Masz na liście priorytetów zbyt dużo zadań i nie wiesz od czego zacząć? Którymi zadaniami zająć się w pierwszej kolejności? Tymi najpilniejszymi? A może tymi, które notorycznie przekładasz od ponad tygodnia? Jak rozpoznać, które sprawy są ważniejsze od pozostałych i wreszcie, co faktycznie powinno być priorytetem w danym momencie?

Wyznaczanie priorytetów często przysparza trudności użytkownikom Nozbe, stąd często otrzymujemy od nich maile o następującej treści:

Cześć,

przeglądając swoje zadania zauważyłem, że mogę wyznaczyć wśród nich wiele priorytetów. Wówczas jednak moja lista priorytetów obejmowałaby masę zadań z różnych projektów. Czy istnieje jakiś sposób ułatwiający wyznaczanie zadań priorytetowych?

Drogi zespole Nozbe,

chciałabym ustawić różne poziomy priorytetów dla moich zadań – np. najwyższy, wysoki, średni, niski. Czy istnieje taka możliwość?

Po pierwsze: ustal właściwe priorytety

W Nozbe podpisujemy się pod tym, co powiedział Robert J. McKain: „Powodem, dla którego nie realizujemy większości naszych celów jest to, że przeznaczamy zbyt dużo czasu na zadania o znaczeniu drugorzędnym”. Często skupiamy się na rzeczach, które wydają się nam pilne, mimo że powinniśmy być zajęci tym, co jest ważne. Aby nie wpadać w tę pułapkę, musisz zdecydować, które zadania są ważniejsze od innych.

Wyobraź sobie, że żona/mąż już trzeci raz z rzędu wołają Cię na obiad, ale po drodze do kuchni wyczuwasz zapach gazu. Wiesz, że potencjalny wyciek gazu jest ważniejszy od zjedzenia obiadu, dlatego zajmujesz się nim od razu (mimo że głód zaczyna Ci już naprawdę mocno doskwierać).

Choć „wyciek gazu” nie należy do typowych zadań, jakie mogą znajdować się na Twojej liście priorytetów (i oby tak pozostało!), z pewnością jesteś w stanie wybrać spośród nich te, które są istotniejsze od innych. Aby określić, które to zadania, zadaj sobie kilka pytań:

• Jak ważne jest to zadanie w porównaniu do pozostałych?
• Jakie będą konsekwencje odroczenia tego zadania w czasie?
• Czy to zadanie jest naprawdę ważne, czy może jednak nie?
• Czy odkładając realizację tego zadania opóźnię pracę innych osób?

Ustawianie różnych poziomów priorytetów

Pomocnym rozwiązaniem w tej sytuacji może być klasyfikacja zadań według ich wagi. Większość osób stosuje podział na 3-5 poziomów istotności, ale jeśli chcesz, oczywiście możesz zwiększyć tę liczbę lub ograniczyć się do zaledwie 2 poziomów.

Pytanie jednak brzmi: jak ustawić różne poziomy istotności wewnątrz zadań? To bardzo proste: zacznij od stworzenia kategorii i przypisz je do swoich zadań (np. w trakcie wykonywania tygodniowego przeglądu). Możesz nadać im różne nazwy: „1”, „2”, „3”, „4”; „Pilne”, „Średni priorytet”, „Niski priorytet”, „Najważniejsze”, „Mniej ważne”, itp. Wybierz takie nazwy, które już na pierwszy rzut oka zasygnalizują Ci, jaką wagę ma dane zadanie.

Wskazówka: pamiętaj, że w Nozbe możesz dostosowywać stworzone przez siebie kategorie przy użyciu kolorów i ikon. Na przykład, najważniejsze zadania mogą być oznaczone kategorią czerwoną i ikoną wykrzyknika; te o niższym priorytecie – kategorią żółtą i ikoną czasomierza; zaś dla kategorii, w której zgrupowane są zadania najmniej ważne możesz użyć koloru zielonego i ikony kubka kawy.

Poniżej znajduje się przykładowa lista zadań o różnych poziomach istotności:

Jak widać powyżej, lista jest posortowana w taki sposób, że prawdziwe priorytety znajdują się na samej górze, te o priorytecie średnim znajdują się pośrodku, zaś te o priorytecie najniższym – na samym dole. Dzięki temu od razu widać, którymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności.

Wskazówka: jeśli w danej chwili uznasz, że chcesz skupić się wyłącznie na najważniejszych zadaniach, możesz w łatwy sposób filtrować listę priorytetów po tej kategorii. Aby to zrobić, kliknij ikonę „i” w prawym górnym rogu okna Nozbe, a następnie kliknij przycisk „Filtruj” i z listy wybierz kategorię, która jest przypisana do najważniejszych zadań.

Deadline'y są passé

Pamiętaj – nie wpadaj w pułapkę deadline'ów. Niektórzy uważają, że kluczem do wysokiej produktywności jest ustawianie terminów wykonania dla wszystkich zadań. Metoda ta może jednak szybko stać się nieskuteczna – zmarnujesz tylko mnóstwo czasu na przypisywanie (często zaledwie przybliżonych) terminów wykonania wszystkim zadaniom, a Twoja lista priorytetów będzie pękać w szwach od nadmiaru zadań. Nie tędy droga.

W rzeczywistości nie wszystkie zadania są naprawdę istotne, a większość z nich wcale nie wymaga ustawienia terminu realizacji. Niedawno na naszym blogu ukazał się post gościnny Chada Garretta („Priorytety na dziś ustalone? Nie? Przeczytaj ten super-prosty przewodnik”), w którym autor dzieli się swoją wiedzą oraz poradami i wskazówkami związanymi z priorytetyzacją zadań właśnie przy użyciu poziomów priorytetów. Brzmi ciekawie? Przeczytaj go już dziś i zostań prawdziwym ninja produktywności!

Przy okazji zachęcamy Cię również do przeczytania innych artykułów opublikowanych na naszym blogu:

• Jak uporać się z niekończącą się listą zadań – 10 sprawdzonych metod
• 6 pomysłów na odchudzenie i uporządkowanie listy to-do

W czym jeszcze możemy Ci pomóc?

Gdzie jeszcze znajdziesz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania?

Odwiedź naszą stronę pomocy, aby uzyskać więcej informacji na temat:

• listy priorytetów,
• stosowania kategorii.

Możesz też sięgnąć do innych ciekawych artykułów, z których dowiesz się m.in. jak zdecydować czym warto się zająć w następnej kolejności albo dlaczego lepiej podejmować największe wyzwania z samego rana. Bardziej zaawansowanych użytkowników zachęcamy do lektury posta poświęconego Macierzy Eisenhowera. Zajrzyj na nasz blog – znajdziesz w nim wiele przydatnych i inspirujących artykułów związanych z produktywnością.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Nozbe, możesz też wypróbować praktyczne szablony Nozbe.how.

Daj nam znać jeśli masz jakiekolwiek inne pytania. Jak zawsze możesz skontaktować się z naszym działem obsługi klienta z wszelkimi pytaniami i sugestiami. Jesteśmy tu po to, aby Ci pomóc :-)

Autorka: Ola z działu obsługi klienta w Nozbe

Kim jesteś, czytelniku? :)

Napisz nam o sobie i swoich oczekiwaniach. Dzięki temu będzie nam łatwiej dostosować treści do Twoich rzeczywistych potrzeb, a nie pisać o tym, co wydaje nam się ciekawe.

Aby ułatwić sprawę - wszystko zawarliśmy w "kompaktowej" ankiecie. Kilka pytań (zamkniętych! :)) - a tyle wartościowych informacji, które będą dla nas wspaniałamy drogowskazem.

Kliknij TU, odpowiedz na kilka prostych pytań i daj nam szansę zmieniać się na lepsze.

Dziękujemy!

1. Zacznij wstawać godzinę wcześniej

Jeszcze 60 lat temu koncepcja późnowieczornych wydań wiadomości (23:00) była czymś całkowicie nieznanym. Ludzie kładli się spać między 21:30 a 22:00. Od kiedy zaczęli siedzieć do późna, by obejrzeć późnowieczorne wydanie wiadomości, stacje telewizyjne zaczęły nadawać programy typu talk show. W efekcie, cała populacja kładzie się spać później niż to robiło poprzednie pokolenie.

A gdyby tak położyć się spać wcześniej, a rano wstać o godzinę szybciej? Tę dodatkową godzinę możesz spożytkować na oglądanie wschodu słońca, ćwiczenia, albo wcześniejsze wyjście do pracy, by zdążyć przed największym ruchem. Czynności, które podejmiesz z samego rana, mogą mieć wpływ na to, jak będziesz postrzegać resztę swojego dnia. Jeśli zatem chcesz zyskać świeższe spojrzenie, zmień swoją rutynę i zacznij wstawać wcześniej!

2. Pracuj w ogrodzie/na ganku/na balkonie

Zmieniając miejsce i otoczenie, otworzysz się na nowe perspektywy. Jeśli pogoda temu sprzyja, możesz też popracować na dworze (np. pod drzewem) lub w "ogródku" pobliskiej kawiarni. Przebywanie na powietrzu pozwala dostrzegać rzeczy, których nie jesteśmy w stanie widzieć w biurze. Pracując w naturalnym, harmonijnym otoczeniu, zyskasz spokój umysłu, co pozwoli Ci odetchnąć od biurowego zgiełku. Przyda się to zwłaszcza przy tych zadaniach, które wymagają od Ciebie uruchomienia wyobraźni i kreatywnego myślenia (np. przegląd tygodniowy), a jednocześnie sprawi, że Twoja produktywność będzie większa niż kiedykolwiek.

Zastanów się, w jakich miejscach będzie Ci się przyjemnie pracować. Może to być biblioteka, czy kawiarniany taras. Zmiana miejsca pracy może szybko zaowocować różnymi korzyściami.

3. Jeśli możesz, odbieraj maile tylko raz w tygodniu

Odłóż przeglądanie maili na później. Większość rzeczy nie jest na tyle istotna, by wymagała Twojej codziennej uwagi. Często narzucamy sobie zbyt szybkie tempo reagowania na różne rzeczy.

4. Jeśli to możliwe, odłóż rozmowy telefoniczne w czasie

Wyobraź sobie, że jesteś na wakacjach i przez kilka dni nie będzie Cię pod telefonem. Pamiętaj – nie musisz odpowiadać na każdy telefon od razu. Wstrzymując się z oddzwonieniem przez kilka godzin lub dzień, zyskasz czas na załatwienie spraw w sposób, który jest niemożliwy do osiągnięcia, gdy w kółko dręczą Cię telefony. Badania pokazują, że głównym rozpraszaczem i powodem, dla którego marnujemy cenny czas w pracy są właśnie telefony.

Wiadomo, że nie da się być niedostępnym przez cały czas, ale możesz kontrolować to, kto i kiedy może do Ciebie dzwonić. Zostaw wiadomość na poczcie głosowej lub przekaż sekretarce informację, że będziesz niedostępny – na przykład, przez najbliższe dwa dni, do 15:00 lub ile chcesz. W ten sposób zyskasz chwilę oddechu, a jednocześnie w kulturalny i profesjonalny sposób poinformujesz dzwoniących, kiedy będą mogli się z Tobą skontaktować.

Przy późniejszym przetwarzaniu nieodebranych połączeń, możesz oznaczyć je w Nozbe przy użyciu kategorii „Telefon” i wykonać poszczególne zadania "za jednym zamachem".

5. Porzuć 80% bezproduktywnych czynności

Zasada Pareta (zasada 80/20 lub 80 na 20) głosi, że 80% działań, które podejmujesz przekłada się zaledwie na 20% osiąganych wyników. Z kolei pozostałe 20% Twoich działań przekłada się na pozostałe 80% Twoich wyników. Zobrazujmy to na przykładzie sklepu z narzędziami: 80% zysków generuje 20% towaru; pozostałe 80% towaru generuje jedynie 20% zysków.

Kluczem do sukcesu w handlu jest zatem wybór 20% towaru, który generuje największe zyski. Mądry kierownik sklepu wie, że powinien rozplanować rozmieszczenie towaru w taki sposób, aby te 20% znajdowało się w bezpośrednim zasięgu kupującego, a pozostałe 80% poza jego bezpośrednim zasięgiem. Zastanów się, które czynności, jakie wykonujesz w ramach pracy (i życia osobistego), przynoszą Ci największe korzyści i przekładają się na najlepsze rezultaty. Miej odwagę, aby porzucić te zadania, które nie przynoszą Ci żadnych korzyści – po prostu pozbądź się tych nieproduktywnych 80%.

6. Korzystaj z doświadczeń innych osób

Czy zdarzyło Ci się wybrać na lunch ze znajomym i spontanicznie zacząć wymieniać się sposobami na to, jak poprawić efektywność w pracy? Dyskusja toczy się w najlepsze, wymieniacie się różnymi świetnymi pomysłami. Nagle przychodzi kelner z rachunkiem i rozmowa się urywa...

Po powrocie do pracy często zapominamy o pomysłach uzyskanych w takich okolicznościach lub spychamy je na dalszy plan. Jeśli świadomie zaplanujesz spotkanie tylko po to, aby puścić wodze kreatywności, zyskasz kontrolę nad swoim czasem, co w efekcie pozwoli Ci spędzić go możliwie najbardziej produktywnie.

Każdy kontakt z drugą osobą to możliwość zetknięcia się z całkowicie nowym światem. Wchodząc w interakcję z innymi, zyskujesz nowe spojrzenie na różne sprawy.

Warto zatem nieustannie poszukiwać sposobów, by udoskonalać swoją codzienną rutynę. Zapamiętaj: każdy dzień i każda chwila skrywają w sobie ogromy potencjał!

Autor: Jeff Davidson jest „ekspertem ds. równowagi między pracą a życiem” (The Work-Life Balance Expert®) oraz liderem z zakresu kwestii związanych z dążeniem do osiągnięcia równowagi między pracą a życiem. Współpracuje z organizacjami, które chcą zwiększyć swoją produktywność poprzez osiągnięcie lepszej równowagi między pracą a życiem swoich pracowników. Jest autorem książek Breathing Space, Simpler Living i Dial it Down, Live it Up. Odwiedź stronę BreathingSpace.com lub zadzwoń pod numer +1-919-932-1996, aby dowiedzieć się więcej na temat prezentacji i seminariów prowadzonych przez Jeffa, m.in.:

• Managing the Pace with Grace® (Efektywne zarządzanie tempem pracy)
• Achieving Work-Life Balance™ (Jak osiągnąć równowagę między pracą a życiem)
• Managing Information and Communication Overload® (Zarządzanie natłokiem informacji i komunikacji)

Stres – naturalny mechanizm obronny

Ludzie rodzą się z instynktowną reakcją stresową. Gdy znajdujemy się w potencjalnie niebezpiecznej sytuacji, nasz organizm zaczyna produkować hormony stresu, które następnie uwalniane są do krwiobiegu.

Co się wtedy dzieje? Hormony te wywołują reakcje psychiczne i fizyczne – z jednej strony odczuwamy strach, a z drugiej nabuzowanie i gotowość do walki.

Druga strona medalu

Obecnie jednak, zamiast wykorzystywać hormony stresu wyłącznie w sytuacjach „kryzysowych”, aktywujemy je przez cały czas: kiedy jesteśmy spóźnieni, gdy zbliża się deadline, czy nawet w tak, zdawałoby się, prozaicznych sytuacjach jak problemy techniczne ze smartfonem.

To powoduje, że zdecydowanie za często chodzimy „nabuzowani i gotowi do walki” i nie dostarczamy naszym ciałom wystarczająco czasu na uspokojenie.

Rezultat? Cóż, oprócz tego, że odczuwamy stres, skutkuje to tym, że zachowujemy się agresywnie, miewamy huśtawki nastroju i regularnie tracimy panowanie nad sobą. Można powiedzieć, że jesteśmy chodzącymi bombami zegarowymi.

Brzmi znajomo?

Co można zrobić

Po pierwsze, zastanów się, jakie sytuacje doprowadzają Cię do tego instynktownego stanu „ucieczki albo walki”.

Przeważnie dochodzi do tego wtedy, gdy trzeba wyjść poza strefę komfortu lub stawić czoła "groźnym drapieżnikom" – zwykle osobom agresywnym, wzbudzającym w nas lęk albo mającym większą władzę. Z tym jednak niewiele da się zrobić...

A co z innymi stresującymi sytuacjami? Czy nie wydaje Ci się, że często odczuwasz stres wtedy, gdy wiesz, że postępujesz "nie tak"? Nie chodzi o to, że kogoś z czegoś okradasz lub go krzywdzisz. Wiąże się to raczej z łamaniem umownych norm i zawodzeniem oczekiwań – własnych lub czyichś.

Sytuacja 1.

Stres może dopaść Cię wtedy, gdy wiesz, że nie przykładasz się do swojej pracy tak, jak należy. Wszyscy – włącznie z Tobą i Twoim szefem – wiedzą wtedy, że można było wykonać dane zadanie dużo lepiej...

Przykład: Andrzej bardzo stresuje się prezentacją, którą ma przedstawić. Ale czy zaczął się do niej przygotowywać z odpowiednim wyprzedzeniem? Czy zgłębił dokładnie temat, który ma poruszyć? Czy zdjęcia, które wykorzystał w prezentacji są dobrej jakości? Czy przyswoił funkcje programu, w którym będzie wyświetlał prezentację? I wreszcie: czy przeczytał tekst przynajmniej dwa razy, aby ją przećwiczyć i wyeliminować wszystkie błędy? Powiedzmy to sobie szczerze – gdyby to zrobił, nie byłby teraz tak zestresowany.

Rozwiązanie: Gdy coś robisz, daj z siebie 100%. Skup się na tym, co jest tu i teraz. Pozbądź się rozpraszaczy, przygotuj się, sięgnij po dodatkową literaturę fachową i zadbaj o materiały pomocnicze. Jeśli masz trudności, poproś o pomoc kogoś, kto lepiej zna się na temacie. Jednym słowem: podchodź do tego, co robisz na poważnie.

Sytuacja 2.

Stres towarzyszy Ci pewnie, gdy wiesz, że inni będą Cię oceniać lub krytykować.

Przykład: Agata pracuje w dziale marketingu i spieszy się na spotkanie zespołu. Właśnie rozesłała newsletter do 10 tys. klientów. Jest zestresowana bo wie, że nie była dostatecznie skupiona, kiedy przygotowywała, sprawdzała i formatowała wiadomość. Osoby z jej działu zawsze czytają i komentują firmowe newslettery. A co jeśli znajdą w nim jakiś błąd? Ich krytyka będzie wtedy w pełni uzasadniona.

Rozwiązanie: Podobnie jak w poprzednim przykładzie: jeśli wykonujesz zadanie pospiesznie i niedbale, trudno oczekiwać cudów. Mając natomiast pewność, że robisz je najlepiej jak potrafisz, przy wykorzystaniu wszystkich umiejętności, nie masz o co się martwić. Możesz być wtedy po prostu spokojnie otwarty/-a na feedback :)

Aby unikać stresujących sytuacji, bądź ze sobą szczery/-a. Postaraj się przyjmować tylko te zadania, które potrafisz wykonać – tzn. dysponujesz czasem i umiejętnościami potrzebnymi do ich realizacji. Jeśli masz zbyt dużo na głowie i nie wyrabiasz się z obowiązkami, otwarcie to przyznaj i poinformuj o tym przełożonego. Gdy zabierasz się za jakieś zadanie, zadbaj o to, by wykonać je najlepiej jak potrafisz, poświęć mu całą uwagę, zadbaj o materiały pomocnicze i upewnij się, że starczy Ci czasu. Jeśli czujesz, że przewyższa ono Twoje możliwości, może to znak, że trzeba porozmawiać z szefem lub przemyśleć swoją ścieżkę kariery.

Sytuacja 3

Możesz odczuwać stres, gdy mówisz lub robisz rzeczy, które potencjalnie mogą zranić, zdenerwować lub zirytować drugą osobę.

Przykład: Maciej mieszka z rodzicami. Obiecał, że co miesiąc będzie opłacać rachunki za prąd. Niestety, popadł w finansowe tarapaty i nie zapłacił już dwóch rachunków z rzędu. Musi powiedzieć o tym rodzicom, co bardzo go stresuje. Czy byłby zestresowany, gdyby wydał mniej pieniędzy na promocje Black Friday lub opłacił rachunek za poprzedni miesiąc zamiast opłacić wyjazd ze znajomymi?

Rozwiązanie: Szanuj innych, naucz się przyznawać do własnych błędów i, pamiętaj – cokolwiek robisz, rób to na 100%. Każdy związek czy relacja muszą opierać się na uczciwości oraz maksymalnym zaangażowaniu obydwu „stron”. Aby wystrzegać się konfliktów i trudnych sytuacji, postępuj rozważnie, bądź skupiony/-a i przewiduj skutki swoich działań. Składając obietnicę lub zobowiązując się do czegoś, postaraj się wyeliminować wszystkie przeszkody, które mogą Ci to utrudnić.

Przykłady innych sytuacji

Joanna znów spóźni się do pracy. Znowu... gdyby wstała wcześniej, nie byłoby problemu. Gdyby przygotowała sobie ubranie dzień wcześniej, dziś nie musiałaby tracić 10 minut na zastanawianie się, co na siebie włożyć.

Grzegorz jest na spotkaniu z zespołem. Jego szef wydaje się być rozczarowany, ponieważ Grzesiek nie uczestniczy w dyskusji. Mógłby przecież podzielić się ważną opinią lub zaproponować jakieś dobre rozwiązanie, ale tego nie robi. Dlaczego? Czy jest w tej chwili skupiony? Czy jest myślami obecny na spotkaniu czy jego głowę zaprzątają zupełnie inne sprawy. A może przegląda akurat Facebooka na telefonie?

Bartosz jest zestresowany, bo ma kłopoty z płaceniem rachunków. Ale czy właściwie zarządza swoim budżetem i regularnie go przegląda? Czy zapisuje najważniejsze wydatki i racjonalnie planuje budżet? Gdyby tak było, pewnie mógłby opłacić większość swoich zobowiązań.

Nie chodzi o bycie idealnym

Nikt z nas nie jest alfą i omegą, ale gdybyśmy skupiali się na tym, co jest tu i teraz, postępowali racjonalnie i w każdej sytuacji dawali z siebie wszystko, moglibyśmy znacząco obniżyć poziom odczuwanego stresu.

Autorka: Magda z zespołu marketingu Nozbe

Oferta ważna tylko dziś!

Skorzystaj z oferty i kup egzemplarz papierowy, ebook lub audiobook o 5 zł taniej niż zwykle.

"10 kroków do maksymalnej produktywności" Michała Śliwińskiego to doskonały prezent dla Ciebie lub bliskiej Ci osoby na zbliżające się Święta. Przewodnik pomoże stworzyć system pracy, dzięki któremu można lepiej wykorzystać własny potencjał oraz uniknąć podstawowych błędów w zarządzaniu sobą w czasie.

Dzięki lekturze dowiesz się m.in.:

• jak lepiej zarządzać zadaniami metodą GTD;
• czym jest zaufany system produktywności i jak go zbudować;
• jak odróżniać zadania priorytetowe od pozostałych i jak je realizować;
• jak działać skutecznie w każdym miejscu i czasie;
• w jaki sposób współpracować z innymi;
• jak radzić sobie z lawiną wiadomości i powiadomień.

Wszystkie wersje książki oraz nasz specjalny pakiet produktywności znajdziesz na www.kursproduktywnosci.pl

Zamawiam książkę!

Aha, i zajrzyj na stronę: Dzień Darmowej Dostawy :)

Uwolnij potencjał swojego umysłu i porządkuj informacje na mapach myśli

Michał, CEO Nozbe, od dawna już wykorzystuje tę technikę. Rysuje wielkie mapy myśli na białej tablicy suchościeralnej w swoim biurze domowym, dzięki czemu sprawniej planuje strategie marketingowe czy wizję rozwoju firmy. Ja zaczęłam tworzyć mapy myśli kilka miesięcy temu, szczególnie po to, aby lepiej rozumieć i zapamiętywać czytane książki.

W szablonie opisujemy, na czym dokładnie polega ta metoda oraz jak i do czego tworzyć własne mapy myśli.

Jak tworzyć mapy myśli i szybciej uczyć się oraz planować💡

Naucz się robić piękne zdjęcia

Czy znasz to uczucie, kiedy widzisz niepowtarzalną scenę, osobę, krajobraz, cykasz fotkę, aby uwiecznić moment, a potem... okazuje się, że zdjęcie jest beznadziejne i w ogóle nie oddaje klimatu? Jeśli tak, koniecznie skorzystaj z naszego prostego szablonu, który dostarczy Ci podstawowych informacji i zapewni motywację do samodzielnej nauki robienia zdjęć.

Pobierz ten szablon i zacznij fotografować!

Naucz się tworzyć szablony i oszczędź cenny czas

Jedno z podstawowych przykazań człowieka produktywnego brzmi: rób mniej, a lepiej. Chodzi o to, by pracować nie więcej, ale mądrzej. Wielokrotne wykonywanie tej samej pracy to strata czasu. Dlatego też w Nozbe mamy optymalny sposób na powtarzalne lub po prostu podobne czynności i procesy. Mowa oczywiście o szablonach projektów :-)

Naucz się, jak krok po kroku stworzyć praktyczny szablon, wykorzystując różne możliwości naszego narzędzia.

A gdy już przygotujesz kilka szablonów i zechcesz, abyśmy opublikowali je na stronie Nozbe.how i aby służyły innym członkom naszej produktywnej społeczności - prześlij nam swoje szablony na Twitterze lub mailem.

Autorka: Magda z zespołu marketingu Nozbe

Wyobraź sobie, że masz do wykonania szereg niezwiązanych ze sobą zadań (czy nie tak wygląda nasz każdy dzień?) albo musisz wykonać wiele zadań w ramach jednego projektu. Zadaj sobie pytanie: „Jak mogę wykorzystać czas, którym dysponuję, możliwie najefektywniej?”. Pomoże Ci to skierować uwagę na to zadanie, którym w danym momencie należy się zająć.

Jak zorganizować czas, aby wykorzystać go najlepiej?

W każdej chwili możesz dokonać wyboru – nawet jeśli realizacja zadania lub projektu przebiega sprawnie, możesz zmienić decyzję odnośnie tego, jak chcesz wykorzystać czas począwszy od tego momentu.

Zasadniczo, fakt, że zaczynają Cię dręczyć wątpliwości, jest oznaką tego, że zmagasz się z wewnętrznym dylematem i prawdopodobnie musisz skierować swoje wysiłki w inną stronę.

Czy później będzie łatwiej?

Mając do wykonania zadanie, które wolałbym odłożyć na później, zadaję sobie drugie istotne pytanie: „Czy odłożenie zadania na później ułatwi mi jego realizację?”. Jeśli odroczenie zadania w czasie rzeczywiście sprawi, że jego realizacja stanie się łatwiejsza, wówczas mam racjonalne uzasadnienie, by nie zajmować się tym zadaniem w tej chwili.

Na przykład, kiedy muszę zorganizować wszystkie faktury związane z danym projektem, który będzie realizowany przez następny tydzień, mogę spokojnie odłożyć to zadanie o tydzień. Wówczas, zabiorę się za wykonanie tego zadania, mając już zgromadzone wszystkie rachunki i, gdy do niego usiądę, będę mógł doprowadzić je do końca.

Jeśli natomiast odłożenie zadania na później nie ułatwia jego realizacji, lepiej zająć się nim od razu, zwłaszcza, że im dalej je odsuniesz w czasie, tym trudniej będzie Ci się za nie zabrać. O wiele rozsądniej rozpocząć przygotowania do wystąpienia, wywiadu czy testu lub egzaminu kilka dni wcześniej, a nie na jedną noc przed.

Autor: Jeff Davidson jest „ekspertem ds. równowagi między pracą a życiem” (The Work-Life Balance Expert®) oraz liderem z zakresu kwestii związanych z dążeniem do osiągnięcia równowagi między pracą a życiem. Współpracuje z organizacjami, które chcą zwiększyć swoją produktywność poprzez osiągnięcie lepszej równowagi między pracą a życiem swoich pracowników. Jest autorem książek Breathing Space, Simpler Living i Dial it Down, Live it Up. Odwiedź stronę BreathingSpace.com lub zadzwoń pod numer +1-919-932-1996, aby dowiedzieć się więcej na temat prezentacji i seminariów prowadzonych przez Jeffa, m.in.:

• Managing the Pace with Grace® (Efektywne zarządzanie tempem pracy)
• Achieving Work-Life Balance™ (Jak osiągnąć równowagę między pracą a życiem)
• Managing Information and Communication Overload® (Zarządzanie natłokiem informacji i komunikacji)

Opcja wyszukiwania znajduje się w Nozbe już od dłuższego czasu. Stale ją jednak ulepszamy, wprowadzając nowe możliwości. Z tego powodu, regularnie otrzymujemy na ten temat różne pytania.

Oto najczęstsze:

• „Cześć,*

Czy w Nozbe istnieje możliwość wyszukiwania ukończonych zadań?”

i:

„Witajcie,

chciałbym w ramach przeglądu tygodnia móc przeglądać ukończone zadania po dacie ich realizacji. Czy Nozbe oferuje taką możliwość?”

Wyszukiwanie zadań zakończonych

Wielu użytkownikom brakowało opcji wyszukiwania zakończonych zadań. Prawdę mówiąc, my również odczuwaliśmy jej brak! Do tej pory, aby odszukać zakończone zadanie, należało mieć w pamięci nazwę projektu, w którym się ono znajdowało. W Nozbe 3.6 wprowadziliśmy opcję wyszukiwania ukończonych zadań! Czy to nie wspaniałe?

Aby z niej skorzystać, wykonaj poniższe kroki:

• z menu po lewej stronie, wybierz zakładkę Znajdź,
• wpisz pierwsze litery zadania, które chcesz odszukać, -(opcjonalnie) zaznacz pole „Wyszukaj w komentarzach” jeśli chcesz, aby Nozbe wyświetliło również zadania, w których fraza ta występuje w komentarzach do tego zadania.

Nozbe pokaże Ci wszystkie zadania zawierające frazę wpisaną w wyszukiwarce, jak w poniższym przykładzie:

W pierwszej kolejności zobaczysz swoje aktywne zadania, a następnie zadania ukończone, które oznaczone są na szaro. Aby wyświetlić starsze zadania, kliknij „Wyszukaj więcej ukończonych zadań”.

Przeglądanie zakończonych zadań w kolejności ich ukończenia

Jeśli jesteś z nami już od jakiegoś czasu, wiesz, że w Nozbe mamy dedykowany dzień na przegląd tygodnia. Stanowi on istotną część naszej pracy i polega na tym, że wykonujemy gruntowny przegląd osobistych systemów produktywności, aby sprawdzić, co udało nam się osiągnąć w minionym tygodniu i zaplanować najważniejsze zadania na tydzień nadchodzący.

Aby ułatwić przeglądanie historii ostatnio ukończonych zadań, w zakładce Zespół dodaliśmy opcję pozwalającą wyświetlić zakończone zadania według daty ich wykonania. Aby jej użyć, wystarczy, że klikniesz „Ty”, wejdziesz do paska informacji "i" i stamtąd wybierzesz przycisk „Ukończone”. Jeśli chcesz, możesz również wydrukować lub wygenerować plik PDF z tego widoku :-)

W czym jeszcze możemy Ci pomóc?

Aby dowiedzieć się więcej na temat wyszukiwania, odwiedź naszą stronę pomocy.

A jeśli masz dodatkowe pytania – daj nam znać! Jak zawsze możesz skontaktować się z naszym działem obsługi klienta z wszelkimi pytaniami i sugestiami. Jesteśmy tu po to, aby Ci pomóc :-)

Autorka: Natalia z działu obsługi klienta w Nozbe

Standardowy przegląd tygodniowy

Aktualna liczba projektów w moim Nozbe wynosi 134. Jednym wyda się to stosunkowo mało, innym – przeciwnie. Jedno pozostaje faktem – tak długa lista musi pozostać w ryzach, nic nie ma prawa się posypać. Z kolejnymi projektami pojawiającymi się na mojej liście zaczął rodzić się kłopot. Był nim… przegląd tygodniowy! Aby w pełni zrozumieć, dlaczego przegląd stał się problemem w moim systemie zarządzania projektami, należy zwrócić uwagę, w jaki sposób go wykonywałem. Otóż zwyczajnie przeglądałem wszystkie projekty (oczywiście poza standardowymi zadaniami, takimi jak: inbox zero, etc.). W każdym z nich sprawdzałem:

• datę rozpoczęcia projektu,
• datę zakończenia,
• czy wszystkie daty się zgadzają (wynika to z faktu, iż jestem bardzo roztrzepany i podczas tworzenia projektu potrafię pomylić się w miesiącu lub nie nadać terminu końcowego na wykonanie zadania) .

Nagle okazywało się, że mój przegląd tygodniowy nie polega na cotygodniowym sprawdzaniu wszystkich projektów, nie był to również czas wyciszenia, skupienia, a raczej gonitwy za kolejnym projektem, sprawdzania najdrobniejszych szczegółów. Doprowadziło to do sytuacji, w której na myśl o kolejnym przeglądzie tygodniowym byłem bliski zarejestrowania się w przychodni, by wziąć chorobowe. Potem okazywało się, że to nic nie da, gdyż pracuję na swoim. Trzeba było znaleźć rozwiązanie!

Moja rada: sprawdź, w jaki sposób wykonujesz swój przegląd tygodniowy. Czy jest on podobny do mojego? Czy chcesz zaoszczędzić trochę czasu w miesiącu na inne zajęcia?

Jak wygląda Twoja lista projektów?

Żeby pomóc Ci zrozumieć, w jaki sposób dokonałem zmiany w przeglądzie tygodniowym – pokażę, jak wygląda moja lista projektów. Jestem youtuberem, trenerem biznesu oraz studentem (w trybie on-line), i moje projekty wyglądają następująco:

• 1. grupa – praca oraz prywatne. Są to otwarte projekty z małymi zadaniami, które nie wymagają osobnych projektów;
• 1. grupa – aktualne projekty biznesowe;
• 1. grupa – wyjazdy służbowe i prywatne;
• 1. grupa – powtarzalnych zadań: prywatnych i służbowych (np. prace nad pozyskiwaniem nowych klientów, po prywatne projekty, w których znaleźć można zadania z grupy umówić się na wymianę opon w aucie (powtarzalność co pół roku), czy też uczyć się francuskiego przez pół godziny (powtarzalność: codziennie);
• 1. grupa – odcinki na YouTube – każdy odcinek to inny projekt;
• 1. grupa – studia. Każdy przedmiot na studiach jest osobnym projektem. Z racji studiowania przez internet moim obowiązkiem jest znalezienie czasu na słuchanie wykładów oraz rozwiązywanie ćwiczeń;
• 1. grupa – pomysły. Są to projekty otwarte, w których zapisuję pomysły na: nowe odcinki na YouTube, posty na Facebooku i LinkedIn, pomysły na wpisy na bloga, etc.
• 1. grupa – klienci (aktualni oraz potencjalni)
• 1. grupa – może kiedyś. Są to wszystkie projekty, które nie są dla mnie aktualnie ważne, ale w przyszłości możliwe, że zabiorę się za nie.

Moja rada: sprawdź, czy Twoje projekty również są pogrupowane i czy ich lista nie jest chaotyczna.

Które projekty są dla mnie ważne?

Następnie musiałem odpowiedzieć na pytanie: które projekty są dla mnie ważne? Uznałem za takie wszystkie projekty dochodowe i to one mają pierwszeństwo w przeglądzie tygodniowym. Są to wszystkie projekty, z wyjątkiem: 


• odcinków na YouTube (wprawdzie YouTube stanowi moje istotne źródło dochodów, jednak przegląd każdego odcinka tydzień w tydzień okazał się zbędne)
• projekty z grupy: studia,
• projekty z grupy: pomysły,
• projekty z grupy: może kiedyś.

Pomyślałem, że świat się nie zawali, jeśli nie będę przeglądał tych projektów co tydzień.

Moja rada: odpowiedz sobie na pytanie: które projekty są dla Ciebie naprawdę ważne.

Co zatem zrobiłem?

Podzieliłem przegląd tygodniowy na dwie części:

• część – Standard Review,
• część – Deep Review.

Standard Review dotyczy wszystkich projektów, które są dla mnie ważne, czyli tych, dzięki którym zarabiam. Wykonuję go co tydzień. Dodatkowo przegląd zawiera w sobie takie zadania, jak inbox zero (mail, wiadomości prywatne, folder: pobrane, skrzynka spraw), przegląd nadchodzącego tygodnia oraz przegląd budżetu.

Deep Review to dogłębny przegląd tygodniowy, wykonywany co drugi tydzień. W nim przeglądam wszystkie projekty, nie tylko te, które są istotne z mojego punktu widzenia.

Moja rada: utwórz w swoim Nozbe dwa zadania: Standard Review oraz Deep Review i dopasuj projekty z odpowiednich grup do tych zadań.

Ile czasu zaoszczędziłem?

Dla mnie czas jest świętością. Wyznaję zasadę, że im więcej go oszczędzam na przyjemności – tym lepiej! Pytanie: ile czasu zaoszczędziłem w miesiącu? Podstawowy przegląd w moim wypadku trwa około godziny. Dogłębny to również godzina. W standardowym układzie tygodniowo poświęcałem na przegląd tygodniowy w GTD – 2 godziny. W stosunku miesięcznym daje to 8 godzin.

Aktualnie mój przegląd tygodniowy to cztery tygodnie ze standardowym przeglądem tygodniowym (1 godzina tygodniowo) + dogłębny przegląd tygodniowy (1 godzina co dwa tygodnie). Łącznie w stosunku miesięcznym daje nam to 6 godzin.

Zaoszczędzone zostały 2 godziny w miesiącu, przy tym doświadczam dużo mniej stresu, frustracji oraz panicznego biegu do przychodni po zwolnienie lekarskie, które i tak nic nie da.

Zobacz również: szablon, który pomoże Ci we wdrożeniu Standard i Deep Review: https://nozbe.how/iWESy

Autor: MAtt Olech - Youtuber i trener biznesu. Współpracuje z markami nie tylko na polu trenerskim, ale również w serwisie YouTube. Jego cel? Pomóc Klientom osiągnąć to, czego chcą. Konsultant. Jako youtuber od ponad 7 lat prowadzi kanał rozrywkowy Matt Olech. Jego filmy obejrzało łącznie ponad 15 milionów internautów. Na YouTube współpracował z takimi markami, jak Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Jako trener biznesu obecny na rynku od dwóch lat. Przez jego sale warsztatowe i szkoleniowe przewinęło się ponad 2 tys. osób. Współpracował m.in. z Wyższą Szkołą Bankową w Poznaniu, Młodzieżową Radą w Piasecznie oraz Wielkiej Wsi. 


We wtorek, 21 listopada, Michał Śliwiński wspólnie z zespołem Nozbe zdradzą swoje ulubione porady i wskazówki dotyczące tygodniowego przeglądu. Wierzymy, że efektywnie przeprowadzony przegląd może zaoszczędzić Ci cały tydzień stresu. Dołącz do nas, by dowiedzieć się, jak rozpocząć wykonywanie tygodniowego przeglądu i – przede wszystkim – jak wykonywać go skutecznie!

Podczas webinaru opowiemy również o tym, jak zrewolucjonizowaliśmy piątki w naszej firmie, co – mamy nadzieję – zainspiruje Cię do zapoczątkowania własnych piątkowych rewolucji :)

Spotkaj się z nami we wtorek, 21 listopada o godz. 17:00 i dowiedz się, jak przeprowadzać skuteczny przegląd tygodniowy.

Zapisz się już teraz! Liczba miejsc jest ograniczona.

Nie masz czasu we wtorek?

Mamy rozwiązanie. Planujemy retransmisję webinaru poprowadzonego po angielsku. Odbędzie się ona we środę, 22 listopada o 10:00 czasu polskiego.

Zapisz się i spraw, by Twój przegląd tygodnia działał!