes

Hace sesenta años, no se conocía el concepto de noticias a altas horas de la noche (23.00 h). La gente se iba a la cama entre las 9.30 y 10.00 h de la noche. Una vez que la gente comenzó a quedarse despierta para ver las últimas noticias, las cadenas comenzaron a hacer programas nocturnos de entrevistas. Como resultado, toda la población se queda despierta hasta más tarde que la generación anterior.

¿Por qué no ir a la cama antes y levantarse una hora antes? En esta hora extra, puedes ver el amanecer, meditar, hacer ejercicio o ir al trabajo antes de que empeore el tráfico. Las actividades que emprendes a esa hora tan temprana pueden afectar a tu perspectiva sobre el resto del día. Para obtener una perspectiva fresca, sacude tu rutina ¡y levántate antes!

2. Trabaja en el porche de tu casa en lugar de en la oficina

Cuando cambias el lugar y el paisaje, abres nuevas perspectivas. Como alternativa, puedes trabajar debajo de un árbol o en la terraza de una cafetería local mientras hace buen tiempo. El estar al aire libre te abre los sentidos para ver cosas que no ves en la oficina. Cuando trabajas en un entorno natural y apacible, ganas en tranquilidad en comparación con tu agitada rutina laboral. Hazlo para algunas tareas (en particular, las tareas que exigen conceptualización o pensamiento creativo, como tu revisión semanal) y serás más productivo que nunca.

Empieza por identificar los sitios de tu vida que son refugios a los que ir, ya sean una biblioteca o simplemente estar sentado en el coche en el aparcamiento de un centro comercial. Pronto verás las ventajas de cambiar el lugar donde trabajas.

3. Si es posible, procesa tu correo electrónico solo una vez a la semana

Aplaza el lanzarte sobre todo tu correo. La mayoría de las cosas no son tan urgentes que sea necesario atenderlas cada día. A menudo tendemos a imponer en nuestras vidas una inmediatez innecesaria.

4. Si es posible, aparca tus llamadas durante un tiempo

Piensa como si estuvieses de vacaciones y no tuvieses disponibilidad un par de días. No tienes que responder inmediatamente a cada llamada. Cuando retines las llamadas durante unas horas, o un día, consigues tiempo para lograr objetivos de un modo que es imposible cuando estás preocupado respondiendo llamadas. Las encuestas de trabajo muestran que la interrupción principal y pérdida de tiempo de la jornada de trabajo es el teléfono.

Desde luego, no quieres estar inaccesible en todo momento, pero puedes dirigir a los que pueden llamarte. Deja un mensaje en tu contestador automático o a tu recepcionista, por ejemplo, diciendo que no estarás disponible un par de días o hasta las 3.00 h de la tarde o lo que te parezca. Así, les estás dirigiendo educada y profesionalmente de manera que os beneficia a ambos: a ti y a quienes te llaman; tú conseguirás un breve respiro y ellos sabrán cuándo ponerse en contacto contigo.

Podrías utilizar una categoría «teléfono» en Nozbe para cuándo procesar todas las llamadas no contestadas más adelante.

5. Haz caer el 80 por ciento improductivo de tus actividades

El principio de Pareto (la regla «80/20») afirma que el 80 por ciento de tus actividades contribuyen solo al 20 por ciento de tus resultados. El 20 por ciento restante de tus actividades contribuye al otro 80 por ciento de tus resultados. Tomemos una ferretería como ejemplo: alrededor del 20 por ciento de sus existencias representa el 80 por ciento de los ingresos; el 80 por ciento restante de las existencias representa solo el 20 por ciento de los ingresos.

La clave del éxito de la venta al por menor es identificar el 20 por ciento que produce la mayor parte de los ingresos. Un gerente de tienda inteligente sabe colocar ese 20 por ciento donde esté más accesible y pone el resto donde, a pesar de que se puede alcanzar, no está a mano. Identifica qué actividades en tu trabajo (y vida personal) te respaldan y te ofrecen los mejores resultados. Ten la fuerza suficiente para abandonar las actividades que no te benefician: deshazte de ese 80 por ciento improductivo.

6. Pide opiniones

¿Has ido alguna vez a comer con un colega y habéis comenzado a hablar de enfoques para trabajar de forma más eficaz? Después de unos minutos, ambos tenéis una conversación profunda generando grandes ideas de todo tipo. Entonces, cuando el camarero os toma nota u os trae la factura, ¿qué pasa? La conversación se dispersa.

Cuando ambos volvéis al trabajo, a menudo esas ideas se olvidan o quedan en un segundo plano. Si conscientemente programas una reunión con el único propósito de que salten chispas de creatividad, tendrás el control de tu tiempo y tendrás algunas de las sesiones más productivas que jamás hayas tenido.

Cuando estás en contacto con otras personas, te expones a mundos completamente nuevos: sus mundos. Cuando interactúas con otra persona, obtienes el beneficio de su información, además de la tuya propia.

Siempre debes estar al acecho de otras formas de sacudir tu rutina para los conocimientos y avances que podrían resultar: cada día y cada momento tienen un gran potencial.

Autor: Jeff Davidson—«The Work-Life Balance Expert®» (el experto en conciliación de la vida laboral) y principal líder de pensamiento en cuestiones de conciliación de la vida laboral. Trabaja con organizaciones que buscan incrementar su productividad general mejorando la conciliación de la vida laboral de su plantilla. Ha escrito Breathing Space, Simpler Living, y Dial it Down, Live it Up. Visita BreathingSpace.com o llama al (+1) 919-932-1996 si deseas obtener más información acerca de las conferencias y seminarios de Jeff, entre los que se incluyen:

• Managing the Pace with Grace®
• Achieving Work-Life Balance™
• Managing Information and Communication Overload®

El estrés es nuestro sistema de defensa natural

La gente nace con una respuesta instintiva al estrés. Cuando surge una situación potencialmente peligrosa, se liberan las hormonas del estrés en el torrente sanguíneo.

¿Qué sucede entonces? Estas hormonas inducen reacciones físicas y mentales: nos sentimos asustados, pero al mismo tiempo estamos llenos de energía y dispuestos a luchar.

No obstante…

…hoy, en lugar de usar las hormonas del estrés solo en situaciones de urgencia, las activamos en todo momento: cuando llegamos tarde, preocupados por no cumplir un plazo o incluso cuando tenemos un problema con el teléfono móvil.

Debido a esto, estamos «llenos de energía y dispuestos a luchar» con demasiada frecuencia y nuestros cuerpos no tienen tiempo suficiente de relajarse y calmarse.

¿El efecto? Bueno, aparte de «estar estresados», también estamos agresivos, temperamentales, histéricos y con frecuencia de mal humor. Somos todos nosotros una bomba de relojería con un rostro humano.

¿Te suena familiar?

Lo que podemos hacer

En primer lugar, identifiquemos las situaciones que nos llevan a este estado instintivo de «lucha o huida».

Desde luego, normalmente sucede cuando tenemos que salir de nuestra zona de confort o cuando tratamos con depredadores poderosos(normalmente personas agresivas, intimidantes o más poderosas). Cierto, no hay mucho que podamos hacer al respecto.

Pero, ¿qué pasa con otras situaciones estresantes? ¿No crees que a menudo nos estresamos cuando sabemos que estamos haciendo algo que no es correcto? Y no se trata de robar ni de lastimar a nadie. A menudo, se trata de no cumplir nuestras expectativas, ya sean ajenas o propias.

Situación 1

Podrías sentirte estresado cuando realizas un trabajo de baja calidad. Todos, incluso tu jefe y tú, sabéis que podías hacerlo mejor…

Ejemplo John está realmente estresado por su presentación. Pero… ¿empezó a prepararla con suficiente antelación? ¿Hizo una investigación a fondo? ¿Utilizó imágenes de buena calidad? ¿Se aprendió las funciones de software que utilizará durante la presentación? ¿Se leyó la presentación dos veces para eliminar todos los errores y ensayar? Seamos honestos: si no lo ha hecho, las probabilidades son que estaría demasiado estresado.

Solución: Cuando haces algo, simplemente das lo mejor de ti. Céntrate en el aquí y ahora. Elimina distracciones, prepárate, lee documentación extra sobre el tema y ten preparado material de consulta. Si encuentras dificultades, solicita ayuda a algún experto en ese campo. Sé serio con tu trabajo.

Situación 2

Con razón, podrías sentirte estresado cuando supones que hay gente que te juzga y critica.

Ejemplo Amanda trabaja en un departamento de marketing y tiene prisa por llegar a la reunión con su equipo. Acaba de enviar un boletín informativo a 10 000 clientes. Está estresada puesto que sabe que no se ha centrado lo suficiente mientras preparaba, editaba y daba formato al mensaje. Sus compañeros siempre leen y comentan los boletines de la empresa. Tal vez encuentren un error y sus críticas estarían completamente justificadas.

Solución: Esto está relacionado con el punto anterior. Si hiciste el trabajo rápido y descuidado te encuentras en una posición poco correcta. Si estás seguro de que hiciste todo lo posible y empleaste todos tus conocimientos y energía entonces no deberías preocuparte. Simplemente tienes que estar abierto a los comentarios.

Para evitar situaciones de estrés, sé honesto contigo mismo. Trata de aceptar solo tareas que puedes hacer, es decir, asegúrate de que cuentas con los conocimientos especializados y el tiempo suficientes para realizar el trabajo. Si te sientes abrumado por el trabajo y no tienes tiempo, admítelo e informa a tu superior. Una vez que empiezas una tarea, tienes que estar seguro de que harás todo lo posible, estarás muy centrado y tendrás el material de referencia y el tiempo suficiente. Si las tareas que te encargan te parecen demasiado difíciles, puede que sea el momento de hablar con tu jefe o de volver a valorar tu itinerario profesional.

Situación 3

Te sientes estresado cuando dices o haces cosas que pueden lastimar a los demás, molestarles o irritarles.

Ejemplo Andrew vive con sus padres. Se comprometió a pagar las facturas de la compañía eléctrica cada mes. Tiene problemas financieros y no ha pagado dos facturas seguidas. Ahora, tiene que decírselo a sus padres y esto le estresa. ¿Estaría menos estresado si hubiese gastado menos dinero en las ofertas del Black Friday o hubiese pagado la factura del mes pasado en lugar de ir de viaje con sus amigos?

Solución: Respeta a los demás, aprende a admitir tus errores y una vez más, hagas lo que hagas, hazlo lo mejor posible. Todas las relaciones deben basarse en la sinceridad y en la implicación máxima de las «partes». Para evitar conflictos y situaciones difíciles, sé razonable, céntrate y prevé los resultados futuros. Si haces una promesa o te comprometes con una responsabilidad, intenta eliminar todos los obstáculos posibles.

Otras situaciones que debes tener en cuenta

Jenny va a llegar tarde al trabajo. De nuevo, seamos sinceros: quizás si se hubiese levantado más pronto no llegaría tarde. Si se hubiese preparado la ropa por la noche, no habría perdido 10 minutos decidiendo qué ponerse hoy, etc.

George está en una reunión con su equipo. Su jefe parece estar decepcionado, puesto que George no está participando mucho en el debate. George podría compartir una opinión significativa sobre el tema del debate y sugerir una solución interesante, pero no lo hará. ¿Por qué? ¿Está centrado? ¿Está allí o está pensando en otra cosa o mirando Facebook en el teléfono?

Blake está estresado, puesto que está teniendo problemas para pagar sus facturas. Pero, ¿administra su presupuesto y lo revisa periódicamente? ¿Anota los gastos más importantes y planifica racionalmente sus gastos? Si lo hiciese, probablemente podría pagar la mayoría de sus facturas.

No se trata de ser perfecto

Ninguno de nosotros es omnipotente, pero podrían disminuir radicalmente nuestros niveles de estrés si nos aseguramos de centrarnos en el presente, somos sensatos y simplemente hacemos las cosas lo mejor posible.

Autora: Magda del equipo de marketing de Nozbe

Nos alegra compartir estas dos plantillas creadas recientemente por los miembros de nuestro equipo. Échales un vistazo si quieres saber más de Mapas mentales o fotografía.

Mapas Mentales

¿Te preocupa la baja creatividad tuya y de tu equipo? ¿Te aburren o parecen inefectivos tus apuntes de encuentros? ¿Quieres hacer algo al respecto? Aquí hay una plantilla con información a cerca de las mapas mentales y como usarlas. Incluye sugerencias de herramientas e instrucciones para el uso.

¿Quieres saber más? Echa un vistazo a esta plantilla

Fotografía

Sea para tu nuevo trabajo o para hobby tomar una buena foto es arte. Si te gusta mejorar tus trabajos esta plantilla es para tí, por su rapidez, comodidad y facilidad.

Hazle un vistazo

¡Comparte también tu experiencia!

Como usuario de Nozbe puedes crear plantillas de proyecto fantásticas y compartirlas con los demás. Optimiza tu productividad, ayuda a tus amigos y enséñanos cómo utilizas Nozbe compartiendo tu plantilla con el hashtag #NozbeHOW en las redes sociales o en tu sitio web. ¡Estaremos encantados de presentarla en nuestro blog!

¿Eres nuevo con las plantillas de proyecto?

¡No te quedes atrás! Empieza a utilizar plantillas de proyecto para ahorrar tu valioso tiempo y hacer menos pero mejor. Ser productivo no es trabajar más duro. Se trata de trabajar de forma más inteligente y buscar soluciones óptimas. ¡Una de ellas son las plantillas que se pueden compartir y preinstalar!

Aprende a trabajar con ellas hoy mismo. ¡Visita el sitio web de Nozbe.how ahora mismo!

Supongamos que te enfrentas a una amplia variedad de tareas sin relación entre sí, ¿y qué día no pasa eso? O te enfrentas a una amplia variedad de tareas relacionadas en el mismo proyecto. Preguntarte cuál es la manera más eficaz de utilizar tu tiempo, siempre te ayuda a dirigirte a esa tarea que, en la actualidad, merece tu atención.

Cuál es el uso más eficaz de mi tiempo

En cualquier momento tienes la oportunidad de elegir, incluso si una tarea o proyecto ha ido bien, tienes la oportunidad de elegir en cuanto a cómo utilizar tu tiempo a partir de ese momento.

En términos generales, cuando surge esta pregunta a uno mismo, es una indicación de que estás enfrentando a una especie de dilema y probablemente a la necesidad de reorientar tus esfuerzos. Así que hazte la pregunta cada vez que sientas la necesidad.

¿Será un poco más fácil más tarde?

Cuando te enfrentas a una situación preferirías postergar, me hago otro tipo de pregunta: «¿Será un poco más fácil más tarde?» Si la tarea será más fácil más tarde, entonces tengo una justificación racional para no continuar con esa tarea en particular.

Por ejemplo, si tengo que organizar todos los recibos relacionados con un determinado proyecto que estará en marcha durante otra semana, de buena gana puedo posponer esta tarea para otra semana. Después, con todos los recibos juntos, puedo organizarlos como corresponde, sabiendo que tengo tiempo de hacer el trabajo hasta su conclusión final.

Si la tarea no será más fácil más tarde, entonces en gran medida tiene sentido proceder ahora, especialmente si podría ser más difícil más tarde. Preparar un discurso, una entrevista, una prueba o un examen con varios días de antelación es un enfoque más sensato que quemarse las pestañas la noche anterior.

Autor: Jeff Davidson—«The Work-Life Balance Expert®» (el experto en conciliación de la vida laboral) y principal líder de pensamiento en cuestiones de conciliación de la vida laboral. Trabaja con organizaciones que buscan incrementar su productividad general mejorando la conciliación de la vida laboral de su plantilla. Ha escrito Breathing Space, Simpler Living, y Dial it Down, Live it Up. Visita BreathingSpace.com o llama al (+1) 919-932-1996 si deseas obtener más información acerca de las conferencias y seminarios de Jeff, entre los que se incluyen:*

• Managing the Pace with Grace®
• Achieving Work-Life Balance™
• Managing Information and Communication Overload®

Hemos tenido la opción de buscar en Nozbe durante mucho tiempo, pero constantemente estamos mejorando y añadiendo muchas más posibilidades. Por esta razón, recibimos un montón de preguntas sobre este tema.

Una de las más habituales es:

«Hola:

¿Hay alguna manera de buscar las tareas completadas?»

y:

«Hola a todos:

Cuando hago mi revisión semanal, me gustaría revisar mis tareas completadas por fecha de finalización. ¿Es posible hacerlo en Nozbe?

Búsqueda en tareas completadas

Un gran número de usuarios de Nozbe echaba de menos la opción de buscar en tareas completadas. De hecho, ¡nosotros también la queríamos! Hasta ahora, para buscar una tarea completada, tenías que acordarte del proyecto al que pertenecía. Con Nozbe 3.6 ¡hemos añadido la opción de búsqueda dentro de las tareas completadas! ¿No es asombroso?

Para esto, no tienes más que seguir estos pasos:

• selecciona la pestaña Buscar del menú de la izquierda
• escribe las primeras letras del nombre de la tarea que quieres buscar
• (opcional) marca la casilla «Buscar en comentarios» si quieres que Nozbe te muestre las tareas que incluyen la expresión en los comentarios de la tarea

Nozbe te mostrará todas las tareas que incluyen la expresión que has escrito en el motor de búsqueda como en el siguiente ejemplo:

En primer lugar verás tus tareas activas, seguidas de las tareas completadas que estarán atenuadas. Para ver las tareas más antiguas, simplemente haz clic en «Buscar más tareas completadas».

Revisión de las tareas completadas en orden de finalización

Si nos llevas siguiendo tiempo, sabes que tenemos un [día dedicado][viernes] en Nozbe, ¡cuando hacemos nuestra revisión semanal! Se trata de una parte importante de nuestro trabajo cuando revisamos a fondo nuestro sistema de productividad para ver qué hemos logrado la semana anterior y planificar nuestras tareas más importantes para la siguiente.

Para ayudarte a revisar el historial de tareas completadas recientemente, hemos añadido una opción para mostrar tus tareas completadas que aparecen por fecha de finalización en la pestaña del Equipo. No tienes más que hacer clic en «Tú», ir a la barra de información y seleccionar el botón «Mostrar completadas». También puedes imprimirla o generar un PDF de la vista :-)

¿Tienes alguna pregunta?

Visita nuestra página de ayuda para obtener más información sobre búsquedas.

Y si tienes más preguntas, ¡no dudes en preguntar! Siempre te puedes poner en contacto con nosotros - Asistencia al cliente de Nozbe - con las preguntas o sugerencias que tengas. Estamos aquí para ayudarte :-)

Escrito por Natalia - Responsable de atención al cliente

Revisión semanal estándar

Actualmente tengo 134 proyectos en Nozbe. Algunos pensarán que no es mucho, otros: todo lo contrario. Una cosas es un hecho: esa lista larga debe mantenerse en orden; nada puede salir mal. Sin embargo, con el número de proyectos en mi lista creciente, empezó a surgir un problema. Y ese problema era… ¡mi revisión semanal! Para comprender bien el motivo por el que se convirtió en un problema en mi sistema de gestión de proyectos, necesito contarte cómo lo realizaba. Simplemente navegaba por todos mis proyectos (desde luego, excepto por las tareas estándar, como: bandeja de entrada a cero, etc.). En cada uno, revisaba:

• la fecha de inicio del proyecto,
• la fecha de finalización del proyecto,
• si todas las fechas son correctas (soy muy desorganizado – al crear un proyecto, tiendo a confundir el mes u olvidarme de agregar la fecha de vencimiento de una tarea).

De repente, resultó que mi revisión semanal no es en realidad una revisión semanal de todos mis proyectos, ni era un momento de quietud y concentración, sino una carrera para finalizar otro proyecto y repasar hasta el más mínimo detalle. Me encontré en una situación, donde estaba preparado para ir a ver al médico y pedir una baja por enfermedad ante la mera idea de otra revisión semanal. Poco más tarde me di cuenta de que sería inútil ya que dirijo mi propia empresa… ¡Realmente necesitaba encontrar una solución!

Mi consejo: examina cómo realizas tu revisión semanal. ¿Es similar a la mía? ¿Te gustaría ahorrar tiempo cada mes para otras actividades?

¿Qué aspecto tiene tu lista de proyectos?

Para ayudarte a entender cómo modifiqué mi revisión semana, déjame que te muestre el aspecto de mi lista de proyectos. Soy YouTuber, coach de negocios y estudiante (modalidad on-line) y en mi lista tengo los siguientes proyectos:

• 1er grupo – proyectos relacionados con el trabajo y privados. Proyectos abiertos que contienen pequeñas tareas que no requieren la creación de productos independientes;
• 2º grupo – proyectos empresariales actuales;
• 3er grupo– viajes de negocios y privados;
• 4º grupo – tareas repetitivas: las privadas y las relacionadas con el negocio (por ejemplo, desde los esfuerzos relacionados con la adquisición de nuevos clientes a proyectos privados como el cambio de neumáticos /repetición: cada 6 meses/ o aprender francés /repetición: todos los días/);
• 5º grupo – episodios en YouTube – cada episodio es un proyecto diferente;
• 6º grupo – estudios - cada asignatura es un proyecto independiente. Debido al hecho de que estudio on-line, necesito encontrar tiempo para escuchar las conferencias y completar las tareas;
• 7º grupo – ideas - proyectos abiertos, en los que guardo ideas para: nuevos episodios de YouTube, publicaciones en Facebook y LinkedIn, publicaciones en el blog, etc.;
• 8º grupo – clientes (actuales y potenciales);
• 9º grupo– algún día/puede- estos son todos los proyectos que actualmente no son importantes para mí, pero puede que los aborde en el futuro.

Mi consejo: asegúrate de que tus proyectos se dividen en grupos y que la lista no es caótica.

¿Qué proyectos son importantes para mí?

A continuación, tuve que hacerme la siguiente pregunta: ¿qué proyectos son importantes para mí? He incluido en este grupo todos mis proyectos que generan ingresos y estos son los proyectos que tienen prioridad en mi revisión semanal. Incluye todos mis proyectos excepto: 


• episodios en YouTube (aunque YouTube constituye una fuente considerable de mis ingresos, me pareció innecesario revisar cada episodio semana a semana),
• proyectos del grupo «estudios»,
• proyectos del grupo «ideas»,
• proyectos del grupo «puede/algún día».

Me di cuenta de que el mundo no se caía en pedazos si no revisaba estos proyectos semanalmente.

Mi consejo: pregúntate: qué proyectos son realmente importantes para ti.

¿Qué hice?

Dividí mi revisión semanal en dos partes:

• 1ª parte – Revisión estándar,
• 2ª parte – Revisión en profundidad.

Para la Revisión estándar, repaso todos los proyectos que son importantes para mí - es decir aquellos que generan ingresos. La realizo todas las semanas. Además, la revisión incluye tareas como: bandeja de entrada a cero (correo electrónico, mensajes privados, la carpeta de descargas, bandeja de entrada), una visión general de la próxima semana y una revisión del presupuesto.

Una Revisión en profundidad es una revisión semanal minuciosa, que realizo cada dos semanas. Al hacerla, repaso todos mis proyectos, no solo los que percibo como importantes.

Mi consejo: crea dos tareas en tu cuenta Nozbe: Revisión estándar y Revisión en profundidad. A continuación, haz coincidir los proyectos de los grupos apropiados con estas tareas - puedes utilizar una lista de control en Nozbe para esto.

¿Cuánto tiempo pude ahorrar?

Para mí, el tiempo es sagrado. Sigo el principio de que ¡mejor, cuanto más tiempo puedo ahorrar para placeres! Por lo tanto, la cuestión es: ¿cuánto tiempo más conseguí ahorrar en un mes? En mi caso, tardo aproximadamente una hora con una revisión estándar. Una revisión en profundidad también me lleva una hora. Con el esquema estándar, pasé 2 horas a la semana en una revisión semanal GTD, es decir 8 horas al mes.

Actualmente, realizo mi revisión semanal con el esquema: cuatro semanas con una revisión semanal estándar (1 hora/semana) + una revisión en profundidad (1 hora cada dos semanas). En total, da 6 horas al mes.

No solo he conseguido ahorrar 2 horas al mes, sino también sufro menos estrés, frustración y no tengo que ir aterrorizado al médico a por una baja por enfermedad.

Autor: Matt Olech - YouTuber y coach de negocios. Coopera con varias marcas, no solo como coach, sino también en YouTube. ¿Su objetivo? Ayudar a los clientes a conseguir lo que quieren. Consultor. Hace siete años inauguró su propio canal de entretenimiento en YouTube llamado Matt Olech. En total, sus vídeos han sido vistos más de 15 millones de veces. Ha cooperado en YouTube con marcas como Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Como coach de negocios, lleva presente en el mercado desde hace dos años. Más de 2000 personas han asistido a sus talleres y sesiones de formación. Ha colaborado, entre otros, con la Escuela Superior de Banca de Poznan y con Consejos Juveniles locales. 


El martes, 21 de noviembre, Michael y el equipo Nozbe van a compartir sus mejores consejos a la hora de realizar la revisión semanal. Creemos que si el proceso de revisión es eficiente te ahorrará el estrés laboral de una semana. Únete a nosotros para averiguar cómo empezar a realizar una revisión semanal, ¡y cómo hacerla correctamente!

También te hablaremos de nuestra transformación especial alrededor de los viernes. Descubrirás cómo se desarrollan los viernes en Nozbe y esperamos que te sirva de inspiración para empezar tu propia revolución del viernes. :)

Reúnete con nosotros el martes, 21 de noviembre, y aprende a utilizar una revisión semanal que funciona.

¡Inscríbete hoy mismo! El número de plazas es limitado.

Ten en cuenta que el seminario web será en inglés.

¿No puedes el martes? ¡Noticia importante!

Puesto que nos quedan pocas plazas libres para la reunión del martes y a menudo recibimos solicitudes de personas procedentes de zonas horarias diferentes a las que también les gustaría participar en nuestros seminarios, pero no les viene bien el horario, ¡hemos pensado en una solución!

Vamos a emitir el seminario web dos veces el miércoles, 22 de noviembre.

El primero:

• Sidney 8 de la tarde
• Tokio 6 de la tarde
• Pekín 5 de la tarde
• Madrid/París 10 de la mañana

¡Regístrate y empieza a hacer unas revisiones semanales perfectas!

Y el segundo:

• Seattle 5 de la tarde
• Ciudad de México/Chicago 7 de la tarde
• Nueva York 8 de la tarde
• Buenos Aires 10 de la tarde
• Madrid/París 2 de la madrugada ;p

¡Regístrate ya!

Tenga en cuenta que se tratará de un REPLAY y no de un seminario web en vivo.

Divirtiéndonos de rojo :)

Cada vez que nos reunimos tenemos una camiseta nueva diseñada especialmente para la ocasión por Hubert, nuestro diseñador. ¡Esta vez las camisetas eran rojas!

Como puedes ver en el vídeo, asistimos a varias presentaciones interesantes y debatimos temas muy importantes para el futuro de Nozbe. En el tiempo libre nos divertíamos. Nos lo pasamos muy bien en la batalla láser, disfrutamos de deliciosas comidas y no podían faltar unas carreras de karts :)

¡Gracias por ver este vídeo!

1 - No necesitas fechas de vencimiento en todo 

La mayoría de las personas crean una tarea y asignan una fecha de vencimiento o una fecha de lanzamiento para recordar hacer algo. El problema de esto es que antes de que lo sepas… ¡te has asignado 35 cosas con vencimiento en un mismo día! La mejor manera de gestionar esto es utilizar solo fechas de vencimiento con las cosas que realmente tienen «vencimiento» o que necesitas que se te recuerden. Algunos ejemplos incluyen el pago de la hipoteca, un evento social específico, etc.

Para tareas que no tienen una fecha de vencimiento, pero que es necesario hacerlas pronto, agrégalas a una lista de acciones. Una lista de acciones es un contexto (o categoría en Nozbe) que puede ser cualquier cosa que quieras, siempre que sea relevante para la tarea en cuestión. Podrías tener varias listas con un ejemplo para crear lista basada en la cantidad de energía que tienes. Utilizan la «lista de energía baja» para realizar tareas rutinarias y la «lista de energía alta» para el pensamiento creativo. Otras opciones podrían incluir una persona, lugar o cosas para lograr objetivos. Con listas para «Cónyuge», «Oficina», «MacBook», etc. una vez a la semana deberías agregar tareas a estas listas durante tu revisión semanal. Haces una revisión semanal de tus tareas, ¿verdad?

2 - Priorizar tu día

Tal vez tengas 35 cosas «pendientes» para hoy, pero no sabes por dónde empezar. Recomiendo que mis clientes usen el método «Tarea Más Importante(MIT)» y «Tareas de Importancia Secundaria (STI). Esto significa que eches un vistazo a tu lista de tareas y determines 3 MIT para el día y completes esas primero. Después, identifica 3 tareas más que si terminas las 3 primeras, puedes seguir trabajando en esas STI. En Nozbe puedes hacerlo fácilmente creando categorías con estos nombres y asignándolas a la tarea. A continuación, en la lista Prioridades puedes filtrarlas para ver solo estas categorías. 

Siempre habrá obstáculos cuando intentes ser productivo. Con estos dos consejos espero que puedas encontrar algún consuelo en tus desafíos de productividad. 

Autor: Chad Garrett - Presidente de Productivity Grid, LLC y Nozbe Ambassador. Desde esta perspectiva, Nozbe es realmente la herramienta perfecta de productividad cuando intento incorporar una variedad de flujos de trabajo, incluyendo la metodología de David Allen Organízate con eficacia (GTD).