Office-Blog

Xing Connector für Outlook 2013 endlich da!

Haider Shnawa — Tue, 18 Jun 2013 15:44:47 +0200

Ihr könnt euch noch erinnern: wir haben vor genau 1 Monat “getschentscht” (kärntnerisch für “quengeln, nörgeln” siehe http://www.dict.cc/?s=tschentschen+%5Bs%C3%BCd%C3%B6sterr+%5D+%5Bn%C3%B6rgeln+quengeln%5D), dass Xing noch immer nicht den Outlook Connector für Office 2013 herausgebracht hat – für mich auf jeden Fall ein Must-have. Daraufhin habe ich eine kleine Petition auf Facebook gestartet (siehe http://www.officeblog.at/post/2013/05/18/Wann-kommt-endlich-der-Xing-Connector-fur-Outlook-2013.aspx).

Und jetzt endlich ist es soweit: Xing hat uns erhört, und der neue Connector steht ab sofort zum Download zur Verfügung: http://outlook.xing.com/index_de.html

Danke an die Entwickler von Xing: Thumbs up!

Ressourcenliste zu lang

Thu, 13 Jun 2013 11:01:00 +0200

Wenn Sie für einen Vorgang mit sehr vielen Ressourcenzuordnungen die Ressourcen in der Spalte Ressourcennamen oder in der Eingabezeile die Ressourcen editieren, erhalten Sie möglicherweise die Meldung “Ressourcenliste zu lang. Eine Ressourcenliste mit mehr als 256 Zeichen kann nicht bearbeitet, gelöscht oder ….”

Diese Meldung bezieht sich jedoch nur auf die Art der Bearbeitung. Sie können lange Ressourcenliste natürlich verwenden und bearbeiten, jedoch nur mit anderen Methoden. Ein paar Beispiele:

1. Dialog Ressource zuordnen
Starten Sie den Dialog über die Registerkarte Ressource und die Schaltfläche Ressource zuordnen.

In diesem Dialogfenster können Sie ohne Fehlermeldung beliebige Ressourcen hinzufügen und entfernen.

2. Ansicht Vorgang: Maske
Blenden Sie die Ansicht Vorgang: Maske ein. Aktivieren Sie dafür auf der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Elemente anzeigen die Checkbox Details. Dadurch wird das Fenster geteilt und die Ansicht im unteren Bereich angezeigt. Wenn Sie bereits eine geteilte Ansicht anzeigen, wählen Sie in der Auswahlliste Details die Ansicht Vorgang: Maske aus.

Auch hier können Sie problemlos Ressourcen hinzufügen und entfernen, auch wenn die Gesamtlänge der Ressourcenliste über 256 Zeichen liegt.

Ich hoffe, das hilft weiter! Bei Fragen hinterlassen Sie bitte einen Kommentar, ich werde gerne darauf antworten.

Oder kommen Sie zu einem der nächsten Project Management Workshops und fragen Sie einen der anwesenden Experten. Eine Liste der Workshops finden Sie unter Projekt Management Workshops.

Herr Peter Hössl (peterho@microsoft.com) nimmt Sie auch gerne in die Verteilerliste für Workshop-Einladungen auf, wenn Sie ihm eine kurze Mail senden.

1 Million in 100 Tagen: Office 365 Abos

Haider Shnawa — Thu, 30 May 2013 18:14:13 +0200

Klingt wie der Titel einer Spam-Mail oder der Name eines Selbsthilfebuches – sind aber in Wahrheit die Zahlen zu den verkauften Office 365 Home Premium Abos (siehe auch http://www.officeblog.at/post/2013/02/01/Office-365-neu-die-wichtigsten-Fragen-und-Antworten.aspx) seit dem Produktlaunch des neuen Office. Und nein: es geht in diesem Post nicht darum, wie ihr 1 Million in 100 Tagen machen könnt…

Tatsächlich wurde Office 365 Home Premium, die Office Konsumentenversion, in den ersten 100 Tagen mehr als 1 Million mal verkauft – bemerkenswert, noch dazu da es sich ja um das Cloudabo von Microsoft handelt. Augenscheinlich haben Kunden weniger gegen “die” Cloud und gegen Mietversionen, als uns viele Medien glauben machen wollen.

Gleichzeitig mit den aktuellen Verkaufszahlen hat Microsoft auch folgendes Vergleichsbild publiziert:

Wieviel Zeit haben unterschiedliche Clouddienste im Consumerumfeld benötigt, um 1 Million Subscriber zu erreichen? Danach brauchten Dropbox, Facebook und Spotify 2- bis 3-Mal so lange dafür wie Office 365 Home Premium. Gut, man könnte natürlich sagen, dass Facebook und Dropbox nicht so bekannt und beliebt sind wie Office . Aber ein weiteres Detail ist hierbei interessant: alle diese genannten Dienste sind Gratisdienste – außer Office 365. Und dennoch war es unter den schnellsten…

Aber genug der Lobhudelei, wer´s genauer wissen will, kann es hier im Detail nachlesen: http://blogs.office.com/b/office-news/archive/2013/05/29/thanks-a-million.aspx

Eines könnte man natürlich kritisieren: hätte Microsoft auch die Verkaufszahlen veröffentlicht, wenn sie nicht so positiv gewesen wären? Wahrscheinlich nicht, aber was solls: Office ist halt gut…

Heiße Termine im Juni!

Tue, 28 May 2013 13:41:29 +0200

Bezüglich der Temperaturen übernehmen wir keine Verantwortung, bei den Empfehlungen für Events schon . Nächste Woche werden die Themen Future of Work und neue Technologien intensiv behandelt. Alle, die Interesse haben, können sich noch gerne anmelden.

“Zwischen Technologie und Organisationsentwicklung“ am 04.06.2013 am WIFI Wien
und / oder
“Future of Work” Symposium am 05.06.2013 im Novomatic Forum, Wien

Hier die Details und Links zur Anmeldung.

1) „Zwischen Technologie und Organisationsentwicklung!“ am 4.6. Wifi Wien

Fördern Sie effiziente Geschäftsabläufe und die Entwicklung moderner Arbeitsstile in Ihrem Unternehmen! Microsoft Experten bieten am WIFI Wien Einblick in die Welt des neuen Arbeitens. Erleben Sie das Zusammenspiel von Microsofts Exchange 2013, SharePoint 2013 und Lync 2013 als eine ganzheitliche Lösung, die den Arbeitsalltag optimal unterstützt und Ihre Unternehmensprozesse vereinheitlicht und beschleunigt.

Ideal für Geschäftsführer/-innen, Entscheidungsträger/-innen, Techniker/-innen, IT-Professionals.

Inhalt:
9.00-9.30 Uhr:    Initialvortrag 'Die Entwicklung moderner Arbeitsstile als Business Modell'
9.30-14.00 Uhr: First Looks zu Lync 2013, SharePoint 2013, Exchange 2013 Hands on und
                         Austauschmöglichkeit im Showroom

Termin: Dienstag, 4.6.2013
Kosten: EUR 20,00

Anmeldung: www.wifiwien.at/181052

2) Symposium “Future of Work” am 5.6. Novomatic Forum, Wien

Fachkonferenz, Expertenaustausch und Strategieevent für Geschäftsführer, CIOs und HR-Manager

Die Arbeitswelt unterzieht sich gerade einem radikalen Wandel. Feste Bürozeiten, fixe Arbeitsplätze und stetige Abläufe rücken immer mehr in den Hintergrund. Information Worker und Digital Natives streben danach zu arbeiten wie, wo und wann sie wollen. Im „Kampf“ um die High Potentials müssen sich Unternehmen neu aufstellen und attraktive Arbeitsbedingungen schaffen.
Um in diesem Transformationsprozess up-to-date zu bleiben, ist es essentiell, sich branchenübergreifend mit Entscheidungsträgern auszutauschen.
Diese Möglichkeit wurde mit dem Symposium „Future of Work“ geschaffen, wo internationale Top-Speaker sowie nationale Experten und Vordenker über aktuellste Trends referieren, mit der Community Problemfelder thematisieren und Lösungswege skizzieren.

Themen der Veranstaltung:

Kulturelles Onboarding
Readyness of IT for Generation Y
Digital Leadership
Employer Branding
Age Diversity
Messbarkeit der “Future of Work”
Future Workstyles
Social Enterprise
Digital Natives & Information Worker
Mobile Device Management & Mobile Trends

Anmeldung & Programm:
https://www.lsz-consulting.at/events/symposium-future-of-work_50/

Skydrive Pro Sync Client jetzt kostenfrei downloadbar!

Haider Shnawa — Wed, 22 May 2013 23:09:51 +0200

Tolle Neuigkeiten für alle Office 365, SharePoint Online bzw. SharePoint 2013 User: der Skydrive Pro Sync Client, der bislang nur bei den Office 2013 Pro Plus bzw. Office 365 Small Business Premium Editionen dabei war, ist nun kostenfrei als Standalone Client zum Download verfügbar.

Mit Skydrive Pro könnt ihr Daten und Dokumente direkt über Office 365 bzw. SharePoint an interne und externe User freigeben, und habt damit eine gesicherte und verwaltbare Freigabe-Lösung für Unternehmen (sozusagen “Dropbox/Skydrive” für Firmen).

Bislang konnte man allerdings die Dokumente nur dann offline auf den PC/Laptop synchronisieren, wenn man Office 365 Pro Plus, Office 2013 Pro Plus oder Office 365 Small Business Premium installiert hatte.

Mit dem neuen kostenfreien Skydrive Pro Sync Client geht dies nun auch, ohne Office installiert zu haben. Gleichermaßen kann es im Kontext mit Office 2007 bzw. Office 2010 verwendet werden!

Damit ist synchronisieren einfacher denn je: ihr bestimmt welche Dateien ihr offline nehmen wollt, und schon wird es in den von euch definierten Folder lokal synchronisiert, und ist über den Windows Explorer jederzeit aufrufbar.

Zum Download geht es hier: http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=39050

Mehr zum Theme Skydrive Pro und die Vorteile des “Skydrive fürs Unternehmen” findet ihr hier: http://www.officeblog.at/post/2013/02/24/Skydrive-Pro-was-steckt-dahinter.aspx

Entdeckungsreise zu Project 2013 und Visio 2013

Wed, 22 May 2013 13:28:00 +0200

Liebe Office Community,

wir würden euch gerne kurz unsere neue Kampagne zu Projectund Visiovorstellen. Bestehend aus einer neuen informativen Produktseite möchten wir euch diese beiden Produkte noch einen Schritt näher bringen. Das Highlight dieser Kampagne ist jedoch eine individualisierte Entdeckungsreise von Project und Visio, die allen Usern von LinkedIn ermöglicht wird.

Probiert es doch selbst aus!

Wir hoffen ihr habt Spaß dabei und laden euch ein, in die moderne Welt von Microsoft einzutauchen.

Euer Office Team

Wann kommt endlich der Xing Connector für Outlook 2013?

Haider Shnawa — Sat, 18 May 2013 23:03:53 +0200

Bereits einige Officeblogleser haben in Kommentaren (siehe z.B. Jonasz Lazar) und Mails schmerzlich darauf hingewiesen, dass Xing es leider noch nicht geschafft hat, ein Update für ihren Outlook Connector (http://outlook.xing.com) herauszubringen.

Das ist insbesondere deshalb schade, da es von einigen Mitbewerbern wie zum Beispiel LinkedIn bereits seit dem Office 2013 Start Connectoren gibt, und Xing dadurch ins Hintertreffen gerät. Und natürlich ist es für die Xing (Premium) User schade, da die Synchronisierung mit den Xing Kontakten direkt ins Outlook sehr angenehm und nützlich war.

Da ich selbst ein Xing Premium User bin, habe ich vor einigen Wochen eine Anfrage an Xing dazu gestellt, hier die Antwort:

Sehr geehrter Herr Shnawa,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Leider bieten wir für den XING Connector noch keine Unterstützung für Microsoft Office 2013, arbeiten aber bereits an einer entsprechenden Version. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen noch keinen genauen Veröffentlichungstermin sagen können. Sobald der XING Connector für Microsoft Office 2013 zur Verfügung steht, werden Sie ihn unter https://www.xing.com/outlook herunterladen können.
Wir bedauern, Ihnen zur Zeit keine andere Mitteilung geben zu können.

Nun gut: mehr als 6 Wochen danach ist leider noch immer keine Spur von einem Update zu sehen. Aus diesem Grund starte ich eine kleine Petition für den neuen Xing Connector. Mal sehen, vielleicht können wir das Xing Team schneller überzeugen, wenn sich ein paar Leute zusammentun

Wenn ihr mit dabei sein wollt, dann liked einfach diese Seite und posted mit: https://www.facebook.com/XingfuerOutlook2013

Bitte um eure Unterstützung, mal sehen, ob wir nicht gemeinsam etwas zustande bringen!

Zuordnungseinheiten in Project ab Version 2010

Thu, 02 May 2013 08:46:00 +0200

Heute äußere mich einmal zu einem Thema, bei dem ich nicht voll hinter den Entscheidungen der Project Product Group stehe .

Wer mit Project in den Versionen bis 2007 arbeitet oder gearbeitet hat, kennt folgendes Verhalten.

Wir haben einen Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und einer Ressourcenzuordnung von 100%. Die Vorgangsart ist Feste Arbeit, wir erwarten also ein Änderung der Zuordnungseinheit, wenn die Dauer geändert wird.

Das ist auch was passiert, und es wird auch so dargestellt. Die geänderte Zuordnungseinheit ist jetzt 50%, angezeigt in eckigen Klammern hinter dem Ressourcennamen.

Sehen wir uns das Ganze in den Versionen 2010 und 2013 an.

Nehmen wir jetzt die gleiche Änderung unter 2010 oder 2013 vor: wir verdoppeln wieder die Dauer.

Hier wird die Zuordnungseinheit in der Anzeige nicht mehr aktualisiert. Die Einheit wird selbstverständlich angepasst, nur eben nicht mehr in eckigen Klammern dargestellt. Um die tatsächlich verwendeten Einheiten zu sehen, muss man in eine Einsatzansicht wechseln oder diese über Ansicht – Details – Vorgang/Ressource Einsatz im geteilten Fenster anzeigen.

In dieser Ansicht kann man entweder in der Tabelle die Spalte Höchstwert einblenden oder in Grid die Prozentuale Zuteilung (und/oder auch den Höchstwert) darstellen.

Zum Einblenden zusätzlicher Informationen klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Zeitraster und klicken im Kontextmenü auf Einzelheitenarten. Suchen Sie Prozentuale Zuteilung und/oder Höchstwert und klicken Sie auf Anzeigen. Schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf OK.

Danach sehen Sie die tatsächlichen Einheiten.

Die tatsächlichen 50% sind hier jetzt sichtbar, auch wenn sie nicht wie in den Versionen bis einschließlich 2007 in eckigen Klammern dargestellt werden.

Hierbei handelt es sich um eine grundsätzliche Änderung, die mit 2010 eingeführt wurde. Dem Projektmanager sollen weiterhin die Einheiten angezeigt werden, mit denen er ursprünglich geplant hatte.

Die vollständige offizielle Erläuterung von Microsoft finden Sie auf Englisch unter Assignment Units in Project 2010.

Die Änderung ist für Umsteiger sicher anfangs gewöhnungsbedürftig. Doch wenn man sich mit Zuordnungseinheiten in 2007 und früher näher beschäftigt hat, ist aufgefallen, dass auch hier Schwächen waren. Der Wert in Klammern hat den Höchstwert und nicht die Zuordnungseinheit angezeigt, wie der folgende Screenshot zeigt.

Die Ressource ist mit 40 Stunden Arbeit in 10 Tagen eigentlich zu 50% zugeordnet, dargestellt werden aber 75%, da an einem der Tage 6 Stunden Arbeit geplant sind. Eine saubere Darstellung erhält man nur nach Ändern des Zooms auf Wochenansicht.

Doch das ist Vergangenheit und nicht mehr so relevant.

Einen meiner MVP-Kollegen hat das geänderte Verhalten der Zuordnungseinheiten so irritiert, dass er ein Makro zur “Korrektur” dieser Einheit geschrieben hat. Sie finden das Original von Rod Gill unter Project 2010 - Reset Assignment Units. Ich habe das als Basis genommen und leicht modifiziert, damit es in Europa mit anderen Ländereinstellungen auch läuft. Zudem finde ich es in diesem Zusammenhang wesentlich, dass Sie die Rückgängig-Option verwenden können. Mit freundlicher Genehmigung von Rod stelle ich hier meine Makro-Version zur Verfügung.

Sub RefreshUnits()
Dim Tsk As Task
Dim Assgn As Assignment
Dim MyVersion As Integer
Dim StartDate As Date
Dim TaskType As Long
Dim Work As Long

'Originally developed by Rod Gill - thanks for providing
'http://www.projectvbabook.com/VBA-Sample-Code/VBASampleResetAssignmentUnits.html
'This macro runs on active Project 2010 and higher only.
'Information for Assignmentunit Change at
'http://blogs.msdn.com/b/project/archive/2010/04/29/assignment-units-in-project-2010.aspx
'Modifications by Barbara Henhapl, http://www.henhapl.net
' 1. Undo implemented
' 2. Enable different regional settings
'Please distribute with above source information only

'Check version, with respect to regional settings
    If CInt(Replace(Application.Version, ".", Application.DecimalSeparator)) < 14 Then
        Select Case Application.LocaleID
            Case 1031 'German
                MsgText = "Dieses Makro ist nur für Project 2010 und höher sinnvoll, daher " _
                    & "wird das Makro nun beendet."
            'Case 1036 'French
            '   MsgText =
            'Case 1043 'Dutch
            '   MsgText =
            Case Else ' English and other
                MsgText = "This macro is only useful for Project 2010 and later, so macro has " _
                    & "ended."
        End Select
        MsgBox MsgText, vbCritical + vbOKOnly
    Else
        F_RefreshUnits
    End If
End Sub

Function F_RefreshUnits()
Application.OpenUndoTransaction ("Refresh Units")
        For Each Tsk In ActiveProject.Tasks
            If Not Tsk Is Nothing Then
                'Only adjust Units for an Auto, incomplete, non-summary, active Task
                If Tsk.PercentComplete < 100 And Not Tsk.Summary And Tsk.Active And Tsk.Manual = False Then
                    TaskType = Tsk.Type
                    Tsk.Type = pjFixedDuration
                    For Each Assgn In Tsk.Assignments
                        If Assgn.PercentWorkComplete < 100 Then
                            If Assgn.PercentWorkComplete > 0 Then
                                StartDate = Tsk.Resume 'This is not necessarily accurate but is close enough
                            Else
                                StartDate = Assgn.Start
                            End If
                            Work = Assgn.Work
                            If Not Tsk.IgnoreResourceCalendar Then
                                RemDur = Application.DateDifference _
                                (StartDate, Assgn.Finish, Assgn.Resource.Calendar)
                            Else
                                RemDur = Application.DateDifference _
                                (StartDate, Assgn.Finish, ActiveProject.BaseCalendars(Tsk.Calendar))
                            End If
                            Assgn.Units = Assgn.RemainingWork / RemDur
                            Assgn.Work = Work
                        End If
                    Next Assgn
                    Tsk.Type = TaskType
                End If
            End If
        Next Tsk
Application.CloseUndoTransaction
End Function

Um dieses Makro zu verwenden, öffnen sie mit Alt+F11 den Visual Basic Editor (oder über Ansicht – Makros – Visual Basic). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ProjectGlobal (Global.mpt).

Wählen Sie im Kontextmenü Einfügen – Modul aus. Fügen Sie den oben angegebenen Code ein.

Anschließend steht das Makro in Ansicht – Makros – Makros anzeigen zum Ausführen zur Verfügung.

Wenn ich das Makro in 2010 bzw. 2013 für obiges Beispiel laufen lasse, werden die Einheiten aktualisiert. Zur Auffrischung, der Vorgang hat sich folgendermaßen dargestellt.

Nach dem Lauf des Makros werden [50%] angezeigt.

Das Umsetzen der angezeigten Einheiten kann auch wieder rückgängig gemacht werden.

Ich hoffe, die Erläuterungen helfen beim Verständnis des Verhaltens!

Project 2013 – Integrierte Berichte

Tue, 23 Apr 2013 07:41:00 +0200

Wie in meinem Artikel zur Testversion vor einiger Zeit angekündigt, möchte ich einige neuen Möglichkeiten in Project 2013 näher erläutern. Dieses Mal eine kurze Beschreibung zu den neuen Berichtsmöglichkeiten.

Das neue Project bietet ein großartiges neues Feature. Neben den aus den Versionen 2007 und 2010 bekannten grafischen Berichten können jetzt großartige Berichte im Client erstellt werden.

Einige hilfreiche und optisch ansprechende Berichte werden mit der Installation des Clients bereitgestellt. Diese Berichte stehen auf einer nun eigenen Registerkarte Berichte zur Verfügung.

Man kann sich aber auch jederzeit eigene Berichte über den Menüpunkt Neuer Bericht erstellen.

Hier kann man grundsätzlich entscheiden, in welcher Form die Informationen dargestellt werden sollen. Unabhängig von der gewählten Vorlage, können alle Darstellungen dem neuen Bericht hinzugefügt werden.

Hier ein Beispiel, wie eine Übersicht für Vorgänge, die innerhalb der nächsten zwei Wochen beginnen sollten, erstellt werden kann. Es können natürlich auch wesentlich einfachere Berichte erstellt werden, mit deutlich geringerem Aufwand. Dieser Bericht beinhaltet aber ein Beispiel, wie dynamische Datumsfilter verwendet werden können, die auf direktem Weg nicht zur Verfügung stehen.

Schritt 1: Definieren eines Vorgangsfeldes für das Datum in zwei Wochen

Auf der Registerkarte Projekt im Abschnitt Eigenschaften mit Klick auf Benutzerdefinierte Felder wird das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder erstellt. Hier den Typ Datum selektieren und ein noch nicht verwendetes Datumsfeld auswählen. Dann auf die Schaltfläche Formel klicken und in das Formelfeld ProjDateAdd(now();4800;"Standard"). Diese Formel berechnet das Datum von heute + 10 Arbeitstagen (10 Tage x 8 Stunden x 60 Minuten = 4800) gemäß Standardkalender.

Anschließend alle Fenster mit OK schließen.

Schritt 2: Definieren eines Filters mit dem Datumsfeld

Leider lassen sich keine dynamischen Filter basierend auf dem aktuellen Datum definieren. Daher haben wir in Schritt 1 ein Feld definiert, das ein Datum basierend auf dem aktuellen Datum berechnet. Dieses Feld steht jetzt für die Filterdefinition zur Verfügung.

Auf der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Daten kann unter Filter ein neuer Filter erstellt werden.

Für diesen neuen Filter ist ein Name zu vergeben und die Bedingungen zu definieren.

Dieser Filter vergleicht den berechneten Anfang mit dem zuvor erstellten Datumsfeld und blendet abgeschlossene und Sammelvorgänge aus. Nach dem Speichern steht der Filter in Ansichten und für Berichte zur Verfügung.

Schritt 3: Bericht erstellen

Jetzt kann ein neuer Bericht erstellt werden, der alle Vorgänge, die in der Vergangenheit oder innerhalb der nächsten 2 Wochen beginnen, darstellt.

Dazu über die Registerkarte Bericht – Neuer Bericht – Leer einen neuen Bericht erstellen und einen Namen eingeben.

Tabelle hinzufügen

Anschließend kann eine Tabelle hinzugefügt werden.

Durch Klick in die angezeigte Tabelle wird diese aktiviert.

Das Layout kann im Ribbon angepasst werden. Die Dateninhalte werden im Optionendialog rechts aktiviert. In diesem Beispiel wurden neben Schriftgröße folgende Änderungen vorgenommen:

Anzeige des Ressourcenamens durch Aktivieren der Checkbox.
Als Filter wurde der oben erstellte Filter gewählt.
Die Gliederungseben wurde auf Alle Teilvorgänge geändert.
Hierarchie anzeigen wurde aktiviert.

Grafik hinzufügen

Jetzt fehlt noch eine Grafik zur Darstellung des Ressourceneinsatzes. Dazu auf der Registerkarte Entwurf auf die Schaltfläche Diagramm klicken und im Dialogfenster Diagramm eine passende Darstellung auswählen.

Durch Klicken in die Grafik werden das Optionenfenster für das Diagramm aktiviert.

In dieser Grafik wurden folgende Änderungen vorgenommen:

Restarbeit deaktiviert
Geplante Arbeit selektiert
Der in Schritt 2 erstellte Filter angewendet
Eine Gruppierung nach Ressource eingefügt

Nach Layoutanpassungen ist der Bericht fertig und steht immer mit aktuellsten Daten in diesem Projekt zur Verfügung. Aber das Ganze immer wieder für jedes Projekt? Nein, im nächsten Schritt stellen wir diesen Bericht für alle Projekte auf diesem Rechner zur Verfügung.

Schritt 4: Bericht für alle Projekte verfügbar machen

In der Berichtsansicht gibt es auf dem Ribbon Entwurf die Auswahlliste Verwalten. Klicken Sie auf den Eintrag Organisator (alternativ auch über Datei – Informationen – Organisator – Registerkarte Berichte.

Der Organisator ermöglicht das Kopieren diverser Anpassungen von und in Projektpläne. In diesem Fall wird ein projektspezifischer Bericht in die globale Project-Vorlage auf Ihrem Rechner kopiert, damit er in Zukunft für alle Projekte zur Verfügung steht.

Markieren Sie den Bericht im ausgewählten Projekt rechts und klicken Sie anschließend auf Kopieren. Verifizieren Sie zunächst, dass links Global.MPT und rechts das Projekt mit dem Bericht ausgewählt ist.

Bemerkung: Wenn Ihr Bericht wie in diesem Beispiel benutzerdefinierte Felder und/oder Filter verwendet, müssen auch diese Elemente nach Global.MPT kopiert werden. Verwenden Sie dazu die Registerkarten Filter und Felder im Dialogfenster Organisieren.

Anschließend steht Ihr Bericht in allen Projekten über Bericht – Benutzerdefiniert zur Verfügung.

Schritt 5: Bericht an Kollegen weitergeben

Als guter Kollege möchten Sie Ihr Werk möglicherweise auch Anderen zur Verfügung stellen. Erstellen Sie dazu ein neues Projekt und rufen Sie den Bericht einmal auf. Speichern Sie das Projekt und geben Sie es weiter. Durch den Aufruf des Berichts wurde er wie durch Kopieren im Organisator in die Projektdatei aufgenommen und kann von dort wieder in Globalvorlagen auf anderen Rechnern wie unter Schritt 4 beschrieben übertragen werden.

Ich wünsche viel Erfolg mit aussagekräftigen Berichten!

P.s: Die seit vielen Versionen vertrauten Berichte, die in 2007 und 2010 im Menüpunkt Berichte gestartet wurden, sind in Project 2013 nicht verfügbar.

Project rechnet immer so komisch oder der Einfluß der Vorgangsart

Thu, 11 Apr 2013 23:01:00 +0200

Nachdem ich in Schulungen immer wieder den Ausdruck von Erkenntnis in Gesichtern bei meinem Lieblingsthema erkenne, möchte ich mich auch an dieser Stelle einmal dazu äußern.

Nein, Project macht selten etwas anderes, als man ihm sagt. Nur ist einem oft nicht bewusst, dass man eine Anweisung gegeben hat.

Kennen Sie das? Sie haben einem Vorgang eine Ressource zu einem Prozentsatz zugeordnet, zum Beispiel 50%. Jetzt erhöhen Sie die Arbeit um wenige Stunden. Ist ja kein Problem, von 50% auf 100% ist ja noch viel Spiel, wird ja deswegen nicht gleich länger dauern – denkt man. Aber was tut Project? Es verlängert den Vorgang! Fazit: Project macht immer was es will und das ganz unlogisch.

Ich muss Project und damit die Entwickler der Product Group einmal ganz entschieden im Schutz nehmen (ich mache das nicht in allen Fällen ): Project macht genau das, was ihm gesagt wurde – aufgrund der Standardeinstellungen bei der Installationen. Aber fangen wir von vorne an.

Sie kennen vermutlich die Felder Arbeit, Dauer und Zuordnungseinheit. Vorgänge werden in Project durch drei Parameter bestimmt: Dauer, Arbeit und Einheiten.
Die Dauer ist dabei das, was umgangssprachlich häufig als Durchlaufzeit bezeichnet wird, meist wird sie in Tagen angegeben.
Die Arbeit ist die tatsächliche Zeit, die durch die Ressourcen investiert wird, oft als Aufwand bezeichnet. Sie wird meist in Stunden definiert.
Die Einheiten beschreiben den Prozentsatz zu dem die Ressourcen an einem Vorgang beteiligt sind.
Arbeit: 8h Dauer: 1T Einheit: 100%
Arbeit: 8h Dauer: 5T Einheit: 20%

Das basiert auf der Formel: Arbeit = Dauer (in Arbeitstagen) x (Einheiten x Stunden pro Tag)

Wenn ich also einen Ressource einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen zu 50% zuweise, wird diese Ressource 20 Stunden Arbeit haben (50% x 5 Tage x 8 Stunden/Tag = 20 Stunden).

Die drei Parameter Arbeit, Zuordnungseinheit und Dauer stehen also in direkter Abhängigkeit. Was passiert, wenn ich schon eine Ressource zugewiesen habe und einen der Parameter ändere? Um die Gültigkeit der Formel zu erhalten, wird Project noch einen zweiten Parameter ändern. Project hat da sozusagen Favoriten, aber Sie können es beeinflussen. Dazu steht das Feld (Vorgangs)Art zur Verfügung. Sie können es als Spalte in jeder Vorgangstabelle einblenden. Sie finden es beim Öffnen des Dialogfensters Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert. Und es ist in der Ansicht Vorgang Maske enthalten, wenn Sie den Bildschirm teilen. Es gibt drei Vorgangsarten: Feste Einheit, Feste Arbeit und Feste Dauer.

Das Feld Vorgangsart ist eine Art Nagel, den Sie in einen Vorgang einschlagen. Sie teilen Project mit, welcher Wert soweit möglich unverändert bleiben soll.

Feste Einheit

Wenn Sie als Vorgangsart Feste Einheit wählen, werden Änderungen an Arbeit die Dauer beeinflussen und umgekehrt, da die Einheiten unverändert bleiben sollen. Ein Beispiel:
Ein Projektteammitglied arbeitet zu 50% an einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und Arbeit von 20 Stunden, da er noch andere Aufgaben außerhalb Ihres Projekts hat. Jetzt zeigt sich, dass die Schätzung zu gering war und der Aufwand 40 Stunden beträgt. Wenn die Vorgangsart Feste Einheit eingestellt ist, wird sich die Dauer nach dem Ändern der Arbeit auf 10 Tage erhöhen.

Feste Einheit ist die Standardeinstellung von Project und führt oft dazu, dass das Ergebnis nach Änderungen zu Irritationen führt.

Feste Arbeit

Wenn Sie als Vorgangsart Feste Arbeit einstellen, werden Änderungen an Einheit oder Dauer den jeweils anderen Wert beeinflussen. Wieder ist ein Projektteammitglied zu 50% einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und damit Arbeit von 20 Stunden zugeordnet. Nach Änderung der Zuordnungseinheit auf 100% wird die Dauer von Project auf 2,5 Tage verkürzt, da die Arbeit von 20 Stunden gemäß Vorgangsart Feste Arbeit unverändert bleiben muss.

Feste Dauer

Wenn Sie als Vorgangart Feste Dauer wählen, wird die Dauer unverändert bleiben und Änderungen an Arbeit und Einheit jeweils den anderen Wert modifizieren.
Wieder ist unser Projektteammitglied zu 50% einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und damit Arbeit von 20 Stunden zugeordnet. Nach Änderung der Zuordnungseinheit auf 100% wird die Arbeit von Project auf 40 Stunden erhöht, da die Dauer von 5 Tagen gemäß Vorgangsart Feste Dauer unverändert bleiben muss.

Mehr dazu finden Sie auch unter Ändern der Vorgangsart. Probieren Sie es doch einfach einmal aus!
Oder kommen Sie zu einem der nächsten Project Management Workshops und lassen Sie sich die Auswirkungen von einem der Vortragenden anhand eines Beispiels näher erläutern. Senden Sie einfach ein kurze Mail an Herrn Peter Hössl (peterho@microsoft.com), wenn Sie in den Verteiler für Workshop-Einladungen aufgenommen werden möchten. Eine Liste der Workshops finden Sie unter Projekt Management Workshops.