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Archiviare mail Outlook su Gmail

Alessandro Vinciarelli — Thu, 10 May 2012 03:47:54 PDT

Il servizio di posta messo a disposizione da Google, ovvero Gmail, consente a tutti i navigatori di disporre di una quantità di spazio su web non indifferente.

Sono oltre 10Gb che possono essere utilizzati anche, ad esempio, per memorizzare e archiviare la posta inviata e ricevuta tramite Outlook.

Questa operazione può essere realizzata utilizzando le funzionalità IMAP di Google, come valida alternativa ai numerosi tools che la rete rende disponibile.

La prima operazione da effettuare, una volta acceduto al proprio account Gmail, è quella di selezionare “impostazioni” e successivamente attivare l’IMAP tramite il menù “inoltro e POP/IMAP” (nell’immagine la versione in inglese).

A questo punto occorre andare sul proprio Microsoft Outlook e configurare un nuovo account IMAP, ricordandosi di aggiungere alle impostazioni avanzate il server IMAP in SSL sulla porta 993 SSL e il server SMTP con TLS sulla 587 (in figura Outlook 2010).

Informazioni aggiornate possono essere reperite con facilità sulle guide pubblicate direttamente da Google.

A questo punto si troverà, nella parte sinistra dell’interfaccia Outlook, saranno presente anche le cartelle dell’account Gmail appena impostato.

Sarà quindi sufficiente copiare le mail che si vogliono archiviare in quelle dell’account Google. È importante evidenziare che il processo di trasferimento dipende dal tipo di connessione disponibile e può richiedere molto tempo, in funzione del numero di mail che si vogliono archiviare.

PowerPoint 2010: salvare presentazioni e caratteri

Agnese Bascià — Tue, 08 May 2012 06:10:31 PDT

Quando si effettuano molte personalizzazioni in una presentazione PowerPoint 2010, sarebbe una buona abitudine salvare il lavoro in modo che vengano salvati anche parte delle impostazioni, come per esempio i caratteri utilizzati o appositamente installati.

Dopo aver creato una presentazione, andiamo nella tab “File” e selezioniamo la voce “Opzioni”.

In questa finestra clicchiamo sulla menu “Salvataggio” dell’elenco laterale per accedere alla finestra corrispondente: nella parte bassa, troviamo un’area intitolata “Mantieni fedeltà nella condivisione della presentazione seguente:”.

Flaggando l’opzione “Incorpora caratteri nel file” si attivano due altre scelte.

La prima consente di incorporare solo i caratteri realmente utilizzati nella presentazione; la seconda consente di incorporare tutti i caratteri installati nel sistema.

Tuttavia, mentre la prima opzione rende la presentazione più leggera, la seconda l’appesantisce non poco; questo dettaglio è importante se la presentazione va inviata via email o trasportata su chiavette USB.

Fogli di calcolo: “Incolla speciale” di Google Spreadsheet

Giulio Vito de Musso — Tue, 08 May 2012 01:24:40 PDT

Quando si lavora in un foglio di calcolo con tipi di dati diversi memorizzati, in celle formattate diversamente, spesso si vuole copiare e incollare il contenuto di una cella in un’altra cella, senza modificare la formattazione della cella di arrivo. Oppure potremmo voler copiare le regole del Data Validation in un’altra cella senza modificare il relativo contenuto.

Con le nuove opzioni di Paste Special di Google Spreadsheet (foglio di calcolo) incollare solo determinate informazioni di una cella è possibile.

Per poter utilizzare il Paste Special (Incolla speciale) dobbiamo naturalmente copiare prima una cella. Nel processo di copia (Edit -> Copy dopo aver selezionato la sorgente), Google Spreadsheet copierà implicitamente il contenuto, la formattazione, le regole di formattazione condizionata e data validation, eventuali formule scritte e tutte le altre informazioni legate alla o alle celle considerate.

Fatto ciò clicchiamo sulla cella target e clicchiamo “Edit” -> “Paste Special” scegliendo quindi dal menu che compare l’opzione voluta.
Potremo incollare solo il valore della cella (testo, numeri, etc), solo la formattazione (lasciando quindi invariato il contenuto della cella target), tutto tranne i bordi, solo la formula (in modo da replicarla più semplicemente rispetto il copia-incolla della stessa tra le celle), solo le regole di Data Validation e le regole di formattazione condizionata.

Questo semplice strumento potrà sicuramente risultare di largo impiego nel velocizzare molte operazioni di copia-incolla, differenziando all’occasione il risultato dell’operazione.

OpenOffice.Org Writer: inserire i numeri di pagina

oneBlog — Fri, 27 Apr 2012 07:00:36 PDT

In OpenOffice.Org Writer non esiste un comando per inserire velocemente i numeri di pagina così come lo si può trovare invece in Microsoft Word. Vediamo come fare per applicare i numeri di pagina.

Se avete intenzione di numerare tutte le pagine di un documento di testo redatto con OpenOffice.Org Writer, eccezion fatta per la prima pagina (che di solito è occupata dalla copertina), andate su Inserisci | Piè di Pagina | Standard.

Fatto ciò, riportatevi nel menu “Inserisci” e selezionare la voce “Altro” nel menu Comando di campo.

In questa finestra, nella scheda Documento, nella colonna “Tipo di campo”, selezionate la voce Pagina; nella colonna “Selezione” scegliete Pagina precedente e, nella colonna “Formato”, potete impostare la numerazione che preferite (Arabi è la numerazione che si usa usualmente).

Scelta anche la numerazione cliccate sul pulsante Inserisci ed concludete il tutto col pulsante “Chiudi”.

Menu a tendina in celle Excel

Agnese Bascià — Fri, 27 Apr 2012 03:00:31 PDT

Con Microsoft Access è possibile creare menu a discesa o a tendina in una maschera, attingendo i valori da una tabella e scegliendo di inserire una casella combinata o di riepilogo.

Una funzione analoga è possibile ottenerla anche in un foglio di calcolo Excel, quando si vogliano limitare le possibilità di scelta nell’inserimento di dati, da attingere da un elenco ben preciso, riducendo così il margine di errore di compilazione del foglio, soprattutto quando quest’ultimo è aggiornato in condivisione con più utenti.

Per inserire un menu a tendina in più celle di una colonna o riga, selezioniamo la colonna o riga e passiamo alla tab “Dati”; quindi clicchiamo sul pulsante “Convalida dati” per aprire la finestra di creazione del menu.

All’interno di questa finestra, alla tab “Impostazioni” nella riga “Origine dati”, inseriamo gli elementi che vogliamo far comparire in elenco, separati dal punto e virgola; in alternativa possiamo cliccare sul quadretto a destra per estrapolare i dati da una riga o colonna che li contenga.

Quindi clicchiamo su Ok e passiamo al foglio di calcolo.

Se selezioniamo una delle celle appartenenti alla riga o colonna impostata per il menu a tendina, vedremo comparire una piccola freccetta; clicchiamola per far aprire il menu e scegliamo la voce che ci interessa.

Collegare le celle ad altri fogli in Excel

Agnese Bascià — Fri, 27 Apr 2012 01:00:21 PDT

Ci sono situazioni in cui si rende necessario analizzare la stessa elaborazione in modi differenti. Tale necessità si evidenzia, ad esempio, quando desideriamo trasformare i valori numerici di una elaborazione senza intaccare il contenuto della stessa, che anzi servirà da base per un numero indefinito di altre analisi.

Microsoft ha già reso disponibile da anni una comoda modalità che ci permette semplicemente di collegare una cella ad un’altra residente in un’altra cartella o addirittura in un altro file.

Vediamo come sfruttare questa semplice opportunità.

Selezionare la cella nella quale si intende visualizzare il risultato del riferimento da collegare. Scrivere all’interno il carattere =, con il mouse, quindi, selezionare il foglio e successivamente la cella desiderata, a seguire premere Invio.

La cella prescelta riporterà ora il valore della cella di riferimento e nella barra della formula verrà visualizzato l’indirizzo della cella cui è collegata.

Se abbiamo collegato nel Foglio2 la cella A1 alla cella C1 del Foglio1 nella barra della formula leggeremo l’indirizzo cui la nostra cella fa riferimento:

=Foglio1!C1

Possiamo collegare celle anche ad altre residenti in un altro file; supponiamo di voler collegare la cella A1 del nostro foglio di calcolo alla cella A1 del Foglio2 del file Elaborazioni.xlsx; la barra della formula includerà, in questo caso, anche l’indirizzo del file:
='C:[Elaborazione.xlsx]Foglio2'!A1

Volendo, infine, potremo applicare a questi collegamenti anche funzioni o calcoli matematici né più né meno di come faremmo con un normale riferimento all’interno dello stesso foglio.

='C:[Elaborazione.xlsx]Foglio2'!A1 * ((C1/B1)-10)

Convertire formati di coordinate per documenti Wikipedia e XML

Agnese Bascià — Fri, 27 Apr 2012 00:00:12 PDT

La geolocalizzazione di documenti e immagini è diventata ormai una prassi tanto comune quanto utile. Ad ogni modo, se cercare le coordinate di un luogo è semplice se si dispone di un GPS, il formato con cui queste coordinate vengono restituite non sempre è quello desiderato.

Per convertire qualsiasi formato di coordinate esiste allo scopo un sito online e totalmente gratuito; SunEarthTools.com offre una sezione adibita alla conversione di coordinate in vari formati, che vanno dai gradi ai decimali, ai formati testuali, quali: Wikipedia template; KLM — uno speciale formato per Google Hearth in XML — Geo-Tags; Geo-Metatag Dublin Core; Geo-Metatag ICBM
(with comma); Geo-Metatag ICBM (with comma); Geo-Metatag, e altri.

Per inserire le coordinate corrette nel proprio navigatore, basterà creare un foglio di testo TXT con il formato opportuno ricavato dal sito citato inserendo i dati negli spazi bianchi e cliccando su “execute”.

Il documento creato con il giusto formato di coordinate può essere utilizzato anche per taggare una posizione in Google Hearth o piattaforme di sharing.

Microsoft Word, convertire testo in tabella e viceversa

Alessandro Vinciarelli — Fri, 30 Mar 2012 02:44:26 PDT

Con Word, il programma di videoscrittura del pacchetto Microsoft Office, convertire del testo in tabella o al contrario estrarre testo da una tabella non è una operazione complicata.

Si tratta infatti di una delle funzionalità di Microsoft Word, che può essere estremamente utile nella gestione dei documenti, per spostare informazioni e poterle riutilizzare in altra forma.

È possibile sperimentare questa funzione di Office 2007 e successivi attraverso la scheda “Layout” che si trova nel gruppo “Strumenti Tabella”. Per attivarla, oltre a poterla selezionare manualmente, è sufficiente un doppio click sulla tabella che vogliamo modificare.

A questo punto selezionando la voce “converti in testo” sarà possibile trasformare la tabella in testo, separando i campi in modo arbitrario. In particolare i campi possono essere seprarati con “segni di paragrafo” “tabulazioni” “virgole” o qualsiasi altro carattere (tramite la voce “altro”).

L’operazione contraria è invece possibile tramite la scheda “Tabella”, nel gruppo “Inserisci”, e la voce “converti il testo in tabella”.

Una volta attivata la funzionalità l’unica scelta da fare è relativa al numero di righe e di colonne in cui vogliamo dividere il testo, le opzioni di adattamento automatico in funzione del contenuto o della pagina e, come nel caso precedente, il carattere di separazione da individuare.

Convertire numeri in dollari con Google Spreadsheet

Agnese Bascià — Wed, 08 Feb 2012 00:00:16 PST

Supponiamo di avere una lunga sequenza di numeri ai quali dobbiamo purtroppo anteporre il simbolo di dollaro. Le soluzioni possono essere almeno tre, ma dobbiamo scegliere la più conveniente.
Potremmo scrivere il segno di dollaro a mano, uno dopo l’altro, ma è evidente che non sfrutteremmo al meglio la tecnologia odierna; in alternativa potremmo usare un foglio di calcolo e una funzione “concatena”, ma dovremmo sistemare prima i numeri in varie celle, poi inserire in una colonna tanti simboli dollaro per quanti numeri abbiamo, poi usare la funzione concatena; per chi si arrangia con Google Spreadsheet, però, la soluzione ideale è la funzione appositamente pensata per questo scopo.

Copiamo i numeri in colonna, per esempio nella colonna A, quindi posizioniamoci nella colonna B e impostiamo la funzione:

=TO_DOLLARS(A1)

Comparirà il numero della cella A1 ma in formato dollaro. Ovviamente la funzione è replicabile per le altre celle, trascinando il contenuto della cella B1 alle sottostanti, fino a esaurimento numeri.

Inoltre esiste il procedimento inverso. La funzione in questo caso è la seguente:

=TO_PURE_NUMBER(B1)

e restituirà il numero senza la formattazione in dollari.

Funzione ImportRange in Google Spreadsheet

Agnese Bascià — Thu, 02 Feb 2012 02:56:21 PST

A parte qualche limitazione imposta dal sistema di Google, la funzione “ImportRange” di Google Spreadsheet può essere utile per riportare dati da un foglio di lavoro a un altro.

La funzione opera sia tra fogli di una stessa cartella, sia tra fogli afferenti a cartelle diverse, e ciò è legato al fatto che ogni foglio di Google Docs ha un proprio URL e una key identificativi, che verranno riportati nella funzione.

Facciamo un esempio: logghiamoci con un nostro account su Google Docs, creiamo un nuovo foglio di calcolo e riempiamo di dati le celle dell’intervallo A1-B1. Il salvataggio è automatico, ma provvediamo comunque a rinominare il file come “provafunzione”.

Facciamo attenzione a preferire nomi di fogli senza segni o spazi particolari in modo da dover omettere nella formula di import gli apici.

Se adesso guardiamo l’URL sulla riga dei link, noteremo che è simile a questo: “https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ag69lS4ZVXFkdHlXMkZ0YWZrb256ZDloWDNqenUtMHc&hl=it#gid=0″.

La parte rilevante ai fini della funzione è la seguente: “0Ag69lS4ZVXFkdHlXMkZ0YWZrb256ZDloWDNqenUtMHc”, ovvero quella che segue “key=” e che precede “&hl”. Copiamola nella clipboard e inseriamo un altro foglio Google Spreadsheet (potremmo generare comunque un altro file).

Posizioniamo il mouse nella cella A1, ma potremmo scegliere anche la C6 per esempio, e inseriamo la seguente formula:

=importrange
(“0Ag69lS4ZVXFkdHlXMkZ0YWZrb256ZDloWDNqenUtMHc”;”provafunzione!A1:B1″)

dove la prima sequenza fra virgolette identifica il foglio di partenza dei dati, la seconda sequenza indica il nome del foglio e il range di celle da copiare. Fra il nome del foglio e il range deve esserci un punto esclamativo. Diamo “Invio”. Ora tutti i dati del range selezionato nel primo foglio saranno riportati nel secondo; in questo modo, aggiornando un solo foglio, sarà aggiornato anche il secondo.

Una nota: la funzione presenta un limite dichiarato di 50 import, quindi è sicuramente meno prestazionale di un’identica funzione in Excel o Calc.